Comment découper un projet

en tâches avec la structure WBS.

Un chef de projet qui cherche à structurer des tâches pour planifier un projet doit s’appuyer
sur la méthode WBS (Work Breakdown Structure).

La décomposition du travail à réaliser en livrables et en sous-tâches aide à organiser le

projet dans un organigramme clair et chiffrable.

WBS : définition et objectifs

La méthode WBS est une technique de gestion de projet qui consiste à décomposer un
projet mère en tâches enfants, elles-mêmes divisées en sous-tâches. L’objectif est de :

 structurer le projet,
 identifier son architecture dans sa globalité,
 visualiser l’ensemble des livrables attendus et des tâches à réaliser.

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Le WBS, également nommé OTP (organigramme des tâches du projet), ou SDP (structure
de découpage du projet), est né dans le guide PMBOK du Project Management Institute.

Le WBS peut revêtir plusieurs formes :

 un organigramme, la forme de WBS la plus répandue,

 une mind map,
 une liste,
 un plan.

7 avantages du WBS

 Très visuel : en un coup d’œil, on voit la totalité du travail à fournir, les priorités et les
urgences, et on limite le risque d’être pris au dépourvu lors de l’avancement du projet.
 Il aide les équipes à mieux cerner les dépendances entre les différentes tâches en
complément du diagramme de Gantt.
 Excellent support de communication pour les différentes parties prenantes, et installe un
esprit de confiance chez le client.
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  Le project manager utilise le WBS pour répartir le budget total du projet dans les unités
sous-jacentes.
 Une gestion des risques améliorée : en un coup d’œil, repérer les dysfonctionnements, i.e.
les branches incomplètes ou comportant des erreurs.
 Anticipez d’éventuels retards dans la planification. Un livrable n’a pas été réalisé à
temps ? Il est plus facile de réagir pour limiter l’impact sur les unités supérieures de la
même branche.
 Une meilleure répartition des efforts au sein des équipes : la roadmap projet est plus
claire, il devient plus simple de réajuster en fonction des difficultés rencontrées pendant la
conduite de projet.

Exemple de WBS

Le schéma suivant donne un exemple visuel de WBS. Il fait apparaître :

 le projet dans sa totalité, appelé également projet mère ;

 découpé en livrables, nommées tâches enfants ;
 elles même divisées en sous-livrables, qualifiés aussi de sous-tâches, en fonction du
niveau de granularité nécessaire par rapport à la complexité de chaque tâche…
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… et ainsi de suite, jusqu’à ce que les unités à la base de l’organigramme soient les plus
maîtrisables possible par les équipes : les tâches figurant au niveau le plus bas, appelées
« lots de travail » ou « unités de travail », n’ont alors plus besoin d’être découpées.

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 Example from MIL-HDBK-881,
which illustrates the first three levels of a typical aircraft system

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Working on a project WBS

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Example of work breakdown structure applied in a NASA reporting structure

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Comment décomposer un projet selon la méthode WBS ?

Étape 1 : définir le projet à livrer

Commencer par le haut de la structure, une vision macro du projet. Définir convenablement
les contours du projet total et fini, c'est-à-dire celui qui doit être délivré au client.

Cette étape donne le cap à suivre et du sens dans chacune des tâches qui suivront.

Exemple : un projet de création de site web pour une entreprise locale.

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Étape 2 : identifier les livrables principaux

Puis identifier les principaux livrables se situant directement en dessous du projet fini.
Chaque livrable jalonne l’avancement du projet et participe à sa complétion.

Dans l’exemple, les livrables principaux, ou tâches enfants, sont :

 l’analyse du besoin client,

 la définition et la validation du périmètre du projet,
 la planification du projet,
 la conception du site,
 le développement du site,
 la phase de tests,
 la mise en ligne,
 la maintenance.

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Étape 3 : diviser les livrables en sous-livrables

Enfin, diviser chaque livrable en sous-livrables, ou sous-tâches.

Conseil : diviser les sous-tâches en niveaux de granularité plus fins jusqu’à ce que les lots
de travail du dernier niveau soient suffisamment chiffrables et maîtrisables, tant d’un point
de vue budget que ressources humaines.

Reprenons l’exemple. La tâche enfant « conception du site » comprend de multiples sous-

tâches, comme :

 définir la structure du site en se basant sur l’existant et les nouveautés à ajouter,

 réaliser des maquettes pour chaque type de page,
 penser la navigation du site,
 créer une charte graphique pour assurer la cohérence visuelle du site, etc.

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Étape 4 : remplir le dictionnaire WBS

Le dictionnaire WBS est un document qui recense le contenu de chaque lot de travail.
Chaque lot de travail a une entrée qui comprend :

 le responsable,
 les livrables,
 le coût,
 les délais et échéances,
 les tâches principales à réaliser,
 toute autre information pertinente qui aide à la réalisation du lot.

Ce dictionnaire est utile pour définir le référentiel du projet, avec la structure WBS et le
cahier des charges.

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Comment faire un bon WBS ?

Les 5 règles du WBS à respecter.

Règle n°1 : suivre la règle des 100 %

Appliquer la règle des 100 %, c’est considérer qu’un projet mère forme un tout, contenant
bien l’ensemble de ses « enfants ».

En effet, un ensemble de sous-livrables doit toujours afficher l’intégralité du travail

nécessaire au livrable du niveau supérieur.

