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Promotion 5
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(2010-2012)
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THEME
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DU MALI (MEF)
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ISCBF - CESAG
Avril 2012
DEDICACES
Je dédie ce mémoire à mes parents et à mon époux qui ont tout mis en œuvre pour mon
éducation et mon instruction, ce qui m’a permis de réaliser cette formation.
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REMERCIEMENTS
Enfin, je remercie mes parents et mon époux pour leur soutien constant et inestimable dans
ma vie courante et dans ma vie estudiantine. A travers eux, je remercie tous les parents
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SIGLES ET ABREVIATIONS
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BR : Bon de Reception
CI : Contrôle Interne
DA : Demande d’Achats
probabilités……………………………………………………………………………………61
Tableau 11 : Evaluation de la qualité du dispositif de maitrise des risques du processus des
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DEDICACES ............................................................................................................................ ii
REMERCIEMENTS ............................................................................................................... iii
SIGGLES ET ABREVIATIONS ........................................................................................... iv
LISTE DES TABLEAUX ........................................................................................................ v
LISTE DES FIGURES............................................................................................................ vi
TABLE DES MATIERES ..................................................................................................... vii
INTODUCTION GENERALE ............................................................................................... 1
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ................................................................... 5
Introduction .............................................................................................................................. 6
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Introduction ............................................................................................................................ 7
1.1 Place du service achat et l’importance des achats dans l’administration .................... 7
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Conclusion ........................................................................................................................... 33
Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude ................................................................................... 34
Introduction .......................................................................................................................... 34
3.1 Le modèle d’analyse....................................................................................................... 34
3.2 Les outils de collecte et analyse des données ................................................................. 36
3.2.1 Les outils de collecte des données ........................................................................... 36
3.2.1.1 Interview (guide d’entretien) ............................................................................ 36
3.2.1.2 L’analyse documentaire ................................................................................... 36
3.2.2 Outils d’analyse des données .................................................................................. 36
3.2.2.1 Le tableau d’identification des risques opérationnels ...................................... 36
3.2.2.2 Le questionnaire de contrôle interne ................................................................ 37
Conclusion ........................................................................................................................... 44
Chapitre 5 : La description des procédures d’achats à la DGB du MEF du Mali ........... 45
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ANNEXES ............................................................................................................................... 70
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BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 70
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INTODUCTION GENERALE
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Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, toute entité qui se veut être dynamique
et pérenne doit nécessairement se doter d’outils nécessaires pour prévenir et détecter le cas
échéant les risques auxquels elle peut faire face. Ces risques peuvent être multiples et
multiformes mais il revient à l’entreprise de mettre en place des dispositifs pour les détecter à
temps et mieux pour les éviter. Le processus d’achat qui part de l’expression du besoin
jusqu’à la livraison du bien ou service demandé c’est un processus complexe et par
conséquent constitue la zone de prédilection des risques apparents.
Ce problème est encore criard dans les administrations publiques et demande la mise en place
des solutions idoines pour le résoudre.
Au regard d’un tel constat, des actions à mener en amont semblent indispensables et la
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nécessité de disposer d’un outil de gestion comme la cartographie des risques opérationnels
du processus d’achat pour prévenir et détecter les problèmes aussi bien pour l’entreprise que
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L’absence d’une telle pratique au sein de la Direction Générale du Budget pourrait s’expliquer
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principalement par :
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En termes de solutions, les pistes suivantes peuvent être explorées par la Direction Générale
du Budget :
La dernière solution nous semble la plus adaptée pour répondre aux préoccupations des
dirigeants. L’évaluation des risques opérationnels du processus d’achat permettra à la DGB de
disposer d’un outil efficace pour prévenir et détecter le cas échéant les risques liés au
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processus.
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Ce qui nous amène à nous poser la question principale suivante : comment évaluer les risques
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- quels sont les dispositifs de contrôle interne de cycle achat mis en place par la DGB ?
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achat ?
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- quels dispositifs à mettre en place pour prévenir ou détecter dans les meilleurs délais
ces risques ?
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Pour répondre à toutes ces questions, nous avons décidé d’étudier le thème
suivant : « Evaluation des risques opérationnels liés au processus achats à la DGB du
MEF du Mali ».
L’objectif principal que nous visons à travers ce travail c’est d’évaluer les risques
opérationnels liés au processus achats de la DGB afin de lui permettre de les réduire à un
niveau bas.
Cette étude suscitera des intérêts pour différents acteurs tels que les suivants :
Pour la DGB
L’étude permettra à la DGB (1) au besoin et en fonction des circonstances, l’organisation de
son processus d’achats, de maximiser l'économie et d'améliorer l'efficience dans ses achats, de
renforcer son dispositif de maitrise des risques opérationnels liés au processus d’achats afin
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d’atteindre les objectifs stratégiques fixés dans ce cadre, et (2) d’avoir un repère pour encadrer
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Pour moi même cette étude me permettra de réaliser la partie pratique de ma formation
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achats en continuant mes recherches auprès des autres acteurs qui seraient impliqués dans
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Pour mener à bien notre étude, nous avons essayé d’articuler le présent mémoire en deux
parties :
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thème pour mieux l’appréhender et la seconde partie concernera la partie pratique autrement
dit elle sera consacrée à développer la pratique au sein de la DGB.
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Introduction
Dans un contexte de fortes tensions budgétaires, de globalisation des marchés et des échanges,
la fonction achat est considérée comme stratégique et contribue à la politique de qualité. Il
apparait aujourd’hui que la mondialisation a permis de renforcer l’impact de la fonction achat
sur les performances de l’entreprise en termes de qualité, en réduisant les couts et les délais.
L’administration doit s’adapter et évoluer sa réactivité. Elle doit investir et désinvestir.
procéder à une évaluation quotidienne des risques opérationnels liés à ses activités.
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Pour notre part, l’évaluation de ces risques opérationnels passe nécessairement par une étude
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littérature qui sera déclinée en trois (3) chapitres. Un premier chapitre dans lequel seront
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traités le processus des achats et les risques opérationnels qui y sont liés, ensuite dans un
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méthodologie de l’étude sera développée dans un troisième chapitre. La deuxième partie sera
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consacrée aux aspects pratiques de l’étude qui se décline en deux chapitres : une description
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des procédures d’achat du Ministère de la santé du Mali et enfin l’évaluation des risques
associés à l’achat.
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Introduction
De nos jours, le seul moyen de conserver sa marge consiste à maintenir et à réduire son prix
de revient. Pour ce faire, l’administration doit jouer sur ses achats. Le petit Larousse
(2010 :11) définit un achat comme « l’acquisition d’un bien en échange du règlement
comptant ou à terme du coût correspondant ». Selon Barry (2009 :17), « le processus achat
concerne les étapes depuis la budgétisation des dépenses jusqu’au règlement des
fournisseurs ».
Le service des achats doit fournir des biens et des services dont l’administration a besoin,
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Dans la pratique courante, il faut toutefois, noter que le processus global d’achat comprend
l’action d’approvisionnement ; c'est-à-dire l’acte d’approcher physiquement les biens
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Pour mieux comprendre le processus achats, nous allons étudier dans ce chapitre : la place du
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La fonction achat devient de plus en plus une position stratégique pour les entreprises. Dans
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cette section, nous allons étudier sa place et son importance dans l’administration.
Selon Caverivière (2007 :13), le service achat se positionne entre les demandeurs et les
fournisseurs de biens et services et recouvre tous les autres services. Il fait l’objet d’une
nouvelle prise de conscience et constitue une fonction émergente.
Services
demandeurs
Spécifications
des exigences
Commandes
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Fournisseurs et
prestataires
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Il est évident que l’importance du processus achats varie selon la taille de l’administration. La
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fonction achat a un rôle commercial à moyen et long termes. Elle prépare, régule les
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L'éthique achat est l'ensemble des règles de comportement que l'acheteur s'impose ou qu'il
impose à ses fournisseurs (Perrotin & al, 2007:29-30). Selon la même source, cette éthique
s'articule suivant trois axes qui sont résumés comme suit :
C'est le traitement équitable des fournisseurs par rapport à l'accès à l'information, au contenu
des dossiers de consultations (identiques) et aux mêmes délais accordés. Ceci permet d'éviter
le risque de mettre un fournisseur en situation favorable de monopole.
