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ADMINISTRATIF OU COMMERCIAL
ormation
F
O uverte et
D istance
LIVRET 07 :
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COMMERCIAL
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La lettre commerciale ou d'affaires répond toujours à un but précis telle que la convocation à
une entrevue, l'offre de services, la communication des renseignements, etc… Pour éviter de
rendre obscure le message et la lettre inefficace, il faut toujours garder en vue le but pour
lequel la correspondance en question est engagée. Aussi, si l'on veut correspondre avec
quelqu'un au sujet de deux sujets distincts, mieux vaut traiter chacun d'eux dans des lettres
séparées.
Une entreprise est jugée, dans la plupart des cas, d'après correspondre. Aussi les lettres
devront être le reflet de ladite entreprise ayant un aspect professionnel qui suggérera une
certaine compétence de la part du personnel. Propreté ( sans rature ) et qualité (sans erreur)
sont rigueur .
Dans certains cas, pour la disposition des lettres, il appartient à la secrétaire de se conformer
aux habitudes de l'entreprise.
pour parer à d'éventuels malentendus ou à des délais inutiles, le rédacteur d'une lettre
commerciale est censé s'assurer de la précision des données fournies ou des renseignement
demandés .
en rédigeant une convocation , par exemple l'expéditeur indiquera avec précision les
coordonnées spatio-temporelles même si les destinataires les connaissent déjà .
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effet , le rédacteur doit faire abstraction de son originalité qui tend à laisser apparaître sa
créativité et sa personnalité. A cet effet, il doit faire appel au style professionnel qui repose
uniquement sur la correction de la langue.
1 En-tête
2- la suscription ou destinataire :
L'indication du lieu et de la date d'émission est une mention indispensable car elle fixe le
point de départ des engagements souscrits par le signataire.
Elle permet d'autre part, un classement chronologique rigoureux des pièces d'un dossier.
4- Les références
5- L'objet du message
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Cette mention n'est pas un résumé de la lettre qu'on écrit, mais l'indication, en quelques mots
brefs et précis, de l'affaire ou du fait de base du document, qui motive la rédaction de cette
lettre et qui, immédiatement, "situe" et individualise le sujet qui va être traité.
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6. L'appellation
Expression qui commence la lettre . elle tient compte des fonctions du destinataire, des
relations , les usages et des personnes .
7. Le texte
Elles doivent tenir compte de la personne à qui l'on s'adresse et du contenu de la lettre . Elles
reprennent la formule d'appel .
8. La signature
Indiquer :
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LA LETTRE D'ACHAT
Lorsqu'un commerçant veut étendre ses relations, tenir de nouveau articles, changer de
fournisseur , il s'adresse à des maisons (dont il eu connaissance par lettre publicitaire, par la
visite d'un représentant , par voie d'annonces ou qui ont été recommandées ) pour obtenir des
catalogues , pris courants et échantillons et toutes indications utiles à l'achat.
Mais dans l' ignorance des conditions qui seront faites , le demandeur aura soin de ne prendre
aucun engagement .
- Formule de politesse…
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III. Formules
Référence :
En cas de commande, je ne manquerai pas de vous de vous donner les références
d’usage .
Raison
Ayant ouvert plusieurs succursales , nous avons l’intention de traiter avec plusieurs
fournisseurs pour ….
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LETTRE D’ACHAT
SMA/DG/300/99
Monsieur,
Le Directeur Général
Y.IBRAHIM
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LA LETTRE DE VENTE
1. Introduction
Sélectionner avec précision ses clients potentiels et constituer une liste d’adresses ?
Originale,
Intéressante,
Provoquer l’achat
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La demande de prix prouve que le client s’intéresse aux articles mis en vente. Il reste au
vendeur à persuader le demandeur de la supériorité des marchandises qu’il offre et à
lui faire des conditions propres à évincer toute concurrence .
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Conserves métalliques
112, Bd Médiouna
Casablanca
CM/SC/300/99
A Monsieur le Directeur
Du SUPER MARCHE ANGAD
1O2,Bd Mohamed V
OUJDA
Monsieur
Par votre lettre du 15 janvier 1999 sus-référenciée, vous avez bien voulu vous adresser à
notre Maison pour la fourniture de conserves de toute nature
En vous remerciant de votre intérêt, nous vous adressons, par le même courrier, notre dernier
prix courant ainsi que le détail des conditions de vente sous réserve de modifications
ultérieures
Vous remarquerez la modicité des prix. Pour vous convaincre de la très bonne qualité des
produits mis en vente il vous est adressé, en port payé, une caisse contenant quelques
échantillons
Des diverses catégories de conserves de fruits de légumes que nous tenons actuellement.
En raison de notre stock constamment renouvelé, vous pouvez compter sur des livraisons
rapides et constater d’autre part,grâce aux références jointes, l’accueil reçu par nos produits.
Une livraison à titre d’essai qui pourrait suivre une commande de votre part faite dans la
quinzaine recevrait nos soins attentifs. En outre, une remise de 5% vous serait faite sur la
totalité de cette première commande.
