sance n 2
28/02/2017
Ordre du jour
CIBC-2017 2
Introduction
CIBC-2017 3
Les membres
CIBC-2017 4
Mthodologie de cotation des risques
budgtaires
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Mthodologie de cotation des risques
illustrations concrtes
Risque de ne pas estimer correctement les besoins engager durant lanne civile :
Confusion entre lanne universitaire et lanne budgtaire (Exemple dune recette prvue au
budget N car dbutant en N, mais qui se droule en fait principalement sur N+1.)
Formation continue : mauvais calibrage des besoins dAE sur lexercice budgtaire
Action nouvelle ne permettant pas de dfinir le niveau des dpenses (absence de recul
statistique).
Non apprciation de la porte dun engagement ferme (insuffisance dAE)
Oubli des consquences engagement ferme pluriannuel par non cadencement en CP sur les
annes suivantes
Risque de disposer dinformations de mauvaise qualit empchant une analyse de
gestion pertinente :
Imputations de mauvaise qualit : difficult pour effectuer un suivi et produire des analyses
Risque de grever inutilement le fonds de roulement (et donc la trsorerie) :
soit du fait dune surestimation des recettes (ressources propres comme la formation continue) ;
soit car le besoin envisag ne pourra tre ralis avant la clture (march dinvestissement
infructueux par exemple) du fait dun dfaut danticipation quant la programmation
oprationnelle (calendrier).
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Cartographie des risques budgtaires
Cartographie risques budgtaires 2017
Macro processus
Code macro
Sous processus budgtaire Risque budgtaire Risque - code Impact (1) Probabilit (2) Matrise "M" Criticit (3) IxP Observations
processus
Traitement de fin de gestion et Exhaustivit soutenabilit N+1 et retard Bascule GBCP note de fin de gestion ralise et diffuse
MP4 MP4R1 2 2 1 4
de fin dexercice ouverture de gestion N+1 bascule ralise
1 Risque matris : procdures jour et diffuses ; contrles mutuels et de supervision tras ; fonctions clairement dfinies et spares
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Mthodologie de cotation des risques
comptables
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Cartographie des risques comptables (1/3)
Risque : probabilit "P" et impact "I " cts de 1 5
Degr de matrise " M" de 3 non matris 1
Cartographie risques comptables sous contrle
Criticit : I x P x M
Cycles
Criticit
Impact Probabilit Matrise
Processus cls risque Observations
Activit- tche Descriptif processus "I" "P"
"M" I x C xM
et/ou risque inhrent
1- immobilisations
Investissements Achat de travaux
3 3 1 9 Diffusion procdure- intranet
travaux immobilisables
1.1 - Parc
Respect rglementation
immobilier
Comptabilisation PPP relative la 5 1 1 5 Recommandation CAC prise en compte en 2016
comptabilisation PPP
1.2 -
Imputation Logiciels, licences , Procdure formalise d'acquisition dactifs
Immobilisations 3 2 1 6
dpenses brevets diffuser
incorporelles
Application des
1.3 - Autres
procdures -fiche guide- Procdure formalise d'acquisition dactifs
immobilisations Imputation dpense 3 2 1 6
correcte imputation diffuser
corporelles
dpenses
Titres de socits (y. c.
1.4 - Participations Imputation dpense participations au sein de 2 1 1 2 N.A
G.I.P.)
Etat de l'actif- procdure
Circularisation - Rapprochements existants-critures -inventaire
1.5 - Inventaire de sortie 2 2 1 4
inventaire tournant physique- et suivi des mises jour en continu
d'immobilisations
2- Amortissements et
Provisions
2.1 - Provisions Calcul dotations et Litiges suivre et Suivi permanent des dossiers en cours pour
4 1 1 4
pour risques reprises recenser reprises
Echelle de
matrise des Risque non matris : absence de procdure formalise ; information
risques : 3 incomplte ; contrles non tracs
Risque matris : procdures jour et diffuses ; contrles mutuels et de supervision tras ; fonctions clairement dfinies et
1 spares
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Plan daction 2017 -2019 : proposition
Plan daction 2017-2019 risques budgtaires PROJET-
Processus Risque dtect Action Acteurs chance Commentaires sur ltat davancement des % davancement N % davancement
concerns actions N-1
prvue
Rmunration -paye Soutenabilit (compte Chargement des crdits ou structure SAPRH 2017 En cours optimisation En cours
tenu du plafond demploi crer (EOTP) ds le recrutement
de ltablissement) DGS finances Procdure rdige A valider
Vrification disponibilit des crdits
SAPRH 2017 Procdure en cours de rdaction DRH NA
Erreurs dcomptes paye Contrle a priori renforcer pour SPB SGPRH 2017 Procdure dversement paye SPB /DRH, DSI Rdige - En cours
et/ou dversement fluidifier les oprations de SAPRH AC de validation
budgtaire tardif gne au dversement contrle paye, Mise en uvre module de pr-liquidation de la N.S
pilotage de la masse paye dans SIHAM
salariale 2018
Module SIHAMPMS
Recettes - Contrats Risque Solde budgtaire Procdure de suivi des dpenses et DGS Finances/ 2017 Groupe de travail pour dfinir une procdure de En cours 80%
recherche ngatif si sous ralisation recettes sur contrats BRC et AC suivi des contrats efficace
