Centre de services

Planification stratégique et
opérationnelle
Notre priorité, votre
sécurité!
Atelier de travail
Développement de notre lieu d’échange ( mur)

Par : Hughes Mercure

Conseiller Planification
Section de la planification stratégique et des ressources informationnelles
Points de la rencontre

• Introduction et objectifs de l’atelier de travail 5 min

• Concept et vidéo sur Agile 15 min
• Atelier 1 Développer 2 esquisses 40 min
• Atelier 2 Présentation des résultats ( 5 min + 2 x 10 min) 25 min
• Atelier 3 Création de la Version 0.1 pour expérimentation 30 min
• Atelier 4 Développer un plan d’action pour la suite 20 min
• Tour de table 10 min

2
Objectifs de l’atelier de travail
Objectifs
• Développer lieu d’échange et de
partage de type «Huddle» pour
l’équipe et nos visiteurs afin de pouvoir
– Visualiser notre charge de travail
– Effectuer le suivi des projets et nos
activités et gérer notre capacité
– Présenter notre performance et nos
projets à nos clients et visiteurs
– Développer un cycle d’amélioration de
nos processus pour mieux servir nos
clients
–
Partager nos connaissances et nos
compétences
• Plan pour prochaines actions prochaines
Livrables
• Canevas des zones de notre lieu
d’échange
– Esquisse
– Objectifs et raison d’être de chacune des zone
– Son contenu
– Responsable de sa mise à jour
– Fréquence de sa mise à jour
• Règles de fonctionnement pour
l’animation de la réunion
– la fréquence, durée, facteur clé de succès
• Mesures de performance pour suivre le
fonctionnement des rencontres et
l’atteinte de nos objectifs.
rencontres
3
Standard
• Le standard concernant le mode fonctionnement ,(préparation, mise à jour, déroulement des
rencontres ) sera déterminé lors d’une prochaine rencontre.

Rencontres Objectifs Fréquence et Participants Livrables de la

durée rencontre
Planification et priorisation
des projets
Planification de la
prochaine période
n t re
Suivi de l’avancement Voir l’avancement des 1 fois par semaine 15 min co •
L’équipe complète DPRI
n Identification des
projets et l’évolution de la r e blocages,
charge
de • Mise à jour de
e l’avancement

e typ • Actions et idées

e d d’amélioration
l
mp
Revue du processus et
amélioration e
Etc » Ex

4
Différence approche traditionnel vs agile
Vidéo
Exemple et truc pour concevoir un processus Agile Lean

CONCEPTS

5
Agile lean-Srumban-Kanban

• Agile Lean s’inspire de Kanban

• On utilise Kanban et on y ajoute des
dynamiques de Scrum
• C’est une recherche permanente
d’amélioration

Petit vidéo sur agile

https://methodo-projet.fr/la-gestion-agile-de
s-projets/

6
Approche traditionnel (waterfall vs Agile
Traditionnel Agile
PMBOK
Processus Exhaustif Minimal
Dirigé par... Plan Vision, valeur
Cycle de vie Projet, + ou- cascade Dév, produit itératif
Planification En début de cycle Continu
Gestion des risques et des Séparée, formelle Intégrée, informelle
changements
Gestion des coûts Séparée, formelle Implicite, « effort »

Contrôle qualité En fin de cycle Continu

Rôle et collaboration Directif, fonctions Participatif, polyvalent

7
Bonnes Pratiques pour l’élaboration
• Pratique 1
– Visualiser le processus

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Bonnes Pratiques pour l’élaboration
• Pratique 2
– Limiter le WIP
• Inventaire des
Travaux en cours
Loi de Little :
– Moins il y a d’élément dans le système,
plus la vitesse de traversée est élevée,
plus le débit est important.
– L’inventaire cache les problèmes

9
Bonnes Pratiques pour l’élaboration
• Pratique 2
L’équipe a une
– Pourquoi des
limites
capacité limitée
1. Éviter la variabilité
2. Éviter les files
d’attentes cachées
3. Éviter la surproduction
4. Éviter les blocages
non identifiés

