PROCÉDURES

ACHAT + LOGISTIQUE
Lieu : Maroc

Rédactrice : AMODJEE CHAÏMA

Date : Mars 2022
 Sommaire
1. Présentation de l’entreprise Kit-M
2. Planning par postes
a) Poste 1 : Assistant Gestionnaire de Stock
b) Poste 2 : Assistant Achat Administratif
c) Poste 3 : Responsable Polyvalent en Achat & Logistique
3. Procédures des tâches
a) Tâche 1 : Planning livraison pour mags + Site back-office
b) Tâche 2 : Traitement des Stocks dispo négatifs
c) Tâche 3 : Traitement des Stocks négatifs
d) Tâche 4 : Etude des stocks
e) Tâche 5 : Changements de zones physiquement
f) Tâche 6 : Vérification Zones Transit Global
g) Tâche 7 : Mise à jour colisage par articles
h) Tâche 8 : Alerter les Doublons clients
i) Tâche 9 : Création articles imports + locaux
j) Tâche 10 : Saisie Bons de commandes local & import

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 1. Présentation de l’entreprise Kit-M
Kit-M est une enseigne de l’Ile de la Réunion fondée en 2001. L’activité se concentre
essentiellement dans l’achat-revente de produits d’ameublement et d’électroménagers.
Il existe actuellement 4 points de vente/magasins, sur l’île : à St Louis, St Pierre, St
Paul, Ste Suzanne.
On retrouve 4 emplacements de stockage (entrepôts) à St Louis. (Sur le logiciel, les
4 dépôts représentent 1 seul point de retrait = dépôt)
Seul le magasin de St Louis ne possède pas de mini entrepôt au sein même de son
point de vente.

Nous travaillons avec le logiciel Odoo : https://odoo-kitm.zenserver.re/.

Les modules sont présentés comme suit :

Dans votre poste, vous serez amené à utiliser essentiellement “Inventaire” : partie
logistique, et “Achats” et, parfois “Point de vente” qui est utilisé par les caissières.

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 2. Planning de l’équipe

Assistant Gestionnaire de Stock Assistant Achat Administratif Contrôleur Achat

Administratif

3h-5h Stocks dispo négatifs 3h Création articles import + 4h Assistance sur les
complétion fiche article autres tâches des
collègues

Stocks Négatifs Dépôt + 30m Création articles locaux + 2h Contrôle saisie des
magasins (Après inventaire complétion fiche article nouveaux articles
septembre)

1h30 Etude des Stocks 2h Saisie BL Locaux + Validation à 30m Compléter les
(Whatsapp) faire en vérifiant zone de fiches articles sur
stock/pdt demande des
acheteurs

30m Changement de zone 3h Saisie BL Import (Continuité après 20 m Doublon client

physique dépotage, anomalies à détecter,
valider en verif zones, tableau màj
Assad, groupages)

45m Mise à jour liste colisage

par articles (toutes les
semaines)

2h Traitement liste article dans

zone transit

45m Planning de livraison

Ordre de priorité :
1 : Prioritaire (dès 13h heure réunion) : Traitement Liste Stock Disponible négatif
2 : Prioritaire : Traiter + Suivre messages WhatsApp "Gestion De Stock Informatique"
3 : Traiter liste stock négatif
4 : Traiter + Suivre messages WhatsApp "Changements de zones physiques"
5 : Mise à jour liste colisage par articles (toutes les semaines/tous les 10 j)
6 : Traitement liste article dans zone transit
7 : Planning de livraison (à faire après 19h30 heure réunion, chaque jour!)

3
 3. PROCÉDURES par Tâches
INTRODUCTION ODOO
Points importants :
- Toujours se connecter avec ses propres identifiants

- Attention : Ne pas transmettre ses Identifiants et Mots de passe à quiconque, cela

reste une information confidentielle
- Point de contrôle : Toujours se positionner sur le “site” concerné :

Centrale Maison SNC = Dépôts

HEM = Magasin de St Paul
I.Amodjee et fils = Magasin de St Louis et St Pierre
Promeuble = Magasin de Ste Suzanne

- Dernier ID Article de Odoo Version 11 : 23912 → nouvelles entrées de produits, pas

d’écart d’inventaire (une erreur éliminée)

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 CODIFICATION ODOO
Facture/Vente VE - 123

Avoir (Retour) R VE - 123 ou R AC - 123

Achats AC - 123

Bon de commande vente SO

Bon de commande achat PO

Bon de livraison OUT

Bon de réception IN

Numéro de caisse POS

(POS/AN/Mm/JJ-num)

