Rapport Daudit Passation de Marches de Quatre Ministeres (MEF - ME - MEPN - MAH) 2004

G GR RO OU UP PE EG GM MS S
Rpublique du Sngal
Un Peuple Un But Une foi
Ministre de lEconomie et des Finances Projet de Coordination des Rformes Budgtaires et Financires (PCRBF)
Mission de Revue Posteriori de la Passation des Marchs des Ministres de lEconomie et des Finances - de lEducation - de lAgriculture et de lHydraulique - de lEnvironnement et de la Protection de la Nature au titre de la Gestion Budgtaire de 2004
Rapport Final Fvrier 2007
79, rue Joseph GOMIS Immeuble Serigne Mbaye NDIAYE B.P. 9048 Dakar Peytavin Tl : 823-85-67 Fax : 823-85-69 E-mail : adira@orange.sn Dakar, Sngal
Immeuble Les Dunes Nc23 9, VDN x Bourguiba B.P.45561 Dakar Fann Tl : 864 54 00 Fax : 824 00 63 E-mail : profil@orange.sn Dakar, Sngal
Rapport final Revue posteriori de la passation des marchs de quatre ministres cls Fvrier 2007
REMERCIEMENTS
Les auditeurs tiennent remercier toutes les personnes rencontres au cours de cette mission pour leur constante disponibilit et leur assistance, lesquelles ont grandement facilit sa ralisation. Ces remerciements sadressent galement au Comit de pilotage de ltude ainsi quau Secrtariat Excutif du PCRBF.
Sommaire
SOMMAIRE........................................................................................................................3 SIGLES ET ABBREVIATIONS ........................................................................................3 NOTE DE SYNTHESE DE LAUDITEUR.......................................................................5 I) CONTENU ET DEROULEMENT DE LA MISSION.................................................9 I.1) CONTEXTE DE LA MISSION ..........................................................................................9 I.2) OBJECTIFS DE LA MISSION ........................................................................................10 I.3) ORGANISATION GENERALE DE LA MISSION .............................................................10 I.4) APPROCHE METHODOLOGIQUE................................................................................11 I.5) DIFFICULTES RENCONTREES .....................................................................................13 II) RESULTATS DE LA MISSION ................................................................................14 II.1) PRINCIPAUX CONSTATS RELEVES LORS DE LAUDIT DES QUATRE MINISTERES .....14
II.1.1) Analyse gnrale des marchs examins ................................................................................ 14 II.1.2) Faiblesses gnrales releves dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne ........................................................................................................... 17 II.1.3) Faiblesses gnrales releves lors de laudit de la passation de marchs ............................ 23 II.2 CONSTATS SPECIFIQUES A CHAQUE MINISTERE.......................................................37 II.2.1 Ministre de lEconomie et des Finances ................................................................................. 38 II.2.2) Ministre de lEducation ....................................................................................................... 135 II.2.3) Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature ......................................... 193 II.2.4) Ministre de lAgriculture et de lHydraulique .................................................................... 224
III) ANNEXES................................................................................................................. 244 III.1) PERSONNES RENCONTREES ................................................................................... 245 III.2) TEXTES ET DOCUMENTS CONSULTES....................................................................... 249 III.3) TERMES DE REFERENCE DE LA MISSION ............................................................... 250
SIGLES ET ABBREVIATIONS
ACP AON BABE BAF BAGE BCI BIE BSB CFAA CID CIM CM CMP CNCA COA CPAR DAGE DAO DB DEEC DGRBRLA DEFCCS DPN DH DPV DEM DA DCH DG DGCPT DGD DGF DGID DMTA DPL DRP DSRP DTAI ED IFAC ME MEPN MAH MEF OHADA PCRBF SAGE SPM UEMOA
Agent Comptable Particulier Appel dOffres National Bureau Administration, Budget et Equipement Bureau Administration et Finances Bureau Administration, Gestion et Equipement Budget Consolid dInvestissement Bulletin dInformation Economique de la Chambre de Commerce Bureau Suivi Budgtaire Country Financial Accountability Assessement Commission Interne de Dpouillement Commission Interne de Marchs Commission des Marchs Code des marchs Publics Commission Nationale des Contrats de lAdministration Code des Obligations de lAdministration Country Procurement Assessement Review Direction de lAdministration Gnrale et de lEquipement Dossier dAppel dOffres Direction du Budget Direction de lEnvironnement et des Etablissements Classs Direction du Gnie Rural des Bassins de Rtention et des Lacs Artificiels Direction des Eaux et Forts, de la Chasse et de la Conservation des Sols Direction des Parcs Nationaux Direction de lHydraulique Direction de la Protection des Vgtaux Direction de lExploitation et de la Maintenance Direction de lAgriculture Direction Construction et Habitat Direction Gnrale Direction Gnrale de la Comptabilit Publique et du Trsor Direction Gnrale des Douanes Direction Gnrale des Finances Direction Gnrale des Impts et Domaines Direction du Matriel et du Transit Administratif Direction du Personnel et de la Logistique Demande de Renseignement et Prix Document de Stratgie de rduction de la Pauvret Direction du Traitement Automatique de lInformation Entente Directe International Federation of Accountants Ministre de lEducation Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature Ministre de lAgriculture et de lHydraulique Ministre de lEconomie et des Finances Organisation pour lHarmonisation du Droit des Affaires en Afrique Projet de Coordination des Rformes Budgtaires et Financires Service de lAdministration Gnrale et de lEquipement Spcialiste en Passation de Marchs Union Economique et Montaire Ouest Africain
Monsieur Abdoulaye DIENG Secrtaire Excutif du PCRBF (Projet de Coordination des Rformes Budgtaires et Financires) Immeuble Peytavin Dakar NOTE DE SYNTHESE DE LAUDITEUR Objet : Mission de revue posteriori de la passation des marchs des Ministres. Monsieur le Secrtaire Excutif, Dans le cadre de la mission cite en objet, nous devons, conformment aux termes de rfrence, mettre un rapport dopinion sur ladquation des procdures de passation de marchs et les modalits de la gestion des contrats avec les dispositions du CMP pour les dpenses effectues par les Ministres concerns travers les ressources internes du budget de lEtat. A la date du 18 octobre 2006, nous vous avons transmis notre rapport provisoire destin aux structures audites. Ces structures nous ont, en retour, transmis leurs observations, lesquelles, aprs exploitation, nous ont permis dlaborer le prsent rapport final. OBJECTIFS DE LA MISSION Cette mission sinscrit dans le cadre des actions de lEtat visant moderniser le systme des marchs publics travers une rglementation assurant la sauvegarde de lintrt gnral et des fonds publics, le renforcement de la transparence des procdures de passation des marchs, la saine concurrence entre les candidats. Elle a pour objectif principal de vrifier le processus de passation de marchs ainsi que les contrats signs entre le 1er Janvier et le 31 Dcembre 2004 au sein de quatre (4) Ministres (MEF, ME, MEPN, MAH) afin de mesurer le degr de respect des dispositions et procdures dictes par le Code des Marchs Publics.
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les marchs concerns sont ceux passs par les structures centrales, les structures dconcentres et les tablissements publics. Les principales conclusions et recommandations dgages lissue de cette mission ont fait lobjet dun plan daction. CONTROLES MIS EN UVRE Les travaux ont t mens conformment aux normes internationales daudit applicables et ont port sur les aspects suivants : Sur les procdures de contrle interne et de rgularit de la dpense publique o Rencontrer, au sein des Ministres, les services concerns par la mission lexception de la DAGE et de la DAPS du Ministre de lAgriculture, de lACP du CROUS. o Identifier les domaines et systmes significatifs ayant une incidence directe sur lexcution de la dpense publique, o Apprcier les procdures de contrle interne (vrification de leur existence, valuation des risques lis leur conception et vrification de leur correct fonctionnement), o Contrler la rgularit des dpenses publiques correspondant aux marchs examins. Sur la passation des marchs o Obtenir des structures audites la liste des marchs et demandes de renseignement et de prix (DRP) passe au titre de lexercice 2004, o Rapprocher les lments de la liste avec celle transmise par le Bureau des Marchs du MEF, la correction des carts a donn lieu la prsentation par les structures des listes corriges et mises jour, o Rapprocher les listes prsentes avec les situations dexcution budgtaire pour lanne 2004, o Slectionner par sondage les marchs sur la base des critres du mode de passation du march (Appel dOffres ouvert ou restreint, entente directe, demande de renseignement et de prix) et du montant, en tenant compte des structures responsables (centrales, dconcentres et dcentralises), o Rapprocher la procdure applique pour chaque march aux dispositions du Code des Marchs Publics (en nous focalisant sur les points de contrle suivants (publicit pralable et approprie, contenu du dossier de consultation, degr de conformit de la mthode de passation choisie, existence dune couverture budgtaire pralable, contenu des rapports dvaluation des offres, respect des dlais de passation de marchs et des dlais dexcution, lments essentiels des contrats conclus, respect des procdures de rception, etc.).
G GR RO OU UP PE EG GM MS S La liste des marchs passs par les quatre Ministres audits au titre de 2004 stablit au nombre de 360 pour une valeur globale de 32 450 133 051 F CFA. Nous avons slectionn un chantillon portant sur un nombre de 156 marchs reprsentant une valeur de 22 270 591 746 F CFA, soit un taux de couverture en nombre de 40% et en valeur de 69%. RESULTATS DE NOS TRAVAUX Les principales faiblesses releves dans le cadre de cette mission sont prsentes ciaprs : Sur les procdures de contrle interne et de rgularit de la dpense publique o Difficults de classement et darchivage des pices justificatives des dpenses publiques, o Mconnaissance des dispositions lgales relatives la comptabilit matires (non tenue des documents exigs, inexistence darrts de nomination de comptables matires, etc.) o Indisponibilit de notes de service portant nomination des membres des commissions (rception et ou dpouillement) et absence des administrateurs de crdits dans les Commissions des Marchs, o Absence de procdures dexpression des besoins qui auraient permis dviter les fractionnements de marchs, o Absence de matrialisation des contrles sur les dossiers dengagement et de liquidation des dpenses, o Dlais de traitement entre lengagement, la liquidation et le paiement souvent longs, o Absence dorganigramme jour et souvent de procdures formalises, o Manque de matrise des dispositions du CMP parce que certains acteurs tant insuffisamment forms, o Tenue de la comptabilit administrative pas toujours respecte conformment aux dispositions du Dcret 2003 101 du 03 Mars 2003 (article 21), o Application partielle des dispositions du dcret 80 780 du 28 juillet 1980 sur lutilisation des vhicules administratifs et du carburant, Sur la passation des marchs o Incertitude sur lexhaustivit des marchs passs sur la gestion budgtaire 2004 avec lexistence dcarts entre les listes prsentes par les Ministres, celles de la CNCA et celles qui figurent dans la Demande de Proposition de la prsente mission, o Expressions des besoins souvent imprcises et non planifies entranant par la suite le recours des procdures durgence, o Signature davenants sans tenir compte des dispositions pertinentes de larticle 24 du Code des Marchs Publics,
G GR RO OU UP PE EG GM MS S I) CONTENU ET DEROULEMENT DE LA MISSION I.1) contexte de la mission Le Gouvernement du Sngal a adopt en Mai 2002 un dcret portant Code des marchs Publics (CMP). Ce dcret n2002-550 du 30 mai 2002, plusieurs fois modifi, notamment par les dcrets n2003-701 du 26 septembre 2003 et n2004-819 du 29 juin 2004, a essentiellement pour objectif de moderniser le systme de passation des marchs publics. Toutefois, force est de reconnatre que depuis sa mise en vigueur, lapplication de la totalit des dispositions de ce nouveau code nest pas encore effective, les organismes dpensiers tant confronts des difficults dinterprtation de certaines de ses clauses (voir en ce sens la Circulaire N 0000006 PM/SGG du 23 Juin 2005 du Premier Ministre). Cest pourquoi le Gouvernement a entrepris dimportantes rformes visant rviser le cadre lgislatif et rglementaire de la passation des marchs et adapter le systme des marchs publics aux impratifs poss par les nouvelles ralits dans le domaine de lachat public conformment la loi type de la CNUDCI et aux directives de lUEMOA. Les rformes portent entre autres sur la rvision en cours du CMP actuel et du Code des Obligations de lAdministration (adopt par loi N 2006-16 du 30 Juin 2006), la cration par dcret de la Direction Centrale des Marchs Publics, la redfinition de lorganisation et des missions des CIM (Commissions Internes des Marchs), llaboration de dossiers types pour la passation des marchs, la mise en place dun systme lectronique de la passation et de lexcution des marchs publics (SIGMP). Par ailleurs, le gouvernement du Sngal a exprim le souhait de voir les bailleurs de fonds privilgier dsormais lappui budgtaire pour le financement des activits retenues dans le cadre du DSRP. Des plans daction CFAA et CPAR ont t ainsi labors avec lappui de bailleurs comme la Banque Mondiale et la BAD. La systmatisation des audits de la passation des marchs en est ressortie comme une action importante dans le sens de rassurer les partenaires sur la transparence des systmes de gestion des finances publiques. Un premier exercice a eu lieu lanne dernire et a port sur laudit des marchs passs par six (6) ministres tests pour lexercice 2003. Les conclusions de cet audit montrent que des difficults relles subsistent dans les procdures de passation de marchs. Il est ainsi apparu que cet audit devait tre largi dautres ministres tests pour les aider adapter leurs procdures de passation de marchs aux exigences du Code. Deux autres Ministres tests ont t choisis portant la liste huit Ministres tests rpartis en deux lots de quatre Ministres. Cest dans cette perspective que sinscrit cette mission daudit et de vrification de la transparence et des conditions de rgularit des procdures dlaboration, de passation et dexcution des marchs conclus par les quatre Ministres suivants : Economie et Finances, ducation, Environnement et Protection de la Nature et Agriculture et Hydraulique au titre de la gestion 2004. Les quatre (4) ministres susmentionns forment le lot 1 de cet audit. Rapport final 9
Revue posteriori de la passation des marchs de quatre ministres cls Fvrier 2007
I.2) Objectifs de la mission La mission a pour objectif principal (selon les termes de rfrence), au sein des Ministres cits ci-dessus, de vrifier le processus de passation des marchs ainsi que les contrats signs entre le 1er Janvier et le 31 Dcembre 2004 par les structures centrales et les structures dconcentres places sous la tutelle des ministres concerns, y compris les tablissements publics, afin de mesurer le degr de respect des dispositions et procdures dictes par le Code des Marchs. La mission comprenait les objectifs spcifiques suivants1 : Donner une opinion sur les procdures de passation de marchs adoptes pour les contrats slectionns; Vrifier la conformit des procdures aux principes gnraux dconomie, defficacit, dquit et de transparence, dicts par le CMP ; Donner une opinion sur la qualit des contrats signs par chaque Ministre, incluant les aspects techniques et conomiques; Identifier les cas de non-conformit des procdures avec les directives du CMP, en particulier dans les cas de rejet doffres mieux-disantes, de fractionnement de marchs, de non respect des dispositions pralables la mise en concurrence, de non respect des lments constitutifs des cahiers de charges et de non respect des seuils fixs pour les avenants; Examiner et valuer les situations dattribution de marchs par entente directe; Fournir, au regard des dispositions prvues par le CMP, des considrations et des recommandations sur lorganisation fonctionnelle des Ministres, notamment en ce qui concerne les commissions internes de marchs et les contrles internes; Apprcier les systmes de contrle interne mis en place par les structures concernes Fournir des conclusions et des recommandations synthtises dans des plans dactions Emettre une opinion conformment aux normes internationales daudit de lIFAC I.3) Organisation gnrale de la mission La mission a officiellement dmarr par la runion de prise de contact avec les reprsentants des Ministres concerns tenue le 31 Juillet 2006 au Ministre de lEconomie et des Finances. Les membres du Comit de pilotage ont ainsi port notre attention que, du fait des contraintes de dlai lies aux engagements du gouvernement vis--vis de ses partenaires, la dure de la mission initialement prvue pour quatre mois tait finalement fixe deux mois.
Source Termes de rfrence de la mission Rapport final Revue posteriori de la passation des marchs de quatre ministres cls Fvrier 2007
1
10
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le cabinet a donc rapidement rflchi sur une mthode dorganisation permettant de respecter les dlais impartis. Ainsi, il fut dcid de renforcer (doubler) lquipe dintervention initialement prvue dans loffre. Cette quipe a t ainsi compose : Trois Experts Comptables diplms dEtat, Un spcialiste Senior en passation de marchs, Trois spcialistes Junior en passation de marchs, Deux auditeurs confirms, Deux auditeurs assistants.
