Prface

de Xavier QURAT-HMENT

La russite de toute entreprise, comme le savent les oprationnels

au contact de clients de plus en plus exigeants et soumis une
rglementation qui stoffe rgulirement , rside, avant tout, dans
lart de lexcution et dans ltat desprit qui la conduit.
Apporter de la valeur ajoute aux audits ncessite aujourdhui, de
la part des auditeurs, un vritable engagement, un fort professionnalisme. Instaurer une relation de confiance base sur un change
gagnant-gagnant est dsormais lobjectif impos tous les auditeurs dans un environnement de plus en plus difficile avec la multiplication des rfrentiels et des temps daudit optimiss
Cest la raison pour laquelle cette mission exige quun auditeur ne
peut dsormais qutre un auditeur PARFAIT , reconnu en interne,
matrisant sa technique, confiant et orient moyens et rsultats .
En quelques mots simples, ce parfait auditeur interne devrait tre
idalement dot des dons suivants :
savoir (r)assurer (plus que contrler et sen donner les moyens) ;
savoir tayer ses remarques (des faits, des faits et encore des faits) ;
savoir couter (et donner un vrai droit de rponse aux audits...) ;
savoir prendre en compte les difficults de loprationnel et les
exigences des clients ;
savoir tre clair et efficace (en audit, personne ne perd du temps,
tout le monde en gagne).

Le guide du parfait auditeur interne

11

Mais ceci, jajouterai dexprience quun bon auditeur est un

auditeur heureux. Il doit ainsi vivre pleinement sa mission et
aimer apprendre et avoir la capacit assimiler et comprendre le
rfrentiel daudit des processus ou des domaines audits ;
aimer faire jouer sa curiosit, avec la capacit poser les bonnes questions et adapter son questionnement en fonction des rponses ;
aimer la rigueur et dvelopper ses capacits dobjectivit, danalyse et dorganisation ;
aimer la communication et lempathie et ainsi faire prendre de la
hauteur ceux qui lentourent et bonifier les qualits de chacun.
Avec cet ouvrage, Christophe Villalonga nous offre un guide simple,
pratique et plein de bonnes ides et de trouvailles qui aideront les auditeurs internes parfaire la pratique de leur mission, avec lenthousiasme et la rigueur de ceux qui matrisent compltement leur sujet.

Xavier Qurat-Hment,
DIRECTEUR DE LA QUALIT DU GROUPE LA POSTE

12

Introduction
Auditer, quel bel exercice

15

la recherche daudits forte valeur ajoute

16

13

Introduction

Auditer, quel bel exercice

Et pourtant, cet exercice est des plus difficiles, car il demande

de la prparation, de la concentration, de lexactitude, de la
synthse, de la clart, de la communication, de la syntaxe, de
la conviction le tout en un minimum de temps
Auditer nest vraiment pas de tout repos et pourtant les auditeurs internes apprcient cette responsabilit qui permet dexplorer de nouveaux territoires, de dcouvrir dautres univers,
daller visiter dautres environnements avec un objectif prcis : sassurer du fonctionnement et de lefficacit du domaine
auditer.
Dans ce contexte, lapproche de laudit est aujourdhui double : il faut prouver la conformit et valuer lefficacit dun
systme de management tout en apportant une vritable
valeur ajoute lie laudit lui-mme.
Mais apporter cette valeur ajoute et faire voluer le processus daudit (et surtout lapproche de laudit) ne peut se rsumer en un simple changement de procdure et de documents
associs. Il faut aussi faire voluer les mentalits des parties
intresses : la direction doit utiliser laudit comme un vritable outil au service du management, les chefs de service doivent considrer laudit comme une opportunit de progrs,

Le guide du parfait auditeur interne

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> DES CLS

POUR RUSSIR

les audits doivent faire preuve de transparence, les respon-

Un engagement
de la direction
et de la hirarchie.

les auditeurs doivent tre constructifs dans leurs diffrentes

Des audits et
des auditeurs forte
valeur ajoute.
Lorganisation
des audits sur des
points risques
Une prise en compte
des rsultats daudits
dans lorganisation.
Une valorisation
des audits dans
lorganisation comme
outil de progrs
Une complmentarit
avec les dispositifs de
surveillance existant
dans lorganisation.
Une culture propice
lamlioration
continue.

sables de processus doivent exploiter les rsultats daudit et

approches et observations.
Cet ouvrage sattache vous offrir les meilleures techniques
daujourdhui pour apprhender vos audits internes avec cette
nouvelle philosophie qui lie la fois laudit de fonctionnement et lapport dune vritable valeur ajoute fonctionnelle.

