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Titre : Gestion de Projet

ID du document : Date d’entrée en vigueur :

Procédure

1 Objet
La présente procédure établit la marche à suivre concernant la gestion de projet au sein de
(GSFR). Elle en assure le suivi, le maintien des objectifs au plus près de l’état de l’art, et permet
l’enregistrement et le maintien des modifications apportées par le projet.

2 Champ d’application
L’intégration et la conduite de projet au sein de GSFR se décidera lors de toute demande de
changement effectuée via le document CR-FOR-001 Demande de changement (CR) acceptée par
le comité CR en fonction du périmètre, du coût et de l’impact sur la qualité produit de ladite
demande de changement. Le Responsable en charge du projet supervise la gestion de
l’intégration du projet et assure un suivi précis du temps et des moyens mis en œuvre pour la
réalisation de livrables de qualité et l’atteinte des objectifs.

3 Généralités

3.1 Définitions
Charte de projet : document formel, assez succinct qui présente de façon détaillée les grandes
lignes du projet. La charte du projet décrit les principaux aspects du projet tels que les objectifs,
la portée du projet, les résultats attendus et les parties prenantes. Elle est utilisée tout au long
de la durée du projet, notamment afin de contrôler les changements apportés au projet initial.

Méthodologie de Gestion de projet : aide à accomplir chaque étape de votre projet, de la

planification à la mise en œuvre, dans un souci d'efficacité et rentabilité.
La méthodologie Agile est un processus qui permet à l'équipe de gérer un projet en le
décomposant en plusieurs étapes. Elle implique une collaboration constante entre les parties
prenantes, une amélioration et une itération continues à chaque étape.
Orientation Stratégique : plan d'action qui mène à la réalisation des objectifs et de la vision au
moyen des stratégies organisationnelles. C'est l'objectif que l'organisation souhaite atteindre
dans ses opérations et la voie qu'elle prendra pour s'y rendre.

Parties prenantes : les personnes qui ont un intérêt quelconque dans le résultat de votre
projet. Il s'agit généralement des membres de l'équipe du projet, du chef de projet, des cadres,
du promoteur du projet, des clients et des utilisateurs.
PMO : Project Management Office (Bureau d’étude de projet) se compose du responsable de
projet, de son équipe et de la documentation relative au bon fonctionnement, en accord avec
l’atteinte des objectifs.

État de la version : Contrôlé Obsolète

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 Titre : Gestion de Projet

Plan de projet : utilisé pour piloter l’exécution du projet dans le but de satisfaire les exigences et
atteindre les objectifs généraux. Il définit l’énoncé de la portée du projet, les livrables, la
chronologie, les jalons, les indicateurs de réussite.

Planning de projet : correspond à l'organisation des tâches à réaliser sur une période donnée.
L'objectif de la planification est de déterminer le coût, les ressources mobilisées et la meilleure
manière d'ordonnancer toutes les tâches à effectuer.

Responsable de projet : ses fonctions sont : - d’assurer le bon fonctionnement du projet ; -

d’attribuer les tâches aux membres de l’équipe ; - de suivre la progression et les performances
du projet et de diriger les réunions agile avec les parties prenantes.

Plan de management de projet (PMO) - document qui spécifie les éléments nécessaires
permettant d'atteindre l’objectif ou les objectifs du projet. Il comprend ou se réfère au plan
qualité du projet. Des autres plans doivent venir l’alimenter comme ceux concernant
l’organisation, les ressources, le planning, le budget, le management des risques, sans toutefois
s’y limiter.

Projet – processus unique qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées

comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme
à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

3.2 Responsabilités
Le comité de demande de changement nommera un responsable de projet. Le responsable de
projet aura pour responsabilité, entre autre, de répartir les rôles au sein de l’équipe du projet,
ainsi que les tâches attribuées et les délais à respecter pour les accomplir (action réalisée de
manière collégiale), d’assurer le suivi et la communication de l’état d’avancement du projet
auprès de la direction et des parties prenantes .

