Fiche Processus Achats Vs 0 Mathe

Réf : DC-PS-R01-001-00
Document Date de mise en application :

Octobre 2022
Fiche processus ACHATS 1 sur 14
Processus
ACHATS
Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom M. Mouad BOUAZZA M.Omar Farih M.Abdelali MAMANE
Mme. Asmaa EL KARNI
Mme. Sarah HARFOUCH
Fonction Acheteurs Directeur Supply Chain Directeur Général Adjoint
Date/Visa 24/10/2022 24/10/2022 24/10/2022
Indice Date Objet Nature du changement Remplace

00 24/10/2022 Création - -
Date de mise en application : 24/10/2022 Destinataires : cf. liste de diffusion

Application par : Département Achats
© Propriété Exclusive MATHEI

Toute copie ou distribution non autorisée est strictement interdite, et les contrevenants seront poursuivis.
Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
1- Carte d’identité du
Pilote : Responsable
Finalité : Mettre à disposition de l’entreprise les ressources Food (Thés et plantes aromatiques, arômes) et Non Food (PDR, emballages) conformes
aux exigences réglementaires et clients applicables.
Activités : Approvisionnement, Sélection, évaluation et réévaluation des fournisseurs, Gestion des achats local et import, gestion des dossiers
d’importation, gestion des admissions temporaires, création des articles, Modification des prix, réception de la marchandise
Ressources :
 Humaines : Directeur Supply chain, Responsable Import et Export, Chargés import et export, Acheteurs, Responsable supply chain
 Matériels : Bureautiques et Informatiques
 Informations : Veille réglementaire
Interaction avec les processus
Eléments d’Entrées :
- Demande d’achat / Forecast Source :
- Rapport de conformité échantillons - Ps Planification et gestion des comptes
- Compétences / Plan de formation - Ps maintenance
- - Ps Recherche & Développement / CQ
- Ps Ressources humaines / Moyens généraux
- Ps Stratégie
- Ps Pilotage SMQ
Eléments de Sorties :
Destinations :
- Prévisions de réception / produits
- Ps Planification et Gestion des comptes / Ps maintenance
- Reporting et résultats des analyses des KPIS
- Ps Stratégie
- Produits conformes aux exigences
- PS Pilotage SMQ
- Marchandises conformes à l’échantillon
- Ps Recherche & Développement / CQ
- Besoin en compétences / en formation
- Ps Ressources humaines / Moyens généraux
Documents associées
Informations Documentés internes Informations documentés externes Informations à conserver
Demande d’achat, Liste de colisage, logigramme achat et réception Forecast , Bon de commande client , Contrats Fiche d’intervention ,Taux service , Cube achats , Suivi des achats, suivi technique,
emballage, logigramme achat et réception PDR, logigramme achat et fournisseur , contrats des prestataires , cahiers de Tableau de suivi de l’import ,Note de frais, tableau comparatif des offres, Etat des
réception MP, logigramme création nouveau fournisseur / article, charge commandes en cours ,Etat d’approvisionnement export , Etat d’approvisionnement
logigramme de modification des prix, logigramme gestion des BAT, thé vert , Etat d’approvisionnement thé noir & Infusions, Etat d’approvisionnement
Procédure de sélection d’évaluation et de réévaluation des Suprême, Modification des prix ,Etat d’embarquement, Livraison sous escorte,
fournisseurs, logigramme import et réception Montant des droits douanes liquidés, Liste des fournisseurs référencés , tableau de
sélection d’évaluation et de réévaluation des fournisseurs , fiche de sélection des
fournisseurs , tableau de bord des indicateurs ,plan d’action, matrice de cotation et
de caractérisation des risques, suivi de règlement fournisseurs.
Risques associés :
Besoin mal identifié (local et import) : MP/EMB/PDR / Fraude lié à la marchandise ou documentation
Blocage douanier : MP/EMB/PDR / Blocage fournisseur : MP/EMB/PDR / Rupture fournisseur : MP/EMB/PDR
Panel fournisseur restreint / Indisponibilité des transporteurs (maritime / Aérien / Routier)
Blocage ONSSA / MCIA / Non-respect de la procédures
Mesure et surveillance :
 Indicateur(s) :
 Taux de non-conformité des achats MP/EMB/PDR
 Nombre de couverture par mois MP M-1
 Valeur d’achats MP/EMB/PDR
 Délai de paiement des fournisseurs (optimisation de la trésorerie) MP/EMB/PDR
 Nombre de fournisseur référencés par article (sécurisation Vs massification)
 Commande urgentes Vs commandes normales (pertinence des prévisions) MP
 Délai moyen de traitement des commandes MP/EMB/PDR
 Audit Interne/Externe : selon programme annuel des audits qualité
 Revue de direction : 1 Revue de direction /An
Suivi des modifications
Version Date de création Motif de mise à jour
00 24/10/2022 Création
Date & Visa Pilote de processus
Date & Visa Directeur Général Adjoint

