La mise en œuvre de l’archivage

numérique courant et intermédiaire au

CD 34 : un préalable à l’archivage
définitif ?
Forum des archivistes. Troyes
2016
Sommaire
1. La place de l’archivage numérique dans le
programme de dématérialisation
1. Aux origines de la plateforme globale de
dématérialisation
2. La rationalisation de la production bureautique au
cœur du programme de dématérialisation
3. Choix et orientations : vision globale du SI
2. Une étude sur l’archivage intermédiaire
probant
1. Les objectifs de l’étude sur l’archivage intermédiaire
probant
2. Le déroulement et les résultats de l’étude
3. Mise en œuvre : le planning idéal
1. La place de l’archivage
numérique dans le
programme de
dématérialisation
1.1. Aux origines de la plateforme
globale de dématérialisation

La mise en œuvre de l’archivage numérique

30/03/2016 4
courant et intermédiaire au CD 34
Une longue antériorité en
matière de dématérialisation
• Mise en place des GED « métier » du domaine
social : dématérialisation des dossiers d’aide au
logement, d’aide aux personnes handicapées,
d’aide aux personnes âgées, d’insertion, du
dossier unique enfant…

• Dématérialisation de processus : gestion des

frais de déplacements, gestion des marchés,
gestion comptable, gestion des délibérations
(contrôle de légalité), courrier…

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Carences des différentes
dématérialisations
• Pas de gestion du cycle de vie

• Pas de signature électronique et

rematérialisation en fin du circuit

• Pas de gestion de la valeur probante

• Pas d’anticipation de l’archivage définitif

• Des outils de recherche insuffisants

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Apports des différents projets
de dématérialisation
• Mise en commun durable des compétences de l’équipe
projet
• Archives
• Documentation
• DSI
• Utilisateurs

• Développement d’une culture de la dématérialisation

et de l’archivage au sein du CD

• Mise en exergue de progrès à faire en communication,

accompagnement au changement…

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 7

1.2. La rationalisation de la
production bureautique au cœur
du programme de
dématérialisation
Les Espaces GED : structure retenue

Espaces Mission Espaces Directions Références (accès

en lecture : tout
CG)
Dossiers DGA
Espaces
intranet

Pôle

Entrepôt
Département

Espace Espace Pré-

personnel archivage

Direction

Espaces
collaboratifs
Une structuration arborescente

• Des espaces et un plan de classement

• Création de dossiers préstructurés :

• liste de fichiers
• nommage
• métadonnées

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1.3. Choix et orientations : vision
globale du SI
Architecture du SI dématérialisé
Sphère applicative

Portail Utilisateur Authentification

Point d’entrée unique Habilitation
Identification
Sphère
Personnalisation
internet
Annuaire extérieure
Carène Bureau
Services Web 2.0
Travail collaboratif
ACTE
pleiades Recherche
Tiers de
cyrène Plateforme
télétransmission PES V2
d’intermédiation
bureautique
GED,
Centralisation Métadonnées
Extraction données,
Autres
Stockage, indexation
applis Email Seda
versement
Échange
Console de gestion des flux Autre…
Archivage électronique
,workflow
Versement, gestion,
Espace de travail
stockage, consultation,
signature Traçabilité destruction, administration

Parapheur électronique
Sécurité, stockage, sauvegarde, réseau12
Architecture logicielle
2. Une étude sur
l’archivage intermédiaire
probant
Sujet de l’étude

La mise en place d’un système

d’archivage électronique (SAE)
intermédiaire sécurisé à valeur
probante s’appuyant sur la
plateforme transverse de
dématérialisation (E-dee) déjà
installée

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 15

Confrontation du marché des
SAE à l’existant du CD 34
3 constats qui constituent autant d’axes de réflexion :

• Une conformité aux normes sur l’archivage électronique, ainsi

qu’à la réglementation du domaine, incomplète pour les SAE
identifiés

• Une couverture fonctionnelle des besoins métiers (archiviste)

partielle (gestion des communications, gestion des
métadonnées, organisation des documents, pilotage de la
conservation)