Pour tenir compte des dlais contractuels rduits, les intervenants taient rpartis en deux quipes sous la supervision du responsable de la mission, Associ du cabinet. Chaque quipe avait en charge deux Ministres avec la composition suivante : - Un Directeur de mission - Expert Comptable pour chaque quipe dont lun disposant de bonnes connaissances en finances publiques et en passation de marchs publics assurait en outre la coordination globale de la mission, - Une quipe dintervention sur le terrain constitu dun ct dun Spcialiste Junior en passation de marchs pour chaque Ministre et dune quipe dauditeurs en charge dintervenir sur deux Ministres, - Un Spcialiste senior en passation de marchs qui, outre son intervention auprs dun Ministre, assurait la revue qualit globale des aspects passation de marchs. I.4) Approche mthodologique Lapproche mthodologique droule par les deux quipes dintervention a port sur lapprciation des procdures de contrle interne et la rgularit de lexcution des dpenses publiques dune part, et sur lapprciation du degr de respect des dispositions du Code des marchs publics dautre part. Elle a ainsi t articule : I.4.1) Aspects procdures de contrle interne et rgularit des dpenses publiques : Prise de connaissance de lenvironnement des structures contrles : analyse documentaire : recherche et analyse des textes lgislatifs et rglementaires applicables aux passations de marchs publics, exploitation des rapports et de la documentation existante, entretien avec les acteurs de la passation de marchs et les responsables des structures pour nous imprgner de lenvironnement dans lequel ces activits de passation de marchs sont excutes (organisation fonctionnelle existante, systme de contrle interne), 11
G GR RO OU UP PE EG GM MS S tude et analyse des responsabilits au niveau des structures responsables de la passation de marchs (qui sont les membres de la Commission de marchs, comment sont-ils dsigns, quel est leur degr de participation aux dlibrations ?). Identification des domaines et systmes significatifs ayant une incidence directe sur lexcution de la dpense publique, Apprciation des procdures de contrle interne (vrification de leur existence, valuation des risques lis leur conception et vrification de leur correct fonctionnement), Contrle de la rgularit des dpenses publiques correspondant aux marchs examins -
I.4.2) Aspects passation de marchs publics La mthodologie suivante a t mise en uvre : Avant de dmarrer nos travaux, nous avons confront plusieurs listes de marchs : celles figurant dans le DAO et qui ne comportaient pas les marchs du Ministre de lAgriculture ; ces listes taient tablies par les structures et taient censes tre actualises par lauditeur auprs delles ; ii) celles de la CNCA, obtenues au dbut de la mission, mais qui ntaient pas exhaustives et comportaient beaucoup de doublons ; iii) celles obtenues, au dmarrage de la mission, au niveau des diffrentes structures et qui ont fait lobjet de recoupements avec les deux prcdentes. La confrontation entre ces trois types de listes nous a permis de dgager en rapport avec les responsables des structures des listes dfinitives sur lesquelles devaient porter nos travaux. Par la suite, nous avons mis en uvre la dmarche suivante : nous avons obtenu des structures audites la liste exhaustive des demandes de Renseignement et de Prix (DRP) passes au titre de lexercice 2004 ; Pour obtenir confirmation de lexhaustivit des listes prsentes, nous avons travaill sur les situations dexcution budgtaire pour lanne 2004 2, Nous avons ensuite slectionn par sondage les marchs sur la base des critres du mode de passation du march (Appel dOffres ouvert ou restreint, adjudication publique, entente directe, avenant, demande de renseignement et de prix) et du montant, en tenant compte des structures responsables (centrales, dconcentres et dcentralises);
Ces situations ont t dun grand apport puisquelles nous ont permis de corriger la plupart des listes labores par les structures Rapport final 12 Revue posteriori de la passation des marchs de quatre ministres cls Fvrier 2007
2
i)
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Nous avons rapproch la procdure applique pour chaque march aux dispositions du Code des Marchs Publics (en nous focalisant sur les points de contrle suivants (publicit pralable et approprie, contenu du dossier de consultation, degr de conformit de la mthode de passation choisie, existence dune couverture budgtaire pralable, contenu des rapports dvaluation des offres, respect des dlais de passation de marchs et des dlais dexcution, lments essentiels des contrats conclus, respect des procdures de rception)); I.5) Difficults rencontres En dpit de la bonne collaboration des structures rencontres, nous avons not quelques difficults : les divergences entre les diffrentes sources dobtention des listes de marchs ; limpossibilit dtablir voire de maintenir le contact avec certains acteurs-cls de la passation des marchs ; la non obtention de documents ou complment dinformations par rapport aux dossiers concerns par notre tude.
Les problmes darchivage de dossier ont beaucoup gn le droulement correct de la mission avec des temps de recherche des dossiers parfois trs longs. Les difficults survenues au cours de la mission peuvent tre sries en deux catgories : les structures que la mission na pu rencontrer : les principales tant la DAGE et la DAPS du Ministre charg de lAgriculture que la mission a tent en vain de rencontrer, un courrier de relance leur a mme t envoy sans suite. Notre rapport provisoire transmis au Ministre charg de lAgriculture (au mois dOctobre 2006) na pas enregistr de raction la date dlaboration de ce prsent rapport dfinitif. Les structures qui ont reu la mission, mais qui nont pu lui fournir tous les documents rclams. Il en est ainsi du COUD o les dossiers justificatifs des rglements correspondants aux marchs slectionns nont pu tre remis aux auditeurs temps, cela du fait dun problme darchivage. Au niveau du CROUS, lindisponibilit de lACP durant la priode dexcution de la mission, malgr le courrier adress pralablement la Direction du CROUS, a considrablement gn lexcution correcte des travaux. Aucun dossier de pices justificatives des rglements na pu ainsi tre obtenu.
13
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II) Rsultats de la mission II.1) Principaux constats relevs lors de laudit des quatre Ministres II.1.1) Analyse gnrale des marchs examins La liste des marchs passs par les quatre ministres audits stablit au nombre de 360, nous avons slectionn un chantillon portant sur un nombre de marchs de 146, soit un taux de couverture en nombre de 40% et en valeur de 69%. MARCHES PRESENTES ET ANALYSES MARCHES PRESENTES MARCHES ANALYSES MONTANT DES MARCHES PRESENTES EN FCFA MONTANT DES MARCHES ANALYSES EN FCFA TAUX DE COUVERTURE (EN VALEUR) La rpartition par Ministre est donne par le tableau ci-dessus : Ministres Ministre de lAgriculture et de lHydraulique (MAH) Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature (MEPN) Ministre de lEconomie et des Finances (MEF) Ministre de lEducation (ME) TOTAL Total des Marchs FCFA 10 778 633 434 2 188 260 681 11 255 224 163 8 228 014 773 32 450 133 051 Quote Marchs part analyss FCFA 33% 6 661 208 003 7% 35% 25% 100% 1 188 936 533 6 677 047 688 Taux de couverture 62% 54% 59%
360 146 32 450 133 051 22 270 591 746 69%
7 743 399 522 94% 22 270 591 746 69%
Le tableau suivant donne une typologie des marchs prsents par ministre et suivant le mode de passation. Appels d'Offres MAH MEF ME MEPN TOTAL
5 427 271 405 4 146 229 962 5 803 892 617 1 647 620 681 17 025 014 665
Ententes Directes
4 898 660 220 6 247 792 139 1 004 395 654 475 540 000
DRP
407 903 809 703 117 662 518 717 358 65 100 000
Avenant
44 798 000 158 084 400 169 222 275 372 104 675
Consultations Restreintes TOTAL

0 731 786 869 731 786 869 10 778 633 434 11 255 224 163 8 228 014 773 2 188 260 681 32 450 133 051
12 626 388 013 1 694 838 829
14
TYPOLOGIE DES MARCHES PRESENTES PAR MINISTERE MEPN 7% ME 26% MAH 35%
MEF 32%
Les marchs et contrats passs au titre de la gestion budgtaire 2004 par les quatre ministres, slvent un montant global de 32 450 133 051 FCFA. La proportion de ces marchs slve respectivement pour les Ministres de lAgriculture et de lHydraulique, de lEconomie et des Finances, de lEducation et de lEnvironnement et de la Protection de la Nature 35%, 32%, 26% et 7% de ce montant. Les marchs reus prsents sanalyse comme suit :
TYPOLOGIE DES MARCHES PRESENTES
Appels d ' Offres 55%
Etentes Directes 37%
Consultations Restreintes 2%
Avenant 1%
DRP 5%
55% des marchs reus sont constitus dappels doffres, 37% dententes directes, 5% de DRP, 2% de consultations restreintes et 1% davenants. La proportion des marchs analyse sur leffectif global reu slve 69% et se prsente comme suit :
15
G GR RO OU UP PE EG GM MS S PROPORTION DES MARCHES ANALYSES SUR LES MARCHES PRESENTES
Marchs non analyss 32%
Marchs et contrats analyss 68% Lchantillon des marchs analyss est rparti comme suit :
REPARTITION DES MARCHES PRESENTES
MEPN 7% ME 25% MEF 35%
MAH 33% Le ministre de lconomie et des finances 35%, le ministre de lagriculture 33%, le ministre de lagriculture et de lhydraulique 33% compte non tenu de la DAGE, le ministre de lducation arrivent en troisime position avec un taux de 25% et enfin 7% pour le Ministre de lenvironnement et de la protection de la Nature. Le tableau suivant donne la rpartition des marchs analyss par Ministre et par mode de passation.
16
MAH MEPN MEF ME TOTAL
AO 15 7 20 19 61
AOR 0 1 5 0 6
Mode de passation ED DRP Avenant 4 0 1 1 4 2 19 24 2 8 9 2 32 37 7
AP 0 0 1 0 1
CR 0 0 0 2 2
Total 20 15 71 40 146
Sur les 146 marchs analyss, nous avons examin 61 Appels doffres, 32 Ententes Directes (ED), 37 DRP, 6 Appels dOffres Restreints (AOR), 7 Avenants, 2 Consultations Restreintes (CR) et 1 Adjudication Publique (AP). 20 marchs du MAH ont fait lobjet dune analyse dont 15 Appels dOffres, 4 Ententes Directes et 1 Avenant. Nous avons reu du MEPN un total de 15 marchs dont 7 appels doffres, 1 Appel dOffres Restreint, 1 Entente Directe, 4 DRP et 2 Avenants. Les marchs prsents par le MEF sont au nombre de 71 dont 20 Appels dOffres, 5 Appels doffres restreints, 19 Ententes Directes, 24 DRP, 2 Avenants et 1 adjudication publique. Le Ministre de lducation, nous a prsent 40 marchs dont 19 appels doffres, 8 ententes directes, 9 DRP, 2 avenants et 2 consultations restreintes. II.1.2) Faiblesses gnrales releves dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne A) Degr de respect des dispositions du Dcret 2003-101 A.1) Observations Pour lessentiel, les procdures gnrales de comptabilit publique dictes par le dcret 2003-101 du 13 mars 2003 portant rglement gnral sur la comptabilit publique sont respectes par les diffrentes structures rencontres, pour ce qui concerne en particulier la mise en uvre de la procdure ELOP (Engagement, Liquidation, Ordonnancement et Paiement). La tenue de la comptabilit administrative (article 21 du Dcret) par les Administrateurs de crdits nest cependant pas toujours respecte. Beaucoup de structures rencontres lont ainsi reconstitue au cours de lexcution de la mission.
17
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Lintrt de cette comptabilit administrative est quelle facilite le suivi priodique de la situation des crdits et permet ainsi dviter le rejet dengagements pour insuffisance de crdits. Par ailleurs, du point de vue du classement et de la conservation (archivage) des pices justificatives des dpenses publiques, des difficults certaines ont t rencontres par la mission. A.2) Recommandations Les Administrateurs de crdits doivent veiller la tenue rgulire de cette comptabilit administrative indpendamment de celle tenue par les Ordonnateurs avec le SIGFIP. Cette dernire situation pourrait faciliter les mises jour priodiques de leur comptabilit administrative. Par ailleurs, la traabilit du processus de dpenses publiques suppose une conservation des pices justificatives les concernant. Aussi, les Administrateurs de crdits devraient veiller adopter de vritables procdures darchivage des dossiers dengagement dune part et de liquidation dautre part. En ce sens, le cas de la DAGE du MEF peut tre cit en modle. (chance : immdiate) / (Responsables : Administrateurs de Crdits) B) Degr de respect des dispositions du dcret 80-780 du 28 Juillet 1980 sur lutilisation des vhicules administratifs B.1) Observations La mission a pu constater que les dispositions dictes par le dcret 80-780 du 28 Juillet 1980 sur lutilisation des vhicules administratifs et son instruction dapplication N 19 du 16 Juillet 1984, en ce qui concerne en particulier lutilisation du carburant ne sont pas totalement appliques. Dans la plupart des structures rencontres, des notes de service affectent ainsi une dotation mensuelle de carburant aux agents et non aux vhicules de service comme prvu par les textes prcits. La consquence en est que les mmes vhicules de service bnficient paralllement dune dotation distincte de carburant. Certains agents et responsables rencontrs ont cependant soulev le problme de lanciennet des textes prcits qui engendre comme consquence linadquation des quantits de dotation prvues (5 litres par jour et par vhicule) avec dune part la puissance actuelle des vhicules et dautre part avec la longueur actuelle des circuits emprunter. Par ailleurs, les marchs dacquisition de vhicule lancs par la DMTA et les autres Directions nationales ne respectent pas dans leurs spcifications techniques la double
18
G GR RO OU UP PE EG GM MS S exigence pose par le dcret prcit : vhicules de couleur noire dont la puissance fiscale maximale est de 11 CV. B.2) Recommandations Loptimisation des cots des dpenses publiques commanderait au respect strict des dispositions dictes par le dcret 80-780 en particulier relativement lutilisation du carburant et aux spcifications techniques des vhicules. Toutefois, ces mesures devraient saccompagner dune refonte du texte dans le sens de ladapter aux exigences modernes. Lopportunit offerte par larticle 9 du dcret prcit relatif loctroi dindemnits compensatrices aux agents utilisant leur vhicule personnel devrait aussi tre exploite. (chance : immdiate) / (Responsables : Secrtaires Gnraux des Ministres et DMTA) C) Degr dapplication des textes rglementaires rgissant la comptabilit matires C.1) Observations Du point de vue de la tenue de la comptabilit des matires de lEtat, le constat relev est une certaine mconnaissance des textes applicables par certains Administrateurs et Comptables des matires. Les dispositions pertinentes dictes par le dcret 81-844 du 20 Aot 1981 relatif la comptabilit matires appartenant lEtat, aux collectivits locales et aux tablissements publics modifi et lInstruction dapplication 004/DMTA/DGF/MEF du 08 mars 1988 sont ainsi mconnues par certains acteurs des structures rencontres. Certains comptables matires rencontrs semblent mme souffrir dun problme criard de formation sur ces procdures. Dun autre ct sest pos avec acuit dune part le problme de la mise jour de ces textes pour les rendre plus adapts aux besoins actuels de la comptabilit matires et dautre part le problme de linformatisation des supports (modles proposs par lInstruction 004) dont la tenue manuelle engendre une redondance et une perte de temps et defficacit. En dernier lieu, la non couverture de la responsabilit pcuniaire lie au maniement des fonds ou la gestion des matires par les rgisseurs, les billeteurs et les comptables matires par la perception des indemnits de responsabilit prvues par le Dcret 75-1110 du 11 Novembre 1975 nest pas de nature favoriser lefficacit dans lexcution de leurs responsabilits. Il est vrai que, les taux faibles des indemnits prvues (au maximum 5000 FCFA mensuel pour les comptables matires) a pu peut tre gner lapplication effective de ce Dcret.
19
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les points de non-conformit les plus couramment rencontrs en ce qui concerne lapplication des textes gouvernant la comptabilit des matires ont eu trait aux aspects suivants : absence de comptable matires, le gestionnaire de la structure cumulant les deux fonctions (le gestionnaire pouvant commettre une irrgularit en ayant la possibilit de la dissimuler (exemple commande fictive de petits montants)), inexistence dun arrt de nomination du Ministre de lEconomie et des Finances pour certains comptables matires en fonction, non tenue des documents comptables (modles annexes dicts par lInstruction 004 prcite), certains administrateurs de crdit ne sont pas membres des commissions de rception et aucune note de service officielle ne dsigne comme dlgataire le Chef de Bureau ou de Division qui les reprsente dans les dites commissions, ce qui est contraire aux dispositions de lInstruction 0004 qui prcise que sont entre autres membres de la Commission de rception lAdministrateur des matires, le Comptable matires et le COF.
