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Management des Projets Informatiques

Processus coût : estimation - coûtenance

D. Gourc
Enseignant Chercheur - Management de projet et des risques
Ecole des Mines d’Albi-Carmaux

Option
Plan du cours

1. Introduction
2. Relations entre estimation et
coutenance
3. Estimation
Les méthodes Ordre de grandeur, Modulaire
Semi-détaillée, Détaillée
4. Coûtenance
Définitions et terminologie
Mesure de l'avancement - courbes en S
Réestimation du budget à terminaison
Introduction

Processus coût fondamental dans le


management des projets
1. Introduction
2. Relation estimation initialisé lors de l'appel d'offres
coûtenance définition du budget initial
3. Estimation suivi et maîtrise des coûts
4. Coûtenance

Deux disciplines :
Estimation
Coûtenance
Processus de Management des coûts

Identification des coûts : identifier les coûts à supporter


pour atteindre les objectifs du projet.
Estimation des coûts et élaboration du budget : prendre en
compte les coûts directs et indirects liés à la réalisation du
travail et donc du projet.
Suivi des coûts : contrôler l’avancement du projet, en
comparant le réalisé à l’estimé et au budgété.
Mesure et prise en compte des dérives : décider des actions
à mettre en oeuvre pour corriger les écarts éventuels.
Choix de la méthode de calcul
Méthode paramétrique

Trois méthodes différentes selon l’avancement du projet

Développement
Etudes préliminaires Etudes de conception industrialisation
production

Méthodes
Méthodes analogiques Méthodes Méthodes analytiques
d’estimation
ordres de grandeurs paramétriques estimation détaillée
utilisées

Référence : BELLUT Serge, La Compétitivité par la maîtrise des coûts, 1998


Relations estimation - coutenance
Technique Objectifs Utilisation
Estimation
utilisée

Estimation globale Budget Orientation


Préétudes (extrapolation) "ordre de grandeur" stratégique

1. Introduction
Estimation modulaire Budget Prouver
2. Relation estimation Faisabilité préliminaire la rentabilité
coûtenance
3. Estimation Etablir la référence
Début de la Estimation Budget
d'un contrat en régie
4. Coûtenance conception semi-détaillée d'objectif

Fin de la Estimation détaillée Budget Etablir la référence


conception contractuel d'un contrat au
forfait

Coûtenance

Respect des objectifs Tableau de bord


Tendance coûts
Réalisation du coût final prévu
et reste à engager

Livraison de l'ouvrage
Les rubriques qui composent le budget
Le budget du projet : en fait plusieurs
budgets estimés ...

+/- 25%
+/- 5 %
+/- 40% +/- 15 %

Conception
Préétude Faisabilité Définition Réalisation
détaillée

Le contrat fige un référentiel de budget entre MOA et MOE


Composition du budget
Ce que voit
le MOA

Coût direct Ligne budgétaire


Coût technique
opérationnel

Budget du
Chef de Projet

Prix de
Provisions Vente
PP pour aléas

Frais généraux
Coût indirect différentes charges
Provision générale
Projet Marge brute

Marge nette
Coût technique opérationnel

C’est la somme des coûts des sous-ensemble


Chaque sous-ensemble est décomposé
en lignes budgétaires (par responsable)
Provisions techniques

Voir exemple
Découpage classique d’un contrat d’ingénierie traditionnelle
Provisions techniques

Elles sont destinées à couvrir les aléas techniques


dus :
Aux facteurs d’imprécision inhérents à tout estimation
des coûts réalisée à partir de spécifications techniques
plus ou moins complètes ou précises
Aux réajustements nécessaires ou aux modifications qui
interviennent en cours d’étude ou de réalisation et qui ne
seront pas payés par le client
À l’effet des glissements de planning
Provision générale du projet

