Clôture du projet

Clôture du projet

Mars 2010

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 La clôture des projets
La clôture des projets
Inévitablement, les projets se terminent; il est dans la définition même d’un projet qu’il ne
dure qu’un temps précis dans la vie d’une organisation. Les façons dont les projets se
terminent peuvent toutefois varier.

Fin « normale » d’un projet

•La plupart des projets se terminent favorablement avec la livraison du produit /

système au client; ce client peut être à l’interne
l interne de l’organisation
l organisation (projet d’implantation
d implantation
d’équipement dans une usine) ou à l’externe (projet de construction, projet de sous-
traitance industrielle)

Fin « normale » d’un p

projet
j et intégration
g à l’organisation
g

• Dans certains cas de projets (surtout lorsque le client est interne), il arrive très
fréquemment qu’on invite les membres de l’équipe à devenir (ou redevenir) membres
à part entière à l’organisation. On parle donc d’intégration des résultats et des
ressources
essou ces du projet.
p oje

Un jeune ingénieur en mécanique vient de terminer un projet d’implantation d’une

nouvelle ligne de production (extrusion) dans l’usine F. Initialement embauché
pour mener ce projet, il passe maintenant du côté des opérations car on le
nomme directeur de l’usine F.

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 La clôture des projets
La clôture des projets
Projet avorté

• Il peut arriver qu’on doive arrêter un projet pour des questions techniques, budgétaires ou
légales. Des procédures doivent alors être prises pour compenser, s’il y a lieu, la ou les
parties lésées.

Les raisons les plus fréquente pour les projets avortés

(adapté de Meredith & Mantel)

• La forme organisationnelle utilisée ne convient pas
• LL’appui
appui de la haute
de la haute‐direction
direction est insuffisant
est insuffisant
• On ne nomme pas la bonne personne à la direction de projet
• Mauvaise planification

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 La clôture des projets
La clôture des projets
(adapté de: Meredith et Mantel)

En situation
E it ti normale,l « fermer
f » un projet
j t dé
désigne
i une série
é i d’
d’activités
ti ité que ddoit
it réaliser
é li
le responsable du projet. L ’utilisation de listes de vérification (checklists) est fréquente
lors de la fermeture de dossiers.

– S’assurer de la fin de l’ensemble des travaux, incluant les tâches en 
sous‐traitance
– Validation officielle de la part du client comme quoi il a reçu le 
Validation officielle de la part du client comme quoi il a reçu le
produit/système et les autres livrables conformément à ses attentes.
– S’assurer que la documentation est à jour et que les rapports de 
clôture ont été réalisés (si requis)
– Régler les dernières transactions financières (facturation)
– Re‐localisation du personnel, des équipements, des matériaux
– Consolider la documentation à conserver

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 LL’évaluation
évaluation de projets
de projets
On préconise de plus en plus le recours à une évaluation en fin de projet. Cette
évaluation devrait porter autant sur des aspects formels et traditionnels (coûts,
(
échéanciers, etc.) que sur des aspects humains (qualité du travail d’équipe, etc.).

Les évaluations prennent différents formes et portent des noms variés, selon les
entreprises et les industries. On peut considérer ces termes comme synonymes.

– Évaluation post‐projet
– Étude post‐mortem
– Audit de projet (sens plus formel)
– Rétrospective de projet
– Lessons Learned Sessions (séances d’identification des leçons 
apprises)
i )
Vous arrive-t-il de faire une
?
évaluation de la qualité du travail en
équipe ? Quelles sont les difficultés
liées
é à ce genre d’exercice?
’ ?

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 Audit de projet
Audit de projet
(adapté de: Gray et Larson)

On peut réaliser un audit autant après la fin du projet qu’en cours de processus. 

Audit en cours de projet

•L’audit en cours de projets porte surtout sur la progression des travaux (performance)
et les conditions de réalisation. Par exemple, les priorités initialement énoncées ont-
elles changé? Est-ce que les objectifs du projet sont encore réalistes?