SITES

Site/Société Séquence chiffrée Lettre

(fiche client, ou
factures)

Dépot → Centrale 1 C ou DEP

Kit-M St Louis → IAM1 2 I1

Kit-M St Pierre → IAM2 3 I2

Kit-M St Paul → HEM 4 H

Kit-M Ste Suzanne → PROMEUBLE 5 P

Salon de la maison → SDLM 6 S

Kitm.re → E-COMMERCE 7 E

5
 TÂCHE 1 : Export + Envoi Planning livraison aux mags + Site back-office
Etape 1 : Chaque jour, à 16h00 heure Maroc (19h00-20h00 Réunion) → Logiciel ODOO :
Exporter la liste des plannings du lendemain

→ → supprimer filtre →

: date du lendemain → : lots de préparation des livreurs →

→ →

Étape 2 : Ouvrir le fichier EXCEL téléchargé pour faire la mise en forme

→ Copier les colonnes : « livreur/nom, livreur/mobile, préparation/document d’origine »
→ Coller le tout sur le MODELE PLANNING LIV (exemple ci-après)

PLANNING LIV 03/04/2022

LIVREUR TEL DOCUMENT D'ORIGINE

Livreur 1 +262692000000 SO-12233456

Livreur 2 +262692112345 SO-16511256

→ Mettre la date du jour

→ Faire la mise en forme + séparer chaque livreur
→ Imprimer
→ Enregistrer sous format « PDF »
→ Renommer « Planning liv + Date du Jour»
→ Envoyer par e-mail aux différentes personnes concernées : se référer à la LISTE
DESTINATAIRES : «Planning Livraison» : 'CAISSE SAINT-LOUIS <stlouis@kitm.fr>, CAISSE SAINT
PIERRE <stpierre@kitm.fr>, CAISSE SAINT PAUL <stpaul@kitm.fr>, CAISSE SAINTE SUZANNE
<stsuzanne@kitm.fr>, KITM SAINT PAUL <kitmsp2@kitm.re>, KITM STE SUZANNE < kitmss@kitm.fr >,
Marketing kitm <marketing@kitm.re>, Ecommerce <Ecommerce@kitm.info>, DEPOT
<kitmdepot@kitm.re>, Chaïma <chaima@kitm.fr>

Étape 3 : Se connecter au site Kitm.re

Site = http://kitm.re/meubleskit210

Identifiant = kitmdepot@kitm.re Mot de passe = depot974210

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→ → → Choisir ‘Les miens’
→ Effacer toutes les livraisons de la veille : Cocher tous les articles en bleu → ‘Actions
groupées’ → ‘mettre à la corbeille’ → ‘Appliquer’
→ Choisir ‘Tous’ en haut à gauche (on obtient les noms de tous des livreurs en gris)
Exemple : BL – Livré par DEMEDOM EDOUARD – Brouillon’
→ Prendre le premier nom du livreur dans le planning sheet
→ Compter combien de numéro livraison il en a
→ Placer la souris au-dessous du nom
→ Cliquer sur l’option ‘cloner’ plusieurs fois d’après le nombre qu’on a besoin
Exemple : livreur DEMEDOM EDOUARD a 6 livraisons
→ Cliquer 6 fois sur ‘cloner’
Cela va apparaître en haut du page en bleu
→ Revenir sur le premier nom pour faire les entrées
→ Placer la souris sur le nom
→ ‘Modification rapide’
→ Dans ‘Titre’ entrez le numéro de BL avant le nom du livreur
Exemple : ‘BL 73001125 – Livré par DEMEDOM EDOUARD’
→ Choisir ‘Publié’ dans options Etat à droite
→ Cliquer sur ‘Mettre à jour’
→ Répéter ce processus pour tous les numéros de livraison de chaque livreur

Spécificité : En cas de changement de livreur,

Exemple : DEMEDOM EDOUARD remplacé par ‘RTM IVAN’
→ Revenir sur le site
→ Chercher le nom DEMEDOM EDOUARD
→ Cocher les numéros de Démédom Édouard déjà entrés
→ Choisir ‘Mettre à la corbeille’ en haut à droite dans l'onglet ‘Actions groupées’
→ ‘Appliquer’
→ Chercher le nom RTM IVAN
→ Cloner la quantité de numéro de livraison
→ Refaire le même processus pour entrer les numéros de livraisons (voir en haut)

