AVANT PROPOS

Le cours de rédaction administrative qui sera dispensé dans le cadre de la

formation des étudiants n’a pas la prétention d’aborder et de résorber toutes
les questions liées à la rédaction administrative au regard du volume horaire
(12 heures) imparti pour le dispenser. Ce temps est relativement insuffisant.
Cependant, les questions relatives aux règles de rédaction administratives des
documents administratifs les plus utilisés dans la majorité des services seront
traitées ici. Et cela, pour permettre aux apprenants d’avoir une notion sur ces
moyens de communication de l’administration qu’ils entendent intégrer.
 Objectifs Général :

Maîtriser les techniques de la rédaction administrative

Objectifs spécifiques :

Connaître la typologie des documents administratifs ;

Appréhender les subtilités de la rédaction administrative

Résultats attendus :

Au terme de la formation:

 les techniques de la rédaction administrative sont maîtrisées ;

 la typologie de quelques documents administratifs est connue ;

 les subtilités de la rédaction administrative sont appréhendées ;

 la qualité des correspondances est améliorée.

INTRODUCTION

Il convient de souligner que le mot « administration » qui vient du latin «

administrare »signifie « aider, fournir, procurer, diriger ». Il a d’abord été
utilisé dans le sens de procurer, mais s’est imposé progressivement dans le sens de
« diriger ».
L’Administration est l’ensemble des services et des agents constituant les autorités
publiques. Celles-ci sont chargées d’assurer le (bon) fonctionnement des services
publics. Pour se faire, l’administration s'appuie sur deux notions : la puissance
publique et le service public. La notion de puissance publique (les moyens) renvoie
aux actes de l’Administration. Ces actes constituent des décisions (les
prérogatives) et nécessitent une certaine solennité et une prudence dans les
formulations, afin de défendre l’intérêt général. La notion de service public (le but)
va au-delà en se distinguant des autres activités par le fait que l’Administration est
un service public. Autrement dit, elle est au service de la collectivité et vise à
satisfaire l’intérêt général. Ainsi ses actions nécessitent donc une neutralité, un
respect, une courtoisie et une objectivité vis-à-vis de l’ensemble des usagers.
L’appareil administratif couvre par ces activités tout le champ social, rien ne lui
échappe. Il lui revient donc de faire preuve d’ouverture dans l’analyse des faits
sociaux et de tenir compte de sa position d’arbitre.
En conséquence, l’administration est tenue d’adoptée un langage particulier soutenu
par des documents de formes singulières visant à marquer son autorité et son
impartialité.
Les premières consignes relatives à la rédaction administrative trouvent leur source
dans l’article 111 de l’ordonnance de « VILLERS-COTTERÊTS » signée en 1539,
par François 1er qui impose l’usage du français dans les actes officiels et de justice.
Par la suite, de nombreux textes ont été pris qui ont contribué à apporter à la
rédaction administrative les transformations et des particularités qui la distinguent
des autres types de langage.
Dans cette optique, il convient de signaler le prodigieux effort de réforme entrepris
par l’Assemblée Nationale
Constituante française du 09 juillet 1789 au 30 septembre1791 avec notamment la
production d’environ 2.500 lois et décrets qui ont contribué à codifier les règles
administratives à l’intention des agents de l’Administration, en prévoyant, par
exemple :
- les règles applicables entre supérieurs et subordonnés et vice-versa,
- le processus et la circulation du courrier officiel,
- les principes concernant la signature,
Il importe donc pour les agents publics d’avoir une bonne connaissance de la
rédaction administrative afin de l’arrimer avec les objectifs de l’administration.
Ce langage spécifique et les documents qui lui servent de support, s’étudieront dans
le cadre de cette séance de formation.
 PLAN

I. LA PRÉPARATION DE LA RÉDACTION

II. LES CARACTÉRISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF;

III. LA STRUCTURE DE LA RÉDACTION

IV. LA TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

CONCLUSION
 I. LA PREPARATION DE LA REDACTION

La préparation de la rédaction administrative requiert une conception du

document avant toute rédaction.
En d’autres termes, il s’agit pour le rédacteur d’élaborer dans son imagination, un
projet de texte administratif. Ce qui nécessite une réflexion approfondie sur
ce que l’on va écrire.
En outre, la maitrise des règles de grammaire et d’orthographes est un atout
majeur dans cet exercice. De plus pour une meilleure élaboration des documents
administratifs, le rédacteur doit :
 être cultivé;
 Avoir une habitude d’expression par écrit, de narrer un événement, d’analyser
une situation, de transmettre un message; Eviter les phrases trop longues sans
virgule, les expressions triviales.
 Faire une bonne présentation par:
 Un parfait usage des ponctuations, des mots et expressions de liaison;
 la délimitation de différents mouvements et paragraphes qui forment le texte.
 le recours aux conjonctions de coordinations (mais, où, et, donc, or, ni, car.).
Quelques mots et expressions qui permettent de ressortir les mouvements et donc de
former les paragraphes:
 Pour renforcer une idée: par ailleurs; de même que…. de même ; en outre;
d’ailleurs : du reste; au demeurant; etc.
 Pour une énumération: premièrement; deuxièmement; enfin; d’abord ;
ensuite ; enfin;…
Pour mettre en relief un ou plusieurs aspects du sujet traité: en particulier;
notamment ; singulièrement; il importe de…; il faut souligner que…... je voudrais
relever que…... etc.
 Pour relever le caractère habituel, banal, général d’un phénomène: il est
de coutume de…. de manière générale; en général ou généralement;
traditionnellement; fréquemment;
 couramment.
 Pour énoncer une hypothèse: soit…soit ; ou ; ni…ni;
 Pour conclure: c’est pourquoi; en conséquence; dès lors; en conclusion; en
définitive ; donc ; enfin ; etc.

II. LES CARACTERISTIQUE DU STYLE ADMINISTRATIF

Les caractéristiques du style administratif sont au nombre de huit(08).
Il s’agit : de la dignité(01); le respect de la hiérarchie(02) ; le sens de la
responsabilité(03); la prudence(04); l’objectivité(05) ; la courtoisie(06); la précision
et l’exactitude(07) ; la clarté, la concision et l’efficacité(08).

1- LA DIGNITE
L’écrit administratif exige la dignité c’est-à-dire avoir de la considération pour le
destinataire. Il impose donc le respect scrupuleux des règles de grammaire;
d’orthographe et un vocabulaire approprié.
Il est donc nécessaire de faire une relecture du document.

02- LE RESPECT DE LA HIERACHIE

Il se traduit par une utilisation de formules et d’un ton exprimant le respect.