Liberté et neutralité
L'acheteur doit être indépendant dans le choix du fournisseur et ne pas se laisser influencer
par les gestes de celui-ci, qui ne doivent pas influencer sa décision finale.
Selon Caverivière (2007 :25) et Loubere & al (1997:231), certaines missions sont assignées
au service achats ou, en l'absence de ce service, à l'acheteur. La réalisation de ces missions
nécessite de bonnes compétences en communication et techniques d'achats, la patience et une
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Selon Caverivière (2007 : 32), « la politique Achats exprime des orientations à court, moyen,
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long termes et s’accompagne d’objectifs généraux », il est donc opportun pour une
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administration de l’élaborer.
a) Politique produits
Elle consiste à définir tous les éléments spécifiques pouvant améliorer la qualité des produits
à acheter à moyen ou long terme et répondant aux exigences des utilisateurs (Bruel :
1998 :25).
b) Politique fournisseurs
c) Stratégie de communication
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- le niveau interne qui consiste à mettre en place tous les moyens nécessaires de
communication facilitant le processus d'achats (par exemple : la mise en place de l'intranet).
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- le niveau externe consiste à mettre en place une politique de conquête du marché des
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fournisseurs. Il s'agit ici d'adopter une série d'actions concrètes (comme les contacts directs et
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carrière et de motivation pour les acheteurs. On veut dans cette politique que l'acheteur soit
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compétent, crédible, indépendant, apte à juger avec bon sens et responsabilité (Bruel,
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1998 :28).
e) Choix stratégiques
Les choix stratégiques concernent non seulement l'organisation interne du service achats
(définition du profil des acheteurs, catégorisation des achats), mais aussi le choix d'une forme
d'organisation (centralisation, décentralisation), (Perrotin & al, 2007 :27).
f) Politique qualité
Pour s'assurer que le processus d'achat est maîtrisé, l'acheteur doit évaluer les achats. Selon
De Faultrier & al (2004:215), l'évaluation des achats est effectuée par deux outils
indissociables qui sont: les indicateurs de performance et le tableau de bord.
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donc d’amélioration de l’efficacité » (Renard, 2010 :440). Pour De Faultrier & al (2004: 224),
ces indicateurs de performance peuvent permettre aux dirigeants d'être informés sur l'arrivée
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d'un problème bien avant que les risques liés à celui-ci ne se manifestent, et ainsi d'en
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Le tableau de bord
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Selon De Faultier & al (2004 : 225), Blanchard & al (1999 : 201), le tableau de bord est un
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outil qui synthétise l’ensemble des indicateurs propres à un responsable. Il a pour but de
donner à la direction et aux responsables achats une information concise sur les achats et les
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évolutions majeures (bonne ou mauvaise) ainsi que de signaler les éventuels problèmes ou
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risques.
Le métier d'acheteur est une fonction stratégique aux multiples facettes. L'acheteur est un
acteur incontournable pour assurer la compétitivité de l'administration, il est donc important
de l’évaluer.
Selon Barry (2009 :25-41) ; Caverivière (2007 : 20) ; Sambe & al (2003 : 392-396) ; Baglin &
al (2001 : 526-539) la description du processus achats se fait à travers ses huit processus
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suivants :
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fournisseurs ;
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sous processus analyse régulière et suivi des comptes individuels des fournisseurs ;
• sous processus règlement des factures fournisseurs.
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C’est l’expression interne du besoin qui déclenche tout processus achats. Selon Barry
(2009 :25), cette expression est relative aux demandes formulées par les utilisateurs internes
au service achat pour la satisfaction de leurs besoins en biens divers (matières, fournitures,
etc.). Elle est matérialisée généralement par l’établissement des demandes d’achats (DA)
informatisées ou manuelles.
La demande d’achat remplie par l’utilisateur interne, pourra avant d’être signée par la ou les
personnes habilitées préalablement désignées par la direction générale, suivre le cheminement
suivant :
• premier exemplaire : circuit des signatures ;
• deuxième exemplaire : service d’achat pour planifier le travail des acheteurs ;
• troisième exemplaire : service émetteur pour archivage.
Le circuit de signature a pour objet d’effectuer les différents contrôles. Ainsi, la DA est
validée par :
• un responsable du service émetteur pour vérifier l’opportunité de la demande ;
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• un responsable du service achat pour voir si le besoin ne peut être satisfait par
les disponibilités au magasin.
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Après cette validation par les personnes habilitées, la DA est transformée en commande
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C’est le sous processus le plus déterminant dans le processus achats car il enclenche la
contractualisation de l’achat. Selon Baglin (2001 : 524), c’est au Service Achat de
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des fournisseurs ». Cette sélection des fournisseurs se fait sur la base d’un fichier de
fournisseurs agréés par l’administration reprenant les conditions de prix et conditions
financières, les références précises des articles proposés. Au moment des achats, ce fichier
pourra permettre aux responsables de l’administration de présélectionner les fournisseurs à
consulter. Le nombre de fournisseurs ainsi classifiés doit être suffisant pour faire jouer la
concurrence au maximum et bénéficier ainsi des moindres prix et des meilleurs produits ou
services.
les conditions spécifiées. Le Service Achat est donc chargé de suivre l’exécution de la
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commande, afin de relancer les fournisseurs retardataires et d’apurer les commandes des
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Ce sous processus est relatif à la réception et au contrôle des quantités et de la qualité des
articles livrés par le fournisseur ; de l’identité du fournisseur et les références du BC. Les
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réceptionnaires vérifient que les biens ou prestations livrés sont conformes aux spécifications
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techniques de la commande. Ce contrôle est fait par les personnes habilitées, il peut être
exercé par une seule personne ou par une commission de réception composée de représentants
de plusieurs services (Barry, 2009 :26).
Toutefois, cette réception, formalisée par des documents standardisés et prés-numérotés (bons
de réception BR, bordereau ou procès-verbal de réception), est faite par des responsables qui
n’ont pas participé à la commande. Cette séparation des fonctions doit être définie de façon
claire en vue d’éviter les incompatibilités qui sont sources de risques.
Le BR repend les éléments du bon de livraison (BL) signé par le fournisseur et/ ou le
transporteur et est établi en plusieurs exemplaires :
Il s’agit de l’exécution de toutes les tâches de réception et vérification des factures reçues des
fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (bon de commande, lettre de
commande ou marché) et de la livraison (bon de réception ou procès-verbal de réception), La
réception des factures est faite par le Service Courrier, qui lui impute un numéro d’ordre, et le
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transmet aux Services Comptabilité. Ces derniers sont tenus d’émarger dans un cahier de
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Avant toute approbation, le comptable vérifie que, la facturation respecte toutes les conditions
prévues pour la commande. Ensuite, il rapproche les factures approuvées (approbation après
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les premiers contrôles) avec les exemplaires de BC, de BR préalablement transmis par les
services intéressés.
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Toutes ces tâches de vérification donnent lieu, lorsqu’elles débouchent sur des résultats
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1.2.2.7 Sous processus analyse régulière et suivie des comptes individuels des
fournisseurs
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Il s’agit d’analyser régulièrement (en cours d’exercice social) les comptes individuels des
fournisseurs afin d’en maitriser les soldes, de les régulariser systématiquement en cas
d’anomalie et de préparer l’échéancier des fournisseurs du mois pour règlement. L’analyse et
le suivi des comptes fournisseurs doit être exercé par les comptables qui enregistrent les
opérations d’achats (Barry, 2009 : 53).