Globalisée au niveau du projet


Correspond généralement à un pourcentage appliqué surf le
prix de vente (4-5 % selon les affaires)
Est destinée à couvrir les conséquences d’événements
défavorables et présentant un caractère aléatoire plus marqué
que les provisions techniques
Les risques concernés :
Événements liés à des clauses contractuelles : performance,
qualité du produit, pénalités de retard sur délai
Événement d’autres nature : inflation, écart de change,
défaillance de sous-traitant, etc.
Elaboration du budget de référence

Le budget de référence constitue l’objectif crédible


à une date donnée, il peut évoluer selon le temps
Au début du projet le budget de référence est le
budget initial
Par la suite, il évolue en un budget révisé ou
budget à date
Après prise en compte de l’évolution du projet acceptée
• par le chef de projet à une date donnée, lorsque les
modifications interviennent dans le cadre seul de la
MOE (redistribution des lignes budgétaires)
• Par les deux parties, lorsqu’elles concernent MOA et
MOE ( demande de modification fonctionnelle)
Révision du budget initial

Origine : modifications approuvées par le chef de


projet ou redistributions entre lignes budgétaires

Modifications contractuelles vis-à-vis du client :


utilisation d’ordres de modifications à présenter au client
Modifications imputables à des tiers autres que le client
• Le remboursement peut se faire auprès de compagnies
d’assurances ou des tiers
Modifications non imputables à quiconque, car les causes
sont purement internes

Dans tous les cas le chef de projet est seul juge pour
accepter une modification
Etablissement du budget à date

Doit être réalisée dès que le chef de projet à


accepté une révision
La seule source de recette est la provision pour
aléas techniques du sous-ensemble considéré

Le prélèvement peut éventuellement se faire sur la


provision générale après accord de la Direction
Evolution du budget initial vers le budget
à date
Modification Modification
Budget avant ressource après ressource
initial Redistributions complémentaire complémentaire

1. Introduction
2. Relation estimation Lignes
budgétaires
coûtenance
3. Estimation Lignes
budgétaires -…
Lignes
budgétaires +
-…
4. Coûtenance -…
-…
- ...

Ressource
Provision Provision complémentaire
Provision
Coût budget
Marge supp.
Marge brute Marge brute Marge brute
Evolution des recettes complémentaires
BUDGET = BUDGET INITIAL = BIPO BUDGET A DATE = B1 ; B2 ; B3 ; ...

RECETTES DEPENSES RECETTES DEPENSES

Lignes Lignes
1. Introduction
budgétaires budgétaires
2. Relation estimation
Montant Montant
coûtenance
contractuel contractuel
3. Estimation
4. Coûtenance
Provisions :
aléas techniques
affermissement
Provisions :
aléas techniques
Provisions : affermissement
risques pénalités

Provisions :
Frais généraux risques pénalités

és
+

pt
Marge nette

ce
ac
Frais généraux

st
an
+

en
Marge nette

Av

Feuilles
de
modification
Le budget de référence DEVIS TECHNIQUE

FICHE DE PRIX OFFRE


Négociation
Signature du contrat

FICHE DE PRIX DEFINITIVE CONTRAT


Réécriture de la fiche de prix définitive "Contrat" en termes de structure
budgétaire sans modification de l'économie générale du contrat
1. Introduction
FICHE DE PRIX DEFINITIVE REALISATION
2. Relation estimation COST CODE
coûtenance 1000 Gestion du projet
2000 Etudes spécialisées
Etabli par lignes
budgétaires Budget
3000 Fournitures
3. Estimation 4000 Portage plate forme cible
suivant le détail Technique
du cost code. ----
5000 S/traitants modules internet Pour chaque ligne
4. Coûtenance 6000 Main-d'œuvre directe :
Responsa-
bilité du
- un code,
RECETTES intégration Chef de
- une description,
7000 Frais généraux structure - un montant, Projet
PREVISIONNELLES 8000 Tests - une quantité.
9000 Frais financiers
ou

