L’organisation comptable

Introduction

Une fois constatés, les flux économiques sont enregistrés par la comptabilité
selon des principes relatifs au système d’organisation comptable qui se
décompose en différentes étapes.

1. Le journal

Définition :
Le journal est un livre comptable sur lequel sur lequel les éléments affectant
le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opérations par opération et jour
par jour.

Modalités d’enregistrement des opérations au journal :

Ces modalités sont décrites dans l’article 3 du décret du 29 novembre 1983
que nous avons déjà étudié qui précise que « tout enregistrement comptable
précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les
références de la pièce justificative qui l’appuie ».

Il est donc prévu que l’enregistrement d’un flux au journal stipule :

l’imputation des montants dans les comptes désignés

un intitulé du compte permettant de comprendre le contenu de l’opération
la référence au document servant de pièce justificative à l’opération
la date d’enregistrement de l’opération

Forme du journal

Le journal en comptabilité s’appelle « livre-journal » en ce sens où il est

constitué d’un ensemble de feuillets reliés entre eux et cotés (c’est-à-dire
numérotés). Ces feuillets une fois remplis sont par la suite paraphés les uns
après les autres c’est-à-dire qu’une fois remplis ils sont signés par le
responsable. Enfin, le livre-journal ne doit présenter ni blanc ni altération
d’aucune sorte.
Chaque élément identifié est alors appelé « article » du journal.
Ce n’est qu’une fois qu’elles sont enregistrées au livre-journal que les
sommes sont reportées dans les comptes concernés. L’ensemble des
comptes d’une entreprise étant appelé en comptabilité « grand-livre ».
Le livre-journal unique est souvent est souvent divisé en « journaux
divisionnaires » qui présentent l’avantage d’être plus facile à utiliser pour les
saisies des opérations, plus rapides à consulter et donc à contrôler. Parmi ces
journaux divisionnaires, on distingue souvent le journal des achats, le journal
des ventes, le journal de banque, le journal de caisse et le journal des
opérations diverses. Ces journaux divisionnaires ont été repris par les
logiciels comptables utilisés par les entreprises.
Comme les opérations sont enregistrées selon le principe de l’enregistrement
en partie double, le total de la colonne débit est forcément égal au total
de la colonne crédit.

2. La balance

Définition :
La balance est un document de contrôle qui permet d’obtenir un descriptif des
éléments du patrimoine de l’entreprise ainsi que les composantes du compte
de résultat.

Modalités d’enregistrement des opérations au journal :

Sont enregistrés dans la balance l’ensemble des comptes qui ont connu des
variations au cours de l’exercice écoulé.
Le document ainsi crée se présente sous la forme d’un tableau comprenant :

l’intitulé des comptes ouverts lors de l’exercice

le total des colonnes débit et crédit du compte

le solde général de celui-ci, qu’il soit débiteur ou créditeur.

La balance simplifie donc l’analyse des opérations ayant été enregistrées au

cours d’un exercice et permet l’édification du bilan et du compte de résultat de
l’entreprise. Comme il repose lui aussi sur des opérations enregistrées selon
le principe de l’enregistrement en partie double, un contrôle de la bonne tenue
des comptes passera par le constat suivant :

Total Débits = Total crédits

où
Total soldes débiteurs = total soldes créditeurs