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 Ce que l’on veut éviter
• Ne pas traiter les demandes
en fonction du premier arrivé
premier servi (FIFO)
• Avoir un volume élevé de
travaux en cours pour
occuper les gens (WIP)
• Livrer en grands lots
Ce que l’on recherche
• Traiter en fonction des priorités du client et
de l’organisation
• Avoir un faible volume de travaux en cours
• Livrer en petits lots
• Avoir une vélocité
• Avoir une visibilité sur les obstacles et
problèmes
11
Bonnes Pratiques pour l’élaboration
• Pratique 3
– Mesurer et gérer le
flux pas la capacité

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Bonnes Pratiques pour l’élaboration
• Pratique 4 Exemple de règles
– Établir et communiquer Gestion des priorités
les règles de gestion
Gestion des goulots
du processus
– Clarifier les Rôles et Gestion des réunions

responsabilités de Etc…

chacun

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Bonnes Pratiques pour l’élaboration
• Pratique 5 Exemple de règles
– Établir un processus Gestion des priorités
d’amélioration et de
Gestion des goulots
rétroaction collaboratif.
Gestion des réunions

Etc…

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Exemple :Pocessus Scrumban et mur de réalisation
Processus de planification et de revue

Ce qui est en amont

Gestion du portfolio Processus d’amélioration

15
Exemple de mur pour un projet conception

16
Atelier de travail

Atelier 1 Développer un esquisse du mur

Atelier 2 Présenter notre conception
Atelier 3 Conceptualiser la version 0.1 du mur
Atelier 4 Développer un plan d’action pour
expérimentation

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ATELIER 1 DÉVELOPPER UN ESQUISSE DU MUR

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Atelier 1
Objectifs:
• Développer un esquisse du tableau mural qui permettra à l’équipe 2 40
de la DPRI de: Équipes min
– Visualiser notre charge de travail
• (Demandes de services et projets non débuté, en cours et terminés...)
– Effectuer le suivi des projets et nos activités et gérer notre capacité
– Partager nos connaissances et nos compétences
– Présenter à nos clients et visiteurs ce que l’on réalise
– Évaluer notre performance
– Démarrer des initiatives d’amélioration pour mieux servir nos clients

Conception = 30 min Préparation de la présentation = 10 min

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Atelier 1- Consignes pour l’atelier
Règles
• Désigner un gardien du temps
• Désigner un responsable pour présenter le résultat
• Concevoir chacune des zones de votre mur à partir d’une feuille 11 x 17. Celle-ci
peut contenir plusieurs sections
• Utiliser les différents post-it pour définir les sections
• Respecté l’espace disponible

– Mur EST Espace pour projets en Espace pour le suivi de

amonts ou amélioration de nos activités
6’H x 15L 6’H x 12’L

– Mur OUEST Espace pour le suivi de

de nos activités
6’H x 6’L 20
Atelier 1- Consignes pour l’atelier (suite)
Règles Titre de la zone. Exemple: Travaux en cours
• Pour chacune des zones
• Inscrire le titre en haut

Section du centre
• Utiliser le centre pour
dessiner les différentes
sections
• Inscrire la raison d’être de
la zone au bas
• Si possible utiliser des Voir la charge active pour chacune de ressources
post-it pour définir les Identifier ce qui est à faire pour la période
section.

21
Atelier 1- Consignes pour l’atelier (suite)
Règles
• Exemple
de résultat

Idem

22
ATELIER 2 PRÉSENTER NOTRE CONCEPTION

23
Atelier 2
Objectifs:
• Présenter notre tableau et l’expliquer Atelier 25
• Valider en grand groupe qu’il répond aux objectifs min
• Recueillir les idées d’amélioration/ Problèmes et consigner au
journal d’atelier

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Atelier 2- Consignes pour l’atelier
5 min
1. Chacune des équipes transpose sa
conception sur le mur
Activités effectuées en parallèles
2. Présentation validation 2 x 10 min

a) À tour de rôle chacune des équipes

présente sa conception
b) Validation en grande équipe que les
objectifs sont rencontrées
Chacun est responsable de compléter un post-it expliquant le problème
ou l’idée d’amélioration et l’insérer dans le journal. Le post-it peut être
décrit mais pas discuté ( Brainwriting) 25
ATELIER 3 CONCEPTUALISER LA VERSION 0.1 DU
MUR

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Atelier 3
Objectifs:
• Concevoir à partir des présentations de chacune des équipe la
première version du mur.
• Recueillir les idées d’amélioration pour pouvoir les inclure dans le Grand 45
plan d’action. groupe min
• Valider que les objectifs de départ sont toujours rencontrés.

