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Le Suivi Budgetaire Comment Suivre Effic
Le Suivi Budgetaire Comment Suivre Effic
OBBAD Mostafa
Année 2012/2013
PLAN
Introduction
1
A- Elaboration et validation du budget annuel
B- Notification des dépenses pour différents services
C- Suivi du budget annuel
D- Le contrôle du budget annuel
Chapitre II : Une nouvelle approche du suivi budgétaire
Bibliographie
Webographie
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REMERCIEMENTS
* A mes responsables et mes collègues à BNP Paribas Med BP qui par leur
compréhension et leur aide j’ai pu accomplir mon travail de recherche.
* A ma famille et mes amis qui par leurs prières et leurs encouragements, j’ai
pu surmonter tous les obstacles.
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Introduction
Dans le cadre de leur gestion, les entreprises sont en permanence animées par le
souci de l’amélioration de leurs performances dans un environnement complexe,
turbulent et concurrentiel.
Ainsi le suivi budgétaire est apparu et s’est développé principalement dans les
entreprises en très forte croissance pour devenir un outil indispensable dans chaque
entreprise quelque soit son secteur d’activité.
Donc, afin de gérer au mieux leur évolution, les entreprises doivent créer des
documents tels que les plans prévisionnels d'exploitation et les budgets. Mais
comment suivre efficacement les réalisations budgétaires ? Une difficulté,
rencontrée par ces entreprises, est le risque d'obsolescence de leurs documents (du
fait du dynamisme de la croissance du marché et de ses évolutions difficilement
prévisibles) et une réactivité souvent trop lente, provoquée par leur taille, et leur
culture.
4
Michael F. van Breda définit le contrôle budgétaire comme "la comparaison de
données chiffrées constatées en fin de période avec des données chiffrées
prévisionnelles." Le suivi budgétaire est défini quant à lui, comme le moyen de
"mesurer les résultats périodiquement, les comparer au budget et interpréter les
écarts pour décider les actions correctives afin d'atteindre l'objectif."
5
Partie 1 – l’environnement général du projet professionnel
C’est la première banque de la zone euro en termes de dépôts depuis le rachat des
activités belges et luxembourgeoises de Fortis Banque. Suite à ce rachat la banque
est fortement implantée sur quatre marchés européens qualifiés de
"domestiques" : la France, l'Italie (via BNL), la Belgique (via BNP Paribas Fortis)
et le Luxembourg (via BGL). Elle dispose également d'une présence significative
aux États-Unis au travers de BancWest (cinquième banque de dépôt de l'ouest
américain), ainsi que sur les marchés émergents (Turquie, Maroc, Ukraine...).
BNP Paribas détient des positions clés dans ses trois domaines d’activité.
1
http://banque.bnpparibas.com/
6
Retail Banking : BNP Paribas a réalisé 45% de ses revenus 2009 dans la banque
de détail, activité dans laquelle il dispose désormais d’une forte présence
internationale.
Au total, les activités de banque de détail de BNP Paribas emploient plus de 136
500 personnes, soit plus de 68% des effectifs du groupe, dans 52 pays. Ces
activités regroupent à la fois des réseaux d’agences (en France et Italie, aux Etats-
Unis et dans les marchés émergents) et des services extra-bancaires:
BNP Paribas Corporate & Investment Banking (CIB) intervient dans les
activités de conseil et de marchés de capitaux ainsi que les métiers de
financement. Son expertise mondiale est reconnue dans deux domaines: les
dérivés, sur toutes les classes d'actifs, et les financements structurés.
BNP Paribas CIB possède également un solide réseau de conseil aux entreprises
en Europe et en Asie, Corporate & Investment Banking en chiffres :
• 19 300 employés
• Présent dans 53 pays
• 13 000 entreprises clientes
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La clientèle de BNP Paribas CIB est constituée de sociétés, d'institutions
financières, de fonds de placement et fonds spéculatifs, essentiels à
l'organisation de BNP Paribas CIB. Le principal objectif de son personnel est de
développer et maintenir des relations à long terme avec ses clients, de les soutenir
dans leur stratégie d'entreprise, tout en répondant à leur besoins en financement et
en gestion de risques.
Plus de 9000 directeurs chargés de la relation avec les clients ont pour objectif de
leur offrir la plus large gamme de services en accompagnement de leur stratégie,
faisant appel aux spécialistes présents dans les divers secteurs d'activité de CIB.
BNP Paribas CIB, présent sur tous les continents, offre à ses clients du monde
entier une perspective globale et un esprit pionnier, sachant adapter ses produits
aux conditions locales.
BNP Paribas CIB, forte de la base d'actifs importante dont elle jouit à travers le
groupe, ainsi que de modèles commerciaux variés, résiste relativement bien à la
crise économique et financière affectant le secteur bancaire.