C’est la phase de dénouement du processus achats. Selon Barry (2009 :40-41), elle concerne
les tâches :
• de préparation des factures des fournisseurs admises au règlement ;
Selon Perrotin & al (1998 :41) « d’une manière générale, le risque est inhérent à l’acte
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d’achat. Il peut avoir trait aux caractéristiques des produits disponibles, à l’environnement ou
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approvisionnements ».
Le contrôle interne assure non seulement la sécurité des transactions et des opérations
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effectuées par l’organisation, mais aussi leur efficacité et leur efficience. Selon la norme ISA
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400 « le contrôle interne est un processus qui se réfère à toutes les politiques et procédures
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adoptées par les dirigeants d’une entité afin de garantir, autant que faire se peut, la conduite
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ordonnée de ses activités ». Il est donc important pour une entreprise d’évaluer son système
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1.4.1 Définition
Le terme risque fait l’objet de nombreuses définitions de la part des auteurs, nous en
relèverons quelques-unes en vue de faire une analyse des différentes approches. Selon
Larousse, dictionnaire de langue française, un risque exprime « un danger, un inconvénient
plus ou moins probable auquel on est exposé ».
Selon l’IFACI, les risques constituent « un ensemble d’aléas susceptibles d’avoir des
conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et l’audit ont notamment la
mission d’assurer autant que faire se peut la maitrise » (In Renard, 2006 : 139) et Schick
(2007 : 12) ajoute qu’ « en audit interne, la notion de risque a toujours été associé, d’une part,
d’incertitude et, d’autre part, à celle d’événements incertains ». Dans la même optique,
Vicenti in Renard & al (2006 : 123) et Hamzaoui (2005 : 37) le définissent comme étant, « la
possibilité que se produisent un événement incertain susceptible d’avoir un impact sur la
réalisation des objectifs ». Selon Desroches (2003 :44) et l’IFACI (2006 :22), le risque est une
grandeur à deux dimensions, mises en évidence par sa définition, il s’agit de :
• la probabilité ou la fréquence d’apparition de l’événement ;
• la gravité ou les conséquences de l’impact de cette apparition.
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En dépit de toutes ces définitions, nous pouvons associer au risque trois composantes
fondamentales à savoir : l’incertitude, le dommage et l’opportunité. Il est donc important de
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savoir que le risque n’est pas qu’une notion négative même si le plus souvent c’est ce qu’il
laisse apparaître.
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Il existe plusieurs types de risques (qui peuvent être internes ou externes) auxquels
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l’administration doit faire face dans la réalisation de ses activités. Pour les dirigeants, il est
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donc important de les classifier pour mieux les aborder. La classification diffère selon un
auteur à un autre. Pour simplifier, les risques peuvent être regroupés en fonction de leur
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nature, leur niveau et selon leur menace (Hamzaoui, 2005 : 172-173 ; Knight & Pretty, 2003 :
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Selon leur nature, les risques peuvent être classés notamment en risque : inhérent,
opérationnels, de non détection, résiduel, prépondérant et d’audit.
Risque inhérent
Selon Robert & al (2007 : 401) « le risque inhérent désigne le risque qui, malgré les contrôle
internes existants dans l’administration, qu’il y ait possibilité qu’une erreur significative se
produise dans les comptes ».
Risques opérationnels
Selon le comité de Bâle II, c’est le risque de pertes résultant d’une inadéquation ou d’une
défaillance imputable à des procédures, personnels et systèmes internes, ou à des événements
extérieurs, y compris des événements de faible probabilité d’occurrence, mais à risque de
perte élevée. Il peut découler de l’activité de l’administration, ou même être lié à des
procédures administratives ainsi qu’à la nature de la transaction.
Il existe 7 grandes catégorie de risques opérationnels selon le comité Bâle II (in Jimenez & al,
2008 : 52) à savoir : les fraudes internes et externes, les erreurs humaines, les litiges
commerciaux, les dommages aux actifs physiques, interruption d’activité et
dysfonctionnement des systèmes, les défaillances des systèmes d’informations.
Leurs maitrises passent pour bonne partie par celle du pilier 2 de la reforme Bâle 2 : la
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Il représente le risque que, malgré les efforts accomplis par l’auditeur, celui-ci ne parvienne
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pas à déceler d’autres erreurs significatives. C’est le risque qui, en dépit des efforts
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supplémentaires consenties, des erreurs de natures matérielles, subsiste tout de même dans les
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Risque résiduel
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C’est une catégorie de risque qui reste malgré les contrôles mis en place et que les
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gestionnaires jugent acceptable parce que ne pouvant affecter considérablement les objectifs
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de l’entité. Ce risque est négligé à cause de son niveau jugé relativement faible en rapport au
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Risque prépondérant
C’est un risque lié à la culture de l’administration. Selon Bilodeau (2001 :10) c’est un risque
que l’on trouve dans tout environnement de l’activité, du processus ou du traitement.
Risque d’audit
L’IFACI le définit comme le risque que l’auditeur exprime une opinion incorrecte sur les états
financiers soumis à son contrôle du fait d’erreurs significatives contenues dans ces états. Il est
composé du risque d’anomalies significatives de comptes et du risque de non détection. Nous
pouvons le décrire par la formule suivante :
Risque d’audit = Risque inhérent x Risque lié au contrôle x Risque de non détection
Risques potentiels
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Ce sont des risques communs à toutes les entreprises. Ils sont susceptibles de se produire si
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aucun contrôle n’est exercé pour les empêcher ou les détecter et corriger les erreurs qui
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Risques possibles
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Il s’agit des risques potentiels pour lesquels une entreprise donnée ne s’est pas dotée de
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moyens pour les limiter ou les détecter et les corrigés. Ils restent soit totalement inconnus, soit
connus seulement des experts ou des personnes averties.
Risques matériels
Ce sont des risques qui se sont déjà matérialisés dans l’administration, mais qui peuvent
réapparaitre et prendre des proportions imprévues lorsqu’ils peuvent se combiner à d’autres
phénomènes. Un contrôle interne efficace est d’autant plus nécessaire pour cette catégorie des
risques en vue de réduire son impact.
Selon l’IFACI in COSO II, trois risques peuvent être distingués à savoir :
• le risque source qui constitue le danger que la mission d’audit à vocation de détecter ;
• le risque concourant : la cause du risque source ;
• le risque incident qui est la conséquence de la réalisation de la menace source.
Le processus achat est enclin aux risques opérationnels. Ces derniers peuvent être présentés à
l’aide d’un tableau, comme nous le montre le tableau, ci-dessous. Il est évident, également,
que la liste des risques identifiés n’est pas exhaustive. Tout dépend du type et de la taille de
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l’organisation auditée.
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principes de l’entreprise ;
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prévisions d’achat ;
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optimum de stockage et de
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ou vols.
Comptabilisation de la - Pertes de facture ; - Litiges donnant lieu au
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- Omission de paiement.
Source : Tableau établi à partir de Barry (2009 : 56-60) ; Schick& al (2008 : 78-83) ; Sambé
& al (2003 : 391).
1.6 Les dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés au processus achats
Les risques opérationnels ayant une incidence négative sur le processus achats. Il est donc
nécessaire de mettre en place des dispositifs de maitrise (ou de contrôle) de ces risques. A cet
effet, le contrôle interne joue donc un rôle primordial.
« Celui qui n’a pas d’objectifs ne risques pas de les atteindre » (Renard, 2010 : 170). Les
objectifs de contrôle interne du processus achats découlent des objectifs du contrôle interne de
l’administration. Selon la même source, Renard (2010 : 170), ces objectifs généraux sont :
• protection du patrimoine ;
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• les commandes sont dûment autorisées et sont passées dans les meilleurs conditions
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• les réceptions qui sont enregistrées sans délai sont conformes aux commandes notamment
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• les retours sur livraison ainsi que les avaries et manquants constatés font l’objet d’un suivi
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• les vérifications nécessaires ont été effectuées et les imputations comptables correctement
faites sur les factures, elles-mêmes dûment approuvées ;
• l’enregistrement des factures est fait dans le respect des principes comptables ;
• les factures sont contrôlées avant leur paiement, lequel est dûment autorisé ;
• les factures ne sont pas réglées plus d’une fois ;
• le principe de la séparation des exercices est respecté.
Pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire de mettre en place un certain nombre de
dispositifs qui contribuent à rendre plus efficace l’organisation en place et en maitrisant aussi
les risques opérationnels.
Selon Jiménez & al (2008 : 127), « la finalité de la mise en œuvre d’un dispositif de maitrise
des risques opérationnels est de pouvoir agir sur les différents éléments identifiés et quantifiés
afin de modifier le profil de risques de la société ou tout du moins sa sensibilité en cas de
survenance d’événements non souhaités ». Il convient pour chaque risque identifié de recenser
le dispositif de maitrise existant, c'est-à-dire l’ensemble des mesures qui doivent permettre à
l’entreprise d’éviter de faire face à un tel incident. Donc, la mise en place d’un dispositif
spécifique de maitrise des risques opérationnels liés au processus achats contribue à
l’optimisation de ses activités. Il doit être correctement appliqué et revu régulièrement pour
juger le degré d’assurance qu’il permet d’obtenir.
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des écarts ;
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- Visa obligatoire de la
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DA dépassant le budget
initial ;
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- Existence du budget
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- Classement du bon de
commande (BC) en attente de
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réception.
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Source : Tableau établi à partir de Barry (2009 : 56-60) ; Schick & al (2008 : 78-83)
Conclusion :
C
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Dans ce chapitre, nous avons vu tout à quel point les achats sont devenus une fonction
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Introduction
L’administration est confrontée à plusieurs enjeux tels que ; le respect des lois et règlements
l’application de la transparence, la pérennité des activités, la maitrise des risques afin de créer
de la valeur ajoutée. Dans la perspective de cerner les risques et d’atteindre les objectifs fixés,
l’administration doit mettre en place des dispositifs adéquats. Ces dispositifs doivent
permettre à l’administration de maitriser tous les processus entre autres le processus d’achat.
Ainsi pour ESKER (2010 : 7) « le processus des achats est l’ensemble des activités allant de
l’approvisionnement des biens et services à la réception des factures et au règlement des
C
fournisseurs ».
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Ce processus d’achat dans sa mise en œuvre fait courir à l’administration des risques dont
leurs effets doivent être atténués ou supprimés à travers une gestion rigoureuse des risques.
AG
Van Wassenhove (2008 :63) définit la gestion des risques comme étant « l’ensemble des
activités qui consistent à recenser les risques auxquels l’entité est exposé, à les évaluer, puis à
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d’atténuer les conséquences d’un risque couru et enfin de communiquer sur ces risques et les
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mesures associées.
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L’évaluation des risques opérationnels, constituant une tâche essentielle du « risk manager »
TH
et de l’auditeur interne, elle est donc importante pour bien gérer les risques qui sont identifiés.
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Dans ce chapitre, seront abordés des objectifs de l’évaluation des risques opérationnels, les
facteurs clés de succès et ensuite la démarche adoptée dans l’étude pour ‘évaluation des
U
risques.
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Selon Renard (2006 :122) l’évaluation des risques opérationnels est sans nul doute l’une des
étapes les plus importantes pour faire face aux problèmes croissants auxquels les
administrations sont confrontées. Elle permet à de ces dernières une fois que les risques sont
identifiés, de déterminer et de mettre en place les dispositifs nécessaires pour la maitrise
permanente de leurs activités. A cet effet, l’évaluation des risques opérationnels poursuit
plusieurs objectifs à savoir :
Selon Curaba & Al (2009 :29), une démarche d’évaluation des risques opérationnels aura
toutes ses chances de succès si elle s’appuie sur les éléments suivants :
- une définition d’objectifs recherchés et des moyens mis à disposition pour y parvenir ;
- une implication des acteurs internes au travail d’évaluation en vue d’obtenir des
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précise.
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C’est la première étape de la démarche d’évaluation des risques opérationnels. Elle permet de
préparer l’évaluation et d’analyser l’activité de l’administration afin de faciliter
l’identification et l’évaluation des risques opérationnels.
L’évaluation des risques opérationnels pouvant être une opportunité de bâtir une démarche de
prévention solide et efficace doit être préparée en s’appuyant sur les différents facteurs clés de
succès cités précédemment.
Pour mieux identifier les risques, selon Curaba & al (2009 :71), il est nécessaire de
s’intéresser aux activités exercées par l’administration en analysant les documents de
traçabilité existants (procédures, consignes, carnet d’entretien, rapport de vérifications
périodiques…). Ces analyses vont permettre à l’identificateur de ces risques, de comprendre
davantage le processus d’une opération donnée et son découpage en petite tâches en vue de
procéder à l’identification et à l’évaluation les risques opérationnels liés audit processus.
étapes préalables dans la démarche d’évaluation. Selon Renard (2010 :154), « c’est un
passage obligé dans la construction d’une structure rationnelle et globale de gestion des
AG
risques pour permettre l’évaluation d’un contrôle interne efficace ». Elle consiste de ce
fait à répertorier un ensemble des risques opérationnels préjudiciables qui peuvent se
-B
Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour identifier les risques à savoir :
LI
O
Cette approche permet d’identifier les risques associés aux actifs intangibles. Selon BAPST
(2003 :2), elle consiste à déterminer les actifs constitutifs de la valeur de l’administration et à
EQ
mettre en évidence les risques qui pèsent sur ces éléments de valeur.
U
Il s’agit d’identifier d’abord les objectifs de l’activité ou de l’organisation pour ensuite leur
associer les menaces pesant sur ces objectifs. L’efficacité de cette approche repose sur une
identification claire et partagée des objectifs en amont.
C’est une méthode dans laquelle la détermination des risques se fait en fonction des variations
que peut subir l’environnement dans lequel se trouve l’administration : menaces de
l’environnement économique, technologique etc.
C’est une technique qui permet de décomposer les processus en activités afin d’identifier les
C
Une fois les risques identifiés, il est nécessaire de procéder à leur évaluation et à leur
classement c'est-à-dire leur donner une cotation afin de les classer suivant leur importance
IB
(hiérarchisation).
LI
O
Selon l’IFACI (in COSOII, 2006: 74), « les événements, qu’ils soient attendus ou inattendus,
EQ
susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’entité doivent faire l’objet d’une évaluation ».
U
Pour ce faire, l’évaluation des risques opérationnels résulte généralement d’une combinaison
E
de trois facteurs :
• la probabilité d’apparition ou de réalisation du risque ;
• le niveau de gravité en cas de survenance ;
• la durée pendant laquelle les conséquences de l’événement ont un impact (Jimenez &
al, 2008 :66) (Renard, 2010 :155) et (Maders & al, 2006 : 48).
La méthodologie d’évaluation des risques opérationnels s’articule sur un ensemble de
techniques quantitatives et qualitatives (IFACI in COSOII, 2006 : 78)
C’est une méthode très difficile à réaliser du fait de sa complexité. Elle nécessite en règle
générale un investissement et une rigueur plus importants, et requiert parfois l’utilisation de
modèles mathématiques (IFACI in COSOII, 2006 :79). Elle est rarement utilisée par les
auditeurs qui utilisent le plus souvent la seconde méthode à savoir la méthode qualitative.
probabilité est un critère intéressant car il permet de relativiser un risque identifié en fonction
de ses « chances » de se réaliser ». Pour évaluer la probabilité d’apparition d’un risque, nous
AG
2 Improbable faible
TH
3 Possible Modérée
4 Probable Elevé
EQ
Source : à partir de l’IFACI (in COSOII, 2006 :208) et Bernard & al (2008 :65)
E
C’est une étape qui consiste à hiérarchiser les risques opérationnels. La hiérarchisation des
ES
risques opérationnels obéit à une logique de priorisation. Cela, dans le but de s’assurer que
AG
l’administration consacre prioritairement ses ressources aux risques opérationnels les plus
compromettants pour la réalisation de ces derniers. Elle se fait sur la base de la criticité, qui se
-B
veut être le produit de deux critères à savoir l’impact et la probabilité d’apparition des risques
opérationnels.
