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SOMMAIRE
I.TABLE DES REVISIONS ------------------------------------------------------------------------------ 14
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 3
Sommaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 4
Sommaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 5
Sommaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 6
Sommaire
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Sommaire
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Sommaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 9
Sommaire
8.6.5.1. Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux -------------------------- 179
8.6.5.2. Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie d’avance 180
8.6.5.3. L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel ----------------------- 180
8.6.5.4. Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques pour les
marchés de travaux ---------------------------------------------------------------------------------- 180
8.6.5.5. La clôture du marché --------------------------------------------------------------------- 180
8.6.5.6. L’évaluation des performances des titulaires des marchés -------------------------- 181
8.6.6. Exécution des marchés -------------------------------------------------------------------------- 181
8.6.7. Réception des biens et services ---------------------------------------------------------------- 181
8.6.8. Composition des Commissions de Réception ------------------------------------------------ 182
8.6.9. Réceptions proprement dites ------------------------------------------------------------------- 182
8.6.10. Suivi de la facturation des prestations ------------------------------------------------ 183
8.6.10.1. Frais de fonctionnement------------------------------------------------------------------ 183
8.6.10.2. Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences. --------------------------------- 183
8.6.10.3. Planification et suivi des marchés ------------------------------------------------------ 183
8.6.11. Classement et archivage des documents de passation des marchés --------------- 184
8.6.11.1. Principe et système de Codification ---------------------------------------------------- 184
8.6.11.2. Système de classement ------------------------------------------------------------------- 184
8.6.11.3. Principes du Système de Classement. -------------------------------------------------- 184
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 10
Sommaire
9.2.3.2. Les paiements sur comptes spéciaux et fonds de contrepartie ---------------------- 197
a) Demande de Paiement des salaires----------------------------------------------------------- 198
b) Demandes de paiement dans le cadre des prestations ------------------------------------ 199
c) Demande de paiement des frais de mission ------------------------------------------------- 201
d) Demande de paiement des billets d’avions ------------------------------------------------- 202
e) Demande de paiement des frais d'atelier ---------------------------------------------------- 202
f) Demande de paiement des quittances d'eau, électricité et téléphone -------------------- 203
g) Demande de paiement pour les avances en caisse ----------------------------------------- 203
9.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA ------------------------------------------------------------ 203
9.2.5. Suivi des comptes bancaires -------------------------------------------------------------------- 204
9.2.5.1. Processus d’établissement d’une demande de paiement ----------------------------- 205
9.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de fonds --------- 206
9.2.6.1. L’UCP adresse à la CAA les principaux éléments suivants ------------------------- 206
9.2.6.2. CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant le projet 206
9.2.6.3. Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants ------------------- 206
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Sommaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 12
Sommaire
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Table des révisions
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 14
Glossaire des abréviations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 15
Glossaire des abréviations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 16
Glossaire des abréviations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 17
Glossaire des abréviations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 18
Chapitre I
Introduction et Présentation
III. INTRODUCTION ET
PRESENTATION DU MANUEL
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 19
Chapitre I
Introduction et Présentation
3.1. Introduction
La capacité de gestion des fonds alloués dans le cadre de l’aide extérieure est très limitée.
Cette limite se manifeste notamment au travers des retards dans le démarrage effectif, et le
faible taux de décaissement, dans l’exécution des activités de mise en œuvre des projets.
Face à ce constat, une étude menée par la CAA en vue d’identifier les différents obstacles
majeurs liés à la faible capacité de gestion de l’aide extérieure et à la réalisation physique des
projets de développement a suscité un intérêt particulier de la Banque Mondiale, qui a
entrepris d’appuyer la Caisse Autonome d’Amortissement dans son ambition d’être un pôle
d’excellence en matière de gestion des fonds d’emprunts.
La performance dans la gestion des fonds d’emprunts issue de l’aide extérieure et destinés aux
projets de développements suppose l’existence des procédures de gestion acceptables,
harmonisées et immédiatement disponibles pour l’ensemble des projets et des bailleurs de
fonds.
Le présent manuel vise à répondre à ce besoin et son utilisation par tous les projets au
Cameroun constituera un début d’harmonisation. Le manuel est développé en
complémentarité avec le logiciel de gestion qui est mis à la disposition des projets et qui
fonctionne en synergie avec le logiciel ad hoc mis en place à la CAA.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 20
Chapitre I
Introduction et Présentation
Les principaux pourvoyeurs de fonds qui sont gérés par la CAA sont résumés dans le tableau
suivant :
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Chapitre I
Introduction et Présentation
- Fournir aux Unités de Coordination des Projets (UCP) un cadre général des procédures
contenant les éléments caractéristiques et généraux de conduite des opérations. Ce
cadre général pourra être adapté aux spécificités propres à chaque projet pour obtenir
un manuel de procédures complet ;
- Présenter aux UCP, les exigences en matière de décaissement de fonds destinés au
financement des projets et dont la gestion est assurée par la CAA ;
- Faciliter la gestion des relations entre les UCP et la CAA à travers la description
précise des procédures et documents nécessaires par type d’opérations ;
- Faciliter les échanges d’informations entre la CAA et les projets à travers notamment
un système d’information intégré.
Ce manuel simplifié pourra être complété par chaque projet suivant ses propres spécificités. Il
résume les aspects généraux et communs des procédures de gestion. Ces procédures peuvent
varier d’un bailleur à l’autre, c’est pour cette raison que chaque projet devra tenir comptes des
directives en la matière du bailleur de fonds concerné.
Ce manuel est particulièrement adapté aux projets du Cameroun domiciliés à la CAA. Pour un
besoin d’efficacité, chaque projet doit l’associer avec un système informatisé de gestion
financière, comptable et budgétaire axé sur la comptabilité d'engagement.
Le logiciel spécifique à la gestion des projets doit comporter les différentes fonctionnalités
capables de faire le reporting aux bailleurs et en même temps inter-changer les informations
avec le système de la CAA tel qu’indiqué au point 3.9.
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Chapitre II
Principales Phase d’un Projet et Documents
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 23
Chapitre II
Principales Phase d’un Projet et Documents
Négociation et
Signature de Négociation, approbation et Accord de financement (Crédit ou Don) et
l’accord de crédit signature d’accord liste de conditionnalités.
- Manuel d’exécution du projet (MEP);
Préparation de la mise en œuvre
- Manuel de suivi et évaluation (MSE) ;
du projet Manuel des procédures administratives
Préparation de la -
- PTBA;
- PPM;
Mise en œuvre - Rapports d’activités;
- Aides mémoires de supervision;
Mise en œuvre - Rapports de gestion;
- Rapports sur la passation des marchés;
- Rapports financiers;
- Rapports d’audits;
- Etats financiers.
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Chapitre III
Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet
V. PRESENTATION ET
ORGANISATION
INSTITUTIONNELLE DU PROJET
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 25
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Cette partie du manuel à compléter suivant le projet considéré comprend les sous chapitres
suivants :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 26
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
5.8. Organigramme
Assistant en
passation des
marchés
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 27
Chapitre III
Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet
Coordonnateur National
UNITE DE GESTION PROJET Du Projet Secrétaire Planton
Comptable
Assistant
Assistant Passation des
Adminstratif et Marchés
Comptable
Chauffeurs
Gardiens
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Chapitre III
Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet
Afin d’assurer une gestion performante, en plus du présent manuel, un système intégré de
gestion budgétaire, comptable et financière devra être installé au niveau de chaque projet.
A cet effet, la CAA a mis en place une plateforme de gestion Bi-modulaire intégrée, ayant un
module spécifique dédié aux UCP baptisée TOM2PRO to SIGED.
Pour les projets désireux de l’acquérir, ils devront faire une requête à la CAA ou directement
à l’éditeur TOMATE pour la mise à disposition dudit Système.
Paramètres et codifications ;
Comptabilité générale et auxiliaire – États financiers standards ;
Suivi budgétaire ;
Comptabilité analytique ;
Suivi financier (y compris interface avec SIGED) ;
Gestion des marchés et engagements ;
Suivi des immobilisations ;
États financiers bailleurs ;
Suivi des décaissements ;
Utilitaires.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Sur le plan de la gestion prévisionnelle, le projet est une prévision à moyen terme des actions
à mener pour atteindre des objectifs de développement définis dans le DSCE (gouvernement-
emprunteur) et le CAS (bailleur). Ainsi, la préparation du projet permet entre autres :
De manière générale, la méthode budgétaire dans le cadre du projet, consiste à établir sur la
base d’un programme d’activité, des prévisions chiffrées qui serviront ultérieurement
d’éléments de référence pour apprécier les réalisations. Ainsi, sur le court terme,
généralement un an, le budget est :
En conclusion, la gestion budgétaire du projet consiste, sur une base annuelle et à partir des
prévisions déterminées au cours de sa préparation, à :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 32
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Le programme des activités et le budget sont résumés dans un tableau appelé «programme de
travail et budget annuels (PTBA) ». C’est un outil de gestion qui permet de s’assurer que les
ressources utilisées sont destinées aux activités du projet.
Ainsi, afin de faciliter les opérations d’analyse de la CAA, tout projet dont les ressources
sont soumises à sa gestion, est tenu dans le cadre des présentes procédures, de
transmettre à la CAA au début de chaque exercice, son PTBA résumant les plans
d’utilisation de l’ensemble de ses ressources de l’exercice, toute origine confondue.
Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les
opérations décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet.
A long terme, la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement
sur la durée du projet (cinq ans) par les différents intervenants en collaboration avec l’UCP.
La planification est glissante. Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de
pilotage et d’orientation avec le soutien de l’unité de gestion sont impliqués à ce niveau. Le
Budget annuel est élaboré en tenant compte de cette planification.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 33
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’UCP pour donner lieu à un projet de
budget global annuel, qui devra être discuté et approuvé par les différentes instances, suivant
le tableau ci-après.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 34
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
a) Objet de la procédure
La procédure budgétaire est primordiale pour l’exécution objective et efficace du projet. Elle
doit être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget
consolidé avant le début de l’exercice.
Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes
à la réalisation du projet. La procédure décrite ci-après est élaborée pour atteindre ces
objectifs.
b) Principe d'application
Les responsables ou unités impliquées dans la mise en œuvre des opérations du projet devront
élaborer un programme d’activités annuel qui sera soumis au Coordonnateur du projet.
Les budgets sont soumis à l’examen par une commission mise en place à cet effet par le
Coordonnateur. Un canevas d’élaboration du programme de travail et du budget annuel
(PTBA) est présenté dans les sections suivantes.
c) Documents supports
Le programme d’activités prévoit les activités, les tâches et les opérations à exécuter avec une
description des coûts et des financements pour un exercice donné.
d) Présentation du processus
Le processus comprend :
- Instructions du Coordonnateur ;
- Tenue de la réunion préparatoire ;
- Préparation du budget au niveau des experts ;
- Consolidation des budgets ;
- Débats et amendements du budget par la Coordination ;
- Revue et adoption du budget par le Comité de Pilotage ;
- Revue et avis de non objection par le bailleur de fonds.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
a) Instructions du Coordonnateur
Références Opérations
Le Coordonnateur :
2 - lit la note ;
- prépare une note spécifique à l’unité qu’il joint à la note du
3
Coordonnateur;
4 - transmet un exemplaire de la note spécifique de l’unité au Coordonnateur.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Le Coordonnateur :
A la fin de la réunion
Le secrétaire de Séance :
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Le Coordonnateur
16
- Passe en revue chaque projet de programme d’activités, le chronogramme et le
17 budget en fonction des instructions et données caractéristiques ;
- En cas de nécessité, formule des observations et commentaires et retourne ces
18 projets à l’unité concernée pour correction ;
- Transmet les projets de programme, de chronogramme et de budget au RAF pour
19 consolidation s’ils sont jugés conformes aux prescriptions ;
- Remet un exemplaire de chacun de ces documents au responsable chargé du
20 suivi évaluation pour préparation des plans de suivi de l’exécution ;
- Remet un exemplaire au responsable de la passation des marchés pour
vérification de la conformité au plan de passation des marchés.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Le responsable du suivi-évaluation :
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 Fixe la date de l'examen du budget par l'UCP et invite à cet effet l'ensemble des
personnes concernées tant en interne qu'à l'externe.
d’objectifs ;
d’activités ;
de résultats attendus ;
d’indicateurs de performance ;
de moyens disponibles (financiers, matériels et humains) en début
d’exercice;
de moyens complémentaires à acquérir au cours de l’exercice à venir.
Le Coordonnateur :
05
transmet le projet arrêté au bailleur de fonds concerné pour avis de non objection.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Le bailleur de fonds :
01 - reçoit le projet de PTBA du projet ;
02 - effectue les analyses nécessaires ;
03 - donne son avis de non objection si le programme et le budget sont conformes
aux objectifs et l'évolution normale du projet.
Ou
03 bis apporte ses observations et commentaires pour des éventuelles corrections
avant avis de non objection ;
04 - transmet le programme et le budget ainsi que son avis de non objection au
Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
05 - reçoit l’avis de non objection sur le budget général ;
06 - informe les responsables d’exécution des dispositions budgétaires définitives
pour l’année N+1 ;
07 - transmet le programme d'activités, le budget ainsi que l’avis de non objection
du bailleur de fonds au Comité de Pilotage du Projet pour adoption.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 - présente de manière détaillée au comité de pilotage, le PTBA du projet.
Le COPIL :
02 - examine et adopte le programme d’activités et le budget annuel ;
03 - formule ses instructions pour l’exécution ;
04 - transmet le programme et le budget adoptés au Coordonnateur pour
exécution.
Le Coordonnateur :
05 - convoque une réunion d’information sur l’exécution du programme
d’activités et du budget annuel ;
06 - présente à tout le personnel les instructions de réalisation des travaux
et d’exécution du budget ;
07 - remet un exemplaire du programme et du budget adoptés aux unités
d’exécution ainsi qu’un exemplaire des instructions ;
08 - transmet le PTBA approuvé au bailleur de fonds concerné ;
09 - transmet une copie du PTBA à la CAA.
Le RAF
10 - Saisit le Budget approuvé dans le logiciel de gestion TOM2PRO.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 42
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
PROGRAMME D’ACTIVITE
Année : __________________________________________
Codification Activités
Date Date
Activité Engagement Responsable Sous -
Composante Opérations 1 2 N
d’exécution Composante
Responsable d’exécution
BUDGET D’EXECUTION
Année : ____________________________________________
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Année : _______________________________________
Codification Opération
Responsable Sous - Catégorie de
Composante Activité
d’exécution Composante dépenses
Le Coordonnateur
Année : ________________________________________
catégori
Compo Sous - Activi
e de Responsable Responsable Responsable
sante Composante té
dépenses d’exécution 1 d’exécution 2 d’exécution n
PLAN DE DECAISSEMENT
Année : __________________________________________
JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPT OCT NOV DEC
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Le RAF, secondé par le Comptable, est chargé d’assurer la gestion et le suivi du budget. Il
assure notamment :
- le suivi des engagements à priori par nature, activité, catégorie de dépenses et source
de financement.
Dès adoption du budget, le Coordonnateur notifie aux responsables d’exécution et à tous les
membres de la coordination, l’enveloppe budgétaire affectée par nature, activité et catégorie
de dépenses.
De même, il convient de noter que l’engagement et la liquidation des dépenses obéissent aux
principes ci-après :
i. la dépense n’est autorisée que si elle est inscrite au PTBA ou en cas des circonstances
exceptionnelles ou imprévues sur avis de non objection du bailleur de fonds et
révision du plan de passation des marchés si cela s’avère nécessaire.
ii. pour tout engagement des dépenses, l’acte juridique notamment le contrat est requis.
La facture (ou tout autre document en tenant lieu) devra être accompagnée des
documents suivants :
- un bon de réception partielle ou définitive des travaux ou bon de livraison
de fournitures régulièrement approuvé par les responsables habilités ;
- une facture relative à la prestation effectuée par le fournisseur ;
- une copie du contrat liant le fournisseur au projet ;
- une copie du procès-verbal de sélection du fournisseur avec avis de non
objection du bailleur.
iii. l’avis du Responsable Administratif et Financier est requis pour confirmer l’existence
du budget et la trésorerie nécessaire : son visa sera apposé (le RAF devra veiller au
respect des procédures).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 45
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Il est important de signaler que la régularité d’un paiement peut être remise en cause lors des
missions de contrôle, de supervision ou d’audit.
Le suivi de l’exécution du budget est primordial pour le Projet. Sur le plan comptable et
financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités.
Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de
suivre régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et financement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 46
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Références Opérations
Réception des travaux ou des livraisons
Ordonnancement de la dépense
Le RAF :
04 - à la réception du dossier de paiement (facture, bon de réception ou
bordereau de livraison, copie du marché,…), il transmet l’original au
service technique pour vérification de sa conformité aux travaux ou à la
livraison ;
05 - transmet un exemplaire à la comptabilité pour prise en compte.
Le service technique
06 - vérifie la conformité du dossier de paiement, y appose son visa, y joint
l’original du bon de réception ou du bordereau de livraison ;
07 - transmet la liasse du dossier de paiement au RAF.
Le RAF
- vérifie la conformité et la cohérence de ces documents ;
08
- approuve la dépense en apposant son visa sur l’ensemble des documents;
09
- demande le visa préalable du MINMAP le cas échéant ;
10
- établit la demande de paiement ainsi qu’une fiche d’engagement de la
dépense et joint l’ensemble à la liasse ;
11 - transmet la liasse (facture, bon de réception ou bordereau de livraison,
copie du marché et demande de paiement) au Coordonnateur.
Le Coordonnateur
12 - examine la conformité des données de la liasse ;
13 - signe la demande de paiement et appose son visa sur les autres
14 documents;
- transmet la liasse au RAF pour acheminement à la CAA.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 48
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives.
Les qualités d’un bon contrôle budgétaire sont :
Assurer le suivi et le contrôle des engagements et des décaissements des dépenses en vue de
la production des rapports d’exécution financière.
L’engagement d’une dépense se fait sur la base d’une demande d’achat signée par le
Coordonnateur;
Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont assurés par le
RAF ;
Après la fin du cycle de préparation du budget, la configuration de saisie budgétaire doit être
définie pour tenir compte des différents plans de gestion du projet à savoir :
- l’axe comptable ;
- l’axe budgétaire ;
- l’axe analytique ;
- l’axe géographique ;
- l’axe financier.
Le budget de trésorerie doit être élaboré et saisi dans le même contexte dans le système. La
fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la
comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 49
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Les points focaux doivent fournir des rapports techniques et financiers de l’état d’exécution
des activités qu’ils ont en charge.
Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de gestion intégrée TOM2PRO ou tout autre
logiciel selon les axes définis ci-dessus. L’UCP doit élaborer des rapports mensuels,
trimestriels et annuels (technique et financier).
a) Suivi quotidien
b) Suivi mensuel
Au plus tard, dans les cinq (05) jours suivant la clôture du mois, le RAF fournit au
Coordonnateur, l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé, ainsi que les dépenses
cumulées depuis le début de l’année.
Tout écart fait l’objet d’une analyse en vue d’actions correctrices sous le management de la
Coordination du projet.
c) Suivi trimestriel
La comptabilité édite les balances trimestrielles pour faire ressortir l’état récapitulatif des
engagements réalisés, par ligne budgétaire et par centre de responsabilité.
Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport comprenant :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 50
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
- une analyse détaillée du niveau d’exécution du budget par ligne budgétaire et par
centre de responsabilité ;
- une analyse et une explication de tout écart observé, en collaboration avec le
responsable du suivi-évaluation et le responsable d'exécution concerné ;
- une analyse de la situation de trésorerie.