Certains termes ne sont utilisés que par le supérieur s’adressant au subordonné,
tandis que d’autres sont réservés au subordonné s’adressant à son supérieur.
D’autres expressions sont employées entre collègues.
En règle générale, on rend compte au supérieur hiérarchique, on fait connaître à son
collègue et on informe le subordonné .
04-LE SENS DE LA RESPONSABILITE
L’administration en sa qualité de détenteur de prérogative de puissance publique
prend toute sa responsabilité de façon claire non équivoque parce que ses écrits
l’engagent. En conséquence:
Refus de l’anonymat. En effet, tout document administratif porte l’identité ; la
qualité et la signature de son auteur. Du reste la correspondance sera rédigée à la
première personne du singulier le « je» qui marque la responsabilité de celui qui
s’exprime au nom de l’administration. Mais exceptionnellement le « nous » pluriel
de la majesté et de la modestie (l’identité de l’agent s’effaçant derrière sa fonction
de représentant de l’Etat se trouve dans certains documents. (Cas du Procès-verbal
judiciaire; Procès-verbal de passation de service;……). L’autre dérogation à ce
principe est l’utilisation de la troisième personne dans les textes réglementaires
(décrets; arrêtés et décisions;….). Exemple: le ministre de la fonction publique……
décide; ‘‘il’’ est accordé un congé administratif aux agents en service usage de
pronom impersonnel dans les actes administratifs.
Mais l’usage du pronom impersonnel « on » est interdit dans les écrits
administratifs, il en est de même pour les formules du genre « il parait que ….». Par
ailleurs, la responsabilité recommande d’éviter de citer les tiers qui fournissent les
informations dans les écrits.
04- LA PRUDENCE

Cette qualité est indissociable du sens de la responsabilité; de l’objectivité et de la

courtoisie.
Elle a l’avantage d’éviter les décisions peu réfléchies et les négligences. Il est
parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se ménager la possibilité de
revoir en fonction des données nouvelles, d'où l’usage du conditionnel ou de verbes
exprimant la nuance.
Exemple:
Il me semble indiquer de vous proposer la révision de cette décision…ou il serait
souhaitable de réviser cette décision… (Et non vous devez réviser cette décision….
Il ne m’a pas paru possible de réserver une suite favorable à votre requête…… (Et
non, je rejette définitivement votre demande…..

05- LA COURTOISIE

L’administration doit respect et politesse à tous les citoyens qu’elle représente. La

courtoisie se manifeste entre les services par nuance hiérarchique. Les écrits
administratifs doivent éviter les expressions désobligeantes, injurieuses; péjoratives
et choquantes.
Exemple:
Des mots comme « vol »et « mensonges » seront remplacés par « indélicatesse » et
«contrevérité». Le supérieur ne dira pas du rapport de son collaborateur qu’il est
« un tissu de sottise »mais qu’il « manque de réalisme » ou « semble comporter
beaucoup d’erreurs ».

06- L’OBJECTIVITE
L’écrit administratif doit être objectif, impartial et être fondé exclusivement sur les
textes en vigueur et les faits, d’une part. D’autre part, il doit éviter les expressions
qui traduisent la passion et les états d’âme. Tel que : souhait; espoir; admiration ;
joie et tristesse;….
L’objectivité garantit l’unité et la continuité de l’action administrative en dépit du
remplacement d’un chef de service par un autre .
Exemple:

A EVITER A ECRIRE

Dans l’espoir d’une réponse Je vous prie d’agréer………..

favorable à votre requête…….
 En souhaitant recevoir
rapidement votre réponse, je
vous assure de mon indéfectible
soutien
Je vous serais reconnaissant….
Je serais heureux que vous
donniez une suite favorable à….
Je suis désolé de ne pouvoir
donner une suite favorable
Je vous saurais gré de me faire parvenir à votre meilleur
convenance…
Je vous serais obligé(ou je vous saurais obligé( ou je
saurais gré) de…..
Je vous serais obligé(ou je vous saurais obligé( ou je
saurais gré) de…..
Je ne puis donner une suite favorable à……….

07-LA PRECISION ET L’EXACTITUDE

L’écrit administratif exige ici, le vocabulaire technique qu’il convient d’utilisé pour
éviter les interprétations et les compréhensions divergentes d’un même dossier. Mais
la précision résulte d’abord de l’identification de chaque document. En effet, un
document est identifié et classé de façon similaire par des utilisateurs différents.
Ainsi, un rapport(R/P) est différent d’un procès-verbal(P.V) ou d’un compte rendu
(C.R). De même, la loi se distingue d’un décret. De ce fait, sont donc obligatoire
toutes les mentions permettant de reconnaitre un document administratif (cf
typologie des documents admonitifs). Par ailleurs, on utilisera les sigles et
abréviation qu’après avoir utilisé in extensio l’appellation du terme concerné.

08 - CLARTE, CONCISION ET EFFICACITE

L’écrit administratif doit être clair; concis et efficace. C’est-à- dire utilisé le mot
juste et exact. Il recommande un traitement diligent et d’aller à l’essentiel. Il importe
donc pour le rédacteur d’avoir à portée de main un dictionnaire que celui-ci
n’hésitera pas à consulté car les mots et expressions n’ont pas toujours le sens qu’on
leur donne couramment.
L’écrit administratif est un document de travail dont la lecture ne doit pas faire
perdre de temps. En conséquence, le rédacteur devra s’abstenir des digressions
inutiles; des formules et des phrases trop complexes et indigeste pour l’esprit.
 III. LA STRUCTURE DE LA REDACTION

L’écrit administratif comprend trois parties:

Introduction développement conclusion

Elle porte sur un rappel Il consiste à l’analyse au elle vise à connaitre la

des questions à traiter ou fond de la question position ou la décision du
le résumé de la demande soulevée par le dossier rédacteur.

IV. LA TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Avant d’aborder ce titre, il importe de rappeler certaines mentions relatives aux

documents administratifs pour une meilleure compréhension. Ainsi les documents
administratifs comportent des mentions obligatoires d’identifications ; les mentions
occasionnelles ou circonstancielles et les mentions exceptionnelles suivantes:
A)- LES MENTIONS OBLIGATOIRES
• les initiales du rédacteur et de l’operateur de saisie (elles permettent au chef
de service d’identifier le rédacteur et le ou la dactylographe).
Exemple : gde/bl
mshp
• le timbre du service: c’est la mention d’identification du service émetteur du
document. il doit indiquer avec précision l’origine du document en respectant
la hiérarchie.

Des services .il est presque le reflet de l’organigramme structurel.

