Procédure Maîtrise des Documents et des PR-001

Données Révision: 01
Date: 27/11/2023
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0. Registre des révisions :

Indice Date Objet de la révision

01 27/11/2023 Création

Rédigé Par Approuvé Par

Nom et prénom

Fonction Chef équipe Gérant

Date

Visa
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Données Révision: 01
Date: 27/11/2023
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1. Objet:

Cette procédure définit la méthodologie à suivre pour l’élaboration et la gestion des

documents du système de management (L’établissement, l’identification, la vérification,
l’approbation, la diffusion, la modification l’archivage et la destruction des documents).
2. Domaine d’application :
Cette procédure s’applique à tous les documents du système : Manuel, processus,
procédure, instructions, formulaires, liste. La présente procédure traite aussi la gestion des
documents externes.
3. Responsabilités :
Responsable du service : Personne ayant le grade le plus élevé chargée de la direction
d’une fonction donnée.
Personne concernée : Personne ayant à appliquer ou utiliser ces documents.
Le destinataire d’un document a les responsabilités suivantes :
 Tenir à jour les documents disponibles sur les lieux de travail.
 L’appliquer ou le faire appliquer de façon rigoureuse.
 Ne pas reproduire ou diffuser le document.
Chef équipe a les responsabilités suivantes :
 Archivage des documents périmés.
 Destruction des documents périmés.
 Définition des listes de diffusion.

4. Documents de référence :

 Référentiel IFS Broker

5. Définitions et abréviations :
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Définitions :

- Processus : ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments

d’entrée en éléments de sortie.
- Procédure : document décrivant QUI fait QUOI et brièvement COMMENT.
- Plan qualité : document spécifiant quelles procédures et ressources associées doivent
être appliquées par qui et quand, pour un projet, un produit, un processus ou un contrat
particulier.
- Instruction de travail ou de contrôle : document décrivant COMMENT sont
appliquées les tâches d’exécution ou de contrôle.
- Document d’enregistrement : document prouvant l’application des processus, des
plans qualité, des procédures et instructions.

6. Description de la procédure :
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6.1. Processus de rédaction, vérification et approbation d’un document :

ETAPES COMMENTAIRES

(1) Avant de rédiger un document, par un groupe de

(1) Définitions des besoins travail ou un rédacteur, il est nécessaire de définir le
besoin (impact sur la sécurité alimentaire ou bien la
satisfaction client) et le résultat à atteindre.
Un document (processus, procédure, plan de
contrôle, instruction, formulaire…) décrit les
modalités et les dispositions particulières à prendre
afin d’assurer la qualité et d’obtenir un résultat fixé
conformément aux exigences spécifiées pour une
activité ou une tâche particulière.
(2) (2) Les documents sont rédigés par les personnes
Rédaction et
codification ayant à les appliquer ou aux faires appliquer.
Lorsqu’un document concerne plusieurs services
(processus ou procédure), une réunion entre les
Non Ok Modification différentes personnes concernées est organisée par le
Vérification chef équipe.
(3)
(3) Le vérificateur doit s’assurer que le document
répond aux besoins définis et permet de satisfaire
Révision Ok aux exigences spécifiées (normes, exigences clients,
règlementation).
En cas de non accord, revoir la rédaction.
Approbatio
(4)
Ok (4)Approbation de la direction.
(5) Chef équipe diffuse les documents à toutes les
Diffusion personnes concernées.
(5)
Liste de diffusion des documents
(6) Chaque destinataire doit tenir le document sur le
lieu de travail et l’applique rigoureusement. Il ne
Application doit pas diffuser ni reproduire un document.
(6) Les documents et les données peuvent être modifiés
selon les besoins.

(7) L’archivage des documents originaux ainsi qu’un

Archivage exemplaire de tous les documents périmés.
(7)

6.2. Description d’une procédure, d’un plan qualité ou d’une

instruction de travail ou de contrôle :
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Objet : Il s’agit de décrire l’objet de la procédure, du plan qualité ou de l’instruction de

travail ou de contrôle

Domaine d’application : Il s’agit de préciser le domaine d’application de la procédure, du

plan qualité ou de l’instruction de travail ou de contrôle (activité(s), produit, zone...)

Responsabilités : Il s’agit de citer le(s) responsable(s) qui auront à appliquer ou à faire

appliquer la procédure, le plan qualité ou l’instruction de travail ou de contrôle.

Documents de référence : Il s’agit des documents de référence justifiant l’élaboration de l’un

des documents cités en objet.

Définitions et abréviations :

Définitions : Il s’agit de définir les mots clés utilisés.

Abréviations : Il s’agit de définir les abréviations utilisées.

Contenu :

 Procédures : Il s’agit de décrire d’une manière simple l’enchaînement des tâches, le

contenu de chaque tâche, le(s) responsable(s) de sa réalisation et les documents
prouvant sa mise en œuvre.
 Plans qualité et instructions de travail ou de contrôle :
 Plan qualité : Quoi, avec Quoi ; Quand ; Comment, Par Qui
 Instruction : méthode d’application.

