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D’AMÉLIORATION
CONTINUE
Équipe de l’amélioration continue de la performance, DQEPE
3
Façon de prendre des décisions
• Il faut parvenir à un consensus.
• De façon générale, un consensus ça
veut dire :
• 75% d’accord
• 100% prêts à vivre avec la décision
4
Simulation Casse-tête
OBJECTIFS
Expérimenter un processus de travail en équipe 30 min
PARTIE 1 PARTIE 2
SIMULATION EN PLÉNIÈRE
5
Les étapes de la simulation
1 Définir
3 l’état visé
Établir le
prochain
objectif
Obstacles
2 4
Mener des essais
Comprendre pour s’y rendre
la situation
actuelle
Étapes
• Choisir un nom d’équipe
• Désigner une personne secrétaire et gardien du temps
(chronomètre/cellulaire)
7
Exercice
Règles du jeu
Position de départ
• Pièces du puzzle mélangées
• Pièces tournées face vers la table, un seul paquet
• Mains placées sur la table
• Attendre en silence le signal de départ
8
Comprendre la situation actuelle
Comprendre la situation actuelle
• Sortir les pièces du puzzle
• É tudier l’image de référence.
• Ranger l’image
• Au signal du formateur
construire le casse-tête
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Comprendre l’état visé
• Un état visé nous donne une direction, un idéal à poursuivre
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Définir l’état visé
1
3 Définir
l’état visé
Établir le
prochain
objectif
Obstacles Zéro
seconde
2 4
Mener des essais
Comprendre pour s’y rendre
la situation
actuelle
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Établir un objectif
• Définissez vous un objectif réaliste en
direction de l’atteinte de l’état visé
Établir le
prochain
objectif
Obstacles
2 4
Mener des essais
Comprendre pour s’y rendre
la situation
actuelle
Quel temps de construction
du casse-tête voudriez vous
atteindre aujourd’hui?
13
Mener des essais
1 Définir
3 l’état visé
Établir le
prochain
objectif
Obstacles
2
Mener des
Comprendre
la situation 4 essais pour
s’y rendre
actuelle
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Mener des essais
Points à se souvenir lorsqu’on fait des essais
• On ne sait jamais d’avance comment atteindre notre objectif
• Pour s’améliorer, il faut se permettre de faire des erreurs
et de s’ajuster au fur et à mesure
• Pour apprendre de ses erreurs, il est utile d’écrire ce que
l’on espère atteindre et ce qui est réellement arrivé, pour
qu’on puisse comparer et réfléchir.
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LES PRINCIPES DE L’AMÉLIORATION
CONTINUE ET
LE SYSTÈME DE GESTION INTÉGRÉE DE
L’AMÉLIORATION CONTINUE DE LA
PERFORMANCE
17
Les 3 grands principes de
l’amélioration continue
18
19
Objectifs des salles de pilotage et des
caucus d’amélioration continue
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Le Système de gestion intégrée de
l’amélioration continue de la performance
SALLE DE PILOTAGE STRATÉGIQUE DU
CIUSSS DE LA CAPITALE-NATIONALE
SALLES DE PILOTAGE
TACTIQUE DE DIRECTION
CAUCUS D’AMÉLIORATION
CONTINUE DES ÉQUIPES
Communication
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LES PROCESSUS
Processus de travail
Ensemble structuré d’activités ordonnancées pour atteindre des
objectifs spécifiques. Un processus peut impliquer plus qu’un
intrant qu’il transforme en un ou plusieurs extrants bien définis.
Comment ça fonctionne
Comment on PENSE que ça ACTUELLEMENT
fonctionne
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Orienté processus
Mettre l'accent Mettre l'accent
sur l'organisation sur les processus
OBJECTIF
Se familiariser avec les processus et les activités
PARTIE 1 PARTIE 2
EN ÉQUIPE EN PLÉNIÈRE
? ? ?
commentaires sur le plus difficile à peut être utile dans
l’exercice ? compléter ? votre travail ?
