Le modèle à 6 étapes du processus

de planification d’un changement

 SIX ÉTAPES DE PLANIFICATION

PLANIFICATION

Définir la Identifier les

Analyser le Planifier Évaluation de Mise en
direction du objectifs du
changement les tâches la préparation œuvre
changement changement
 PLANIFICATION

Définir la Identifier les

Analyser le Planifier Évaluation de Mise en
direction du objectifs du
changement les tâches la préparation œuvre
changement changement
 Étape 1 – Définir la direction du
changement

Pourquoi devons-nous définir le changement ?

Pour fournir une direction
Pour comprendre la nécessité du changement
Pour inviter les individus à approuver le changement
Comment procédons-nous ?
Facteurs externes : les changements dans l'environnement qui créent des
opportunités
Facteurs internes : forcer le changement de manière réactive
Individus : Qu'est-ce qui les excite et les inspire ?
Résultat
Vision du changement
 La vision du changement

Une vision doit avoir la plupart, voire la totalité, des caractéristiques

suivantes :
être basée sur les connaissances de l'entreprise
être concrète et spécifique
avoir une destination précise
présenter un contraste évident entre les conditions actuelles et l'avenir
souhaité
se concentrer sur le moyen à long terme
« utiliser au maximum » les ressources
tenir compte des besoins et désirs des autres
fournir un sens de l'importance activité 3
 Six étapes de planification

PLANIFICATION

Définir la Identifier les

Analyser le Planifier Évaluation de Mise en
direction du objectifs du
changement les tâches la préparation œuvre
changement changement

VISION
DU
CHANGEMENT
 Étape 2 – Analyser le changement

• Pourquoi devons-nous effectuer une analyse ?

• Pour savoir ce qu'il faut changer
• Pour comprendre l'impact du changement
• Pour s'assurer que le changement prévu ne dépasse pas la capacité de
changement de l'entreprise
• Que doit-on analyser ?
• La capacité actuelle de changement de l'entreprise
• Le climat au sein de l'entreprise
• Les attentes des parties prenantes
• La culture d'entreprise et l'impact du changement sur celle-ci
• Risques
 Analyser la capacité d'une entreprise au
changement
• Compétences du personnel clé (technique et non-technique)
• Capacités du personnel à s'adapter au nouveau modèle
• Système de l'entreprise, structure et procédures
• Degré d'autonomie du directeur pour effectuer les changements requis
• Ressources
• Procédures de travail Quantité Capacité
• Budget de pour le
changement changement
 RÉSULTAT :
 Pourquoi devons-nous effectuer un
changement ?
 Quantité de changement
 Climat actuel au sein de l'entreprise

• Dans quelle mesure les individus peuvent-ils faire face au

changement ?
• Comment les changements précédents ont-ils été gérés ?
• Le personnel est-il sous pression ?
• Le changement sera-t-il trop rapide pour le personnel ?

 RÉSULTAT :
 Le moment est-il opportun pour
présenter le plan de
changement ?
 Attentes des parties prenantes

• Pourquoi faut-il prendre en compte leurs

attentes ?
Élevé  DG
• Qui sont-elles ?  Chef de
 Président
 Comité exécutif
département  Clients
• Quelles sont leurs attentes ?  Ouvriers
• Quelles sont leurs inquiétudes ? Niveau
d'impact
 Département  Actionnaires
 RÉSULTAT : financier

 Matrice des attentes des parties

prenantes. Faible
 Plan de changement inclus dans les Interne Portée Externe
attentes des parties prenantes.
de
l'impact
 Évaluer la culture d'entreprise

Qu'est-ce que la culture d'entreprise ?

Pourquoi devons-nous comprendre la culture
d'entreprise ?
Pour comprendre l'impact du changement sur la culture d'entreprise, ainsi que
sur le comportement, les habitudes et les manières de penser des individus
Pour pouvoir convaincre les différentes personnes du besoin de changement

Comment évaluer la culture d'entreprise ?