Audit post-projet

• L’audit de fin de projet est plus détaillé et met davantage l’emphase sur l’information
qui serait utile aux projets subséquents. L’emphase est donc sur le long terme. On
réalise
é li souventt l’l’audit
dit post-projet
t j t pour identifier
id tifi lles « lessons
l l
learned
d », c’est-à-dire
’ t à di
les leçons à tirer des « bons coups » et des erreurs.

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 Une évaluation du projet: pourquoi 
faire ?
N. Kerth, spécialiste en accompagnement d’équipe, identifie six objectifs pour la 
réalisation d’une « rétrospective » du travail en équipe de projet : 

Objectif no.1 : recueillir les données réelles et finales

•La fin d’un projet est le moment idéal pour recueillir toutes les données relatives au projet et ainsi
dégager un portrait réaliste du déroulement

Objectif no.2: construire « ll’histoire

histoire » du projet

• Dans un projet impliquant plusieurs personnes, tout n’est pas connu de tous et chacun a sa façon
de voir le projet de par le rôle qu’il a joué. La fin d’un projet peut être une occasion de mettre en
commun les différentes expériences pour mieux mettre en contexte et comprendre la façon dont les
choses se sont découlées.
• Le
L ttravailil d
de « construire
t i » l’histoire
l’hi t i d du projet
j t estt souventt confié
fié à un observateur
b t neutre
t
(consultant, etc…) pour assurer le traitement équitable des différents points de vue.

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 Une évaluation du projet: pourquoi 
faire ?
(suite, adaptée de Kerth (2001))

Objectif no.3: améliorer les processus, la gestion, la culture

• La fin d’un projet est aussi le moment idéal d’identifier ce que l’équipe a bien fait, ce que
l’équipe a moins bien fait. En faisant un retour en équipe, les chances d’identifier des pistes
d’amélioration sont beaucoup plus grandes que si l’évaluation se fait individuellement.

Un jour, un haut-dirigeant, convaincu de la réussite de son projet - l’implantation

d’une nouvelle technologie - eu le choc de sa vie en lisant l’étude de cas réalisée
par des chercheurs sur son projet
projet. Ayant interrogé les opérateurs du nouveau
système, les chercheurs avaient mis en évidence leur grande insatisfaction face
au nouveau système, notamment parce qu’ils avait été mal formés.

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 Une évaluation du projet: pourquoi 
faire ?
(suite, adaptée de Kerth (2001))

Objectif no.4: « réparer les pots cassés »

•Dans
D lle cours d’
d’un projet,
j t il survient
i t ttrès
è ffréquemment
é tddes conflits
flit causés
é par lla pression,
i lle stress
t
ou les différences de points de vue. Lorsqu’il s’agit de personnes devant continuer à travailler
ensemble sur d’autres projets, il est très important de consacrer du temps pour rétablir les bonnes
relations entre les personnes, souligner les efforts de l’équipe et éviter que des conflits persistent
après le projet.

Objectif no.5: célébrer les bons coups

• La notion de « célébration » est de plus en plus considérée en gestion de projet comme une façon
de garder la motivation d’une équipe à qui on demande souvent des efforts soutenus.
• Il s’avère
’ è donc
d important
i t t d’organiser
d’ i d
des é
événements
é t ((partys,
t etc…)
t ) pour bien
bi marquer lla fifin d’
d’un
projet

Charles Aboukhaled Introduction à la gestion de projets
 Évaluation de projet
Évaluation de projet
(adapté de: Gido et Clements)

Exemples de points à couvrir dans une évaluation post-projet.

– Performance technique
P f t h i
– Performance au niveau du budget
– Performance au niveau de l’échéancier
– La qualité du planning et du suivi
– Les relations avec le client
Les relations avec le client
– Les relations entre les membres de l’équipe
– La qualité des communications
– Le processus d’identification et de résolution de problèmes
– Les recommandations

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