REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

COMMISSION ELECTORALE NATIONALE INDEPENDANTE

CENI
SECRETARIAT EXECUTIF NATIONAL
DIRECTION RECRUTEMENT FORMATION

Scrutins Directs

Recueil des modules spécifiques

Administration et finances, logistique des opérations, télécommunication, archivage et communication électorale

Tome 1

Septembre 2023

1
PLAN du tome 1

Module 1 : Administration et Finances

1.1. Introduction
1.2. Objectifs
1.2.1. Objectif global
1.2.2. Objectifs spécifiques
1.3. Les éléments du contrat de travail à la tache
1.3.1. Droits et Obligations
a. Les obligations
b. Les droits
1.3.2. Dispositions particulières
1.3.3. Quelques motifs de résiliation de Contrat
1.4. Les éléments de l’ordre de mission
1.5. Mécanismes spécifiques de paiement
1.5.1. Paiement des frais de formation, de déploiement et ramassage
1.5.2. Paiement des salaires des agents opérationnels et des primes des agents de l’ordre.

Module 2 : Logistique des opérations

1. Les objectifs ;
2. Les résultats attendus ;
3. L’aménagement de l’entrepôt;
4. La réception du matériel ;
5. Conditionnement /reconditionnement
6. Le déploiement du matériel ;
7. Le ramassage des plis et des MAV ;
8. Le monitoring de la chaine logistique ;
9. Conclusion.

Module 3: Télécommunication
1. Contexte et justification ;
2. Solutions de transmission.

Module 4: Archivage des documents électoraux

1. Réception des plis des résultats ;
2. Traitement des plis ;
3. Conditionnement et classement des plis ;
4. Traitement des bulletins de vote ;
5. Archivage des documents administratifs ;

Module 5 : Communication Electorale

1. Objectif
2. Politique de communication de la CENI
3. Communicateurs de la CENI
2
4. Interventions publiques et médiatiques

3
Module 1 : ADMINISTRATION ET FINANCES

1.1. Introduction

Les scrutins du 20 décembre 2023 requièrent un personnel important pour leur bonne
tenue.

De ce fait, la CENI va recourir au personnel permanent existant déjà et aussi aux agents
temporaires dûment identifiés, recrutés et formés pour mener à bien cette opération.

En effet, il ne suffit pas d’identifier, de recruter et former le personnel devant travailler

au cours de ces opérations, faudra-t-il encore que les relations contractuelles entre ce
personnel et la CENI soient clairement définies et connues par les parties prenantes.

Par ailleurs, les mécanismes de paiement des frais relatifs à l’organisation du travail et
des salaires du personnel opérationnel doivent être précisés.

Ainsi, chaque partie va s’engager et exécuter ses obligations en connaissance de cause.

Pour encadrer cette relation entre l’employeur et l’agent électoral, la CENI va recourir à
un contrat a la tâche qui définit les droits et obligations de chaque partie
Concernant le personnel permanent, la CENI va leur établir des ordres de mission pour
couvrir leur déplacement sur terrain.

1.2. Objectifs

1.2.1. Objectif global

Doter les participants des connaissances théoriques et pratiques sur la gestion

administrative et les mécanismes de paiement des frais relatifs à l’organisation du travail
et des salaires du personnel commis à l’organisation des scrutins du 20 décembre 2023 et
à l'opération de compilation des résultats.

1.2.2. Objectifs spécifiques

A l’issue de ce module, les participants seront à mesure de connaitre :

 Les droits et obligations du personnel commis à l’organisation des scrutins du 20
décembre 2023 ;
 La nature de contrat spécifique - contrat à la tâche - que ce personnel signe avec la
CENI et son contenu ;
 Le salaire à payer à ce personnel à l’issue de l’exécution des tâches leur confiées ;
 La date du début et de la fin du contrat c’est-à-dire la durée du contrat ;
 Les termes de référence de chaque agent et les tâches lui assignées ;
 Les modalités d’exécution du contrat à la tâche ;
4
  Le lieu d’exécution du contrat ;
 Les éléments constitutifs de l’ordre de mission ;
 Les Mécanismes spécifiques de paiement des frais de formation, des frais de
déploiement/ramassage et des salaires des Formateurs, CCV, TICV, PF, MBVD,
MCLR, et Agents de l’ordre.

