Contrôle continu (CC) : ETUDE ORGANISATIONNELLE ET

QDMINISTRATIVE DU PROJET

THEME : MISE EN ŒUVRE ET DEVELOPPEMENT DU PROJET

Nom des rédacteurs :

Mme BVOUN MINELI MICHELE AURELIE MARIE ;
M. INDOMO INDOMO Charly Dupont
Mme GOUANFO GUEKIM Corine ;
M. BANYOLACK BEE MAXIME Wilfred;
M. MEDJAMBA Achille ;

FORMATEUR: Mme BISSE

 INTRODUCTION

Lorsque l'on conçoit un projet, il est nécessaire d'organiser sa mise en œuvre. Cela
nécessite d’identifier précisément les activités à mener, d’identifier les moyens nécessaires, de
programmer la réalisation des activités, et de déterminer les rôles dévolus aux différentes parties
prenantes du projet.
 Comment sera piloté le projet ?
Il s'agit de définir quels acteurs il convient d'associer à un projet, de définir les instances
de pilotage, les contrats de partenariats ainsi que de réfléchir à un dispositif de suivi-évaluation
du projet.
 Comment et avec qui seront réalisés les travaux ?
Il s'agit de mobiliser des compétences locales (entreprises, bureaux d'études), d'assurer la
coordination (maîtrise d'œuvre) des travaux et de définir qui assurera le suivi et la réception des
travaux.
 Comment et avec qui seront réalisées les activités d'accompagnement ?
Il s'agit de définir le contenu et la méthodologie des activités de mobilisation sociale, de
renforcement des capacités, et de mobiliser des acteurs chargés de leur mise en œuvre et de leur
suivi.
 Que doit contenir un document de projet ?
Il s'agit de constituer le document de projet qui servira à piloter le projet et à négocier les
financements. Il doit contenir un tableau logique simplifié, le dispositif de pilotage, la
programmation du projet, le budget.

I. MISE EN ŒUVRE DU PROJET

Définition.
Employer de façon ordonnée des (matériaux, moyens, actions etc.) ; appliquer quelque
chose d'une manière compatible avec un objectif ou une méthode.
Les démarches de management par les processus suivent généralement 5 étapes
(inspirées de la méthode de gestion de la qualité PDCA - Plan Do Check Act) :
Mise en œuvre d'un projet "Management par le processus"
– analyse, définition et validation des objectifs,
– définition d'un plan de projet,
– déploiement du projet,
– contrôle du déploiement,
– suivi de la performance et amélioration du processus.
 1. Préciser les objectifs
et valider les
orientations de la
5. Améliorer la démarche
-Analyser les écarts -
démarche - Déduire
Comparer les résultats
les actions à mener
avec les objectifs
- Etablir le bilan

2. Structurer la
démarche
- Définir et
prioriser les chantiers
- Définir le
système de mesure

4. Contrôler la mise en œuvre

de la démarche

- Pallier les écarts

3. Déployer la démarche
- Avoir les ressources
- Mise en œuvre

1. Déployer la démarche : il s’agit d’avoir les ressources et mettre en œuvre

Objectif :
 Exécuter le plan d’action,
 Mettre en œuvre toutes les actions mentionnées dans le plan
 Déployer les ressources nécessaires
 Mise en œuvre du plan de projet

a. Déploiement:
 S’assurer que toutes les actions définies dans le plan soient faites dans les temps
 Identifier les points bloquants et les adresser aux parties concernées
 Mettre en place un work around et faire valider le changement par les parties prenantes
 Obtenir et mettre en place les ressources
 Appliquer le plan de communication
 b. Suivi de l’avancement
 L’avancement des tâches et des livrables (indicateurs) : Gestion du temps
 Gestion des changements (correction/prévention, réparation)
 Gestion des risques
 Gestion des couts
 Gestions des sous-traitants et fournisseurs
 Gestion des ressources si nécessaire (ex: +/- de personnes)
 Modifier le planning si nécessaire
 Mise à jour du plan, de la base de risque/partie prenante, problèmes…) et des dates
 Étapes jalons achevées (étapes clefs)
 Reporting (avancement projet/risques/problèmes)