la recherche daudits
forte valeur ajoute
Lexprience montre que la valeur ajoute des audits internes
dans les organisations reste trs ingale. Certaines entreprises
ralisent des audits comme une contrainte impose par la
norme (et donc sans relle conviction), dautres, au contraire,
utilisent cet outil comme un vritable vecteur de progrs et
donne ainsi toute sa valeur lexercice.
Dans le contexte actuel, il est clair que les audits doivent imprativement apporter de la valeur ajoute. En effet, toutes les
organisations sont la recherche doptimisation du temps
et les activits juges non rentables sont le plus souvent limines. Laudit mobilisant des ressources est ainsi en danger
si sa valeur ajoute nest pas dmontre. Il est donc ncessaire
doptimiser sa chane de valeurs pour assurer la satisfaction

16

Introduction

de toutes les parties prenantes et donner toute sa valeur laudit, au service de lentreprise.
Ainsi, dans les pages suivantes, nous allons passer en revue
lensemble des facteurs cls de succs, pour la ralisation et
la russite de vos audits internes en dtaillant les outils et les
mthodes de leurs principales phases de ralisation :

Les phases de laudit

Les outils et mthodes utiliss

Dfinir

La mthode daudit (procdure)

Lquipe daudit

Planifier

Le programme daudit

Prparer

La revue documentaire
Le plan daudit

Raliser

La runion douverture
Le questionnement
Lobservation
Ltude documentaire
La prise de notes

Restituer

La runion de synthse
La runion de clture
Le rapport daudit

Le guide du parfait auditeur interne

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CHAPITRE 1

Dfinir sa mthode daudit

Btir une procdure daudit interne

21

Btir sa procdure daudit interne, phase aprs

phase, les bonnes questions se poser

21

Constituer son quipe dauditeurs

23

Slectionner des auditeurs motivs

23

Former les auditeurs

24

Animer son quipe daudit

25

Choisir des auditeurs forte valeur ajoute

25

19

Dfinir sa mthode daudit

Btir une procdure daudit interne

La procdure daudit est une obligation des normes de systme de management qualit, scurit ou environnement.
Cette obligation documentaire tmoigne de limportance des
audits internes pour le pilotage et la surveillance dune organisation. Mais au-del de cette exigence, purement normative, il est essentiel de comprendre que laudit doit tre men
de manire ce quil contribue significativement lamlio-

> REPRE
La norme ISO 19011
prsente des lignes
directrices pour
laudit des systmes
de management
de la qualit et/ou
de management
environnemental

ration continue de son objet, en sassurant de la ralisation

effective des activits dans une logique de matrise (conformit), de traabilit et defficacit.
Ainsi, pour tre vraiment efficace, tout responsable dun systme de management a lobligation de dfinir, dans une procdure, la mthode daudit mise en uvre dans son
organisation. Cette procdure doit comprendre tout ou partie des informations suivantes.

Btir sa procdure daudit interne, phase aprs

phase, les bonnes questions se poser
La programmation des audits
Qui effectue la programmation ? Comment est ralise cette
programmation ? Quels sont les lments pris en compte pour
la programmation ?

Le guide du parfait auditeur interne

21

La qualification des auditeurs

Quelle est la mthode de qualification des auditeurs ? Quelle
est la dure de cette qualification ? Quelles sont les comptences requises des auditeurs ?
La prparation des audits
Comment seffectue cette prparation ? Comment est organise la revue documentaire ? Quelle est la forme du plan
daudit ?
La ralisation des audits
Doit-on organiser une runion douverture ? Qui participe
la runion douverture ? Quelles sont les techniques de questionnement ?
La restitution des rsultats
Comment prsenter les conclusions daudit ? Comment sont
classes les observations ? Comment est prsent le rapport
daudit ?
Le suivi des audits
Qui est responsable du suivi des audits ? Comment est ralis
le suivi des audits ? Comment sont prsents les rsultats lors
de la revue de direction ?
Toutes ces questions ne trouvent pas forcment de rponse
dans la procdure daudit. En effet, celle-ci va comprendre uni-

22

Dfinir sa mthode daudit

quement les informations caractre oprationnel. Car il est

souvent inutile de mettre dans la procdure daudit des lments qui sont du ressort des comptences des auditeurs (par
exemple les techniques de questionnement, les techniques de
prise de notes ou encore lobservation des activits)
La procdure daudit est ainsi un lment important de tout
systme de management, car elle dfinit la mthode mise
en uvre.

 Voir en annexes, page 107 un modle de procdure daudit.

Constituer son quipe dauditeurs

La mthode dfinie, il convient de slectionner les auditeurs
qui vont la mettre en uvre. Ce choix est un point tout aussi
important que la dfinition de la mthode. En effet, ce sont
les auditeurs qui vont faire vivre les audits au sein mme
de lorganisation. Ils vont vhiculer de ce fait une image plus
ou moins positive et assurer leur succs (ou leur chec) et
donc leur vritable valeur ajoute pour lentreprise !

