Manuel de Procédures Du SP-CNLS - Version Finale - Déc 2012 PDF

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE
REPUBLIQUE TOGOLAISE
--------------------
----------------
CONSEIL NATIONAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA
ET LES INFECTIONS SEXUELLEMENT TRANSMISSIBLES Travail – Liberté – Patrie
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES DU SP/CNLS-IST
Octobre 2012
LE SECRETARIAT PERMANENT
01 BP : 2237 Lomé 01 Tél. : +228 22 61 62 77 Fax : +228 22 61 62 81
Email : cnls@laposte.tg Site Web : www.cnlstogo.org
KEKAR-AMASE
1680 Boulevard Jean Paul II
Tokoin Nukafu
B.P. : 30 845 Lomé - Togo
Tél. : 22 26 22 31 / 22 26 69 38
Fax. : 22 26 71 98
E-Mail : kekar-amase.kekar@helim.tg
SOMMAIRE
INTRODUCTION ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 10
PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------- 10
PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------------------------- 11
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 12
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL ---------------------------------------------------------------------------------------- 14
PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE INTERNE ---------------------------------------------- 16
PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------ 18
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION -------------------------------------------------------------- 18
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 22
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National -------------------------------------------------------------------------------------- 22
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint ---------------------------------------------------------------------------- 25
TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière ----------------------------------------------------------------------------------------- 28
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier --------------------------------------------------------------- 30
TITRE DU POSTE: Agent Comptable ------------------------------------------------------------------------------------------------ 35
TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38
TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39
TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes ------------------------------------------------------------------------------- 40
TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines -------------------------------------------------------------------------- 42
TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif --------------------------------------------------------------------------------------- 43
TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel -------------------------------------------------------- 45
TITRE DU POSTE: Standardiste ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 46
TITRE DU POSTE: Coursier ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 47
TITRE DU POSTE: Chef Parc auto --------------------------------------------------------------------------------------------------- 48
TITRE DU POSTE: Chauffeurs--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49
TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises ----------------------------------------------------- 50
TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses -------------------------------------------- 52
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé ------------------------------------------------------------------------------- 54
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques ------------------------------------ 56
TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web ----------------------------------------------------------------------- 58
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation ----------------------------------------------- 59
TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation-------------------------------------------------------------------------------- 61
TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données ----------------------------------------------------------------------- 63
TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique ------------------------------------------------------------------------------------- 64
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne ------------------------------------------------------------------------------------------------- 66
CYCLE : GESTION DU COURRIER ------------------------------------------------------------------------------------------------ 72
PROCEDURE : COURRIER DEPART -------------------------------------------------------------------------------------------------- 72
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 74
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------------------- 77
PROCEDURE : PREAMBULE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------- 83
PROCEDURE : SALAIRES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 85
PROCEDURE : CONGES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 88
PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES ------------------------------------------------------------------------- 92
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL ---------------------------------------------------------------------------- 95
PROCEDURE : MISSIONS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 97
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------- 102
CYCLE : GESTION DES ACHATS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 107
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION ------------------------------------------------------------------------------------------ 107
PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE -- 109
PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS ------------------------------------------- 112
3 / 302
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS ---------------- 115
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES ----------------------------------------------------- 119
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS --------------------------------------------------------------------------------------------- 121
PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON --------------------------------------------------------------------------------- 123
PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR ------------------------------------------------------------- 125
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------------------------------------- 128
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 128
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES ------------------------------------------------------------------------------------------- 130
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS --------------------------------------------------------------- 133
PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE ------------------------------------------------------------------------------- 135
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------- 140
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS---------------------------------------------------------------------- 143
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS ------------------------------------------------------------------------- 145
CYCLE : GESTION DES STOCKS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 149
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES ------------------------------------------------------- 149
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT --------------------------------------------------------------------------------------- 153
PROCEDURE : GESTION DES KITS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 155
PROCEDURES FINANCIERES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 159
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 159
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS --------------- 161
PROCEDURE :CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA --------------------------------------------------------------------- 166
PROCEDURE :Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique sous le logiciel ------------------------ 167
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES ---------------------------------------------------------------------------------- 172
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL -------------------------------------------------------------------------------- 174
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL ---------------------------------------------------------- 177
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT ------------------------------------------------------------------------------------------------- 180
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE ---------------------------------------------------------------------------------------- 182
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE ----------------------------------------------------- 182
PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES ------------------------------------------------------------------------- 185
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE ----------------------------------------------------------------- 186
PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ----------------------------------------------------------- 190
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES --------------------------------------------- 191
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE -------------------------------------------------------------------- 195
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER ------------------------------------------------------------------------------ 197
PROCEDURES COMPTABLES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 202
PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------- 202
PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES ---------------------------------------- 205
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE ----------------------------------- 207
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES ------------------------------- 209
PROCEDURE : PLANS COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------------- 213
PROCEDURE : Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 215
PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque ---------------------------------------------------------- 216
PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) ----------------------------------------------------------------- 217
PROCEDURE : Paiement de la DPD ----------------------------------------------------------------------------------------------- 218
PROCEDURE : Achat de fournitures ou services ------------------------------------------------------------------------------ 219
PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse ------------------------------------------------------------------------------- 220
PROCEDURE : Règlement des factures ------------------------------------------------------------------------------------------ 221
PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU association ------------------------------------------- 222
PROCEDURE : Justification AU partenaire en développement des fonds reçus-------------------------------------- 223
PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice ------------------------------------------------------------------- 224
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) ---------------------- 226
PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF ------------------------------ 229
PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT ------------------ 230
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD ------------------------------------------------------------------------------------ 231
4 / 302
PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD -------------------------------------------------------------------------------------------- 233
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE --------------------------------------------------------------- 234
PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT --------------------------------------------------------------------- 235
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE --------------------------------------------------------------- 236
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE
D’AVANCE/D’ACOMPTE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 237
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE --------------------------------------------------------------- 238
PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES ------------------------------------------------------------------------------ 239
PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION ------------------------------------------------------ 240
PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES -------------------------------------------------------------------------------------- 243
PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock --------------------------------------------------------------------------------------- 244
PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock ---------------------------------------------------------------------------- 245
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS ------------------------------------------------------------------------ 247
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS------------------------------------------------------------------------------- 253
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION ---------------------------------------------------------------------------------- 259
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT ----------- 259
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE ------------------------------------------------------------------------------- 261
PROCEDURE : Audit EXTERNE ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 270
ANNEXES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 272
5 / 302
SIGLES ET ACRONYMES
AC : Agent comptable
AI : Auditeur Interne
ADM : Procédures Administratives
ASE : Assistant de Suivi-Evaluation
ARV : Anti Rétro Viraux
BAC : Baccalauréat
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BQ : Banque
BTS : Brevet de Technicien Supérieur
CAI : Caisse
CE : Contrepartie de l’Etat
CO : Comptable
CS : Compte Spécial
CNLS : Conseil National de Lutte contre le Sida
CN : Coordonnateur National
CNA : Coordonnateur National Adjoint
CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale
CPA : Chef Parc Auto
CHA : Chauffeur
CI : Chargé de l’Informatique
CPLS : Comité Préfectoral de Lutte contre le Sida
CPT : Procédures Comptables
CRH : Chargé des Ressources Humaines
CRLS : Comité Régional de Lutte contre le Sida
CS : Coursier
CSAF : Chef du Service Administratif et Financier
CSCME : Chef Service Chargé des Ministères et des Entreprises
CSCCR : Chargé de la Société Civile et des Confessions Religieuses
CGSM : Chargé de la Gestion des Stocks et du matériel
CSSS : Chef Service du Secteur Santé
CSCRP : Chef de Service de Communication et des Relations Publiques
CSPSE : Chef de Service de Planification et de Suivi Evaluation
CUMP : Coût Unitaire Moyen Pondéré
DECF : Diplôme d’Etudes Comptables et Financières
6 / 302
DESCF : Diplôme d’Etudes Supérieures Comptables et Financières
DP : Demande de Proposition
DPD : Demande de Paiement Direct
DRF : Demande de Remboursement de Fonds
FCFA : Franc de la Communauté Francophone Africaine
FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population
IEC : Information, Education et Communication
MSTCF : Maîtrise en Sciences Techniques Comptables et Financières
NIP : Note d’Information des Prestataires
OCB : Organisations Communautaires de Base
OD : Opérations Diverses
OHADA : Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PABA : Plan d’Action et Budget Annuels
PASCI : Programme d’Appui à la Société Civile
PJ : Pièce (s) Justificative (s)
PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida
PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement
PTME : Prévention de la Transmission du VIH de la Mère à l’Enfant
PR : Présentation
PV : Procès Verbal
RP : Responsable des Programmes
REDES : Rapport sur l’Estimation des Flux de Ressources et des Dépenses en matière de Sida
RCS : Reporting, Contrôle et Supervision
RIF : Rapport Intérimaire Financier
RTSW : Responsable Technique du Site Web
SA : Secrétaire Administratif
SPa : Secrétaire Particulière
SP : Secrétariat Permanent
SP/CNLS-IST : Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement
Transmissibles
STa : Standadiste
TDR : Termes de Référence
VIH/ SIDA : Virus de l’Immuno-déficience Humaine/ Syndrome d’Immuno-Déficience Acquise
7 / 302
0- INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL
Section 1 : Section 1 : Champ d’application du Manuel PRM 01
Section 2 : Section 2 : Objectifs du Manuel PRM 02
Section 3 : Structure du Manuel PRM 03
Section 4 : Mise à jour du Manuel PRM 04
Section 5 : Limites du manuel en matière de Contrôle interne PRM 05
9 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST INTRODUCTION PRM 01
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL Folio : 1/1
0.1. Champ d’application du manuel
Ce manuel formalise :
 les principales procédures administratives, financières et comptables du SP/CNLS-IST dans

le cadre de la coordination de la réponse nationale de lutte contre le VIH/SIDA et
l’exécution des décisions prises par le Conseil National de Lutte contre le Sida et les
Infections Sexuellement Transmissibles.
10 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 02
SP/CNLS-IST
Octobre
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL
2012
PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/1
0.2. Objectifs du manuel
Le manuel de procédures formalise les principales règles de gestion administrative, financière et

comptable relatives au champ d’application défini ci-dessus. Il a pour objectifs de :
 fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et

comptable ;
 décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;
 décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un
contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et
définir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;
 décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et

administratif ainsi que les tâches qui lui incombent ;
 utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble
des moyens mis en œuvre tels que:
 les moyens humains ;

 les moyens matériels ;
 les moyens financiers ;
 maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens
mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ;
 former à l’utilisation du manuel non seulement le personnel directement engagé dans

l'exécution mais aussi l'ensemble des bénéficiaires de l'intervention ;
 améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du SP/CNLS-IST ;
 assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrôle interne.
11 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 1/2
0.3. Structure du manuel
Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de
l’adapter à l’évolution tant de l’organisation du SP/CNLS-IST que des procédures formalisées. Il se
compose de cinq (5) parties principales, chacune d’elles comportant un certain nombre de
sections spécifiques :
 PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST
La première partie décrit la mission, les attributions et l’organisation du CNLS-IST.
 PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Cette partie aborde les procédures de gestion du courrier, de gestion du personnel, de gestion
des achats, de gestion des immobilisations et matériel roulant, de gestion des stocks, de
fournitures et des kits.
 PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES
La troisième partie traite d’abord de la gestion budgétaire notamment la préparation du budget,

l’élaboration du budget, le calendrier d’élaboration, le suivi budgétaire ; ensuite de la
mobilisation des ressources et enfin de la gestion de la trésorerie.
 PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES
La quatrième partie du manuel a pour but de décrire l’organisation comptable à mettre en place,
de définir les procédures à appliquer et de proposer des schémas d’écritures spécifiques.
 PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION
La cinquième et dernière partie est consacrée au contrôle interne et au contrôle externe.
SP/CNLS-IST MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
12 / 302
COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 03
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 2/2
Les dimensions suivantes sont prises en compte dans la présentation de chaque procédure :
 objet de la procédure
 application de la procédure
 règles de gestion
 étapes de la procédure
 intervenants
 description des opérations séquentielles nécessaires.
13 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 1/2
0.4. Mise à jour du manuel
0.4.1. Motifs de mise à jour du manuel
La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il
n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de
son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par le SP/CNLS-IST pour permettre
la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera effectuée. Il est
souhaitable de revoir systématiquement tous les 2 ans si le manuel reste adapté aux besoins des
activités du SP/CNLS-IST.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
 des changements dans la structure ou les activités du SP/CNLS-IST suivant les décisions
des autorités du CNLS-IST ;
 des modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
 des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant
les lois et règles comptables en vigueur ;
 des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent ;
 de nouvelles responsabilités attribuées au SP/CNLS-IST.
0.4.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel
La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures incombe au

Coordonnateur National du SP/CNLS-IST.
Le Cabinet ne pourra intervenir dans le cas de modification que sur demande du Coordonnateur
National du SP/CNLS-IST dans les domaines de conseils, avis ou propositions de modifications.
14 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 2/2
0.4.3. Méthodologie de mise à jour du manuel
Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le Coordonnateur

National ou l’Adjoint convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les responsables et
agents susceptibles d’être concernés par ces modifications.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à

adopter.
A l’issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
 les procédures existantes devant être modifiées ;
 les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;
 les principes des modifications à apporter ;
 la personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de
procédures.
Le texte définitif est arrêté par la coordination du SP/CNLS-IST
0.4.4 Distribution des procédures modifiées
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, la
Coordination se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés.
Le Secrétariat Permanent du CNLS-IST tient un registre permettant de suivre la mise à jour de

chaque copie du manuel.
Le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST, chargé de la distribution des nouvelles sections du

manuel, note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi
que les références correspondantes. Ceux-ci rendent les pages périmées correspondantes au
moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant la réception des
nouvelles sections et de la remise des anciennes.
Le Secrétaire Administratif classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un
classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections
Périmées".
15 / 302
COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 05
SP/CNLS-IST
PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE
Folio : 1/1
INTERNE
0.5. Limites du manuel en matière de contrôle interne
Le Secrétariat Permanent en charge de la gestion administrative, financière et comptable est une
structure du CNLS-IST constituée principalement :
 du Coordonnateur National (CN) ;
 du Coordonnateur National Adjoint (CNA)
 du Chef de Service Administratif et Financier (CSAF)
 du Responsable des programmes (RP)
 de l’Agent Comptable (AC)
 du Comptable (CO)
 du Chargé des Ressources Humaines (CRH)
 du Secrétaire Administratif (SA)
 du Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel (CGSM)
 de la Secrétaire particulière (SPa)
 de l’Auditeur Interne (AI)
Au plan technique, le personnel est constitué de :
 du Chef de service chargé des ministères et des entreprises (CSCME)
 du Chef de service chargé de la société civile et des confessions religieuses (CSCSCR)
 du Chef de service chargé du secteur santé (CSCSS)
 du Chef de service de communication et des relations publiques (CSCRP)
 du Responsable Technique du site web (RTSW)
 du Chef de service de planification et suivi-évaluation (CSPSE)
 des Assistants de suivi-évaluation (ASE)
 du Gestionnaire de la base de données (GBD)
 du Chargé de l’informatique (CI)
Il faut préciser que la séparation des tâches incompatibles telle qu’exigée dans les moyennes ou
grandes structures par le contrôle interne ne serait être strictement respectée.
Trois (3) séries de mesures ont été intégrées au manuel pour pallier cet état de fait :
 d’une part, deux au moins des personnes citées en matière de gestion administrative,
financière et comptable, sont partie prenante de la quasi-totalité des opérations, c’est à
dire qu’une seule personne ne saurait toute seule conduire une opération dans toute son
entièreté (du début à la fin, de l’exécution au contrôle final),
 d’autre part, des contrôles internes sont opérés par l’un ou l’autre des membres sur le
travail fait par les autres,
 enfin, des contrôles inopinés seront opérés périodiquement par le CNLS-IST et les
partenaires au développement.
16 / 302
PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST
COMPTABLES
CNLS-IST PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 1/4
1.1. MISSIONS DU CNLS-IST
Le Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles (CNLS)
est créé par décret présidentiel n° 2001/073 du 13 octobre 2001. Le Conseil National a pour
missions de :
- Définir les orientations politiques en matière de lutte contre le VIH/SIDA et les infections
sexuellement transmissibles ;
- Mobiliser les ressources externes et internes pour la mise en œuvre du plan stratégique
national ;
- Evaluer l’efficacité de la lutte contre le VIH, le SIDA et les IST ;
- Approuver les budgets et programmes annuels d’action ;
1.2. COMPOSITION ET ORGANISATION DU CNLS-IST
Le CNLS-IST est composé comme suit :
- Président : le Président de la République

- Premier Vice-président : le Premier Ministre
- Deuxième Vice-président : le Ministre de la Santé
- Rapporteur Général : le Ministre de l’Economie et des Finances
- Rapporteur Général Adjoint : le Ministre chargé des Affaires Sociales
- Membres : les autres membres du Gouvernement
deux députés
trois représentants de l’Ordre National des Médecins,
Pharmaciens et Médecins Dentistes
. le Président du Patronat
. six représentants des chefs traditionnels
(un par région sanitaire)
. trois représentants des confessions religieuses
. deux représentants des Tradithérapeutes
. deux représentants des fédérations d’ONG
. deux représentants des associations des personnes
vivant avec le VIH/SIDA
. deux représentants des organisations syndicales
18 / 302
COMPTABLES
PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CNLS-IST
Octobre
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST
2012
Le CNLS-IST dispose de sept (7) organes dont le Secrétariat Permanent. Il s’agit des organes ci-
après :
- l’Assemblée plénière ;
- les Groupes de travail ;
- le Secrétariat Permanent ;
- la Commission Scientifique ;
- la Commission d’Ethique ;
- les Comités Régionaux de Lutte contre le SIDA/IST ;
- les comités préfectoraux de Lutte contre le SIDA/IST.
1.3. SECRETARIAT PERMANENT : MISSIONS ET ORGANISATION
Le Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections
Sexuellement Transmissibles (SP/CNLS-IST) a pour mission de coordonner la mise en œuvre de la
lutte contre le VIH/SIDA et d’exécuter les décisions prises par le Conseil National en la matière. Il
assure la coordination, l’appui technique et le suivi de l’ensemble des interventions de lutte
contre le VIH/SIDA et les IST. A ce titre il est chargé de :
- Susciter l’implication effective des différents secteurs ;
- Mobiliser et gérer les ressources pour appuyer la réponse Nationale à l’épidémie ;
- Assurer la coordination des ressources financières multilatérales, bilatérales et celles de
l’Etat affecté à la lutte contre le VIH/SIDA ;
- Promouvoir l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivants avec le VIH/SIDA
y compris l’accessibilité aux antirétroviraux ;
- Promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH/SIDA et assurer la
diffusion de l’information ;
- Représenter le Conseil National aux assises internationales relatives au VIH/SIDA/IST ;
- Organiser des réunions périodiques de suivi avec tous les partenaires de développement ;
- Soumettre tous les six (6) mois au Conseil National, avant la tenue de sa session ordinaire,
un rapport sur l’évolution de l’épidémie et la réponse multisectorielle.
Le Secrétariat Permanent est organisé autour des services ci-après :
- le Cabinet de la Coordination ;
- le Service Administratif et Financier ;
- le Service chargé de la Planification et du Suivi-évaluation ;
- le Service chargé du Secteur Santé ;
- le Service chargé des Ministères (en dehors du secteur santé), des Entreprises, de la
Société Civile et des Confessions Religieuses ;
- le Service chargé de la Communication et des Relations Publiques.
19 / 302
COMPTABLES
Le Secrétariat Permanent du conseil est composé comme suit :

- Un Coordonnateur National,
- Un Coordonnateur National Adjoint,
- Une Secrétaire Particulière,
- Un Responsable du Service Administratif et Financier,
- Un Agent Comptable,
- Un Responsable des Programmes,
- Le Chargé des Ressources Humaines,
- Le Secrétaire Administratif,
- Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel,
- La Standardiste,
- Le Coursier,
- Les Chauffeurs,
- Le Chef service chargé des Ministères et Entreprises,
- Le Chargé de la Société Civile et des confessions religieuses,
- Le Chef Service du Secteur Santé,
- Le Chef Service de Communication et des Relations Publiques,
- Le Responsable Technique du site web du CNLS-IST,
- Le Chef Service de Planification et Suivi-Evaluation,
- Les Assistants de suivi-évaluation,
- Le Gestionnaire de la base de données,
- Le Chargé de l’Informatique.
20 / 302
COMPTABLES
Ils sont nommés par décret présidentiel qui désigne en même temps le Coordonnateur National
et son Adjoint.
Le Secrétariat Permanent emploie quatre catégories de personnel :

- Les membres nommés par décret présidentiel
- Les fonctionnaires détachés
- Le personnel cadre d’appui recruté avec l’appui des partenaires au développement ;
- Le personnel d’appui recruté par le Secrétariat Permanent.
1.4. FICHES DE FONCTION
Cf. pages suivantes.
21 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la république
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP et Folio : 1/3
Responsables des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte
contre le VIH/SIDA
I. MISSION
Assurer la gestion technique, administrative et financière du Secrétariat Permanent. Il est
l’ordonnateur des dépenses. Il est assisté d’un Coordonnateur National Adjoint.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Politique, plaidoyer et gestion technique
- assurer la mise en œuvre des décisions du CNLS ;
- assurer la coordination, l’appui technique et le suivi de l’ensemble des interventions de
lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;
- élaborer les plans stratégiques nationaux de lutte contre le SIDA et les IST ;
- coordonner la planification stratégique et opérationnelle de la riposte nationale au SIDA ;
- mobiliser les ressources nécessaires pour appuyer la réponse nationale à l'épidémie la
réponse nationale ;
- susciter l'implication effective des différents secteurs ;
- promouvoir l’accessibilité aux services de prévention, de soins et traitement aux personnes
vivant avec le VIH y compris l’accessibilité aux antirétroviraux ;
- promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH ;
- assurer la diffusion de l'information ;
- organiser des réunions périodiques de suivi avec tous les partenaires de développement ;
- créer et entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le
VIH ;
- superviser et valider l’élaboration des rapports techniques des activités ;
- représenter le CNLS aux assises internationales relatives au VIH, au SIDA et aux IST.
Gestion Administrative
- assurer l’organisation générale du Secrétariat Permanent (SP) ;
- assurer le bon fonctionnement des différents départements du SP ;
- veiller à l’application de la législation du travail ;
- faire respecter les clauses des Accords de Don et Conventions de financement et des autres
documents de base et en assurer le suivi ;
- organiser des audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre
des recommandations ;
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COMPTABLES
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la République
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP et Folio : 2/3
Responsables des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte
contre le VIH/SIDA
- fournir régulièrement des rapports d’activités (semestriel et annuel) sur la riposte nationale
au Président du CNLS-IST, aux autres membres et aux bailleurs ;
- produire les comptes administratifs.
Gestion Financière
- assurer la gestion financière du SP/CNLS-IST ;
- assurer la coordination des ressources financières multilatérales, bilatérales et celles de l'Etat
affectées à la lutte contre le VIH/SIDA ;
- préparer et présenter au CNLS-IST les projets de budgets annuels pour approbation / adoption ;
- assurer la mise en œuvre des budgets après adoption ;
- assurer l’ordonnancement des dépenses ;
- cosigner les modes de paiements tirés sur les comptes projets ;
- veiller à la préparation des états financiers annuels et des rapports d’activités ;
- signer les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct
(DPD).
III. RESULTATS ATTENDUS

Résultats au plan technique
- la coordination technique avec les différents acteurs est assurée ;
- les plans d’actions annuels de travail sont préparés ;
- les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le VIH sont créées;
- l’implication effective des différents acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST est assurée ;
- l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivant avec le VIH/SIDA y compris
l’accessibilité aux anti-rétroviraux est garantie ;
- les rapports d’activités et autres rapports devant être présentés aux responsables nationaux
et aux bailleurs de fonds sont régulièrement préparés.
Résultats au plan administratif
- l’organisation générale du Secrétariat Permanent est assurée ;
- la législation du travail est appliquée ;
- la gestion quotidienne du SP est assurée ;
- les actions pour le respect des clauses des Accords de Don et Conventions et des autres
documents de bases sont développées et suivies ;
- les audits techniques et financiers sont organisés et le plan de mise en œuvre des
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COMPTABLES
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la République
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP Folio : 3/3
et Responsables des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte
contre le VIH/SIDA
recommandations est opérationnel à la satisfaction de la partie togolaise et des partenaires au

développement ;
- les rapports d’activités (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) sur la gestion du SP, du
CNLS au Ministère de Tutelle et aux bailleurs sont régulièrement fournis ;
Résultats au plan financier
- les projets de budgets annuels sont préparés et présentés au Conseil National pour approbation
/ adoption ;
- les budgets sont mis en œuvre et exécutés de façon efficace et efficiente;
- les dépenses sont correctement ordonnancées ;
- les états financiers annuels sont préparés ;
- les comptes sont efficacement gérés et suivis ;
- les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct (DPD)
sont régulièrement envoyés.
IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES

 Etre titulaire d’un BAC+5 en sciences de la santé, en sciences sociales, en gestion et
management ou tout diplôme équivalent ;
 Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans le domaine de la santé ou du
management et particulièrement en matière du VIH ;
 Bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
 Bonne expression écrite et orale ;
 Parfaite maitrise des logiciels de traitement de texte (World, Excel, Powerpoint…) ;.
V. LANGUES
 Parfaite connaissance de la langue française
 Connaissance de l’anglais nécessaire
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP, Folio : 1/3
Personnel des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte contre
le VIH/SIDA
I. MISSION
Assurer l’intérim du Coordonnateur National en cas d’absence ou d’empêchement. Exercer les

tâches qui lui seront confiées par délégation de celui-ci.
Gestion Technique
- participer à la préparation des plans d’actions annuels de travail ;
- contribuer à créer et à entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la
lutte contre le VIH ;
- contribuer à la coordination technique avec les différents acteurs de lutte contre le
VIH/SIDA ;
- assister les différents acteurs dans la préparation de leur plan de travail et de leur budget
annuel ;
- s’impliquer dans la participation effective des différents acteurs impliqués dans la lutte
contre le VIH/SIDA et les IST ;
- s’impliquer dans la promotion de l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes
vivant avec le VIH/SIDA y compris l’accessibilité aux anti-rétroviraux ;
- participer à la préparation des rapports d’activités et autres rapports devant être présentés
aux responsables nationaux et aux bailleurs de fonds.
- contribuer à l’organisation générale du Secrétariat Permanent (SP) ;
- veiller au bon fonctionnement des différents postes ;
- veiller à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein du SP et du
CNLS ;
- contribuer à la gestion quotidienne du SP
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COMPTABLES
le VIH/SIDA
- contribuer à l’organisation des audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de

mise en œuvre des recommandations ;
- participer à la production régulière des rapports d’activités sur la gestion du SP, du CNLS ;
Gestion Financière
- participer à la préparation des projets de budgets annuels à présenter Conseil National pour
approbation / adoption ;
- contribuer à l’ordonnancement des dépenses ;
- cosigner les modes de paiements tirés sur les comptes désignés sur lesquels il est signataire ;
Résultats au plan technique

- la coordination technique avec les différents acteurs est assurée ;
- les plans d’actions annuels de travail sont préparés ;
- les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le VIH sont créées;
- les actions de coordination sont suscitées, le Coordonnateur National est régulièrement mis
en éveil et le suivi de la mise en œuvre de toutes les tâches et responsabilités de la
coordination est assuré ;
- l’implication effective des différents acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST est assurée ;
- les différents acteurs dans la préparation de leur plan de travail et de leur budget annuel
sont assistés ;
- l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivant avec le VIH/SIDA y compris
l’accessibilité aux antirétroviraux est garantie ;
- les rapports d’activités et autres rapports devant être présentés aux responsables nationaux
et aux bailleurs de fonds sont régulièrement préparés.
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COMPTABLES
le VIH/SIDA
- l’organisation générale du Secrétariat Permanent est assurée ;
- la législation du travail est appliquée ;
- la gestion quotidienne du SP est assurée ;
- les audits techniques et financiers sont organisés et le plan de mise en œuvre des
recommandations est opérationnel ;
- les rapports d’activités (mensuels, trimestriels, semestriels et annuel) sur la gestion du SP,
sont régulièrement fournis ;
- les projets de budgets annuels sont préparés et présentés au Conseil National pour
approbation / adoption ;
- les budgets sont mis en œuvre et exécutés de façon efficace et efficiente;
- les dépenses sont correctement ordonnancées ;
- les comptes désignés sont efficacement gérés et suivis ;
- les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct (DPD)
sont régulièrement envoyés.
Cf. celles du Coordonnateur National
V. LANGUES
 Bonne connaissance de la langue française
 Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISSION
Sous la responsabilité directe du Coordonnateur National, la Secrétaire Particulière assure le
secrétariat du SP/CNLS-IST
 assurer le traitement des textes initiés par le Coordonnateur National au moyen d’un logiciel
approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies,
les messages et courriers électroniques, les notes de service, les rapports, les procès-verbaux,
les comptes rendus, etc. ;
 soumettre les documents au Coordonnateur National pour signature ;
 réceptionner les courriers pour traitement ;
 réceptionner et transmettre les correspondances à la signature du Coordonnateur National,
du Président et des Vice-présidents du CNLS-IST ;
 tenir les registres pour le suivi des courriers « départ » et « arrivée » ;
 s’assurer de l’enregistrement et de la ventilation des courriers en provenance ou à
destination des autres services ;
 s’assurer de la distribution régulière des courriers destinés à l’extérieur par le coursier ;
 utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le
distribuer, le classer et l’archiver ;
 procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de
permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, …);
 planifier l’agenda du Coordonnateur National ;
 réceptionner et gérer le matériel et les fournitures mis à la disposition du Coordonnateur
National du SP/CNLS-IST
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COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière
 le traitement des textes initiés par le Coordonnateur National est assuré;
 les documents sont soumis à la signature du Coordonnateur National;
 les registres pour le suivi des courriers « départ » et « arrivée » sont bien tenus ;
 l’enregistrement et la ventilation des courriers en provenance ou à destination des autres
services sont assurés ;
 la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en
général, de tout document à diffusion générale est contrôlée et assurée ;
 le classement des documents selon le mode thématique et chronologique est assuré ;
 la planification de l’agenda du Coordonnateur National est effective ;
 la tenue de l’agenda du Coordonnateur National est assurée;

- Etre titulaire d’un BTS (Bac+2) en secrétariat et bureautique ou tout autre diplôme équivalent
- Avoir une expérience de deux (02) ans minimum dans le domaine de secrétariat ou de
l’assistance de direction
- Avoir une maîtrise des logiciels informatiques de la bureautique : Word, PowerPoint, Excel
- Avoir une parfaite maîtrise des applications de messagerie électronique (Internet) ;
- Avoir une maîtrise de la langue française et une connaissance de l’anglais ;
- Avoir des aptitudes organisationnelles et de gestion des priorités ;
- Avoir un esprit d’initiative, d’équipe et de courtoisie ;
- Etre apte à travailler à un rythme soutenu et sous pression ;
- Etre discret et disponible
- Accepter de travailler en dehors des heures de service
V. LANGUE
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
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COMPTABLES
SP/CNLS-
IST
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des Programmes
I. MISSION
Assister la Coordination dans l’exécution des tâches de gestion administrative et financière
du SP/CNLS-IST. Il assure la supervision de la gestion du personnel, des achats et stocks, du
secrétariat et du parc auto.