PRIX de VENTE COST CODE


- pour aléas techniques
du CONTRAT - pour affermissement

PROVISION GENERALE
RISQUES - PENALITES
MARGE BRUTE
CONTRIBUTION aux
PROJET FRAIS GENERAUX

MARGE NETTE
Evolution du projet

Maîtrise des modifications


Maîtrise des modifications

Les événements qui interviennent entraînent des


évolutions
D’ordre technique, modification de périmètre de
fonctionnalités, de performance
En termes de délais, de coûts

Le coûteneur doit suivre ces évolutions


Il est nécessaire de compenser ces surcoûts ou délais
Par des délais et des recettes complémentaires
Trois types d’évolutions

Correction, rectification
Actions internes visant à corriger des erreurs mineures
sans forte incidence sur les coûts et les interfaces entre
intervenants
Adaptation sans conséquence sur l’aval
Changement ayant un impact sur les délais et les coûts
sans perturber les jalons majeurs du projet
Modifications proprements dites
Ayant un impact sur les coûts, délais, et les interfaces
• Résultants de demandes clients
• Résultants de demandes internes
Procédure de décision

Recueil des propositions

Décision d’instruction

Instruction de la modification
Assurer le suivi
Trois grandes catégories d’activités

Le projet comporte

Des études

Des approvisionnements

Des travaux

Des méthodes de suivi différentes


Suivi des études

Valorisation des moyens humains et matériels

On distingue
Coûts des services internes
• Taux horaires réduits (salaire + charges sociales) ou
environnés (incorporation des frais directs). Dans tous les
cas on applique un taux unitaire pour tenir compte des frais
généraux (frais de fonctionnement et d’exploitation gérés
par le contrôle de gestion)
Frais directs
• Frais de transport et de mission, telecom, ordinateur,
reprographie, etc.

Coût des études sous-traitées


Suivi des approvisionnements

Equipements principaux

Equipements secondaires
Ossature, système circulatoire de l’ouvrage
• Câbles, climatisations,
Suivi des travaux

Travaux préparatoires
Adaptation des locaux pour accueillir un nouveau serveur

Montage
Installation du système, infrastructure, câblage électrique,
installation

Mise en service et essais


De l’engagé au dépensé
Les différents catégories de coûts

Phase de décision Origine du coût COUT

Exécution Bon de Cde ENGAGE

ENCOURU
Livraison Facture
FACTURE

Paiement Virement DEPENSE

PAYE
Attention plusieurs catégories de coûts
qui évoluent différemment …
Fin du projet

100 %

80 %

60 %

40 %
engagé
encouru
20 % facturé
payé

TO TO + 1 TO + 2 TO + 3 TO + 4 TO + 5 TO + 6 Tf Tf + 1 Tf + 2 Tf + 3
Le réalisé à une date donnée est la somme des
coûts correspondant au travail effectué à une date
Comporte
Les engagements faisant suite à la passation de
commande vers des tiers à une date
Les coûts encourus pour des travaux exécutés à cette date
Les dépenses arrêtées à cette date
Engagements

Montants que l’on s’est obligé à payer à ses


fournisseurs,
par extension incluent les coûts internes au projet
Engagements sont saisis par cde
Domaine de commande Définition

En ingenierie interne Engagement = Imputation


correspondant aux consommations
d’heures à la date donnée
Commande à prix forfaitaire (matériel, Montant de la cde et des frais
ingénierie externe, etc.) accessoires inévitables (transport à
facturer en sus)
Commande ouverte Montants utilisés à date
Coûts encourus ou réalisés

– Valorisation du coût des prestations réellement


effectuées à une date donnée et imputable à un
projet : CRTE

Domaine de commande Définition

En ingenierie interne Couts encourus = engagements =


imputations = coût réalisé
Commande à prix forfaitaire (matériel, Coûts encourus = avancement
ingénierie externe, etc.) physique * % montant réel de la cde
Commande ouverte Coûts encourus = engagements = coûts
réalisés
Dépenses

A la clôture de chaque commande


Engagement = Dépenses

Principales causes de divergence entre


engagements et dépenses
Mauvaise estimation des quantitatifs
Variation de taux de change
Erreurs d’imputation
Oubli de frais accessoires
Glissement des plannings
Payé = dépensé