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
1-
Activités Acteur Description Détaillée
Toute nouvelle création se fait sur le
système Navision dans la rubrique Articles
Temporaires ou Fournisseurs Temporaires.
* Création d’un nouvel article :
L’acheteur, après avoir reçu les informations

Acheteur nécessaires à la création de l’article, saisit
Edition
Edition de
de la
la fiche
fiche création
création nouvel
nouvel article
article ou
ou nouveau
nouveau ces informations sur le système, à savoir :
fournisseur
fournisseur sur
sur système
système Code article, désignation, Unité de base,
prix d’achat unitaire, code fournisseur, poids
net, groupe compta, type produit, origine
Directeur SCM produit…
Directeur ACG Une fois la fiche demande création article
éditée, l’acheteur l’imprime et la fait signer
RAF
par le directeur SCM, le directeur ACG, le
Impression
Impression dede lala fiche
fiche et
et validation
validation par
par les
les différents
différents Département RAF et la remet au département
intervenants
intervenants :: directeur
directeur SCM,
SCM, directeur
directeur ACG,
ACG, RAFRAF Informatique informatique pour validation sur système.
* Création d’un nouveau fournisseur :
Même procédure que la création d’un nouvel

Acheteur article. Après avoir validé le fournisseur
auprès duquel l’acheteur va placer son BC,
ce dernier procède à la saisie des
informations relatives à ce nouveau
Validation
Validation sur
sur système
système de
de la
la fiche
fiche création
création par
par le
le fournisseur sur le système, à savoir : Code
département
département informatique
informatique et et classement
classement fournisseur, adresse, contact, devise,
Directeur SCM modalités de paiement…
Directeur ACG Une fois la fiche demande création
RAF fournisseur éditée, l’acheteur l’imprime et la
Département fait signer par le directeur SCM, le directeur
Informatique ACG, le RAF et la remet au département
informatique pour validation sur système.
La fiche de création est classée par la suite
par le département informatique.
2- Logigramme : Gestion de la modification des prix modification des prix


Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
À la suite
de la réception du devis fournisseur, et en cas de
Renseignement
Renseignement du
du nouveau
nouveau prix
prix sur
sur la
la changement de prix, soit à la baisse, soit à la
fiche
fiche de
de demande
demande de
de modification
modification prix
prix hausse, l’acheteur renseigne la fiche de demande
d’achat
d’achat de modification de prix avec les éléments
* Nom du produit objet de la modification de prix.
Acheteur * Code du produit.
* Fournisseur.
* Ancien prix.
* Nouveau prix.
* Motif de la modification de prix.
L’acheteur imprime la fiche de demande de

modification de prix et la remet au directeur SCM,
Validation de la fiche par le directeur SCM, le
directeur ACG, RAF pour validation. Puis, il
dirceteur ACG et le RAF Acheteur dépose la version signée au service informatique
Directeur SCM pour changement du prix sur système. La fiche
Directeur ACG est classée par la suite par le département
RAF informatique.
Département
Remise de la fiche au département
Informatique
informatique pour changement du prix sur
système et classement
3- Logigramme : Achat et réception MP


Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
Réception Le client
Réception du
du Forecast
Forecast envoie le forecast annuel exprimé en produits
Client finis au responsable Supply Chain qui l’envoie à
Responsable Supply son tour à l’acheteur.
Chain
L’acheteur décortique le forecast en MP selon les
nomenclatures préalablement définies. Il calcule
Décortiquer le Forecast en Matières son besoin en prenant en considération le stock
Premières en prenant en compte le disponible, la MP embarquée et la MP
stock + les cmds en dédouanement + commandée non encore embarquée.
Acheteur Une fois le besoin net calculé, l’acheteur consulte
les cmds en cours
les fournisseurs et leur demande un échantillon
Fournisseur du produit à placer en BC, ainsi que le prix.
A la réception des échantillons, ceux-ci sont

dégustés par l’acheteur et le service R&D. Un
rapport de dégustation est établi par la R&D et
Demande prix + échantillon aux frns envoyé à l’acheteur. L’acheteur envoie le rapport
de dégustation au fournisseur.
Acheteur / R&D Si l’échantillon est validé, l’acheteur négocie le
prix et le délai avec le fournisseur dont la qualité
a été validée et place la commande sur le
système (commande mère en cas de thé vert,
commande normale pour autres MP). La
commande est envoyée pour approbation au
Echantillon Echantillon directeur SCM, directeur ACG, RAF et DGA.
Directeur SCM
dégusté et dégusté et Un contrat achat est édité par l’acheteur sur la
Directeur ACG base de cette commande. Il est envoyé au
validé non validé
RAF fournisseur pour approbation. Une fois le contrat
DGA signé, il est remis au directeur SCM pour
signature avant d’être classé.
Si l’échantillon n’est pas validé, un échantillon
amélioré est demandé au fournisseur pour une
Acheteur / redégustation suivant les remarques
Négociation Fournisseur mentionnées sur le rapport de dégustation. Une
prix + édition fois l’échantillon amélioré dégusté et validé,
Demande
BC sur l’acheteur passe par les étapes précédentes.
échantillon
système +
amélioré au
édition
frns Une fois la commande prête pour
contrat
d’achat embarquement, l’acheteur reçoit un planning
d’embarquement de la part du fournisseur (en
Acheteur / cas de thé, la commande ne pourra être
Fournisseur / R&D embarquée qu’une fois le rapport des pesticides
validé par la R&D). L’acheteur procède au
rapprochement entre ce dernier et le planning
Réception et validation du planning recommandé au niveau du contrat. En cas
d’embarquement d'écart non justifié, il demande au fournisseur le
réajustement du planning d’embarquement.
Un fois le planning d’embarquement validé,

l’acheteur le transmet au service import.
Envoi du planning d’embarquement au Acheteur / Service Les procédures d’importation et de réception sont
service import I/E détaillées dans le logigramme « Import ».
Chaque nouvelle commande est saisie sur le

fichier suivi des règlements. Une fois l’échéance
Acheteur due, un jeu du dossier est envoyé à la
responsable trésorerie : BC + engagement
Responsable
Dédouanement, réception et imputé + facture fournisseur pour règlement. La
Trésorerie /
règlement responsable trésorerie envoie le SWIFT à
Comptabilité
l’acheteur qui l’envoie au fournisseur.
Import Pour les règlements de fournisseurs locaux, le
Logigramme BC original est remis à la comptabilité.
Import

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
4- Logigramme : Achat et réception MP