À l’inverse, la somme des unités ne doit pas représenter plus de 100 % de ce niveau
supérieur : la méthode WBS exclut toute tâche qui ne concerne pas le projet.

Illustration de la règle des 100 % :

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The WBS construction technique employing the 100% rule during WBS construction

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Règle n°2 : éviter les chevauchements

Lors de la construction de votre WBS, il faut veiller à ce que chaque unité soit exclusive, et
ne se retrouve pas plusieurs fois dans des branches différentes.

En évitant les chevauchements, cette règle préserve d’une éventuelle confusion quant aux
responsabilités des équipes pour l’exécution des tâches.

Règle n°3 : définir la bonne finesse de découpage

Comment la déterminer ? Associer à chaque lot de travail l’estimation :

 de temps pour le réaliser,

 du coût associé,
 des ressources nécessaires à sa réalisation.

Cette règle assiste dans la précision du découpage : si un livrable se révèle chiffrable avec un
fort degré de précision, il ne nécessite pas, a priori, de ramifications supplémentaires.

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Règle n°4 : ne pas chercher la symétrique dans la structure WBS

Ce principe découle du précédent : chaque branche du WBS ne doit pas nécessairement

comporter le même nombre de niveaux car la profondeur du découpage s’arrête dès lors que
l’unité la plus basse s’avère suffisamment chiffrable.

Par conséquent, la forme finale du WBS peut être « asymétrique ».

Règle n°5 : viser des livrables plutôt que des actions

La meilleure manière d’appréhender le projet est de l’envisager sous forme de résultats et

non d’éléments de type organisationnel ou fonctionnel.

Conseil : définir les différentes unités sous la forme de livrables et non sous celle des actions
à accomplir pour les réaliser. De la sorte, il y a un gain en flexibilité dans le processus
d’exécution de chaque tâche.

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Exemple d’organigramme WBS fondé sur des livrables :

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Choisir le bon outil : Excel ou un logiciel dédié ?

Pour construire un WBS, il suffit parfois d’une simple feuille, d’un tableau blanc ou encore
de post-its. Ces outils sont pratiques en phase de brainstorming ou d’échanges d’idées … mais
trouvent vite leurs limites.

 Si le projet est simple (peu de livrables, parties prenantes peu nombreuses), il convient
tout à fait d’utiliser Excel pour le WBS. Il existe des exemples de structures WBS à
adapter et personnaliser sur internet.

 Pour des projets de moyenne à grande envergure, ou lorsque les équipes sont
dispersées, utiliser un logiciel s’avère crucial pour :

1. construire, et surtout pour renforcer la qualité visuelle du WBS - un des pré-

requis les plus importants à son efficacité,
2. gérer toute modification du schéma beaucoup plus simplement,
3. ajouter une dimension de collaboration et d’agilité à votre projet.

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Quel logiciel choisir pour faire un bon WBS ?

1. WBS Schedule Pro

2. Microsoft Visio 2019
3. MindView 7
4. MindMapping
5. Lucidchart
Tableau de comparaison des logiciels de création de structures WBS
0 1 2 3 4 5
Fonctionnalité Mauvaise Faible performance Performance Bonne performance Excellente
absente performance moyenne performance

Fonctionnalité WBS Schedule Pro Visio MindView 7

Création de la structure WBS
Interface 2 4 4
Convivialité 3 3 5
Personnalisation des couleurs, icônes et images 2 5 4
Commentaires 3 3 5
Pièces-jointes 0 1 5
Mise en forme de la structure WBS
Livrables/Unités de travail 4 4 4
Numérotation 4 4 4
Informations sur les tâches 3 0 5
Règle des 100 % 0 0 5
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Exportation/Importation
MS Project 4 1 4
Excel 4 2 4
Microsoft Word (dictionnaire WBS) 4 1 5
SCORE INTERMÉDIAIRE 33 28 54

Gestion des ressources

Calendriers des ressources 0 0 4
Tâches pilotées par l'effort 0 0 4
Coûts des ressources Non Non Oui
Coûts des matériaux Non Non Oui
Coûts fixes Oui Non Oui
Pool de ressources 3 0 3

Planification
Consolidation des tâches 4 2 5
Calendrier de projet 4 2 5
Durées 5 5 5
Priorités Oui Oui Oui
Pourcentage de progression Oui Oui Oui
Plannings de référence 3 0 5
Jalons Oui Oui Oui
Dépendances 5 2 5
Contraintes 5 1 5

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Autres vues
Diagramme de réseau 4 2 0
Diagramme de Gantt 4 2 5
Ligne de temps du projet 0 2 4
Organigramme 0 5 0
Mind Map 0 3 5
Total 70 54 109
Non/Oui 4/6 3/6 6/6
Prix $349 $280 $379

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L’après WBS

La méthode WBS donne une vue d’ensemble sur la structure d’un projet en début de projet,
et sur le cap à suivre pour le réaliser.

D’autres outils complémentaires sont à la disposition pour pallier les manques du WBS. Par
exemple, les diagrammes de PERT et de Gantt pour identifier les délais et interdépendances
entre les tâches.

Il faut s’équiper des outils adaptés pour gagner en souplesse et en agilité, mais aussi pour
gagner du temps plus tard lors du pilotage du projet.

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