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2. Organisation De BNP Paribas
2
Voir annexe 4 Figure 4 Relation entre pôle d’activités et fonctions dans le groupe BNP Paribas
9
Nomination BNP PARIBAS MEDITERRANEE BUSINESS PROCESS
Forme SAS (Société Anonyme Simplifié)
Juridique
Siège Social CASANEARSHORE PARK
Shore 10, n° 601-602 , 1100, Bd AL QODS – Sidi Maârouf
20270 CASABLANCA Maroc
Activité Traitement des factures fournisseurs des filiales du Groupe et
le traitement des notes de frais
Secteur Bancaire
Effectif 70 (au Septembre 2010)
Date de 5 novembre 2008
création
Capital 14.6 Millions de dirhams
Actionnaires BNP PARIBAS à hauteur de 95%
BMCI (Banque Marocaine de Commerce et De l’Industrie) à
hauteur de 4%
BNP PARIBAS MED IT à hauteur de 1%
La structure de BNP Paribas Med BP est une des fonctions transverses présentées
au dessus, ITP est une de ces activités3 :
3
Voir annexe 1, figure 1 : Position de BNP Paribas Med BP dans la fonction ITP
Voir annexe 2, figure 2 : Organigramme de BNP Paribas Med BP
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4. Le contrôle de gestion au sein de Med BP
4.1.Présentation de la fonction contrôle de gestion
4
Voir annexe 3 figure 3 : Processus de traitement de facture
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On montrera en détails les différentes tâches que les deux centres doivent faire
pour assurer le traitement des factures et des notes de frais.
Les tâches :
Les tâches :
Dans cette étape consiste à un archivage provisoire des factures (physique) après
le Scan, les pièces comptables reste temporairement à Montreuil, au cas où une
anomalie se produit et on demande de présenter le document (physique).
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4.2.4. Reconnaissance des pièces numérisées et validation des
informations
RAD/LAD
Dans cette étape l’objectif est de modifier et de créer les nouveaux fournisseurs.
Et le processus est présenté dans le schéma suivant :
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4.2.7. Contrôle/Validation Comptable
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Chapitre II : L’importance de la gestion budgétaire
En général, les sociétés élaborent chaque année des budgets. Quelles en sont
les raisons? Quelle en est l'utilité ? Que représentent-ils ? Quels sont leurs
caractéristiques ? Ce sont autant de questions auxquelles nous tenterons de
répondre.
D'une part elle offre aux partenaires et aux actionnaires une image positive et
dynamique de l'entreprise. Dans ce cas le budget correspond à un contrat passé entre
l'entreprise et ses actionnaires. Ces derniers attendent le niveau de rentabilité qui
leur a été proposé par la direction, lors de la présentation du budget.
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réalisé. En effet, les différences entre les résultats réels et les résultats escomptés
sont chiffrables et imputables directement à des départements.
Le "business plan" est un plan stratégique à trois, six, ou neuf voire dix ans.
"C'est un programme, simple, pragmatique, mais précis, sur la manière d'exploiter
des opportunités et d'affecter des ressources." Le "Business Plan" ou le plan
prévisionnel d'exploitation a pour principale fonction la recherche de capitaux. Il
forme aussi un cadre de politique générale à l'entreprise pour guider sa croissance,
car il regroupe toutes ses fonctions. Il offre des directives globales, et cohérentes
pour l'ensemble de la société.
La création des budgets est un travail long qui requiert la participation de tous
les acteurs de l'entreprise. Chaque service évalue les ressources qui seront
nécessaires à son fonctionnement, et pour les services commerciaux, le chiffre
d'affaires escompté. Ainsi, lors de la consolidation de l'ensemble des budgets, il est
possible de représenter la situation future, et donc de savoir si les objectifs à moyen
terme présentés aux actionnaires, et détaillés dans le "business plan" seront
réalisables, ou non. Au cas où les objectifs ne seraient pas atteints, les documents
seront révisés, afin de réajuster les objectifs lors du Conseil d'Administration.
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1.2- Caractéristiques du budget
Un budget est créé afin d'augmenter le retour sur investissement initial car
différentes situations, et scénarii ont été prévus pour aborder l'évolution du marché.
Néanmoins, pour que la planification budgétaire soit efficace, certaines règles
doivent être respectées :
1- Les budgets doivent fixer des objectifs précis et mesurables.
2- Les budgets doivent être des programmes d'actions.
3- Les contrôles lors de la planification budgétaire doivent être correctement
effectués, afin de fournir un cadre d'évaluation des performances
4- La participation de tous les salariés est nécessaire. Cela favorise la
collaboration et l'esprit d'équipe.
5- La planification budgétaire peut être utilisée comme moyen de mobilisation du
personnel.
Le budget doit être, pour les actionnaires, très ambitieux car la société leur
propose un certain niveau de rentabilité, généralement plus élevé que la rentabilité
monétaire, avec un niveau de risque faible. Les salariés et les acteurs de la société,
par contre, recherchent plutôt à diminuer leurs objectifs, et donc à réviser les
budgets à la baisse, afin que les objectifs soient atteints, voire dépassés.
Le budget se doit d'être au point d'équilibre entre les attentes des actionnaires et
les objectifs ambitieux, mais réalisables des salariés.
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différents scénarii. A chaque scénario correspond un budget. Les entreprises passent
selon la situation du marché d'un scénario à un autre. C'est une méthode qui présente
des avantages mais également certains inconvénients.
D'autre part, les scénarii ne sont que des hypothèses d'évolution. Étant donné
que le marché est fortement concurrentiel, car évoluant très rapidement, il peut être
possible qu'un concurrent cherche à devancer le marché, ou à le courber pour le
rapprocher de sa stratégie. Tout dépend de l'importance de la société. Un tel cas ne
peut malheureusement pas être prévu.
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2- Les méthodes de suivi budgétaire
2.1- Le reporting
Le reporting est une méthode de suivi budgétaire, fondée sur l'analyse des
écarts entre les coûts réels et les coûts prévisionnels, utilisé dans toutes les sociétés,
des plus grandes aux plus petites.