IB
LI
Lorsque ces deux critères sont faibles, le risque est acceptable et lorsque ces deux critères sont
O
très importants, il est qualifié d'inacceptable. On édicte alors des mesures de prévention et de
TH
Figure 2: Représentation graphique des risques acceptables et des risques non acceptables
U
E
Ce sont des dispositifs qui recensent les dispositions de contrôle interne choisi par l’entité
pour faire face à chacun des risques opérationnels auxquels elle est exposée (Maders & al,
2006 :118).
Son appréciation est une étape particulièrement importante dans la démarche d’évaluation des
risques opérationnels. Elle permet d’identifier et d’évaluer les dispositifs de maitrise des
risques opérationnels afin de mettre en place des plans d’action. Selon Nicolet & al
(2005 :52), « c’est par la définition des écarts entre le référentiel-cible et les dispositifs
existants que seront cotés les systèmes de contrôle interne afin de mettre en place les plans
d’action destinés à sécuriser les processus et diminuer les risques ».
C
Selon Curaba & al (2009 :133), « l’évaluation des risques ne constitue pas une fin en soi. Elle
AG
trouve sa raison d’être dans les actions de prévention qu’elle va susciter. Sa finalité n’est donc
nullement de justifier l’existence d’un risque, quel qu’il soit, mais, bien au contraire, de
-B
mettre en œuvre des mesures effectives, visant à l’élimination des risques, conformément aux
IB
L’évaluation des risques opérationnels a pour finalité de permettre l’élaboration des plans
d’actions destinées à tendre vers l’amélioration des situations existantes. Selon Fertel
EQ
(2008 :1), les plans d’actions peuvent comporter deux types distincts d’action de prévention :
U
Ces actions sont soit des moyens / dispositions de prévention destinés à limiter la
probabilité d’occurrence du risque, soit des moyens / dispositions de protection
destinés à limiter la gravité des conséquences d’un risque ;
- elle permet de mettre les dispositifs servant à couvrir ces risques en regard des
événements de risques identifiés précédemment ;
- elle intègre à la fois les grands principes de contrôle interne (les séparations de
fonction, l’ensemble des règlementations applicables et des normes de déontologies) et
également les plans de continuité d’activités.
Une fois les plans d’action élaborés, il est donc important de procéder à leur suivi afin de
d’améliorer le processus (Jiménez & al, 2008 :127).
Conclusion
C
Cette étude nous a permis de comprendre la démarche d’évaluation des risques opérationnels.
ES
Même si cette évaluation des risques opérationnels ne constitue pas une fin en soi, la
AG
démarche engagée doit s’attacher à respecter certains principes et facteurs clés de succès.
Ainsi, dans le second chapitre, nous allons décrire et de comprendre le processus achats et les
-B
Introduction
Les chapitres précédents nous ont permis de faire une étude théorique approfondie sur le
processus achats ainsi que la démarche d’évaluation de ses risques opérationnels. Pour notre
part, cette étude ne peut se faire au préalable, dans la pratique sans une présentation de notre
méthodologie théorique de recherche. Pour cela, nous allons d’abord aborder notre modèle
d’analyse, ensuite la collecte des données et enfin leur analyse.
Ce modèle comprendra quatre (4) étapes. La première étape consiste à une prise de
C
processus achats. Une deuxième étape qui permettra d’identifier les risques liés à l’audit du
AG
processus. Dans une troisième étape, nous allons évaluer la probabilité et l’impact de chaque
risque opérationnel identifié avant de procéder à une appréciation du dispositif de sa maitrise
-B
Préparation de - interview
opérationnels
AG
Identification des
IB
- tableau d’identification
dispositifs de maitrise des des risques,
LI
risques opérationnels
O
Appréciation des
TH
dispositifs de
maitrise des risques Evaluation des dispositifs - Test de conformité,
EQ
Recommandations
Source : nous-mêmes
Pour mieux collecter et analyser les données relatives au processus achats du Ministère de
l’Economie et des Finances du Mali, nous avons utilisé un ensemble d’outils.
Nous avons procédé à des interviews avec les différents acteurs du processus achats.
L’interview nous a permis de comprendre l’organisation du processus achat, les moyens mis
C
ES
en œuvre pour la réalisation des objectifs. En effet, elle a été préparée à l’aide des guides
d’entretiens pour éviter d’improviser devant les audités et de nous concentrer sur l’essentiel.
AG
Ainsi, nous avons consulté le manuel des procédures des achats adopté et en vigueur, les
O
anciens rapports d’audit sur les achats des années précédentes, le chrono de classement des
TH
documents relatifs aux achats. L’exploitation de ces documents nous a permis de mieux
connaitre le fonctionnement du processus achats du Ministère.
EQ
Les outils suivants ont été utilisés pour analyser les données : le tableau d’identification des
risques opérationnels, le questionnaire de contrôle interne (QCI), et les tests de conformité et
de permanence.
Ce tableau nous a permis, au fur et à mesure du déroulement de notre étude, de collecter les
risques opérationnels liés à chaque tâche du processus achats. (Voir pages 50, 51 et 52)
C’est un outil qui nous a permis d’évaluer les dispositifs de contrôle interne mis en place en
déterminant les forces et les faiblesses apparentes. Nous avons formulé les questions de telle
sorte que les réponses « OUI » correspondent aux forces et les réponses « NON »
correspondent aux faiblesses. Il s’agit de formuler les meilleures questions pour pouvoir
maitriser les tâches élémentaires exécutées par les opérationnels. (Voir annexe 2 page 75 à
84).
Les tests de conformité permettent de s’assurer que les dispositifs de contrôle interne ont été
appliqués. Ils permettent de s’appuyer sur un document final ou sur le résultat d’une opération
C
ES
et de remonter à la source en passant par toutes les phases intermédiaires (Maders& al,
2006 :62).
AG
Après, nous sommes passés au test de permanence. C’est un test qui vise à s’assurer que les
-B
opérations sont bien traitées dans la réalité conformément à ce qui a été décrit lors des
entretiens et dans le manuel des achats.
IB
LI
Conclusion
O
En somme, l’étude de ce chapitre nous a permis de définir les outils et les techniques à utiliser
TH
pour mieux aborder la partie pratique de notre étude. Tout en sachant que le modèle d’analyse
EQ
défini ci-dessus n’est pas standard mais pourrait s’appliquer à toute démarche d’évaluation
des risques opérationnels liés au processus achats. Sa conception nous a facilité
U
L’étude de cette première partie nous a permis d’avoir une meilleure connaissance théorique
du traitement de notre thème. Elle nous a initié aux notions du processus achats en général et
aux différentes étapes dudit processus en particulier.
interne et des opérationnels du processus. Elle permet d’avoir une vue d’ensemble des zones
ES
C
ES
AG
Introduction
Cette partie se subdivise en trois chapitres : dans un chapitre quatre (4), nous allons procéder à
la présentation de la DGB, ensuite le cinquième (5) chapitre sera consacré à la description des
procédures d’achats et enfin dans un sixième chapitre nous procéderons à l’évaluation des
risques opérationnels dudit processus, à l’identification et des recommandations.
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Cette structure est transformée par la loi n° 88-47 /AN-RM du 5 avril 1988 portant création
des Directions Administratives et Financières.
Ainsi, il a été créé au niveau de chaque département ministériel sous l’autorité du Ministre
titulaire un service public central dénommé Direction Administrative et Financière (DAF).
Le Ministère de l’Economie et des Finances comporte plusieurs directions dont l’une des plus
C
La Direction Générale du Budget a été créée par la loi n° 06-003 du 06 janvier 2006. C’est un
AG
service public qui se trouve au cœur du dispositif des finances publiques du Mali.