C.2) Recommandations Les textes gouvernant la comptabilit des matires de lEtat, des Collectivits Locales et des Etablissements Publics doivent faire lobjet trs rapidement dune refonte (en ce sens, les rformes en cours notamment le projet de dcret en cours dlaboration et la nouvelle nomenclature budgtaire unifie devraient rapidement tre mises en oeuvre pour permettre une plus grande efficacit dans la tenue de cette comptabilit matires). A cet effet, les nombreuses opportunits offertes par linformatique devraient tre mieux exploites pour viter les redondances dans les critures comptables (cas par exemple de la tenue des mouvements du Livre journal et du grand livre des comptes). Par ailleurs, les Ministres dpensiers devraient rapidement procder la rgularisation des titres de comptables des matires en proposant au Ministre des Finances la prise darrts de nomination. Des modules de formation devraient ensuite tre organises leur profit non seulement sur la comptabilit des matires mais aussi sur les dispositions pertinentes gouvernant la comptabilit publique Enfin, les textes rgissant lindemnit de responsabilit alloue aux administrateurs comptables ainsi quaux comptables matires de lEtat, des organismes et collectivits publics qui datent de 1975 doivent tre rforms dans le sens dune rvision des taux dindemnits servis pour les adapter au niveau de responsabilit des agents concerns. Ceci participerait une meilleure excution des responsabilits qui leur sont attribues. (chance : immdiate) / (Responsables : Ministres Dpensiers et DMTA)
20
G GR RO OU UP PE EG GM MS S D) Degr de respect des textes lgislatifs et rglementaires par les tablissements publics D.1) Observations En ce qui concerne les tablissements publics rencontrs, le constat gnral qui se dgage est un certain dvoiement du principe dautonomie de gestion consacr par les pouvoirs publics. Les textes lgislatifs et rglementaires sont ainsi appliqus avec parcimonie. Ceci dcoule, notre sens, dune interprtation trs large du principe dautonomie qui les laisserait certaines fois croire quils pouvaient aisment se soustraire aux dispositions pertinentes dictes par les textes prcits. Ceci peut tre corrobor par les faiblesses suivantes constates lors de la mission : non respect des dispositions pertinentes du CMP (composition du DAO, procdures dappel doffre restreint, de DRP et dententes directes notamment), retard dans llaboration des tats financiers, rglement des dcomptes des factures des prestataires en dphasage complet avec les dispositions des contrats conclus avec eux, etc.). D.2) Recommandations Les pouvoirs publics devraient mettre en place des dispositifs plus efficaces de suivi et de contrle des interventions de structures du secteur para public comme les Etablissements Publics en particulier ceux caractre industriel et commercial (du fait de leur envergure conomique). En effet, en dehors des missions ponctuelles effectues par les corps de contrle de lEtat gnralement sur requte des pouvoirs publics, aucun dispositif de contrle externe ne permet de mesurer de faon permanente le degr de respect par ces tablissements publics des textes lgislatifs et rglementaires qui leur sont applicables notamment en matire de passation de marchs publics et en matire dexcution de dpenses publiques. En ce sens, le Ministre charg des Finances qui a en charge leur tutelle financire (article 9 du dcret 77-89) devrait (initier un projet de rforme du dcret prcit dans le sens dy intgrer des dispositions rendant la nomination de Commissaires aux comptes obligatoire linstar de celles rgissant les tablissements publics hospitaliers. (chance : immdiate) / (Responsable : Ministre charg des Finances) E) Autres points de faiblesse relevs dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne : E.1) Observations aucune des structures rencontres na adopt une procdure de demande dexpression des besoins ses sous entits pour permettre aux responsables des marchs de cerner ds le dbut de lanne lampleur des fournitures, travaux et services ncessaires la satisfaction des dits besoins. 21
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Or, une telle procdure aurait permis dviter la plupart des cas de fractionnement de marchs rencontrs, Les Chefs de Division ou de Bureau matrialisent trs rarement les contrles de supervision quils effectuent sur les dossiers dengagement ou de liquidation, ce qui ne permet pas lAdministrateur des crdits de sassurer de la ralit de ces contrles, les notes de service dsignant les membres des commissions de rception et de dpouillement ne sont disponibles que dans de rares structures, aucune des structures rencontres na pu nous prsenter sur premire demande les situations dexcution budgtaire de lexercice 2004. Ces situations taient toujours reconstitues partir des souches des bons dengagement ce qui demandait un long dlai de traitement, les factures pro forma des fournisseurs ayant soumissionn aux procdures de DRP taient rarement classes dans les dossiers de dpenses, Les situations faites sur les dlais sparant lengagement et la liquidation montrent quils sont gnralement trs longs (en moyenne trois six mois), absence dun organigramme jour et dun manuel de procdures dans pratiquement toutes les structures rencontres, du point de vue organisationnel, la plupart des structures rencontres ne compte pas en leur sein de spcialistes en passation de marchs. Or, certaines dentre elles passent un volume important de marchs pouvant comporter des procdures complexes. Cette faiblesse aurait pu tre attnue si des formations rgulires taient organises au profit des responsables de la passation de marchs, ce qui nest pas le cas. Comme consquence cela, des cas patents de non matrise des dispositions essentielles du Code des Marchs Publics ont ainsi t rencontrs (voir infra faiblesses dans les procdures de passation de marchs) E.2) Recommandations Les services administratifs et financiers (bureaux de gestion) devraient au dbut de chaque anne initier une circulaire la signature de lAdministrateur des crdits pour recueillir les expressions de besoins des diffrentes entits de la Direction et quantifier et planifier en consquence les passations de marchs, Les responsables (Chefs de Division ou de Bureau) chargs deffectuer les contrles de supervision de premier niveau sur les dossiers dengagement et de liquidation devraient veiller matrialiser les contrles effectus sur ces dossiers soumis la signature des Administrateurs de crdits pour permettre ces derniers de sassurer de la ralit de ces contrles, Les notes se service dsignant les membres des diffrentes commissions devraient faire lobjet dun archivage pour faciliter la vrification de lidentit des agents habilits participer ces commissions. Il en est de mme du classement des factures des fournisseurs ayant particip aux procdures de DRP en particulier, 22
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les diffrentes directions devraient veiller laborer des manuels de procdures qui constitueront le guide et le code de conduite commun dans lexcution des procdures relatives la dpense publique, Enfin, pour celles dentre elles, qui passent des marchs dune certaine complexit, elles devraient veiller sattacher les services de Spcialistes en passation de marchs ou tout le moins organiser des modules de renforcement de capacits pour les agents impliqus dans la passation de marchs.
(chance : immdiate) / (Responsables : Bureaux de Gestion et Administrateurs de Crdit) II.1.3) Faiblesses gnrales releves lors de laudit de la passation de marchs II.1.3.1) Le Code des marchs (principales faiblesses notes) Le dcret 2002-550 du 30 mai 2002 portant code des marchs publics, en dpit de ses avances par rapport lancien dcret 82-690 du 7 septembre 1982, a t mis en vigueur avec quelques tares congnitales . Cest ce qui justifie que, ds novembre 2002, soit quelques six mois aprs sa mise en vigueur, la Banque Mondiale et la Banque Africaine de Dveloppement ont effectu sa revue travers le CPAR dont la prsente mission entre dans le cadre de la mise en uvre des recommandations. Les faiblesses suivantes ont ainsi t identifies : Appel dOffres Restreint (art. 53 et 54) / Appel dOffres prcd dune prslection (art 56 58): Il y a une confusion entre les procdures de ces deux modes de passation du fait que lappel doffres restreint prvoit une publicit conformment aux dispositions de larticle 50 du CMP alors que lon devait demble reprer, pour lAOPP, les seuls fournisseurs / entrepreneurs susceptibles de livrer les fournitures ou bien dexcuter les travaux sans pour autant quil y ait publicit. Modalits de mise en uvre de la Demande de Renseignements et de Prix (DRP) (art. 80 ; art. 193): Selon larticle 80, lautorit contractante peut recourir la procdure de DRP pour tous fournitures, services ou travaux dont la valeur estime est infrieure aux seuils de passation dun march mais suprieure 3 millions de FCFA pour les fournitures et 6 millions de FCFA pour les travaux ou prestations de services. Pour ce faire lautorit contractante sollicite, par crit, des prix auprs dau moins 3 fournisseurs ou entrepreneurs.
23
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Selon larticle 193, la DRP fait lobjet dune publicit approprie. Cette confusion entrane au moins deux problmes : i) La ncessit de faire jouer la concurrence (en demandant au moins 3 factures pro forma ou devis) sur des acquisitions de fournitures et de travaux et services infrieurs respectivement 3 millions et 6 millions nest pas clairement explicite dans le Dcret 2002-550 modifi, contrairement aux dispositions prvues par les anciens dcrets 67.697 et 82.690. Certaines autorits contractantes pensent ainsi quen de de ces seuils, elles peuvent procder par gr gr, alors que les cas pour lesquels on peut y procder ainsi sont limitativement fixs 7 par le CMP (article 76). Pour la DRP, la plupart des autorits contractantes ne font pas de publicit, conformment aux dispositions de larticle 193, mais sollicitent par crit des prix auprs de 3 fournisseurs / entrepreneurs ou prestataires de services, conformment aux dispositions de larticle 80.
ii)
Modalits de mise en uvre de lEntente directe (articles 75 79): Les dispositions de larticle 77 selon lesquelles il faut : i) mettre en comptition, par une consultation crite, au moins 5 personnes et en outre, ii) publier un avis public avant dengager la consultation crite , tent tout son sens lentente directe qui, le plus souvent, ne devrait pas souffrir de dlais trop longs. Marginalisation des marchs de prestations intellectuelles (services de consultants) : Les marchs de prestations de services (services intellectuels, selon les dispositions de larticle 5 du CMP) ne sont traits que par larticle 55 du CMP alors que le processus de recrutement des consultants est trs diffrent de celui pour la passation des marchs de travaux et fournitures. Toutes ces faiblesses du CMP sont amplifies par le fait quil nest pas connu de la plupart des acteurs de la passation des marchs; ce sujet, les formations ralises le lendemain de lentre en vigueur du dcret ont t de courte dure (2 3 jours) et leur caractre payant et peu ax sur la pratique na pas permis den tirer tout le profit escompt encore moins den faire bnficier beaucoup dacteurs ; il est noter que certains ministres (tels que celui de lEducation) ont eu organiser des sessions de formation dune semaine deux semaines avec beaucoup de cas pratiques. La plupart des acteurs ont reconnu navoir reu aucune formation en passation de marchs et ceci a eu des incidences non ngligeables sur le degr de respect des dispositions du Code.
24
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les mouvements dagents et de responsables qui dcoulent des changements de structures font que des acteurs ayant capitalis une certaine exprience quittent les postes et sont remplacs par dautres qui doivent parfois apprendre sur le tas . II.1.3.2) Les Commissions II.1.3.2.1) Les Commissions de Marchs des Ministres Les commissions des marchs des ministres sont composes de 5 membres : - 3 reprsentants de lautorit contractante dont le prsident et un reprsentant du service utilisateur, - Un reprsentant du Ministre charg des Finances ayant voix dlibrative (cest un agent du Bureau des Marchs) et un reprsentant du Contrleur Financier (CF) ayant voix consultative et dont mention de ses observations ou dfaut dobservation doit tre porte sur le procs-verbal des dlibrations (article 208). Cette commission, qui comporte les reprsentants du MEF et du CF, doit tre un premier rempart pour vrifier la qualit des documents (spcifications techniques, cahier de charges), adquation du mode de passation des marchs etc. Il y a cependant beaucoup de manquements ce niveau : mode de passation de march, documents dappels la concurrence de mauvaise qualit (besoins mal exprims, clauses mal rdiges, absence de spcifications techniques, confusion entre les instructions aux soumissionnaires et les clauses contractuelles, mauvais ou dfaut dallotissement, non respect de lallotissement sil est prvu, spcifications figes (restrictives), etc.). II.1.3.2.2) La Commission Nationale des Contrats de lAdministration (CNCA) Les marchs publics reprsentent annuellement des ressources budgtaires importantes avec une envergure significative sur lconomie sngalaise. Ainsi, toute dcision de nature rejeter un march peut tre pesante du fait de limportance de la commande publique. Cependant, la CNCA, en sa qualit de gardien du temple, donc de dernier rempart, doit faire preuve de plus de rigueur et de vigilance dans : i) la dlivrance des autorisations de procdures durgence, de marchs de gr gr et des avenants, ii) le recours, par les autorits contractantes, des modes de passation de marchs non conformes, iii) lexamen des dossiers soumis son avis en tenant compte des faiblesses listes la fin du point ci-avant. En effet, le premier argument que les autorits contractantes ont lhabitude de brandir est le suivant : nous avons lautorisation de la CNCA . II.1.3.2.3) La Commission de Contrle des Vhicules Administratifs (CCVA) Pour les marchs de vhicules, selon la DMTA, les programmes annuels dacquisitions leur arrivent avec, dans la plupart des cas, des choix dj oprs.
25
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les autorisations de la CCVA le sont en rponse des requtes manant des ministres de tutelle des diffrentes structures. La CCVA donne, en principe, son autorisation sur la base de la facture proforma du fournisseur. Si cette exigence peut tre satisfaite dans le cas des marchs par entente directe, par contre dans le cas des marchs par appel doffres la pro forma ne peut tre obtenue quavec le fournisseur retenu (cest un lment de loffre); cest--dire posteriori, avec le risque que le vhicule choisi puisse tre remis en cause par la CCVA, ce qui peut tre trs dplorable, les acquisitions sinscrivant dans le cadre dun processus planifi. La CCVA, avec la flambe du cours du ptrole, doit redoubler de vigilance pour dune part contrler laccroissement du parc automobile de lEtat, dautre part, contrler le standing et la puissance des vhicules acqurir. II.1.3.2.4) Les Commissions Internes de Dpouillement Les commissions internes de dpouillement ne sont pas toujours formalises par un acte administratif. Il est noter, par ailleurs, que mme si ces commissions ne traitent que des DRP, la matrise des procdures de passation des marchs par leurs membres nest pas toujours tablie. Cette situation est dautant plus dplorable que ces commissions sont charges de dpouiller et dvaluer, dans la foule, les rponses aux consultations. Les procs-verbaux des sances sont trs simplistes et ne justifient pas toujours les choix. II.1.3.2.5) Les Commissions de Rception Les actes formalisant ces commissions ne sont toujours pas disponibles. Par ailleurs, loccasion de nos travaux, nous avons constat labsence de membres aux rceptions. Les procs-verbaux signs de tous les membres ne sont pas toujours disponibles dans les dossiers. II.1.3.3) le bureau des marches Le Bureau des Marchs, vu sa reprsentation dans les Commissions des Marchs et la CNCA, devrait voir ses effectifs augments pour garantir une reprsentation aux runions auxquelles il est convi en sa qualit de membre (en particulier les runions des Commissions de Marchs sectorielles). II.1.3.4) Ltat de la documentation Concernant la section 3 Cahier des charges , du CMP, larticle 21 dispose ce qui suit : les Cahier des Clauses Administratives Gnrales, fixant les dispositions administratives applicables tous les marchs portant sur une mme nature (fournitures, travaux ou services) sont tablis par la CNCA en relation avec les ministres intresss et approuvs par dcret ; Rapport final 26
i)
ii)
les Cahiers des Clauses Techniques Gnrales fixant essentiellement les conditions et spcifications techniques applicables tous les marchs de mme nature sont labors par la CNCA en relation avec les dpartements techniques concerns et sont approuvs par arrt du ou des ministres intresss ; les Cahiers des Prescriptions Spciales fixant les clauses propres chaque march et contenant la dfinition prcise de lobjet du march et le mode de passation serait tabli par lautorit contractante.
iii)
Force est de reconnatre que ces dispositions ne sont pas encore appliques comme prvu et que chaque autorit contractante arrive la CNCA avec des cahiers de charges qui, dans certains cas ne sont pas standardiss ; ainsi dun dossier lautre les clauses et conditions peuvent varier pour la mme nature dacquisition. Dans le cadre du Programme de Promotion des Investissements Prioritaires (PPIP), financ par lIDA, une consultation avait t lance pour la confection de documentstypes dappels doffres pour certainement pallier cette lacune. A notre connaissance, le processus de choix du consultant na pas t finalis alors que lexistence de documents-types diffuss avec une vulgarisation adquate auprs des utilisateurs serait un complment ncessaire dun CMP quel quil soit. II.1.3.5) Le degr de conformit des procdures de Passation des Marchs Nous avons not au cours de notre mission de nombreuses faiblesses lies la Passation des Marchs Publics. Nous les passerons en revue, ci-aprs, avant de formuler des recommandations. II.1.3.5.1) Sur lexpression des besoins Observation 1 : Les besoins sont souvent mal exprims, les fournitures, travaux ou services ne sont pas toujours bien dcrits, les quantits sont mal cernes, il ny a pas toujours de regroupement des acquisitions (dans des situations o cest pertinent), de manire homogniser les quipements acqurir, raliser des conomies dchelle, voire disposer dun stock tampon (cas des listings et consommables informatique, selon quelques responsables). Certains appels doffres sont lancs sans quantit et le montant du march est dtermin aprs coup sur la base des prix unitaires et de quantits fixes pour les diffrents items en fonction des enveloppes budgtaires, ce qui fait que les prix offerts par les soumissionnaires ne peuvent pas tre avantageux.