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LES GASPILLAGES
Gaspillages
Huit sources de gaspillage :
1.Surproduction/sur-qualité
2.Délai/attente
3.Transport/déplacements
4.Inventaire
5.Processus/opérations inefficaces
6.Défauts
7.Mouvements non nécessaires
8.Ne pas utiliser le potentiel de créativité du personnel.
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Principe de valeur ajoutée
Valeur ajoutée (VA)
Activités ajoutant de la valeur aux yeux de l’usager, qui sont la raison d’être de sa visite. Ce
sont des activités qui impliquent la condition physique ou psychologique de l’usager et qui le
rapproche d’une meilleure santé.
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LES INDICATEURS :
L’IMPORTANCE DE SE MESURER
Indicateurs
• Mesure qui sert à évaluer ou à apprécier les
résultats, l’utilisation des ressources, l’état
d’avancement des travaux, le contexte ou
l’atteinte d’une cible.
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Culture de la mesure
Pourquoi mesurer?
• Pour faire état des activités d’amélioration ayant lieu;
• Pour faire état de la situation actuelle vécue;
• Pour vérifier l’atteinte d’une cible commune
• Pour guider le questionnement, aider à mieux choisir les
pistes d’amélioration à mettre en place.
• Pour avoir une information objective par rapport à une
situation ou une opportunité ciblée.
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Culture de la mesure
Quelle est la différence entre un fait et une opinion ?
Un fait
« Ce qui est reconnu comme certain, incontestable »
Un fait est démontré par une approche systématique et
une preuve scientifique répété.
• Une opinion
– Jugement, avis, sentiment qu’un individu ou un groupe émet sur un sujet, des
faits.
– Une opinion s’établit au terme d’argumentations et de corrélations soutenues
par des expertises et expériences.
Nombre AH 223
(Périodique) (Journalier)
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Mais, quoi suivre?
Indicateur en santé et sécurité au travail
Taux de réalisation de solutions pour les événements déclarés
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Atelier sur les indicateurs 20 min
OBJECTIF
Identifier un indicateur dont l’équipe a le contrôle et qui permettrait de
mesurer votre processus
PARTIE 1 PARTIE 2
EN ÉQUIPE EN PLÉNIÈRE
? ? ?
commentaires sur le plus difficile à peut être utile dans
l’exercice ? compléter ? votre travail ?
37
40
41
Outil de soutien à l’animation des indicateurs : « Accidents de travail avec / sans perte de temps »
1 Portrait général 2 Tendance 3 Cible
• Des événements particuliers de la dernière • Si la tendance se maintient, allons-nous • Quel prochain objectif atteignable
période à discuter? atteindre notre cible? visons-nous en équipe?
Facteurs de protection
• Quel processus peut être revu afin de favoriser les initiatives et l’autonomie décisionnelle?
2 Autonomie décisionnelle •
•
Y a-t-il une opportunité de développer nos compétences?
Quelle pratique pouvons-nous améliorer ou développer de manière créative?
• Quel soutien avez-vous reçu récemment qui a fait une différence pour vous?
4 Soutien •
•
Que pourrions-nous faire en équipe afin de favoriser la collaboration?
Comment pourrions-nous mieux accueillir toute nouvelle personne dans notre équipe?
• Est-ce qu’il y a un petit geste de reconnaissance qui vous a fait du bien et que vous aimeriez partager?
5 Reconnaissance • Est-ce qu’on peut se donner un défi de reconnaissance pour le prochain mois?
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LE CAUCUS D’AMÉLIORATION
CONTINUE
sens, rôles, outils et animation
45
Le caucus d’amélioration continue
46
Les caucus d’amélioration continue
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Pourquoi un caucus
d’amélioration continue?
A quoi ça sert?
• Résoudre des problèmes dans les processus de travail
• Se concentrer sur ce que l’é quipe peut changer
• Suivre les indicateurs de performance pour s’amé liorer
• Escalader les problématiques qui le requiè rent.
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Pourquoi un caucus
avec des outils visuels?