En cas d’une opération triangulaire, l’acheteur

Réception
Réception Benchmark
Benchmark (MP
(MP ++
Client reçoit le benchmark de la part du client, ainsi que
caractéristiques
caractéristiques emballage)
emballage) la fiche technique de l’emballage.
Acheteur
L’acheteur envoie un échantillon de la MP, ainsi
que la fiche technique aux différents
fournisseurs.
Les échantillons reçus, la dégustation se fait par
Envoi des échantillons aux frns et R&D l’acheteur et la R&D.
demander des échantillons similaires Sur l’ensemble des échantillons reçus,
en retour l’échantillon le plus similaire à la cible est retenu.
Un rapport de la R&D est envoyé à l’acheteur qui
l’envoie au fournisseur.
L’acheteur demande le prix au fournisseur et
Acheteur après plusieurs négociations, envoie le dernier
Contrôle de Gestion prix au contrôle de gestion pour validation.
Dégustation et validation de la MP Acheteur
Une fois le prix validé, le contrat est établi ainsi
Saisie BC sur système + contrat que le BC sur système (même procédure
d’achat d’approbation que les autres commandes).
Validation du BAT des emballages Acheteur
Client Le contrat est envoyé au fournisseur et celui-ci
procède à la production. Entre-temps, les BAT
Fournisseur
sont validés par le client et un échantillon du
produit fini doit être envoyé à l’acheteur pour
validation avant l’embarquement.
Vérification des documents import
Booking La liste des documents requis pour cette
Embarquement importation est envoyée par le client. Une fois les
Réception sur système documents prêts, hormis la facture et la liste de
colisage, ils sont envoyés au client pour
Service I/E validation.
La commande prête chez le fournisseur, le
service import se charge du booking.
Une fois embarquée, la commande arrive
directement chez le client, d’où le nom opération
triangulaire.
Responsable La responsable trésorerie est informée dès

trésorerie réception de la facture fournisseur pour faire le
rapprochement avec la facture client et procéder
au règlement.
Magasinier La commande est réceptionnée sur système par

le magasinier du dépôt produits finis et le dossier
est classé avec les autres opérations similaires.
5- Logigramme : Import et réception

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
Activités
Acteur
Selon l’incoterm négocié avec les
fournisseurs, le responsable Import/Export
s’occupe des booking et des cotations avec
Validation des embarquements et création les compagnies maritimes / routières /
des dossiers Import
aériennes et/ou les freight forwarders.
Une fois l’embarquement est effectué,

l’acheteur communique une copie des
documents au service Import/ Export pour le
Service I/E suivi de l’importation.
En premier lieu, le dossier Import doit être

créé physiquement (Chemise cartonnée avec
les documents nécessaires), sur système
(Création d’une commande sur Navision mais
pour le thé vert en vrac il s’agirait d’une
création de commande fille à partir d’une
commande mère) et finalement le dossier
Import doit être aussi saisi dans l’état
d’embarquement MATHEI (Cet état est
uniquement pour les arrivages complets du
thé noir et vert).
Dans le cas d’un arrivage complet du thé

noir/vert, une assurance maritime est établie.
Ensuite, une demande des banques

domiciliataires est envoyée au service finance
pour pouvoir établir les engagements
d’importations.
Service I/E Dépendamment du mode de paiement, le

R. Trésorerie responsable Import/Export fait le suivi des
Traitement des importations avant documents originaux avec le service finance
l’arrivage à Casablanca
et l'acheteur.
Le suivi de l’embarquement diffère aussi

selon l’incoterm et les compagnies validées
(Par exemple des e-mails sont adoptés avec
les freight forwarders, les sites de tracking
avec les armateurs, gestion de HOLD et
relâche en cas d’un arrivage complet du thé
vert,…etc.).
Une fois l’arrivage est arrivé à Casa (Port ou

Service I/E autres), le jeu original des documents est
envoyé au transitaire avec une check list
comme accusé de réception et une liste de
colisage de l’arrivage en question (Si ce
dernier concerne le thé vert/ noir complet) est
envoyée aux personnes concernées en
interne de la société pour une visibilité sur les
livraisons.


Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
Le suivi du dédouanement des marchandises

se fait comme suit :
-Suivi du change avec le transitaire et les

compagnies (maritimes / aériennes /
routières) ou les freight forwarders
-Vérification de la DUM après la déclaration
-Envoi taux de change au service financier

(Uniquement pour un arrivage complet du thé
noir/vert)
-Suivi visite douane
Dans le cas des plantes aromatiques, un suivi

avec le service ONSSA et végétaux est aussi
nécessaire
Dans le cas de certaines pièces de rechange,
le suivi avec le service MCIA se rajoute
Dans le cas du thé noir/vert en vrac (arrivage
complet), le service Import/Export à part la
visite de la douane doit suivre la visite qui se
fait avec l’ONSSA pour vérifier l’exactitude
des prélèvements via l’état de suivi des
analyses.
En cas de prélèvement pour un arrivage

complet :
Procédure dédouanement
-Etablir la demande d’enlèvement avant
analyse
- Gérer une livraison sous escorte
- Suivre le résultat des analyses avec LOARC
pour pouvoir débloquer la matière.
Ensuite, après toutes les visites citées ci-

dessus, voir le résultat du service bureau de
valeur si c’est admis ou pas.
Si ce n’est pas admis, deux cas de figures
existent :
-Envoi d’un e-mail d’accord de majoration au
transitaire en cas d’acceptation de
majoration.
-Etablir une demande de contestation et de
Suivi des livraisons consignation et d’arbitrage au service bureau
de valeur en cas de refus de majoration.


Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
-
Vérification
de la fiche de liquidation et suivi de la taxation
-Envoi d’un email de livraison aux personnes

concernées
Service I / E
Dépôt -Prise de contact avec le transporteur et/ou
chauffeurs pour assurer la livraison
Dans le cas d’une livraison sous escorte :
-Prise photos & Vidéos des TCs et de la porte

scellée
Processus
Processus facturation
facturation -Mise à jour de l’état des livraisons sous escorte
- Ordre d’ouverture de la porte scellée lors de la

sortie des résultats d’analyse (Admis)
Finalement, pour les livraisons des thés en vrac

complet, mettre à jour la commande fille sur
Service I / E Navision avant réception sur système.
Pour une importation en admission temporaire :
La procédure citée auparavant reste la même sauf

qu’il n’y a pas de prélèvement par l’ONSSA vu
que c’est une marchandise destinée à l’export et
en plus de la demande de la banque domiciliataire
une autre demande de la banque de la caution est
destinée au service trésorerie.
Facturation :
-Demande des factures locales auprès des

prestataires (compagnies maritimes, transport
local, transitaire, …etc.)
-Vérification et validation des dossiers import
-Remise du jeu original au service comptabilité

avec accusé de réception
-Classement et archivage.
8- Logigramme : Achat et réception PDR

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
Description
Activités
Acteur
Le demandeur exprime son besoin en
pièces de rechange par l’édition d’une
demande d’achat (DA) sur le système.
Demande
Demande d'Achat
d'Achat ++ Fiche
Fiche Technique
Technique
Demandeur Cette demande spécifie l'article, la
désignation, la quantité et la référence de
la machine.
Le demandeur joint à la DA une fiche
technique.
Le responsable du demandeur procède au
contrôle de la DA afin de s'assurer de
l'utilité de l'achat. Une fois la DA validée,
elle est approuvée par le demandeur sur le
système.
L’acheteur reçoit la DA et l’approuve à son

tour sur le système. Quant à la fiche
Réception Demande d'Achat + Fiche
L’acheteur technique, elle est envoyée à l’acheteur
Technique soit sur le système avec la DA, soit elle est
remise à l’acheteur en version papier.
L’acheteur procède à une étude de marché

et sélectionne les fournisseurs (locaux ou
internationaux) selon le besoin.
L’acheteur La sélection des fournisseurs peut être faite
soit par confrontation des différentes offres
Sélection des Fournisseurs
(tableau comparatif), soit en optant pour le
fournisseur habituel (contrats cadres).
Une fois le fournisseur sélectionné,