Étape 4 : Vérifier le numéro de téléphone des livreurs sur le site Kitm.re

→
→ Entrez le n° de livraison (un numéro livraison aléatoire de chaque livreur à la fois)
→ Vous aurez la confirmation du planning livraison avec le nom et numéro de téléphone
→ Vérifier sur le planning sheet si cela correspond

Spécificité 1 : Si le numéro est différent → envoyer un mail au Technicien pour faire le

changement : contact@210graphic.com

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 TÂCHE 2 : Stocks dispo négatifs
Le stock disponible négatif = Cela correspond à la recherche des causes d’un futur stock
négatif. Le logiciel Odoo, va se baser sur les prévisions de ventes (c'est-à-dire des produits en
réservation, vendue mais non récupérée par le client, ce qui signifie que l'action de sortie du
stock est à l'état "prêt" ou "en attente"). Le stock est inférieur aux ventes réalisées sur le
produit. Le stock disponible négatif comprend aussi les stocks négatifs sauf les cas de
doubles zones.
→ Permet de prévenir les futurs écarts de stock : Expo, Dès arrivage, Erreur stock
informatique

La formule du calcul de stock =

En stock - Réservé = Disponible
Lorsque la colonne disponible est négative, l’article apparaît dans la liste des stocks dispo
négatifs.

CAS DE ZONES : Qté disponible DEPOT/Stock = qté disponible de tous les emplacements du
dépôt donc :
Si DÉPÔT/Stock = qté -1
Si DÉPÔT/Stock/Dépôt 1 = qté 40
Somme de tous les emplacements = 39 → n'apparaît pas dans la liste

Étape 1 : Exporter la liste des stocks dispo négatifs du logiciel Odoo

→ → Articles : Articles
→ Passer en vue liste
→ Filtres : "ajouter un filtre personnalisé" : "quantité disponible” “est inférieur” à “0”
→ Cliquer sur “référence interne” afin de classer par ordre croissant (cela permettra de
copier les remarques de la veille plus facilement et donc, travailler sur les nouveaux cas)
→ Cliquer sur la flèche (correspond à télécharger) à côté du bouton créer
→ Tout cocher
→ Action : Exporter → Exporter

Étape 2 : Ouvrir le fichier EXCEL téléchargé pour faire la mise en forme sur ce modèle :
OU → Reprendre le fichier de la veille et traiter uniquement les nouveaux cas de
disponibilités négatifs → Points de contrôles sur la quantité sur ce qui a déjà été fait.
→ Informer sur les cas urgents (stock 0 sur une livraison prévue le lendemain)

Article
STOCK STOCK MAGASIN
Référence REMARQUE ACTION
Libellé THEO PHY CONCERNÉ
Interne

21989 LIT TERNURA 2971 -1 voir à rappeler

0.80X1.90 BLC/GR/ROS 33105320 >
tel cliente pr

8
 voir

19185 SALON ANG SX 6912 VERT -1 Vendu par mag a annulé MSPA
GAU erreur

23119 COM SPORT CAR -1 0 déjà récup? À demandé au

136991795 tél client mag : chgt
23108791 mode retrait

13317 P.CUIS VENUS KA007 4F -3 Récupéré au sera régulé via

mag fiche retour

Étape 3 : Détecter les anomalies de stock

CAUSES POSSIBLES ACTION

Indiqué : Option EXPO Pas d’action : le produit sera retourné par le

magasin via une fiche de transfert
inter-compagnie retour

Date prévue = 30/06/23 = livraison en attente Pas d’action car le produit sera sans doute
ravitaillé

Indiqué : “Dès arrivage” Pas d’action car le produit sera sans doute
ravitaillé

Bon de Livraison fournisseur pas encore saisi Signaler au Secrétariat Dépôt

(entrée non saisie)

Retour magasin non-validé Signaler au Secrétariat Dépôt

Le magasin a vendu une marchandise en trop par Signaler au Secrétariat Dépôt (dans un premier
rapport au stock disponible temps, puis directement au responsable magasin
pour qu'il traite le problème)

Sortie du dépôt (livraison, retrait dépôt, liv mag) Signaler au Secrétariat Dépôt
validé par erreur et non retourné

NOTE IMPORTANTE : → Lorsque nous extrayons la liste, chaque jour, le point de contrôle
principal doit être la quantité en stock + la date si expo : reporter la donnée si même état
que la veille

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 TÂCHE 3 : Stocks négatifs
Le Stock négatif = Lorsque le stock est négatif, la sortie du stock de l'article est à l'état "fait",
c'est-à -dire que notre stock informatique est à 0 mais que nous avons livré physiquement
un produit. Le stock bascule en -1 logiquement à l'informatique. L'action a déjà été réalisée,
il faut que nous cherchons la cause de cet écart de stock informatique et physique dans les
actions qui ont été faites, dans l'onglet "mouvements d'articles".