1.3. Les éléments du contrat de travail à la tâche

1.3.1. Droits et Obligations

Les droits et obligations s’appliquent aussi bien envers le travailleur qu’envers

l’employeur
a. Les obligations
L’agent doit :
 Être libre de tout engagement politique ou tout autre engagement incompatible
avec le contrat qu’il signe ;
 Respecter des règlements, code de bonne conduite et autres directives décisions ou
instructions de la CENI ;
 Exécuter personnellement ses tâches ;
 Respecter les règles de confidentialité et de sécurité de la CENI ;
 Respecter le lieu d'exécution du travail ;
 Respecter l’horaire du travail. Les MBVD et les MCLCR sont soumis à un horaire
de travail contraignant durant toute la période de l’opération de vote et de
centralisation des résultats.

L’employeur a l’obligation de :

 Donner du travail à l’agent et lui fournir les conditions et outils de travail

 Donner à l’agent une rémunération convenable

b. Les droits

L’agent bénéficie :
 D’un salaire payé par la CENI au prorata des jours effectivement prestés ;
 De la protection de la part de son employeur
 Des outils de travail mis à sa disposition par la CENI

L’employeur a droit à (au) :

 L’exécution personnelle et consciencieuse du travail par l’agent qu’il prend à son
service ;
 Respect de l’horaire de travail par l’agent ;
 Respect du lieu d’exécution du travail par l’agent ;
 Respect des règles de confidentialité par l’agent ; etc.
5
1.3.2. Dispositions particulières

 Le contrat entre en vigueur dès sa signature et prend fin à l’épuisement des tâches
ou à la clôture définitive de l’opération de vote, dépouillement au BVD et de
compilation dans le CLCR ;
 PAS DE NOTIFICATION DE FIN DE CONTRAT.
 En plus du Contrat ou Acte d’engagement, certaines catégories d’agents
électoraux signent un serment avant d’entrer en fonction.

1.3.3. Quelques motifs de résiliation du contrat

 Rendement insuffisant ou incapacité avérée de l’agent ;

 Actes d’immoralité ou comportements contraires à l’éthique et aux bonnes
mœurs ;
 Actes portant atteinte au patrimoine ou la crédibilité de la CENI ;
 Décès de l’agent ;
 Démission de l’agent.

1.4. Les éléments de l’ordre de mission

L’ordre de mission doit spécifier :

 L’identité du missionnaire : noms et fonction
 L’objet de la mission
 La durée de la mission : dates de départ et de retour
 Les moyens de transport à utiliser
 L’imputation des frais de mission à payer à l’agent
 L’autorité signataire de l’ordre de mission

1.5. Mécanismes spécifiques de paiement

Les différents paiements sur terrain se feront par un prestataire ou

directement par un préposé CENI.

1.5.1. Paiement des frais de formation, des frais de déploiement et des frais de
ramassage

Au niveau du SEP, sont payés les frais de formation (transport Aller/Retour vers le SEP
des membres des antennes Aller/Retour au SEP, location des salles, fournitures,
hébergement et restauration) ainsi que les frais de déploiement des FEN et des FEP pour
leur mouvement vers les Sites de formation.

6
Au niveau des Sites de formation (antennes et sites additionnels), sont payés les frais de
formation (location des salles, fournitures et per diem) et les frais de déploiement
Aller/Retour des FET pour leur mouvement vers les Sites de Vote.

A ce même niveau (Sites de formation), sont également payés les frais de déploiement et
ramassage
Des CCV, TICV et PF.

Ces frais de déploiement et ramassage sont remis au PF et couvrent le déplacement

Aller/Retour vers le site de vote du CCV, du TICV, du PF, des Policiers d’escorte et des
matériels.

1.5.2. Paiement des salaires des agents opérationnels et des primes des agents de
l’ordre

Les salaires des formateurs FEN, FEP et FET seront payés directement aux bénéficiaires
en deux tranches : une avance du tiers du salaire convenu au début du contrat et le solde
à la fin des prestations.

Les agents responsables retenus pour conduire les opérations dans les sites de vote
(CCV, TICV et PF) munis des matériels des BVD recevront, en plus des frais de
déploiement et Ramassage, le montant des salaires des MBVD, des PFL et les primes
des agents de l’ordre avec les fiches de paie pour leurs centres de vote respectifs. Les
CCV, TICV recevront les avances des tiers de leurs salaires.

