Etude de cas :

Appréciation du dispositif de Contrôle interne d’une société pharmaceutique

IV- Cycle de Trésorerie :

Entretien avec le Directeur financier :

Contrôleur interne : Bonjour,

DAF : Bonjour,

Contrôleur interne : avant de parler des processus, j’ai une question relative à l’évolution de la trésorerie
nette. En faisant une revue analytique, le solde bancaire a énormément baissé à fin 2013 par rapport à
2012. Comment expliquez-vous cette évolution ?

DAF : Exactement, cette situation s’explique d’un côté par le règlement en novembre et décembre des
factures relatives à l’investissement lié à l’extension de la ligne de production et aussi par la hausse de
notre besoin en fonds de roulement liée essentiellement au retard de règlement constaté sur 3 de nos
principaux clients.

Contrôleur interne : y-a-t-il un risque particulier par rapport à ces clients.

DAF : Non il n’y a aucun risque, ce sont juste des factures échues en novembre et qui ont connu un retard
de règlement, d’ailleurs nous venons d’encaisser aujourd’hui le montant de ces factures, vous pouvez bien
sûr le vérifier si vous voulez.

Contrôleur interne : Ok, comment alors sont gérés les prévisions de trésorerie ?

DAF : le responsable trésorerie tient un tableau récapitulant toutes les factures à régler par numéro,
montant et date de règlement. Il doit suivre l’évolution du solde bancaire par rapport aux factures à régler
au cours du mois.

Contrôleur interne : ok, à travers la revue du processus achats, j’ai su que tous les règlements doivent
être signés par deux personnes habilitées quel que soit le montant.

DAF : Exactement.

Contrôleur interne : Comment alors vous-vous assurez que tous les règlements sont signés par les
signataires habilités ?

DAF : Nous avons une liste qui reprend tous les signataires habilités de la société avec leurs noms,
prénoms, adresse et exemple de leurs signatures. Cette liste comprend tous les membres du comité de
direction et elle est communiquée à la banque au début de chaque année.

A chaque fois qu’un règlement se présente la banque est obligée de vérifier les signatures figurant sur
l’ordre de virement ou le chèque par rapport à la liste qui a été communiquée.

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Etude de cas :

Appréciation du dispositif de Contrôle interne d’une société pharmaceutique

Contrôleur interne : J’ai compris que tous les règlements sont doublement signés et que la mise à jour de
la liste des signataires se fait uniquement au début de l’année.

DAF : exactement

Contrôleur interne : Est-ce que vous utilisé les virements électroniques au niveau de vos
décaissements ?

DAF : Effectivement, la plupart des règlements fournisseurs se font à travers système. Nous procédons à
la fin de chaque semaine, à l’extraction des factures échues de notre système comptable. Cette extraction
est ensuite chargée sur le serveur de la banque. Les signataires sont par la suite notifiés par e-mail. Ils
doivent procéder à la signature électronique de ces virements. Une fois les virements sont signés
électroniquement, les paiements sont effectués systématiquement.

Contrôleur interne : Votre fichier est-il compatible avec le système de la banque ?

DAF : il est partiellement compatible. Ça veut dire que le comptable doit effectuer certains changements
de forme sur le fichier avant de le charger sur l’application bancaire.

Contrôleur interne : Concernant les encaissements. Comment-vous-vous assurez que tous les
encaissements reçus sont comptabilisés ?

DAF : Les encaissements sont reçus par le responsable caisse qui doit les enregistrer sur un état Excel. Ils
sont ensuite déposés à la banque. Nous procédons à la fin de chaque mois à une comparaison entre
l’ensemble des encaissements déposés et le relevé bancaire.

Contrôleur interne : Comment est effectué le rapprochement bancaire ?

DAF : A la fin de chaque année, le responsable trésorerie procède à un rapprochement du solde comptable
au solde chez la banque. Il doit bien sûr identifier tous les écarts et les commenter au niveau de l’état de
rapprochement bancaire. Après il me le remet pour validation et signature.

Contrôleur interne : Vous-avez combien de comptes bancaires ?

DAF : Nous avons 3 comptes bancaires. Deux sont réconciliés annuellement, le troisième n’est pas
réconcilié puisqu’il n’a pas été mouvementé depuis 3 ans.

….

Extrait de la procédure de gestion de la caisse :

La caisse est tenue par le Responsable Caisse dans un coffre-fort de la société.

Un comptage physique ainsi qu’une réconciliation entre le solde comptable de la caisse et les fonds
disponibles est effectué au 31 décembre de chaque année par le par le Directeur financier. Ce comptage
est matérialisé sur un PV de caisse signé par le Responsable caisse et le Directeur financier.

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 Etude de cas :

Appréciation du dispositif de Contrôle interne d’une société pharmaceutique

Les dépenses par caisse doivent faire l’objet d’une autorisation de la part du responsable hiérarchique et
doivent concerner des achats à faible valeur ne nécessitant pas un bon de commande.