Références Opérations
Le Comptable :
Le RAF :
08 - Reçoit le tableau de bord de suivi budgétaire ;
09 - Apprécie les résultats du suivi budgétaire ;
10 - Formule et transmet les observations à prendre en compte.
Le Comptable :
- Reçoit les observations ;
13
14
- Procède à la correction subséquente.
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Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Au cours de l'année, lorsque les conditions l’exigent, les entités d’exécution ou l’UCP
peuvent être amenées à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente procédure.
La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que
dans des cas particuliers. Les entités d’exécution et l’UCP doivent faire en sorte que les
prévisions budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être
validée par le bailleur de fonds.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 52
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Financement : _________________________________
01.
02.
03.
04.
05.
06.
TOTAUX
LE RAF LE COORDONNATEUR
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 53
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
01.
02.
03.
04.
05.
06.
TOTAUX
LE RAF LE COORDONNATEUR
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 54
Chapitre V
Procédures Administratives
VII. PROCEDURES
ADMINISTRATIVES
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Chapitre V
Procédures Administratives
Le courrier, par son archivage adéquat permet, à une structure de se constituer une base de
données indispensables à sa gestion.
Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de
rationaliser le coût de gestion du courrier.
Elles comprennent :
Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du Projet. Celui-ci
mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer.
En son absence, il désigne par note de service le responsable qui aura la délégation de
pouvoir. Le champ de cette délégation est précisé par note de service.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 56
Chapitre V
Procédures Administratives
Les différents types de registres à tenir au titre des « courriers départs » sont :
- Courrier ordinaire ;
- Notes de service adressées aux responsables, décisions de la coordination etc ;
- Correspondance adressée à l’administration ;
- Demandes de paiement ou de remboursement;
- Correspondance adressée aux responsables d’exécution.
- Préparation ;
- Archivage ;
- Envoi.
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Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
L’initiateur du courrier :
01 - saisit le courrier,
02 - le transmet au secrétariat de son service pour mise en forme.
L’assistant(e) du Projet :
Le chef du service :
L’assistant(e) du Projet :
Le Coordonnateur :
L’assistant(e) du Projet :
Le Coordonnateur :
12 - signe le courrier,
13 - le transmet à l'assistant(e) de direction.
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Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
L’assistant(e) du Projet :
01 - fait deux copies du courrier ;
02 - classe une copie dans le chrono des départs ;
03 - envoie une copie à l’initiateur pour son classement.
L’initiateur :
04 - reçoit sa copie du courrier ;
05 - signe pour décharge sur la copie de l'assistant(e) ;
06 - classe sa copie.
c) Expédition du courrier
Références Opérations
L’assistant(e) du Projet :
01 - prend l’original du courrier signé ;
02 - l’enregistre dans le registre des courriers au départ ;
03 - l’enregistre dans le cahier de transmission ;
04 - prépare l’envoi par l’utilisation d’enveloppe, plis ou colis appropriés;
- le donne au coursier pour acheminement.
05
Le coursier :
- achemine le courrier au lieu indiqué ;
06 - fait signer par le correspondant une décharge (sur la page de garde du
07 cahier de transmission ou une copie de la lettre) ;
- ou joint le PV de transmission au courrier s'il s'agit d'un fax ;
08 - retourne la décharge à l’assistant(e).
09
L’assistant(e) du Projet :
- reçoit le cahier ;
10 - s’assure de la décharge ;
11 - classe dans le cahier de transmission.
12
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 59
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DE REGISTRE
« Courrier départ »
Date N° Nombre N°
Destinataire Objet Observations
Expédition d’ordre de pièces Archives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 60
Chapitre V
Procédures Administratives
Date de Réceptionné
N° d’ordre Objet Destinataire
transmission par
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 61
Chapitre V
Procédures Administratives
La réception du courrier en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie
les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser
cette opération.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
Le courrier reçu est d’abord soumis à la lecture du Coordonnateur du Projet qui décide ensuite
de la transmission aux membres du personnel pour information ou traitement.
En cas d’absence, il délègue les pouvoirs à un autre agent habilité par note de service. La
durée de cette délégation est également précisée dans la note.
Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne
traitant le dossier.
- courrier ordinaire ;
- courrier à caractère urgent ;
- les correspondances sous sceau officiel ;
- factures fournisseurs ;
- courrier des soumissionnaires aux appels d’offres ;
- documents de banque (avis d’opérations) ;
- demandes d’emploi ;
- courrier reçu des unités d’exécution ;
- courrier en provenance de la CAA ;
- courrier en provenance du bailleur de fonds.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 62
Chapitre V
Procédures Administratives
Dans chaque registre, le mode de réception du courrier est à préciser (le fax, le courrier
électronique, la poste, le pli recommandé sur décharge, le pli déposé par un tiers).
Références Opérations
Réception courrier arrivée
L’Assistant(e) du Projet :
01 - reçoit le courrier ;
02 - mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ;
03 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du Projet ou de toute
autre personne indiquée ;
04 - dépose le trieur sur le bureau du responsable.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 63
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Imputation du courrier arrivée
L’Assistant(e) du Projet :
01 - reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ;
02 - fait une copie du courrier ;
03 - classe l’original dans le registre « arrivée » ;
04 - transmet la copie du courrier au secrétariat du destinataire.
L’assistant(e) du service :
05 - reçoit le courrier ;
06 - mentionne dans son cahier ou registre d’entrée des correspondances ;
07 - transmet au chef de service, qui à son tour l’imputera à la personne
chargée du dossier.
Le destinataire :
08 - reçoit la copie du courrier ;
09 - diligente le traitement approprié.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 64
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DE REGISTRE
« Courrier arrivée »
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 65
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 66
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 - définit le caractère confidentiel du courrier ;
02 - enregistre le courrier dans son registre courrier confidentiel au départ ;
03 - fait deux copies du courrier ;
04 - classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au départ ;
05 - dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives ;
06 - prépare l’expédition de l’original au moyen d’enveloppe, plis ou colis
adéquats;
07
- appose la mention « confidentiel» sur le courrier apprêté ;
08
- donne à l’Assistante de direction pour expédition ;
Ou
06bis
- transmet le courrier à l’Assistante du projet pour la préparation
de l’expédition.
L’assistant(e) du Projet:
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 67
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
L’assistant(e) du Projet :
01 - reçoit le courrier confidentiel ;
02 - l’enregistre comme confidentiel dans son registre ;
03 - le transmet fermé au Coordonnateur ou à son remplaçant désigné.
Le destinataire :
12 - reçoit le courrier ;
13 - traite selon la procédure de l’information requise ;
14 - transmet le résultat du traitement au Coordonnateur.
Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les
procédures adéquates permettant un niveau de contrôle indispensable et fiable assurant la
sécurité des opérations.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites ci-dessus,
à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de service à partir de
leur adresse électronique professionnelle.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 68
Chapitre V
Procédures Administratives
- Courrier au départ ;
- Courrier à l’arrivée.
a) Objet de la procédure
Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information
ou de correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes
dans le traitement de ce type de courrier.
b) Principe d'application
Chaque chef de service ou de département a une adresse électronique pour les échanges de
correspondances professionnelles.
Le courrier électronique au départ doit être envoyé par l’adresse électronique du projet ou du
Coordonnateur. S’il est effectué par un responsable du projet il doit obligatoirement obtenir
l’accord préalable du Coordonnateur qui doit être mis en copie.
c) Documents supports
- Registre courrier départ ;
- Cahier de transmission;
- Accusé de réception.
d) Description de la procédure
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 69
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
L’initiateur du courrier :
a) Objet de la procédure
La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une
procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables
permettant de sécuriser cette opération.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
b) Principe d'application
L’Assistante consulte dès son arrivée, chaque matin, la boîte de réception des messages et
transmet l »imprimé au Coordonnateur du Projet. Le courrier reçu est d’abord examiné par le
Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation aux membres du personnel.
En cas d’absence, le Coordonnateur délègue par note de service, les pouvoirs à un agent
habilité. La durée de cette délégation est également précisée dans la note.
Tout courrier reçu est archivé au secrétariat de la coordination en plus du second archivage
par la personne traitant le dossier.
Toutefois, les courriers reçus par les chefs de service à partir de leur adresse professionnelle
sont traités directement par eux. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur,
une copie lui est remise avec décharge. Pour les courriers engageant le projet, l’avis du
Coordonnateur est requis avant toute action de traitement.
c) Document support
- Registre courrier arrivée ;
- Cahier de transmission;
- Accusé de réception.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 70
Chapitre V
Procédures Administratives
d) Description de la procédure
Références Opérations
Réception
L’Assistante du projet :
06 - reçoit le courrier;
07 - l'impute au destinataire.
Imputation
L’assistant(e) du Projet :
L’assistant(e) :
05 - reçoit le courrier ;
06 - l’enregistre dans son cahier ;
07 - l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la personne
chargée du dossier.
Le chargé du dossier :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 71
Chapitre V
Procédures Administratives
La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur.
Leur gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation.
Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité.
Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un
dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures du
courrier « départ ».
Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax Reçus»
et doivent être traités conformément aux procédures du courrier à l’arrivée.
La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels.
Le modèle de ce registre est joint en annexe.
La procédure qui ne s’applique qu’au téléphone fixe du projet comprend deux tâches :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 72
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Communication téléphonique entrante
L’Assistant(e) du Projet :
Références Opérations
Communication téléphonique sortante
L’Agent intéressé :
L’Assistant(e) du Projet
02 - compose le numéro ;
03 - passe la communication à l’intéressé ;
04 - renseigne le registre des communications sortantes (heure d’appel,
numéro d’appel, destinataire, le nom de l’intéressé ayant demandé
l’appel).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 73
Chapitre V
Procédures Administratives
Destiné à _________________________________________________
Objet______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
A téléphoné
Est venu
Va rappeler
Urgent
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 74
Chapitre V
Procédures Administratives
Destination
Date Nom appelant Numéros appelés Heures d’appel
(services)
Après traitement, les documents et dossiers doivent être archivés de manière sécurisante et de
façon à faciliter l’accès en cas de besoin.
- Le plan de classement ;
- L’accès aux documents classés ;
- La destruction des documents périmés.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 75
Chapitre V
Procédures Administratives
Les documents de l'UCP sont regroupés en grandes classes identifiées par 1 (un)
caractère alphabétique : de A à Z.
Chaque classe est à son tour subdivisée en plusieurs sous-classes identifiées par 2 (deux)
caractères numériques : de 00 à 99.
Les documents sont classés par ordre chronologique dans des pochettes archives ou des
chronos sur lesquels sont inscrits :
S’agissant des activités dont le suivi est réparti entre plusieurs responsables, chacun d’eux est
responsable de la tenue des dossiers de ses activités.
Le modèle du plan de classement ci-dessous sera complété par le Comptable et sera mis à jour
chaque fois qu’une nouvelle classe ou sous-classe aura été créée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 76
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 77
Chapitre V
Procédures Administratives
Chaque responsable assure le classement et la sécurité de ses documents. Il est seul habilité à
autoriser l'accès à toute personne désirant les consulter. Le retrait des documents se fait sur
autorisation écrite.
En règle générale, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 (dix) ans.
Dans le cas de l’unité de gestion du projet, ces dix années courent à compter de la date de fin
de projet.
Tous les autres documents dont l’inutilité n’est pas prouvée doivent être conservés pendant la
même durée.
La sécurité est l’un des facteurs clés de la réussite des missions assignées à la coordination du
projet. De ce fait, il importe de s’assurer que les conditions et l’environnement de travail ne
présentent pas un danger pour les ressources humaines qui y sont affectées d’une part et que
d’autre part, le matériel alloué n’est pas exposé à des risques et des dommages évitables de
quelque nature que ce soit.
Un registre des visites doit être tenu par l’Agent de Sécurité installé à l’entrée de l'UCP. Dans
ce registre, l’agent de sécurité portera chaque jour et pour chaque visite :
- la date ;
- le nom du visiteur ;
- la personne demandée ;
- le motif de la visite ;
- l’heure d’arrivée ;
- l’heure de départ ;
- les observations (par exemple : Reçu, Non Reçu, Message, colis, courrier, etc.…
selon que le visiteur a été reçu par la personne demandée ou non, s’il a laissé un
message, colis, etc.).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 78
Chapitre V
Procédures Administratives
Date------------------------------------
Personne Heures
Nom et Prénom Motifs de la visite Observations
Demandée Arrivée Départ
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 79
Chapitre V
Procédures Administratives
En cas d’avis défavorable ou lorsque le visité est absent, la secrétaire ou le vigile informe le
visiteur afin qu’il reparte sans attendre inutilement.
Dans tous les cas les visiteurs ne doivent pas séjourner au secrétariat pendant plus de 10
minutes.
L’entrée des biens pour la première fois à l’UCP est soumise à la simple présentation à l’agent
de sécurité des documents y afférents.
Par contre toute sortie de biens appartenant à la coordination doit se faire à l’aide d’un
Bordereau de Sortie (BS).
Le Bordereau de Sortie est établi en trois (03) exemplaires et doit être signé soit par le
Coordonnateur, soit par le RAF.
Après signature, l’original et une copie sont remis à la personne sortant le bien en même
temps que celui-ci. A la sortie l’intéressé remet l’original du Bordereau de Sortie à l’Agent de
Sécurité et conserve la copie pour formalités de police.
Le troisième exemplaire est classé comme souche dans le chrono des « Souches des
Bordereaux de Sortie » ouvert à cet effet.
Pour la suite deux cas peuvent se présenter selon que la sortie du matériel est définitive ou
temporaire :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 80
Chapitre V
Procédures Administratives
Le registre de l’Agent de Sécurité pourra ainsi servir de repère lors des inventaires. En effet,
toute sortie du matériel du Projet sera matérialisée par un BS dont les références sont portées
dans ce registre.
Dans le cadre de la sécurité incendie, le Projet doit acquérir des extincteurs à accrocher de
manière visible et facilement accessible à divers endroits du bâtiment abritant l'UCP.
Une formation à l’utilisation des extincteurs doit être organisée pour l’ensemble du personnel
de l'UCP et sous la responsabilité du Coordonnateur dans les 3 (trois) mois suivant leur
acquisition.
7.4.1. Généralités
Le personnel qui émarge sur le budget du Projet est composé essentiellement de consultants
individuels recrutés après « appel à candidatures » fait par voie de presse. Les dossiers de
candidatures du personnel sont évalués par un consultant recruté lui-même par appel à la
concurrence par le Ministère de Tutelle du Projet ou par une Commission d’évaluation ad hoc
comprenant au moins un expert du domaine.
Les recrutements du personnel de l’UCP sont faits suivant des procédures respectant les
directives du bailleur de fonds en la matière.
Il est important de relever que l’Etat peut, soit détacher, soit recruter, un fonctionnaire dans le
cadre d’un projet. Dans ce cas, les conditions d’emploi et de rémunération du personnel
fonctionnaire sont soit précisées dans les directives du bailleur de fonds concerné, soit
définies dans les accords de financement du projet.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 81
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.2. Recrutement
De manière générale, les recrutements du personnel émargeant sur le budget du projet sont
faits par appel à la concurrence suite à un avis d’ouverture de poste publié par le projet par
voie de presse.
- un (01) Coordonnateur;
- un (01) Responsable Administratif et Financier ;
- un (01) Responsable en Passation des Marchés;
- un (01) Expert environnemental et social;
- un (01) Responsable en suivi-évaluation ;
- un (01) Comptable;
- un (01) Auditeur interne.
Ce personnel est recruté généralement par appel à la concurrence et selon les dispositions de
l’accord de financement.
Les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des
marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de
l’équipe d’experts proposée par un bureau de consultants, sous réserve que cela ne soit pas
incompatible avec le droit de la fonction publique ou d’autres lois et règlements ou politiques
et (i) s’ils sont en congé sans solde, retraités ou ont démissionné ; (ii) s’ils ne sont pas engagés
par l’organisme pour lequel ils travaillaient avant leur départ en congé sans solde, en retraite
ou leur démission ; et (iii) si leur engagement ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.
a) Objet de la procédure
Elle a pour principal objectif, la mise à la disposition du projet d’une équipe compétente afin
de faciliter la mise en œuvre de ses activités et l’atteinte de ses objectifs de développement.
Toutefois, les directives du bailleur peuvent autoriser d’autres modes de sélection, mais dans
des conditions particulières selon les cas.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 82
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le comité de recrutement :
02 - sur la base des termes de référence (TDR), publie un avis d'appel à manifestation
d'intérêt pour le recrutement du consultant devant réaliser l'opération ;
03 - reçoit les dossiers de candidature ;
04 - évalue les candidatures reçues et arrête une liste de candidats ;
05 - sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds ;
06 - reçoit, évalue les offres et sélectionne un consultant ;
07 - sollicite l'avis de non objection du bailleur sur le choix du candidat retenu ;
08 - prépare le projet de contrat et le soumet à la non objection du bailleur ;
09 - sur la base de la non objection, procède aux négociations avec le consultant ;
10 - sollicite l'avis de non objection du bailleur et procède à la signature du contrat ;
11 - transmet au consultant retenu les TDR de chacun des postes à pourvoir pour procéder
au recrutement.
Le Consultant :
12 - procède au recrutement sur une base compétitive suivant le processus utilisé pour son
propre recrutement ;
13 - établit son rapport de recrutement comprenant une short-list des personnes retenues et
la transmet au Comité de Recrutement ;
Le Comité :
14 - transmet le rapport de recrutement comprenant une short-list des personnes retenues
pour la non-objection au bailleur ;
15 - prépare les projets de contrats et négocie avec chacun des candidats retenus ;
16 - joint au rapport de recrutement les projets de contrats ainsi que les procès-verbaux de
négociations et les soumet à la non objection du bailleur de fonds ;
17 - sur la base de la non objection, transmet les projets de contrats dûment signés par les
personnes retenues à la signature du Ministre ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 83
Chapitre V
Procédures Administratives
Les fonctionnaires peuvent être amenés à travailler dans des projets. Mais ces derniers ne
perçoivent pas d’honoraires ou de rémunération sur les fonds du Projet. Leur rémunération
étant assurée par la fonction publique.
Le recrutement du personnel d’appui est beaucoup plus souple. Après publication du poste, il
est fait par le Coordonnateur entouré de ses principaux collaborateurs sur la base de l’étude
des dossiers de candidature et interview des postulants. Le RAF et le SPM doivent
nécessairement faire partie de l’équipe de recrutement. Ce personnel d’appui est
essentiellement constitué de :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 84
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 - après constitution du comité de recrutement de personnel d’appui, remet aux membres de ce
comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir. Le RAF et le SPM doivent
nécessairement faire partie de ce comité.
Le comité de recrutement :
02 - sur la base des termes de référence (TDR), publie les avis de recrutement ;
03 - reçoit les dossiers de candidature ;
04 - évalue les candidatures reçues et retient par poste à pourvoir les trois premiers candidats ;
05 - dresse un rapport de recrutement et transmet au Coordonnateur accompagné des dossiers
des meilleurs candidats retenus ;
Le Coordonnateur :
06 - apprécie le rapport de recrutement, les critères d’évaluation et convoque les candidats pour
un dernier entretien avec ses principaux collaborateurs ;
07 - à l’issue de l’entretien, confirme les candidatures jugées satisfaisantes par rapport aux
objectifs à atteindre ;
08 - dresse un procès-verbal des entretiens en justifiant les choix de l’équipe ;
09 - transmet la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement au
COPIL pour avis ;
Le COPIL :
10 - apprécie la régularité et la conformité du recrutement et transmet son avis au
Coordonnateur.
