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Procédure Assurance Qualité 001

Maîtrise des documents de définition produit
Edition 8 du 08/10/05 Page 1 sur 16
ATTENTION : LES COPIES PAPIER NE SONT PAS GEREES, SEUL LE FICHIER INFORMATIQUE FAIT FOI

Diffusion : Tous services via réseau informatique

PAQ 001
MAITRISE DES DOCUMENTS
DE DEFINITION PRODUIT

Vérificateur Approbateur
(Directeur Qualité) (Directeur de site)
A. Beauvais D. Chevreux
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Procédure Assurance Qualité 001

Maîtrise des documents de définition produit
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ATTENTION : LES COPIES PAPIER NE SONT PAS GEREES, SEUL LE FICHIER INFORMATIQUE FAIT FOI

Sommaire
1 Objet et domaine d'application 3
1.1 Objet 3
1.2 Domaine d'application 3
2 Références 3
3 Gestion des documents de définition 4
3.1 Enregistrement des documents de définition 4
3.2 Gestion des documents diffusés 5
3.3 Revue et approbation des documents de définition 5
4. Diffusion des documents de définition 6
4.1 Diffusion automatique 6
4.2 Diffusion sur demande d'un document de définition "papier" 6
5. Archivage et conservation des documents de définition 7
5.1 Archivage 7
5.2 Conservation des documents de définition 7
5.3 Conservation des documents de définition externes 7
6. Modification des documents de définition 7
Annexe A : Liste des documents de définition 9
Annexe B : Tampons apposés sur les documents de définition "papier" et
leurs copies "papier" 10
Annexe C : Ordre de modification des documents de définition 11
Annexe D : Synoptique de gestion et diffusion 12
Annexe E : Synoptique de modification 13
Annexe F : Le dico 14
Annexe G : Le dico des symboles 15
Gestion des révisions 16
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1 Objet et domaine d'application

1.1 Objet
Cette procédure à pour objet de définir :

- les actions à engager pour gérer, diffuser et modifier les documents de

définition des produits autorisés série.

- le rôle et les responsabilités du BUREAU D'ETUDES (émetteur) et des

différents DESTINATAIRES.

1.2 Domaine d'application

Cette procédure s'applique à tous les documents de définition.
(voir liste en Annexe A)

2 Références
- Manuel Qualité
- EAQ01001 : Ordre de modification des documents de définition
- EAQ02001 : Demande de document de définition
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3 Gestion des documents de définition

Ce chapitre concerne les documents énumérés ci-dessous

- Les plans (I, K, E)

Quoi ? - Les spécifications de sertissage
- Les tables des codes (matière et traitement)
- Les normes internes
- Les normes externes
- Les méthodes d'essais

Ces documents sont gérés par le BUREAU D'ETUDES à l'aide de fichiers

Qui ? informatiques (voir §3.1 Enregistrement des documents de définition).

Les fichiers de gestion sont à mettre à jour chaque fois qu'un document
Quand ? est modifié ou qu'un nouveau document est émis.

3.1 Enregistrement des documents de définition

Comment ? Chaque document est géré dans un fichier informatique.

Tous les fichiers sont consultables informatiquement dans le répertoire:

Où ? \\GHW _france\CAO2\DATABE\ACCESS2\...

Type de Document: Nom du fichier:

Plans I, K, E PLANS.MDB
Spécifications de sertissage SPS.MDB
Tables des codes(mat et trait) WERKNORM.MDB
Normes internes WERKNORM.MDB
Normes externes NORMES.MDB
Méthodes d'essais MET-ESS.MDB

Tous les documents de définition doivent être tamponnés en rouge

suivant l'annexe B.
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3.2 Gestion des documents diffusés

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La gestion des copies remises aux différents destinataires en

diffusion, est de la responsabilité de chaque destinataire.

3.3 Revue et approbation des documents de définition

Un document ne doit être ni géré ni diffusé s'il n'a pas été revu !
Seul le visa du responsable du Bureau d'Etudes atteste que le
document a été revu.
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4. Diffusion des documents de définition

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4.1 Diffusion automatique

Quoi ? Ce chapitre concerne la diffusion interne et externe des plans I, K, E des
Spécifications de sertissage, des Normes internes, des Cahiers des
charges, des tables des codes I, K .

Qui ? Elle est réalisée par le BUREAU D'ETUDES et s’effectue lorqu'un

nouveau document est émis ou lorsqu’un document a été modifié. Ces
Quand ? documents doivent être visés avant diffusion.

Comment ? La diffusion automatique s’effectue en 4 étapes :

Etape n° 1 :
Le chargé de diffusion vérifie que le document est bien visé et l'ordre de
modification correctement rempli.

Etape n° 2 :
Le chargé de diffusion modifie le fichier de gestion concerné.