Voir la diapositive suivante
 Comprendre la culture d'entreprise

ORGANISATION FORMELLE
 Règles & procédures
 Organigramme
 Descriptions de postes
 Salaires et avantages

ORGANISATION INFORMELLE
 Normes culturelles
 Règles tacites
 Relations
 Valeurs
 Dirigeants informels
 Comportement
 Analyse des risques

Exple: Restructuration du service clients

Risques Probabilité Action d'atténuation Responsabilité
majeurs
 Départ des M  Offrir une formation  Chef de
employés les M nécessaire département
plus importants  Offrir des primes pour
 Non-respect des encourager le personnel
nouvelles  Informer les client de la
procédures H
nouvelle structure
 Confusion des  Garantir une structure
clients sur la claire et définir un
personne à ensemble de procédures
contacter

Activité 4 polycopié 2)
 Six étapes de planification

PLANIFICATION

Définir la Identifier les

Analyser le Planifier Évaluation de Mise en
direction du objectifs du
changement les tâches la préparation œuvre
changement changement

VISION CAPACITÉ
DU AU
CHANGEMENT CHANGEMENT
 Étape 3 – Identifier les objectifs du
changement
Spécifiques
Mesurables
Réalisables
Orientés vers le
résultat
Liés par le temps
 Des cibles claires et spécifiques à atteindre
 Des critères d'appréciation pour mesurer les performances
 La motivation est créative et centrée
 Empêcher la complaisance et les gains faciles (activité 5)
 Six étapes de planification

PLANIFICATION

Définir la Identifier les

Analyser le Planifier Évaluation de Mise en
direction du objectifs du
changement les tâches la préparation œuvre
changement changement

VISION CAPACITÉ OBJECTIFS

DU DE DU PROJET
CHANGEMENT CHANGEMENT
 Étape 4 – Tâches de planification

Déterminer la portée du projet de changement

Définir un calendrier et le budget
Identifier les sponsors du projet
Identifier les agents du changement
Planifier les tâches
Créer une infrastructure pour soutenir le
changement
Établir un plan de communication
 Déterminer la portée du changement
Quelle est la portée du changement ?
Inclut le travail que délivrera le projet
Pourquoi devons-nous déterminer la portée du
changement ?
Pour préciser les résultats à atteindre qui répondent aux attentes des parties
prenantes
Pour garantir des évaluations précises
Comment déterminer la portée du changement ?
Attentes des parties prenantes
Calendrier et budget DEHORS
Ressources disponibles
DEDANS

DEHORS DEHORS
 Définir un calendrier et le budget

• Quel est le calendrier proposé ?

• Est-il raisonnable ?
• Est-il réalisable ?

• Quel est le budget nécessaire au projet ?

• Les coûts incluent les coûts de développement et les coûts opérationnels.
• Avez-vous des contraintes financières ? Solutions ?
 Identifier les sponsors d'un projet

Pourquoi les sponsors sont-ils importants dans un projet ?

Ils sont le moteur du changement
Ils garantissent le soutien requis en cas de besoin
Ils créent et renforcent l'engagement

Qui peuvent être les sponsors ?

Des personnes qui ont un pouvoir de persuasion sur la main-d'œuvre
Des personnes dédiées au succès du projet

Que doivent-ils faire pour le projet ?

Communiquer
Créer et renforcer l'adhésion au projet et l'engagement
 Identifier les agents du changement

Qui sont les agents du changement ?

Des individus respectés dans une équipe
Ceux qui ont le pouvoir d'influencer leurs collègues
Pourquoi les agents du changement sont-ils nécessaires ?
Pour aider les sponsors/dirigeants à communiquer avec le personnel sur toutes les
questions relatives au changement
Pour transmettre aux sponsors/dirigeants les commentaires et inquiétudes du
personnel
Comment s'assurer de l'efficacité des agents de
changement ?
Offrir une formation, un coaching et du soutien
Établir et maintenir une communication régulière
 Planifier les tâches

Étapes à suivre :
diviser les tâches principales en sous-tâches
déterminer les dates de début et de fin de chaque tâche
définir des jalons/points de contrôle pour chaque tâche
identifier les ressources nécessaire pour chaque tâche/sous-tâche
établir le cheminement critique du projet
Ne pas oublier :
les dépendances
les imprévus
 Diagrammes de cheminement critique

• Qu'est-ce qu'un diagramme de cheminement critique ?