Le convoi bénéficiera de l’escorte policière jusqu’au centre de vote où il sera procédé au

paiement des MBVD, des PFL et des agents de l’ordre à la fin des opérations des
scrutins.

Pour le paiement du solde de salaire de CCV et TICV, l’agent payeur doit s’assurer que
ces derniers se sont entièrement acquittés de toutes leurs obligations (remise du matériel
utilisé, transmission des plis pour le CCV remise des clés USB pour le TICV, …).

Concernant les MCLCR, leurs salaires sont payés à l’antenne à la fin des prestations.
Néanmoins, selon les clauses du contrat signé, ils peuvent être payés en deux phases : un
acompte du tiers en début des prestations et le solde à la fin.

MODULE 2 : LOGISTIQUE DES OPERATIONS

2.1. Introduction

Ce module est un outil élaboré à l’intention des logisticiens et des différents intervenants
comme complément d’information sur les actions à prendre pendant le processus de la
logistique de distribution ainsi que lors de la logistique inverse;
7
Il sera aussi question de donner une information sur la source d’énergie devant alimenter
le DEV, principal outil de vote.
Le processus de distribution doit se baser sur le calendrier électoral afin de rendre
disponible le matériel dans les 75 478 BVD au plus tard le 19 décembre 2023 ; soit la
veille des scrutins et aussi assurer la logistique inverse des plis vers les différentes
destinations, dont les 179 CLCR et entrepôts des démembrements (SEP en antennes).

2.2 Objectif global

Ce module vise à doter aux logisticiens et à tous les intervenants dans le processus de
distribution du matériel et de la logistique inverse, des connaissances théoriques et
pratiques sur la gestion de la logistique de distribution du matériel électoral, sur le
processus de la logistique inverse, ainsi que la méthodologie d’utilisation des sources
d’énergie qui doivent alimenter le DEV dans un BVD.

2.3. Objectifs spécifiques :

à l’issu de la formation, le participant sera capable de :

- Expliquer le type de matériel et documents à utiliser lors des scrutins de 2023 ;

- Identifier la provenance de différents types de matériel ;
- Réceptionner le matériel et documents des scrutins et des CLCR ;
- Expliquer la composition des différents kits ;
- Conditionner ou reconditionner le matériel et documents des scrutins ;
- Déployer le matériel et documents jusqu’aux 75 478 BVD en passant par les
différents hubs ;
- Gérer et utiliser les sources d’énergie (batteries externes disponibles dans les BVD
pour le fonctionnement des DEV) ;
- Assurer la logistique inverse du matériel, des plis vers 179 CLCR et les entrepôts.
2.4. Logistique de distribution

C’est une politique qui consiste à mettre en place des dispositifs de réception du
matériel électoral et l’acheminer jusqu’aux 75 478 BVD, dans le délai.

Cette logistique repose sur 5 principales activités à savoir :

- Approvisionnement ;
- Réception ;
- Stockage ;
- Préparation ;
- Distribution ou le déploiement.
Cependant, avant d’entamer les phases de la logistique de distribution, il y a un préalable
majeur qu’il faut remplir afin de mieux appréhender cette chaine ; il s’agit de
l’aménagement et gestion des espaces. 8
 2.4.1. Aménagement et gestion des espaces

L’aménagement est un préalable à la réception du matériel ; il permet de créer, au sein

des entrepôts, des espaces susceptibles d’accueillir le nouveau matériel pour les scrutins
du 20 décembre 2023.
D’où, il est impérieux de procéder au désengorgement du matériel vétuste en vue de
créer les espaces nécessaires dans les entrepôts.

Pour ce faire, le logisticien doit :

 Procéder au tri de tous les documents électoraux périmés ayant dépassé le cours
légal de conservation (2005 – 2011) ;
 Identifier tout le matériel obsolète se trouvant dans les entrepôts (2005 – 2011) ;
 Isoler tous les documents électoraux périmés ainsi que le matériel obsolète dans
une pièce en dehors de l’entrepôt ;
 Gerber et classer en hauteur le matériel réutilisable afin de gagner de l’espace.

