Conception Dun Manuel de Procedures Lies

Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
Institut Supérieur de Comptabilité, Master Professionnel

de Banque et de Finance en Audit et Contrôle de Gestion
(ISCBF) (MPACG)
Promotion 5
(2010-2012)
C
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Mémoire de fin d’étude

-B
THEME
IB
LI
CONCEPTION D’UN MANUEL DE PROCEDURES LIES A

O
TH
LA COMPTABILITE MATIERES DE LA DIRECTION

GENERALE DU PLAN DU MINISTERE DE L’ECONOMIE
EQ
ET DES FINANCES DU SENEGAL

U
E
Présenté par : Dirigé par :
ABA.S Marie-Josée M. Moussa YAZI
Directeur de l’ISCBF (CESAG)
Octobre 2012
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DEDICACES
Je dédie ce mémoire à :
- Dieu tout puissant par qui je puis tout, qui ne cesse de me couvrir de grâce,
d’intelligence et d’une grande sagesse ;
- ma maman chérie VANGAH Akou Marie épouse ABA, pour tous ses sacrifices ;
- mon père, feu M. NGUATTA Aba Saint Omer ;
- ma jumelle, mes grandes sœurs et mon petit frère, pour leur soutien spirituel et moral ;
- ma marraine, BALLO Hortense Léontine, pour son soutien financier ;
- mes oncles, ELLOH Roger, ELLOH David, WOGNIN Ignace, et mon père adoptif
C
AKHURST Cablan Louis Serges, pour leur soutien financier et moral.

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ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG i

REMERCIEMENTS
J’exprime toute ma gratitude et mes remerciements à l’endroit de :
- Toute ma famille pour leur soutien moral et spirituel.

- Monsieur Moussa YAZI, Directeur de l’Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque
et de Finance (ISCBF) et professeur au CESAG pour la qualité de son enseignement,
ses conseils et son encadrement pour la rédaction de ce mémoire.
- Monsieur Bertin CHABI, Chef de Département Master ISCBF au CESAG, pour la
qualité de son management et pour sa grande disponibilité.
- Monsieur Samba DIALLO pour ses conseils.
- Messieurs Hugues Oscar LOKOSSOU et Sikatin GNANSSOUNOU, pour leur grande
C
ES
disponibilité et leurs conseils.

- L’ensemble du corps professoral du programme Master Audit et Contrôle de Gestion
AG
(MPACG) pour la qualité de la formation.

- Monsieur Modou Bara NDIAYE, Directeur du Contrôle Interne de la DGP ;
-B
- Monsieur El Hadj Soumar SARR, et l’ensemble du personnel de la DGP pour leur

IB
chaleureux accueil et leur disponibilité.

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- Monsieur et Madame BOUABRE, mes tuteurs,

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- Messieurs Fabien BRIZOUABI et Leonard ANGORATCHI, mes grands frères,

TH
- Monsieur et Madame KAMBOU,

- Tous mes amis pour leur esprit de famille et pour tous ces moments partagés ensemble
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en particulier (Alpha TOURE, Cynthia N DRI et Mariana KAMARA).

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- La cinquième promotion du Programme MPACG, pour l’ambiance qui a prévalu

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durant ces deux années de formation (Kynah AYITE, Ouamble FOFANA, Michel
AYIVI, Hermine MAMBEY et Diane BARRO)
- L’Amicale des Ivoiriens du CESAG (AIC), pour l’esprit de famille et son soutien
moral.
- Tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre, ont contribué à la réalisation de ce
travail.
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG ii

LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES
BC : Bon de Commande
BE : Bon d’Engagement
BL : Bon de Livraison
BR : Bon de Réception
BS : Bon de Sortie
CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
CM : Comptabilité Matière
COF : Contrôleur des Opérations Financières
CR : Commission de Réception
C
DA : Demande d’Achat
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DCI : Direction du Contrôle Interne

DGP : Direction Général du Plan
AG
FEB : Fiche d’Expression de Besoin

-B
GM : Gestion des Matières

IAS : International Accounting Standards
IB
IFACI : Institut Français de l’Audit et du Contrôle Internes

LI
IFRS: International Financial Reporting Standards

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IIA: Institute of Internal Auditors

TH
IPSAS: International Public Sector Accounting Standards

EQ
ISCBF : Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance

MEF : Ministère de l’Economie et des Finances
U
MPACG : Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion

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OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

PVR : Procès Verbal de Réception
QCI : Questionnaire du Contrôle Interne
TFfA : Tableau des Forces et faiblesses Apparentes
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG iii

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières ....................................................... 13

Tableau 2 : Identification des risques liés au processus de la comptabilité matière ................ 21
Tableau 3 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière ......................... 25
Tableau 4 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration du manuel de procédures .... 32
Tableau 5 : Identification des risques liés aux processus de la comptabilité matière .............. 55
Tableau 6 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière ......................... 56
Tableau 7 : Analyse de la matrice des risques.......................................................................... 58
C
Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures ................................................ 60

ES
AG
LISTES DES FIGURES

-B
Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique .......................................................................... 38

IB
Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion ...................................................................... 50

LI
Figure 3 : Matrice des risques opérationnels du processus de gestion des matières de la DGP
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.................................................................................................................................................. 57
TH
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ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG iv

LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP ........................................................................ 104

Annexe 2 : Questionnaire de contrôle interne ........................................................................ 105
Annexe 3 : Grille de séparation des tâches............................................................................. 112
Annexe 4 : Guide d’entretien ................................................................................................. 113
Annexe 5 : Fiche d’entrée d’immobilisations ........................................................................ 114
Annexe 6 : Demande d’ouverture dossier d’immobilisations ................................................ 115
Annexe 7 : Procès-verbal de réception ................................................................................... 116
Annexe 8 : Fiche d’affectation d’immobilisation .................................................................. 117
Annexe 9 : Fiche de sortie d’immobilisations ........................................................................ 118
C
ES
Annexe 10 : Fiche d’inventaire .............................................................................................. 119

Annexe 11 : Bon de sortie ...................................................................................................... 120
AG
Annexe 12 : Bon de commande ............................................................................................. 121

Annexe 13 : Bon d’entrée....................................................................................................... 122
-B
Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable ........................................................................... 123

IB
Annexe 15 : Demande d’Achat .............................................................................................. 124

LI
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ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG v

TABLE DES MATIERES
DEDICACES .............................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS .................................................................................................................. ii
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES ............................................................................ iii
LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES ................................................................................. iv
LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................. v
TABLE DES MATIERES ........................................................................................................ vi
INTRODUCTION GENERALE................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE......................................................................... 5
CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE
C
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MATIERES ............................................................................................................................ 7
1.1. Définitions et Rôles de la comptabilité des matières ............................................. 7
AG
1.1.1. Définition de la comptabilité matières .............................................................. 7

1.1.2. Rôles de la comptabilité matières ...................................................................... 8
-B
1.2. Les matières et leurs nomenclatures ....................................................................... 8

IB
1.2.1. Définition des matières ....................................................................................... 8

LI
1.2.2. Nomenclature des matières ................................................................................ 8

O
1.2.2.1. Les matières du premier groupe ................................................................. 9

TH
1.2.2.2. Les matières du deuxième groupe .............................................................. 9

1.3. Processus de la comptabilité des matières ............................................................ 11
EQ
1.3.1. Les acteurs de la comptabilité matières............................................................ 11

U
1.3.2. Les documents comptables............................................................................... 12

E
1.3.3. Les fonctions du processus de la comptabilité matière .................................... 12

1.3.3.1. Expression interne des besoins ................................................................. 13
1.3.3.2. Passation des commandes ......................................................................... 13
1.3.3.3. Réception des matières ............................................................................. 14
1.3.3.4. Gestion des matières ................................................................................. 14
1.3.3.5. Sortie des matières ................................................................................... 14
1.3.3.6. Cessions, destructions et mises au rebut ................................................... 15
1.3.3.7. Comptabilisation des matières .................................................................. 16
1.3.3.8. Inventaire physique................................................................................... 16
1.4. les risques opérationnels liés au cycle immobilisations ....................................... 17
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG vi

1.4.1. La notion du risque ........................................................................................... 17

1.4.1.1. Définition du risque .................................................................................. 18
1.4.1.2. Objectif de l’approche par les risques ...................................................... 19
1.4.1.3. Typologie des risques opérationnels......................................................... 19
1.4.2. Identification des risques liés au processus de la comptabilité matières ........ 21
1.5. Dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés à la comptabilité matières 23
1.5.1. Définition et composantes du risk management .............................................. 23
1.5.1.1. Définition du risk management ................................................................ 23
1.5.1.2. Les composantes du risk management .................................................... 23
1.5.2. Les dispositifs de management des risques liés à la comptabilité matière..... 24
CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE
C
DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES ................................................. 28

ES
2.1. Notions sur le manuel de procédures ................................................................... 28

AG
2.1.1. Définition et objectifs du manuel de procédures .............................................. 28

2.1.1.1. Définition du manuel de procédures ......................................................... 28
-B
2.1.1.2. Objectifs du manuel de procédures .......................................................... 29

2.2. Architecture du manuel de procédures ................................................................. 30
IB
2.2.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale ................................ 30

LI
2.2.2. La deuxième partie : les fiches de procédures proprement dites ...................... 30

O
2.2.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires ............................ 31

TH
2.3. Processus d’élaboration du manuel de procédures ............................................... 31

EQ
2.3.1. Phase de préparation......................................................................................... 32

2.3.1.1. Prise de connaissance générale ou travaux préliminaires ......................... 32
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E
2.3.1.2. Inventaires des procédures existantes ....................................................... 33

2.3.1.3. Dossier par procédure ............................................................................... 33
2.3.2. Phase de réalisation .......................................................................................... 34
2.3.2.1. L’évaluation des procédures existantes .................................................... 34
2.3.2.2. L’élaboration d’une cartographie des risques ........................................... 34
2.3.2.3. La conception du manuel de procédures .................................................. 36
2.3.3. Finalisation de la mission ................................................................................. 37
2.3.3.1. Rédaction des procédures ......................................................................... 37
CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE ............................................................ 38
3.1. Modèle d’analyse ................................................................................................. 38
3.2. Outils de collecte et d’analyse des données ......................................................... 39
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG vii

3.2.1. Outils de collecte des données ......................................................................... 39

3.2.1.1. Analyse documentaire .............................................................................. 39
3.2.1.2. Interviews ................................................................................................. 39
3.2.1.3. L’observation ............................................................................................ 40
3.2.2. Outils d’analyse des données ........................................................................... 40
3.2.2.1. Questionnaire de contrôle interne ............................................................. 40
3.2.2.2. Test de conformité .................................................................................... 40
3.2.2.3. Test de permanence .................................................................................. 41
3.2.2.4. Grille d’analyse des tâches ....................................................................... 41
3.2.2.5. Carte des risques ....................................................................................... 42
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ............................................... 44
C
CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DU PLAN ........... 46

ES
4.1. Mission de la DGP ............................................................................................... 46

AG
4.2. Structure Organisationnelle de la DGP ................................................................ 46

4.2.1. La Direction des Stratégies de Développement (DSD) .................................... 47
-B
4.2.2. La Direction de la Planification Nationale (DPN) ........................................... 48

4.2.3. La Direction de la Population et de la Planification du Développement Humain
IB
(DPPDH) ....................................................................................................................... 48
LI
4.2.4. La Direction du Contrôle interne (DCI) ........................................................... 48

O
4.3. Le Bureau de Gestion ........................................................................................... 49

TH
CHAPITRE 5 : DESCRIPTION ET EVALUATION DES PROCEDURES ACTUELLES ..

EQ
................................................................................................................................... 51
5.1. Description des procédures de la comptabilité des matières existantes ............... 51
U
E
5.1.1. Expression des besoins ..................................................................................... 51

5.1.2. La vérification de l’existence des matières en stock ........................................ 52
5.1.3. Passation des commandes ................................................................................ 52
5.1.4. La réception des matières ................................................................................. 53
5.1.5. Le stockage des matières .................................................................................. 53
5.1.6. La vérification du Contrôleur des opérations financières (COF) ..................... 53
5.1.7. L’enregistrement des mouvements................................................................... 53
5.1.8. Inventaire Physique .......................................................................................... 54
5.2. Evaluation des procédures existantes .................................................................. 54
5.2.1. Identification des risques ................................................................................. 54
5.3. Evaluation des risques .......................................................................................... 56
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG viii

5.4. Elaboration de la cartographie des risques ........................................................... 57

5.4.1. Présentation de la matrice des risques .............................................................. 57
5.4.2. Analyse de la matrice des risques .................................................................... 58
5.5. Orientation du manuel de procédures ................................................................... 59
5.5.1. Objectifs du manuel de procédures .................................................................. 59
5.5.2. Structure du manuel de procédures .................................................................. 60
5.5.3. Mode d’utilisation du manuel ......................................................................... 60
5.5.4. Mise à jour ........................................................................................................ 61
CHAPITRE 6 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA
COMPTABILITE DES MATIERES ................................................................................... 62
6.1. Présentation du Manuel de Procédures ................................................................ 63
C
6.2. Recommandations ................................................................................................ 98

ES
CONCLUSION GENERALE ................................................................................................ 100

AG
ANNEXES ............................................................................................................................. 103

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 125
-B
IB
LI
O
TH
EQ
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E
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG ix

C
ES
AG
-B
INTRODUCTION GENERALE
IB
LI
O
TH
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E
La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe en ce sens que l'entreprise
doit constamment ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre à la rotation du
personnel et aux besoins d'informations rapides.
Dans un environnement en constante évolution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue

l'importance et la fiabilité de l'information financière qui l'aide dans la prise de décisions. A
cette fin, l’article 16 du règlement relatif au droit comptable dans les pays de l’UEMOA fait
obligation aux entreprises de l’espace, de disposer d’un manuel de procédures. Cette
disposition vise à promouvoir la production d’informations comptables et financières fiables.
Cet outil qui est à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations a pour
objectif de situer les responsabilités et les pouvoirs. Il contribue à améliorer l'efficacité et
C
l'économie liées à certains processus décisionnels et permettent de minimiser les risques

ES
opérationnels pouvant compromettre le bon fonctionnement de l’entreprise.

AG
Une entreprise qui ne dispose pas d’un tel référentiel s’expose à plusieurs difficultés. En effet,
bon nombre de faillites d’entreprises découlent d’une mauvaise organisation.
-B
La Direction Générale du Plan (DGP), qui est un détachement du Ministère de l’Economie et

IB
des Finances du Sénégal, est chargée de proposer les orientations stratégiques à moyen et long
LI
terme de la politique économique et sociale du pays. Pour atteindre ses objectifs de manière
O
efficiente, elle doit se doter d’un manuel de procédures en vue de rendre rigoureuse et efficace
TH
la gestion de ses opérations. Cependant, force est de constater qu’elle ne dispose pas de
EQ
manuel de procédures.
U
La non formalisation des procédures de la comptabilité matières à la DGP, ne permet pas aux
E
opérationnels d’adopter une politique de gestion efficace. Cette situation entraine souvent des
omissions dans la comptabilisation des opérations et occasionne des ruptures ou des
détentions de stocks excessifs.
Cette absence de manuel de procédures à la DGP pourrait s’expliquer principalement par :
o l’absence des documents comptables ;

o le caractère informel de l’organisation de la DGP ;
o l’inexistence d’un système d’information dédié à la comptabilité des matières.
La gestion informelle des matières à la DGP peut avoir les conséquences suivantes :
ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG 2

o les détournements et le gaspillage ;

o l’inexistence d’un référentiel pour les missions d’audit ;
o la non-traçabilité de l’information financière.
En tenant compte de ces différentes conséquences, nous pouvons proposer les solutions
suivantes pour juguler le problème :
o mettre à la disposition du comptable des matières des documents comptables ;

o mettre en place un système d’information dédié à la comptabilité matières ;
o concevoir un manuel de procédures de la gestion des matières.
La dernière solution nous semble la plus complète pour répondre aux préoccupations de la
C
DGP. En effet, le manuel de procédures va servir de mémoire permanente à l’organisation,

ES
d’outil de formation, de communication interne et externe, d’analyse et d’optimisation des

AG
ressources afin d’asseoir une gestion saine et transparente des activités du cycle des matières.
Partant de ce fait, la question principale à laquelle nous tenterons d’apporter une réponse est
-B
la suivante : Comment améliorer la gestion des matières de la direction générale du plan par la
IB
mise en place d’un manuel de procédures afin d’assurer une plus grande efficacité du contrôle
LI
interne ?
O
TH
Plus spécifiquement il s’agira de trouver les réponses aux questions suivantes :

EQ
o qu’est-ce qu’un manuel de procédures ?

o quelle démarche adopter pour la conception d’un manuel de procédures ?
U
E
o quelle est l’efficacité des procédures existantes ?

o quels sont les dispositifs de contrôle interne à mettre en place par la DGP dans le cadre
des nouvelles procédures de la comptabilité matière ?
Autant de questions auxquelles nous tenterons de répondre à travers notre thème qui
s’intitule : « Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la
Direction Générale du Plan du Ministère de l’Economie et des Finances du Sénégal »
L’objectif principal de cette étude est d’élaborer un manuel de procédures de gestion des
matières qui puisse servir de cadre de référence pour la DGP et ce, conformément aux
exigences des normes comptables du secteur public. Pour cela, nous avons comme objectifs :

o définir le manuel de procédures ;

o définir une démarche d’élaboration du manuel de procédures ;
o décrire et évaluer les procédures existantes de la comptabilité matières ;
o identifier les forces et faiblesses qui en découlent ;
o enfin proposer et formaliser de nouvelles procédures de gestions des matières.
Dans le cadre de notre étude, nous traiterons de la comptabilité des matières suivantes : les
fournitures de bureau, les matériels informatiques, mobiliers de bureau, et matériels de
transports. L’intérêt de concevoir un manuel de procédures relatif à la gestion des matières se
trouve à deux niveaux :
 pour la Direction Générale du Plan :

C
ES
Elle lui permettra de se conformer aux dispositions de l’IPSAS. Le manuel de procédures est
un élément important du contrôle interne de l’entreprise, pour cela il définira de façon précise,
AG
le cadre de travail et permettra à chaque agent, de connaître les tâches qui lui sont dévolues.
En somme, la DGP disposera d’un manuel lui permettant d’améliorer ses procédures. Aussi le
-B
manuel de procédures servira de référentiel pour les audits de l’entreprise ;

IB
LI
 pour nous même :

O
Ce sera une occasion de mettre en pratique nos connaissances théoriques, de les approfondir
TH
et de maîtriser les outils, techniques et démarche d’élaboration d’un manuel de procédures de

EQ
qualité.
U
Pour mener à bien cette étude, nous allons, dans une première partie, présenter le cadre
E
théorique qui sera essentiellement consacré à la revue de la littérature et à la méthodologie du

travail. Elle nous permettra aussi d’appréhender la démarche d’élaboration du manuel de
procédures. La seconde partie portera dans un premier temps sur la présentation de la DGP,
ensuite sur les procédures existantes et sur celles de la comptabilité des matières et enfin nous
proposerons des recommandations idoines.

C
ES
AG
-B
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE

IB
LI
O
TH
EQ
U
E
La rédaction des procédures par les organisations s’est largement développée conformément
aux exigences règlementaires (article 16 de l’organisation comptable OHADA).
Dès lors, la formalisation des procédures et des méthodes de travail a pris un essor
considérable avec des conséquences positives, diverses telles que l’amélioration de la maîtrise
des activités formalisées et celle de la communication de l’entreprise.
Cependant, la formalisation des procédures nécessite au préalable d’identifier les risques liés à
chaque processus.
Nous allons, dans cette première partie, aborder les aspects théoriques. Elle se subdivise en
trois chapitres. Le premier sera consacré aux fondements théoriques du contrôle interne des
C
matières, le deuxième mettra en exergue les éléments théoriques de l’élaboration du manuel

ES
de procédures, et enfin le troisième présentera la méthodologie que nous avons adoptée dans
AG
le cadre de l’élaboration des procédures de la Direction Générale du Plan.

-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE

MATIERES
Selon BARRY (2009 :13), le contrôle interne est défini comme l’ensemble des sécurités qui
contribuent à assurer, d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de
l’information, et d’autre part l’amélioration des performances. De ce point de vue, nous
pouvons dire que le contrôle interne veille au bon déroulement des processus de
comptabilisation et permet à l’organisation de détecter les erreurs liées à la comptabilisation, à
la gestion des matières et de faire des ajustements nécessaires.
Nous allons dans ce présent chapitre présenter la comptabilité matières et le processus de

gestion des matières dans un premier temps et dans un second temps traiter les différents
C
aspects du contrôle interne de ce processus selon l’approche par les risques, les risques liés
ES
aux procédures des matières et les dispositifs de maîtrise de ces risques.

AG
1.1. Définitions et Rôles de la comptabilité des matières

-B
Souvent appelée comptabilité des magasins, la comptabilité des matières est régie par les
IB
instructions générales du 23 avril 1974 au Sénégal aussi bien pour le compte de l’état, des
LI
collectivités locales que pour les établissements publics.

O
TH
1.1.1. Définition de la comptabilité matières

EQ
Selon la directive n°06 /97/CM /UEMOA portant règlement général sur la comptabilité
publique :
U
E
Article 3 : « la comptabilité matière est la comptabilité des biens immobiliers, biens mobiliers
et matières qui constituent le patrimoine de l’Etat et des autres organismes publics »
Selon les dispositions générales du recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal :
Article 1 : « la comptabilité matières est une comptabilité d’inventaire permanent des biens
immobiliers ou mobiliers autres que les dernières valeurs ou archives administratives
appartenant à l’Etat, les collectivités locales ou à un établissement public »

Article 2 : « la comptabilité matières est une comptabilité des quantités avec mention sur tous
les documents et pièces justificatives de renseignements sur les qualités et caractéristiques de
bien comptabilisés »
Ces renseignements qui doivent permettre une identification rapide de chaque objet
concernent en général sa nature et ses caractéristiques, conformément à la pièce comptable
justificative de son acquisition.
1.1.2. Rôles de la comptabilité matières
La comptabilité matières permet :

C
o une traçabilité des fonds alloués ;

ES
o une tenue d’inventaire ;

o une description permanente des mouvements des matières ;
AG
o un suivi des matières jusqu'à leurs sorties définitives.

