Processus de sélection d’un

progiciel
■ Phase 1 - Construire un cahier de charge
■ Phase 2 – Contacter les fournisseurs
■ Phase 3 – L’analyse des soumissions
■ Phase 4 – L’achat
Phase 1 – Construire le cahier
de charge
■ Étape 1 -reconnaissance du besoin de
changement
■ Étape 2 – identification des intervenants
internes
■ Étape 3 – évaluation préliminaire de
l’entreprise
■ Étape 4 – définition des besoins
■ Étape 5 – pondération des besoins
Étape 1 – reconnaissance du
besoin de changement
■ Définir les problèmes majeurs en terme
de
■ Qualité de la production
■ Quantité à produire
■ Délai de livraison
■ Coût de production
■ Communication entre les services
■ Gestion d’entreprise
Étape 2 – identification des
intervenants internes
■ Comité de direction
■ Approuve les budgets
■ Donne une vision stratégique au projet
■ Directeur de projet
■ Motive l’équipe interne
■ Respecte le plan de projet
■ Équipe de projet
■ Direction quotidienne du projet
■ Analyse et recommandation pour la résolution des
conflits et des problèmes
Étape 3 – évaluation
préliminaire de l’entreprise
■ Rencontrer la haute direction pour
définir l’orientation future de l’entreprise
■ Rencontrer les personnes-clés de
l’entreprise pour définir les besoins en
information
■ Dégager les besoins en formation au
sein de l’entreprise
■ Analyse coût-bénéfice préliminaire
Étape 4 – définition des
besoins
■ Caractéristiques concurrentielles
■ Dans tous les services
■ De façon détaillée
■ En établissant les liens entre les services
Étape 5 – pondération des
besoins
■ But:
■ Déterminer l’importance entre les besoins
définis à l’étape précédente
■ Déterminer les caractéristiques vitales
■ Méthodologie:
■ En équipe
■ Par des discussions au niveau de l’équipe
de projet ou du comité de direction
Phase 2 – contacter les
fournisseurs
■ Étape 6 – pré-sélection de fournisseurs
■ Étape 7 – étude préliminaire
■ Étape 8 – envoyer les cahier de charge
Étape 6 – pré-sélection de
fournisseurs
■ But:
■ Déterminer une liste préliminaire de fournisseurs
répondant aux caractéristiques vitales
■ Nombre de fournisseurs sélectionnés:
■ 10 à 20 fournisseurs
■ Source d’information:
■ Groupe de recherche
■ Fournisseurs
■ Expérience des conseillers
Étape 7 – étude préliminaire
■ But:
■ À partir de la liste de fournisseurs potentiels,
évaluer le niveau de compatibilité entre les
caractéristiques vitales et les fournisseurs
■ Nombre de fournisseurs sélectionnés:
■ 5 à 8 fournisseurs
■ Source d’information:
■ Représentant technique du fournisseur
■ Expérience des conseillers
Étape 8 – envoyer les cahiers
de charge
■ Contenu du cahier de charge:
■ Coût du progiciel
■ Quincaillerie nécessaire pour l’utilisation
progiciel
■ Réponses aux besoins
■ Disponibilité des membr4es de l’équipe du
fournisseur
Phase 3 – analyse des
soumissions
■ Étape 9 – analyse des cahiers de charge
■ Étape 10 – démonstration des progiciels
et analyse
■ Étape 11 – banc d’essai
■ Étape 12 – visite des sites de référence
Étape 9 – analyse des cahiers
de charge
■ But:
■ Sélectionner 2 ou 3 finalistes
■ Méthodologie:
■ Analyse comparative du cahier de charge des
fournisseurs
■ Analyse technique de la solution
■ Analyse des coûts de la solution
■ Analyse financière de l’entreprise du fournisseur
Étape 10 – démonstration des
progiciels et analyse
■ But:
■ Établir un contact entre le client et le fournisseur
et visualiser le contenu du progiciel
■ Étapes à suivre:
■ Céduler les démonstrations
■ Préparer l’équipe de projet pour les
démonstrations:
■ Éducation