3.3 Équipement et matériel

S/O

3.4 Précautions de sécurité

Les précautions et mesures de sécurité à mettre en place, si nécessaire, seront documentées,
diffusées auprès des parties prenantes et archivées dans le dossier de gestion de projet.

3.5 Exigences en matière de formation

Tous les responsables de service sont formés à cette procédure. Leur formation documentée
dans leur dossier personnel conformément au document RH-SOP-002 Gestion des dossiers
Collaborateurs, elle sera tracée à l’aide du document QMS-FOR-002 Suivi Formation Interne et
le document QMS-FOR-005 Attestation Collaborateurs de suivi de formation interne sera
enregistré dans le dossier personnel RH du collaborateur. Le document QMS-FOR-001 Prise de

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connaissance documentaire sera signé par tous les collaborateurs ayant pris connaissance du
document.

3.6 Gestion des dossiers/enregistrements

La gestion des dossiers et des enregistrements sera décrite dans le corps du document.
L’archivage des dossiers « Projet » sera sous la responsabilité du service Q-AR et seront
enregistrés sous le matériel GSIDM00151 sous C:\18-GESTION DE PROJET. Un sous dossier sera
créé et nommé PMO-nnn-AAAA-MM “Nom du Projet”. Les document s’y référant seront
nommés PMO-nnn-AAAA-MM « Titre du document ».

3.7 Documents de référence et documents liés

Dans leur version la plus récente
ISO 13485
ISO 10006:2003 3.7, modifiée

CR-FOR-001
CR-FOR-002
CR-WIN-001
QMS-FOR-008
RIA-TEM-001
QMS-TEM-015
QMS-WIN-006 Dossier CAPA
QMS-SOP-006 Actions Préventives et Actions CAPA
QMS-FOR-004 Actions Préventives et Actions CAPA

4 Procédure

4.1 Explications
4.1.1 Intégration d’un nouveau projet

L’intégration d’un nouveau projet au sein de est initié par une Demande de changement,
enregistré sur le document : CR-FOR-001 Demande de changement (CR) et CR-FOR-002 Liste
Annexe de Documents, si besoin.
Compléter le formulaire conformément au document CR-WIN-001 Demande de changement
(CR)
En complétant le formulaire, le collaborateur ou la collaboratrice renseignement dans la partie
1. Description du changement le scope du changement et le type de demande choisi. Dans
l’encart description du changement, des explications claires et concises sur le projet à intégrer
dont le scope, les services impactés, les livrables, le coût global du projet.
Une fois la demande de changement complétée, elle sera envoyée à l’adresse …. conformément
au mode opératoire : CR-WIN-001 Demande de changement (CR), 4-.

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La demande de changement pour l’intégration d’un nouveau projet est examinée en Comité de
change.
Si la demande d’initiation du projet n’est pas accordé alors la demande de changement sera
traitée normalement et clôturée comme indiqué dans CR-WIN-001 Demande de changement
(CR), 7-.
Si la réponse est favorable, le Comité de Change validera le passage en Management de Projet
en fonction du nombre de services impliqués, du scope et du coût global du projet.
4.1.2 Méthodologie de gestion de projet

Le processus de gestion de projet se déroulement comme suit :

1- Listing des parties prenantes
2- Planning du projet :
a. Plan de projet sera signé par chaque responsables de services impactés par le
projet. Cela validera ainsi les délais, ressources, moyens alloués à ce projet dans
le PMO
b. Plan de communication : toutes les réunions afférentes au projet seront …. Sur le
doc …
3- Signature des services impactés / Objectifs & Livrables
4- Planning des tâches/services et des personnes allouées au projet. Calendrier de projet &
outils de pilotage/suivi/contrôle.