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Atelier 3- Consignes pour l’atelier
1. Concevoir les zones pour lesquelles il
y a consensus 5 min

2. Détailler le contenu de ces zones

3. Évaluer chacune des zones et faire la 2 x 10 min

liste des idées d’amélioration sans

discuter de la faisabilité de celles-ci.
(Une idée un post-it)
4. Valider que le résultat rencontre les
objectifs 28
ATELIER 4 DÉVELOPPER UN PLAN D’ACTION
POUR EXPÉRIMENTATION

29
Atelier 4
Objectifs:
• Établir un plan d’action qui permettra de formaliser le design de Grand 20
notre mur. groupe min
• Se partager les actions pour développer le contenu de chacune des
zones et section
• Transformer les idées d’amélioration en action afin de vider le
journal des idées d’amélioration.
• Planifier la prochaine actions.

30
Atelier 4- Consignes pour l’atelier
1. Définir les actions pour concevoir
physiquement les zones au mur
2. Définir les actions pour que le contenu de
chacune des zones soit mis à jour
3. Vider le journal d’atelier en commençant par
les idées d’amélioration
4. Identifier les actions à prendre pour les
problèmes non résolus.

31
Atelier 4- Tableau pour plan d’action
# Description Responsable Échéancier

32
TOUR DE TABLE

33
Tour de table
• Ce que vous avez aimé dans l’atelier
• Ce que cela peut vous apporter
• Ce que cela peut nous apporter comme
équipe

34
Truc de conception
Carte Kanban
Tableaux scrumban
Règles de fonctionnement

SECTION D’EXEMPLES

35
EXEMPLES DE CARTES
KANBAN /POST-IT
36
Conception du Kanban/ Post-it
• Décrit ce qui doit être réaliser ( livrable)
• Permet de suivre:
– L’avancement du livrable
– Calculer son temps de passage
– Comptabiliser les bloqueurs
– ....
• Il est clair et s’explique de lui même

Exemple kanban processus de conception

37
EXEMPLES DE MESURES

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Amélioration et performance
Exemple d’Éléments de suivi pour améliorer la vélocité
– Travaux en cours ( WIP)
– Temps de passage moyen
– Temps d’attente moyen.
– Nombre de livrables bloqués
– Nombre livrés vs planifiés
– ......

39
Exemples de règles pour le scrum

SM : Scrum master ( animateur de la rencontre) 40

EXEMPLES DE TABLEAUX/
MURS
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Tableaux Amélioration continue au quotidien

42
Tableau Équipe de conception

43
Tableau Équipe RH

44
Tableau Équipe soutien

45
Tableau Équipe polyvalente

46
Tableau de suivi de projet et charge

47
Tableau équipe conception d’un logiciel

48
Gestion capacité CSSS ( capacité 21 projets)

49
Salle suivi des projets d’amélioration

50
Télécom suivi de la charge facturation
Facturation et suivi de contrats colocation

51
Système de suivi pour réunion à distance

52
Télécom suivi amélioration temps réponse

53
Télécom Tableau suivi projet d’amélioration

Coaching Kata pour

Réduire le temps réponse
et la variation dans le traitement
des tickets.

54
Télécom Srumban pour Infrastructure

55
Tableau de suivi des projets unité de soins

56
Tableau suivi des projets unité de soins
En cours

A3 Performance

Priorisation

Félicitations

57
Tableau gestion quotidienne usine

58
Tableau et outils suivi de la performance

59
Tableau de suivi de la performance

Tableau de la
salle d’attente. Le
client est informé
de son impact
lorsqu’il arrive en
retard

60
Tableau de suivi des projets vs la trajectoire patient

PROJETS
PRIORITAIRES

61
Tableau gestion quotidienne unité de soins

62