Dépensé : (Notion comptable) : Définition dépendant du


contrôle de gestion de chaque entreprise (Sortie de trésorerie
1. Introduction ou facturation... Bon à payer ...).
2. Relation estimation
coûtenance Répartition dans le temps :
Coût prévisionnel Encouru
3. Estimation Engagé
Dépensé
4. Coûtenance

A un instant t,
Somme engagé >Somme encourue > Somme dépensée
Mesure des dépenses

Enregistrement de tous les coûts affectés


1. Introduction
directement aux tâches
2. Relation estimation mesure faite au niveau des lots de travaux et consolidés
coûtenance En fonction de la nature des dépenses
3. Estimation heures : feuilles de temps passés
4. Coûtenance
matériels : suivi des livraisons
sous-traitance : éléments du système comptable
Apprécier régulièrement le coût
prévisionnel
Le coût prévisionnel évolue …

CP1 CP2 CP3 CP4 CP5

Réalisation
Définir constamment le nouveau coût
prévisionnel

Définition : Somme de toutes les dépenses prévues


à un instant t. A un instant donné, meilleur
1. Introduction pronostic possible de ce que coûtera le projet à la
2. Relation estimation fin
coûtenance
3. Estimation
4. Coûtenance Méthode : il est établi par ligne budgétaire en
tenant compte de l'avancement.

CP = Coûts encourus + restant à encourir


= Coûts engagés + restant à engager.
= Dépenses + Reste à dépenser
Collecter les données de suivi

Attention, il faudra s ’appuyer sur un système


1. Introduction
spécifique au projet car
2. Relation estimation Le système comptable connaît le coût engagé (les
coûtenance commandes et contrats passés) et le coût facturé
3. Estimation correspondant aux factures reçues et enregistrées
4. Coûtenance
Le projet, apporte le coût encouru
c‘ est la valeur du travail effectué à la date de mesure
Comparaison coûts prévisionnel
et budget à date

Le métier du coûteneur consiste à régulièrement comparer les


budgets à date avec les coûts prévisionnels ligne à ligne puis
globalement

2 notions sont particulièrement observées


Ecart / déviations
• Toute variation entre le coût prévisionnel et le budget à date
Δ = CP-BD
Dérive des écarts
• Différence positive ou négative entre les écarts constatés lors de
deux rapports de coûts consécutifs

• une dérive négative permet de considérer que l'écart se comble par


rapport à la situation précédente, indique l'efficacité des mesures
correctrices.
Un exemple de tableau de bord du
coûteneur
Donc la Coûtenance c’est .. : définition

Traduction du terme "Cost control"


1. Introduction
Processus permettant pendant toute la durée du
2. Relation estimation
projet, de prévoir, de suivre tous les coûts des
coûtenance activités pour la réalisation de l'ouvrage avec pour
3. Estimation objectif de maîtriser le coût prévisionnel final.
4. Coûtenance Attention différent
• de la comptabilité (entreprise: consolidation de toutes les
activités de tous les projets sur une vision des dépenses
uniquement
• du contrôle des coûts du projet
La coûtenance c'est
savoir ou l'on est et savoir où l'on va!!!
Que faire et préciser ce qui va arriver !!!
Une démarche de coûtenance

Etablir la référence optimale - Référentiel coût.