- assurer l’organisation générale du service administratif du SP/CNLS-IST et veiller au bon
fonctionnement de la structure administrative du SP ;
- superviser la gestion du personnel, les achats et stocks, le secrétariat et le parc auto ;
- effectuer les opérations de commande (Bons de commande et lettres de commande)
- certifier les factures relatives aux différentes commandes (marchés, lettres de
commande, bons de commande) ;
- participer aux réunions de la commission d’attribution des marchés ;
- s’assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les
manuels du SP/CNLS-IST ;
- s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le
Coordonnateur National.
Gestion Financière
- s’assurer que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions
des accords et conventions de financement des bailleurs et au manuel des procédures du
SP/CNLS-IST ;
- préparer l’avant-projet de budget du SP/CNLS-IST ;
- prendre en charge et liquider les dépenses de personnel, de matériel, de transferts
courants, d’équipement et d’investissement ;
- contrôler et suivre les entrées et les sorties de fonds des Comptes bancaires et de la
caisse menues dépenses ;
- préparer les comptes rendus d’étapes de l’exécution du budget ;
- superviser la préparation des demandes de paiements et/ou de remboursement de fonds
(DRF) et Demandes de Paiements Directs (DPD);
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COMPTABLES
SP/CNLS-
IST
- participer à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST
- suivre les opérations financières des comptes bancaires (engagement, retrait, règlement,
état de rapprochement bancaire) des différentes subventions des partenaires ;
- assister les responsables des sous bénéficiaires secondaires dans le suivi financier et dans
la mise en œuvre effective des fonds mis à leur disposition pour la réalisation des activités
pour lesquelles ces fonds sont destinés ;
- veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des
dépenses) dans tous les programmes du SP/CNLS-IST ;
- veiller à la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le
Coordonnateur National ;
Gestion comptable
- contrôler les pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne
imputation ;
- vérifier et certifier les factures d’eau, d’électricité et de téléphone ;
- suivre les comptes gérés ou co-gérés par le SP/CNLS-IST et faire les états de
rapprochements avec la Banque ;
- contrôler les procès-verbaux de caisse ;
- préparer et assister les missions d’audits financiers et mettre en œuvre les
recommandations pour améliorer la gestion du SP/CNLS-IST ;
- superviser la tenue de la comptabilité générale ;
- établir les états financiers consolidés du SP/CNLS6IST et sortir les rapports de gestion
financière ;
- contrôler la validation des factures et des reçus ;
- veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations du SP et
tout document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis ;
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COMPTABLES
SP/CNLS-
IST
III- RESULTATS ATTENDUS

- La supervision de la gestion du personnel, des achats et des stocks, du secrétariat et du parc
auto est assurée ;
- les opérations de commande (Bons de commande et lettres de commande) sont
effectuées ;
- la certification des factures relatives aux différentes commandes (marchés, lettres de
commande, bons de commande) est effective ;
- la participation aux réunions de la commission d’attribution des marchés est effective ;
- l’organisation générale du département administratif et financier du SP/CNLS-IST et le bon
fonctionnement de la structure administrative du SP sont assurés ;
- l’application de la législation du travail est respectée ;
- la production et la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du SP/CNLS-
IST sont respectées ;
- les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions des accords et
conventions de financement des bailleurs et au manuel des procédures du SP/CNLS-IST ;
- l’avant-projet de budget du SP/CNLS-IST est préparé ;
- la prise en charge et la liquidation des dépenses de personnel, de matériel, de transferts
courants, d’équipement et d’investissement est assurée ;
- les comptes rendus d’étapes de l’exécution du budget sont préparés ;
- les entrées et les sorties de fonds des Comptes bancaires et de la caisse menues
dépenses sont contrôlées et suivies ;
- les demandes de paiements et/ou de remboursement de fonds (DRF) et Demandes de
Paiements Directs (DPD) sont régulièrement préparées ;
- les demandes et les rapports financiers qui serviront de base à la mobilisation des
ressources sont régulièrement élaborés ;
- les relations financières avec l’Etat et les Bailleurs de fonds sont assurées ;
- la situation des contrats en cours et des factures à payer est régulièrement établie ;
- les opérations financières des comptes bancaires (engagement, retrait, règlement, état de
rapprochement bancaire) sont suivies ;
- le suivi financier des responsables des sous bénéficiaires secondaires dans la mise en œuvre
effective des fonds mis à leur disposition pour la réalisation des activités est assuré ;
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
SP/CNLS-
IST
- les procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) dans tous les
programmes du SP/CNLS-IST sont respectées ;
- la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le Coordonnateur
National est garantie ;
- les modes de paiements tirés sur les comptes bancaires du SP sont cosignés avec le
Coordonnateur National.
Résultats au plan comptable
- le contrôle des pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne
imputation est effectif ;
- les états de rapprochement de banque et de caisse sont contrôlés ;
- la préparation et l’assistance des missions d’audits financiers sont assurées ;
- les recommandations des missions d’audits pour améliorer la gestion sont mises en
œuvre ;
- la supervision de la tenue de la comptabilité générale est assurée ;
- les états financiers consolidés du SP/CNLS-IST et la production des rapports de gestion
financière sont établis ;
- la bonne gestion des comptes bancaires et de la caisse de menues dépenses est assurée ;
- le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations du SP et tout
document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis sont
effectués ;
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COMPTABLES
SP/CNLS-
IST
COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des Programmes.
IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES
 Avoir un diplôme universitaire BAC+4 ou 5 en gestion, comptabilité ou finances

(MSTCF, DECF, DESCF, Maîtrise en gestion) ou tout autre diplôme équivalent ;
 Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience à un poste analogue dans un projet
ou avoir fait un cabinet d’expertise comptable ;
 Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement
des bailleurs de fonds ;
 Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office)
 Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la
connaissance d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un
atout ;
 Etre intègre et bon communicateur
 Avoir le sens de l’initiative ;
 Etre capable de travailler en équipe et sous pression ;
 Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
V- LANGUES

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Agent Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service Administratif et
Folio : 1/3
Financier
COLLABORATEURS : Comptable
I- MISSION
Assure sous la responsabilité du Chef Service Administratif et Financier les fonctions comptables
du SP/CNLS-IST conformément au décret N°2008-091/PR portant règlement général sur la
comptabilité publique Il a sous supervision comptable.
II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
 s’impliquer dans la mise en place du syème de suivi financier et comptable informatisé du
SP/CNLS-IST ;
 assurer la gestion du budget alloué par l’Etat et produire les informations statistiques y
afférentes ;
 appuyer le Coordonnateur dans l’ordonnancement du budget de l’Etat ;
 assurer la gestion de la trésorerie et la tenue de la comptabilité et des documents y
afférents ;
 mettre en place un plan de gestion efficace des financements de l’Etat ;
 informer les autres services du SP/CNLS-IST sur les procédures d’exécution du budget de
l’Etat ;
 assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé du
SP/CNLS-IST avec la production des informations nécessaires ;
 mettre à jour et à bonne date les informations financières dans le logiciel prévu.
 participer à l’élaboration du PABA ;
 contrôler et suivre les entrées et les sorties de fonds sur les différents Comptes et de caisses
menues dépenses ;
 préparer les demandes de réapprovisionnement et de justification des dépenses ;
 participer à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST ;
 veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent du niveau de
liquidité ;
 assurer la tenue de la comptabilité générale ;
 contrôler l’imputation des pièces comptables et la saisie dans le logiciel ;
 contrôler la mise à jour des livres et registres comptables ;
 préparer les audits financier et comptable de gestion du financement du gouvernement ;
 veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations et tout
document d’ordre financier et comptable suivant les principes comptables ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche qui peut lui être confiée par le Coordonnateur ou le
Chef de Service.
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 2/3
Financier
 la gestion du budget alloué par l’Etat et la production des informations statistiques y

afférentes sont assurées ;
 l’appui est donné au Coordonnateur dans l’ordonnancement du budget de l’Etat ;
 la gestion de la trésorerie et la tenue de la comptabilité et des documents y afférents sot
effectives ;
 un plan de gestion efficace des financements de l’Etat est mis en place ;
 les autres services du SP/CNLS-IST sont informés sur les procédures d’exécution du budget de
l’Etat ;
 le fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé du SP/CNLS-IST
avec la production des informations nécessaires est assuré ;
 les informations financières dans le logiciel prévu sont mises à jour à bonne date ;
 la participation à l’élaboration du PABA est effective ;
 la participation à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST
est effective ;
 le respect du calendrier des activités et le maintien permanent du niveau de liquidité sont
assurés ;
 le respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) par les
ONG et associations est assuré ;
 la tenue de la comptabilité générale est effective ;
 le contrôle de la validation des factures et des reçus est effectué ;
 l’imputation des pièces comptables et leur saisie dans le logiciel sont assurées ;
 les livres et registres comptables sont mis à jour;
 le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations et tout document d’ordre
financier et comptable suivant les principes comptables sont effectués;
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/3
Financier
 Avoir un diplôme universitaire BAC+2/4 en comptabilité générale, comptabilité publique, ou

finances ;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue ou avoir fait un
cabinet d’expertise comptable ;
 Avoir une bonne connaissance de la comptabilité publique ;
 Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des
bailleurs de fonds ;
 Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) ;
 Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la connaissance
d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ;
 Etre intègre et bon communicateur ;
 Avoir le sens de l’initiative ;
 Etre capable de travailler en équipe et sous pression ;
 Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
V- LANGUE
 Bonne connaissance de la langue française

 Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
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COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent comptable Folio : 1/2
COLLABORATEURS :
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité de l’Agent Comptable les tâches comptables et financières du
SP/CNLS-IST.
 participer à l’élaboration des budgets et requêtes des activités des services techniques ;
 organiser les séminaires / ateliers ;
 élaborer les budgets projets / activités ;
 suivre les requêtes ;
 faire les rapports financiers des activités ;
 établir les états de salaires ;
 faire les déclarations fiscales et sociales ;
 assurer le suivi financier de l’exécution des activités ;
 imputer et saisir les pièces comptables
 établir les états de rapprochements bancaires ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef
de service et l’agent comptable.
 les budgets et requêtes des activités des services techniques sont élaborés ;
 les séminaires et ateliers sont bien organisés ;
 les rapports financiers des activités sont établis ;
 les déclarations fiscales et sociales sont effectuées dans les délais ;
 les imputations et saisies des pièces comptables sont effectuées quotidiennement ;
 les états de rapprochements bancaires sont établis.
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COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent comptable Folio : 2/2
COLLABORATEURS :

 Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en comptabilité générale, comptabilité publique ou
finances ;
 Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience à un poste analogue ou avoir fait un
cabinet d’expertise comptable ;
 Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office)
 Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la
connaissance d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ;
 Etre intègre et bon communicateur
V. LANGUES
39 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif et
financier Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Chargé des ressources humaines, le
secrétaire administratif et tout le reste du personnel
I. MISSION
Assurer sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier le suivi des projets
financés par les bailleurs.
 suivre tous les financements des projets / programmes gérés par le SP / CNLS-IST ;
 élaborer les budgets des projets financés par les partenaires techniques financiers ;
 produire les rapports financiers de ces projets / programmes ;
 élaborer les budgets et les rapports financiers des activités du SP / CNLS-IST ;
 élaborer annuellement le rapport REDES ;
 participer à l’élaboration les rapports annuels des activités ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef
de Service ou par le Coordonnateur.
 le suivi des financements des projets / programmes gérés par le SP / CNLS-IST est assuré ;
 les budgets des projets financés par les partenaires techniques financiers sont élaborés ;
 les rapports financiers de ces projets / programmes sont produits ;
 le rapport annuel REDES est élaboré ;
 la participation à l’élaboration des rapports annuels des activités est effective ;
40 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif et
financier Folio : 2/2
COLLABORATEURS : Chargé des ressources humaines, le
secrétaire administratif et tout le reste du personnel

 Avoir un diplôme universitaire BAC+2 ou 4 en comptabilité, finance ou en administration ;
 Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ou
avoir fait un cabinet d’expertise comptable ;
 Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des
bailleurs de fonds ;
 Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la
connaissance d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ;
V. LANGUES
41 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Programmes Folio : 1/1
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du chargé de programmes la gestion du personnel.
 élaborer et gérer les actes administratifs (décisions d’affectation et de congés,

autorisation d’absence et de sorties du territoire, certificats de prise et de cessation de
services) ;
 constituer et gérer les dossiers individuels des agents ;
 suivre la carrière des agents ;
 proposer un plan de formation continue du personnel ;
 rendre disponible tous les textes administratifs et lois en matière de travail.
 les actes administratifs (décisions d’affectation et de congés, autorisation d’absence et de

sorties du territoire, certificats de prise et de cessation de services) sont élaborés et
gérés ;
 les dossiers individuels des agents sont constitués et gérés ;
 la carrière des agents est suivie et un plan de formation continue élaboré ;
 les textes administratifs et lois en matière de travail sont disponibles.

 Avoir un diplôme universitaire BAC+3/4 en ressources humaines ;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue dans un projet;
V. LANGUES
42 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif
I. MISSION
Assurer la gestion du secrétariat général du SP/CNLS-IST et appuyer tous les responsables de
services.
 réceptionner et enregistrer les dossiers ou correspondances transmis aux chefs de
service ;
 assurer leurs ventilation conformément aux instructions des chefs de services ;
 saisir les notes d’analyses, projets de lettres et rapports établis par les chefs de service ;
 tenir à jour le répertoire des partenaires et des acteurs de la lutte contre le sida ;
 appuyer l’organisation des réunions intérieures et extérieures auxquelles participent les
membres dans le cadre de la mise en œuvre des activités ;
 participer aux réunions et rédiger des comptes rendus et/ou des rapports ;
 saisir et mettre en forme les documents de politique nationale en matière de lutte contre
le sida produits par le SP/CNLS-IST ;
 assurer le suivi de la mise en forme et de la qualité de la présentation des documents
nationaux produits par le SP/CNLS-IST jusqu'à leur tirage définitif à l’imprimerie ;
 assurer la gestion des fichiers des documents produits par le SP/CNLS-IST.
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par les chefs
de service.

 les dossiers ou correspondances sont réceptionnés, enregistrés et transmis aux chefs
services ;
 leur ventilation est assurée ;
 les notes d’analyses, projets de lettres et rapports établis par les chefs de service sont
saisis ;
 le traitement des courriers à l’arrivée est effectif
 le répertoire des partenaires est mis à jour
 l’organisation des réunions intérieures et extérieures est assurée
 les comptes-rendus et les rapports de réunion sont disponibles
 les documents de politique nationale en matière de lutte contre le sida produits sont
saisis et mis en forme.
 la gestion des fichiers des documents produits est assurée
43 / 302
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR01
TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif
COLLABORATEURS :
 Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en secrétariat de Direction ou tout autre

diplôme équivalent ;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience dans le domaine de secrétariat ;
 Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles et de communication orale ;
 Etre attentif et patient ;
V. LANGUE

44 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable Folio : 1/1
COLLABORATEURS :
I. MISSION
Assurer la gestion administrative et appuyer la réalisation des travaux administratifs du
SP/CNLS-IST.
VI. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
 gérer le magasin de fournitures de bureau et de consommables ;
 tenir la comptabilité matière ;
 tenir le livre journal d’inventaire ;
 centraliser et traiter les besoins en fournitures et matériel des services ;
 tenir le fichier du matériel et mobilier de bureau ;
 suivre l’entretien et la réparation du matériel et mobilier de bureau ;
 vérifier et certifier les factures de réparation du matériel et mobilier de bureau ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef
de service.
VII. RESULTATS ATTENDUS
 le magasin de fournitures de bureau et de consommables est bien géré ;
 la comptabilité matière est tenue ;
 le livre journal d’inventaire est tenu ;
 les besoins en fournitures et matériel des services sont centralisés et traités ;
 le fichier du matériel et mobilier de bureau est tenu ;
 l’entretien et la réparation du matériel et mobilier de bureau sont suivis ;
 les factures de réparation du matériel et mobilier de bureau sont vérifiées et certifiées ;
VIII. CONNAISSANCES ET APTITUDES
 Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en comptabilité ou en logistique ou tout autre
diplôme équivalent ;
 Justifier d’au moins deux (03) années d’expérience dans le domaine ;
 Etre attentif et patient ;
IX. LANGUE
 Bonne connaissance de la langue française.
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Standardiste
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de la gestion des stocks et
Folio : 1/1
du matériel
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du chargé de la gestion des stocks et du matériel la gestion
des appels.
 établir les communications du SP/CNLS-IST ;

 accueillir et identifier les correspondants ;
 transmettre les communications en recherchant le numéro de poste de la personne
demandée sur un fichier ou un annuaire interne, met en attente son interlocuteur lorsque
le poste est occupé ;
 faire patienter ou gérer la saturation des postes ;
 noter le message à transmettre en cas d’absence ou réoriente son interlocuteur sur une
messagerie vocale ou au secrétariat;
 tenir le registre de correspondance en cas d’absence des personnes recherchées ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef
de service.
 le standard est bien tenu ;

 le registre de correspondance est tenu ;

 Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en communication ;
 Justifier d’au moins une (01) année d’expérience à un poste analogue
V. LANGUES
46 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Coursier
COLLABORATEURS :
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du Comptable la distribution des courriers et la répartition des

correspondances.
 assurer la livraison et le retrait des courriers, documents, dossiers ou biens spécifiques

pour le SP / CNLS ;
 assurer la distribution des courriers internes aux personnels ;
 appuyer le secrétariat particulier et administratif pour la préparation des
correspondances ;
 appuyer à l’organisation des ateliers et autres réunions du SP / CNLS-IST ;
 assurer la gestion de la boîte postale du SP / CNLS-IST ;
 assurer les tâches de la reprographie ;
 effectuer les tâches administratives afférentes à la fonction ;
de Service.
 la livraison des courriers et correspondances de la SP / CNLS est assurée ;

 l’appui au secrétariat particulier et administratif est effectif ;
 l’appui est donné à l’organisation des ateliers et séminaires ;
 les tâches de reprographie sont assurées.

 Avoir un diplôme universitaire BAC 2;
 Justifier d’au moins une (01) année d’expérience à un poste analogue Maitriser
parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office)
V. LANGUES
47 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Chef Parc auto
COLLABORATEURS : Les chauffeurs
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du comptable la gestion du parc auto.

 superviser le travail de tous les chauffeurs et rendre compte au Chef de Service ;
 s’assurer que tous les véhicules sont en règle en matière d’assurance, d’entretien et de
visite technique ;
 rendre compte au Chef de Service de tout problème pouvant survenir dans la gestion du
parc par tous les chauffeurs ;
de Service ou le coordonnateur.
 la gestion du parc automobile et des chauffeurs est bien assurée ;

 les véhicules sont en règle en matière d’assurance, d’entretien et de visite technique ;
 le chef de service est informé à temps de tout problème lié à la gestion du parc auto

 Avoir BEPC ou CAP automobile ;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue ;
 Avoir un permis de conduire ;
 Avoir une bonne connaissance en mécanique ;
V. LANGUES
48 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Chauffeurs
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef parc auto Folio : 1/1
COLLABORATEURS :
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du chef parc auto le transport du personnel.
 assurer le transport du coordonnateur du SP / CNLS-IST ;

 assurer le transport du personnel technique SP / CNLS-IST dans le cadre de ses activités
sur le terrain ;
 tenir le cahier de bord des véhicules ;
 entretenir les véhicules ;
 vérifier chaque matin la présence physique des véhicules du SP / CNLS-IST ;
 assurer la sécurité des véhicules ;
 signaler les pannes et anomalies sur les véhicules ;
 s’assurer que les réparations sont bien faites par le garagiste ;
 vérifier les niveaux d’huile, le niveau d’eau, le kilométrage, l’état des freins et de la
batterie;
de Service ou le coordonnateur.
 l’entretien et le maintien en bon état des véhicules du parc sont assurés ;

 Avoir un diplôme BEPC ou CAP mécanique ;
 Justifier d’au moins deux (02) années d’expérience à un poste analogue ;
 Avoir un permis de conduire ;
 Avoir une bonne connaissance en mécanique ;
V. LANGUES
49 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et
entreprises
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Ministères, Folio : 1/2
Entreprises, Société civile et confessions religieuses
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du coordonnateur national la gestion des relations avec les
ministères et les entreprises.
 assister les différents départements ministériels et entreprises dans la mise en œuvre de

leurs plans de travail ;
 assurer la liaison avec les services et les institutions des différents secteurs d’une part et
des correspondants du secteur santé d’autre part ;
 appuyer la mise en œuvre des comités ministériels et comités d’Entreprises de lutte
contre le VIH / SIDA ;
 assister les comités ministériels (et / ou noyaux anti SIDA), les comités d’Entreprises dans
l’élaboration et la mise en œuvre de leurs plans de travail ;
 développer les mécanismes d’implication des PME / PMI et du secteur informel dans la
lutte contre le VIH / SIDA et les IST ;
 assurer la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel ;
 veiller tout particulièrement à la qualité des interventions et au respect des plans
d’actions ;
 assurer la régularité de la rédaction des rapports émanant de chaque comité sectoriel et
des entreprises
 donner un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de
recherche sur les IST / VIH / SIDA ;
 produire annuellement le rapport d’activités de ces secteurs et sous-secteurs;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le
Coordonnateur.
 les différents partenaires pour la mise en œuvre de leur plan de travail et respect des
plans d’action sont assistés ;
 la liaison avec les services et les institutions des différents secteurs et correspondants du
secteur de la santé est assurée ;
50 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et
entreprises
 les mécanismes d’implication des PME / PMI et du secteur informel dans la lutte contre le
VIH / SIDA et les IST sont développés ;
 la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel est assurée ;
 la qualité des interventions et le respect des plans d’actions sont effectifs ;
 la régularité de la rédaction des rapports émanant de chaque comité sectoriel et des
entreprises est garantie ;
 la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel est assurée ;
 un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche sur
les IST / VIH / SIDA est donné ;
 le rapport annuel d’activités de ces secteurs et sous-secteurs est produit ;

 Avoir un diplôme universitaire BAC+4/5 en administration ou tout autre diplôme similaire;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ;
V. LANGUES
51 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions
religieuses
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du coordonnateur national la gestion des relations avec les
sociétés civiles et confessions religieuses.
 assister la société civile (ONG et Associations) et les confessions religieuses dans

l’élaboration et la mise en œuvre de leurs plans de travail ;
 assurer la liaison avec ce secteur et les différentes institutions et partenaires (secteur
santé, secteur public non santé, entreprises, partenaires techniques et financiers) ;
 assister la plate-forme de la société civile dans la mise en œuvre de son plan de
développement et son plan de travail ;
 rendre compte périodiquement au coordonnateur du SP / CNLS-IST du déroulement des
activités des différents intervenants ;
 assurer la régularité des rencontres entre la société civile et le SP / CNLS et d’autres
partenaires ;
 assister les communautés, ONG et les organisations à base communautaire (OBC) dans la
mise en œuvre de leurs plans de travail ;
 assurer la liaison avec les communautés, les ONG et les OBC travaillant sur les sujets
similaires;
 veiller sur la qualité des interventions et au respect des plans d’actions ;
 assurer la régularité de la rédaction des rapports émanant de société civile et des
confessions religieuses;
recherche sur les IST / VIH / SIDA ;
 produire annuellement les rapports d’activités de ce secteur ;
de Service ou le Coordonnateur.
 la société civile (ONG et Associations) et les confessions religieuses dans l’élaboration et

la mise en œuvre de leurs plans de travail sont assistées ;
 la liaison avec ce secteur et les différentes institutions et partenaires est assurée ;
52 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions
religieuses
 la plate-forme de la société civile dans la mise en œuvre de son plan de développement et

son plan de travail est assistée ;
 des comptes rendus périodiques sont faits au coordonnateur du SP / CNLS-IST sur
déroulement des activités des différents intervenants ;
 la régularité des rencontres entre la société civile et le SP / CNLS et d’autres
partenaires est assurée ;
 les communautés, ONG et les organisations à base communautaire (OBC) sont assistées
dans la mise en œuvre de leurs plans de travail ;
 la liaison avec les communautés, les ONG et les OBC travaillant sur les sujets similaires est
assurée ;
 la qualité des interventions et le respect des plans d’actions sont garantis ;
 la rédaction des rapports émanant de société civile et des confessions religieuses est
régulière ;
 un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche sur
les IST / VIH / SIDA est donné ;
 les rapports d’activités annuels de ce secteur sont produits ;

 Avoir un diplôme universitaire BAC+4/5 en sociologie ou sciences humaines;
 Avoir une connaissance de l’outil informatique (Microsoft Office) ;
V. LANGUES
53 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé
I. MISSION
Assurer sous la double responsabilité du Coordonnateur National de lutte contre le SIDA et du

Directeur Général de la santé la coordination de la mise en œuvre des interventions de la riposte
nationale.
 coordonner la mise en œuvre des interventions du programme national de lutte contre le

SIDA et les IST (PNLS / IST) ;
 assurer la liaison avec les services et institutions des autres secteurs et sous secteurs
intervenant dans le domaine de la santé ;
 rendre compte périodiquement au coordonnateur du SP / CNLS du déroulement des
activités de son secteur ;
 assurer la régularité de la rédaction des rapports d’activités émanant des districts et
régions sanitaires ;
 assurer la surveillance épidémiologique des IST et VIH / SIDA et en produire régulièrement
les rapports pour la prise en charge de décision stratégique ;
recherche dans le domaine des IST / VIH/ SIDA aux différents acteurs du secteur public et
de la société civile intervenant dans le domaine de la santé ;
 produire le rapport annuel des activités du secteur santé ;
Coordonnateur du SP / CNLS-IST.
 la coordination de la mise en œuvre des interventions du programme national de lutte

contre le SIDA et les IST (PNLS / IST) est assurée ;
 la liaison avec les services et institutions des autres secteurs et sous secteurs intervenant
dans le domaine de la santé est assurée ;
 des comptes rendus périodiques sont faits au coordonnateur du SP / CNLS sur le
déroulement des activités du secteur ;
 la régularité de la rédaction des rapports d’activités émanant des districts et régions
sanitaires est assurée ;
54 / 302
COMPTABLES
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé
 la surveillance épidémiologique des IST et VIH / SIDA et la production régulière des

rapports pour la prise en charge de décision stratégique sont assurées ;
 un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche
dans le domaine des IST / VIH/ SIDA aux différents acteurs du secteur public et de la
société civile intervenant dans le domaine de la santé est donné ;
 produire le rapport annuel des activités du secteur santé ;

 Avoir un diplôme universitaire BAC+5 en santé publique ;
 Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Microsoft Office) ;
V. LANGUES
55 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des
Relations Publiques
Folio : 1/2
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du Coordonnateur National la coordination de l’élaboration et de

la mise en œuvre de la stratégie nationale en matière de communication pour le changement de
comportement.
 coordonner toutes les questions de presse et de communication qui intéressent le SP /

CNLS-IST de même que les relations avec les institutions et les organes de presse publics
et privés ;
 coordonner l’élaboration de la stratégie nationale de communication pour le changement
de comportement en matière de VIH / SIDA et les IST.
 élaborer un plan de communication et assurer sa mise en œuvre ;
 élaborer un programme de communication pour assurer la visibilité des activités du
CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;
 participer à la rédaction et à la diffusion de magasine CNLS-infos portant les activités des
IST / VIH / SIDA ;
 organiser en collaboration avec les responsables des autres services des journées de
manifestations socioculturelles et politiques en faveur de la lutte contre le VIH / SIDA et
les IST (session du CNLS-IST, journée mondiale, etc.) ;
 gérer le site web du CNLS-IST avec diffusion et mise en ligne des principaux documents et
principales activités du CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;
 organiser les audiences et les relations publiques du Secrétaire permanent en
collaboration avec le Secrétariat particulier du SP / CNLS-IST ;
 élaborer annuellement le rapport d’activités ;
Coordonnateur du SP / CNLS-IST.
 toutes les questions de presse et de communication qui intéressent le SP / CNLS-IST de

même que les relations avec les institutions et les organes de presse publics et privés sont
coordonnées ;
 la coordination de l’élaboration de la stratégie nationale de communication pour le
changement de comportement en matière de VIH / SIDA et les IST est assurée ;
56 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des
Relations Publiques
Folio : 2/2
 un plan de communication est élaboré et sa mise en œuvre est assurée ;

 un programme de communication pour assurer la visibilité des activités du CNLS-IST et du
SP / CNLS-IST est élaboré ;
 la participation à la rédaction et à la diffusion de magasine CNLS-infos portant les activités
des IST / VIH / SIDA est effective ;
 des journées de manifestations socioculturelles et politiques en faveur de la lutte contre
le VIH / SIDA et les IST (session du CNLS-IST, journée mondiale, etc.) sont organisées en
collaboration avec les responsables des autres services;
 la gestion du site web du CNLS-IST avec diffusion et mise en ligne des principaux
documents et principales activités du CNLS-IST et du SP / CNLS-IST est assurée ;
 les audiences et les relations publiques du Secrétaire permanent sont organisées en
collaboration avec le Secrétariat particulier du SP / CNLS-IST ;
 le rapport d’activités annuel est élaboré.
 Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+4/5 communication et relation publique ou

tout autre diplôme équivalant;
V. LANGUES
57 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Communication
Folio : 1/1
et de Relations Publiques
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du Chef Service de Communication et de Relations publiques, la

gestion et la maintenance du site web.
 gérer la maintenance technique du site web ;

 alimenter le site web en informations validées par les chefs de service et le
coordonnateur ;
 appuyer le service financier dans l’élaboration de contrat de maintenance du site web.
 la gestion de la maintenance technique du site web est assurée ;

 le site web est alimenté en informations validées par les chefs de service et le
coordonnateur ;
 le service financier est appuyé dans l’élaboration de contrat de maintenance du site web.

 Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+4 en programmation de site web;
 Maitriser parfaitement les langages : CSS ; PHP ; JAVASCRIPT ; XHTME(XML)
V. LANGUES
58 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-
Evaluation
Folio : 1/2
I. MISSION
Sous la responsabilité du Coordonnateur National il a pour mission de planifier, suivre et évaluer

les plans stratégique, opérationnel, de recherche et les programmes du SP/ CNLS - IST.
 assister le Coordonnateur du SP / CNLS-IST dans la planification, le suivi et l’évaluation de

la mise en œuvre des plans stratégiques ;
 contribuer à la coordination efficace, avec les autres Chefs de service, de la mise en
œuvre des activités des différents services techniques du SP / CNLS-IST
 assurer le suivi des différents plans selon les indicateurs du PNSE ;
 élaborer les plans opérationnels et les plans de travail de CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;
 élaborer un plan national de recherche et de surveillance épidémiologique ;
 coordonner les activités de surveillance épidémiologique et de recherche dans le domaine
du VIH / SIDA et des IST ;
 élaborer trimestriellement le programme d’activités du SP / CNLS-IST ;
 faire la synthèse périodique des bilans des différents services ;
 évaluer les interventions du plan stratégique national et du plan opérationnel ;
 donner un appui technique aux activités de formation relative à la planification, à
l’évaluation et à la recherche ;
 produire semestriellement l’information stratégique sur les tendances évolutives de
l’épidémie ;
 coordonner la production des rapports de projets de la riposte nationale (accès universel,
UNGASS etc.) ;
 élaborer le rapport annuel du CNLS-IST ;
coordonnateur du SP / CNLS-IST
 le Coordonnateur du SP / CNLS-IST est assisté dans la planification, le suivi et l’évaluation

de la mise en œuvre des plans stratégiques ;
 la contribution à la coordination efficace, avec les autres Chefs de service, de la mise en
œuvre des activités des différents services techniques du SP / CNLS-IST est effective ;
59 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-
Evaluation
Folio : 2/2
 le suivi des différents plans selon les indicateurs du PNSE est assuré ;
 les plans opérationnels et les plans de travail de CNLS-IST et du SP / CNLS-IST sont
élaborés ;
 un plan national de recherche et de surveillance épidémiologique est élaboré ;
 coordonner les activités de surveillance épidémiologique et de recherche dans le domaine
du VIH / SIDA et des IST son coordonnées ;
 le programme trimestriel d’activités du SP / CNLS-IST est élaboré ;
 la synthèse périodique des bilans des différents services est effectuée ;
 les interventions du plan stratégique national et du plan opérationnel sont évaluées ;
 un appui technique aux activités de formation relative à la planification, à l’évaluation et à
la recherche est donné ;
 l’information stratégique sur les tendances évolutives de l’épidémie est produite
semestriellement ;
 la production des rapports de projets de la riposte nationale (accès universel, UNGASS
etc.) est coordonnée ;
 le rapport annuel du CNLS-IST est élaboré.

 Avoir un diplôme universitaire BAC+ 5 en planification et développement, en suivi-
évaluation ou tout autre diplôme équivalant;
V. LANGUES
60 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et de
Folio : 1/2
Suivi-Evaluation
I. MISION
Assister le Chef de Service de Planification et de Suivi-évaluation de Suivi et Evaluation dans la
mise en œuvre des activités de planification et de suivi-évaluation.
 appuyer le responsable de service dans la mise en œuvre des activités de planification et
de suivi-évaluation ;
 assurer la collecte, l’analyse des données à tous les niveaux ;
 mesurer le niveau de prévalence de l’infection du VIH et en suivre les tendances dans le
temps et dans l’espace ;
 évaluer le changement de comportements sexuels au sein de la population ;
 Juger de l’impact des interventions sur l’évolution de l’épidémie du VIH ;
 superviser l’exécution des activités des autres services et autres secteurs et sous-secteurs
intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA ;
 élaborer des notes périodiques sur la situation épidémiologique et comportementale ;
 donner un appui technique aux activités de recherche sur la situation épidémiologique ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le chef de service juge
nécessaire de lui confier.

 la collecte, l’analyse des données à tous les niveaux sont assurées ;
 le niveau de prévalence de l’infection du VIH est mesuré et les tendances dans le temps et
dans l’espace sont suivies ;
 le changement de comportements sexuels au sein de la population est évalué ;
 un jugement est porté sur l’impact des interventions sur l’évolution de l’épidémie du
VIH ;
 la supervision de l’exécution des activités des autres services et autres secteurs et sous-
secteurs intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA est assurée ;
 des notes périodiques sur la situation épidémiologique et comportementale sont
élaborées ;
 un appui technique est donné aux activités de recherche sur la situation
épidémiologique ;
61 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Assistants suivi-évaluation
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et de
Folio : 2/2
Suivi-Evaluation
IV. CONNAISANCES ET APTITUDES
 Diplôme universitaire BAC+4 en sciences sociales (démographie, statistique, sociologie),

en économie et en gestion ;
 Avoir de bonnes et solides connaissances en statistiques ;
 Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience dans le domaine de la mise en place
d’un système de Suivi et évaluation ; de gestion et analyse des données ;
 Bonne expérience dans le domaine de la lutte contre le VIH. Une expérience en suivi et
évaluation des activités de lutte contre le VIH constituerait un atout
 Bonne capacité de rédaction des rapports d’activités techniques ;
 Bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression
 Capacité de formation
 Bonne expression écrite et orale
 Parfaite maîtrise des outils de développement et de langage informatique notamment les
logiciels de traitement de texte (Word ; Excel ; Powerpoint) ; d’analyse des données
(Epidata, Spss, Epiinfo, ect…) ; de projection des données (SPECTRUM, EPP) ; de gestion
de base de données (CRIS, RTS/REDES) ainsi que de l’internet.
V. LANGUE
- Bonne connaissance de la langue Française

- Connaissance de l’Anglais de travail nécessaire
62 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,
Folio : 1/1
Suivi-Evaluation
I. MISSION
Sous la responsabilité du Chef de service, il a pour mission de gérer et mettre en place toutes les
bases de données du SP / CNLS-IST.
 mettre en place les bases de données du SP / CNLS-IST (CRIPS, bases de données du
personnel du SP / CNLS-IST, données programmatiques et financières, et toutes bases de
données nécessaires au bon fonctionnement du SP / CNLS-IST) ;
 appuyer tous les acteurs dans la gestion des bases de données ;
 assurer l’alimentation en données de ces bases à partir des indicateurs nationaux ;
 appuyer l’Assistant et le Chef de Service pour toutes les tâches de suivi évaluation et de
planification ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le Chef de Service peut lui
confier.

 les bases de données du SP / CNLS-IST (CRIPS, bases de données du personnel du SP /
CNLS-IST, données programmatiques et financières, et toutes bases de données
nécessaires au bon fonctionnement du SP / CNLS-IST) sont mises en place ;
 tous les acteurs sont appuyés dans la gestion des bases de données ;
 l’alimentation en données de ces bases à partir des indicateurs nationaux est assurée ;
 l’Assistant et le Chef de Service sont appuyés pour toutes les tâches de suivi évaluation et
de planification ;

 Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+2 en informatique;
 Maitriser parfaitement les langages :
V. LANGUES
63 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique
Folio : 1/2
Suivi-Evaluation
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du Chef de Service de planification et suivi-évaluation la

gestion informatique du SP/CNLS-IST.
 élaborer un plan informatique qui tient compte des orientations stratégiques du SP /

CNLS-IST et les besoins des différents utilisateurs ;
 assurer la disponibilité, la sécurité, la fiabilité, la sûreté et l’intégrité du système
informatique du SP / CNLS-IST ;
 élaborer les plans d’action et les prévisions nécessaires à l’atteinte des objectifs à court et
moyens termes du service informatique ;
 veiller à la maîtrise des coûts (exploitation, maintenance, investissement et personnel) ;
 administrer le réseau informatique du SP / CNLS-IST ;
 administrer les bases de données du SP / CNLS-IST ;
 former le personnel sur l’utilisation des logiciels Word, Excel, Power point etc… ;
 faire le suivi des interventions, prestations extérieures ;
 élaborer les cahiers des charges pour les prestations extérieures liées au domaine ;
 élaborer en liaison avec les services compétents les appels d’offres relatives au domaine ;
 proposer les solutions pour l’amélioration des performances et la sécurité du système
informatique ;
 superviser la qualification technique du matériel et du consommable informatique ;
 définir, choisir et mettre en œuvre les méthodes, normes, et standards informatique :
bases de données, systèmes et réseau informatique, procédures d’exploitation et
d’administration ;
 valider le contrat et les prestations de services dans le domaine informatique avant le
payement des factures.
 un plan informatique qui tient compte des orientations stratégiques du SP / CNLS-IST et

les besoins des différents utilisateurs est élaboré ;
 la disponibilité, la sécurité, la fiabilité, la sûreté et l’intégrité du système informatique du
SP / CNLS-IST sont assurées ;
 les plans d’action et les prévisions nécessaires à l’atteinte des objectifs à court et moyens
termes du service informatique sont élaborées ;
64 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE : Chargé de l’Informatique
Folio : 2/2
Suivi-Evaluation
 la maîtrise des coûts (exploitation, maintenance, investissement et personnel) est

assurée ;
 l’administration du réseau informatique et des bases de données du SP / CNLS-IST est
effective ;
 le personnel est formé sur l’utilisation des logiciels Word, Excel, Power point etc… ;
 le suivi des interventions ;et des prestations extérieures est effectué;
 les cahiers des charges pour les prestations extérieures liées au domaine sont élaborés ;
 les appels d’offres relatives au domaine sont élaborés en liaison avec les services
compétents;
 les solutions pour l’amélioration des performances et la sécurité du système
informatique sont proposées ;
 la supervision de la qualification technique du matériel et du consommable
informatique est assurée ;
 les méthodes, normes, et standards informatique : bases de données, systèmes et réseau
informatique, procédures d’exploitation et d’administration sont définies, choisies et
mises en œuvre;
 le contrat et les prestations de services dans le domaine informatique avant le payement
des factures sont validés.