c. Réalisation et finalisation
 Vérifier le résultat et le mesurer à l’aide des indicateurs d’activité
 S’il est satisfaisant, étendre les solutions à l’ensemble de la population
 Définir les périodes de revues d’approbation des livrables (des tâches et des étapes
jalons)
 Approbations du livrable et validation (Une fiche doit être développée et utilisée pour
la revue et l’approbation après chaque livraison)
 Inclue une attestation que les critères sont atteints
 Elle est signée par les parties concernées
 Livrable est comparé à la chartre de projet, à la spécification et au plan de contexte

d. Communication
Chaque communication ciblée en fonction de l’audience
 Réunions quotidiennes pour faire le point sur les progrès, les problèmes
 Réunions hebdomadaires pour les responsables, département des finances, les
comptables, et fournisseurs/sous-traitants
 Réunions bimensuelles pour les parties prenantes

e. Outils
 Mise à jour et suivi du Registre des risques/problèmes
 Indicateurs de performances
 Avancement du déploiement du projet
 Indicateurs de performances
 Avancement du déploiement du projet
2. Comment Contrôler la mise en œuvre de la démarche
Objectif

• Contrôler que les ressources mises en œuvre dans l’étape précédente (Do) et les résultats
obtenus correspondent bien à ce qui a été prévu (Plan)
 • Rechercher des points d'améliorations tant que le niveau attendu n'est pas atteint
• Vérifier que les solutions mises en place sont efficaces dans le temps et ajuster les écarts
si necessaire

Déroulement

• Mesurer les résultats obtenus

• Comparer ces résultats à la situation initiale (mesure de l’amélioration)
• Comparer ces résultats aux objectifs fixés (mesure de la performance)
• Identifier les causes des dérives entre les réalisations et les objectifs attendus.
• Identifier les causes de non performance
• Cibler les nouveaux points d'intervention
• Reprendre pour ces points les étapes « structure, déploiement et contrôle
• Gestion des ressources
• Mise à jour du plan de projet/registre des risques/problèmes
• Formaliser les solutions une fois que le niveau attendu est atteint ;
• Encadrer le groupe de travail afin de préserver les acquis – Suivi de performance long
terme

II. DEVELOPPEMENT
Le développement de projet vise à transformer une idée innovante et prometteuse en un
projet concret. Notre service facilite le développement de projet mais permet également la
créativité et donne un cadre pour le suivi de toutes les étapes du développement de votre idée.

Réussir son projet, c’est avant tout bien le préparer et n’omettre aucun détail qui
pourrait le mettre en difficultés ou le conduire à une impasse. Certes lorsque l’on a un projet
dans la tête on peut s’enthousiasmer mais garder son self-control est le gage de la réussite
de tout projet.
Lorsque vous vous lancez dans un projet, le succès n’est pas toujours au rendez-vous.
L’échec demeure présent dans les têtes des entrepreneurs. Pour optimiser vos chances, voici 8
étapes pour bien réussir son projet :

 Développer une idée originale. Innover et développer un nouveau projet représente

souvent une bonne idée ;
 Étudier le marché ;
  Approfondir le sujet ;
 Vérifier la faisabilité ;
 En parler autour de soi ;
 Se fixer un objectif ;
 Croire en son projet ;
 Tester avant de commercialiser.

1. Développer une idée originale

Innover et développer un nouveau projet représente souvent une bonne idée. Avec une
concurrence toujours plus féroce, il faut sans cesse se renouveler. Si tout part d’une simple idée,
il demeure nécessaire de ne pas choisir la première qui vous vient sans vraiment y réfléchir !
Elle peut, certes, sembler correcte mais, au final, n’être pas viable ou pas lancée au bon moment.
Et puis, si vous faites le choix de mettre en œuvre la première idée qui vous vient à l’esprit, cela
signifie peut-être qu’elle n’est pas très originale et que d’autres l’on déjà mise en œuvre avant
vous. Quel intérêt dans ce cas ? Prenez donc le temps de bien réfléchir à la nature de votre idée
si vous souhaitez tirer votre épingle du jeu !