C'est une étape incontournable pour la société. C'est aussi actuellement, le seul
moyen pour elle de connaître à différents moments de son exercice, sa situation
financière précise. Cette méthode permet effectivement de faire un suivi réel et
précis de la situation de l'entreprise. Ainsi, sa situation financière est connue avec un
degré de précision maximale. En effet, lors du reporting, il faut équilibrer les
comptes dans les mêmes conditions que pour la clôture de l'exercice comptable.
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a) L'analyse des écarts
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b) L'analyse des coûts
Pour que le suivi budgétaire et l'analyse des écarts soient optimum, la société
définit dans le budget initial les coûts qu'elles considèrent normaux ou standards
pour son activité. Puisque toute une partie de l'analyse des écarts consiste à
déterminer si chaque écart est provoqué par une différence de coût entre les
prévisions, et la réalité, l'entreprise analyse ses différents coûts de fonctionnement.
Le suivi budgétaire par produit est possible dès lors que les budgets sont
montés et attribués par produit ou famille de produits. Cette méthode de suivi
budgétaire, très particulière, n'est pas adaptée à toutes les entreprises.
Le suivi des réalisations par produit est un outil de gestion adopté généralement
par les sociétés qui ont d'importants portefeuilles de produits. La société ne gère
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plus des centres de profit, comme le marketing, la vente, la production, la finance,
mais des produits. Ainsi, à chaque produit correspond une "mini-entreprise".
Chaque produit, ou famille de produits est indépendant, et fonctionne alors de façon
autonome.
Cependant, il est rare de trouver une structure orientée vers les produits et le
suivi budgétaire par produits, au sein des sociétés prestataires de services. Elles sont
généralement spécialisées dans l'offre d'un ou deux services. Par conséquent, une
gestion globale des produits est suffisante.
Tant que les outils de gestions n'avaient pas atteint le niveau de développement
actuel, et une dispersion importante dans les entreprises, cette méthode budgétaire
présentait l'inconvénient majeur de générer une importante quantité de travail. En
effet, le suivi permanent qui accompagne le suivi par produit alourdissait la
comptabilité analytique.
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En conclusion, le suivi budgétaire centré sur les produits oblige les
gestionnaires à accorder autant d'importance aux produits phares de la société
qu'aux autres produits. L'entreprise connaît ainsi précisément la contribution de
chaque famille de produits et de chacun de ses produits à ses résultats. Elle peut
alors prendre rapidement d'importantes décisions d'ordre stratégique liées à la vente.
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salariés sont mobilisés pour définir les ressources nécessaires. Pour cette raison,
certaines sociétés ont défini avec précision des bases de revalorisation.
Seulement, alors, l'élaboration des budgets devient plus rapide, puisque tenant
compte des paramètres imposés par le marché, comme des paramètres imposés par
le "business plan".
Le suivi budgétaire par la création de tendance est une méthode qui représente
une évolution budgétaire, et qui utilise les outils actuels de gestion.
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Pour réaliser ces tendances, un reporting mensuel est nécessaire afin de
connaître l'évolution réelle de la société par rapport à ses prévisions, mais également
par rapport au marché.
Les résultats de l'analyse par les tendances doivent encore être complétés et
affinés par une connaissance approfondie de la société et de son marché, cela
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augmentant leur pertinence et l'étendue de leur validité tout en facilitant la
réalisation des tendances.
Une société doit aussi tenir compte de sa culture d'entreprise et de celle de son
dirigeant. Ainsi, les plans, et les budgets peuvent ne pas avoir la même valeur. Ils
peuvent soit servir de représentation des grands équilibres financiers, ou au contraire
être des objectifs précis et chiffrés à atteindre, sinon dépasser.
Soit un système budgétaire annuel. L’ensemble des documents doit être prêt
pour le début de l’exercice, c’est-à-dire le 1er janvier lorsque l’exercice coïncide
avec l’année civile. Dans une telle situation, les opérations concourant à
l’établissement des budgets commenceront dès septembre5, car la procédure s’étend
habituellement sur trois à quatre mois.
5
Peut-être même avec, si des études particulières sont à effectuer.
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Ce n’est qu’une illustration parmi d’autres. Lorsque la délégation d’autorité est faible, la procédure se
déroule plutôt en deux temps : un travail préliminaire de chiffrages d’hypothèses est réalisé par le service
comptable à partir des directives fournies par le chef d’entreprise, puis une discussion de ces hypothèses
et le choix de l’une d’entre elles interviennent au sein d’un comité de direction où le patron prend l’avis
de ses collaborateurs. Etc.
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choix de l’un d’entre eux : le pré- budget ;
Le contrôle de gestion vise à mettre en œuvre des objectifs ; aussi tant que
ceux-ci ne sont pas connus, la procédure de détermination des budgets ne peut
démarrer.
Si l’entreprise dispose d’un plan à moyen terme, les arbitrages ont déjà été
effectués et les décisions prises ; il suffit de reprendre les buts approuvés pour le
prochain exercice.
Si ce n’est pas le cas, la direction générale doit réfléchir aux orientations qui
seront les siennes lors de la période. Mais avant de se prononcer, elle peut attendre
de voir ce que donnent les premières esquisses budgétaires.
1) Etudes de marché approfondies (et estimation des ventes) pour les activités
nouvelles et celles pour lesquelles se manifeste un manque de compétitivité
important.