Mobiliser et impliquer;
Communiquer;
Améliorer la performance;
É liminer les irritants;
Gérer la proximité;
Développer l’autonomie;
Orienter les efforts vers un but commun;
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Rôles
Participants
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Rôles
Animateur
Avant le caucus AC
• prend connaissance de l’état des indicateurs
• prend connaissance des nouveaux billets
(valider si le problème est un problème d’équipe ou organisationnel relié au Vrai nord, vérifier si toutes
les informations nécessaires sont remplies sur le billet).
Pendant le caucus AC
• s’assure du bon déroulement du caucus AC
• réalise toute la séquence d’animation
• s’assure de bien guider l’équipe quant à la cause du problème (appliquer la règle des 5 pourquoi)
• favorise la participation
Après le caucus
S’assure :
• que la fiche des bons coups est remplie
• que les billets traités sont complétés
• que la grille de suivi et de l’identification de l’animateur pour la prochaine semaine sont complétées;
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• que les porteurs de billet identifiés
Rôles
Secrétaire
• inscrire les bons coups,
• Remplir les espaces manquants des billets (porteurs, pistes de solution, etc)
• inscrire les dates sur les billets et les faire cheminer
• remplir la grille de suivi des caucus AC.
Gardien du temps
• surveiller le temps et signaler à l’animateur lorsque le temps est terminé.
Gardien du sens
• aider l’animateur à garder les discussions au niveau du processus et des
usagers lors de l’animation :
1-Les faits sont … (le processus pas les personnes)
2-Mon obstacle est … (cause fondamentale, 5 pourquoi)
3-L’action proposée est … (pistes de solutions à notre portée)
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Rôle du facilitateur
• Collabore au transfert d’information aux équipes et
répond aux questions;
8. Élaboration descriptive
de l’évolution au verso
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Le billet d’amélioration continue - Verso
Suivi/Évolution
9. Si nécessaire, faire le suivi d’amélioration
continue du billet en fonction de l’évolution
de différentes étapes parcourues du billet
(recherche de solution, implantation,
évaluation, escalade). Permets d’observer le
cheminement du billet et les pistes de
solutions testées.
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Les 5 pourquoi
La démarche Un exemple
• La cause fondamentale Problème : Manque de seringues sur le quart de soir
d’une problématique est a) Pourquoi? Parce que le quart de jour utilise
75 % de la commande journalière;
souvent difficile à cerner à b) Pourquoi? Parce que plusieurs seringues sont
partir des symptômes jetées avant utilisation;
c) Pourquoi? Erreur du personnel dans 80% des
identifiés. cas et bris du matériel dans 20% des cas;
d) Pourquoi? Parce que le personnel ne
maîtrise pas bien la nouvelle technique
• Lorsqu’on se pose cinq fois la d’utilisation des seringues;
question POURQUOI nous e) Pourquoi? Parce qu’il y a absence
d’information et de formation sur la nouvelle
approchons et atteignons la technique.
cause fondamentale.
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Le billet d’amélioration -Recto
Problème ?
(gaspillage, irritants, risque)
Difficile d’avoir un suivi des selles des usagers. Les grilles de cotations ne sont Priorité
Faits observés ? Les grilles de cotations ne sont pas toujours remplies. Il peut y avoir deux semaines sans cotation
de selles pour certains usagers. Selon la procédure, après un certain temps, les employés doivent
faire des lavements aux usagers, ce qui pourrait être évité avec une bonne cotation.
Cause ?
(5 pourquoi)
Parce qu’ils oublient de remplir les feuilles
Parce que les feuilles sont placées dans un cartable à part, souvent perdu dans le bureau.
Parce qu’il n’y a pas de place identifiée pour le cartable
Pilier(s) Accessibilité et continuité Qualité et sécurité Valorisation des personnes
Piste de solution Contacter infirmière. Mettre les grilles à disposition, à la vue des employés dans le bureau, dans
un cartable de couleur vive. Faire un rappel de remplir les grilles lors du changement de quart.
Porteur Simone Équipe Résidence Activité Continue Quart J S N
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Le billet d’amélioration -Verso
Suivi/Évolution Problème soulevé
JJ/MM/AAAA
08/08/2017
Commentaires : Quart de nuit : il est difficile pour nous de coter les selles la nuit, nous ne voyons pas les usagers qui se rendent
aux toilettes et ensuite on ne peut assurer un suivi. Piste de solution, mettre une clochette à la porte des usagers pour avertir le
personnel lorsqu’ils sortent de la chambre.