Etape n° 3 :
Le chargé de diffusion met le document à l'indice précédent dans le
répertoire "archives".

Etape n° 4 :
Le chargé de diffusion informe par mail les services destinataires (définis
par la grille en annexe A) en joignant l'ordre de modification.

4.2 Diffusion sur demande d'un document de définition "papier"

Quoi ? Ce chapitre concerne la diffusion interne de tous documents de définition.

Qui ? Elle est réalisée par le Bureau d'Etudes à la réception d'une demande.

Les services demandeurs d'un document qui n'est pas en diffusion

"automatique" ou sur "demande" (suivant la grille en annexe A)
doivent établir leur demande par écrit (mail, courrier...) au
Responsable Bureau d'Etudes.

Comment ? La diffusion s'effectue en 3 étapes:

Etape n° 1 :
Le demandeur fait sa demande auprès du Bureau d'Etudes.

Etape n° 2 :
A la réception de la demande, le chargé de diffusion effectue les copies
souhaitées. Il date et tamponne la demande avec les tampons définis
dans l'annexe B.

Etape n° 3 :
Le chargé de diffusion remet les copies dûment tamponnées au
demandeur.
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5. Archivage et conservation des documents de définition

5.1 Archivage
Les originaux "papier" de documents de définition périmés peuvent être
conservés dans les archives du Bureau d'Etudes. Ces documents sont
tamponnés "ANNULE".

5.2 Conservation des documents de définition

Lors de la diffusion, le chargé de diffusion place le document informatique
(en .pdf) dans la base de données.
Les originaux "papier" doivent être tamponnés suivant la liste de tampons
(annexe B).
Lors de la diffusion, le chargé de diffusion classe l'original "papier" dans
les armoires.

5.3 Conservation des documents de définition externes

Lors de l'initialisation d'un projet, tous les documents de définition
appartenant à nos clients doivent être tamponnés dès réception
"Confidentiel".
A ce titre, pendant les phases pré-industrielles des projets, ces documents
doivent faire l'objet de précautions afin d'éviter leur diffusion accidentelle.

Pour les documents informatiques, rangement dans un dossier ou

répertoire dûment identifié sur le disque dur de l'ordinateur.

6. Modification des documents de définition

Ce chapitre concerne la modification des documents internes.

Quoi ?
Les documents d'origine externe ne peuvent pas être modifiés par
Savoy Technology.

Le Bureau d'Etudes est chargé de réaliser les modifications des

Qui ? documents de définition.

Quand ? La modification d'un document ne peut intervenir qu'près l'émision d'un

"ordre de modification des documents de définition" (EAQ01001 en
annexe C).
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Comment ? La modification d'un document de définition s'effectue en 5 étapes:

Etape n°1 :
Lors de la réception de l'ordre de modification, le chargé de modification
vérifie que les renseignements1 nécessaires et le visa du donneur d'ordre
sont présents. Un numéro de modification est attribué et inscrit dans le
cadre "Exécution".

Etape n°2 :

Le chargé de modification effectue les modifications selon les instructions1

de l'ordre de modification. Il notifie dans le cadre exécution les documents
concernés par la modification ainsi que les changements réalisés.

Etape n°3 :

L'ordre de modification est daté et visé par le chargé de modification. Cet

ordre de modification accompagne ledocument modifié, tous deux sont
remis au responsable Bureau d'Etudes pour approbation.

Etape n°4 :

Le document revu et approuvé ainsi que l'ordre de modification sont remis

au chargé de diffusion.

Etape n°5 :

Une fois la diffusion des documents de définition faite, le chargé de

diffusion classe l'ordre de modification des documents de définition dans
le classeur prévu à cet effet.
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Destinataires en diffusion automatique

Méthodes Méthodes Gestion des
outillages process Qualité Achats Commercial Production données
Documents de définition Origine Nature des produits
PTR PTR PTR PTR PTR PTR
DP DP DP DP DP
PTA PTA PTA PTA
Plan Série I Interne Automatique Automatique Automatique Automatique Automatique Automatique
Plan Série K Interne Automatique Automatique
Plan Série E Interne Automatique Automatique
Plan Etude I Interne Sur demande Sur demande Sur demande Sur demande Sur demande
Plan Etude K Interne Sur demande Sur demande
Plan Etude E Interne Sur demande Sur demande
Spécification de
sertissage Interne Sur demande Sur demande Automatique
Norme Interne
Spécifications matière Interne Automatique Automatique Automatique Automatique
Spécification bande de
Interne Automatique Automatique Automatique
transport
Table des codes I Interne Automatique Automatique Automatique
Table des codes K Interne Automatique
Annexe A : Liste des documents de définition

Cahier des Charges I Interne Automatique Automatique

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(SAVOY T. > fournisseur)