Une charte de projet PMO sera produite selon la codification suivante :

QMS-FOR-008 PMO-AAAA-MM-NNN (aaaa= année ; mm= mois ; nnn= numéro attribué par le
QMS). Un responsable de projet sera nommé et identifier sur le présent document.
Sur la charte de projet, on retrouve les informations suivantes:
 Le scope du projet ;
 Les objectifs du projet ;
 Les livrables ;
 Le nom du responsable du projet ;
 Les parties prenantes ;
 Les services impactés ;
 Les ressources ;
 Une visibilité sur les finances : budget prévisionnel et plan de financement ;
 La date de lancement prévue ;
 Et la délais prévue du projet.
La charte de projet PMO sera validée par la direction de , le Directeur Général et le Président
Directeur Général – et les membres qui constitueront l’équipe de projet sont informés de la
décision stratégique et de la date de lancement prévue.
Une analyse de risque pour le projet est ouverte – RIA-TEM-001 Dossier Gestion des risques
et/ou RIA-FOR-001 Fiche d’information Risque Résiduel Global Inacceptable (n° selon SOP ou
WIN)– et conduite conformément/selon (à/) la procédure correspondante : RIA-SOP-001 Dossier
de risques ; RIA-WIN-001 Dossier Gestion des risques et/ou RIA-SOP-002 Analyse de Risque
AMDEC Produit. Si il existe déjà une analyse de risque correspondante, elle sera utilisée et
révisée.

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Une méthodologie de gestion de projet est établit par le responsable du projet, et comprend les
actions qui suivent :
1) faire le point avec les parties prenantes et définir ensemble les exigences, livrables et objectifs
du projet ;
2) déterminer la portée du projet ;
3) créer un organigramme des tâches pour allouer les ressources et déléguer certaines activités ;
4) créer un planning de projet ;
5) évaluer les risques et élaborer des plans d’urgences ;
6) définir des critères de référence pour évaluer la réussite du projet ;
7) établir des plan de gestion supplémentaires pour la portée, les coûts, ressources, conduite du
changement, parties prenantes ou risque – selon le choix de GSFR.

4.1.3 Gérer les activités du projet et gérer les étapes d’exécution du projet :
Le responsable de projet organise les activités quotidiennes qui doivent être effectuées
(exemple : diriger équipe projet ; organiser des réunions avec les parties prenantes ; suivre la
progression du projet). Il s’assure que les tâches sont effectuées efficacement, conformément au
plan et à l’énoncé de portée du projet.
4.1.4 Gérer les informations à propos du projet :
Le processus d’utilisation des informations du projet déjà disponibles et inclut l’obtention de
données supplémentaires et nécessaires pour atteindre les objectifs. Le responsable de projet
s’assure que les membres de l’équipe disposent de tout ce dont ils ont besoin pour produit les
livrables demandés. Un maximum de données seront mobiliser pour mettre au point les
stratégies futures en qualité de gestion de projet.
Communication : Le long de l’avancée du projet , des réunions seront organisées
Reporting = Compte rendu de réunion : QMS-TEM-015 ; disponible : emplacement conforme à la
diffusion continue des documents (doc lié)
Plan de communication qui identifie les canaux à privilégier par les équipes pour échanger à
propos des informations liées au projet, des ressources et des mises à jour de statuts du projet.
Les outils de communication d’équipe servent de plateforme centralisée pour les projets : une
source unique de référence qui permet de communiquer et d’obtenir des retours en temps réel.
Exemple : google drive ou Slack/ Asana. ?
Le processus Gestion intégration projet interconnectés est suivi pour conformité au plan du
projet.
4.1.5 Outils de Gestion de projet indispensables
Le Suivi du planning par le responsable de projet identifier dans le planning d’exécution des
tâches.
Le suivi des coûts est superviser par le responsable des achats.
En cas d’augmentation non prévue des coûts, des ressources, des moyens à allouer au projet,
une nouvelle charte de projet sera produite et intégrée au dossier de gestion de projet ( )
Ce document devra être signé par la direction générale de . Il sera enregistré sous [Ordi
QMS/18-Gestion de projet/QMS-FOR-008 Charte de projet PMO (project management office)
& codifié PMO-AAAA-MM-NNN-v.
Les outils

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 Titre : Gestion de Projet

Par manque de moyens, une demande de matériel pourra se faire via le doc « demande de
matériel ». Les outils de gestion de projet utilisés feront l’objet de création de modèles de
documents en cas de besoin avec le formulaire CR N° et associé au projet PMON° …
Le suivi est assuré par le responsable de projet, il archive les références utilisées pour construire
la méthodologie du projet.