Soyez convaincu de notre entière bonne volonté à vous donner toute satisfaction.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations empressées
Le Directeur
IDBARHOU Mostafa
P.J : - Liste des prix courants des conserves de lègumes et de fruits et conditions de vente
- Références relatives à nos produits
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- Tout négociant cherchant à s’approvisionner doit peser dans le détail, la valeur des articles
et les conditions d’achat.
- Après s’être adressé à plusieurs fournisseurs, en procédant par élimination des offres, il
aboutit à la sélection des marchandises qu’il désir acquérir
-
Un échange de plusieurs correspondances est souvent nécessaire pour aboutir à un accord
final sur tous les points de la livraison
2 – Points les plus fréquents sur lesquels les contre-propositions peuvent porter
M IBRAHIM a examiné l’offre des conserves de fruits et légumes faits par M. IDBARHOU.
Elle lui donne satisfaction. Toutefois, comparées aux autres conserves, les vôtres semblent
être de moindre qualité. Il écrit à ce fournisseur. Ce dernier lui répond.
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LETTRE – TYPE
Monsieur,
J’ai examiné les échantillons faisant l’objet de votre envoi et vous remercie de cette offre qui,
dans l’ensemble, me donne satisfaction.
Toutefois, je vous demanderais de bien vouloir examiner les boîtes de conserves de fruits et
légumes, réf : 340 de votre catalogue. Je les trouve de moindre qualité, leur prix paraît élevé
comparativement à celui des autres articles
Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir reconsidérer votre offre sur ce point. Ainsi
que le précisait ma lettre du 15 courant, je ne puis m'intéresser qu’à des denrées de premier
choix et serais au regret de ne pouvoir, même à un prix inférieur, vous passer un demande de
cet article dans sa qualité offerte.
Par ce même courrier, je vous renvoie quelques modèles des ces boîtes de conserves de fruits
et légumes afin de vous permettre de voir s’il n’y a pas eu erreur dans l’expédition.
Je souhaiterais qu’il vous soit possible de me faire, par retour du courrier, de nouvelles offres
à ce sujet afin de me permettre de prendre sans tarder une décision quant à la commande que
j’ai l’intention de vous transmettre.
Espérant vous lire prochainement, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de mes
sentiments les meilleurs.
Le Directeur Général
Y. IBRAHIMI
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Le bon de commande est imprimé à en-tête de l’acheteur. Il est souvent crée en plusieurs
exemplaires (un exemplaire envoyé au fournisseur, les autres restent chez l’acheteur)
Son tracé permet encore une présentation complète et précise de la commande.
D – L’utilisation du téléphone :
Cette manière de commander est de plus utilisée, mais elle exige que la commande soit
confirmée par lettre.
La commande est rédigée en style télégraphique et n’a pas besoin, en principe, d’être
confirmée.
F – L’utilisation de la lettre :
La lettre de commande, qu’elle annonce la commande ou la confirme, doit comporter tous les
renseignements utiles aux fournisseurs pour l’exécution ultérieure de l’ordre. Elle est mal
rédigée lorsque le fournisseur est obligé de demander, par la suite, des renseignements
complémentaires. Mais elle ne doit pas comporter d’indication ou d’exposés inutiles.
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Le prix unitaire
Attention ! les prix peuvent être « T.V.A comprise »ou « hors T.V.A »
Le conditionnement choisi ;
Le délai de livraison ;
Si la livraison est prévue en plusieurs fois, indiquer la cadence des livraisons partielles ;
Qui payera les frais de transport jusqu’à le lieu de livraison : le fournisseur(port payé),
l’acheteur(part dû) ;
Les modalités du règlement : date ou époque, moyen utilisé (chèque bancaire, virement
postal, lettre de change, etc. ).
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CATHERINE ET JACQUES
S.A.R.L au capital de 1.200.000F
10, rue de la Chaussée-d’Antin
75000 Paris
Tél : 746 62 64
R.C : Paris 8316 426 343
C.C.P : Paris 8813
La Cotonnière de Quentin
100, rue principale
02101 SAINT-QUENTIN
Objet : Commande
Monsieur le directeur,
Nous avons bien reçu votre catalogue de prêt à porter « Hiver 19.. ; »
Robes en acétate marron , réf. 8041 au prix unitaire de 180 F hors TVA .
Taille : 40,42,44
Quantité : 05,10,10
Nous souhaitons recevoir ces articles à domicile et en port dû, le plus rapidement
possible, en tout cas avant le 15 octobre, dernier délai
Le règlement s’effectuera selon nos conditions habituelles, par traite à 60 jours fin
de mois.
Nous espérons que ces modèles seront appréciés par notre clientèle . Veuillez agréer,
Monsieur le directeur, nos salutations distinguées .
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LES REGLEMENTS
Le payement par le mandat –carte ou par mandat-lettre est dans le commerce est assez rare. Il
est surtout utilisé dans la vente par correspondance. Lorsque l’acheteur ne dispose pas d’un
compte courant postal (C.C.P).
1. La lettre d’envoi
8 juillet 19..