-B
De ce fait, elle rend des prestations gratuites aux usagers. Elle est située au sein même du
Ministère de l’Economie et des Finances au quartier du fleuve de Bamako. Son organisation
IB
2006.
O
TH
La Direction Générale du Budget est dirigée par un Directeur Général nommé par le décret
pris en conseil des ministres sur proposition du ministre chargé du budget. Sous l’autorité du
U
ministre, le Directeur Général est chargé de diriger, animer, coordonner et contrôler les
E
activités de la direction.
Il est assisté et secondé d’un Directeur Général Adjoint qui le remplace de plein droit en cas
de vacances, d’absence ou de d’empêchement.
Le Directeur Général Adjoint est nommé par arrêté du ministre chargé du budget sur
proposition du Directeur Général.
4.2 Missions
La DAE est chargée de suivi de gestion des aides extérieures en recettes et en dépenses.
Elle participe à l’élaboration de la loi des finances par arbitrage technique et documentation
du projet et programme.
De ce fait elle mène d’autres activités comme : la participation aux activités et analyse des
documents produits par la SDPSB du budget. Elle comprend deux divisions :
- la division de prêts et
- la division dons.
- la division programmes.
U
- la Division notification ;
- la division engagements ;
- la division ordonnancements.
Elle est chargée de la préparation des projets de budgets, du suivi et l’évaluation de leur
exécution. Elle comprend cinq (5) divisions :
Les cinq (5) divisions participent également à la programmation pluriannuelle des dépenses,
analysent les avant projets de budgets sectoriels et étudient préalablement tout projet de
C
ES
Elle est chargée de remplir la mission du budget au niveau du district, elle traite ordonne les
-B
Les sous Directeurs fournissent aux chefs de Division les éléments d’information
indispensable à l’élaboration des études techniques et les programmes d’actions, procèdent à
EQ
Conclusion
E
On peut dire que la DGB du MEF est bien organisée. Elle est composée de divisions qui sont
organisées en sections. Et cette structuration permet un bon fonctionnement la Direction.
Les marchés publics sont réglés, passés et contrôlés par le décret n°08-485/P-RM du 11août
2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des
délégations de service public.
Notre étude portera sur les procédures de passations de marchés ci-après, telles que décrites
dans le décret : le marché de gré à gré, marché sur consultation et marché sur appel d’offres
ouvert. Ces procédures sont les plus utilisées exception faite du marché de gré à gré.
passation de marchés et des conditions d’exécution de ces marchés, nous permet d’évaluer les
risques y afférents.
-B
Selon le décret précité, la formule de gré à gré par laquelle le fournisseur ou le prestataire est
O
l’acquisition.
U
5.1.2 Engagement
Le responsable de passation des marchés s’assure du respect des principes du gré à gré,
remplit le bon de commande en quatre copies et transmet le bon de commande à l’ordonnateur
pour approbation. L’ordinateur approuve le bon de commande, le signe, il fait expédier par le
responsable de passation des marchés l’original du bon de commande au fournisseur, retourne
une copie au responsable de passation des marchés pour le suivi et envoie une copie à la
structure de réception.
5.1.3 Acquisition
Le fournisseur livre la marchandise ou exécute les travaux souhaités et délivre une facture et
un bon de livraison. Une commission de réception, sous l’autorité du comptable matière
C
ES
vérifie la qualité ou la quantité des marchandises ou l’exécution des prestations pour s’assurer
que les clauses du marché ont été respectées.
AG
Le chef de la division des finances prépare l’ordre de paiement, joint la facture du fournisseur,
le procès-verbal de réception ou du bon de commande et le bon de livraison et les soumet à la
EQ
paiement.
E
La procédure consiste en une passation de commande après consultation restreinte d’au moins
trois (3) fournisseurs (DGMP, 2008 : 40).
Les fournisseurs font leurs offres respectives et les envoient au responsable de passation de
marchés qui effectue le dépouillement, élabore un fiche de sélection des fournisseurs et
soumet le résultat à l’approbation de l’ordonnateur. Ce dernier approuve le résultat ou fait
intervenir l’auditeur interne.
5.2.2 Engagement
C
ES
Le responsable de passation des marchés informe le fournisseur retenu en lui adressant une
AG
lettre de notification, élabore un bon de commande en trois (3) exemplaires signé par
l’ordonnateur. Il envoie un exemplaire au fournisseur, un exemplaire au comptable matière et
-B
garde un exemplaire pour ses archives. Ensuite il renseigne la fiche d’exécution des marchés
pour l’étape de la commande.
IB
LI
5.2.3 Acquisition
O
des prestations au moyen d’un procès-verbal de réception ou d’un bon de livraison, expédie
au responsable de passation des marchés la copie du procès-verbal de réception ou d’un bon
U
Le chef de division des finances joint les documents d’achat, élabore l’ordre de paiement et le
présente à l’ordonnateur pour signature.
L’ordonnateur signe l’ordre de paiement, le fait introduire auprès du trésor par le chef de
division des finances pour le paiement.
L’agent chargé des marchés, en rapport avec les services techniques et bénéficiaires, prépare
C
Publics et de Délégation des Services Publics (DGMP-DS ou bien DGMP) pour avis.
LI
O
La Direction des Marchés Publics après avoir reçu le dossier, examine les conditions des
EQ
d’offres.
E
Le DAF reçoit les recommandations, fait prendre les dispositions à l’agent chargé des
marchés pour leur prise de décision et réexpédie le dossier remanié pour avis à la DGMP.
Le responsable de passation des marchés procède à la publication de l’appel d’offres par voie
de presse afin d’inviter les candidats à se procurer le dossier.
Après acquisition du dossier, les candidats préparent leurs offres respectives et les déposent
dans les conditions requises par le dossier d’appel d’offres.
La DGMP reçoit le dossier donne son accord ou formule des recommandations d’amélioration
à prendre à compte.
Après avoir reçu le dossier le cas échéant, le bailleur qui finance le projet concerné, reçoit le
C
ES
Cette lettre élaborée par le responsable de passation des marchés et soumise à l’approbation
IB
de la DGMP et du bailleur de fonds. Le responsable reçoit les avis et procède aux corrections
LI
nécessaires le cas échéant. Il transmet la lettre de marché corrigée, aux différents intervenants
O
fournisseur avec une notification écrite pour qu’il exécute le marché. Enfin un exemplaire
E
Conclusion :
Ce chapitre nous a permis de comprendre les procédures d’achats de la DGB qui comprennent
la procédure de gré à gré, la procédure de consultation et de l’appel d’offre ouvert. Chaque
procédure à fait l’objet d’analyse et les résultats sont présentés dans des tableaux. Les
faiblesses relevées feront l’objet de recommandations dans un but d’amélioration.
Dans ce chapitre, nous allons procéder à l’analyse de l’existant et présente une carte
d’identification des risques relatifs au processus que nous avons étudié.
Les demandes d’achats font ressortir une irrégularité. Cette irrégularité est la suivante : l’achat
sans vérification de la disponibilité du matériel au magasin.
IB
Vérification 1. Achats non nécessaires Non fiabilité du - Existence d’une liste des - Oui
U
du besoin
2.Incohérence DA
consommation et quantité. - Oui
Visa d’autorisation par personne
habilitée à signer les DA
Saisie des 3. Non élaboration des Fiabilité des Documents standards pré - Non
demandes bordereaux informations numéroté
- Non
d’approvision
4. Erreur de transcription de
nement
l’information relative au
matériel
L’irrégularité qui a été relevée à ce niveau est le cumul de fonction d’un même agent chargé :
- de faire le choix du fournisseur ;
- de valider l’offre ;
- d’établir le bon de commande.