2.4.2. L’approvisionnement

C’est une opération au cours de laquelle la CENI procède aux acquisitions, sur base des
différents états de besoin présentés par les directions techniques du Secrétariat Exécutif
National en prévision des scrutins.
Ces états de besoin sont compilés par la Direction Logistique qui, après l’inventaire de
l’ensemble du matériel existant dans les entrepôts ; génère les écarts qui constitueraient
la commande des différents matériels pour couvrir les besoins exprimés par les
directions.
Ainsi, la commande est passée auprès des fournisseurs locaux et étrangers après
lancement d’appel d’offre international.
Ci-dessous la liste du matériel à acquérir :

Lieu de Points
N° ITEMS Quantité provenance d’entrée
1 DEV 26 250 Corée du sud
2 Kits bureautiques BVD 83 026 Chine
3 Kits bureautiques CLCR 179 Chine
4 Encre indélébile 226 434 Chine
5 Isoloirs 114.463 Chine
6 Kits documents sensibles Afrique du sud
7 Kits informatiques et autres Kinshasa
équipements CLCR
8 Supports de formation Kinshasa
9 Bulletins de vote 72.153.150 Corée du sud
10 Batteries externes 79.252 Corée du sud
11 Cartes d’initialisation 1.223.807 Corée du sud 9
 12 Cartes d’ouverture 1.223.807 Corée du sud
13 Cartes de clôture 1.223.807 Corée du sud
14 Cartes de transmission 1.223.807 Corée du sud
15 Clés USB 260.859 Corée du sud
16 Cartes SD 233.479 Corée du sud
17 RTS 9000 Corée du sud
18 Rouleaux papier 498.521 Corée du sud
19 Racks chargeur 268 Corée du sud
20 Motos 1500 Chine
21 Bateaux 29 France
22 Pick up 4x4
23 Camions 50 Chine
24 Tentes 5000 Chine
25 Bâches 1790 Chine et Kinshasa
26 Matériel sensibilisation Chine
27 Listes électorales provisoires Kinshasa siège
et définitives
28 Groupe électrogène 255 Chine

2.4.2. La réception :

La réception du matériel et des documents des scrutins et des CLCR, est une importante
activité qui doit se réaliser avec minutie étant donné qu’il y a parmi ce matériel et
documents
ceux qui ont un caractère sensible ; d’où, le logisticien devrait :
- Etre physiquement présent lors du déchargement ;
- Vérifier scrupuleusement chaque colis ;
- Mentionner et signaler directement tout fait saillant sur le document de
réception (l’élément fait saillant peut-être le dommage ou manque constaté sur le
matériel par rapport à la quantité attendue)
La réception du matériel est organisée aux différents points dont :
1. Hubs principaux : il s’agit ici, lorsque le matériel vient de l’étranger ; cependant,
pour le matériel produit au Pays, il peut aussi être livré aux hubs principaux en vue
de synchroniser la distribution du matériel avec celui en provenance de l’étranger.
2. Hubs secondaires : les hubs secondaires reçoivent le matériel essentiellement en
provenance des Hubs principaux.
3. Sites de Formation et sites à accès difficile ;
4. Sites de vote ;
5. Centres de vote,
6. Enfin aux BVD.
Pendant la réception du matériel, les logisticiens ou autres intervenants accomplissent les
tâches ci-après : 10
 - Coordonner le déchargement du matériel ;
- Vérifier et compter chaque colis ;
- Signer le bon de livraison ;
- Mentionner tout éventuel fait saillant sur le document de réception ;
- Partager l’information à d’autres intervenants ;
- Faire rapport au SEN via le CA/SEP/DIRLOG
2.4.3. Le stockage du matériel

Le stockage du matériel de vote et des documents électoraux est particulier en raison de

la sensibilité de l’opération.
Tout matériel et documents destiné(s) aux scrutins qui se retrouve(nt) en dehors du
circuit de vote, peut provoquer des troubles dans la société ; d’où ce matériel et
documents devraient être stocké dans les installations de la CENI sous une haute
surveillance et dans les locaux où l’accès est très limité et conditionné.
Par ailleurs le stockage proprement dit devrait se faire par :
- Nature du matériel;
- Site de formation ;
- BRTC ;
- CV ;
- BVD ;
- CLCR
2.4.4. La préparation

Les opérations suivantes sont effectuées au cours de cette phase. Il s’agit de la (du/des) :
- Manutention ;
- Colisage en fonction de besoin pour la formation et besoin opérationnel ;
- Moyens financiers ;
- Disponibilité des moyens de transport ;
- Temps qui est un impératif majeur
Au cours cette phase, le logisticien procède à la vérification quantitative, qui passe par la
présence physique de tous les items prévus pour l’opération ; il procède ensuite au dé
palettisation, reconditionnement et étiquetage. Il étudie les moyens de transport en
fonction des voies navigables et surtout en fonction du temps pour décider sur les
moyens de transport à utiliser.
2.4.5 La distribution ou le déploiement