• Une intégration difficile au SI du CD 34 :

• Une conduite du changement avec un nouvel outil serait nécessaire
d’autant que les SAE sont plutôt conçus comme des outils métier faits
pour les archivistes
• Un besoin plus large que la gestion des flux normés ne serait pas couvert
(bureautique)
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 16
2.1. Les objectifs de l’étude sur
l’archivage intermédiaire
probant
Objectifs
• S’assurer de la capacité de la GED Alfresco à assumer
des fonctions d’archivage électronique ;

• Détecter les briques manquantes et proposer des

solutions techniques et fonctionnelles permettant de
rendre la plateforme transverse de dématérialisation
conforme aux exigences techniques et fonctionnelles
d’un SAE intermédiaire probant ;

• Chiffrer le coût de l’infrastructure, des équipements

logiciels et matériels nécessaires ;

• Mesurer l’impact fonctionnel et chiffrer les ressources

humaines nécessaires à chaque étape (projet, mise en
œuvre, exploitation).

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 18

Schéma de la mise en place du SAE
Archivage Courant Préarchivage

SAE
Versement Versement
manuel manuel/automatisé
Instance Instance
principale secondaire

Fonction
Transferts
Base de Base de
données données

Réplications
Archivage intermédiaire multiples
Système Système
de (webservices) de
Social fichiers fichiers

Délibération
Modules
d’archivage
Courrier
Versements
Autres normés

applicatifs
métiers
2.2. Le déroulement et résultats
de l’étude
Phase 1 : un audit sur la capacité de la plateforme de
dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et
à répondre aux exigences des normes et de la
réglementation en vigueur

• Construction de la grille d’audit :

• s’appuie sur l’environnement normatif et
réglementaire de l’archivage numérique (norme NF
Z42-013; agrément SIAF pour l’externalisation,
OAIS)
• repose sur 3 axes : fonctionnel, technique,
procédures
• comporte une approche thématique

• Méthodologie d’enquête :
• Qualification, avec l’équipe projet, des items en
« OK » ou « NOK »
• Priorisation avec les Archives départementales
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 21
Phase 2 : recherche des solutions techniques,
fonctionnelles et en termes de procédures , avec
évaluation des coûts

• Structure du rapport d’analyse de tous les

points « NOK » :
• Présentation des exigences et besoins sur chaque
problématique à traiter
• Point sur l’état d’avancement au CD 34
• Proposition de solutions : description et chiffrage en
jours/femme (interne/externe)
• Exemples:
T: F: P:

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 22

Phase 2 : recherche des solutions techniques,
fonctionnelles et en termes de procédures, avec
évaluation des coûts

• Les pistes initiales :

• GED Alfresco+ développements spécifiques
• GED Alfresco + module RM d’Alfresco
• GED Alfresco + SAE du marché

• Prise en compte pour la construction des scenarii finaux

:
• du degré de développement/paramétrage nécessaire
• de l’urbanisation du SI
• de la nécessité de l’archivage définitif à terme
• du coût global à long terme

• 2 scénarii avec 2 paliers :

• Alfresco RM : intermédiaire probant puis définitif
• Asalae : intermédiaire probant puis définitif
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 23
Phase 2 : Les scénarii
Les 2 scénarii retenus avec deux variantes :

ALFRESCO
• Utilisation d’Alfresco et de son module RM en prenant seulement en compte
les priorités :
• Installation et paramétrage fin du module Records Management
• Spectre fonctionnel remplissant à 80% les exigences d’un SAE intermédiaire
• Quelques développements spécifiques d’ajustement

• Utilisation d’Alfresco et de son module RM en s’alignant sur les normes :

• Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.)
• Faire en sorte d’être rapidement conforme à un SAE définitif

SAE du marché : Asalae

• Faire appel à un outil du marché en ne prenant en compte que les priorités :
• Acquérir et installer un produit du marché
• Connecter les deux outils
• Mettre en adéquation la GED pour faire du versement SEDA

• Faire appel à un outil du marché en s’alignant sur les normes :

• Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.)