Choix du fournisseur 8. Fournisseurs - Actifs non sécurisés - Liste des fournisseurs agréés - Oui
potentiels non connue et régulièrement mise
AG
consultés, à jour
fournisseur
-B
privilégiés
- Oui
- Nombre suffisant de
IB
9. Non prise en
- Perte financière fournisseurs consultés.
compte du
LI
rapport
O
qualité/prix
TH
EQ
l’information commande
L’achat urgent peut donner lieu à des irrégularités telles que des achats abusifs, non prise en
compte du domaine d’activité du fournisseur et collusion entre acheteur et fournisseur.
privilégiés connue et
ES
régulièrement mise
à jour
AG
- Oui
- Nombre suffisant
de fournisseurs
IB
consultés
LI
O
Evaluation des 19. Erreur de calcul lors de Information non Mettre en place Non
TH
Les tests ont été réalisés à partir d’un critère d’échantillonnage choisi durant la période
l’étude.
Cet échantillon a porté sur les données du mois de juillet à octobre 2011. Lors de cet
échantillonnage nous avons sélectionné onze (11) dossiers d’achat courants de la DGB sur
plus de quarante traités au cours de cette période qui a fait l’objet d’une vérification.
Ces achats figurent parmi les plus fréquents. En plus, il joue un rôle essentiel dans le cadre de
mise en bonne condition de travail et d’efficience des travailleurs.
L’échantillon concerne les achats suivants :
Des tests de conformité ont été réalisés sur trois dossiers afin de nous assurer de la fiabilité
C
des informations que nous avons collectées. Nous avons procéder à un autre test sur onze
ES
dossiers au niveau de la DA. Ces tests ont été réalisés sur les sous processus majeurs du
processus achats/fournisseurs que sont :
AG
- vérification budgétaire ;
-B
C
trouve en figure ou avis format ou fournisseur commande le contrat de
ES
stock dans le d’appel de dossier ou commande
budget d’offre de sa d’évaluation
AG
mission des
fournisseurs
-B
Oui non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non
IB
LI
Dossier n° Achat de X X X X X X X X 830 834
O
549 du cartouche
TH
03/07/2011
EQ
Dossier n° Achat X X X X X X X X 1 062 250
U
551 du d’armoire
E
10/07/2011
C
trouve en figure ou avis format ou fournisseur commande le contrat de
ES
stock dans le d’appel de dossier ou commande
budget d’offre de sa d’évaluation
AG
mission des
fournisseurs
-B
Oui non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non
IB
LI
Dossier n° Achat de X X X X X X X 3 250 000
O
563 du chaises
TH
20/07/2011 visiteurs
EQ
Dossier n° Achat de X X X X X X X 2 750 000
U
551 du fauteuils
E
10/07/2011 ministres
C
trouve en figure ou avis format ou fournisseur commande ou le
ES
stock dans le d’appel de dossier ou contrat de
budget d’offre de sa d’évaluation commande
AG
mission des
fournisseurs
-B
Oui non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non
IB
LI
Dossier n° Achat X X X X X X X X 520 000
O
587 du d’armoires
TH
22/08/2011
EQ
Dossier n° Achat X X X X X X X 2 600 000
U
615 du d’ordinateurs
E
25/08/2011 de bureau
C
trouve en figure ou avis format ou fournisseur commande ou le
ES
stock dans le d’appel de dossier ou contrat de
budget d’offre de sa d’évaluation commande
AG
mission des
fournisseurs
-B
Oui non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non
IB
LI
Dossier n° Achat X X X X X X X X 1 074 000
O
618 du d’imprimantes
TH
04/09/2011 laser
EQ
Dossier n° Achat de X X X X X X X X 9 529 320
U
623 du matériels
E
07/09/2011 médicaux
C
besoin se besoin consultation pro sélection contrat de sur le BC
ES
trouve en figure ou avis format ou fournisseur commande ou le
AG
stock dans le d’appel de dossier ou contrat de
budget d’offre de sa d’évaluation commande
-B
mission des
fournisseurs
IB
LI
Oui non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non
O
TH
Dossier n° Achat X X X X X X X X 3 900 000
669 du d’ordinateurs
EQ
12/09/2011 de bureau
U
Dossier n° Achat de X X X X X X X X 60 000 000
E
674 du matériels
15/09/2011 médicaux
C
trouve en figure ou avis format ou fournisseur commande ou le
ES
stock dans le d’appel de dossier ou contrat de
budget d’offre de sa d’évaluation commande
AG
mission des
fournisseurs
-B
Oui non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non
IB
LI
Dossier n° Achat de X X X X X X X X 17 000 000
O
683 du cartouches
TH
25/09/2011 d’encre
EQ
Total 8 8 3 8 3 9 2 11 0 11 0 11 0 11 0
U
E
Source : nous même
Contrôle Résultat
Sélection Fournisseurs 6%
LI
Passation de la commande 0%
O
TH
Pour l’évaluation des risques, nous avons procédé à une évaluation de la probabilité de
E
Plus la qualité des dispositifs de maîtrise des risques est élevée, plus la probabilité de survenance
est faible et inversement, d’où, la probabilité de survenance des risques est inversement
proportionnelle à la qualité du dispositif de maîtrise des risques.
Les critères d’évaluation du dispositif de maîtrise des risques et de leur probabilité de survenance
sont résumés dans le tableau n°10 ci-dessous :
maîtrise ≥ 95%
AG
25%
maîtrise
O
de maîtrise
EQ
Les chiffres dans le tableau N° 11 ci-dessous sont issus des critères d’appréciation du
E
dispositif de maîtrise des risques (tableau N° 10). Ils tiennent des résultats des tests d’audit
que nous avons effectués (tableau N° 8).
Formule de calcul
Taux de probabilité (%) = cote de la probabilité d’occurrence / (cote de la qualité du dispositif
de maîtrise des risques + cote de la probabilité d’occurrence)
La probabilité de survenance et la qualité du dispositif sont résumées dans le tableau N° 11 ci-
après :
Qualité du dispositif
Risques de maîtrise des Probabilité d’occurrence
risques
Cote Qualité Cote Probabilité Commentaires
1. Achats non nécessaires 4 Elevé 2 33% Peu Probable
2. incohérence consommation et qualité 2 Faible 4 67% Probable
3. non l’élaboration des bordereaux 3 Modéré 3 50% Possible
4. erreur de transcription de l’information 4 Elevé 2 33% Peu Probable
relative au matériel
5 .transmission tardive des DA 5 Extrême 1 17% Rare
6. omission de transmission 4 Elevé 2 33% Possible
C
performants
TH
fournisseur privilégiés
E
L’évaluation de l’impact des risques est faite généralement de manière qualitative sur une
échelle de un (1) à cinq (5). La démarche est subjective car il convient de déterminer les
conséquences potentielles au cas où le risque survenait, puis déterminer le niveau de d’impact.
L’échelle de mesure de l’impact des risques est résumée dans le tableau n°12 suivant :
Les différents impacts des risques sur les objectifs du processus achats sont récapitulés dans le
C
considérable
2. incohérence consommation et 3 Modéré Conséquence modérée
IB
qualité
LI
consultés
13. maintien de fournisseurs 4 Majeur Conséquence significative
devenus moins performants
14. achats abusifs 3 Modéré Conséquence modérée
15. octroi d’agrément sur de fausse 5 Catastrophique Conséquence d’une gravité
base considérable
16. erreur de saisie 4 Majeur Conséquence significative
17. fournisseurs potentiels non 3 Modéré Conséquence modérée
consultés, fournisseur privilégiés
18. erreur de calcul lors de 5 Catastrophique Conséquence d’une gravité
l’évaluation considérable
C
La hiérarchisation des risques s’effectue selon leur probabilité d’occurrence et leur impact.
L’appréciation du niveau de chaque risque permet de le classer et le hiérarchiser afin de
-B
n°11 suivant :
EQ
Cote Commentaires
2. incohérence consommation et qualité 4 Probable
7. non-respect des règles de consultation des 4 Peu probable
fournisseurs lors de passation de marché de gré
à gré
9. non prise en compte du rapport qualité/prix 4 Probable
11. non élaboration des bordereaux 4 Probable
3. non élaboration des bordereaux 3 Possible
n°12 suivant :
E
Les plans d’action sont les actions à prévoir pour ramener les risques inhérents en risques
LI
résiduels.