C’est une activité qui consiste à livrer le matériel suivant la cascade ci –après :
1. De Hubs principaux vers les hubs Secondaires ;
2. De Hubs Secondaires vers les Sites de Formation ;
3. De Sites de Formation vers les Centres de vote ;
4. De Centres de vote vers les BVD
11
 5. De BVD vers les CLCR et entrepôts
N.B. La chaine de distribution est exécutée par les logisticiens puis reliée par le binôme
Chef de Centre de vote – Technicien informaticien du Centre de Vote

Bon à savoir : Lorsqu’on se place dans le contexte du commerce, le Hub principal est
considéré comme une entreprise importatrice de marchandises. Celle-ci fournit sa
marchandise aux grossistes (Hub secondaire) ; ce dernier la fournit aux détaillants (Sites
de formation et Centre de vote) et enfin ces derniers fournissent à leur tour aux
détaillants (BVD)
Pour bien réaliser la distribution du matériel, il est recommandé aux logisticiens
d’élaborer le plan, qui lui servira de gouvernail, afin de ne pas naviguer à vue.

Ce plan doit intégrer entre autre les éléments suivants :

 La provenance et la destination du matériel ;
 Les axes : déterminent les itinéraires du lieu de départ au lieu de destination ;
 La durée : compte tenu du caractère contraignant du calendrier électoral, le facteur
temps est un impératif dans la mise à disposition du matériel ;
 La distance : c’est kilométrage à parcourir ;
 La désignation, quantité, poids et volume du matériel;
 Le moyen de transport à utiliser ;
 Le budget qui doit intégrer : le coût d’entretien véhicule ou location, la quantité du
carburant ou du lubrifiant, la manutention, le convoyage et l’escorte ;
 Les observations : autres informations complémentaires sur l’axe et le matériel.

2.4.6 Le ramassage ou logistique inverse

La logistique inverse est un processus destiné à gérer le retour du matériel vers différents
lieux pour traitement (plis de résultat), entreposage (équipements) et archivage
(documents).
Pour réaliser cette activité, le logisticien est tenu d’élaborer son plan de logistique
inverse.

2.4.6.1 Identification des lieux de ramassage par type d’opération

- Le référendum : le lieu de ramassage est le centre de vote (CV);

- L’enregistrement des candidats (BRTC) : le lieu de ramassage est l’antenne ;
- Les scrutins ou votes : le lieu de ramassage est le centre de vote (CV).

2.4.6.2 Identification du matériel à ramasser

 Pour le référendum, le matériel ci-après est éligible au ramassage :
12
  Procès-verbal de compilation des votes,
 Procès-verbal des résultats ;
 Dispositif Electronique de vote (DEV) ;
 Batterie externe DEV ;
 Bulletins de vote utilisés et non utilisés ;
 Urnes et isoloirs ;
 Autres matériels recyclables.

 Pour l’enregistrement des candidats, on ramasse :

 Dossiers physiques des candidats ;
 Lap top;
 Disque dur externe
 Autres matériels recyclable.

 Pour les scrutins, le matériel ci-après sera ramassé :

 Procès-verbal de compilation des votes,
 Procès-verbal des résultats ;
 Dispositifs électronique de vote ;
 Batterie externe DEV ;
 Bulletins de vote utilisés et non utilisés ;
 Urnes et isoloirs ;
 Autres matériels recyclables.

2.4.5.3. Identification des acteurs

Pour identifier les acteurs de ramassage à la clôture des opérations, il faut d’abord
connaître le type d’opération.
Ainsi donc, les acteurs ci-après sont identifiés en regard des opérations suivantes :
- Le référendum : le binôme chef de centre de vote (CCV) et Technicien informaticien
du Centre de vote (TICV);
- L’enregistrement des candidats : le Président du BRTC (PBRTC);
- Les scrutins : Binôme CCV et TICV ;
- Le Centre local de Compilation de résultat: le Président du CLCR.

Pour la réussite de l’opération de ramassage, le logisticien travaille en collaboration avec

les acteurs ci-haut identifiés.