11 Le Coordonnateur :
12 - reçoit l’avis du COPIL ;
- sous la collaboration du RAF et du SPM, convoque les personnes retenues pour
négociations et signature des contrats à durée déterminée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 85
Chapitre V
Procédures Administratives
Le personnel du Projet est constitué des consultants recrutés suivant la procédure décrite ci-
dessus.
Un dossier est ouvert pour chacun de ces consultants. Ces dossiers sont tenus
confidentiellement par le Coordonnateur et le RAF. Ils sont conservés dans une armoire qui se
ferme à clé. En dehors du Coordonnateur et du RAF, personne d’autre n’a accès aux dossiers
des personnes travaillant pour le projet. Chaque personne ne peut consulter que son propre
dossier ou ceux des agents placés sous son autorité, sur autorisation écrite du Coordonnateur.
Ils comprennent par personne une chemise cartonnée dans laquelle sont classées des sous -
chemises comportant les pièces et documents relatifs :
Quand un agent a quitté le Projet son dossier est transféré du fichier « Dossiers des
personnes en service » au fichier « Dossiers des personnes parties du projet».
a) Responsabilités
Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur, il est chargé de :
- faire appliquer le suivi des procédures de gestion en vigueur du projet ;
- conseiller la coordination dans la maîtrise des risques;
- favoriser l’amélioration de la qualité de l’information et faire toute suggestion
relative ; au respect des manuels de procédures et d’exécution du projet;
- assurer la mise en place des outils et du cadre de l’audit interne;
- veiller à la bonne application des procédures de gestion des projets et de passation des
marchés;
- veiller à l’utilisation efficiente des ressources du projet;
- veiller à la fiabilisation des données comptables et financières;
- sécuriser le patrimoine du projet ;
- apporter un appui à la coordination du projet.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 86
Chapitre V
Procédures Administratives
- exécuter les missions d’Audit Interne en conformité avec les normes internationales
(normes IFACI et IIA) régissant la pratique professionnelle de l’audit interne et les
procédures admises ;
- veiller à ce que toutes les entités qui sont impliquées dans la gestion du projet, soient
conformes aux directives de la Banque mondiale, ainsi qu’aux principes de
transparence et de saine gestion. Il prêtera une attention au respect des pratiques saines
en matière de gestion financière et de passation des marchés ;
- évaluer la qualité du système de contrôle interne et jauger l’efficience des opérations
par approche opérationnelle (audit opérationnel) ;
- identifier les dysfonctionnements opérationnels, en évaluer les conséquences et
proposer des moyens appropriés pour y remédier ;
- contrôler périodiquement les transactions financières liées, en s’assurant de leur
opportunité, leur régularité, ainsi que des niveaux de risques, fraudes et corruptions
éventuelles ;
- réaliser des inspections physiques des biens et services acquis et des travaux réalisés ;
- examiner les dossiers de passation des marchés pour s’assurer du respect des termes
des accords de financement ;
- vérifier la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables, ainsi que
la sécurité des enregistrements comptables :
éligibilité des dépenses, respect des allocations budgétaires et catégorielles;
justification des dépenses : contrôle de la force probante et de l’authenticité des
pièces justificatives (absence de rature, d’indices de falsification, etc.);
qualité et efficacité du classement et de l’archivage des pièces comptables.
examiner l’efficacité de la protection des acquis : Codification des
immobilisations, système et outils de gestion de la comptabilité matière
(inventaire des immobilisations, livres et divers documents d’enregistrement
de la comptabilité matière, fiches de stock, etc.) ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 87
Chapitre V
Procédures Administratives
- assurer la formation continue des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des projets;
- recommander, le cas échéant, des mesures d’amélioration de la gestion des projets ;
- exécuter tous autres travaux et tâches qui rentrent dans le cadre de la fonction d’Audit
interne telle que définie par les organisations professionnelles internationales d’Audit
Interne, notamment l’IFACI et l’IIA.
- identifier les risques de faible décaissement, proposer les mesures d’atténuation et
suivre leur mise en œuvre
c) Profil requis
a) Responsabilités
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 88
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 89
Chapitre V
Procédures Administratives
- Veiller à ce que les documents financiers pertinents soient soumis promptement aux
dates prévues ;
- Organiser et assurer la formation des comptables ;
- Participer à l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités du
projet ;
- Garantir la conservation du patrimoine (biens durables et fournitures) ;
- Veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du plan de passation des
marchés (PPM) en collaboration avec le Responsable de la Passation des marchés ;
- Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des DAO, des TDR
et des contrats des marchés ;
- Préparer les TDR des audits financiers ;
- Suivre l’exécution des contrats en liaison avec le Responsable de Passation des
Marchés ;
- Assurer l’archivage des documents administratifs et financiers ;
- Organiser le cas échéant la revue des comptes délégués tenus par les gestionnaires
comptables et financiers régionaux et le contrôle de l’exécution des conventions et
contrats ;
- Prendre les mesures nécessaires afin que les biens et services livrés soient stockés en
lieux sûrs prévus à cet effet ;
- Procéder à l’évaluation du personnel comptable et financier.
c) Profil requis
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 90
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Responsabilités
Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur du projet à qui il rend compte de toutes les
activités, le Spécialiste en Passation des Marchés est chargé de la passation des marchés, y
compris la planification des activités et le suivi du processus. Il travaille en étroite
collaboration avec toutes les structures impliquées dans l’exécution du Projet.
A ce titre, il assiste et conseille les responsables de la mise en œuvre des activités du projet
sur les domaines concernant la passation, l’exécution des marchés et la gestion des contrats.
Sélection et emploi des consultants : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés
devra :
- Rédiger les demandes de manifestation d’intérêt pour les services de consultants et en
assurer la publication dans la presse nationale et/ou internationale et dans
DgMarket/UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité
du marché ;
- Elaborer les dossiers de Demande de propositions ;
- Assurer la notification des lettres d’invitation aux consultants figurant sur les listes
restreintes après avis de non objection du bailleur (si requise) ;
- Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des propositions techniques et
financières, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller les membres de la
Commission Spéciale de Passation des Marchés du Projet, en qualité de personnes
ressource ; ainsi que ceux des sous–commissions d’analyse et des comités ad hoc
chargées principalement de procéder aux évaluations ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 91
Chapitre V
Procédures Administratives
- Assurer l’établissement des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis
de non objection du bailleur (si requise)
- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau du bailleur.
Choix des fournisseurs de biens et équipements et d'entrepreneurs pour les marchés des
travaux : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra :
- Préparer les Dossiers d'appel d'offres et les demandes de cotation sur la base des
spécifications techniques validées par l'UEP ;
- S'assurer de la publication des avis d'appel d'offres dans les supports appropriés ;
- Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des offres, aux attributions de
marchés afin de pouvoir conseiller ( selon les cas les membres de la Commission
Spéciale de Passation des Marchés du Projet), en qualité de personnes ressource ;
ainsi que ceux des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées
principalement de procéder aux évaluations ;
- Assurer la supervision du secrétariat des sous-commissions d’analyse et des comités
ad hoc ;
- Etablir les marchés entre le Projet et les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires
sélectionnés après appel d'offres ou consultation des fournisseurs et avis de non
objection du bailleur (si requise) ;
- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau des bailleurs de fonds.
- S'assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l'exécution des marchés ont
respecté les règles et procédures de passation des marchés aussi bien nationales que
celles du bailleur ;
- Appuyer le Coordonnateur du Projet dans la compréhension et la rédaction de tout
courrier entrant ou sortant ayant des aspects liés à la passation des marchés ;
- Apporter les conseils appropriés dans l'exécution des marchés et surtout dans la
prévention et la résolution des différends qui pourraient subvenir ;
- Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation des marchés assignée par le
Coordonnateur de projet ;
- Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer à la rédaction des
aspects relatifs à la passation des marchés dans le Rapport du suivi financier ;
- Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés
dans le système d'information du Projet et communiqués au Responsable Administratif
et Financier et au Comptable ;
- S'assurer que les Dossiers d'Appel d'Offres, les Demandes de Proposition et les
rapports d'évaluation des offres reçoivent les approbations nécessaires des membres
compétents de l'administration avant de requérir l'avis de non objection du bailleur (si
requis).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 92
Chapitre V
Procédures Administratives
- S’assurer que les résultats des appels d'offres sont publiés dans les délais prescrits
après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent
les informations nécessaires.
Tâches incompatibles et actions non permises : en raison de son rôle de conseiller dans les
décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers
de marchés :
- Le SPM ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures,
travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de
procédures ;
- Le SPM ne doit pas percevoir de jetons de présence aux différentes commissions ou
sous-commissions auxquelles il/elle sera appelé à participer ;
- Toute prestation externe du SPM devra recevoir une autorisation préalable et sera sans
rémunération additionnelle pour autant qu’il dispose d’un contrat à plein temps avec le
Projet ;
- En outre, le SPM veillera à ce qu’aucun membre de la commission d’évaluation des
offres ne soit membre de la commission des marchés et vice-versa.
c) Profil requis
- Avoir au moins une maîtrise ou un diplôme universitaire (BAC + 4), avec comme
matière principale une discipline pertinente (par exemple : ingénierie, passation des
marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, architecture, économie, ou
domaine connexe) ;
- Avoir cinq (05) ans d’expérience professionnelle et exercer au moins pendant trois (3)
ans à un poste de passation des marchés similaire dans le secteur public ou privé ou
avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine ; l’expérience dans un
projet sur financement extérieure ;
- Avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des
Bailleurs Multilatéraux ou Bilatéraux ;
- Avoir une bonne expérience générale des contrats ;
- Maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (Word, Excel, PowerPoint)
ainsi que les outils de communications tels que les courriels ;
- Etre apte à travailler en équipe ;
- Etre apte à travailler efficacement sous pression ;
- Avoir d’importantes capacités d’analyse et de résolution des problèmes ;
- Avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français ;
- la connaissance de l’anglais est un atout.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 93
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.4.4. Comptable
a) Responsabilités
D’une manière générale, le Comptable est chargé de tenir les comptes du projet en lien avec le
RAF.
Dans le cadre du démarrage du projet, il est procédé au recrutement d’un comptable pour le
projet.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 94
Chapitre V
Procédures Administratives
c) Profil requis
7.4.5. Discipline
7.4.6.1. Congés
Conformément au contrat, un droit aux congés est acquis après une durée effective de travail
d’un (1) an. Le congé annuel est obligatoire.
Un planning des congés est établi en début de chaque année par le Coordonnateur tenant
compte des impératifs de service et des desiderata de chacun.
Au vu du planning, chaque agent formulera une demande de congés pour la période indiquée,
qu’il soumettra au visa de son supérieur hiérarchique. L’acte de notification de mise en congé
ou le certificat de reprise de service sont signés par le Coordonnateur. Leurs originaux sont
remis à l’intéressé et les copies classées dans son dossier.
A titre transitoire un planning spécial peut être établi pour résorber les arriérés de congés
cumulés par le personnel.
7.4.6.2. Absences
Toute absence doit être justifiée et autorisée d’avance par le Coordonnateur ou son
représentant.
A cet effet une autorisation d’absence motivée doit être remplie par le demandeur.
Aucune absence de plus de trois heures sans autorisation préalable n’est admise, sous peine de
sanction conformément aux mesures disciplinaires du contrat de travail.
Toute absence non justifiée de plus de dix (10) jours ouvrables est assimilée à un abandon de
poste. Le Coordonnateur met en œuvre les mesures pour pourvoir au remplacement de l'agent
concerné.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 95
Chapitre V
Procédures Administratives
Fonction : __________________________________________________________________
Nombre de jours
Reliquat congés annuels - Année N-1
Droit à congés payés annuels – Année N
Total Capital congés à pouvoir
Prise de congés annuels au cours de l’année N
Date début des congés Date fin des congés
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 96
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE PERMISSION
Date : _____________________________________________________________________
Fonction : __________________________________________________________________
Observations du Coordonnateur
- pas de déduction
- etc…
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 97
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.6.3. Maladies
Les cas de maladie sont constatés par un médecin agréé qui établit un certificat médical
devant être déposé à l'UCP dans les 48 heures suivant la déclaration de la maladie.
Pour la protection de son personnel, le projet après accord des bailleurs de fonds, peut
souscrire une police d’assurance maladie du personnel dans le respect du processus de
passation des marchés.
7.4.7. Intérims
No Fonction Intérimaires
Le Coordonnateur signe une décision
01 Coordonnateur permanente désignant les personnes devant
assurer son intérim.
- Comptable sur le plan technique ;
Responsable Administratif et
- Spécialiste en passation de marché sur le
02 Financier
plan administratif.
03 Spécialiste en passation des marchés RAF
Responsable technique ou Chercher un
04 Expert Environnemental et social
remplaçant
RAF
05 Responsable suivi-évaluation
Responsable technique
06 Coordonnateur Régional Personne désignée par la Coordination
07 Comptable R.A.F.
08 Secrétaire Secrétaire ou personne désignée
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 98
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.8. Formation
Compte tenu du niveau de technicité de certains points traités par le projet et la nécessité de
mise à niveau au vu des évolutions techniques, une formation technique, un recyclage ou une
remise à niveau du personnel engagé dans le projet en fonction des besoins. Ledit plan est
soumis à l’avis de non objection du bailleur.
La cessation d’activités au Projet entraîne la perte des privilèges du personnel du projet. Elle
résulte :
- du décès ;
- de la démission ;
- du licenciement ;
- de l’admission à la retraite ;
- d’une promotion amenant l’intéressé à exercer hors du Projet ;
- de l’arrivée à terme du contrat et son non renouvellement ;
- de la remise à son administration d’origine (en cas de mauvais résultat ou
d’achèvement de sa mission).
Le décès d’un membre du personnel du projet entraîne la rupture du contrat. Dans ce cas, le
détachement, la mise à la disposition ou le reversement, prend immédiatement fin.
La rémunération et les droits acquis par le défunt à la date du décès reviennent à ses ayants
droit.
7.4.9.2. La démission
La démission est un acte par lequel tout consultant de l’Unité de Gestion ou de tout autre
entité du projet marque sa volonté de quitter celle-ci.
Toute personne qui abandonne son poste de travail pendant une période donnée et ceci en
suivant les procédures de sanctions motivées par ses chefs hiérarchiques peut être considéré
comme démissionnaire de fait.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 99
Chapitre V
Procédures Administratives
Dans les deux cas, les dispositions du contrat liant le consultant au projet sont respectées.
7.4.9.3. La retraite
Le personnel recruté exclusivement pour le projet quant à lui est tenu de respecter les termes
du contrat le liant au projet.
Le personnel du projet est recruté pour une durée déterminée. Le contrat s’arrête
automatiquement à son échéance, à moins que les parties n’en décident autrement.
7.5.1. Généralités
Dans le cadre du suivi et de l’exécution des activités, le personnel du projet peut être appelé à
exercer en dehors de son cadre ou lieu de travail habituel, pour des missions ou pour des
réunions.
7.5.2. Réunions
Avant de se rendre à une réunion où l’avis de la coordination est requis, l’agent désigné doit :
- Soumettre à l’appréciation du Coordonnateur ou de son supérieur hiérarchique un bref
exposé sur l’objet de la réunion ainsi que la contribution ou de l’avis qu’il envisage
d’y apporter au nom du projet ;
- Recevoir d’éventuelles instructions.
Au cours des réunions, les représentants du Projet doivent observer une conduite propre à
préserver la bonne image du bailleur de fonds et de l’Administration.
- Dans les six (06) heures ouvrables qui suivent la réunion faire un compte rendu verbal
à son supérieur hiérarchique et requérir d’éventuelles instructions.
- Dans les deux (02) jours ouvrables qui suivent la réunion dresser un rapport ou compte
rendu écrit à l’attention du Coordonnateur et de son supérieur hiérarchique, où il sera
indiqué :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 100
Chapitre V
Procédures Administratives
7.5.3. Missions
En plus des indications prescrites pour les réunions, la préparation d’une mission doit porter
sur les TDR, l’équipe, les moyens de transport, la durée, etc., étant entendu que les délais
prescrits pour les comptes rendus verbaux et écrits (rapports) sont respectivement fixés à 24
heures et trois (03) jours décomptés du premier jour ouvrable qui suit le retour de la mission.
Toute mission au Cameroun ou à l’étranger est soumise à la non objection du bailleur de
fonds.
a) Départ en mission
Les missions sont initiées suivant les besoins par le Responsable concerné ou par le
Coordonnateur. L’accord de départ en mission est matérialisé par un Ordre de Mission (OM).
L’Ordre de Mission est établi par l'assistante en un (01) exemplaire et le fait viser par le chef
hiérarchique du proposé à la mission et au Coordonnateur.
Après visa, l’Ordre de Mission est transmis au RAF pour contrôle budgétaire. En cas de
disponibilité budgétaire le RAF porte les imputations sur la partie réservée à cet effet et il
soumet le document à l’accord du Coordonnateur.
L’avis de non objection du bailleur est obligatoirement requis pour les TDR et le budget des
missions à l’étranger. Toutefois, l’avis de non objection peut être requis pour des missions de
nature spécifique à l’intérieur du pays.
Les Perdiems.
Les perdiems couvrent en cas de non utilisation du véhicule du projet, les frais suivants liés au
déplacement du personnel : le transport, l’hébergement et la restauration. Les frais de
transport à verser au départ en mission à chaque participant sont déterminés sur une base des
kilomètres à parcourir sur le trajet aller et retour en mission.
Une avance est versée au départ pouvant aller jusqu’à 90% et le complément au retour sur
présentation des justificatifs. Une proposition de barème des frais de fonctionnement
comprenant les montants maxima de ces rubriques est jointe au point 5.5.4. Barème indicatif
et frais de mission.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 101
Chapitre V
Procédures Administratives
Le Carburant de mission.
En cas de déplacement du personnel par véhicule du projet, les frais de transport ne sont pas
inclus dans les perdiems. Dans ce cas, avant le départ, le chef de mission évalue la quantité
de carburant requise pour le déplacement, en tenant compte de la distance à parcourir, des
caractéristiques du véhicule, puis il fait établir une fiche de sortie de carburant comme
indiquée ci-dessous.
Une autre partie à remplir au retour de la mission et comportant le décompte des frais engagés
lors de la mission.
A la date prévue, l’agent doit retourner à son lieu habituel de travail, sauf autorisation de la
hiérarchie pour la prolongation de la mission. L’autorisation doit être matérialisée par un
document écrit.
b) Retour de mission
Au retour de mission, l’agent remet son rapport et les autres pièces justificatives (ticket
d’embarquement, etc.) en même temps que son ordre de mission au RAF pour le décompte
des jours de mission dans un délai de trois (03) jours après la fin de la mission ;
Le décompte des jours de mission par le RAF est effectué à l’aide de l’original de l’OM remis
par l’agent. Une copie de l’OM ne peut être utilisée pour le décompte.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 102
Chapitre V
Procédures Administratives
En cas d’objection :
L’avis de non objection est transmis par le Coordonnateur au RAF qui y joint tous les
documents relatifs et les remet au Coordonnateur pour signature. Il s’agit des documents
suivants :
Les perdiems pour les missions à l’étranger sont déterminés sur la base des taux appliqués
dans le système des Nations Unies ou la circulaire d’exécution du budget selon le cas.
