PRODUCTION : Gestion de Projet ISTS1

6 - ELABORATION ET GESTION D'UN PLANNING

La planification? Pourquoi?

Chaque projet a un cycle de vie composé d’étapes à franchir du début à la fin. Planifier le projet,
c'est faire le plan de son exécution, comme un stratège dresse un plan de bataille.

✗ Ce plan contribue à la maîtrise et à la mesure de la progression du projet. Maintenant que la

constitution de l’équipe et les possibilités de financement sont déterminées, vous devriez passer en
revue votre plan et y ajouter les détails particuliers qui faciliteront une gestion réussie.

✗ Le plan de projet vous aidera à faire face aux changements susceptibles de survenir ou, plutôt, qui
surviendront inévitablement.

✗ Un plan de projet détaillé vous aide à affronter ce type de situation et à vous en tenir aux objectifs
généraux du projet.

✗ Il contribue à consolider le soutien des parties prenantes au cours des mois ou des années que
durera le projet.

Note : Ce fait est particulièrement important parce que vous aurez besoin du soutien de personnes
appartenant à divers organismes et sur lesquelles vous ne pourrez exercer aucune autorité directe.

Le planning peut-être remis à chaque partenaire et à tous les principaux membres du projet. Il s’agit
d'un outil de grande valeur qui peut permettre d’éviter la confusion quant à la portée du projet et les
malentendus sur les responsabilités, les échéanciers ou la gestion des ressources.

Méthode pour établir un planning

L'établissement du planning s'effectue en plusieurs étape :

1. la définition des tâches

2. la détermination des contraintes
3. l'ordre de priorités
4. les possibilités de parallélisation
5. l'évaluation des durées des tâches
6. la caractérisation du processus de validation de chaque tâche
7. l'identification des dates cibles et « deadlines » (dates limites)
8. la réflexion sur la stratégie de gestion du risque.
9. la représentation (graphique)

Contraintes & priorités

Après avoir dressé la liste de TOUTES les tâches à effectuer, il est évident que certaines d'entre
elles vont imposer des contraintes : disponibilité des ressources (en personnel ou techniques),besoin
spécifique pour les entrées et sorties (bêtement, on a besoin du mix pour faire le mastering!), etc.. Ces

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contraintes vont servir à ordonner les tâches par priorité. Dans cette mise en ordre il est très avantageux de
paralléliser au maximum les tâches qui peuvent l'être, afin de gagner du temps sur la durée totale du projet.

La parallélisation

-> Une technique efficace pour paralléliser d'avantage est la segmentation des tâches. Dans la
mesure du possible on essaie de découper les tâches en sous-tâches parallélisable soit entre elles, soit
avec d'autres tâches. On peut ainsi comprimer les dernières tâches qui chevauchent les précédentes.

Exemple de segmentation dans la réalisation musicale :

Supposons qu'il y a 12 titres à arranger, enregistrer et mixer. La phase d'arrangements est

estimée à 9 semaines, les enregistrements 3 semaines et le mixage 6 semaines. Dans certains cas
de figure on peut commencer des enregistrements pour un (ou plusieurs) titre dès son arrangement
validé, évitant ainsi d'attendre pendant 2 mois que tous les titres soit arrangés. De même la phase
de mixage peut très bien être amorcée dès la fin des enregistrements (en particulier s'il y a de
l'édition à faire) pour un certain nombre de titres, sans attendre la fin complète de toute la période
d'enregistrement.

Tâches juxtaposées :

Arrangements Enregistrements Mixage

9 semaines 3 semaines 6 semaines

➔ Durée du projet : 18 semaines, soit 4 mois et demi.

Tâches segmentées en tiers :

A1 E1 M1
A2 E2 M2
A3 E3 M3

3 semaines 3 semaines 3 semaines 1 semaine 2 semaines

A1, A2, A3 : un tiers de la phase d'arrangements, soit 3 semaines

E1, E2, E3 : un tiers de la phase d'enregistrement, soit 1 semaine
M1, M2, M3 : un tiers de la phase de mixage, soit 2 semaines

➔ Durée du projet : 12 semaines, soit moins de 3 mois.