La formule du calcul de stock =

En stock - Réservé = Disponible
Lorsque la colonne en stock est négative, l’article apparaît dans la liste des stocks négatifs.

Étape 1 : Générer + extraire la liste des stocks négatifs Odoo

→ → Analyse → Rapport d'inventaire

→ Décocher le regroupement "Article > Lieu"
→ Filtre : cocher "Stock négatif"
→ Regrouper par : cocher "Société" , puis "Lieu"
→ Déplier la ligne centrale Maison SNC.
→ Ainsi que toutes les lignes commençant par "DÉPÔT/Stock"
→ Cocher le tout
→ Action : Exporter → Exporter

Étape 2 : Ouvrir le fichier EXCEL téléchargé pour faire la mise en forme sur ce modèle :
Article STOCK THEO STOCK PHY REMARQUE ACTION
[21475] SAV -72
RAJOUT DE LIVRAISON -82
[4429] FILTRE A EAU FRIGO
-5 BL en attente de saisie A suivre
AMERICAIN
[23682] ENCEINTE WT SO-6221.R
-5 Zone Ajusté
WESTPOINT BTH

etc…

Étape 3 : Détecter les anomalies de stock

→ Ouvrir chaque fiche article,
1. Visualiser le stock : Où le produit est-il disponible ? Il y a t-il la présence de
"DÉPÔT/STOCK" sans la zone précise dans le dépôt ?
2. Visualiser mouvements d’articles : Combien il y avait-il à l’inventaire ? Combien
d’entrées il y a-t-il eu pour ce produit ? Combien de sorties ?
Pour vérifier tous les ajustements de stocks qui ont été faits, rechercher “Quanti”
dans la barre de recherche “référence”
→ Analyse par date, heure, destination, et les notes

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 Le nombre d’entrées et le nombre de sorties doivent être égales sur l'emplacement
transit (sortie des emplacements du dépôt vers transit = nombre reçu dans les magasins
depuis l'emplacement transit), s’il ne l’est pas, cela signifie qu’il y a un produit dans
l’emplacement transit qui n’a pas été validé (ce qui signifierait que certains articles sont dans
le camion), ou un mauvais comptage à l’inventaire ou autres erreurs.
→ Filtres : “Emplacement d’origine” contient “transit”, ensuite “Emplacement de
destination” contient “transit”
→Vérifier les écarts
Cas d’écart : - Soit le dépôt a validé, et pas le magasin
- Soit le magasin a validé, et pas le dépôt
- Soit un endroit a validé et l’autre a annulé → Regarder par dates
3. Visualiser les prévisions : Combien d’articles sont réservés ? Pour quand ?
4. Toujours vérifier le SO → c’est là ou on voit les paiements, les avoirs et les
opérations logistiques
5. Dans tous les cas, vérifier le dernier inventaire théorique en se basant sur le fichier
excel et le comptage inventaire retenu dans odoo : premier mouvement d’article

Capture d’écran : Regrouper par : “De”, “Vers”

Cas : Inventaire → Transferts → Rechercher ID de l’article → Regrouper par statut : cette

recherche permet de relever des pistes : vérification annulation, pas de retours oublié ?, ou
des oublis de validation ? etc…

Cas 1 : Lorsqu'il y a double ou triple zone: il suffit d'ajuster les stocks en basculant les
quantités d'une zone à l'autre. (Mettre "ZONE" dans la colonne "note")
Il peut y avoir Zone Expo, dans ce cas : vérifier dans les mouvements d’articles, à quel SO
correspond le produit dans la zone expo, et vérifier si cette sortie a été réalisée.
Il peut y avoir “Zone SAV” également : même processus que Zone Expo.
Voici des exemples ci-dessous.
à retenir : La ligne "dépôt/stock" ne doit pas exister : les produits doivent être classés
informatiquement dans la zone spécifique.