La demande de paiement et les pièces justificatives (Avis de non objection, ordre de mission,
TDR, demande d’avance, imputation budgétaire…) sont transmises à la CAA pour paiement.
Les avances sur frais de mission sont payées avant le départ en mission.
La Caisse Autonome d’Amortissement établit un chèque ou fait une mise à disposition des
fonds au nom de l’intéressé, au vu de la demande de paiement signée par le Coordonnateur.
Le retour de mission et la comptabilisation de son coût sont traités comme ci-dessus.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 103
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 - en cas de besoin décide de mettre un collaborateur en mission ;
02 - notifie au collaborateur concerné avec qui il élabore les TDR de la
03 mission ;
- sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds en cas de mission à
04 l'étranger ;
- demande au RAF de préparer un ordre de mission (OM) ;
05
Le RAF :
- selon les instructions du Coordonnateur prépare l’OM et l’ordre de
06 paiement pour l'avance sur frais de mission ;
- soumet l’ensemble à la signature du Coordonnateur.
07 Le Coordonnateur :
- Après vérification de la conformité de l’ensemble des documents
transmet la liasse approuvée au RAF pour suite de la procédure
08 Le RAF :
09 - remet l'original de l'OM au collaborateur ;
- transmet l'ordre de paiement avec un exemplaire de l'OM à la CAA pour
déblocage des fonds.
10 La CAA :
11 - débloque les fonds nécessaires qui sont remis au collaborateur concerné
- transmet une copie des documents supports au RAF
12 Le RAF :
- A la réception des documents de la CAA, transmet au comptable pour
enregistrement des écritures appropriées
13 Le Comptable :
14 - passe les écritures appropriées
- Classe les documents supports
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 104
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
L’intéressé :
01 De retour de mission, élabore et transmet au Coordonnateur un rapport de
mission et l’état détaillé des frais réels engagés avec une copie de chacun
de ces documents au RAF. Le ticket d’embarquement doit être inclus aux
justificatifs.
Le Coordonnateur :
02 - apprécie l’effectivité de la mission et approuve le rapport ;
03 - vise et transmet l'état des frais ainsi que les justificatifs au RAF pour
établissement si nécessaire de l’ordre de paiement du reliquat des frais de
mission. En cas de reliquat à reverser au projet, il est déduit du salaire
suivant.
Le RAF :
- si nécessaire, établit un ordre de paiement du reliquat dû et le joint au reste
04
des documents ou au contraire transmet l'état des frais et les justificatifs au
comptable pour écritures appropriées ;
05 - si établi, soumet l'ordre de paiement à la signature du Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
06 - vérifie et signe l’Ordre de Paiement ;
07 - transmet la liasse au RAF pour finalisation du processus.
Le RAF :
08
transmet la liasse approuvée à la CAA pour exécution du paiement.
La CAA :
09 - après vérification d’usage, débloque les fonds nécessaires au profit de
l'intéressé ;
10 - transmet une copie de chacun des documents au RAF
Le RAF :
11
A la réception des documents, les transmet au comptable pour
comptabilisation
Le Comptable :
12 - passe les écritures appropriées
13 - Classe les documents supports
Absence de justification des avances pour mission dans les délais
Consultant : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre de
relance dans les 10 jours. A défaut, prélever sur les honoraires du mois.
Fonctionnaire : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre
de relance dans les 10 jours. A défaut, écrire au Ministère de tutelle. A défaut, la dépense
devient inéligible.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 105
Chapitre V
Procédures Administratives
ORDRE DE MISSION
REPUBLIC OF CAMEROON REPUBLIQUE DU CAMEROUN
Peace-Work-Fatherland Paix-Travail-Patrie
NOM DU PROJET
Unité de Gestion du projet NOM- Situation des crédits …………….
IMPUTATION BUDGETAIRE NAME Dotation
Budgetary charge …………………………….
Chap………..Art……....Paragr………. Prénoms Dépenses engagées ………………
Exercice 20……/20…… –First Engagement proposé ……………..
Name Reliquat disponible …………..
Motif :…………………………………………………………………………………………
Rank Unit
Se rendre à :……………………………………………………………………………………..
Will visit
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 106
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 107
Chapitre V
Procédures Administratives
7.6.1. Généralités
L’essentiel de la paie effectuée au niveau du Projet concerne les honoraires de consultants. Ils
sont fixés et perçus selon les conditions définies dans le contrat liant chaque personne
employée au projet.
A la suite de ces notes ou factures, le RAF établit un état des honoraires du mois, en notant les
déductions éventuelles à opérer (Impôts, taxes, CNPS et autres) et les avances ou acomptes
sur honoraires effectués.
L’état mensuel des honoraires accompagné des demandes de paiement est soumis à la
signature du Coordonnateur au plus tard le 20 du mois courant. Pour ce faire, le délai de
recevabilité des notes d’honoraires ou factures est fixé au 15 du mois courant:
- le 16, vérification de leur conformité avec les contrats signés et préparation des soldes
à verser (effectué par le RAF assisté du comptable) et des demandes de paiement à
soumettre à la CAA ;
- les 19-20, vérification de l’état des honoraires par le Coordonnateur, signature des
demandes de paiement et transmission à la CAA pour paiement;
- Le présent manuel propose ci-dessous un barème indicatif des honoraires pour les
Consultants Senior, Junior et les assistants pour les projets de plus de US 10, 000,000.
Barème d’honoraires de Consultant indicatif pour projet de plus d’US 10, 000,000
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 108
Chapitre V
Procédures Administratives
La paie est traitée par le RAF assisté du Comptable. Dès l’obtention des notes d’honoraires du
personnel, il établit les états d’honoraires à l’aide d’un logiciel approprié.
Une fois les états d’honoraires établis par le RAF, ils sont transmis au Coordonnateur pour
contrôle avant le tirage définitif.
Les états d’honoraires sont visés par le RAF et signés par le Coordonnateur.
- visa technique : RAF;
- visa administratif : Coordonnateur.
En cas d’absence de l’un ou l’autre, se référer au tableau des intérims présenté plus haut.
L’état de virement signée est accompagné d’une demande de paiement pour être transmettre à
la CAA. Les honoraires sont versés par virement bancaire par la CAA.
A la réception des copies des ordres de virement des honoraires de la CAA, un état
récapitulatif des virements est effectué.
Le calcul des honoraires débouche au paiement du consultant, des retenues des sommes dues
au projet, des créances diverses (impôts, cotisations sociales et autres).
Le RAF doit effectuer un état des retenus sur honoraires, ainsi que l’état des oppositions et le
transmettre à la CAA suivant la procédure normale.
Il s’agit de toutes sommes dues par le consultant au projet telles que : les reliquats sur avance
sur frais de mission non justifiés, les avances exceptionnelles accordées au consultant, etc.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 109
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le RAF :
01 - collecte les factures des collaborateurs;
02 - établit l’état mensuel des honoraires et les ordres de paiement (OP) ;
03 - transmet l’ensemble au Coordonnateur pour vérification et visa ;
Le Coordonnateur :
- vérifie et vise l’état mensuel des honoraires en cas de conformité ;
04
- transmet la liasse de documents au RAF pour acheminement à la CAA ;
05
La CAA :
06 - vérifie la conformité, vise les documents et procède au paiement des
honoraires et retient les impôts qui sont reversés par la suite au Trésor ;
07 - transmet les preuves de paiement au RAF;
Le RAF :
08 - transmet dès réception, les documents au comptable pour passation des
écritures appropriées ;
Le Comptable :
09 - passe les écritures comptables appropriées ;
- classe les documents.
10
- Dotation en carburant ;
- Forfait Téléphonique.
.
Eu égard à l’incidence financière significative que peuvent avoir ces avantages, Il est
important de codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des
états des avantages accordés.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 110
Chapitre V
Procédures Administratives
Le tableau suivant présente les barèmes indicatifs des dotations accordées aux différents
responsables du Projet.
Cette dotation ne tient pas compte des frais de carburant des missions de terrain. Les frais de
Carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage
Parcouru à savoir 20 litres de carburant au 100 km.
Chaque mois les états des avantages accordés sont préparés par le Comptable selon une
procédure réglementée.
Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.
Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui
seront définis par L’UCP en commun accord avec le bailleur ou le ministère de tutelle selon le
cas.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 111
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Chaque mois le RAF en collaboration avec le Comptable :
La sanction et l’évaluation sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources
humaines.
Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de
son caractère qui peut parfois paraître subjectif.
Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction et l’évaluation pour les membres du personnel.
La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et
en précisant les règles significatives.
7.8.1. Sanctions
Les dispositions juridiques en matière de contrat s’appliquent au Projet, tout le personnel étant
lié au projet par un contrat. Le dossier des consultants est régulièrement mis à jour en fonction
des événements postérieurs.
Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service,
les heures supplémentaires…). En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services
d’un conseil extérieur qualifié.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 112
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Appréciation de la faute
Le Coordonnateur :
05
- prend connaissance;
06
- apprécie la gravité;
07
- demande au RAF d’effectuer le constat.
Le RAF :
08 - reçoit la consigne du Coordonnateur;
09 - se rend sur place;
10 - s’entretient avec l’employé fautif;
11 - remplit la fiche de constat.
Sanction de la faute
Le Coordonnateur :
01 - reçoit une copie de la fiche de constat;
02 - apprécie le caractère de la faute;
03 - adresse une demande d’explication à l’acteur concerné;
04 - détermine la sanction appropriée;
05 - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée à l’intéressé;
06 - adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement.
Le RAF :
07 - reçoit la lettre;
08 - la classe dans le dossier de l’employé concerné;
09 - prend les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction (suspension,
licenciement…).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 113
Chapitre V
Procédures Administratives
Le personnel du projet sera évalué sur la base du critère d’assiduité, de performance (atteinte
des objectifs) et de discipline par la hiérarchie.
L’évaluation sera faite chaque fin d’année. Il y aura deux systèmes de notation et
d’évaluation, le système de l’Administration pour les fonctionnaires et le système propre au
Projet pour les consultants.
- la ponctualité ;
- l’assiduité au travail ;
- le comportement vis-à-vis des supérieurs hiérarchiques ;
- la qualité du travail est analysée à travers des indicateurs objectifs de performance;
- le rendement fourni est mesuré par le degré d’accomplissement du programme de
travail annuel de référence ;
- le respect des textes.
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 - constitue une équipe restreinte;
02 - fixe les dates et les heures de rencontre;
03 - reçoit les collaborateurs individuellement;
04 - échange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par rapport aux TDR de
leurs postes respectifs et aux réalisations de l’année en fonction du PTBA initial;
05 - à la fin de l’entretien, un bilan est dressé et un contrat de performance signé avec
le collaborateur pour l’année prochaine;
06 - transmet le rapport et les fiches d’évaluation au bailleur de fonds pour revue et
non objection;
07 - le renouvellement du contrat est conditionné par une bonne notation.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 114
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE D’EVALUATION
Objectifs collectifs
Objectifs individuels
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 115
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 116
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 117
Chapitre V
Procédures Administratives
CONSTAT DE FAUTE
Date :___________________
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 118
Chapitre V
Procédures Administratives
Le patrimoine du Projet, est constitué des biens corporels durables et par des stocks de
consommables détenus pour réaliser les activités du projet.
7.9.1. Immobilisations
Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice,
mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation.
La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires
de la gestion de ces biens.
Les immobilisations représentent les biens destinés à rester durablement dans le projet. Pour
les biens de très faible valeur, le fichier extra comptable de suivi est tenu par le Comptable
sous la supervision du RAF.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 119
Chapitre V
Procédures Administratives
A leur entrée dans le patrimoine, les immobilisations sont codifiées pour faciliter leur suivi.
Ce code tient compte de :
- leur nature définie par le plan comptable OHADA ;
- leur affectation (exemple : 01 pour la Coordination, etc...) ;
- leur date d’acquisition (12 pour l’année 2012, 13 pour l’année 2013, etc...) ;
- leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA, etc.…) ;
- le numéro d’ordre.
2. bon de réception.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 120
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 121
Chapitre V
Procédures Administratives
- les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces
contre les destructions accidentelles ;
- toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un
procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler
immédiatement au Coordonnateur ;
- le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur ainsi que
le responsable de l’immobilisation ;
- après constat, le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de
l’immobilisation.
Description de la procédure
La procédure comprend deux tâches :
- le constat ;
- le traitement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 122
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Coordonnateur :
04 - reçoit l’information ;
05 - l’impute au RAF pour traitement ;
06 - contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si
nécessaire.
Le RAF :
01 - reçoit les instructions du Coordonnateur ;
02 - constate la destruction sur place ;
03 - émet le procès-verbal ;
04 - fait signer le procès-verbal par le responsable ;
05
- fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur ;
06
- donne copie du procès-verbal à son agent pour la mise à jour des
documents,
ou
06bis - met à jour lui-même les documents ;
07
- reçoit le procès-verbal ;
08
- transmet le PV à l’agent administratif pour la clôture de la fiche
d’immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations.
ou
09 - clôture la fiche d’immobilisation ;
10 - met à jour le registre des immobilisations;
11
- reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée ;
12
- constate la sortie de l’immobilisation.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 123
Chapitre V
Procédures Administratives
PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION
Date:
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 124
Chapitre V
Procédures Administratives
Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de vol, il est indispensable
que des garanties minimales soient prises pour permettre au Projet d’obtenir réparation du
préjudice subi.
- les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces
contre les cas de vol;
- toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par
un procès-verbal dûment établi par une autorité compétente. Le responsable de
l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur.
Après constat, les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter
une enquête appropriée.
Le principal document de constat de vol est le Procès-verbal de vol qui constate la disparition
d’un élément immobilisé du patrimoine. La fiche doit être tenue manuellement et mise à la
disposition du Comptable et du RAF.
- le constat;
- le traitement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 125
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
01 - constate le vol ;
02 - s’enquiert des conditions de ce vol ;
03 - fait constater sur PV le vol par une autorité compétente ;
04 - prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante-huit heures en y
joignant le PV de constat.
Le Coordonnateur :
05 - reçoit le courrier ;
06 - l’impute au RAF pour traitement ;
07 - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une enquête ;
08 - contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire.
Le RAF:
- reçoit les instructions du Coordonnateur ;
01 - procède aux imputations comptables nécessaires ;
02 - transmet une copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des
03 documents.
Le Comptable :
04 - met à jour le registre des immobilisations ;
05 - passe les écritures comptables ;
06 - classe les documents.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 126
Chapitre V
Procédures Administratives
Structure responsable :
Immobilisation concernée :
Date du Vol :
Date :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 127
Chapitre V
Procédures Administratives
- toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal
dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
Coordonnateur ;
- après constat le Coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l’immobilisation ;
- en cas de mise au rebut, le procès-verbal est établi par une autorité compétente.
Les principaux documents utilisés lors de la mise au rebut d’une immobilisation sont :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 128
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Coordonnateur :
04 - reçoit le courrier ;
05 - l’impute au RAF pour traitement ;
06 - demande la réforme de l’immobilisation ;
ou
06 bis - requiert les services de l’autorité compétente pour procès-verbal de mise au
rebut
Le RAF :
01 - reçoit les instructions du Coordonnateur ;
02 - reçoit le procès-verbal de l’autorité compétente ;
03 - procède aux imputations comptables nécessaires ;
04 - donne copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents.
Le Comptable :
05 - met à jour le registre des immobilisations ;
06 - procède aux enregistrements comptables ;
07 - classe les documents.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 129
Chapitre V
Procédures Administratives
Date
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 130
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.2. Stocks
Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du Projet.
Le Projet doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser
ses stocks dès leur réception. Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans
la procédure décrite ci-dessous.
- les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat ;
- toute réception de stock doit transiter par le RAF assisté du spécialiste de la passation
des marchés ;
- les consommations directes doivent être limitées.
-
Comme documents supports d’entrée en stock, nous avons :
1. fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du Projet ;
2. bon de réception ou bon de livraison (provisoire ou définitif).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 131
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Comptable :
07 - reçoit les documents ;
08 - actualise la fiche de stock.
Le fournisseur :
05 - procède aux livraisons supplémentaires.
Le RAF et l’utilisateur :
06 - reçoivent les quantités manquantes ;
07 - lancent la procédure de réception énoncée plus haut.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 132
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE STOCK
Désignation :________________________________________________________
Document Mouvement
Date de Libellé
Entrées sorties Stock
référence
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 133
Chapitre V
Procédures Administratives
Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être
constatée par un procès-verbal établi par une autorité compétente.
le bon de consommation : une fiche est mise à la disposition des services pour
matérialiser les demandes de biens stockés ;
la fiche de stock.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 134
Chapitre V
Procédures Administratives
Le RAF :
01 - reçoit le bon de consommation ;
02 - constate l’indisponibilité de l’article en quantité ou en qualité ;
03 - prévient le demandeur de l’indisponibilité totale ou partielle du bien
demandé ;
04 - prévient le SPM pour qu’il programme l’achat.
Le SPM :
05 - prépare l’achat conformément à la procédure des approvisionnements.
Le bénéficiaire, s’il le souhaite :
06 - prépare un bon de consommation pour la quantité disponible ;
- le transmet au RAF.
07
Le RAF :
08 - reçoit le nouveau bon ;
09 - lance la procédure de sortie décrite plus haut.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 135
Chapitre V
Procédures Administratives
BON DE CONSOMMATION
Responsable :______________________________________________________________
Date :_____________________________________________________________________
Le Responsable Le RAF
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 136
Chapitre V
Procédures Administratives
N° Projet _______________________________________________
Date de sortie:__________________________________________
N°
N° Date prévisionnelle
Désignation d’identification Références Qté
d’ordre de retour
Interne
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 137
Chapitre V
Procédures Administratives
La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.
Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire qui sont effectués au 31
décembre de chaque année.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 138
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le Coordonnateur :
01 - prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents lieux
par note de service au mois de Novembre ;
02 - constitue également à travers cette note un comité d’inventaire composé
du RAF, du Comptable, du SPM et toute autre personne ;
03 - ordonne au RAF de prendre les dispositions utiles.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 139
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Réalisation de l’inventaire
Références Opérations
Le RAF assisté des autres membres du comité d’inventaire :
01 - procède au comptage des biens sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ;
02 - remplit la fiche d’inventaire ;
03 - effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche
récapitulative ;
04 - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de
la fiche des écarts ;
05
- dresse un procès-verbal des biens inventoriés signé conjointement par l’équipe de
comptage, les responsables des immobilisations recensées et le gestionnaire des
stocks;
06
- valorise le stock inventorié ainsi que les écarts constatés ;
07
08
- recense les fiches d’inventaires, les fiches d’écarts et les procès-verbaux ;
- transmet une copie des différents documents recensés au Coordonnateur pour prise
09 de décision en cas d’irrégularité constatée ;
- transmet une autre copie des documents au comptable pour le traitement comptable
des inventaires.
Le Comptable :
10 - reçoit les documents ;
11 - confronte les soldes comptables aux résultats valorisés de l’inventaire ;
12 - procède aux régularisations comptables nécessaires.
Le Coordonnateur :
13 - reçoit le dossier d’inventaire composé de :
procès-verbal d’inventaire ;
fiche d’écarts ;
fiche de comptabilisation.
14
- procède aux contrôles nécessaires ;
15
- constate les irrégularités éventuelles et définit les responsabilités ;
16 - prend les sanctions à l’encontre des responsables identifiés pour pallier ces
irrégularités.
