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Introduction :
I.Aspects conceptuels du contrôle interne
I.1 Principe de base du CI
I.2 Aspects du contrôle interne au sein de la direction approvisionnement
II.Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction desapprovisionnements
II.1 Généralités sur la fonction achat
II.2 Les services intervenant dans le processus achat
II.3 L’organisation typique de la direction des approvisionnements
III. Cas pratique
III.1 Description narrativeIII.2 Phase de préparationIII.3 Phase de réalisationIII.4 Phase de
conclusion
Bibliographie
sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite !
Pour avoir sa crédibilité et garantir une qualité satisfaisante, le contrôle interne doit
observeret respecter un certain nombre de règles de conduite ou de percepts. Ces
principes sont aunombre de sept à savoir : l’organisation, l’intégration, la
permanence, l’universalité,l’indépendance, l’information et l’harmonie.
L e principe d’organisation :
Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de
–Adaptée et adaptable, se conformer aux objectifs, mais aussi être souple pour ne
pas être
Elle doit comporter une séparation convenable des fonctions. L’organisation doit être
établie
Le principe d’intégration
Le principe de permanence :
Le principe d’universalité :
Pour que le contrôle interne soit d’une qualité satisfaisante, il doit couvrir toutesles
personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés
oud’établissements mis en dehors du contrôle interne.
Le principe d’indépendance
➢
Le principe d’information :
Le principe d’harmonie :
a. Principes d’évaluation du CI :
correspondantes.
➢
Il sélectionne des doubles de bon de commande, retrouve les bons de commandes et
les
Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées.
correspondants
réelle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les
suivants :
•L’autorisation :
–Les règlements des factures sont autorisés et en cas de paiement par traite
s’assurer
détournements…).
•L’optimisation :
Il s’agit d’optimiser les besoins et les conditions d’achats de ces besoins via la
maîtrisedu processus d’achats. Pour cela, il faut disposer d’informations fiables afin
de prendre unetrès bonne décision, car cela est reflété dans les documents
comptables de la société.
Autorisation
comptabilisation
Coupure
Exhaustivité
commande
–Pertes liées à la fluctuation des monnaies
–Réception ou livraison d’éléments non commandés
– Achats fictifs
Optimisation
Réalité
– Livraison partielle
II.
approvisionnement
La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais
unefonction-carrefour entre les divers utilisateurs qu’elle doit satisfaire dans l’entité
et l’ensembledes fournisseurs potentiels.
réceptionnaires ;
Obtenues dans des conditions compétitives de coût net, compte tenu des
opérations
qui affecteront ces approvisionnements dans l’entité et donc les charges qu’ils
engendreront ;
La hiérarchie de ces trois missions peut évoluer selon les types d’activité et la nature
Les facteurs que doit prendre en considération, la fonction achats sont généralement
multiples et complexes :
La définition des spécifications acceptables ;
Le nombre de fournisseurs pour les produits stratégiques ;
La qualité du service attendu (régularité, pérennité, souplesse et extensivité) ;
Le prix dans toutes ses composantes ;
Les conditions permettant de simplifier la tâche de l’entreprise ;
L’attitude du fournisseur sa capacité d’entre dans les contraintes du métier du
client.
◘Service «Comp tab le»: enregistre les factures après leur approbation.
◘Service «Trés orerie »: règle les factures en s’assurant de leur approbation par
1 Déclenchement de la commande :
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit
donnerl’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services
sont faites enfonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et
par des personnesautorisées à le faire.
a.Expression du besoin :
d’éventuelles ruptures.
est celle de la demande d’achat transmise par les services demandeurs au service
achat.Ces demandes doivent être approuvées par un responsable et ce dans le cadre
desdépenses autorisées par signature.
les ruptures de stocks, les mauvaises prévisions des besoins, les erreurs dans les
Dans ce cas, les demandes d’achats doivent prévoir un repérage de l’urgence des
service « Achats » ;
a.Autorisation d’achats :
Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception,de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de
l’enregistrement comptableet du règlement des factures ; de ce fait, la demande
d’achat doit être signée par le serviceachats soit par le Directeur Général, et ce
avant de passer la commande.
Généralement, il existe une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits
ou servicesachats comprenant les prix obtenus et leur délais de livraison, cette liste
fait l’objet d’uneremise en cause et d’une mise à jour périodique. Il doit y avoir une
procédure d’appelsd’offres dûment documentée et une justification, au cas où le
fournisseur le moins disant n’apas été retenu. Aussi, la recherche de l’information se
fait sur la base des études de marché-achat et des négociations directes avec les
fournisseurs, notamment dans le cas defournisseurs en nombre réduit ou d’un
fournisseur en situation de monopole.
2.Passation de la commande:
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit
et un
•Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire
par des
frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues
au
–Les livraisons, (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils
Organisation correspondante :
satisfaisante :
–Elle assurée généralement par le service chargé de la réception et dans certains cas
par le
–Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrementutile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité
du fournisseur, lenuméro de commande, la quantité reçue et la quantité rejetée
éventuellement.
Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon
deréception. On pourra même admettre dans certains cas l’utilisation du bon de
livraison dufournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son
arrivée.
Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées
quedans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de
l’entreprise.Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception
possède une copie del’ordre d’achat l’autorisant à effectuer une entrée de
marchandise. Sur cette copie, il estsouhaitable que les quantités soient omises.
deux temps :
➢
Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et
le bon de réception
Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une
personnecompétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière
exhaustive, soit parsondages.
Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture
correspondante et l’enregistre.
Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des
services,
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de la manière que soient évités :
–La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet
esprit, il estindispensable que les factures soient centralisées dès réception par la
comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services
qui peuvent avoir à lesutiliser. De plus, les délais de circulation dans les différents
services et les litigeséventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la
T.V.A dans les délais normaux,
Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des
–Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur
identificationet
–Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas enregistrer »,
–Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter
quel’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin
d’exercice,au moment de l’établissement du Bilan),
–Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce
qu’elle soit
payée.
–En cas de retour des marchandises, après un premier usage qui n’a pas donné
satisfaction,il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut
demander au fournisseurd’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en
général, par diverses négociationsqui se prolongent dans le temps. Dans tous les
cas, il est indispensable que l’ensemble desréclamations soit suivi par un
responsable.
–En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux
modalités de
règlement ;
–Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place
pour
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la
○Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,
quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,
○La mention « bon à payer » n’est portée sur la facture qu’après comparaison de
celle-
○Le bon à payer est porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner
plusieurs
fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en
plusieursexemplaires, la mention « duplicata » est indiquée dès la réception, sur les
exemplairesautres que l’original.
doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention «payé »
II.
Cas pratique
Dans le cadre de votre travail dans le cabinet KPMG qui vous a affecté à un équipe
d'audit ,vous avez été chargé d'auditer la fonction Approvisionnement de la société
GESCOM afind'apprécier ses procédures d'achat et d'en recenser leurs forces et leurs
faiblesses.
La société GESCOM est une entreprise familiale qui connaît ces derniers temps
quelques
réseaux hausse et basse tension au Maroc. Son chiffre d'affaire s'est stabilisé depuis
deux ans
Elle emploie 450 personnes dont 350 à la production. L'activité technique consiste en
un
usinage et un assemblage de pièces en acier, aluminium et cuivre.
Le siège social se trouve au boulevard ZERKTOUNI à Casablanca alors que l'usine est
située
au quartier industriel AIN SEBAA (Casablanca). La société GESCOM ne dispose pas
d'un
manuel de procédures.
Vous avez interviewé les différents chefs de service et obtenu les renseignements
suivants:
1. Les commandes
Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont pré
numérotés
Seule les commandes d'un montant supérieur à 30000 Dhs doivent être signées par
le
directeur technique avant envoi aux fournisseurs.
L'exemplaire bleu, conservé par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches
cartonnées
de suivi des achats par référence d'article les quantités commandées avec la date de
commande, la semaine de livraison prévue demandée, puis dans l'ordre
alphabétique des
fournisseurs afin de faciliter les relances.
Le service réception des situe à l'entrée de l'usine. Lorsque les camions livrent la
marchandise,
le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et
en remet
un deuxième au livreur. Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, bon
interne à la
société qui est établi en quatre exemplaires:
○Lep remier est envoyé au service achat qui mettre à jour le bon de commande
○Les econd accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans lemagas in
○Letrois ième est conservé par lerécep tion n aire sans classement particulier
Les pièces reçues sont directement entrées en stock, laissées sur des palettes en
bois (pour les
grandes pièces) ou rangées dans les casiers (pour des petites pièces).
Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier d'usinage ou
d'assemblage. Les entrées en stocks se font chaque après midi sauf dans le cas ou il
y'aurait
rupture de stock et nécessité de transférer directement les pièces de l'aire de
réception à
l'atelier de production: aucune procédure de mise à jour des stocks n'est prévue
dans ce cas.
12
Le magasinier qui s'occupe des entrées physiques en stock met à jour l'inventaire
permanent à
Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier aus
ervice
comptabilité fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrivée et par
Une balance auxiliaire "fournisseurs" est établie à la fin de chaque mois. Les
destinataires
sont le service "comptabilité fournisseur" et le chef comptable. Cette balance n'est
pas
analysée d'une façon régulière par le service "comptabilité fournisseurs".
III.2 Phase de préparation1.La lettre de collaboration
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GESCOM
Mercredi le../../2008
Cabinet KPMG
Lettre de mission
Messieurs,
Dans l'attente d'une réponse favorable, agréez messieurs, nos meilleures salutations.
Signature
Directeur Général
2.Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)
Données sectorielles
Données qualitatives
Données organisationnelles
Organigramme de la société
Nombre de services composant la direction approvisionnement
Position de la direction approvisionnement
Existence d’un manuel de procédures (non)
Le nombre de procédures existantes:
Données réglementaires
On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus élémentaire :
chaquegrille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à
la fonction ou auprocessus concerné. (Voir annexe 1)
Commentaire de la GAT :
Le service comptabilité fournisseurs et le service réception cumulent les tâches
d’autorisation,
de contrôle et d’enregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes
du
contrôle interne.
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Taches élémentaires
Objectifs
Passation de la commande
La légitimité du paiement
l'information
Début
Réunion de document
Création de document
Document visé
Document
Alternative
Conservation
Principe d'organisation
internes
Principe d'intégration
1)Est-ce que tout le personnel est satisfait
ou insatisfaitdes procédures qui
organisent l'entreprise?
Principe de permanence
1)Est-ce que la procédure de passation de la
Principe d'universalité
1)Les procédures mises en place permettent
t-ellesd’atteindre les objectifs de la
direction approvisionnement
indépendamment de ses moyens?
Principe d'information
régulièrement?
personne ? non