Le demandeur doit soumettre le bon de caisse dûment signé par le responsable hiérarchique au
responsable caisse pour règlement des frais engagés. Tous les bons de caisse doivent être accompagnés
des justificatifs.

Tout montant non justifié doit être rejeté par le responsable caisse.

Une fois vérifiée, le responsable caisse doit comptabiliser le bon de caisse immédiatement sur le G/L de la
caisse en mentionnant le N° du bon de caisse ainsi que le libellé de l’opération.

Etat de rapprochement bancaire au 31.12.2013

Dans les comptes de la société Dans les comptes de la banque

Libellé Débit Crédit Débit Crédit

Solde 3 120 004,10 1 812 900,80
Chèque 213329 11/02/2013 310 100,00
Chèque 451552 16/04/2013 24 100,00
Chèque 312900 13/05/2013 54 100,80
Chèque 189898 21/05/2013 128 910,00
Chèque 716233 25/06/2013 165412,76
Chèque 810001 23/05/2013 541 200,80
Chèque 654381 04/09/2013 760 735,94
Virement reçu 30/12/2013 569 000,00
Virement reçu 30/12/2013 135 552,00
Agios 4ème trimestre 31/12/2013 27 095,00
Total 3 824 556,10 27 095,00 -
Solde réctifié 3 797 461,1 3 797 461,10

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Etude de cas :

Appréciation du dispositif de Contrôle interne d’une société pharmaceutique

Grand-livre de la caisse du 01.09.2013 au 31.10.2013

Libellé Date Débit Crédit

Solde au 31.08.2013 21 000,00
Plomberie 03/09/2013 200,00
Gasoil bon N° 1298 04/09/2013 600,00
Billet Casa- Paris 05/09/2013 3 435,00
Réparation porte d'entrée 10/09/2013 1 210,00
Produits de nettoyage 10/09/2013 410,00
Frais de visa DG 12/09/2013 680,00
Alimentation de la caisse 20 000,00
Achat de 2 PC 13/09/2013 18 700,00
Frais de visa DAF 14/09/2013 680,00
Sortie caisse 14/09/2013 1 200,00
timbres pour légalisation 14/09/2013 120,00
Achat de café, thé et sucre pour la cuisine 14/09/2013 210,00
Alimentation de la caisse 50 000,00
Achat de papiers 17/09/2013 28 900,00
Frais de légalisation de documents 18/09/2013 20,00
Gazoil bon N°2112 18/09/2013 600,00
Achats de 30 valises pour PC 18/09/2013 15 000,00
Alimentation de la caisse 40 000,00
Dépense 20/09/2013 20/09/2013 200,00
Billet Casa-Doha QA1201 24/09/2013 27 890,00
Vidange voiture de fonction 24/09/2013 870,00
Sortie caisse 24/09/2013 2 100,00
Achats de journaux septembre 27/09/2013 540,00
Achat de registres 28/09/2013 200,00
Avance permanante pour coursier 02/10/2013 2 000,00
Frais d'envoie postal 04/10/2013 289,80
timbres pour légalisation 04/10/2013 60,00
Alimentation de la caisse 40 000,00
Achat repas pour consultant externe 09/10/2013 50,00
Gazoil bon N°2657 10/10/2013 700,00
Produits de nettoyage 12/10/2013 359,00
Achat d'une pièce de rechange usine 15/10/2013 31 090,00
Frais d'impression 15/10/2013 300,00
Frais de visa Directeur Commercial 15/10/2013 900,00

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Etude de cas :

Appréciation du dispositif de Contrôle interne d’une société pharmaceutique

Réparation voiture de fonction 15/10/2013 680,00
Achat de journaux 17/10/2013 450,00
Achat Eau 17/10/2013 90,00
Sortie caisse 18/10/2013 600,00
Repas pour 18/10/2013 180,00
Achat de café, thé et sucre pour la cuisine 18/10/2013 542,00
Frais d'envoie postal 22/10/2013 46,50
Formation département marketing 24/10/2013 22 000,00
Dépense 30/10/2013 30/10/2013 650,00
Total 171 000,00 164 752,30
Solde au 31/10/2013 6 247,70

Rapprochement de la caisse:

Comptage physique de la caisse au 31/12/2013 7 844,00

Solde comptable de la caisse au 31/12/2013 12 990,00
Ecart 5 146,00

Analyse le l'écart
Bon de caisse N°0621 du 20/04/2013 500
Bon de caisse N°0622 du 20/04/2013 1200
Bon de caisse N°0623 du 20/04/2013 290
Bon de caisse N°701 du 16/11/2013 190
Bon de caisse N°721 du 23/11/2013 980
Bon de caisse N°743 du 05/12/2013 340
Bon de caisse N°755 du 26/12/2013 411
Autres dépenses non justifiés 1 235