Processus de Certification

Juillet 2015 - Pokola

Processus de Certification

1 - Principes de bases de la certification

2 - Ethique et politiques internes
3 - SGQ CB Foret Bois – Bureau Veritas
Certification
4 - Processus de certification FSC
5 - Procédures d’audit
6 - Modalités d’opérations
7 - Conclusion et références

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1 - Principes de base de la certification

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1 - Principes de base de la certification

► Les organismes normatifs créent des systèmes de certification

(standards, politiques, conseils, référentiel...)

Les organismes de certification utilisent ces systèmes pour définir leur mode
d’organisation et d’opération

► Bureau Veritas Certification définit son organisation actuelle selon :

Les exigences ISO (Guide ISO 65 = EN 45011)

Les exigences FSC (précédemment le Manuel d’Accréditation et depuis 2004,
la série du standard FSC-STD-20-xxx)

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1 - Principes de base de la certification

Standards et Système de gestion qualité
référentiels (définit l’organisme et les
(à priori commun à méthodes d’exploitation: BMS, Nat
tout CB) QMS, sp proc.)

As
Certification
Org

Code BV d’éthique
Certification marque (definit les règles d’
utilise des politiques indépendance et
d’impartialité)
Noter : il n’y a pas une méthode de certification unique, chaque
organisme définit ses propres règles et sa propre organisation
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1 - Principes de base de la certification

Terminologie :
► Standard: (Guide ISO 2 = EN 45020)

Document, établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui

fournit en vue d’un usage commun et répété, des règles, des conseils ou
caractéristiques pour des activités ou leurs résultats, qui visent à la réussite du
degré optimum d’ordre dans un contexte donné.

► Document normatif : (Guide ISO 2 = EN 45020)

Document qui fournit des règles, des conseils ou des caractéristiques pour les
activités ou leurs résultats.

► Référentiel : (pas défini officiellement, équivalent à l’étranger ?)

Document de référence qui réunit l’ensemble des critères, des règles, des
caractéristiques et conseils auxquels un produit, un processus, un service ou
un organisme doit se conformer. C’est généralement la base d’un système de
certification.
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1 - Principes de base de la certification

Terminologie :
Deux sortes majeures de standards
habituellement utilisés pour la
certification

standards du système standards des produits

(ou ses méthodes ou (ou ses résultats): traite
organisations): notion des caractéristiques
d’amélioration intrinsèques des produits,
continuelle. notion de performance.
Exemples: ISO 9001, Exemples: NF..., ISO 9202,
ISO 14001, EN 45011 ... EN 975-n ...

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2 - Ethique et politiques internes

2 - Ethique et politiques internes

► Le Code d’Ethique BV vise à assurer le respect, à l’égard des clients,

de :

la confidentialité

l’indépendance et l’impartialité du personnel et des sous-traitants

► Ce code précise :

les valeurs centrales BV

le principes et les règles:
• pour l’intégrité
• contre la corruption
• pour le commerce équitable

les procédures pour mettre en œuvre de tels principes et de telles règles

► Code BV d’Analyse Ethique

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2 - Ethique et politiques internes

► Le Code d’Ethique doit être signé par n’importe quelle personne

(employé ou pas) qui travaille pour le compte de Bureau Veritas

► Chaque auditeur veille à respecter ce Code, depuis le début:

Ensuite il signe un “contrat cadre de sous-traitant” pour les audits futurs ;

Puis à chaque audit, l’auditeur reçoit un "ordre de mission".

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2 - Ethique et politiques internes

► La politique de la marque FSC vise à définir :

ce qu’est le Comité de Certification FSC ;

les conditions et procédures pour l’attribution de certificats par ce comité

(accordant, maintenant, étendant, suspendant et retirant la certification) ;

les conditions d’utilisation de la marque de certification par les entreprises

certifiées (le logo, les mentions, les soutiens...).

► Remarque :

►l’auditeur propose dans le rapport d’audit ;

►le comité de certification décide sur la base du rapport.

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3 - Système de Gestion Qualité du département

Foret Bois - Bureau Veritas Certification

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3 - SGQ dép. Foret Bois - Bureau Veritas Certification

► Le système de Gestion Qualité est l’élément le plus large de tous, il

vise à :

décrire l’organisation de l’Organisme de Certification ("manuel de qualité")

décrire les méthode opérante de l’Organisme de Certification (livre des
procédures et instructions)

respecter les exigences imposées (y compris les provisions à respecter qui sont
généralement définies dans les standards)

► Son but général reste la satisfaction du client

Remarque : il n’y a pas de formalisme particulier concernant la structure et la

présentation de ces documents : chaque OC définit ses propres règles.

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3 - SGQ dép. Foret Bois - Bureau Veritas Certification

Présentation usuelle de la Vision globale de l’organisme

structure: (description MP, QP, tableau
d’organisation, processus,..)