Exemple: GDE/BL

MINISTERE DE LA SANTE ET DE LHYGIENE PUBLIQUE

DIRECTION GENERALE DE L’INFAS
ANTENNE DE BOUAKE

NB: il se place en haut à gauche de la première page en face de l’appellation

.
officielle et la devise de l’Etat
• L’appellation officielle et la devise de l’Etat.
L’appellation officielle de l’Etat se présente sur une ligne entièrement écrite en
ère
majuscule en haut et à droite de la 1 page en face du timbre du service. En
dessous se place la devise dont les différentes composantes, séparées par des tirets
sont écrites en minuscule avec les initiales en majuscule.
• Le lieu et la date d’expédition:
Cette mention est placée en haut à droite de la feuille sous l’appellation officielle et
la devise. Elle doit comporter le nom de la ville ou du village en toute lettre avec les
initiales en majuscule et le reste en minuscule ; le jour du mois en chiffre; le mois en
toute lettre et en minuscule et l’année en chiffre .
Exemple:

Bouaké, le 07 septembre 2020

• Le numéro d’enregistrement
C’est le numéro d’ordre que, l’expéditeur donne à une lettre. Un registre de courrier
départ permet de suivre cet ordre.
Le numéro d’enregistrement est suivi des initiales du service émetteur,
éventuellement de celle de la division du service où le document a été élaboré. Ces
initiale sont séparées par des barres obliques et se succèdent dans l’ordre
hiérarchique des services.
Exemple:
N°...001/MEF/DGTCP/DG.
NB: pour les services qui correspondent à des subdivisions territoriales, une nuance
.
est à préciser
Exemple:
N°0230/RSC/DGDB/SPBN.
Les parties en rouges sont les abréviations du sud Comoé (région);Grand-
Bassam(Département); Bonoua (sous-préfecture).
En effet dans la pratique administrative ivoirienne, il est admis l’abréviation du non
du service, en lieu et place du sigle pour éviter les confusions entre plusieurs
circonscriptions dont les dénominations commencent par le même lettre.
Le numéro d’enregistrement se place sous le timbre du service ou sous la première
ligne de la suscription lorsque le rédacteur a choisi de faire figurer cette partie (de la
suscription) sous le timbre du service.
Chaque année, le numéro est repris. Il est toujours donc celle de l’année en cours.
Mais le numéro d’ordre d’un courrier ordinaire diffère de ceux confidentiels qui se
terminent toujours par la lettre « c » ou marqués par le cachet « confidentiel ».
Exemple : N°0034/MSHP/CAB/C.

 La suscription ou la réclame:
C’est la formule d’envoi de la lettre par l’expéditeur au destinataire.
Elle comprend deux parties reliées par la préposition « à ».
La 1ère partie désigne la qualité de l’expéditeur (le chef de service émetteur) et la
seconde la qualité du destinataire (chef de service destinataire).

Il est possible de mentionner la qualité de l’expéditeur sous le timbre en minuscule

et les initiales en lettre capitale, dans ce cas service destinataire). Dans ce cas, la
première partie de la suscription sera supprimée car elle serait une répétition.
Exemple:

MINISTRE DE L’INTERIEUR Le Ministre de l’Intérieur

LE CABINET à
Monsieur le Directeur
Général de l’administration
Du territoire
ABIDJAN

Ou:
MINISTRE DE L’INTERIEUR
………………………
LE CABINET
………………….. à
Le Ministre Monsieur le
Directeur
Général de
l’Administration
du territoire
ABIDJAN

Ou:
• L’objet
C’est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans la lettre. Elle se
place au-dessus du corps de la lettre sous le numéro d’enregistrement (quelque ligne
plus bas que la suscription).
Exemple :
Objet: Autorisation d’absence.
Nb: il n’y a qu’un seul objet par correspondance.

• Signature et cachet
Elle est le nom d’une personne écrite sous une singulière. Elle sert à affirmer la
sincérité et l’authenticité d’un écrit; d’un acte et en assumer la responsabilité. C’est
condition de validité des actes et autres documents administratifs. Elle peut être
précédée de l’attache c’est-à-dire l’indication de la qualité du signataire et
éventuellement du pouvoir autorisant à signer. (Par ordre, par délégation; par
intérim). La signature est suivie de la mention dactylographiée des noms et prénoms
du signataire et est placée après la dernière ligne de la lettre, sur la partie droite de la
page.
Quant au cachet du service, il est apposé à coté à gauche de la signature et non à
droite ou sur la signature.
Lorsqu’une correspondance est accompagnée en annexe d’un tableau, celui-ci doit
être paraphé c’est-à-dire daté; signé (avec l’attache: nom et prénom du signataire) et
cacheté. C’est la seule façon de l’authentifier. Quand un document comporte deux
signatures, celle de l’autorité est inscrite à droite et elle seule s’accompagne du
cachet du service. Sur un procès – verbal de réunion le cachet se place près de la
signature du président de séance. S’il s’agit d’un document signé conjointement par
les autorités, chacune d’elle appose son cachet près de sa signature.
• La signature des documents dans les hypothèses suivantes:
 Le signataire est l’autorité compétente, investi d’un pouvoir propre ou d’une
délégation de pouvoir (compétence):
La signature est alors suivie du nom du signataire.

Ceci est le principe.

 l’autorité signataire est investie d’une délégation de signature signe par ordre
ou par intérim.
La signature se présentera ainsi:

Pour le Directeur Général et par délégation

le Directeur de l’action Régionale
signature
Nom et prénom du signataire (délégataire)
 La signature par ordre(ou P.O) se présente dans la même forme.
 La signature par intérim elle se présente comme suit:
Le directeur Général par intérim.
Ceci est le principe.
 l’autorité signataire est investie d’une délégation de signature signe par ordre
ou par intérim.
La signature se présentera ainsi:

Pour le Directeur Général et par délégation

le Directeur de l’action Régionale
 signature
Nom et prénom du signataire (délégataire)
 La signature par ordre(ou P.O) se présente dans la même forme.
 La signature par intérim elle se présente comme suit:
o Le directeur Général par intérim
Signature
Nom et prénom
Le Directeur de l’action
Régionale
Ou encore:

o Le Directeur Général
P.I le Directeur de l’Action Régionale
Signature
Nom et prénom
Ou encore
Le Directeur de l’action Régionale assurant
L’intérim du directeur Général
Signature suivi des nom et prénoms
Remarque:

La signature par intérim est autorisée par arrêté ou par note de service en cas
d’absence prolongée du chef (responsable) de service.
La délégation de compétence ou de signature est accordée par décret ou par arrêté
de l’autorité délégante.
La signature par ordre s’accorde de façon ponctuelle, sur instruction verbale.

B. Les mentions circonstancielles ou occasionnelles des correspondances

administratives
Par principe il n’est pas nécessaire de les faire figurer sur la lettre. Cependant des
circonstances ou données inhabituelles ou faits peuvent les imposer au
rédacteur.
Ce sont:
La référence; les ampliations; la mention pièces –jointes; « sous couvert de ou
s/c » Par principe il n’est pas nécessaire de les faire figurer sur la lettre.
Cependant des circonstances ou données inhabituelles ou faits peuvent les
imposer au rédacteur.
1. LA RÉFÉRENCE
Elle ne se justifie que si l’on se réfère à un ou plusieurs document(s) (lettre; texte
législatif; ou règlementaire) ou à un événement antérieur (communication
téléphonique par exemple). Elle comportera donc selon le cas:
 Le numéro d’enregistrement et la date de correspondance;
  Le numéro du dossier cité;
 Le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire auquel l’on se
réfère .
 La référence se place immédiatement en dessous de l’objet disposé de la
même façon en partant à la marge à gauche.
 On écrira ainsi:
 Réf: V/L n°…..du………. (V/L: votre lettre ou V/MR: votre message radio. ;…)ou
la loi n°…..du …relative à….
 2. LA MENTION « PIÈCES JOINTES »
 Elle est en principe placée sous la référence avec la même marge.
Toutefois, elle peut se placée sous texte à gauche, si cet espace n’est pas
occupé par la mention « ampliation » à laquelle cette dernière est réservé.
Elle peut être abrégée « PJ »mais il est plus courtois de l’écrire en toute
lettre surtout lorsqu'on s’adresse au supérieur hiérarchique. Elle comportera
soit le nombre de pièce (document) soit leurs désignations brèves.
 Exemple:
 Pièces jointes: 2 ou PJ: 2
 ou encore : pièce jointe : 02 attestations de prise de service
 3. LES AMPLIATIONS
 elle indique les (s) destinataires secondaires qui reçoivent des copies
signées conformes à l’original, adressées au destinataire principale selon
l’intérêt qu’elles présentent pour ces derniers.
 Dans certains documents qui ne comportent pas de suscription comme la
note de service, les décisions ; arrêtés,…, elles désignent les destinataires
principaux ou secondaires.
 Elle se présente sous forme d’une liste ou de sigle par lesquels les
services sont désignés avec éventuellement le nombre de copies de chaque
service.