Dpenses investissement Sous-excution en cas de Scurisation de la distinction charges DGS Finances 2017 Fiche guide immobilisations - diffuser pour N .S attente nouvel 50% Rdig vrifi
programmation non fonctionnement -investissement composantes et tous les acteurs Groupe de travail dpenses intranet
ralisable services dinvestissements scientifiques
Ralisation dpenses Dconcentration des Guide des bonnes pratiques DGS /BCP 2018 Projet finaliser DGS/BCP En cours
achats raliser
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Plan daction 2017 - 2019: proposition
Plan daction 2017-2019 risques comptables -PROJET-
Processus Risque dtect Action Acteurs chance Commentaires sur ltat % %
concerns davancement des actions davancement N davancement
prvue N-1
Immobilisations Inventaire physique Inventaires tournants par DGS Finances 2018 Ralisation dinventaires En cours 80%
circularisation auprs des systmatiques
composantes et services Composantes
Dpenses-charges Certification tardive- Formation et organisation du circuit Composantes 2017 Chantier mthodologique lancer NS Formation GBCP
errone des services de validation des services faits AC SFACT suite refonte des dlgations des acteurs
faits ct ordonnateur ordonnateur ralise
Rmunrations paye Erreurs calcul paye Contrle des lments de calcul SGPRH 2018 En cours optimisation En cours
Produits Recettes sur contrats Suivi des droits universitaires CDR & 2017 Rflexion mthodologique lancer NS
de recherche (exactitude des droits d'inscription) composantes
Rattachement au bon et recouvrement recettes formation
exercice continue : risque de non
Procdure co-rdiger BRC & AC
rattachement au bon exercice
Suivi de la trsorerie Disponibilit des CP Suivi mensuel des flux et du AC SPB 2018 Extractions BO SIFAC et tableaux de NS
disponible par rapport au budget de bords concevoir et mettre en
trsorerie uvre
Organisation gnrale Manque de prcision Organigramme fonctionnels CIBC- services 2019 Projets dorganigrammes NS OFN en cours de
des rles- sparation nominatifs OFN gnraliser AC fonctionnels nominatifs OFN en validation DGS
des tches cours mise a jour annuelle et AC
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Actions complmentaires
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Formalisation des procdures
CIBC-2017 15
Avancement des procdures formalises
CIBC-2017 16
Les ralisations 2016
procdures valides ou en cours par cycle
Procdure paiement
1 condamnation 25/05/2016 SB - SB V1 Charges
tribunal_v1
Procdure suivi et
2 gestion des 25/08/2016 JPM Oui JM_SB V1 Immobilisations
immobilisations
Procdure
3 09/02/2017 JPM-SB- SP AG Oui NA V4 Charges
dversement paye
Procdure achats et
4 30/03/2016 JPM-MMP Oui NA V1 Charges
dpenses hors travaux
Procdure Achat de
5 travaux sur le parc 24/03/2016 JPM- CJ Oui NA V1 Immobilisations
immobilier
Procdure
6 15/06/2016 JPM- AG oui NA V1 Charges
reversement BRC_V1
Procdure charges
7 05/07/2016 SAPRH oui NA V1 Charges
payer paye
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Les ralisations 2016
procdures valides ou en cours par cycle
Procdure missions
8 29/01/2016 MG oui NA V1 Charges
membres extrieurs
Procdure gestion et
9 18/10/2013 BRC - TL V7 Recettes
suivi des redevances
Procdure paiement
Dpenses-
11 TVA due l'import sur 03/11/2016 JM - JM_SB V1
fiscalit
factures transitaires
Procdure
modlisation Dpenses -
12 25/11/2016 JPM - JM_SB V1
formation continue - recettes
FC- dans SIFAC
Procdure traitement
Dpenses
13 des factures TRAVEL 15/11/2016 JPM - SB V1
charges
PLANET
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Les ralisations 2016
procdures valides ou en cours par cycle
Version de Cycle budgtaire
n Intitul Date Rdacteur Valid par Version
travail ou comptable
Facturatexterne
14 prestat int.V02 10-10- 10/10/2013 B. L - NA V2 Recettes
13 AP
Circuit conventions
Paris Diderot avec
15 01/03/2012 B. L - NA - Recettes
aspects financiers 01-
03-12
Elaborat suivi budget
16 17/01/2013 B. L - VB V3 Recettes
V03 17-01-13 AP
Dispositif DGG
17 concernant les achats 21/01/2013 L. V & B. L - TL V1 Charges
publics en UMR
Contrles de paie -
18 logigramme et 20/12/2015 V. H oui - - Charges
contrles cls
Contrles d'achats de
travaux immobiliss -
20 19/12/2015 V. H oui - - Immobilisations
logigrammes et
contrles cls
Procdure recettes
21 10/01/2017 V. D oui - V1 Recettes
conventions DRH
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ANNEXES
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Mthodologie de cotation des risques
CIBC-2017 21
Annexe 1 : Cotation des risques selon leur
criticit
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Annexe 2 : matrice de cotation des risques
Probabilit Trs Peu probable Faiblement Moyennent Fortement Quasi Certain
probable probable probable
P proche de 0 >75% et <1
<10% Jusqu 50% Infrieur 75%
Impact
Lecture : un enjeu de 30% ou plus qui doit se produire une fois sur 100 (frquence de
0,01) impacte les donnes financires de 0,3%, (avec un seuil de signification de 2%).
Pour 10% denjeu, une probabilit estime de 0,5 donne un impact financier de 5%,
significatif.
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Annexe 3 : Code couleur grille matrise des
risques
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