1. Introduction
Mesurer déviations et dérives par rapport à ce
2. Relation estimation
coûtenance référentiel.
3. Estimation
4. Coûtenance
En déduire les conséquences (impact) sur le coût
final.
Décision d'actions correctrices pour minimiser les
déviations.
Une méthodologie

Etablir la référence optimale


Organiser le projet par ligne de coûts (CBS), subdiviser, coder,
1. Introduction
établir une liste de code-coûts identifiée
2. Relation estimation
coûtenance Fixer le budget prévisionnel (dépenses prévues)
3. Estimation Mesurer les déviations par rapport à cette référence (écarts
4. Coûtenance constatés)
Mesurer le coût du réel (CRTE)
Prévoir la valeur finale (CP)
Analyser les tendances (écarts prévus)
Comparer aux budgets
Juger les écarts
Ordonner, arbitrer les corrections,
Proposer des actions correctrices et communiquer
Construire la référence
Cost code du budget

Code des coûts : langage commun en matière de


1. Introduction
coûtenance entre les différents acteurs du projet =
2. Relation estimation
ensemble de codes
coûtenance idéalement utilisé pour facilité le retour d'expérience et
3. Estimation optimiser les procédures d'estimation
4. Coûtenance
COST CODE
1000 Gestion du projet
2000 Etudes spécialisées
3000 Fournitures
4000 Portage plate forme cible
5000 S/traitants modules internet
6000 Main-d'œuvre directe intégration
7000 Frais généraux structure
8000 Tests
9000 Frais financiers
Attention …

Le découpage des lignes de coûts est différent de celui du


WBS
1. Introduction
2. Relation estimation Ainsi, une activité du WBS peut concerner l’installation
coûtenance d’une chaudière
3. Estimation
4. Coûtenance Pour autant, la commande réalisée (engagement) doit être
décomposée en plusieurs lignes de coûts
Études sous–traitées par le vendeur
Fourniture de la chaudière
Supervision montage
Supervision mise en route
Formation du personnel
Pièces de rechange
Transport
Détail de la commande

Code des Désignation Prix Quantité Montant


coûts unitaire
3290 Installation d’une chaudière 1 067 500 1 1 067 500
2300 Etudes sous-traitées 160 €/h 1000 h 160 000
3291 Fourniture chaudière 400 000 1 400 000
5295 Supervision montage 250 €/h 600 h 150 000
Etablir la référence

Distribution des coûts


suivant les lots de travaux
1. Introduction
2. Relation estimation et donc le planning
coûtenance On obtient
3. Estimation pour chaque lot de travaux une valeur prévue
4. Coûtenance
et la valeur prévue pour le projet par consolidation

On parlera de Coût Budgété du Travail Prévu (CBTP)


Coût prévisionnel du projet : consolidation des CBTP
de tous les lots de travaux
O
T

1. 2. 3.

1.1 1.2 2.1 3.1 3.2 3.3 250


Budget contractuel
Définir les tâches

200 Réserve pour les aléas


1.1
3.3 t
1.2 roj e
P
150 ce
2.1 3.1 an
rm
rfo

Coût
Pe
3.2
Ordonnancer les tâches l de
100 n tie
re

1.1 Ré
2.1 3.3 50
3.1
1.2 0
3.2 Temps
Planifier les tâches

20
20 35
50
35
40
Allouer les ressources
120 000

100 000

80 000
Valeur budgétaire

60 000

40 000

20 000

mensuel

cumulé TO+1 TO+2 TO+3 TO+4 TO+5 TO+6 TO+7 TO+8 TO+9 TO+10 TO+11 TO+12
10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000 €

10 000 € 20 000 € 30 000 € 40 000 € 50 000 € 60 000 € 70 000 € 80 000 € 90 000 € 100 000 € 100 000 €
Mesurer l’avancement
Système de mesure de l’avancement

Absolument nécessaire car le travail réellement


effectué ne correspond pas toujours aux dépenses
engagées pour le réaliser

Ex. installation prévue de 20 tonnes de tuyauterie


en une semaine pour un budget de 60 K€
À la fin de semaine, on constate 70 K€

Qu’en penser ?

Et si on indique que l’on a installé 25 tonnes?