-B
1.2. Les matières et leurs nomenclatures

IB
Nous allons, dans cette section, définir dans un premier temps les matières et ensuite donner
LI
leurs nomenclatures.
O
TH
1.2.1. Définition des matières

EQ
Selon le dictionnaire Larousse (2000 :444), la matière est la substance qui compose tout corps
U
ayant une réalité tangible. Les quatre états les plus communs sont l’état solide, l’état liquide,
E
l’état gazeux et l’état plasma.
1.2.2. Nomenclature des matières
La nomenclature distingue deux groupes de comptes généraux à savoir celui des matières du
premier groupe et l’autre du deuxième groupe. Selon l’article 5 du recueil des textes de
collectivités locales au Sénégal.

1.2.2.1. Les matières du premier groupe
Ce premier groupe de comptes généraux est réservé au classement des objets destinés à un
usage de plusieurs années. Ces biens sont destinés à être utilisés de façon durable dans
l’entreprise.
Il faut noter que ces matières du premier groupe correspondent aux immobilisations dans le
secteur privé d’où les mêmes procédures de gestion.
Il existe trois types d’immobilisations à savoir les immobilisations incorporelles, corporelles

et financières. Pour notre cas, nous allons nous limiter aux corporelles.
C
Selon OBERT (2004 : 375) les immobilisations corporelles sont des actifs corporels,
ES
propriétés de l’entreprise. Cette dernière les utilise pour plus d’un exercice comptable soit :
AG
o pour la production des biens et services ;

o pour être loués où à des fins administratives.
-B
Selon les normes comptables internationales du secteur public (IPSAS 17) « Les
IB
immobilisations corporelles sont des actifs corporels qui sont détenus par une entité soit pour
LI
être utilisés dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit pour être loués à
O
des tiers, soit à des fins administratives; et dont on s’attend à ce qu’ils soient utilisés sur plus
TH
d'une période de reporting »

EQ
La norme IPSAS 17 impose qu’une entité applique le principe général de la comptabilisation

U
des actifs à tous les coûts d’une immobilisation corporelle au moment où ils sont encourus, y
E
compris les coûts initiaux et les dépenses ultérieures.
Souvent il y a des confusions entre immobilisations corporelles et stocks lors de la

comptabilisation des biens de l’entreprise. Cette confusion peut être levée par les critères de
durée de vie et de la valeur minimale, pour éviter les erreurs de comptabilisation.
1.2.2.2. Les matières du deuxième groupe
Le deuxième groupe de comptes généraux est réservé aux fournitures, ingrédients et denrées
consommables au premier usage. Comme exemple nous pouvons citer : les fournitures de

bureau, le carburant etc. A l’instar des matières du premier groupe, celles du deuxième groupe
correspondent aux stocks dans le secteur privé.
• Définition du stock
La notion de stock est rattachée au cycle d’exploitation de l’entreprise. Les stocks se

composent des marchandises, des matières premières et des matières consommables de
fournitures, de produits ayant atteint un stade déterminé d’élaboration des produits en cours,
produits finis) et d’emballages commerciaux. Ces stocks doivent être la propriété de
l’entreprise et sont destinés soit :
o à la vente en l’état ;
C
o au processus de fabrication des produits finis ;

ES
o à diverses utilisations permettant le fonctionnement normal des services (stocks

AG
d’imprimés, fournitures de bureau, stock de carburant) ou l’entretien des moyens de

production (stocks des pièces détachées, de lubrifiants, etc. selon BARRY (2009 :108)
-B
Les objectifs de la mise en place des stocks est de parer à la pénurie en produits nécessaires à
IB
la vie du cycle d’exploitation de l’entreprise. Mais selon ZERMATI (1997 : 13), « les stocks
LI
peuvent être constitués d’un but spéculatif ; on achète à la baisse pour revendre à la hausse ».
O
Selon les normes internationales du secteur public (IPSAS 12), les stocks sont des actifs :
TH
o sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées dans le

EQ
processus de production;
U
E
o sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées ou

distribuées dans le processus de prestation de services;
o détenus pour être vendus ou distribués dans le cours normal de l’activité; ou en cours
de production pour la vente ou la distribution.
Lorsque les stocks sont vendus, échangés ou distribués, la valeur comptable de ces stocks doit
être comptabilisée en charges de l'exercice au cours duquel les produits correspondants sont
comptabilisés. S’il n’y a pas de produits correspondants, la charge est comptabilisée au
moment de la distribution des biens ou de la fourniture du service correspondant.

Le montant de toute dépréciation des stocks ainsi que toutes les pertes de stocks doit être
comptabilisé en charges de l'exercice au cours duquel la dépréciation ou la perte se produit.
Le montant de toute reprise d'une dépréciation des stocks doit être comptabilisé comme une
réduction du montant des stocks comptabilisé en charges dans l'exercice au cours duquel la
reprise intervient.
1.3. Processus de la comptabilité des matières
Dans cette section, nous présenterons d’abord les acteurs de la comptabilité matière, ensuite
les documents comptables qui servent de base de travail et enfin nous décrirons les différentes
fonctions de ce processus.
C
1.3.1. Les acteurs de la comptabilité matières

ES
Selon le recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal (l’article 10 ; 3) Décret
AG
n°81-844 du 20-08-81, « sous le contrôle du ministre chargé des finances ordonnateur des
matières, l’exécution de la comptabilité des matières est assurée, par les administrateurs de
-B
crédit en tant qu’administrateur des matières et par les comptables des matières secondés
IB
éventuellement par les responsables de magasins »

LI
O
Les articles 11 et 12 nous définissent successivement le rôle de chaque acteur.

TH
« L’ordonnateur des matières a pour mission d’assurer l’application des règlements, de

EQ
contrôler les opérations des administrations des matières en vérifiant notamment la

concordance avec l existent chez le comptable des matières »
U
E
« Les administrations des matières prennent des décisions des mouvements des matières et
sont responsables des certifications des mouvements qu’ils décrivent »
L’article 13 du même recueil édifie sur les responsabilités du comptable des matières, « les
comptables des matières enregistrent les entrées, les sorties, réunissent les pièces
justificatives des opérations et sont chargés de l’entretien et conservation des matières qui
sont sous leur contrôle. »
En outre ils sont chargés de la tenue des inventaires généraux et doivent par conséquent
s’assurer de la concordance entre les écritures et l’existant.

1.3.2. Les documents comptables
Selon l’article 18 du même recueil, tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits
de sa gestion sur les documents ci-après :
o le livre- journal ;
o le grand -livre des comptes tenu;
o la balance générale des comptes.
a. Le livre-journal
Selon GOVOEI (2007 ; 42), « c’est un document comptable rendu obligatoire par la loi. Il est
C
constitué d’articles, un article étant considéré comme une opération réalisée au sein de
ES
l’entreprise. »
AG
L’entreprise peut procéder au regroupement de toutes les opérations de même nature, réalisées
en un même lieu au cours d’une même journée et ce, sur la base d’une pièce justificative
-B
unique.
IB
b. Le grand-livre
LI
O
Selon SAMBE (2003 ; 110), le grand-livre est un document comptable regroupant l’ensemble
TH
des comptes de l’entreprise avec les différents mouvements. Il se présente sous plusieurs
EQ
formes : listing informatique pour les entreprises informatisées, bac à fiches, feuilles mobiles
classés et registre à feuille. C’est un document rendu obligatoire par la loi.
U
E
c. La balance générale des comptes
Selon ERSA (2007 : 120), tous les comptes du grand-livre général sont présentés, après
sommation de chacun, dans un document comptable récapitulatif appelé balance générale des
comptes. Il existe des balances à plusieurs colonnes (2, 4,6 ou plus).
1.3.3. Les fonctions du processus de la comptabilité matière
Cette partie sera consacrée à la présentation des étapes du processus de la comptabilité

matière. Soulignons qu’il existe deux types de matières à savoir les matières du premier

groupe et celles du deuxième groupe, qui présentent des points de similarités et de

dissemblances que nous présenterons dans le tableau ci-après :
Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières
Matière du premier groupe Matière du deuxième groupe

Similarités - expression interne des besoins ;
- passation de commandes ;
- réception des matières ou entrée des matières ;
- gestion des matières ;
- sortie des matières ;
- comptabilisation des matières ;
C
- inventaire physique
ES
- constatation des .dépréciations

AG
Dissemblances - travaux de régularisation ; - valorisation des stocks ;

-B
- cession, les destructions et les

mises au rebut et à l’échange ;
IB
LI
Source : Nous-mêmes à partir de BARRY (2009 :114-115) et AHOUANGANSI (2006 :448).

O
TH
Les fonctions citées ci-dessus seront développées dans les sections suivantes :
EQ
1.3.3.1. Expression interne des besoins

U
Cette fonction est relative aux expressions formulées par les différents services ou
E
départements pour la satisfaction de leurs besoins en biens d'équipements et autres

immobilisations corporelles (Barry, 2004: 37). Ils sont en général exprimés par des demandes
d'achats ou demandes de démarrage des travaux
1.3.3.2. Passation des commandes
Elle intervient après la sélection du fournisseur et relative aux opérations d'émission de bons
de commande ou de lettres de commande. Elle englobe aussi les opérations de relance de
fournisseurs en cas de retard constaté dans le processus commande (Barry, 2004 : 20).

1.3.3.3. Réception des matières
Elle regroupe les opérations de contrôles qualitatifs et quantitatifs des biens livrés par le
fournisseur. Elle est exercée par une personne ou par une commission de réception dans les
grandes entreprises (Barry, 2004 : 20). Elle est généralement matérialisée par un bordereau de
réception ou un procès-verbal de réception établi par la personne ou la commission qui reçoit.
1.3.3.4. Gestion des matières
Selon BRUEL (2003 : 145), elle regroupe les procédures de suivi des immobilisations:
l'établissement des fichiers des immobilisations, les opérations d'entretien et de maintenance,
les opérations d'inventaire physique des biens ainsi que la couverture des biens par des polices
C
d'assurance. Cette fonction est indispensable pour toute entreprise industrielle. Il s’agit ici
ES
d’identifier des niveaux de stocks permettant a l’entreprise de prendre des décisions de

AG
gestion.
Aussi, afin d’éviter toute rupture de stock, l’entreprise doit porter son attention sur plusieurs
-B
niveaux de stocks :
IB
LI
o stock maximum : ce stock est celui qu’il ne faut pas dépasser afin d’éviter un sur
O
stockage.
TH
o stock minimum : il représente la consommation pendant le délai de livraison, c’est-à-

dire l’intervalle de temps entre la date d’une commande et sa date de livraison.
EQ
o stock de sécurité : il garantit l’entreprise contre une rupture de stock dans les cas :
U
• d’un retard de livraison ;

E
• d’une accélération de la consommation
o stock d’alerte : ce stock est aussi appelé stock de réapprovisionnement et permet de

faire face à la consommation pendant le délai de livraison et le délai de sécurité.
1.3.3.5. Sortie des matières
Selon GUILLAUME (2002 :23), « l’absence totale de toute forme de contrôle est néfaste».
Cette étape de la gestion des matières consacre la sortie des biens du patrimoine et aussi les
articles en stockage pour satisfaire une demande de consommation.

Pour les demandes de consommation, toute sortie d’un article devra faire l’objet de contrôles
de quantité et de qualité.
 Les contrôles quantité
D’après FAUTRAT (2002 :5), Cette tâche est exécutée au vu d’un document essentiel appelé
bon de sortie. Ce document qui précise la nature et les quantités des articles à sortir est
autorisé par les responsables désignés à cet effet par la Direction Générale. Mais une bonne
gestion des matières exige que le bon de sortie soit également revêtu de la signature du
service demandeur ; le non respect de cette dernière précaution peut conduire à un
détournement de stocks.
C
 Les contrôles qualité

ES
La qualité est un objectif pour toute entreprise quelle que soit la nature de son activité
AG
(BILODEAU & al, 2002 :38)

-B
Les articles ne sont pas à l’abri de dépréciation durant le stockage. Aussi, le contrôle de leur
IB
qualité s’impose au moment de leur sortie. Dans tous les cas, la livraison d’un article
LI
défectueux est à la charge du fournisseur qui remet, en contrepartie, une facture d’avoir au
O
client.
TH
Pour les articles destinés à la propre consommation de l’entreprise, le contrôle de la qualité est
EQ
également de rigueur. En effet, une consommation d’articles de mauvaise qualité peut

endommager les outils de production, empêchant ainsi l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
U
E
Selon CHEN (2006 : 15), «la qualité est une construction qui commence bien avant la
production et l’utilisation de l’objet, par sa conception et s’achève souvent longtemps après
qu’on a cessé d’utiliser le produit, par sa destruction et son recyclage ».
1.3.3.6. Cessions, destructions et mises au rebut
Elle concerne les procédures suivantes:
o l'identification des immobilisations éligibles à la réforme, à la cession, à la mise au

rebut, ou à l échange ;

o l'approbation préalable de ces opérations par les personnes ou organes habilités par
l’entreprise;
o l'information du service comptable (Lozato, 2001 : 27).
1.3.3.7. Comptabilisation des matières
Selon MABUDU (2005 :7), « la comptabilité est, depuis longtemps, considérée comme une
connaissance utile. Elle est nécessaire à celui qui veut diriger une entreprise, exploiter un
commerce, administrer une collectivité ; même l’actionnaire, l’épargnant, le citoyen ne
peuvent l’ignorer. Exprimée en terme simple, elle peut être comprise par tous ».
Pour SAMBE & al (2008 :32), « la comptabilité peut être définie comme un système
C
d’organisation de l’information financière permettant de :

ES
o saisir, classer enregistrer des données de base chiffrées ;

AG
o fournir, après traitement approprié, un ensemble d’informations conformes aux

besoins de divers utilisateurs intéressés ».
-B
IB
Dans le souci d’obtenir des informations stables sur la gestion des stocks, les chefs
LI
d’entreprise s’orientent de plus en plus vers la gestion informatisée.

O
1.3.3.8. Inventaire physique

TH
EQ
Les inventaires se caractérisent par des contrôles physiques. Pour COOPERS & al (1998 :73),
«le matériel, les stocks, les titres, les disponibilités et autres actifs font l’objet d’une protection
U
physique et d’inventaires périodiques dont les résultats sont comparés aux données figurant
E
sur les documents de contrôle ».
L’inventaire physique des stocks est obligatoire à la clôture de l’exercice : recensement et

valorisation des marchandises, matières premières, approvisionnements et produits fabriqués
qui sont la propriété de l’entreprise.
L’objectif poursuivi par l’inventaire physique est la confirmation de l’existence physique d’un
élément d’actif. Ce travail doit être conduit avec ordre, méthode et précision.
Selon BARRY (2009 :113), « cette fonction particulièrement importante comprend toutes les
opérations de recensement physique des stocks de l’entreprise, en vue de conforter ou, en cas

d’écart, de rectifier les soldes comptables des stocks ». Le rapprochement des inventaires
physiques et des inventaires théoriques peut aboutir soit à des écarts positifs appelés bonis
d’inventaires, soit à des écarts négatifs appelés malis d’inventaires. Mais la qualité de
l’inventaire dépend de la bonne tenue des livres comptables obligatoires.
Il existe deux types d’inventaire :
o l’inventaire de fin d’année qui permet de valoriser les stocks nécessaires à

l’établissement du bilan de l’exercice ;
o l’inventaire tournant qui se déroule tout le long de l’année
Quel que soit le type d’inventaire utilisé, les prises d’inventaires nécessitent le respect
C
rigoureux de la procédure ci-après :

ES
a) Préparation de l’inventaire :
AG
o la nomination d’un responsable de l’inventaire et des intervenants ;

-B
o les instructions à donner pour la prise d’inventaire ;

IB
b) Déroulement de l’inventaire :
LI
O
o le travail préparatoire ;
TH
o l’intervention des équipes de comptage ;

EQ
o l’exploitation des résultats du comptage ;

o le contrôle du travail d’inventaire (SAMBE & al, 2008 :214-21).
U
E
1.4. les risques opérationnels liés au cycle immobilisations
Il s'agira pour nous dans cette section de faire dans un premier temps, un aperçu de la notion
de risque, des différents types de risques, et dans un second temps nous allons aborder les
risques opérationnels liés au processus de la comptabilité matière.
1.4.1. La notion du risque
La notion de risque est inhérente aux affaires commerciales (Nadeau, 2007 : 1). Il apparaît
essentiel pour tout manager, soucieux de l'atteinte des objectifs stratégiques, opérationnels et
financiers de son entreprise, d'avoir une vision large des événements susceptibles d'avoir des

conséquences sur la réalisation de ceux-ci (objectifs). A partir de là, la notion de risque et de

sa gestion doit occuper une place de choix dans ses activités managériales.
En effet, les expériences relatées dans le domaine du management des risques, ont largement
témoigné des avantages pour l'entreprise de gérer ses risques .opérationnels (Pouliot &
Bilodeau, 2002 :35)3. Ainsi nous allons parcourir les définitions des risques données par les
auteurs et faire ressortir les points essentiels.
1.4.1.1. Définition du risque
Comme précédemment annoncé, le risque a fait l'objet de plusieurs définitions dont quelques
unes seront revues.
C
ES
Un risque «est une situation (ensemble d’évènements simultanés ou consécutifs) dont

l’occurrence est incertaine et dont la réalisation affecte les objectifs de l’entreprise qui le
AG
subit», (Barthélemy, 2000 : 11).

-B
Cette définition est très large et englobe non seulement les risques ayant un effet positifs (ou
IB
risque spéculatif, ceux que l’entreprise recherche) mais aussi les risques à effets négatifs (ou
LI
risque purs, ceux que l’entreprise craint).

O
Quant à HAMZAOUI, (2005 :98), il définit le risque comme étant « un ensemble d’aléas
TH
susceptible d’avoir des conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et
EQ
l’audit ont notamment pour mission d’assurer autant que faire se peut la maîtrise ».
U
Nous pouvons ajouter à cette définition, le risque d’opportunité qui consiste à décider en
E
connaissance de cause de prendre un risque mais en se donnant les moyens de le maîtriser.
A travers ces définitions, nous pouvons faire ressortir les composantes du risque :
o la gravité, ou conséquence de l’impact ;

o la probabilité ou la fréquence probable de l’occurrence du risque.
Le risque se mesure par la combinaison de ces deux composantes, la criticité.
Le risque est donc une incertitude liée à toute action ou décision, ou évènement incertain qui
empêche l’entreprise de poursuivre ses objectifs.

1.4.1.2. Objectif de l’approche par les risques
L’approche par les risques a pour objectifs de prévenir l’entreprise des risques dont la
réalisation pourrait l’empêcher d’atteindre ses objectifs. Selon COOPERS & al (2000 : 257),
les objectifs de l’approche par les risques sont recherchés par les responsables , les dirigeants
et l’audit interne.
 Les objectifs recherchés par les responsables opérationnels
o disposer d’une vision détaillée des risques existant au niveau de chaque processus
d’activité ;
o analyser les risques dans le but de prendre des mesures correctives efficaces et
C
d’assurer leur suivi.

ES
 Les objectifs recherchés par les dirigeants

AG
o disposer d’une vision globalisée des risques existants, dans les différentes unités au
-B
titre des différentes activités ;

IB
o leur permettre d’être informés de la nature et des zones de risques, afin de définir les
LI
orientations générales susceptibles d’améliorer structurellement la maîtrise des risques

O
et de mieux superviser le management opérationnel.

TH
 Les objectifs recherchés par l’audit interne

EQ
o disposer d’une vision globalisée des risques existants dans les différentes unités, au
U
titre des différentes activités ;

E
o aider à la programmation pertinente des missions d’audit, en fonction de la nature et de

la gravité des risques existants.
1.4.1.3. Typologie des risques opérationnels
Les risques existent partout ; l’important est de savoir les évaluer, les anticiper, les contrôler
et les gérer avec rigueur. La complexité et la diversité de l’environnement ne permettent pas
de dresser une liste exhaustive des risques. Les différentes définitions du risque ont montré
que leur détermination est énormément liée à l’expérience.

 Le risque inhérent ou risque brut
Selon BERNARD & al (2008 :68), c’est : « le risque évalué avant tout dispositif de maitrise
des risques, et correspond à l’exposition de l’organisation à son univers des risques
intrinsèques à ses activités »
 Le risque de non contrôle
Selon OBERT (1995;117), c’est le risque que le système de contrôle interne de l’entreprise ne
prévient pas ou ne détecte pas de telles erreurs. C’est le risque lié aux insuffisances du
dispositif de contrôle interne mis en place au sein d’une entreprise dans les états financiers).
C
 Le risque résiduel
ES
Selon MOREAU (2000 : 98), le risque résiduel peut être défini comme étant : « Le risque
AG
restant après une mesure de réponse ou d'atténuation des risques (mesures existantes et
stratégies incrémentales ou progressives) ».
-B
 Risques opérationnels
IB
LI
C’est le risque qui concerne le fonctionnement de l’entreprise, la continuité d’activité. Il est

O
défini comme étant le risque de pertes résultant de l’inadaptation ou de la défaillance des

TH
procédures internes, de personnes ou de systèmes ou résultant d’évènement extérieurs

EQ
(MADERS & al, 2006 : 258).

