Technique

 d’anima.on  de  
réunion  

Par  Mme  Assmaâ  Hachmi  

 Technique d’animation de réunion
Objectifs

• Préparer efficacement la réunion

• Piloter la réunion avec méthode pour atteindre
l’objectif
• Obtenir l’implication des participants pour
exploiter la richesse du groupe et garantir des
résultats concrets
• Gérer les comportements difficiles et les
situation délicates en réunion
 Les étapes d ’une
Conduite
de réunion

réunion réussie
PRÉPARER

C O N D U I R E

SUIVRE
 Conduite
de réunion Poser le QQOQCCP

PRÉPARER • Quoi ? Quel est le sujet de la réunion et ses sous-thèmes

• Qui ? Quel public est concerné ? Qui anime ?
C O N D U I R E
• Où ? Le lieu est-il adapté au nombre de participants ?
SUIVRE • Quand ? Pour quand est-elle prévue ?
• Comment ? Quelle méthode sera employée ? Quels supports
matériels ?
• Combien ? De participants ? Quel coût (en heures et/ou en
Euros)?

• Pourquoi et pour quoi ? Quelle est la raison d'être de cette

réunion et quel est l'objectif qu'elle se fixe" ?
 Conduite

L'ordre du jour
de réunion

PRÉPARER

l Le type de réunion : informative, consultative ou groupe

C O N D U I R E
de travail
l La structure : plan détaillé, méthode d’animation, règles
SUIVRE
de fonctionnement
 Conduite

La logistique
de réunion

PRÉPARER

l date, horaire, durée

C O N D U I R E
l lieu
l matériel d ’animation
SUIVRE
l documents à remettre
l convocation : ordre du jour, éléments
logistiques, travail préalable
 Conduite

30 minutes avant
de réunion

PRÉPARER
• Gérer le stress
C O N D U I R E

SUIVRE
• Vérifier le matériel

• Vérifier la disposition de la salle

• Se remémorer les étapes de la

réunion

• Répéter son introduction

 Conduite

Démarrer
de réunion

PRÉPARER
• Accueillir
C O N D U I R E

• Se présenter
SUIVRE

• Resituer le contexte
• Rappeler l ’ordre du jour
• Proposer la méthodologie
• Fixer les règles du jeu
 Conduite

Animer
de réunion

PRÉPARER
• Respecter le timing
C O N D U I R E

SUIVRE
• Adapter son style d ’animation à
l ’objectif poursuivi et à la
dynamique du groupe
 Conduite

Conclure
de réunion

PRÉPARER
• Rappeler les objectifs initiaux
C O N D U I R E
• Déterminer les objectifs atteints et
SUIVRE
les écarts éventuels
• Faire la synthèse : des informations,
des échanges, des décisions et des
plans d'actions
• Remercier - valoriser
• Prendre date
 Conduite

Assurer le suivi
de réunion

• Rédiger le compte rendu :

PRÉPARER

C O N D U I R E
– bref, concis, il est avant tout un outil de
SUIVRE
travail
– le diffuser rapidement

• Déléguer n'est pas se décharger :

– répartir les tâches
– suivre la mise en application des décisions
 Les rôles de
Conduite
de réunion

l’animateur
L’animateur producteur
Centré sur • Délivre des informations
le sujet
• Donne son avis
• Est force de propositions

L’animateur moteur
• Facilite l ’expression et
Centré sur la compréhension
la méthode et • Est un méthodologue
les techniques
• Est le gardien la mémoire
collective
L’animateur régulateur

Centré sur • Gère le temps

• Maîtrise et canalise
le groupe
le groupe
 Conduite Adapter son rôle
d ’animateur
de réunion

au style de réunion
Importance Style de
du rôle réunion Réunion
Style Réunion Réunion
Groupe de
d ’animation informative consultative
+++ travail

Producteur
++

Moteur
+

Régulateur
 Conduite

Les styles d’animation

de réunion

forme

non directif
directif

fond

Le laisser aller Le chef d'orchestre

L'orateur Le participant
 Conduite
de réunion Savoir-faire et
méthodes
• Deux savoir-faire moteurs :
– Le questionnement
– La reformulation

• Trois méthodes :
– VRAC
– Brainstorming
– Post-it
 Conduite

Le questionnement
de réunion

• Grâce au questionnement, les

échanges sont:
– impulsés
– relancés
– approfondis
– éclaircis

• Tirer parti des silences que peuvent

entraîner certaines questions :
– ils aident à pointer des difficultés
– ils forcent à reformuler
 A chaque type de
Conduite
de réunion

question sa finalité
ouvertes

• Encourager un participant
• Lancer une discussion
en retrait

indivi-
collectives
duelles
• Clore le débat/une intervention
§Lancer la discussion
• Faire prendre position
§Préparer la décision
• Finaliser une décision
collective
collective

fermées
 Conduite

La reformulation
de réunion

• Reformuler c'est dire la même chose

avec des mots différents.
• C'est un moyen pour limiter les
risques de déformation.
• Pour l'animateur, reformuler revient à
s'approprier la production du groupe
donc à s'assurer qu'il la comprend
bien.
• C’est « accuser réception » de ce
que mon interlocuteur me dit.
 Conduite

Risques de déformation
de réunion

Reformuler
• La sélection : n'entendre que ce
permet de que l'on veut bien entendre.
limiter les
déformations • La distorsion : sur-interpréter ce
qui est dit.
• La généralisation : faire d ’un cas
particulier une loi universelle.
 Conduite
de réunion
VRAC
• Objectif : obtenir
è Rôle de l’animateur un maximum
• favorise l ’expression
• stimule l ’imagination d’idées
• met en confiance  
V OLUME
• Règles du jeu :
R APIDITE

A SSOCIATION

C ENSURE INTERDITE
 Conduite
de réunion
Brainstorming
• Règles de bases :
è Rôle de l’animateur :
• faire respecter les règles – celles du VRAC
• ne pas intervenir sur le fond
• prendre en note
• hiérarchiser les idées   • 3 types de
brainstorming :
– en “vrac”
– en tour de table
– mixte du vrac et tour
de table
 Conduite

Post-it
de réunion

• Phase 1 : l'animateur collecte

è Rôle de l’animateur :
les idées des participants qui
• stimule la production d ’idées
doivent respecter les règles
• donne des pistes
suivantes :
• affiche tous les post-it
– 1 seule idée par post-it
• les lit à voix haute
– écrire en capitales
• les classe éventuellement  
– sans commentaires oraux

• Phase 2 : l'animateur fait la

synthèse
– regroupe les idées par
“famille”
– canalise les échanges
 L'intérêt des supports
Conduite
de réunion

visuels
• Meilleure compréhension

• Taux de rétention 5 fois plus élevé

• Orateur plus convaincant

• Réunions plus productives

 Conduite

Le paper-board
de réunion

Une règle: écrire en majuscules ou

minuscules
“scolaires”
• Il est préparé ou semi-préparé
• C'est un support d'interactivité: il permet
d'écrire ce que l'on dit et de dire ce que
l'on écrit
• Il renforce la position de pivot de
l'animateur
  
 
 
Merci  pour  votre  a-en/on