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Phase 2 : Le choix du scénario
3 critères principaux Points : coûts,
forts fonctionnalités, Points faibles
urbanisation
Scénario 1A : 1. Réponse en adéquation avec la demande 1. Des adaptations et développements à faire et à
Archivage initiale maintenir
intermédiair 2. Déploiement rapide et standard 2. Impossible de faire de l’archivage définitif, dans un
e et priorités 3.Couverture fonctionnelle supplémentaire du premier temps (voir scénario suivant)
(Alfresco + besoin de préarchivage non probant 3. Coût plus élevé que l’intégration d’un SAE à iso-
RM) 4. Meilleur rapport temps passé – coût – fonctionnalité
accompagnement au changement 4. Gestion des changements de version

Scénario 2A : 1. Organisation qui existe déjà dans beaucoup 1. As@lae, en standard, est un produit brut
SAE du de contextes 2. Outil très archivistique sans développement spécifique
marché pour 2. Projection la plus avantageuse en terme de (handicap dans le cas d’un archivage intermédiaire)
archivage coûts 3. Fonctionnalités de recherches lacunaires
intermédiair 3. Du paramétrage avancé plutôt que du 4. Globalement plus difficile d’utilisation (recherche
e et priorités développement difficile, absence de plan de classement)
4. Des processus d’archivage intermédiaire
existent déjà entre Alfresco et As@lae
Scénario 1B : 1. Prise en compte dès le début du projet de 1. Plus coûteux, en mise en œuvre et en maintenance
Alignement l’archivage définitif 2. Nombreuses montées en version et maintenance des
sur les 2. Possibilité d’accueillir des versements hors développements
normes CD34 (ce n’est pas vraiment une particularité 3. Nombre d’intégrateurs pouvant assurer la prestation
(Alfresco + Alfresco) très faible
RM) 3. Alignement sur la normalisation 4. Déploiement plus long
4. Projection sur la roadmap du module RM et 5. Pionnier dans le domaine avec Alfresco
d’Alfresco
Scénario 2B : 1. Se baser sur un outil rodé du marché 1. Malgré tout, des développements spécifiques,
SAE du 2. Possibilité de faire de l’archivage définitif par notamment pour la communication
marché et instanciation très rapidement 2. Accompagnement et formations non négligeables
alignement 3. Deux outils séparés pour des acteurs et une 3. Influence forte de la roadmap produit et de la
sur les utilisation différente participation de la communauté
normes 4. Interrogation sur les connexions lors des changements
de version d’Alfresco
La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD
30/03/2016 25
34
Phase 3 : conseil sur la mise en œuvre

Livrables :
• Un manuel de mise en œuvre du scénario cible avec
distinction paramétrage/développement

• Un tableau des coûts organisé ainsi :

• acquisition de logiciels, d’infrastructures, avec jalonnement des coûts ;
• mises en œuvre de prestations externes, avec jalonnement des coûts ;
• réalisations internes, avec estimation en j/h du temps nécessaire.

• Un calendrier réalisable de mise en œuvre tenant

compte des contraintes budgétaires et des ressources
humaines disponibles au CD 34

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 26

2.3. Mise en œuvre : le planning
idéal

La mise en œuvre de l’archivage numérique

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courant et intermédiaire au CD 34
Initialisation
Cadrage et étude des besoins
Passage en gouvernance
Définition des interlocuteurs
• Equipe projet (rôles et
responsabilités)
• Services pilotes
• Réseau de correspondants
Spécifications fonctionnelles et techniques
• Mise en conformité des besoins Phase d’initialisation :
• Reprise de l’étude des besoins Du 15 mars au 1er juillet
• Rédaction de la politique d’archivage
2016
• Mise en conformité des exigences
• Construction de la grille fonctionnelle Charge interne : 74 j/h
• Rédaction des spécifications Charge externe : 63 j/h
• Spécifications module RM
• Spécifications besoins
• Spécifications normes