 Avoir un diplôme universitaire BAC+3/4 en maintenance et gestion informatique ;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue
V. LANGUES
65 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou son
Folio : 1/3
Adjoint
I- MISSION
Assurer les missions d’audit interne pour le SP/CNLS-IST et des structures décentralisées qu’il
appuie.
II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
 exécuter les missions d’audit interne en conformité avec les normes internationales régissant
la pratique professionnelle de l’Audit interne et les procédures admises ;
 s’assurer de l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de
la passation des marchés, de la gestion financière mais surtout de toute la procédure
débouchant sur le financement des acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST ;
 identifier les dysfonctionnements (niveau SP/CNLS-IST, structures décentralisées, ONG,
Communautés, autres partenaires) ainsi que leurs conséquences et proposer des solutions
pour y remédier ;
 conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures
sont respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante;
 faire des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués ;
 contribuer au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses
identifiées ;
 apprécier ex post les transactions financières liées aux activités du SP/CNLS-IST, en s’assurant
de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions
éventuelles ;
 s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des
différentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du
Gouvernement ;
 travailler en collaboration avec les auditeurs externes ;
 préparer et suivre le plan de mise en œuvre des recommandations des audits ;
 produire un rapport trimestriel de contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et
des CPLS/IST. Le rapport est adressé au Coordonnateur National du SP/CNLS-IST qui se
charge de la diffusion.
 produire au plus tard par trimestre, un rapport de synthèse des faiblesses importantes
identifiées au niveau de certaines Régions et Préfectures et du SP/CNLS-IST ;
 s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le Chef de Service peut lui confier.
66 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 2/3
Adjoint
- les missions d’audit interne sont exécutées en conformité avec les normes internationales
régissant la pratique professionnelle de l’Audit interne et les procédures admises ;
- l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de la passation
des marchés, de la gestion financière mais surtout de toute la procédure débouchant sur le
financement des acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST est assurée ;
- les dysfonctionnements ainsi que leurs conséquences (niveau SP/CNLS-IST, structures
décentralisées, ONG, Communautés, autres partenaires) sont identifiées et des solutions
sont proposées pour y remédier ;
- les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures sont
respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante sont
conduites ;
- des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués sont faites ;
- la contribution au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses
identifiées est assurée ;
- l’appréciation ex post des transactions financières liées aux activités du SP/CNLS-IST, en
s’assurant de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et
corruptions éventuelles est assurée ;
- le contrôle de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des
différentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du
Gouvernement est assuré ;
- la collaboration avec les auditeurs financiers et techniques est effective ;
- le rapport trimestriel de contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et des
CPLS/IST est produit.
67 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/3
Adjoint
 Avoir un diplôme universitaire BAC+4 en contrôle de gestion, audit, gestion,

comptabilité, Finances ou tous autres diplômes équivalents ;
 Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience dans un cabinet comptable ou à un
poste similaire sur un projet ;
 Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des
projets ;
 Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles ;
 Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
V- LANGUE

68 / 302
PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Section 1 : Gestion du courrier
Courrier Départ ADM 01
Courrier Arrivée ADM 02
Section 2 : Gestion du Personnel
Préambule ADM 03
Recrutement ADM 04
Tenue du dossier du personnel ADM 05
Gestion des salaires ADM 06
Congés ADM 07
Absences – Maladies ADM 08
Rupture de contrat de travail ADM 09
Gestion des Missions ADM 10
Evaluation du personnel ADM 11
Section 3 : Gestion des Achats
Principes de gestion ADM 12
Constitution d’une base de données des prestataires pour la sous- ADM 13
traitance
Passation de contrats de consultants, ONG, Associations ADM 14
Achat de petits matériels, fournitures et services ADM 15
Suivi des délais de livraison des commandes ADM 16
Suivi des contrats ADM 17
Réception d’une livraison ADM 18
Traitement d’une facture fournisseur ADM 19
Section 4 : Gestion des immobilisations et du matériel roulant
Principes généraux ADM 20
Gestion des entrées d’immobilisations ADM 21
Gestion des sorties d’immobilisations ADM 22
Prise d’inventaire physique ADM 23
Entretien et réparation des immobilisations ADM 24
Sécurisation des immobilisations ADM 25
Gestion des véhicules et motos ADM 26
Section 5 : Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits
Gestion des fournitures et consommables ADM 27
Gestion du carburant ADM 28
Gestion des Kits ADM 29
70 / 302
Section 1. Gestion du Courrier
Courrier Départ ADM 01
Courrier Arrivée ADM 02

COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 01
CYCLE : GESTION DU COURRIER Octobre 2012
PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 1/2
2.1. GESTION DU COURIER
2.1.1 COURRIER DEPART

2.1.1.1 OBJET
Décrire la préparation et le traitement du courrier Départ
2.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique à tout courrier (lettre, fax, e-mail) devant quitter le SP/CNLS-IST pour un
destinataire extérieur.
2.1.1.3. REGLES DE GESTION
 Tout courrier officiel du SP/CNLS-IST après être préparé doit être signé par le
Coordonnateur National ou son Adjoint et porter le cachet du SP/CNLS-IST. Un numéro ou
une référence est également attribué audit courrier.
 Tout courrier électronique officiel doit être envoyé à partir de la boîte électronique du
SP/CNLS-IST.
 La gestion du courrier Départ est assurée par la Secrétaire Particulière ou le Secrétaire
Administratif du SP/CNLS-IST.
2.1.1.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procédure comprend les opérations suivantes :
 Préparation
 Enregistrement
 Transmission
 Classement
2.1.1.5. INTERVENANTS
 La Secrétaire Particulière
 Le Secrétaire Administratif
 Les Chefs de Service
 Le Coordonnateur National ou son Adjoint.
72 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 2/2
1. Préparation
La Secrétaire
Particulière/ Rédige ou reçoit le projet de lettre du Coordonnateur National, ou de son Adjoint
L e Secrétaire ou de ses collaborateurs ;
Administratif Fait la saisie, traite et le présente à l’intéressé pour d’éventuelles observations.
Ensuite passe à l’enregistrement du courrier.
2. Enregistrement du courrier
La Secrétaire
Enregistre tout courrier à transmettre dans le Registre « Courrier Départ » avant
Particulière/
sa transmission.
Le Secrétaire
Administratif Inscrit :
- le numéro attribué au courrier,

- la date de départ,
- le destinataire,
- l’objet,
- les observations éventuelles.
3. Transmission
Le coursier Le courrier est transmis :
 par voie postale

 par cahier de transmission émargé par les destinataires
La Secrétaire 4. Classement
Particulière/
Conserve une copie de chaque courrier et tient des chronos « Courrier Départ »,
Le Secrétaire « Fax Départ », « E-mail Départ » spécifique au SP/CNLS-IST.
Administratif
73 / 302
COMPTABLES
CYCLE: GESTION DU COURRIER Octobre 2012
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 1/2
2.1.2 COURRIER ARRIVEE
2.1.2.1. OBJET
Décrire le traitement du courrier arrivé au SP/CNLS-IST.
La procédure s’applique à tout courrier, e-mail adressé au SP/CNLS-IST.
 Tout courrier reçu par le SP doit être enregistré dans le Registre « Courrier Arrivée ».
 La gestion du Courrier Arrivée est assurée par la Secrétaire Particulière/le Secrétaire

Administratif du SP/CNLS-IST
 Enregistrement
 Transmission au Coordonnateur National ou son Adjoint
 Distribution
 Classement
 La Secrétaire Particulière / le Secrétaire Administratif

 Le Coordonateur National ou son Adjoint
74 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 2/2
1. Enregistrement
La Secrétaire
Inscrit dans le Registre :
Particulière /
- la date d’arrivée,
Le Secrétaire
- la date et le numéro de la correspondance,
Administratif
- l’expéditeur,
- l’objet,
- les observations éventuelles.
Appose également le cachet « courrier Arrivé » sur la correspondance et y porte

les annotations suivantes :
- la date d’arrivée,
- le numéro interne attribué au courrier.
S’il s’agit d’un e-mail arrivé, en fait l’impression.
2. Transmission au Coordonnateur National

La Secrétaire
Transmet le courrier au Coordonateur National ou à son Adjoint pour prise de
Particulière /
connaissance, annotation et affectation.
Le Secrétaire
Administratif
3. Distribution
La Secrétaire Distribue (ou fait distribuer) le courrier aux destinataires avec un cahier de
Particulière / transmission interne émargés par les différents intéressés.
Le Secrétaire
Administratif
4. Classement
La Secrétaire Une copie du courrier est conservée au Secrétariat dans le chrono « Courrier
Particulière / Arrivée », « Fax Arrivé », « E-mail arrivé » spécifique aux activités du SP.
Le Secrétaire
Administratif
75 / 302
Section 1. Gestion du Personnel
Préambule ADM 03
Recrutement ADM 04
Tenue du dossier du personnel ADM 05
Gestion des salaires ADM 06
Congés ADM 07
Absences – Maladies ADM 08
Rupture de contrat de travail ADM 09
Gestion des Missions ADM 10
Evaluation du personnel ADM 11
76 / 302
COMPTABLES
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : PREAMBULE Folio : 1/1
2.2 GESTION DU PERSONNEL
2.2.1 PREAMBULE
Cette procédure a pour objectif de formaliser et d’uniformiser la gestion des ressources

humaines.
Elle s’applique au personnel en service au SP/CNLS-IST et en charge des activités du CNLS sauf en
ce qui concerne la gestion des carrières des fonctionnaires affectés au SP/CNLS-IST.
Il existe quatre catégories de personnel en service au SP/CNLS-IST :

 Le personnel fonctionnaire ;
 Les membres nommés par décret présidentiel ;
 Le personnel d’appui cadre recruté par le Fonds Mondial et mis à la disposition du
SP/CNLS-IST ;
 Le personnel d’appui non cadre recruté par le SP/CNLS-IST.
Au niveau du SP/CNLS, les tâches du Coordonnateur en matière de gestion du personnel seront

assurées par le Chargé des Ressources Humaines.
A l’exception des membres nommés et des fonctionnaires détachés, le reste du personnel est lié
au Secrétariat Permanent du CNLS-IST par un contrat de travail. Il doit être établi dans le respect
de la législation du travail en vigueur. Le contrat doit entre autre préciser :
a) objet du contrat,
b) durée du contrat,
c) lieu de travail,
d) rémunération,
e) obligation de l’employé,
f) obligation de l’employeur,
g) absences et maladies,
h) congés,
i) cessation du contrat,
j) règlement des conflits.
77 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 1/5
2.2.2 RECRUTEMENT
2.2.2.1. OBJET
Recruter le personnel nécessaire à la gestion des activités et des ressources du SP/CNLS-IST

dans le respect des dispositions du décret mettant en place le SP/CNLS-IST et de la législation
du travail en vigueur en République du Togo.
Cette procédure a pour objectif de décrire le processus de recrutement du personnel du

SP/CNLS-IST.
2.2.2.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique pour le recrutement du personnel d’appui dont le SP/CLS-IST a

besoin.
Pour ce qui est du recrutement du personnel d’appui qu’un partenaire au développement

voudrait mettre à la disposition du SP/CNLS, il sera fait conformément aux règlements, règles,
politiques et procédure du partenaire.
2.2.2.3 REGLES DE GESTION
 Le recrutement du personnel d’appui doit être planifié et budgétisé.

 Le dossier de recrutement (TDR, méthodologie, etc.) doit être soumis à l’avis
préalable du Coordonnateur National ou du partenaire en développement au besoin.
 Le processus de recrutement comprendra une phase de présélection et une phase de
sélection organisée par une commission mise en place à cet effet et comprenant au
moins le Coordonnateur National ou son Adjoint, le Responsable du Service utilisateur
de l’agent à recruter, un représentant du Ministère Technique de Tutelle, le Chef de
Service Administratif et Financier, le Chargé des Ressources Humaines,. Le
Coordonnateur National ou son Adjoint préside ladite commission.
 Les contrats signés avec le personnel sont des contrats de prestation de services et
doivent être rédigés en trois exemplaires au moins.
 Toute embauche doit être soumise à une période d’essai dont la durée varie de un (1)
à trois (3) mois.
78 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 2/5
2.2.2.4 ETAPES DE LA PROCEDURE
 Expression du besoin et sa justification

 Préparation du dossier d’appel à candidature
 Prise de décision
 Lancement de l’appel à candidature
 Réception et sélection des candidats
 Décision d’embauche
 Etablissement du contrat de travail
2.2.2.5 INTERNENANTS
 Le Coordonnateur National ou son Adjoint

 Le CSAF
 Le Chargé des Ressources Humaines
 La commission de sélection et/ou le cabinet
79 / 302
COMPTABLES
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 3/5
Supérieur 1. Expression du besoin et justification

hiérarchique Exprime le besoin de recrutement, le justifie et s’assure que ce recrutement est
du service prévu dans le budget
demandeur
2. Préparation du dossier de candidature
Le Chargé des  Rédige un dossier d’appel à candidature qui comprend :
Ressources
Humaines en - Les TDR relatifs au poste
collaboration - Un avis de recrutement
avec le - La méthodologie retenue pour effectuer le recrutement
Supérieur - Les conditions de travail offertes
hiérarchique - La composition du dossier de candidature
du service
utilisateur  Soumet ce dossier à l’approbation du Coordonnateur National ou de son
Adjoint
Le
Coordonnateur 3. Décision de recrutement
National
 Examine le dossier et donne son avis favorable ou défavorable
 Le soumet à l’approbation du partenaire au développement si le
recrutement est pris en charge par celui-ci.
4. Lancement de l’appel à candidatures

Le Chargé des
Ressources  Corrige le dossier en intégrant éventuellement les amendements
Humaines demandés
 Diffuse l’avis de recrutement dans les lieux publics et/ou dans les
journaux/radios
80 / 302
COMPTABLES
5. Réception et sélection des candidats

Le Chargé des
Ressources  Reçoit les candidatures
Humaines  Transmet les dossiers à la commission de sélection
La commission  Procède aux opérations de présélection sur dossier

de sélection  Convoque les candidats retenus aux tests et entretiens
ou le Cabinet  Effectue les tests et entretiens avec les candidats présélectionnés
de  Etablit la liste des candidats retenus
recrutement  Rédige le rapport de sélection contenant les recommandations
d’embauche faites par la Commission de sélection
Transmet le rapport signé par tous les membres de la commission au
Coordonnateur national pour approbation
6. Examen et validation du rapport de recrutement

Le
coordonnateur  Valide le rapport de sélection
National  Transmet le rapport au partenaire au développement le cas échéant pour
approbation.
7. Décision d’embauche
Le CNLS  Examine le rapport de sélection

Le  En cas d’accord, approuve la sélection
Coordonateur  En cas de désaccord, fait reprendre le processus de recrutement
National
Après l’approbation du CNLS, le Coordonateur National
- Procède à l’embauche des candidats retenus
81 / 302
COMPTABLES
8. Etablissement du contrat de travail
Le Chargé des
Ressources - Etablit le projet de contrat de travail
- Le soumet au Coordonateur National
Humaines
- Intègre les observations éventuelles
- Etablit le contrat définitif
- Présente le contrat au candidat retenu qui en prend connaissance et le signe en
cas d’accord.
- Le fait signer par le Coordonateur National
- Le fait signer par le partenaire en développement le cas échéant
- Remet un exemplaire du contrat au nouvel agent
- Ouvre un dossier individuel pour le nouvel agent
- Classe un exemplaire du contrat dans le dossier individuel de l’agent
- Collecte au niveau de l’agent les autres documents devant constituer le dossier
individuel
Le Contrat de travail est à durée déterminée et doit comporter, entre autres :
- La désignation du poste de travail ;
- La durée des engagements contractuels ;
- La durée de la période d’essai ;
- La description des tâches ou la définition des fonctions ;
- Les éléments de rémunération et les modalités de paiement et;
- Les dispositions relatives aux congés annuels ;
- Les obligations du travailleur ;
- Les modalités de règlement des conflits.
L’embauche de l’Agent entraîne l’ouverture d’un dossier individuel qui reçoit les premiers
éléments suivants :
- Une demande manuscrite
- Une fiche de renseignement fournie par le SP/CNLS-IST
- Un certificat de nationalité togolaise
- Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois
- Un certificat de visite médicale
- Un extrait d’acte de naissance
- Copies légalisées des actes de naissance des enfants
- Un certificat de vie et de charge
- Une copie des diplômes
- Un exemplaire du contrat de travail
- Les copies de certificats de travail antérieurs
- Deux photos d’identité
- Un curriculum vitae, éventuellement
82 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 1/2
2.2.3 TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL
2.2.3.1. OBJET
Décrire la procédure de mise en place des dossiers individuels du personnel.
2.2.3.2. APPLICATION
La procédure s’applique à tout le personnel d’appui cadre et non cadre travaillant au

SP/CNLS-IST.
 Tout employé doit avoir un dossier individuel

 L’ensemble des dossiers individuels constitue le fichier du personnel
 La mise en place et la mise à jour du dossier du personnel sont assurées par l’Assistant
Administratif
 Création du Dossier initial

 Mise à jour
 Classement
83 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 2/2
1. Création du Dossier initial

Le Chargé Créé un dossier individuel par employé
des Les éléments constitutifs de ce dossier sont listés au niveau de la procédure de
Ressources recrutement du personnel.
Humaines
2. Mise à jour
Le Chargé
des Complète régulièrement le dossier individuel initial du personnel par les différents
Ressources documents de gestion concernant l’employé (copie des bulletins de salaire,
Humaines décisions de congé, certificats de reprise de service, certificat de maladie,
permissions d’absence, les notes disciplinaires, etc.)
3. Classement
Le Chargé
des Conserve les dossiers individuels dans un meuble ou tiroir à clé pour en assurer la
Ressources confidentialité.
Humaines
84 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : SALAIRES Folio : 1/3
2.2.4 SALAIRES
2.2.4.1. OBJET
Décrire le processus de préparation et de règlement du salaire au personnel du SP/CNLS-IST, le
paiement des charges sociales et fiscales afférentes aux salaires.
La procédure s’applique mensuellement pour les salaires à payer au personnel dans le cadre de
la mise en œuvre des activités du SP/CNLS-IST.
 La procédure est mise en œuvre dès le 25ième jour de chaque mois par l’Agent
Comptable.
 Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un Etat de salaires
et un bulletin individuel de paie.
 La rémunération est versée par virement ou chèque bancaire, et exceptionnellement en
espèce pour le personnel d’appui non cadre.
 Aucune avance sur salaire ne peut être accordée.

 Etablissement des états de paie
 Paiement des salaires par banque
 Paiement des salaires en espèces
 Mise à jour du registre de paie, traitement comptable, classement
 Le Chef Service Administratif et Financier
 L’Agent Comptable
 Le Comptable
85 / 302
COMPTABLES
1. Etablissement des états de paie
Le Comptable  Rassemble les éléments fixes et variables du salaire du mois.
 Prépare les bulletins de salaire et les états d’émargement du
mois
 Vise les états de salaires
 Transmet la liasse à l’Agent Comptable
L’Agent  Examine la liasse

Comptable
 Vise les états d’émargement
Le CSAF  Transmet la liasse au CSAF
 Le CSAF retourne la liasse à l’Agent Comptable pour
l’établissement des moyens de paiement
2. Paiement des salaires par Banque
L’Agent  Prépare les chèques, ordres de virement ou billetage et les

Comptable soumet au contrôle ou visa du CSAF
 Transmet la liasse au Coordonnateur National ou à son
remplaçant
Le  Examine la liasse, vise les documents et appose la 1ère signature
Coordonnateur sur les moyens de paiement (si les ressources servant au
National paiement ne proviennent pas de l’Etat)
 Transmet la liasse à l’Agent Comptable
Le CSAF /  Appose la 2ème signature sur les moyens de paiement
L’Agent  Fait une copie des chèques et des ordres de virement
Comptable  Remplit le Registre des chèques émis
 Fait émarger les bénéficiaires sur le registre et sur les copies des
chèques
 Fait émarger tous les bénéficiaires sur l’état des salaires et les
bulletins
 Remet les chèques et les bulletins aux bénéficiaires
 Joint les copies des chèques et des ordres de virement à l’état
des salaires
 Classe une copie des bulletins
 Dépose les ordres de virement en banque
N.B. Les chèques tirés sur le compte de contrepartie de l’Etat seront uniquement
signés par l’Agent comptable en respect des textes de la comptabilité publique.
86 / 302
COMPTABLES
L’Agent 3. Paiement des salaires par caisse

Comptable / Le  Approvisionne la caisse
Comptable
 Paye les salaires
 Fait émarger les agents concernés sur les états
 Remet les bulletins aux agents.
Dans la mesure du possible, la grande majorité des salaires sera payée par
virement de compte à compte.
N.B. Les mêmes étapes doivent être observées pour le paiement des salaires
du personnel recruté par un partenaire en développement et mis à la
disposition du SP/CNLS-IST dans le respect des procédures du partenaire en la
matière.
4. Paiement des charges sociales et fiscales

L’Agent
Prépare suivant le mois d’exigibilité, les chèques pour le règlement des charges
Comptable/
sociales du personnel soumis à la CNSS et des charges fiscales.
5. Mise à jour du registre de paie et classement

Le Comptable
Met à jour le registre de paie en classant l’état des salaires et une copie du
bulletin de paie dans le dossier individuel du personnel.
87 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : CONGES Folio : 1/4
2.2.5. CONGES
2.2.5.1 OBJET
Réglementer les congés annuels du personnel (départ et reprise de service).
La procédure s’applique au personnel recruté par le SP/CNLS-IST, au personnel d’appui cadre

recruté et mis à la disposition du SP par les partenaires au développement.
Les fonctionnaires en position de détachement doivent se conformer aux dispositions de la

fonction publique en la matière.
 Les congés annuels doivent être planifiés après la planification des activités pour
l’année suivante. Le planning annuel des congés doit être validé en réunion d’équipe
présidée par le Coordonnateur National ou son Adjoint.
 Après une durée effective de travail de onze (11) mois et pour tenir compte de la
durée des contrats de travail qui est de 12 mois, un droit aux congés est acquis selon
la réglementation en vigueur au Togo.
 La durée du congé est de 30 jours.
 L’employé perçoit le montant de l’allocation de congé le jour de son départ en congé.
Cette allocation correspond au salaire mensuel moyen perçu par l’agent durant les 11
mois de service.
 En dehors des cas de rupture ou d’expiration de contrat, aucune indemnité
compensatrice en lieu et place du congé ne peut être octroyée à l’employé.
 Exceptionnellement, le congé annuel, peut être accordé par tranches de 15 jours
lorsque les nécessités de service l’exigent. De même, le travailleur en congé peut être
rappelé pour les mêmes motifs.
 L’agent en congé doit, avant son départ, procéder à une passation de service avec son
intérimaire à qui, il doit remettre une fiche d’intérim.
 A la fin des congés, l’employé doit impérativement reprendre le service aux dates
indiquées sur sa décision.
88 / 302
COMPTABLES
 Etablissement du planning de congé

 Soumission d’une demande de congé
 Notification
 Passation de service avec l’intérimaire
 Mise à disposition des indemnités de congé
 Reprise de service
2.2.5.5 INTERVENANTS

 Le Comptable
 Le Coordonnateur National ou son Adjoint
 L’employé
89 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
1. Etablissement du planning de congé
Le Chargé des En début d’année :
Ressources  Arrête avec chaque employé les dates de départ en congé pour l’année
Humaines  Etablit un projet de planning de congés pour l’année
 Soumet le projet de planning à l’appréciation des différents chefs de service
 Remet le projet de planning à l’approbation du Coordonnateur National ou
de son Adjoint
Le
Coordonnateur  S’assure de la cohérence du planning par rapport à la planification des
National ou son activités de l’année
Adjoint  Fait corriger, si nécessaire, le projet de planning
 Convoque la réunion d’équipe pour la validation du planning
 Appose son visa
 Transmet le planning à Chargé des Ressources Humaines pour sa diffusion
Le Chargé des  Procède à la diffusion du planning

Ressources  Affiche et classe une copie
Humaines
2. Soumission d’une demande de congé
L’employé
 Remplit et signe l’imprimé de demande de congé disponible auprès de du
Chargé des Ressources Humaines
 Transmet la demande à son supérieur hiérarchique pour avis.
Le Supérieur
 Vérifie la demande par rapport au planning annuel
hiérarchique
 Porte son avis et vise la demande
 Envoie la demande au Chargé des Ressources Humaines qui, le transmet au
Le Coordonnateur National ou à son remplaçant
Coordonnateur
National ou son  Prend connaissance et donne son avis
remplaçant  Retourne la demande au Chargé des Ressources Humaines
Le Chargé des
Ressources  Prépare une décision de congé à la signature du Coordonateur national, en
Humaines cas d’avis favorable
Le Coordonateur
national ou son  Signe la décision de congé
remplaçant  Transmet la demande et la décision à l’Assistant Administratif
90 / 302
COMPTABLES
3. Notification
Le Chargé des
Ressources  Remet l’original de la décision de congé à l’employé pour notification
Humaines  Classe une copie de la demande et de la décision
 Donne une copie à l’Agent Comptable
4. Passation de service avec l’Agent intérim
L’Agent  L’intérim d’un Agent en congé est constaté par une note de service prise à
Intérim cet effet.
Avant son départ en congé, l’employé procède à une passation de service
avec son intérimaire à qui il doit remettre une fiche d’intérim
suffisamment exhaustive sur l’ensemble des diligences à observer en
faisant le point des principaux dossiers du service.
L’intérimaire doit, à la fin de son intérim, établir un compte-rendu en trois
(3) exemplaires dont l’original est adressé au Coordonnateur National,
une copie au responsable du service concerné et il conserve une copie.
5. Reprise de service
Le Chargé des  Etablit un certificat (attestation) de reprise de service au nom de
Ressources l’employé
Humaines  Transmet le certificat au Coordonnateur National pour signature
Le  Signe le certificat (attestation)

coordonateur
 Le transmet au Chargé des Ressources Humaines
national
Le Chargé des  Remet l’original du certificat à l’employé

Ressources  Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier
Humaines individuel du personnel
 Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier de paie

Le
du mois
Comptable
91 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 1/2
2.2.6 AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES
2.2.6.1 OBJET
Réglementer les autres autorisations d’absences pour maladies ou pour convenances
personnelles.
2.2.6.2 APPLICATION
La procédure s’applique aux demandes du personnel devant s’absenter pour diverses causes.
 Les autorisations d’absences légales sont basées sur la réglementation en vigueur,
notamment en ce qui concerne les jours à accorder à l’occasion d’événements
familiaux :
 Décès d’un conjoint, du père, de la mère ou d’un enfant du travailleur : huit

(8) jours,
 Mariage du travailleur : cinq (5) jours,
 Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur : trois (3) jours,
 Naissance au foyer : trois (3) jours, à prendre dans les quinze jours qui suivent
la date de la naissance.
 Les autorisations d’absence sont accordées au travailleur sans retenue sur salaire ou
sans déduction du congé annuel dans une limite de dix (10) jours.
 En dehors des cas ci-dessus énumérés, l’employé peut bénéficier d’autorisations
d’absence pour convenances personnelles dans la limite de dix (10) jours.
 Toute absence doit être justifiée et autorisée par le supérieur hiérarchique.
 Toute absence non autorisée entraine systématiquement des sanctions disciplinaires
selon les textes en vigueur.
 Absences maladies
 Absences légales
 Absences pour convenance personnelle
 Sanctions
 L’Employé
92 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 2/2
1. Absence pour maladies
L’employé
 Se fait établir un certificat médical par un médecin
 Le dépose ou le fait déposer au niveau du Chargé des Ressources
Humaines ou de la Secrétaire Particulière au plus tard quarante huit (48)
heures suivant la déclaration de la maladie.
Le Chargé  Prend connaissance

des  Informe le supérieur hiérarchique de l’employé
Ressources  Fait viser le certificat par le Coordonateur National ou son remplaçant et
Humaines le classe dans le dossier individuel du personnel
2. Absences légales
L’employé  Dépose une demande accompagnée du justificatif nécessaire auprès du

Chargé des Ressources Humaines
Le Chargé  Prend connaissance et prépare une autorisation d’absence légale

des  Transmet au Supérieur Hiérarchique de l’employé pour visa et au
Ressources coordonateur national pour approbation et signature.
Humaines  Remet une copie de l’autorisation signée à l’employé et classe une copie
dans le dossier individuel du personnel.
3. Absences pour convenance personnelles
La description est identique à celle des absences légales.
4. Sanctions
Le Chargé
 Constate les absences sans autorisations préalables
des
 Avise le supérieur hiérarchique qui exige de l’employé une demande
Ressources
d’explication écrite
Humaines
 Initie, si nécessaire, une proposition de sanction conformément aux
textes en vigueur.
93 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 2/2
OU
Supérieur  Adresse une demande d’explication au fonctionnaire
hiérarchique  Envoie le dossier au Ministre chargé de la fonction publique
 Constitue un dossier de l’affaire le cas échéant, et le soumet au conseil

Le Ministère
de discipline
de la
fonction
publique
 Convoque par un arrêté le fonctionnaire incriminé devant le conseil de

Le conseil de discipline
discipline
 Délibère en présence ou en l’absence du fonctionnaire incriminé
 Transmet son avis à l’autorité ayant pouvoir disciplinaire
Le  Saisie en cas de contestation, le conseil supérieur de la fonction

fonctionnaire
incriminé
94 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL Folio : 1/2
2.2.7 RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL
2.2.7.1 OBJET
Réglementer les conditions de rupture de contrat du personnel
La procédure s’applique dans tous les cas de rupture du contrat de travail d’un Agent
directement recruté par le SP/CNLS-IST.
 La rupture des contrats de travail peut intervenir dans les cas suivants :
 Résiliation pour non confirmation en période d’essai
 Expiration du terme du contrat
 Décès du travailleur
 Démission ou abandon de poste
 Sauf en cas de décès de l’Employé, la partie qui prend l’initiative de la rupture, doit
aviser le cocontractant par une lettre précisant les motifs de la rupture,
conformément aux clauses de résiliation du contrat.
 Au moment de son départ, l’Employé doit remettre au SP/CNLS-IST tous les biens et
matériels mis à sa disposition.
 En tout état de cause, l’Employé ne sera libre de tout engagement vis-à-vis du

SP/CNLS-IST qu’au moment où il lui sera remis son certificat de travail et aura reçu
pour solde de tout compte les indemnités auxquelles il aura droit.
Résiliation
 Le contrat peut être résilié sur l’initiative de chacune des parties au contrat.
Expiration du contrat
 Les contrats à durée déterminée prennent fin à l’arrivée du terme convenu au

moment de leur signature.
 Un mois avant le terme, le Coordonateur National enverra une lettre à l’agent lui
rappelant que son contrat arrive à échéance. Il lui précisera également si son
contrat sera renouvelé ou pas.
95 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL Folio : 2/2
Le licenciement
 Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculés conformément aux
dispositions du code général du travail au Togo lorsque le licenciement est du fait du
SP/CNLS-IST.
Le décès de l’employé
 En cas de décès d’un Employé, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures
acquises à la date du décès seront liquidés conformément aux textes en vigueur.
La démission ou l’abandon de poste
 Toute absence non justifiée d’une durée de 10 jours est assimilée à un abandon de poste.
 L’Employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du

préavis.
 Lorsqu’un Employé démissionne de son emploi sans respect du préavis ou abandonne son
poste de travail, le SP/CNLS-IST se réserve le droit de réclamer à l’intéressé l’indemnité
compensatrice de préavis ou de l’assigner en justice pour réparation du préjudice qui
résulterait de cette démission ou de cet abandon de poste.
Se conférer aux procédures réglementaires en vigueur (code de travail, statut général de la

fonction publique, conventions collectives, etc.).
96 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 1/5
2.2.8 MISSIONS
2.2.8.1 OBJET
Définir les modalités de gestion des missions et de paiement des frais de missions.
La procédure s’applique à toutes les missions exécutées dans le cadre des activités du SP/CNLS-
IST.
 Toute mission doit faire l’objet de :
 TDR précis approuvés par le Coordonnateur National
 Ordre de mission signé par le Coordonnateur National
 L’ordre de mission du Coordonnateur National est signé par l’Autorité compétente
 Les frais de mission comprennent
 Les perdiem
 Le carburant nécessaire à l’exécution de la mission
 Les indemnités de mission servies aux fonctionnaires du SP/CNLS-IST sont celles en

vigueur prévues par la Note du PNUD N° PRO/300/COORD-COORD-G0024 du 21
décembre 2000.
 Une avance égale à 80 % des perdiem est consentie au départ de la mission ainsi que la
totalité des frais de carburant. La quantité de carburant est fonction de la distance à
parcourir et de la consommation du véhicule.
 Aucune autre avance pour une nouvelle mission ne sera accordée si l’avance
préalablement perçue n’a pas été justifiée.
 L’ordre de mission doit être visé au départ comme à l’arrivée :
 Au niveau du SP/CNLS-IST par le Coordonnateur National,

 Au lieu de la mission par un Responsable de l’entité visitée.
 Trois (3) jours au plus tard après le retour de mission, un rapport de mission doit être
déposé.
97 / 302
COMPTABLES
 Elaboration et soumission des TDR de la mission

 Préparation de l’ordre de mission
 Signature de l’ordre de mission
 Paiement des perdiem et Mise à disposition du carburant
 Rédaction et remise du rapport de mission
 Solde des 20% des perdiem
 Le chef de mission
 Le Coordonateur National
 Le Comptable
 Le Chef du Service Administratif et Financier
 Le superviseur hiérarchique
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COMPTABLES
1. Elaboration et soumission des TDR de la mission

Le chef de
mission  Prépare les TDR de la mission qui comporte notamment les éléments
suivants :
- Cadre et objectifs de la mission
- Chronogramme des activités à réaliser
- Résultats attendus
- Moyens à mettre en œuvre (perdiem, carburant et lubrifiant, véhicule,
ressources humaines)
 Transmet les TDR au Coordonnateur National pour examen et approbation
Le
 Examine les TDR
Coordonateur
 Donne son avis
National
 En cas d’accord, transmet la note à l’Assistant Administratif pour les
dispositions à prendre.
2. Préparation de l’ordre de mission
 Contrôle le budget de la mission auprès de l’Agent comptable

Le comptable
 Fait établir l’ordre de mission qui comporte les éléments suivants :
- N° de l’ordre de mission
- Nom, prénoms et fonction du chef de mission
- Noms des autres participants, s’il y a lieu
- Lieux de destination
- Dates de départ et de retour
- Motif
- N° du Véhicule
- Nom du chauffeur
- Quantité de carburant prévue
Le  Transmet l’ordre de mission au Coordonnateur National pour approbation

Coordonateur
3. Signature de l’ordre de mission
National ou
son Adjoint  Approuve et signe l’ordre de mission
 Retourne l’ordre de mission au Secrétaire Administratif
99 / 302
COMPTABLES
Le Comptable 4. Paiement des perdiem et mise à disposition de carburant
 Etablit l’état des perdiem et l’état de carburant sur la base de l’ordre de
mission signé par le Coordonnateur National
 Vise les états et établit le chèque de paiement des perdiem
Le  Transmet les états et le chéquier au Coordonnateur National ou à son
Coordonateur Adjoint
National  Signe les états
 Appose sa signature sur le chèque
Le Comptable  Transmet la liasse à l’Agent Comptable
 Fait une copie du chèque/somme
 Remplit le Registre des chèques émis
 Fait émarger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chèque
 Fait émarger tous les autres bénéficiaires, s’il y a lieu, sur l’état des
perdiem
 Remet le chèque au chef de mission
 Joint une copie de l’ordre de mission à la copie du chèque et à l’état des
perdiem
 Remet les bons de carburant au chauffeur
Le chef de  Fait émarger le bénéficiaire sur le Registre « Coupons valeur carburant »
mission et sur l’ordre de mission
 Remet l’original de l’ordre de mission au chef de mission
 Garde une copie de l’ordre de mission accompagné de l’état de mise à
disposition du carburant comme pièces justificatives
Le superviseur
5. Rédaction et remise du rapport de mission
hiérarchique
 Rédige son rapport de mission dès son retour
 Transmet le rapport et l’ordre de mission visé à son superviseur
hiérarchique
Le supérieur
hiérarchique  Prend connaissance du rapport de mission
 Transmet le rapport, l’ordre de mission et les pièces justificatives requises
au Coordonnateur National
Le  Prend connaissance du rapport

Coordonnateur  Transmet le dossier à l’agent comptable pour préparer le paiement du
National solde des perdiem (20%)
100 / 302
COMPTABLES
6. Paiement du solde des perdiems

Le comptable
 examine la validité des pièces justificatives et notamment la disponibilité du
rapport de mission
 appose sur l’ordre de mission l’annotation « Vu rapport de mission de
Monsieur… daté de ….et reçu le… »
 prépare l’état complémentaire des perdiem et le vise
 prépare le chèque de règlement
 transmet la liasse à l’Agent Comptable (y compris le rapport de mission) qui
l’envoie au Chef du Service Administratif et Financier
Le Chef du  examine la liasse

Service  signe l’état complémentaire
Administratif  appose sa signature sur le chèque
et Financier  transmet la liasse et l’ensemble du dossier à l’Agent comptable qui envoie
le dossier au Coordonnateur National pour signature du chèque
L’Agent
Comptable  Fait une copie du chèque
 Remplit le registre des chèques émis
 Fait émarger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chèque
 Fait émarger tous les bénéficiaires, s’il y a lieu, sur l’état des perdiem
 Remet le chèque au chef de mission
 Joint une copie de l’ordre de mission à la copie du chèque et à l’état des
perdiems
101 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 1/4
2.2.9 EVALUATION DU PERSONNEL
2.2.9.1 OBJET
Définir le processus permettant, d’une manière générale, une évaluation objective du personnel
La procédure s’applique au personnel mis en place.

