consignes pour démarrer le projet

CHARTE PROJET (note de cadrage)

Nom du projet : une nouvelle présentation des processus
Client : ENERIA
Chef de projet : Maryem ER-ROU
Sponsor : Thierry MERCHEZ

Contexte de l’entreprise et du projet

Dans un contexte de transformation et de digitalisation du travail, les collaborateurs d’Eneria ont exprimé une forte attente
de clarification des process notamment au cours des séminaires de travail tenus en 2022. Chez
Eneria, la présentation des processus n’est pas utilisée ou pas connue alors que des ressources considérables ont été
investies pour les décrire.
Voici les 4 principales raisons de cette problématique :
- La lourdeur de la présentation sous forme de texte : les processus sont présentés sous forme de texte ce qui les rend moins
compréhensibles par les collaborateurs,
- Le besoin de finesse dans la présentation des processus,
- L’adaptation à la digitalisation : depuis quelques années Eneria a adopté une modernisation de ses outils informatiques,
cela conduit les collaborateurs à chercher un outil online et facile à utiliser,
- Une volonté d’embarquer et d’impliquer tout le monde : parfois les collaborateurs ne savent pas où trouver la
présentation des processus.

Finalité du projet
Modélisation des processus pour l'ensemble des activités d'ENERIA
Mode opératoire de
l'outil Viflow
Soutenance du projet de thèse

Mission, objectifs à atteindre et livrables

Mission : Modéliser les processus à l'aide de Viflow

Objectifs à atteindre :
Objectifs liés au projet Eneria :
Rendre compréhensible un système complexe, par une représentation structurée et simplifiée des
activités. Clarifier les
rôles et responsabilités exercées au sein de l’entreprise.
Faciliter le transfert des savoir-faire de l’entreprise au sein des équipes.
Donner un sens au travail des collaborateurs en leur faisant prendre conscience des processus dans lesquels ils agissent.
Optimiser l’obtention des résultats attendus.
Diminuer les tensions entre les équipes en apportant de la précision.
Développer la culture processus.
Mettre à jour la cartographie des processus en temps réel.
Améliorer la fluidité des interactions entre les équipes.
Objectifs liés à la thèse:
Faire un état des lieu des pratiques internes
Approfondissement des besoins et du contexte d'ENERIA
Benchmarking: enquêtes et interviews
Faire un état de l'art:
Respecter du délai
Trouver une solution à la problématique
Mesurer l'efficacité de la solution implémentée
Accompagnement et formation des équipes
Livrables à réaliser pour le client/commanditaire :
Modélisation des processus de plusieurs BU d'ENERIA

Mode opératoire de l'outil Viflow

Soutenance du projet de thèse

Périmètre du projet
Ce projet concerne toutes les activités d'ENERIA France avec une possibilité d'extension pour le reste du groupe

Critères de succès
Avoir une vision claire sur les objectifs définis au préalables

Respect Qualité,Délai,Budget

Satisfaction des collaborateurs

Simplicité d'usage, facilité d'accées

S'améliorer en continue
Bénéfices espérés
- Rendre compréhensible un système complexe, par une représentation structurée et simplifiée des activités.
- Clarifier les rôles et responsabilités exercées au sein de l’entreprise.
- Faciliter le transfert des savoir-faire de l’entreprise au sein des équipes.
- Donner un sens au travail des collaborateurs en leur faisant prendre conscience des processus dans lesquels ils agissent.
- Optimiser l’obtention des résultats attendus.
- Diminuer les tensions entre les équipes en apportant de la précision.
- Développer la culture processus.
- Mettre à jour la cartographie des processus en temps réel.
- Améliorer la fluidité des interactions entre les équipes.