1. Tâches à réaliser avant le ramassage

13
 Avant le retour du matériel à l’entrepôt, le logisticien doit s’assurer d’un certain nombre
de préalables, parmi lesquels :
- Élaborer un plan de ramassage (plan de déploiement inversé);
- Préparer les espaces de stockage;
- Mettre en place une équipe des manutentionnaires;
- Disponibiliser le plan de distribution du matériel utilisé lors du déploiement;
- Préparer les outils de réception (bons de réception et de désengagement)
- Renforcer les dispositions sécuritaires pour gérer le flux des arrivées.

2. Tâches à réaliser pendant le ramassage

- Exécuter le plan de ramassage ;
- Coordonner le mouvement de retour du matériel;
- Superviser l’équipe des manutentionnaires pour le déchargement et le classement;
- Superviser la vérification et le comptage du matériel ;
- Signature des documents de retour du matériel;
- Partager l’information sur le mouvement du matériel ;
- Classement des documents de retour.

3. Tâches à réaliser après le ramassage

- Archiver les documents ainsi ramassés ;
- Procéder à l’inventaire du matériel ;
- Rédiger et transmettre le rapport à la hiérarchie (CA, SEP, SEN via la Dirlog) ;

2.5. Source d’énergie

Dans le cadre de l’opérationnalisation des DEV, il est prévu l’utilisation d’une nouvelle
batterie interne et externe à chaque DEV. Cependant, le vote étant une opération d’une
seule journée, la logistique prévoit de renforcer les BVD par une source d’énergie
supplémentaire qui sera basée au niveau de chaque CV ;
Ainsi, pendant le déploiement du matériel vers les CV, il sera également déployer en
supplément au niveau de chaque CV, 3 batteries externes déjà chargées au niveau des
Sites de Formation ; dans ce lot de 3 batteries, il y aura deux batteries externes de MIRU
(MAV) 2018, et une batterie externe de MIRU (Kit RFE) 2022.
Il faudra s’assurer que cette dernière est déjà mise à jour par le technicien de MIRU
avant d’être déployée.
Bref, pour ces scrutins de 2023, nous aurons quatre types des batteries, à savoir :
 Une nouvelle batterie interne de 2023 à placer à chaque DEV/BVD ;
 Une nouvelle batterie externe de 2023 qui accompagne chaque DEV/BVD
 Une ancienne batterie externe pour la RFE 2022/CV
 Deux anciennes batteries externes pour de 2018/CV
Poste
Avancé
du CLCR, CLCR 14
Plis, PV de Résultats
Point de et Bulletins
Rallieme CSJ
nt et
Plis
Triage
 Figure 2.1. Schéma de déploiement et ramassage des matériels

Module 3: TELECOMMUNICATION

1.1. Contexte et justification

Pour les élections du 20 décembre, 24.891 CV seront aménagés et plus de quatre cent
mille personnes employées, tous répartis dans un territoire aux dimensions quasi
continentales où l’accès dans certaines localités n’est pas toujours aisé.

Devant ce scénario figurent deux préoccupations majeures : d’une part assurer la

supervision des opérations de vote sur toute étendue du territoire nationale et d’autre part
réceptionner les résultats de tous les BVD aux Centres Locaux de compilation des
Résultats (CLCR).

En tant que Direction des Télécommunications, notre rôle est d’apporter les moyens
techniques pour assurer la communication de manière générale. A cet effet, une solution
de transmission des données, tenant compte de la taille de notre pays et de sa situation
particulière en termes d’infrastructures de communication, est présentée dans ce
document.

1.2. Solutions de transmission

Dans son sens le plus strict, la transmission suppose l’émission ou la réception (ou
encore l’émission et la réception) des données qui peuvent représenter la voix, un fichier,
tout ce que nous pouvons imaginer.
Dans notre contexte particulier et pour ne pas rompre avec nos us, nous évoquerons la
transmission des données pour faire référence à la transmission électronique des fichiers
provenant des BVD, des CV et des CLCR vers le siège, fichiers exploités par la
DIRINFO, et la transmission du monitoring pour les données de monitoring exploitées
par la DIRMO.

1.3. Transmission des données

15
La transmission des données vers le siège se fera dans les BVD, les CV et les CLCR.

1.3.1. Transmission dans les BVD et CV

Il y a deux cas à considérer : soit que le BVD et le CV sont sous couverture d’un
opérateur GSM (2G, 3G ou 4G), soit qu’ils ne sont pas couverts.