Références Opérations
Le RAF :
01 - procède à la réception des biens ;
02 - émet un bon de réception provisoire ;
03 - fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage
des biens inventoriés ;
04 - à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 140
Chapitre V
Procédures Administratives
N° Unique
Donnée
Séquentiel Code Localisation Désignation Bien physique Différences
théorique
d’inventaire
Responsable de : ___________________________________________________
RAF : ____________________________________________________________
Date :_______________________________________________________________
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 141
Chapitre V
Procédures Administratives
Signature du livreur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 142
Chapitre V
Procédures Administratives
- les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les
dépréciations éventuelles ;
- le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en
œuvre une méthode de valorisation des stocks ;
- la méthode recommandée par le droit comptable OHADA est celle du Coût Moyen
Unitaire Pondéré (CMUP).
la fiche d’inventaire qui est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en
permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément
inventorié ;
les factures de la période ;
les données récentes sur les prix du marché.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 143
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 144
Chapitre V
Procédures Administratives
Le RAF ouvre une fiche pour chaque véhicule. Il comptabilise les acquisitions et met à jour le
registre des immobilisations.
Il s’assure de la disponibilité des pièces administratives requises par véhicule et contrôle leur
mise à jour périodique. Il conserve la photocopie de chacun de ces documents administratifs
(assurance, carte grise, vignette, etc.) dans un classement ouvert par véhicule.
Tous les mois, il vérifie la bonne tenue des carnets de bord par les chauffeurs et émet
éventuellement un rapport sur l’utilisation des véhicules, leur entretien et l’indice de
consommation au vu des dotations faites en bons de carburant.
La tenue d’un carnet de bord renseignant sur les mouvements, la consommation et l’entretien
est obligatoire pour tous les véhicules de la coordination. Il est tenu par le chauffeur ou le
conducteur qui le met à jour après chaque déplacement.
Après chaque intervention sur le véhicule, le chauffeur met à jour le carnet de bord.
La procédure de gestion des véhicules est décrite comme suit :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 145
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Au retour du déplacement
Le RAF :
04
- procède à des vérifications inopinées ;
05 - porte les mentions "vu et approuvé " après le contrôle ;
ou
05 bis - en cas de non-conformité demande des explications écrites au chauffeur dans
les quarante-huit (48) heures.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 146
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Ministère de tutelle :
01 - la tutelle et ses démembrements adressent à l'UCP deux semaines à l'avance, une
demande écrite de mise à disposition de véhicule du projet, en indiquant la
période sollicitée et le parcours à effectuer;
02 - les administrations publiques dans les mêmes délais, adressent leur demande de
mise à disposition du véhicule du projet au Ministre de tutelle qui y porte son avis
avant transmission au Coordonnateur.
L'assistant(e) :
03 - reçoit le courrier lui affecte un numéro d’ordre ;
04 - l'inscrit dans le registre courrier arrivé ;
05 - le transmet immédiatement au Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
06 - apprécie la demande ;
07 - donne un avis dans les 48 heures en fonction de la disponibilité des véhicules et
surtout de l'urgence des activités du projet ;
- en cas d'avis favorable, précise dans son avis que le carburant, les frais de
08
mission éventuels du chauffeur et les autres charges connexes sont à la charge du
Ministère ou de l'administration concernée ;
09 - annote l'avis sur la demande et la transmet à l'assistante pour mise en forme du
courrier réponse.
L'assistant(e) :
- prépare le courrier réponse qui suit le processus de traitement du courrier départ
10
décrit ci-dessus ;
- joint un double de la réponse à l'original de la demande annoté et classe dans le
11
chrono de suivi des mouvements de véhicule.
- en cas de mise à disposition, gère le véhicule sur cette période suivant les
12 procédures ci-dessus décrites;
- dresse à son retour et à l'attention du Coordonnateur, un rapport de mission dans
13 lequel il indique le nombre de kilomètres parcourus et décrit les conditions
d'utilisation du véhicule.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 147
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Chaque mois
le Comptable :
Le Coordonnateur :
Au besoin
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 148
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 149
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Le RAF :
01 - fait un inventaire des bons ou carte de recharge de carburants ;
02 - compare le résultat avec les états du « registre des prises de bon ou carte de
recharge de carburant » ;
- ressort les écarts éventuels ;
03
- recherche et explique les écarts constatés, et proposition d’actions
04 correctrices;
05 - prépare l’état mensuel de la gestion des bons ou carte de recharge de
06 carburant;
- transmet le rapport au Coordonnateur pour information et prise de décisions
correctrices en cas d’écarts constatés dans l’utilisation.
Le Coordonnateur
07 - reçoit le rapport ;
- prend une décision sur la distribution et l’utilisation des bons de carburant.
08
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 150
Chapitre V
Procédures Administratives
Mois : ________________
Année : _______________
Nombre CONSOMMATIO
Bénéficiai
Entret Itinérai Kms N PAR
Date Chauffeur re Heures Kilométrage Combustibles Signature
ien res Parcour VEHICULE AU
(service)
us 100KM
Essence Gasoil Compta Bénéfici
Dép Arr Dép Arr
(1) (2) ble aire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 151
Chapitre V
Procédures Administratives
I -AUTORISAT I O N HIÉRARCHIQUE
01 MOTIF
03 Nom de la personne
responsable de l'utilisation
04 Date(s) d'utilisation
envisagée(s)
05 Noms et signature du Date
demandeur
06 Avis du Coordonnateur Date
II - S U I V I, V É R I F I C A T I O N E T A NA L Y S E C O M P T A B L E
03 Quantité servie
Avant service
06 Nom du réceptionnaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 152
Chapitre V
Procédures Administratives
Le Coordonnateur veille à ce que tous les équipements du Projet soient maintenus dans de
bonnes conditions d'entretien et de maintenance.
Chaque matériel doit subir un entretien périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné
dans le cahier historique par matériel.
L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après :
Chaque opération d'entretien doit être inscrite dans le cahier de maintenance du matériel.
Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la signaler à la
Coordination du projet.
Tout accident survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé, par écrit au
Coordonnateur. Chaque panne ou accident signalé est enregistré dans le cahier de
maintenance du matériel.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 153
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 154
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 155
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Deux types de documents règlementent la passation des marchés dans les projets.
- l’Accord de financement ;
- les Directives de la Passation des Marchés de Fournitures, de Travaux et Services
(autres que les Services de Consultants);
- les Directives de Sélection et Emploi de Consultants;
- les Directives de Passation des Marchés et de Décaissement Simplifiées
Applicables aux Investissements à Base Communautaire;
- les Directives sur la prévention et la Lutte contre la fraude et la corruption;
- le Document d’Evaluation de Projet.
- la constitution ;
- la loi n°99/016 du 22 décembre 1999 portant statut général des établissements
publics des entreprises du secteur public et parapublic ;
- le décret n°2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés publics ;
- le décret n°2011/408 du 09 décembre 2011 portant organisation du gouvernement ;
- le décret n° 2011/410 du 09 décembre 2011 portant formation du gouvernement ;
- le décret n° 2011/412 du 09 décembre 2011 portant réorganisation de la présidence
de la République ;
- le décret n° 2012/074 du 08 mars 2012 portant création, organisation et
fonctionnement des commissions de passation des marchés publics ;
- le décret n° 2012/075 du 08 mars 2012 portant organisation du Ministère des
marchés publics ;
- le décret n° 2012/076 du 08 mars 2012 modifiant et complétant certaines
dispositions du décret N° 2001/048 du 23 février 2001 portant création,
organisation et fonctionnement de l’ARMP ;
- la circulaire n° 001/CAB/PR du 19 juin 2012 relative à la passation et au contrôle
de l’exécution des marchés publics ;
- l’arrêté n°006/A/MINMAP du 08 mai 2013 portant création des commissions
Spéciales de passation des marchés auprès de certains Projets.
- l'arrêté No ….. du ……. Portant création d'une Commission Spéciale de Passation
des Marchés auprès du Projet.
Au Cameroun, le code des marchés est le document qui fixe les règles applicables à la
passation, à l’exécution et au contrôle des marchés Publics.
Le code des marchés décompose le processus de passation des marchés comme suit :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 156
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
- Publication d’un avis général de passation des marchés (appel public à concurrence ou
Manifestation d’intérêt) dans le journal des Marchés Publics ou dans toute publication
habilitée;
- Elaboration des documents (Dossier d’Appel d’Offres (DAO), Avis d’Appel d’Offres,
Règlement Particulier d’Appel d’Offres …) ;
- Examen et la validation de ceux-ci se font avec l’appui technique de toutes les
commissions et des organes compétents ;
- Publication d’un avis d’appel d’offres dans le journal des Marchés publics ;
- Ouverture des plis par les CPM Compétentes;
- Evaluation des offres par une sous-commission d’analyse ;
- Attribution du marché ;
- Signature du contrat.
8.1.2.1. Intervenants
Les principaux acteurs intervenant dans le système de passation des marchés du Projet sont
les suivants :
- La Commission de Passation des Marchés : s’assure du respect de la procédure ;
- Le Comité d’Achat : gère le processus des achats de moins de 5 millions de FCFA ;
- Le Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué ;
- Le Spécialiste en Passation des Marchés : technicien d’appui à la passation des
marchés;
- Assistant au Spécialiste en Passation des Marchés (ASPM) pour les projets
décentralisés ;
- Services de contrôle des marchés du bailleur de fonds : s’assurent du respect des
Directives;
- Organes de contrôle et de régulation des marchés publics de l’Etat :
Ministère des Marchés Publics : autorité contractante du Gouvernement ;
Observateur indépendant : s’assure du bon déroulement du processus de passation
des marchés ;
Auditeurs Indépendants des Marchés publics : vérifient et contrôle à posteriori la
passation des marchés de l’Etat ;
Agence de Régulation des Marchés publics (ARMP) : s’occupe des aspects
règlementation et formation dans le domaine des marchés publics.
Les fonctions et attributions de chaque acteur ci-dessus sont largement détaillées dans d’autres
documents du projet tel que le manuel d’exécution.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 157
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Les Directives du bailleur de fonds donnent les orientations en matière d’annonce et publicité
des marchés à passer dans le cadre du projet.
les marchés de fournitures, de biens et travaux sur la période du PTBA ainsi que
les méthodes de passation ;
les marchés particuliers de services de consultants requis pour réaliser le projet
pendant la période du PTBA ;
les méthodes proposées pour la sélection des services de consultants ;
les procédures d’examen du bailleur de fonds y afférentes.
Le Plan de passation des marchés sera mis en œuvre tel qu’il aura été approuvé par le
bailleur de fonds et programmé par le MINMAP.
Le plan de passation des marchés approuvé sera mis en œuvre tout au long de sa période de
validité sur la supervision quotidienne du responsable de la passation des marchés. Le suivi
par type de marché est réalisé à partir des tableaux ci-dessous.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 158
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
01.
02.
8.3.2.1. Définitions
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 159
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 160
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Avant de soumettre une opération à la procédure de passation des marchés, l’UCP doit
préalablement se rassurer :
qu’elle est inscrite au Plan de Passation des marchés dûment approuvé par les
services de le bailleur de fonds et du MINMAP;
que le bien et service, ou les travaux concernés sont éligibles ;
que le financement est disponible.
Dans le cadre du Projet, les méthodes suivantes sont généralement retenues pour la
sélection de consultants:
Ce mode de sélection des Consultants peut être utilisé pour des marchés de faible montant
pour lesquels il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes, le
montant est décidé au cas par cas et précisé dans le Plan de Passation des Marchés ou suivant
les prescriptions du bailleur.
Le Consultant retenu doit être invité à remettre une proposition technique et financière, puis
à négocier le marché.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 161
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Pour cette méthode SFQ, il peut être demandé aux consultants de présenter une proposition
technique et /ou une proposition financière ; l’évaluation des offres se fera suivant l’approche
du SFQC. Il reste entendu que le Maître d’Ouvrage et le consultant retenu négocient et
finalisent les propositions techniques et financières de ce marché préalablement inscrit dans
le Plan de Passation des Marchés.
Cette approche de sélection des consultants s’applique couramment pour des missions
standards (audits, élaboration des DAO, etc.) pour lesquelles il existe des pratiques et normes
bien établies.
La démarche consiste à fixer une note de qualification technique minimum et à inviter les
consultants figurant sur une liste restreinte à remettre des propositions sous deux enveloppes
séparées. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et sont évaluées. Celles
qui n’atteignent pas le score de qualification technique minimum sont éliminées et les
propositions financières des consultants restants sont alors ouvertes en séance publique, et la
proposition dont le prix est le plus bas est retenue et la publication de l’attribution du marché
suivra.
Pour une application pertinente de cette méthode, il est important de bien déterminer la note
de qualification technique minimum en gardant à l’esprit que les propositions obtenant une
note technique supérieure à ce minimum concourent selon le seul critère « coût ».
Cette méthode est appropriée dans les cas d’un projet simple pouvant être défini de manière
précise et avec un budget fixe au-delà duquel aucun financement n’est disponible. La
Demande de propositions doit indiquer le budget disponible, en invitant les consultants à
soumettre, sous plis séparés, leurs meilleures propositions technique et financière dans les
limites de ce budget. Il faut établir les Termes de référence avec un soin particulier, pour
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 162
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
s’assurer que le budget est suffisant pour permettre aux consultants d’exécuter les
prestations.
Les propositions techniques sont évaluées d’abord, comme dans le cas de la méthode SFQC,
puis les propositions de prix sont ouvertes en séance publique et les prix sont lus à voix
haute. Les propositions financières d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées,
celle correspondant à la proposition technique la mieux classée est retenue, et le Consultant
qui l’a soumise est invité à négocier un marché.
Les Consultants (Firmes ou Individuels) peuvent être sélectionnés par Entente Directe dans
des cas exceptionnels, tels que :
pour des missions qui constituent une continuation des activités antérieures du
consultant pour lesquelles le consultant était choisi après appel à la concurrence ;
pour des missions dont la durée ne devrait pas dépasser six mois ;
en cas d’une situation d’urgence suite à une catastrophe naturelle ;
le consultant en question est le seul à posséder les qualifications voulues.
Le recours aux Consultants Individuels peut se justifier pour les missions ci-après :
Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent
posséder toutes les qualifications minima pertinentes requises.
Les consultants sélectionnés pour le recrutement par l’UCP doivent être les mieux qualifiés
et être pleinement capables de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait
sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur
connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique).
La méthode SFQC consiste à mettre en concurrence les consultants figurant sur une liste
restreinte, en prenant en compte la qualité de la proposition et le coût des services pour
choisir le consultant à retenir. Le critère coût est un facteur de sélection à utiliser
judicieusement. La pondération relative des critères de qualité et de coût est fixée au cas par
cas, selon la nature de la mission.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 163
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
L’examen des Plans de Passation des Marchés permet de noter que l’UCP a exprimé des
besoins en fournitures.
L’appel d’offres national (AON) est la procédure de passation des marchés publics dans le
pays de l’Emprunteur et peut être le moyen le plus adéquat pour passer des marchés de
fournitures qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chances d’intéresser
des candidats étrangers.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 164
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Dans certains cas et suivant le bailleur de fonds, cette procédure doit être examinée et
modifiée dans la mesure du nécessaire pour garantir que la passation des marchés se fera
dans de bonnes conditions d’économie, d’efficacité et de transparence.
Cette méthode peut être mieux adaptée lorsque la participation de candidats étrangers est peu
probables du fait que les montants en jeu sont peu élevés et les prestations sont dispersées ou
étalées dans le temps.
Les procédures doivent permettre une concurrence suffisante pour que le Projet puisse
obtenir des prix raisonnables, et les méthodes utilisées pour l’évaluation des offres et
l’attribution des marchés doivent être objectives et communiquées à tous les candidats dans
le Dossier d’Appel d’Offres et ne pas être appliquées de façon arbitraire.
En plus des dispositions générales ci-dessus, certaines dispositions spécifiques sont prévues
dans le cadre des marchés à passer localement par le Projet :
- Tout Dossier d’Appel d’Offres ou contrat devra spécifier que les soumissionnaires,
fournisseurs, contractants et leurs sous-contractants, agents, personnel, consultants,
prestataires de service, ou fournisseurs devront permettre au bailleur dès sa demande,
d’inspecter tous comptes, livres, et tout document relatif à la soumission des offres et
à sa performance et de pouvoir les faire auditer par un auditeur de son choix. Toute
violation volontaire et matérielle de cette disposition sera considérée comme une
obstruction en matière de passation des marchés ;
- Les avis des marchés en question devront être publiés dans des journaux de large
diffusion sur le plan national ;
- Les critères d’évaluation, de sélection des offres et d’attribution du contrat doivent
être clairement indiqués dans le Dossier d’Appel d’Offres ;
- Les soumissionnaires devront avoir suffisamment du temps (au moins quatre
semaines à compter de la date d’invitation à soumissionner ou de la date de
disponibilité du Dossier d’Appel d’Offres) pour préparer et soumettre leurs offres ;
- Les contrats doivent être attribués aux soumissionnaires les mieux disant suivant les
critères retenus ;
- Les soumissionnaires étrangers ne devront pas être exclus du processus ;
- Aucune préférence ne sera accordée aux fournisseurs locaux ou aux biens produits
localement.
L’Appel d’Offres International Restreint (AOIR) correspond pour l’essentiel à un AOI, mais
les candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’Avis
d’Appel d’Offres. Cette méthode peut être retenue :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 165
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
L’UCP doit alors s’adresser à un nombre de fournisseurs suffisant pour obtenir des prix
compétitifs ; tous les fournisseurs doivent être contactés lorsqu’il n’en existe qu’un petit
nombre.
Dans le cas d’AOIR, il n’est pas accordé de marge de préférence aux entreprises locales lors
de l’évaluation des offres. Sauf en ce qui concerne la publicité et l’application de la
préférence nationale, y compris la publication de l’attribution du marché. Les procédures à
suivre sont identiques à celles qui régissent les Appels d’Offres Internationaux Ouverts.
c) Consultation de fournisseurs
Cette méthode est recommandée pour des fournitures généralement disponibles dans le
commerce, des produits standards de faible valeur. Les demandes de cotations doivent
décrire les fournitures recherchées, en indiquant la quantité requise ainsi que la date et le lieu
de livraison.
Les cotations seront envoyées sous plis fermés et l’acheteur devra les évaluer conformément
aux mêmes principes que ceux de l’appel d’offres ouvert. Les conditions de l’offre retenue
sont indiquées dans le bon de commande.
La procédure dite « Entente Directe » peut être entreprise pour conclure des marchés sans
appel à la concurrence (fournisseur unique) justifiée par les conditions suivantes :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 166
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Pour que cette procédure soit valide, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que
d’une manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des
fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable. Il faut en outre avoir étudié
les avantages que présenterait le choix d’une autre marque ou d’une autre source
d’approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par le
bailleur :
Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un
seul fournisseur ;
L’entreprise responsable de la conception du procédé exige d’acquérir des
composants essentiels provenant d’un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le
bon fonctionnement de l’installation ;
Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, en réponse à des catastrophes
naturelles.