O
Risques opérationnels Actions de maîtrise de risques à mettre en place Moyens Délais de mise en
U
œuvre
E
Risques inacceptables
15. Octroi d’agrément Mettre en place une commission spéciale pour -Commission 1 mois
sur de fausses bases l’évaluation des offres techniques et financières des spéciale
fournisseurs - Manuel de
procédure
Risques à surveiller
1. Achats non Mettre en place un logiciel de gestion des DA en Logiciel de gestion 3 mois
nécessaires conformité avec le plan prévisionnel d’achat des DA
4. Erreur de transcription Mettre en place un plan d’achat prévisionnel sur la Plan d’achat Permanente
de l’information relative base des spécifications techniques et financières prévisionnel
au matériel
18. Erreur de calcul lors Mise en place d’une procédure d’évaluation des -Logiciel adapté Avant
de l’évaluation offres techniques et financières des fournisseurs l’évaluation des
offres
- Commission de
dépouillement
C
13. Maintien de Mettre en place une procédure d’apurement du - Logiciel de gestion Permanente
ES
moins performants
transmission transmission
16. Erreur de saisie Mettre en place un logiciel d’apurement du fichier Logiciel de gestion Permanente
IB
fournisseur de fournisseurs
LI
quantité
8. Fournisseurs potentiels Mettre en place des éléments d’appréciations Manuel de procédure 2 mois
EQ
3. Non élaboration des Utiliser des documents standards pré numérotés Manuel de procédure 5 mois
bordereaux
14. Achats abusifs Procéder une séparation des fonctions Manuel de procédure 2 trimestres
d’enregistrement et d’établissement des BC
17. Fournisseurs Mettre en place un logiciel de gestion des - Manuel de 3 mois
potentiels non consultés, fournisseurs agréés et connues procédure
fournisseur privilégiés
- Logiciel de gestion
fournisseurs
7. Non-respect des règles Choix portant sur des fournisseurs agréés - Manuel de 2 mois
10. Erreur de Etablir un BC sur la base des spécifications Personnel compétent Permanente
ES
transcription de techniques
l’information
AG
12. Fournisseurs Mettre en place un fichier fournisseurs assez riche - Manuel de 2 mois
potentiels non consultés et exhaustif à fin d’éviter la dépendance à l’égard procédure
-B
6.7 Recommandations
TH
Les recommandations sont le fruit du stage, sont des suggestions d’ordres organisationnels,
EQ
fonctionnels et opérationnels. L’objectif est de proposer des solutions qui peuvent être
adoptées par les dirigeants dans le but d’apporter des améliorations dans le cadre de travail de
U
leurs structures et aussi de mener une réflexion qui vise à tendre vers un service d’achat et de
E
réorganisation du travail lié aux achats, par exemple en réadaptant les procédures de travail en
conséquence. Cela réduira les risques d’erreur de façon considérable, et évitera les possibles
rejets ou contradiction dans les décisions ainsi que le retard dans le traitement des dossiers.
- la mise en place d’un système d’information automatisé et moderne permet de mieux situer
l’état d’exécution d’un dossier, d’utiliser des logiciels adaptés et conçus en intégrant les
bonnes pratiques et des dispositions pour minimiser les erreurs, et de savoir par qui le dossier
a été traité. Il permet d’avoir en un laps de temps les informations utiles pour une bonne prise
de décision. Aussi, avec un tel système, tous les agents disposeraient de l’information
nécessaire pour mener à bien leur tâche,
- l’élaboration d’un plan d’actions pour mettre en œuvre d’une part les mesures d’atténuation
C
des risques, et d’autre part, les recommandations ci-dessous associées à ces mesures.
ES
Par ailleurs, l’application des procédures d’achat améliore normalement les conditions de
AG
passation des marchés publics. Toutefois, sachant que toute procédure présenterait des
insuffisances avec le temps, les acteurs de la passation des marchés doivent en permanence
-B
revoir et mettre à jour les procédures pour apporter des améliorations et pour pallier aux
IB
Les achats sont une fonction stratégique au sein d’une administration, notamment si l’on
EQ
convient que, d’une part, c’est à travers cette fonction que l’administration satisfait à ces
besoin de travail pour accomplir ses missions et atteindre les objectifs qui lui sont assignés, et
U
que d’autre part, une seule étape mal conduite dans cette fonction, peut conduire à annihiler
E
les efforts initiaux consentis et à s’éloigner des objectifs. En dépit de la multiplication des
études, la fonction achats reste relativement méconnue. Pourtant, elle contribue de façon
décisive à l'amélioration du couple rentabilité-risque ; mais à l’opposé, si elle est affectée par
des risques non résolus, elle peut aussi contribuer à un déséquilibre inespéré de ce couple et
entacher l’efficacité d’une entité. Les administrations devraient donc avoir parmi leurs
priorités, la nécessité de mettre en place des dispositifs de maitrise des risques opérationnels
liés au processus achats, pour améliorer les activités dudit processus.
C
ES
AG
-B
IB
CONCLUSION GENERALE
LI
O
TH
EQ
U
E
La gestion des achats constitue un problème majeur au niveau des structures d’exécutions des
dépenses publiques. Aussi, l’accent fut porté sur les «risques opérationnels liés au processus
des achats ». La gestion des achats, comme la gestion des stocks, est l’un des maillons de la
gestion des approvisionnements.
Nous avons à travers une revue de littérature, dans une première partie, étudié la notion du
processus achats, les risques opérationnels y afférents, et la démarche d'évaluation de ces
derniers. Ce qui nous a conduit par la suite à l’élaboration de notre modèle d’analyse.
Ce modèle nous a donc permis d’appliquer, dans une deuxième partie, la démarche établie
dans la revue de littérature afin d’atteindre les objectifs spécifiques que nous nous sommes
fixés en début de ce mémoire, à savoir :
C
Le but de cette étude se veut d’apporter des améliorations par rapport à l’application du
LI
processus des achats. Ses recommandations sont d’ordre objectif, elles veulent amener les
O
managers à assoir des outils de travail performants, pour faire preuve de professionnalisme et
TH
d’éthique.
EQ
U
E
C
ES
AG
-B
IB
ANNEXES
LI
O
TH
EQ
U
E
Guide d’entretien
MEF ?
Comment s'effectue la présélection des
AG
fournisseurs à consulter ?
-B
des fournisseurs ?
EQ
QUESTIONNAIRE Section :
DE CONTRÔLE Achats
Folio : 1/6
INTERNE
OBJECTIFS DE CONTRÖLE
C
-
IB
QUESTIONNAIRE Section :
DE CONTRÔLE Achats
Folio : 2/6
INTERNE
Questions Commentaires
Réponses
C
ES
Oui Non NA
AG
département distribution ?
IB
LI
faire :
EQ
X
E
X
- la rotation des stocks ?
QUESTIONNAIRE Section :
-B
DE CONTRÔLE Achats
Folio : 3/6
INTERNE
IB
LI
Questions Commentaires
Réponses
Oui Non NA
-
E
QUESTIONNAIRE Section :
DE CONTRÔLE Achats
Folio : 4/6
INTERNE
Questions Commentaires
ES
Réponses
AG
Oui Non NA
-B
par le service
LI
informatique
O
TH
- d’autorisation ?
- de contrôle ? X
U
E
de son nom ?
ES
AG
copie) ?
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Questions Commentaires
ES
Réponses
AG
Oui Non NA
-B
numérotés
E
QUESTIONNAIRE Section :
DE CONTRÔLE Achats
Folio : 6/6
INTERNE
Questions Commentaires
C
Réponses
ES
Oui Non NA
AG
l’agent comptable ?
LI
O
TH
4. le comptable effectue-t-il un
rapprochement entre :
périodiquement, à la fin du
O
mois
TH
EQ
C
ES
AG
-B
IB
BIBLIOGRAPHIE
LI
O
TH
EQ
U
E
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