7
L’ordre des trois premières phases peut varier selon les entreprises. Par exemple, dans celles où la
planifacation n’existe pas, il serait plutôt : 1) études préparatoires. 2) construction de projets budgétaires,
3) détermination des objectifs.
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2) Prévision des ventes des autres produits en fonction de la politique
commerciale que l’entreprise entend suivre, de l’étude du passé, de la situation de la
concurrence et de l’environnement futur.
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Normalement, le choix des investissements stratégiques (création d’une nouvelle usine, changement de
technologie) a déjà été effectué dans le cadre du plan à long terme.
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3.3 Elaborer des projets de budgets
Avec la phase 5, l’option choisie est éclatée en budgets détaillés. Pour y parvenir,
la méthode fréquemment utilisée est la suivante :
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processus est ensuit répété jusqu’aux niveaux les plus bas de la hiérarchie et, à
l’issue de ce mouvement descendant, tous les responsables se retrouvent dotés d’un
objectif spécifique et quantifié et d’hypothèses à retenir pour construire leur buget ;
- sur cette base, chaque dirigeant définit un plan d’action permettant d’atteindre
l’objectif fixé et traduit les conséquences financières de ce plan dans un budget ;
Bien évidemment, le budget d’ensemble qui en résulte devra être approuvé par
la direction générale.
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Un tel dialogue a pour but :
- de mieux cerner les points- clés de chaque budget ;
- de préciser et de modifier éventuellement certaines hypothèses de base (niveau de ventes à atteindre
dans telle région, pour tel produit, normes de consommation de telle matière, etc.)
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Chapitre I : Méthodologie et conception du suivi budgétaire à Med BP
1 Généralités
1.1 Objectif
- Centre de profit
- Centre de coût ,
- la société.
1.3 Intervenants
- Directeur Général
- Analyste Stratégique
- Responsables Clients/Fonctions
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1.4 Calendrier
2.2 Description
Dans le cadre de ces travaux, une première réunion est tenue entre le
Responsable Administration et Finance, le Contrôleur Budgétaire et Financier ainsi
que l’Analyste Stratégique. Cette réunion à pour objectif de :
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L’Analyste Stratégique en collaboration avec le Contrôleur Budgétaire et
Financier, organise une réunion de présentation des travaux à faire dans le cadre de
la collecte des informations sur les charges/produits prévisionnels de chaque entité
(présentation du template de collecte). La présence de tous les Responsables
Clients/Fonctions est obligatoire.
- Centre de profit
- Centre de coût
- La société
Puis pour chacun de ces niveaux de structure, un budget pour l’année N+1
relatif à chacune des fonctions suivantes est préparé par le Contrôleur Budgétaire et
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Financier sur la base des templates renseignés par les Responsables
Clients/Fonctions.
Cette présentation au Directeur Général doit avoir lieu au plus tard mi-octobre.
Conformément aux règles de délégation des pouvoirs définis dans les statuts, le
budget annuel ainsi que l’analyse spécifique de la politique salariale (comprenant
entre autres le plan de recrutement prévisionnel) pour chacune des entités et pour la
structure doivent être approuvés par le Conseil d’Administration.
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2.2.6 Déclinaison et communication du budget aux personnes responsables
de sa mise en œuvre
1 Généralités
1.1 Objectif
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La notification du budget a pour objectif :
1.3 Intervenants
1.4 Calendrier
2.2 Description
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La Lettre de Notification (LN) du budget, doit comporter les informations sur :
- Le budget de fonctionnement :
- Assistance externe ;
- Masse salariale ;
- Formation continue ;
- Frais de déplacement ;
- Frais de gestion.
- Le budget d’investissement :
- Formation Initiale.
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_ Si le Responsable Client approuve la lettre de notification, il la transmet au
Responsable Administration et Finance pour validation.
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2.2.6 Gestion de la documentation
1 Généralités
1.1 Objectif
Cette procédure présente les étapes à suivre dans le cadre du suivi du budget annuel
prévisionnel de la société.
_ Centre de profit
_ Centre de coût
_ La société.
1.3 Intervenants
_ Directeur Général
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_ Contrôleur Budgétaire et Financier
_ Responsables Clients/Fonctions
1.4 Calendrier
1.5 Préambule
Le suivi du budget s’effectue sur la base du budget annuel validé par le Conseil
2.2 Description
40
Mensuellement au plus tard le 08 de chaque mois, le prestataire comptable envoie
au Contrôleur Budgétaire et Financier et au Responsable Comptable et Financier les
tableaux de bord mensuels du mois précédent.
Ces tableaux construits à partir de la comptabilité générale, sont établis pour les 3
niveaux de structure définis en comptabilité analytique, à savoir :
_ Centre de profit
_ Centre de coût
_ La société
A l’issu de ces contrôles un compte rendu est établi par le Responsable Comptable
et Financier et envoyé, ensuite, au prestataire comptable pour apporter les
modifications nécessaires
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A l’issu de chaque contrôle, les responsables concernés mettent à jour le registre des
contrôles.
Une fois les tableaux de bord validés, le Contrôleur Budgétaire et Financier met à
jour le budget réalisé et ré-estime le budget prévisionnel pour les 3 niveaux de
structure définis. La mise à jour du réalisé est faite pour le budget annuel et le mois
considéré.