Cette segmentation permet en outre de prendre du recul entre les différentes étapes, par
exemple ici entre les enregistrements et le mixage. Elle propose aussi une certaine « anticipation »,
dans la mesure où les phases E2, A3 ou E3 pourraient être corrigées en fonction de M1 !!

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Évaluation des durées

Celles-ci sont en général paramétrées par le budget et les compétences et habitudes de vos
prestataires et collaborateurs. Estimer la durée d'une prestation technique n'est pas toujours évidente, mais
estimer le temps mis à prendre une décision l'est souvent encore moins !

D'une manière générale, que ce soit pour valider des prestations externe ou pour de choix
artistiques, ne sous-estimez pas le temps requis pour parvenir à une entente dès lors où plusieurs
personnes sont concernées.

Validations

Pour commencer une certaine phase il faut s'assurer que la précédente est terminée. C'est le
principe de validation. Dans notre exemple de réalisation musicale, sommes nous d'accord à 100% avec les
arrangements avant de commencer les enregistrements ? Bien entendu durant la phase de mixage il sera
trop tard pour modifier radicalement une orchestration ou un tempo !! (les plugs-in ne font pas tout!!)

Gardez à l'esprit deux choses concernant la validation : qui en a la responsabilité, et de quoi a-t-il
besoin ? En effet, pour effectuer une validation on peut avoir besoin d'éléments aussi différents qu'un BAT
(Bon A Tirer, dans le cas d'un master par exemple), d'une démo, d'un avis extérieur, d'une signature, etc..

La méthode « Stages & Gates »

Ou comment gérer un projet par étapes.
par Wilfried Beaumes

La méthode de gestion de projet « Stages and Gates » consiste à valider totalement chaque étape
avant d'entamer la suivante. Cette méthode est intéressante quand certaines actions sont irréversibles ou
entraînent des choix beaucoup trop lourd en terme de budget ou de planning pour être remis en cause.

Chaque étape est un ensemble d'actions permettant d'obtenir des « livrables ». Chaque validation
permet de vérifier que ces « livrables » sont conformes aux attendus.

Revenons à notre exemple de commande de pizza pour lequel nous avions défini Budget, Autorité,
Besoins et Planning. Nous incluons un paramètre supplémentaire: je suis allergique aux anchois. Donc pour
ne pas prendre de risques, nous allons utiliser cette méthode pour la commande.

Première étape, le choix de la pizza.

Les livrables sont:

✔ la composition
✔ la taille
✔ le délai de livraison
✔ le prix

Première validation:

✔ pas d'anchois dans la composition (ok)

✔ taille correspondant à deux personnes(ok)
✔ délai de livraison de 20 minutes (ok)
✔ prix de la pizza livrée 9,90 euros(ok)

L'étape est validée donc nous pouvons passer à l'étape suivante qui sera la commande, puis la

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livraison, le règlement et enfin la dégustation...

A chaque étape, il est nécessaire de bien définir les attendus puis, à chaque validation, de vérifier
que les livrables leur correspondent.

Représentation graphique

Ces exemples de représentation concernent un projet industriel

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COMBIEN DE TEMPS CELA PRENDS ?

Quelques ordres de grandeur

Juste pour avoir des repères, sachant que tous les extrêmes sont possible dans ce domaine...

Enregistrer une voix sur un titre en studio :

– pour 3 à 4 prises, avec des « re-re » et du comping on peut compter 1 bonne heure incluant la
balance.
– Céline Dion : une prise unique, et quelques secondes de balance (donc c'est « dans la boite » en
moins de 5mn)
– XXXX (identité confidentielle !) : une longue journée pour un refrain et un couplet, enregistré au mot
à mot (voir note par note) avec au minimum une vingtaine de prises par mot.