Dans le premier cas, la transmission se fera à partir du DEV munie d’une sim GSM
connectée au siège via le réseau public d’un opérateur de téléphonie mobile (Airtel,
Orange, Vodacom, etc.).
Dans le second cas, les DEV du CV non couvert seront connectés via une borne wifi à un
dispositif de transmission par satellite (RTS) par lequel les données seront transmises au
siège.

Note:
RTS = Result Transmission System. Il s’agit d’un dispositif de transmission des données
par satellite muni de plusieurs fonctionnalités comme la copie des clés USB, l’envoi et la
réception des sms, l’encodage des données de monitoring au moyen d’une application
logicielle embarquée.

1.3.2. Transmission dans les CLCR

La transmission des CLCR passera par l’infrastructure Vsat de la CENI.

1.4. Transmission du monitoring

S’agissant des données du monitoring, le CCV ou le TICV sera doté d’un téléphone
GSM avec un numéro en CUG en zones couvertes pour la transmission du monitoring
des opérations et des faits saillants. En zones non couvertes, le CCV ou le TICV utilisera
un téléphone satellitaire.
Le schéma ci-dessous illustre le processus de transmission des données tel que détaillé
ci-haut.

16
Figure 3.1. Schéma de transmission des données et du monitoring

17
Module 4. : ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ELECTORAUX

4.1. Réception des plis des résultats

L’archiviste :
 Réceptionne les plis des résultats en vérifiant la conformité des données
enregistrées dans le bordereau de transmission avec celles portées sur
l’enveloppe du pli ;
 S’assure du type de scrutin concerné ;
 Coche dans la case correspondante du pli acquis ;
 Fait des observations pour les plis non transmis ;
 Signe le bordereau de transmission conjointement avec le logisticien ou l’agent
qui les transmet.

4.2. Traitement des plis

Après réception des plis, l’archiviste exécute les opérations suivantes :

 Regroupement des plis en fonction de leur provenance géographique ;
 Première parcellisation des plis suivant les types de scrutins (présidentiel,
national, provincial, municipal) ;
 Etablissement de liens entre les plis suivant les codes des CV ;
 Deuxième parcellisation des plis au moyen de la création de liasses par BVD,
CV ou SV ;
 Inscription au dos de chaque liasse parcellisée du code alphanumérique
composé des initiales de la circonscription électorale, de(s) l’entité(s) de
provenance, des numéros des BVD concernés.

4.3. Conditionnement et classement des plis

Les plis parcellisés sont :

 Introduits dans des boîtes d’archives suivant l’ordre systématique induit par les
codes alphanumériques ;
 Repartis dans plusieurs boîtes, si nécessaire, pour résorber d’importantes
quantités de liasses représentant des CV ou SV de grande densité.
L’archiviste porte au dos de la boîte d’archives les éléments d’identification des
données y contenues.
Les boîtes d’archives sont classées au rayon en suivant l’ordre systématique
(provenance géographique, circonscription, code alphanumérique).

4.4. Traitement des bulletins de vote

Les bulletins de vote sont conditionnés dans des sacs en jute et conservés au SEP
pour les élections provinciales et municipales ; au SEN pour l’élection présidentiel
ainsi que les législatives nationales en prévision d’éventuels recomptages de voix au
contentieux.

4.5. Archivage des documents administratifs

L’archivage des documents administratifs se fait à l’Antenne.

MODULE 5 : COMMUNICATION

5.1. Objectif

Informer les agents permanents et temporaires sur la politique de communication de

la CENI.
5.2. Bénéficiaires
On distingue deux types de bénéficiaires :
- Les bénéficiaires directs : Cadres et agents de la CENI (Cabinet et SEN)
et des démembrements (SEP et Antennes);
- Les Bénéficiaires indirects : Personnel opérationnel temporaire.
5.3. Politique de Communication de la CENI
A la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI), le système de
communication est régi par le Président ou par le Rapporteur agissant, en vertu des
dispositions de la Loi Organique n°10/013 du 28 juillet 2010 portant organisation et
fonctionnement de la Commission Electorale Nationale Indépendante telle que
modifiée et complétée par la Loi organique n° 13/012 du 19 avril 2013 et la Loi
organique n° 21/012 du 03 juillet 2021.
On distingue :
5.3.1. La communication institutionnelle

Elle est une responsabilité qui place les autorités de l’institution dans le besoin de
diffuser les informations ayant une dimension politique et technique. Elle est liée à
l’interactivité que la CENI a avec les différentes parties prenantes au processus
électoral. Elle est assurée par le Président de la CENI.