11
Cas 2 : Lorsqu’il s’agit de voir si des opérations d’entrées ou de sorties n’ont pas été validées,
→ Article → Mouvement d’articles → Filtres : "À faire"

Cas 3 : Point de vérif : couleurs de produits, si jamais on a un produit et plusieurs variantes

de couleurs, pensez à vérifier le stock des autres produits informatiquement et
physiquement

Cas spécifique : Calcul du stock total

qté Inventaire + entrées en stock - (ventes - avoirs) + réservés = STOCK TOTAL

Causes et Résolutions des Anomalies

CAUSES POSSIBLES ACTION NOTE

REGUL Opérations de sortie Retrouver le doc (Bl livr / retrait dépôt/ remp/ liv
PAR validée par erreur mag) afin de solutionner et retourner
VALIDATI informatiquement
ON
Opérations d’entrée pas Saisir le document (réception local / import, fiche
validé retour, retour client)

Transfert SAV : Une Voir SAV (Nadiya) pour rectifier l'erreur

opération manquée, ou
autres erreurs liés au
transfert D ←→ SAV

REGUL DOUBLE ou TRIPLE Ajuster en basculant les quantités d'une zone à ZONE
PAR ZONES l'autre​.
AJUSTE
VALIDÉ OU SAISIE SOUS Basculer stock entre les 2 ID REGUL ID
MENT
MAUVAIS ID

ERREUR DE Réguler le stock des ID (composants + composition) NOMENCL

NOMENCLATURE, ou ATURE
NOMENCLATURE
INEXISTANTE

ERREUR INVENTAIRE : Produit mal compté à l'inventaire : rectifier le stock RECTIF INV

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Produit mal compté à
l'inventaire

DOUBLON ARTICLE Additionner stock des 2 ID + Basculer stock vers le DOUBLON

bon ID, puis désactivez l'autre ID ARTICLE

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 TÂCHE 4 : Etude des stocks quotidiens
Cette tâche consiste en l’étude des problèmes de stocks qui peuvent survenir à
n’importe quel moment de la journée.
Pour détecter ces problèmes, un groupe de messagerie Whatsapp entre les différents
sites (dépôts/magasins) a été créé. En effet, sur ce groupe, sont postés les ID et nom des
produits + le problème du stock.

Étape 1: Bien comprendre le problème posé : Stock incohérent physique et informatique

Étape 2: Rechercher la cause des anomalies de stock en s’appuyant sur les tableaux vus
dans les tâches précédentes
ANOMALIE STOCK : CAUSES POSSIBLES

DOUBLES ZONES Ajuster en basculant le quantités d'une zone à l'autre

STOCK INFORMATIQUE > STOCK PHYSIQUE

OPÉRATIONS DE SORTIE PAS VALIDÉ (Mvts en cours) Saisir le doc (Bl livr / retrait dépôt/ remp/
liv mag, transfert depot -> SAV)

SAISIE SOUS MAUVAIS ID Basculer stock

BUG ANTÉRIEUR Opération de sortie par réussi à valider (erreur Odoo)

ERREUR DE NOMENCLATURE Réguler

DEPOT -> TC AB Pas validé Contacter responsable SAV

INVENTAIRE Réajuster

LIVRÉ et RETOURNÉ DANS UN AUTRE MAG Exemple : un client retourne la marchandise par le livreur,
celui-ci appelle le responsable qui lui dit de déposer dans
tel ou tel mag

CHANGEMENT MODE DE RETRAIT Pas effectué , ou mal effectué

STOCK PHYSIQUE > STOCK INFORMATIQUE

DOUBLON ARTICLE Additionner stock des 2 ID + Basculer stock vers le bon ID,
puis désactivez l'autre ID

OPÉRATION D'ENTRÉE PAS VALIDÉ (Mvts en cours) Saisir le document (réception local /
import, fiche retour, retour client, transfert SAV → Dépôt)

SAISIE SOUS MAUVAIS ID Basculer stock

MARCHANDISE VENDUE EN AVANCE Aucune action à faire

ERREUR NOMENCLATURE Réguler

INVENTAIRE Réajuster

CHANGEMENT MODE DE RETRAIT Pas effectué, ou mal effectué

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 TÂCHE 5 : Changement de zone physique sur produits
Etape 1 : Réception fiche “Changement de zones” par e-mail du dépôt (kitmdepot@kitm.re)
toutes les semaines

Etape 2 : Rechercher les articles un à un

Logiciel ODOO : →
→ Rechercher les articles de la liste
→ Sélectionner article concerné

→ : Visualiser le stock du produit en cliquant sur “En stock”