L’acheteur l’acheteur édite un bon de commande sur
Directeur ACG le système. Ce BC est envoyé au directeur
Etablissement du Bon de Commande
DGA ACG et DGA pour approbation.
Directeur SCM Le BC approuvé, l’acheteur l’imprime et le
fait signer par le directeur SCM avant de
l’envoyer au fournisseur concerné. Pour les
pièces importées, voir la procédure import
en haut du fichier.
Le magasinier réceptionne les pièces

commandées. Il contrôle la quantité reçue
Réception de la Commande, Contrôle de Le magasinier par rapport au BC. Le technicien
la Livraison et Suivi du Règlement Technicien maintenance contrôle la qualité des pièces
maintenance reçues. En cas de non-conformité, le
magasinier informe l’acheteur qui informe à
son tour le fournisseur pour un éventuel
retour ou remplacement de la pièce
défectueuse.
Une fois la réception faite, l’acheteur suit le
règlement : s’il s’agit d’une importation, le
L’acheteur
même jeu que l’achat de MP est remis à la
Responsable
responsable trésorerie pour règlement.
Trésorerie /
Pour les règlements de fournisseurs
Comptabilité
locaux, le BC original est remis à la
comptabilité.
9- Logigramme : Achats et réception emballage


Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
Le client
envoie un
Réception
Réception du
du Forecast
Forecast et
et commande
commande Client/Responsable forecast annuel au responsable supply chain
Supply Chain qui l’envoie à son tour à l’acheteur.
Le forecast est exprimé en produits finis.
L’acheteur utilise le forecast pour la
Acheteur négociation du prix avec les fournisseurs
d’emballage.
L’acheteur ne confirme aucune commande
Décortiquer le Forecast et
que si le BC ferme du client est reçu.
La commande
Une fois la commande client décortiquée en
emballages selon les nomenclatures
préalablement établies, l'acheteur calcule le
besoin à acheter en prenant en compte le
stock et les commandes en cours.
S’il s’agit une ancienne référence, la

commande est placée directement auprès du
fournisseur dont le rapport délai/qualité/prix
est le meilleur.
S’il s’agit d’une modification d’une ancienne

référence ou le développement d’une
Départements nouvelle référence, un BAT doit être validé
Maintenance / par le client (voir procédure gestion des
Production BAT). Des tests d’adaptabilité machine
pourront se faire au niveau interne par les
départements maintenance/production.
Négociation avec les fournisseurs et
la validation des conditions de
livraison + Saisie du BC sur système L’acheteur saisit la commande sur le
Acheteur système Navision et l’envoie pour
et l’envoyer au frns Directeur SCM
approbation au directeur SCM, directeur
Directeur ACG
ACG et DGA.
DGA
Le BC approuvé est imprimé, signé par
Comptabilité
l’acheteur et le directeur SCM et envoyé au
fournisseur.
Le BC original est remis à la comptabilité.
S’il s’agit d’un fournisseur étranger, le

fournisseur envoie une facture pro forma qui
Acheteur / est retournée au fournisseur avec le cachet
Fournisseur / et la signature du directeur SCM.
Service I/E Pour le dédouanement et la réception des
emballages importés, merci de se référer à la
procédure import.
Le magasinier réceptionne les emballages

Réception, contrôle de livraison et commandés. Il contrôle la quantité reçue par
règlement frns
rapport au BC. Le service contrôle qualité la
qualité des pièces reçues. En cas de non-
Magasinier / conformité, l’acheteur reçoit une fiche de
Contrôle Qualité non-conformité et la transmet au fournisseur
pour un éventuel retour ou remplacement de
la quantité non-conforme.

Responsable même jeu que l’achat de MP est remis à la
Trésorerie responsable trésorerie pour règlement.