■ Critères d’évaluation de la démonstration
■ Préparer le fournisseur pour les démonstrations:
■ Guider le fournisseur
■ Ordre du jour
Étape 11 – banc d’essai
■ But:
■ Évaluation pratique du progiciel par les
membres de l’équipe de sélection
■ Méthodologie:
■ Période d’évaluation dans l’entreprise
cliente à partir de la base de données de
démonstration
Étape 12 – visite des sites de
référence
■ But:
■ Vérification du service après-vente
■ Vérification des relations entre le fournisseur et
ses clients
■ Vérification de la méthodologie d’implantation du
fournisseur
■ Méthodologie:
■ Appels téléphoniques
■ Visites de sites
Phase 4 – achat
■ Étape 13 – négociation
■ Étape 14 – rédaction/révision du contrat
■ Étape 15 – achat
La durée du processus
■ Phase 1 – construire le cahier de charge
■ Durée:3 à 4 semaines
■ Étape goulot: définition des besoins
■ Phase 2 – contacter les fournisseurs
■ Durée: 5 à 6 semaines
■ Étape goulot: attendre les soumissions
■ Phase 3 – analyse des soumissions
■ Durée: 2 à 3 semaines
■ Étape goulot: démonstration des progiciels
■ Phase 4 – achats
■ Durée: 2 semaines
■ Étape goulot: révision du contrat
Analyse Coûts/bénéfices
Coûts de l’implantation
■ Infrastructure informatique
■ Ressources
■ Données
Infrastructure Informatique
■ Quincaillerie
■ Serveur
■ Stations client
■ Réseau
■ Imprimantes
■ Câblage
■ Outils de saisie des données
Infrastructure informatique
■ Progiciel
■ Code objet
■ Code source
■ Base de données
■ Générateurs de rapports
■ Programmation/modifications
■ Maintenance
Ressources
■ Formation (concepts)
■ Formation (solutions)
■ Consultation
■ Équipe de projet (réunions, formation,
pratiques, simulations, etc.)
■ Employés temporaires (entrée de
données)
■ Transport, hébergement
Données
■ Révision des fichiers maîtres
■ Révision des nomenclatures
■ Révision des gammes d’opérations
■ Exactitude des stocks
■ Préparation des données
Exemples de coûts –
infrastructure
■ Quincaillerie
■ Coût initial 70 000$
■ Coûts périodiques 36 000$
■ Progiciel
■ Coût initial 200 000$
■ Coûts périodiques ----
■ Programmation et installation
■ Coût initial 50 000$
■ Coûts périodiques 20 000$
Exemple de coûts – ressources
■ Équipe de projet
■ Coût initial 170 000$
■ Coûts périodiques ---
■ Formation
■ Coût initial 100 000$
■ Coûts périodiques 12 000$
■ Ressources externes spécialisées
■ Coût initial 78 000$
■ Coûts périodiques 5 000$
Exemples de coûts – données
■ Mise à jour enregistrement des inventaires
■ Coût initial 80 000$
■ Coûts périodiques 35 000$
■ Structure et mise à jour des nomenclatures
■ Coût initial 25 000$
■ Coûts périodiques ---
■ Révision des gammes
■ Coût initial 25 000$
■ Coûts périodiques ---
Bénéfices tangibles de
l’implantation
■ Inventaires réduits de 10 à 40%
■ Coûts d’achats réduits de 2 à 7%
■ Désuétude réduite de 10 à 30%

■ Productivité de la main d’oeuvre directe

augmentée de 2 à 11%
■ Productivité de la main d’œuvre indirecte
augmentée de 10 à 30%
■ Ventes augmentées de 15 à 26%
Autres bénéfices tangibles
■ Réduction des frais de transport
■ Réduction de l’utilisation de l’espace de
l’usine
■ Réduction du coût de la qualité
Bénéfices intangibles
■ Support au processus ISO
■ Potentiel d’une croissance structurée et
efficace
■ Meilleure qualité de l’information
■ Meilleure planification
■ Augmentation de la communication
interdépartementale
Autres bénéfices intangibles
■ Réduction des crises
■ Élimination des îlots d’information
■ Capacité accrue de simulation
■ Prise de décisions plus efficace
■ Outils pour la gestion de la performance