2. Étudier le marché
Aussi bonne que puisse-être votre idée, si vous ne réalisez pas une étude de marché,
vous ouvrez la porte à l’échec. Ne vous lancez pas dans un projet où la demande demeure
inexistante. Créer une réponse à un besoin que personne ne recherche représente un gros
risque… Autrement dit, à éviter ! Effectuer une veille ou une étude du secteur dans lequel vous
évoluez représente, en revanche, une étape fondamentale avant de lancer un nouveau projet.
N’oubliez pas de jeter un œil à la concurrence du secteur donné, au risque de passer inaperçu
face aux autres acteurs du marché et de manquer votre cible.
3. Approfondir le sujet
Une fois que vous êtes (quasi) sûr de votre idée et que vous vous êtes bien informé de
l’état du marché, avant de finaliser la base de votre projet, il vous reste à l’approfondir.
Développez précisément votre idée de façon à avoir une vision claire de votre concept. Aucun
détail ne doit vous échapper ! Vous devez être capable de la décrire comme si vous l’aviez déjà
mise en place. De cette manière, vous n’omettrez aucun élément et aurez tout le loisir de
peaufiner ou d’améliorer certains aspects a posteriori, sans nuire au projet.
4. Vérifier la faisabilité
Une fois toute la partie liée à la préparation terminée et, avant de vous lancer, une dernière
chose reste à vérifier : les ressources nécessaires à la mise en place du projet. Peu importe que
votre idée s’avère bonne ou pas, si vous ne possédez pas les moyens nécessaires à sa bonne
mise en œuvre, inutile d’aller plus loin ! Dans le cas contraire, si toutes les conditions sont
réunies, alors foncez ! Pour vérifier si vous possédez bien toutes les ressources nécessaires à la
réalisation du projet, posez-vous, par exemple, ces quelques questions :

 De quelles ressources ai-je besoin pour démarrer mon projet ?

 Quelles sont les aides existantes dont je dispose ?
 Quelles sont les différentes phases de développement?…

5. En parler autour de soi

Ne gardez pas votre projet pour vous, partagez-le ! Les personnes à qui vous en parlerez
pourront vous donner leurs premières impressions ainsi que quelques conseils. Dites-vous que
vous n’avez peut-être et probablement pas pensé à tout ! Vos salariés peuvent, eux aussi, avoir
leur mot à dire et faire valoir leurs critiques ou suggestions. S’ils n’osent pas d’eux-mêmes le
faire, n’hésitez pas à ouvrir les discussions à ce sujet.

6. Se fixer un objectif
Sans but à atteindre, vous ne saurez pas véritablement où aller. Pour ne pas foncer tête
baissée dans le brouillard, fixez-vous donc un objectif à atteindre. Savoir quel chemin
emprunter lorsqu’on hésite entre deux routes à prendre lors d’un croisement peut faire toute la
différence. Connaître son objectif à l’avance permet également de s’y préparer et de mettre à sa
disposition toutes les ressources nécessaires. Autre avantage, en ayant un but précis, vous
trouverez en vous une plus grande motivation.

7. Croire en son projet

Ne pas croire à son projet revient à l’enterrer. L’idée de base venant de vous, vous devez
impérativement montrer autour de vous que vous croyez en sa réussite. Le projet a, certes, été
réfléchi et étudié au préalable, mais si vous ne faites pas valoir votre confiance en lui, personne
n’y croira pour vous !

8. Tester avant de commercialiser

Il s’agit de la dernière ligne droite avant l’arrivée, ce qui implique que les dernières
vérifications s’imposent ! Votre projet étant fraîchement sorti d’une longue et rigoureuse
période de préparation, il ne vous reste plus qu’à vérifier qu’il fonctionne avant de le lancer sur
le marché. Pour cela, testez-le sur une durée déterminée, avant de le rendre officiel. Durant ce
laps de temps, vous pourrez vérifier vos résultats, analysez les retours utilisateurs pour réaliser
d’éventuelles améliorations et en profiter pour prendre vos marques. Une fois cette étape
franchie, votre projet est fin prêt.
Se lancer dans un projet n’est pas toujours chose facile. Trouver une idée originale aussi (l’enjeu
de se démarquer oblige). Ces quelques étapes, citées précédemment, s’avèrent, en ce sens,
indispensables pour mettre toutes les chances de votre côté. Une fois celles-ci respectées,
n’attendez plus, lancez-vous

Toutes fois, dans la majorité des cas, les projets peuvent être définis selon 5 étapes : l’initiation,
la définition et la planification, l’exécution, l’implémentation, le contrôle et la fermeture.
Chacune de ces étapes implique des tâches spécifiques qui vous permettront d’atteindre vos
objectifs.