• L'ordre dans lequel les activités doivent être réalisées et terminées à temps pour
la totalité du projet
• C'est un outil utile qui permet d'évaluer avec précision : (i) le temps que prendra
chaque tâche ; (ii) le temps nécessaire pour terminer un projet ; et (iii) les
relations entre les tâches
• Comment dessiner un cheminement critique ?
• Diviser les tâches principales en sous-tâches
• Calculer le temps attribué à chaque tâche
• Organiser les sous-tâches dans l'ordre pour terminer le projet (en tenant compte
des ressources disponibles et des dépendances)
 Diagramme de Gantt

Les résultats de l'analyse du cheminement critique sont le plus souvent

présentés dans un diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt est un graphique à barres qui présente les
diverses activités, en se basant sur la durée
C'est un outil efficace pour communiquer avec les parties prenantes

1 11
ID Task Name Duration 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 Design 4 days
2 Code Module 1 4 days
3 Unit Test Module 1 3 days
4 Code Module 2 3 days
5 Unit Test Module 2 2 days
6 Prepare Test Data 3 days
7 System Test 5 days
 Garantir une infrastructure efficace
pour appuyer le changement

Les procédures doivent être révisées en fonction du nouveau système

La structure de l'entreprise doit être conçue pour répondre aux besoins
futurs
Les compétences pour la nouvelle organisation doivent être identifiées
Le nouvel ensemble de valeurs et de comportements doit être transmis au
personnel par la biais d'une formation
La gestion des performances et les systèmes de récompenses doivent être
adaptés à la nouvelle structure
Un système informatique adapté est nécessaire pour supporter le
changement
 Établir un plan de communication
exemple:

Buts Comment Message clé Public Quand

Pourquoi la
Lancement de restructuration du
Présentation Tout le personnel 1er janvier 2005
l'événement service clients est-elle
nécessaire ?
Nouveau flux de Personnel des ventes
Fournir travail au sein du
Utiliser les agents du &
des département du 31 décembre 2004
changement personnel du service
informations service clients clients

Créer/renforcer Avantages du Janvier à

Séminaire Tout le personnel
l'engagement changement février 2005
 Six étapes de planification

PLANIFICATION

Définir Identifier
la Analyser Planifier Évaluation de Mise en
les objectifs
direction le changement les tâches la préparation œuvre
du changement
du changement

VISION CAPACITÉ OBJECTIFS PLAN DE

DU DE DU PROJET TRAVAIL
CHANGEMENT CHANGEMENT DÉTAILLÉ
 Évaluation de la préparation

Pourquoi ?
Pour garantir la préparation de tous les principaux acteurs
Pour connaître les facteurs les plus risqués sur lesquels se
concentrer avant de démarrer le changement
Que faut-il évaluer ?
La prise de conscience
L'acceptation
La possession
L'engagement
 Exemples d'outils d'évaluation de la
préparation

Audience Awareness Acceptance Ownership Commitment

Sponsors
Executive Board
Senior Managers
Line Managers
Team Leaders
Office Staff
Shift Workers
Support Staff

Key High Medium Low

 Six étapes de planification

PLANIFICATION

Définir la Identifier les

Analyser le Planifier Évaluation de Mise en
direction du objectifs du
changement les tâches la préparation œuvre
changement changement

•CAPACITÉ
•OBJECTIFS •LISTE DE
DE •PLAN DE
•VISION DU
CHANGEMENT TRAVAIL CONTRÔLE
CHANGEMENT AVANT
DÉTAILLÉ
LE DÉBUT