Dans un contrôle par les budgets, il est essentiel que les résultats des chefs de
département aillent dans le sens des objectifs prévus. Pour y par venir, des modalités
de suivi sont à mettre en œuvre ; elles s’articulent habituellement autour de deux
phases :
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*La perception d’une déviation ou d’une différence par rapport aux objectifs (la
constatation d’un écart budgétaire) ;
*La réaction face à cet écart, c’est-à-dire l’élaboration d’une action corrective.
Avant de déterminer des écarts, le contrôleur de gestion doit s’interroger sur les
propriétés que ceux-ci doivent posséder et sur la procédure à utiliser pour en
effectuer le constat.
Les propriétés que tout écart budgétaire doit avoir seront simplement rappelées,
puis le moment qui semble le meilleur pour saisir les valeurs réalisées sera précisé.
Un écart ne présente d’intérêt que s’il est utile, fiable et actuel, s’il obéit à une
logique économique et s’il s’intègre dans un ensemble plus large d’appréciation de
la performance.
Utile.
L’écart doit pouvoir être compris par le responsable et induire chez lui un
comportement cohérent avec les buts poursuivis par l’organisation. Loin de viser
une explication exhaustive, il cherchera plutôt à centrer l’attention du dirigeant sur
les événements clés.
Fiable
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Porter un jugement sur l’importance d’un écart, sans faire la part entre ce qui
provient de l’incertitude des prévisions (mauvaise formulation du modèle de
prévision, valeur des paramètres mal connue ou mal estimée) et ce qui est dû au
mauvais fonctionnement du centre de responsabilité peut être dangereux ; avant
toute analyse, il convient de se préoccuper du degré de fiabilité de la norme11.
Il faut aussi vérifier que les responsables ne cherchent pas à avoir des écarts
proches de zéro en modifiant l’imputation de leurs opérations (en les affectant,
durant l’exercice, à des lignes budgétaires où les consommations de ressources
restent faibles par rapport aux prévisions)
Les procédures de mesure des valeurs réalisées doivent enfin rester stables dans
le temps et dans l’espace. Les comparaisons temporelles ou les évaluations
d’activités parallèles ne sont possibles que si les valeurs réalisées sont mesurées de
manière homogène.
Actuel
Pour que l’écart constaté puisse être utilisable, sa détermination doit être
actuelle. Exemple : en période de vente promotionnelle, il est important que les
écarts de chiffre d’affaires soient connus jour après jour. Des écarts publiés une fois
la campagne terminée seraient d’un intérêt limité.
En outre, une mesure effectuée après un laps de temps trop long peut mener à
une action corrective mal adaptée (puisque fondée sur des observations dépassées)
et conduire à des déséquilibres plus grands.
11
Revoir à ce sujet le chapitre 6, paragraphe 3.
44
S’intégrant dans un ensemble plus large d’appréciation de la performance
La technique budgétaire se focalise sur l’aspect coûts et cerne assez mal des
aspects plus qualitatifs tels que les délais ou la qualité. Il est donc nécessaire de
coupler les écarts budgétaires avec des données provenant d’autres systèmes
d’information, de façon à avoir l’image la plus juste de la performance globale.
45
Avec l’informatique, d’autres solutions sont possibles :
- Soit introduire deux stades dans la procédure de saisie des données : celui des
engagements (pour le contrôle budgétaire) et celui de d’exécution des engagement
(pour la comptabilité) ;
Dans une telle situation, le temps entre l’engagement et l’exécution devient si court
qu’une comptabilité des engagements est sans objet.
A date fixe, des rapports (ou comptes rendus) chiffrés et explicatifs sont
transmis par la voie hiérarchique. Ces comptes rendus :
46
- reconstituent des masses de recettes et de dépenses comparables à la
prévision ;
- font état des mesures prises par le responsable, au vu des écarts constatés,
pour orienter l’action dans tel ou tel sens.
Il adresse ensuite :
Ces réunions ont, comme support d’information, les rapports de contrôle. Mais
lorsque les tableaux de bord des unités sont établis sur une base commune et qu’ils
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sont totalement informatisés, l’usage de rapports de contrôle pour informer la
hiérarchie n’est plus nécessaire. L’actualisation d’une donnée dans un département
entraîne l’actualisation automatique des documents concernés par cette donnée (y
compris ceux de la hiérarchie). Dans ce cas, le contrôle demande une mise à jour des
données des tableaux de bord et des réunions de suivi.
48
-des conséquences qu’a sur le résultat global de l’entreprise la constatation de
tel niveau d’écart12 (notion de points clés) ;
Des moyens d’action dont dispose le responsable pour corriger ou non ces
écarts sans recours au supérieur hiérarchique.
b- Le contrôle flexible
Une analyse pertinente des écarts suppose d’avoir défini la part respective des
charges fixes et des charges variables existant dans chaque rubrique budgétaire, afin
de pouvoir estimer des budgets flexibles correspondant à différents niveaux
d’activité et déterminer ainsi les causes de la variation constatée (problèmes de
capacité, de rendements, etc.)
12
Supposons une entreprise que, sur un période donnée, constate les écarts suivants :
Ecart en Ecart en
Prévu Réalisé
valeur absolue valeur relative
49
Exemple : soit un chef d’atelier qui observe un écart défavorable de 10% sur
sers coûts de production. Un contrôle flexible montre que l’écart est dû à une
insuffisance des ventes (variable sur laquelle le responsable de production n’a pas
prise) et non à une insuffisance de rendement. Au niveau de l’atelier, cet écart
n’entraînera aucune action corrective, puisqu’il s’explique par une cause non
significative pour le dirigeant.