Etape 3 : Faire le régul de zone

Cas 1 : → Faire le régul dans onglet “En stock” (exactement comme dans la procédure :
“Stocks Négatifs”/Cas1)

Cas 2 : Si la zone voulue ne contient pas de produit

→ : Créer la zone
→ mettre la bonne quantité dans onglet “Quantité en stock”

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 TÂCHE 6 : Vérification Zones Transit (Mouvements Internes)
La zone transit est une zone existante informatiquement qui correspond au camion de
livraison physiquement.
En effet, lorsque la marchandise sort d’un point A pour aller à un point B, entre
l’opération de sortie du point A et la validation d’entrée du point B, l’article se trouvera dans
une zone virtuelle appelée “TRANSIT”. Cette zone doit toujours être égale à 0 ou ne doit
contenir que les produits “en route” physiquement.
Si celle-ci contient des articles, c’est que l’une des opérations n’a pas été faite ou est
erronée. Cas possibles : retards du magasin, ou retard du dépôt ou erreurs de validation. Cela
permet donc de détecter s'il y a des transit en + ou en -.

Etape 1 : Extraire la liste des articles qui se trouvent actuellement dans la Zone TRANSIT :

→ : Emplacement : Décocher “Interne”

→ Taper "Transit" → cliquer sur la ligne qui apparaît

→
→ Affichage de la liste des stocks pour cette zone

→ Regrouper par :

Etape 2 : Télécharger le fichier EXCEL pour cette zone

→ Tout sélectionner :

→ Télécharger : ou

Etape 3 : Réception des liv mag par e-mail

→ Pour chaque ID, on se pose la question : “Qui a tort dans l’action?” → Est-ce une erreur
de validation de sortie ou d’oubli de validation pour l’entrée ?

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Etape 4 : Traiter chaque cas à partir des réceptions des liv mag par e-mail
→ Pour avoir la réponse, se référer aux liv mag reçu par e-mail en fonction des dates
→ Explications à venir …
→ Rechercher ID de l’article dans Odoo
→ Faire l'investigation

Etape 5 : Mettre à jour le fichier EXCEL partagé sur Onedrive en expliquant chaque cas

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 TÂCHE 7 : MàJ Colisage par articles
Une fois par semaine, télécharger la liste, envoyer à kitmdepot@kitm.re. Les
responsables renseignent le nombre de colis par article. Une fois que c’est renvoyé, on doit
remplir la fiche article avec l’information.

Etape 1 : Extraire la liste :

→ →

→ Filtres :
→ Apparition de Liste des articles sans colisage
● Pour extraire la liste des articles disponibles uniquement :

→ Filtres :
● Pour extraire uniquement les articles présents au dépôt :

→Filtres :

Etape 2 : Faire la mise en forme EXCEL sous ce modèle :

Référence interne Nom Quantité Colisage

Etape 3 : Les responsables du dépôt impriment, et remplissent les informations à la main

Etape 4 : Mise à jour informatique après réception des feuilles scannées

→ →
→ Rechercher l’ID de l’article : cliquer sur l’article

→ →onglet : → : remplir ce
champ avec l’information inscrite et renseignée par le dépôt
→ Faire la même chose pour chaque article où l’information a été transmise

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 TÂCHE 8 : Doublons clients
Etape 1 : Vérification des dernières fiches clients créés sur Odoo

→ → : Choisir la date de la veille

→ Passer en vue liste

→ Choisir le premier nom → Sélectionner et Copier le nom
→ Ouvrir un 2eme onglet Odoo : Contacts
→ Coller le nom copié dans section ‘recherche clients’ en haut à droite
→ Choisir ‘nom’ (Exemple : Rechercher BOUCHER BENOIT dans nom)
→ Entrer : fait apparaître la liste de clients qui portent ce nom : il doit y en avoir qu’en.
Si plusieurs : vérifier si même nom, même adresse, même n° de tél

Spécificité : En cas de doublon client (Client doublon = même nom, adresse, n°de tél)
→ Vérifier nom + adresse + n° de téléphone des clients
→ Choisir le nom plus récent ou avec moins d’info
→ Le client doit avoir 0 facture
→ Cliquer sur ‘Modifier’ → Cliquer sur ‘Actif’ et cela deviendra ‘Archiver’ → Sauvegarder
→ Au cas où les deux noms du client sont facturés et c’est un doublon, envoyer un e-mail au
Chef de Projet ‘moustapha@kitm.fr’ pour qu’il fusionne les 2 comptes clients.

