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REPUBLIQUE GABONAISE
UNION - TRAVAIL - JUSTICE
--------------------
PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE
--------------------------------------
AGENCE NATIONALE DE PROMOTION DES
INVESTISSEMENTS DU GABON
-----------------------------
PROJET DE PROMOTION DES INVESTISSEMNTS ET DE
LA COMPETITIVITE (PPIC)
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--------------------------------------
UNITE DE COORDINATION DU PROJET
BP. 3403 Libreville/Quartier Glass – Gabon
Tél. 01 76 39 11/01 76 39 12
ucp-ppicgabon@gmail.com
--------------------------------------
FINANCEMENT BIRD
Prêt N° 83410 – GA

AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER

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01 JANVIER AU 31 DECEMBRE 2017

LETTRE DE CONTROLE INTERNE

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KOMBOÏGO
&
Cabinet d ’Audit Financier & d ’Expertise Comptable Associés

10 BP 13675 Ouagadougou 10
Tél. : 50 31 74 97/50 33 08 51 Juin 2018
Fax : 50 31 86 74
Burkina Faso

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 KOMBOÏGO
&
Cabinet d ’Audit Financier Associés
& d ’Expertise Comptable

Monsieur le Coordonnateur
Unité de Coordination du Projet
de Promotion de l’Investissement
et de la Compétitivité (PPIC)
- Libreville -
GABON
Ouagadougou, le 22 juin 2018

Monsieur le Coordonnateur,

Dans le cadre de notre mission d’audit des états financiers du Projet de Promotion de
l’Investissement et de la Compétitivité (PPIC) pour la période allant du 1er janvier au 31
décembre 2017, nous avons procédé à une revue succincte des procédures administratives,
financières, comptables, budgétaires et des méthodes de contrôle interne en vigueur au sein
du projet.

Cette revue avait pour objet, conformément aux normes de révision généralement admises,
de nous fournir une vue d’ensemble de la nature et de l’étendue des vérifications à opérer
sur les comptes. Elle ne saurait donc être assimilée à une étude d’organisation approfondie et
n’a donc pas nécessairement mis à jour pour toutes les faiblesses éventuelles du système
actuel. Cependant elle nous a permis de comprendre l’ensemble des activités et les
problèmes de gestion ayant une incidence sur les comptes et de formuler certaines
recommandations visant à l’amélioration des procédures et au renforcement du contrôle
interne du PPIC.

Nous espérons que ces recommandations et commentaires représenteront, pour le projet un

accord constructif au processus permanent de modification et d’amélioration du système de
contrôle interne et de l’efficacité de l’ensemble de la structure.

Nous nous tenons à votre entière disposition pour vous apporter toute explication sur les
questions évoquées ci-après et, pour vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en
œuvre de ces recommandations.

Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur, l’expression de notre parfaite

considération.

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ÉTAT DE SUIVI DES RECOMMANDATIONS ANTÉRIEURES
Constats Antérieurs
Les libellés comptables ne sont pas
assez expressifs en enregistrement des
achats et des règlements, nous avons
relevé qu’en guise de libellés
comptables, ce sont les intitulés des
comptes qui sont utilisés.
- le suivi de certains engagements
présentent des dépassements non
conformes à l'exécution réelle que
nous avons vérifié dans les comptes
(factures et achats) ;
- Certains engagements exécutés et
finalisé comptablement ne sont pas
renseignés dans le module de suivi
des engagements ;
- le paramétrage actuel du Module des
engagements ne permet pas un suivi
en temps réels des contrats par nature
(Contrat de Fournitures, contrat
FIRME, contrat Individuels).
Recommandation Formulée État de mise en œuvre au Nouvelles
recommandations
Nous recommandons lors des Nous avons constaté une nette
saisies des écritures que les amélioration dans le second
semestre de l’exercice 2017 : les NEANT
libellés soient assez explicites afin libellés sont explicites
de rendre plus aisée la lisibilité et
l’analyse et la justification des
comptes.
Nous recommandons qu’à ce Recommandation mise en
niveau, le paramétrage du œuvre : NEANT
logiciel soit fonction du contenu Le paramétrage du module des
des besoins réels en termes de engagements a été revu, une
revue exhaustive a été réalisée et
documents financiers attendus.
le fichier des engagements a été
mis à jour.
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Constats Antérieurs Recommandation Formulée État de mise en œuvre au Nouvelles

recommandations
La situation Financière du Projet Nous recommandons un traitement Recommandation mise en
présentée à travers le tableau Emplois séparé aussi bien des encaissements œuvre : les ressources du PPA
Ressources (TER), établis dans sa partie que des décaissements des 4670 ont été présentées NEANT
« Ressources » une cumulation des distinctement des ressources
ressources et des dépenses du Projet
fonds Reçus du Prêt 83410 et du celui du Prêt 83410
du Prêt 4670 (PPA), tandis que dans la afin que les états qui y découlent,
partie « Emplois » la séparation est présentent distinctement les
bien distincte. ressources et les emplois par prêt.