Slectionner des auditeurs motivs

De prime abord, il peut sembler difficile didentifier autour
de vous de futurs auditeurs internes motivs mais sachez
quil est tout fait possible de constituer des quipes daudits
avec des auditeurs motivs et volontaires. Lappel candida-

Le guide du parfait auditeur interne

> IMPORTANT
Les auditeurs sont
les acteurs essentiels
de la russite des
audits. Dfinissez donc
un vritable dispositif
damlioration de
leurs comptences
pour vous garantir
des rsultats daudits
forte valeur ajoute !

23

ture fonctionne dans bien des cas et permet des collaborateurs de dcouvrir le fonctionnement de leur organisation en
ralisant des audits. Cette phase de dcouverte de sa propre
entreprise est souvent une motivation trs forte pour les nouveaux auditeurs. Elle offre une ouverture, une vision globale
de lorganisation, en sortant les auditeurs de leur propre cadre
de rfrence (activit, fonction).
La seconde principale source de motivation se trouve dans
lacquisition par les auditeurs de nouvelles techniques de
communication et de questionnement qui leur seront trs
utiles dans leur poste actuel ou leur carrire venir. Nhsitez pas la souligner, tre auditeur interne, cest un point fort
sur un CV !

Former les auditeurs

La formation est une tape indispensable, elle permet dacqurir les comptences ncessaires (qui ne sont pas innes !)
pour la ralisation et loptimisation des audits. Cette formation doit comprendre la fois, une prsentation du systme
de management (organisation du systme, structure documentaire, rgles de pilotage, les fondamentaux) et une prsentation des techniques daudits, notamment en ce qui
concerne le questionnement. De nombreuses organisations
intgrent dans la formation des nouveaux auditeurs une
phase dobservation et daccompagnement dauditeurs plus
chevronns (sous forme de compagnonnage et de transfert
de comptences). Dautres organisations plus importantes,

24

Dfinir sa mthode daudit

avec un certain nombre dauditeurs, dfinissent des critres

pour la qualification de leurs auditeurs internes afin dassurer une objectivit et une homognit dans la ralisation des
audits (par exemple, avoir ralis au moins trois audits en
observation).
Lune et lautre solution sont intressantes mettre en uvre,
soit sparment, soit de manire complmentaire.

Animer son quipe daudit

Il doit exister une vritable animation fonctionnelle de
lquipe daudit afin de linscrire dans une logique damlioration continue du dispositif daudit. Cette animation peut
se faire laide de nombreux moyens, tels que : lvaluation
de la satisfaction des audits (dans une logique de retour dexpriences et non de contrle !) ou encore lorganisation dun
sminaire annuel (revue des mthodes daudits, discussion sur
des points de blocage, identification des bonnes pratiques).
Sachez que le management fonctionnel des auditeurs conditionne la russite des audits de lorganisation. Et gardez toujours lesprit que les auditeurs internes pratiquent
gnralement cette mission en plus de leurs activits opra-

> IMPORTANT
Auditeur interne,
les qualits
et les comptences
ncessaires :
ouvert desprit ;
diplomate ;
observateur ;
perspicace ;
polyvalent ;
autonome ;
synthtique ;
empathique
Cette liste nest pas
exhaustive, nhsitez
pas la complter !

tionnelles Celle-ci doit donc tre enrichissante, valorisante

et porteuse de sens !

Choisir des auditeurs forte valeur ajoute

Il convient daffecter dune manire efficace les auditeurs au
regard du champ daudit. Pour cela, vous devez tenir compte

Le guide du parfait auditeur interne

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des disponibilits, de la pertinence des conclusions daudits

prcdents (qualit des observations, impact positif de laudit
en interne...), de lindpendance avec le domaine audit
Sans oublier dautres critres plus subjectifs comme le savoirtre de lauditeur et la perception des audits
Ainsi, lexprience professionnelle, la formation dauditeur,
lexprience daudit sont des moyens par lesquels une personne acquiert les connaissances et laptitude ncessaires
pour devenir un auditeur forte valeur ajoute .
Mais attention, ces connaissances, bien que ncessaires, sont
souvent insuffisantes si elles ne reposent pas sur des qualits
personnelles et une culture douverture aux autres. En effet,
le savoir-tre est une donne fondamentale pour raliser
des audits internes forte valeur ajoute . Les seuls dont les
effets seront vraiment orients efficacit
Sachez-le, lexprience montre que le bon auditeur est celui
qui apporte de la valeur ajoute lors de la ralisation de ses
audits, pour lentreprise, bien sr, et son systme dorganisation, mais aussi pour les audits, de manire plus individuelle,
dans la ralisation de leur travail quotidien.

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