27
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Recommandation 1 : Planifier les besoins en donnant les quantits mme titre indicatif, dcrire le besoin travers des spcifications tenant compte de la destination, de lusage des biens acqurir ou des travaux raliser. Toute centralisation des acquisitions devrait tre ralise, en relation avec les avantages et inconvnients dun systme centralis Vs un systme dcentralis. (chance : immdiate) / (Responsables : autorits contractantes) II.1.3.5.2) Sur les modes de passation des marchs Observation 2 : Le choix des modes de passation des marchs ne tient pas compte, dans la plupart des cas, des dispositions du CMP ; des avenants sont signs sans tenir compte des contraintes fixes par larticle 24 du CMP, savoir que la limite maximum pour lavenant est de 25 % des quantits et 50 % du montant du march initial. Les marchs par entente directe font galement lgion et, ce sujet, les requtes adresses la CNCA ne sont que rarement retrouves dans les dossiers qui nous ont t soumis; si elles le sont, les annexes ne sont pas jointes. Dans la plupart des situations, cest la rponse de la CNCA qui nous permet de savoir quil ya eu une requte et de noter les rfrences des lettres y relatives. Ainsi, nous navons pratiquement pas eu loccasion de vrifier largumentaire par rapport aux sept (7) conditions fixes par larticle 76 du CMP pour pouvoir passer un march de gr gr. Sauf pour le mobilier dappartement destin aux membres du gouvernement et autres hauts fonctionnaires assimils (pour lesquels la base rglementaire est le dcret 2004-1279 du 28/09/2004 modifiant le dcret 91-490 du 08/05/1991), les marchs de gr gr passs le sont le plus souvent sur des bases injustifies. Lappel doffres restreint est utilis pour des marchs qui se prtent une concurrence ouverte (corps dtat du btiment par exemple) et pour des montants sans commune mesure avec le seuil maximum fix par le CMP (article 54) et qui est de 50 millions de FCFA. Un recours abusif la procdure durgence a t constat alors quentamer une procdure normale serait plus efficace, dautant plus que dans bien des cas, les dlais de mise en uvre observs, l o la procdure durgence a t autorise, se sont inscrits dans une procdure normale. Par ailleurs, le recours une procdure durgence dnote souvent dun dfaut de planification de la passation des marchs. Pour les prestations intellectuelles (slection de consultants), des appels doffres ouverts sont lancs avec des dossiers inadquats et ne respectant pas les dispositions de larticle 55 du CMP qui recommande ltablissement de demandes de propositions sur la base de listes restreintes avec : des termes de rfrence adquats, une ouverture des plis en deux tapes et une valuation base sur un systme de points.
28
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le plus souvent, pour les DRP, le fractionnement des marchs, par rapport linscription budgtaire, en restant dans des seuils qui frisent ceux de passation de marchs (cas rencontr : 14 997 000 FCFA pour un seuil de 15 millions pour les fournitures), ou 24 995 000 FCFA pour un seuil de 25 millions (pour les travaux et prestations intellectuelles cest--dire les services de consultants) est manifeste. Recommandation 2 : Se conformer aux dispositions du CMP pour ce qui est des diffrents modes de passation de marchs. Pour les prestations intellectuelles, veiller au respect des dispositions de larticle 55 du CMP. Regrouper et planifier les acquisitions conformment aux dispositions de la circulaire n 02340/MEF/CAB/PCRBF/SE/SPM du 21 mars 2005. Eviter dexposer la CNCA des situations dlicates en demandant des drogations ou autorisations de toutes sortes, surtout si la requte mane dune autorit. La CNCA doit jouer son rle de gardien du temple et de dernier rempart en assumant pleinement ses responsabilits. (chance : immdiate) / (Responsables : autorits contractantes / CNCA) II.1.3.5.3) Sur les documents de consultation Observation 3 : De nombreuses insuffisances ont t notes en ce qui concerne les documents types utiliss, savoir : i) Absence de standardisation des documents (cahiers de charges, procs verbaux douverture des plis et dattribution de marchs, rapports dvaluation, rapports de prsentation, avis dappels la concurrence etc.) ; Manque de lisibilit dans les cahiers de charges o il ya souvent amalgame entre les instructions aux soumissionnaires (qui organisent et rglementent la comptition) et les clauses contractuelles ; Confusion entre les critres dvaluation (qui concernent loffre) et les critres de qualification (qui concernent le soumissionnaire, cest--dire celui qui soumet loffre) ; Inscription quasi systmatique de visites dentreprises qui, outre le caractre subjectif, mettent en contact direct les soumissionnaires et la commission technique avec tous les risques que cela prsente. Absence de formalisation des lots ou bien mauvais allotissement (mlange, dans un mme lot, de produits nayant rien voir les uns avec les autres (donc non susceptibles dtre fournis par une entreprise, do le risque davoir des lots infructueux). 29
ii) iii) iv) v)
G GR RO OU UP PE EG GM MS S vi) Non prise en compte des problmes de compatibilit pour le matriel informatique ou bien dassortiment pour le mobilier : exemple, un lot constitu de micro-ordinateurs, un lot constitu donduleurs, un lot constitu dimprimantes etc.). Absence ou mauvaise rdaction des spcifications techniques qui sont un lment dcisif pour dterminer la conformit des fournitures/quipements et travaux. Quantits non spcifies initialement dans les dossiers de consultation, ce qui ne favorise pas les conomies dchelle. Clauses mal rdiges ou absentes (cautionnement, validit des offres, pnalits de retard, le dlai dexcution est dans bien des cas fix aprs attribution du march, avec parfois fixation de dlais diffrents, dans le cas de marchs lots multiples, pour diffrents contrats issus dun mme appel la concurrence, etc.). Recours, dans certains cas, au systme de points pour les marchs de travaux et fournitures, alors que ce systme nest pas applicable aux dits marchs mais plutt au recrutement de consultant. Abus dans la rclamation dchantillons encombrants et contraignants, alors que de bonnes prescriptions techniques pourraient, en gnral, suffire. Certaines structures ont reu comme rponse de la part des soumissionnaires, juste raison, quils nont pas besoin de stocker, ils ont des rfrences et les capacits requises pour excuter le march . Adoption, pour certaines structures, dun montant fixe forfaitaire pour le cautionnement provisoire, quel que soit lobjet ou le montant du march, alors que le montant de la caution provisoire doit tre fix de manire reprsenter 1 5 % du montant du march (article 135 du CMP).
vii) viii) ix)
x) xi)
xii)
Recommandation 3 : La plupart des lacunes sus mentionnes dcoule de linexistence de documents-types de passation des marchs. Il y a lieu de diligenter la production desdits documents, de les vulgariser et de former les utilisateurs en organisant des sessions pratiques. Cela simplifiera la tche aussi bien aux autorits contractantes quaux Commissions des Marchs et la CNCA. Rduire les visites dentreprise au strict minimum ; il en est de mme des chantillons rclamer. (chance : septembre 2007) / (Responsables : PCRBF / DMP / ARMP)
30
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.1.3.5.4) Sur la mise en uvre des procdures de passation des marchs Observation 4 : II.1.3.5.4.1. La Publicit : Si la publicit est faite, dans la plupart des cas, les justificatifs (coupures de journaux) sont rarement archivs et sils le sont, les extraits sont mal dcoups et ne permettent pas de vrifier les rfrences des journaux (titre de la publication, numro, date), mais surtout de sassurer que le temps minimum, dpendant de la procdure, a t observ pour permettre aux soumissionnaires de prparer de bonnes offres. Pour le cas particulier du Bulletin dInformation Economique (BIE) de la Chambre de Commerce dIndustrie et dAgriculture de la Rgion de DAKAR (CCIARD), dont la parution est hebdomadaire et a lieu au plus tt le mercredi, le temps de publicit minimum subit dans les faits une ponction de quelques jours, si tout simplement linsertion nest pas rejete au numro suivant, le BIE publiant gratuitement les annonces do une forte demande des annonceurs qui limite lespace offert. Les avis dappel doffres sont incomplets et ne renseignent pas toujours sur : la source de financement, lallotissement, les adresses compltes de lautorit contractante (tlphone, fax, e-mail), la priode de validit des offres, le cautionnement (qui doit tre prvu par lot, ce qui nest pas le cas pour certaines structures en cas de lots multiples), etc. Dans le cas de lentente directe, la publicit pralable la mise en concurrence prvue par larticle 77 du CMP nest pas respecte. Recommandation 4 : Veiller bien conserver les justificatifs des publicits, avec toutes les rfrences susceptibles de permettre un contrle en particulier sur les dlais. Tenir compte, pour les insertions dans le BIE des alas lis la parution pour garantir le temps minimum de prparation des offres. Veiller ce que les avis dappel doffres soient correctement rdigs. Dans les cas dentente directe, respecter les dispositions en matire de mise en concurrence pralable.
(chance : immdiate) / (Responsables : autorits contractantes) II.1.3.5.4.2. Le Dpouillement des offres : Observation 5 : Dans certains cas, les contrles pralables (en particulier sur la publicit), ne sont pas reflts dans le procs-verbal, mme supposer quils ont t effectus, pour certains procs-verbaux, des informations importantes, telles que les prix, ne sont pas mentionnes, alors quil sagit douvertures en sance publique.
31
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les membres extrieurs des Commissions des Marchs (reprsentant du Bureau des Marchs du MEF ou du Contrleur Financier) sont quelques fois absents, or du fait que le CMP na pas fix de quorum, tous les membres doivent tre prsents pour la validit des dlibrations. La Commission des Marchs (CM) ne formule pas de critiques et recommandations sur le recours des modes de passation de marchs non conformes, alors quelle devrait jouer un rle de premier rempart parce que compose de praticiens du CMP. Dans certains cas, la CM colmate des brches , en formalisant par exemple les lots l o le cahier des charges navait pas prvu expressment des lots. Lexamen des pices administratives dbouche souvent sur un dlai fix aux soumissionnaires pour rgulariser les pices alors que celles-ci sont requises au titre de la qualification et peuvent tre produites jusqu lattribution dfinitive du march. Recommandation 5 : Veiller reflter les contrles effectus dans les procs-verbaux. Veiller la reprsentation de tous les membres. Faire des observations, voire recommander la reprise de la procdure l o des modes de passation de marchs inappropris ont t utiliss. Se conformer aux dispositions du CMP pour ce qui est des pices administratives.
(chance : immdiate) / (Responsables : CM / autorits contractantes) II.1.3.5.4.3. Lvaluation des offres / la dsignation de lattributaire : Observation 6 : Dans bien des cas, les dispositions des cahiers de charges ne sont pas appliques ou sont mal appliques (utilisation dun systme de points non prvu, rajout de nouveaux critres, non respect de lallotissement prvu par le dossier de consultation), caractre parfois dcisif de la visite des entreprises. Le processus, la dmarche, la logique suivie pour lvaluation des offres ne sont pas toujours faciles cerner posteriori surtout en labsence de rapport d. Il est tout simplement plus facile de reprendre, dans certains cas, lvaluation pour une vrification, ce qui nest ni matriellement possible, ni appropri la mission. Pour ladjudication publique, des considrations autres que le prix ont t prises en compte. Dans certains cas, lvaluation des offres sest faite en deux tapes valuation technique et valuation financire pour des marchs de travaux / fournitures, alors que cette dmarche est prconise plutt pour les consultants.
32
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Recommandation 6 : Appliquer avec rigueur et quit les dispositions du cahier des charges qui constituent le lien contractuel entre le soumissionnaire et lautorit contractante. Pour ladjudication publique, se conformer aux dispositions du CMP en la matire (le prix doit tre le facteur prpondrant de choix de ladjudicataire). Pour la slection des consultants, se conformer aux dispositions de larticle 55 du CMP.
(chance : immdiate) / (Responsables : CM / autorits contractantes) II.1.3.5.4.4. Le contrat et sa gestion : Observation 7 : Des clauses essentielles sont absentes ou mal rdiges : garanties techniques, rception, pnalits de retard, cautionnement dfinitif. A titre dexemple aucun des marchs de vhicules de la DMTA que nous avons examins ne comportent une clause de garantie technique. Pour le cautionnement dfinitif, la part proportionnelle, fixe 7 % du montant du march, pour les marchs prvoyant une priode de garantie, nest souvent pas prvue. Les spcifications techniques des fournitures et quipements, les quantitatifs, les annexes sont rarement joints au march, ce qui peut poser des problmes au moment de la rception. Les retards dans lexcution des marchs ne font pas lobjet de suivi, en consquence les pnalits y affrentes sont trs rarement appliques. Mme si lAdministration paie aprs service fait et constat, force est de constater que les cautions de bonne excution sont produites tardivement ; dans bien des cas, seulement au moment et pour les besoins du paiement. La priode couverte est parfois trs courte, le temps de complter le dossier de paiement et voir se dnouer celui-ci. Des modifications sont quelquefois apportes, en manuscrit, aux clauses du contrat sans que celles-ci soient valides par la CNCA au moyen de son cachet corrections approuves . Par rapport aux dispositions du cahier des charges, des clauses sont modifies dans le contrat (taux de pnalit dlai etc.), do rupture de lquit qui avait prsid ltablissement du contrat. Les dossiers ne contiennent pas les renseignements sur les paiements que dans de trs rares cas (paiements effectus partir de comptes spciaux du Trsor, au moyen de chque. Pour le cas particulier des marchs de la Douane, nous avons not quils sont quasiment tous exonrs sans que lon ait pu nous expliquer, voire justifier cet tat de fait (texte lgislatif ou rglementaire drogatoire). Rapport final 33
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour les contrats location de logiciel IBM sign avec ABM par la DGD et la DTAI (pour le mme montant pour des raisons de back up), celui sign par la DGD est dispens de caution de bonne excution et de retenue de garantie (en rfrence larticle 21 du march initial) ; par ailleurs, larticle 13 garantie dudit march, de par son libell dgage toute responsabilit et engagement du Titulaire (ABM) et fait supporter ainsi les risques lAdministration. Recommandation 7 : Veiller respecter les clauses contractuelles contenues dans le cahier des charges, lequel doit comporter toutes les clauses pertinentes. Suivre et appliquer les pnalits de retard. Faire approuver toutes les corrections par la CNCA au moyen du cachet corrections approuves . Se conformer aux dispositions du CMP concernant la part proportionnelle du cautionnement dfinitif. Pour les marchs de la Douane, fournir aux auditeurs les textes drogatoires au rgime de droit commun. Pour les contrats location de logiciel avec ABM, revoir lavenir les engagements et exiger une garantie de bonne excution.
(chance : immdiate) / (Responsables : autorits contractantes / CNCA) II.1.3.5.4.5 Sur le dispositif de passation des marchs : Observation 8 : Nous ne reviendrons pas sur les faiblesses listes au point II.2.3 et qui pourront trouver des solutions avec ladoption dun nouveau code des marchs publics, la mise en place de la Direction Centrale des Marchs Publics et de lAgence de Rgulation des Marchs Publics. Comme mesures daccompagnement de ces rformes nos recommandations sont formules ci-aprs. Recommandation 8 : Vulgariser outrance les textes rglementaires rgissant la passation des marchs ; Organiser des sessions de formation rgulires sur la passation des marchs, il sagira de sessions de dures suffisante, au moins une semaine, pour permettre de bien cerner les concepts mais aussi deffectuer beaucoup dexercices et de cas pratiques ; ces sessions pourraient tre tales dans le temps avec un dcoupage par thmes comme suggr par certains responsables rencontrs. Ces formations devront concerner tous les acteurs de la Passation des Marchs, y compris les membres des commissions des marchs et les corps de contrle. 34
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Responsabiliser les gestionnaires qui devront tre imputables des rsultats. En effet, pour les financements extrieurs, en cas de passation de march non conforme, le contrat nest pas financ par le bailleur et le montant est dduit de laccord de financement. Dpendant de la gravit de la situation, le projet ou tout le portefeuille de lEmprunteur peut tre suspendu. Il faudrait aussi, pour le financement sur ressources internes, que des mesures hardies analogues puissent tre tudies et mises en oeuvre. Renforcer le contrle de la passation des marchs (par des contrleurs internes et externes). Motiver les acteurs de la Passation des Marchs.
