Fiche-Outil

Trame de note de cadrage

Avant-propos

Cadrer sa démarche : 1ère étape clé de la démarche projet

Les étapes clés :

Cadrer la démarche
Conduire une analyse stratégique
Définir son projet stratégique
Mettre en œuvre son projet
Communiquer sur son projet et conforter les avancées

Les incontournables de cette première étape :

 Le prérequis : une volonté partagée de s’engager dans la démarche

ü Appui politique de l’organisme gestionnaire (Conseil d’administration)
ü Conviction de la direction du service
ü Investissement de tous, au long de la démarche
 Constituer une équipe projet :
ü Son rôle : piloter, coordonner, animer et suivre la démarche
ü Ses acteurs :
- A définir en fonction de la taille de l’organisme, de ses ressources, de la composition de
son équipe et de son réseau
- A minima, désigner un coordinateur du projet (dirigeant seul, un responsable, un
référent qualité, un comité spécifique, …)
 Planifier et organiser la démarche (note de cadrage, planning projet)
ü En fonction des étapes clés (méthodologie de projet) et des 3 phases du chantier
ü En intégrant, au fil de la démarche :
- Des points d’étape (vérification technique, validation, suivi, actualisation)
- De temps de communication (en interne, en externe)
 Sensibiliser les parties prenantes au lancement et au long de la démarche :
ü L’information et la participation de l’équipe
ü La consultation des personnes accompagnées, entourage et aidants
ü L’association des partenaires

Programme de modernisation UNA 2015-2018 I Déploiement du chantier « Coordination Aide et Soins »

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 Pourquoi une note de cadrage ?

Cette note de cadrage vise à poser les bases du projet stratégique de renforcement de la
coordination de l’Aide et du Soin propre à votre structure.
Cette note permet de poser les jalons de la démarche projet : définir le périmètre du projet, ses
modalités d’élaboration, de mise en œuvre, de suivi et de communication, en précisant le calendrier
de la démarche, ainsi que les modalités de pilotage et de participation des différentes parties
prenantes.

Sommaire
I.- Présentation générale de la démarche.............................................................................................................2
II.- Pilotage et animation de la démarche.............................................................................................................2
III.- Planification de la démarche..........................................................................................................................3
IV.- Plan de communication sur la démarche.......................................................................................................3
V.- Trame de feuille de route (pour l’organisation des séances de travail)..........................................................1
VI. – Trame de relevé de décisions (à rédiger pour chaque séance de travail)....................................................1

I.- Présentation générale de la démarche

Préciser ici pourquoi votre structure souhaite s’engager dans un projet de renforcement de la
coordination de l’Aide et des Soins et son articulation avec les autres démarches engagées
(coopération, démarche qualité, …)

Contexte et enjeux

Finalités du projet de coordination renforcée de l’Aide et des Soins

II.- Pilotage et animation de la démarche

Préciser ici quels acteurs/instances seront mobilisés pour piloter, coordonner, contribuer à
l’élaboration et à la mise en œuvre du projet.

Les instances en charge du pilotage : présentation, composition, missions

La contribution des autres parties prenantes

Modalités d’information, de sensibilisation et de participation, en fonction des différentes parties

prenantes : gouvernance, direction, encadrement, équipes, usagers et entourage, partenaires,…

Les outils-supports et ressources nécessaires

Temps dédié (pour l’équipe projet, pour les temps de sensibilisation, …)

Moyens à mobiliser (supports de communication, lieu de réunion, sources documentaires existantes,
…)

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III.- Planification de la démarche

PLANIFICATION GLOBALE DE LA DEMARCHE PROJET

Phases de déploiement Phase 1 Phase 3
Phase 2 – Mise en œuvre du projet et capitalisation
du Chantier « Aide et Soins » (UNA) Définition du projet Evaluation et Bilan
  TRIM. 1 TRIM. 2 TRIM. 3 TRIM. 4 TRIM. 5 TRIM. 6 TRIM. 7 TRIM. 8 TRIM. 9 TRIM. 10 TRIM. 11 TRIM. 12

Etapes de la démarche projet

Etape 1 : Cadrer la démarche

1. Constituer une équipe projet /

Désigner un coordinateur                        
2. Organiser la démarche (note de
cadrage, planning)                        
3. Sensibiliser – Informer – Mobiliser                        
Etape 2 : Conduire l’analyse

1. Approfondir son diagnostic

UNApédia                        
2. Dégager des priorités stratégiques
                     
Etape 3 : Définir son projet  

1. Rédiger,présenter son projet                

2. Etablir un plan d’action                        

Etape 4 : Mettre en œuvre  
1. Mobiliser son équipe dans la
réalisation                        
2. Réaliser des points d’étape                        
Etape 5 : Communiquer et
conforter les avancées  
1. Evaluer                        

2. Communiquer
                 
IV.- Plan de communication sur la démarche

Temps forts de la Modalités de Que doivent penser

Cibles Quels arguments
démarche projet / Echéance communication ou retenir les
(destinataires) mettre en avant ?
Communication et support destinataires ?
Cadrage - Lancement          

Conduite de l’analyse          
stratégique
Résultats de l’analyse          
stratégique

Définition des priorités          

stratégiques

Présentation du pré-          
projet et de son plan
d’action
Validation du projet
stratégique

Mise en œuvre du projet          

(lancement, points
d’étapes)
Evaluation – Bilan
V.- Trame de feuille de route (pour l’organisation des séances de travail)

Thème de la séance

Date et durée

Composition du groupe

 Pilote
 Participants

Points à traiter

Sources documentaires

VI. – Trame de relevé de décisions (à rédiger pour chaque séance de travail)

Thème et date de la séance

Composition du groupe

 Pilote
 Participants

Ordre du jour

Points traités

Points à traiter et travaux à mener pour la prochaine séance

Prochaine rencontre

 Date – Lieu
 Ordre du jour

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