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
1-
1- Logigramme : Achats et réception emballage

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
Le client
envoie un
Réception
Réception du
du Forecast
Forecast et
et commande
commande Client/Responsable forecast annuel au responsable supply chain
Supply Chain qui l’envoie à son tour à l’acheteur.
Le forecast est exprimé en produits finis.
L’acheteur utilise le forecast pour la
Acheteur négociation du prix avec les fournisseurs
d’emballage.
L’acheteur ne confirme aucune commande
Décortiquer le Forecast et
que si le BC ferme du client est reçu.
La commande
Une fois la commande client décortiquée en
emballages selon les nomenclatures
préalablement établies, l'acheteur calcule le
besoin à acheter en prenant en compte le
stock et les commandes en cours.
S’il s’agit une ancienne référence, la

commande est placée directement auprès du
fournisseur dont le rapport délai/qualité/prix
est le meilleur.
S’il s’agit d’une modification d’une ancienne

référence ou le développement d’une
Départements nouvelle référence, un BAT doit être validé
Maintenance / par le client (voir procédure gestion des
Production BAT). Des tests d’adaptabilité machine
pourront se faire au niveau interne par les
départements maintenance/production.
Négociation avec les fournisseurs et
la validation des conditions de
livraison + Saisie du BC sur système L’acheteur saisit la commande sur le
Acheteur système Navision et l’envoie pour
et l’envoyer au frns Directeur SCM
approbation au directeur SCM, directeur
Directeur ACG
ACG et DGA.
DGA
Le BC approuvé est imprimé, signé par
Comptabilité
l’acheteur et le directeur SCM et envoyé au
fournisseur.
Le BC original est remis à la comptabilité.
S’il s’agit d’un fournisseur étranger, le

fournisseur envoie une facture pro forma qui
Acheteur / est retournée au fournisseur avec le cachet
Fournisseur / et la signature du directeur SCM.
Service I/E Pour le dédouanement et la réception des
emballages importés, merci de se référer à la
procédure import.
Le magasinier réceptionne les emballages

commandés. Il contrôle la quantité reçue par
Réception, contrôle de livraison et
rapport au BC. Le service contrôle qualité la
règlement frns
qualité des pièces reçues. En cas de non-
Magasinier / conformité, l’acheteur reçoit une fiche de
Contrôle Qualité non-conformité et la transmet au fournisseur
pour un éventuel retour ou remplacement de
la quantité non-conforme.

même jeu que l’achat de MP est remis à la
Responsable responsable trésorerie pour règlement.
Trésorerie

Réf : DC-PS-R01-001-00
Octobre 2022
10-
Logigramme : Gestion des BAT
I-Objet :
Cette instruction a pour objet d’établir la
démarche à suivre pour la vérification et
Réception
Réception des
des artworks
artworks de
de la
la part
part du
du chef
chef l’approbation d’un Bon à Tirer (BAT) et de
produit
produit définir les modalités de contrôle des
emballages imprimés reçus par rapport au
BAT approuvé.
II-DOMAINE D’APPLICATION :
Cette instruction s’applique pour la
vérification, approbation et contrôle des
Bons à Tirer des emballages nouvellement
Envoi
Envoi des
des artworks
artworks au
au fournisseur
fournisseur créés ou modifiés utilisés par La Marocaine
Réception
Réception du
du BAT
BAT électronique
électronique des Thés et des Infusions et Suprême.
III-RESPONSABILITES :
Acheteur.
Chef de produit.
Contrôle qualité.
IV-DEROULEMENT :
IV – 1/ DEFINITIONS :
Validation du BAT électronique
BAT : Support électronique contenant sous
forme d’image le design, les impressions
(texte, sigle, code à barres …), la découpe,
les dimensions, les couleurs représentant
exactement l’emballage à faire livrer selon le
BC du client.
Il est validé par le chef produit du client.
IV – 2/ DEROULEMENT:
a.Le chef produit est chargé de transmettre,
au service achat en vue de la réalisation du
Chef produit BAT, le(s) artwork(s) relatif(s) à l’emballage
Commande des outils + Passage BAT
à créer ou modifier.
machine
b.L’acheteur envoie le(s) artwork(s) au
fournisseur pour réalisation du BAT
L’acheteur / électronique.
Fournisseur c.Une fois le BAT électronique reçu,
l’acheteur l’envoie au chef produit pour
validation.
Acheteur / Chef d.Le BAT électronique validé est remis au
Validation BAT machine produit fournisseur.
Impression et livraison e.Le fournisseur indique la date de passage
Fournisseur du BAT sur machine.
f.Le chef produit se déplace chez le
fournisseur pour valider le BAT machine, qui
Chef produit représente la reproduction exacte du
contenu du fichier original du client. Le BAT
machine ne comprend pas les effets
souhaités par le client, à savoir la dorure à
chaud, le vernis sélectif, le pelliculage mat…
g.Une fois le BAT machine validé, le
fournisseur lance l’impression de la quantité
Fournisseur placée dans le BC et communique à
Réception et contrôle de la livraison
l’acheteur la date estimative de livraison.
h.L’équipe qualité contrôle l’emballage reçu
conformément au BAT validé (une copie du
Contrôle qualité BAT machine est systématiquement remise
à l’équipe qualité). En cas de non-conformité
de l’emballage reçu, l’équipe qualité remet à
l’acheteur une fiche de non-conformité
mentionnant les défauts de qualité
remarqués sur les produits.
V-DOCUMENTS ET
ENREGISTREMENTS
ASSOCIES :
L’acheteur garde la traçabilité des
validations des BAT par le chef produit sous
Acheteur format papier ou par mail (version
électronique).