Exemple:
Ampliation1
Directeur Général CCIA…2
Ou : Ampliation:
DG-CCIA…2.
Remarque:
Les destinataires des ampliations se présentent toujours dans l’ordre
hiérarchique ou protocolaire selon le cas. Le mot ampliation s'écrit en
minuscule, avec la première lettre en majuscule.
4-La mention « sous couvert de »ou « s/c »
Cette mention se place directement sous la réclame ou suscription, lorsque le
document doit passer l’étape hiérarchique intermédiaire entre le destinataire et
l’expéditeur.
Exemple:
Le Sous-préfet de Songon
À
Monsieur le Ministre de l’intérieur
Sous couvert du Préfet de Département d’Abidjan.
Et inversement.
5. Les mentions exceptionnelles ou occasionnelles
Elles ont trait au degré de protection; d’urgence et de l’acheminement postal de
la correspondance.il s’agit de:
- La mention personnelle: elle invite à transmission à main propre au destinataire.
-La mention confidentielle: elle est utilisée pour les documents administratif
uniquement (lettre ; rapport ; soit-transmis; bordereau d’envoie ; compte –
rendu ; etc.) dont la divulgation pourrait provoquer des embarras pour
l’administration.
Compte –rendu ; etc.)Dont la divulgation pourrait provoquer des embarras pour
l’administration.
Ces documents font l’objet d’un classement particulier et sont conservés sous clef.
Au nom de l’expédition, l’on utilise deux enveloppe l’une dans l’autre. L’enveloppe
qui contient la lettre ne porte que la mention « confidentielle» sur les deux
faces. Tandis que la seconde portera l’adresse du destinataire.

Annexe 1
 PERSONNAGE DE
L’ETAT
destinataire En tête de la lettre Sur l’enveloppe
CHEF DE L’ETAT Monsieur Le Président Monsieur le Président de la
Madame La Présidente République
Madame la Présidente de la
République

PREMIER MINISTRE Monsieur le premier Monsieur le premier Ministre

Ministre Madame le premier Ministre
Madame le premier
Ministre
LE SECRETAIRE Monsieur(ou Madame) Monsieur(ou Madame) le Secrétaire
GENERAL DE LA le Secrétaire Général Général de la Présidence de la
PRESIDENCE république
Ministre Monsieur ou Madame Monsieur X..Ministre de……
le Ministre Madame X..Ministre de….
Ministre de la justice Monsieur(ou Madame) Monsieur(ou Madame) X.. Garde
le Garde des Sceaux ou des Sceaux ou Ministre de la
Monsieur(ou Madame) justice
le Ministre
PRESIDENT DE Monsieur le Président Monsieur (ou Madame) Le ou la
L’ASSEMBLEE Madame la Présidente Président(e) de l’Assemblée
NATIONAL Nationale.
Monsieur(ou Madame) X
Président(e) de l’Assemblée
Nationale.
DEPUTE Monsieur (ou Madame) Monsieur(ou Madame) X le Député
le Député ou honorable de….
AMBASSADEUR Excellence ou Son Excellence Monsieur
Monsieur l’Ambassadeur de …...en….. ou
l’Ambassadeur Madame
Son Excellence Madame X
Ambassadeur de ……en ……
PREFET Monsieur(ou Madame) Monsieur(ou Madame) X… Préfet
le Préfet de…
Monsieur ou Madame ou
le commissaire de la Monsieur ou Madame le
République commissaire de la République
Médecin Docteur ou Monsieur Docteur x ou Monsieur (ou
ou Madame Madame le docteur…
V. LES DIFFERENTS TYPES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Il existe une multitude de documents administratifs que l’on peut regrouper
en quatre catégories. D’abord les lettres entre service ou lettre administrative
ordinaire(A). Ensuite les lettres à forme personnelle (B). Enfin les documents de
liaison et d’informations(C) et quelques cas particuliers (D).
 A- LES LETTRES ENTRE SERVICE ou LETTRE ADMINISTRATIVE
ORDINAIRE

La lettre entre services ou lettre administrative ordinaire est la lettre adressée par
un service administratif à un autre service administratif pour les besoins du service,
sur un sujet intéressant le service.
Particularités de la lettre entre services ou lettre administrative ordinaire:
 Pas de formule d’appel. On s’en tient à la suscription (A Monsieur le
Directeur des Général des Impôts) ;
 Pas de formule de politesse à la fin du texte (Veuillez agréer, Monsieur
le…).

EXEMPLE : ANNEXE 2
ANNEXE 1 : LETTRE ENTRE SERVICE OU LETTRE A FORME
ADMINISTRATIVE

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE CÔTE - D’IVOIRE

DE L’HYGIENE PUBLIQUE ET LA
COUVERTURE UNIVERVELLE ---------------------------------------
------------------------------- Union-Discipline-Travail
LE CABINET

Abidjan, le 05 avril 2023

N°0450/MSHPCMU

Le Ministre de la santé
à
Madame la Directrice
l’Institut National
Formation des Agents
Santé(INFAS)
Objet : Résultat des examens et
ABIDJAN
Concours 2022-2023

J’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien me faire parvenir, au

titre de l’année 2022-2023, le rapport des résultats des concours
d’entrée à l’INFAS au niveau national.
Il est vrai que la date de production de ces rapports
……………………
Cependant……………………………………………………………
En conséquence, je voudrais que ce rapport me parvienne…………

P.le Ministre et P.D

Le Directeur de Cabinet

Signature

Zamine Kodjo Amine

B-LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

La lettre à forme personnelle est la lettre par laquelle :

- un agent public s’adresse à son supérieur hiérarchique pour lui exposer un
problème personnel ;
- un supérieur hiérarchique répond à un problème personnel de son subordonné ou
lui écrit pour un sujet personnel ;

- l’administration s’adresse à des personnes privées, nationales ou étrangères.

La lettre à forme personnelle se démarque essentiellement de la lettre
administrative ordinaire en ce qu’elle commence par la formule d’appel et elle se
termine par la formule de politesse ou de courtoisie.
FORMULE D’APPEL FORMULE DE POLITESSE

Monsieur le Ministre, Veuillez agréer, Monsieur le Ministre,

l’expression de ma parfaite considération.