5.3.2. La Communication opérationnelle

Elle est liée directement au déroulement des opérations électorales.

5.3.3. La Communication interne

La communication interne regroupe l’ensemble des actions de communication mises

en œuvre au sein de la CENI pour assurer la circulation horizontale.
 La circulation horizontale : elle englobe toutes formes de communication qui se
font entre les différentes structures de l’Institution électorale. Elle vise à informer, à
mobiliser et à impliquer le personnel de la CENI.
 La circulation verticale : Elle se fait de deux manières : la communication
ascendante et la communication descendante.

 Communication Ascendante: lorsqu’elle part des structures

décentralisées provinciales et locales vers les structures centrales
nationales ;

 Communication Descendante : des structures centrales vers

les structures provinciales et locales.
L’efficience de la communication interne passe par la mise en place d’un mécanisme
de partage et d’échanges permanents d’informations entre dirigeants, responsables
techniques et membres du personnel. Elle se réalise à travers les canaux internes de
communication (affichage, rencontres, réseaux sociaux, intranet, valves,…).

5.3.4. La Communication externe

La communication externe regroupe l’ensemble d’actions de

communication destinées au grand public, à l’opinion publique nationale
et internationale. Elle est préventive et permanente.
5.4. Les communicateurs de la CENI

5.4.1. Le Président de la CENI

Le Président de la CENI est le premier communicateur de l’institution. Il engage

l’institution dans ses sorties publiques et médiatiques. Le Vice-président, en vertu
des prérogatives lui accordées par l’article 25 bis de la Loi organique de la CENI
telle que modifiée et complétée à ce jour, remplace le Président en cas d’absence ou
d’empêchement. Le Président de la CENI peut, par délégation, se faire valablement
représenter par un membre du Bureau, par son conseiller en communication ou par
un personnel du Secrétariat Exécutif National (SEN), du Secrétariat Exécutif
Provincial (SEP) ou de l’Antenne dûment désigné.

5.4.2. Le Rapporteur de la CENI

Le Rapporteur de la CENI, est le second communicateur institutionnel de la

Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI). Il s’exprime au nom du
Bureau dont il est membre et sur autorisation du président sur des matières délibérées
au Bureau de la CENI (Art 25 ter de la Loi organique) et sur les matières touchant au
fonctionnement de l’Institution et aux opérations électorales.

5.4.3. Le Secrétaire Exécutif National

Sous la supervision du Bureau, le Secrétaire Exécutif National de la CENI, prépare et

exécute les plans, programmes et activités électorales. A ce titre, le Secrétaire
Exécutif National, à travers la Direction de communication, prépare et exécute le
plan, le programme et les activités communicationnelles liées aux opérations
électorales.

5.4.4. Le Secrétaire Exécutif Provincial

En sa qualité de gestionnaire provincial de l’institution, le Secrétaire Exécutif

Provincial engage médiatiquement et publiquement l’institution électorale sur des
matières validées par le Bureau de la CENI. Il ne peut communiquer publiquement
sans en avertir au préalable le Secrétaire Exécutif National dont il dépend.

5.5. Interventions publiques et médiatiques

La prise de la parole pour le compte des opérations électorales doit être de stricte
réglementation en tenant compte du cadre hiérarchique du système de
communication de l’Institution.
Mis à part le Président et le Rapporteur, toute communication par délégation devrait
se limiter à :

 Ne se prononcer que sur des matières autorisées;

 Se référer au contenu de tout document officiel dûment préparé et
validé ;
 N’émettre aucun commentaire personnel dans l’expression communicationnelle
publique ;
 S’abstenir des propos polémiques et conflictuels ;
 Apporter des précisions de manière claire, concise et précise ;
 Rassurer et mieux informer l’opinion publique ;
 S’abstenir en cas de non maîtrise du sujet.
Attention!!!

 Il est formellement interdit aux Cadres et agents de la CENI en mission et surtout

au personnel opérationnel temporaire (MBVD) de prendre la parole pour le compte
de la CENI.

 Avec la révolution numérique, « Tout ce que nous disons et tout ce

que nous faisons est entendu et vu quelque part ».