- les PV de caisse sont régulièrement - la tenue de la caisse doit se faire au Nous avons noté une L’inventaire de caisse doit
établis mensuellement et visés par le jour le jour et les inventaires amélioration dans la tenue des se faire en présence de la
Spécialiste en Gestion Financière, sanctionnés par un PV en bonne et documents de caisse et le comptable
suivi.
cependant nous avons relevé que le due forme ;
rapprochement entre le solde - les contrôles inopinés et les Toutefois, le procès-verbal de
physique et le solde théorique n’est contrôles lors de caisse est arrêté par moment
pas matérialisé dans le PV ; l’approvisionnement de la caisse par la caissière sans la
- le contrôle inopiné de caisse que nous doivent être matérialisés par un PV présence de la comptable.
avons effectué le 11 juillet 2017 révèle pour l’inventaire inopiné et par des
des retards de saisie des opérations visas sur le brouillard pour les
sur le brouillard de caisse et le journal contrôles de renouvellement de la
comptable de caisse sur Tom²Pro ; caisse ;
- les contrôles inopinés de caisse ne - un suivi rigoureux et distinct des
sont pas faits. espèces détenues dans le coffre-fort.

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Constats Antérieurs
Nous avons constaté que les chéquiers
sont conservés par le Spécialiste en
Gestion Financière qui est pourtant
cosignataire des comptes bancaires.
Suivant les bonnes pratiques de la
déontologie de gestion financière, cette
pratique est
incompatible.
- nous avons noté que les retenues
pour les prestataires locaux sont de
9,5% et celles sur les prestataires
étrangers sont de 10% au lieu de 20%
conformément à la Loi de Finance
2016,
- pour certains prestataires la retenue à
la source de 9,5% est appliquée
comme étant une taxe pour le Projet,
- les retenues opérées sur les
prestataires locaux et les prestataires
étrangers sont suivies à travers un
même compte,
Recommandation Formulée État de mise en œuvre au Nouvelles
recommandations
Les chéquiers doivent être Recommandation mise en
détenus par l’agent qui a en œuvre
NEANT
charge le remplissage des
chèques au vu des documents
qui justifient l’émission d’un
chèque.
Au regard des insuffisances Recommandation mise en NEANT
notées, le service financier doit se Œuvre : nous avons
observé une correction des
rapprocher de l’administration
retenues d’impôts sur la
fiscale afin de se conformer aux
règlementations en vigueur. période post audit 2016
Aussi, il sera bon de séparer en
comptabilité le traitement de la
retenue fiscale sur les prestataires
locaux de 9.5% de celles
concernant les prestataires
étrangers de 20%.
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Constats Antérieurs Recommandation Formulée État de mise en œuvre au Nouvelles

- l’évaluation du personnel cadre se fait
annuellement, cependant nous
n’avons pas pu disposer de
l’évaluation faite sur le personnel de
soutien ;
- les critères d’évaluation ne sont pas
accompagnés d’élément quantifiable
de notation,
- absence d’indicateur de performance
et de qualification dans le système
d’évaluation
Nous recommandons la mise en
place d’une grille d’évaluation
avec des indicateurs
performance clairs pour chaque
catégorie de personnel du Projet.
Ces grilles peuvent être inspirées
de l’expérience des structures
autre que le PPIC.
Recommandation non
de encore mise œuvre. Depuis
notre dernier passage en
juillet 2017 aucune
évaluation n’a encore été
réalisée
recommandations
Nous réitérons la mise en
œuvre de cette
recommandation au
moment des évaluations à
venir.
Réponse de l’UCP :
L’évaluation du personnel
a été faite comme
recommandée. Toutefois,
l’UCP a omis de mettre ces
informations à la
disposition de la mission.