Principe de la méthode d’avancement
d’un projet

Des étalons de mesure différents


Pour les études : en heures
Pour les approvisionnements : en euros
Pour la construction : en euros ou en heures productives
ou en quantités (m3, ml, nombre d’objets)

On construit une courbe d’avancement


prévisionnel
Au moment du contrôle, on compare
Les consommations réelles avec le budget que l’on avait
prévue pour exécuter les tâches effectuées : l’écart
représente une différence de « coût »
Mesure de l’avancement

Travail prévisionnel
Ap = Avancement prévisionnel =
Travail total prévisionnel

Tel que prévu à l’origine

Travail physiquement effectué


Aph = Avancement physique =
Travail physique total

Travail réel
Ar = Avancement réel =
Travail total réestimé
Exemple de calcul de l’avancement
Weka Chap 8/2 p4
Un outil pour représenter de manière
synthétique

Les courbes en S
Les courbes d'avancement

Diagramme comportant 3 courbes :


CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu (valeur prévue)
1. Introduction • courbe de référence du projet , budget initial ou à date
2. Relation estimation CRTE : Coût Réel du Travail Effectué (valeur dépensé)
coûtenance • montant exact qu'il a fallu dépenser pour faire le travail
3. Estimation • à chaque estimation, cette courbe est prolongée avec les nouvelles
4. Coûtenance prévisions du reste à faire (reste à encourir) pour obtenir le coût
prévisionnel final
CBTE : Coût Budgété du Travail Effectué (valeur acquise)
• reflète évolution réelle du coût budgété pour les travaux déjà
exécutés à la date. On parle de valeur acquise (Earned value).
Obtenue par la valorisation des tâches effectuées par leurs coûts
prévisionnels définis dans le budget initial
• réponse à la question : Au budget, quel coût était prévu pour avoir
tout cela?
Engagés / Encourus / Dépensés

Valeur acquise = Earned Value


CBTE (Coût Budgeté du Travail Effectué)
1. Introduction
2. Relation estimation
coûtenance
CBTE : Etroitement lié à l'avancement
3. Estimation
4. Coûtenance
Avancement physique = CRTE / CP
= CBTE / BD
Un exemple ….

1. Introduction
2. Relation estimation
coûtenance
3. Estimation
4. Coûtenance
Les courbes en S ...
Coût
(heures ou CP = EAC
francs) E
Coût prévisionnel

Ecart final
prévisionnel
BD = BAC
D
Budget à date
1. Introduction
2. Relation estimation

Retard final prévisionnel


coûtenance
3. Estimation C
CRTE = ACWP

Coût encouru
4. Coûtenance
CBTP = BCWS CV = Ecart de coût
B
Budget encouru SV = Retard
exprimé en coût

CBTE = BCWP
A
Valeur budgétaire
du réalisé
2 1
Retard

3
Temps
0
Jo R J Jc Jp
Comment analyser ces courbes
Ecarts à date

Ecart planning
différence entre travail prévu et travail effectué (exprimé en
1. Introduction termes budgétaires)
2. Relation estimation une valeur négative indique un retard
coûtenance EP = CBTE - CBTP
3. Estimation en % EP(%) = (CBTE-CBTP)/CBTP
4. Coûtenance

Ecart coût
différence entre la valeur acquise et le dépensé
une valeur négative indique que le travail coûte plus cher que
prévu
EC = CBTE - CRTE
en % EC(%) = (CBTE-CRTE)/CBTE
Des indices de performance

Pour un tableau de bord du couteneur, sur la base


1. Introduction
des écarts précédemment calculés
2. Relation estimation
coûtenance Indice de performance planning
3. Estimation • IPP = CBTE / CBTP
4. Coûtenance • rapport entre la valeur acquise et la valeur prévue
• c'est l'efficience planning du lot considéré

Indice de performance coût


• IPC = CBTE / CRTE
• rapport entre la valeur acquise et la valeur dépensée
• c'est l'efficience coût (productivité)
Un exemple ….

Etude de cas de coûtenance


1. Introduction
2. Relation estimation Certification CMP de l’AFITEP
coûtenance
3. Estimation
4. Coûtenance
Éléments de correction

Question n°2
Éléments de correction
Éléments de correction
Éléments de correction
Éléments de correction
Éléments de correction