Enregistrer des musiciens en studio :

– l'ajustement des micros peut prendre plus de temps selon l'instrument (la batterie par exemple). En
général, avec un peu d’exigence et de diversité dans les prises on peut prévoir d'enregistrer 6 ou 7
titres dans une journée de 8h par exemple.
– A Nashville les musiciens de studio enregistrent simultanément en groupe et se limitent à leur 1ère
prise (qui est parfaite en terme d'exécution), ou éventuellement une 2ième. Un groupe de 5 ou 6
musiciens enregistrent ainsi un album complet (10 à 12 titres) en moins d'une journée.
– Un orchestre philharmonique (ou une section d'orchestre) réalise des sessions de 4 heures et
ciblent 20mn de musique enregistrée. Soit 40mn pour une journée de 8h (qui contient de nombreux
temps de pause exigées par les syndicats)
– En « home studio » des musiciens expérimentés (guitares, claviers, basse, batterie, cordes...)
peuvent faire une prise dans leur configuration habituelle en 15 / 20mn. Ils prévoient néanmoins
davantage pour inclure un peu d'édition, de traitement et surtout la livraison (envoie du fichier).

Mixer un titre en studio :

– La réponse la plus courante est : entre 30mn et 3 semaines . Les sources, le budget du client et la
nécessite de faire des éditions influencent énormément ces durée
– Les majors prévoient souvent autour de 3 semaines pour mixer un album (LP). Bien qu'aujourd'hui la
mode privilégie les singles et les EP, ce qui n'est pas sans conséquences pour les mixeurs....
– Un mixeur professionnel avec un environnement stable peut compter 2 à 3 jours pour mixer un titre
issu d'un multipiste complet avec des enregistrements d'instruments réels, le 3ième jour étant dédié
en partie ou en totalité aux révisions clients.
– La musique basée sur des instruments électroniques peut se mixer plus rapidement, car souvent les
sources ont déjà reçu un certains nombre de traitements.
– On parle parfois d'une heure pour le traitement basique d'une prise voix (d'où les formules au forfait
de certains studio pour « mixer » rapidement une voix sur un playback)
– Les mixeurs star américains de la pop (Chris Lord Alge, Michael Brauer, etc...) disent passer 4 à 6h
par titre, voir pouvoir mixer 3 à 4 titres par jour. Notez que les sources sur lesquelles ils travaillent,
ainsi que leur environnement, ont été préparées par leurs assistants (au pluriel).
– Certains studios sont bloqués 1 mois pour le mixage d'un seul titre.

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Mastering :
– L'usage est de prévoir autour d'une heure par titre, entre 30 et 90mn pour la plupart des
professionnels. Nuançons : historiquement on comptait 1 à 2 journée pour un album (LP), l'essentiel
du travail étant fait le 1er jour et après un nuit de recul les petites retouches et alignements divers
pendant le 2nd journée (ainsi que la livraison). Le 1er titre occupait une grande partie de la 1ère
journée, les autres étant souvent « calés » dessus.
– Un single (titre unique) prendra généralement beaucoup plus de temps qu'un album au prorata du
nombre de titres. C'est pourquoi il est possible de passer une demi-journée ou plus sur le mastering
d'un single...

Éditions :
– Vraisemblablement, avec un peu d’habitude et bon « workflow » 30mn à 1h permet d'éditer
totalement une prise voix d'une chanson par exemple en corrigeant justesse et mise en place de
chaque note.
– Idem pour recaler un ensemble de pistes de batterie (beat detective, etc...)

Montage :
– Certains évaluent 20mn de montage de son à l'image dans une journée
– Sur un long métrage, on parle souvent de 4 à 8 semaine de montage avec un chef opérateur son +
un assistant son.

Post-production audio au cinéma (sound design, Foley, ADR, editing + mix)

– Ici encore le budget est le facteur déterminant, ainsi que les exigences du réalisateur.
– Pour 40mn de film, un studio compte 160 à 320 heures selon la qualité des sources... soit entre 4 et
8 semaines de travail, à multiplier par 2 pour un film de plus d'une heure. .
→ NB : si on rapporte ces chiffres à l'industrie du disque, cela correspondrait à 2 à 4 jours (16 à
32 heures) pour éditer et mixer une chanson de 4mn, ce qui rejoint les données ci-dessus.
– La post prod audio de Star Wars a duré 1 an.
– Des mixeurs spécialisés dans le documentaire calculent 1 à 5mn d'images mixées par jour. Soit 8 à
40 jours pour mixer 40mn, c'est à dire 64 à 320 heures (on retrouve la fourchette haute du cinéma)

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