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 28

Déploiement des axes prioritaires :
Les versements
• Processus de versement
• Versements manuels
• Versements automatiques Du 4 juillet 2016 au 21
• Bordereau de versement septembre 2016
• Formulaire interactif
• Suivi des versements Charge interne : 85 j/h
• Validation des versements Charge externe : 51 j/h
• Les contrats de versement
• Profils d’archivages
• Plan de classement
• Définition et paramétrage
• Métadonnées selon les niveaux de PDC
• Paramétrage de la génération automatique de
niveaux

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 29

Déploiement des axes prioritaires :
Sécurisation et mise aux normes techniques

• Gestion des droits d’accès Du 4 juillet 2016 au 2

• Croisement profil et rôle décembre 2016
• Rédaction du guide d’habilitation
Charge interne : 69 j/h
• Restauration
• Considérations hors Alfresco Charge externe : 24 j/h
• Développement pour une traçabilité dans les
journaux
• Contrat de service
• Pas de continuité absolue
• A définir aux alentours de 95%
• Réversibilité et restitution
• Clause de réversibilité (à inclure dans marché
GED en amont)
• Méthodologie de restitution
• Module import/export d’Alfresco
• PRA et PCA
• MAJ PRA
• PCA aligné uniquement sur les besoins SAE
• Destruction des archives (peut être reporté)
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 30
Déploiement des axes prioritaires :
intégrité et traçabilité
• Intégrité de la signature
électronique
• Contrôles d’intégrité
• Les journaux
• Métadonnées générales
• Métadonnées des journaux des
évènements
• Métadonnées des journaux du
cycle de vie Du 5 décembre 2016 au
• Séparation des journaux 3 mars 2017
• Utilisation des logs d’Alfresco
Charge interne : 36 j/h
• Horodatage
• Mode opératoire Charge externe : 60 j/h
• Politique d’Horodatage

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 31

Phase de transition
• Pérennisation de l’équipe projet
• Mise à jour des fiches de poste
• Cellule de veille à créer Du 20 mars 2017 au 17
juillet 2018
Charge interne : 70 j/h
• Pérennisation de la solution Charge externe : 0 j/h
• Politique d’audit
• Politique de migration de support
• Politique de conversion de format
• MAJ de la plateforme (Alfresco 5.1
et autres composants)

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 32

Déploiement des axes restants (SAE définitif) :
versement, sécurité, traçabilité

• Simulation du versement Du 18 juillet 2018

• Zone de quarantaine au 12 octobre
2018
• Accusé de réception du
versement Charge interne :
11 j/h
• Utilisation des workflows Alfresco
• Alignement sur la norme Charge externe :
87 j/h
• Mise aux normes des statistiques
• Utilisation des fonctions d’Alfresco
5.1
• Messages de confirmation

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 33

Déploiement des axes restants :
destruction et consultation
• Amélioration du processus de destruction (pour
SAE intermédiaire et définitif)
• Limitation de la communicabilité
• Génération du DIP et processus de
communication
• Amélioration des fonctions de recherche
• Recherche à facette avec Alfresco 5.1
• Enrichissement des métadonnées
Du 11 octobre 2018 au 25 janvier 2019
Charge interne : 17 j/h
Charge externe : 82 j/h

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Déploiement des axes restants :
Mise en production

• Vérification d’aptitude
• Séquencement en recettes :
• 2 phases
• Itérations et corrections avant
mise en œuvre
• Documentation : Du 28 janvier 2019 au
• Protocole de recette 20 mars 2019
Charge interne : 36 j/h
• Cahier de recette
Charge externe : 51 j/h
• Fiche de faits techniques
• PV de recette
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Des questions?

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