Administration de Biens Immobiliers par Yves Van Ermen

L’administrateur de biens immobiliers

Loi du 11 février 2013 organisant la profession d’agent immobilier

6° syndic : celui qui agit dans le cadre de l’administration et de la conservation des parties
communes d’immeubles ou groupes immeubles en copropriété forcée (articles 577-2 et Code
civil).

7° régisseur : celui qui réalise pour le compte de tiers des activités de gestion de biens
immobiliers ou de droits immobiliers, autres que celle de syndic.

Syndic de copropriété Régisseur

Gestion des parties communes Gestion des parties privatives et « communes »

Assemblée générale Propriétaire

Ne gère pas les locataires Gère les locataires

Comptabilité normalisé pour les plus de 20 lots Pas de comptabilité normalisé

IPI = Institut Profession des agents Immobiliers

2 colonnes : Agent immobiliers Intermédiaires et Agents immobiliers Syndic

Personnes physiques ou morales

Historique de la copropriété

1804 : Art 664 du Code Civil

1924 : Art 577-2

1994 : Loi du 30 juin 2014 => 577-3

2010 : Loi du 2 juin 2010 - Loi modi ant le Code Civil a n de moderniser le fonctionnement des
copropriétés et d’accroître la transparence de leur gestion

2012 : Modi cation du 15 mai 2012


2018 : Loi 18 juin 2018 => Rentrée en application le 01/01/2019

2022 : Modi cation du Code Civil - Création du livre 3

Les textes de référence

Art 3.82 à 3.100 du Code Civil

Question Examen : Quels sont les statuts de la copropriété ?

- Acte de base
- Règlement général de copropriété
Ce sont des actes authentiques (si on les modi e -> par notaire)

Si entre le compromis et l’acte, il y a une AG avec un appel de fonds. Que se passe-t-il ?

Si l’acquéreur reçoit mandat pour assister à l’AG, il paie.

NB : Il doit être noté dans le compromis (c’est la loi !)

Le règlement d’ordre d’intérieur, acte sous seing privé. Deux personnes peuvent le modi er ;
l’AG et le législateur à condition d’avoir la majorité absolue.

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 Loi impérative

La loi est impérative. Les dispositions statutaires non con rmes à la législation en vigueur sont de
plein droit remplacées par la loi.

Association des copropriétaires ( = personne morale)

Dé nition et personnalité juridique :

Immeuble ou groupe d’immeubles bâtis ou susceptibles d’être bâtis dont le droit de propriété est
réparti entre plusieurs personnes par lots comprenant chacun une partie privative bâtie et une
quote-part dans des éléments immobiliers communs.

On est propriétaire des communs au prorata de nos quote-parts.

Il est possible d’y déroger si la nature des biens le justi e et que tous les copropriétaires
s’accordent sur cette dérogation.

NB : S’il y en a un qui n’est plus d’accord, impossible de déroger à la loi.

S’il y a naissance de l’indivision et transcription de l’acte de base.

Dénomination :

« Association des copropriétaires », suivie des indications relatives à la situation de l’immeuble ou

du groupes d’immeubles.

Tout document émanant de l’ACP doit mentionner son numéro d’entreprise à la banque carrefour
des entreprises BCE.

La quote-part :

Dé nition des quotes-parts dans l’acte de base => c’est calculer principalement sur la valeur du
bien.

En tenant compte de la valeur respective, en fonction de la surface au sol nette et de l’a ectation
de la partie privative.

Sur base d’un rapport motivé établi par un notaire, un géomètre, un architecte ou un agent
immobilier et repris dans l’acte (pour les modi cations des quote-parts).

Est réputée non écrite toute clause des statuts :

Qui limite le droit du copropriétaire de con er la gestion de son lot à la personne de son choix.

Qui con e exclusivement à un ou plusieurs arbitres le pouvoir juridictionnel de trancher les con its
relatifs à l’application de la loi.

Recti cation des quotes-parts et des quotités :

Le Juge peut recti er la répartition des quotes-parts dans les parties communes si le calcul est
inexact ou si la répartition est devenue inexacte suite à des travaux.

Idem pour le mode de répartition des charges ou le calcul de celles-ci.

=> Tout le monde doit voter, si une personne n’est pas présente, on doit convoquer à nouveau.
On doit retirer les absentions lors du vote.

Le siège social :

Est situé à l’adresse de l’Association des copropriétaires

Action en justice :

A qualité pour agir en justice, tant en demandant qu’en défendant.