Objet mail : Doublon client

Corps du mail : Nom et prénom du client + situation des deux comptes clients (nombre de
facture, infos manquantes dans la fiche client)

Etape 2 : Envoi liste EXCEL des doublons clients

Tenir à jour un fichier des doublons clients sous ce modèle :
Nom client Situation des comptes

Payet Laurie Le compte au n° identifiant [411000018] a 1

commande et a été créé le xx/xx/20xx

Le compte au n° identifiant [411000058] a 5

commandes et a été créé le xx/xx/20xx

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 TÂCHE 9 : Création articles imports + locaux
VOLUME MOYEN = 45 articles/jour → min. 1 max. 50
Etape 1 : Réception de la Liste de colisage + Facture pour articles Import + Bons de
livraisons pour articles Locaux (Electro + Meubles de compléments) par e-mail

Etape 2 : Logiciel Odoo : Vérification pour chaque article si existant ou pas dans notre base
de données → Rechercher par réf, couleurs, noms du produits, catégories…
Spécificité 1 : Pour voir si existe dans les articles archivés → Sélectionner Filtres : “archivé”
Note Importante : Comment décider d’archiver les articles ? → Les articles qui n’ont pas
été utilisés depuis 2020 (antérieur 2 ans)
Spécificité 2 : Si BL ou Factures en langues étrangères, tenter de rechercher l’article sur
Google, Google Images, & DeepL pour les traductions françaises. En dernier recours,
demander à Mr Abdoul Viadere, Assistant Achat Administratif de l’aide pour trouver le
produit sur Odoo

Etape 3 : Si article existant, vérifier si la fiche article est complète, sinon la compléter en se
référant à l’étape 4 : Processus complet de la création d’article avec les points de contrôles

Etape 4 : Création d’un article

→ → →

1. Codification Nom de l’article :

Important pour le SAV, l’inventaire..

SENS DU CODAGE POUR LE NOM DE

L’ARTICLE :
- D’abord, C’est quoi le produit ? → Voir Tableau des codifications Kit-M ci-dessus
- Nom de la Marque
- Référence produit (BL ou Proforma)
- Compléments (couleurs, matières, côté, nombre de place pour les salons, autres
précisions)
- Dimensions (pour lit, matelas)
Exemples : SALON MOORE1 3+2 GRIS/NOIR ou CAC WUHAN MDF 4P DIRTY OAK ou 6
CHAISES Y1501 NOIR/BLANC

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2. Dans onglet Information générale :
Sélectionner le Type d’articles → Articles stockables (aura un stock) ou service (livraison,
déballage, montage)
Catégorie (selon famille vu dans Tableau des codifications Kit-M )
Code-barre (à renseigner si on a l’info ou le générer sur demande du fournisseur)
Notes internes (alertes, fiches articles)
Prix de vente (prix fixe)

3. Dans onglet Achats : Sélection du fournisseur, Devise, Prix d’achat, Type d’achat :
import, local

4. Dans onglet Inventaire : Poids, Volume, Nombre de colis à remplir (colisage) + Description
(note ajoutée au BC ou facture)
exemple : à contrôler miroir VOIR OPTIONS VENDEURS

5. Comptabilité : éco-contribution : noter code éco participation, ou montant : voir barème

avec Abdoul eco-mobilier pour meubles (montant+catégorie), éco-participation pour electro
(code barème) → UNIQUEMENT IMPORT car local déjà facturé

6. Caractéristiques techniques : Matériaux, Dimensions, Procédé mise en oeuvre, Nature

finition, Type de cuire, Type de copie

7. Garanties: à cocher + noter période de garantie (24 mois pour les electro, 6 mois pour les
reconditionnés, pas de garantie pour les meubles)

8. Boutons d’actions : Editer, Action : archiver/désarchiver sur dde

Etape 5 : Envoyer par e-mail la liste des ID des nouveaux articles à l’équipe commerciale
TABLEAU DES CODIFICATIONS KIT-M
FAMILLE PRODUIT CODE

SALON Salon d’angle SALON ANG

Salon 3 ou 2 places SALON 3P ou SALON 2P
Salon Convertible SALON CONV
Table Salon TABLE SALON
Clic clac CLIC CLAC
Tapis TAPIS (dimensions)
Canapés CANAPÉ
Fauteuils FAUTEUIL
Pouf POUF