Monsieur le Directeur Général, Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général,

l’expression de ma considération distinguée.

Monsieur le Secrétaire Veuillez agréer, Monsieur le Secrétaire Général,

Général, l’assurance de ma considération distinguée.

Monsieur le Directeur Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Régional,

Régional, l’assurance de ma considération distinguée.

ANNEXE 3: LETTRE A FORME PERSONNELLE D’UN SUPERIEUR

HIERACHIQUE A UN FONCTIONNAIRE
MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE CÔTE - D’IVOIRE DE
L’HYGIENE PUBLIQUE ET LA
COUVERTURE UNIVERVELLE ---------------------------------------
------------------------------- Union-Discipline-Travail
DIRECTION DE L’INFAS
……………………
LE DIRECTEUR Abidjan, le 05 avril 2023

N°0450/MSHPCMU/INFAS/DG
à
Madame KOUASSI YAO
PRISCA Epouse KONE,
Agent Comptable de l’Institut
National de Formation des
Agents de Santé(INFAS)
Objet : Autorisation d’absence ABIDJAN

Réf. : V/L N°002 du 2 mars 2023

Madame,

En accusant réception de votre correspondance rappelée en référence, par

laquelle vous avez sollicité une autorisation d’absence pour la période du 05
au 07 mars 2023 inclus pour une urgence familiale à Grand-Bassam.
J’ai l’honneur de marquer mon approbation.
Veillez croire Madame à l’assurance de ma considération distinguée.

Le directeur :

Signature

KONE ADAMA

NOTE BIEN:
 Il importe de noter que le terme « expression » est obligatoire lorsque l’on
s’adresse à une autorité d’un rang supérieur.
A l’inverse, le terme « assurance » est utilisé lorsque l’on s’adresse à des
personnes étrangères à l’Administration ou à des personnes d’un rang égal ou
inférieur au signataire de la lettre.

Il sied d’indiquer comment « les hommages » et « les salutations » s’expriment.

On écrira :
Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées .
D-Les documents de liaison

Ils comprennent le bordereau de transmission et soit transmis (a) ; la note

administrative(b) et le télégramme officiel(c).

a) le bordereau de transmission

-Le bordereau classique (bordereau d’envoie)

Il sert à transmettre des documents de service en service ou de ministère en
ministère. Il se présente sous la forme d’un tableau comportant :
• les mentions habituelles qu’on trouve dans la lettre à forme
administrative ;
• le titre écrit en majuscule : bordereau d’envoi ou bordereau de
transmission ou bordereau récapitulatif des pièces.

• un cadre divisé en trois ou quatre colonnes renfermant le texte :

Exemple : ANNEXE 4

Ministère de la Sante REPUBLIQUE DE COTE -

D’IVOIRE
Et de la Sante et de L’Hygiène Publique et de la
Couverture maladie universelle Union-Discipline-Travail
 -------------------------------- ---------------------
Institut National de Formation
Des Agents de Santé (INFAS)
---------------------------------
Antenne de Bouaké
N °…………/MSHP/INFAS/BKE Bouaké, le 15 juin 2022

BORDEREAU D’ENVOI

Des pièces

MONSIEUR LE directeur Régional du Tourisme du Gbêkê

BOUAKE

N ° D’ORDRE DESIGNATION DES NOMBRE DE PIECES OBSERVATIONS

PIECES
- Liste des POUR INFORMATION
étudiants
désireux de
01 visiter les sites
touristiques de 02
ville de
BOUAKE
LE CHEF D’ANTENNE

Signature

Dr. COULIBALY SINA

Observation : Le chef d’antenne une autorité du Ministère de la Santé envoie des

documents à une autre autorité d’un autre Ministère celui du tourisme. C’est qui
explique l’usage du bordereau d’envoi.

- Le Soit-transmis (ou bordereau simplifié)

Il est utilisé uniquement au sein d’une même administration. Il comporte :
- les mentions habituelles de la lettre à forme administrative ;
- le titre "SOIT-TRANSMIS", en majuscule, en milieu de page ;
- une énumération des documents à transmettre ;
- la mention « OBSERVATIONS » en majuscule qui indique l’objet de la
transmission.
Exemple : ANNEXE 5

Ministère de la Sante REPUBLIQUE DE COTE -

D’IVOIRE
Et de la Sante et de L’Hygiène Publique et de la
Couverture maladie universelle Union-Discipline-Travail
-------------------------------- ---------------------
Institut National de Formation
Des Agents de Santé (INFAS)
---------------------------------
Antenne de Bouaké
N °…………/MSHP/INFAS/BKE Bouaké, le 15 juin 2022

SOIT-TRANSMIS

MONSIEUR LE CHEF DU PERSONNEL DE L’INFAS

BOUAKE

1/ 14- Dossiers du personnel de l’antenne INFAS de Bouaké.

Observations :
«Pour compte –rendu»
Le chef du personnel de
L’antenne de Bouaké

KONE AMARA
b. La note administrative

La Note administrative ou NOTE désigne des documents de communication interne

écrits à l’occasion du traitement des affaires courantes du service. Elle doit être
concise et claire. On en distingue deux types selon leurs objets, à savoir :
• la note ordinaire ;

• la note verbale.

Dans le cadre de cet enseignement, nous nous intéresserons à la note ordinaire.

La note ordinaire:
La note comporte toutes les mentions habituelles avec, toutefois, une nuance de
forme : - au niveau de la suscription et de l’objet (qui peut être intégré au titre ou
porté séparément à gauche comme pour la lettre).
Remarque: la note ne comporte ni formule d’appel, ni
formule de politesse.
Il existe plusieurs types de note que l’on peut regrouper en quatre selon leur but.
Il s’agit de :
*la note d’instruction: Elle est utilisée d’un supérieur à un collaborateur. Elle
donne les directives nécessaires au règlement d’une affaire sur l’initiative du chef
ou sur une demande du collaborateur de service.
*la note d’information: elle est utilisée pour informer; pour une demande d’avis (à
un collaborateur); pour exposer un sujet que l’on analyse avec proposition de
solution ; une demande d’instruction ou une proposition (à un supérieur).
* la note de service : elle est un document interne par lequel un supérieur
hiérarchique donne à ses collaborateurs et autres chefs de services sous ses ordres,
soit des informations, soit des instructions sur un problème qui a trait aux activités
du service ou son fonctionnement. Elle est un document d’information et
exclusivement destiné aux personnel d’un service donné. Elle n’est donc ni un avis,
ni un communiqué. Ce faisant, elle ne s’affiche pas.
La note de synthèse: elle sert à présenter à un supérieur à sa demande sous la forme
condensée, une affaire complexe ; une situation juridique (résumé d’un texte de loi),
un dossier dense (qui comporte plusieurs textes). Elle fait appel à l’esprit de
discernement ; la capacité d’analyse et de synthèse du rédacteur.
* la note de présentation: elle doit être claire et concise, à défaut elle s’apparentera
à un rapport de présentation. Elle fait ressort les grandes lignes des projets de texte
qu’elle accompagne pour fournir au destinataire les précisions et explications ou
justificatifs, des mesures proposées ou les propositions à envisager.
NB:
la note s’apprécie à partir de son contenu quel que soit son but. Ce faisant seul
le terme « NOTE » apparaitra comme titre, suivi de la qualité ou du nom du
destinataire. L’usage des titres comme « NOTE TECHNIQUE à ………ou
NOTE D’INFORMATION à.. » sont impropre.
Complément d’information:

La demande d’explication: elle est une correspondance adressée à un

collaborateur par le supérieur hiérarchique pour des comportements qui entravent le
bon fonctionnement du service. Elle marque le début de toute procédure
disciplinaire à l’encontre de l’agent.

