MODULE 2: ETAPES CLES DU SUIVI - EVALUATION

DES PROJETS ET PROGRAMMES

POINT 1 : Détermination du but et de la portée du système de suivi et de
l'évaluation
Le but et la portée du système de suivi et d’évaluation sont définis par la réponse
à la question : « Pourquoi avons-nous besoin du suivi et de l’évaluation et à quel
point doivent-ils être complets ? ». Ils sont un point de référence car ils guident
les décisions clés relatives, par exemple, aux besoins en matière d’information,
aux approches méthodologiques, au renforcement des capacités, et à l’allocation
des ressources. Certaines des considérations importantes à prendre en compte
lors de la détermination du but et de la portée d’un système de suivi et
d’évaluation sont présentées ci-après.

La portée du système de suivi et d’évaluation se réfère à son échelle et à son

niveau de détail. Le système peut être très complexe, s’il comprend des activités
diverses et requiert des compétences et des ressources considérables, ou il peut
être relativement simple et s’appuyer sur les ressources et les capacités internes.

La complexité de la conception d’un projet (p. ex., le nombre et le type de

réalisations visées) peut avoir une incidence notable sur la portée et la
complexité du système de suivi et d’évaluation. De même, les exigences des
donateurs peuvent largement déterminer la précision et la rigueur
méthodologique nécessaires au système de suivi et d’évaluation. Quelques
autres considérations importantes en ce qui concerne la portée (la taille) du
système de suivi et d’évaluation sont :

• la portée géographique du projet/programme, notamment l’accessibilité des

régions où celui-ci est mené ;
• l’ampleur démographique du projet/programme, notamment les populations
cibles spécifiques et leur accessibilité ;

• le calendrier ou la durée du projet/programme, notamment les besoins en

matière de suivi et d’évaluation existant avant et après le projet ;

• les ressources humaines et le budget disponibles (voir sections 2.5 et 2.6).

Définir la portée du système de suivi et d’évaluation permet de recenser les

principales manifestations et activités de suivi et d’évaluation – l’envergure (la
portée) du système de suivi et d’évaluation.

Le suivi vise à identifier la progression vers la réalisation des résultats, à

entraîner des décisions qui augmenteront la possibilité d'atteindre les résultats, à
renforcer l’obligation de redevabilité et les connaissances. Toutes les actions du
suivi devront au minimum répondre à ce qui suit :

 Progression vers les effets : implique d’analyser périodiquement toute la

mesure dans laquelle les effets escomptés ont été atteints ou sont sur le
point de l’être ;

 Facteurs contribuant à ou entravant la réalisation de l'effet :

nécessitent d'effectuer un suivi du contexte du pays et des événements
économiques, sociologiques, politiques et autres développements ayant
lieu simultanément. Tout ceci est étroitement lié à la gestion de risques.

 Apports individuels des partenaires aux effets à travers les produits:

ces produits peuvent être générés par des programmes, des projets, des
conseils en matière de politiques, des activités de plaidoyer et autres
activités. Leur suivi et leur évaluation implique l’analyse consistant à
définir si les produits sont sur le point d'être réalisés comme prévu ou si
les produits contribuent à l'effet.
  Stratégie de partenariat : nécessite l’analyse des stratégies actuelles de
partenariat et de leur fonctionnement ainsi que la formation de
partenariats si nécessaire. Cela contribue à veiller à ce que les partenaires
concernés par un effet obtiennent une appréciation commune des
problèmes et des besoins et que leur stratégie commune soit synchronisée.

 Enseignements tirés et création de produits axés sur les connaissances

pour un meilleur partage

Les partenaires peuvent apporter des éléments complémentaires si nécessaire

pour la gestion ou l’analyse, en tenant compte de manière réaliste des capacités
disponibles. Le suivi propose généralement des données brutes nécessitant plus
d’analyse et de synthèse avant la communication de rapports institutionnels en
vue de la prise de décision. Lors de leur utilisation des informations obtenues
par le suivi, les responsables de programme doivent analyser et prendre les
mesures qui s'imposent concernant les activités liées au programme et au projet
afin de veiller à ce que les résultats escomptés - ceux qui figurent dans cadres
de résultats et de ressources convenus - soient atteints. Les responsables de
programme suivent et complètent également les initiatives d’assistance
technique et de partenariats stratégiques.
POINT 2 : -Elaboration du plan de suivi-évaluation
Plan de suivi-évaluation est un cadre de suivi et d'évaluation clairement établit
et dûment accordé parmi toutes les principales parties prenantes à la fin de
l'étape de planification, est fondamental pour mener systématiquement un suivi
et une évaluation. Ce cadre sert de plan pour le suivi et l'évaluation et doit
indiquer :

 Les objectifs et la stratégie d'intervention du projet ou programme

 Ce qui doit être suivi ou évalué
 Les activités nécessaires au suivi et à l'évaluation
 A qui incombe la responsabilité des activités de suivi et d'évaluation
 Quand les activités de suivi et d'évaluation sont-elles prévues (calendrier)
 Comment le suivi et l'évaluation sont-ils menés (méthodes)
 Un plan de diffusion et d'utilisation des informations obtenues
 Quelles sont les ressources nécessaires et à qui sont-elles confiées
ÉLÉMENTS D’UN PLAN DE SUIVI ET ÉVALUATION
POINT 3 : - Planification de la collecte, de la gestion et analyse des données

La mise en place ou l'amélioration de systèmes de collecte de données nécessite

une planification soigneuse, afin que la mise en œuvre se déroule de manière
complète, économique et en respectant les délais. Cela suppose toute une série
de tâches qui peuvent être envisagées dans le cadre d'un cycle de projet qui va
de l'identification et de l'analyse des besoins à la conception, la mise en œuvre,
le suivi et l'évaluation du système, en passant par la formulation et la
budgétisation du projet.