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Constats Antérieurs Recommandation Formulée État de mise en œuvre au Nouvelles

recommandations
- le patrimoine mobilier du projet n’ont Le suivi des immobilisations Recommandation mise en
pas fait l’objet d’inventaire physique, mérite d’être revu et amélioré œuvre :
- certaines immobilisations ne sont pas par une codification claire et un Nous avons constaté que NEANT
codifiées, et d’autres portent des l’inventaire physique des
étiquetage sur l’ensemble des
anciens codes qui pont été revus mais immobilisations a été
non encore matérialisés biens du Projet. Aussi un
inventaire physique au moins réalisé et le fichier des
physiquement sur les équipements,
immobilisations mis à
- les rapprochements entre les données une fois dans l’année s’impose
jour.
de la comptabilité générale et les afin de permettre un
données du fichier des rapprochement entre données
immobilisations ne sont pas physiques et données
régulièrement faits, il subsiste
comptables et procéder aux
certains écarts,
- les codes attribués au lieu (bureau) régularisations s’il y a lieu.
d’affection présente des doublons
- les affections du matériel par site
(bureaux) présentées dans le fichier
des immobilisations ne reflètent pas
la réalité,
- des dépenses de consommables sont
anormalement enregistrées dans le
fichier des immobilisations.

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Constats Antérieurs Recommandation Formulée État de mise en œuvre au Nouvelles recommandations

- absence d’un outil de gestion formel
du stock permettant un suivi des
entrées, des sorties et des solde
théorique de stocks,
- absence d’inventaire de stock
formalisé par un Procès-verbal,
- absence contrôle périodique sur le
suivi du stock
Le suivi des stocks mérite d’être Recommandation mise en œuvre, NEANT
revu et amélioré. Aussi un toutefois nous notons que le
inventaire des stocks au moins Projet gère le minimum possible
de stocks de fournitures
une fois l’an s’impose de
préférence à la fin de l’année afin
de dégager le solde valorisé qui
doit être pris en compte dans la
comptabilité du Projet.

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NOUVEAU POINT DE CONTRÔLE INTERNE
L’examen des procédures de contrôle interne a permis, de mettre en exergue une faiblesse
pour laquelle nous avons formulé une recommandation dans le sens de leur correction. Cette
faiblesse s’articule ainsi qu’il suit :

Organisation et traitement de l’information comptable et financière

Nécessité d’améliorer la saisie des écritures et l’analyse des comptes tiers

Constats :

La revue des comptes a révélé que les comptes de tiers ne sont pas suffisamment
analysés, plusieurs comptes présentaient anormalement des soldes débiteurs.

Risques potentiels

- Erreurs ou omission dans les règlements liés aux tiers, notamment sur les
retenues d’impôts et factures fournisseurs,
- Insuffisances dans la justification des comptes de tiers

Recommandations

Nous recommandons une revue exhaustive des comptes de tiers fournisseurs et

prestataires au moins une fois par semaine et avant tout paiement de facture.

Commentaires de l’Unité de Coordination du Projet (UCP) :

(1) -Nécessité d’améliorer la saisie des écritures :

Le Service Comptabilité de l’UCP-PPIC (SCUP) veillera rigoureusement à ce que la saisie des

libellés des pièces comptables soit faite de manière exhaustive.

Sur une base régulière et par la méthode de contrôle à postériori, le Spécialiste en Gestion
Financière (SGF), après la saisie des pièces comptables, procédera à l’analyse et à la revue
approfondie et systématique des libellés des pièces comptables saisies afin de s’assurer de la
bonne imputation/exécution des dépenses éligibles et des transactions financières.

Enfin, le nouveau Plan d’actions des activités à mettre en œuvre pour la période allant du 1er
juin 2018 jusqu’ à la date d’achèvement au 31 mai 2019, récemment validé lors de la dernière
Mission de la Banque Mondiale , sur le Suivi des Activités du Projet de Promotion de
l’Investissement et de la Compétitivité (PPIC), permettra non seulement de faire un suivi
budgétaire optimal et rigoureux des dépenses et des lignes budgétaires y relatives mais aussi
d’éviter les dépassements budgétaires qui pourraient en résulter.

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(2) - Nécessité de faire une revue exhaustive des Comptes de tiers Fournisseurs et
prestataires :

Sur une fréquence quotidienne, l’équipe de gestion financière procèdera à une revue
approfondie et exhaustive des comptes tiers afin de s’assurer de la conformité des soldes y
relatifs.

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