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Cette page intégre des dispositions du règlement n° 2018-06 du 5 décembre 2018 s'appliquant aux exercices ouverts à
compter du 1er janvier 2020.
En lisant cette page, vous apprendrez le schéma comptable des dons et cotisations et leur saisie dans un logiciel de
comptabilité.
Voici les comptes de produits utilisés pour enregistrer les dons manuels et les cotisations :
Si les dons manuels ont un caractère exceptionnel (ou s'il s'agit de dons et legs par acte authentique dont les donateurs n'ont fourni
aucune indication sur leur utilisation), on les enregistre au crédit du compte « 7713 - Libéralités perçues ».
Exemple 1 : M. X accorde un don de 100 euros à l'association (par chèque)
Le schéma comptable est le suivant dans une petite association :
Présenté autrement :
Dans une association dans laquelle on souhaite inscrire le don et son versement dans des journaux différents :
Dans le journal des ressources ou des « dons et cotisations » :
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75411 Dons manuels 100,00
411 Usagers 100,00
Exemple 2 : Lors d'une collecte, il est accordé 450 euros à l'association : 50 euros en espèces (gardées en caisse) et 4 x
100 euros par chèques.
Une première série d'écritures est passée au jour de la collecte :
Les 400 euros correspondant à la remise de chèques, c'est ce montant global qui figurera sur le relevé de compte de la
banque. L'emploi du compte 5112 facilite donc le rapprochement bancaire.
Vocabulaire : Le rapprochement bancaire, c'est la mise en correspondance du compte « 512 - Banque » tenu par
l'association avec les relevés de compte envoyés par la banque.
Il est impératif de comptabiliser séparément les dons assortis de conditions des dons non affectés par les donateurs.
Exemple :
754110 - Dons manuels non affectés
754111 - Dons manuels affectés
De plus, certains commissaires aux comptes demandent d'enregistrer dans des comptes de produits différents :
- les dons pour lesquels il pourra être délivré un reçu fiscal ;
- les autres dons (dons anonymes, dons en provenance de l'étranger)
Vive recommandation
Les collectes doivent être comptées par deux personnes au moins. Elles prépareront et signeront la liste des montants
reçus. Une copie de cette liste sera adressée à la personne responsable de la comptabilité et une autre copie à la personne
chargée
Ce des dépôts
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L'enregistrement nominatif des dons sous CALEB Gestion
L'enregistrement des dons s'effectue par le menu « Gestion associative / Cotisations et dons / Créer, mofifier ».
La fenêtre de saisie se partage en deux parties :
La partie de gauche permet l'enregistrement du membre ou donateur : son code, son nom, son adresse postale et son
adresse mail entre autres. Ses dernières données seront utiles lors de l'édition (éventuelle) des reçus fiscaux.
La partie de droite permet la saisie des données relatives au don ou à la cotisation : son libellé, son montant, les
références du règlement (banque...), les comptes utilisés au débit et au crédit, le journal comptable...
Voici un exemple :
Dans le cas de cotisations dont le versement ne coïncide pas nécessairement avec leur date d'émission, deux situations
doivent être envisagées :
1 - Les cotisations sont juridiquement dues, leur paiement est statutairement obligatoire Les comptes des membres
doivent être débités à la date d'émission des cotisations.
2 - Les cotisations (ou leur renouvellement) sont facultatives et leur non-paiement n'ont pour seule conséquence, par
exemple, que la perte de la qualité de membre Les cotisations ne sont passées en comptabilité que si elles sont
réglées.
Ensuite, pour une cotisation donnée, deux enregistrements comptables devront être effectués : un correspondant
à la cotisation, l'autre à son paiement. Explications sur un exemple.
Une cotisation est appelée au 1er janvier 2018 pour l'année en cours. On l'enregistre en passant par le menu « Gestion
associative / Cotisations et dons / Créer, modifier ».
Le journal « DC » est celui des dons et cotisations et le montant de la cotisation est portée au débit du compte
«411 - Usagers ». Après validation, l'écriture suivante est passée en comptabilité au 1er janvier 2018 :
L'enregistrement du paiement de la cotisation s'opère en passant par le menu « Gestion associative / Cotisations et dons /
Régler » :
Le compte 411 (MLEDAIN) est lettré et soldé car le paiement de la cotisation est intégral :
Encore une fois, dans un premier temps, il faut se rendre dans le menu « Gestion associative / Configuration du dossier...
».
Sous l'onglet « Cotisations et dons », il faut choisir « 1 - Passage en comptabilité lors du premier versement » dans
la section « Passage en comptabilité des cotisations dont le versement n'est pas immédiat » :
A la différence du premier cas, aucune écriture n'est générée lors de la validation de la cotisation. D'ailleurs, cette dernière
est libellée « Appel à 'cotisation annuelle' ».
Lors de son paiement, les deux écritures - l'une correspondant à la cotisation, l'autre à son paiement - sont générées et le
compte 411 est lettré et soldé (si le paiement de la cotisation est intégral).
C'est à partir de ces mouvements qu'il va établir la liste des chèques à encaisser :
Après avoir imprimé le bordereau de remise de chèques, on clique sur le bouton « Générer écriture » : le compte 5112 est
crédité du montant total des chèques remis en banque et le compte 512 est débité de ce même montant :
Le compte 5112 est lettré. Il est soldé si l'ensemble des chèques à encaisser a été déposé à la banque :