U
Nous pouvons ainsi dire que le risque peut se définir comme étant la probabilité qu'un
E
événement, de par sa survenance, ait une conséquence négative sur la réalisation des objectifs
de l'entreprise.
Une lecture de ces définitions fait ressortir deux éléments qui nous semblent fondamentaux
pour une cartographie des risques. Il s'agit de :
o l'impact ;
o la probabilité de survenance.

a. Impact du risque
Il correspond à la conséquence liée à la survenance du risque. Il permet d'appréhender la

portée de celui-ci pour l'entreprise comme par exemple une catastrophe naturelle. En effet, un
risque peut paraître peu probable mais comportant de lourdes conséquences quant à son
impact.
b. Probabilité de survenance
Il s'agit de l'occurrence ou de la fréquence de réalisation d'un événement pouvant impacter

négativement les objectifs de l'entité (Renard, 2007 : 39).
C
1.4.2. Identification des risques liés au processus de la comptabilité matières

ES
Pour une meilleure compréhension des risques liés au processus de la comptabilité matière,
AG
nous allons identifier les risques liés à chaque processus et synthétisé dans le tableau suivant :
-B
Tableau 2 : Identification des risques liés au processus de la comptabilité matière

IB
Sous processus Risques liés aux sous processus Impacts

LI
Expression interne -mauvaise description des besoins ; Achat non conforme.

O
des besoins -demande de matériel non nécessaire ou

inopportun ; Insatisfaction de l’agent.
TH
- demandes non autorisées.

EQ
Passation des -commande émise de façon désordonnée, en Détournement.

commandes dehors des prévisions
-risque de non-respect des termes de la
U
commande par le fournisseur.

E
Réception des -absence de transmission de PV de -Entrave à l’efficacité

matières réception ; opérationnelle.
-omission ; -Atteinte au patrimoine de
- réception tardive ; l’entreprise.
-non codifications des immobilisations
reçues ;
-risque de réception frauduleuse au
détriment de l’entreprise.
Gestion des matières - vols ou pertes des matières ; -Rupture des stocks.
-non-respect des contrats d’entretien et
maintenance pour les immobilisations ; -Baisse des performances.
-absence de police

d’assurance pour les stocks ; -Panne fréquente.

-insuffisance ou inadéquation des aires de
stockages ; -Dégradation des matières.
-utilisation des matières à des fins -Atteintes au patrimoine de
personnelles. l’entreprise.
Sortie des matières -sortie anarchique des matières ou de -Rupture de stock ;
quantités disproportionnées au besoin réel ; -Atteintes au patrimoine de
-livraison suite à des commandes non l’entreprise.
autorisée,
- détournement des matières.
Cession, destruction -immobilisation cédée sans autorisation -Perte d’efficacité.
des immobilisations hiérarchique ;
-cession inefficiente des immobilisations ;
-non comptabilisation des immobilisations -Pertes financières.
C
cédées ;
ES
-destruction d’immobilisation non

autorisées. -Atteinte au patrimoine.
AG
Comptabilisation des -double comptabilisation ; -Non fiabilité des comptes

matières -absence de comptabilisation ; d’immobilisations et de
-matière comptabilisée sur le mauvais stocks,
-B
exercice ; -Situation non réelle des

- comptabilisation sans support ; arrêtés mensuels.
IB
Inventaire Physique -inventaire non fiable, mal - Manque de visibilité réel

LI
organisé (difficulté de comptage) ; sur le patrimoine.

O
- les stocks en comptabilité erronés ;

TH
-non immatriculation des stocks ; -Suivi défaillant des

-inventaire non exhaustifs ; matières.
EQ
-non mise à jour des fichiers après -Non fiabilité des comptes.
l’inventaire ;
U
-non comptabilisation des écarts.

E
Travaux de -non ajustement des comptes - Compte de résultat non

régularisation d’immobilisation ; fiable,
-base non fiable pour la détermination des
amortissements et provisions ; -Redressement fiscaux.
-erreur de comptabilisation des
amortissements et provisions ;
Valorisation et -Valorisation des stocks erronés ; Compte de résultat non
dépréciation des -La surévaluation des stocks ; fiable
stocks - L’inexactitude du montant comptable des
stocks.
Source : Nous-mêmes à partir de Schick & al (2002 :52) et Angot & al (2004 : 144-145).

L’analyse des sous processus qui composent le processus de la comptabilité matières nous a
permis d'identifier l'ensemble des risques opérationnels auxquels celui-ci est exposé.
Pour ces risques opérationnels décelés, il est important de rattacher des dispositifs de contrôle
interne pour les maitriser.
1.5. Dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés à la comptabilité matières
RENARD (2010 :169), affirme que « les faiblesses, insuffisances, dysfonctionnement du

système de contrôle interne trouvent toujours leur cause première dans la défaillance d’un des
dispositifs de contrôle interne mis en place par les responsables (ou qui n’a pas été mis en
place) ». Cette affirmation montre qu’il est indispensable que les managers aient une
C
connaissance précise sur ces dispositifs.

ES
1.5.1. Définition et composantes du risk management

AG
La maitrise des risques au sein d’une entreprise passe par la mise en place de bons dispositifs
-B
de management à l’image des pratiques d’organisation communément admises.

IB
1.5.1.1. Définition du risk management

LI
O
Selon le COSO II (2007 ; 5), « le management des risques est un processus mis en œuvre par
TH
le conseil d’administration, la direction générale, le management et l’ensemble des

EQ
collaborateurs de l’organisation.
U
Il est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie ainsi que dans toutes les activités de
E
l’organisation. Il est conçu pour identifier les évènements potentiels susceptibles d’affecter
l’organisation et pour gérer les risques dans les limites de son appétence pour le risque. Il vise
à fournir une assurance raisonnable quant à l’atteinte des objectifs de l’organisation ».
1.5.1.2. Les composantes du risk management
Le management des risques comprend huit éléments. Ces éléments résultent de la façon dont
l’organisation est gérée et sont intégrés au processus de management. Ces éléments sont les
suivants :

o environnement interne ;
o fixation des objectifs ;
o identification des évènements ;
o évaluation des risques ;
o traitement des risques ;
o activités de contrôle ;
o information et communication ;
o pilotage.
Le management des risques n’est pas un processus séquentiel dans lequel un élément affecte
uniquement le suivant. C’est un processus multidirectionnel et itératif par lequel n’importe
C
quel élément a une influence immédiate et directe sur les autres.

ES
1.5.2. Les dispositifs de management des risques liés à la comptabilité matière

AG
Selon COSOII (2007 :5), le dispositif de management des risques :

-B
o est un processus permanent qui irrigue toute l’organisation,

IB
o est mis en œuvre par l’ensemble des collaborateurs, à tous les niveaux de
LI
l’organisation,
O
o est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie,

TH
o est mis en œuvre à chaque unité de l’organisation et permet d’obtenir une vision
EQ
globale de son exposition aux risques,

o est destiné à identifier les évènements potentiels susceptibles d’affecter l’organisation
U
et à gérer les risques dans le cadre de l’appétence pour le risque,

E
o donne une assurance raisonnable (quant à la réalisation des objectifs de

l’organisation),
o est orienté vers l’atteinte des objectifs appartenant à une ou plusieurs catégories
indépendantes mais susceptibles de se recouper.
Pour une meilleure compréhension des dispositifs liés au processus de la comptabilité

matière, nous allons les rattacher dans un tableau aux risques identifiés dans le paragraphe
précédent.

Tableau 3 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière
Sous processus Risques liés aux sous processus Dispositifs de maitrises de risques
Expression -Mauvaise description des besoins ; L’expression des besoins doit donner
interne des -Demande de matériel non l’assurance que les demandes d’achats
besoins nécessaire ou inopportun ; émises par les services sont effectuées
- Demandes non autorisées. par des responsables habilités ; et
qu’elles soient préalablement
budgétisées ou expressément
autorisées.
Passation des -Commande émise de façon Les matières doivent garantir la
commandes désordonnée, en dehors des passation des commandes dans les
prévisions. délais raisonnables.
-Risque de non-respect des termes De même un suivi adéquat des
C
de la commande par le fournisseur. commandes non honorées et la relance

ES
systématique des fournisseurs.

Réception des -absence de transmission de PV de Les réceptions doivent faire l’objet de
AG
matières réception ; l’établissement des procès-verbaux de

-omission ; réception.
Les matières réceptionnées doivent
-B
- réception tardive ;
-non codifications des donner l’assurance d’une identification
IB
immobilisations reçues ; systématique.

- risque de réception frauduleuse
LI
au détriment de l’entreprise ;
O
Gestion des - vols ou pertes des matières ; Assurance des locaux et matières ;
TH
matières -non-respect des contrats accès limité aux personnes autorisées.

d’entretien et maintenance pour les
EQ
immobilisations ; Système de protection contre les

-absence de police d’assurance pour incendies et inondations.
U
les stocks ;
E
-insuffisance ou inadéquation des Fixation du stock minimal.

aires de stockages ;
-utilisation des matières à des fins
personnelles.
Sortie des -sortie anarchique des matières ou Définir les modalités de sortie de
matières de quantités disproportionnées au matières ;
besoin réel ; Les sorties doivent faire l’objet
-livraison suite à des commandes d’éditions de bon sortie provisoire
non autorisée, pour les entretiens ou réparation et
- détournement des matières. définitif pour les biens qui sortent du
stock.
Cession, -immobilisation cédée sans Les cessions doivent faire l’objet
destruction des autorisation hiérarchique ; d’autorisations et être communiquées

immobilisations -cession inefficiente des sans délai à la comptabilité.

immobilisations ;
-non comptabilisation des Elles doivent être accompagnées de
immobilisations cédées ; factures de ventes ou d’avis de
-destruction d’immobilisation non destruction.
autorisées
Comptabilisation -double comptabilisation ; La comptabilité doit s’assurer :
des matières -absence de comptabilisation ; Qu’elle reçoit tous les documents
comptables (bon de commande,
-matière comptabilisée sur le livraison etc.)
mauvais exercice ; -qu’elle les comptabilise tous
- les procédures doivent définir les
- comptabilisation sans support ; supports de transmission de
l’information.
C
Mise à jour régulière des fiches au fur

ES
et à mesure des mouvements.

Inventaire -inventaire non fiable, mal -Des responsables désignés d’avance
AG
Physique organisé (difficulté de comptage) ; par la direction générale.

- les stocks en comptabilité erroné ; -Existence d’une procédure
-B
-non immatriculation des stocks ; d’inventaire exhaustif.

IB
-inventaire non exhaustif ;

LI
-non mise à jour des fichiers après

O
l’inventaire ;
TH
-non comptabilisation des écarts.

Travaux de -non ajustement des comptes Définir le mode de calculs de
EQ
régularisation d’immobilisation ; l’amortissement et les biens

U
-base non fiables pour la amortissables.

E
détermination des amortissements

et provisions ;
-erreur de comptabilisation des
amortissements et provisions ;
Valorisation et -valorisation des stocks erronés ; Définir la méthode de valorisation des
dépréciation des -la surévaluation des stocks ; stocks.
stocks -l’inexactitude du montant
comptable des stocks.
Source : nous –même à partir d’AHOUANGANSI (2006 :448-449) et BARRY (2009 :114-
115)
Conclusion
Les matières et la comptabilité sont des domaines très sensibles au regard des conséquences
énormes que pourrait engendrer leur mauvaise gestion. Pour cela, elles doivent être gérées
avec une attention particulière. Dès lors, la gestion des risques qui leur sont inhérents
constitue des points capitaux pour la réussite de leur bonne gestion. La gestion de ces risques
nécessite un bon dispositif de contrôle interne, une culture du risque d’entreprise et une
organisation méthodologique.
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE

DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES
Face à la complexité des opérations et à l’augmentation des risques de l’entreprise,

l’élaboration du manuel de procédures est devenue pour celles-ci une préoccupation
essentielle. Le manuel de procédures constitue pour l’entreprise le concentré de son
organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs. Aussi, « la
formalisation des procédures apparaît comme un des axes principaux des démarches qualité »
d’après (HENRY & al, 2001 :7) «l’élaboration des procédures est une condition essentielle
pour garantir la qualité des opérations ».
Nous allons dans ce présent chapitre définir les notions sur le manuel de procédures et ses
C
objectifs et enfin aborder son processus d’élaboration.

ES
AG
2.1. Notions sur le manuel de procédures
La nécessité de formaliser les procédures n’est plus à démonter. En effet, les entreprises sont
-B
appelées à exécuter des opérations dont les étapes à suivre pour leur réalisation doivent être
IB
scrupuleusement respectées, de crainte que son fonctionnement normal ne soit désarticulé.

LI
Nous allons dans cette section, définir le manuel de procédures, faire ressortir les objectifs et
O
enjeux de sa conception mais également montrer son importance pour l’entreprise.

TH
2.1.1. Définition et objectifs du manuel de procédures

EQ
Toute entreprise soucieuse de sa survie doit disposer d’un manuel de procédures. C’est un
U
E
document de référence pour ce qui concerne le passé mais un bon repère pour traiter les
opérations.
2.1.1.1. Définition du manuel de procédures
Avant de définir le manuel de procédure, il est important pour nous de définir la procédure.
Selon HENRY& al (2001 : 16), « une procédure est un enchainement de tâches élémentaires
standardisées ; déclenchées en amont par l’expression d’un besoin quelconque ; limitées en
aval par l’obtention d’un résultat attendu ». Aussi, PAOLO (2008 : 51) va dans le même sens
en disant que « la procédure est la manière spécifiée pour accomplir une activité ou un

processus ». Nous pouvons dire simplement que la procédure est la démarche à suivre pour
réaliser une activité.
Selon MIKAËL (2009 : 132), « Le manuel de procédures peut être défini comme étant un
référentiel approuvé par la direction générale qui décrit de manière précise et détaillée les
circuits de flux de documents et d’informations, les procédures d’autorisation et
d’approbation, les différents niveaux de responsabilité et de délégation et enfin les dispositifs
de sécurité à respecter ».
Il s’adresse à tous les membres de l’entreprise et envisage, pour chaque cycle d’activité et
chaque niveau de responsabilité, l’ensemble des opérations de l’entreprise devant permettre
de :
C
ES
o assurer la sécurité des actifs ;

AG
o augmenter les performances de chacun par l’apport de celles des autres ;

o respecter les lois et règlementations en vigueur ;
-B
o promouvoir une meilleure gouvernance en renforçant l’adéquation des rôles et

responsabilités ;
IB
o fiabiliser les informations comptables et financières.

LI
O
Le manuel de procédures prend ici l’aspect d’un référentiel à usage commun pour tous les
TH
acteurs de l’entreprise. Il indique le circuit de traitement des opérations en spécifiant :

EQ
o les tâches à faire (quoi) ;

U
o les niveaux de responsabilité (qui) ;

E
o les différentes étapes de traitement (quand) ;

o les lieux de réalisation (ou) ;
o les modalités d’exécution (comment).
2.1.1.2. Objectifs du manuel de procédures
Les objectifs du manuel des procédures sont les suivants :
o expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités
ou cycles de l’entreprise : techniques, comptables, financiers et administratifs ;

o assurer l’uniformité des modalités d’exécution en les formalisant. Ce qui exclut les
disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l’absence de manuel,
dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise, mais
aussi de la culture des opérationnels ;
o sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne
performantes ;
o former le personnel ;
o favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le
personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de
temps considérable notamment lors des passations de service ou lors de la phase
d’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes (HENRY & al
C
2001: 10).
ES
2.2. Architecture du manuel de procédures

AG
Le manuel de procédure est structuré en trois grandes parties : les généralités introductives,
-B
les fiches de procédures proprement dites, et enfin les annexes et tables complémentaires.
IB
2.2.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale

LI
O
Selon HENRY (2001 : 55), « cette partie permet de rappeler les objectifs qui ont conduit à la
TH
mise en place de l’outil et explique la structure générale». Elle sert aussi à donner des
EQ
indications pratiques pour la consultation et la recherche d’information à l’intérieur du

manuel. Elle peut également reprendre divers point généraux, tels que l’organisation générale
U
des services, le contenu, le contrat éventuel d’assurance qualité.

E
2.2.2. La deuxième partie : les fiches de procédures proprement dites
Cette partie, qui est la plus volumineuse, en est le corps central. Elle regroupe toutes les fiches
de procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement, on retrouve une même
structure logique : description synthétique de la procédure, diagramme de flux et fiches
descriptives des tâches (NGUYËN, 1999 : 310). Chaque fiche de procédure peut se
décomposer en une même séquence de partie.
Au premier niveau, on retrouve la présentation synthétique de la procédure. Cette présentation

fournit une vue générale, en rappelant sous forme succincte l’objectif de la procédure et ses

principales caractéristiques (le cas échéant, son point de départ, sa fréquence d’application, les
acteurs concernés, le volume d’activités correspondant), les services émetteurs (rédacteur,
vérificateur, validation), la liste des destinataires et l’historique des mises à jour.
Le second niveau correspond au descriptif proprement dit de la procédure. Il se présente

généralement sous la forme conjointe d’un diagramme de flux et d’une fiche de tâches.
C’est à ce niveau que se retrouve l’essentiel des informations concernant la procédure : son
déroulement chronologique, les noms des intervenants (individus ou services), le contenu des
tâches, les consignes d’exécution et les indications de support utilisés.
Le troisième niveau sert à présenter de façon séparée la description détaillée des règles
C
techniques (règles de gestion, description des processus). On y trouve des explications

ES
complémentaires sur l’exécution concrète des tâches, en descendant à un niveau de détail

AG
encore plus approfondi (HENRY, 2001 : 56).
2.2.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires

-B
IB
Cette partie peut fournir des documents annexes tels que des tables de données ou des
LI
illustrations complémentaires. Elle comprend surtout des listes de procédures. La structure de

O
ces listes peut obéir à diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon leur ordre de
TH
classement ou par ordre alphabétique. Dans ce premier cas, une liste peut présenter des
regroupements thématiques, par objet ou par processus.
EQ
On entend par objet quelque chose qui existe physiquement pour l’entreprise, qui est
U
E
important pour son activité et qui est classable en individualités distinguables (par exemple :
client, bon de commande) (BERGER, 2007 : 71).
2.3. Processus d’élaboration du manuel de procédures
Selon NGÜYEN (1999 : 163), « la rédaction du manuel de procédure est un projet qui peut
parfois s’étendre sur plusieurs années selon la taille de l’entreprise et la complexité de son
organisation. En réalité, le travail n’est jamais achevé dans la mesure où l’entreprise comme
tout organisme vivant, se développe et adapte son mode de fonctionnement aux évolutions de
l’environnement. Pour son élaboration, l’entreprise doit disposer au préalable de plusieurs
documents à savoir l’organigramme détaillé, la description des postes, la délégation des

pouvoirs, le diagramme des flux d’informations Il faudra aussi qu’elle définisse les objectifs
recherchés du manuel de procédures et le champ d’application des procédures à rédiger ».
Les étapes du processus d’élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans le

tableau ci-dessous :
Tableau 4 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration du manuel de

procédures
PHASES ETAPES HENRY & BERGER NGUYËN
al & al (1999)
(2001) (2007)
Préparation Travaux Préliminaires X
Inventaires des procédures X X X
C
Réalisation Évaluation des procédures X X

ES
actuelles
Élaboration d'une cartographie X X X
AG
des risques
Conception du manuel de X X
-B
procédures
Finalisation Conception des procédures X X X
IB
Validation des procédures et X X X

LI
du manuel
O
Diffusion du manuel X X X
TH
Suivi Suivi de la mise en œuvre et X X X

recommandations
EQ
Sources: nous même à partir de HENRY & al (2001 : 78-94) ; BERGER & al (2007 : 70-72) ;
U
NGUYÊN (1999 : 310-311).

E
2.3.1. Phase de préparation
Pour bien mener la mission d’élaboration du manuel de procédures, il est nécessaire de bien
comprendre le fonctionnement de l’entité afin d’assurer un parfait ordonnancement des
activités et le respect des délais imposés. La phase de préparation permet à l’auditeur de
connaître l’entreprise de façon générale.
2.3.1.1. Prise de connaissance générale ou travaux préliminaires
Selon HENRY (2001 ; 78), la connaissance générale de l’entreprise nécessite la collecte des
informations dans les différents domaines et particulièrement la compréhension de son

environnement qui porte le processus de gestion des immobilisations corporelles. Ces

différents domaines concernent entre autres :
o l’activité de l’entreprise, sa concurrence, ses principaux partenaires (clients, banque,

fournisseurs…) ;
o Son organisation et sa structure ;
o Son organisation administrative et comptable ainsi que ses politiques et méthodes
comptables ;
o Ses politiques en matière financière, de gestion et ses perspectives de développement.
Une fois, l’auditeur a recensé l’ensemble des informations désirées, il passe à l’inventaire des
procédures existantes.
C
ES
2.3.1.2. Inventaires des procédures existantes

AG
Dans le cadre de la réalisation du projet de conception du manuel de procédures, l’auditeur

doit dans un premier temps dresser une liste des procédures existantes. Cette liste initiale est
-B
nécessairement provisoire et évoluera à plusieurs reprises au fil des travaux. Selon HENRY
IB
(2001 : 78), pour réussir cette étape, l’auditeur doit examiner les missions, les objectifs et les
LI
événements des fonctions achats et de la trésorerie.

O
TH
2.3.1.3. Dossier par procédure

EQ
Une fois l’inventaire initial des procédures dressées, l’auditeur doit préparer un dossier par
procédure. Ce dossier est généralement un classeur ou une chemise dans lesquels toutes les
U
E
pièces d’enquête seront rassemblées. Selon HENRY (2001 : 84), ce dossier comporte les
points suivants :
o l’identification de la procédure (le nom, le numéro, la fréquence, événement

déclenchant) ;
o les éléments d’enquête (nom du rédacteur, date et état d’avancement) la liste des
pièces du dossier (documents rédigés, diagrammes, imprimés collectés, états
informatique, références techniques.