6.3. Description des processus :

 Pour chaque processus, une fiche de présentation est élaborée. Elle contient, l’intitulé
du processus, son domaine d’application, le pilote et les responsables concernés, les
objectifs du processus, les données d’entrée et de sortie du processus.

 Une description du processus doit suivre sa fiche de présentation. Cette description

contient les étapes du processus sous forme de logigramme, le(s) indicateur(s) de
mesure de l’efficacité du processus.

6.4. Identification et codification des documents :

La nomenclature du code d’un document se compose de trois champs de quatre caractères

définis comme suit :
- Le 1er champ spécifie le type de document :
PS : Processus
PR : Procédure
PL : Plan
IN : Instruction de travail
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FO : Formulaire d’enregistrements
LI : Listes
FT : Fiches Techniques
MN : Manuel
DC : Document
TB : Tableau
OR : Organigramme
NS : Note de Service
DI : Diagramme
FI : Fiche
-Le 2ème champ composé spécifie l’ordre chronologique du document de 001 à 999.
-Le 3ème champ spécifie l’indice de révision.

La codification est assurée par le chef équipe.

6.5. Forme de présentation :

Les documents sont présentés selon les indications suivantes :

 Pages de garde et de texte :

- Le nom de la société
-La nature et le titre du document.
-Le nom du Département.
- La référence (l’identification) du document
- L’indice en cours.
- La date de la création ou de mise à jour.
- La pagination (numéro de page / nombre total de pages).
-Registre de révision
- Les noms et visas du rédacteur, vérificateur et approbateur.

Les informations suivantes : les noms, les fonctions, et les visas du rédacteur, du vérificateur
et de l’approbateur avec les dates sont mentionnée dans les procédures.

6.6. Révision d’un document :

L’indice de révision 01 est attribué à la première édition.

A chaque révision (modification) d’un document, l’indice de révision change selon ordre
chronologique.

6.7. Diffusion d’un document :

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Chef équipe tient à jour les listes des documents applicables et assure leur diffusion.

Les documents sont diffusés selon la « fiche de diffusion » par destinataire tenue à jour par le
chef équipe. Le destinataire lui renvoie les documents périmés.

L’original d’un document est identifié par les visas des signataires. Les exemplaires d’un
document sont des copies de l’original.
Lorsqu’un document est révisé, le destinataire rend au Chef équipe l’ancienne version, qui la
détruit.

6.8. Classement et archivage :

Chef équipe est responsable du classement et de l’archivage des originaux des documents en
cours d’application (sauf dérogation), ainsi qu‘un seul exemplaire de tous les documents
périmés (originaux). Sur chaque page de garde d’un document périmé, Chef équipe appose, à
l’aide d’un tampon encreur de couleur rouge, la mention suivante : « COPIE PERIMÉE ». Il
y inscrit également la date d’annulation. La durée d’archivage des documents périmés est
fixée à trois ans à partir de la date de sa révision.
 Politique qualité :

La politique qualité de la société est formalisée sur support papier et est maîtrisée comme
étant un document qualité. Elle est communiquée à tous les niveaux de l’organisme par
affichage et un exemplaire est également diffusé à chaque responsable impliqué dans le
système management. Le chef équipe tient à jour une liste indiquant tous les destinataires
ainsi que les endroits d’affichage.
L’original de la politique qualité est daté et identifié par le visa du Directeur Général.
La politique qualité est revue lors des revues de direction et en cas de révision, Chef équipe
retire l’ancienne version de tous ses destinataires et des endroits d’affichage, qui la détruit.
Sur toutes les pages du document périmé (document original de la politique qualité), Chef
équipe appose, à l’aide d’un tampon encreur de couleur rouge, la mention suivante : « COPIE
PERIMEE ». Il y inscrit également la date d’annulation. La durée d’archivage du document
périmé est fixée à trois ans à partir de la date de sa révision.

 Objectifs qualité :
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Les objectives qualités sont cohérentes avec la politique qualité.

Les objectives qualités sont révisées lors des revues de direction ou sur proposition du pilote
du processus destiné au gérant. Chef équipe assure la maîtrise des nouvelles et anciennes
versions des processus conformément aux règles décrites dans les paragraphes 5.7 et 5.8 de la
présente procédure.

 Documents d’origine externe :

Les documents d’origine externe (normes, Jort, prospectus fournisseurs, …) sont classés et
archivés au bureau du chef équipe.
La veille réglementaire est assurée par le biais du JORT et Normes.
Toute publication d’une nouvelle réglementation liée à l’activité doit être détectée pour
application.
La veille normative est assurée par le chef équipe.

6.9. Enregistrements :
*L’interdiction d’utiliser le correcteur
*Le surcharge est éviter, l’information doit être claire et lisible