 Chaque employé doit faire l’objet d’une évaluation annuelle
 L’évaluation est faite par le Coordonnateur National
 Le Coordonnateur National et son Adjoint sont évalués par le Président du Conseil
National
 L’évaluation du personnel est basée sur des objectifs préalablement discutés et définis de
façon participative.
 Un formulaire d’évaluation est utilisé et contient, entre autres critères, les éléments
suivants :
 Résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés pour la période
 Qualité du travail
 Capacité d’initiative
 Assiduité
 Capacité d’application
 Ponctualité
 Présentation
 Les niveaux d’appréciation sont les suivants :
 L’évaluation est jugée très satisfaisante si l’indicateur est rempli à 100%

 L’évaluation est jugée satisfaisante si l’indicateur est rempli entre 80% et 100%
 L’évaluation est jugée modérément satisfaisante si l’indicateur est rempli entre
60% et 80%
 L’évaluation est jugée non satisfaisante si l’indicateur est rempli à moins de 60%.
 Tout formulaire d’évaluation rempli doit être signé par l’évaluateur et l’évalué
102 / 302
COMPTABLES
2.2.9.4 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
 Transmission des formulaires d’évaluation au Personnel

 Préparation de l’entretien
 Réalisation de l’entretien
 Validation de l’évaluation globale
 Exploitation des résultats de l’évaluation
 Le Président du Conseil National

 Le Chargé des ressources humaines
 Les Chefs de service
 Les agents à évaluer
103 / 302
COMPTABLES
1. Transmission des formulaires d’évaluation au Personnel

Le
coordonateur En fin d’année (Octobre, Décembre), il soumet au Chargé des ressources humaines
les éléments pour que celui-ci :
national
 Prépare les formulaires d’entretien annuel d’évaluation par catégorie de
personnel (personnel cadre, personnel non cadre)
 Les transmet aux différents Responsables hiérarchiques
2. Préparation de l’entretien
Le Chef de  Remplit les formulaires de chacun de ses collaborateurs

service  Evalue les objectifs fixés en début d’année à chaque collaborateur
 Détermine les nouveaux objectifs
 Détermine et communique à chaque collaborateur le jour et l’heure de
l’entretien
 Remet le formulaire d’évaluation renseigné à chaque collaborateur au
moins deux jours avant l’entretien pour lui permettre de se préparer
L’agent à  Prend connaissance de l’évaluation des objectifs de l’année « n » et des

évaluer objectifs de l’année « n+1 »
3. Réalisation de l’entretien
Le Chef de
 Réalise l’entretien sur la base du formulaire renseigné par le responsable et
service
revu par l’agent :
- Bilan des activités de l’année écoulée
- Détermination de nouveaux objectifs
- Détermination des moyens associés
- Détermination des formations éventuelles
104 / 302
COMPTABLES
4. Validation de l’évaluation globale

Le Chef de
service A l’issue de l’entretien :
 Porte son appréciation globale sur l’évalué
 Fait ses remarques et observations éventuelles
 Valide ses remarques et observations avec l’agent pour assurer le
consensus sur la performance globale
 Signe le formulaire et le fait signer par l’agent évalué
 Transmet le formulaire au Coordonnateur National par voie hiérarchique
Le
coordonateur  Apprécie l’évaluation effectuée
national  S’entretient avec le Chef de service et l’agent évalué, si nécessaire et
surtout en cas de désaccord
 Porte son avis global et ordonne l’évaluation définitive
 Transmet le formulaire visé au Chargé des ressources humaines
Le Chargé  Remet une copie du formulaire final à l’agent évalué

des  Classe une copie du formulaire dans le dossier de l’agent
ressources
humaines
5. Exploitation des résultats de l’évaluation
Le  Déclenche la mise en œuvre des mesures et actions découlant de

coordonateur l’évaluation (primes, formation, sanctions diverses, etc.)
national  Transmet à l’Assistant Administratif les actions de formations retenues
pour l’évalué afin de les prendre en compte dans l’élaboration du plan de
formation.
105 / 302
Section 3. Gestion des achats
Principes de gestion ADM 12
Constitution d’une base de données des prestataires pour la sous- ADM 13

traitance
Passation de contrats de consultants, ONG, Associations ADM 14
Achat de petits matériels, fournitures et services ADM 15
Suivi des délais de livraison des commandes ADM 16
Suivi des contrats ADM 17
Réception d’une livraison ADM 18
Traitement d’une facture fournisseur ADM 19
106 / 302
COMPTABLES
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 1/2
2.3.1 PRINCIPES DE GESTION

 Les procédures décrites dans le présent manuel ne concernent pas les éléments
d’approvisionnement pour lesquels les partenaires en développement (PNUD, FNUAP,
Fonds Mondial etc…) sont responsables.
 Le Chef Service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du
matériel, l’Agent Comptable ont la responsabilité des achats et de la gestion des stocks au
niveau du SP/CNLS-IST. Pour ce faire, ils doivent :
 recenser les besoins des différents utilisateurs,
 trouver les fournisseurs,
 passer les commandes et suivre leur exécution en s’assurant les meilleures
conditions de qualité, délai de livraison, prix et paiement.
 Les achats à effectuer par le SP/CNLS-IST sont limités aux dépenses relatives aux
activités prévues dans son plan d’actions. Ces achats portent principalement sur :
 des prestations de services auprès de consultants, ONG, Associations,
Organisations Communautaires de Base, Districts, etc.
 des achats de petits matériels, fournitures et services
 Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel est saisi des demandes d’achat (DA)
émises par les différents utilisateurs.
 Chaque utilisateur potentiel dispose d’une liasse de DA en triple exemplaires :
 exemplaire blanc (Le responsable des achats et stocks)
 exemplaire jaune (joint à la facture)
 exemplaire bleu (utilisateur)
 Toutes les DA sont centralisées au niveau du Chargé de la gestion des stocks et du
Matériel. Une fois le besoin exprimé et reçu, Chargé de la gestion des stocks et du
Matériel se réfèrera au fichier des fournisseurs à double entrée :
 par article indiquant les fournisseurs susceptibles de répondre aux spécifications
demandées
 par fournisseur, avec tenue à jour des prix pratiqués et des relations antérieures (sans
omettre le rappel d’inscription sur la liste noire des fournisseurs défaillants)
107 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 2/2
 Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres, éventuellement
débattues en comité de sélection selon la valeur des biens à acquérir.
 Pour tout achat de montant inférieur à 50.000 F CFA, la décision d’attribution est du
ressort du Chargé de la gestion des stocks et du matériel. L’établissement d’un bon de
commande (BC) n’est pas requis.
 Pour tout achat de montant supérieur ou égal à 50.000 F CFA mais inférieur à 100.000 F
CFA, la décision d’attribution est du ressort du Coordonnateur National et du Chef Service
Administratif et Financier. L’établissement d’un bon de commande est requis.
 Pour tout achat supérieur ou égal à 100.000 F CFA, la décision d’attribution est du choix
du comité de sélection présidé par le Coordonnateur National et qui comprend le Chef du
service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du Matériel, de
l’Agent comptable. L’établissement d’un bon de commande est requis.
 Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant supérieur ou égal à 100.000 F
CFA doit faire l’objet d’une consultation d’au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il
existe plusieurs fournisseurs).
 Le bon de commande est établi par le Chef du service Administratif et Financier sur la
base d’une facture pro forma
 La responsabilité du SP/CNLS-IST est engagée par la signature du bon de commande par le
Coordonnateur National
 L’établissement du bon de commande doit être soigné et contrôlé car les conséquences
d’une erreur peuvent être graves. En cas de litige, ce bon est la pièce essentielle pour
appuyer une réclamation
 Les bons de commande sont pré - numérotés en trois (3) exemplaires :
 original + 1 exemplaire pour le fournisseur
 le dernier exemplaire reste à la souche du carnet (au niveau du responsable des
achats et stocks
 Chef du service Administratif et Financier suit la commande jusqu’à la livraison
 Pour le suivi du délai de livraison, le Chef du service Administratif et Financier effectue les
relances écrites et signées par le Coordonnateur National. En cas de retard, il prend avec
l’utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnées) propres à amortir les
inconvénients du retard.
 Toute livraison / réception de la commande d’un bien ayant fait l’objet d’un achat sera
effectuée par le Chef Service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks
et du matériel, l’Agent comptable en présence du demandeur.
108 / 302
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
SP/CNLS-IST CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE
Folio : 1/3
PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE
2.3.2 CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS- TRAITANCE
2.3.2.1 OBJET
Constituer un fichier de Prestataires (ONG, Associations, OCB, etc.) à consulter pour les
prestations de service de sous-traitance
La procédure s’applique pour la première fois dès le démarrage de la mise en œuvre des activités
du Partenaire en Développement qui finance l’activité à mener par le SP/CNLS-IST avec des mises
à jour annuelles au mois de décembre de chaque année.
2.3.2.3. REGLES DE GESTION ET OPERATIONS CORRESPONDANTES
Généralités
 Les prestataires de services susceptibles d’être éligibles à la sous-traitance sont :
 les structures d’encadrement publiques et privées ;
 les ONG ;
 les organisations à caractère communautaire et/ou associatif.
 A travers un avis d’appel à manifestation d’intérêt lancé dans la presse, le SP/CNLS-IST
invite toutes les structures actives en matière de développement participatif ou
d’encadrement rural à se manifester. Cet avis comporte les informations que ces
structures doivent fournir, notamment:
 le statut légal ;
 les domaines de compétence ;
 les références techniques (rapport annuel le plus récent, etc.) ;
 le personnel de terrain ;
 les moyens logistiques ;
 l’aire d’intervention ;
 l’existence d’un compte bancaire et d’une comptabilité transparente ;
 l’adresse exacte de la structure.
 Sur la base des informations fournies, le SP/CNLS-IST présélectionne des structures
éligibles et constituent le répertoire des structures potentielles de sous-traitance dans
chaque Région.
109 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 2/3
 Les structures retenues dans le répertoire sont conviées à un atelier régional
d’orientation et de programmation au cours duquel les mécanismes de la réponse locale
et le cahier de charges de sous-traitance sont présentés.
Les séquences de ces ateliers s’articulent comme suit :
 présentation de la structure organique et le fonctionnement du CNLS et du mécanisme
multisectoriel de lutte contre le VIH/SIDA et les Maladies Sexuellement Transmissibles
 discussion de la méthodologie sur la participation communautaire (rurales, urbaines et
groupes spécifiques) à la réponse locale dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;
 exercice sur le terrain axé sur l’utilisation des outils participatifs ;
 consolidation de la méthodologie ;
 présentation des aires d’intervention du Projet;
 élaboration d’un plan de travail type;
 présentation et discussion d’un plan d’action - convention type.
 Chaque année les nouvelles structures pré - sélectionnées sont invitées à des séances de
concertation.
Procédure de mise à jour de l'agrément
 L'inscription au registre ou fichier des prestataires se fait de façon continue au niveau du
SP/CNLS-IST qui procède à la présélection sur la base des critères retenus.
 Une mise à jour systématique de la base de données se fait aussi par le biais du système
d'évaluation du prestataire par le SP/CNLS-IST et/ou les groupes communautaires
(bénéficiaires finaux) qui donnent leurs appréciations après chaque prestation.
Procédure de retrait de l'agrément
Les prestataires ayant eu des problèmes avec les groupes communautaires et/ou avec le
SP/CNLS-IST sont inscrits sur la liste noire et font l’objet d’une notification de retrait de
l’agrément lorsqu’ils sont tenus responsables.
Les prestataires n’ayant pas respecté leurs engagements (ex. : prestation non réalisée, non
remise de rapport de la prestation, etc.) font également l’objet d’une notification de retrait
d’agrément.
 Les prestataires n'ayant pas donné satisfaction sur un domaine défini suite à une
évaluation de sa prestation ne seront plus choisis pour des interventions relatives à ce
domaine mais restent agréés pour les autres domaines mentionnés sur leurs
renseignements.
110 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/3
Mission des structures de sous - traitance
 Les structures de sous-traitance retenues seront particulièrement chargées de:
 assurer l’animation des approches participatives au niveau des communautés de
base (villages, associations, etc.)
 fournir des biens et services dans le cadre des activités du SP/CNLS-IST
 produire éventuellement, conformément aux clauses contractuelles, un rapport
mensuel sur l’utilisation des ressources et sur l’exécution des travaux prévus dans
le plan d’action – convention.
 Les dispositions qui détermineront les obligations de chaque partie sont indiquées dans le
plan d’action - convention dont les clauses comporteront les points suivants :
 le nom de l’agence d’exécution (Numéro d’identification légale) ;

 le représentant désigné par la structure pour la conduite de la mission
 les TDR détaillés de la soumission avec un cahier des charges et des indicateurs de
performance;
 l’aire d’intervention géographique retenue par le prestataire de services;
 la durée du travail ;
 les moyens mis en œuvre ;
 le mécanisme de suivi/évaluation adopté (nombre de rapports et supervisions
périodiques) y compris les indicateurs ;
 la clause financière et le plan de financement ;
 la clause de renouvellement ;
 la clause de résiliation ;
 la clause d’acceptation et de prise d’effet de la convention.
 l’évaluation finale des tâches contractuelles
Procédures de sélection et d’approbation pour les consultations

 Seuls les prestataires agréés et figurant à ce titre dans le fichier des prestataires du
SP/CNLS-IST pourront participer aux consultations du SP/CNLS-IST.
 Les lignes directrices générales pour la sélection des prestataires de services
s’appliqueront à deux types d’activités :
 celles concernant la sensibilisation et le plaidoyer ;
 celles concernant la formation.
111 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE
Folio : 1/3
CONSULTANTS
2.3.3 PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS
2.3.3.1. OBJET
Passer les contrats et marchés, en vue d’obtenir des services de consultants.
La procédure s’applique pour l’acquisition des services de consultants, sur financement des
partenaires en développement.
 Le SP/CNLS-IST, souhaitant engager des consultants, établit une liste restreinte d'au
moins trois (3) et d'au plus six (6) intervenants possibles à partir de la base de données de
sous-traitance
 Toute sélection est effectuée par un comité mis en place au niveau du SP/CNLS-IST
 Toute prestation doit rester dans la limite du budget prévisionnel établi dans le plan
d’actions annuel approuvé par le CNLS.
La procédure de sélection comprend les opérations suivantes :
 Rédaction du mandat
 Etablissement de la liste restreinte de prestataires
 Préparation et publication de la demande de propositions (DP)
 Réception des propositions
 Evaluation des propositions techniques
 Evaluation des propositions financières
 Evaluation finale de la qualité et du coût
 Soumission de la proposition d’attribution au partenaire en développement qui finance la
consultation
 Négociation et attribution du contrat au prestataire
 Signature du contrat
2.3.3.5. LES INTERVENANTS DE LA PROCEDURE
 Le Coordonateur National ou son Adjoint,
 Le Chef du Service Administratif et Financier,
 Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel,
 Le comité de sélection
112 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE
Folio : 2/3
CONSULTANTS
1. Rédaction du mandat
Le Chef du Le mandat (termes de références) de la mission faisant connaître aux soumissionnaires
service la nature des tâches à exécuter sera élaboré par le Chef du service Administratif et
Administratif Financier et examiné par le Coordonnateur National ou son Adjoint. Ces termes de
et Financier référence seront les plus détaillés possibles et feront partie intégrante du contrat qui
régit les prestations à fournir.
2. Etablissement de la liste restreinte des prestataires
La liste restreinte des prestataires sollicités est établie à partir de la base de données
du SP/CNLS-IST.
3. Préparation et publication de la demande de propositions (DP)
La DP doit inclure :
a) une lettre d'invitation,
b) une Note d'information des prestataires (NIP),
c) les TDR,
d) le contrat envisagé ;
 Lettre d'invitation : Cette lettre d'invitation indique l'intention du SP/CNLS-
IST de conclure un contrat en vue d'obtenir des services de prestataires,
l'origine des fonds. Elle précise qui est le client, ainsi que les dates, l'heure
et l'adresse auxquelles sont soumises les propositions.
 Note d'information des prestataires (NIP) : Cette note comporte les

renseignements susceptibles d'aider les prestataires à établir des
propositions conformes et rendre la procédure de sélection aussi
transparente que possible, en donnant des informations sur le processus
d'évaluation et en indiquant les critères et facteurs d'évaluation et leurs
poids respectifs, ainsi que le score de qualité minimum requis. Elle spécifie
la durée de validité des propositions (30 à 60 jours).
 Contrat propos
4. Réception des propositions
Le Secrétaire
Administratif Le temps pour l'établissement des propositions ne doit pas être inférieur à deux
semaines ou supérieur à un mois. Les propositions techniques et financières sont
soumises en même temps dans des enveloppes cachetées séparées. Les enveloppes
techniques sont ouvertes par le comité de sélection à la date et heures indiquées. Les
propositions sont déposées auprès du Coordonnateur National.
113 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE
Folio : 3/3
CONSULTANTS
5. Evaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité.
Le comité de L'évaluation des offres techniques sera faite par le comité de sélection conformément aux
sélection critères précédemment définis dans la note d’information. Elle fait l’objet d’un Procès
Verbal qui indiquera, entre autres, la note obtenue par chaque prestataire.
6. Evaluation de la proposition financière

Le comité
d’évaluation Seules les offres techniques des prestataires ayant obtenu la note de qualité technique
minimum requises seront ouvertes. La méthode décrite dans la DP est employée pour
attribuer un score financier à chaque prestataire.
7. Evaluation finale de la qualité et du coût
Comité Les scores des prestataires sont obtenus par la combinaison des scores de qualité et de
d’évaluation coût, conformément à la méthode prescrite par la DP.
Cette évaluation finale fait l’objet d’un Procès Verbal qui précise, entre autres :
 le prestataire retenu
 le montant retenu pour la prestation
Le 8. Soumission de la proposition d’attribution au partenaire en développement
Coordonateur Si le montant de la prestation de services est supérieur ou égal à 10.000.000 F CFA, un
National ou exemplaire de tout le Dossier (DP, PV, etc.) est envoyé au partenaire en développement qui
son Adjoint finance l’activité. Le partenaire présente ses commentaires et observations au comité de
sélection avant que le Coordonnateur National n’invite le prestataire retenu à négocier le
contrat. Passé un délai de 10 jours date de réception du dossier par le partenaire, l’absence
de réaction de la part du partenaire vaut avis positif : le SP /CNLS-IST peut poursuivre la
procédure.
Le 9. Négociation et attribution du contrat au prestataire retenu
Coordonateur
Une notification est faite au prestataire retenu l’invitant à la négociation. Les négociations
National portent sur le coût, le Mandat, la méthode d'exécution, le personnel, les moyens mis à
disposition par le SP/CNLS-IST et les conditions particulières du contrat. En tout état de
cause, le montant négocié ne sera pas supérieur au budget prévisionnel du plan d’actions
annuel approuvé par le partenaire en développement.
10. Signature du contrat
Après négociation, le contrat est visé par le Chef du Service Administratif et Financier et
signé par le Coordonnateur National et le prestataire.
114 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET
Folio : 1/4
SERVICES DE FAIBLES VALEURS
2.3.4 ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS
2.3.4.1. OBJET
Satisfaire l’approvisionnement régulier du SP/CNLS-IST en petits matériels, fournitures et

services.
La procédure s’applique à l’achat de biens et services ne faisant pas l’objet d’un appel d’offre. Il
s’agit des achats payés par la caisse dont le prix unitaire est inférieur à 50 000 FCFA et dont le
montant par facture n’atteint pas 100 000 FCFA.
La procédure s’applique chaque fois qu’un besoin est exprimé.
 Les achats portent notamment sur :
 les produits courants trouvés dans le commerce

 les fournitures de bureau et consommables
 les pièces détachées
 les entretiens de bâtiment, d’équipement et de matériel de transport
 les brochures et autres matériels didactiques
 L’expression des besoins est faite à travers l’établissement d’une Demande d’Achat (DA)
 Un minimum de trois fournisseurs sera consulté par écrit afin de recevoir au moins trois
devis compétitifs
 Pour les achats inférieurs à 50.000 F CFA, l’établissement d’un bon de commande n’est
pas requis
 Un Bon de commande (BC) de montant inférieur à 100.000 F CFA est signé par le Chef du
Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National ou son Adjoint
 Un BC de montant supérieur ou égal à 100.000 F CFA requiert la double signature du

Coordonnateur National et du Chef du Service Administratif et Financier
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 2/4
 Expression des besoins

 Examen de la Demande d’Achat (D.A)
 Consultation des fournisseurs
 Etablissement du bon de commande (B/C)
 Enregistrement et classement du bon de commande
 L’utilisateur
 Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel
 Le Coordonnateur National
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
CYCLE: GESTION DES ACHATS Octobre 2012
Folio : 3/4
1. Expression des besoins
L’utilisateur Exprime ses besoins en remplissant une demande d’achat en 2 exemplaires :

 le 1er exemplaire est transmis au Responsable Administratif et Financier
 le 2ème exemplaire est conservé à la souche.
La demande d’achat comprend :
 le nom de l’utilisateur;
 le numéro de la demande d’achat ;
 la date ;
 la désignation des articles ;
 les quantités demandées ;
 la signature du demandeur.
2. Examen de la Demande d’Achat (D.A)
 contrôle la DA et s’assure au préalable de la régularité de la demande ;

Le Chef du
 vérifie si les articles demandés se trouvent en stocks
Service
 si oui, satisfait la demande d’achat
Administratif
 si non, valorise la DA (sur la base du fichier des fournisseurs agréés
et Financier
contenant les fiches de prix des articles ou par tout autre moyen)
 consulte le budget y afférent, afin de s’assurer que le budget est disponible.
3. Consultation des fournisseurs
Achats inférieurs à 50.000 FCFA
Le Chef du  consulte un fournisseur à partir des informations du fichier

Service  demande une proforma
Administratif
et Financier Achats supérieurs ou égaux à 50.000 mais inférieurs à 100.000 F CFA
 consulte trois (3) fournisseurs à partir des informations du fichier

 demande une proforma
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : ACHATS DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET
Folio : 4/4
Le comité de Achats supérieurs ou égaux à 100.000 F CFA
sélection  consulte le fichier fournisseurs et établit une liste d’au moins trois
fournisseurs
 avise les fournisseurs listés
 reçoit les propositions de ces fournisseurs
 élabore un tableau comparatif des offres reçues comprenant les prix
proposés par chaque fournisseur, les délais de livraison et les modalités de
paiement
 procède à la sélection d’un fournisseur
4. Etablissement du bon de commande (BC)
Achats supérieurs ou égaux à 50.000 F CFA mais inférieurs à 100.000 F CFA
Le Chef du  établit un BC en trois exemplaires et le soumet à la signature du
Service Coordonnateur National accompagné de la DA valorisée et de la proforma
Administratif Le Bon de commande indique :
et Financier
 la date ;
 le nom du fournisseur ;
 la désignation des articles commandés ;
 le prix unitaire des articles ;
 le montant total de la commande ;
 le lieu et le délai de livraison.
Le 1er et le 2ème exemplaires sont transmis au fournisseur, le 3ème exemplaire est
conservé à la souche.
Le fournisseur devra joindre le 1er exemplaire du BC à sa facture.
Le Achats égaux à 100.000 F CFA

Responsable  établit un BC en trois exemplaires accompagné de la DA valorisée, du PV de
Administratif sélection et de la proforma du fournisseur retenu
et Financier  et le soumet à la signature du Coordonnateur National ou de son Adjoint
6. Enregistrement et classement du bon de commande

L’Agent
 enregistre l’engagement dans le système informatique ;
Comptable
 classe une copie en attente de la livraison.
118 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES
Folio : 1/2
COMMANDES
2.3.5 SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES
2.3.5.1. OBJET
Permettre le suivi des commandes passées aux fournisseurs, les relancer si nécessaire afin de
disposer des livraisons dans les meilleurs délais.
La procédure s’applique à tous les achats ayant fait l’objet de commandes transmises aux
fournisseurs.
 le suivi des commandes relève de la responsabilité du Responsable Administratif et

Financier
 le suivi est fait mensuellement
2.3.5.4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
 Recensement des livraisons en retard

 Préparation et envoi de la lettre de relance
 Annulation de la commande

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES Folio : 2/2
1. Recensement des livraisons en retard

Le Chef du
En fin de mois, il utilise son registre des commandes afin de répertorier les
Service
commandes dont la livraison est en retard. A cet effet, il :
Administratif
et Financier
 recense les livraisons en retard
 identifie les fournisseurs concernés
 élabore la liste des fournisseurs concernés avec les retards
correspondants
2. Préparation et envoi de la lettre de relance

Le Chef du
 élabore des lettres de relance des fournisseurs
Service
 transmet les lettres et le la liste des fournisseurs concernés au
Administratif
coordonnateur national
et Financier
Le
Coordonateur  signe les lettres de relance
national ou  fait transmettre les lettres aux fournisseurs
son Adjoint
3. Annulation de la commande
Le Chef du
Service En cas de nécessité, la commande est annulée au profit d’un autre fournisseur. La
Administratif lettre d’annulation est préparée par le Responsable Administratif et Financier et
et Financier signée par le Coordonnateur National ou son Adjoint.
120 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 1/2
2.3.6 SUIVI DES CONTRATS
2.3.6.1. OBJET
Permettre le suivi des contrats passés par le SP/CNLS-IST avec les tiers
La procédure s’applique à tous les contrats du SP/CNLS-IST financés dans le cadre de la mise en
œuvre de ses activités.
 Le suivi des commandes relève de la responsabilité du Responsable Administratif et
Financier
 Le suivi des contrats est réalisé par l’agent comptable grâce au logiciel de gestion
financière et de comptabilité approprié
 Dès la signature d’un contrat, le Responsable Administratif et Financier conserve un

exemplaire du contrat
 Le logiciel de comptabilité approprié gère un registre des contrats qui est

automatiquement mis à jour à chaque nouveau contrat saisi
 Saisie du contrat dans le logiciel

 Saisie des factures dans le logiciel
 Prise en compte des paiements
 Le Comptable
 L’Agent comptable
121 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 2/2
1. Saisie du contrat dans le logiciel

Le
Il numérote tous les contrats et les saisis dans le logiciel de comptabilité approprié
Comptable
(Module Engagements)
2. Saisie des factures dans le logiciel

Le
Comptable Il enregistre toute facture relative à un contrat dans la fonctionnalité « Saisie
facture » du Module « Comptabilité » en précisant le numéro du contrat.
3. Prise en compte des paiements
L’Agent Pour tout paiement à effectuer sur un contrat, l’Agent comptable édite la fiche de
comptable suivi du contrat qui donne toutes les factures et tous les paiements déjà effectués.
Cette fiche est éditée automatiquement par le logiciel de comptabilité approprié.
Tout paiement effectué est fait dans la saisie spécialisée de trésorerie pour
permettre sa prise en compte automatique par le logiciel dans la fiche de suivi du
contrat.
122 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON Folio : 1/2
2.3.7 RECEPTION D’UNE LIVRAISON
2.3.7.1. OBJET
Réglementer la réception des biens commandés par le SP/CNLS-IST
La procédure s’applique à tous les biens commandés par le SP/CNLS-IST lors de leur livraison par
le fournisseur.
 Toute livraison se fait sur la base d’un Bon de livraison préparé par le fournisseur
 Les achats de montants inférieurs à 50.000 F CFA sont réceptionnés par le Chargé de la
Gestion des et Stocks et du Matériel
 Les achats de montants supérieurs ou égaux à 50.000 F CFA mais inférieurs à 100.000 F
CFA sont réceptionnés par le Chef de Service Administratif et Financier, l’Agent comptable
et le Chargé de la Gestion des et Stocks et du Matériel
 Les achats de montants supérieurs ou égaux à 100.000 F CFA sont réceptionnés par le
comité de sélection qui se transforme en comité de réception.
 Contrôle et approbation de la livraison

 Entrée en stocks
 Le Chef du service Administratif et Financier
 Le Chargé de la Gestion des et Stocks et du Matériel
 L’Agent comptable
 La commission de réception
123 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON Folio : 2/2
1. Contrôle et approbation de la livraison

Le Chef du
Service Dès livraison de la commande, le Chef du service Administratif et Financier, le
Administratif chargé de la gestion des stocks et du matériel ou la commission de réception :
et
Financier /Le  vérifie que les articles livrés sont ceux mentionnés sur le BL du fournisseur
Chargé de la  effectue un contrôle physique des articles livrés par comptage des quantités
gestion des livrées et les rapproche des quantités portées sur le BL
stocks et du  vérifie que les articles livrés sont ceux qui ont été commandés
matériel (quantitativement et qualitativement) et qui figurent sur le BC
La  signe le BL du fournisseur et en garde un exemplaire
commission  met à jour le registre des commandes en enregistrant la livraison
de réception
 la date de livraison
 le N° du BL
2. Entrée en stocks
 range les articles en magasin

Le Chargé de  établit un bon d’entrée et met à jour la fiche de stock
la gestion  agrafe l’exemplaire du BL au BC/DA correspondant et remet la liasse
des stocks et dans le dossier « Factures à recevoir ».
du matériel  agrafe l’exemplaire du BL, le BC/DA à la facture accompagnant
éventuellement la livraison et remet le liasse dans le « Dossier
factures à payer »
124 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 1/2
2.3.8 TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR
2.3.8.1. OBJET
Décrire le traitement des factures fournisseurs transmises au SP/CNLS-IST en contrepartie des

prestations ou des travaux effectués ou des fournitures livrées.
La procédure s’applique à toute facture reçue

 Toutes les factures sont reçues par le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST
 Le Secrétaire Administratif tient un registre des factures
 La facture est transmise par le fournisseur, en triple exemplaire, accompagnée de
l’original du Bon de commande (BC), d’une copie du Bon de livraison (BL) ou du PV de
réception le cas échéant
 Toute copie de facture doit porter le cachet « COPIE » apposé par le Secrétaire
Administratif
 Toutes les factures sont certifiées, liquidées par le Chef du Service Administratif et
Financier
 Elles sont saisies par le Comptable.

 Réception et enregistrement de la facture
 Certification et comptabilisation de la facture
 Le Coordonateur National
 Le comptable
125 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 2/2
1. Réception et enregistrement de la facture

Le Secrétaire
Dès la réception de la facture, le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST :
Administratif
 enregistre la facture dans le registre des factures (facturier)
 appose le cachet « Courrier Arrivée » sur la facture avec :
 la date d’arrivée
 le numéro interne
 appose le cachet « COPIE » sur les exemplaires autres que l’original

 transmet la facture au Coordonnateur National ou à son Adjoint qui
l’affecte au Chef du Service Administratif et Financier
2. Certification et liquidation de la facture
 vérifie l’authenticité du BC joint à la facture

Le Chef du
 vérifie les quantités réellement livrées avec celles figurant sur la facture
Service
ainsi que les prix facturés (comparaison DA, BC, BL, facture)
Administratif
 effectue un contrôle arithmétique des montants sur la facture
et Financier
Le 3. Imputation et comptabilisation de la facture

Comptable
 impute la facture
 comptabilise la facture (cf. Procédures comptables)
 saisit la facture dans le logiciel comptable
 appose le cachet « SAISIE » sur la facture
 classe la facture + BL + BC + DA dans le dossier « Factures à payer »
126 / 302
Section 4. Gestion des immobilisations et du matériel roulant
Principes généraux ADM 20
Gestion des entrées d’immobilisations ADM 21
Gestion des sorties d’immobilisations ADM 22
Prise d’inventaire physique ADM 23
Entretien et réparation des immobilisations ADM 24
Sécurisation des immobilisations ADM 25
Gestion des véhicules et motos ADM 26
127 / 302
COMPTABLES
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2
2.4.1 PRINCIPES GENERAUX
2.4.1.1. Généralités
Assurer une gestion et un suivi séparés des immobilisations acquises par le SP/CNLS-IST et celles
acquises par les partenaires au développement pour son compte, garantir la sauvegarde des
matériels et équipements acquis, assurer la sécurité des immobilisations acquises et utilisées, assurer
le suivi de chaque bien en sachant à tout moment l’endroit où il se trouve.
 Les immobilisations du SP/CNLS-IST comprennent :
 le matériel informatique ;
 le matériel de bureau ;
 le mobilier de bureau ;
 le matériel de transport ;
 les équipements divers.
La gestion de ces immobilisations est assurée par le Chargé de la gestion des stocks et du matériel
sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier
 Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel tient un dossier, une fiche et un fichier des
immobilisations.
 Toutes les immobilisations concernées sont inventoriées et enregistrées dans le module
immobilisation du logiciel comptable par le Comptable.
 La prise en compte d’une immobilisation dans ce fichier se fait sur la base de la fiche
d’immobilisation qui comporte les éléments suivants :
 la nature de l'immobilisation ;
 la désignation ;
 la famille ;
 l'affectation ;
 la date de réception ;
 la valeur d'acquisition ;
 la source de financement ;
 les réparations ou modifications importantes subies par l’immobilisation.
 Toute immobilisation fait l’objet d’une codification lui conférant un numéro d'immatriculation
unique qui est inscrit sur l’immobilisation ainsi que le logo du partenaire au développement
qui a financé l’acquisition.
 Toutes les immobilisations sont enregistrées à leur coût complet
 Les immobilisations font l’objet d’amortissement linéaire constant. Le tableau des taux
d’amortissement est joint en Annexe.
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COMPTABLES
2.4.1.2. Logiciel de gestion des immobilisations
 Le Module « Immobilisations » du logiciel de comptabilité approprié est une composante

du système d’information du SP/CNLS-IST. Il permet de suivre les immobilisations par :
 Localisation géographique
 Nature et famille
 Affectation
 Source de financement
 La facilité d’accès aux informations du fichier informatique par une combinaison

quelconque des critères de sélection permet une recherche aisée des informations sur les
immobilisations.
 Le logiciel est également un outil précieux pour la prise d’inventaire physique avec la
possibilité d’éditer un listing de toutes les immobilisations par localité et classées par
nature et famille.
 Le logiciel permet enfin de générer les amortissements et de produire le tableau des

immobilisations avec les valeurs brutes, les dotations de l’exercice, les amortissements
cumulées et les valeurs nettes.
129 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 1/3
3.4 .2 GESTION DES ENTREES
2.4.2.1. OBJET
Décrire le processus d’entrée des immobilisations dans le patrimoine du SP/CNLS-IST.
La procédure s’applique à toutes les immobilisations acquises par le SP/CNLS-IST ou mises à sa
disposition.
 Les immobilisations sont acquises directement par le SP/CNLS-IST ou par les partenaires
au développement et mises à sa disposition.
 Toutes les formalités administratives de mise en service des immobilisations sont

effectuées par le SP/CNLS-IST.
 Le comité chargé de réception des biens au niveau du SP/CNLS-IST est constitué du

Coordonnateur National ou son Adjoint, du Chef de service Administratif et Financier, de
l’Agent Comptable et du Chargé de la gestion des stocks et du matériel.
 Réception des immobilisations

 Codification et marquage
 Enregistrement des acquisitions
 Le Chef de service Administratif et Financier
 L’Agent comptable
 Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel
130 / 302
COMPTABLES
1. Réception des immobilisations
Le comité de  Réceptionne l’immobilisation

réception  Vérifie que l’immobilisation livrée est conforme à celle décrite dans le PV de
réception ou PV de mise à disposition rédigé par le partenaire en
développement si l’acquisition de l’immobilisation a été faite par le
partenaire
 Signe le PV de réception ou de mise à disposition
 Transmet une copie du PV au Chef du Service Administratif et Financier pour
prise en charge et classement.
2. Codification et marquage
Le Chargé de
 Effectue la codification et le marquage de l’immobilisation sous la
la gestion
supervision du Chef du Service Administratif et Financier
des Stocks
 Ouvre un dossier individuel pour l’immobilisation (avec une copie du PV de
et du
réception ou de mise à disposition, copie des différents documents
matériel
administratifs)
La codification des immobilisations est effectuée suivant le schéma ci-après:
- 1ère position : code rubrique (matériel informatique, matériel de

bureau, mobilier de bureau) ;
- 2ème position : code nature (bureau, table…) ;
- 3ème position : numéro d'ordre ;
- 4ème position : année d'acquisition.
- 5ème position : code SP/CNLS-IST
- 6ème position : code localisation
- 7ème position : code financement
Etiquetage et marquage : Toute immobilisation doit être étiquetée. Le code

attribué à l'immobilisation est inscrit sur une étiquette et collée sur l'immobilisation
ou directement inscrite sur celle-ci à l'encre indélébile.
131 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
3. Enregistrement des acquisitions

Le
comptable  Etablit une fiche pour l’immobilisation
 Inscrit l’immobilisation dans le Registre des immobilisations : type, date
d’acquisition, date de mise en service, date de sortie, etc.
 Saisit l’immobilisation au niveau du logiciel comptable dans le module
Immobilisations.
132 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS Folio : 1/2
2.4.3 GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS
2.4.3.1. OBJET
Réglementer la sortie de toute immobilisation
Cette procédure s’applique à toutes les immobilisations acquises directement par le SP/CNLS-IST
ou mises à sa disposition par un partenaire en développement.
 La mise au rebut et la vente d’immobilisations par le SP/CNLS-IST ainsi que le transfert

d’immobilisation à une tierce personne doivent se faire avec l’autorisation du partenaire
en développement ayant financé son acquisition
 Toutes les immobilisations hors d’usage ou dont l’utilisation n’est plus requise doivent
être retournées au partenaire en développement
 Tout vol d’immobilisation doit être déclaré à la police ou à la gendarmerie et porté par
écrit à la connaissance du partenaire en développement dans les 72 heures.
 Envoi d’une lettre de restitution d’immobilisation au partenaire en développement

 Réalisation du retour de l’immobilisation
 Mise à jour du fichier et des dossiers d’immobilisation
 Le Chef du Service Administratif et Financier

 L’Agent Comptable
 Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel
 Le Coordonnateur National ou son Adjoint
133 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS Folio : 2/2
1. Envoi d’une lettre de restitution d’immobilisation au partenaire

Le Chef du
Service  Initie une lettre de restitution sous la signature du Coordonnateur
Administratif National.
et Financier  Envoie la lettre au partenaire
La lettre de restitution d’immobilisation doit comporter au moins :
 La désignation exacte de l’immobilisation à restituer

 Les références de l’immobilisation telles qu’elles apparaissent dans le PV
de mise à disposition
 Le motif à la base de la restitution
Le partenaire à la réception de la lettre :
 Examine la lettre
 Envoie une lettre d’accord au SP/CNLS-IST avec indication de la date de
restitution
2. Réalisation du retour d’immobilisation
Le Chef du Sur la base de la lettre du partenaire annotée par le Coordonnateur National, il :