A le droit d’agir en vue de la sauvegarde de tous les droits relatifs à l’exercice, à la

reconnaissance ou à la négation de droit réels ou personnels sur les parties communes ou relatifs
à la gestion de celles-ci.

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NB : Qui est responsable si un bout de façade tombe et blesse quelqu’un ? L’association des
copropriétaire (même si elle n’est pas propriétaire)

Aussi pour la modi cation des quotes-parts ou des clés de répartition des charges.

Associations partielles avec personnalité juridique :

Uniquement s’il y a plus de 20 lots

Possibilité de créer des assemblées partielles :

- Par immeuble dans un groupe d’immeubles

- Si un immeuble comporte une séparation physique en éléments clairement distincts, par

élément de cet immeuble

Obligation d’être dé nies dans l’acte de base

Ne sont compétentes que pour ce qui leur est propre

Soumises à la loi sur la copropriété

Ne peut avoir la personnalité juridique que si l’association principal a la personnalité juridique

Association globale :

Bilinguisme :

A la demande d’un copropriétaire : les frais de traductions sont à charge de la copropriété s’il
s’agit de traduire dans une des langues de la région linguistique dans laquelle l’immeuble se situe.

Sauf pour les statuts, le droit d’obtenir une traduction ne s’applique qu’aux documents rédigés
après l’entrée en vigueur de la loi.

Le copropriétaire

Obligation de signaler son adresse et ses changements d’adresse, ainsi que les changements de
statu de droit réel au syndic.

En cas d’indivision, d’usufruit, de nue-propriété, d’emphytéose, de droit de super cie…

Obligation de signaler au syndic le nom du représentant unique chargé de représenter l’ensemble

des indivisaires.

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 Tout membre de l’AG est tenu d’informer sans délai le syndic des droits personnels qu’il aurait
concédés à des tiers sur son lot privatif.

=> Obligation de renseigner les coordonnées des locataires ou occupants du lot.

Le conseil de copropriété

Mission légale :
- Veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions

- Recevoir toute mission ou délégation de l’AG prise à la majorité des 2/3 pour des actes
expressément déterminés et pour un an

- Doit adresser annuellement, lors de l’assemblée générale, aux copropriétaires un rapport

circonstancié sur l’exercice de sa mission

Contrôle des comptes :

Par un commissaire aux comptes ou un collège de commissaire aux comptes désigné par
l’assemblée générale (copropriétaire ou non).

Obligations et compétences déterminées par le Règlement Général de Copropriété.

Faire un rapport concis à l’assemblée générale.

Compétences :
- Véri er la corrélation des sorties bancaires avec leurs justi catifs

- Véri er les soldes des comptes nanciers et leur corrélation avec les extraits de comptes

- Véri er l’historique des comptes apparaissant au bilan

- Véri er la corrélation entre les décisions d’AG, les devis et les factures

- Véri er l’usage du fonds de réserve

- Véri er la balance fournisseurs et la balance copropriétaires

- Véri er les écarts entre le budget et le réalisé

Le syndic

Dans le Règlement d’ordre intérieur :

Le ROI de copropriété doit prévoir :

- Le mode de nomination

- L’étendue de ses pouvoirs

- La durée du mandat

- Les modalités de renouvellement

- Les modalités de renon

- Les obligations consécutives à la n de la mission

Nomination :

Dans le Règlement Général de Copropriété jusque’à la première assemblée générale.

Par l’assemblée général, d’un syndic ordinaire ou d’un syndic « adjoint ».

Par le Juge de Paix sur requête d’un copropriétaire ou de tout tiers intéressé => syndic judiciaire

Généralités :

Est seul responsable de sa gestion sauf accord de l’assemblée générale

Toujours révocable avec la possibilité à l’AG de lui adjoindre un autre syndic

Contrat :

Obligation d’un contrat écrit

Maximum 3 ans renouvelables

Pas d’indemnités en cas de non renouvellement en n de mandat

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 Les missions reprises dans le forfait et les missions complémentaires + le prix demandé => Si
absent, il faut l’accord de l’assemblée générale

Pas de mention dans la loi relative aux personnes habilitées à signer le contrat au nom de la
copropriété à prévoir un mandat lors de l’assemblée de nomination

Contrat-type Syndic IPI :

- Les parties

- Mission

- Durée et reconduction

- Prestations ordinaires et complémentaires

- Rémunération

- Dispositions de la copropriété

- Décharge

- Tarifs des prestations complémentaires

Publication par a chage :

Dans les 8 jours du début de la mission dans l’entrée de l’immeuble avec les coordonnées légales
du syndic y compris n° BCE si en société.