BMS
SGQ Livre des procédures et
instructions de travail
Procédures
et
manuel d’instructions Les archives (formulaires,
rapports, contrats, …)
Archives et autres témoignent de la mise en
documents opérationnels oeuvre des opérations
de système de qualité décrites

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3 - SGQ dép. Foret Bois - Bureau Veritas Certification

Liens entre les différents documents :

Processus: Procedures: Instructions:
Panel d’activités Méthode définie pour détaillant les
étroitement liées et accomplir une activité differentes étapes
qui utilisent des (ISO 8402) des procédures ou
ressources pour “qui fait quoi, quand et des processus
faire des produits où, avec quel outil et “comment le faire"
(d’ISO 8402) avec quel résultat
attendu"

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 4 - Processus de Certification FSC

4 - Processus de certification FSC

► But :

Il a à décrire les étapes de la certification depuis la demande jusqu’à l’attribution

et la maintenance du certificat.

► Analyse du document BMS

► Conclusion

Quelques étapes concernant les auditeurs

Elles sont les plus longues et les plus importantes à l’égard
• du reste du processus
• du client

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4 - Processus de certification FSC

Accord des
Demande de Examination Devis parties -
certification de la
Contrat
demande
d’audit

Actions de
mise a Pre-audit
niveau

Consultation Rédaction du
des PP Initial audit rapport ...
d’audit initial
Postulant
Organisme de Certification
Auditeur

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4 - Processus de certification FSC

Décision de oui Certificat

... certification
(examination du
rapport d’AI)
Oui mais

non

Non-conformités Audits de
surveillance
Rejet

Maintient et puis
Décision de
renouvellement du
certification
certificat
Postulant
Organisme de Certification
Auditeur

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5 - Les Procédures d’Audit

5 - Les procédures d’audit

► Une procédure doit prendre en considération :

les aspects pratiques de la réalisation des opérations ;

les provisions précisées par les exigences des organismes d’accréditation.

► Une procédure doit fournir une méthode opérante reproductible

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5 - Les procédures d’audit

► Procédure de pré-audit:

► Le pré-audit consiste à analyser les écarts entre le système de

gestion forestière en place chez le postulant et les exigences des
référentiels FSC applicables et par conséquent, à évaluer si le
postulant est en position de passer l’audit initial.
► Il permet de :

Définir le périmètre final du certificat,

Evaluer et discuter de l’échantillonnage,

Effectuer une première analyse de la documentation principale (PA, EIE et EIS,
inventaires, etc…),

Identifier les exigences spécifiques qui seront appliquables,

Identifier les parties prenantes à contacter et prendre un premier contact avec
les plus importantes,

Prendre connaissance avec les UFA ou les membres du groupe,

Analyser la particularité/complexité de l’entité forestière,

Verifier que toutes les étapes sont bien comprises par l’exploitant forestier (EF).
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5 - Les procédures d’audit

► Il permet de (suite) :

S’assurer qu’il n’y a pas de problèmes majeurs;

Définir les actions de mise à niveau préalable à l’audit initial.

► Il est obligatoire pour :

• Les plantation plus grandes que 10 000 ha,

• Les “non-plantations” plus grandes que 50 000 ha à moins qu’elles peuvent être
considérées comme des forêts de faible intensité de gestion (selon la définition
SLIMF du FSC-STD-01-003);
• Et dans les cas où des FHVC sont présentes dans l’UFA, à moins qu’elles soient
considérées comme des petites forêts (selon la définition SLIMF du FSC-STD-
01-003).

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5 - Les procédures d’audit

► Les étapes du pré-audit sont :

Revue documentaire,

Analyse de l’organisation et de la structure de l’EF,

Visite de site et interview du personnel,

Identification des parties prenantes et première consultation,

Formulation des Demandes de Mises à Niveau Préalable (DMNP).
► Un rapport de pré-audit doit être rédigé et puis revu/corrigé par le
réviseur technique,
► Ensuite il est envoyé à l’EF pour lui permettre de travailler sur les
DMNP avant l’audit initial.

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5 - Les procédures d’audit
► Procedure d’audit initial :
► Avant l’audit :

L’EF a réalisé les DMNP,

Les parties prenantes sont officiellement informées par BV de l’audit (au
moins 6 semaines avant l’audit),

L’auditeur fait une analyse préalable des principaux points (quand un

pré-audit n’a pas eu lieu).

► L’objectif général est de vérifier si le postulant à la certification
respecte toutes les exigences du FSC applicables dans leur cas.
► Il permet de :

Effectuer une évaluation complète du système et des opérations de l’EF,

Prendre en compte les particularités locales (lois, réglementations,

espèces en danger, particularités sociales, etc…,

Identifier des écarts et élaborer/formuler les Non-Conformités, si

nécessaire,

Fournir au Comité de Certification tous les éléments nécessaires pour

pouvoir prendre une décision.

