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PROCEDURE DE GESTION DES ACHATS jour

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Fait générateur de la tâche Acteurs Tâches à effectuer
Sur la base du plan des achats Service 1. Élabore une fiche d’expression des
issu du budget validé demandeur besoins validée par le Responsable de
service.
2. Transmet la fiche à la Direction Générale.

A la réception de la fiche DG 1. Analyse les besoins exprimés ;

d’expression des besoins et des
documents annexes 2. Valide et vise la fiche d’expression des
besoins ;
3. Transmet la fiche à l’agent chargé des achats.
NB : En cas d’observations, retourne la fiche
d’expression des besoins au service demandeur
pour prise en charge.
Réception de la Fiche Agent chargé des 1. S’assure de la disponibilité des produits en
d’expression des besoins achats stocks ;
validée par la DG 2. Etablit un bon de sortie ;
3. Sélectionne dans le fichier des
fournisseurs agréés en priorité, une liste
d’au moins trois (3) candidats à consulter
suivant les modalités laissées à sa libre
appréciation.
4. Contacte les fournisseurs ;
5. Réceptionne les factures proforma ;
6. Transmet la liasse ou le bon de sortie à la
DG.

Réception de la liasse DG 1. Signe le bon de sortie ;

2. Transmet le bon de sortie à l’agent chargé
des achats ;
3. S’assure que la fiche d’expression des
besoins est conforme aux factures
proforma ;
4. S’assure que les fournisseurs consultés
sont dans la base de données ;
5. S’assure de l’existence de ressources
budgétaires ;
6. Procède à l’analyse des factures proforma
des fournisseurs et en choisi un ;
 7. Fait établir un bon de commande le et
signe.

Pour les prestations de services

8. Analyse le cahier des charges et les

spécifications techniques ;
9. Demande des offres techniques et
financières à trois fournisseurs ;
10. Analyse les offres et choisi un
fournisseur ;
11. Etablit et signe le bon de commande.
12. Transmet le bon de commande à l’agent
chargé des achats.

A la réception de la commande Commission de 1. Reçoit le BL du fournisseur ;

réception ; 2. Procède au décompte des quantités reçues
et s’assure de la conformité technique des
produits reçus ;
3. Dresse et signe un PV de réception,
4. Transmet la liasse à la DG via son
assistante.
5. Remet les articles livrés à l’agent chargé
des achats.

Approbation du PV de DG 1. Reçoit le PV signé par les membres de la

réception commission de réception ;
2. Examine la liasse ;
3. Approuve le PV de réception ;
4. Fait transmettre le PV de réception à
l’agent chargé des achats.

A la réception de la commande Agent chargé des 1. Livre le produit ;

ou du bon de sortie
achats 2. Met à jour le fichier de suivi des stocks ;
3. Classe le bon de sortie ;
4. Envoie le bon de commande au
fournisseur ;
5. S’assure de la conformité de la commande
par rapport à la livraison ;
6. S’assure de l’exhaustivité des produits
et/ou services à livrer ;
7. Signe le Bon de livraison (BL) et/ou la
fiche de travail.
NB : En cas d’anomalies, il en fait mention sur
le BL et/ou la fiche de travail, retourne les
produits concernés au fournisseur.