1. Initiation
Lors de cette étape, votre équipe va évaluer les fondements du projet : est-ce en phase
avec l’entreprise ? Sommes-nous capables de le réaliser ? Va-t-on en tirer un bénéfice ? Si la
réponse est trois fois oui, alors foncez ! Commencez par définir la portée ou les résultats
souhaités pour ce projet et identifiez les partenaires potentiels. Si par la suite votre projet a
besoin d’une étude de faisabilité, il est grand temps de s’y mettre.

De cette étape va naître le plan de projet qui doit être approuvé par toutes les parties
prenantes impliquées dans la conduite de projet. Un plan de projet équilibré et consciencieux
permet d’éviter tout malentendus.

. Planification
C'est l'étape clé de la création de la feuille de route du projet. Celle-ci inclut (sans pour
autant s’en limiter):

 La définition d’objectifs concrets

 L’estimation des coûts
 La définition de la portée et des délivrables clés du projet

Le plan du projet inclut les informations en rapport avec l’obtention des ressources, ainsi
qu’avec la production, les risques à gérer, les éventuels imprévu, la communication interne et
externe avec les actionnaires, etc. Idéalement, ce plan contient un calendrier clair des dates
importantes. Le meilleur moyen est de fonctionner par étape clé, impliquant un objectif concret
et une date butoir

Exécution
Dans la majorité des cas, cette étape correspond au moment où votre projet prend forme
avec les équipes extérieures. Cela débute avec une réunion d’équipe où chacun prend
connaissance de ses tâches et de chaque détail du projet. Cette étape vise à produire des
délivrables de qualité. En tant que chef de projet, votre tâche est d’allouer vos ressources de
façon optimale et de garder votre équipe concentrée sur leurs tâches. Cela signifie également
que le succès de la phase d’exécution dépend de votre rigueur lors de la phase de planification
de projet.

Contrôle
La phase de contrôle chevauche souvent la phase d’exécution. Durant le projet, vous
gardez régulièrement un œil sur le statut des délivrables. Il est nécessaire de programmer
régulièrement des réunions avec votre équipe pour le bon suivi du déroulement de votre projet.
Cela vous permet d'être vigilant quant aux délais et le planning que vous vous êtes fixés.

Vous souhaitez mettre à jour le statut de chacune de vos réunions avec le moins d'effort
? Un logiciel gestion de projet en Cloud vous permet de mettre à jour le statut de vos tâches en
temps réel

Fermeture
Un projet se termine dès que les délivrables ont formellement été finalisés et que chaque
partie prenante en a été informée. Au préalable, il est toujours recommandé de faire le point
avec votre équipe et de faire une évaluation de votre projet : quels ont été les points négatifs ?
Les points perfectibles ? Cette prise de recul vous évite de réitérer les mêmes erreurs par la
suite. Mais aussi de consolider vos processus de travail et de construire une équipe beaucoup
plus efficace.

CONCLUSION
IL était question de présenter dans cet exposé d’une part la mise en œuvre d’un projet
et d’autre part le développement de ce dernier. À ces axes de recherche, il ressort que chaque
projet bien qu'étant propre à sa zone d’implantation, sa mise en œuvre de façon générales répond
aux spécificités d’analyse, de définition et validation des objectifs, de définition d'un plan de
projet, du déploiement du projet, du contrôle du déploiement, du suivi de la performance et de
l’amélioration du processus. Son développement quant à lui repose sur les phases d’initiation,
de planification, d’exécution, de contrôle et de fermeture. Toutes fois, le projet mis sur pied, il
revient de s’interroger sur quels sont les piliers de gestions de ce dernier?