Service  déclenche le processus de restitution
Administratif
 établit un PV de restitution, comportant les principaux détails du PV de mise
et Financier
à disposition
/  procède à la restitution de l’immobilisation
L’Agent  signe et fait signer le PV par le Coordonnateur National et le partenaire eu
comptable/ développement
Le Chargé de  remet l’original du PV au partenaire
la gestion
 classe la copie du PV
des stocks et
du matériel  remet une copie du dossier et de la fiche de l’immobilisation au partenaire
 met à jour son fichier des immobilisations
 classe la fiche, le dossier de l’immobilisation restituée et le carnet de bord le
cas échéant dans un classeur intitulé « Immobilisations restituées »
 comptabilise la sortie
134 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 1/5
2.4.5 PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE
2.4.5.1. OBJET
Décrire les processus d’inventaire physique périodique des immobilisations et stocks.
La procédure s’applique à toutes les immobilisations et les stocks gérés par le SP/CNLS-IST
 L’inventaire physique est réalisé au moins une fois dans l’année et nécessairement en fin
d’exercice
 L’inventaire de fin d’exercice est effectué au plus tard le 31 décembre et réputé clos le 31
décembre.
 L’inventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks détenus par le
SP/CNLS-IST :
 Matériel,
 Mobilier
 Fournitures de bureau
 Autres fournitures consommables
 Etc.
 Les méthodes à appliquer comprennent le mesurage, le comptage et le pesage physique des
biens.
 L’inventaire physique a lieu aussi bien au niveau du SP/CNLS-IST que dans tout autre endroit
où les biens sont entreposés.
 Durant la période d’inventaire, tous les mouvements de stocks ou d’immobilisations sont
arrêtés ou enregistrés dans un registre spécial le cas échéant et communiqués à l’équipe
d’inventaire.
 Les rapports de prise d’inventaire sont transmis au Coordonnateur National et aux
partenaires en développement ayant mis des immobilisations à disposition du SP/CNLS-IST.
 Un rapprochement doit être effectué entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable et
les écarts expliqués.
135 / 302
COMPTABLES
La procédure comporte les opérations suivantes :
 Constitution de l’équipe d’inventaire

 Préparation des inventaires
 Déroulement des inventaires
 Rédaction du PV d’inventaire
 Elaboration du Tableau récapitulatif des immobilisations
 Rapprochement Physique/Comptable
 L’équipe d’inventaire
 Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
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COMPTABLES

1. Constitution de l’équipe d’inventaire
L’Equipe Elle comprend :
d’inventaire  le Chargé du Service Administratif et Financier
 l’Agent comptable
 le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
 toute autre personne ressource requise par le SP /CNLS-IST
Le Chef du Trois semaines au moins avant la fin de l’exercice,

Service  soumet à la signature du Coordonnateur National ou son Adjoint, une note
Administratif portant sur les instructions de prise d’inventaire
et Financier  transmet cette note à tous les membres de l’Equipe d’inventaire.
La note de prise d’inventaire doit être aussi exhaustive que possible et précisera
entre autres :
 la composition exacte de l’équipe d’inventaire avec les noms et attributions
de chacun
 la période de l’inventaire
 les biens à inventorier
 les lieux d’inventaire
 les travaux préparatoires au niveau des lieux d’entreposage
 les méthodes de comptage, de contrôle et de synthèse
 l’exploitation des résultats et le feed-back
2. Préparation des inventaires
Le Chargé de
la Gestion  nettoie les lieux de stockage et leurs alentours
des Stocks et  centralise tous les stocks non consommés au cours de l’exercice
du Matériel  tient à jour ses fiches de stocks
 procède à un rangement correct de tous les biens à inventorier afin de
faciliter le comptage par l’équipe d’inventaire
 s’assure pour les immobilisations de l’inscription des numéros de codification
(immatriculation)
 rend disponibles tous les documents et pièces comptables justifiant les
mouvements de stocks ou d’immobilisations au cours de l’exercice
137 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
 prépare les listings des immobilisations pour chaque localisation

L’Agent
 fournit les fiches d’immobilisation
comptable
 fournit les documents et pièces comptables des mouvements de l’exercice.
3. Déroulement des inventaires
L’équipe  l’inventaire est opéré conformément aux procédures décrites dans la note
d’inventaire de prise d’inventaire
 l’équipe d’inventaire arrête toutes les fiches de stocks au 31 décembre

après comptage et contrôle physique
 les fiches d’inventaire sont remplies en trois (3) exemplaires ventilés comme
suit :
 un exemplaire pour la localité

 un exemplaire pour l’Agent comptable
 un exemplaire pour le partenaire
L’Agent  finalise la prise d’inventaire, effectue les contrôles nécessaires afin de

comptable s’assurer de la fiabilité des travaux d’inventaire.
(Superviseur)
4. Elaboration du Tableau récapitulatif des immobilisations
Toutes les immobilisations acquises au cours de l'exercice et des exercices

L’Agent
antérieurs doivent être prises en charge dans le tableau d’immobilisations.
comptable
Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau d’immobilisations doivent être
justifiées par des documents fiables (PV réception ou de mise à disposition, copies
des factures d'acquisition) conservés par lui.
Ensuite sur la base des résultats de l’inventaire physique de fin d’exercice, il
procède :
 au rapprochement physique/comptable
 met en évidence les écarts de rapprochement
 explique les écarts en relation avec le Coordonnateur National et les
responsables des stocks et des immobilisations décentralisés
 établit le tableau récapitulatif des immobilisations du SP/CNLS-IST ou des
partenaires
138 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
5. Rédaction du PV d’inventaire
Les opérations d’inventaire font l'objet d'un procès-verbal dûment signé par tous
Superviseur
les membres de l'équipe chargée de la réalisation des inventaires.
de l’équipe
(Chef du Les procès-verbaux d'inventaire sont transmis au Coordonnateur National pour
service commentaire et envoyés aux partenaires au plus tard 15 jours après la clôture de
Administratif l’exercice.
et Financier)
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES
Folio : 1/3
IMMOBILISATIONS
2.4.6 ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS
2.4.6.1. OBJET
Décrire les processus permettant d’assurer une maintenance physique régulière des
immobilisations.
La procédure s’applique à l’entretien/réparation de montant estimatif supérieur ou égal à
500.000 F CFA de toutes les immobilisations gérées par le SP/CNLS-IST.
 Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel ’Agent comptable tient et met à jour
des fiches d’entretien et de réparation d’immobilisation qui retrace tous les événements
relatifs à la maintenance de l’immobilisation
 L’entretien périodique et les réparations des immobilisations doivent faire l’objet d’un
contrat d’entretien avec un prestataire de service, autant que possible
 Tout entretien et/ou réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de réparation
établi sur la base d’un devis
 Dans le cas où il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur autre
que le prestataire, la procédure de bon de commande doit être utilisée.
 Expression du besoin
 Emission du bon de réparation ou d’entretien
 Etablissement du devis
 Réalisation de la prestation
 Contrôle de la prestation et facturation
 Réception et traitement de la facture
 L’utilisateur
 Le prestataire
140 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 2/3
IMMOBILISATIONS
1. Expression du besoin
L’utilisateur
 Signale les périodes d’entretien ou les pannes au Chargé de la Gestion des
Stocks et du Matériel
2. Emission du bon de réparation ou d’entretien

Le Chargé de
 Etablit une demande d’entretien et/ou de réparation
la Gestion des
 Vise la demande
Stocks et du
 Fait signer le bon par le Chef du Service Administratif et Financier
Matériel
 Remet la demande à l’utilisateur pour le prestataire agréé
3. Etablissement du devis
A la réception de la demande,
Le Prestataire
 Etablit un diagnostic et un devis
 Renvoie la demande, le diagnostic et le devis à l’Agent comptable
A la réception du devis,
Le Chargé de  l’examine, le vise et/ou le modifie

la Gestion des  établit un bon d’entretien et/ou de réparation
Stocks et du  vise le bon
Matériel  le fait signer par le Chef du Service Administratif et Financier et le
Coordonnateur National ou son remplaçant
 le remet au prestataire agréé
4. Réalisation de l’entretien ou de la réparation

Le Prestataire  procède à l’entretien et/ou réparation conformément au devis approuvé
 procède au retour de l’immobilisation
5. Contrôle de la prestation et facturation

Le Chargé de  Si la réparation est satisfaisante, signe le Bon de Livraison du prestataire,
la Gestion des sinon fait reprendre la réparation par le prestataire
Stocks et du  Remplit son carnet de bord pour le cas d’un véhicule
Matériel  Retourne le bon de livraison au Prestataire
141 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/3
IMMOBILISATIONS
Le
 établit la facture conformément au devis approuvé
Prestataire
 joint le bon de livraison signé de l’utilisateur et de l’Agent Comptable
 transmet la liasse à la Secrétaire du SP/CNLS-IST
6. Réception et traitement de la facture
L’Agent  procède au contrôle et au traitement de la facture

comptable /  remplit la fiche de suivi d’entretien de l’immobilisation
Le Chargé de  classe l’original de la liasse dans le dossier « factures à payer »
la Gestion  Classe une copie de la liasse dans le dossier individuel « entretien
des Stocks et immobilisation »
du Matériel
142 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 1/2
2.4.7 SECURISATION DES IMMOBILISATIONS
2.4.7.1. OBJET
Sécuriser les immobilisations
La procédure s’applique à toutes les immobilisations gérées par le SP/CNLS-IST.
 Toute immobilisation doit être bien gardée, conservée et protégée
 Toute immobilisation doit être assurée contre certains risques, notamment incendie des
locaux dans lesquels elle se trouve, le vol, les dégâts des eaux
 Une assurance groupée est faite par le SP/CNLS-IST ou par le partenaire au développement
selon ses propres procédures
 L’assurance des immobilisations

 La garde, la conservation et la protection des immobilisations
 Le partenaire au développement
 Le Coordonnateur National ou son Adjoint
143 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 2/2
1. L’assurance des immobilisations
Le partenaire Comme précisé ci-dessus, il prend, selon ses propres procédures, les dispositions
au pour assurer convenablement les immobilisations mises à dispositions du
développement SP/CNLS-IST contre les risques prévisibles.
2. La garde, la conservation et la protection des immobilisations
S’assure que :
Le
Coordonnateur
 les immobilisations sont bien gardées dans des endroits sécurisés,
National ou son
 les clés des véhicules/motos et leur double sont conservés en des lieux
Adjoint/
sûrs,
L’agent
comptable  l’utilisation des immobilisations est bien réglementée.
144 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 1/3
2.4.8 GESTION DES VEHICULES ET MOTOS
2.4.8.1. OBJET
Contrôler et suivre l’utilisation des véhicules/motos et leur consommation de carburant ainsi que
leur entretien
Cette procédure s’applique à tous les véhicules et motos acquis par le SP/CNLS-IST ou mis à sa
disposition.

 Conformément aux documents de base, les véhicules restent la propriété du partenaire au
développement.
 Tous les véhicules et motos doivent être assurés au moins contre tiers et personnes
transportées.
 Ils doivent être utilisés exclusivement dans le cadre strict des activités de lutte du SP/CNLS-
IST.
 Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre son utilisation, son
entretien et sa consommation en carburant.
 Le chauffeur est responsable de la conduite, de la propreté et du bon fonctionnement de
son véhicule.
 Les vols et accidents ainsi que les circonstances de leur avènement doivent être portés dans
les 72 heures à la connaissance du partenaire en développement.
Mise à disposition du matériel roulant
 La mise des véhicules à la disposition du SP/CNLS-IST par les partenaires se fait à travers un
procès verbal de mise à disposition. Ce PV comporte toutes les informations relatives au
matériel livré : désignation, N° de modèle, N° d’immatriculation, date d’acquisition, date de
mise à disposition, réceptionniste, coût d’acquisition, source de financement, etc. Il précise
également que le véhicule reste la propriété du partenaire.
145 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
 Cette mise à disposition se fait en présence des personnes suivantes :
 Le Coordinateur du partenaire ou son représentant,

 Le Spécialiste en approvisionnement du partenaire,
 Le Coordonnateur National et son Responsable Administratif et Financier
 Le PV de mise à disposition doit être signé par les personnes ci-dessus indiquées.
Suivi administratif
 Les véhicules doivent porter le logo du SP/CNLS-IST et le sigle du partenaire.
 Le Responsable Administratif et Financier veille au respect des dates de renouvellement
des polices d’assurance et visites techniques. A cet effet, il tient un tableau de suivi de ces
dates.
 Une copie des pièces (assurance, carte grise, etc.) des véhicules est conservée par Le Chef
du Service Administratif et Financier dans un dossier tenu pour chaque véhicule.
 Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel tient aussi pour chaque véhicule un
dossier des copies des pièces de dépenses d’entretien et de réparation.
Suivi des consommations de carburant
 Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur inscrit sur le livret de bord du
véhicule :
 La date,
 L’objet du déplacement,
 La quantité de carburant prise,
 Le kilométrage au départ.
 Au retour du déplacement, le chauffeur :
 Inscrit le kilométrage à l’arrivée,
 Signe le livret de bord et le remet dans le véhicule.
 Tous les mois, l’Agent comptable relève pour chaque véhicule, le kilométrage ainsi que les
consommations de carburant à partir des livrets de bord des véhicules et du registre des
stocks de carburant. Il devra signaler toutes les anomalies.
146 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Entretien et réparation des véhicules
 Les entretiens / réparations sont effectuées selon la procédure d’achat de petits

matériels, fournitures et services
 Le Chef Parc Auto veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules. Toute panne ou
tout dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à sa connaissance par
l’utilisateur.
 Les entretiens / réparations des véhicules sont effectués :
 aux stations services pour les vidanges et le graissage ;

 chez les concessionnaires pour les opérations particulières nécessitant
l’intervention de spécialistes ou auprès d’un garage agréé.
 A chaque entretien / réparation d’un véhicule (vidange, changement de filtre, pièces

détachées, pneumatique), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d’entretien du livre de
bord du véhicule en inscrivant :
 La date ;
 La nature des travaux réalisés ;
 Son nom et sa signature.
 Le Chef Parc Auto demande le carnet de bord du véhicule avant de préparer le paiement
de la facture du prestataire.
147 / 302
Section 5. Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits
Gestion des fournitures et consommables ADM 27
Gestion du carburant ADM 28
Gestion des Kits ADM 29

COMPTABLES
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 1/4
2.5.1 GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES
2.5.1.1. OBJET
Assurer une gestion adéquate des fournitures et des consommables qui ne sont pas
immédiatement utilisés et qui doivent faire préalablement l’objet d’un stockage.
La procédure s’applique à tous les stocks de toutes natures acquis par le SP/CNLS-IST ou sur
financement d’un partenaire en développement.
 Les stocks de matières, de fournitures et de petit matériel sont gérés par le Chargé de la
Gestion des Stocks et du Matériel.
 Certaines fournitures seront acquises par le SP/CNLS-IST ou mis à sa disposition par un

partenaire au développement.
 Tous les mouvements de stock sont opérés à partir des bons d’entrée et des bons de
sortie et enregistrés dans des fiches de stock qui comportent les éléments suivants :
 Un entête mentionnant :
 La désignation
 La référence éventuelle
 L’unité de comptage
 Le stock minimal
 Un tableau à 7 colonnes :
 Date
 Libellés
 Nature des pièces justificatives
 Numéro
 Quantité entrée
 Quantité sortie
 Stock disponible
149 / 302
COMPTABLES
 Les biens stockés entrent dans l’une des catégories suivantes :
 Fournitures de bureau et imprimés

 Produits et matériel d’entretien
 Petits matériels
 Carburant : cette catégorie fait l’objet d’une procédure spécifique
 Autres consommables
 Les entrées en stock

 Les sorties de stock
 L’édition des états de consommation
 La prise d’inventaire physique
 Le demandeur
150 / 302
COMPTABLES
1. Les entrées en stock
Le Chargé de A l’arrivée des biens acquis par le SP/CNLS-IST :
la Gestion des  rapproche le bon de commande du bordereau de livraison
Stocks et du  effectue les comptages nécessaires pour s’assurer de la conformité de la
Matériel/ livraison au double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-conformité,
L’Agent mention en est faite sur le bordereau de livraison
comptable  signe le bordereau
 établit le bon d’entrée en stock
 range les fournitures reçues
 remplit les fiches de stock
 saisit l’entrée sur le logiciel de gestion des stocks
 classe la liasse bon d’entrée + bordereau de livraison
Et en ce qui concerne les stocks acquis par un partenaire en développement et mis
ensuite à la disposition du SP/CNLS-IST
 réceptionne les articles livrés, en compagnie des autres membres du comité
de réception (une copie de la facture doit être jointe au PV ou tout au
moins, le PV devra comprendre les éléments chiffrés relatifs au coût des
articles)
 rapproche le PV de livraison du partenaire des articles physiquement reçus
(comptages nécessaires pour s’assurer de la conformité de la livraison au
double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-conformité, mention en
est faite sur le PV)
 vise le PV
 établit le bon d’entrée en stock
 range les fournitures reçues
 remplit les fiches de stock
 saisit l’entrée sur le logiciel de gestion des stocks
 classe la liasse bon d’entrée + bordereau de livraison
2. Les sorties de stock
Le  remplit une fiche d’expression de besoin de fournitures

demandeur  transmet la fiche à Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel via son
supérieur hiérarchique qui vise
151 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
 examine la demande
Le Chargé de  remplit et signe le bon de sortie
la Gestion  sert le demandeur
des Stocks et  fait signer le bon de sortie
du Matériel  remet une copie du bon de sortie
 met à jour les fiches de stock
 saisit la sortie sur le logiciel de gestion de stock
 classe la liasse fiche d’expression + bon de sortie
Le Chargé de 3. L’édition des états de consommation

la Gestion
des Stocks et Chaque fin de mois
du Matériel
 procède à la valorisation des sorties selon la méthode du coût unitaire
moyen pondéré (CUMP)
 édite un état de consommation des fournitures en quantité et en valeur
 procède à la comptabilisation des sorties
4. La prise d’inventaire physique
Cf. Procédure d’inventaire des immobilisations et des stocks ADM 23
152 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT Folio : 1/2
2.5.2 GESTION DU CARBURANT
2.5.2.1. OBJET
Contrôler et suivre les consommations des coupons de carburant
Cette procédure s’applique à tous les coupons de carburant utilisés par le SP/CNLS-IST dans le
cadre de ses activités.
 Le carburant est acheté sous forme de coupons par le SP/CNLS-IST
 Les entrées et sorties de coupons sont obligatoirement transcrites dans un Registre de

coupons de carburant tenu par l’Agent comptable.
 Réception des coupons

 Sorties des coupons
 Contrôles périodiques

 Le Coordonnateur National
153 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT Folio : 2/2
1. Réception des coupons

Le Chef du
Service  reçoit les coupons et le bordereau de livraison du fournisseur en faisant une
Administratif comparaison avec la commande passée
et Financier/  contrôle
l’Agent  fait la rentrée en stock des coupons sur le Registre
comptable  dépose les coupons et le Registre dans le coffre fort
 saisit l’entrée sur le logiciel de gestion de stocks
2. Sorties des coupons
 reçoit l’ordre de mission signé ou l’état mensuel de dotation en carburant

Chef du
approuvé et signé par le Coordonnateur National.
Service
 contrôle
Administratif
 sert le demandeur
et Financier/
 fait signer le Registre de coupons et l’état de dotation mensuel
L’Agent  garde une copie de l’ordre de mission ou de l’état de dotation mensuelle
comptable  met à jour le Registre
 saisit la sortie sur le logiciel de gestion des stocks
 classe la copie de la pièce justificative de la sortie
3. Contrôles périodiques
 prépare chaque mois la consommation de carburant par véhicule

L’Agent  signale toute consommation anormale
comptable  procède à la comptabilisation de la consommation totale du mois
 veille à la maîtrise des dépenses de carburant

Le  effectue des contrôles inopinés
Coordonnate  contrôle de façon spécifique l’inventaire mensuel des coupons établi par
ur National l’agent comptable avec apposition de visa et signature et des mentions si
nécessaire.
Un inventaire physique de fin d’exercice est également effectué le 31 décembre.
154 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DES KITS Folio : 1/2
2.5.6 GESTION DES KITS

2.5.6.1. OBJET
Assurer une gestion appropriée des stocks de Kits constitués des matériels et articles
d’Information, d’Education et de Changement de Comportement pour la sensibilisation.
La procédure s’applique aux stocks de matériels et d’articles de sensibilisation mis à la disposition
des ONG et communautés de base par le SP/CNLS-IST.
 Le suivi des stocks de Kits mis à la disposition des ONG et communautés de base est sous
la responsabilité de l’Agent comptable, du Responsable des Achats et Stocks et du
Responsable du département concerné par l’activité de sensibilisation.
 Le contrôle du Responsable des Achats et Stocks est établi sur la base des documents de
mouvements de stocks de Kits.
 Un contrôle contradictoire doit être effectué à chaque fin de mois par l’Agent comptable.
Ce contrôle doit faire l’objet d’un rapport qui sera envoyé au partenaire en
développement avec copie à la structure décentralisée du SP/CNLS-IST.
 L’acquisition des Kits
 L’entrée en stocks
 Réception des demandes exprimées par les ONG et les communautés de base
 Les sorties de stocks
 Contrôle de tous les mouvements de la période
 Etablissement d’un rapport de contrôle
 Les Chefs de Service
155 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DES KITS Folio : 2/2
1. Acquisition des Kits
Cf procédure des achats de biens et services
2. Entrée en stocks
Le Chargé de Cf procédure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables
la Gestion
des Stocks et
du Matériel
3. Réception des demandes de Kits par les ONG et Communautés de base
ONG/
L’ONG ou Communauté de base préalablement inscrite sur la liste des partenaires
Communauté
du SP/CNLS-IST en matière de lutte contre le VIH/SIDA adresse une requête de Kits
à la base
pour ses activités de sensibilisation et d’IEC au SP/CNLS-IST.
- A la réception de la demande, le Secrétaire Administratif l’enregistre
comme un courrier arrivé et la transmet au Coordonnateur National ou à
son Adjoint qui l’affecte au Chef du Service concerné par l’activité
- Le Chef du Service s’assure que l’ONG/ la communauté de base figure sur la
liste des partenaires du SP/CNLS-IST et que l’activité à mener fait partie du
programme d’action du SP/CNLS-IST.
Le Chargé de 4. Sorties des stocks de Kits

la Gestion Cf procédure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables
des Stocks et
du Matériel
5. Contrôle de tous les mouvements de la période
L’Agent  fait éditer la situation des entrées et sorties de la période
comptable/  s’assure que tous ces mouvements sont justifiés par des pièces
probantes
 s’assure de la concordance stocks physiques / stocks théoriques
 investigue les écarts
6. Etablissement d’un rapport de contrôle
L’Agent Fait sous la signature Chef du Service Administratif et Financier et du

comptable Coordonnateur National, un rapport mensuel de la situation des différents stocks
de Kits.
156 / 302
PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES
Section 1 : Gestion Budgétaire
Principes généraux FIN 01
Elaboration et approbation des Plans d’Actions et FIN 02

Budgets Annuels du SP/CNLS-IST
Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique FIN 03

sous le logiciel de comptabilité approprié
Section 2 : Mobilisation des Ressources
Approvisionnement initial FIN 05
Réapprovisionnement du compte spécial FIN 06
Paiement direct FIN 07
Procédure de justification des fonds reçus au Partenaire FIN 08

au Développement
Section 3 : Gestion de la Trésorerie
Gestion des comptes bancaires FIN 09
Règlement des factures par Banque FIN 10
Gestion de la caisse de menues dépenses FIN 11
Approvisionnement de la caisse de menues dépenses FIN 12
Règlement des factures par caisse FIN 13
Règlement des achats au comptant / Avances de fonds à justifier FIN 14

Section 1. Gestion Budgétaire
Elaboration et approbation des Plans d’Actions et FIN 02

Budgets Annuels du SP/CNLS-IST
Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique FIN 03

sous le logiciel de comptabilité approprié
158 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 01
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
3.1.1.1. PRESENTATION DU BUDGET
Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré. C’est un instrument
d’harmonisation des stratégies et de planification. Il sert également d’outil de gestion. Ainsi, il est
élaboré non seulement dans le but de traduire le programme d’activités du SP/CNLS-IST au
niveau national. Le budget serait aussi à travers les procédures de suivi budgétaire, un
instrument pour contrôler et surveiller le degré de réalisation des objectifs assignés au SP/CNLS-
IST à divers niveaux.
L’objectif du manuel à ce niveau est de permettre :
 d’identifier les informations clés à traiter dans le cadre de l’élaboration du budget ;
 de compiler et présenter l’information sous un format approprié et en temps réel ;
 d’utiliser l’information comme outil d’amélioration de l’efficacité de la gestion.
Dans cette optique, le système budgétaire du logiciel comptable doit être articulé à la
comptabilité générale afin de permettre en temps réel, au terme des périodes fixées par le
calendrier, les contrôles de résultats, l’analyse et l’explication des écarts identifiés entre les
prévisions et les réalisations et de proposer des actions correctives en cas de dérive ou de
procéder aux modifications indispensables en cas d’apparition de phénomènes non pris en
compte lors de la budgétisation.
Le budget devrait également servir à mesurer les performances de chaque centre de
responsabilité et aider au pilotage, à la gestion et à l’amélioration du management de l’ensemble
de l’organisation.
Le budget doit être élaboré à partir des plans d’action des différentes structures impliquées dans
la mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA et qui travaillent en étroite collaboration avec le
SP/CNLS-IST. Le Plan d’Actions Annuel valorisé est élaboré par chaque structure (Comités
régionaux et préfectoraux de lutte contre le VIH/SIDA-IST) et le SP/CNLS-IST et approuvé par le
Comité d’examen et de suivi des plans d’actions et les principaux partenaires au développement
qui accompagnent la lutte contre la pandémie (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc..). Le Plan
d’actions précise les coûts détaillés par :
 axes ou domaines d’intervention
 actions
 catégories de dépense
Pour chaque ligne budgétaire, il est mentionné la part du financement de chaque bailleur de
fonds (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc…) et de l’Etat.
159 / 302
COMPTABLES
3.1.1.2.-IMPORTANCE DU CONTROLE BUDGETAIRE
Le contrôle budgétaire exige trois (3) séries d’interventions :
 pour la prévision, l’établissement d’un plan d’actions précis en vue d’atteindre dans
un délai donné un résultat déterminé ;
 au cours de l’exécution, l’étude systématique et permanente des perturbations

susceptibles de modifier les prévisions du plan d’actions;
 périodiquement, opérer des ajustements nécessaires pour atteindre l’objectif défini,

en dépit des variations intervenues dans les facteurs de décision.
3.1.1.3. CONTROLE DE L’EXECUTION DU BUDGET
L’objectif du contrôle consiste en la recherche d’écarts éventuels entre les prévisions et les
réalisations. Les résultats du contrôle de l’exécution du budget dépendent de son efficacité, sa
fréquence et sa rapidité.
Aussi est-il nécessaire de procéder au contrôle budgétaire de manière quotidienne sur les
demandes d’engagement émises au niveau du SP/CNLS-IST.
160 / 302
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERE FIN 02
SP/CNLS-IST CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS
Folio : 1/5
D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
3.1.2 ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
3.1.2.1. OBJET
Décrire le cadre et les mécanismes d’élaboration des plans d’actions et budgets annuels (PABA)
du SP/CNLS-IST.
La procédure s’applique en cours d’année pour l’élaboration des PABA de l’année suivante
financés par l’Etat et les Partenaires (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).
 Le PABA est élaboré à partir des programmes d’activités et budgets des partenaires (ONG,
associations etc …) au titre de l’exercice concerné en conformité avec le plan d’actions et
et les orientations du CNLS.
 La préparation du PABA commence dès le mois de septembre. Les travaux s’étalent sur
quatre (4) mois : du 1er septembre au 31 décembre.
 Tous les partenaires du SP/CNLS-IST sont associés à la préparation du PABA.
 La version projet du PABA est soumise à l’approbation du Comité d’examen et de suivi

des partenaires au plus tard le 1er décembre.
La Procédure comprend les opérations suivantes :
 Planification du processus d’élaboration du PABA
 Elaboration des programmes d’activités et des budgets associés
 Débats budgétaires
 Amendement des programmes d’activités et des budgets
 Consolidation des programmes d’activités et des budgets / Elaboration du PABA
 Examen et adoption des PABA par le Comité d’examen et de suivi
 Examen et adoption des PABA par les partenaires au développement (Fonds Mondial,
PNUD, UNFPA etc…),
 Elaboration de la version finale des PABA
 Diffusion du PABA adopté
 Signature de conventions de financement annuelles entre le SP/CNLS-IST et les
partenaires de développement
161 / 302
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERE FIN 02
SP/CNLS-IST
Folio : 2/5
D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
 Mise en œuvre des activités
 Le Coordonnateur National et son adjoint

 Les structures collaboratrices du SP/CNLS-IST
 Les partenaires au développement
 Les Chefs de service
 Le comité d’approbation
162 / 302
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 02
SP/CNLS-IST
Folio : 3/5
D’ACTIONS ET BUDGETSANNUELS
Le 1. Planification du processus
Coordonnateur  Suivant les orientations et instructions reçues du CNLS, le Coordonnateur
National National dans une lettre circulaire adressée aux cadres du SP/CNLS-IST et aux
responsables des Comités régionaux et préfectoraux de lutte contre le SIDA,
définit la stratégie et les objectifs à atteindre pour l’année à venir, donne le
cadrage budgétaire pour la préparation et l’élaboration du nouveau budget
 Prépare et distribue les copies des rapports d’activités, des états financiers et
des budgets précédents
 Elabore le calendrier des réunions des commissions et des comités
d’approbation au niveau national, régional et préfectoral
 Prépare le détail des thèmes à discuter dans le cadre de ces réunions
Le
 Convoque tous les partenaires à une réunion préparatoire du PABA. Cette
Coordonnateur
réunion a pour objectifs de :
National
- fixer les objectifs à atteindre pour l’année à venir
- fixer les axes prioritaires dans le cadre de l’exécution des activités en
tenant compte des recommandations du CNLS, du Projet Fonds
Mondial, des résultats déjà acquis et des préoccupations des
populations bénéficiaires
- faire le point du budget en cours pour décider des mesures
correctives à prendre pour l’exercice à venir
- adopter le canevas et les nouvelles normes pour la préparation du
budget
- fixer le calendrier de préparation du PABA
2. Elaboration des programmes d’activités et des budgets associés
Responsables  élaborent leurs programmes d’activités en tenant compte des conclusions de

au niveau des la réunion préparatoire
régions,  élaborent le budget associé en utilisant les canevas appropriés
Ensuite chacun des partenaires :
préfectures et
 transmet une copie de son programme d’activités au SP/CNLS-IST
cadres du
SP/CNLS-IST 3. Débats budgétaires
Le Chef du Après examen des programmes et budgets proposés :
Service  Convoque tous les partenaires (membres du SP/CNLS-IST, les représentants
Administratif des partenaires, les représentants des comités régionaux et préfectoraux) à
et Financier une séance d’analyse des propositions faites
/Le  Conduit la réunion de débats budgétaires au cours de laquelle chaque
Coordonnateur partenaire justifie et défend son programme d’activités et son budget par
National rapport aux objectifs et au plan d’opérations des partenaires au
développement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).
163 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 4/5
Le Chef du 4. Amendement des programmes d’activités et des budgets
Service Sur la base des observations et des amendements faits lors des débats
Administratif budgétaires, révisent et ajustent tous les programmes d’activités et budgets.
et Financier/
Responsable
des
programmes
Le Chef du 5. Consolidation des programmes d’activités et des budgets / Elaboration

Service du PABA
Administratif Centralisent les différents programmes d’activités et budgets révisés et élaborent
et Financier/ le PABA qu’ils soumettent à la validation du Coordonnateur National.
Responsable Le PABA est transmis au Comité d’examen et de suivi pour examen et adoption.
des
programmes 6. Examen et adoption des PABA par le Comité d’examen et de suivi
Le comité Le comité se réunit sur convocation de son Président, examine et adopte le PABA,
d’examen et sous réserve des observations éventuelles et transmet les PABA au Ministère de
de suivi Tutelle.
Le Ministère 7. Examen et adoption du PABA par le Ministère de Tutelle
de Tutelle  examine et valide le PABA, sous réserve des observations éventuelles
8. Elaboration de la version finale des PABA
Le  élabore la version finale des PABA
Coordonnateur  transmet la version finale du PABA aux partenaires en développement
National (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc ) pour adoption.
N.B. En cas de rejet du budget à l’une des quelconques étapes, le processus
recommence à partir de l’étape 4.
9. Diffusion du PABA adopté
Le
Coordonnateur Après l’avis favorable des partenaires en développement, assure la diffusion du
National budget adopté.
164 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 5/5
10. Signature d’un contrat entre le SP/CNLS-IST et les partenaires en

Le développement
Coordonnateur
National Sur la base du PABA approuvé par les partenaires en développement (Fonds
Mondial, PNUD, UNFPA) signe pour le compte du SP/CNLS-IST les contrats
annuels pour l’exécution des activités retenues.
11. Mise en œuvre des activités

Le
Coordonnateur
Sur la base du PABA approuvé, met en œuvre les activités programmées
National/
conformément aux dispositions du Manuel de procédures de gestion
Responsable administrative, financière et comptable.
du comité
régional/
Responsable
du comité
préfectoral
165 / 302
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURE : CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA Folio : 1/1
PERIODE ACTIVITES RESPONSABLES
1er septembre Début de la planification du processus
Coordonnateur National
Elaboration de la note de cadrage budgétaire
Diffusion du cadrage budgétaire au cours des Coordonnateur
10 sept.-20 réunions préparatoires internes et collecte des National/ Responsables
sept. données auprès des services des comités régionaux
et préfectoraux
20 sept.-30 Elaboration des programmes d’activités et budgets Chefs de service,
sept. associés Agent comptable,
Responsable des
programmes
1er oct. -5 oct. Transmission des programmes et budgets associés au Responsables des
SP/CNLS-IST comités régionaux et
préfectoraux
5 oct.-15 oct. Débats budgétaires Coordonnateur
National/ Responsables
Arbitrage du Coordonnateur National des comités régionaux
et préfectoraux/Chefs
de service, Agent
comptable, Responsable
des programmes
15 oct.-20 oct. Amendement des programmes d’activités et des Chef du service
budgets Administratif et
Financier, Agent
comptable, Responsable
de programmes
20 oct.-31 oct. Consolidation des programmes d’activités et budgets Chef du service
Administratif et
Financier, Responsable
des programmes
1er nov. -15 nov. Examen et adoption des PABA par le comité d’examen
Comité d’examen
et de suivi
15 nov. -30 nov. Examen et adoption du PABA par le Ministère de
Ministère de Tutelle
Tutelle
1er déc. -15 déc. Diffusion du PABA adopté Coordonnateur National
15 déc. -31déc Signature de contrats de convention entre le SP/CNLS- Coordonnateur
IST et les partenaires en développement National/ Représentants
des partenaires en
développement
166 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : Contrôle des engagements et Suivi
Folio : 1/4
budgétaire/analytique sous le logiciel
3.1.3 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL
3.1.3.1. OBJET
Assurer le suivi des engagements de dépenses et la production des rapports d’exécution
financière.
La procédure s’applique quotidiennement avant l’engagement de toute dépense, mensuellement
et trimestriellement pour la production des rapports d’exécution financière.
 Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont de la
responsabilité du Chef du Service Administratif et Financier et de l’Agent comptable
 La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de
la comptabilité
 Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous :
 sur quel financement
 sur quelle catégorie de dépenses
 pour quel axe d’intervention
 pour quelle activité ou action
 pour quelle zone
 Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de comptabilité approprié selon les axes
définis ci-dessus.
 Chaque structure de mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA doit élaborer des
rapports mensuels, bimensuels, trimestriels et annuels (technique et financier).
 Les sous - contractants avec le SP/CNLS-IST, notamment les Associations et ONG, doivent
fournir des rapports techniques et financiers de l’état d’exécution des activités qu’ils ont
en charge.
 Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le Chef de service de planification et suivi-
évaluation, le coordonnateur national, le Responsable des programmes, le Chef du
Service Administratif et Financier, l’Agent comptable doivent effectuer périodiquement
des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle continu de la mise en œuvre des
activités sur le terrain.
167 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI
Folio : 2/4
BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL
 le suivi quotidien
 le suivi mensuel
 le suivi trimestriel
 Le Chef de Service Administratif et Financier

 Le Responsable des programmes
168 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/4
1. Suivi quotidien
Le Chef de
Dans la phase d’exécution du budget :
service
Administratif  effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement des
et Financier/ dépenses :
L’Agent  le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget
comptable
 la ligne budgétaire est suffisante
 rejette la demande, si la ligne budgétaire est inexistante ou insuffisante
 poursuit la procédure d’achat ou de règlement si la ligne budgétaire est

suffisante
Le Chef de 2. Suivi mensuel

service
Administratif  produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de
et Financier / façon fiable l’exécution des budgets par source de financement, par
L’Agent catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité, par zone
comptable/
 fournit chaque mois au Coordonnateur National l’état d’exécution du
Le
Responsable budget pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le
des début de l’année.
programmes
3. Suivi trimestriel
a- Mécanisme de suivi
Le Chef de La comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et
service budgétaire par source de financement, par catégorie de dépenses, par axe
Administratif d’intervention et par activité, par zone.
et Financier /
L’Agent Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation
comptable des rapports financiers trimestriels.
169 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 4/4
b- Rédaction des rapports
Le Chef de
Sur la base des tableaux de bord édités, rédige un rapport financier comprenant
service
notamment :
Administratif
et Financier /  une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport
L’Agent aux objectifs de la période ;
comptable  une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par source de
financement, par catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité,
par zone;
 une analyse des déboursements par source de financement et par catégorie de
dépenses ;
 une analyse de la situation de trésorerie ;
 la situation des dépenses réglées non encore envoyées en justification ;
 la situation des engagements en cours
A ces différents éléments s’ajoutent tous les extrants vérifiables mensuels de la

comptabilité.
c- Rapports contractuels SP/CNLS-IST et Partenaires en développement
Les différents rapports seront transmis aux partenaires en développement suivant

les clauses définies dans les contrats.
170 / 302
Section 2. Mobilisation des Ressources
Approvisionnement initial FIN 05
Réapprovisionnement du compte spécial FIN 06
Paiement direct FIN 07
Procédure de justification des fonds reçus au Partenaire FIN 08

au Développement
171 / 302
COMPTABLES
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012