Risques identifiés
Pas de réponse au questionnaire
Ressources
humaines insuffisantes

Non respect de délai : non disponibilité des équipes pour la modélisation des processus

Fiabilité des données recuillées

Faible adhésion à la solution : Non-consultationActeurs concernés

des processus par les collaborateurs
Chef de insuffisant
Budget projet: Maryem ER-ROU
Equipe de projet :
Responsable qualité & méthode: Thierry MERCHEZ

Trésoriére: Mme Rachel GOUDOT ,

Responsable
administration méthodes: Valerie DELEBEQ
Parties
prenantes : Directions
Collaborateurs
notamment les équipes de la BU moteurs industriels et pole mécanique

Réseau professionnel

Calendrier
1-Étape de planification :
Définition des objectifs et des
attentes du projet
Analyse de la situation actuelle et identification des processus clés à modéliser
Établissement d'une équipe projet et définition des responsabilités
2-Formation Viflow
3-Étape de collecte de données :
Entretiens avec les employés clés pour comprendre les processus actuels
Documentation et analyse des processus existants
Validation des données collectées avec les parties prenantes
4-Étape de modélisation :
Développement de modèles de processus pour les processus clés identifiés
Analyse des modèles pour vérifier leur efficacité et leur adéquation aux objectifs du projet
Refonte des modèles en fonction des commentaires des parties prenantes
4-Étape de mise en
œuvre :
Mise en place des processus modélisés dans l'entreprise
Former les employés aux nouveaux processus
Mettre en place des systèmes de suivi pour mesurer l'efficacité des processus
5-Étape de suivi et d'amélioration :
Évaluation régulière des processus pour détecter les opportunités d'amélioration
Mise en œuvre des améliorations recommandées
Suivi continu de l'efficacité des processus pour s'assurer de leur conformité aux objectifs du projet.

Contraintes à prendre en compte

Délai , budget, resources humaines

Ordre des dominantes : ( ) Contenu ( ) Délais ( ) Coût

Budget
Le budget du projet: 4 personnes : une journée par semaine + 4 licences : une gold + 3 silver =

Pilotage du projet (niveau d'autorité de l'équipe projet, COPIL…)

Définition des objectifs et des attentes
Planification

Gestion
des ressources
Suivi du calendrier
Communication
Évaluation et amélioration continue
attention, des commentaires
ont été insérés dans les
cadres de titre des rubriques
 Registre des parties prenantes

Position (impliqué/
Nom (personne ou concerné ; Rôle dans le Exigence, besoin
groupe de personne) +
contact si groupe interne/externe) projet (pour le projet)
pour le projet
* toutes les "cases" n'ont pas besoin d'être remplies

Influence (positive, stratégie à adopter

(surtout si influence
negative, neutre) negative)
 2_WBS - SDP

votre découpage format mind map / organigramme…

remarque : il vaut mieux utiliser un outil de mindmapping et exporter ens

freeplane est très bien
il y en a d'autres

vous pouvez aussi utiliser directement un outil collaboratif type trello, mir

F l'important, c'est de réaliser le découpage (lotissement) du projet pour av

Page 19
 2_WBS - SDP

pping et exporter ensuite sous forme de fichier excel

oratif type trello, miro, planner pour construire votre WBS et ensuite l'utiliser lors de vos réu

nt) du projet pour avoir une vue d'ensemble dès le depart et penser à tout…

Page 20
 2_WBS - SDP

tiliser lors de vos réunions projet au debut des sprints

Page 21
 découpage détaillé du projet

1. xxx
code Nom de l'activité
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10

2. xxxx
code Nom de l'activité
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10

3. xxx
code Nom de l'activité
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10

4. xxx
code Nom de l'activité
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
 permet de faire le détail des activités du WBS en mode
classique.
En mode agile on prefera utiliser un outil type TRELLO (en
ligne) ou TASK (sur teams) pour détailler les activités lor
du sprint et les affecter à chaque contributeur

découpage détaillé du projet

1. xxx
Description du contenu de l'activité

2. xxxx
Description du contenu de l'activité

3. xxx
Description du contenu de l'activité

4. xxx
Description du contenu de l'activité
 exemple
du WBS en mode

util type TRELLO (en

r les activités lors
contributeur
ETABLIR UN RACI

F utiliser les deux tableaux faits précédemment : le registre des parties prenantes, le découpage dét
vous pouvez le faire directement sur l'onglet 3-gestion des délais
renantes, le découpage détaillé
 après le WBS, l'equipe projet

1 - en mode gestion de projet classique,

prédictif, avec un planning détaillé

résultat
pour chaque tache créée dans l'onglet précédent
vous devez vous poser les questions suivantes :

quelles sont la ou les taches précédentes ? vous obtiendrez l'enchainement des taches de
quelles sont la ou les taches suivantes ? votre planning

qui va faire cette tache : compétence-s necessaire-s, combien en croisant la liste de vos RH et de vos taches ,
de personnes, les noms de ces personnes ( si on les connait) vous pourrez construire un RACI

combien de temps va prendre cette tache (une estimation et ces informations vous permettront d'affiner
une probabilité de dépassement est parfois necessaire) votre planning

quel est le coût horaire de ces ressources ?