(chance : juillet 2007) / (Responsables : PCRBF / DMP / ARMP) II.1.3.5.4.6 Sur les questions de forme : Observation 9 : Les cahiers de charges ne sont pas toujours numrots. La plupart des documents (procs-verbaux de dpouillement, rapport dvaluation, procs-verbaux dattribution des marchs) ne sont ni dats, ni numrots. Les notes de prsentation des marchs ne sont gnralement pas dates, encore moins numrotes ; de surcrot, elles ne retracent pas la procdure pour permettre den faire lconomie aux membres de la CNCA. Les diffrentes dates (souscription, approbation, signature) ne sont pas toujours servies au niveau de la page de garde et de la page de signature du contrat de march. Dans la plupart des cas, seule la date dapprobation est remplie (pour ce qui est de la page de garde), alors que la date de notification, plus importante, ne lest pas, alors quelle reprsente, sauf indication contraire (spcifie par ordre de service ultrieur) le point de dpart des dlais contractuels. Ainsi, avec les problmes de classement et darchivage courants, la vrification du non respect des dlais contractuels est souvent impossible, vu que les bordereaux de notification ne sont pas toujours disponibles ou correctement remplis (dcharge du cocontractant de lAdministration avec indication du point de dpart des dlais contractuels). Les marchs font rarement rfrence aux DAO auxquels ils se rapportent, spcifient rarement les lots concerns, le cas chant, et ne mentionnent pas toujours le mode de passation, les rfrences de lautorisation de la CNCA et la procdure durgence, le cas chant. Pour un attributaire de plusieurs lots, certaines structures tablissent un march par lot, ce qui ne traduit pas un souci de rationalit et dconomie. La signature du COF ou son reprsentant nest pas toujours vrifie sur les copies de procs-verbaux de rception retrouves dans les dossiers qui nous ont t soumis. 35
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Dans certains cas, labsence de suivi de la suite de la procdure de liquidation explique lindisponibilit du document sign du COF ou de son reprsentant. Recommandation 9 : Un march tant un document administratif de format et contenu standard, il y a lieu dobserver ces prcautions lmentaires en termes de datation, numrotation, reprage, toutes choses dictes par un souci dorganisation et de mthode, ce qui est fondamental en la matire. Il en est de mme des diffrents documents qui jalonnent le processus de passation des marchs (procs-verbaux, note de prsentation, bordereau de notification etc.). (chance : immdiate) / (Responsables : autorits contractantes / CNCA)
II.1.3.5.4.7 Sur les questions de classement et darchivage : Observation 10 : Il na pas t possible, sauf dans de rares cas, de retrouver dans les dossiers qui nous ont t soumis toutes les pices du march, ce qui n pas facilit le droulement de la mission. Les pices sont classes dans des dossiers, armoires et / ou lieux diffrents. Recommandation 10 : - Equiper les structures de mobilier de rangement adquat. - Tenir un bon systme de classement et darchivage en dsignant au besoin (modle Division Marchs DAGE Education) un agent charg de larchivage. - Sorienter, du fait des progrs dans les NTIC, vers des systmes lectroniques de gestion des documents. (chance : immdiate) / (Responsables : autorits contractantes)
36
II.2 Constats spcifiques chaque ministre
37
II.2.1 Ministre de lEconomie et des Finances
38
II.2.1) Ministre de lEconomie et des Finances (MEF) II.2.1.1) Analyse des marchs examins
MARCHES PRESENTES ET ANALYSES MEF MARCHES PRESENTES MARCHES ANALYSES MONTANT DES MARCHES PRESENTES EN FCFA MONTANT DES MARCHES ANALYSES EN FCFA TAUX DE COUVERTURE (EN VALEUR)
139 71 11 255 224 163 6 677 047 688 59%
Les marchs prsents par le Ministre de lconomie et des finances sanalysent comme suit :
Typologie des marchs prsents MEF

DRP 6% Avenant 1% Appels dOffres 37%
Ententes Directes 56%
Les 56% des marchs passs au titre de lexercice 2004 par le MEF sont des ententes directes, 37% dAppels dOffres, 6% de Demandes de Renseignement et de Prix et 1% dAvenant. Les tableaux et les graphiques suivants donnent les statistiques sur les marchs prsents et analyss pour les Directions du Ministre de lEconomie et des Finances.
39
G GR RO OU UP PE EG GM MS S o DIRECTION DE LEQUIPEMENT LADMINISTRATION GENERALE ET DE
DAGE Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss en F CFA Taux de couverture (En valeur) 28 10 1 147 497 734 497 892 900 48%
Sur un montant total des marchs prsents gal 1 147 497 734 F CFA, des marchs dune valeur totale de 497 892 900 F CFA ont t analyss pour la DAGE du MEF, soit un taux de couverture de 48%. ANALYSE GENERALE DES MARCHES
Marchs analyss 48%
o DIRECTION GENERALE DES DOUANES Marchs prsents en F CFA Marchs non Analyss Marchs Analyss en F CFA Taux de Couverture 1 325 499 260 694 274 690 631 224 570 48%
Sur un total des marchs prsents gal 1 325 499 260 F CFA, des marchs dun montant de 631 224 570 F CFA ont fait lobjet dune analyse, soit un taux de couverture de 48%.
40
marchs Analyss 48%
marchs non Analyss 52%
o DIRECTION DU MATERIEL ET DU TRANSIT ADMINISTRATIF
Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss en F CFA Taux de couverture (En valeur)
28 20 4 391 291 915 3 042 123 593 69%
Les marchs de la DMTA analyss dans le cadre de la mission slvent un montant 3 042 123 593 F CFA sur un total prsent de 4 391 291 915 F CFA, soit un taux de couverture de 69%.
ANALYSE GENERALE DES MARCHES Marchs non analyss 31%
Marchs analyss 69%
41
o DIRECTION DU LINFORMATION
TRAITEMENT
AUTOMATIQUE
DE
DMTA Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss en F CFA Taux de couverture (En valeur) 21 7 1 143 409 332 922 428 933 81%
Le montant total des marchs prsents par la DTAI slvent 1 143 409 332 F CFA pour des marchs analyss dun montant de 922 428 933 F CFA, soit un taux de couverture de 81%. ANALYSE GENERALE DES MARCHES
Marchs analyss 81%
o DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE ET DU TRESOR DGCPT Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de couverture 16 13 262 751 736 241 663 515 92%
Sur 16 marchs prsents dun montant de 262 751 736 F CFA, 13 ont fait lobjet dune revue, soit un montant total de marchs analyss gal 241 663 515 F CFA et un taux de couverture de 92%.
42
G GR RO OU UP PE EG GM MS S o DIRECTION DU BUDGET DB Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de couverture 8 5 93 800 823 73 540 935 78%
Les marchs prsents slvent 93 800 823 F CFA pour des marchs analyss dun montant de 73 540 935 F CFA, soit un taux de couverture de 78%.
m archs non Analyss 22%
m archs Analyss 78%
o DIRECTION GENERALE DES IMPOTS ET DES DOMAINES DGID Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de couverture 18 8 758 489 776 347 043 762 46%
Le total des marchs prsents par la DGID slve 758 489 776 F CFA, pour un total des marchs analyss dun montant de 73 540 935 F CFA, soit un taux de couverture de 46%.
marchs Analyss 46%
43
G GR RO OU UP PE EG GM MS S o DIRECTION GENERALE DES FINANCES DGF Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss Taux de couverture 1 1 1 061 889 961 1 061 889 961 100%
Un seul march dun montant de 1 061 889 961 F CFA a t reu de la DGF et a fait lobjet danalyse. II.2.1.2) Tableau rcapitulatif des faiblesses releves dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne
Faiblesses 1. Absence note de service nommant les commissions de dpouillement et de rception 2. Excution des commandes non base sur expression globale des besoins 3. Non tenue des situations dexcution budgtaire sur lexercice 2004 4. Cumul fonctions entre gestionnaire et comptable matires de fait 5. Non matrialisation des contrles de supervision sur les dossiers dengagement ou/et de liquidation 6. Absence de SPM 7. Indisponibilit des factures pro forma des fournisseurs concurrents 8. Signature du PV de rception par un responsable autre que lAdministrateur de crdit sans dlgation de pouvoir ou de signature formelle 9. Nomination comptable matire non formalise par un arrt du Ministre charg des Finances 10. Utilisation partielle des modles annexes fournis par lInstruction 004
DGID X
DGD
DGCPT
DTAI X
DB X
DMTA
DAGE
X X
X X X
X X
X X
X X
X X X
X X
44
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la Direction du Budget (DB) :

FAIBLESSES 1 - Absence note de service nommant les commissions de dpouillement et de rception. 2 - Excution des commandes non base sur expression globale des besoins 3 - Non tenue des situations dexcution budgtaire sur lexercice 2004. 4 Cumul fonctions entre gestionnaire et comptable matires de fait. 5 - Non matrialisation des contrles de supervision sur dossiers dengagement ou/et de liquidation. AVIS DU CONSULT REPONSES Commission de dpouillement : note de service n 1435 MEF/DGF/DB/BAF du 17 novembre 2006 (annexe 1) : Commission de rception : lettre n330 MEF/DGF / DB/BAF du 27 octobre 2006 (annexe 2). Llaboration des plans de passation des marchs facilite dsormais, lvaluation globale des besoins. Le SIGFIP permet la gnration, tout moment, des situations dsires. Les documents sollicits sont joints en annexe 3
X X
RAS Les visas sont dsormais apposs linstar des lettres administratives. Mais il y a lieu de prciser quaucun dossier dengagement ou / et de liquidation nest soumis la signature sans que le Chef du BAF ne le vrifie. A son tour il en tient informer au pralable ladministrateur des crdits avant que les dossiers ne lui parviennent pour signature. La notion de spcialiste en passation de march (SPM) mrite dtre explicite. Sagit-il dune attestation ou certification spciale en la matire ? Le Chef du Bureau Administratif et Financier, en tant que Secrtaire dAdministration (CFPA), a eu parmi ses disciplines la passation des marchs ; dailleurs, son thme de mmoire portait sur cette question. En outre, durant sa carrire professionnelle, il a eu tre membre de commission de dpouillement soit en qualit de matre duvre (Chef de SAF ou de BAF), soit en tant que reprsentant de lIOF/MEF, pendant plusieurs annes.
6 - Absence de SPM
7 - Indisponibilit des factures pro forma des fournisseurs concurrents. 8 - Signature du PV de rception par un responsable autre que lAdministrateur de crdit sans dlgation de pouvoir.
RAS Devrait-il sagir de dlgation de signature ou de pouvoir ? La dlgation de signature me parat plus approprie, pour permettre la concomitance dans les cas durgence, notamment en cas dabsence du dlgataire.
45
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaires de lAuditeur : 1) Nous prenons acte des notes de service prises en rgularisation de la nomination des membres des commissions de dpouillement et de rception, 2) Concernant la signature des PV de rception sur dlgation, chaque structure devrait examiner le procd le plus adquat par rapport son mode de fonctionnement interne (dlgation de pouvoir ou de signature) 3) Comme lindique larticle 21 du dcret 2003-101 chaque Administrateur de crdit devrait tenir sa comptabilit administrative indpendamment de celle des Ordonnateurs. Paralllement aux situations gnres par le SIGFIP, les Administrateurs de crdit devraient donc tenir des situations contradictoires des fins de contrle et de suivi de lexcution des budgets quils administrent II.2.1.3) Faiblesses releves dans les procdures de passation de marchs Les travaux daudit ont port sur les marchs passs par les huit Directions suivantes : DAGE, DGD, DTAI, DB, DGID, DGCPT, DMTA et DGF. II.2.1.3.1) Direction Gnrale de lAdministration et de lEquipement (DAGE) 1) Marchs : 1.1) F/007/FM Fourniture de postes tlphoniques - STABURO : 51 985 195 FCFA TTC Le mode de passation : Observation 1 : Le march est pass par appel doffres restreint (AOR) suivant autorisation n 00038/PR/SG/CNCA du 10/02/04, si pour ce type de fournitures le nombre de fournisseurs peut tre considr comme tant limit (art. 54, alina 1 du CMP), par contre le montant du march dpasse le seuil maximum de 50 millions de FCFA pour ce mode de passation de marchs (art. 54, alina 2 du CMP). La publicit prvue larticle 53 du CMP na pas t retrouve dans le dossier. Rponse de la DAGE : Le cabinet daudit reproche la DAGE davoir opt pour un appel doffres restreint malgr lautorisation n 038/PR/SG/CNCA du 10 fvrier 2004 au motif quun march dont le montant dpasse 50 millions doit tre pass par appel doffres ouvert. A ce jour, nous rappelons les raisons qui ont pouss la DAGE procder un Appel doffres restreint. Obs 1 : la DAGE a auparavant, acquis un autocommutateur de dernire gnration qui est adapte au type de postes tlphoniques objet du march en question.
46
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Or, les postes ntaient commercialiss que par les socits agres par le constructeur de lautocommutateur. Ainsi, pour sadresser ces socits, qui du reste, offraient des garanties techniques, des dispositions livrer dans les meilleurs dlais ; lappel doffres restreint tait le mode de passation tout trouv. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue. En effet, le dcret prvoit lAOR pour un montant plafond fix 50 millions. Au-del, il faut ouvrir et viter ainsi de laisser en rade un fournisseur susceptible de livrer des postes adapts (plusieurs marques pourraient, du reste, proposer des postes adapts lautocommutateur). Le Cahier des charges : Observation 2 : Larticle 4 prcise que le fournisseur moins disant sera dclar adjudicataire provisoire. Un tel libell ne tient pas compte de la conformit des fournitures livrer. Rponse de la DAGE : Du moment o la DAGE, par voie dappel doffres restreint, sest adresse ces socits juges techniquement outilles et prsentant des garanties financires, le prix constituait le critre pour les dpartager. Commentaire de lAuditeur : Les fournitures doivent dabord tre conformes.
Observation 3 : Les quantits par type de postes tlphoniques ne sont pas indiques. Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre.
Observation 4 : Les rfrences indiques dans les spcifications techniques semblent renvoyer une marque prcise.
47
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE : Les postes doivent tre adapts lautocommutateur. Commentaire de lAuditeur : Dcrire lavenir les spcifications des postes en ajoutant ou quivalent , exiger aussi une autorisation du fabriquant (voir ci-dessus). Le Contrat : Observation 5 : La caution de bonne excution nest pas prvue par le cahier des charges et on la retrouve dans les dispositions du contrat. 1.2) C/012/FM Entretien de locaux - ECONET : 4 470 000 FCFA TTC Le Cahier des charges : Observation 1 : La priode de validit des offres nest pas indique ; Rponse de la DAGE: Daccord
Commentaire de lAuditeur : Lindiquer lavenir
Observation 2 : La fourniture de caution de bonne excution nest pas indique ; Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Lindiquer lavenir
48
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 3 : Des indications sur les dimensions des locaux ne sont pas donnes ; larticle premier demande plutt aux soumissionnaires de visiter les lieux, dvaluer les surfaces et de demander des renseignements au Chef de la Division de la Gestion, ce qui peut fausser la concurrence et compromettre lquit. Observation 4 : Les modalits dtablissement des prix ne sont pas prcises (pas de bordereau estimatif et des prix). Observation 5 : Les critres dvaluation ne sont pas mentionns. Rponse de la DAGE : (aux observations 3, 4 et 5) Les lments dexcution en matire de nettoiement sont complexes et difficilement matrisables. Si elles existent, les entreprises sont tentes de sy conformer mme si elles ne dtiennent pas les moyens techniques pour excuter des prestations de nettoiement. Par exemple : En ce qui concerne le matriel requis pour les travaux, il leur est demand de faire constater le stock de matriel et des produits dans le cahier des charges sans prciser de nombre mais elles peuvent sen procurer juste pour loccasion de la visite par la commission. Aussi, le rapport de la commission technique devrait-il juger du srieux des entreprises par les indices trouvs sur place pouvant renseigner sur lorganisation de lentreprise.
Commentaire de lAuditeur : Donner, mme titre indicatif, les dimensions des locaux, organiser, au besoin, une visite des lieux suivie ventuellement dune runion pour rpondre aux demandes dclaircissements, envoyer les procs-verbaux y relatifs tous les candidats, mme aux absents. Eviter, voire limiter au strict minimum toute subjectivit juger du srieux de lentreprise . Utiliser les critres dvaluation et les critres de qualification, parmi ceux-ci : les capacits techniques, financires, les ressources humaines et matrielles, les rfrences des travaux analogues. La base du jugement sera renforce. LAvis dappel doffres : Observation 6 : Lavis est trs sommaire, au regard des dispositions de larticle 51 du CMP, il ne prcise pas le nombre de lots, les cautions de soumission, la dure de validit des offres etc... Rponse de la DAGE : Tous ces lments, figurent dans le cahier des charges en complment dinformation.
49
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Lavis appel doffres doit permettre aux candidats, sur la base dinformations minimales, de se dcider. Ces informations peuvent leur viter des charges inutiles. La question sera dfinitivement rgle avec la production ultrieurement des dossiers-types dappels doffres.
Le rapport de visite de la commission technique : Observation 7 : En labsence des critres dvaluation et de qualification mais aussi dune liste minimale de personnel et de matriel dans le cahier des charges, les conclusions sont subjectives et se traduisent par llimination, par exemple, dECONET pour le lot 1 o il est moins disant. Le rapport de visite nest pas dat ni numrot et nindique pas la date de la visite. Rponse de la DAGE : Tous ces lments figurent dans le corps du rapport. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue
Le Contrat : Observation 8 : Art 7 pnalit : la pnalit de 1/1000 par jour dabsence ; le libell devait tre plus prcis dabsence de prestation de lentrepreneur . Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien libeller, lavenir, cette clause importante, vu ses implications financires.
1.3) F/006/FM Mobilier de bureau - MOBICOM : 43 486 734 FCFA Le mode de passation : Observation 1 : March pass par AOR, lautorisation de la CNCA est le n 00038/PR/SG/CNCA du 10/02/04.