 Les fonds sont mobilisés pour financer les dépenses éligibles conformément aux
dispositions de la comptabilité publique, des accords et conventions de financement avec
les partenaires en développement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc)
Le processus décrit ici concerne surtout la mobilisation des ressources auprès des partenaires en
développement.
 Trois (3) types de mobilisation des fonds seront utilisés :
 approvisionnement initial des comptes bancaires ;
 réapprovisionnement des comptes bancaires ;
 paiement direct.
 Afin de favoriser une gestion transparente et efficace des ressources, des comptes
bancaires en Francs CFA seront ouvert par le SP/CNLS-IST pour recevoir les ressources
provenant des partenaires et de l’Etat. Ces comptes appelés« comptes spéciaux »doivent
être mis en place conformément aux dispositions contractuelles avec les partenaires.
L’ouverture de ces comptes doit respecter les principes suivants :
 les comptes destinés à recevoir les ressources dédiées à financer exclusivement des
activités de lutte contre le SIDA/VIH doivent être distincts du compte réservé aux
dépenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST ;
 pour limiter le nombre des comptes spéciaux à ouvrir, il faut tenir compte :
- de la durée de l’accord de financement ;
- du montant du financement ;
- de la nature des activités à financer.
 si les financements inclus à la fois des ressources destinées aux activités et aux
dépenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST, il faut veiller à une bonne affectation
des dépenses pour faciliter la justification des dépenses et la réconciliation des
comptes.
 Ces comptes doivent obligatoirement être mouvementés sous la signature conjointe de
deux personnes : le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et
Financier ou le Coordonnateur National et l’Agent Comptable.
 L’identité et les spécimens de signatures des personnes autorisées doivent être
communiqués préalablement aux partenaires en développement.
172 / 302
COMPTABLES
 Les personnes précitées signent également les demandes d’approvisionnement (requêtes)

des comptes spéciaux.
 Les demandes d’approvisionnement des comptes spéciaux doivent être élaborées suivant
les formats utilisés par chaque partenaire.
 Les requêtes sont élaborées trimestriellement sur la base du plan d’actions approuvé pour
l’année et de la situation de la trésorerie.
 Les demandes de décaissement sont numérotées chronologiquement en commençant par

le numéro 1, quelque soit le type de mobilisation de fonds utilisé.
 L’approvisionnement des comptes spéciaux se font par virement.
173 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL Folio : 1/3
3.2.2 APPROVISIONNEMENT INITIAL
3.2.2.1. OBJET
Assurer la mise à disposition des fonds relatifs au démarrage des activités.
La procédure s’applique suivant chaque convention de financement en vue de
l’approvisionnement initial du compte spécial approprié du SP/CNLS-IST.
 La requête doit parvenir au partenaire en développement aussitôt après la signature de la
convention de financement afin que la mise à disposition des fonds soit effective dès le
démarrage des activités.
 La requête porte sur les dépenses prévues au démarrage des activités
 Les montants susceptibles d’être payés directement par le partenaire en développement

ne sont pas pris en compte lors de l’élaboration des requêtes de demande de fonds.
 Elaboration des dépenses prévisionnelles
 Elaboration du dossier d’approvisionnement
 Transmission du dossier d’approvisionnement au partenaire en développement concerné
 Réception des fonds
174 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Octobre
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES
2012
Le Chef du
1. Elaboration des dépenses prévisionnelles
Service
Administratif et
Sur la base du plan d’actions annuel approuvé :
Financier/
L’Agent
 élabore l’état des dépenses prévisionnelles
comptable
 soumet cet état à l’approbation du coordonnateur national.
Le
Coordonnateur  examine l’état des dépenses prévisionnelles
National  approuve l’état en le signant
2. Elaboration du dossier d’approvisionnement

Le Chef du
Service  reçoit l’état des dépenses prévisionnelles
Administratif et  élabore les requêtes par action sur la base des dépenses
Financier / prévisibles
L’Agent  rédige une lettre de demande d’approvisionnement
comptable  envoie la liasse au Responsable Administratif et Financier pour
contrôle des montants
 s’assure de l’exactitude des montants

 transmet le dossier d’approvisionnement au coordonnateur
national pour signature
Le
coordonnateur  reçoit et examine le dossier
national  signe les requêtes
 signe la lettre
 retourne le dossier au Chef du Service Administratif et Financier
3. Transmission du dossier d’approvisionnement au partenaire

Le Chef du
Service  fait une copie du dossier
Administratif et  classe la copie dans le chrono « dossier d’approvisionnement du
Financier / compte spécial en cours »
L’Agent  fait transmettre l’original du dossier d’approvisionnement au
comptable partenaire
175 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Octobre
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES
2012
4- Réception des fonds
Le Secrétaire A la réception de la copie de l’avis de virement du partenaire

Administratif
 transmet la copie au Coordonnateur National pour information qui
l’envoie ensuite au Chef du Service Administratif et Financier
 classe la copie dans le dossier d’approvisionnement idoine
Le Chef du Service
 réclame l’avis de crédit de la banque
Administratif et
Financier
ensuite à la réception de l’avis de crédit de la banque,
 compare avis de crédit et avis de virement

 avise le partenaire au cas échéant,
Le Responsable  fait une copie de l’avis de crédit pour classement dans le dossier
Administratif et d’approvisionnement idoine
Financier/ L’Agent  enregistre l’opération dans le brouillard de banque
comptable  classe l’original de l’avis de crédit, une copie de la lettre de demande
d’approvisionnement ainsi qu’une copie de l’avis de virement dans le
chrono banque
176 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL Folio : 1/3
3.2.3 REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL
3.2.3.1. OBJET
Assurer le ré - approvisionnement régulier et sécurisé des comptes d’avances sur justification de

l’utilisation des fonds antérieurs.
La procédure s’applique pour permettre l’élaboration des demandes de remboursement de fonds

en vue de remettre le compte spécial à son niveau initial. Elle est mise en œuvre au moins une fois
par mois ou suivant la périodicité fixée par le partenaire en développement.

 Les comptes sont réapprovisionnés sur présentation d’une demande de
réapprovisionnement accompagné d’un rapport d’activités, d’un rapport financier, de l’état
de rapprochement bancaire et du relevé du compte.
 Le réapprovisionnement est conditionné à la justification des fonds reçus antérieurement,
les demandes doivent être donc accompagnées des pièces justificatives des dépenses non
encore justifiées
 Les demandes de réapprovisionnement doivent être établies en deux exemplaires
 Les demandes de réapprovisionnement doivent être transmises au partenaire en
développement dans les meilleurs délais pour éviter les ruptures de fonds
 Les montants susceptibles d’être payés directement par les partenaires ne sont pas pris en
compte lors de l’élaboration des requêtes de demande de fonds.
 Elaboration de l’état des dépenses réalisées
 Détermination du reliquat des fonds reçus antérieurement
 Elaboration du dossier de réapprovisionnement
 Transmission du dossier de réapprovisionnement au partenaire en développement
concerné
 Réception des fonds
177 / 302
COMPTABLES
1. Elaboration de l’état des dépenses réalisées

L’agent Sur la base des pièces justificatives des dépenses :
comptable
 élabore l’état des dépenses réalisées
 soumet cet état au contrôle et visa du Chef du Service
Administratif et Financier
le Chef du
Service  examine l’état des dépenses réalisées et le transmet au
Administratif et Coordonnateur
Financier
Le
 examine et approuve l’état en le signant et le retourne au Chef du
coordonnateur
Service Administratif et Financier
national
2. Détermination du reliquat des fonds reçus antérieurement
L’agent Avant de déterminer ce reliquat, il doit procéder à l’élaboration d’un dossier de

comptable justification pour les dépenses réglées et non encore justifiées. Ce dossier devra
accompagner la demande de réapprovisionnement
Ensuite pour la détermination du reliquat non encore utilisé:
 détermine en tenant compte de toutes les factures le reliquat

disponible sur les fonds précédents :
 disponibilités en banque et en caisse : rapprochement

bancaire, relevés bancaires et état de contrôle de caisse
 chèques ou virements en instance
 dépenses restant à effectuer ou à régler
 dépenses récusées (rejetées) ou insuffisamment
justifiées
 envoie toute la liasse au Chef du Service Administratif et

Financier.
178 / 302
COMPTABLES
3. Elaboration du dossier de réapprovisionnement
L’agent  élabore les requêtes par action sur la base des dépenses effectuées
comptable  élabore la requête récapitulative qui tient compte du reliquat de fonds
 rédige une lettre de demande de réapprovisionnement
 envoie la liasse au Chef du Service Administratif et Financier pour
contrôle des montants
 s’assure de l’exactitude des montants

Le Chef du  transmet le dossier de réapprovisionnement au coordonateur national
Service pour signature
Administratif et
Financier
Le  examine le dossier
coordonnateur  signe les requêtes
national  signe la lettre
 retourne le dossier au Chef du Service Administratif et Financier
4. Transmission du dossier de réapprovisionnement au partenaire
 classe la copie dans le chrono « dossier d’approvisionnement du compte
Le Chef du
spécial en cours »
Service
 fait transmettre un exemplaire du dossier de réapprovisionnement au
Administratif et
partenaire en développement (comprenant les copies des relevés
Financier
bancaires)
5. Réception des fonds
A la réception de la copie de l’ordre de virement:
Le Chef du  classe une copie de l’ordre de virement dans le dossier
Service d’approvisionnement idoine
Administratif et  réclame l’avis de crédit auprès de la banque
Financier
ensuite à la réception de l’avis de crédit de la banque, il :
 avise le partenaire en développement
L’Agent  classe une copie de l’avis de crédit dans le dossier d’approvisionnement
Comptable idoine
 enregistre l’opération dans le journal de banque approprié
 classe l’original de l’avis de crédit, une copie de la lettre de demande de
réapprovisionnement et une copie de l’ordre de virement dans le chrono
banque
179 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 1/2
5.2.3 PAIEMENT DIRECT
3.2.4.1. OBJET
Faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par le
partenaire en développement en contrepartie des fournitures livrées, travaux ou prestations
effectués.
La procédure s’applique pour le paiement de certaines factures dont le paiement direct par le
partenaire en développement a préalablement été convenu entre le SP/CNLS-IST et celui-ci.
 Les dépenses concernées doivent être de montants supérieurs ou égaux à 10.000.000 F
CFA et sont transmises au partenaire en développement par le SP/CNLS-IST.
 A chaque dépense réalisée sont joints :
 L’original de la facture
 La DA
 Le BC ou la copie du contrat
 Le BL du fournisseur ou le PV de réception
 Toutes les factures doivent porter les cachets :
 du SP/CNLS-IST avec un numéro
 Bon à payer attestant l’éligibilité de la facture au paiement
 Les prévisions de dépenses devront faire apparaître celles qui seront réglées par
paiement direct et celles qui seront payées sur le compte spécial
 Les montants susceptibles d’être payés directement par le partenaire en développement
ne sont pas pris en compte lors de l’élaboration des requêtes de demande de fonds.
 Préparation de la Demande de Paiement Direct (DPD)
 Contrôle et certification de la DPD
 Transmission de la DPD au partenaire en développement
 Feed back du partenaire en développement
 Enregistrement du paiement
 Le coordonnateur national
180 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 2/2
1. Préparation de la DPD
Le Chef du A la réception de la facture:
Service  effectue les contrôles usuels (conformité, éligibilité, contrôle
Administratif et arithmétique, liasse complète, etc.)
Financier/L’Agent  appose son visa sur les pièces
comptable  si le montant minimum de tirage direct est dépassé, prépare un projet
de lettre de paiement direct. Sinon fait effectuer le paiement sur le
compte spécial
 transmet la liasse au coordonnateur national.
2. Contrôle et certification de la DPD
Le
 Examine le dossier
Coordonnateur
 S’assure que les dépenses à régler sont éligibles à la procédure de
National
paiement direct et ont été visées par le Chef du Service Administratif et
Financier
 Vérifie la conformité et la cohérence du dossier de DPD
 Signe la DPD et la transmet au Chef du Service Administratif et
Financier pour envoi au partenaire en développement
3. Transmission de la DPD au partenaire en développement
L’Agent  Classe chronologiquement une copie du dossier de DPD dans un chrono
Comptable DPD
 Fait enregistrer la DPD par la secrétaire administrative dans le Registre
« Courrier Départ »
 Fait transmettre la DPD au partenaire en développement par tout
moyen approprié dans les meilleurs délais
 Comptabilise l’envoi de la DPD
4. Feed back du partenaire en développement
Le partenaire en Dès règlement du fournisseur, il envoie une copie du moyen de paiement au

développement SP/CNLS-IST.
5. Enregistrement du paiement
L’Agent A la réception de l’avis de paiement du fournisseur:

comptable  procède à la comptabilisation du règlement
 joint une copie du règlement dans le dossier de DPD idoine
181 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU
Folio : 1/2
PARTENAIRE
3.2.5 JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE
3.2.5.1. OBJET
Assurer une justification régulière et adéquate des fonds reçus par le SP/CNLS-IST
La procédure s’applique à chaque réapprovisionnement
 L’élaboration de l’Etat de justification des fonds est de la responsabilité de l’agent

comptable; le contrôle de validité est assuré par le Responsable Administratif et Financier
et l’approbation par le coordonnateur national.
 A chaque fin de mois, le Chef du Service Administratif et Financier doit effectuer à son
niveau une reconstitution des fonds reçus dans le cadre d’une dynamique d’auto –
contrôle.
 Elaboration du dossier justificatif de l’utilisation des fonds reçus

 Transmission au partenaire en développement du dossier justificatif de l’utilisation des
fonds reçus
 Classement d’une copie du dossier justificatif
 Feed-back du partenaire en développement
 Le partenaire en développement
182 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU
Folio : 2/2
PARTENAIRE
Le Chef du 1. Elaboration du dossier justificatif de l’utilisation des
Service fonds reçus
Administratif et  établit la situation des dépenses réglées et des montants restant à
Financier/ justifier
L’agent  établit la situation des dépenses réglées et des dépenses non réglées par
comptable activité et par catégorie conformément aux plans d’actions approuvés
 sort des chronos banque et caisse toutes les pièces justificatives des
dépenses réglées
 élabore à la signature du Coordonnateur National une lettre de
justification de l’utilisation des fonds reçus
 envoie l’ensemble du dossier au Coordonnateur National.
Le  examine les pièces justificatives pour s’assurer de l’éligibilité, de la

coordonnateur justification probante et de l’opportunité des dépenses
 amende et signe la lettre de justification
National  retourne l’ensemble du dossier à Chef du Service Administratif et
Financier
Le Chef du
 appose le cachet « JUSTIFIE par dossier N° XXX » sur chaque pièce
Service
justificative
Administratif et
 fait 2 copies de l’ensemble du dossier
Financier
2. Transmission au partenaire en développement du dossier justificatif
de l’utilisation des fonds reçus
Le Chef du
Transmet une copie du dossier au partenaire en développement
Service
Administratif et 3. Classement d’une copie du dossier justificatif
Financier  classe une copie dans un chrono « dossier de justification de l’utilisation
des fonds reçus N° XX »
 remet les pièces originales dans les chronos banque et caisse
4. Feed-back du partenaire en développement
Après examen, notifie l’acceptation de la justification par un écrit. Tout point de
Le partenaire
désaccord doit être argumenté.
en
développement
Le Chef du  Procède à la régularisation ou argumente les amendements portés par le
Service partenaire en développement
Administratif et  classe une copie de la lettre d’acceptation du partenaire en
Financier développement dans le dossier idoine.
183 / 302
Section 3. Gestion de la Trésorerie
Gestion des comptes bancaires FIN 09
Règlement des factures par Banque FIN 10
Gestion de la caisse de menues dépenses FIN 11
Approvisionnement de la caisse de menues dépenses FIN 12
Règlement des factures par caisse FIN 13
Règlement des achats au comptant / Avances de fonds à justifier FIN 14
184 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES Folio : 1/1
3.3.1 GESTION DES COMPTES BANCAIRES
3.3.1.1. OBJET
Permettre une gestion normée des ressources mises à disposition par le partenaire en
développement.
Les procédures s’appliquent à tous les comptes spéciaux du SP/CNLS-IST.
 Les fonds versés au compte spécial du SP/CNLS-IST ne doivent être utilisés que pour payer
des dépenses éligibles aux activités du Projet telles que définies dans les plans d’actions.
 Les comptes bancaires sont gérés par un système de double signature (les comptes
bancaires recevant les ressources de l’Etat seront gérés conformément aux dispositions
de la comptabilité publique) avec obligatoirement la signature du Coordonnateur
National et le visa obligatoire préalable du Chef du Service Administratif et Financier. La
deuxième signature, différente de celle du Chef du Service Administratif et Financier est
laissée à l’appréciation du Coordonnateur National mais sera communiquée au partenaire
en développement dans un délai d’une semaine après le choix de la personne.
 L’Agent Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèques dans
un Registre des chèques émis qu’il fait émarger par les bénéficiaires et dans un brouillard
de banque
 Le brouillard de banque est arrêté mensuellement par l’agent comptable et contrôlé par le
Chef du Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National.
 Il est effectué mensuellement un rapprochement bancaire à partir des relevés de banque.
L’état de rapprochement est préparé par l’Agent Comptable, contrôlé par le Chef du
Service Administratif et Financier et approuvé par le Coordonnateur National
 Les chéquiers sont conservés par l’agent comptable qui établit les chèques à la demande
du Chef Service Administratif et Financier sur instruction du Coordonnateur National.
 Lors de l’établissement des chèques, l’Agent Comptable remplit également la souche du
chèque et la vise afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs
 Les chèques annulés sont agrafés dans les chéquiers
 Les signataires des chèques visent également les souches des chèques utilisés au moment
de la signature.
 Le Chef du Service Administratif et Financier prépare la situation hebdomadaire de
trésorerie à présenter au Coordonnateur National.
185 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 1/4
3.3.2 REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE
3.3.2.1. OBJET
Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées à la
demande du SP/CNLS-IST
La procédure s’applique aux règlements par chèque ou par virement
 Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire
 Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’une DA, d’un BC et d’un
BL et doivent porter le cachet « Bon à Payer » de Chef du Service Administratif et
Financier. Les factures relatives à des travaux spécifiques doivent être certifiées par des
personnes compétentes dans le domaine concerné.
 Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats
correspondants.
 Les factures de montant inférieur à 50.000 F CFA sont réglées par caisse
 L’Agent Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en deux exemplaires :
 original à joindre à la facture

 copie à remettre au bénéficiaire
 L’Agent comptable prépare les ordres de virement bancaire en deux exemplaires :
 original à déposer en banque

 copie à joindre à la facture
 Tous les exemplaires d’une facture réglée doivent porter le cachet de paiement qui
comporte les références dudit paiement : PAYE PAR CHEQUE N° …../OV
N°…/BANQUE/DATE avec visa du Chef du Service Administratif et Financier /
Coordonateur national
186 / 302
COMPTABLES
 Point des factures en instance

 Choix des factures à payer
 Etablissement des chèques de règlement
 Signature des chèques par le coordonateur national
 Paiement des fournisseurs
187 / 302
COMPTABLES
1. Point des factures en instance
L’Agent
Comptable  fait, à partir du dossier « factures à payer par banque », le point des
factures en instance de règlement
 s’assure que ces factures sont certifiées et liquidées
2. Choix des factures à payer
L’Agent
comptable  établit la situation de trésorerie
 propose les factures à mettre en paiement compte tenu de la situation de
trésorerie et de la date de réception des factures au niveau du SP/CNLS-IST
 transmet le dossier de règlement au Chef du Service Administratif et
Financier (Etat des règlements à effectuer, situation de trésorerie, factures
à payer)
Le Chef du
Service  examine le dossier de règlement
Administratif  vise le dossier en s’assurant que :
et Financier
 les factures à régler sont éligibles au SP/CNLS-IST
 tous les autres éléments de support de la facture sont joints
 elles sont dûment certifiées
 la date de règlement est arrivée
 la situation de trésorerie permet le règlement
 envoie le dossier au Coordonnateur National
Le
Coordonateur  retourne, après vérification, le dossier au Chef du Service Administratif pour
National l’établissement des moyens de paiement
188 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
L’agent 3. Etablissement des chèques de règlement

comptable  regroupe les factures par fournisseur
 appose le cachet « Bon à Payer » et les envoie au Chef du Service Administratif
Le Chef du et Financier pour certification et liquidation des factures éligibles au paiement
Service  établit un chèque ou un ordre de virement au nom de chaque fournisseur et
Administratif vise
et Financier  établit un bordereau de remise de chèque en deux exemplaires pour chaque
fournisseur
 transmet la liasse (facture + Chéquier/ordre de virement + bordereau de
remise de chèque + Etat des règlements à effectuer) au Chef du Service
Administratif et Financier qui les envoie au Coordonateur national.
4. Signature des chèques par le coordonateur national
 contrôle la cohérence entre les chèques émis et les factures sélectionnées
Le  contrôle la cohérence entre les montants des factures et ceux portés sur les
Coordonnateur moyens de paiement
National  contrôle les moyens de paiement :
 montant en chiffres
 montant en lettres
 nom du bénéficiaire
 vise les factures
 signe les moyens de paiement (sauf les moyens émis sur les comptes bancaires
recevant les ressources de l’Etat)
 retourne la liasse Chef du Service Administratif et Financier qui les envoie à
l’Agent Comptable
5. Paiement des fournisseurs
L’Agent  enregistre les chèques dans le Registre des chèques émis
Comptable/ Le  fait une copie des chèques
Comptable  remet les chèques aux fournisseurs contre :
 décharge des bordereaux de remise de chèque
 émargement du Registre des chèques émis
 acquittement des factures et de la copie du chèque
appose le cachet de règlement sur les factures avec mention de
 la date de paiement
 la référence du moyen de paiement
 joint l’original du bordereau de remise de chèque ou une copie de l’ordre de
virement à la facture
 enregistre les chèques et ordres de virement dans le journal de banque
classe les factures réglées avec toutes les pièces (DA, BC, BL, Bordereau de remise de
chèque, Ordre de virement, copie chèque, etc.) dans le chrono banque correspondant.
189 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES Folio : 1/1
3.3.3 GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES
3.3.3.1. OBJET
Assurer le fonctionnement de la caisse de menues dépenses tout en garantissant une gestion

saine et rigoureuse.
La procédure s’applique à la caisse menue dépenses alimentée à partir du compte spécial.

 L’agent comptable tient la caisse espèces qui sert à régler les menues dépenses éligibles
au titre des activités budgétisées
 Le niveau d’approvisionnement (plafond) de la caisse est fixé à Trois Cents Mille (300.000)
F CFA. Toutefois la caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au- delà du
plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie
(exemples : paiement de salaires, paiement de frais de mission, paiement de perdiem de
formation)
 La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cinquante Mille (50.000) F
CFA. Les dépenses supérieures ou égales à 50.000 F CFA sont réglées par chèque.
 La caisse est ré - approvisionnée dès que son montant descend à 50.000 F CFA (seuil de ré
- approvisionnement).
 L’Agent comptable enregistre tous les mouvements de caisse dans un brouillard de caisse
 L’Agent comptable arrête la caisse en fin de chaque mois. L’arrêté de caisse est contrôlé et
validé par le Chef du Service Administratif et Financier.
 Des contrôles inopinés mentionnés dans le brouillard de caisse et mensuels, objet de PV,
sont effectués par le Chef du Service Administratif et Financier.
 Un inventaire de caisse est effectué en fin d’exercice et sous-tendu par un PV.
190 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES
Folio : 1/4
DEPENSES
3.3.4 APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES
3.3.4.1. OBJET
Approvisionner la caisse de menues dépenses dans des conditions optimales
La procédure est applicable dès que le niveau des fonds de caisse atteint 50.000 F CFA.
 Un arrêté de caisse est effectué avant tout ré - approvisionnement par l’agent comptable.
Cet arrêté de caisse se fait après contrôle contradictoire du solde de caisse théorique et
du solde physique. Cet arrêté est validé et approuvé par le Responsable Administratif et
Financier.
 La caisse est ré – approvisionné à concurrence du montant des dépenses justifiées dans la
limite du plafond autorisé (300.000 F CFA).
 La procédure est déclenchée par l’agent comptable à partir de la situation du solde de
caisse.
 La demande d’approvisionnement est adressée au coordonateur national.

 Arrêté de caisse
 Contrôle des pièces par le Chef du Service Administratif et Financier
 Etablissement du chèque de ré – approvisionnement
 Signature du chèque par le Coordonateur National
 Encaissement
191 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 2/4
DEPENSES
1. Arrêté de caisse
L’Agent  arrête la caisse
comptable/Le  inscrit dans le brouillard de caisse :
Comptable
 la date d’arrêté
 le libellé « Arrêté de caisse »
 le solde des espèces en caisse dans la colonne « Recettes »
 remplit la fiche d’arrêté de caisse
 date d’arrêté
 solde initial de la caisse
 montant de l’approvisionnement reçu
 montant des autres recettes effectuées sur la caisse
 total recettes
 montant des dépenses justifiées
 solde théorique
 solde physique en caisse
 calcule la différence entre le solde théorique et le solde physique en caisse

et l’inscrit sur la fiche
La différence entre le solde théorique et le solde en caisse doit être nulle pour que
la caisse soit exacte. En cas de différence de soldes, les causes doivent être
recherchées et des mesures proposées par le Responsable Administratif et
Financier.
192 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/4
DEPENSES
2. Contrôle des pièces par le Chef du Service Administratif et Financier

Le Chef du
Service  procède au contrôle de la caisse sur la base :
Administratif
et Financier  de la fiche d’arrêté préparée par l’agent comptable
 du journal de caisse
 des pièces justificatives de caisse
 des espèces en caisse
 contrôle l’exactitude de chaque montant inscrit sur la fiche d’arrêté :
 Solde initial : doit correspondre au solde en caisse au dernier arrêté
 Approvisionnement : doit correspondre au montant des dépenses

justifiées au dernier arrêté et au montant reçu
 Autres recettes : doit correspondre au total des reçus émis pour les
autres recettes
 Sous-total : doit être égal au total des montants précédents
 Dépenses justifiées : doit être égal à la somme des dépenses supportées

par des pièces probantes (à être rapprochées avec le total porté sur le
relevé des pièces)
 Solde théorique : différence entre total recettes et dépenses justifiées
 Solde physique en caisse : total des espèces en caisse
 valide l’arrêté en signant la fiche d’arrêté
 date
 nom
 signature
 fait préparer le chèque de ré – approvisionnement par l’agent comptable
193 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 4/4
DEPENSES
3. Etablissement du chèque de ré – approvisionnement
L’Agent  établit le chèque de réapprovisionnement à son nom

Comptable  envoie le chèque au Chef du Service Administratif et Financier
accompagné de la fiche d’arrêté de caisse qui le transmet au
Coordonateur National pour signature,
4. Signature du chèque par le Coordonateur National

Le
Coordonnateur
 examine et approuve la fiche d’arrêté de caisse
National
 vérifie et signe le chèque de réapprovisionnement
 retourne le chèque et la fiche à l’agent comptable
5. Encaissement
L’Agent  fait une copie du chèque

Comptable  enregistre l’opération dans le journal de banque
 encaisse le chèque
 établit un bon d’entrée en caisse qu’il signe et fait signer par le Chef du
Service Administratif et Financier
 enregistre l’opération dans le brouillard de caisse
 classe une copie du chèque et de la fiche dans le chrono banque et dans le
chrono caisse.
194 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 1/2
3.3.5 REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE
3.3.5.1. OBJET
Prendre en charge de manière correcte et prompte les dépenses à régler en espèces
La procédure s’applique pour le règlement en espèces des factures fournisseurs en contrepartie des
travaux ou prestations effectuées pour le compte du SP/CNLS-IST et dont le montant n’excède pas
50.000 F CFA.
 Seules les factures certifiées, liquidées et payables en espèces sont réglées par cette
procédure (montant inférieur à 50.000 F CFA)
 Regroupement des factures

 Contrôle des factures par le Responsable Administratif et Financier
 Paiement des fournisseurs
195 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 2/2
1. Regroupement des factures
 regroupe les factures à régler par caisse

L’Agent  s’assure que les factures sont certifiées et liquidées
Comptable  appose le cachet « Bon à Payer » sur les factures
 transmet les factures au Chef du Service Administratif et Financier.
2. Contrôle des factures par le Chef du Service Administratif et Financier

Le Chef du
Service  s’assure que les factures sont certifiées et liquidées
Administratif et  vise les factures
Financier  retourne les factures à l’Agent Comptable
3. Paiement des fournisseurs
L’Agent  paie les fournisseurs qui acquittent le règlement sur les factures
Comptable/ Le  appose le cachet PAYE sur chaque facture réglée
comptable  enregistre le paiement dans le brouillard de caisse
 classe les factures acquittées dans le chrono des pièces de caisse
196 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 1/2
3.3.6 AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER
3.3.6.1. OBJET
Avancer des fonds au personnel pour des achats au comptant de biens et fournitures
La procédure s’applique pour les achats à effectuer au comptant sur la base de Demandes d’Achat
(DA)
 Les achats concernent les petits achats de fournitures, de petits travaux de plomberie,
d’électricité et d’entretien, etc… dont le montant unitaire n’excède pas 50.000 F CFA. Il
s’agit de besoins urgents et de faible montant.
 Les fonds avancés par la caisse doivent être justifiés au plus tard 24 heures après la remise
des fonds
 Demande d’avance de fonds

 Approbation du décaissement
 Mise à disposition des fonds
 Justification des fonds
 Le demandeur (DAF)
197 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 2/2
1. Demande d’avance de fonds (DAF)
Le demandeur  remplit une Demande d’Achat (DA) et une demande d’avance de fonds
(DAF) (DAF)
 transmet la DA et la DAF à l’agent comptable
L’Agent  examine et approuve la DA

comptable  transmet la DA et la DAF au Chef du Service Administratif et Financier
2. Approbation du décaissement
Le Chef du
 examine, approuve et signe la DA et la DAF
Service
 retourne la liasse à l’agent comptable
Administratif et
Financier 3. Mise à disposition des fonds
 prépare un bon de caisse qu’il vise et qu’il soumet à la signature du Chef
du Service Administratif et Financier
L’Agent
 remet sur la base du bon signé les fonds au demandeur qui acquitte le
comptable/ Le
bon de caisse
Comptable
 enregistre l’opération dans le brouillard de caisse
 classe la DA + la DAF + le bon de caisse dans le chrono des pièces de
caisses
4. Justification des fonds
Le demandeur Après avoir effectué les dépenses :

 Justifie les fonds reçus en présentant à l’agent comptable les pièces
(DAF) justificatives des dépenses effectuées
 reverse éventuellement le reliquat des fonds contre un reçu délivré par
l’Agent comptable
L’Agent  examine et approuve les pièces justificatives

comptable  fait un reporting au Chef du Service Administratif et Financier qui vise les
pièces
 appose le cachet PAYE sur les pièces justificatives
 enregistre ces pièces dans le brouillard de caisse
 classe les pièces et le formulaire dans le chrono des pièces de caisse
198 / 302
PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES
Section 1 : Organisation et système comptables
Principes comptables CPT 01
Comptabilité informatisée / comptabilités intégrée CPT 02
Description du fonctionnement du système comptable CPT 03
Journaux comptables et système de classement des pièces CPT 04
Plans comptables CPT 05
Section 2 : Guide d’imputation comptable : Schéma des
principales écritures comptables
Généralités CPT 06
Approvisionnement du compte spécial CPT 07
Envoi DPD CPT 08
Paiement DPD CPT 09
Achats de fournitures ou services CPT 10
Approvisionnement de la caisse CPT 11
Règlement des factures CPT 12
Avance de fonds à un fournisseur ou partenaire CPT 13
Justification au partenaire en développement des fonds reçus CPT 14
Immobilisation des charges de l’exercice CPT 15
Nouvelles propositions de schémas d’écritures
Etablissement de la DRF CPT 16
Envoi de la DRF CPT 17
Réception de la DRF CPT 18
DPD/Engagement CPT 19
Etablissement de la DPD CPT 20
Envoi de la DPD CPT 21
Paiement de la DPD CPT 22
Envoi de la demande de contrepartie CPT 23
Réception de la contrepartie CPT 24
Achat d’immobilisation sans avance CPT 25
Achat d’immobilisation avec avance CPT 26
Achat d’immobilisation avec avance/ Facture définitive CPT 27
Immobilisations financières CPT 28
Avance de fonds à une ONG et justification CPT 29
Centralisation des salaires CPT 30
Règlement des salaires et des charges sociales CPT 31
Stocks/Entrées en stocks CPT 32
Stocks/Consommation de stocks CPT 33
Section 3 : Planification des travaux comptables
Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 34
Section 4 : Analyse et auto - contrôle des comptes
Quelques contrôles usuels CPT 35
Section 1. Organisation et système comptables
Principes comptables CPT 01
Comptabilité informatisée / comptabilités intégrée CPT 02
Description du fonctionnement du système comptable CPT 03
Journaux comptables et système de classement des pièces CPT 04
Plans comptables CPT 05
201 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 01
Cycle : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES Folio : 1/3
4.1.1 PRINCIPES COMPTABLES
4.1.1.1. GENERALITES
Le SP/CNLS-IST est soumis à la fois aux dispositions générales du décret N°2008-091/PR portant
règlement général sur la comptabilité publique et du système comptable OHADA et est tenu de
mettre en place une comptabilité destinée à l’information externe comme à son propre usage. Il
doit à cet effet :
 Classer, saisir et enregistrer dans sa comptabilité toutes les opérations traitées avec les
tiers ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne ;
 Produire les documents comptables obligatoires et les informations nécessaires aux
besoins de ses tiers.
L’organisation et les procédures comptables doivent permettre de :
 s’assurer de la fiabilité des informations enregistrées ou produites par le système
comptable,
 S’assurer de la tenue d’une comptabilité complète et régulière.
4.1.1.2 PRINCIPES DE BASE DE L’ORGANISATION COMPTABLE
La présentation des résultats issus de la comptabilité, technique d’information, se fonde sur des
conventions dénommées "principes comptables", dont le respect est un des éléments de l’image
fidèle fournie par les comptes. Il s’agit notamment des principes de prudence, régularité ou
transparence, sincérité, permanence des méthodes, continuité de l’exploitation, évaluation au
coût historique, indépendance des exercices, intangibilité du bilan d’ouverture, importance
significative et la prééminence de la réalité sur l’apparence.
4.1.1.3 PRINCIPES COMPTABLES GENERAUX

1. Normes comptables
La comptabilité sera tenue conformément aux normes et principes comptables de la comptabilité
publique, du SYSCOHADA et suivant les exigences des partenaires en développement, réserve
faite de certaines modifications ci-dessous définies (amortissements et provisions,
immobilisation des charges de l’exercice, etc.).
2. Hypothèses et base de comptabilisation

Les opérations du SP/CNLS-IST sont enregistrées suivant le principe de la partie double.
Les Etats financiers seront préparés sur la base d’une comptabilité d’engagement (« Accrual »)
pour prendre en compte les effets des transactions dès qu’elles se produisent (et non pas
lorsqu’intervient la liquidation : « Cash Basis »).
202 / 302
COMPTABLES
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre 2012
De plus, ces transactions sont enregistrées dans les livres comptables et dans les Etats financiers
de l’exercice auquel elles se rapportent (principe de l’indépendance des exercices).
Les Etats financiers sont présentés sur une base comparative et sous forme de Tableau
Emplois/Ressources.
3. Valorisation des transactions
Les Etats financiers sont établis sur la base des coûts totaux d’acquisition et/ou de construction
des réalisations corporelles ou incorporelles.
4.1.1.4. PRINCIPES COMPTABLES SPECIFIQUES
1. Constatation des ressources
Les ressources provenant des partenaires en développement sont comptabilisées en Subvention.