2.3.2. Phase de réalisation
La phase de réalisation est très importante car la qualité des procédures en dépend. Les étapes
de la réalisation de manuel de procédure sont :
o l’évaluation des procédures existantes ;

o l’élaboration d’une cartographie des risques ;
o la conception du manuel de procédures.
2.3.2.1. L’évaluation des procédures existantes
L’évaluation des procédures actuelles est importante dans la mesure où elle permet de détecter
C
les forces et faiblesses de ces procédures ainsi que les risques afférents. Cette étape consiste à
ES
identifier des procédures existantes et à les analyser (NGUYËN, 1999 : 310-311 L’analyse
des procédures précède leur rédaction définitive. Il peut s’avérer utile de hiérarchiser les
AG
différentes actions : de même que l’on est parti initialement des missions et des processus
pour les décomposer en procédures, on peut aussi, à l’intérieur d’une procédure classer les
-B
tâches, les opérations, voire les gestes. D’après HENRY (2001 : 89), l’analyse permet de
IB
dérouler les enchaînements et de situer l’importance relative des tâches. Ainsi, à travers des
LI
tests de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il a bien saisi le contrôle interne.
O
Selon PIGE (2001 : 86), ces tests comprennent l’examen de l’application des contrôles et la
TH
simulation de tout ou partie des tâches effectuées par les employés de l’entreprise.
EQ
2.3.2.2. L’élaboration d’une cartographie des risques

U
E
D’après BERGER (2007 :71) l’élaboration d’une cartographie des risques peut se faire de
manière itérative. Elle peut être décomposée en trois étapes :
o l’identification et l’analyse des risques ;

o hiérarchisation et mesure des risques ;
o l’établissement de la matrice des risques.
2.3.2.2.1. Identification et analyse des risques
Selon SALVIAC & al. (2008 : 150), il s’agit, en s’appuyant sur les entretiens réalisés avec les
acteurs, d’être en mesure de déterminer les risques de l’organisation en rapport avec le
périmètre défini. HAMZAOUI (2002 : 34), abonde dans le même sens en disant que
l’auditeur, tout en conservant son indépendance, est appelé à participer à l’identification des
zones de risques pouvant affecter la sécurité. La démarche d’identification des risques
implique l’utilisation d’outils et techniques qui varient selon les auteurs. L’identification peut
être soit :
o basée sur les Check-lists (liste exhaustive des risques) ;

o basée sur l’atteinte des objectifs de l’entité (risques compromettant l’atteinte des
objectifs) ;
o basée sur les actifs créateurs de valeur ;
o basée sur l’analyse historique (le passé) ;
o basée sur l’analyse de l’environnement (les menaces) ;
C
o basée sur l’analyse des activités (approche processus)

ES
En outre, l’auditeur apprécie l’aptitude des dispositifs de gestion et de contrôle mis en place
AG
pour atteindre les objectifs de contrôle interne. D’après MARESCHALL (2003 : 9), « le
risque est classiquement évalué sous forme d’une combinaison des facteurs de probabilité et
-B
de gravité ». Cette étape s’appuie sur un ensemble de techniques quantitatives et qualitatives.

IB
2.3.2.2.2. Hiérarchisation
LI
O
La hiérarchisation des risques permet de les classer par ordre de gravité. Le classement des
TH
risques se fait sur la base des scores obtenus lors de leur évaluation tout en faisant attention au
EQ
seuil de tolérance que l’organisation lui accorde. Les risques évalués et hiérarchisés,
l’auditeur doit pouvoir déterminer le traitement approprié à chaque risque.
U
E
2.3.2.2.3. Matrice des risques
La matrice des risques est une simple présentation des risques et leurs causes dans un tableau.
Elle est le résultat des étapes précédentes de l’élaboration de la cartographie des risques. La
matrice des risques met en évidence les risques et facilite la prise de décision pour leur prise
en charge (SALVIAC, 2008 : 158).

2.3.2.2.4. Traitement des risques
D’après RENARD (2010 : 161), les risques peuvent être traités de différentes façons :
o l’acceptation : l’on ne fait rien et on accepte de courir le risque (appétence pour le

risque);
o le partage : réduire le risque en souscrivant une assurance ou en mettant au point une
joint-venture avec un tiers ;
o l’évitement : l’on fait disparaître le risque en cessant l’activité qui le fait naître ;
o la réduction : l’on prend les mesures nécessaires pour réduire la probabilité ou
l’impact.
C
2.3.2.3. La conception du manuel de procédures

ES
Cette étape permet de définir les orientations du manuel de procédure à concevoir, c'est-à-dire
AG
les objectifs, le contenu, la forme et le champ d’application du manuel.

-B
2.3.2.3.1. Le contenu du manuel de procédures

IB
D’après NGÜYEN (1999 : 157), la réussite d’un manuel de procédures réside dans sa capacité
LI
à divulguer quatre types d’information d’une procédure :

O
TH
o les éléments permanents que ce sont les obligations externes et internes auxquelles
EQ
l’entreprise doit satisfaire, l’organisation préalable qu’elle met en place pour assurer le
bon fonctionnement sans discontinuité de la procédure ;
U
o les éléments ponctuels, c'est-à-dire la liste des différentes instructions : qui fait quoi
E
quand et comment ?
o les éléments relatifs aux normes retenues qui abordent les aspects liés aux règles de
gestion à adopter ;
o et éléments de descriptions et de synthèse qui traduisent clairement les étapes de
l’exécution de la procédure.
2.3.2.3.2. Forme
Pour ce qui est de la forme, l’auditeur doit choisir celle qui est la plus appropriée au contexte
de l’entité auditée. HENRY & al. (1999 : 78) Suggèrent l’utilisation des classeurs à feuillets
mobiles afin de faciliter les mises à jour du manuel.
Le manuel qui est un document physique est constitué de plusieurs tomes selon la nature et
l’importance des cycles. Pour concevoir un manuel de procédures, l’auditeur peut choisir de
découper le manuel de procédure en cycle d’activités, affecter un code préférence alpha.
2.3.3. Finalisation de la mission
A cette phase, l’auditeur est en mesure d’émettre une opinion et rédiger les procédures qui
constituent le socle du manuel de procédures. Les étapes de cette phase sont : la rédaction des
procédures, la validation des procédures et du manuel ainsi que la diffusion du manuel
(BERGER 2007 : 72).
2.3.3.1. Rédaction des procédures

C
ES
La rédaction des procédures précède le projet de manuel de procédures. Dans la pratique

comme l’indique HENRY & al. (2001 : 92), L’analyse préalable de la tâche ou de l’activité
AG
doit être faite avec minutie. Cela veut dire que l’auditeur doit avant la rédaction des
procédures, bien analyser la tâche ou l’activité avant de la décrire. Rédiger une procédure,
-B
c’est la définir, décrire les tâches de chaque intervenant et en organiser la synchronisation

IB
dans le temps avec des contrôles logiques.

LI
O
D’après HENRY & al. (2001 : 94-95), la rédaction des procédures s’effectue par la
TH
combinaison de description textuelle et graphique des tâches. D’autres comme BERGER &
al. (2007 : 123), affirment que la description des tâches d’une procédure doit être graphique ;
EQ
cela favorise la mémorisation des différentes étapes de réalisation de la tâche. En résumé, il

U
est important de soutenir la description textuelle par la description graphique.

E
Conclusion
Toute entreprise quel que soit sa taille a besoin des procédures pour mieux assainir sa gestion.
Le manuel de procédures permet à l’entreprise d’optimiser ses activités. Il est également un
outil qui permet aux opérationnels d’une entreprise de connaître facilement l’exécution d’une
tâche. Il sert aussi de référence lors de la revue des procédures du contrôle interne pour
s’assurer que les procédures mises en place par l’entreprise sont respectées. Son élaboration
nécessite l’engagement de tout le personnel de l’entreprise et une méthodologie rigoureuse.
Cette méthodologie fera l’objet du troisième chapitre.

CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE
Après avoir présenté les éléments fondamentaux du processus de comptabilisation, gestion

des matières et les différents aspects relatifs à l’élaboration d’un manuel de procédures, nous
aborderons dans ce chapitre l’approche méthodologique de notre étude à travers un modèle
d’analyse et des outils de collecte et d’analyse des données qui nous ont permis de concevoir
le manuel de procédures.
3.1. Modèle d’analyse
Notre modèle d’analyse est une représentation schématique constituée de quatre phases et de
neuf étapes. Il est illustré à travers la figure n°1 présentée ci-dessous :
C
ES
Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique

AG
PHASES ETAPES OUTILS

-B
Prise de connaissance Interview

Analyse
IB
générale
documentaire
LI
PREPARATION
O
Inventaire des -Interview

procédures existantes
TH
-observation
EQ
QCI
Evaluation des Test de conformité
U
procédures actuelles Test de permanence

E
Grille de séparation
REALISATION
Elaboration d’une
cartographie des Cartographie
risques
Rédaction du manuel -QCI

de procédures Test de conformité
FINALISATION Grille de séparation
Recommandations des taches.
Source : nous-même

3.2. Outils de collecte et d’analyse des données
La réussite d’une bonne comptabilité des matières nécessite des techniques et outils de
collecte de données. En effet, ces outils de collecte et d’analyse des données sont nombreux et
conçus par des spécialistes. Les premiers outils sont des méthodes et techniques utilisées en
vue d’obtenir l’information nécessaire sur la DGP, particulièrement sur la gestion des
matières. Le second intervient pour l’analyse à travers des tests, de questionnaire de contrôle
interne et grille de séparation.
3.2.1. Outils de collecte des données
Notre objectif étant de recueillir le maximum d’informations sur le fonctionnement et les

C
procédures de gestion des achats et de la trésorerie, la collecte des données se fera auprès des
ES
différents responsables de l’entreprise. Nous le ferons à travers l’analyse documentaire et les

AG
interviews.
3.2.1.1. Analyse documentaire

-B
IB
Selon Blanquet (2004 : 2), l’analyse documentaire est une opération qui consiste à présenter
LI
sous forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un
O
ensemble de documents ou non. Elle est utilisée pour décrire et caractériser le contenu du
TH
document.
EQ
Nous allons étudier dans cette étape, la documentation existante relative au service
comptabilité des matières pour avoir une bonne connaissance de l’activité et de l’organisation
U
E
(organigramme, règlements intérieur ainsi que tout autre document interne (tels que le texte
de collectivités locales au Sénégal) L’objectif est de déterminer les écarts et de faire les
analyses et interprétations y afférentes.
3.2.1.2. Interviews
LEMANT (1995 : 181) définit l’interview (annexe 3, page115), comme étant « un entretien
avec une personne en vue de l’interroger sur ses actes, ses idées, etc., et de divulguer la teneur
de l’entretien». L’interview est très importante pour une qualité des informations spécifiques
recherchées. En, effet les entretiens sont très utiles pour la description des processus sous
l’angle des risques et de son dispositif de contrôle interne.

Nous avons remis un guide d’entretien au Comptable des matières qui l’a rempli, après nous
avons eu à travailler ensemble sur les points assez confus pour lui, cet entretien avait pour but
de rassembler leurs points de vue, identifier les niveaux hiérarchiques, la façon dont les
contrôles sont conçus et effectués.
3.2.1.3. L’observation
L’entretien étant insuffisant pour bien comprendre les procédures, l’observation va permettre
de mieux cerner les procédures mises en place par l’entreprise et même valider les entretiens
que l’auditeur a eus avec le personnel de l’entreprise.
Dans le cas de notre mission nous avons eu à faire une visite inopinée au comptable matière
C
en vue de vérifier les réponses mentionnées dans le guide d’entretien.

ES
3.2.2. Outils d’analyse des données

AG
Les données ainsi collectées seront analysées par le moyen de certains outils en vue d’une
-B
synthèse générale de l’étude.

IB
3.2.2.1. Questionnaire de contrôle interne

LI
O
Selon MADERS & al (2006 : 56), le questionnaire, (Annexe 2 ; page110) est un outil de
TH
diagnostic qui a pour objectif de déterminer les forces et faiblesses apparentes du système. Du
EQ
fait de l’inexistence du manuel de procédures dans l’entreprise de construction générale, cet

outil nous permettra de corroborer les résultats de détection des forces et faiblesses des
U
pratiques actuelles du cycle de trésorerie. A cet effet, il sera adressé à tous les intervenants du
E
processus de gestion des matières.
3.2.2.2. Test de conformité
Les tests de conformité sont importants pour s’assurer que les dispositifs de contrôle interne
ont été appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par les phases
intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les flux les plus significatifs ou
présentant les risques à forte incidence.

3.2.2.3. Test de permanence
Le test de permanence permet de s’assurer que les opérations sont toujours bien traitées
conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet outil vient compléter les
descriptions obtenues lors des entretiens.
Dans le cadre notre mission, ces tests (conformité et permanence) ont portés sur un
échantillon de pièces (les fiches de consommation). La procédure d’échantillonnage a consisté
à nous rendre dans le bureau du comptable des matières et à relever, pour l’année 2011, les
fiches de consommation des matières du 2ème groupe, la situation du matériel de bureau (1er
groupe) et des consommations de carburant. Nous avons ensuite choisi de manière aléatoire
six fiches pour le matériel de bureau, six fiches de consommation de matières et trois dates
C
auxquelles le carburant a été consommé. Le travail a consisté à vérifier, sur la période de

ES
2011, les points de contrôle ci-dessous par rapport aux mouvements de stocks relatif à chaque
AG
matière :
-B
o existence de l’expression de besoins (EEB) ;

o établissement de la fiche de consommation des stocks ou d’inventaire (Ets FCS/Inv.) ;
IB
o signature de l’agent sur la fiche d’inventaire concernée (SA) ;

LI
o établissement du bon de sortie provisoire ou définitive (Ets BS) ;

O
o existence de l’expression de besoins chez le comptable de deniers (EEB/ CD) ;

TH
o désignation de la commission de réception (DCR) ;

EQ
o établissement du procès-verbal de réception (Ets PVR) ;

o signature du PVR par les membres de la commission de réception (SPVR) ;
U
E
o établissement du bon de réception (Ets BR) ;

o certification du bordereau de livraison (CBL) ;
o établissement du bon d’entrée (Ets BE).
3.2.2.4. Grille d’analyse des tâches
C’est un outil de diagnostic qui permet de déceler sans erreurs possibles les manquements au
principe de séparation des tâches, d’analyser la charge de travail par agent, d’identifier sa
structuration et la manière dont elle est remplie. Selon RENARD (2006 : 347), elle est la
photographie à l'instant T de la répartition du travail. (Annexe 3 ; 117)

3.2.2.5. Carte des risques
La cartographie est un outil permettant de mesurer suivant une périodicité constante, la

progression de l’entité dans son niveau de maîtrise des risques. Selon HAMZAOUI (2005 :
35), il s’agit d’apprécier la manière dont la banque identifie, évalue, et contrôle l’incidence
des risques sur la réalisation des objectifs
Conclusion
Nous avons présenté dans ce chapitre la démarche que nous allons adopter dans le cadre de
l’élaboration du manuel de procédures de La Direction Générale du Plan. Cette démarche a
mis en évidence les différents outils d’analyses et de collectes de données qui seront utilisés
C
dans le cadre de nos travaux.

ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

Conclusion de la première partie
Dans cette partie, nous avons mis en évidence l’importance du manuel de procédures comme
étant une garantie de la bonne exécution des opérations et des tâches au sein d’une entreprise.
La formalisation des procédures trouve son intérêt dans le fait qu’elle permet d’améliorer la
maîtrise des procédures de gestion des matières et l’amélioration de la communication au sein
de l’entreprise.
Nous avons abordé également les aspects théoriques relatifs au contrôle interne du processus
de la comptabilisation des matières.
C
Sachant que la réalisation des objectifs de l’entreprise est en partie fonction de la qualité de
ES
son dispositif de contrôle interne, nous avons jugé nécessaire de construire notre modèle
d’analyse en tenant compte de l’évaluation du contrôle interne dans le but de détecter les
AG
anomalies concernant le processus de gestion des matières.

-B
La seconde partie de notre étude sera consacrée à la conception du manuel de procédures de la

IB
Direction Générale du Plan.

LI
O
TH
EQ
U
E

C
ES
AG
-B
DEUXIEME PARTIE :
IB
CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE

LI
O
TH
EQ
U
E
Ce cadre pratique est pour nous l’occasion de procéder à l’élaboration du manuel de

procédures lié à la comptabilité matières de la « Direction Générale du Plan ». Ce manuel
devra aider à améliorer la gestion des matières de cette entreprise.
Ainsi dans un premier chapitre, nous allons présenter la Direction générale du plan.
Le deuxième chapitre sera consacré à la description et à l’évaluation des procédures actuelles

de comptabilité matières.
Dans le troisième chapitre, nous présenterons le projet de manuel de procédures appliqué à la

comptabilité des matières et formulerons des recommandations afin d’améliorer le système
mis en place par la Direction Générale du Plan.
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DU PLAN
La Direction Générale du Plan a été créée par Décret N°2007-831 du 25 juin 2007, portant
répartition des Services de l’Etat et du contrôle des établissements publics, des sociétés
nationales et des sociétés à participation publique entre la Présidence de la République, la
Primature et les Ministères. La DGP est née suite à la suppression du Ministère du Plan et du
Développement Durable. Rattachée au Ministère de l’économie et des finances qui comprend
le Secrétariat général, le cabinet et les services rattachés et d’autres directions générales qui
sont :
o Direction Générale des Impôts et des Domaines (DGID) ;

o Direction Générale des Douanes (DGD) ;
C
o Direction Générale de la Comptabilité et du Trésor Publique ;

ES
o Direction Générale des Finances (DGF).

AG
Il faut noter que malgré son rattachement au MEF, la DGP est placée sous l’autorité du
-B
Directeur Général du Plan.

IB
4.1. Mission de la DGP

LI
O
D’après le décret N°2008-642 du 16 juin 2008, la DGP est chargée de proposer les
TH
orientations stratégiques à moyen et long terme de la politique économique et sociale et en

matière de population/ développement du pays. Elle explore les futurs possibles, suit
EQ
l’évolution des idées et paradigmes pouvant influencer la marche du pays et veille à la

U
durabilité des options de développement en tenant compte de la vision définie par les
E
autorités.
4.2. Structure Organisationnelle de la DGP
Au terme du même décret, la DGP comprend des services propres et des services rattachés ;
ce sont les suivants :
a) Les directions
o la Direction du Contrôle interne (DCI) ;

o la Direction des Stratégies de Développement (DSD);
o la Direction de la Planification Nationale (DPN);

o la Direction de la Population et de la Planification du Développement Humain

(DPPDH).
b) Les Services Propres:
o le Service du Courrier Commun ;

o le Bureau de la Documentation et des Archives ;
o le Bureau Administratif et Financier.
c) Les Services rattachés:
o la Cellule de la Thématique multi pôles ;

C
o le Secrétariat de la Commission Nationale de la Population et des Ressources

ES
Humaines (CONAPORH);
o le Secrétariat technique de la Commission Nationale du Développement Durable
AG
(CNDD);
o le Centre d’Information et de Documentation sur la Population (CIDP).
-B
IB
4.2.1. La Direction des Stratégies de Développement (DSD)

LI
Elle est chargée de:

O
TH
o concevoir les stratégies du développement économique et social du pays à long

EQ
terme ;
o définir les équilibres globaux, en coordonnant tous les travaux de prospective ;
U
o développer des modèles macro-économiques ;

E
o mener des études et recherches susceptibles d’éclairer les décisions en matière de

politique économique et sociale ;
o apporter aux ministères et collectivités locales, un appui technique dans la formulation
de leurs stratégies sectorielles de développement à long terme.

4.2.2. La Direction de la Planification Nationale (DPN)
o élaborer et coordonner la politique économique et sociale à moyen terme du pays aux

niveaux national, régional et sectoriel, d’en évaluer les résultats et d’en dresser le
bilan;
o préparer le Plan d’Orientation pour le Développement Economique et Social, d’assurer
le suivi de sa mise en œuvre aux de faire l’évaluation des projets et programmes de
développement.
4.2.3. La Direction de la Population et de la Planification du Développement

C
Humain (DPPDH)
ES

AG
o concevoir la politique en matière de population/développement et de coordonner le

-B
suivi et l’évaluation de sa mise en œuvre ;

IB
o préparer les Programmes d’Actions et d’Investissements prioritaires en matière de

LI
population (PAIP),
O
o suivre l’impact social des politiques ;

TH
o élaborer les instruments et les outils d’aide à la décision en matière de planification

sociale.
EQ
4.2.4. La Direction du Contrôle interne (DCI)

U
E
o veiller à l’application des directives issues des rapports de l’Inspection générale des
finances ainsi que de celles des autres corps de contrôle ;
o veiller à l’application des instructions et directives présidentielles ;
o assister le Directeur Général dans le contrôle de la gestion du personnel, du matériel et
des crédits de l’ensemble des services placés sous sa responsabilité ;
o effectuer toute mission d’enquête, de vérification et de contrôle qui lui est confiée par
le Directeur général du Plan.

La DGP ne dispose pas d’organigramme formalisé, suite à la prise de connaissance du décret

portant organisation de ladite direction, nous avons formalisé un organigramme qui retrace
l’organisation même de la DGP (voir annexe N°1, page 107).
Notre stage a été effectué à la division comptabilité matière du service bureau de gestion, que
nous allons présenter dans la section suivante.
4.3. Le Bureau de Gestion
Le bureau de gestion comprend :
o le gestionnaire de deniers ou comptable des deniers ;

C
o le comptable matières;
ES
o l’assistante du gestionnaire de deniers.