4.1.6 La clô ture du projet : rapport

Toutes les activités du projet sont terminées, les livrables sont envoyés au clients et approuvés
par ce dernier – il est temps de précéder à la clôture du projet.
- Organiser une dernière réunion avec les parties prenantes ;
- Effectuer une vérification approfondie du projet ;
- Finaliser l’initiative ;
- Mettre en ordre, puis archiver les documents relatifs au projet pour les réutiliser
ultérieurement si besoin.
Les phases de clôture du projet serviront de référence pour les prochaines initiatives et nous
donneront des pistes pour améliorer notre système de gestion de l’intégration de projets.
Le dossier de clôture du projet est signé par toutes les parties prenantes du projet puis par le
QMS. La clôture par QMS par CT clôturée.

4.2 Contrôle du processus

Traçabilité : documentation
AMCO : archive et base de données outils ; formation interne continue à la bonne conduite de
projet.
Traçabilité : documentation
AMCO : archive et base de données outils ; formation interne continue à la bonne conduite de
projet.

Le suivi et le contrôle d’exécution a pour objectif de maintenir le projet en bonne voie. Pour
cela, il faudra identifier les écarts par rapport au plan projet qui doivent être comblés.
Pour y parvenir l’équipe du projet, superviser par son responsable, considéreront les actions
préventes, les actions correctives et l’élimination des irrégularités à mettre en œuvre.
- (Action préventive : réalisée pour limiter les conséquences négatives liées aux risques du
projet.
- Action corrective : effectuée pour veiller à ce que les prochains résultats obtenus
coïncident d’avantage avec le plan du projet.
- Elimination des irrégularités : effectuée pour éliminer ou corriger une irrégularité
attestée.)
QMS-WIN-006 Dossier CAPA ;
QMS-SOP-006 Actions Préventives et Actions CAPA ;
QMS-FOR-004 Actions Préventives et Actions CAPA
Effectuer l’analyse de la valeur acquise pour apprécier l’état actuel du budget et de la
chronologie du projet pour évaluer les performances. Si des modifications doivent être
approuvées, il pourra s’avérer nécessaire de mettre à jour les documents du projet, notamment
le rapport sur les performances de travail.

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 Titre : Gestion de Projet

Assurer le suivi garantit que toute les tâches sont en bonne voie et que les objectifs pourront
être atteints.
Assurer un contrôle intégré du changement pour effectuer des ajustements . les modifications
ne doivent pas dépasser la portée du projet ou ne risque pas une dérive des objectifs. Un comité
de contrôle du changement peut être mis en place pour approuvé les demandes liées au budget,
délais et aux ressources.
Un journal des modifications sera utilisé pour documenter toutes les demandes (y compris celles
qui ont été approuvées), coûts et ressources connexes, et évaluer leurs répercussions sur la
chronologie du projet.

4.3 Indicateurs Clés de Performance du processus

Qualité
Livrable
Clients/ Parties prenantes
Résultats du contrôle du processus processus projet
- Date effective du projet
- Nombre de projets en cours
- Terminés
- Hors délais
-
Monitorer : revue des indicateurs tout les mois

5 Historique des révisions

Tableau

6 Liste des Annexes

Logigramme Opération Gestion de projet : from CR to clôture de projet ?
Analyse de risques du projet (Cf. évaluation des risques liés au projet. )

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Annexe x :

7 Objet

8 Champ d’application

9 Généralités

9.1 Définitions

9.2 Responsabilités

9.3 Équipement et matériel

9.4 Précautions de sécurité

9.5 Exigences en matière de formation

9.6 Gestion des dossiers/enregistrements

9.7 Documents de référence et documents liés

10 Procédure

10.1 Explications

10.2 Contrôle du processus

10.3 Indicateurs Clés de Performance du processus

11 Historique des révisions

Version # ID Document # Date d’entrée Auteur Description du changement
en vigueur
0.0

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12 Liste des Annexes

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