Il peut y avoir des cas où l’acquisition directement auprès des institutions de l’ONU,
appliquant leurs propres procédures de passation des marchés, est la méthode la plus
adéquate de passation des marchés:
- de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce,
principalement pour les secteurs de l’éducation et de la santé ;
- de fournitures à but médical pour le traitement d’hommes ou d'animaux, y
compris vaccins, médicaments et produits pharmaceutiques, de traitement
préventif et de contraception, et équipements biomédicaux ;
- des marchés de faible valeur portant sur des travaux simples lorsque
l'institution de l'ONU agit en tant que contractant, ou engage directement des
petites entreprises, et du personnel qualifié et non qualifié;
- dans ces cas exceptionnels, tels qu'en réponse à des catastrophes naturelles ou
à des situations d'urgence reconnues par le bailleur.
f) Accords-Cadres
Certains marchés du Projet pourront être passés par Accords-Cadres (AC), notamment les
marchés avec les instituts de recherche.
Un accord-cadre (AC) est un accord de longue durée conclu avec des fournisseurs de biens,
de travaux et de services (autres que les services de consultants).
L'AC fixe les termes et conditions de la passation des marchés individuels subséquents qui
peuvent être attribués pendant la durée de l'accord. Les accords-cadres sont, en règle
générale, basés sur des prix qui ont été préalablement fixés, ou qui sont déterminés lors de la
remise en concurrence ou par une procédure permettant leur modification sans remise en
concurrence.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 167
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Les ACS peuvent être autorisés comme alternative aux méthodes de consultation des
fournisseurs et d'AON pour :
- les fournitures disponibles dans le commerce ou pour les produits communs
d'usage courant avec des spécifications standards;
- les services (autres que les services de consultants) simples et non-complexes
qui peuvent être demandés périodiquement par l'organisme (ou les différents
organismes) de l'Emprunteur ;
- ou les travaux de faible valeur dans le cadre d'opérations d'urgence.
g) La Régie
- que le montant total maximum alloué à la régie soit fixé d’avance et que le Bailleur et
le MINMAP y émette un avis de non-objection ;
- que la même rigueur de contrôle de qualité et d’inspection que pour les marchés
attribués à des tiers soit appliquée.
La régie doit être justifiée et ne peut être utilisée qu'après un avis de non-objection du
Bailleur et du MINMAP dans les circonstances suivantes :
- Les quantités des travaux de construction et d’installation à exécuter ne peuvent pas
être définies à l’avance ;
- Les travaux de construction et d’installation sont peu importants et dispersés ou
localisés dans des zones d’accès difficile, de sorte qu’il y a peu de chances que des
entreprises qualifiées présentent des offres assorties de prix raisonnables ;
- Les travaux de construction et d’installation doivent être réalisés sans perturber les
opérations en cours ;
- L’Administration est mieux en mesure que l’entrepreneur de supporter les risques
d’une interruption inévitable des travaux ;
- Des services spécialisés (autres que les services de consultants), tels que la
cartographie et les relevés aériens, ne peuvent être réalisés que par un service
spécialisé de l'Etat, pour des considérations, telle que la sécurité nationale, imposées
par la loi ou la réglementation ;
- Des réparations urgentes nécessitant une prise en charge rapide afin d'éviter la
survenance de dommages supplémentaires, ou des travaux à réaliser dans des régions
en conflit pour lesquels les entreprises privées ne seraient pas intéressées.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 168
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
- accroître les chances de succès durable du projet ou atteindre certains de ses objectifs
sociaux ;
- stimuler l’utilisation du savoir-faire, des fournitures et des matériaux locaux ;
- employer des méthodes à forte intensité de main-d’œuvre et d’autres technologies
appropriées, ces considérations sont prises en compte dans le choix des procédures de
passation des marchés, la définition des spécifications et la détermination du contenu
des marchés, pour autant que ces méthodes soient acceptables par le bailleur.
-
Les procédures proposées et les activités du projet à réaliser avec la participation de la
communauté seront indiquées dans l’Accord de financement et détaillées dans le Plan de
passation des marchés ou le Document d’information sur le projet (PID ou Manuel)
approuvé par le bailleur et mis à la disposition du public.
En raison de la nature participative de ces projets, il n'est pas toujours possible de préparer,
au moment des négociations, des plans de passation des marchés détaillés tels que requis,
pour la composante du projet réalisée avec la participation de la communauté, en particulier
lorsque les procédures de passation ou les activités elles-mêmes sont mises en œuvre
directement par la communauté. Lorsque cela est possible, des plans simplifiés de passation
des marchés peuvent être préparés à partir d’une liste indicative d'activités pouvant être
mises en œuvre.
8.5.1. Publicité
Pour tout appel à la concurrence, il est essentiel de diffuser le plus largement possible l’avis
de pré-qualification ou d’appel d’offres spécifique afin de susciter la participation d’un
nombre conséquent de soumissionnaires.
Les dispositions spécifiques sont présentées dans les Directives de chacun des bailleurs de
fonds en matière de passation des marchés, mais également dans le Code des Marchés de l’Etat
du Cameroun.
Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou
d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 169
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le
temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur
demande de pré-qualification ou leurs offres.
Ces engagements ne sont pas régis par les textes du Code des Marchés du Cameroun.
Les dispositions présentées ci-après concourent à la bonne gouvernance des ressources du
Projet.
Les services utilisateurs expriment leurs besoins sur une Demande d’Engagement de
Dépenses (DED) en 2 exemplaires :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 170
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
a) Invitation à soumissionner
Pour tout achat d’un montant inférieur à 5 000 000 FCFA, le Comité d’Achat procède à la
consultation des fournisseurs ou entrepreneurs suivant les procédures décrites au 5.2.3.4. ou
au 5.2.4.5
Le bon de commande est signé par le Coordonnateur, et visé par le RAF après vérification à
priori de la disponibilité du budget.
Deux (02) exemplaires sont remis au fournisseur dont l’un à joindre à la facture après
enregistrement, le 3ème exemplaire est conservé à la souche et permet au Spécialiste en
Passation des Marchés de suivre les engagements en cours.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 171
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Le bailleur de fonds ne finance pas les dépenses effectuées au titre de marchés de fournitures,
de travaux ou des services de consultants qui n’ont pas été passés conformément aux
dispositions de l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de Passation des Marchés (PPM)
dûment approuvé.
En pareils cas, le bailleur déclare la passation du marché non conforme. Il peut annuler la
fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contravention aux procédures
convenues.
Le bailleur peut en outre exercer d’autres recours en vertu de l’Accord de prêt. Même si le
marché a été attribué après émission d’un « avis de non-objection » de sa part, le bailleur
peut encore déclarer que la passation n’a pas été conforme aux procédures s' il conclut que
l’« avis de non-objection » a été émis sur la base de renseignements incomplets, inexacts ou
trompeurs fournis par le Projet ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés
sans son approbation.
Ces seuils sont définis par bailleur de fonds et généralement indiqués dans ses directives.
Nous retenons comme bases indicatives les seuils suivants.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 172
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Seuils pour la
Méthode compétitive /
revue préalable
Consultations (Cabinet Observations
(USD $
de consultants)
équivalent
Méthode compétitive / ≥ 200 000 soit un Tous les contrats d’une valeur équivalente ou
Consultations (Cabinet équivalent de 100 supérieure à $200,000, les premiers contrats à
consultants) 000 000 F CFA exécuter pour chaque méthode de sélection
1
indépendamment du montant, les contrats d’audit,
ainsi que tout contrat identifié dans le PPM
Méthode compétitive / ≥ 100 000 soit un Tous les contrats d’une valeur équivalente ou
Consultations (Cabinet équivalent de 50 supérieure à $100,000 le premier contrat, les
2 individuel) 000 000 F CFA contrats d’audit, et tout autre contrat identifié
dans le PPM
3 Entente directe Tous Tous les contrats
8.5.4.2. Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que
prestations intellectuelles)
Appel d’offres national (Fournitures ≥ 50,000 et < 500,000 Le premier contrat, et tout autre
et Services non intellectuels) Soit un équivalent contrat identifié dans le PPM
2 ≥ 25 000 000 et < 250 000
00 F CFA
Consultation de fournisseurs < 50,000 Revue à posteriori
3 (Fournitures et Services non Soit un équivalent
intellectuels) 25 000 000 F CFA
4 Entente directe Tous Tous les contrats
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 173
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Visa préalable
Organe de
Type marché MINMAP
Seuil passation
Oui/Non
≥ 5 000 000 et < 5 000 000 000 PROJET
Oui
Routes FCFA
≥ 5 000 000 000 FCFA MINMAP Non
≥ 5 000 000 et < 1 000 000 000 PROJET
Oui
Autres FCFA
infrastructures ≥ 1 000 000 000 FCFA MINMAP Non
Bâtiments et ≥ 5 000 000 et < 500 000 000 PROJET
Oui
équipements FCFA
collectifs ≥ 500 000 000 FCFA MINMAP Non
Approvisionnements ≥ 5 000 000 et < 250 000 000 PROJET
Oui
généraux FCFA
≥ 250 000 000 FCFA MINMAP Non
Services et ≥ 5 000 000 et < 100 000 000 PROJET
Oui
prestations FCFA
intellectuelles ≥ 100 000 000 FCFA MINMAP Non
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 174
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.1.1. L’identification
La définition des besoins est conclue par l’estimation du coût financier de l’opération et les
périodes de disponibilité des biens ou services en fonction du planning de réalisation des
activités.
Suite à définition précise des biens et services à acquérir, le spécialiste en passation des
marchés établit le planning du déroulement des opérations d’acquisition. Ce planning,
communément appelé plan de passation des marchés est élaboré en même temps que
l’élaboration du budget annuel pour besoin de cohérence.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 175
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Références Opérations
Le Coordonnateur :
05 - Transmet les plans de passation des marchés au bailleur pour avis de non objection ;
Le Bailleur :
06 - Reçoit le plan de passation des marchés ;
07 - Examine les modalités de passation des marchés proposées par l’UCP ;
08 - Effectue des observations, et les transmets à l’UCP pour prises en charges ;
Ou
08 Bis - donne son avis de non objection sur le plan de passation des marchés ;
09 - Transmet le plan annuel validé à l’UCP ;
Le Coordonnateur :
Pour chaque marché à passer, le spécialiste en passation des marchés prépare le Dossier
d’Appel d’Offres en fonction du type de marché. Le contenu de ce dossier est présenté de
manière détaillée dans les directives en la matière.
Les dossiers d’appel d’offres doivent être rédigés de façon à permettre et à susciter la
concurrence internationale. Ils doivent décrire clairement et précisément :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 176
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Les dossiers d’appel d’offres préciseront si nécessaire, les essais, les normes et les méthodes
qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux
spécifications. Les plans doivent être compatibles avec le texte des spécifications, et les
dossiers préciseront l’ordre de priorité entre plans et spécifications en cas de conflit.
Le Dossier d’Appel d’Offres doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront
considérés lors de l’évaluation des offres et préciser comment ces facteurs seront quantifiés
ou évalués.
Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes (les plans, les matériaux, les délais
d’achèvement, les conditions de paiement etc...), le dossier doit indiquer expressément les
conditions auxquelles ces variantes seront recevables et leur méthode d’évaluation.
La passation des marchés elle-même se fait par étapes successives présentées de manière
détaillée ci-dessous. L’UCP assure la responsabilité de la passation des marchés en couvrant
chacune de ces étapes.
Tous les marchés sont passés par appel à la concurrence, il est essentiel d’annoncer en
temps opportun la possibilité de soumissionner.
Le projet fait publier l'Avis Général de Passation des marchés. Cet Avis doit donner des
informations sur l’Emprunteur (ou l’Emprunteur éventuel) et indiquer le montant et l’objet
du prêt, l’objet des marchés correspondant au Plan de Passation des marchés, ainsi que le
nom, le numéro de téléphone ou de télécopie et les adresse(s) des organisme(s) de
l’Emprunteur responsable(s) de la passation des marchés, de même que l’adresse du portail
électronique ou du site internet d’usage courant et d'accès national et international libre et
gratuit où seront affichés les avis particuliers de passation des marchés en question.
L’avis doit aussi mentionner, si elle est connue, la date à laquelle les dossiers de pré-
qualification ou d’appel d’offres seront disponibles. Les dossiers de pré-qualification ou
d’Appel d’Offres, selon le cas, ne doivent pas être mis à la disposition du public avant la date
de la publication de l’Avis.
Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou
d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale
du pays de l’Emprunteur ou dans le Journal Officiel, ou sur un portail électronique ou un site
internet d’usage courant et d’accès national et international libre et gratuit, en langue
anglaise, française ou espagnole, ou au choix de l'Emprunteur dans une langue nationale telle
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 177
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
que définie dans le paragraphe les directives. Ces avis doivent en outre être publiés dans
UNDB online.
Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le
temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur
demande de pré-qualification ou leur offre. le bailleur se chargera de la publication
simultanée sur son site internet public de tous les Avis particuliers de passation des marchés
préparés et transmis par les Emprunteurs.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 178
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Le marché est définitivement attribué à l’issue des négociations. Il est important de souligner
qu’en cas d’échec des négociations avec le premier attributaire potentiel, le projet engage les
négociations avec le second. En cas d’échec total des négociations, le marché est annulé et le
processus devra redémarrer.
Pour les marchés de travaux et les marchés à responsabilité unique, le marché doit demander
la constitution d’une garantie d’un montant suffisant pour protéger le projet au cas où
l’entrepreneur manquerait à ses obligations contractuelles.
Les modalités et le montant de la garantie d’exécution doivent être adéquats, tels que
spécifiés dans le Dossier d’Appel d’Offres. Le montant de la garantie peut varier et est
déterminé en fonction de la nature de la garantie fournie et de la nature et de l’importance
des travaux ou des ouvrages. Une fraction de cette garantie de bonne exécution (dite garantie
de bonne fin) restera valable durant la période de garantie technique ou d’entretien jusqu’à la
réception définitive. À la place de cette garantie de bonne fin, le marché de travaux peut
prévoir une retenue de garantie, c’est-à-dire une retenue effectuée sur chaque acompte
périodique et conservée jusqu’à la réception définitive. Les entrepreneurs peuvent être
autorisés à remplacer cette retenue par une garantie bancaire équivalente après la réception
provisoire.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 179
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Selon les marchés, le versement de l’avance de démarrage est automatique après signature du
contrat, mais très souvent, il est soumis à la production d’une caution de garantie à produire
par l’attributaire. Chacune des parties est tenue de remplir ses obligations en matière de
l’avance de démarrage. Après accomplissement des formalités requises par l’attributaire du
marché, l’UCP débloque et met à sa disposition le montant de l’avance de démarrage tel que
prévu dans le contrat.
Sous la supervision de l’UCP ou du Maître d’Ouvrage délégué, le marché est réalisé par
l’attributaire dans le respect des clauses du contrat et des délais impartis. L’UCP doit suivre
le respect du calendrier arrêté avec l’attributaire du marché tout au long de l’exécution.
Les réceptions partielles ou définitives : pour chaque marché, l’UCP constitue une
commission pour la réception partielle ou définitive des travaux, fournitures ou services.
Cette commission apprécie la qualité des livraisons ou des réalisations, signe les procès-
verbaux de réception et donne le quitus pour le paiement des factures et des décomptes.
- les qualités techniques des livraisons prévues dans les documents contractuels sont
respectées;
- un décompte définitif a été établi ;
- tous les paiements ont été effectués ;
- les cautions ont été libérées.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 180
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
l’UCP, à l’issue de chaque marché devra évaluer les performances de chacun des attributaires
afin de constituer par secteur d’activités, une liste des fournisseurs offrant des sécurités en
matière d’exécution des contrats qui leurs sont attribués.
Cette liste pourra être utile en situation d’attribution de marché par entente directe.
Une fois le contrat signé par les parties, l’UCP et le Spécialiste de Passation des Marchés
sont chargés particulièrement de l’exécution des tâches suivantes :
Chaque marché doit faire l’objet d’un contrôle de réalisation physique et de la conformité
avec la facturation induite. Il est généralement recommandé de constituer une commission
chargée de l’évaluation et de la réception des prestations.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 181
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
A l’instar des sous-commissions d’analyse des offres, les commissions de réception seront
constituées des responsables de l’UCP. Il s’agit notamment de :
- le représentant du Ministère de Tutelle ;
- le représentant du Ministère des Marchés Publics ;
- le responsable du service technique bénéficiaire des prestations.
Elle informe les membres de la commission de réception ci-dessus cités qui sont invités à y
prendre part.
- Services de consultants ;
- Fournitures ;
- Travaux.
Pour les réceptions de type « physique », la Commission de Réception peut prononcer une
réception partielle ou totale, soit provisoire ou définitive.
Il est important de retenir que le principe des réceptions provisoires et définitives implique de
retenir, lors de la réception provisoire, une part des sommes dues (généralement 10%), qui ne
sera libérée qu’après la réception définitive.
Un marché peut également faire l’objet de plusieurs réceptions partielles (cas des marchés de
fournitures ou de travaux). Dans ces cas, une réception totale est prononcée à la fin des
livraisons (cas des fournitures) ou à la fin de chantier (cas des travaux) ; cette réception totale
peut être provisoire, et il sera également organisé une réception totale définitive comme
indiquée ci-dessus.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 182
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Au regard des éléments contenus dans les procès-verbaux de réceptions dûment signés par
les membres de la Commission de Réception, le prestataire de services, fournisseur ou
entrepreneur établit son mémoire de paiement.
A cette facture, doivent être joints tous les documents justificatifs des montants facturés.
Divers rubriques de dépenses et d’autres coûts additionnels récurrents seront pris en charge
par l’UCP sur la base du manuel de procédures administratives qui aura été revu et jugé
acceptable par le bailleur de fonds.
Pour des raisons d’efficacité, les fournitures de bureau seront acquises sur une base de six
(06) à douze (12) mois de besoins selon un processus concurrentiel. En ce qui concerne les
services d’entretien/réparation (véhicules, ordinateurs etc.…) l’UCP signera des contrats
pour une durée définie.
Les ateliers, les formations, les participations aux séminaires et aux conférences, les voyages
d’études seront menés sur la base des plannings annuels approuvés et identifiant le cadre
général des formations et des activités similaires pour l’année, en précisant la nature de la
formation, du voyage d’étude, de l’atelier, du nombre de participants et du coût estimatif.
Le plan de passation des marchés est dressé par le spécialiste en passation des marchés du
projet et présenté au bailleur de fonds pour Avis en début de chaque exercice, annexé au
budget. Ce plan est renouvelé chaque trimestre et envoyé au bailleur. Dans le cadre du suivi
du Plan, le spécialiste en passation des marchés dresse la situation des marchés chaque mois
assorti d’un plan d’action qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes ainsi
que les délais d’exécution. Le spécialiste en passation des marchés fait une large diffusion
dudit plan d’action.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 183
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Tout marché passé au Projet doit comporter un numéro d’identification dont la structure se présente
comme suit:
Le classement et archivage des documents de passation des marchés au Projet est celui
préconisé par le bailleur de fonds.
- Le classement est basé sur les types de marchés qui existent au niveau du Projet
(marchés des biens et services, consultants, travaux, etc...).
- Pour plus d’efficacité, diviser chaque type de marchés en deux sous-sections :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 184
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
A SERVICE DE CONSULTANTS
1
2
3
4
5
B FOURNITURES
C TRAVAUX
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 185
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure de Passation des Marchés et la Gestion des contrats
Date
N° de Date Montant
Date de Date transmission Montant Prestations Observations
série Date Date de signature Date de fin Date de Date de paiement restant à
début réception Demande de payé par le terminées
d'invitation du contrat contractuel
contractuel livraison réception par la payer par le
facture Paiement à la Bailleur (Oui/non)
C.A.A Bailleur
C.A.A.