Cahier des Charges K Interne Sur demande
(SAVOY T. > tous clients)
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Cahier des Charges E Interne Sur demande

(SAVOY T. > un client)

Cahier des charges client Externe Sur demande

Normes Externe Sur demande
Méthodes d'essais Externe Sur demande
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Annexe B : Tampons apposés sur les documents de définition "papier" et

leurs copies "papier"

Documents de définition Tampon

Plan Série I
Plan Série K
Plan Série E
Plan Etude I
Plan Etude K
Plan Etude E
Spécification de sertissage
Spécifications matière ORIGINAL
Spécification bande de transport BUREAU
Table des codes I D'ETUDES
Table des cotes K
Cahier des Charges I
Cahier des Charges K
Cahier des Charges E
Cahier des Charges Client
Normes CONFIDENTIEL POUR INFORMATION
Méthodes d'essais

Sur les copies

Documents de définition Tampon
Plan Série I
Plan Série K
Plan Série E
Plan Etude I
Plan Etude K
Plan Etude E
Spécification de sertissage
Spécifications matière
Spécifications bande de transport COPIE
Table des codes I
Table des cotes K
Cahier des Charges I
Cahier des Charges K
Cahier des Charges E
Cahier des Charges Client
Normes
Méthodes d'essais
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Annexe C : Ordre de modification des documents de définition

N
E
IM
C
E
P
S
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Annexe D : Synoptique de gestion et diffusion

Arrivée d'un document

de définition

Approuver et viser non

Document revu et visé ?
le document

Tamponner le document
"ORIGINAL BE"

Arrivée d'une demande Modifier le fichier

de documents de définition de gestion

non Demande non Document en diffusion

de diffusion ? automatique ?

oui oui

Vérifier les autorisations Information par mails suivant

de diffusion des documents grille annexe A

Réaliser Archivage des oui Tamponner les copies périmées

la copie identifiée documents périmés ? "ANNULE"

non

Donner la copie Détruire les

au demandeur copies périmées
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Annexe E : Synoptique de modification

Arrivée d'un ordre

de modification

Viser et compléter non Ordre de modification

l'ordre de modification complet et visé

oui

Attribuer un numéro
de modification

Réaliser les
changements

Indiquer les changements

réalisés et les documents
concernés

Dater et viser
l'ordre de modification

Faire vérifier et viser

les documents modifiés

Voir synoptique de
gestion et diffusion

Archiver
l'ordre de modification
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Annexe F : Le dico

Cahier des charges :

C'est un document regroupant plusieurs critères aux quels doit répondre le
produit fabriqué. Le cahier des charges peut être imposé par notre client
ou par un service Savoy Technology.

DP :
Demi-Produit.

Documents de définition :
Ces documents donnent les informations nécessaires afin de fabriquer,
conditionner, utiliser, etc... un produit.

Norme :
C'est une règle qui fixe certains critères techniques, dimensionnels, de
sécurité etc...

Plan I :
Plan réservé à une utilisation Interne.

Plan K :
Plan destiné à nos client (vient de l'allemand Kunde).

Plan E :
Plan réservé Exclusivement à un seul client.

PTA :
Produit Terminé Acheté, réalisé par une autre société que Savoy
Technology.

PTR :
Produit Terminé Réalisé par Savoy Technology.

Spécification de sertissage :
Ce document donne les informations nécessaires pour assembler
correctement un fil électrique avec une connexion.
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Annexe G : Le dico des symboles

Quoi ? Informe que le mot en caractère gras dans la phrase, définit le sujet du chapitre.

Informe que le mot en caractère gras dans la phrase, définit les personnes
Qui ? effectuant l'action.

Comment? Informe que le mot en caractère gras dans la phrase, définit la manière
d'effectuer l'action

Informe que le mot en caractère gras dans la phrase, définit le moment où

Quand ? l'action doit être faite.

Informe que le mot en caractère gras dans la phrase, définit le lieu de l'action,
Où ? l'emplacement d'une information, d'un document.

Informe que la phrase en caractère gras contient des renseignements

importants.

Indique qu'il faut signer ou viser un document

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Gestion des révisions

Edition Date Changement Pages

Vérifié Approuvé
par par

1 6/91 Création

2 03/92 Mise à jour BR AP-MS

3 03/95 Révision intégrale toutes DC AP-MS

4 10/97 Mise à jour toutes DA-DC AP-MS

3,4,5,6
5 12/98 Mise à jour suite audit système du 24/11/98 7,12,13 DA-DC AP-MS
14,17,18
19

6 11/99 Mise à jour suite réorganisation service Méthodes 1-12-13- DA-DC AP-MS
17-26

7 02/03 Mise à jour toutes AB MS

8 10/05 Mise à jour toutes AB DC