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5 - Les procédures d’audit

► Les étapes de l’audit initial sont :

Revue documentaire,

Visite des bureaux de l’EF,

Visite des forêts et des sites d’exploitation,

Visite les sites de l’EF avec d’autres activités (camp de vie, camp des
travailleurs, garage, parc de rupture, etc…),

Intretien avec les responsables du personnel et les reste du personnel
(travailleurs, sous-traitants, etc…),

Rencontrer les parties prenantes,

Formuler les conclusions et les non-conformités (NC).
► Les résultats de l’audit initial permettent uniquement de noter l’état et les
faits observés par l’équipe d’audit, ils ne permettent en aucun cas de
prendre une décision de certification.
► Un rapport d’audit initial, décrivant l’EF, les observations, les conclusions et
argumentation de l’équipe d’audit, est rédigé par l’équipe d’audit puis
transmis au réviseur technique.
► Une fois le rapport finalisé il est transmis à l’entreprise pour commentaires
et éléments confidentiels.

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5 - Les procédures d’audit

► Decision de certification :

► Revue des Pairs réviseurs :

Avant de soumettre le rapport au Comité,

Revue par des experts indépendants,

En complète confidentialité.

Conditions (FSC-STD-20-001 V3-0 EN) :

Obligatoire si « non-SLIMF »,

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ème Pair réviseur obligatoire si Pré-Audit obligatoire.

► Soumission du dossier au Comité de certification.

Le dossier doit comprendre :

Le rapport d’audit initial et le rapport publique (dans les langues nécessaires),

Les pièces jointes requises (liste de vérification, etc…),

Les réponses aux commentaires de l’entreprises et des pairs réviseurs;

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5 - Les procédures d’audit
► Decision de certification (suite) :

► Le Comité de certification :

Est indépendant,

Évalue la conformité de l’EF par rapport aux exigences des référentiels
applicables,

Prend une décision de certification et/ou demande des corrections
supplémentaires,

La validité d’un certificat ne peut dépasser 5 ans.

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5 - Les procédures d’audit

► Procédure d’audit de suivi :

► Les audits de suivi doivent être réalisés tous les ans pendant la période de
validité du certificat.
► Ils permettent de contrôler :

La continuité du respect des exigences FSC,

L’identification de nouvelles non-conformités,

La mise en place des actions correctives pour les non-conformités en attente de
résolution,

L’usage de la marque FSC.
► Si des NC majeures sont émises lors d’un audit de suivi, l’entreprise a
maximum 3 mois pour les corriger. Si après ce temps, la correction de la
non-conformité n’est pas complète, le certificat est suspendu le temps que
l’EF corrige la NC (pour un maximum de 2 ans).
► Si 5 (ou plus) NC majeures sont émises, le certificat est suspendu.
► Un rapport doit être écrit et revu par le réviseur technique avant d’être
envoyé au client pour commentaires, puis publié.
► Des contrôles non-prévus dans les bureaux de l’entreprise ou sur le terrain
peuvent également être réalisés.
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5 - Les procédures d’audit

► Procédure d’audit complémentaire :

► Quand une/des NC majeures sont émises, un audit complémentaire

pour les clôturer doit avoir lieu.
► Il permet de :

Vérifier les actions prises par l’entreprise,

Vérifier l’efficacité de leur mise en œuvre.
► Un audit complémentaire peut être sur site ou hors-site (revue
documentaire).
► Un rapport doit être écrit et revu par le réviseur technique avant
d’être envoyé au client pour commentaires, puis publié.

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 6 - Les Modalités des Opérations

6 - Les modalités des opérations

► Les auditeurs reçoivent un programme (fait par le responsable

d’audit) et un "ordre de mission" (SF15), en général 2 à 3 semaines
avant l’audit.

► Le programme d’audit devrait être révisé par le responsable du

produit du BV local.
► Les documents nécessaires sont envoyés ou sont disponibles (en
Anglais) sur le BMS (en Français auprès du BV local).
► Quand cela est possible l’entreprise peut envoyer un plan d’action
mis en place pour répondre aux NC/DMNP et les documents y
référents (au responsable produit FSC du BV local et au responsable
d’audit).
► Après l’audit, le rapport est envoyé au responsable produit FSC du
BV local pour révision, et l’entièreté du dossier doit être envoyé à
l’ICC pour révision et soumission au Comité de certification.
► Voir FSC BV process chart (dans le BMS).
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7 - Conclusion et Références

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7 - Conclusion et références

► Les éléments décrits sont étroitement liés de manière complexe.

► Les procédures: performance ou lourdeur administrative ?

► Pour rendre ces systèmes opérationnels, un seul mot d’ordre :

LA RIGUEUR

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7 - Conclusion et références

► Pour en savoir davantage sur la normalisation et la gestion qualité :

NF EN ISO 8402 – Gestion qualité et assurance qualité - Vocabulaire - juillet
1995

NF X 50-160 - Qualité et gestion - Guide pour écrire un manuel qualité -
novembre 1997

NF EN 45020 (Guide ISO 2) - Standardisation et activités apparentées –
Vocabulaire général - février 1998

NF EN 45012 – Exigences générales pour les organismes chargés de
l’évaluation et la certification / enregistrement de systèmes qualité - mai 1998
Nouvelle norme en 2008 - 17021

NF EN ISO 9000 – Systèmes de gestion qualité – Principes essentiels et
vocabulaire - décembre 2000

NF EN ISO 19011 – Indications pour les systèmes d’audit de gestion qualité
et/ou environnementale - décembre 2002
Nouvelle norme en 2008 17021 partie 2

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