Fiche Processus Achats Vs 0 Mathe

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Fiche Processus Achats Vs 0 Mathe

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Réf : DC-PS-R01-001-00

Document Date de mise en application :

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Date/Visa 24/10/2022 24/10/2022 24/10/2022

Indice Date Objet Nature du changement Remplace

Date de mise en application : 24/10/2022 Destinataires : cf. liste de diffusion

© Propriété Exclusive MATHEI

Date & Visa Directeur Général Adjoint

© Propriété Exclusive MATHEI

* Création d’un nouvel article :

L’acheteur, après avoir reçu les informations

* Création d’un nouveau fournisseur :

Même procédure que la création d’un nouvel

2- Logigramme : Gestion de la modification des prix modification des prix

© Propriété Exclusive MATHEI

L’acheteur imprime la fiche de demande de

3- Logigramme : Achat et réception MP

© Propriété Exclusive MATHEI

A la réception des échantillons, ceux-ci sont

Un fois le planning d’embarquement validé,

Chaque nouvelle commande est saisie sur le

© Propriété Exclusive MATHEI

4- Logigramme : Achat et réception MP

En cas d’une opération triangulaire, l’acheteur

Responsable La responsable trésorerie est informée dès

Magasinier La commande est réceptionnée sur système par

5- Logigramme : Import et réception

Une fois l’embarquement est effectué,

En premier lieu, le dossier Import doit être

Dans le cas d’un arrivage complet du thé

Ensuite, une demande des banques

Service I/E Dépendamment du mode de paiement, le

Le suivi de l’embarquement diffère aussi

Une fois l’arrivage est arrivé à Casa (Port ou

6- Logigramme : Import et réception

© Propriété Exclusive MATHEI

Le suivi du dédouanement des marchandises

-Suivi du change avec le transitaire et les

-Vérification de la DUM après la déclaration

-Envoi taux de change au service financier

-Suivi visite douane

Dans le cas des plantes aromatiques, un suivi

En cas de prélèvement pour un arrivage

Ensuite, après toutes les visites citées ci-

7- Logigramme : Import et réception

© Propriété Exclusive MATHEI

-Envoi d’un email de livraison aux personnes

Dans le cas d’une livraison sous escorte :

-Prise photos & Vidéos des TCs et de la porte

- Ordre d’ouverture de la porte scellée lors de la

Finalement, pour les livraisons des thés en vrac

Pour une importation en admission temporaire :

La procédure citée auparavant reste la même sauf

-Demande des factures locales auprès des

-Vérification et validation des dossiers import

-Remise du jeu original au service comptabilité

8- Logigramme : Achat et réception PDR

L’acheteur reçoit la DA et l’approuve à son

L’acheteur procède à une étude de marché

Une fois le fournisseur sélectionné,

Le magasinier réceptionne les pièces

9- Logigramme : Achats et réception emballage

© Propriété Exclusive MATHEI