De plus « la note –circulaire » ne correspond à aucun document administratif.

Ainsi, il plus adéquat d’utiliser « la lettre circulaire ». Car la note est un document
qui n’est ni un avis, ni un communiqué et n’est pas fait pour circuler ou pour être
publiée. Ainsi une note ne s’affiche pas pour le public.

C/ LES DOCUMENTS D’INFORMATION

Il s’agit des documents d’information interne (a) et externe(b).

a)les documents d’information interne.
Ils comprennent le compte-rendu; le procès –verbal et le rapport.

* LE COMPTE RENDU

Le compte rendu (CR) est un document descriptif de faits ou d’événements que le

rédacteur a pu constater ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a pris
part. Le rédacteur doit en conséquence se contenter de relater les faits de façon
objective, sans les interpréter, sans prendre position, sans faire de suggestions ou
tirer des conclusions personnelles. Le Compte-rendu doit être le plus précis, exact,
détaillé et complet possible parce qu’il est avant tout un document d’information.
Il faut distinguer le compte –rendu hiérarchique du compte-rendu de réunion.

Le compte-rendu hiérarchique comprend :

Celui de mission; d’activité et d’accident.
-Le compte - rendu de réunion

Les comptes rendus de réunions, à l’intérieur desquels se trouvent le compte-rendu

intégral ou in extenso et le compte-rendu analytique.
En plus des mentions qui figurent sur la lettre, le titre compte rendu suivi de la date
et de l’objet de la réunion désigne ce document. Ainsi, on aura:
COMPTE – RENDU
de la réunion du 08 Décembre 2021 relative à la préparation de la rentrée
académique 2020-2021 des étudiants de l’Institut National de Formation des
Agents de Santé(INFAS).

Il comprend une introduction qui utilise le temps du passé notamment le passé

composé, mentionne le lieu, la date; heure et l’ordre du jour de la réunion.
Elle présente la liste des participants et des absents (excusés ou non) et indique
l’identité du président et éventuellement du secrétaire de séance.
Dans le corps d’un compte rendu, le style indirect est de rigueur; Les différentes
interventions seront rapportées au passé composé (cf. cour de formation rédaction
administration ENA-CI). En conséquence, les expressions telles que « a-t-il dit; a-t-
il indiqué » qui relèvent du style direct sont interdites dans un compte -rendu tout
comme dans un procès-verbal de réunion. ); Le rédacteur utilisera le verbe qui
convient à l’opinion exprimée. En conséquence, les expressions telles que « a-t-il dit

ou a-t-il indiqué qui relèvent du style direct sont proscrites dans un compte -rendu .
La conclusion du compte-rendu prend fin avec la formule «L’ordre du jour ayant été
épuisé, la séance a été levée, il était 17 heures». Ainsi s’achève le compte rendu
suivi de «Fait à ……………, le ...» placé avant la signature. Le compte rendu ne
comporte qu’une seule signature: celle du rédacteur.

ANNEXE 6 EXEMPLE DE COMPTE - RENDU D’ACTIVITE

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE CÔTE - D’IVOIRE

ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE ………………………………
DE COUVERTURE MALADIE Union-Discipline-Travail
UNIVERSELLE
-------------------------------
INSTITUT NATIONAL DE FORMATION
DES AGENTS DE SANTE (INFAS)

---------------------------------
Antenne de Bouaké

COMPTE RENDU DE LA VISITE DE CHANTIER A L’ANTENNE INFAS

DE BOUAKE DU 28 MARS 2023

Le Jeudi 28 Mars 2023 à 9 Heures15 Minutes 00 Seconde,

S’est tenue une visite de chantier à l’INFAS de BOUAKE.
Etaient présents à cette visite :

 Le chef d’Antenne de l’INFAS–Bouaké, M. kramo Y. Severin ;

 Les partenaires techniques et financiers des infrastructures à réaliser ;
 Le représentant du maitre d’ouvrage ;
 Le maitre d’œuvre.
Le programme de la visite était établi comme suit :

I. Visite des différents sites en chantier

II. Bilan des travaux effectués et à effectuer sur le site.

Prévu pour 09heures 00, elle a débuté à 09 heures 15 Minutes 30 secondes.

 En ce qui concerne le premier point, la visite a commencé d’abord par la
présentation de la salle des cours des étudiants de la troisième année. A ce niveau,
les différentes délégations, constituées des partenaires techniques et financiers ainsi
que les représentants du personnel administratif de l’INFAS-BOUAKE dirigé par le
chef d’Antenne ont remarqué la présence effective des étudiants dans la salle
affectée au cours de façon provisoire nonobstant son état de dégradation avancée.
Ensuite, il a été procédé à la visite du bureau d’étude et conseil des travaux. En
ce lieu, le Directeur d’Etude et Conseil a fait une brève présentation des travaux
réalisés et à réaliser en présence des différents acteurs des ouvrages à réaliser.
Enfin la visite s’est poursuivie sur le terrain, où la délégation à observer l’état de
délabrement achevé des différentes infrastructures existantes notamment le bassin
d’eau ; les internats et réfectoires des étudiants. A cela s’ajoute l’immeuble nu dont
les terrassements sont en cours de réalisation. A ce tableau, le chef d’antenne a fait
remarquer à la délégation, le problème d’insécurité lié à la hauteur de la clôture dont
il fallait tenir compte dans le projet de construction.

Sur le dernier point, la visite s’est achevée par une réunion entre les différents
acteurs de l’ouvrage.
Ainsi prenant la parole, le Directeur du bureau d’Etudes et conseil après avoir
remercié les personnes présentes a fait savoir que les travaux sont exécutés à deux
niveaux. A savoir le Lot1, qui consiste à la réhabilitation de vingt-cinq (25)
ouvrages et le Lot2 à la construction de Neuf (09) bâtiment R+1 et Amphithéâtre de
trois cent (300) places.
Poursuivant son intervention, il a demandé aux différentes entreprises présentes
d’évoquer leurs différentes préoccupations. En réponse, ceux-ci ont répondu qu’il
n’y avait pas de soucis majeurs à ce jour quant à l’exécution de leurs obligations.
A sa suite, le représentant du maitre d’ouvrage a interrogé le chef d’antenne de
l’INFAS-Bouaké relativement au problème qu’il pourrait rencontrer dans le cadre
de la réalisation des travaux. Ce dernier à rétorquer qu’il n’y a pas de problème et
que aussi bien le personnel enseignant que les étudiants, tous ont fait l’objet de
sensibilisation à cet effet. Cependant, il a abordé le problème du drainage des eaux
lié à l’occupation des locaux par la forces licorne pendant la crise qu’a connue la
cote- d’ivoire .De ce fait, il dit avoir demandé à la croix rouge française de venir en
aide à l’INFAS à travers une correspondance adressée au général PONCET
commandant d’alors de la force licorne.
Avant de clore ses propos, le représentant du maitre d’ouvrage a souligné que le
Président de la République est informé qu’il sera procédé dans le premier trimestre
de l’année 2023 à l’inauguration de l’ouvrage bâti. Puis il a insisté sur le fait
qu’aucun retard ne sera toléré dans l’exécution des travaux sous peine pour les
entreprises fautives de se voir appliquées des pénalités, avant de les rassurer sur le
fait que les travaux ne connaitront aucun retard de paiement. Il a enfin demandé
qu’il lui soit transmis une note relative à l’analyse du retard global à ce jour qui est
de deux(02) mois.