50
modifications de l’environnement intervenues depuis de début de l’exercice. En
calculant (budget réestimé – budget initial), on mesure l’écart de quantité lié à
l’incertitude des marchés ou l’effort qui reste à accomplir si l’on veut toujours
atteindre l’objectif initial. En budgétisant les actions correctives et en les appréciant
par rapport au budget réestimé (ou initial), on obtient une mesure de l’ampleur des
efforts d’amélioration projetés et de l’efficience attendue.
Lorsque les valeurs réalisées sont saisies au stade des engagements, le chiffrage
du cumul des périodes écoulées s’effectue généralement pour les mois les plus
anciens à partir des données comptables disponibles et pour les mois les plus récents
à partir de la valeur des engagements.
13
Elle correspond à la réalisation probable.
51
- ajouter aux résultats cumulés au 30 septembre les prévisions initiales faites
pour les dernier trimestre ;
Si des écarts pertinents sont mis en évidence, des actions correctives seront à
entreprendre.
Elle peut consister à réviser le niveau du standard (la prévision est devenue
irréaliste).
- à infléchir le résultat attendu (contrôle dit anticipé : les résultats sont prédits et
l’action corrective est mise en œuvre avant que l’opération ne soit entièrement
terminée) ;
52
Exemple : un vendeur malade à l’origine de la chute passagère du chiffre d’affaire.
Pour élaborer une action appropriée, il faut donc cerner, dès la mise en
évidence de l’écart, les causes probables qui lui sont associées.
Rapide
La vitesse de mise en œuvre de l’action (une fois l’écart apparu) est un élément
fondamental de l’efficacité du contrôle, car une action corrective trop tardive risque
d’avoir un effet contraire sur le système sous contrôle. Cependant, la détection et
l’interprétation de l’information prennent du temps ; même avec un système
d’information rapide, des délais apparaissent. Il est donc essentiel de connaître et de
chercher à réduire la période de temps acceptable entre l’apparition d’un
dérèglement et sa correction.
Adaptée
L’action corrective doit porter sur le déterminant qui exerce l’influence la plus
grande sur les résultats. Il est nécessaire aussi d’utiliser une force adéquate de
correction, sous peine d’aboutir à des résultats opposés et/ou indésirables ; la
correction ne doit être ni trop forte, ni trop faible.
53
Chapitre II : Une nouvelle approche du suivi budgétaire
Les outils initiaux du suivi budgétaire étaient adaptés pour des marchés stables ou
en croissance régulière. La très forte croissance du marché financier est une des
origines des difficultés liées au suivi budgétaire.
Les attentes recueillies auprès des filiales du groupe BNP Paribas ont été les
suivantes : une méthode fiable, rapide, simple et évolutive. Il s'agit d'un résumé de
la définition citée précédemment, excepté le dernier terme.
54
Une méthode fiable ne doit pas comprendre uniquement des données validées, mais
aussi et surtout des données cohérentes. Pour cela une connaissance du marché, et
de ses particularités, est nécessaire.
b) ... rapide...
Une méthode rapide comprend le temps d'obtention, de traitement et d'analyse des
informations. Elle ne doit aucunement altérer la fiabilité des estimations.
c) ... simple...
Une méthode simple doit informer de la situation de l'entreprise sur son marché au
travers de quelques indicateurs pertinents et représentatifs. Les destinataires d'un
département doivent être capable de les comprendre sans interprète financier.
Ce point est le plus difficile à définir. Il est nécessaire d'intégrer des aspects
techniques et complexes dans un nombre réduit d'indicateurs représentatifs.
d)... et adaptable.
Une méthode est adaptable si elle peut évoluer avec les changements qui rythment et
orientent la vie de l'entreprise. Elle doit tenir compte des modifications internes liées
à la croissance du marché. L'objectif majeur est alors de garder en évidence la ligne
directrice correspondant au budget et au plan prévisionnel d'exploitation.
Néanmoins une méthode évolutive doit garder toute sa cohérence, pour suivre
l'évolution de l'entreprise et du marché.
55
1.2- Pourquoi ces besoins ?
Les sociétés exposent ces attentes car les méthodes de suivi et de contrôle
budgétaire ont peu évolué ces dernières années.
Les principaux changements dans les techniques de suivi budgétaire ont été
provoqués par des évolutions technologiques, et notamment celle du développement
de l'outil informatique.
Le "business plan" et les budgets ont eu un statut différent que les tableaux de
bord définissent en tant qu'outil de pilotage. Ils apparaissent plus comme des
contraintes que comme des guides pour atteindre les objectifs prédéfinis.
Aujourd'hui, ces marchés accueillent des entreprises, filiales de grands groupes, tel
que les groupes bancaires. Devant rassembler d'importants capitaux en vue
d’investissements sectoriels, elles sont de fait boursières, et représentent sur les
places financières un important potentiel à long terme.
56
Pour une des premières fois, la planification budgétaire se retrouve face à un marché
en perpétuelle évolution. Cependant, ces grandes entreprises n'ont pas, de par leur
structure et leur culture, intégré les paramètres qui définissent ces types de marché.
Les tableaux de bord définis sont destinés à la direction. Ils doivent présenter
simplement des indicateurs pertinents capables de motiver une initiative, tout en
situant l'entreprise sur son marché. Pour cela, il est nécessaire de réformer les
méthodes existantes en les modernisant.