Comment communiquer avec le syndic sans délai = Lieu où consulter les ROI et Registre des
décisions.

Publication à Banque Carrefour des Entreprises (BCE) :

Le nom du syndic sera mentionné à la BCE dans les données de l’association des
copropriétaires. Si le syndic est une personne morale, il faut reprendre le représentant de celle-ci.

Missions :

1. Convoquer les assemblées générales

2. Tenir le registre des PV d’assemblées

3. Exécuter et faire exécuter les décisions de l’AG

4. Accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration provisoire

5. Administrer les fonds de l’ACP

6. Représenter l’ACP dans la gestion des a aires courantes et en justice. La correspondance

recommandée est, à peine de nullité, adressée au domicile, ou à défaut, à la résidence ou au
siège social du syndic et au siège de l’association des copropriétaires. (Exemple : Pour les
signature chez le fournisseur d’énergie)

7. Répondre au notaire dans les 30 jours en cas de cession

8. A cher les dates des assemblées générales dans les parties communes de l’immeuble pour
les occupants

9. Transmettre son dossier de gestion à son successeur dans les 30 jours suivant la n du
mandat ou à son défaut au présent de la dernière AG

- la comptabilité et les actifs

- Tout sinistre avec historique du compte

- A ectation des sommes qui ne sont pas sur les comptes nanciers de la copropriété

10. Souscrire une assurance RC

11. Donner accès à tous les documents non privatifs aux copropriétaires suivant les règles
dé nies

12. Conserver le DIU

13. Présenter une pluralité (minimum 2) de devis établis sur la base d’un cahier des charges
préalablement élaboré

14. Soumettre un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières

15. Solliciter l’autorisation de l’AG avant de signer une convention avec un proche…

16. Tenir à jour la liste des membres de l’AG et la transmettre à première demande aux
copropriétaires qui en font la demande ou au notaire

17. Tenir la comptabilité de l’association

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 18. Préparer un budget des charges courantes et un autre pour les frais extraordinaires. Ils sont
joints à l’ordre du jour de l’AG. Le cas échéant, le syndic inscrit à l’ordre du jour de
l’assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.

Le syndic « judiciaire » :

(Ce terme n’existe pas vraiment)

Il est nommé par le juge. Il reçoit une mission du juge ainsi que la durée de celle-ci (n’excède pas
délai de 3 ans.). Il n’a pas de contrat avec l’ACP. Il ne peut être révoqué que par le juge qui la
nommé.

Action en justice :

Le syndic est habilité à introduire toute :

- Action en vue de recouvrir les arriérés de charges

- Action urgente ou conservatoire… à charge d’en obtenir rati cation par l’AG dans les plus brefs
délais

Le syndic informe sans délai les copropriétaires et autres membres de l’AG des actions en justice.

Tout autre action en justice doit être décidée par l’AG.

Adaptation du règlement d’ordre intérieur :

Le syndic doit modi er le règlement d’ordre intérieur :

- Lorsqu’il est modi é par une décision d’AG

- Lorsqu’il est modi é par le législateur sans devoir passer par l’AG

Modi cations des statuts :

Si un acte authentique est passé, la publicité hypothécaire de cet acte sera e ectuée
exclusivement au nom de l’association des copropriétaires.

Complète l’article 3.99 qui posait déjà que « les actes relatifs aux parties communes qui sont
transcrits à la conversation des hypothèques (…), le sont exclusivement sous le nom de
l’association des copropriétaires ».

Le conseil de copropriété

Les membres doivent être copropriétaires.

Dans les copropriétés d’au moins 20 lots ; est constitué par la 1ère AG.

Dans les copropriétés de moins de 20 lots ; statuts ou décision d’AG à la majorité absolue.

Il existe une incompatibilité entre l’exercice de la fonction de syndic et la qualité de membre du

conseil de copropriété.

Dans l’attente de la création et de la composition du conseil de copropriété obligatoire, tout

membre de l’assemblée générale peut introduire une action en justice contre l’association des
copropriétaires a n de faire désigner un ou plusieurs copropriétaires ou, aux frais de l’association
des copropriétaires, un tiers pour exercer les missions du conseil de copropriété.

Le conseil de copropriété peut prendre connaissance et copie, après en avoir avisé le syndic, de
toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion de ce dernier ou intéressant la
copropriété.

Lors de l’AG, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel

circonstancié sur l’exercice de sa mission.