Le programme de la visite étant épuisé à 10 heures 15 minutes 13 secondes, le

directeur d’étude et conseil a levé la séance en invitant les personnalités à partager
un cocktail.
Le secrétaire de séance

KONE AMARA
Chef du personnel INFAS-
BOUAKE

*Le procès-verbal

C’est une variété de compte-rendu qui est destiné à servir de preuve. On distingue
trois types de procès-verbaux:
le procès-verbal judiciaire: établi par les agents de l’ordre (gendarmerie, police);le
procès-verbal administratif: établi par certaines administrations spécialisées
(domaine, douane, inspection du travail, ...etc.);le procès-verbal de réunion (ou de
séance) établi à la suite d’une réunion au cours de laquelle des décisions
importantes sont prises. Il est plus détaillé que le compte-rendu.
 EXEMPLE : ANNEXE 7 : PROCES VERBAL DE REUNION

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE COTE -

D’IVOIRE
ET DE LA SANTE DE L’HYGIENE
PUBLIQUE ET DE LA
COUVERTURE MALADIE UNIVERSELLE UNION-DISCIPLINE-
TRAVAIL
--------------------------------
---------------------
INSTITUT NATIONAL DE FORMATION
DES AGENTS DE SANTE (INFAS)
---------------------------------
ANTENNE DE BOUAKE

PROCES –VERBAL DE L’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DE

L’AMICALE DU PERSONNEL DE L’INFAS(APIB) AU TITRE DE L’ANNEE 2022

L’An Deux Mille Vingt Deux(2022),

Et le Jeudi Douze(12) juin à dix(10) heures cinq(05) minute zéro(00)
seconde,
S’est tenue l’assemblée Générale extraordinaire de l’Amicale du Personnel
de l’INFAS de BOUAKE sous la présidence de Monsieur AMANI Kouadio
Konan président de l’Amicale.
Le secrétariat de séance était assuré par Monsieur TRAORE DE VIGILE,
Etaient :
- présent à cette réunion : cf. liste de présence.
- Absent et excusé : Monsieur GRAMBOUE Lato

Outre, les membres de droit, le Président de l’Amicale à l’issu d’un

appel nominal a noté la présence de Dix(10) d’entre eux et a déclaré
 QUELQUES VERBES PERMETTANT DE FAIRE INTERVENTIONS
DANS UN COMPTE RENDU OU UN PROCES –VERBAL

Verbes +que Verbe + que Verbe +que Verbe + que Verbe + que
Dire Souhaiter Souligner S’étonner S’étonner
Affirme Reconnaitre Estimer Proposer Craindre
Répondre Envisager Soulever Préciser S’interroger sur
Faire remarquer Recommander Considérer Douter Rétorquer
Indiquer Soutienir Rappeler Défendre…. Inviter à
Relever Admettre Recommander S’interroger Exhorter à
sur
Faire observer Suggérer signaler démontrer Faire connaitre à

*Le Rapport

Le rapport contrairement au compte –rendu va au-delà de la simple narration des

faits. En effet ,par le rapport un collaborateur rend compte d’une question
importante à son supérieur hiérarchique en présentant d’abord les faits de façon
objective avant de faire un commentaire critique. Ensuite il donne des appréciations
et son point de vue personnel. Enfin, il dégage des solutions et fait des suggestions.
Le rapport est présenté en raison de ce qui précède comme un document à caractère
interprétatif.
Le rapport en tant que document adressé au supérieur hiérarchique devrait utiliser le
conditionnel (qui est le mode de suggestion) pour ce qui est des propositions ou des
expressions appropriées telles que :
il me semble opportun de vous suggérer...ou de vous inviter à ……….
Il existe plusieurs types de rapport, et notre analyse portera sur quelques-uns.
-le rapport d’étude qui est élaboré à l’issu d’un travail de recherche ou de réflexion
sur une question précise. Il requiert une étude approfondie et une parfaite maitrise
du sujet traité de la part de son auteur avec des données chiffrés, des commentaires
et des propositions ou des suggestions pour paliers aux difficultés rencontrées ou
constatées.

-le rapport d’inspection et de mission

Il est élaboré par un supérieur hiérarchique ou un agent d’un corps d’inspection à

l’issue d’une visite de contrôle des différents services ou auprès des agents. Il porte
donc sur le fonctionnement général d’un service donné. Il est fait pour rendre
compte. Ce faisant, il doit décrire les aspects positifs qu’il faut encourager ou
améliorer et les aspects négatifs qu’il faut corriger pour rendre le service plus
performant
Cela impose au rédacteur une objectivité à toute épreuve pour éviter de rendre un
rapport au contenu dominé par des intentions malveillantes à l’égard des agents dont
il critique le travail. D’ailleurs, ce travail bien qu’étant confidentiel peut leur être
communiqué. Le fonctionnement du service et l’activité de l’agent s’apprécie
conformément à la législation en vigueur et des résultats atteints. Tous les aspects
sont pris en compte. Il s’agit des aspects financiers ; social; moral; culturel ou
sociologique en rapport avec l’activité.
-le rapport de mission. Il diffère du rapport d'inspection à bien des égards.il a trait
à un ou plusieurs sujet traité qui font parties de la mission (représentation du service
ou de l’Etat à une rencontre internationale; règlement d’un conflit; stage..).
-le rapport disciplinaire: il sert à relever la mauvaise conduite d’un agent à
l’encontre duquel le rédacteur propose des sanctions au supérieur hiérarchique.
NB. Au tant un rapport peut proposer la sanction d’un agent suite à ses
inconduites graves, il peut aussi servir à une proposition de promotion ou de
distinction honorifique.
-B/ Les documents d’information externe.

Les documents d’information externe ont pour but d’informer le public ou les
usagers du service contrairement à ceux cités ci-dessus. Les documents les
courants en la matière sont les avis et les communiqués. À ces derniers l’on
pourrait ajouter les attestations ; l’ordre de mission ; les laissez –passer….