AG
a. Le gestionnaire des deniers

-B
Il est chargé de la partie finance du bureau de gestion. Il est aussi chargé de la sélection des
fournisseurs, de l’élaboration des états financiers et du budget du bureau de gestion.
IB
LI
b. Le comptable matières
O
TH
Le comptable matières gère le patrimoine de la DGP, c’est à dire les fournitures de bureaux,
le mobilier de bureaux, matériels informatiques, transport etc. Il s’occupe de leur
EQ
comptabilisation, et est tenu aussi d’effectuer les inventaires.

U
E
c. L’assistante du gestionnaire de deniers
Elle est chargée de toute la saisie, d’établir les rapports et autres comptes rendus.

Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion
Direction
Générale
Comptable Gestionnaire des

Matières deniers
Assistante
Gestionnaire
Source : nous-même (à partir de l’interview).

C
ES
Conclusion
AG
A travers ce chapitre, nous avons présenté la DGP, son historique, ses missions, son
organisation. Le but de notre étude étant l’élaboration d’un manuel de procédures relatif a la
-B
comptabilité et gestion des matières, nous examinerons dans le chapitre suivant les procédures
IB
actuelles afin de déceler d’éventuels risques qui pourraient survenir

LI
O
TH
EQ
U
E

CHAPITRE 5: DESCRIPTION ET EVALUATION DES PROCEDURES

ACTUELLES
Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à la description et à l évaluation du processus de

la comptabilité des matières existant afin de déceler les forces et les faiblesses. Ensuite nous
identifierons les dispositifs adéquats permettant de maitriser les risques liés à la comptabilité
et à la gestion des matières.
5.1. Description des procédures de la comptabilité des matières existantes
A la Suite de nos différents entretiens effectués avec le comptable des matières, nous avons
pu décrire les procédures suivantes :
C
ES
- l’expression des besoins ;

- la vérification de l’existence des matières en stock ;
AG
- enregistrement des matières disponibles en sortie ;

- transmission de l’expression des besoins au comptable des deniers si non disponibles en
-B
stock ;
IB
- la passation des commandes ;

LI
- la réception des matières ;

O
- le stockage ;
TH
- la vérification du COF ;
EQ
- enregistrement en entrée puis en sortie ;

U
5.1.1. Expression des besoins

E
L’agent demandeur exprime ses besoins et les transmet par écrit ou le plus souvent
verbalement au comptable des matières. Notons également qu’en début d’année, le comptable
des matières collecte toutes les demandes des agents de la Direction Générale du Plan pour en
faire une demande généralisée et plus précise des besoins ; puis il le transmet au comptable
de deniers pour acquisition des matières.

5.1.2. La vérification de l’existence des matières en stock
Le comptable des matières, dès réception de l’expression de besoins de l’agent, procède à une
vérification de l’existence des matières demandées au niveau du stock. Deux situations
peuvent se présenter : soit les matières sont disponibles, soit ne le sont pas.
 Les matières sont disponibles en stock
Lorsque les matières demandées sont disponibles, le comptable des matières établit une fiche
de consommation de stock des matières pour le 2e groupe où il actualise la fiche d’inventaire
individuel contradictoire des matières du 1er groupe du service demandeur. Seule la fiche
d’inventaire des matières du 1er groupe est signée par l’agent et le comptable des matières
C
avant classement.
ES
Ensuite, le comptable des matières remet les matières à l’agent et établit un bon de sortie qui
AG
est signé par les deux parties présentes.

-B
Périodiquement (mois ou trimestre), il fait le récapitulatif des fiches de consommation des

IB
matières pour avoir une idée claire de l’existant.

LI
 Les matières ne sont pas disponibles en stock

O
TH
Dans ce cas, le comptable des matières transmet l’expression de besoins au comptable de

EQ
deniers pour l’acquisition des matières.

U
5.1.3. Passation des commandes

E
Après l’approbation du besoin par le Directeur général, le comptable des deniers procède à la
sélection des fournisseurs. Il contacte les différents fournisseurs pour prendre des
renseignements sur les prix et les conditions de vente. Après la phase de consultation des
fournisseurs, il retient le fournisseur qui offre le meilleur produit avec les meilleures
conditions de vente. Enfin, il procède à la passation de la commande. Il faut noter que la
passation de commande ne se fait pas à l’aide d’un bon de commande. Elle se fait par simple
appel téléphonique au fournisseur sélectionné.

5.1.4. La réception des matières
Il existe une commission chargée de la réception des matières. Cette commission de

réception est composée du comptable de deniers, du comptable matières et un autre membre
choisi par la direction générale. Elle procède à des vérifications lors de leur livraison par le
fournisseur. Au comptable des matières, membre de cette commission de réception, est remis
le bordereau de livraison. Il établit aussi le procès-verbal de réception qu’il fait signer aux
membres de la commission de réception.
5.1.5. Le stockage des matières
Le comptable des matières procède au stockage des articles dans son bureau. Il envoie,
C
ensuite, un courrier d’information au COF qui est délégué par la Direction Générale des
ES
Finances (DGF) pour constater la livraison effective des matières. Cette dernière tâche peut
AG
être exécutée par le comptable de deniers.
5.1.6. La vérification du Contrôleur des opérations financières (COF)

-B
IB
Le COF contrôle l’effectivité de la livraison des matières et appose sa signature sur le

LI
bordereau de livraison pour approbation. Il remet le bordereau signé au comptable des

O
matières pour archivage.

TH
5.1.7. L’enregistrement des mouvements

EQ
Le comptable des matières établit un bon d’entrée après la réception des matières et met à
U
jour le grand livre des comptes.

E
Ensuite, le comptable des matières remet les articles demandés à l’agent et établit un bon de
sortie provisoire ou définitive.
Périodiquement (mois ou trimestre), le comptable des matières fait le récapitulatif des fiches
de consommation des matières pour avoir une idée claire de l’existant.
En fin d’année, il prépare le relevé récapitulatif des matières pour constater le stock final.

Il n’y a pas de logiciel de comptabilité, la comptabilité se fait manuellement. Les

amortissements sur les matières du premier groupe ne sont pas calculés ; il n’y a pas de
méthodes de sortie des stocks ni de valorisations.
5.1.8. Inventaire Physique
L’inventaire se fait par le comptable de matières à l’aide des bons d’entrée et des fiches de
consommations.
Il fait une différence par articles entre les entrées et la consommation pour voir ce qui reste en
stock. Par exemple pour les stylos, s’il a reçu dix et que sur ses fiches de consommation sept
sont sortis donc sur la fiche de stock disponible il met trois stylos.
C
ES
5.2. Evaluation des procédures existantes

AG
Cette évaluation a consisté à l’appréciation du système de contrôle interne existant, la finalité

étant de dégager les points forts et faibles des dispositifs mis en place pour maitriser les
-B
risques liés au processus de la comptabilité matières. Les points forts sont des aspects du
IB
système à maintenir, tandis que les points faibles sont des aspects à améliorer. Le résultat de
LI
l’évaluation se trouve dans la matrice des risques (Figure 3 ; 60)

O
5.2.1. Identification des risques

TH
EQ
L’utilisation d’outils d’analyse tels que le questionnaire de contrôle interne ,la grille d’analyse
des tâches ainsi que les différents entretiens réalisés nous ont permis d’identifier les risques
U
liés au processus de la comptabilité matières.

E
Pour une meilleure compréhension des risques liés au processus de la comptabilité matières,
nous allons identifier les risques liés à chaque processus et synthétisés dans le tableau
suivant :

Tableau 5 : Identification des risques liés aux processus de la comptabilité matière
Sous processus Risques liés aux sous processus

Expression interne - mauvaise description des besoins ;
des besoins - demande de matériel non nécessaire ou inopportun ;
- demande non autorisée.
Passation des - détournements ;
commandes - erreurs de commandes ;
- commandes fictives.
Réception des - absence de transmission de PV de réception ;
matières - omission ;
- réception tardive ;
- non codification des immobilisations reçues.
Gestion des - vols ou pertes des matières ;
matières - détérioration ;
C
- absence de police ;
ES
- d’assurance pour les stocks ;

- insuffisance ou inadéquation des aires de stockages ;
- incendie ou inondation.
AG
Sortie des matières - sortie anarchique des matières ou de quantités

disproportionnées au besoin réel ;
-B
- prélèvements exagérées ;
- détournement des matières.
Cession, destruction - cession sans autorisation hiérarchique ;
IB
des immobilisations - cession inefficiente des immobilisations ;

LI
- non comptabilisation des immobilisations cédées ;

O
- destruction d’immobilisation non autorisées.

Comptabilisation des - omissions dans la comptabilisation ;
TH
matières - absence de comptabilisation ;

- matière comptabilisée sur le mauvais exercice ;
EQ
- comptabilisation sans support.

Inventaire Physique - inventaire non fiable, mal organisé (difficulté de comptage);
U
- stocks en comptabilité erroné ;

- non immatriculation des stocks ;
E
- inventaire non exhaustif ;

- non mise à jour des fichiers après l’inventaire ;
- non comptabilisation des écarts.
Travaux de - non ajustement des comptes d’immobilisation ;
régularisation - base non fiables pour la détermination des amortissements et
provisions ;
- erreur de comptabilisation des amortissements et provisions.
Valorisation et - valorisation des stocks erronés ;
dépréciation des - la surévaluation des stocks ;
stocks - l’inexactitude du montant comptable des stocks.

5.3. Evaluation des risques
Une fois les risques identifiés, il est nécessaire rattacher a chaque risque des dispositifs pour
leur maitrise.
Tableau 6 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière
Sous processus Dispositifs de maitrises de risques

Expression interne L’expression des besoins doit donner l’assurance que les demandes d’achats
des besoins émises par les services sont effectuées par des responsables habilités ; et
qu’elle soit préalablement budgétisée ou expressément autorisée.
Passation des Les matières doivent garantir la passation des commandes dans les délais
commandes raisonnables.
De même, un suivi adéquat des commandes non honorées et la relance
C
systématique des fournisseurs.

ES
Réception des Les réceptions doivent faire l’objet de l’établissement des procès-verbaux de
matières réception.
AG
Les matières réceptionnées doivent donner l’assurance d’une identification

systématique.
-B
Gestion des matières Assurance des locaux et matières ;

accès limité aux personnes autorisées ;
IB
système de protection contre les incendies et inondations ;

LI
fixation du stock minimal.

Sortie des matières Définir les modalités de sortie de matières ;
O
Les sorties doivent faire l’objet d’éditions de bon sortie provisoire pour les
TH
entretiens ou réparation et définitif pour les biens qui sortent du stock.

Cession, destruction Les cessions doivent faire l’objet d’autorisations et être communiquées sans
EQ
des immobilisations délai à la comptabilité.

Elles doivent être accompagnées de factures de ventes ou d’avis de
U
destruction.
E
Comptabilisation des La comptabilité doit s’assurer que:

matières -elle reçoit tous les documents comptables (bon de commande, livraison, PV
de livraison signé) ;
-elle les comptabilise tous ;
Les procédures doivent définir les supports de transmission de l’information ;
Mise à jour régulière des fiches au fur et à mesure des mouvements.
Inventaire Physique -Des responsables désignés d’avance par la direction générale ;
-Existence d’une procédure d’inventaires exhaustifs.
Travaux de -Définir le mode de calcul des amortissements ;
régularisation -Définir les matières amortissables.
Valorisation et Définir la méthode de valorisation et des détériorations des stocks
dépréciation des
stocks

5.4. Elaboration de la cartographie des risques
Cette phase d’évaluation assez longue n’étant pas le sujet de notre étude, nous allons juste
présenter la matrice des risques que nous avons obtenus à la fin de notre évaluation.
La matrice des risques permet de connaître les profils des risques identifiés. Son analyse
oriente le choix des actions à mettre en œuvre pour gérer convenablement ces risques.
5.4.1. Présentation de la matrice des risques
La présentation de la matrice des risques consiste à formaliser les risques sur une cartographie
afin d’en permettre une bonne lecture. Seuls les risques les plus significatifs, ceux dont la
C
criticité est supérieure ou égale à dix (10), seront formalisés sur la cartographie. La matrice
ES
des risques est présentée par la figure ci-dessous :

AG
Figure 3 : Matrice des risques opérationnels du processus de gestion des matières de la

DGP
-B
- Demande non
IB
Mauvaise
autorisée Absence de police
Très forte planification des
LI
- Absence d’un bon d’assurance

besoins
d’entrée
O
Mauvaise description
TH
Non stockage
Forte des besoins
des matières
EQ
Sortie falsifiée des

Livraison
Moyenne matières
tardive
U
E
Réception
Faible
frauduleuse
Très faible
Insignifiant Mineur Moyen Majeur Catastrophique
IMPACT DU RISQUE
SOURCE : Nous même

5.4.2. Analyse de la matrice des risques
L’analyse facilite la compréhension de la cartographie pour une meilleure gestion des risques.
A l’analyse, cette cartographie compte :
o les risques majeurs situés dans la zone rouge : ce sont des risques inacceptables
nécessitant des actions immédiates de la DGP afin de les mettre rapidement sous
contrôle. Ce profil de risques nécessite une surveillance accrue en renforçant l’audit et
le contrôle interne ;
o les risques moyens situés dans la zone jaune : ce sont des risques moins sévères que
les premiers. Quoique tolérable, ces risques doivent faire l’objet d’un suivi et d’une
C
surveillance réguliers afin de les ramener à un niveau plus bas.

ES
Le résumé de l’analyse de la matrice se présente dans le tableau suivant :

AG
Tableau 7 : Analyse de la matrice des risques

-B
Zone de risque Profil des Commentaires

IB
risques
LI
Majeurs Les risques ont un niveau élevé alors que le contrôle interne
O
TH
ne dispose pas d’outils pour les maîtriser. Il faut une action

immédiate et forte pour traiter rapidement ces risques.
EQ
Moyens Les risques ont un niveau moyen. Leur maîtrise passe par une
amélioration du niveau du contrôle interne
U
E
Mineurs Les risques ont un niveau faible, ils sont mis sous contrôle.
Cependant, un suivi périodique de ces risques serait le gage de
leur maîtrise complète.
Source : Nous même
L’analyse de la cartographie des risques faite, nous nous attèlerons à formuler quelques
orientations.

5.5. Orientation du manuel de procédures
Les orientations du manuel de procédures de la comptabilité matières ont été définies avec le
concours du comptable matières. Avec lui, nous avons définis les objectifs, le contenu, et la
forme du manuel de procédures. Quant au mode d’utilisation, les modalités de mise à jour et
la structuration, il les a laissés à notre appréciation.
5.5.1. Objectifs du manuel de procédures
Le présent manuel de procédures décrit de manière détaillée et explicite la nature et le contenu

des tâches qui doivent être exécutées pour chacune des opérations de gestions des matières. Il
s’agit de préciser pour chaque tâche, les principales actions à entreprendre, ainsi que les
C
personnes concernées par l’exécution. Les objectifs visés par ce présent manuel sont les
ES
suivants :
AG
o expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités de
l’entreprise ;
-B
o situer les différentes responsabilités ;

IB
o former le personnel ;
LI
o faciliter les opérations de contrôle.

O
TH
Par ailleurs le présent manuel doit permettre aux personnes nouvellement recrutées de
comprendre très rapidement l’organisation générale du travail et de disposer d’une source
EQ
d’information exhaustive, sur les procédures et outils internes.

U
E
Ce présent manuel doit aussi permettre à la DGP de maitriser ses risques avec tous les
dispositifs énumérés ci-dessus nous ne pouvons pas les intégrer tous; donc nous allons
prendre certains dispositifs qui nous permettrons de réduire les risques majeurs :
o souscription d’une police d’assurance pour les locaux ;

o formalisation des documents comptables ;
o mise en place d’une équipe d’inventaire ;
o supervision hiérarchique et contrôles permanents

5.5.2. Structure du manuel de procédures
Avant d’entamer des procédures, nous avons défini la structure du manuel. A ce niveau, notre
choix s’est porté sur un modèle de présentation qui permet à l’agent utilisateur d’identifier
rapidement la tâche à exécuter, les personnes qui interviennent pour la réalisation de la tâche,
la manière dont elle est réalisée ainsi que les supports permettant sa réalisation. La
structuration retenue est présentée comme suit :
Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures
Mise à jour :
DIRECTIONGENERALE MANUEL DE PROCEDURES
C
DU PLAN Septembre 2011

COMPTABILITE DES MATIERES
ES
Référence :
AG
PROCEDURE : Edition
SOUS PROCEDURE Page

-B
IB
Intervenants
Support(s)
Opération
LI
Tâches à exécuter
N°
O
TH
EQ
U
E
Source : nous même.
5.5.3. Mode d’utilisation du manuel
Pour faciliter l’utilisation de ce manuel, chaque procédure sera décrite dans un tableau réparti
en quatre colonnes : étapes, intervenants, tâches, référence du support.
o la colonne « étapes » indique le niveau de l’opération de la procédure ;

o la colonne « intervenants » permet d’identifier les différents agents impliqués dans
l’exécution de la procédure ;

o la colonne « tâches » décrit ce qui doit se faire à chaque étape de la procédure ;

o la colonne « référence support » indique les outils utilisés pour la matérialisation de la
tâche ;
Signalons que ce manuel peut faire l’objet de mises à jour en tenant compte de l’évolution de
l’organigramme de la DGP.
5.5.4. Mise à jour
Ce manuel de procédures mis en place et servant de système de gestion des matières pourrait
enregistrer des modifications pour les raisons suivantes :
C
o améliorations des procédures existantes décidées par la direction générale du plan ;

ES
o modifications des procédures décidées par la direction générale du plan en

collaboration avec le ministère de l’économie et des finances pour répondre à des
AG
besoins d'informations nouveaux ;

o application de nouveaux textes et décrets concernant les lois sur les entreprises et
-B
les règles comptables.

IB
LI
O
TH
EQ
U
E

CHAPITRE 6 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA

COMPTABILITE DES MATIERES
Dans ce chapitre, nous ferons une proposition de manuel de procédures et des

recommandations relatives au contrôle interne, à la gestion de la comptabilité des matières et
à l’application du manuel des différentes procédures à savoir celles des matières du premier
groupe (immobilisations) et celles des matières du deuxième groupe (stocks).
Nous présenterons le manuel que nous avons conçu, nous mettrons en exergue pour chacune
des procédures son objet, son champ d’application, les règles de gestions et les objectifs du
contrôle interne.
C
Nous présenterons deux procédures, à savoir celle relative à la gestion des matières du
ES
premier groupe (immobilisations) et celle liée à la gestion des matières du deuxième groupe
AG
(stocks).
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

6.1. Présentation du Manuel de Procédures
Mise à jour :
DIRECTION
MANUEL DE PROCEDURES DE LA Septembre
GENERALE
2011
DU PLAN COMPTABILITE MATIERES Référence
PROCEDURES : CYCLE DES MATIERES DU PREMIER GROUPE Edition
SOUS PROCEDURES ET INDEX Page

C
ES
SOUS PROCEDURES INDEX

AG
ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM1-01

SUIVI DES IMMOBILISATIONS CM1-02
-B
SORTIE DES IMMOBILISATIONS CM1-03

INVENTAIRE PYSIQUE DES IMMOBILISATIONS CM1-04
IB
COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS CM1-05

LI
O
TH
EQ
U
E

DIRECTION MANUEL DE PROCEDURES DE LA Mise à jour

GENERALE Septembre
COMPTABILITE MATIERE
DU PLAN 2011
Edition N°1
PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM 1-01
SOUS PROCEDURES : RECEPTION DES IMMOBILISATIONS Page :
1. Objectifs de la procédure
S’assurer que les entrées d’immobilisations sont traitées rapidement et correctement.

C
ES
2. Champ d’application
AG
La procédure s’applique à toutes les entrées des immobilisations dans le patrimoine de la

DGP.
-B
3. Objectifs du contrôle interne

IB
LI
La procédure mise en place doit donner l’assurance que :

O
TH
o les livraisons sont conformes aux commandes ;

EQ
o les livraisons effectuées par les fournisseurs sont réceptionnées rapidement et

correctement ;
U
o les entrées de stocks enregistrées sont réelles et exhaustives.

E
4. Règle de gestion
o Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformément à la procédure de

passation des marchés.
o Toutes les immobilisations doivent être codifiées dès leur réception par le responsable
magasin avant leur mise en service.
o Un dossier immobilisation et un fichier informatique d’immobilisation seront
respectivement tenus par le comptable des deniers et le comptable matière Ce système

permettra d'avoir deux sources pour les mêmes données et de garantir la fiabilité des
informations ;
o toute acquisition d'immobilisation doit être inscrite au budget de l'exercice en cours, à
défaut, elle doit être autorisée par le comité de direction en tenant compte des seuils de
signification.
5. Liste des opérations
o réception des immobilisations ;

o affectation et mise en service des immobilisations ;
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

DIRECTION Mise à jour

MANUEL DE PROCEDURES DE LA
GENERALE Septembre 2011
DU PLAN Edition N°1
SOUS PROCEDURES : RECEPTION DES IMMOBILISATIONS Page
6. Description de la procédure
Opération (1)
Intervenants
Documents
Tâches
C
ES
La réception des immobilisations est effectuée conformément à la

Commission de réception
commande (se munir du BC, valider le BL) ;

AG
Si une immobilisation est réceptionnée, le magasinier établit en triple BC, BL

exemplaires un bon de réception, transmet un exemplaire au comptable
-B
matière pour contrôle ultérieure de la facture.

Livraison non-conforme à la commande.
IB
Biens non conformes ou défectueux dans leur totalité :

LI
 refuser la livraison et mentionner le motif « refus »sur le bordereau

Réception des immobilisations
de livraison ;
 remettre le bordereau au livreur ;
TH
 rendre compte au Secrétaire Exécutif et reprendre contact avec le

Responsable de la commission de réception
fournisseur pour régler les points litigieux.