ces informations vous permettront de

construire votre budget prévisionnel
y a-t-il des matières premières, des consommables, du matériel
… à acheter pour effectuer cette tache
y a-t-il des investissements à faire pour effectuer cette tache
y a-t-il besoin d'une prestation exterieure pour ces informations vous permettront de
effectuer/valider cette tache ? construire votre budget prévisionnel

y a-t-il des risques majeurs à l'execution de cette tache (QCD) ces informations vous permettront de
qu'est-ce qui pourrait faire mourir le projet ? construire votre plan de risques

de quelles informations on a besoin pour executer cette tache ? ces informations vous permettront de
qui a besoin de savoir quand cette tache sera terminée construire votre plan de communication
qui a besoin d'etre au courant de l'avancée de cette tache ?

comment va-t-on suivre l'avancée d'execution de ces taches ?

ces informations vont vous permettre de
comment va-t-on s'organiser pour travailler en mode execution construire vos indicateurs et votre outil de
? suivi de l'avancement du projet

comment rendre compte de l'avancée du projet et rassurer le

client, la hierarchie, les parties prenantes…
WBS, l'equipe projet a au moins deux choix pour gérer la partie execution / réalisation du projet

documents à créer / onglets à

utiliser…

vous pouvez faire le

choix de mettre toutes
ces informations sur un
meme tableau… ou pas…
c'est selon l'organisation
coisie
 ces informations sur un
meme tableau… ou pas…
c'est selon l'organisation
coisie

risques

communication

indicateurs
votre organisation et outils
utilisés (planner, trello, tableau,
planning…)

rapport d'avancement
artie execution / réalisation du projet
2- en mode gestion agile, sans planning
détaillé mais définition de durées de
"sprint"
 macro -PLANNING / gestion des délais des activités
ressources

I !
RAC
nom du lot / nom nom nom nom
Nom de la tâche
etape ressource 1 ressource 2 ressource 3 ressource 4

Vo tre

mpl é te r,
outi l à c o
 délais des activités du WBS
délais coûts
jour 1 jour 2
échéance

e !
pour la fin Durée Durée

l
coût prévu coût réel

p
de la prévue Réelle 9h- 10h30- 13h30- 15h- 9h-

m
tâche

exe
10h30 12h 15h 16h30 10h30

odi f i e r . .
é l io rer, m
pléte r, a m
 planification dans le temps
jour 2 jour 3 jour 4

p l e !
10h30- 13h30- 15h-
12h 15h 16h30
9h-
10h30
10h30- 13h30- 15h-
12h 15h 16h30
9h-
10h30
10h30- 13h30- 15h-
12h 15h 16h30

ifi e r . . .
 BUDGET

charges / depenses

l
main d'œuvre directe
Taches Nb jours Taux horaire

a mé
éte r,
mp l
co
uti là
o total
main d'œuvre indirecte
Taches Nb jours Taux horaire

total

total main d'œuvre

matériel
nom matériel nb cout unitaire
 total

matériaux
nom matériau nb cout unitaire

total

investissements
investissement nb cout unitaire

total
 achat prestations
prestataire devis

total
 r ...
d ifie
recettes / CA

, m o
ore r
él i
am
..
 Plan de communicat
Planification / Exécution / Maîtrise des communications

Cibles Messages
A qui s'adresse la communication ? Fait Que veut-on communiquer ? Description du contenu de la communication.
N°ID référence à personnes/groupe de
l'organigramme de projet
Exemple : Client Avancement du projet

co mm u n
e
plan d léter l
com p
vient
 an de communication

Quand Livrable
Messagers
Déclencheur Date prévue Fréquence Forme
Qui est responsable Ce qui déclenche la Date fixe prévue Régularité prévue sous quelle forme est livrée la
d'assurer la communication communication ? (jalon, demande (hebdomadaire, communication ? (reunion, rapport,
formelle, décision...) mensuelle... ) newsletter mail, ...)
Chef de projet 1 jr avant reunion / Mensuelle à partir "Rapport avancement.doc"
avancement du projet de janvier

u n i ca tio n
com m a ge
er l e p il o t
mp l ét
Livrable Statut Date
visa
Outils OK / NOK réalisation
Email, site web, Communication date de livraison Nom de la
présentation ppt… livrée ? effective personne qui a livré