Chaque partenaire dispose d’un compte retraçant l’ensemble des ressources mises à la
disposition du SP/CNLS-IST par ledit partenaire depuis le démarrage.
Des comptes spécifiques permettent de suivre également les demandes de fonds à établir ou à
recevoir.
Les ressources de l’Etat seront comptabilisées selon les principes de la comptabilité publique.
2. Constatation des dépenses
Les dépenses sont prises en compte selon les quotes–parts de chaque partenaire en
développement dès que les factures éligibles (conformes aux accords, aux contrats spécifiques)
de travaux effectués ou services livrés par le SP/CNLS-IST sont acceptées par celui – ci. Les
factures non parvenues à la fin de l’exercice seront provisionnées.
Les dépenses relatives à la contrepartie de l’état seront engagées et liquidées selon les règles de
la comptabilité publique.
3. Comptabilisation des immobilisations

Les immobilisations sont enregistrées pour leur coût complet comprenant :
 le prix d’achat définitif,
 les charges accessoires rattachables directement à l’opération d’achat,
 les charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation.
Seules les immobilisations utilisées et dont le SP/CNLS-IST a le contrôle seront retracées comme
telles au niveau comptable. Les immobilisations mises à la disposition par des partenaires et dont
le SP/CNLS-IST n’a ni l’utilisation ni le contrôle directs seront comptabilisées comme subventions
accordées à ceux-ci.
203 / 302
COMPTABLES
4. Valorisation des stocks
Elle s’effectuera selon la méthode du coût moyen pondéré sur le mois.
5. Amortissements et provisions
Exceptionnellement et pour tenir compte de la spécificité du SP/CNLS-IST, les amortissements et

provisions seront tenus de manière extra comptable. Aucune écriture comptable ne sera donc
passée en matière d’amortissement des immobilisations et de provisions pour stocks ou créances
douteuses.
6. Immobilisations des charges
N’ayant pas une vocation commerciale, le SP/CNLS-IST ne vise pas à produire des résultats
financiers. Le SP/CNLS-IST est doté de ressources qu’il utilise soit en investissement soit en frais de
fonctionnement. Les ressources étant comptabilisées en fonds de dotation reçus, les comptes de
gestion doivent être constitués principalement par les comptes de charges.
Pour obtenir un résultat comptable nul en fin d’exercice, le montant total des charges de l’exercice
sera immobilisé en compte « 20XXXX Immobilisation des charges de l’exercice » par l’utilisation du
compte « 78XXXX Transfert de charges ».
7. Exercice comptable
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
8. Base monétaire
Les comptes sont exprimés en Franc de la Communauté Africaine (FCFA).
204 / 302
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 02
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES
Folio : 1/2
INTEGREES
4.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES
4.1.2.1 Objectifs
Les procédures comptables appliquées doivent permettre de s'assurer que :
 toutes les opérations enregistrées concernent bien le SP/CNLS-IST, sont conformes et

éligibles ;
 toutes les opérations sont correctement comptabilisées ;
 tous les documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes
pour la gestion du SP/CNLS-IST, les partenaires en développement et les tiers.
4.1.2.2. Comptabilité informatisée et intégrée
La comptabilité du SP/CNLS-IST est tenue à la fois suivant les normes et principes comptables
OHADA et de la comptabilité publique, sous réserve des adaptations nécessaires.
Le système comptable mis en place est un ensemble de comptabilités informatisées et intégrées
comprenant :
 la comptabilité générale,
 la comptabilité analytique et budgétaire,
 la gestion des immobilisations.
La comptabilité est traitée par un logiciel approprié dont le mode d'utilisation sera décrit dans le
manuel de l’utilisateur.
Le logiciel utilisé par le SP/CNLS-IST offre la possibilité de gestion simultanée de plusieurs
dossiers comptables et leur consolidation. Il répond aux conditions suivantes :
 tout enregistrement comptable comporte l’indication de l’origine du journal, du contenu
et de l’imputation de l’opération ;
 l’irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute
suppression, addition ou modification ultérieures ;
 la chronologie des opérations écarte toute possibilité d’insertion intercalaire ou
d’addition ultérieure ;
 les enregistrements sont classés dans l’ordre chronologique selon la date de valeur
comptable des opérations ;
 les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ;
 l’organisation comptable informatisée garantit les contrôles à posteriori ;
 les éditions du système sont datées et numérotées.
205 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES
Folio : 2/2
INTEGREES
4.1.2.3. Procédure d’enregistrement des pièces comptables
La procédure d'enregistrement des pièces comptables se déroule en cinq (05) étapes :
 réception et enregistrement des factures et pièces justificatives;

 vérification et approbation ;
 imputation et saisies comptables ;
 classement ;
 édition des documents comptables.
206 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU
Folio : 1/2
SYSTEME COMPTABLE
4.1.3. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE
Le système repose sur les principes suivants :
 toute information d’ordre comptable ou physique n’est saisie qu’une seule fois ;
 les imputations sont faites selon un système multicritère (budgétaire, analytique,
comptes généraux et auxiliaires) ;
 toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies.
4.1.3.1. Réception des pièces justificatives
Lors de la réception de la liasse des courriers, les pièces justificatives de nature comptable
doivent recevoir les références de réception (date, n° d’ordre) avant d’être enregistrées dans un
registre particulier puis transmises à la comptabilité.
Les pièces internes sont transmises par le service émetteur directement à la comptabilité pour
traitement.
4.1.3.2. Imputation des pièces
Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d’imputation permettant d’apposer les mentions
des codifications antérieurement préparées.
Les pièces sont traitées par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et
classées.
Chaque pièce est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires
éventuellement, les codes budgétaires, les codes analytiques.
Les imputations comptables sont approuvées par l’Agent Comptable sous la supervision du Chef
du Service Administratif et Financier.
L’approbation est matérialisée par un visa apposé au niveau de la fiche d’imputation.
4.1.3.2. Saisie des pièces justificatives
Les pièces imputées sont saisies au jour le jour dans le module approprié du logiciel.
L’opération de saisie est matérialisée sur la fiche d’imputation afin d’éviter le risque de double
saisie.
Les saisies donnent lieu à l’édition de brouillards d’écriture qui sont approuvés par l’Agent
Comptable et le Chef du Service Administratif et Financier avant validation.
L’approbation de l’écriture est matérialisée sur le brouillard d’écriture par l’apposition d’un visa
ou d’un cachet de contrôle.
207 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME
Folio : 2/2
COMPTABLE
4.1.3.4 Correction des erreurs

Le SYSCOHADA impose la correction en négatif pour rectifier les erreurs commises dans le
journal.
Pour rectifier une erreur, il s’agit :
 d’enregistrer à nouveau l’article erroné en remplaçant les sommes par les montants
négatifs correspondants
 Ensuite repasser la bonne écriture.
4.1.3.5. Liaison entre pièces justificatives et livres comptables
Les écritures doivent être appuyées par des pièces justificatives qui doivent être conservées.
En conséquence, il doit être possible de :
 contrôler la validité d’un enregistrement porté sur un compte à l’aide de la pièce
justificative et vérifier la validité des pièces justificatives de base
 s’assurer de la concordance entre les opérations saisies dans les journaux et les comptes
(égalité des mouvements des journaux avec ceux du Grand livre)
4.1.3.6. Création, modification ou suppression de comptes
La création, la modification ou la suppression de tout compte relève de l’autorité du Chef du

Service Administratif et Financier.
Le comptable prépare la fiche d’imputation servant de support aux opérations et la soumet à
l’Agent Comptable.
4.1.3.7. Délais et formes de conservation des pièces justificatives
Les pièces justificatives doivent être classées selon les méthodes courantes de classement
utilisées : chronologiquement, par nature et doivent être conservées pendant au moins dix (10)
ans.
4.1.3.8. Traitement des écritures
Le logiciel traite instantanément les écritures saisies selon le processus propre à chaque module.
4.1.3.9. Edition des états
A l’issue des traitements informatiques, tous les états sont imprimables (balances, grands livres,
journaux, états financiers).
Ces éditions sont soumises au visa du Chef du Service Administratif et Financier pour certifier la
conformité aux écritures.
Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le Comptable.
208 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE
Folio : 1/4
CLASSEMENT DES PIECES
4.1.4. JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES
4.1.4.1. Journaux comptables

Les opérations réalisées par le SP/CNLS-IST sont enregistrées chronologiquement dans les
journaux en fonction de leur nature. Le système comptable comprend les journaux suivants :
JOURNAL DES ACHATS (ACH)
Ce journal enregistre les opérations avec les fournisseurs ou prestataires à travers

l’enregistrement des factures et des avoirs s’il y a lieu.
JOURNAUX BANQUE COMPTES SPECIAUX (CS)
Ces journaux enregistrent les mouvements sur les Comptes Spéciaux ouverts pour recevoir les
fonds alloués au SP/CNLS-IST par les partenaires en développement.
JOURNAL DE BANQUE CONTREPARTIE DE L’ETAT (CE)
Ce journal enregistre les mouvements sur le compte de contrepartie.
JOURNAL DE BANQUE COMPTE ORDINAIRE (BQ…)
L’ouverture d’un compte dans une banque commerciale nécessite la création d’un journal qui
enregistrera uniquement les opérations entre cette banque et le SP/CNLS-IST.
JOURNAUX DE CAISSE (CAI)
Ces journaux enregistrent les opérations (entrées et sorties) par caisse. Il faut créer autant de
journal caisse pour chaque partenaire en développement.
JOURNAL DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)
Ce journal enregistre les opérations relatives aux demandes de remboursement pour

l’approvisionnement du compte spécial.
JOURNAL DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD)
Ce journal enregistre les opérations relatives aux Demandes de Paiements Directs (DPD).
209 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLE Octobre 2012
Folio : 2/4
JOURNAUX DES ONG (ONG)
Un journal est ouvert pour chaque ONG. Ce journal enregistre les versements d’avance à l’ONG
et toutes les justifications effectuées par l’ONG.
JOURNAL D’OPERATIONS DIVERSES (OD)
Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les journaux précédents,
en particulier :
 Les opérations de prise en charge des immobilisations

 les opérations éventuelles de centralisation de la paie du personnel
 les opérations de prise en charge des consommations de stocks
 les opérations de justifications des fonds reçus,
 les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice.
4.1.4.2 Système de classement des pièces
1. Objectif principal et critères
Il s’agit de mettre en place un système qui devra faciliter la recherche des pièces.
Le système repose sur les critères suivants :

 toute pièce comptable possède un code de classement,
 dans un exercice comptable donné, deux pièces comptables ne peuvent avoir le même
code de classement,
 dans la recherche d’une pièce dans un exercice donné, le système doit permettre d’aller
directement au mois concerné dans le chrono du journal concerné.
210 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 3/4
1. Architecture du système
Le système est centré sur le référencement des pièces comptables à partir des journaux et leur
classement dans les chronos.
Les journaux comptables
- Au niveau du SP/CNLS-IST, la comptabilité est basée sur les journaux pré-cités,

- Chaque journal comptable est doté d’un code d’identification. A titre d’exemple,
une liste de journaux et de codes d’identification sont donnés ci-après :
Nom du journal Code du journal
Journal des Achats ACH
Journal Banque comptes spéciaux CS
Journal Banque comptes contrepartie de l’Etat CE
Journal Banque comptes ordinaire BQ
Journal des Demandes de Remboursement de Fonds DRF
Journal des Demandes de Paiement Direct DPD
Journal de caisse CAI
Journal des ONG ONG
Journal des Opérations diverses OD
NB : Ces codifications sont à titre indicatif. Elles dépendront du logiciel comptable qui sera utilisé.
Les pièces comptables
 chaque pièce comptable comprend la fiche d’imputation comptable et la liasse des

pièces justificatives ;
 chaque fiche d’imputation porte un numéro (alphanumérique) de classement et

d’identification qui est lié au journal et au mois concernés ;
 le numéro est du type CAI 1/001 :
- le 1er élément correspond au code du journal concerné ;

- le 2ème élément est un chiffre compris entre 1 et 12 : il correspond au mois
concerné ;
- il y a ensuite une barre de séparation : /
- le dernier élément est le numéro ou le rang de la pièce dans le mois concerné du
chrono
Ainsi la pièce CAI 1/001 se trouve dans le chrono de Caisse de janvier à la première place
du chrono.
211 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Folio : 4/4
Les Chronos
 chaque journal est représenté par des chronos, le nombre de chronos dépend du
nombre de pièces;
 au dos du chrono est porté le nom du journal, l’exercice, les mois concernés, le
numéro du chrono et le nombre total de chronos concernant ce journal dans
l’exercice ;
 dans chaque chrono, les différentes pièces comptables y relatives sont classées mois
par mois ; les mois sont séparés par des intercalaires durs au nombre de 12 ; sur
chaque intercalaire est noté le mois concerné : le mois est également porté sur le
bord de l’intercalaire de manière à pouvoir lire la période même lorsque le chrono est
fermé ;
 les pièces relatives à un mois tiennent toujours dans un même chrono ; il n’est donc
pas possible de trouver des pièces d’un mois réparties entre plusieurs chronos.
212 / 302
COMPTABLES
PROCEDURE : PLANS COMPTABLES Folio : 1/1
4.1.5. PLANS COMPTABLES
4.1.5.1 Plan comptable général détaillé
Il sera précisé à partir du plan comptable SYSCOHADA disponible dans le logiciel approprié. Les
éléments définitifs élaborés lors du paramétrage du logiciel seront ensuite reversés dans le
manuel.
4.1.5.1. Plans comptables analytiques et budgétaires détaillés
La codification budgétaire et analytique sera définie au moment du paramétrage du logiciel en

tenant compte des fonctionnalités disponibles, de l’articulation des PABA et des rapports
financiers exigés.
Il en est de même du plan de cofinancement. Signalons que le logiciel à partir d’une imputation
unique mouvemente toutes les comptabilités (générale, analytique, budgétaire).
213 / 302
Section 2. Organisation et système comptables
Généralités CPT 06
Approvisionnement du compte spécial CPT 07
Envoi DPD CPT 08
Paiement DPD CPT 09
Achats de fournitures ou services CPT 10
Approvisionnement de la caisse CPT 11
Règlement des factures CPT 12
Avance de fonds à un fournisseur ou partenaire CPT 13
Justification au partenaire en développement des fonds reçus CPT 14
Immobilisation des charges de l’exercice CPT 15
214 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Cycle : GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMAS DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Généralités Folio : 1/1
4.2.1 GENERALITES
Ce guide contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations courantes du
SP/CNLS-IST. Il ne contient donc pas nécessairement toutes les opérations. Il est cependant
représentatif de l’essentiel des opérations réalisées.
Le guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est
décrit :
- la pièce de base,
- le journal dans lequel l’opération doit être comptabilisée,
- le schéma d’écritures comptables,
- le compte à débiter,
- le compte à créditer,
- le libellé,
- le montant à comptabiliser,
un commentaire explicatif en tant de besoin.
Les opérations traitées sont :
 Mobilisation des ressources

- Envoi DRF
- Réception DRF
- Envoi DPD
- Réception DPD
- Envoi Demande Contrepartie Etat
- Réception Contrepartie Etat
 Achats
- Achat d’immobilisation
- Achat de fournitures ou services
 Trésorerie
- Approvisionnement de la caisse
- Règlement des factures
- Avance de fonds à un fournisseur
- Avance de fonds aux ONG, associations
- Justification des fonds
 Salaires
- Centralisation des salaires
- Règlement des salaires
 Stocks
- Entrées en stocks
- Consommation des stocks
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque Folio : 1/1
4.2.2. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL BANQUE
JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES
Compte spécial Banque Avis de crédit bancaire attestant

la mise à disposition des fonds
DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT
52110 Compte banque Montant
10210/10220 Fonds de dotation Montant
58801 Fonds à justifier Actif Montant
58800 Fonds à justifier Passif Montant
COMMENTAIRES
Le 1er virement fait par le partenaire en développement en faveur du SP/CNLS-IST sera

comptabilisé en 10210, les virements ultérieurs le seront en 10220.
L’utilisation des comptes 588 va permettre un bon suivi des montants restant à justifier aux
partenaires en développement
216 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) Folio : 1/1
4.2.3. ENVOI DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD)
DPD Lettre de DPD

Liasse Complète Facture Fournisseur
4714X Compte DPD à recevoir Montant
1028XX DPD à payer Montant
COMMENTAIRES
L’envoi de la DPD aux partenaires en développement pour paiement au fournisseur est constaté
en comptabilité.
217 / 302
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre 2012
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Paiement de la DPD Folio : 1/1
4.2.4. PAIEMENT DE LA DPD
DPD Avis de paiement de la DPD
40XXXX Fournisseurs Montant
1O23X Autres dotations reçues Montant
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
1028XX DPD à payer Montant
4714X Compte DPD à recevoir Montant
COMMENTAIRES
Sur la base de la copie de l’avis de règlement que le partenaire en développement transmet

au SP/CNLS-IST, l’apurement de la dette fournisseur, la ressource correspondante et
l’annulation de la DPD concernée sont constatés en comptabilité.
218 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : Achat de fournitures ou services Folio : 1/1
4.2.5. ACHAT DE FOURNITURES OU SERVICES
Achats (à crédit) Factures fournisseurs

Trésorerie (comptant) BC
BL
Pièces de règlement
6XXXXX X charges à préciser Montant Fact
40XXXX Fournisseurs Montant Fact
40XXXX Fournisseurs Montant Fact
52110 Banque Montant Fact

ou 57100 Caisse
COMMENTAIRES
Il s’agit ici des achats et services consommés
XXXX est déterminé par le Plan comptable
219 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS- PROCEDURES COMPTABLES CPT 11
IST CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES 2012
PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse Folio : 1/1
4.2.6. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE
Banque Chèque d’approvisionnement

Caisse Bon d’entrée en caisse
58500 virement de fonds Montant
52110 Banque
…………………………………………………………………………………………………
571000 Caisse Montant
58500 Virement de fonds
COMMENTAIRES
L’écriture en gras est passée dès que les fonds sont disponibles au niveau de la caisse.
220 / 302
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre 2012
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Règlement des factures Folio : 1/1
4.2.6. REGLEMENT DES FACTURES
Banque Factures (BC + BL)

Caisse Pièces de règlement
40XXXX Fournisseur Montant Fact
52110 Banque Montant Fact

ou 57100 Caisse
COMMENTAIRES
221 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
IST
PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU
Folio : 1/1
association
4.2.8. AVANCE DES FONDS A UN FOURNISSEUR OU ONG OU ASSOCIATION
ONG Facture / Demande d’avance de fonds

Banque
409XXX Fournisseurs, avance Montant
401XXX Fournisseurs Montant
…………………………………………………………………………………………………
Pièce de paiement
401XXX Fournisseurs Montant
52110 Banque Montant
COMMENTAIRES
La 1ère écriture est passée à la réception de la demande d’avance, la 2ème lors du paiement.
222 / 302
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PROCEDURE : Justification AU partenaire en
Folio : 1/1
développement des fonds reçus
4.2.9. JUSTIFICATION AU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT DES FONDS REÇUS
OD Etat de justification des fonds reçus
58800 Fonds à justifier Passif Montant
58801 Fonds à justifier Actif Montant
COMMENTAIRES
Le montant à enregistrer correspond au montant des pièces justificatives envoyées en

justification au partenaire en développement. Le solde des comptes 58800 et 58801 donne à
tout moment le montant total non encore justifié.
223 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
Cycle : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice Folio : 1/1
4.2.10 IMMOBILISATION DES CHARGES DE L’EXERCICE
OD Récapitulatif des comptes de charges
20XXXX Immobilisation charges Charges EXO
781XXX Transfert Charges exploitation
COMMENTAIRES
Cette écriture permet d’aboutir à un résultat nul et facilite l’élaboration du Tableau

Ressources Emplois adapté aux besoins du Projet
224 / 302
225 / 302
Octobre 2012
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE
Folio : 1/1
REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)
ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)
JOURNAL
Demande Remboursement de fonds
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures et autres pièces justificatives
N° Compte N° Compte Libellés des comptes Montant Montant

Débit Crédit Libellés de l’écriture Débit Crédit
458XXX DRF à établir Montant
1417XX Organis. intern. Subventions Montant

d’équipement à établir
718XX Subvention d’exploitation à Montant

établir
COMMENTAIRES
Il s’agit des dépenses non encore demandées en remboursement à chaque arrêté des
comptes et déjà enregistrées en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera
établie et engagée, on contrepassera l’écriture et on comptabilisera l’écriture de l’envoi de
la demande
226 / 302
Octobre 2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE
Folio : 1/2
ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)
JOURNAL
Factures et autres pièces justificatives
Annulation de l’écriture d’établissement de la DRF

1417XX Organis. intern. Subventions Montant

718XX Subvention d’exploitation à Montant
établir
458XXX DRF à établir Montant
COMMENTAIRES
227 / 302
Octobre 2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE
Folio : 2/2
ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)
JOURNAL
Copie Etats Récapitulatifs DRF

Copie lettre d’envoi
N° Compte N° Libellés des comptes Montant Montant

Débit Compte Libellés de l’écriture Débit Crédit
Crédit
458XXX Organis. intern. DRF à recevoir Montant
1417XX Organis. intern. Subventions

d’équipement Montant
718XX Subvention d’exploitation

Montant
COMMENTAIRES
Cette écriture est passée lorsque la demande est engagée
228 / 302
Octobre 2012
PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE
Folio : 1/1
REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF
RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF
JOURNAL
Compte spécial Banque
Avis de crédit bancaire attestant la Réception des fonds

Lorsque la subvention est

effectivement encaissée
52XXXX Compte banque Montant
458XXX Organis. intern. DRF à recevoir Montant
En cas de remboursement
partiel
(montant du rejet)
1417XX Montant
Organis. intern. Subventions
d’équipement
718XX Montant
Subvention d’exploitation
458XXX Montant
Organis. intern. DRF à recevoir
COMMENTAIRES
229 / 302
Octobre 2012
PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) /
Folio : 1/1
ACQUISITION OU ENGAGEMENT
LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT
JOURNAL
Achats
Factures fournisseurs et autres pièces justificatives

2XX/6XX Immobilisations ou Montant TTC

Charges
481XX/4011XX Fournisseurs Montant HT
COMMENTAIRES
Acquisition des immobilisations ou engagement des dépenses qui seront payés directement
par le bailleur, le plus souvent par virement bancaire sur la base de la demande de paiement
direct.
230 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD Folio : 1/1
ETABLISSEMENT DE LA DPD
JOURNAL
DPD
liasse facture fournisseurs

458XX Organis. intern. DPD à établir Montant
14XX Organis. intern. Subvention Montant


d’exploitation à établir
COMMENTAIRES
Il s’agit des dépenses non encore demandées en remboursement à chaque arrêté des
comptes et déjà enregistrées en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera
établie et engagée, on contrepassera l’écriture et on comptabilisera l’écriture de l’envoi de
la demande.
231 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DPD Folio : 2/2
JOURNAL
DPD
Copie liasse facture fournisseur
Formulaire DPD
Annulation de l’écriture d’établissement de la DPD


d’exploitation à établir
458XX Organis. intern. DPD à établir Montant
Envoi de la DPD

458XX Organis. intern. DPD à Montant

recevoir
14XX Montant
Organis. intern. Subvention
d’équipement
71XX Montant
Organis. intern. Subvention
d’exploitation
COMMENTAIRES
Il s’agit de transférer les acquisitions et les dépenses en subvention d’exploitation ou
d’investissement
232 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD Folio : 1/1
PAIEMENT DE LA DPD
JOURNAL
Paiement Direct
Avis de paiement de la DPD

40XXXX Fournisseurs Montant
458XX Organis. intern. DPD à Montant

recevoir
COMMENTAIRES
Sur la base de la copie de l’avis de règlement que le partenaire en développement transmet
au SP/CNLS-IST, le compte fournisseur doit être soldé.
233 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE Folio : 1/1
ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE
JOURNAL
OD
Copie Dossier de demande

449XXXX Etat, subventions à recevoir Montant
1411XXX Etat, subventions à recevoir Montant
COMMENTAIRES
234 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT Folio : 1/1
RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT
JOURNAL
Compte Banque Etat
Avis de crédit bancaire attestant la réception des fonds

52XXXX Compte banque Montant
449XXX Etat, subventions à recevoir Montant
COMMENTAIRES
235 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE Folio : 1/1
ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE
JOURNAL
Achat (à crédit)
Trésorerie (comptant)
Factures fournisseurs
BC
BL

213XXX X Logiciels Montant
23/24XXXX préciser l’immobilisation Montant
481XXX Fournisseur Montant

d’équipement
481XXX Fournisseur d’équipement Montant
Banque
52XXXX Montant
ou Caisse
57XXXX Montant
COMMENTAIRES
236 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
IST
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE
Folio : 1/1
REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE
REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE
JOURNAL
banque/caisse
Factures (BC + BL)

2510XX Avances et acomptes versés sur Montant

immobilisations incorporelles
Montant
2520XX Avances et acomptes versés sur
immobilisations corporelles
521YYX Banque
ou
57YYYX Caisse
(Avance ou acompte sur commande n° ……………….)
COMMENTAIRES
237 / 302
PROCEDURES COMPTABLES CPT27
Octobre 2012
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE
Comptabilisation de la facture définitive : Solde des Folio : 1/1

comptes d’avance/ d’acompte
COMPTABILISATION DE LA FACTURE DEFINITIVE : Solde des comptes d’avance/d’acompte
JOURNAL
Achats
Factures (BC + BL)

21YYXX Immobilisations incorporelles Montant
24YYXX Matériel Montant
2510XX Avances /acomptes versés / Montant

immo incorporelles
2520XX Avances /acomptes versés / Montant

immo corporelles
521YYX Banque Montant

ou
57YYYX Caisse
Montant
COMMENTAIRES
238 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES Folio : 1/1
IMMOBILISATIONS FINANCIERES
JOURNAL
banque/caisse
Factures (BC + BL)
N° Compte N° Compte Crédit Libellés des comptes Montant Montant

Débit Libellés de l’écriture Débit Crédit
2751XX dépôts pour loyers Montant
2752XX dépôts pour l’électricité Montant
2753XX dépôts pour l’eau Montant
2755XX dépôts pour le téléphone, le Montant

télex et télécopie
2756XX dépôts sur marchés publics Montant
2757XX dépôts sur autres opérations Montant
2758XX autres dépôts et Montant

cautionnements
47XXX Débiteurs divers
47XXX Débiteurs divers
52YYX/ 57YYX Montant

Banque / Caisse
COMMENTAIRES
Dépôts et cautionnements versés
Lorsque la caution et l’avance sur consommation sont remboursables à la résiliation du
contrat, la partie remboursable du décompte des frais payables à la signature de la police
d’abonnement est indiquée. Les frais d’installation et le timbre fiscal sont enregistrés dans
239 / 302
les comptes de charges appropriées.

Octobre 2012
PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET
Folio : 1/1
JUSTIFICATION
AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION
JOURNAL
Banque/
ONG
Demande d’avance de fonds
Pièces justificatives (PJ) de dépenses

47XXXX Partenaire Montant
521XXX Banque Montant
218XXXX/6XXX Appuis à préciser Montant
Montant
47XXXX Partenaire
COMMENTAIRES
La 1ère écriture est passée lors de l’octroi de l’avance, les 2 dernières après contrôle et
acceptation des pièces justificatives envoyées par le Partenaire.
240 / 302
Octobre 2012
PROCEDURE : CENTRALISATION ET PAIEMENT DES
Folio : 1/2
SALAIRES
CENTRALISATION ET PAIEMENT DES SALAIRES
Constatation de la charge de personnel : journal des OD
Comptes à débiter : 661 Rémunérations directes versées au personnel national

. 6611XX Appointements, Salaires et Commissions
. 6612 XX Primes et gratifications
. 6613 XX Congés payés
. 6614 XX Indemnités de préavis, de licenciement
. 6615 XX Indemnités de maladie versées aux travailleurs
. 6616 XX Supplément familial
. 6617 XX Avantages en nature
. 6618 XX Autres rémunérations directes
Comptes à débiter 662 Rémunérations directes versées au personnel non national

6621XX Appointements, Salaires et Commissions
. 6622 XX Primes et gratifications
. 6623 XX Congés payés
. 6624 XX Indemnités de préavis, de licenciement
. 6625 XX Indemnités de maladie versées aux travailleurs
. 6626 XX Supplément familial
. 6627 XX Avantages en nature
. 6628 XX Autres rémunérations directes
Comptes à débiter 663 indemnités forfaitaires versées au personnel

. 6631XX indemnités de logement
. 6632 XX indemnités de représentation
. 6633 XX indemnités d’expatriation
. 6638 XX autres indemnités et avantages divers
Compte à créditer : 4281XX Dettes provisionnées pour charges à payer
Compte à créditer : 4220XX Rémunération due au personnel
COMMENTAIRES
241 / 302
N’utiliser que les comptes de charges appropriés

SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : CENTRALISATION DES SALAIRES Folio : 2/2
JOURNAL
OD
PIECE JUSTIFICATIVE
Etats de salaire
Bulletins de paie

66XXXXX Rémunération due au Montant

personnel
Montant
42XXXX Personnel, rem dues
422XXX Personnel, rem dues Montant

Cotisations
43XXXX Organismes sociaux Montant
66XXXXX Frais de Personnel Montant
43XXXX Organismes sociaux Montant
COMMENTAIRES
Les deux dernières écritures portent sur les montants des cotisations sociales
respectivement à la charge des salariés et à la charge de l’employeur
242 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES Folio : 1/1
REGLEMENT DES SALAIRES
JOURNAL
Banque
Etat des salaires
Etat des cotisations

422XXX Personnel, rem dues Montant

Salaires
521XXXX Montant
Banque
43XXXX
nets Organismes sociaux Montant
Cotisations
521XXXX Montant
Banque
COMMENTAIRES
243 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock Folio : 1/1
STOCKS/ Entrées en stock
JOURNAL
OD
Factures fournisseurs
BL
Bon d’entrée en stocks
N° Compte N° Compte Libellés des Montant Montant

Débit Crédit comptes Débit Crédit
Libellés de
l’écriture
33XXXX Stocks Montant
603300 Variation de stocks Montant
COMMENTAIRES
La comptabilisation des entrées est faite sur la base des BL et des bons d’entrée en magasin.
244 / 302
SP/CNLS-IST
Octobre 2012
PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock Folio : 1/1
STOCKS/Consommation de stock
JOURNAL
OD
Bons de sortie valorisés des stocks
Etat d’émargement pour les coupons carburant
N° Compte N° Compte Libellés des Montant Montant

Débit Crédit comptes Débit Crédit
Libellés de
l’écriture
603300 Variation de stocks Montant
33XXXX Stocks Montant
COMMENTAIRES
La comptabilisation des entrées est faite sur la base des BL et des bons d’entrée en magasin.
245 / 302
Section 3. Planification des travaux comptables
Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 34

COMPTABLES
Cycle : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 1/5
4.3.1 TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS
4.3.1.1. TRAVAUX QUOTIDIENS
1. Trésorerie : Caisse
 tenue du brouillard de Caisse ;

 contrôle des pièces de caisse et du brouillard de caisse ;
 imputation des pièces de caisse ;
 saisie des pièces de caisse.
2. Trésorerie : Compte spécial Banque
 Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virements, bordereaux de

versements, avis de débit et crédit et remises de chèques) ;
 Contrôle des imputations ;
 Saisie des transactions bancaires.
3. Achats
 Imputation des factures ;

 Contrôle des imputations ;
 Saisie des factures.
4. Stocks
 Comptabilisation des entrées en stocks

 Mise à jour des fiches de stocks.
4.3.1.2. TRAVAUX MENSUELS
1. Trésorerie : Caisse
 inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable ;

 édition du journal de caisse et rapprochement avec la comptabilité générale ;
 contrôle de la saisie ;
 classement des pièces de caisse ;
 vérification du classement des pièces justificatives.
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COMPTABLES
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
2. Trésorerie : Compte Spécial Banque
 Collecte des relevés bancaires ;

 Comptabilisation des frais bancaires ;
 Saisie des frais bancaires ;
 Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale ;
 Contrôle des saisies du mois ;
 Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ;
 Vérification de la cohérence du solde du compte
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ;
 Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la
comptabilité générale ;
 Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires,
avis de crédit et de débit, ordres de virement) ;
 Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en
attente, chèques ou documents réceptionnés mais non transmis …).
3. Achats
 Edition du journal d’achats ;

 Contrôle de la saisie ;
 Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ;
 Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation
 Classement des pièces justificatives ;
 Vérification du classement des pièces justificatives ;
 Rapprochement des documents informatiques pour cohérence.
4. Financement des partenaires en développement
 Etablissement de l’état des fonds mis à disposition

 Edition des comptes Fonds de dotation et rapprochement avec l’état des fonds
mis à disposition;
 Etablissement de la situation des fonds non encore justifiés
 Edition des comptes des fonds à justifier (588XXX) et rapprochement avec la
situation des fonds non encore justifiés;
 Etablissement de la situation des dépenses non réglées et rapprochement avec les
comptes de dettes
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.
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COMPTABLES
5. Paie
 Préparation des éléments de paie ;

 Préparation des chèques et virements ;
 Préparation de l’Etat mensuel de la paie ;
 Centralisation de la paie ;
 Saisie des écritures comptables de centralisation de la paie ;
6. Immobilisations
 Mise à jour des acquisitions d’immobilisations ;

 Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du
mois et rapprochement avec les pièces justificatives.
7. Stocks
 Comptabilisation des entrées de stocks

 Comptabilisation des sorties en stocks
 Mise à jour des fiches de stocks.
8. Edition des Etats mensuels de synthèse comptable
 Edition du grand-livre général et de la balance générale ;

 Edition des états de suivi analytique ;
 Edition des états de suivi budgétaire ;
 Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des
écarts.
 Elaboration Tableau Ressources Emplois
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COMPTABLES
4.3.1.3. TRAVAUX ANNUELS

1. Trésorerie
 Inventaire physique de la caisse;

 Contrôle de la séparation des périodes comptables pour l’enregistrement des
dépenses de l’exercice
2. Paie
 Etablissement du récapitulatif annuel des salaires par employé.