A
1
2
3
B
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 186
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Date ______
Fournisseur :_________________________________
Le RAF Le Coordonnateur
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 187
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 188
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 189
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.1.1. Généralités
Les activités et le fonctionnement d’un projet sont financés par les principaux types de
ressources suivant : fonds du bailleur (prêt ou don), fonds de contrepartie (Etat) et la
contribution des bénéficiaires dans certains cas spécifiques.
Les mécanismes liés à chacune de ces sources de financement sont propres à chaque projet.
La ligne de crédit ou de don mise en place par le bailleur ou l’Etat est consommée sur
présentation des besoins exprimés par le projet à travers la CAA qui sert d’interface entre les
deux parties. L’accord de crédit indique de manière précise, la source de financement de
chacune des activités du projet (Etat ou bailleur).
Certains paiements du projet à ses fournisseurs sont faits directement par le bailleur et
d’autres par le projet par prélèvement sur un compte ouvert localement et approvisionné par le
bailleur par prélèvement sur la ligne de crédit. Les conditions de fonctionnement de ce compte
sont précisées dans l’accord de financement. De même, la contribution de l’Etat est mobilisée
dans un compte de contrepartie également géré par la CAA. Tous les paiements quels qu’ils
soient, se font à travers la CAA qui doit, à la demande du projet, ouvrir des comptes
appropriés pour domicilier les fonds par source de financement.
Deux comptes de projet sont ouverts dans une banque commerciale par la CAA. L’un reçoit
les fonds de contrepartie et l’autre les fonds du bailleur.
Il s’agit ici de décrire les méthodes d’utilisation de la ligne de crédit mise en place par le
bailleur de fonds pour le financement des activités du projet.
Le fonds de crédit ou de don mis à la disposition du projet est mouvementé par le paiement
direct, le remboursement des dépenses ou par engagement spécial.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 190
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Il y a remboursement des fonds lorsque le Projet transmet au bailleur à travers la CAA, les
types de dépenses autorisées effectuées et préfinancées sur ses propres ressources.
Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour
exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives
au besoin.
b) Fonds de roulement ou compte spécial
Les dépenses supportées localement par prélèvement sur le compte special recevant les fonds
du bailleur, font l’objet de demande de reconstitution dans les conditions définies dans
l’accord de financement.
A cet effet, le projet transmet au bailleur à travers la CAA, une demande de reconstitution des
fonds du compte spécial constituée des éléments essentiels suivants :
Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour
exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives
au besoin.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 191
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
c) Paiement direct
Il y a paiement direct lorsque le projet transmet au bailleur de fonds à travers la CAA, un
ordre de paiement au profit de l’un de ses fournisseurs ou prestataires de service dans les
conditions définies dans l’accord de financement.
Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la CAA composé des éléments
essentiels suivants :
Dans ce cas, le Projet fait recours à une Banque Commerciale via la CAA, aux fins d’émettre
une lettre de crédit pour couvrir les acquisitions.
Cette Banque Commerciale n’acceptera pas de régler le fournisseur étranger si elle n’est pas
elle-même couverte, d’où la garantie du bailleur de fonds de couvrir l’opération après
dénouement. A cet effet, le bailleur de fonds prendra l’engagement de rembourser la Banque
Commerciale directement lors du dénouement de l’opération.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 192
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d’exécution
du Projet, le montant de sa contribution nécessaire pour la réalisation des activités du projet
relevant de sa contribution.
A cet effet, sur la base du PTBA, l’UCP soumettra au MINEPAT ou au Ministère de tutelle
au début de chaque exercice, une demande de fonds de contrepartie pour la partie de ses
activités de la période concernée relevant de la contribution de l’Etat.
Toutes les dépenses du Projet seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement
en espèces. L’UCP devra s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément
aux procédures prescrites dans le manuel de procédures du projet. Elle aura l’entière
responsabilité de la présentation des états financiers annuels.
Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Projet, doivent être
regroupées et classées de manière appropriée par l’UCP. Les pièces seront classées par types
de marché (véhicules, matériel et mobilier, fournitures, travaux et consultants) et par
méthodes de sélection (AOI, AON, CF) et incluront toutes les pièces nécessaires à la
justification des choix effectués.
Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Projet aux missions
périodiques de supervision des bailleurs, aux auditeurs externes et à l'audit interne des
comptes pour révision.
D’une manière générale les décaissements effectués par le projet respectent dans le cadre des
dépenses autorisées telles que décrites dans le document d’évaluation du projet et les accords
de financement.
Pour besoin de traçabilité, tous les paiements sont faits soit par chèque soit par virement.
L’utilisation des espèces étant l’exception dûment approuvée dans l’accord de financement.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 193
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Il y a mise à disposition lorsque pour une activité spécifique (organisation d’un atelier par
exemple), le projet décaisse de manière prévisionnelle des fonds au profit d’un organisme ou
d’un responsable clairement identifié sous réserve de production des pièces justificatives des
dépenses à l’issue de l’activité.
Dans les trois jours suivant la réalisation de l’activité, le gestionnaire des fonds doit produire
un état récapitulatif des utilisations de fonds auquel sont jointes toutes les pièces justificatives
des dépenses.
Toute dépense non justifiée ou inéligible doit être remboursée dans le compte du projet.
Ces contrôles consistent à s’assurer avant la mise en paiement des dépenses et avant la
demande de réapprovisionnement du compte bancaire local que :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 194
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Le suivi et le contrôle des comptes doivent permettre d’obtenir des informations financières et
comptables fiables, complètes et à temps. Ces informations sont destinées à informer les tiers
sur la situation comptable et financière.
- conserver un double de toutes les pièces comptables dont les originaux ont été
transmis à la CAA pour paiement ;
- recevoir sinon réclamer mensuellement à la CAA les relevés du compte de crédit ou
du don et de tous les comptes bancaires ainsi que l’ensemble des pièces justificatives
des écritures initiées dans les comptes par la banque (tickets d’agios, avis de débit,
avis de crédit, etc.) ;
- procéder au rapprochement de soldes.
Ainsi, le solde du compte tenu par le bailleur sera rapproché à celui tenu par le projet. De
même, le solde de chacun des comptes bancaires recevant localement les fonds, sera
rapproché à celui indiqué sur l’extrait du compte concerné.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 195
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Elle joue l’interface entre les projets initiés par le gouvernement avec l’appui des bailleurs.
C’est donc elle qui gère les fonds d’emprunt du gouvernement en général et en particulier
ceux destinés au financement des projets de développement.
De manière spécifique, lors de la phase de gestion des financements pour la réalisation des
projets, elle doit à la demande de l’UCP :
- ouvrir les comptes bancaires devant recevoir les fonds du projet (fonds du bailleur et
fonds de contrepartie)
- mouvementer les comptes domiciliés chez le bailleur tout au long de la vie du projet
par l’émission des demandes de reconstitution de fonds ou des demandes de paiement
aux fournisseurs;
- mouvementer les comptes (Compte spécial et fonds de contrepartie) domiciliés dans
les banques.
De par ses attributions, la CAA est l’un des maillons essentiels dans la chaîne de mise en
œuvre du projet.
Dès la signature de l’Accord de Financement d’un projet dont les fonds doivent être gérés par
la CAA, celle-ci doit recevoir en même temps que la demande d’ouverture des comptes
bancaires, un exemplaire de l’Accord de Financement.
Elle doit :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 196
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
L’UCP adresse à la CAA, une demande d’ouverture des comptes dont le nombre varie en
fonction du nombre de bailleur et des exigences spécifiques liées à la mise en œuvre du
projet.
En général, un ou plusieurs comptes bancaires doivent être ouverts : l’un pour recevoir les
fonds du bailleur et l’autre pour recevoir les fonds de contrepartie. Ces comptes sont
approvisionnés suivant les méthodes de mobilisation des ressources décrites au point 7.1.3.
Mobilisation des ressources.
Les paiements sont faits sur ordre de la CAA sur la base des demandes émises par le projet.
Les principales demandes traitées par la CAA sont présentées ci-dessous.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 197
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 198
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Le paiement intégral relatif à un marché, une lettre commande, comporte les étapes
suivantes selon le cas : paiement de l’avance de démarrage, paiement partiel ou final.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 199
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
La demande de paiement d'une facture partielle ou finale d'une prestation de services est
constituée des éléments suivants :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 200
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Toute mission donne lieu au paiement d'une avance dont le montant est fixé, soit par la
circulaire sur l'exécution du budget, soit par les procédures du bailleur, ou encore par les
textes régissant ces activités dans l'organisme employeur du personnel mis en mission.
La demande de paiement des frais de mission doit comprendre les éléments suivants pour le
paiement :
NB : Si le bénéficiaire n'a pas effectué le nombre de jours de mission prévus, le projet doit
reverser dans le compte le montant des frais qui n'a pas de contrepartie effective.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 201
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
La demande de paiement des frais d'atelier doit comprendre les éléments suivants :
A cela, il faudrait ajouter l'original de la liste de présence des participants, un état nominatif
signé par le Coordonnateur du projet en précisant le montant à payer à chaque bénéficiaire, et
les références de la carte nationale d’identité.
N.B. : les actes pris dans le cadre de ces projets par les chefs de département ministériel ou
leurs collaborateurs doivent revêtir les visas en bonne et due forme des contrôles financiers
compétents.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 202
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Les avances constituent une exception comme mode de financement et ne sauraient être
généralisées. Elles peuvent se faire en espèces, ou par virement dans un compte auxiliaire
ouvert par le Chef du projet.
La demande d'une avance est accompagnée du budget prévisionnel de l'activité, encore appelé
mémoire de dépenses qui doit être approuvée par le Ministre de tutelle du projet ou le
Président du Comité de pilotage du projet.
Les avances reçues doivent être justifiées une fois les dépenses effectuées et, en tout cas avant
l’introduction de toute nouvelle demande d'avance.
- la demande comporte toutes les pièces justificatives ainsi que les autres documents et
informations utiles ;
- la dépense est éligible et figure sur le PTBA de la période considérée ;
- le dossier soumis est régulier et conforme.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 203
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Les mouvements sur les comptes bancaires sont initiés par la CAA à la demande de l’UCP.
Les comptes étant ouverts au nom du projet, c’est l’UCP qui assure le suivi en procédant au
rapprochement bancaire en fin de mois. A cet effet, la CAA donne procuration à l’UCP pour
le retrait des extraits de compte à la banque en fin de mois.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 204
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Références Opérations
A l’échéance de paiement d’une facture
Le comptable :
01 - déclasse ladite facture et s’assure qu’elle est effectivement échue ;
02 - rassemble tous les documents relatifs à cette facture tels que indiqués dans la check-list
ci-dessus ;
03 - rempli le formulaire de demande de paiement et l’édite en deux (02) exemplaires ;
04 - y joint les pièces justificatives (Cf. check-list) et transmet la liasse au RAF ;
Le RAF :
05 - reçoit la demande de paiement ainsi que les pièces justificatives ;
06 - vérifie la conformité et la régularité des documents ;
07 - s’assure que le montant à payer est correct et y appose son visa;
08 - transmet la liasse immédiatement au Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
09 - apprécie la demande en fonction des documents justificatifs ;
10 - signe la demande et vise les pièces justificatives ou en cas de nécessité, obtient du RAF
des compléments de justificatifs avant signature;
11 - retourne la liasse de document après signature au RAF pour transmission à la CAA.
Le RAF
12 - reçoit la demande signée ;
13 -génère le fichier numérique sur support non réinscriptible et le transmet au responsable
de son portefeuille à la CAA;
14 -transmet la liasse à l’assistante.
L'assistante :
15 - renseigne le registre de transmission et remet l’ensemble au Chauffeur/Coursier pour
dépôt à la CAA ;
Le Chauffeur/Coursier :
16 - dépose la demande au courrier de la CAA contre décharge sur le second exemplaire
(signature, cachet et date) ainsi que sur le registre de transmission;
17 - au retour à l’UCP, remet le registre et l’exemplaire de la demande avec décharge à
l’assistante.
L’assistante
18 - prend une copie de la demande déchargée par la CAA et classe dans son registre
courrier sorti
19 - transmet l’original au comptable pour comptabilisation et classement.
NB : Le processus est identique pour une DRF et une DPD, les pièces justificatives diffèrent
selon les types de demande.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 205
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
La CAA dispose d’un délai de sept (07) jours pour traiter toute demande de paiement reçue du
projet. Dans ce délai, elle doit soit honorer la demande, soit la retourner pour complément
d’information.
La CAA produira des chiffres trimestriels sur le niveau de décaissement de chaque projet. En
conséquence, chaque projet devra se doter du « TOM²PRO to SIGED » et s’appuyer sur ce
manuel comme cadre général.
Les formulaires de liaison du projet avec la CAA sont présentés ci-dessous. Ceux liant la
CAA aux bailleurs sont fournis par chaque bailleur à la CAA.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 206
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
[INFORMATIONS GENERALES]
DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I
ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
[PERSONNES HABILETEES]
1
2
[INFORMATIONS FINANCIERES]
(A remplir pour ouverture de compte)
P.J.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 207
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
DEMANDE DE PAIEMENT
[Facture & Autres]
[INFORMATIONS GENERALES]
[INFORMATIONS FINANCIERES]
N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Mode de paiement :
RCCM: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 208
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Fonction : …………………………………………………………………………………………………..
Signataire
Attachement (CHEKLIST)
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 209
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
DEMANDE DE PAIEMENT
[Salaries & Perdiems]
[INFORMATIONS GENERALES]
[INFORMATIONS FINANCIERES]
N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Mode de paiement :
[INFORMATIONS BENEFICIAIRES]
TOTAL
Fonction : …………………………………………………………………………………………………..
Signataire
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 210
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
[INFORMATIONS GENERALES]
DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I
ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
PROCURATION DONNEE A :
1
2
POUR
Retrait des extraits bancaires :
Compte désigné
Compte des fonds de contrepartie
Autres opérations :
Signataire
P.J.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 211
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 212
Chapitre VIII
Procédures Comptables
X. PROCEDURES COMPTABLES
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 213
Chapitre VIII
Procédures Comptables
La comptabilité du Projet sera tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce faire, le
logiciel de gestion intégrée TOM2PRO est vivement recommandé.
Le système retenu est celui d’une comptabilité d’engagements permettant de constater les
créances et les dettes dès leur naissance.
Le système comptable du Projet devrait être basé sur l’utilisation d’un programme
informatique doté de modules intégrés et comprenant :
- la comptabilité générale ;
- La comptabilité analytique et budgétaire ;
- La gestion des immobilisations ;
- La gestion des marchés ;
- La gestion du personnel ;
- La comptabilité financière.
L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCP (siège). Les unités et
entités d’exécution ne tiendront pas de comptabilité.
La comptabilité du projet sera tenue selon le système comptable OHADA auquel des
adaptations ont été apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de projet non
générateur de revenus.
Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et des activités du projet.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 214
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.2.1.1. Sincérité
Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du Projet. Par conséquent, ils seront
établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers.
10.2.1.2. Régularité
La comptabilité du Projet sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires et en
particulier :
- L’accord de crédit ;
- Les normes Comptables.
Le Projet qui est en fait un programme a une durée de cinq (5) ans éventuellement
renouvelable.
D’après ce principe, les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont
l’importance peut affecter les évaluations et les décisions. L’état annexé doit comporter
toutes les informations d’importance significative.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 215
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et du passif du bilan ou
entre les postes de charges et de produits.
Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les
transactions effectuées par le Projet.
Pour besoin de traçabilité, les imputations sont faites directement sur les pièces comptables
avant saisie et classement. Ainsi, la pièce comptable qui est le soutient juridique portera
toutes les indications nécessaires au suivi du traitement conforme de l’information.
Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fonds
du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires
permettant le regroupement mensuel des pièces.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 216
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôle de réalité, de sincérité, et de
conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustif, ces contrôles porteront
sur :
- l’existence d’un contrat ou d’une commande ;
- la conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande ;
- la vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu ;
- le contrôle arithmétique de la pièce ;
- la vérification de la prévision budgétaire ;
- le contrôle de l’éligibilité de la dépense.
Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci-dessus ont été exercés par le comptable, faute de
quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents.
Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue. Les
originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est classée comme
pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la deuxième copie sert de
support à la justification de la DRF émise.
Après imputation par le Comptable (qui marque son visa), le RAF se charge de vérifier que
l’imputation respecte les règles de l’art et appose son visa, pour approuver l’imputation faite
par le comptable.
Lors du contrôle de l’imputation, le RAF devra veiller à ce que les points suivants ont été
remplis : (N° auxiliaire, Code activité, Poste budgétaire, Code financier et catégorie, Débit,
Crédit).
Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit
comporter :
- la date de l'opération ;
- les numéros des comptes utilisés ;
- le numéro de pièce comptable ;
- un libellé explicatif ;
- les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique
- le montant inscrit au débit ou au crédit.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 217
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes :
Il répertorie par compte bancaire, toutes les opérations financières passées par la banque pour
le compte du projet.
Il distingue d’une part, les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement
des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ou les frais de gestion
prélevés par la banque.
Il enregistre également les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les
produits financiers etc.
Il permettra de détecter les demandes de paiement déjà approuvées par la CAA et les
demandes de paiement en attente d’approbation.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 218
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Les livres comptables à tenir par la coordination du Projet sont essentiellement les livres
comptables obligatoires. La tenue de livres particuliers peut être demandée par le bailleur de
fonds.
Les livres dont la tenue est rendue obligatoire par le droit comptable sont :
- le grand - livre, constitué par l’ensemble des comptes ouverts, où sont reportés
simultanément au journal, compte par compte les différents mouvements de la
période ;
- le livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et les opérations d’inventaire ;
La comptabilité du Projet est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des
informations nécessaires à la prise de décision.
Ces travaux sont pour l’essentiel effectués par le comptable, sous la supervision du RAF et
consistent :
Ces travaux donnent lieu à la mise à jour de la situation des engagements liquidés.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 219
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle
est obligatoire sont les suivants :
Grand livre, balances générale et auxiliaire ;
Situation de trésorerie (banques et caisse) ;
Etat mensuel des DRF et DPD ;
Etat mensuel de l’exécution budgétaire ;
Etat des engagements de dépenses.
Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le
suivant :
TRAVAUX MENSUELS PAR DELAI (J)
- Edition des grands livres, journaux balances Raf & Compta M+3
- Etats de rapprochement des banques Raf & Compta M+5
- Ecritures d’ajustement Raf & Compta M+7
- Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des Raf & Compta M+8
Fonds) et présentation au Coordonnateur du projet
- Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD…. Raf & Compta M+10
- Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux UCP M+11
partenaires.
Le RAF est tenu au respect du planning ci-dessus afin de satisfaire les exigences du bailleur
de fonds.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 220
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.4.2.3. Achats
10.4.2.4. Stocks
Il consiste à :
- Inventaire des stocks ;
- Saisie de Bon d’entrée et Bon de sortie ;
- Mise à jour des fiches de stocks ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 221
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Cette tâche est effectuée par le RAF, assisté du comptable. Elle consiste en :
10.4.2.7. Immobilisations
Les activités relatives au suivi des immobilisations incombent au RAF et consiste entre autres
en :
- Mise à jour des états d’immobilisations après nouvelles acquisitions ;
- Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du
mois et rapprochement avec les pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand Livre /Fiches/Listing.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 222
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier (RSF) sont les suivants :
Ces rapports doivent contenir des informations utiles pour l’Etat tout en fournissant bailleur
de fonds ou à tout autre bailleur de fonds des indications suffisantes pour déterminer :
- Si les fonds décaissés servent aux fins pour lesquelles, ils ont été fournis ;
- Si l’exécution du projet est en bonne voie, et ;
- Si les coûts budgétaires ne seront pas dépassés.
Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement
physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence
entre l’évolution de la situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des
dépenses par rapport au déroulement des opérations est un élément clé pour s’assurer de la
maîtrise financière de projet.
Le RSF comprend :
Un rapport financier ;
Un rapport sur l’avancement physique des activités ;
Un rapport sur la passation des marchés.
La périodicité de présentation des rapports de suivi financier au bailleur de fonds est de trois
(03) mois. Par ailleurs, les RSF doivent être soumis au bailleur dans un délai de quarante-cinq
(45) jours suivant la fin du trimestre.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 223
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Les travaux annuels consistent pour l’essentiel aux travaux de fin d’exercice et consistent-en :
Ces travaux sont de la responsabilité du RAF et il peut être assisté de toute personne utile. Ils
concernent entre autres :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 224
Chapitre VIII
Procédures Comptables
- Situation de trésorerie ;
- Etat d’inventaire des bons de carburant ;
- Etat d’inventaire des immobilisations ;
- Etat d’inventaires des fournitures ;
- Etat des engagements non liquidés.
Ces travaux sont effectués par le RAF, et ils donnent lieu à la production des documents
suivants :
- Edition de l’état récapitulatif annuel des honoraires par consultant ;
- Edition de l’état récapitulatif annuel des retenues d’impôts et des charges sociales sur
honoraires.
Les états comptables et financiers suivants doivent être produits par la Cellule de
coordination du projet :
L’introduction ;
L’examen de l’état d’avancement du projet ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 225
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 226
Chapitre VIII
Procédures Comptables
- Les deux premiers chiffres permettent une subdivision plus fine par nature selon le plan
comptable OHADA.
- Du troisième au sixième chiffre permet une subdivision plus fine par nature selon le plan
comptable OHADA.
Comptes de bilan
Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5
COMPTES DE COMPTES D’ACTIF COMPTES DES COMPTES DES TIERS COMPTES DE
RESSOURCES IMMOBILISE STOCKS TRESORERIE
DURABLES
10 Capital 20 charges Immobilisées 40 Fournisseurs et 50 Titres de Placement
comptes rattachés
11 Réserves 21 Immobilisations 31 Marchandises 41 Clients et comptes 51 Valeurs à Encaisser
incorporelles rattachés
12 Report à nouveau 22 Terrains 32 Matières Premières et 42 Personnels 52 Banques
Fournitures Liées
13 Résultat de l’exercice 23 Bâtiments, installations 33 Autres 43 Organismes sociaux 53 Établissements
techniques et approvisionnements financiers et assimilés
agencements
14 Subvention 24 Matériel 34 Produits en cours 44 État et Collectivités 54 Instruments de
d’investissement Publiques trésorerie
15 Provisions 25 Avances acomptes 35 Services en cours 45 Organismes
réglementées et Fonds versés sur internationaux
assimilés immobilisations
16 Emprunts et Dettes 26 Titres de participation 36 Produits finis 46 Associés et Groupes 56 Banques Crédits de
assimilées trésorerie et
d’escompte
17 Dettes de crédit-bail et 27 Autres 37 Produits intermédiaires 47 Débiteurs et Créditeurs 57 Caisse
Contrats assimilés immobilisations résiduels divers
financières
18 Dettes liées à des 28 Amortissements 38 Stocks en cours de 48 Créances et dettes hors 58 Régies d’avance,
participations et route, en consignation activités ordinaires Accréditifs et
Comptes de liaison des ou en dépôt Virements internes
établissements et
sociétés en
participation
19 Provisions financières 29 Provisions pour 39 Provisions pour 49 Provisions pour 59 Provisions pour
pour risques et charges dépréciation des dépréciation des stocks dépréciation et risques dépréciation et risques
immobilisations provisionnées vis-à-vis provisionnées vis-à-vis
des tiers de la trésorerie
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 227
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 228
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Dans chaque UCP, la mobilisation de l’avance initiale est constatée par les écritures
suivantes :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 229
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Les fonds de contrepartie sont soit numéraire, soit prise en compte par le biais des impôts,
TVA et droits de douane.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 230
Chapitre VIII
Procédures Comptables
A l’émission de la DPD:
Enregistrement de l'engagement
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 231
Chapitre VIII
Procédures Comptables
471002XX XXXXXXX
DPD à honorer
458102XX IDA - DPD à honorer XXXXXXX
A l’enregistrement de l’engagement
Constatation de l'engagement
Règlement du fournisseur
XXXXXXX
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 232
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 233
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Chaque avance faite au personnel est inscrite dans son compte et apurée au fur et à mesure de leur
justification.
Octroi de l’avance
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 234
Chapitre VIII
Procédures Comptables
- catégorie de dépenses ;
- composante ;
- sous-composante ;
- activités et sous activités.
CATEGORIE INTITULE
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 235
Chapitre VIII
Procédures Comptables
CODE INTITULE
A Composante A : Accès aux ressources minérales et gouvernance des opérations minières
A.1 Sous-composante A.1 : Programme relatif à l’acquisition des données géologiques, au stockage et à la promotion
A.2 Sous-composante A.2 : Gestion des droits miniers et des opérations minières
A2.1.3 Tâches 3 : Assistance à la diffusion de l’information, des rapports et projets de texte juridique
Tâches 3 : Inventaire et la régularisation des permis et autorisations de l’activité minière artisanale et à petite
A2.2.3
échelle, ainsi que la sensibilisation et autres activités possibles
A2.4.1 Tâches 1 : Création d’un Système informatisé de gestion de l’inspection des mines
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 236
Chapitre VIII
Procédures Comptables
CODE INTITULE
A2.4.3 Tâches 3 : Etudes de cadrage
Tâches 4 : Fourniture d’équipements et la rénovation de bureaux inclut également la mise en place d’un système
A2.4.4
intranet
A3.1.2 Tâches 2 : Appui à la mise en œuvre de la feuille de route pour l’adhésion au processus de Kimberley
A3.2.1 Tâches 1 : Ateliers réguliers à Yaoundé et dans les structures minières déconcentrées
Tâches 3 : Information, la divulgation et la diffusion de documents sur le secteur minier et ses impacts dans les
A3.2.3
langues appropriées
B.1.4 Activités 4: Possibles lignes directrices sur les meilleures pratiques nécessaires
Activités 1: Activités de coordination entre les intervenants, y compris le Comité technique de suivi des
B.2.1
recommandations du Forum sur la gestion intégrée des ressources forestières et minières (CTSF)
B.2.2 Activités 2: Etablissement d’un mécanisme de résolution des conflits entre les utilisations de terres concurrentes
Activités 1: Formation, Sensibilisation et Renforcement des capacités des communautés riveraines des zones
B.3.1
d’exploitation minière
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 237
Chapitre VIII
Procédures Comptables
CODE INTITULE
B.3.2 Activités 2: Appui aux autorités municipales dans la gestion des impacts liés à l’exploitation minière
Activités 3: Développement de plans novateurs pour mieux canaliser les retombées de l’exploitation minière
B.3.3
vers les communautés (comme la création d’un fonds d’affectation spécial au niveau local et/ou régional)
Activités 4: Promotion des contenus locaux et des actions à caractère commercial par la formation et la
B.3.4
publication des lignes directrices et autres documents pour les PME
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 238
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Fonds publics
Fonds de l’IDA
Financement total
Component 2
Total Dépenses
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 239
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Component 2
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 240
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 241
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Le Projet est soumis aux contrôles externes ainsi qu’à la supervision du bailleur et du
Ministère de tutelle.
L’UCP veillera également à archiver, au moins pour trois (03) ans, à compter de la date de
remise du rapport d’audit au bailleur de fonds, pour l’année fiscale au cours de laquelle le
dernier décaissement du Compte du Crédit ou du règlement du compte bancaire été fait, tous
les documents (contrats, commandes, factures, reçus et autres documents) pouvant servir de
preuves à ces dépenses afin de permettre aux représentants du bailleur d'examiner ces
documents ; et s'assurer que ces documents et comptes sont inclus dans l'audit annuel et que
le rapport d'un tel audit contient :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 242
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Conformément au décret 287 du 04 septembre 2013, le contrôle Supérieur de l’Etat qui joue
le rôle d’auditeur externe de l’Etat peut à tout moment initier un contrôle des opérations et des
activités du projet.
L’UCP devra lui accorder l’assistance nécessaire au cours de ses missions de contrôle.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 243
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Les comptes et les états financiers du Projet tenus et préparés par l’UCP, sont examinés une
fois par an par un auditeur externe indépendant acceptable par le bailleur de fonds,
conformément aux principes d'audit généralement admis sur le plan international et aux
Directives pour l'établissement des rapports financiers et la révision des comptes des Projets
financés par le bailleur de fonds.
L'auditeur externe doit exprimer clairement son opinion sur le contrôle interne et sur
l'information financière et comptable dans son rapport d'audit. Le rapport d’audit comprend
également son opinion sur les opérations effectuées avec les banques commerciales.
Cet audit a pour but de vérifier que les états financiers sont sincères, exacts et présentés
conformément aux normes comptables requises pour les projets financés par le bailleur de
fonds et aux principes généralement admis. L'auditeur doit également vérifier que les toutes
ressources ont été utilisées exclusivement pour la réalisation des objectifs du Projet et dans le
respect des règles et procédures en vigueur au sein du Projet et des Directives du bailleur de
fonds.
Le rapport d’audit est transmis au bailleur de fonds par le Projet dans un délai maximum de
six mois après la clôture de l’exercice financier auquel il se rapporte.
Les Termes de Références de l’audit sont rédigés par l’unité de coordination du projet et
approuvés par le bailleur de fonds et le mode de recrutement de l'auditeur conforme aux
directives de ce bailleur de fonds en matière d'emploi de consultants.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 244
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 245
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
L’auditeur interne est chargé de s’assurer que le dispositif de contrôle interne fonctionne
efficacement et est mis à jour périodiquement.
Avant chaque début de l’exercice, l’Auditeur interne élaborera et soumettra à la validation du
Coordonnateur, un plan d’audit annuel assorti d’un budget y afférant et assurera sa mise en
œuvre.
A la fin de chaque trimestre, l’Auditeur interne devra produire et soumettre à l’approbation de
l’UCP, un rapport sur l’état du projet.
Un rapport annuel d’audit interne sera également produit suivant le même format et transmis
au Comité de pilotage.
L’audit interne sera réalisé conformément aux normes internationales d’audit interne de
l’Institute of Internal Auditors (IIA) et donnera lieu à toutes les vérifications et contrôles que
l’auditeur jugera nécessaire.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 246
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 247
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
La diffusion des rapports des audits et contrôles est de la responsabilité du Coordonnateur qui
devra veiller à la bonne transmission à tous les responsables et services intéressés notamment
au Ministère de tutelle, au Comité de Pilotage du Projet et au bailleur de fonds.
Pour chaque rapport, le Coordonnateur remet aux responsables d’actions un tableau de suivi
dont le modèle est présenté ci-dessous. Ce tableau comporte les informations suivantes :
En fonction du timing des actions, le Coordonnateur organise les séances de travail avec les
responsables d’action. En particulier il inscrit le point « Suivi des recommandations en
instance » à l’ordre du jour des réunions périodiques de coordination.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 248
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
RECOMMANDATIONS ACTIONS
OBSERVATIONS
N° LIBELLE RESPONSABLE DELAI
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 249
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
La date de clôture du projet est indiquée de manière précise dans l’accord de financement. La
clôture du projet doit donc se préparer et l’UCP ne devrait pas être surprise. La clôture
suppose l’arrêt des activités notamment celles réalisées sur financement du bailleur de fonds.
A cet effet, les activités sur financement du bailleur de fonds à retenir dans le PTBA ne
seront que celles pouvant être entièrement réalisées et réceptionnées avant la date de clôture
du projet.
La date de clôture du projet ne coïncide généralement pas avec celle du dernier décaissement.
Cette dernière intervient généralement dans les six mois suivant celle de clôture. A l’occasion
de la clôture du projet, les opérations suivantes sont menées :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 250
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Les états financiers de clôture du projet doivent intégrer comme charges à payer :
- l’ensemble des livraisons intervenues avant la clôture mais non encore payées ;
- les honoraires de l’auditeur externe dont le rapport est attendu dans les deux mois
suivant la clôture du projet.
Le bailleur doit être informé de l’existence de ces charges à payer afin de doter des provisions
de trésorerie avant la clôture des décaissements.
Toute livraison de biens ou services intervenue après la date de clôture n’est pas éligible sur
financement du bailleur.
Il est important de relever que la clôture du projet ou d’une convention ne signifie pas la
fin de l’action de développement entreprise. S’agissant d’un programme du
gouvernement, il devrait normalement capitaliser les acquis du projet en continuant sur
ses fonds propres, les actions entreprises dans le cadre du projet.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 251
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 252
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 253
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
12.1. Garanties
Les garanties sur les travaux, ouvrages et infrastructures sont décrites dans le décret du code
des marchés publics applicables au Cameroun. Ce décret stipule que tout titulaire d’un marché
est tenu de fournir :
Le cautionnement définitif ne saurait être inférieur à deux pour cent (2%) et supérieur à cinq
pour cent (5%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des
avenants.
La retenue de garantie est constituée lorsque le marché est assorti d’une période de garantie
ou d’entretien. Elle ne peut être supérieure à dix pour cent (10%) du montant initial du
marché, augmenté le cas échéant, du montant des avenants.
Elle n’est pas exigible pour les marchés de service et de prestations intellectuelles.
Le cautionnement définitif doit être constitué dans les vingt (20) jours qui suivent la
notification du marché et, en tout cas, avant le premier paiement. En cas d’existence d’une
caution de soumission, le cautionnement définitif doit être constitué avant que la caution de
soumission n’expire.
Au titre de la retenue de garantie, une partie des sommes dues au titre du marché est bloquée
jusqu’à ce que la totalité du marché soit exécutée.
Les modalités et l’époque de restitution des cautionnements sont fixées par les cahiers des
clauses administratives générales, sous réserve des dérogations qui pourraient être introduites
par le cahier des clauses administratives particulières.
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution d’un établissement
bancaire agréé conformément aux textes en vigueur, et émise au profit du Maître d’Ouvrage
ou du Maître d’Ouvrage Délégué ou par une caution personnelle et solidaire.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 254
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
Tout organisme ayant produit une caution personnelle et solidaire, est tenu de s’engager à
verser, sur ordre du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et jusqu’à
concurrence du montant garanti, les sommes dont le co-contractant de l’Administration
viendrait à se trouver débiteur au titre du marché.
A l’expiration du délai de trente (30) jours fixés à l’alinéa (1) ci-dessus, l’organisme
compétent est tenu de restituer le cautionnement ou de libérer la caution concernée, sur simple
demande du cocontractant de l’Administration.
A l’expiration du délai de trente (30) jours, la caution cesse d’avoir effet, même en l’absence
de main levée, sauf si le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué a dûment signifié
au co-contractant qu’il n’a pas honoré toutes ses obligations.
Dans ce cas, il ne peut être mis fin à l’engagement de la caution que par main levée délivrée
par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué. Les entreprises titulaires d’un
marché d’un montant au plus égal à trente (30) millions de francs CFA peuvent être
dispensées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué de l’obligation de fournir
les cautionnements prévus à l’article 67 du Code des marché publics.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 255
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
Les entreprises soumissionnaires doivent s’engager dans leurs offres, à se conformer à toutes
dispositions législatives et réglementaires ou toutes dispositions résultant des conventions
collectives relatives notamment aux salaires, aux conditions de travail, de sécurité, de santé et
de bien être des travailleurs intéressés.
Pour les marchés égaux ou supérieurs aux seuils ci-après, la maîtrise d’œuvre est exercée par
une personne physique ou une personne morale de droit privé :
Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils ci-dessus, les maîtres d’ouvrage
ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d’œuvre externe à
ses services.
Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à
cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d’œuvre se fait sous forme de commission de suivi et
de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes.
Sous réserve des dispositions découlant des accords ou conventions de prêt ou des
conventions internationales, tout règlement relatif à un marché public intervient par transfert
bancaire sur un établissement bancaire ou un organisme financier de droit camerounais agréé
de premier rang conformément aux textes en vigueur ou par crédit documentaire.
Tout tirage sur crédit de financement extérieur est soumis au visa préalable de la Caisse
Autonome d’Amortissement. Toute modification de domiciliation bancaire ne peut être
réalisée que par voie d’avenant.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 256
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
12.3. Avances
Le versement des avances visées ci-dessus doit être prévu dans le marché concerné.
Elle est remboursée par déduction sur les acomptes à verser au titulaire pendant l’exécution
du marché, et suivant des modalités définies dans ledit marché.
La totalité de l’avance doit être remboursée au plus tard dès le moment où la valeur en prix de
base des prestations réalisées atteint quatre-vingt pour cent (80%) du montant du marché.
Les avances sont versées au co-contractant de l’Administration suivant des modalités fixées
dans le cahier des clauses administratives générales.
12.4. Acomptes
Les modalités de paiement des acomptes sont fixées dans le cahier des clauses administratives
particulières.
b. l’exécution des prestations prévues dans le marché, sous réserve de la preuve de leur
paiement par le co-contractant de l’Administration lorsque ces prestations ont été
exécutées par des sous-traitants.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 257
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte,
déduction faite des avances remboursées. Cette valeur est appréciée en fonction des
dispositions prévues dans le marché.
Dans le cas d’acomptes versés en fonction de phases techniques d’exécution, le marché peut
fixer le montant de chaque acompte de manière forfaitaire, sous forme de pourcentage du
montant initial du marché.
Les versements d’acomptes doivent intervenir au moins tous les trois (03) mois lorsque se
trouvent réalisées les conditions indiquées à l’article 84 du présent Code. Les acomptes
peuvent s’échelonner pendant la durée d’exécution du marché, suivant les termes périodiques,
ou en fonction de phases techniques d’exécution, tels que définis dans le marché.
Les versements d’acomptes interviennent dans les trente (30) jours à compter de la date de
transmission au comptable compétent des constatations ouvrant droit à paiement.
Les cahiers des clauses administratives générales précisent les délais ouverts au Maître
d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, au Maître d’œuvre pour
procéder aux constatations ouvrant droit à acompte.
Les intérêts moratoires sont prévus dans les articles 87 et 88 du code des marchés publics.
Le taux des intérêts moratoires prévus ci-dessus est le taux d’intervention sur les appels
d’offres de la Banque des Etats de l’Afrique Centrale (BEAC), majoré d’un (01) point.
Pour les paiements à effectuer en une monnaie autre que le franc CFA, le taux des intérêts
moratoires correspond au taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de cette
monnaie, majoré au plus d’un (1) point.
Le montant des intérêts moratoires est calculé par application de la formule :
I = M x (n/360) x (i) dans laquelle :
M = montant toutes taxes comprises (TTC) des sommes dues au titulaire
n = Nombre de jours calendaires de retard
i = taux d’intervention sur les appels d’offres de la BEAC majoré d’un point ou taux
d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de la monnaie considérée majoré au
plus d’un (1) point, selon le cas.
Les intérêts moratoires ne sauraient s’appliquer sur des montants comprenant déjà des
indemnités pour retard de paiement.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 258