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 Tenue de la comptabilité

Obligation de tenir une comptabilité claire précise et détaillée suivant le plan comptable normalisé
pour les copropriétés.

Autorisation de tenir une comptabilité simpli ée dans les copropriétés de moins de 20 lots qui
dois re éter au moins :

- Les recettes et les dépenses

- La situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en

comptes

- Le montants des fonds de roulement et de réserve

- Les créances et les dettes des copropriétaires

Comptes bancaires

a) Ouverts au nom de la copropriété

b) Séparer le compte du fonds de réserve de celui qui contient le fonds de roulement

c) Dans la mesure du possible, tous les fonds doivent être intégralement placés sur ses divers
comptes bancaires

d) Ils sont administrés par le syndic

Répartition des charges - Frais de justice - Demande d’un copropriétaire

a) Si la demande du copropriétaire est déclarée fondée ou partiellement fondée :

Le copropriétaire est dispensé de toute participation aux honoraires et dépenses mises à charges
de l’AG (création des charges exemptées)

b) Si la demande de l’AG est déclarée totalement infondée :

Le copropriétaire est dispensé de toute participation aux horaires et dépenses mises à charge de
l’AG

En cas de cession

Art 3.94 §1 :

Dans la perspective dans la cession du droit de propriété, le propriétaire, le notaire ou

l’intermédiaire professionnel, doit demander des informations et des documents au syndic, qu’il
doit les fournir sur simple demande, a n de les fournir au cessionnaire.

Le syndic a l’obligation de remettre le dossier dans les 15 jours de la demande (frais à charge du
cédant). En cas de carence du syndic, les parties en sont informées.

Contenu du dossier préalable :

1. Montant des fonds de roulement et de réserve

2. Montant des arriérés dus par le cédant

3. Date et montant des prochains appels pour le fonds de r réserve

4. Relevé des procédures judiciaires ers cours et des montants en jeu

5. Copie des PV des assemblées générales des trois dernières années et copie des décompte
des deux dernières années

6. Copie du dernier bilan approuvé par l’AG

Art 3.94 §2 :

Acte de cession entre vifs ou pour cause de mort.

Avant de signer l’acte, le notaire instrumentant à l’obligation de demander au syndic par

recommandé :

1. Le montant des dépenses décidées par l’AG ou le syndic avant la date certaine de transfert,
mais dont le payement est postérieur à cette date

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 2. Le montant des appels de fonds approuvés par l’AG avant la date certaine de transfert et le
coût des travaux urgents dont le payement est demandé par le syndic postérieurement à cette
date

3. Eta de frais d’acquisition des parties communes

4. Etat des dettes certaines dues suite à des litiges avant la date certaine, mais dont le
payement est postérieur à cette date

5. Le dossier préalable à la cession (si pas reçu)

Le syndic a 30 jours pour répondre à la demande de documents du notaire (frais à charge du

cédant).

Le notaire a l’obligation de transmette au syndic en cas de cession ou de démembrement du droit

de propriété la date de l’acte ainsi que l’identité et l’adresse des parties.

Dettes du cédant

Obligation de retenir sur le prix de la cession les arrières de charges dues par le cédant. La
créance de l’ACP passe derrière les créanciers privilégiés, hypothécaires, les saisies-arrêt ou
cessions de créance noti ées.

En cas de contestation des arriérés, le notaire en informe le syndic par recommandé dans les 3
jours ouvrables de l’acte authentique.

A défaut d’une saisie-arrêt ou une saisie-arrêt-exécution noti ée dans les 20 jours ouvrables de
l’acte, le notaire pourra payer les arriérés au cédant.

Qui paye les charges courantes en cas de cession ?

SAUF AUTRE ACCORD ENTRE LES PARTIES, le nouveau propriétaire à partir du jour où il a joui
e ectivement des parties communes

L’ancien propriétaire jusqu’à cette date

Qui paye les charges exceptionnelles ?

SAUF AUTRE ACCORD ENTRE LES PARTIES, tous les appels de fonds réalisés après le jour où
l’acheteur a joui e ectivement des parties communes sont à sa charge.

En cas ds’AG entre le compromis et l’acte authentique, les appels de fonds décidés sont à charge
de l’acquéreur s’il disposait d’une procuration pour assister à l’AG.

Fonds de roulement

En cas de cession :

Avance faite par le copropriétaire, à titre de provision, destinée à payer les charges courantes.

Remboursé au vendeur en cas de vente.

Fonds de réserve

En cas de vente :

Fonds destiné à couvrir des dépenses non récurrentes.

Reste acquis à la copropriété

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