Rapport sur les anomalies et recommandations

pour améliorer les processus d'achats et de fournisseurs

chez Tricotex

Date: 16/05/2023
Destinataire: Directeur de Tricotex
De: Philipe ANDRESSIAN
Objet: Revue du processus Achats-Fournisseurs chez Tricotex

Cher Directeur ,

Suite à ma mission d'audit interne au sein de Tricotex, j'ai examiné en détail les
procédures administratives du département des Achats et des Fournisseurs. J'ai
identifié plusieurs anomalies qui peuvent avoir un impact négatif sur l'efficacité et la
transparence de ces processus. Dans ce rapport, je présenterai ces anomalies, les
risques encourus par l'entreprise et je formulerai des recommandations pour améliorer
chaque département.

1. Responsabilité des approvisionnements et commandes:

Anomalie: Le Directeur de fabrication est responsable de l'approvisionnement en
matières et pièces, mais il ne semble pas y avoir de supervision claire de ce processus.
Risque: Un manque de supervision peut entraîner des erreurs dans les commandes, des
retards de livraison et une mauvaise gestion des stocks.
Recommandation: Mettre en place un responsable des approvisionnements chargé de
superviser et de coordonner les activités d'approvisionnement en étroite collaboration
avec le Directeur de fabrication. Il devrait y avoir une communication régulière entre
les deux parties pour garantir une planification adéquate des commandes et une
gestion efficace des stocks.

2. Réception des marchandises:

Anomalie: Les bons de réception pré numérotés ne sont remplis que si la marchandise
est conforme, mais il n'est pas clairement spécifié comment les marchandises non
conformes sont gérées.
Risque: Un manque de procédure claire pour les marchandises non conformes peut
entraîner des difficultés pour les retours, des litiges avec les fournisseurs et des coûts
supplémentaires pour l'entreprise.
Recommandation: Développer un processus formel pour gérer les marchandises non
conformes, y compris la documentation des raisons du rejet et les actions correctives à
entreprendre. Ces informations devraient être communiquées aux fournisseurs pour
faciliter les retours et les réclamations.

3. Magasin:
Anomalie: Les entrées et sorties de marchandises ne peuvent être effectuées qu'avec
des bons dûment approuvés, mais il n'est pas précisé qui est responsable de cette
approbation.
Risque: L'absence de responsabilité claire pour l'approbation des entrées et sorties de
marchandises peut entraîner des erreurs de stock et des problèmes de suivi des
mouvements des marchandises.
Recommandation: Désigner un responsable du magasin chargé d'approuver les bons
d'entrée et de sortie de marchandises. Ce responsable devrait être formé sur les
procédures d'inventaire et d'enregistrement des mouvements de stock pour garantir la
précision des données.

4. Services et achats divers ne concernant pas la fabrication:

Anomalie: Il n'est pas clairement défini comment les demandes d'achats pour des
services ou d'autres biens sont approuvées.
Risque: L'absence d'un processus d'approbation formel peut entraîner des dépenses
non autorisées, un manque de contrôle des coûts et une mauvaise allocation des
ressources.
Recommandation: Mettre en place un processus d'approbation clair pour les demandes
d'achats de services ou d'autres biens, impliquant les responsables concernés et le
service des achats. Les demandes devraient être évaluées en fonction de leur
pertinence, de leur budget et de leur alignement avec les objectifs de l'entreprise.

5. Factures d'achats:
Anomalie: Les contrôles des factures d'achats sont effectués manuellement en
comparant les bons de commande et les bons de réception, ce qui peut entraîner des
erreurs humaines.
Risque: Des erreurs de facturation peuvent entraîner des paiements excessifs, des
litiges avec les fournisseurs et une mauvaise gestion des finances.
Recommandation: Mettre en place un système informatisé de rapprochement
automatique entre les bons de commande, les bons de réception et les factures
d'achats. Cela permettra d'identifier rapidement les écarts et de réduire les erreurs
humaines.

6. Règlements des factures:

Anomalie: Le processus de signature des chèques par le Directeur général ou le
Directeur commercial peut entraîner des retards de paiement en cas d'absence.
Risque: Les retards de paiement peuvent entraîner des pénalités financières, une
mauvaise réputation auprès des fournisseurs et une détérioration des relations
commerciales.
Recommandation: Définir une procédure claire pour la signature des chèques en cas
d'absence des signataires principaux. Cela pourrait impliquer l'autorisation préalable
du Directeur général pour d'autres membres de la direction afin de garantir des
paiements en temps opportun.

Opinion finale:
Il est essentiel pour Tricotex d'améliorer l'organisation et les procédures de son
département des Achats et des Fournisseurs afin d'optimiser l'efficacité, de réduire les
risques et d'assurer une gestion financière rigoureuse. En mettant en œuvre les
recommandations mentionnées ci-dessus, Tricotex pourra renforcer sa chaîne
d'approvisionnement, améliorer la transparence des processus et minimiser les erreurs
potentielles. Il est recommandé de suivre ces recommandations dans le cadre d'un plan
d'action détaillé avec des échéances claires pour chaque étape.

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire ou clarification

nécessaire.

Cordialement,

Saif-Eddine LAZHARI
Elmehdi HASSOU

Auditeur interne junior