Une méthode de suivi budgétaire moderne doit être capable de répondre aux
mieux aux différentes attentes des opérateurs offshores rapidement et simplement.
57
La simplicité est obtenue par une définition précise des besoins lors de la
configuration du progiciel. Si les attentes en matière de suivi budgétaire sont
clairement définies, il sera possible de simplifier les procédures de suivi budgétaire.
b) L’efficacité et l'adaptabilité
L'efficacité du concept réside dans la lecture d'un nombre réduit de graphiques
synthétiques. Une représentation hebdomadaire suivant les indicateurs de croissance
réelle et budgétée de l’activité, de chiffre d'affaires réel et prévisionnel, ainsi que des
ré-estimés offre la possibilité de suivre l'évolution de l'entreprise d'un point de vue
uniquement interne,
58
A- PROCEDURE D'ETABLISSEMENT ET DE VALIDATION DU
BUDGET ANNUEL
Gestion
Documentaire
59
B- PROCÉDURE DE NOTIFICATION DES DEPENSES POUR DIFFERENTS SERVICES
C- PROCEDURE DE SUIVI DU BUDGET ANNUEL
60
3- Au delà des budgets, le suivi de la croissance.
Le suivi budgétaire de BNP Paribas Med BP s’appuie donc non seulement sur des
données financières (le chiffre d’affaires, les coûts de fonctionnement et de
structure…) mais aussi sur des données facilement mesurables telles que le nombre
de factures comptabilisées ou le nombre d’ETP (opérationnels présents, volume
traité par client). Ce sont ces derniers indicateurs qui sont les plus intéressants pour
la gestion de la société. L’objectif devient donc le contrôle de l’évolution de ces
indicateurs.
Nous retrouvons ici les principes d’analyse des écarts tels qu’utilisés par le contrôle
de gestion (écarts sur les volumes et sur les prix)
61
3.2- Des outils spécifiques
La croissance du marché de l’outsourcing se caractérise au Maroc par une explosion
des ventes. Il est à noter qu’une telle croissance avait été prévue par les acteurs de ce
secteur. En effet, seul un tel scénario permettait les investissements nécessaires à
l’implantation d’une plate-forme de services externalisés. Cependant, le rythme de
cette croissance a été exceptionnel. Or maîtriser l’évolution de l’activité, correspond
à contrôler le rythme de la croissance. C’est pour cette raison que les tableaux de
bord du suivi budgétaire doivent être compléter par des indicateurs de croissance.
L’objectif est de se positionner par rapport aux plans initiaux. Cependant il ne s’agit
pas de comparer les performances obtenues avec celles prévues à la date de
comparaison, mais avec les performances budgétées pour un niveau d’activité
identique. Ainsi, il sera possible d’évaluer les performances de l’entreprise par
rapport au temps, mais aussi par rapport à son activité, c’est à dire par rapport au
nombre de factures comptabilisées. Ceci permet d’étudier les performances de
l’entreprise avec plusieurs angles d’analyse. L’origine des écarts par rapport au plan
s’explique alors par le rythme de la croissance du marché, et par la rentabilité
interne de l’entreprise. On retrouve des tableaux de bord qui permettent aux
dirigeants de prendre des décisions.
62
synthétiser les données représentatives de l'activité de la société et du marché. C'est
un outil d'analyse complémentaire à ceux utilisés actuellement. Sa force réside dans
une utilisation immédiate, car il est parlant et dynamique, contrairement aux
tableaux basés sur des budgets annuels, quelle que soit leur taille.
63
Conclusion
64
LISTE DES ANNEXES
Annexe 4 Relation entre pôle d’activités et fonctions dans le groupe BNP Paribas
65
ANNEXE 1
66
ANNEXE 2
67
ANNEXE 3
68
Figure 3 : Processus de traitement comptable
ANNEXE 4
Figue 4 : Relation entre pôle d’activités et fonctions dans le groupe BNP Paribas
69
ANNEXE 5
CHARGES
Matériels informatiques
Entretien
Location/Leasing
Logiciels
70
Base de données externe
Formation
Transports et déplacements
Abonnements Telecom
Frais de téléphonie
Liaisons internationales
Frais généraux
Frais financiers
Frais de gestion
Impôts et taxes
CHARGES D'AMORTISSEMENT
71
Matériels informatiques
Logiciels
Telecoms
TOTAL CHARGES
D'AMORTISSEMENT (2)
STRUCTURE (3)
PRODUITS
Chiffre d'affaire HT
Factures émises
Factures à émettre
CA autres
72
Produits financiers
73
ANNEXE 6
HYPOTHESES BUSINESS
PLAN
Documents de
compléments
INVESTISSEMENTS Hypothèses générales d'information Conditions de mise à jour
ou de
référence
Informatique
1.2
Matériel de bureau
2
Matériel Informatique
74
2.1 Sites centraux /
Production
2.2 Micro-informatique
2.3 Serveurs
Imprimantes et
2.4
périphériques
Logiciels
Logiciels applicatifs ou
3.1
progiciels
4 Telecoms
Matériel réseau /
Telecom (routeurs,
4.1
hubs,…)
5 Frais de 1er
75
établissement
Frais de 1er
établissement à
5.1
renommer Charges à
répartir
Documents de
compléments Modalités de renouvellement
CHARGES Hypothèses générales
ou de / de mise à jour
référence
Matériel roulant
7.3 (essence, vignette,
leasing, etc.)