Évolution : Implantation :
-un suivi plus serré de la grille de cotation des selles,
-un rappel lors du changement de quart,
-les clochettes mises aux portes des usagers.
Il y a encore quelques échappées donc, une autre piste de solution serait de verrouiller la chasse d’eau des toilettes afin
d’assurer un suivi à la sortie des usagers de la salle de bain.
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Remplir un billet- Caucus AC 15 min
OBJECTIFS
Ê tre habileté à remplir un billet
É vacuer les inquiétudes et les interrogations liées au billet
Visualiser les stratégies pour remplir un billet
PARTIE 1
ACTIVITÉ
? ? ?
Quels sont vos Qu’est-ce qui a été Quelle est
commentaires sur le plus difficile à l’importance de
l’exercice ? compléter ? bien remplir un
billet?
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Remplir un billet : Quand et par qui?
Lors du caucus AC, des questions seront posées afin d’identifier la cause
fondamentale de la problématique. Le billet sera complété par le porteur.
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Animation du caucus d’amélioration continue: une routine en 7 étapes
0 Préparation: nommer un gardien du temps, du sens et secrétaire
Suivi de l'amélioration
4 continue – billets déjà en cours Toutes les rencontres sauf la 1ère 5 min
Suivi de la performance -
5 indicateurs Toutes les rencontres 3 min
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Priorité : Matrice Effort Impact
Impact :
• Alignement aux objectifs stratégiques;
• Réduction des délais;
• Amélioration de la qualité et de la
conformité;
• Productivité;
• Santé/sécurité et climat de travail;
• Réduction des coûts.
Effort :
• Ressources requises;
• Éléments contextuels;
• Durée du projet;
• Niveau de risque, etc.
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Critères d’une escalade
1. Obstacle clairement défini.
2. Obstacle majeur ou risque en lien avec un des
piliers.
Demande d’action claire 3. Implique un effort important de l’équipe.
au niveau supérieur 4. Cet obstacle fait l’objet d’au moins une action
satisfaisant tous les via le muscle de résolution de problèmes ou un
caucus d’amélioration continue.
critères suivants
5. Pas de plan convenu pour résoudre l’obstacle
avec les différentes directions/services touchés.
6. Que la piste d’amélioration implique d’autres
équipes justifie aussi une escalade.
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Simulation – Caucus AC
OBJECTIF
20 min
Expérimenter la routine d’animation et piloter un nouveau billet en lien avec
processus de travail en équipe
PARTIE 1 PARTIE 2
SIMULATION EN PLÉNIÈRE
? ? ?
perceptions? Quelles sont les
Quels sont vos À quoi ça sert? règles?
ressentis?
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La grille de suivi
Elle sert à :
Assurer un suivi global de ce qui a été fait durant les caucus AC;
Recueillir des statistiques pour les gestionnaires afin d’établir une
vue d’ensemble de l’utilisation des caucus AC;
Faire un suivi du temps des caucus AC, du nombre de présences, du
nombre de nouveaux billets et de s’ajuster si nécessaire.
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Le cartable de suivi
Les billets et les différentes feuilles s’accumulent au fil des
semaines. Nous vous proposons un exemple de cartable
pour rassembler toutes les données.
Au besoin, la personne responsable de la mise à jour de la
station visuelle réalise la mise à neuf à chaque trimestre et
place les documents dans le cartable créé à cet effet.
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Partage
• Comment voyez-vous votre implication dans le
caucus d’amélioration continue ?
• Quels sont les avantages à implanter un caucus
d’amélioration continue ?
Quels sont les obstacles à l’implantation d’un caucus
d’amélioration continue dans votre équipe ?
• Comment voyez-vous votre rô le pour surmonter les
obstacles?
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Références
• Formation ceinture jaune Bell-Nordic
• Formation ceinture blanche et verte de
Fujitsu
• Formation ceinture blanche et jaune,
CIUSSS de la Capitale-Nationale
• Chaire IRISS - UQTR
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