* l’avis :
Il destiné à l’affichage pour un public relativement restreint (usager ou personnel
du service).il peut être considéré comme un document d’information externe. Il
sert à présenter les informations essentiellement temporaires : conférence; réunion
de travail; l’ouverture et la fermeture de bureau; l’annonce de travaux…..
Destiné à l’affichage, l’avis doit être tiré en autant d’exemplaire qu’il ya de
panneau .Mais il faut prévoir des copies de classement.et débarrasser régulièrement
le tableau des avis périmés.
L’avis porte les mentions habituelles des documents administratifs : timbre du
service; appellation officielle et la devise de l’Etat, le N° d’enregistrement .le titre
«A VI S », toujours en majuscule au milieu de la page, seul ou suivi de la mention
des destinataires. On y trouve également, après le texte de l’avis, le lieu et la date
suivie de l’attache et de la signature de l’autorité qui informe. Le titre « AVIS
(toujours en majuscule au milieu de la page)»peut se présenter de plusieurs
manières:
-seul : sans désigner les destinataires et séparer de l’objet. On aura alors:
 AVIS

Objet: panel sur la grève en milieu professionnel.

Un tel « AVIS » désignera les destinataires dans l’introduction. Exemple: « il est

porté à la connaissance des agents de santé qu’un panel sur la grève en milieu
professionnel aura lieu à l’antenne INFAS de Bouaké le ….. À
…..Heures…..minutes. ».
- le titre « AVIS » suivi des destinataires aura en objet comme indiqué ci-dessus
et se présentera comme suit:
AVIS
aux Etudiants de l’antenne INFAS de Bouaké

Ou : AVIS
À tout le personnel

Ou:
AVIS

Aux usagers

-l’objet est incorporé au titre AVIS

Ici les destinataires seront connus dès la première phrase du texte.

Exemple: AVIS DE VENTE ENCHÈRE PUBLIQUE

ou :
AVIS D’ENQUETE DE COMMODO ET D’INCOMMODO

Le Communiqué:

Il existe plusieurs sortes de communiqué tels que le communiqué diplomatique

publié à l’issu des sommets diplomatiques ou entre les chefs d’Etats. Bref, le
communiqué qui importe dans le cadre de cette formation est celui rédigé par des
autorités administratives en vue de porter à la connaissance du public une
information.
Le communiqué est un document d’information externe qu’adresse au public une
autorité administrative pour faire connaître une information, une décision ou des
dispositions d’intérêt général (ouverture d’enquête, ouverture d’un concours,
suspension de la fourniture de l’électricité, ...). Il est aussi le document par lequel,
en raison de leur caractère d’intérêt général, les informations relatives aux résultats
d’une réunion administrative, d’une enquête ou d’une étude sont communiquées au
public. Le communiqué a une diffusion beaucoup plus large que l’avis. Il est destiné
a être publié dans les médias (la télévision, la radio ou la presse) avec pour objectif
d’être connu par le plus grand nombre possible de la population, voire de l’ensemble
de la population. Il s’adresse en général au public non administratif. De ce fait, il
doit revêtir les différents caractères du style administratif.

 L’ATTESTATION ET LE CERTIFICAT

La ligne de démarcation est difficile à faire entre les deux notions qui
prêtent très souvent à confusion. Pourtant les deux documents se distinguent à bien
des égards.

De ces deux substantifs ressortent respectivement les verbes attester et

certifier :
- Attester implique l’idée « de constatation neutre et objective des faits connus en
faveur du bénéficiaire » ;
- certifier renvoie à l’idée « d’une prise de position plus active, plus péremptoire de
celui qui engage sa responsabilité dans son affirmation ».
- ils sont délivrés soit pour un usage précis et restrictivement désigné soit pour un
usage général « pour servir et valoir ce que de droit ».
- l’attestation et le certificat sont destinés à faire foi mais n’ont pas une force
juridique particulière. Ils ne valent que dans « la mesure où l’on n’a pas de raisons
de contester sa véracité, et jusqu’à preuve du contraire ».
DEFINITION
Ils sont tous deux des documents délivrés par une autorité administrative et destinés
à établir la véracité de certains faits concernant le demandeur.
La différence entre les deux documents peut se faire :
• du point de vue formel ;
• du point de vue de la valeur des documents ;
• du point de vue de leur destination.
PRESENTATION
Ces deux documents portent les mentions habituelles d’identification. Seulement, la
date est inscrite à la fin du texte avant l’attache, la signature et les nom et prénoms
de l’autorité administrative. Ils comportent :
▪ Les mentions habituelles ;
▪ Le titre ATTESTATION ou CERTIFICAT en majuscule en milieu de page ;
▪ Une formule qui précise la qualité de l’autorité qui délivre le document ;
▪ Les nom et prénoms du signataire ;

EXEMPLE : ANNEXE 8

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE CÔTE -

D’IVOIRE
ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE ………………………………
DE COUVERTURE MALADIE Union-Discipline-Travail
UNIVERSELLE
-------------------------------
INSTITUT NATIONAL DE FORMATION Abidjan, le 08 Avril 2022
DES AGENTS DE SANTE (INFAS)

---------------------------------
Antenne de Bouaké
N° 0012/MSHPCMU/INFAS/DG
ATTESTATION DE PRESENCE AU POSTE
Je soussigné Monsieur KONE KONAN DIGBEU, Directeur de
l’Institut National de Formation des Agents de Santé (INFAS), atteste que
Mademoiselle KPAGNI ACHILLE, Agent d’Hygiène Matricule 2014 N, est
présent à son poste dans ledit Institut depuis le 25 Janvier 1960 jusqu’à ce jour.
En foi je lui délivre la présente pour servir et valoir ce que de droit.
Le Directeur
 Signature

KONE KONAN DIGBEU

Exemple de : CERTIFICAT

EXEMPLE : ANNEXE 8

MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE CÔTE -

D’IVOIRE
ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE ………………………………
DE COUVERTURE MALADIE Union-Discipline-Travail
UNIVERSELLE
-------------------------------
INSTITUT NATIONAL DE FORMATION Abidjan, le 08 Avril 2022
DES AGENTS DE SANTE (INFAS)

---------------------------------
Antenne de Bouaké
N° 0012/MSHPCMU/INFAS/DG
CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE
Je soussigné Monsieur KONE KONAN DIGBEU, Directeur de
l’Institut National de Formation des Agents de Santé (INFAS), Certifie que
Mademoiselle KPAGNI ACHILLE, Agent d’Hygiène Matricule 2014 N, mis à la
disposition dudit Institut par la note N°008/MSHPCMU/DRH ,y a pris service
depuis 15 février 2022 jusqu’à ce jour.
En foi je lui délivre la présente pour servir et valoir ce que de droit.
Le Directeur

Signature

KONE KONAN DIGBEU

Conclusion

La rédaction administrative est une discipline dont l’objet est l’étude de l’ensemble
des règles qui encadrent la production des documents administratifs. Elle a le
mérite d’améliorer la qualité des écrits administratifs ; les rapports entre
l’administration et les usagers d’une part. D’autre part, entre les services internes
de l’administration.
Cependant rédiger un document administratif n’est pas toujours aisé. Il importe
donc de tenir compte des règles juridiques ; règlementaires ; administratives dans
la production des écrits administratifs.