EQ
Livraison partiellement conforme à la commande.

 Informer le Secrétaire Exécutif de la situation ;
U
 procéder ensemble avec le Responsable du bénéficiaire, au contrôle

E
du bien livré et décider soit de refuser la totalité de la livraison soit

d’accepter les biens conformes à la commande.
 dans l’hypothèse d’une acceptation partielle, mentionner les réserves
sur le bordereau de livraison et le signer.
Comité de réception
 reprendre contact avec le fournisseur pour régler les points litigieux.

Biens en bon état et bordereau de livraison conforme au bon de
commande.
 Signer le bordereau de livraison du fournisseur ;
 garder un exemplaire du bordereau et remettre les autres
exemplaires au fournisseur.

Intervenants
Documents
Opération
(2)
Tâches
OUVERTURE DES DOSSIERS

Dès réception d’une copie du bon de commande, le comptable
matière ouvre un dossier d’immobilisation (une chemise cartonnée) ;
affecte un numéro au dossier d’immobilisation ouvert.
Ce numéro est sur 8 positions numériques :
 première position l’année d’acquisition ;
 positions suivante numéro d’ordre séquentiel
Gestion des dossiers d’immobilisation
Exemple : Le numéro 2012 0003 correspond à la troisième

ES
immobilisation de l’exercice2012.
Dossier des immobilisations

Le responsable du magasin
MISE À JOUR DES DOSSIERS

Le comptable matière
AG
Au fur et à mesure de la réception des documents concernant les

immobilisations (bon de réception, copie facture fournisseur etc.), le
responsable des magasins :
-B
 classe les documents reçus dans le dossier immobilisation

correspondant ;
IB
 renseigne la couverture du dossier au fur et à mesure de leur

LI
disponibilité.
• libellé: de l’immobilisation ;
O
• quantité: nombre de l’immobilisation ;

TH
• date d’entrée;
EQ
• date: de mise en service ;

• inventaire : numéro de l’identification de
U
l’immobilisation ;
E
• financement : sous de financement ;

• amortissable : si le bien est amortissable ou non.
 attribue à l’immobilisation un code unique d’identification au
Codification des
Codification des
immobilisations
immobilisations
Le comptable
moyen de plaques métalliques ou d’étiquettes.

matière
NB : le code peut indiquer : la nature de l’immobilisation

Exemple : MIO2 (Matériel Informatique Ordinateur 2)


GENERALE Septembre
DU PLAN 2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : AFFECTATION ET MISE EN SERVICE DES Page :
IMMOBILISATIONS
C
ES
S’assurer que le bien est affecté au bénéficiaire qui en a fait la demande après avoir respecté
le processus de mise à disposition.
AG
-B

IB
DGP.
LI
O

TH
La procédure doit donner l’assurance :

EQ
o d’une affectation rapide des immobilisations réceptionnées ;

U
o d’une identification systématique de ces utilisateurs.

E
o affecter le bien au service demandeur avec une attestation de mise en service.

o une fiche individuelle doit accompagner toutes les mises en service.
o cette fiche doit comprendre la liste des immobilisations disponible dans ce service et
leurs codes.

Affectation et mise en service des immobilisations


GENERALE DU Septembre
PLAN 2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : AFFECTATION ET MISE EN SERVICE DES Page
IMMOBILISATIONS
Intervenants
Documents
Opération
C
(3)
Tâches
ES
AG
 établit une attestation de mise en service en 2
Le dossier des immobilisations Attestation de mise en

Mise en service des immobilisations et mise à jour du fichier
exemplaires ;
 livre l’immobilisation au bénéficiaire après lui avoir fait
-B
signer l’attestation ;
IB
 remet un exemplaire de l’attestation à l’entité

bénéficiaire ;
LI
 agrafe l’attestation de mise en service au BL

O
 remplit la fiche individuelle et le remettre à l’agent.

d’immobilisation
TH
service
 inscrit l’immobilisation dans le registre des
immobilisations de l’entité concernée:
EQ
• type d’immobilisation
• date d’acquisition
U
• date de mise en service

E
• date de sortie
 saisit l’immobilisation dans le fichier des
Immobilisation
 assure le suivi du bien qui est sous sa responsabilité ;

 informe le responsable magasin en cas de détérioration,
transfert et perte.

DIRECTION Mise à jour

GENERALE septembre
MANUEL DE PROCEDURE DE LA COMPTABILITE
DU PLAN 2011
DES MATIERES
Edition 2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS CM 1-02
SOUS PROCEDURES : SUIVI DES IMMOBILISATIONS Page :
C
ES
Cette procédure a pour objectif d’assurer une maintenance régulière et la réparation des
immobilisations de la DGP.
AG
-B

IB
DGP.
LI
O

TH
Les procédures doivent donner la garantie :

EQ
o d’un suivi satisfaisant des entrées et retraits d’immobilisations par des mises à jour
U
régulières du fichier d’immobilisation ;

E
o d’une concordance stricte à la fin de chaque période, entre les totaux de ce fichier avec
les soldes comptables.
o l’entretien périodique et de réparation des immobilisations doit faire l’objet d’un

contrat d’entretien avec un prestataire de service ;
o l’Auditeur Interne doit s’assurer par tout moyen que l’entretien de ces immobilisations
se fait régulièrement et correctement de manière à permettre leur fonctionnement
optimal des immobilisations ;

o tout entretien et réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de commande
établi sur la base d’un devis ;
o les immobilisations ne pouvant pas être réparées sur place feront l’objet d’un bon de
sortie.
Les opérations relatives à cette procédure sont les suivantes :
5.1. Entretien des immobilisations
o suivi de l’exécution du contrat d’entretien ;

o production du rapport Suivi ;
C
o validation du rapport de suivi ;

ES
o règlement des litiges.

AG
5.2. Réparation des immobilisations

-B
o détection de l’anomalie ;
IB
o entrée en contact avec le prestataire ;

LI
o établissement du bon de commande ;

O
o réception de l’immobilisation après la réparation ;

TH
o réception de la facture.
EQ
U
E

DIRECTION MANUEL DE PROCEDURES DE Mise à jour

GENERALE DU PLAN LA COMPTABILITE MATIERE Septembre 2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : SUIVI DES IMMOBILISATIONS Page
Tâches
Intervenants
Opération
Documents
(4)
C
ES
Suivi de l’exécution du contrat d’entretien

AG
S’assure, conformément aux clauses du contrat liant la DGP au

prestataire de service, que les entretiens périodiques sont effectués
Entretien des immobilisations
Le comptable des matières
-B
normalement.
IB
Production du rapport Suivi

LI
 dresse trimestriellement un rapport de suivi des contrats

O
d’entretiens.
TH
 Joint les justificatifs des travaux d’entretiens au rapport et

transmet l’ensemble au responsable administratif
EQ
Validation du rapport de suivi

U
 apprécie le rapport de suivi, fait ses observations éventuelles ;

E
vise le rapport définitif ;

conserve l’original du rapport définitif et transmet une copie du rapport
Le comptable
de deniers
de suivi à l’entité bénéficiaire du bien.

Intervenants
Opération
Documents
(5)
Tâches
Détection de l’anomalie
Bon de réparation
 signale la panne à l’Assistant Administratif ;
 établit un bon de réparation et fait signer le bon par l’utilisateur ;
 transmet le bon au responsable administratif ;
Utilisateur, Agent
 signe le bon en cas d’approbation et le transmet à l’assistant

C
administratif ;
 dans le cas contraire, retourne le bon à l’assistant administratif avec
ES
Bon de réparation
mention du motif du refus.
AG
Entrée en contact avec le prestataire

-B
A la réception du bon approuvé par le responsable administratif, prend

Le comptable des matières
Réparation d’immobilisation
contact avec le prestataire pour établir un devis et un diagnostic selon les

IB
procédures de passation de marché adéquates.
Bon de réception
LI
Établissement du bon de commande

O
TH
A la réception du diagnostic et du devis, établit une demande d’achat à

laquelle sont joints le devis et le diagnostic le transmet l’ensemble au
EQ
comptable des deniers pour l’établissement du BC.
Fiches de réparation et bon de livraison

U
 établit le BC sur présentation de la demande d’achat signé par

Le comptable des deniers
l’assistant administratif ou du bon de réparation ;

 fait signer le BC par le Secrétaire Exécutif.
Réception de l’immobilisation après la réparation
Si la réparation est satisfaisante, signe le bon de livraison du prestataire,

sinon fait reprendre la réparation par le prestataire ; établit une fiche de
réception ; remet le bien à l’utilisateur contre décharge de la fiche de
réception ; classe la fiche dans le dossier « entretien immobilisation »

DIRECTION GENERALE MANUEL DE PROCEDURES DE LA Mise à jour

DU PLAN COMPTABILITE MATIERE Septembre
2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : SORTIE DES IMMOBILISATIONS Page
La procédure de sortie des immobilisations vise à assurer la protection du patrimoine de la

DGP par la maitrise des sorties d'immobilisations.
C
ES
AG

-B
DGP.
IB

LI
La procédure doit donner l’assurance que :

O
TH
o les retraits d’immobilisations dans le patrimoine de la DGP ne peuvent être effectués

EQ
sans L’accord d’un responsable habilité ;

o les données relatives à ces retraits sont rapidement et correctement transmises à la
U
comptabilité pour réconciliation du solde.

E
o toute demande de sortie doit être faite par le responsable administratif par écrit.
o des fiches de sortie doivent être renseignées pour les sorties provisoires comme
définitive.
o vols, casse et perte ;

o dépréciation des immobilisations ;
o établissement d’un PV de retrait d’immobilisation.


GENERALE DU PLAN COMPTABILITE MATIERE Septembre2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : SORTIE DES IMMOBILISATIONS Page
Interve
Opérat
Docum
nants
ion
(6)
Tâches
ents
 mettent le PV à la disposition du responsable du suivi ;
le CM, le CD
Vols, casse et
Utilisateurs,
 transmettent une copie du PV à la comptabilité pour prise en
verbal de
Procès-
constat
perte
compte.
ES
 élabore les tableaux d’amortissement des immobilisations ;

AG
Responsable magasin
 prépare les fiches d’imputations comptables, budgétaires et

analytique des amortissements ;
Dépréciation des immobilisations
-B
 envoie au gestionnaire pour vérification et visa
Tableau d’amortissement
 reçoit les tableaux d’amortissement et confronte avec la
IB
situation des immobilisations détenue à son niveau ;

LI
 procède à la vérification des taux appliquées, des bases

O
amortissements et calculs.
 procède aux enregistrements de l’amortissement concerné dans

TH
les comptes concernés ;

 retourne les tableaux et fiches d’imputations au comptable.
EQ
 reçoit les tableaux d’amortissement et les fiches d’imputation

provisoires ;
U
 procède à l’enregistrement des écritures.

E
 recense le matériel à transférer ou à léguer ;

Responsable
 adresse une correspondance à la signature du responsable du

cessions
magasin
suivi avec la liste du matériel. Pour livraison.
après livraison des immobilisations cédées à titre onéreux ou

Etablissement du PV
du retrait inventaire
gratuit et des immobilisations mise au rebut le responsable du suivi

établit en trois exemplaires le PV.
Le CM
toutes les colonnes du PV doivent être obligatoirement signées.


DU PLAN COMPTABILITE MATIERE Septembre
2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE PHYSIQUE DES Page

IMMOBILISATIONS
Inventorier physiquement tous les aspects de la DGP.

C
2. Champs d’application de la procédure

ES
La procédure concerne toutes les immobilisations de la DGP.

AG

-B
Les procédures de prise d’inventaire des immobilisations mises en place doivent assurer :
IB
o un recensement fiable et exhaustif des quantités mises en service ;

o une identification correcte des matériels qui doivent être mises au rebut.
LI
O
TH
o respecter les instructions d’avant prise d’inventaire ;

EQ
o analyser et régulariser les écarts ;

U
o transmettre au gérant les rapports de prise d’inventaire au plus tard 15 jours après
E
l’inventaire.
5. Description des opérations
Les opérations relatives à cette procédure sont les suivantes :

o préparation de l’inventaire ;
o recensement physique des immobilisations ;
o identification des écarts ;
o analyse des écarts ;
o régularisation des écarts.

DIRECTION MANUEL DE PROCEDURES DE LA Mise à jour Septembre

GENERALE DU 2011
PLAN Edition N°1
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Page
Intervenants
Opérations (7)
Documents
Tâches
C
 appliquer les instructions d’avant inventaire

Préparation de
ES
d’inventaire
l’inventaire
Equipe
AG
-B
 imprimer l’état des immobilisations théoriques ;

 imprimer les fiches d’inventaire ;
IB
Recensement physique de stocks
Etat du stock fiches d’inventaire

 procéder à un double comptage des matériels par 2
LI
équipes différentes ;
O
Equipe d’inventaire
 apposer un identifiant (ticket ou marque quelconque

TH
sur les matériels) au fur et à mesure des comptages ;

EQ
 remplir les fiches d’inventaire en trois exemplaires ;

 ventiler les fiches d’inventaire comme suit :
U
E
• 1’exemplaire au gérant ;
• l’exemplaire à la comptabilité ;
• l’exemplaire au magasinier.

Identifications des écarts A l’issue de l’inventaire

 rapprocher les données de l’inventaire physique fiches
reproduites au niveau des fiches d’inventaires avec les d’inventaires
Le COF
états informatiques. état
 transmettre une copie de l’état des écarts au gérant qui informatique
le transmet à son tour au magasinier pour justification état des écarts
éventuelle.
 A la réception de l’état des écarts :

• des entrées d’immobilisation de la période ; Etat
Analyse des écarts
Le magasinier
• des sorties d’immobilisation de la période. informatique

 Transmet
C
à nouveau au gérant l’état des

ES
immobilisations comportant tous les écarts justifiés ou Fiches
non, avec éventuellement des propositions de d’inventaire

AG
corrections
A la réception de l’état des écarts :
-B
Régularisation des écarts
 décide et approuve les régularisations à apporter aux

IB
immobilisations ;
Etat des
LI
 conserve l’original de l’état et ventile les copies :

O
écarts
COF • une copie au magasinier ;
TH
• une copie à l’assistante de direction ;

EQ
• une copie à la comptabilité.

 saisit les écarts d’inventaire dans le logiciel comptable en
U
Etat des écarts

utilisant la fonction « saisies des régularisations » du menu
Assistance
Assistante
« Traitement » ;
Etat
 imprime l’état définitif des stocks physiques en deux
d’inventaire
exemplaires qu’elle remet au responsable magasin.
 vise l’état définitif des stocks physiques après la mise en
Responsable
magasin
œuvre des corrections ; Etat

 conserve un exemplaire et transmet le second à la d’inventaire
comptabilité.


GENERALE Septembre
DU PLAN 2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS Page
S’assurer que les enregistrements comptables relatifs aux immobilisations sont effectués
C
correctement et aux périodes concernées.

ES
AG
2. Champ d’application de la procédure
La procédure s’applique à toutes les opérations de :

-B
IB
o comptabilisation des entrées et sorties des immobilisations ;

o traitement de données d’inventaire ;
LI
O
o comptabilisation des factures fournisseurs, des écritures de dépréciation des

TH
immobilisations.
EQ

U
Les procédures mise en place doivent donner l’assurance que :

E
o les entrées et sorties de stocks sont correctement valorisées et enregistrées ;

o les soldes des comptes de stocks concordent avec les soldes des supports extra
comptables ;
o les écarts d’inventaires sont correctement et rapidement enregistrés ;
o les dépréciations des stocks sont comptabilisées correctement et à la bonne date.
Paramétrer correctement le logiciel de gestion comptable pour une bonne valorisation des
entrées et sorties des immobilisations.


DU PLAN Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS CM1-05
SOUS PROCEDURES : COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS Page
5. Description des procédures

Interve
Opérat
Docum
nants
ents
ion
(8)
Tâches
C
A la réception des factures, du PV de réception, -Facture,

acquisitions
ES
d’immobilisations
Comptabilisation
prépare sa fiche d’imputation pour la -Procès-verbal

Comptable
matières
comptabilisation, l’écriture suivante est passée : de réception

AG
D : compte immobilisation
C : compte d’investissement
-B
des
Après réception du procès-verbal de retrait

IB
d’inventaire, de fiche individuelle

LI
d’immobilisation, d’état mensuel des

Comptabilisation des sorties d’immobilisation
mouvements durement datés et visés, vérifie que

TH
les documents suivant figurent dans les

documents reçus :
EQ
Comptable matières
 numéros de l’immobilisation cédée ou

mise au rebut ; PV d’inventaire
verbal de retrait ;
 date de retrait d’inventaire ;
U
 prix de cession.
E
Fichier
S’assurer que le fichier d’immobilisation a été d’immobilisation
mis à jour si le contrôle n’est pas satisfaisant.
Si le contrat est satisfaisant, le comptable prépare
les fiches d’écritures pour la comptabilisation
des sorties d’inventaire, passé les écritures
d’annulation de l’immobilisation cédée et
d’enregistrement du produit de cession.

-L’analyse des comptes, mensuellement, le

comptable chargé du fichier d’immobilisation
édite le grand livre des comptes d’immobilisation
et d’immobilisation en cours qui ont été
mouvementé ;
Analyse et justification des comptes d’immobilisation
-Il vérifie que chaque mouvement enregistré sur la

période est justifié par les documents (fiche
d’entrée d’immobilisation, fiche de mouvement
d’immobilisation et PV d’inventaire ;
-Il identifie les pièces manquantes et écritures

comptable matière
non comptabilisées ;
-Il effectue les recherches nécessaires et procède

C
au redressement après approbation du COF ;

ES
Il saisit les fiches d’écritures datées ou visées dans

AG
le cadre de l’arrêté comptable mensuel ;

-B
Il édite une balance générale de fin de mois et

s’assure, le cas échéant que les écritures de
IB
redressement ont été prise en compte ;

LI
Il rapproche le solde du compte avec le fichier.

O
TH
EQ
U
E

DIRECTION GENERALE DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA Mise à jour

PLAN Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS REF :
SOUS PROCEDURES : Page
SOUS POCEDURES INDEX

C
ES
EXPRESSION DES BESOINS CM 2-01

AG
ENTREES DES STOCKS CM2-02

-B
SORTIESDES STOCKS CM2-03

IB
ELABORATION DES ETATS MENSUELS CM2-04

LI
CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS CM2-05

O
INVENTAIRE PHYSIQUE CM 2-06

TH
EQ
U
E


PLAN COMPTABILITE MATIERE Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS CM2-01
SOUS PROCEDURES : EXPRESSION DES BESOINS Page
1. Objet de la procédure
S’assurer que toutes les expressions des besoins ont été faites sur une fiche d’expression de
besoin et garantissent une gestion saine et rigoureuse.
C
ES
2. Le champ d’application
AG
Cette procédure s’applique à toutes les opérations d’achat de fournitures de bureau, de

-B
carburant et de toutes les autres matières consommables.

IB
3. Objectifs de contrôle interne

LI
La procédure doit donner l’assurance que la fiche d’expression des besoins établie par les
O
TH
agents exprime des besoins initialement prévus ou expressément acceptés par la Direction
Générale du Plan.
EQ
4. Règles de gestion
U
E
Le comptable des matières établit la fiche d’expression des besoins ou la demande d’achats à
chaque fois qu’un agent manifeste le besoin. La fiche d’expression de besoins ou la demande
d’achats doit être soumis à l’approbation du directeur du contrôle interne.


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : EXPRESSION DES BESOINS Page
Opérat
Interv
ments
enant
Docu
ion(1)
Tâches
s
ES
 établir une fiche d’expression des besoins ou

d’expression de besoin
Etablissement de la fiche
AG
-Le comptable matières
hiérarchique de l’agent
demande d’achat pré numéroté en trois

-L’agent demandeur
Prévision des achats

ou demande d’achat
exemplaires ;
-B
-Le Supérieur
 faire signer les fiches d’expression des besoins

demandeur
IB
par le supérieur hiérarchique de l’agent qui fait

LI
la demande.
O
 vérifier que la dépense demandée a fait l’objet

TH
Directeur du contrôle
d’une prévision ;
EQ
 apposer sa signature après vérification puis

des Budget des achats
interne
remettre la demande d’achat au Directeur

U
Général pour approbation;

E
 viser la demande d’achats pour marquer son

accord puis on procède à la sélection du
Directeur
Général
Budget
fournisseur. (1)
achats
(1)
La procédure de sélection des fournisseurs a été détaillée dans la première partie.


PLAN Septembre
2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES :ENTREES DES STOCKS Page
La procédure a pour objet de garantir la conformité des actifs livrés par rapport au bon de
commande.
C
ES

AG
La procédure s’applique à toutes les matières reçues à la DGP conformément à la commande

-B
effectuée.
IB
3. Objectif du contrôle interne

LI
O
La procédure doit permettre de s’assurer que les livraisons effectuées par les fournisseurs sont
TH
correctement reçues dans les meilleurs délais.

EQ
Elle doit aussi permettre de s’assurer que les entrées en stock sont traitées de manière efficace
et prise en compte par la comptabilité à la bonne date.
U
E
Il convient de faire un rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison ;

d’émettre systématiquement un bon de livraison pré numéroté ; de faire les réceptions des
livraisons à des lieux définis et de séparer les fonctions achat et réception.