8
Matériel Informatique
8.1
Entretien matériel
8.2
Entretien site central
8.3
Location / Leasing
9
Logiciels
76
des logiciels applicatifs
ou progiciels
Loyers et maintenance
9.2
des logiciels techniques
Ressources Humaines
10 (salaires, assistance
externe, formations, etc.)
77
Bibliographie :
Webographie :
78
Sommaire
Introduction ........................................................................................................... 4
PARTIE 1 – Présentation générale de BNP PARIBAS GROUPE et du
Rôle du suivi budgétaire
79
1.2- Caractéristiques du budget .............................................................................. 17
2- Les méthodes de suivi budgétaire ....................................................................... 19
2.1- Le reporting ...................................................................................................... 19
2.2- Le suivi par produit .......................................................................................... 22
2.3- Les budgets dynamiques .................................................................................. 23
2.4 Les tendances .................................................................................................... 25
3-Le processus d’élaboration du budget.................................................................. 26
3.1 Prendre connaissance des objectifs pour l’année à venir. ................................. 27
3.2. Réaliser des études préparatoires ..................................................................... 28
3.3 Elaborer des projets de budgets ......................................................................... 29
3.4. Choisir le projet qui deviendra le pré-budget .................................................. 29
3.5 Construire et négocier des budgets détaillés ................................................. 30
3.6 Elaborer les prévisions définitive ...................................................................... 31
80
2.2.5 Validation du dossier budgétaire par le conseil d’administration .................. 35
2.2.6 Déclinaison et communication du budget aux personnes responsables de sa
mise en œuvre .......................................................................................................... 35
2.2.7 Gestion de la documentation .......................................................................... 36
B- Notification des dépenses pour les entités clients ......................................... 36
1.Généralités ............................................................................................................ 36
1.1Objectif ............................................................................................................... 36
1.2.Champ d’application ......................................................................................... 36
1.3.Intervenants ....................................................................................................... 36
1.4.Calendrier .......................................................................................................... 37
2 Procédure de notification du budget pour différents services .............................. 37
2.1 Schéma synoptique .......................................................................................... 37
2.2 Description ........................................................................................................ 37
2.2.1 Formalisation de la lettre de notification du budget ...................................... 37
2.2.2 Approbation de la lettre de notification ......................................................... 38
2.2.3 Approbation de la fiche d’arbitrage ............................................................... 38
2.2.4 Validation de la fiche de notification / arbitrage............................................ 39
2.2.5 Mise à jour du fichier de suivi des engagements .......................................... 39
2.2.6 Gestion de la documentation .......................................................................... 39
2.2.7 Suivi des engagements de dépenses ............................................................... 39
C- Suivi du budget annuel .................................................................................... 40
1 Généralités ........................................................................................................... 40
1.1 Objectif ............................................................................................................ 40
1.2 Champ d’application ......................................................................................... 40
1.3 Intervenants ....................................................................................................... 40
1.4 Calendrier .......................................................................................................... 40
1.5. Préambule ......................................................................................................... 41
2- Procédure de suivi du budget annuel prévisionnel ............................................. 41
2.1 Schéma synoptique ............................................................................................ 41
81
2.2 Description ........................................................................................................ 41
2.2.1 Réception des tableaux de bord mensuels...................................................... 41
2.2.2 Contrôle et analyse des écarts ........................................................................ 42
2.2.3 Mise à jour du budget annuel ......................................................................... 42
2.2.4 Communication du budget annuel actualise .................................................. 43
2.2.5 Gestion de la documentation .......................................................................... 43
D- Le contrôle du budget annuel ........................................................................ 43
1. La constatation des écarts budgétaires : .............................................................. 43
1.1 Caractéristiques des écarts constatés ................................................................ 44
1.1.1 Propriétés d’un écart pertinent ...................................................................... 44
1.1.2 Moment de saisie de valeurs réalisées .......................................................... 46
1.2 La procédure de constat..................................................................................... 47
2. Mise en œuvre des actions correctives ............................................................... 49
2.1 Choix des écarts significatifs............................................................................. 49
2.1.1 Principes de détermination des écarts significatifs ....................................... 49
a- le contrôle par exception ................................................................................... 49
b- Le contrôle flexible ............................................................................................ 50
2.1.2. Horizons de référence de l’analyse ............................................................... 51
a- Chiffrage du cumul des périodes écoulées ......................................................... 52
b- Chiffrage des ré estimations budgétaires annuelles .......................................... 52
2.2. Nature et caractéristiques de l’action corrective .............................................. 53
2.2.1. Nature de l’action corrective ........................................................................ 53
2.2.2. Caractéristiques d’une bonne action corrective ............................................ 54
Chapitre II : Une nouvelle approche du suivi budgétaire ................................. 55
1- Définition des attentes......................................................................................... 55
1.1- Des besoins classiques ..................................................................................... 55
1.2- Pourquoi ces besoins ? ..................................................................................... 57
2- Des tableaux de bord financiers spécifiques à Med BP ...................................... 58
2.1- Une méthode moderne ..................................................................................... 58
82
3 Au delà des budgets, le suivi de la croissance.. ................................................... 63
3.1 Tenir compte de la croissance ........................................................................... 63
3.2 Des outils spécifiques ........................................................................................ 64
Conclusion .............................................................................................................. 66
Liste Des Annexes .................................................................................................. 67
Bibliographie .......................................................................................................... 78
Webographie .......................................................................................................... 78
83