50
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les mmes observations que pour le march F/007/FM Fourniture de postes tlphoniques de STABURO restent valables ; les deux marchs constituant une partie des lots prvus. Rponse de la DAGE : Daccord. (Voir dans les dossiers qui vous ont t remis pour la publicit) Commentaire de lAuditeur : Bien not
Le Cahier des charges : Observation 2 : Les spcifications techniques sont inexistantes. Rponse de la DAGE : Daccord. Commentaire de lAuditeur : Bien not 1.4) T/0036/FM Menuiserie Alu (lot 4) SFC : 199 557 154 FCFA TTC Le mode de passation : Observation 1 : March pass par AOR, lautorisation de la CNCA est le n 00038/PR/SG/CNCA du 10/02/04. Les mmes observations que pour le march F/007/FM Fourniture de postes tlphoniques de STABURO restent valables (dpassement du seuil de 50 Millions pour lAOR). Rponse de la DAGE : Voir plus haut Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue
51
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 2 : Il faut noter que dans le cahier des charges de Mars 2004, la rfrence de lautorisation de la CNCA indique est le n0021 du 30/01/04. Le Cahier des charges : Dans le cahier des charges ralis par MS-Ingnierie, on note 6 lots : - lot 1 : carrelage - lot 2 : amnagement blocs sanitaires - lot 3 : menuiserie alu - lot 4 : menuiserie bois - lot 5 : peinture MEF - lot 6 : Rhabilitation btiment DAGE et divers Observation 3 : Eu gard au montant global pour les 6 lots, un appel doffres ouvert devait tre lanc, en entreprise gnrale, avec 5 corps dtat pour les lots 1 5 qui feraient lobjet dun lot, la rhabilitation btiment DAGE et divers constituant lautre lot de lappel doffres. Cela aurait engendr des conomies dchelle et simplifi la coordination des travaux. La responsabilit de lentrepreneur aurait t moins diffuse. La gestion administrative des marchs aurait t, par ailleurs, plus facile et conomique. Observation 4 : La caution est unique (3.000.000 FCFA), en dpit de lexistence de plusieurs lots. Observation 5 : La date limite de dpt des offres et la priode de validit des offres ne sont pas prcises. Observation 6 : Un systme de points est prconis alors quil nest pas applicable pour les Travaux et Fournitures. Observation 7 : Article 10 : validit et garantie ; il faut dissocier les deux articles qui ne traitent pas de la mme chose. Observation 8 : Vu que la priode de garantie est dun an, prvoir de faon explicite une rception provisoire et une rception dfinitive. Observation 9 : Il ya mlange entre les dispositions du cahier des charges et les dispositions contractuelles. Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not
(Observations 2 9)
52
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le PV de dpouillement des offres : Observation 10 : Le lot 6 na pas t trait louverture des plis et le PV nindique pas le sort qui lui a t rserv. Le Rapport dvaluation des offres : Observation 11 : Il est difficile dtablir la cohrence entre le cahier des charges et le rapport dvaluation des offres. Il ya, par ailleurs, des corrections de prix unitaires injustifies. Le contrat : Observation 12 : Le dlai dexcution na pas t mentionn dans le cahier des charges. Le march prvoit un dlai dun mois pour ce march objet du lot 4, alors que pour le march objet du lot 5, le dlai est de trois mois. Le dlai est fix aprs attribution du march, ce qui nest pas quitable. Observation 13 : Vu que la priode de garantie est dun an, il devait tre prvu de faon explicite une rception provisoire et une rception dfinitive. Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not 1.5) T/001/FM Travaux de peinture (lot 5) - IB distribution : 98 760 600 FCFA Le mode de passation : Mmes observations que pour le march T/0036/FM Menuiserie Alu (lot 4) SFC Rponse de la DAGE : Mme rponse donne plus haut Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue (Observations 12 et 13)
53
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le Cahier des charges : Mmes observations que pour le march T/0036/FM Menuiserie Alu (lot 4) SFC Le PV de dpouillement des offres : Mmes observations que pour le march T/0036/FM Menuiserie Alu (lot 4) SFC Le Rapport dvaluation des offres : Mmes observations que pour le march T/0036/FM Menuiserie Alu (lot 4) SFC Le contrat : Mmes observations que pour le march T/0036/FM Menuiserie Alu (lot 4) SFC Lexcution du march : Observation 1 : On note que les quantits ne sont pas les mmes entre la facture pro forma et la facture dfinitive (91 898 600 FCFA) ; des travaux de plomberie prvus au cahier des charges et les travaux de peinture FNR ont-ils t soustraits du march faisant que, par rapport au montant attribu, (98 760 600 FCFA), les travaux raliss sont de 91 898 600 FCFA. Rponse de la DAGE : Cest le cas Commentaire de lAuditeur : Bien not
Observation 2 : Le dlai dexcution na pas t mentionn dans le cahier des charges. Le march prvoit un dlai de 3 mois pour ce march objet du lot 5, alors que pour le march objet du lot 4, le dlai est dun mois. Le dlai est fix aprs attribution du march, ce qui nest pas quitable.
54
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE : La consistance des diffrents travaux nest pas gale. Pour ce qui est de la fixation du dlai, elle est prise de commun accord avec lattributaire. Commentaire de lAuditeur : Fixer, lavenir, les dlais (qui peuvent tre diffrents dun lot lautre compte tenu de la consistance des travaux), viter ainsi de ngocier les dlais aprs coup.
2) Demandes de Renseignements et de Prix : 2.1) DRP Fourniture de micro ordinateurs - TOUCH : 10 972 350 FCFA TTC Observation 1 : Dossier de consultation non disponible. Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not
Observation 2 : PV non numrot et non dat; le dpouillement a eu lieu le 11/05/04. Rponse de la DAGE : Ces lments figurent dans le corps du PV Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue
2.2) DRP fourniture et pose de rideau - Etablissement ASS : 14 559 902 FCFA TTC Observation 1 : Dossier de consultation non disponible. Rponse de la DAGE : Daccord
55
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Bien not Observation 2 : PV non numrot et non dat; le dpouillement a eu lieu le 04/06/04. Rponse de la DAGE : Voir plus haut Commentaire de lAuditeur : Mme commentaire Observation 3 : La copie du PV de rception technique dfinitive n 00016 du 10-082004 ne mentionne pas la date de rception ni le nom du fournisseur ou le montant des prestations; elle mentionne par contre les rfrences et la date du bon dengagement (N 031 804). Rponse de la DAGE : Le bon dengagement renseigne sur le nom de lentreprise Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue ; ces mentions doivent figurer sur le PV.
Observation 4 : Concernant le mode de passation, du fait de la proximit du seuil de passation de march de fourniture (15 millions de FCFA), le rflexe de prudence dictait de lancer un appel doffres. 2.3) DRP Travaux damnagement - Gnrale dquipement: 24 951 000 FCFA TTC Observation 1 : Dossier de consultation non disponible. Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not
56
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 2 : PV non numrot et non dat; le dpouillement a eu lieu le 04/06/2004. Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not
Observation 3 : La copie du PV de rception technique dfinitive sans numro ni date ne mentionne pas la date de rception ni le nom de lentreprise ou le montant des travaux; elle mentionne par contre les rfrences et la date du bon dengagement (N 090327). Observation 4 : Concernant le mode de passation, du fait de la proximit du seuil de passation de march de travaux (25 millions de FCFA), le rflexe de prudence dictait de lancer un appel doffres. 2.4) DRP Travaux de rfection - GIE GTS: 24 152 865 FCFA TTC Observation 1 : Dossier de consultation non disponible.
Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not
Observation 2 : PV non numrot non dat; le dpouillement a eu lieu le 24/04/2004. Rponse de la DAGE : Daccord Toutes les observations concernant les DRP seront prises en compte prochainement. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre
57
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 3 : La copie du PV de rception technique dfinitive sans numro ni date ne mentionne pas la date de rception ni le nom de lentreprise ou le montant des travaux; elle mentionne par contre les rf et la date du bon dengagement (N 090 328). 2.5) DRP fourniture et installation de rayonnages en mtal - SFC : 24 957 000 FCFA TTC Observation 1 : Dossier de consultation non disponible. Observation 2 : PV non numrot et non dat; le dpouillement a eu lieu le 22/07/04. Observation 3 : La copie du PV de rception technique n 00028 du 29-09-04 ne mentionne pas la date de rception ni le nom de lentreprise ou le montant des travaux; elle mentionne par contre les rf et la date du BE (031 824). Observation 4 : Concernant le mode de passation, du fait de la proximit du seuil de passation de march de travaux (25 millions de FCFA), le rflexe de prudence dictait de lancer un appel doffres.
58
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.1.3.2) Direction Gnrale des Douanes (DGD) Avenant n1 au march C/028/FM Location logiciels Gand -ABM : 332 333 444 FCFA TTC Sur la procdure : Observation 1 : Le fond de dossier du contrat initial est incomplet ; il manque en particulier la lettre N01222/DGD/DPL/BSB du 25/07/02 portant demande dautorisation la CNCA pour le march initial. Cela ne nous permet pas dapprcier largumentaire avanc pour passer lavenant. Rponse de la DGD : Des problmes darchivage ne nous ont pas permis de retrouver la copie de la lettre n1222/DGD/DPL/BSB du 27/07/2002portant demande dautorisation de la CNCA. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue Sur le contrat : Observation 2 : Lattestation dexistence de crdits et le rapport de prsentation ne sont pas joints. Rponse de la DGD : Lattestation dexistence de crdits, le rapport de prsentation, ainsi quune copie de lavenant n1 au march sont ci-joints. Commentaire de lAuditeur : Vu Observation 3: Le contrat est dispens de caution de bonne excution et de retenue de garantie en rfrence larticle 21 du march initial. Par ailleurs, larticle 13 garantie dudit march, de par son libell dgage toute responsabilit et engagement du Titulaire et fait supporter ainsi les risques lAdministration. Rponse de la DGD : La rponse pour cette observation est lie la nature du march : en effet les marchs de logiciel informatique fonctionnent pour la plus part comme cela et ceci est bien stipul dans le contrat.
59
Commentaire de lAuditeur : Nous avons constat que pour les marchs de la DTAI, qui concernent les mmes logiciels, lAdministration est mieux protge et il ya une caution de bonne excution. A lavenir, harmoniser, vu quil sagit des mmes produits et du mme fournisseur. Avenant n2 au march C/063/FM Entretien matriel IBM -ABM : 26 663 386 TTC Observation 1 : Le fond de dossier (march initial C/063/FM) nest pas joint, ce qui ne nous permet pas dapprcier largumentaire avanc pour passer lavenant. Rponse de la DGD : La copie du march est bien jointe. Commentaire de lAuditeur : Vu Observation 2 : Lattestation dexistence de crdits et le rapport de prsentation ne sont pas joints. Cela ne nous permet pas dapprcier largumentaire avanc pour passer lavenant. Rponse de la DGD : Le rapport de prsentation et lattestation dexistence de crdits sont joints la prsente. Commentaire de lAuditeur : Vu T/078/FM Construction de salles de classes - GIE DAROU SALAM : 213 264 474 FCFA (ED) Sur la procdure : Observation 1 : La requte lettre n0272/DGD/DPL/sp du 08/07/04 et le dossier de consultation ne sont pas joints au dossier.
60
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Lautorisation de la CNCA porte le N0414 du 28/07/04. Toutefois, pour ce type de travaux, un gr gr ne nous parat pas justifi en regard des sept cas prvus par le CMP (article 76). Rponse de la DGD : Des problmes darchivage ne nous ont pas permis de retrouver la lettre n0272/DGD/DPL/BSB du 08/07/2004, ainsi que le dossier de consultation, toute fois il faut signaler que cest lenjeu de la construction des salles de classe compte tenu du recrutement massif not en cette anne qui a motiv la demande de passer un march par entente directe. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue Sur le contrat : Observation 2 : Bordereau de notification, ordre de service de dmarrage et documents de facturation non joints. Rponse de la DGD : Un bordereau de notification a t bien tabli et une copie de la facture est jointe la prsente. Commentaire de lAuditeur : Veiller larchivage des pices du march, dont le bordereau de notification, et tous les documents accompagnant la facture. Observation 3 : Changement du site des travaux sans avenant ( ce propos : contradiction entre le PV de rception et larticle IV du march) ; date de notification non mentionne sur le march ; nombre de salles de classes non prcis dans le march; la priode de garantie est dun (1) an compter de la date de rception provisoire, au-del la mainleve de la caution dfinitive intervient ; pas dchancier de paiement (paiement en une seule fois). La garantie dcennale nest pas prvue. Rponse de la DGD : Le changement du site de lEcole des Douanes vers le site de Bel Bol a t motiv par lexigut du premier site. Nous notons quon aurait d en faire un avenant ; quon aurait du mentionner le nombre de salles de classe et exiger une garantie dcennale.
61
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : En tenir compte lavenir. Sur le PV de rception : Observation 4 : lOriginal du PV est sign mais nest pas dat, il nindique pas non plus la date de rception ; par ailleurs, le BSB et la DCH ne sont pas reprsents dans la Commission de rception. Rponse de la DGD : Nous notons que le procs-verbal de rception na pas t sign par le BSB et la DCH, cela est du une omission. Commentaire de lAuditeur : En tenir compte lavenir F/009/FM Fourniture dembarcations - SOSACHIM : 25 000 000 FCFA HT-HD (ED) Sur la procdure : Observation 1 : la lettre n0223/DGD/BSB du 10/02/04 voquant le Plan Stratgique de la DGD 2003/2005 nest pas jointe. Lautorisation de la le CNCA porte le N0048 du 19/02/04. Cette acquisition, qui sinscrit dans le cadre dun plan stratgique pouvait tre planifie et un AO lanc. En effet, il nest pas tabli que cest un fournisseur exclusif. En effet, dans un projet de la place, financ par la BAD, il nous a t donn de constater que les mmes apprhensions existaient au sujet de lexclusivit dun fournisseur sur le produit. Cependant, lorsqu un appel doffres a t lanc en lieu et place dun march de gr gr, plusieurs offres auraient t reues (4 5 selon nos informations). (Voir ci-aprs les avis y relatifs) Rponse de la DGD : Lautorisation de la CNCA n048/du 12/02/2004 existe bien dans le march et je vous fais tenir une copie Commentaire de lAuditeur :
62
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Lexistence de lautorisation nest pas remise en question. Observation maintenue pour ce qui est du dfaut de planification avec le recours au gr gr.
Sur le contrat : Observation 2 : Aucune clause de garantie technique ne figure dans les documents (facture pro forma, contrat etc.), ce qui est un minimum pour ce type dquipement. Entre la rception provisoire et la rception dfinitive il sest coul environ 4,5 mois : du 22/06 au 11/11/2004, ce qui est en contradiction avec la production dune caution de bonne excution de dure indtermine. Rponse de la DGD : Le dlai de 4 mois qui sest coul entre la rception provisoire et la rception dfinitive est d au remplacement dun des deux moteurs qui na pas fonctionn au moment de la rception provisoire. Il fallait faire commander un deuxime moteur fonctionnel. Commentaire de lAuditeur : Do la ncessit de prvoir une clause de garantie technique (avec une dure correcte, au moins un an pour un moteur) et une caution de bonne excution de dure suffisante (couvrant au moins la priode de garantie) pour parer toute dfaillance du fournisseur.
63
64
65
G GR RO OU UP PE EG GM MS S F/151/FM Effets dhabillement - NO.CO.DA : 113 960 000 FCFA HT HD (AO) Sur le Dossier dAppel dOffres : Observation 1 : 1.1. Article 5 : le lot est, par essence, indivisible. 1.2. Article 6 : ladresse doit tre complte et comporter le tlphone, le fax, le mail etc. 1.3. La dure de validit des offres nest pas prcise. 1.4. Il y est trait, dans un mme article, la caution provisoire (qui est rclame pendant la phase dappel doffres) et la caution dfinitive (qui concerne lexcution du march), do risque de confusion. 1.5. Les spcifications techniques minimales des effets dhabillement ne sont pas indiques dans le DAO, qui sest content de lister les items sans les dcrire. 1.6. Les quantits ne sont spcifies ni dans lavis dAO, ni dans le DAO. 1.7. Le DAO ne spcifie pas les critres dvaluation et les critres de qualification. 1.8. Les prix sont en HT-HD (article 8) alors que le march est financ sur le budget de fonctionnement de lEtat. Nous navons pas obtenu le texte lgislatif ou rglementaire qui exonre la DGD de ces deux types de taxe. Rponse de la DGD : La rponse ces observations est le fait que la Douane a obi aux critres sur lhabillement de type militaire qui sont rgis par un dcret. Nanmoins nous avons bien not les observations sur ladresse, la dure de validit des offres, les quantits. En ce qui concerne les acquisitions faites par la Douane en HT/HD ; elles sont justifies par le dcret 83/504 du 17 mai 1983 dont copie vous est envoye. Commentaire de lAuditeur : Le dcret rgissant les effets dhabillement peut aider faire des spcifications techniques minimales. Bien not pour le reste. Sur lAvis dappel doffres : Observation 2 : Il est trs succinct au regard de larticle 51 du CMP et ce nest pas un avis confidentiel car destin tre publi (fait rcurrent). Rponse de la DGD : Nous notons bien que lavis dappel doffre, ne doit pas tre revtu du cachet confidentiel ; cela est d une erreur au niveau du courrier.
66
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue pour ce qui est du contenu de lavis en rfrence larticle 51 du CMP. Sur le PV douverture des plis : Observation 3 : 3.1. Le PV ne mentionne pas les rfrences de la publicit. 3.2. Le dlai dune semaine accord aux soumissionnaires pour dposer les pices administratives absentes peut dboucher sur llimination des soumissionnaires concerns alors quils peuvent dposer les pices jusqu lattribution dfinitive du march. Rponse de la DGD : Nous notons les observations et en tiendrons compte.
Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre Sur lEtude par la Commission Technique : Observation 4 : 4.1. le fournisseur SEVAM a t limin car ne disposant pas dun atelier de confection ; cest un march de fournitures et un soumissionnaire peut bien procder une importation, lessentiel tant quil ait les capacits techniques et financires et quil ait des rfrences pour des fournitures analogues. 4.2. La Commission Technique se rfre des capacits techniques et financires non spcifies dans le DAO. 4.3. Le lot 2 a t clat en 3 et attribu, selon les articles, DIALLO & FRERES, Gentlemen et ACI alors quun lot est par dfinition indivisible. Rponse de la DGD : Lexigence dun atelier de confection a t mentionne dans le cahier des charges.
67
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues. F/195/FM Fourniture de vhicules - Sngalaise de lautomobile : 167 700 000 FCFA HT/HD Sur lavis dAO : Observation 1 : 1.1. Lavis dappel doffres est trs sommaire, il ne prcise pas les quantits de vhicules, lexistence et le nombre de lots, la date limite de dpt des offres, la source de financement, etc. 1.2. Un avis concernant les 4X4, extraits du march, est lanc en procdure durgence. Or, il aurait fallu lautorisation de la CNCA pour ladite procdure. Rponse de la DGD : La source de financement pour lacquisition des vhicules est le Budget Consolid dInvestissement (BCI). Les autres observations ont t bien notes. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre. Faire figurer, lavenir, la source de financement dans lavis et le DAO, cest un lment fondamental de dcision pour le soumissionnaire.
Sur le DAO : Observation 2 : 2.1. Page de garde, quantits et allotissement non indiqus. 2.2. Au niveau de larticle 3 : la livraison est prvue au Bureau des Matriels des Douanes en lieu et place de la DMTA qui est habilite rceptionner les vhicules administratifs. 2.3. Date et heure de dpt des offres et priode de validit des offres non mentionnes 2.4. Le libell du dlai dexcution est laconique. 2.5. Au niveau de larticle 8, la caution provisoire et la caution dfinitive devaient tre spares. 2.6. Les spcifications techniques ne sont pas prcises. 2.7 Les quantits ne son pas prcises et les critres dvaluation ne sont pas spcifis.
68
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGD : Les livraisons de vhicules sont toujours faites la DMTA avant dtre achemines au Bureau du Matriel de la Douane. Les autres observations ont t bien notes. Commentaire de lAuditeur : Libeller, lavenir et en consquence, larticle sur le lieu de livraison. Pour les autres observations, bien not et suivre.
Sur le PV douverture des plis : Observation 3 : 3.1. Il nest pas fait rfrence la publicit effectue. Mme si la publicit tait faite, en labsence des rfrences et de la copie du journal, nous ne pouvons pas vrifier le respect des dlais requis. 3.2. Le DAO nayant pas spcifi lexistence de 3 lots, se pose la question de lextraction puis de la relance, en procdure durgence, des 4X4 ? 3.3. Le dpouillement a eu lieu le 05 Octobre et la lettre est date du 18 Octobre. En labsence des offres nous navons pas pu vrifier le traitement rserv aux vhicules 4X4. Rponse de la DGD : Il y a eu pour lacquisition des vhicules trois lots bien mentionns dans le cahier des charges (voir copie cahier des charges) Commentaire de lAuditeur : Le fait quil yait 3 types de vhicules ne signifie pas quil sagit de 3 lots distincts. Lavis dAO et le DAO doivent mentionner explicitement lallotissement et en tenir compte dans les dispositions en matire de cautionnement provisoire et dans lattribution du march (un lot est indivisible).
Sur le rapport technique : Observation 4 : 4.1. Le DAO ne mentionne pas comment le service aprs vente est apprci. 4.2. Llimination de SILCAR, pour les vhicules de liaison, au motif que la marque Chevrolet est sous reprsente et que cela peut poser des problmes de pices de recharge est abusive.
69
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 4.3. Le vhicule Chevrolet AVEO est 6 400 000 FCFA alors que Sngalaise de lautomobile, avec la XSARA, est 7 800 000 FCFA 4.4. La variante 406 est 10 950 000 FCFA HT/HD. Finalement la Commission a retenu 7 vhicules XSARA, Sngalaise de lAutomobile, et 3 vhicules variante 406 de loffre de CFAO. Rponse de la DGD : La Douane tant un corps qui sollicite beaucoup ses vhicules pour des actions de prvention et de lutte contre la fraude, devrait acqurir des vhicules dont lobtention de pices de rechange ne pose pas problme. Les vhicules de liaison qui ont galement t acquis a t fait eu gard ; aux officiers suprieurs auxquels ils sont destins. Commentaire de lAuditeur : Dfinir, lavenir, les spcifications techniques et les obligations en matire de service aprs vente et pices de rechange. Les observations demeurent.
Sur toute la procdure : Observation 5 : 5.1. Il ntait pas prvu de lot. A louverture des plis, lAO a t trait par la Commission des Marchs comme sil comportait des lots. A lattribution du march, un lot a t scind en deux puis attribu deux fournisseurs (Sngalaise de lAutomobile et CFAO) avec des prix et des vhicules diffrents. Pour lun des deux fournisseurs (CFAO), cest la variante (plus chre que son offre de base) qui a t choisie pour une catgorie de hauts fonctionnaires (les Directeurs techniques). 5.2. Il ya ici plusieurs problmes : dexpression et de dfinition des besoins, de spcifications techniques consquentes, dallotissement et enfin de procdure (scission dun lot). 5.3. Ce march, comme la plupart des marchs de la DGD est en HT-HD, nous navons pas obtenu la justification des exonrations de la Douane, surtout pour les acquisitions finances sur ressources internes. Les vhicules que nous avons vus ne sont pas immatriculs dans la srie AD TT mais dans la srie AD normale . 5.4. Daprs les dispositions de la circulaire n 5982/MEFP/DGT du 14/09/87, seules les acquisitions finances sur dons ou subventions non remboursables sont exonres ; le reste (prts et crdits, ressources internes) suivent les procdures du droit commun.
70
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGD : Les marchs dacquisitions de vhicules de la Douane, comme tous les corps de contrle de lEtat sont en HT/HD conformment aux dispositions du dcret 83.504 du 17 mai 1983 et de ses textes dapplications. Les autres observations ont t bien notes.
Commentaire de lAuditeur : Bien not.
7) DRP : Assurances tous risques informatiques - ALLIANCE ASSURANCES : 17 360 240 FCA, TTC Observation 1 : Existence de 3 factures pro forma sans les lettres de consultations ni les Cahiers des Charges. Observation 2 : Les offres sont disponibles le 02/01/04 alors que loffre de Alliance dAssurances date du 10/01/04 postrieure aux 2 autres. En effet : -Alliance Assurance : facture du 10/01/04 de 17 360 240 FCFA TTC -Bibi SA Assurance toutes branches : facture du 19/12/03 de 26 867 500 FCFA TTC franchise de 3 000 000 FCFA/sinistre -Afric Assur : facture du 23/12/03 de 31 380 000 FCFA prcisant franchise de 3 000 000 FCFA/sinistre non indiqu sur la facture ; BIBI SA ASSURANCE ou AFRIC ASSUR ont les mmes libells de prestations, seuls les prix diffrent ; par contre, le libell de ALLIANCE ASSURANCE est diffrent et nindique pas de franchise. Le PV de dpouillement N0509 date du 16/09/04. Observation 3 : Un AO aurait d tre pass, 2 offres dpassent le seuil de passation des marchs (15 Millions de FCFA). En effet, ici il ne sagit pas de prestations intellectuelles (services de consultants). 8) DRP Fournitures de bureau - Sngalaise de limprimerie : 14 897 500 FCFA TTC Observation 1 : Existence de 3 factures pro forma sans les lettres de consultation des fournisseurs et le dossier contenant des spcifications techniques minimales : IMSA Imprimerie (16.638.000 FCFA), Sngalaise de lImprimerie (14 897 500 FCFA) et Imprimerie Graphi Pro (17.110.000 FCFA). Observation 2 : Un AO aurait d tre lanc vu que 2 offres sur les 3 dpassent le seuil de passation des marchs de fournitures (15 Millions de FCFA).
71
Rponse de la DGD : Les observations notes en ce qui concerne les deux (02) DRP ont t bien notes et nous en tiendrons compte lavenir. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre.
72
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.3.1.3.3) Direction du Traitement Automatique de lInformation (DTAI) 1) C/057/FM Licences logiciels IBM - ABM : 332 333 444 FCFA, TTC (Par ED, suivant autorisation N 0031 du 10/02/04) Observation 1 : Les lettres ns 0015/MEF/DTAI du 13/01/04 et 0014/MEF/DTAI/P du 05/02/04 ntant pas jointes au dossier, nous navons pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du CMP (entente directe). Rponse de la DTAI : La demande dautorisation de passer des marchs de gr gr avec la socit ABM a t faite par lettre n 0015/MEF/DTAI/P du 19/01/04 et non du 13/01/04. La lettre n0074/MEF/DTAI//P du 05/02/04 et non le n0014/MEF/DTAI//P est la lettre de transmission la CNCA ( leur demande) des copies des marchs signs avec la socit ABM pendant la gestion 2003. Largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du CMP (entente directe) est bas sur une lettre dexclusivit fournie par la socit ABM qui est seule autorise commercialiser les produits Z Series (Multiprise MP 3000) ainsi que les logiciels et priphriques associs. Voir en annexe 1 copies des lettres 15/MEF/DTAI et n0074/MEF/DTAI//P Commentaire de lAuditeur : Il ya, dans bien des cas, des difficults lire les dates apposes au moyen de cachets.
2) C/056/FM Entretien matriel IBM - ABM : 332 333 444 FCFA, TTC (Par ED, suivant autorisation N 0031 du 10/02/04) Mmes observations que pour le C/057/FM. Rponse de la DTAI : Mmes observations que pour le C/057/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes remarques galement.
73
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3) F/072/FM Fourniture dimprims en continu - DUCFORM : 31 416 000 FCFA, TTC (March rsili suite au dsistement du fournisseur) Sur le DAO : Observation 1 : 1.1. Dossier non disponible, son contenu na pas pu tre apprci par la mission. 1.2. Article 7 : Il faut noter que si le march est sign, la commande est dj ferme. Le reste est une question dacceptation ou non des fournitures livrer, somme toute une question de rception. 1.3. La caution de bonne excution nest pas prvue. Ceci peut poser des problmes la notification de lattribution provisoire du march vu que la caution engendre des frais financiers. 1.4. Dune manire gnrale, les conditions contractuelles ne sont pas spcifies dans le DAO. Rponse de la DTAI : 1. Indisponibilit du dossier. Nous avons commenc archiver les dossiers en 2006 aprs laudit de la gestion 2003 qui avait recommand de classer les dossiers dappel doffres. 2. Article 7 : Les prix indiqus larticle 2 sont fermes et non rvisables . Ceci a t spcifi pour que le fournisseur ne ractualise ses prix pendant la dure de lexcution du march. 3. La caution de bonne excution. est prvue lArticle 8 du march, elle est dpose par le fournisseur au moment de la liquidation de la dpense sinon le dossier serait rejet par les services chargs de la vrification du paiement. 4. De manire gnrale, les conditions contractuelles sont bien prsentes aussi bien au niveau du DAO que du march sign avec ladjudicataire. Le consultant pourrait donc nous prciser davantage ses proccupations pour une intgration dans les futurs DAO et projet de march.
Commentaire de lAuditeur : La caution de bonne excution doit tre fournie avant la signature du march, si possible, avant la mainleve de la caution provisoire pour le soumissionnaire retenu.
74
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur la Publicit : Observation 2 : Lavis publi dans Le soleil des 20 et 21/12/03 est trs succinct, ne mentionne pas les adresses prcises, les montants des cautions, la nature du financement etc. Rponse de la DTAI : Ladresse prcise et le montant des cautions sont indiqus dans le cahier des charges. Ils ne sont pas obligatoires dans lavis de publicit (voir article 51 du CMP) Commentaire de lAuditeur : Larticle 51 fixe un minimum dindications parmi lesquelles ladresse (au point 2) pour permettre aux candidats intresss de savoir o sadresser pour consulter le cahier de charges ; de mme la caution est un lment fondamental de dcision pour un candidat. Cette question sera dfinitivement rgle avec la production de documents-types dAO (voir les marchs financs par les bailleurs de fonds). Sur la procdure : Pas dobservations particulires. Sur le march : Observation 3 : 3.1. La nature des prix (HT ou TTC) nest pas mentionne dans le corps du march et sur la page de garde. Ce nest dans les annexes que lon trouve que les prix sont TTC. 3.2. La caution de bonne excution na pas t retrouve dans le dossier. Il en est de mme du bordereau de notification. 3.3. Nous navons pu retrouver dans aucun des documents qui nous ont t soumis la date de notification du march. 3.4. Larrt de rsiliation n 5380 du 21/06/04 prcise en son article 2 ce qui suit : Il sera fait application des pnalits de retard. La plus value rsultant dun ventuel march de substitution sera la charge de lentreprise DUCFORM . Aucun document na permis de vrifier lapplication de cette disposition. 3.6. En labsence de caution de bonne excution, cette dernire ne peut pas tre saisie par lAdministration pour attnuer le prjudice qui dcoule du march de substitution sign avec SOCOB, valu second moins disant, pour un montant de 33 720 000 FCFA, soit un surcot de (33 720 000 31 416 000 = 2 304 000). Pour mmoire, la caution de 5 % du march reprsente 1 570 000 FCFA.
75
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3.6. Le march de substitution sign avec SOCOB la t avec des dlais dexcution de 60 jours alors que le march de DUCFORM rsili tait sign pour 45 jours, le dlai tant un facteur important pour la DTAI surtout pour le papier dimpression en continu. 3.7. La mention du dlai dexcution sur le march aurait vit une telle drive, outre le souci dquit et de transparence au stade de la comptition Rponse de la DTAI : 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Prix TTC. (Indiqu lannexe du march et dans le cahier des charges). La correction se fera dans les futurs marchs. La caution de bonne excution et le bordereau de notification ont accompagn le dossier de rglement. Pour la notification, la date sera cachete la premire page des futurs marchs. Effectivement la DTAI na pas mis en oeuvre cette disposition de larrt de rsiliation. Pour les dlais dexcution, DUCFORM a mis dans sa proposition 45 jours et SOCOB avait un dlai de livraison propos de 60 jours. Le dlai dexcution est bel et bien mentionn sur le march (1re page)
Commentaire de lAuditeur : Mme observation que ci-dessus pour la caution de bonne excution. Veiller appliquer les pnalits. Le dlai doit tre prcis dabord dans le DAO pour pouvoir comparer les soumissionnaires sur une base quitable.
4) F/072/FM Fourniture dimprims en continu - SOCOB: 33 720 000 FCFA, TTC (March de substitution suite au dsistement de DUCFORM) Observation 1 : Le dlai dexcution de 60 jours alors que le march de DUCFORM rsili tait sign pour 45 jours. Le march a t approuv le 16/08/04, notifi le 17/08/04. Les livraisons ont eu lieu le 17/08/04 et la rception le 18/08/04. 5) C/016/FM Formation des agents de la DTAI - Full Technologies Formation (FTF) 42 786 800 F CFA TTC (AO) Sur le mode de passation de march :
76
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 1 : Un appel doffres ouvert est lanc en lieu et place dune Demande de Propositions comme prvu par larticle 55 du CMP. Rponse de la DTAI : Article 49 (appel doffres ouvert) et Article 55 (appel doffres restreint) Cest not, dans lavenir lArticle 55 sera appliqu. Ce qui du reste est plus facile excuter. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre Sur le Cahier des Charges : Observation 2 : 2.1. Lire consultant au lieu de fournisseurs dans le prambule lire Article 55 et non Article 49 et suivants ; en effet, seul larticle 55 traite de la slection des consultants. 2.2. Pour tout ce qui est des cots autres que pdagogiques (billets davions; frais de sjour), il vaut mieux les faire supporter par lAdministration pour viter de biaiser la concurrence (cf. lot 3) : loffre de 2SI a ainsi t rejete du fait quil na propos cette prise en charge. Or, cest une logistique qui nentre pas dans son mtier. 2.3. Le contenu, mme indicatif des modules, nest pas donn dans le DAO, qui ne contient pas les conditions contractuelles. 2.4. Les lots sappliquent aux marchs de travaux et fournitures , non aux marchs de prestations intellectuelles (services de consultants) ; alors quici, lappel doffres concerne 13 lots. Rponse de la DTAI : 2.1 Lire consultant au lieu de fournisseurs Faire un appel doffres restreint au lieu dun appel doffres ouvert. Cest not. 2.2 Faire supporter les billets davion et frais de sjour par lAdministration : Des difficults dans les procdures administratives font quon a souvent recours ce type de pratique. Toutefois on serait prt examiner avec les services du Budget et du Trsor la possibilit de mettre en uvre la proposition du consultant.