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : ENTREES DES STOCKS Page
Opérat
Interv
ments
Docu
enant C
ion(2)
Tâches
ES
A l’occasion de chaque commande, envoyer une copie du bon de

de commande au CM
Transmission du bon
AG
Bon de commande
commande au responsable du magasin ;
comptable deniers
inviter le représentant du service demandeur lorsqu’il s’agit

d’articles spécifiques.
-B
IB
LI
Préparation de l’aire
O
rangement et réunion de la
 préparer une aire de rangement, au magasin, dès réception du

commission de réception
TH
Préparation de l’aire de
Responsable magasin
bon de commande ;
 réunion de la commission de réception ;
EQ
 indiquer à l’auditeur interne chargé du contrôle de la qualité, la

date et l’heure de la livraison ;
U
 inviter le représentant du service demandeur lorsqu’il s’agit

E
d’articles spécifiques ;

 procéder au rapprochement du BC et du BL. Les quantités
Bon de commande(BC) et bon de livraison(BL)

livrées doivent rigoureusement correspondre aux quantités
mentionnées sur le BL ;
 si les conditions précédentes sont remplies, s’assurer que la
Vérification de la livraison
livraison est de bonne qualité et valider le bordereau (cachet

Commission de réception
« conforme », noms prénoms et signatures des membres de la

commission) ;
 ranger les fournitures dans le magasin ;
 lorsque la livraison n’est pas conforme à la commande :
• si elle est inférieure à la commande, prévenir La Direction
générale et, avec son accord, ranger les fournitures puis
informer la comptabilité en vue de la régularisation de la
facture
• si la quantité portée sur le BL est différente de la quantité
C
livrée, rejeter le BL et exiger un BL correctement rempli.

ES
• si elle est défectueuse, la rejeter, puis informer le COF ;

 établir un bon de réception en trois exemplaire à l’occasion
AG
Enregistrement de la livraison
de chaque entrée d’articles au magasin ;

(Les bons de réception sont numérotés)
Comptable matière
 apposer le cachet « original » sur un exemplaire et

-B
« duplicata » sur les deux autres ;

 mettre, dans le parapheur « bons de réception », la copie du
IB
bon de commande, le bordereau de livraison correspondant,

LI
les 3 exemplaires du bon de réception établi pour cette

O
livraison ;
TH
EQ
 vérifier la cohérence des éléments figurant sur chaque bon de

Validation et transmission
de l’information au CM
commande, bordereau de livraison et bon de réception

Responsable magasin
correspondant ;
E
BL ET BC
 après vérification, envoyer le même jour, l’original de chaque

bon de réception à la comptabilité ;
 conserver un duplicata de chaque bon de réception ;
 renvoyer le parapheur au magasin pour classement des
pièces.
 au retour du parapheur, agrafer à chaque copie de bon de

Responsable
Classement
commande, le bordereau de livraison et le duplicata bon de

magasin
réception correspondants.
 classer dans le classeur « bons de réception.


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : SORTIES DES STOCKS Page
S’assurer que les sorties se font correctement et rapidement.

C
ES
La procédure s’applique à toutes les fournitures sorties du magasin à la suite d’une demande
AG

-B
La mise en place de cette procédure vise à obtenir les résultats suivants:

IB
o les sorties de magasin sont faites sur la base des demandes d’agents habilités ;
LI
o les sorties de magasin font l’objet d’un traitement correct et rapide par le responsable
O
du magasin ;
TH
o les enregistrements comptables des sorties de magasin sont opérées à bonne date.
EQ
U
E
o traitement rapide des sorties de stocks ;

o désigner les personnes habilitées à approuver les bons de sortie ;
o établir des liasses de bons d’entrée et de sortie.


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : SORTIES DES STOCKS Page
Opération(3)
Intervenants
Documents
C
ES
Tâches
AG
 se rapprocher de tous les services de sa direction ou

Recensement des
-B
institut pour connaître leurs besoins courants ;

besoins
 remplir le formulaire de demande de fournitures et

IB
l’envoyer au magasin.
LI
(Les sorties de magasin se font deux fois par semaine).

O
réunir les demandes de fournitures provenant des agents habilités

TH
Enregistrement des
Agents désignés
à les effectuer ;
EQ
demandes
s’assurer que chaque demande est signée par l’agent habilité et

son supérieur hiérarchique ;
U
E
effectuer la sortie de magasin deux fois par semaine à partir des

demandes. (sauf pour la reprographie qui peut être servie).
Un bon de sortie pour chaque demande de fourniture déposée ;
Etablissement des bons
Responsable Magasin
de sorties de magasin
et pour cela :
-remplir le formulaire du bon de sortie à partir de la demande ;
-établir chaque bon numéroté de sortie en 4 exemplaires ;
-apposer la mention « original sur un exemplaire et duplicata »
sur les 3 autres.

 inviter l’agent habilité au retrait à prendre livraison des
services demandeurs
fournitures aux fournitures demandées ;
Livraison des
 à l’arrivée de l’agent, signer les bons de sortie (BS), lui

faire contresigner et lui remettre les fournitures avec un
duplicata de BS.
 l’après-midi avant la descente, envoyer les originaux des

Information du
Responsable
comptable
bons de sortie à la comptabilité ;

Magasin
matières
 envoyer les duplicata (deuxième exemplaire) aux archives.
 agrafer, à chaque demande de fourniture, le dernier

Classement
duplicata du bon de sortie correspondant ;

ES
 et mettre dans le classeur « bons de sortie »

AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : ELABORATION DES ETATS MENSUELS Page
Assurer que les états mensuels sont faits correctement, exhaustivement et selon les normes.
C
ES

AG
La procédure concerne les fournitures stockées au magasin ou affectées directement.

-B

IB
La mise en place de cette procédure vise à obtenir les résultats suivants :

LI
o disposer d’un état périodique du mouvement des stocks ;

O
TH
o disposer d’une base d’appréciation analytique ;

o disposer d’un outil de contrôle, à posteriori, des consommations.
EQ
U
E


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : ELABORATION DES ETATS MENSUELS Page
Intervenants
Opération(4)
Documents
C
ES
Tâches
AG
 état récapitulatif mensuel des entrées et sorties de stocks :

sortir des classeurs « bons de réception » et « bons de sortie » puis
-B
sortir les bons établis au cours du mois ;

IB
remplir l’état des entrées et sorties en désignant les fournitures par

Responsable magasin
Elaboration des états
des noms génériques : fournitures de bureau, fournitures

LI
informatiques fournitures audiovisuelles

O
 état des fournitures dont le stock a varié par rapport stock

TH
disponible :
tirer l’état pour le mois en cours (il est automatiquement généré par le
EQ
logiciel utilisé)
 état du contrôle des consommations sectorielles :
U
en faire une analyse régulière; Informer régulièrement chaque entité

E
de l’évolution de sa consommation par rapport à sa dotation

quantitative au budget.
tirer l’état mensuel des entrées et sorties et l’envoyer à la comptabilité
Responsable
et aux archives puis classer un exemplaire ;

Ventilation
magasin
tirer l’état des articles mouvementés au cours du mois et l’envoyer à

la comptabilité et en conservant un exemplaire.


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS Page
S’assurer que les existants sont contrôlés et correctement protégés.
C

ES
La procédure regroupe toutes les opérations de protection et de sauvegarde des matières en

AG
stocks.
-B
Les procédures appliquées doivent donner l’assurance d’une protection suffisante des stocks
IB
contre les risques de vol, de détérioration et de prélèvement exagéré.

LI
O
TH
- mise en place d’un système permettant un rangement convenable et une identification

EQ
rapide des catégories de stocks, définitions d’aires de stockages ; et regroupement des

U
stocks de même nature par aire, rangement des articles par lots facilement
E
comptables ;
- protection des stocks exposés à l’entrée du magasin ;
- limitation stricte de l’accès au magasin aux personnes autorisées ;
- responsabilisation des magasiniers (en cas de manquants).


PLAN COMPTABILITE MATIERE Septembre 2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS Page
Intervenants
Documents
Opération
Tâches
(5)
ES
AG
- choisir une liste de référence d’articles ;

- se munir des fiches de stocks relatives à chaque article ;
-B
- vérifier la validité des entrées et sorties portées sur les fiches de stocks
à l’aide du classeur bon de réception et bon de sortie ;
Contrôles périodiques
Contrôleur interne
IB
- s’assurer par un comptage physique que la quantité figurant sur la

fiche de stock est réelle ;
LI
- demander une explication au responsable du magasin en cas d’écart

O
significatif ;
TH
- s’assurer que le système de valorisation des entrées et sorties est

respecté ;
EQ
- vérifier que la transmission de l’information à la comptabilité est

respectée dans les délais ;
U
- vérifier que les états périodiques sont tirés et transmis dans les délais ;
E
- interdire strictement l’accès aux aires de stockage à toute personne

extérieure ;
Responsable de magasin
Protection des stocks
- ranger convenablement les stocks par catégorie de manière pour

permettre une identification rapide ;
- interdire l’accès du magasin aux fumeurs ;
- pulvériser régulièrement les aires de stockage à l’aide de produits
contre les rongeurs ;
- rejeter toute demande de fournitures d’agents non habilités ;
- éviter toute sortie d’articles en dehors du jour habituel de sortie sauf
cas de force majeure ;


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE DES STOCKS Page
Inventorier physiquement tous les stocks de la DGP

C

ES
La procédure de prise d’inventaire concerne le stock du magasin

AG

-B
L’objectif de la prise d’inventaire est de procéder à la reconnaissance physique des stocks en

IB
vue de confirmer les soldes comptables ou de les rectifier.

LI
O
TH
o Identifier clairement les stocks internes détériorés ou obsolètes ;

EQ
o Analyser et régulariser les écarts ;

U
o Transmettre au gérant les rapports de prise d’inventaire au plus tard 15jours après
E
l’inventaire.


2011
Edition N°1
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE DES STOCKS Page
Intervenants
C
Opération
Documents
ES
(6)
Tâches
AG
-sélectionner parmi le personnel, des agents non concernés par le

Comptable matières
Ford’inventoristes
fonctionnement du magasin ;
-B
-les repartir en équipes d’inventaire : équipes de comptage et une

IB
équipe de contrôle en cas de divergence ;

-désigner un responsable par équipe ;
LI
-informer chaque membre de sa sélection.

O
TH
-se munir de l’ensemble des références d’articles disponibles au

magasin afin de mesurer la taille du stock ;
démarrage des comptages
EQ
Fixation de la date de
-fixer les dates de démarrage des opérations de comptage. On peut

Comptable matières
opter soit pour un inventaire unique pour l’ensemble du stock en fin

U
d’exercice ou soit pour un inventaire graduel ;

E
-réunir tous les membres des équipes de comptage à l’approche de la

date d’inventaire
-leur expliquer les différentes méthodes de comptage et celles à choisir
selon les cas ;
-envoyer si possible deux équipes différentes au magasin pour le
comptage et une troisième équipe pour trancher en cas de divergences.
-s’assurer avant de démarrer le comptage que :
d‘inventaire
Comptage
-les articles sont convenablement rangés ;

Equipe
-les stocks regroupés par catégorie et facilement identifiables.

Intervenants
Opération (7)
Documents
Tâches
-se munir de la feuille d’inventaire remplie ;

-réclamer au magasinier les fiches de stocks par articles ;
Détection des écarts d’inventaire
-faire un rapprochement entre fiche de stocks, feuille d’inventaire et

le brouillard global ;
-noter les cas de divergences significatives sur la feuille d'inventaire
en face de l'article concerné ;
-envoyer la feuille d’inventaire au chef d’inventaire (le Sous –
Directeur de la comptabilité) après signatures des membres de
l’équipe et du responsable du magasin.
C
Une deuxième équipe d’inventaire peut faire un deuxième

ES
comptage. Une 3ème équipe de contrôle peut intervenir en cas de

différence significative.
AG
-à partir de la feuille d’inventaire, indiquer au responsable du

Equipe de contrôle
fiches de stock
Correction des
magasin les écarts entre la quantité réelle et celle portée sur fiche de
d‘inventaire
-B
stock ;
-s’assurer que les corrections sont faites. Informer plus tard le
IB
comptable des matières en cas de manquants significatifs.

LI
O
-vérifier parmi les derniers bons de réception, les cas de livraisons

non encore facturés
Identification des
TH
articles livrés et
non encore facturées ;

-effectuer le traitement comptable approprié. (rattachement à
EQ
l’exercice concerné).
U
E
 valoriser les quantités figurant sur la feuille d’inventaire ;

Valorisation, dépréciation et
 comparer aux soldes comptables :

-si le montant réel est supérieur au solde comptable, enregistrer la
validation finale
différence à titre de profit, dans le cas contraire, enregistré comme

perte;
-valoriser au coût de sortie suivant la méthode utilisée en cours
d’exercice, le stock dormant, obsolète ou détérioré ;
constituer une provision correspondante ;
 valider le montant des stocks devant figurer à l’actif du
bilan.

6.2. Recommandations
Nous ne pouvons pas terminer nos travaux sans adresser des recommandations aux principaux
acteurs du processus de la comptabilité des matières. Ces recommandations permettront
d’assurer une mise en œuvre effective du manuel.
Pour ce faire, nous recommandons à la Direction Générale du plan de renforcer son système
d’information à travers les notes d’informations et installer l’intranet afin d’assurer une
fluidité des informations entre les différents services, aussi, elle devra acquérir un logiciel de
gestion des matières et de la comptabilité.
C
Par ailleurs, la DGP doit veiller à ce que ces procédures soient constamment mises à jour. Ces
ES
mises à jour pourront être motivées par des changements dans la structure, des modifications
des procédures et systèmes dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à
AG
des situations nouvelles.

-B
Aussi il faut séparer les tâches du comptable de matières de celles du magasinier pour éviter
IB
le cumul de fonction qui est la source de plusieurs fraudes. Mettre à la disposition de ce

LI
dernier des documents comptables nécessaire pour une gestion selon les normes.
O
Concernant le contrôleur Interne, il effectue des contrôles permanents et inopinés, pour voir
TH
si les procédures sont appliquées.

EQ
Conclusion
U
E
La conception de manuel de procédures pour La Direction Générale du plan répond à un

besoin réel de réorganisation de l’Entreprise. Sa conception a été faite de telle sorte que sa
compréhension soit aisée pour tous les utilisateurs. De plus, ce manuel sera mise à jour pour
garantir la constance de son efficacité.

Conclusion de la deuxième partie
La deuxième partie de notre étude consacrée à la présentation de la Direction Générale du

Plan et à la conception de son manuel de procédures de la comptabilité matières nous a
permis d’appréhender les différentes étapes de conception d’un manuel de procédures.
Nous avons identifié également dans cette partie les risques pouvant mettre en péril la survie
de l’entreprise.
En ce qui concerne, l’élaboration du manuel de procédures de la comptabilité matières, nous

avons procédé à la description, puis à l’évaluation des procédures existantes afin de déceler
les dysfonctionnements du système de contrôle interne. Nous avons enfin, proposé des
C
dispositifs pour la résolution de ces dysfonctionnements.

ES
Nous avons proposé ensuite un manuel de procédures adapté à la comptabilité des matières.
AG
Cet outil permettra à l’entreprise de mieux gérer ses procédures de gestion de matières.
-B
Nous avons également insisté sur son application dans la mesure où ,il ne sert à rien de
IB
disposer d’un manuel s’il n’est pas appliqué.

LI
O
TH
EQ
U
E

C
ES
AG
-B
CONCLUSION GENERALE
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
La Direction Générale du Plan, comme toute autre structure, a besoin de moyens pour
atteindre ses objectifs et d’assurer sa pérennité. Pour se faire, plusieurs facteurs et acteurs sont
à considérer. Le préalable de ces facteurs est l’organisation de l’Entreprise.
En effet, l’organisation d’une Entreprise commence par le recensement des fonctions

nécessaires à son fonctionnement. L’absence d’une fonction se traduit par un
dysfonctionnement ; selon les circonstances, certaines sont plus importantes que d’autres,
mais toutes doivent être présentes. C’est du regroupement de ces fonctions au sein de
l’Entreprise que résulte l’organisation.
L’organisation consiste donc à combiner les ressources existantes de l’Entreprise (humaines,

matérielles et financières) de façon à permettre l’obtention de la performance la plus élevée.
C
ES
Toute Entreprise suit un mode de fonctionnement et d'organisation propre à elle. La stratégie,

AG
le métier, la taille, la maturité, l'histoire et la culture influencent l'organisation et le

fonctionnement de l’Entreprise.
-B
Selon les théoriciens du management, la mise en place des procédures efficaces doit être une
IB
préoccupation majeure, car elle est désormais nécessaire pour assurer la performance de
LI
l’entreprise. La négligence de celle-ci constitue une entrave pour son développement.

O
TH
C’est dans ce cadre que Peter Drucker dit : « la meilleure structure de l’entreprise ne garantira
pas les résultats et la performance. Mais une mauvaise structure est la garantie de la non
EQ
performance ». Tout ce qu'elle produit c'est de la friction et de la frustration. La mauvaise

U
structure met le projecteur sur les faux problèmes et aggrave les disputes non pertinentes. Elle
E
accentue les faiblesses de l’Entreprise et affaiblit plutôt que de renforcer sa performance. La

bonne structure organisationnelle est donc un pré requis à la performance.
Le manuel de procédures permet donc à l’entreprise un bon déroulement de ses activités et

facilite les travaux lors des contrôles des auditeurs.
Il peut contribuer de façon directe au développement de la Direction Générale du Plan. Seule

sa mise en pratique stricte est à la base d’un système organisationnel constructif. Les
procédures doivent être respectées ; même le Directeur, pour prendre une décision, doit suivre
les procédures car il en est le garant de l’application. Le non-respect de ces nouvelles
procédures peut perturber le fonctionnement normal de la structure et la mettra en danger.

Cette étude avait pour objectif de montrer au dirigeant de l’Entreprise l’importance d’un
manuel de procédures et son utilité pour atteindre son objectif de pérennité. A l’issue de ce
travail, notre constat est que si l’entreprise arrive à faire respecter ce manuel de procédures,
les décisions de la direction seront appliquées ; les performances et l’efficacité opérationnelles
seront améliorées ; les comptes annuels seront réguliers, sincères et donneront une image
fidèle du résultat des opérations ; les actifs de l’entreprise seront sauvegardés. Il faut noter que
le manuel de procédures n’est pas figé, il doit être régulièrement mis à jour par des notes qui
les complètent ou modifie quelques aspects à partir de l’évolution de la structure et de ses
activités.
Pour la bonne exécution des procédures, il est recommandé de rendre disponible les moyens
C
d'action ; c’est pourquoi, le personnel de l’entreprise participera à des formations sur

ES
l’application de ces procédures car leur respect dépend de la compétence du personnel.

AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

E
U
EQ
TH
ANNEXES
O
LI
IB
-B
AG
ES
C
Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

Annexe 2 : Questionnaire de contrôle interne
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE

Objectifs assignés :
1. S'assurer que les acquisitions ont fait l'objet d'une prévision;
2. S'assurer que les commandes sont émises dans le respect des règles en la matière;
3. S'assurer de la bonne réception des acquisitions faites;
4. S'assurer de la bonne réception, du bon contrôle et de la bonne comptabilisation des
pièces justificatives comptables;
5. S'assurer de la bonne gestion des matières ;
6. S'assurer de la tenue et de la mise à jour du fichier des matières;
C
7. S'assurer que les matières font l'objet d'un contrôle et d’une protection;
ES
8. S'assurer que les cessions, destructions ou mises au rebut sont correctement effectuées;
9. S'assurer de la tenue permanente de l'inventaire physique des matières;
AG
10. S’assurer que les amortissements sont correctement calculés et comptabilisés ;

11. S’assurer que les stocks sont correctement valorisés ;
-B
IB
LI
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE

O
1. Objectifs de contrôle : S'assurer que les acquisitions ont fait l'objet d'une prévision;
TH
REPONSES
QUESTIONS COMMENTAIRES
EQ
OUI NON
1. Les acquisitions ont-elles fait l'objet de X
U
prévisions ?
E
2. Ces prévisions sont-elles consignées

dans un budget d'investissements?
3. Font-elles l'objet d'une présentation
détaillée?
4. Y a-t-il rapprochement entre prévisions
et réalisations?
5. Tous les dépassements font-ils l'objet
d'autorisation X systématique de la DG ?


2. Objectifs de contrôle : S'assurer que les commandes sont émises dans le respect des
règles en la matière;
QUESTIONS REPONSES
OUI NON COMMENTAIRES
1. Toutes les acquisitions font elles l'objet d'une x
expression de besoins?
2. Cette expression est-elle formalisée dans un x
document?
3. Si oui, est-il validé par le responsable x
hiérarchique?
4. Chaque commande fait-elle l'objet de Be ou
C
Le pré numéroté
ES
5. Est-il établi en nombre d'exemplaires

définis?
AG
6. Fait-il l'objet d'une validation de la part du

responsable habilité du service demandeur?
7. Existe-t-il un délai d'envoi des BC N /A Un délai n'est pas
-B
indiqué fournisseurs?
8. Si oui, est-il toujours respecté? N /A
IB
Tous les Be ou Le font-ils l'objet d'un

LI
enregistrement informatisé ou manuel

O

TH
3. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne réception des acquisitions faites

EQ
REPONSES
OUI NON
U
E
1. Toutes les immobilisations acquises font-elles

l’objet de réceptions formalisées ?
2. Si oui, existe-t-il une commission de
réception avec des responsabilités clairement
définies ?
3. Si oui, celle-ci comprend-elle un représentant
du service demandeur ?
4. Existe-t-il des procédures de contrôle
qualitatif et quantitatif des acquisitions
faites ?
5. Si oui, un BL ou PV est-il établi et signé en
cas de conformité, par tous les représentants?
6. Fait-il l’objet d’une comparaison au BC
7. Les immobilisations à stocker font-elles
l’objet d’un stockage

8. Un BE est-il établi pour constater l’entrée

en stock de celle-ci
9. Un PV de réception est-il établi et validé
par les membres de la commission de
réception?

4. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne réception, du bon contrôle et de la bonne
comptabilisation des pièces justificatives comptables
QUESTIONS REPONSES COMMENTAIRES
OUI NON
1. Les factures font-elles l'objet de réceptions
formalisées ?
2. Si oui, existe-t-il une commission de
C
réception?
ES
3. Si oui, comprend-t-elle un agent du service

AG
comptabilité immobilisations?
4. Les factures sont-elles accompagnées du BC
-B
du BL et/ou du PV de réception?
5. Font-elles l'objet d'un contrôle de fond à
IB
travers:
LI
 la ligne budgétaire?
O
 la qualité (caractéristiques)?
TH
 la quantité (nombre)?
EQ
 les calculs arithmétiques (horizontaux et

verticaux) ?
U
6. Existe-t-il des procédures de

E
comptabilisation bien définies à travers:

 une distinction entre immobilisations et
charges?
 des schémas de comptabilisation?
 une codification bien définie?
 un plan des comptes détaillé?
 un mécanisme de validation
hiérarchique?


5. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne gestion des matières
REPONSES
OUI NON
1. Existe-t-i1 des procédures de gestion
clairement définies pour les matières?
2. Le service comptabilité des matières est-
il informé à temps des travaux sur les
matières de premier groupe
3. Une mise à jour du fichier des
immobilisations est-elle faite?
C
4. Comment sont rangées les matières ?

ES
AG

6. Objectifs de contrôle : S'assurer de la tenue et de la mise à jour du fichier des matières;
-B
OUI NON
1. Les deux groupes de matières sont-ils
IB
régulièrement mis à jour ?

LI
2. Font-ils l'objet d'un rapprochement

O
régulier avec l'existant physique?

TH
3. Font-ils l'objet d'un rapprochement

EQ
régulier avec la comptabilité?

U
E


7. Objectifs de contrôle : S'assurer que les matières font l'objet d'un contrôle et d’une
protection;
REPONSES
OUI NON
1. Existe-t-il
de procédures formalisées pour la
protection et la maintenance des
matières?
2. Si oui, Sont-elles définies pour chaque type
de matières?
3. Existe-t-il des plannings d'entretien et de
maintenance des matières techniques?
4. Si oui font-ils l'objet d'un suivi régulier?
C
5. Les immobilisations techniques et les matériels

ES
de transports font-ils l'objet de couvertures de

polices d'assurance?
AG
6. Les parcs informatiques et automobiles font-ils

l'objet d'entretien régulier?
7. Pour les matières techniques (notamment les
-B
centrales), existe-t-il de contrats d'entretien avec

les fournisseurs?
IB
8. Chaque immobilisation est-elle mise sous la

responsabilité d'un service déterminé ?
LI
9. Toutes les matières font-elles l'objet elles :

O
. codification?
. immatriculation?
TH
. apposition d'étiquette?
10. Les immobilisations facilement déplaçables
EQ
(notamment les véhicules et outillages) font-elles

l'objet d'un suivi approprié?
U
13. Si oui, existe-t-il des procédures d'autorisation

E
de sortie?
14. Existe-t-il des procédures suffisantes pour
permettre le suivi des nantissements, hypothèques
et autres engagements limitant la propriété des
immobilisations?


8. Objectifs de contrôle : S'assurer que les cessions, destructions ou mises au rebut sont
correctement effectuées
OUI NON
1. Des procédures de cession et destruction des
immobilisations sont-elles définies?
2. Si oui, existe-t-il des critères d'admission
d'une immobilisation à la réforme?
3. Si oui, un document de réforme est-il émis
pour chaque sorite ?
4. Un responsable habilité est-il désigné pour
chaque service demandeur de réforme?
5. Une commission de réforme est-elle
C
constituée?
ES
6. Si oui, chaque document de réforme fait-il

l'objet d'une validation de la part de cette
AG
commission?
7. Pour les destructions, existe iI une
commission de destruction?
-B
8. Si oui, comprend-t-elle un agent du service

demandeur?
IB
9. Emet-elle un PY de destruction?
LI
10. Les immobilisations reformées font-elles

O
l'objet de ventes?
11. Font-elles l'objet de valorisation d'experte?
TH
12. Si oui, les recettes de ces ventes sont-elles

EQ
payées à la caisse?
13. Si oui, les produits de cessions font-ils
l'objet d'une comptabilisation?
U
14. Les immobilisations reformées sont-elles

E
sorties de la comptabilité?
15. Les immobilisations reformées sont-elles
sorties du fichier des immobilisations?
16. Les plus ou moins values de cessions font-
elles X l'objet d'une comptabilisation?


9. Objectifs de contrôle : S'assurer de la tenue permanente de l'inventaire physique des
matières;
REPONSES
OUI NON
1. Existe-t-il des procédures immobilisations?
2. Si oui, définissent-elles les responsabilités de
chaque intervenant?
3. Est-il réalisé à chaque exercice?
4. Si oui, les résultats de l'inventaire font-ils
l'objet d'un rapprochement avec les données de la
C
comptabilité?
ES
5. Si oui, les comptes d'immobilisations font-ils

l'objet d'une régularisation?
AG
6. Le fichier des immobilisations est-il

renseigné?
-B

IB
10. Objectifs de contrôle : S’assurer que les amortissements sont correctement calculés et
LI
comptabilisés
O
REPONSES
TH
OUI NON
.1. Les amortissements et les provisions sont-ils
EQ
régulièrement calculés?
2. Les dotations ainsi calculées sont-elles
U
correctement comptabilisées?
E
3. Le fichier des immobilisations est-il

renseigné?
5. Les immobilisations complètement amorties
sont- t elles sortie du fichier des
immobilisations?

Annexe 3 : Grille de séparation des tâches
Objectifs du contrôle : S'assurer de la bonne séparation des tâches
Tâches Nature des Personnes concernées

taches DG DCI CM CD CR COF
1-émission de la commande EX x
2-réception des matières EX x
3- rapprochement BL /BC C x
4-autorisation des sorties A X X
5-enregistrement des entrées EN X
6- enregistrement des sorties EN X
C
ES
7- tenue des fiches de stocks EX X

et immobilisations
AG
8-inventaire physique C X
9- rapprochement inventaire C X
-B
physique/inventaire
IB
permanent
LI
10- approbation A
O
d’ajustement après
TH
inventaire
11- rapport sur les matières EX
EQ
obsolètes, inutilisable
U
12- autorisation de cessions A

E
ou reformes des matières

inutilisées
13- protection des matières EX X

Annexe 4 : Guide d’entretien
Ce guide nous a servir dans les entretiens avec les acteurs de la comptabilité matière
(comptable matière et le contrôleur interne).
I. L’Organisation de la CM
1.1 Quelle appréciation faites-vous de l’organisation de la comptabilité matière ?

1.2 En quels points vous la trouvez performante ? Et moins performante ?
1.3 Comment voyez – vous la structure de contrôle interne ?
II. Objectifs
C
2.1 Quels sont les objectifs assignés à la comptabilité matière ?

ES
2.2 Ces objectifs ont-ils été clairement indiqués par vos supérieurs hiérarchiques, dans un
AG
document écrit ?
-B
III. Moyens de travail

IB
3.1 De quels moyens disposez-vous pour atteindre vos objectifs ?

LI
3.3 Ces moyens vous semblent –ils suffisants ? Adaptés ?

O
3.3 De quels moyens supplémentaires avez-vous besoin actuellement ?

TH
3.4 Avez-vous un logiciel de gestion des matières ? si oui êtes vous satisfaits ?
EQ
IV. Méthodes et Procédures

U
E
4.1 Quelles sont les procédures de gestion des matières ?

4.2 Quelles sont les méthodes de valorisation des matières ?
4.3 Quels genres de contrôles effectuez-vous sur les stocks ?
4.4 Comment sont organisés les inventaires ? Qui les supervise ? A quelle périodicité sont ils
effectués ?
4.5 Qui autorise la dépréciation des matières ?
4.6 Quelles sont vos attentes par rapport à un manuel de procédures ?

Annexe 5 : Fiche d’entrée d’immobilisations
Direction
Générale
du Plan
SERVICES GENERAUX
FICHE D'ENTREE D'IMMOBILISATION
Nature
Désignation
N° d'immatriculation
Localisation
C
Valeur d'acquisition
ES
Date de mise en service

Date et référence Bon de réception
AG
Fournisseur
s
Factures ou décomptes
N°………………………Date………………….Montant
-B
taux d'amortissement
IB
LI
O
TH
Date……………………………
signature du CSG
EQ
U
Mise à jour du fichier d'immobilisations

E
du site
Par :
Le :
Visa :
DUFFUSION : SERVICES GENERAUX

SOUS DIRECTION DE LA COMPTABILITE

Annexe 6 : Demande d’ouverture dossier d’immobilisations
Direction
Générale
du Plan
SERVICES GENERAUX
DEMANDE D'OUVERTURE
DE DOSSIER D'IMMOBILISATION N° ….*
Désignation de l'immobilisation :
C
Structure chargée de suivre les travaux

ES
: :
Localisation des travaux :
Montant HTHD estimé des travaux :
AG
Superficie et valeur du terrain (1) :

Date prévue pour le début des travaux :
Date prévue pour la fin des travaux : :
-B
Identification des tiers chargés d'exécuter les

travaux :
IB
Date …………………………………………
LI
Signature du Responsable de la structure

O
chargé du patrimoine
TH
SGRAUX
EQ
Ouverture dossier d'immobilisation

par : :
Le :
U
N° :
E
Visa :
(1) (pour les constructions

nouvelles)
* Numérotation chronologique

Annexe 7 : Procès-verbal de réception
Direction
Générale
du Plan
SGRAUX
PROCES VERBAL DE RECEPTION (Provisoire ou définitive) N° …. *(1)
Nous soussignés
C
ES
MM……………………………………………………..
……………………………………………………
AG
………………………………………………….
Avons procédé à la réception définitive des travaux ci-dessus

exécutés par ………………………………………..
-B
Observation……………………………………………
IB
…………………………………………..
LI
O
TH
EQ
U
Date……………………………
E
Signature………………………
(1) P.V.de réception indicatif

Annexe 8 : Fiche d’affectation d’immobilisation
Direction
Générale
du Plan
FICHE D'AFFECTATION DU MATERIEL ET DU

MOBILIER
Situation du local ou n° matricule

C
ES
AG
Nombre Désignation Numéro Observations

-B
d'immatriculation
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Signature services généraux Signature de l'agent

Affectaire
DIFFUSION : - Structure affectaire

- Structure du patrimoine

Annexe 9 : Fiche de sortie d’immobilisations
Direction
Générale
du Plan
SERVICES GENERAUX
PROPOSITION DE REFORME
C
ES
Désignation Numéro motif Observation

AG
Immobilisation d'immatriculation Rebut Cession

-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Date………………………………………..
Signature du Responsable de la
structure chargée du Patrimoine
……………………………………………..
DUFFISION : - Structure chargée du contrôle
- Structure chargée du patrimoine

Annexe 10 : Fiche d’inventaire
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

Annexe 11 : Bon de sortie
Bon de sortie
Nom : Date :
Projet : Client :
C
N° Affaire : N° BL :
ES
AG
Réf. Gestion Com. Désignation Référence Qté

-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

Annexe 12 : Bon de commande
Direction Générale du Plan Date…………..
Tel………………………
Adresse………………….
BON DE COMMANDE N°
C
REF ARTICLE P.U. Qté Montant

ES

AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Signature Client Montant H.T

TVA
Montant TTC

Annexe 13 : Bon d’entrée
Direction
Générale
du Plan
SGR
BON DE RECEPTION N°…..*
N° Bon de commande…………………..
Fournisseur…………………………………
Nature Désignation Nombre prix unitaire Montant total

C
ES
AG
-B
Observation
s
IB
LI
STRUCTURES (de réception)

O
SERVICE GENERAUX Audit Interne Structure affectataire (le cas

TH
échéant)
Nom : Nom : Nom :
Qualité : Qualité : Qualité :
EQ
Visa : Visa : Visa :

U
E
DIFFUSION :
- Services Généraux
- Sous direction Comptabilité
- Audit Interne

Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable
Direction
Générale
du Plan
FICHE DE DECOMPTE
Localisation ……………………………………….
Date du décomptage……………………………
DESIGNATION DU LOCAL
N° Quantité Désignation Numéro Etats des

d'ordre d'immatriculation biens Observations
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E
Nombre de lignes renseignés :
Affectataire : Etablie par : Vérifiéé par :

(membres de l'équipe du comptage) (membres du comité)
Visa : Visa : Visa :

Annexe 15 : Demande d’Achat
Direction Générale du Plan Date…………….
Tel :……………………
Adresse…………………
ARTICLE(S) QUANTITE
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Signature de l’Agent Signature du Comptable des matières

E
U
EQ
BIBLIOGRAPHIE
TH
O
LI
IB
-B
AG
ES
C
Ouvrages
1. AHOUANGANSI, Evariste (2006), Audit et révision des comptes : aspects

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2. ANGOT, Hugues& al (2004), Audit comptable Audit informatique, 3ème éditions de
Boeck, Bruxelles, 299p.
3. BARRY, Mamadou (2009), Audit et contrôle interne, 3ème édition, Editions
Sénégalaise d’imprimerie, Dakar, 371 P.
4. BARTHELEMY, Michel (2003), Le risque: choix techno politiques, Edition
Sapienta, 133 P.
5. BASPT, Pierre-Alexandre & BERGERET, Florence (2002), Pour un
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managemenent des risques orientés vers la protection de l’entreprise et la création de

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valeur (2e partie), Revue française de l’audit interne, N° 162, P .31-33

6. BERGER, Cédric & GUILLARD, Serge (2000), La rédaction graphique des
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Procédures : démarche et technique de description des processus, Saint dénis La

plaine: Association Française de normalisation, Saint Dénis, 250 P.
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7. BERNARD, Frédéric & GAYRAUD, Rémi,(2008) ,Contrôle interne,2è éditions,

IB
Maxima, Paris,299 P.
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8. COLLINS, Lionel & Valin, Gérard (1992), Audit et contrôle interne, Edition
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d’organisation, Paris, 378 P.

TH
9. COOPERS & LYBRAND (1998), la nouvelle pratique du contrôle interne, Editions

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d’organisations, Paris, 378 P.

10. COSO I(2002), la pratique de l audit interne, Edition d’organisation, paris, 50P.
U
11. COSOII (2007), la pratique de l audit interne, Edition d’organisation, paris, 225P.
E
12. DAYAN, Armand (2008), manuel de gestion volume 2, 3ème édition, Ellipses
Editions Marketing, Paris, 975 P.
13. DE MARESCHALL, Gilbert (2003), la cartographie des risques, Editions Afnor,
Paris, 50 P.
14. DELAHAYE & al , Finance d’entreprise : manuel et application ,Edition Dunod,
Paris, 559 P ;
15. Dictionnaire LAROUSSE (2004), Normandie Roto impression, France, 1710 P.
16. FAUTRAT, Michel (2005), le management du contrôle interne : son positionnement
et sa valeur au sein du management général des risques, Revue française de l audit
interne, N° 176, P 10-13

17. HAMZAOUI, Mohamed & PIGE, Benoît (2005), Audit : gestion des risques
d’entreprise et contrôle interne : normes ISA 200, 315, 330 et 500, Paerson
Education, Paris, 243 P.
18. HENRY, Alain & MONKAM-DAVERAT, Ignace (2001), Rédiger les procédures
de l’entreprise : guide pratique. 3ème édition, Editions d’organisation, Paris, 184 P.
19. JIMENEZ, Cristian, (2008), Gestion du risque, Revue Banque, Paris, 271 P.
20. LEFEBVRE, Francis (2008), Memento pratique comptable, édition Francis
Lefebvre, LEVALLOIS ,1406p.
21. LEMANT, Olivier (1995), La conduite d’une mission d’audit interne, 2ème édition,
DUNOD, Paris, 279 P.
22. LOZATO, Michel, & NICOLE, Pascal (2001), Gestion des investissements et de
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l’information financière, Dunod, Paris, 478 P.

ES
23. MADERS, Henri Pierre & Jean Luc, Masselin (2006), Contrôle interne des
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risques : Cibler, Evaluer, Organiser, Piloter, Maitriser, Editions D’organisation,

Paris, 261P.
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24. MARESCHAL, Gilbert (2003), la cartographie des risques, Edition Afnor, Paris,50
P.
IB
25. MERLIER Patrick, Christian JIMENEZ (2008), Prévention et gestion des risques
LI
Opérationnels, Editions d’organisation, 283 P.

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26. MIKAEL, Ouaniche (2009), La fraude dans l’entreprise : comment la prévenir, la

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détecter et la combattre, Edition Maxima, 221 P.

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27. NGUYEN, HONG THAI (1999), Le contrôle interne: mettre hors risques
l’entreprise, l’harmattan, Paris, 325P.
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E
28. OBERT, Robert (2002) , Synthèse droit et comptabilité ,Tome 2 : Audit et

commissariat aux comptes ,Aspect internationaux ,3è éditions , dunod paris ,428 P .
29. OECF (Ordre des experts comptables français) (2005), les missions
d’accompagnement de l’expert comptable : approche par l’analyse des risques et
documentation, 75 P.
30. POULOT, Daniel & BILODEAU, Yves (2002), Mesurer les risques en vue de les
contrôler et de les gérer : l’approche matricielle des pertes, Revue française de l
audit interne, N° 161, P36- 37
31. RENARD, Jacques & CHAPLAIN, Jean- Michel (2006), Théories et pratique de
l’audit interne, 6ème édition, Edition d’organisation, Paris, 479 P

32. RENARD, Jacques (2010), Théories et Pratiques de l’audit interne, éditions

Seyroles, 469 P
33. SAMBE, Oumar & DIALLO, Mamadou Ibra (2003), Le Praticien Comptable :
Système comptable OHADA (SYSCOHADA), ECJ, Dakar, 1055 P.
34. SHICK, Pierre (2007), mémento d’audit interne : Méthode de conduite d’une
mission, Dunod, Paris, 217
35. WILMOTS, Hans (2002), Aspects Pratique de l’organisation administratives et du
contrôle interne, Editions standard, Bruxelles 319 P.
36. ZERMATI, Pierre (1997), Pratique de la gestion des stocks, 5éme Edition, 276 P.
Articles
C
37. IFACI (2003), Risk assessment: Quelques bonnes pratiques, Revue Française de
ES
l'Audit Interne, (163): P.6-9.

AG
38. DIOUF, Abdou(1985), Recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal,
décret n°85-434 du 20 avril, Articles P 1-5.
-B
39. Revue française de l’AUDIT INTERNE, 1999, N° 147,46P

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LI
O
TH
Internet
EQ
1. BAPST, Pierre-Alexandre (2003), Qu’est ce que le risk management ?

U
www.acors.org/ARLES%2003%atriskmanquestce.htm,
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2. IFACI (2004), Normes Internationales pour la pratique de l'audit interne, The Institute of
InternaI Auditors, www.theiia.org.

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Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion

Institut Supérieur de Comptabilité, Master Professionnel

Mémoire de fin d’étude

CONCEPTION D’UN MANUEL DE PROCEDURES LIES A

LA COMPTABILITE MATIERES DE LA DIRECTION

ET DES FINANCES DU SENEGAL

Présenté par : Dirigé par :

ABA.S Marie-Josée M. Moussa YAZI

Directeur de l’ISCBF (CESAG)

AKHURST Cablan Louis Serges, pour leur soutien financier et moral.

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG i

J’exprime toute ma gratitude et mes remerciements à l’endroit de :

- Toute ma famille pour leur soutien moral et spirituel.

disponibilité et leurs conseils.

(MPACG) pour la qualité de la formation.

- Monsieur El Hadj Soumar SARR, et l’ensemble du personnel de la DGP pour leur

chaleureux accueil et leur disponibilité.

- Monsieur et Madame BOUABRE, mes tuteurs,

- Messieurs Fabien BRIZOUABI et Leonard ANGORATCHI, mes grands frères,

- Monsieur et Madame KAMBOU,

en particulier (Alpha TOURE, Cynthia N DRI et Mariana KAMARA).

- La cinquième promotion du Programme MPACG, pour l’ambiance qui a prévalu

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG ii

LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES

DCI : Direction du Contrôle Interne

FEB : Fiche d’Expression de Besoin

GM : Gestion des Matières

IFACI : Institut Français de l’Audit et du Contrôle Internes

IFRS: International Financial Reporting Standards

IIA: Institute of Internal Auditors

IPSAS: International Public Sector Accounting Standards

ISCBF : Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance

MPACG : Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion

OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG iii

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières ....................................................... 13

Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures ................................................ 60

LISTES DES FIGURES

Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique .......................................................................... 38

Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion ...................................................................... 50

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG iv

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP ........................................................................ 104

Annexe 10 : Fiche d’inventaire .............................................................................................. 119

Annexe 12 : Bon de commande ............................................................................................. 121

Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable ........................................................................... 123

Annexe 15 : Demande d’Achat .............................................................................................. 124

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG v

TABLE DES MATIERES

1.1.1. Définition de la comptabilité matières .............................................................. 7

1.2. Les matières et leurs nomenclatures ....................................................................... 8

1.2.1. Définition des matières ....................................................................................... 8

1.2.2. Nomenclature des matières ................................................................................ 8

1.2.2.1. Les matières du premier groupe ................................................................. 9

1.2.2.2. Les matières du deuxième groupe .............................................................. 9

1.3.1. Les acteurs de la comptabilité matières............................................................ 11

1.3.2. Les documents comptables............................................................................... 12

1.3.3. Les fonctions du processus de la comptabilité matière .................................... 12

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG vi

1.4.1. La notion du risque ........................................................................................... 17

DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES ................................................. 28

2.1. Notions sur le manuel de procédures ................................................................... 28