L'identification et l'analyse des besoins constituent une phase cruciale du cycle

du projet. Les besoins infrastructurels, principalement le cadre politique,
juridique et institutionnel, ne reçoivent souvent pas toute l'attention voulue. Ces
questions sont parfois plus importantes pour la viabilité d'un système
d'information halieutique que des aspects plus évidents, tels que l'évaluation de
la technologie informatique nécessaire.

Les considérations les plus importantes sont les suivantes:

 La politique du système d'information doit être formulée à un niveau

élevé des pouvoirs publics, car plus tard, c'est à ce niveau qu'un soutien
devra être apporté à la politique halieutique.
 Un cadre juridique permettant aux pêcheurs de participer activement à
l'information, doit être mis en place au tout début du développement.
 Le cadre institutionnel doit être analysé et ensuite modifié de façon à
favoriser la participation active de toutes les institutions halieutiques et
intéressées.
 Pour concevoir un système fonctionnel d'information sur les pêches, la
budgétisation doit prendre en compte le personnel actuel et futur et les
investissements nécessaires à un système viable.
  Durant la phase d'exécution, une attention et des ressources considérables
doivent être affectées à la formation permanente de tous les agents
concernés. Souvent, ce point n'est abordé que superficiellement.
 Il est toujours souhaitable de commencer par un système pilote, que l'on
élargira ensuite quand le système central aura été évalué et se sera révélé
stable.

Le système doit être continuellement réexaminé pour s'assurer qu'il va dans le

sens de la politique et des objectifs d'aménagement des pêches. Cet examen doit
inclure un processus continu de vérification des données. Une évaluation répétée
de la conception et du fonctionnement du système rendront plus probables son
adéquation et sa stabilité.

Un retour continu d'information vers toutes les parties est indispensable à la

viabilité du système. Les besoins de retour d'information seront naturellement
différents selon les niveaux et devront être spécifiés.

Le plus important est de s'assurer que la collecte de données est effectuée d'une
manière conforme au Code et qu'elle respecte la loi sur l'accès à l'information et
la protection de la vie privée. Dans l'intérêt de l'efficacité et de l'efficience, il est
recommandé que les données recueillies servent à éclaircir un problème ou
cerner des possibilités. Afin de protéger la crédibilité et la fiabilité des données,
l'information doit être collectée au moyen de techniques de collecte de données
acceptées.

Six (06) étapes vers la réussite

Étape 1 : Déterminer les problèmes et/ou possibilités que présente-la collecte de

données
Étape 2 : Sélectionner les problèmes et/ou possibilités et établir des objectifs
Étape 3 : Planifier une approche et des méthodes
 Qui sera visé par les données recueillies?
 À qui le groupe d'intérêt sera-t-il comparé?
 De quels endroits ou lieux géographiques les données seront-elles recueillies?
 Quelles catégories seront-elles utilisées pour identifier le groupe d'intérêt et le
groupe comparateur?
Comment recueillir les données?

 Données qualitatives
 Données quantitatives
Quelles sources de données devraient être utilisées pour recueillir l'information?

 Données préexistantes ou officielles

 Données de sondage
 Entrevues et groupes de réflexion
 Données observées
Quelle sera la durée de la collecte de données (étendue de la collecte)?
Étape 4 : Recueillir les données
Étape 5 : Analyser et interpréter les données
Étape 6 : Donner suite aux résultats

POINT 4 : - Planification des ressources humaines nécessaires et

élaboration du budget de suivi et de l'évaluation

La collecte et l’analyse des données sont, de préférence, effectuées avec les

personnes concernées par ces processus et ces décisions. C’est un principe
important en suivi-évaluation de projet /programme, qui privilégie la
participation des volontaires et des communautés locales.

Souvent, la participation locale au suivi et à l’évaluation est attendue ou

demandée ; et le renforcement des capacités locales nécessaires pour soutenir le
projet/programme est considéré comme l’un des objectifs clés du
projet/programme.

Une première étape dans la planification du suivi et de l’évaluation des

ressources humaines est de déterminer l’expérience en matière de suivi et
d’évaluation disponible au sein de l’équipe du projet/programme, des
organisations partenaires, des communautés cibles et parmi tous autres
participants potentiels au système de suivi et d’évaluation. Il est important de
repérer les écarts éventuels entre les besoins en matière de suivi et d’évaluation
du projet/programme et le personnel disponible, pour déterminer s’il est
nécessaire de renforcer les capacités ou de recourir à des compétences externes.

Les questions clés suivantes sont utiles pour guider ce processus :

- Les membres de l’équipe du projet/programme ont-ils des compétences

en matière de suivi et d’évaluation ? Ces compétences concordent-elles
avec les besoins en matière de suivi et d’évaluation du projet/programme?
- L’organisation chargée de mettre en œuvre le projet/programme favorise-
telle le suivi et l’évaluation ? Par exemple, y a-t-il une unité technique ou
des personnes responsables du suivi et de l’évaluation pour conseiller et
appuyer le personnel, et si oui, quelle est leur disponibilité pour le
projet/programme spécifique ?
- Les communautés cibles (ou certains de leurs membres) et les partenaires
des autres projets/programmes ont-ils une expérience du suivi et de
l’évaluation ?

Il peut être utile de se référer aux discussions sur l’analyse des parties prenantes
dans le cadre du suivi et de l’évaluation et sur la planification des activités de
suivi et d’évaluation afin de guider ce processus. Dans le cadre des
projets/programmes, il convient de consulter les évaluations institutionnelles
plus larges couvrant éventuellement les activités de suivi et d’évaluation.