3. Immobilisations
 Inventaire physique des immobilisations;

 Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives
et la comptabilité générale ;
4. Stocks
 Inventaire physique des stocks;

 Mis à jour des fiches de stocks
 Ecritures de régularisation
5. Travaux de synthèse annuelle
 Edition du grand-livre général et de la balance générale ;

 Edition des états de suivi analytique ;
 Edition des états de suivi budgétaire ;
 Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.
 Etat synthétique des charges de la période
 Etablissement du Tableau Emplois / Ressources
La préparation des états de synthèse de fin d’exercice et la réalisation des travaux annuels
précités passent par les phases suivantes :
 Etablissement de la Balance avant inventaire

 Conduite de l’inventaire extracomptable
 Réalisation de l’inventaire comptable
 Etablissement de la Balance après inventaire
 Préparation des Etats de synthèse, notamment le Tableau Ressources Emplois
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COMPTABLES
6. Préparation de l’audit des comptes
 Rédiger les TDR de l’audit des comptes et lancer le processus de sélection d’un
cabinet. Les Termes de Référence (TDR) des missions d’audit externe sont élaborés
sur la base des modèles des partenaires en développement.
 Assurer la consistance, la disponibilité et le bon ordre (classement) de la

documentation nécessaire pour la justification correcte des écritures comptables
conformément au manuel de procédures.
7. Mise en place d’un plan d’actions de suivi des recommandations des audits
Après chaque audit, élaborer un plan d’actions pour le suivi des recommandations structuré
comme suit :
 énoncé du constat établi par l’auditeur et du risque de gestion y relatif

 formulation de la recommandation détaillée
 identification des actions séquentielles nécessaires à mettre en œuvre pour
corriger la situation de distorsion ou de dysfonctionnement
 fixation de la date butoir de réalisation de l’action
 désignation du /des responsable (s) chargé (s) de la mise en œuvre des actions
 désignation du responsable chargé de la supervision et du contrôle de la
réalisation
 indication de l’extrant vérifiable et/ou de la source de vérification de l’exécution
de l’action
 indication des reporting nécessaires pour le suivi du plan d’actions
 Entre deux audits, vérifier que toutes les distorsions relevées lors du dernier audit
sont régularisées et documentées en se référant au plan d’actions de suivi des
recommandations.
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Section 4. Analyse et auto - contrôle des comptes
Quelques contrôles usuels CPT 35
 Principes de base
 Contrôle des pièces justificatives
 Travaux de justification des soldes des comptes
 Quelques contrôles usuels
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COMPTABLES
Cycle : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 1/3
4.4. 1 QUELQUES CONTROLES USUELS
4.4.1.1. Principes de base
L’organisation administrative, financière et comptable et le système d’information de gestion sur

lequel elle s’appuie doivent assurer de façon permanente :
 l’enregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des imputations comptables

générales, analytiques et budgétaires
 le traitement à temps des données
 la justification régulière des soldes des comptes
 la mise à disposition des acteurs concernés des informations de gestion requises dans les
délais impartis tout en garantissant les exigences de régularité et de sincérité devant
marquer l’authenticité des écritures comptables pour que la comptabilité puisse servir :
 d’outil de mesure
 d’instrument de preuve probante
 de sources d’informations fiables et consistantes
4.4.1.2. Contrôle des pièces justificatives
Les écritures doivent être justifiées par des pièces datées, conservées et classées.
4.4.1.3 Achat de matières et fournitures
L’agent comptable doit, avant toute imputation, vérifier la cohérence des factures reçues des
fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (Bon de commande) et de la livraison
(bon de livraison et/ou réception). Il doit en particulier s’assurer :
 de l’exactitude du montant de la facture (contrôle arithmétique)

 de la concordance entre le montant de la facture et celui du bon de commande
 de la concordance entre la quantité livrée et la quantité facturée.
4.4.1.4. Achat de services ou travaux
L’agent comptable doit s’assurer, avant toute imputation, que :
 la facture correspond aux services ou travaux demandés

 le montant de la facture correspond aux éléments figurant sur le bon de commande
 la mention « service fait ou travaux exécutés » est portée sur la facture.
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COMPTABLES
CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012
4.4.1.4. Pièces de décaissement
L’agent comptable procède aux contrôles ci-après :
 vérification des numéros séquentiels des supports utilisés (n° de chèque, pièce de caisse
ou de banque)
 vérification des visas autorisés
 vérification de l’existence des pièces justifiant la dépense (contrats, factures, état de
paiement, etc.)
 vérification de la concordance entre le montant à payer et le montant indiqué sur
l’instrument de paiement (chèques, bordereaux de remise chèques, pièce de caisse, etc.)
4.4.1.5. Pièces d’encaissement
L’agent comptable procède aux contrôles ci-après :
 vérification des numéros séquentiels des supports de caisse (n° pièce de caisse)
 vérification de l’existence des pièces justifiant la recette (état d’encaissement, reçu de
versement à la caisse, ou toute autre pièce justifiant la recette)
 vérification de la concordance entre le montant encaissé et le montant inscrit sur la pièce
de base (état d’encaissement, reçu d’entrée de caisse, etc.)
4.4.1.6. Travaux de justification des soldes des comptes
Les travaux d’analyse et de justification des comptes sont essentiels. Ils sont effectués
mensuellement et permettent :
 d’assurer la maîtrise des comptes du SP/CNLS-IST et la production d’états fiables

 la détection rapide des erreurs ou fraudes commises
 d’établir dans des délais raisonnables les états financiers de fin d’année
Les différentes étapes de la justification des soldes des comptes par l’agent comptable peuvent
être résumées comme suit :
 Etape 1 : Analyse et justification des soldes des comptes à une date donnée
Il s’agit de s’assurer que :
 les mouvements qui ont affecté un compte sont justifiés par des pièces
comptables fiables
 le solde du compte n’est pas anormal. Exemple : règlement d’un fournisseur dont
la facture n’a pas été enregistrée auparavant, le solde débiteur qui en résulte est
anormal
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COMPTABLES
CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012
 Etape 2 : Rapprochement du solde justifié avec des données extra-comptables
 Etape 3 : Demande de confirmation de soldes auprès de tiers (fournisseurs, banque,

personnel). Cette étape est indispensable en cas de discordances importantes.
4.4.1.7 Quelques contrôles usuels
 Contrôle de concordance entre les comptes fonds de dotation et la situation des fonds
reçus
 Contrôle de cohérence entre les comptes d’immobilisations et le fichier des

immobilisations : contrôle de concordance et justification des écarts éventuels
 Lettrage des tiers et fournisseurs : vérifier que toutes les opérations (factures et
règlements) enregistrées sur les tiers pendant le mois ont été bien lettrées
 S’assurer que toutes les factures reçues et traitées ont été bien enregistrées en
comptabilité : ce contrôle peut être effectué en rapprochant le journal des achats du
cahier ou registre des factures arrivées
 Le compte « 422 Personnel, rémunérations dues » doit avoir théoriquement un solde nul :
contrôle et justification des écarts éventuels
 Compte banque : contrôle des mouvements et des transactions bancaires et

établissement des états mensuels de rapprochement bancaire ; exactitude arithmétique,
contrôle, justification et documentation des éléments en rapprochement : délai extrême
d’établissement : le 5 du mois suivant le mois concerné
 Le solde du compte de virement interne de fonds entre la banque et la caisse doit être
nul.
 Les deux comptes 585XXX Fonds à justifier doivent avoir le même solde mais de sens
contraire (opposé).
 Pour les comptes de charges périodiques, vérifier que tous les mois ou périodes sont pris
en compte : salaires, eau, électricité, téléphone, frais de tenue de compte bancaire, etc.
 S’assurer que les frais d’assurance comptabilisés en charge concernent uniquement

l’année en cours et que toute l’année a été considéré.
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PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET DE SUPERVISION
Section 1 : Procédures de contrôle interne
Auto – contrôle SP/CNLS-IST et contrôle des partenaires en RCS 01
développement
Section 2 : Procédure de contrôle externe
Audit et Supervision RCS 02
Section 1. Procédures de contrôle interne
Auto – contrôle SP/CNLS-IST et contrôle des partenaires en RCS 01

développement
 Auto - contrôle du SP/CNLS-IST
 Contrôle par les partenaires en développement
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COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01
SP/CNLS-IST
Cycle : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU
Folio : 1/2
PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT
5.1.1. AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST & CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT
5.1.1.1. OBJET
Assurer d’une part la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information et

d’autre part l’amélioration des performances.
La procédure s’applique de façon continue à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre
des ressources du SP/CNLS-IST.
 Le contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST est de trois types :
 Le contrôle effectué quotidiennement par le personnel du SP/CNLS-IST dans

l’exécution de leurs tâches
 Le contrôle effectué par l’Auditeur Interne
 Le contrôle effectué périodiquement par la Cellule Suivi - Evaluation de chaque

programme
 Le personnel du SP/CNLS-IST
 Le coordonnateur national
 L’Auditeur Interne
 Le Responsable Administratif et Financier
 L’agent comptable
 Partenaires en développement
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COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01
SP/CNLS-IST
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU
Folio : 2/2
PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT
Contrôle au niveau du SP/CNLS-IST

Le personnel
du SP/CNLS-  Le personnel du SP/CNLS-IST effectue les opérations conformément aux
IST procédures définies dans ce Manuel.
Le  Le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et Financier

coordonnateur sont chargés de la vérification de l’application du manuel de procédures
national/ Le administratives, financières et comptables.
Chef du
Service  Le Coordonnateur National et le Responsable Administratif et Financier
Administratif feront également des visites de terrain pour constater les réalisations
et Financier faites par les fournisseurs ou autres prestataires partenaires financés par
le SP/CNLS-IST. Ces visites feront également l’objet de rapport.
Contrôle par les partenaires en développement et la Cellule Suivi – Evaluation
 Les partenaires en développement et la CSE examinent les rapports

périodiques d’activités transmis par le SP/CNLS-IST et font les observations
éventuelles. C’est un premier niveau de contrôle.
 Les partenaires en développement et la CSE ne se contenteront cependant

pas seulement des rapports. Ils devront établir un Planning de visites de
terrain pour examiner sur place les activités réalisées et les conditions de
leur réalisation. Le SP/CNLS-IST sera visité au moins une fois par an par
l’un et l’autre. Chaque visite de terrain sera sanctionnée par un rapport.
260 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 1/8
5.1.2. CONTROLE FINANCIER INTERNE
5.1.2.1. OBJET
Les procédures de contrôles internes visent à s’assurer :
 que l’exécution des opérations (activités) sont ordonnées, éthiques, économiques,

efficientes et efficaces dans le cadre de la coordination du SP/CNLS-IST au niveau
régional et au niveau préfectoral ;
 du respect de l’obligation de rendre compte à tous les niveaux et de façon fiable. Le

respect de ce principe à tous les niveaux passe par le développement, le maintien et la
mise à disposition d’informations financières et non financières, fiables et pertinentes
et aux moyens d’une publication correcte de ces informations dans les rapports
établis en temps opportun à l’intention de l’ensemble des parties prenantes, tant en
interne qu’en externe ;
 la conformité aux dispositions contenues dans les documents de base du SP/CNLS-IST

de toutes les opérations (activités) initiées et conduites par les ONG, Associations, le
SP/CNLS ;
 la protection des ressources à tous les niveaux contre les pertes, les mauvais usages
et les dommages dus au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la
fraude et aux irrégularités ;
 la mise en place d’un système efficace de détection des risques et de proposition des
mesures correctives.
La procédure s’applique de façon continue à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre
L’auditeur interne examine et contribue à l’efficacité continue du système de contrôle interne à

travers leurs évaluations et recommandations. De ce fait l’auditeur interne joue un rôle central
dans la fiabilité du système de contrôle interne prévu dans les différents manuels.
261 / 302
COMPTABLES

Le dispositif de contrôle interne englobe toutes les procédures visant à détecter et à prévenir les
risques pouvant découler de la mise en œuvre des activités du SP/CNLS-IST. Les procédures ci-
après prévues font parties intégrantes du dispositif de contrôle interne :
 les procédures d’autorisation et d’approbation ;
 la séparation des fonctions ;
 les contrôles portant sur l’accès aux ressources et aux documents ;
 les vérifications préalables et à postériori ;
 les analyses de performance opérationnelle ;
 les analyses de processus d’exécution et la supervision.
Cette partie du manuel vient donc compléter le dispositif de contrôle interne existant dans les
autres parties du présent manuel. Elle n’aborde que les procédures mise en œuvre par l’auditeur
interne.
La procédure comprend :
 la préparation des missions d’audits internes ;

 l’exécution des missions d’audits internes ;
 la préparation du rapport, sa diffusion et son suivi.
 L’Auditeur Interne
262 / 302
COMPTABLES
1. Préparation du contrôle interne
L’Auditeur 1.1 Planification d’une mission d’audit interne

Interne
Prépare un programme annuel qui servira de base à la préparation de la
planification trimestrielle des missions. Le programme annuel sera adopté dans le
cadre de la planification consolidée des activités du SP/CNLS-IST.
La planification d’une mission trimestrielle d’audit interne implique l’établissement

d’un plan de mission décrivant la stratégie générale d’audit adaptée pour la
mission et de développement d’un programme de travail dans le but de réduire le
risque d’audit à un niveau acceptable. Dans le cadre de la planification de sa
mission, l’auditeur interne, prendra en compte le calendrier de certaines phases et
les procédures d’audit qui nécessitent d’être réalisées et complétées avant la mise
en œuvre d’autres procédures d’audit. L’auditeur interne doit planifier : (i) les
procédures analytiques à mettre en œuvre en tant que procédures d’évaluation
des risques ; (ii) la prise de connaissance générale du cadre légal d’exécution des
activités du SP/CNLS-IST ou des modifications intervenues dans le cadre légal
auquel est soumis les structures à auditer et la façon dont cette dernière s’y
conforme ; (iii) la détermination du caractère significatif ; (iv) les procédures
d’évaluation des risques avant d’identifier et évaluer le risque d’anomalies
significatives ; (v) etc…
L’objectif visé dans la phase de planification est de permettre à l’auditeur interne
de s’assurer qu’il a pris en considération tous les événements ou circonstances qui
peuvent affecter négativement la possibilité de planifier et de réaliser la mission
trimestrielle en ayant réduit le risque d’audit à un niveau faible acceptable.
Le processus de planification est sanctionné par un plan de mission et le
programme de travail. Les deux documents doivent être mis à jours et modifiés
autant de fois qu’il est nécessaire durant le déroulement de l’audit.
1.2 Définition des échantillons
La présente partie a pour objet de définir les procédures et de préciser leurs

modalités d’application concernant les sujets à prendre en compte lors de la
définition des échantillons ou autres méthodes de sélections d’éléments à des fins
de tests en vue de recueillir des éléments probants pouvant lui permettre de
fonder son opinion de façon fiable.
263 / 302
COMPTABLES
L’Auditeur Dans le cadre de la préparation de la mission d’audit, l’auditeur interne doit identifier
Interne les méthodes appropriées pour la sélection des éléments à des fins de tests pour
recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour répondre aux objectifs
des procédures d’audit interne. Les méthodes retenues et les justificatifs des choix
opérés seraient consignés dans le dossier de travail de l’auditeur interne.
Les trois méthodes disponibles et qui seront appliquées de façon judicieuse et
optimum sont les suivantes :
 la sélection de tous les éléments (examen exhaustif) ;
 la sélection des éléments spécifiques ;
 la sélection par sondage.
Le choix de la méthode dépend des circonstances et l’utilisation de l’une ou
l’association de plusieurs méthodes peuvent être appropriées. Le choix d’une ou de
plusieurs méthodes repose sur le risque d’anomalies significatives au niveau de
l’assertion faisant l’objet du contrôle ainsi que de l’objectif d’efficience de l’audit.
1.3 Le dossier de travail
L’objet de la présente partie est de définir des procédures et des principes
fondamentaux et de préciser leurs modalités d’application relative à la documentation
(dossier de travail) des travaux d’audit interne.
La préparation et la tenue à jour des dossiers de travail est une obligation de l’auditeur
interne. Les dossiers de travail visent à :
 faciliter la planification et la réalisation de la mission d’audit interne ;
 permettre la supervision de la qualité de l’audit interne par l’auditeur externe

et toute autre mission de contrôle externe ;
 consigner les éléments probants résultant des travaux effectués pour fonder
les constats et les recommandations de l’auditeur interne.
Le dossier de travail de l’auditeur interne doit comporter :

 les informations recueillies lors de la prise de connaissance
 Les extraits des documents juridiques importants (accord de don, accord

de projet, convention de rétrocession, arrêtés et décret, statut et
règlement intérieur des ONGs, Associations etc.. ;
 Les différents manuels et notes de services ; etc
264 / 302
COMPTABLES
L’Auditeur  les informations sur le processus de planification, y compris les

Interne programmes de travail et les modifications dont ils ont fait l’objet ;
 les informations faisant apparaitre que l’auditeur interne a pris en
compte les travaux de l’audit externe ; les analyses des différentes
transactions financières sur les comptes bancaires du SP/CNLS-IST ;
 les informations sur l’évaluation du risque d’anomalies significatives
dans les informations financières produites périodiquement à tous les
niveaux ;
 les feuilles de travail consignant la nature, le calendrier et l’étendue des
procédures d’audit effectuées en réponse aux risques identifiés au
niveau des assertions et leurs résultats ;
 les plans de mise en œuvre des recommandations à tous les niveaux ;
 les preuves de la mise en œuvre des recommandations des contrôles
antérieurs ;
 les correspondances et lettres de missions ;
 Etc…
L’auditeur interne classera le dossier de travail en deux parties : (i) les dossiers
permanents qui doivent être mis à jour par les nouvelles informations importantes
présentant un intérêt permanant ; (ii) les dossiers de travail courants qui doivent
contenir les informations concernant chaque mission trimestrielle.
L’auditeur interne doit adopter des procédures appropriées garantissant la
confidentialité et la sécurité des dossiers de travail.
1.4. La lettre de mission
Avant toute mission, l’auditeur interne doit élaborer, une lettre de mission au
moins cinq (5) jours ouvrables avant la date effective de démarrage de la mission.
La lettre de mission approuvée doit être envoyée aux personnes à auditer au

moins 72h avant la date de démarrage de la mission. A la réception de la lettre de
mission, les personnes à auditer doivent accuser réception de la lettre de mission.
L’auditeur interne ne doit accepter les modifications des termes d’une mission en
l’absence de justification valable. Son avis sur la demande de modification devra
figurer clairement dans son rapport.
265 / 302
COMPTABLES
2. Exécution des missions de contrôle interne
L’Auditeur Chaque trimestre, l’auditeur interne exécutera une mission d’audit au niveau du
Interne SP/CNLS-IST, des CRLS, des CPLS et d’un échantillon représentatif et varié de
d’ONG et Associations.
Sans être limitatif, son audit trimestriel portera entre autres sur les aspects ci-
après :
2.1 L’évaluation de la mise en œuvre des recommandations
L’auditeur interne devra à ce niveau, sur la base du plan de mise en œuvre des
recommandations convenues lors des missions précédentes, faire une revue du
niveau d’application des recommandations. Cette évaluation peut donner lieu à :
(a) la reconduite du constat initial ; (b) la modification du constat initial ; (c)
l’annulation du constat initial.
2.2 L’évaluation et l’application effective des manuels
L’auditeur interne devra à ce niveau et par sondage, faire avec les audités une
revue des procédures clés appliquées dans la mise en œuvre des activités. Une
comparaison sera faite entre les procédures appliquées et les procédures prévues
dans les manuels en vue de dégager les divergences et de faire les
recommandations appropriées.
2.3 L’évaluation des risques
L’évaluation des risques est le processus qui consiste à identifier et à analyser les
risques pertinents susceptibles d’affecter la réalisation à tous les niveaux des
objectifs du SP/CNLS-IST, et à déterminer les réponses à y apporter.
L’évaluation des risques par l’auditeur interne impliquera, sans être limitatif, les
éléments suivants :
 Identification des risques :
 liés aux objectifs du SP/CNLS-IST (surtout les objectifs quantitatifs
contenus dans la planification annuelle) ;
 dus aux facteurs externes et internes ;
 analyse des risques
 par l’évaluation de l’impact possible du risque ;
 par l’évaluation de la probabilité de survenance du risque ;
 la mise au point des réponses à y apporter (recommandations).
266 / 302
COMPTABLES
2.4 Le contrôle des comptes bancaires
L’Auditeur Devra à ce niveau, sur base d’échantillon vérifier la qualité des contrôles effectués
Interne par les financiers sur les comptes bancaires dans le cadre de la mise en œuvre des
procédures d’encaissements et des procédures de décaissements.
Mettra un accent particulier sur l’appréciation des délais ci-après :

 le délai d’approvisionnement des Comptes,
 le délai de préparation des demandes de réapprovisionnement à soumettre
aux partenaires en développement,
 le délai de paiement des factures et surtout des demandes de fonds des ONG
et Associations.
2.5 Le contrôle de caisse
Devra par échantillon contrôler à postériori le fonctionnement de la caisse et la

qualité des contrôles de caisse exécutés.
2.6 Le contrôle a priori des informations financières
Ce contrôle portera sur les différents rapports produits.

 vérifier la production à bonne date des rapports ;
 la fiabilité des informations contenues dans les rapports.
2.7 Le contrôle de la passation des marchés
Sur base d’échantillon fera le contrôle à postériori de passation des marchés à tous
les niveaux.
Initiera, tous les contrôles qu’il juge nécessaires pour une bonne exécution de la
lutte contre le Sida.
Proposera les mesures correctives et s’assurera de la mise en application des
recommandations.
De façon spécifique, devra : (a) veiller au bon respect des passations des marchés ;
(b) s’assurer de la bonne composition des commissions prévues ; (c) s’assurer de la
fiabilité des différents répertoires des entreprises ; s’assurer du respect des
procédures des partenaires en développement en matière de publication.
267 / 302
COMPTABLES
3 La production, la diffusion et le suivi des rapports d’audit interne
L’Auditeur Devra présenter à l’issu de sa mission trimestrielle et au plus tard 45 jours après la
Interne fin du trimestre son rapport définitif. Le rapport définitif sera la version prenant en
compte (si l’auditeur l’approuve) ou restituant (si l’observation de l’audité ne
permet pas de lever le constat) les commentaires des audités sur le rapport
provisoire. Le rapport provisoire est envoyé à toutes les structures auditées pour
avis. Les observations écrites accompagnées des éléments de preuves doivent être
produites par les structures auditées dans un délai maximum de cinq (5) jours
ouvrables à compter de la réception du rapport provisoire. Les observations
éventuelles seront accompagnées du projet de plan de mise en œuvre des
recommandations. Ce projet de plan doit comporter : (a) les activités pertinentes
pour la mise en œuvre des recommandations ; (b) les indicateurs d’évaluation des
activités ; (c) le chronogramme détaillé de mise en œuvre ; (d) le responsable de
l’activité. Avant la production du rapport provisoire, l’auditeur a l’obligation de
faire la restitution des résultats de l’audit au niveau de chaque structure auditée et
de recueillir les observations qu’il analysera.
Le rapport définitif comportera deux parties : (a) le rapport d’audit interne du

SP/CNLS-IST et son plan de mise en œuvre des recommandations ; (b) le rapport
d’audit interne des ONG, Associations avec son plan de mise en œuvre des
recommandations. Chaque partie sera structurée de la façon suivante : (a)
l’appréciation globale de l’auditeur sur la gestion faite par la structure auditée ; (b)
la présentation générale du cadre d’exécution de la mission (contexte d’exécution
de la mission, les objectifs de la mission, l’étendue des travaux, l’échantillon
couvert, les faits importants ayant influencé l’exécution de la mission etc…) ; (c) les
résultats de mission ; (d) le plan de mise en œuvre des recommandations.
La partie concernant les résultats présentera : (a) les constats ; (b) les
recommandations ; (c) les observations éventuelles des audités si les dites
observations ne permettent pas d’annuler valablement les constats. Sur la base du
rapport définitif, un extrait des faiblesses importantes identifiées au niveau de
chaque structure auditée sera présenté.
La diffusion de la version définitive du rapport d’audit interne est de la

responsabilité du Coordonnateur National ou de son Adjoint. Le rapport définitif
est envoyé : (a) à tout le personnel du SP/CNLS-IST ; (b) aux Responsables
Régionaux pour diffusion au sein du personnel.
268 / 302
Section 1. Procédure de contrôle externe
Audit et Supervision RCS 02
 Planification des missions d’audit

 Planification des missions de supervision et de contrôle externe
269 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES DE CONTROLE ET SPERVISION RCS 03
Cycle : CONTROLE EXTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : AUDIT EXTERNE Folio : 1/2
5.2.1 AUDIT EXTERNE
5.2.1.1. OBJET
Assurer que l’atteinte des objectifs du SP/CNLS-IST est en bonne voie grâce à l’exécution des
activités conformément aux documents de financement.
5.2.1.2. APPLICATION
La procédure s’applique de façon périodique à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre
 Le SP/CNLS-IST est soumis aux contrôles et à la supervision du gouvernement et des

partenaires en développement. Il est également soumis à des audits annuels.
5.2.1.4. ETAPES
 Planification des missions d’audit externe

 Planification des missions de supervision
 L’Auditeur Interne
 Les partenaires en développement
270 / 302
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES DE CONTROLE ET SPERVISION RCS 03
CYCLE : CONTROLE EXTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Folio : 2/2
1. Planification des missions d’audit externe
 Pour procéder aux audits du SP/CNLS-IST, ce dernier recrute un mois avant

la fin de l’exercice à auditer un cabinet d’audit indépendant acceptable par
le partenaire en développement, suivant un mode de sélection conforme à
ses propres procédures de consultation.
 Le SP/CNLS-IST effectue une bonne préparation des missions de supervision

et d’audit dès qu’il en est informé. Toute la documentation requise doit être
préparée et disponible pour permettre une correcte conduite desdites
missions.
 Le rapport d’audit devra parvenir aux partenaires en développement au plus

tard trois (3) mois après la fin de l’exercice.
2. Planification des missions de supervision et de contrôle externe
 Le SP/CNLS-IST pourra recevoir de manière périodique des missions

d’assistance et de supervision du Gouvernement et des partenaires en
développement. Les objectifs des missions de supervision seront :
 de s’assurer du bon ancrage et de la stratégie d’implantation et

d’intervention,
 d’évaluer les résultats obtenus par activité et les comparer aux
prévisions,
 d’évaluer le niveau d’exécution du plan d’actions et du budget
 d’examiner la régularité et la conformité des pièces et documents
comptables ainsi que leur cohérence avec les rapports d’activités
271 / 302
ANNEXES
Annexe 1 : Organigrammes
Annexe 2 : Supports de gestion
272 / 302
ANNEXE 1 : ORGANIGRAMMES
i
ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT PERMANENT DU CNLS-IST
CNLS-IST
COORDONNATEUR NATIONAL
COORDONNATEUR NATIONAL ADJOINT

Secrétaire Particulière
SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE

Administratif et Financier Planification Suivi-Evaluation Ministères, Entreprises, Société Communication et
civile et Confessions religieuses Relations Publiques
Santé
Chef Service Chef Service
Chef Service Chef Service Chef Service
Agent Comptable Chargé de Assistant Gestionnaire de Informaticien Chargé Société Chargé des Chargé du
Programme Base de Civile et Confessions Ministères et des site Web
Suivi-Evaluation
données Religieuses Entreprises
Comptable Chargé des Secrétaire

Ressources Administratif
Humaines
Chef Parc Chargé de la gestion Coursier

Auto des stocks et du
matériel
Chauffeurs Standardiste ii
Liens dynamiques entre le SP/CNLS-IST et les autres parties prenantes à la réponse nationale
CNLS-IST
Organe Tripartite Commissions & Groupes de
travail
CCM
Comité Sectoriel Santé-VIH Equipe pays des Nations

Unies
NIVEAU SP/CNLS-IST
Plateforme de la Société
CENTRAL
civile
Equipe conjointe des
Nations Unies
Comités Ministériels de
Lutte contre le Sida
Département Département Planification Département mobilisation de Département Administration

Communication stratégique et S&E la réponse nationale et Finances
NIVEAU
REGIONAL ST/REGIONAL CRLS/IST
LEGENDE :
Relations hiérarchiques
Relations fonctionnelles et
NIVEAU de collaboration
ST/PREFECTORAL CPLS/IST
PREFECTOAL
iii
ANNEXE 2 : SUPPORTS DE GESTION
iv
SUPPORTS DE GESTION
 LIVRE DE CAISSE
 LIVRE DE BANQUE
 PIECE DE CAISSE – RECETTE
 PIECE DE CAISSE – DEPENSES
 ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE
 MODELE D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
 ORDRE DE PAIEMENT
 FICHE D’IMMOBILISATION
 REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
 FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS
 FICHE DE BORD DE VEHICULE
 ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES
 REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
 FICHE DE STOCK
 DEMANDE D’ACHAT
 BON DE TRAVAIL
 BON DE COMMANDE
 BORDERAU DE RECEPTION
 BON D’ENTREE EN STOCK
 BON DE SORTIE DE STOCK
 AUTORISATION D’APPROVISSIONNEMENT EN CARBURANT
 REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT
 ETAT DE SUIVI ET D’EXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT
 FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE
v
SP/CNLS-IST
LIVRE DE CAISSE
Mois / Exercice : Page n° : ………
Date N° PC Libellé Recette Dépense Solde
Solde Précédent
Totaux des
Mouvements
Nouveau Solde
vi
SP/CNLS-IST
LIVRE DE BANQUE
Mois /Exercice : Page n° : ………
Date N° PC Nature de Débit Crédit Solde

l’opération
Solde Précédent
Totaux des
Mouvements
Nouveau Solde
vii
SP/CNLS-IST
PIECE DE CAISSE – RECETTE N° ……………
Date : ...................................................................................................................................
Montant (en chiffres) :.........................................................................................................
Montant (en lettres) : ...........................................................................................................
Objet : ..................................................................................................................................
Remettant (cas échéant) : ....................................................................................................
Le Comptable L’Agent Comptable Le CSAF Le Remettant
viii
SP/CNLS-IST
PIECE DE CAISSE – DEPENSES N° ………..
Date : ...................................................................................................................................
Montant (en chiffres) :.........................................................................................................
Montant (en lettres) : ...........................................................................................................
Objet : ..................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Bénéficiaire : .......................................................................................................................
Imputation Budgétaire : .......................................................................................................
Le Bénéficiaire Le Comptable L’Agent Comptable Le CSAF
ix
SP/CNLS-IST
ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE
BANQUE : .........................................................................................................................
NUMERO DE COMPTE : .................................................................................................
NATURE DU COMPTE : ..................................................................................................
Date Numéro de Bénéficiaire Objet du Montant

Chèque paiement
x
SP/CNLS-IST
MODELE D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Date Débit Crédit Obs.

Solde sur relevé au …………….
ECRITURES NON PASSEES

PAR LE PROJET
-
-
-
-
-
-
-
-
-
ECRITURES NON PASSEES
PAR LA BANQUE
-
-
-
-
-
-
-
-
-
S/TOTAUX
Solde dans nos livres au …….
CO AC CSAF Coordonnateur National
xi
SP/CNLS-IST
MODELE BIS D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
RAPPROCHEMENT BANCAIRE AU ………
BANQUE :…………
DATE :
Compte du SP/CNLS-
Compte de la banque
IST
Libellés Débit Crédit Débit Crédit
Date Solde au……
Totaux Solde au
CO AC CSAF Le Coordonnateur National
xii
SP/CNLS-IST
ORDRE DE PAIEMENT N° ………….
Date : ............................................
Rubrique : ............................................
Catégorie de dépenses : .............................................
Ligne Budgétaire : ............................................
Crédit alloué : ...........................................
Imputation Comptable : ............................................
Source de financement : ……………………………………..
Nature de la Bénéficiaire Montant % Bailleur % Etat Taxes Modes de

dépense facture à règlement
payer
CO AC CSAF Coordonnateur National
Pièces jointes :
xiii
SP/CNLS-IST
FICHE D’IMMOBILISATION
Désignation de l’immobilisation : ......................................................
Nature de l’immobilisation : ......................................................
Famille : ......................................................
Code d’identification : ......................................................
Affectation : ......................................................
Date d’entrée : ......................................................
Valeur d’acquisition : ......................................................
Source de financement : ......................................................
Date de sortie : ......................................................
Un modèle devra être généré par le système de gestion informatique du Projet.
xiv
SP/CNLS-IST
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
N° DESIGNATION DATE VALEUR OBSERVATIONS

IMMATRICULATION IMMOBILISATION D’ACHAT/ (ACTIVITE OU
RECEPTION FONCTIONNEMENT)
xv
SP/CNLS-IST
FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS
N° Référence Désignation de Date Lieu Etat Observations

d’Ordre /Code l’immobilisation d’acquisition d’affectation d'utilisation
xvi
SP/CNLS-IST
FICHE DE BORD DE VEHICULE
Date Objet du Km au Quantité de Km à Observations

Déplacement départ carburant prise l’arrivée
xvii
SP/CNLS-IST
ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES
Mois : ………………..
Article
Responsable Consommations Cumul

d’activités Quantité Valeur Quantité Valeur
Le CGSM L’Agent Comptable Le CSAF
Le Coordonnateur National
xviii
SP/CNLS-IST
REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
Article : ………………………….
Date Service Demandeur Quantité sortie Emargement du

Bénéficiaire
xix
SP/CNLS-IST
FICHE DE STOCK
Article : ………………………………..
Date Référence Entrées Sorties Stocks

Qté P.U. Valeur Qté P.U. Valeur Qté P.U. Valeur
Le CGSM L’Agent Comptable Le CSAF
Le Coordonnateur National
xx
SP/CNLS-IST
DEMANDE D’ACHAT N° …………………
Date : …………………………………………
Références Désignation des Articles Quantité Prix TOTAL

Unitaire
Montant demande d’Achat

Allocation Budgétaire
Crédits déjà consommés
Disponible après Demande
EMETTEUR AC CSAF CN
xxi
SP/CNLS-IST
BON DE REPARATION/ TRAVAIL No ____________

A JOINDRE OBLIGATOIREMENT A LA FACTURE
NOM DU PRESTATAIRE ………………………………………………………

ADRESSE …………………………………………………………………………..
MARQUE ET TYPE DE MATERIEL/ VEH ………………………………………..
IMMATRICULATION ……………………………………………………………
TRAVAUX SIGNALES MONTANT
TOTAL
Arrêté la présente commande à la somme de ……………………………………………

………………………………………………………………………..
CGSTM CO AC CN
xxii
SP/CNLS-IST
BON DE COMMANDE N° ……………………
Date :………………………
Fournisseur: ………………………
Demande d’achat n° ………………. du …………….
Date de livraison ……………………………………..
Références Désignations Quantité Prix TOTAL

Unitaire
Montant du Bon de
Important Commande
Le double de ce Bon de Commande doit être
retourné avec votre facture sous peine de rejet.
Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National
23
SP/CNLS-IST
BORDEREAU DE RECEPTION No _________

SUIVANT BON DE COMMANDE No _________
MAGASIN DESTINATAIRE
DESIGNATION QUANTITE QUANTITE

REF. ECART OBSERVATIONS
DES ARTICLES COMMANDEE RECUE
Date et signature Magasinier + Cachet
Date et signature du Fournisseur ou Livreur+ Cachet
xxiv
SP/CNLS-IST
AUTORISATION D’APPROVISIONNEMENT
EN COUPON CARBURANT
 Structure ou personne bénéficiaire : ………………………….
 Nature :
o Gasoil
o Essence
N° de bons Nombre de Valeur de Quantité Nom Emargement/

bons bons correspondante Bénéficiaire Observations
AC CSAF CN
xxv
SP/CNLS-IST
REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT
ENTREES SORTIES SOLDE

Date Nombre Valeur Valeur Date Véhicule Objet Nombre Valeur Nombre Valeur
total de du totale bénéficiaire de bons Totale de bons totale
bons bon
Montant du Bon de
Important Commande
Le double de ce Bon de Commande doit être
retourné avec votre facture sous peine de rejet.
Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National
xxvi
SP/CNLS-IST
BON D’ENTREE EN STOCK No ___________

DATE: …………………………………………………
REF. PIECES JUSTIFICATIVES : ……………………
DESIGNATION UNITE DE QUANTITE PRIX MONTANT OBSERVATIONS

DES COMPTAGE UNITAIRE
ARTICLES
CGSM COMPTABLE
xxvii
SP/CNLS-IST
BON DE SORTIE (Livraison interne)

Date de remise du bon : ……………………
Nature article : ……………………………………..
Quantité : ………………………………………
Objet/motif : ……………………………………….
Prix unitaire : ……………………………………….
Coût Total : …………………………………………..
Imputation : …………………………………………
Nom bénéficiaire : …………………………………
No Véhicule : …………………………………………
Date livraison : ……………………………………….
CGSM Bénéficiaire / Demandeur
xxviii
SP/CNLS-IST
FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE
Rubrique : ......................................................
Catégorie de Dépenses : .......................................................
Ligne Budgétaire : ......................................................
Crédit alloué : .......................................................
Date Opération Montant Dépenses cumulées Crédit disponible

à ce jour
AC CSAF CN
xxix
SP/CNLS-IST
ETAT DE SUIVI ET D’EXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT
Financement : …………………….
Budget Réalisations Réalisations Réalisations % Solde

Catégories Annuel cumulées du du mois cumulées au disponible
mois mois
m-1 m m
1.
2.
3.
4.
5.
TOTAL
AGENT COMPTABLE CHEF SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
COORDONNATEUR NATIONAL
xxx

Manuel de Procédures Du SP-CNLS - Version Finale - Déc 2012 PDF

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PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

Section 2 : Section 2 : Objectifs du Manuel PRM 02

Section 3 : Structure du Manuel PRM 03

Section 4 : Mise à jour du Manuel PRM 04

Section 5 : Limites du manuel en matière de Contrôle interne PRM 05

0.1. Champ d’application du manuel

 les principales procédures administratives, financières et comptables du SP/CNLS-IST dans

0.2. Objectifs du manuel

Le manuel de procédures formalise les principales règles de gestion administrative, financière et

 fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et

 décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;

 décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et

 les moyens humains ;

 former à l’utilisation du manuel non seulement le personnel directement engagé dans

 améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du SP/CNLS-IST ;

 assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrôle interne.

0.3. Structure du manuel

 PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST

La première partie décrit la mission, les attributions et l’organisation du CNLS-IST.

 PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

 PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES

La troisième partie traite d’abord de la gestion budgétaire notamment la préparation du budget,

 PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES

 PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION

La cinquième et dernière partie est consacrée au contrôle interne et au contrôle externe.

SP/CNLS-IST MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET

0.4. Mise à jour du manuel

0.4.1. Motifs de mise à jour du manuel

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

 de nouvelles responsabilités attribuées au SP/CNLS-IST.

0.4.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel

La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures incombe au

0.4.3. Méthodologie de mise à jour du manuel

Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le Coordonnateur

Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à

Le texte définitif est arrêté par la coordination du SP/CNLS-IST

0.4.4 Distribution des procédures modifiées

Le Secrétariat Permanent du CNLS-IST tient un registre permettant de suivre la mise à jour de

Le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST, chargé de la distribution des nouvelles sections du

- Président : le Président de la République

Le Secrétariat Permanent du conseil est composé comme suit :

Le Secrétariat Permanent emploie quatre catégories de personnel :

1.4. FICHES DE FONCTION

Cf. pages suivantes.

III. RESULTATS ATTENDUS

recommandations est opérationnel à la satisfaction de la partie togolaise et des partenaires au

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES

Assurer l’intérim du Coordonnateur National en cas d’absence ou d’empêchement. Exercer les

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

- contribuer à l’organisation des audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de

III. RESULTATS ATTENDUS

Résultats au plan technique

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

III- RESULTATS ATTENDUS

IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES

 Avoir un diplôme universitaire BAC+4 ou 5 en gestion, comptabilité ou finances

 Bonne connaissance de la langue française

III- RESULTATS ATTENDUS

 la gestion du budget alloué par l’Etat et la production des informations statistiques y

IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES

 Avoir un diplôme universitaire BAC+2/4 en comptabilité générale, comptabilité publique, ou

 Bonne connaissance de la langue française