E-mail NOK 15-Jan

 Plan de management des risques

Risque
Numéro ID Catégorie Lots de travail

plan de g
Description
Numéro WBS Méthode de catégorisation : classes de risques Lot du WBS concerné par le Description du risque

tr
AMDEC, autres (produit, process, projet) risque

i qu e z vo
(ind
vient co
competence technique
detenue par une seule
personne qui peut etre
absente
 quotation (exemple)
1à4 1à4 1
16

risques

e s r i s q u e s
Risque
g e stio n d t ati o n)Analyse Qualitative Planification des réponses

plan d
Effet
e e
Probabilité

e d q u o Impact Criticité Stratégie

yst è m
conséquence sur le Indiquer la probabilité que le Chiffrer l’impact Probabilité*Impact Préventive : Elimination, réduction,

t re s ge
projet (Q-C-D) risques se réalise financier de la transfert. Corrective : Acceptation

d i q ue z vo l e p il o ta réalisation du risque

éter
2 4 8

c o m pl
vient
préventive (elimination,
16 diminuation)

12 corrective
 criticité faible
criticité forte

ification des réponses Ic résiduel Provision pour action

Action Probabilité Impact Criticité corrective
Action envisagée Indiquer la probabilité que Chiffrer l’impact financier Probabilité*Impact Montant de la provision
le risques se réalise de la réalisation du risque

embaucher une ressource

qui detient aussi cette
compétence (20000€) 1 4 4

prevoir un sous-traitant
qui pourra prendre la
relève en cas d'absence de plan B chiffré à 25000€
ma ressource (plan B) (penalité de retard )
 Statut Effets réels Date
visa
Survenu O/N réalisation
Conséquence sur le projet date effective

non
 INDICATEURS

t
Quels seraient les indicateurs d’efficacité pertinents mettant en évidence l'avancée de votre projet
Vos réponses

u v en
e
Vos réponses

Vos réponses

u rs p de
cat e uti l
in d i re o
Quels seraient les indicateurs d’efficacité pertinents mettant en évidence la satisfaction de votre client,
l'atteinte de vos objectifs

t
Vos réponses

Vos réponses

Vos réponses
vo s à vo
Quels seraient les indicateurs d’efficacité pertinents mettant en évidence la satisfaction de votre équipe
Vos réponses

Vos réponses
 g ré s
té
ils permettent d'organiser le reporting

re in
t
comment

e
comment sont-ils sont-ils management

t e
construits ? mesurés ? visuel ?

v e n ta g
eu e pilo
ti l d
comment sont-ils
comment
sont-ils management
construits ? mesurés ? visuel ?

comment
comment sont-ils sont-ils management
construits ? mesurés ? visuel ?
 Rapport d’avancement

Destinataire principal: (Nom Client)

Copies :
Caractéristiques du projet :temps prévu : X jours ; budg

r é
Phase … Auteur :

N° Sujets

i nté g Réel

e
Planifié

e t r t
Temps (j) Budget (€) Temps (j)

0 Phase x t
peu util de p i l o
o t re o
1 Phase x
àv
2 Phase X :

Faits Saillants :

5 Divers
 Phase :n° de la phase

mps prévu : X jours ; budget : X €

r é
Auteur :

g
inté tage
Budget (€)
Réel

VA Ecart temps Ecart coût

Reste à faire

Temps (j) Budget (€)

p i l o
de
 Questions à se poser le

Que pouvez-vous transférer dans votre vie p

Comment ?

SOUS FORME DE TABLEAU pour les évènements qui se sont passés pendant le projet

étape du
projet (du
ID WBS) que s'est-il passé (description) date impact
1
2
3
4
5
6
7
poser le dernier jour...

uvez-vous transférer dans votre vie professionnelle

ent ?

comment eviter que ça ne se reproduise (si impact negatif)

pourquoi, cause racine ou etre sur que ça se reproduise (impact positif)