Monsieur,
dernier, un chèque barré, numéro 93778 tiré sur la banque populaire du Var à
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Ce mode de règlement, très courant dans les ventes à crédit, suppose l’utilisation
d’une lettre de change (ou traite)tirée par le vendeur sur l’acheteur et
généralement payable par le banquier de l’acheteur (lettre de change domiciliée.
pour chaque règlement, l’acheteur donne alors une autorisation de paiement au
banquier payeur.
EXEMPLE :
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2.L’accusé de réception :
Monsieur,
Les remerciements
Certaines entreprises n’accusent pas réception des chèque barrés. Nous croyons
que de telles lettres ne sont pas inutiles…
Mais, il peut aussi la prévenir par lettre. Deux cas peuvent se produire :
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Exemple
EXEMPLE
Monsieur, 10 octobre19..
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Gère les fonds qu’elle a reçus en dépôt sous des formes diverses (espèces,
chèques, virements, encaissements de lettres de change, vente de titres,
etc…) ;
Assure des paiements pour le compte du déposant (paiement de chèques,
de lettre de change… etc
Rends de multiples services : location de compartiments, de coffre-fort,
achat et vente de valeurs mobilières (actions, obligations, titres de rente det
valeurs d’état, encaissement des dividendes et des intérêts relatifs à ces
valeurs mobilières, etc)
Effectue des prêts aux commerçants et au non-commerçants, on leur
accorde des crédits.
Enregistre ces mouvements sur les divers comptes de ces clients .
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1 – CORRESPONDANCE RELATIVE AUX ORERATIONS D’ENCAISSEMENT
ET DE PAIEMENT
EXEMPLE :
Il consiste :
Que le chèque RX 2148476 sur la Banque Nationale de Paris, tiré à son ordre, le
16 novembre par M. Jean Luraud, 14, rue de France.Vincennes (Val-de-Marne) ,
Montant : 1,80 F, n’est pas porté en compte.Ce chèque a été remis à la banque le
18 Novembre.
Qu’une domiciliation de 846 F, payée par la banque le 21 novembre, ne le
concerne pas M Pierre Thinot écrit à la succursale du crédit Lyonnaise.
Vous remarquerez :
A – Le temps de la lettre :
- Courtois (parce que des erreurs sont toujours possibles même si elle sont
gênantes).
- Prudent (le rédacteur n’affirme pas que la banque a commis deux erreurs, il le
pense).
B – Le plan :
Thinot Pierre
198, Avenue Daumesnil
75012 Paris
R.C Paris A 412604212
Monsieur le directeur
Succursale n° 456 du Crédit Lyonnaise
Place Félix Eboué
75012 Paris
Monsieur le directeur ,
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Café-Restaurant
Lucien Lubertrand
26310 Beaurières
R.C Valence 501.204.706
Monsieur le directeur
Succursale du Crédit Agricole
26310 Luc-Diois
Monsieur le directeur,
Je vous remets sous ce pli un chèque n° 374 5768, tiré sur le Crédit Lyonnais,
daté de ce jour et d’élevant à soixante quinze francs.
Je vous prie de bien vouloir l’encaisser et porter son montant à mon compte
n° 3148 .
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COLLETTE LEBRE
Epicerie fine
88110 –AILLANT-SUR-THOLON
R.C Auxerre A 105 214 874
Monsieur le Directeur
Agence de la Société Générale
89000 AUXERRE
Monsieur le Directeur ,
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RENE TENDIL
GOMAGE DU CENTRE
87 350 PANAZOL
RI LINOGES A 328 426 915
Monsieur l’Inspecteur,
Je m’aperçois , ce jour , d’une erreur que j’ai commise dans les calcul du
bénéfice de mon entreprise.
J’ai oublié de déduire la taxe foncière que j’ai payée l’an dernier et qui
s’élève à 810 F. Le montant de cette taxe est en effet considéré comme une
charge lorsque l’immeuble donnant lieu au paiement de la taxe est inscrit du
bilan , ce qui est le cas.
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Pour être admis en déduction fiscale , les versements doivent être faits à des
œuvres
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J-L MOIRAND
112 , Rue Gambette
42000 SAINT- ETHIENNE
Monsieur l’Inspecteur,
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Exemple :
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J’ai remis ce matin au percepteur par chèque bancaire sur le Crédit Lyonnais le
montant de l’impôt et de la pénalité.
Mon retard est dû à l’opération chirurgicale que j’ai subie d’urgence le 26 Juin
et qui m’a immobilisé en clinique jusqu’au 10 octobre. Vous trouverez, ci-joint,
l’attestation fournie par le médecin chef de la clinique. Malade, je n’ai pas pensé
à faire effectuer le paiement que vos services me réclamaient.
Je vous remercie par avance et vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur des
services fiscaux, l’expression de mes sentiments distingués.
J.F ROBINET
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LE COMPTE RENDU
Ces événements peuvent être très différents les uns des autres : incident dans le
fonctionnement d’une machine, coupure prolongée de l’électricité qui a
empêché d’effectuer un travail, accident, etc.
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EXEMPLE :
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