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 PEM Cafetière CAF
Ventilateur VENT
Four micro-onde FMO
Robot ROBOT
Plaque de cuisson P. CUIS
Hotte casquette HOTTE
Hottes pyramidales HOTTE PYR
Fer à repasser FER
Central vapeur CENT VAP
Fer à vapeur FAV
Friteuse FRITEUSE
Aspirateur Balai ASP BALAI
Aspirateur à sac ASP A/S
Aspirateur sans sac ASP S/S
Aspirateur main ASP MAIN
Appareil barbe à papa, APP
pizza, burger, pointnoir

GEM Four à poser FOUR A/P

Four encastré FOUR ENC
Réfrigérateurs FRIGO
Congélateurs CONG
Cuisinières CUIS
Machine à laver MAL
Frigo combinés COMBI
(congélateurs)
Sèche-linge S. LINGE
Lave-vaisselle L. VAIS
Frigo boisson gazeuses VITRINE
Cave à vin CAVE A VIN

TÉLÉVISIONS Télévisions/TV LED

HIFI Home cinéma H CIN

Meuble TV MTV
Barre de son BARRE SON
Câbles CABLE
Adaptateur ADAP

CHAMBRE A Commode COM

COUCHER Armoire ARM
Chambre à coucher CAC
Lits LIT

LITERIE Matelas MAT

Sommiers à latte SOMM LATTE
Sommiers tapissé SOMM TAPISS

MEUBLE DE Coiffeuse COIFFEUSE/ COIFF

COMPLÉMENT Bureau BUREAU
Etagère ETAG

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 MEUBLES Complément cuisine COMPLEMENT CUISINE
SUR-MESURE Crédence CRÉDENCE
Evier EVIER

CUISINE Ensemble Cuisine ENS CUISINE

Element Cuisine ELEMENT CUISINE
Colonne Four COLONNE FOUR
Meuble sous-évier MEUBLE S/EVIER
Plan de travail PLAN TRAVAIL

SALLE À Chaises CHAISE

MANGER Table TABLE
Bahut (salle à manger) LIVING
Buffet BUFFET
Bahut bas BAS

PUÉRICULTURE Berceau BERCEAU

Matelas berceau MAT BERCEAU
Table à langer TABLE LANGER
Chaise Haute CHAISE HAUTE

DÉCORATION Bougeoir BOUGEOIR

Chemin de table CHEMIN DE TABLE
Corbeille filaire CORBEILLE FILAIRE
Couette COUETTE
Bol rond BOL ROND
Cadre CADRE

CLIMATISEUR Climatiseur CLIM

Support Clim SUPPORT CLIM

TÉLÉPHONE Téléphone TEL

MARCHANDISE Marchandise AB ARM AB (par exemple)

AB

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 TÂCHE 10 : Saisie Bon de commande local & import
Etape 1 : Vérifier que chaque article existe ou a été créé sur le logiciel Odoo
Etape 2 : Créer le bon de commande

→ → →

→ Sélectionner fournisseur → Écrire la réf fournisseur → Sélectionner Magasin si réception

faite dans mag. Pour le dépôt, on laisse le champ vide.
→ Ajouter un article : Renseigner la quantité + vérifier le prix unitaire
→ Vérifier si les montants totaux correspondent entre la facture/le BL et la demande de prix
sur Odoo
→ Sauver sans Confirmer la commande (fait par Abdoul) = Bon de commande validé
→ Transmettre n° CPO à Abdoul : il prendra le relai sur le suivi d’importation

NOTE IMPORTANTE : Lorsque le champ du fournisseur et la rèf facture est renseigné, il faut
vérifier si la devise (euro ou dollar) qui est indiqué dans Odoo correspond bien à la facture.
Si la devise est le dollar le montant sera renseigné automatiquement.

Spécificité 1 : Si les totaux ne coïncident pas, vérifier :

- Si les calculs de TVA (à cocher ou décocher) sont corrects
- Si le coût de l’éco-participation est correct
- Si c’est une erreur fournisseur
- Si erreur sur les quantités

Spécificité 2 : Pour les BL locaux,

→ Cliquer sur Reçu → Sélectionner le reçu du BL
→ Dans l’onglet “Opérations détaillées”, sélectionner les zones de stockage inscrites sur les
BL
→ Valider DEP/IN pour le Local

Alertes

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Attention Frs ISOPLAST → Matelas midor = Matelas mousse
Attention aux doublons sur les armoires locaux (frs ZADVAT)
Attention aux congélateurs locaux (frs IS), références différentes pour un seul et même
produit : mettre uniquement une référence

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