77
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.3 Le contenu des cours nest pas dans le DAO. En effet pour certains cours la DTAI a des difficults pour dterminer de manire prcise le contenu de la formation. 2.4 Les lots sappliquent aux marchs de travaux et fournitures non aux services de consultants : Nous navons pas compris cette remarque. Commentaire de lAuditeur : Notons votre souci de tenir compte des observations lavenir. Pour le contenu des cours, vous attacher au besoin les services dun spcialiste (laboration des TDR). Le terme lot est utilis pour des marchs de travaux et de fournitures. Les services de consultants consistent raliser une mission ; il ny a pas de lot en tant que tel. Sur lavis dappel doffres : Observation 3 : Lavis dappel doffre est trs sommaire et ne fournit pas tous les renseignements prvus par le CMP (article 50). Rponse de la DTAI : Puisque le mode de passation nest pas correct, toute la procdure de publication devra tre revue. Commentaire de lAuditeur : Bien not. En tenir compte lavenir. Sur la procdure : Observation 4 : 4.1. Une description indicative du contenu des prestations et lapplication des dispositions de larticle 55 (valuation combinant la notation offre technique / offre financire, avec des coefficients de pondration) aurait rendu plus rigoureuse et moins laborieuse le choix des prestataires. 4.2. Les conditions de prsentation des offres articles 11 respectent les dispositions de larticle 55 du CMP en ce qui concerne louverture et lvaluation des propositions en deux temps. Cependant la mise en uvre a pch, les prix tant lus demble. En cela, lvaluation en deux tapes na pas t respecte.
78
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 4.3. Des lots ont t attribus sparment deux entreprises notamment pour ce qui est dune part des formations au Sngal, dautre part des formations ltranger. 4.4. Dans le PV dadjudication il est propos de retirer le lot 13 schma directeur de lappel doffres. Quel a t le sort de ce lot ? 4.5. Somme toute, la dmarche prvue par le CMP article 55 na pas t suivie. Rponse de la DTAI : Pour les points 4.1 et 4.2, mme remarque que lobservation 3. 4.3 Nous navons pas compris le problme. 4.4 Ce lot na pas t adjug, les propositions tant juges trs faibles sur le plan technique 4.5 Cest le problme entre lappel doffres ouvert qui a t utilis et lappel doffres restreint qui aurait d ltre. Commentaire de lAuditeur : Pour 4.4 prenons bonne note ; pour le reste mmes observations que ci-dessus.
Sur le rapport de prsentation du march : Observation 5 : Il est sommaire car ne dcrivant pas la procdure de passation du march et ne mentionnant pas la source de financement, les rfrences de lattestation dexistence de crdits, etc. Rponse de la DTAI : Le rapport de prsentation n 00507/MEF/DTAI du 11 octobre 2004 adress au Prsident de la CNCA indique bien que cest un appel doffres et lattestation dexistence de crdits n1363 du 22 septembre 2004 est bien jointe au dossier. (Voir copie jointe) Commentaire de lAuditeur : Le rapport de prsentation doit faire lconomie de la procdure, publication, dpouillement, adjudication et citer les rfrences du document comptable (lattestation dexistence de crdits) : n, date, autorit qui la tablie.
79
6) C/009/FM Formation des agents de la DTAI - SOFT- TOOL OF TECHNOLOGY : 42 335 218 FCFA, TTC Mmes observations que pour le C/016/FM Rponse de la DTAI : Mmes rponses que pour le C/016/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes observations galement.
7) DRP - Travaux de rhabilitation - DGI : 14 750 000 FCFA, TTC Observation 1 : Dossier de consultation non joint, idem pour ce qui est des lettres de consultation et des offres, ce qui ne permet pas dapprcier la procdure travers le seul PV de dpouillement (N00187 du 29/04/04). Observation 2 : Un appel doffres devait tre pass, vu le montant de 24 873 000 FCFA, trs proche du seuil de passation des marchs de travaux. 8) DRP - Fournitures dimprimantes - POLYSERVICES : 12 150 000 FCFA, TTC Observation 1 : Consultations orales et offres concurrentes non jointes, ce qui ne permet pas dapprcier la procdure travers le seul PV de dpouillement (00570 du 08/11/04). 9) DRP - Ralisation du systme back up - INITIATIVE SA : 12 150 000 FCFA, TTC Observation 1 : Consultations orales et offres concurrentes non jointes, ce qui ne permet pas dapprcier la procdure travers le seul PV de dpouillement (N0030 du 23/01/04). 10) DRP - Fourniture de piqueuses - PREST-TECH : 14 750 000 FCFA, TTC Observation 1 : Consultations orales et offres concurrentes non jointes, ce qui ne permet pas dapprcier la procdure travers le seul PV de dpouillement (N0101 du 15/03/04).
80
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 2 : Un appel doffres devait tre pass, vu le montant 14 750 000 FCFA, proche du seuil de passation des marchs de fournitures. Rponse de la DTAI :
1) DRP Travaux de rhabilitation (DGI) 2) DRP Fournitures dimprimantes (POLYSERVICES) 3) DRP Ralisation du back-up (INITIATIVE SA ) 4) DRP Fournitures de piqueuses (PREST-TECH)
En ce qui concerne les DRP, la DTAI narchivait pas les offres des fournisseurs en concurrence. Des dispositions sont prises pour que ces dossiers soient dornavant constitus. Commentaire de lAuditeur : Bien note pour la constitution de dossiers lavenir. Pour des montants proches du seuil, recourir lappel doffres.
81
II.3.1.3.4) Direction du Budget (DB) 1) T/003/FM Confection du budget - IMPRIMERIE TANDIAN : 27 001 940 TTC (par ED suivant autorisation CNCA N0390 du 22/07/04) Sur la procdure : Observation 1 : Le motif allgu Lexercice prcdent, un march par AOR a t pass avec le titulaire pour la confection du budget. Sur la base des rsultats, une entente directe a t demande pour lexercice sous revue ne nous parat pas justifi au regard des dispositions de larticle 76 du CMP. Par ailleurs, les raisons voques dans le rapport de prsentation, savoir, la qualit des prestations de ldition du budget de 2004 et lexprience acquise cette occasion en matire de confection de budget ne suffisent pas pour passer un march de gr gr. Rponse de la DB : Les rfrences de la citation nont pas t indiques. Il convient de les prciser pour nous permettre de vrifier leur conformit avec le document de base pour y apporter, au besoin, une rponse. Par ailleurs, il y a lieu de signaler que lautorisation de passer un march par entente directe est une tape pralable la requte davis favorable de la CNCA. Cest par lettre que cette structure est saisie conformment aux dispositions de larticle 76 du code des marchs. Cest ce que le MEF a fait par lettre N 00675/MEF/DGF/DB/sp du 21 Juin 2004, dont copie jointe (annexe 4). Dans ce document, les autorits du dpartement ont dvelopp des arguments qui ont convaincu les membres de la CNCA ; do lautorisation accorde par lettre n0390 PR/SG/CNCA du 22 Juillet 2004 (annexe 5). Le rapport de prsentation na donc pas t la base de lautorisation de passer un march par entente directe. Il a plutt servi la sollicitation de lavis favorable de la CNCA sur le projet de march, fondement de la relation contractuelle entre lAdministration et ses cocontractants. Par ailleurs, la CNCA est seule juge de lopportunit daccorder ou non une entente directe. Commentaire de lAuditeur : Ce sont les motifs et arguments tels quils ressortent des documents qui nous ont t prsents.
82
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Il est vrai que la CNCA est seule juge de lopportunit daccorder ou non une entente directe . Cependant, nous devons rappeler que la prsente mission daudit doit, conformment aux termes de rfrence, donner une opinion indpendante sur la rgularit des procdures de passation de marchs quelle que soit la qualit des acteurs dcisionnels ayant intervenu dans la dite procdure. Observation maintenue. Observation 2 : Mme pour le march pass par AOR auparavant, cest un appel doffres ouvert qui aurait d tre lanc vu que des imprimeurs susceptibles de confectionner un budget sont nombreux au Sngal. Dailleurs, larticle 6 du contrat nonce la possibilit de recourir un autre imprimeur en cas de retard, vu que la confection du budget obit des dlais constitutionnels (le dlai dexcution du march est de 10 jours). Observation 3 : Cest notre avis un march de fournitures et non de travaux du fait que le produit final est un nombre dexemplaires du budget qui est rceptionn. Ces exemplaires sont imprims sur la base dun bon tirer de la Direction du Budget. Il sy ajoute que la dfinition donne par larticle 5 du CPM du terme Travaux nembrasse pas notre avis ce type de prestations. Sur le contrat : 3.1. Larticle 6 du contrat traite des pnalits de retard sans en fixer le taux. 3.2. Un article sur la rception devait tre prvu pour complter larticle 5 sur la livraison. Sur la caution dfinitive : Le numro du march indiqu sur la caution dfinitive est F/003/FM au lieu de T/003/FM ; ce problme de libell peut tre source de difficults en cas de saisine de la caution. Car, on ne serait plus devant le mme march. Rponse de la DB : Les observations 2 et 3 ncessitent un rappel historique sur la confection du budget. La confection du budget demeure une proccupation majeure des responsables du MEF. Cette confection sentend : le tirage, lassemblage, la mise sous chemise cartonne et dans les pochettes Budget, ainsi que et le transfert des jeux de budget lAssemble Nationale. Le tirage des documents budgtaires a toujours t fait par la Direction du Budget, depuis lpoque des stencils. Pour les autres oprations, la Direction du Budget faisait appel dautres personnes en appoint : des agents des autres directions (Solde, Trsor, Cabinet, DAGE, etc.), ainsi que des personnes trangres lAdministration, souvent de jeunes garons en qute de travail.
83
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Divers inconvnients ont t dcels a ce niveau : gchis norme de papier et dencre, abus sur les effectifs, cots levs des tats de paiement, un tohu-bohu indescriptible qui troublait la quitude des services, rotations interminables de vhicules qui allaient parfois jusqu Bargny, tard dans la nuit, pour dposer les agents qui faisaient le travail ; do, un accroissement inconsidr de la consommation du carburant pendant la priode. Aprs mres rflexions, la Direction du Budget, en accord avec le Ministre du Budget, a initi le recours un imprimeur pour juguler cette situation. A priori, ctait moins le tirage que lassemblage et les autres oprations qui taient vises. Si la premire anne lImprimerie TANDIAN a donn satisfaction au point dinciter les autorits budgtaires solliciter sa reconduction par entente directe, la seconde anne fut un quasi-fiasco, notamment par rapport aux dlais lgaux de dpt lAssemble Nationale. Une autre exprience vit nouveau le jour. Aprs une visite auprs de certains imprimeurs (imprimerie du Midi, St Paul, etc.), il nous a t indiqu quen ralit, ce que nous voulions ntait pas un travail dimprimerie pour tous les motifs ci-aprs : Dlai : entre la date de validation des chiffres par les autorits et celle de dpt lAssemble Nationale, il ne scoule gnralement que dix (10) jours. Or, les imprimeurs ne peuvent pas se plier cette contrainte eu gard aux autres commandes honorer. Rentabilit : cette opration ne lest pas pour eux, parce que cela suppose quelle est ralise toute affaire cessante. Ce qui est impossible. Nombre dexemplaires : il est, de loin, en de des capacits des imprimeries : trois cents (300) quatre cents (400) exemplaires varis au lieu de trente mille (30 000) pour un seul modle. Faonnage : lusage de plaquettes rend complexe le travail demand. Ce qui allonge anormalement les dlais de ralisation. Ces constats ont conduit un changement de paradigme ; la Direction du Budget opta pour le renforcement du parc machine et lexternalisation des travaux dassemblage. Dsormais, le tirage revient la Direction du Budget, mais, paralllement un prestataire de service externe, choisi par suite de concurrence, soccupe de toute la chane doprations : assemblage, mise en chemise cartonne, mise en pochettes budget, manutention, transfert des documents budgtaires lAssemble Nationale. Ce procd, adopt depuis 2005, donne entire satisfaction. Sur la caution dfinitive : Effectivement le bon numro est bien le T/003/FM . Cependant, la crainte souleve peut tre considre comme teinte parce que le rglement sest fait dans les dlais, sans litige.
84
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lauditeur : Les arguments dvelopps ci-dessus ne remettent pas en cause la possibilit de faire jouer la concurrence, quitte passer ensuite un march de clientle pour une dure maximale de 3 ans.
Observation 4 : Un march de clientle peut tre envisag suite un appel doffres ouvert pour ce type de prestation. Rponse de la DB : Dans ce cadre, un march de clientle peut, effectivement, tre envisag. Commentaire de lAuditeur : Bien not. 2) Prestations de services informatiques - LOGIC PLUS : 20 000 000 FCFA, TTC (Par ED, suivant autorisation CNCA N00520 du 08/10/04) Observation 1 : Le fond de dossier de la demande dautorisation la CNCA ntant pas joint, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport larticle 76 du CMP (entente directe). Rponse de la DB : Sagissant du fond de dossier de la demande dautorisation la CNCA, veuillez trouver ci-jointe la lettre N00291 MEF/DGF/DB/sp. du 31 Aot 2004 (annexe 6). Commentaire de lAuditeur : Vu
Observation 2 : Le PV N05/MEF/DGF/DB/BAF du 08/10/04 fait ressortir une consultation pralable la requte la CNCA. La runion de la commission interne sest tenue le mercredi 08/10/04 10H. Au terme des travaux, la socit LOGIC PLUS dont loffre est moins disante a t retenue; cependant, le tableau comparatif des offres nest pas joint au dossier. La comptition prcite respecte cependant les dispositions du CMP (article 77).
85
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DB : Tableau comparatif des prix (accompagn des copies des factures des socits concurrentes) (en annexe 7).
Commentaire de lAuditeur : Vu. Noter quelques coquilles sur 2 des 3 factures pro forma :
1) KARE Computer : lire pour son montant en lettres, vingt et un millions huit cent trente mille FCFA au lieu de vingt et un millions huit cent trente FCFA ; absence de date par ailleurs. 2) LOGIC PLUS : lire pour le montant de la TVA 3.050847 au lieu de 3.056.847, sans incidence sur le montant total (16.949.153 + 3.056.847 = 20.000.000, montant du march). 3) DRP Acquisition de matriels informatiques - ATI : 13 039 000 FCFA, TTC Observation 1 : Lettres dinvitation de 4 fournisseurs et lettres de dclaration dintention de soumissionner disponibles dans le dossier ; cependant, les lettres dinvitation se contentent de lister les matriels sans indication des spcifications techniques 4) DRP Fourniture de bureau - PAPEX : 13 499 995 FCFA, TTC Pas dobservations particulires 5) DRP Consommables informatiques - LPS : 11 016 008 FCFA, TTC Pas dobservations particulires Rponse de la DB : Une copie des spcifications techniques vous a t remise lors de votre deuxime passage. Je vous donne nouveau copie de ce document en (annexe 8). Dailleurs, au niveau du MEF, il est fait obligation tous les services dsireux dacheter du matriel informatique, de solliciter lavis pralable du Comit Technique de Normalisation et dEvaluation des Outils et Ralisations Informatiques, ainsi que celui de lAgence de lInformatique de lEtat (ex DIE). Rponse de la DB : Vu.
86
I.2.1.3.5) Direction Gnrale des Impts et Domaines (DGID) Remarque prliminaire de lAuditeur : le rattachement de la plupart des rponses aux observations de lauditeur na pas t facile pour diverses raisons : rponses souvent confondues dun march lautre ou bien non rfrences (renvoi aux numros des observations de lAuditeur). Cependant, il ya un engagement, quasi gnral de la Direction, tenir compte des dites observations lavenir. 1) F/052/FM Fourniture de timbres - La Poste, Imprimerie des Timbres Postes et Valeurs Fiduciaires : 32 636 000 FCFA (Par ED suivant autorisation CNCA N 00484 du 19/07/05) Observation 1 : Lettre requte n 0858/DGID/BABE du 13/07/05 non retrouve dans le dossier, nous navons pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du CMP (les sept cas pour lesquels le gr gr est permis), mais aussi de larticle 45, le march tant sign avec une entreprise trangre (La Poste de Prigueux), alors quil est financ sur ressources internes. Rponse de la DGID : La CNCA a d autoriser aprs analyse des dispositions des articles 76 et 45 du CMP (rponse CNCA jointe). La demande motive adresse la CNCA sera dsormais fournie lauditeur. Commentaire de lAuditeur : Bien not
2) F/051/FM Fourniture de timbres - La Poste, Imprimerie des Timbres Postes et Valeurs Fiduciaires : 41 088 000 FCFA (Par ED suivant autorisation CNCA N 00207/PR/SG/CNCA du 29/04/04) Observation 1 : Lettre n 0302/DGID/BABE du 26/10/04 et fond de dossier non retrouvs dans le dossier, nous navons pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du CMP (les 7 cas pour lesquels le gr gr est permis), mais aussi de larticle 45, le march tant sign avec une entreprise trangre (La Poste de Prigueux), alors quil est financ sur ressources internes. Aucune drogation particulire obtenue de la CNCA ne nous a t prsente.
87
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGID : La CNCA a d autoriser aprs analyse des dispositions des articles 76 et 45 du CMP (rponse CNCA jointe). La demande motive adresse la CNCA sera dsormais fournie lauditeur. Commentaire de lAuditeur : Bien not
3) NF/022/FM Etude informatique pour limplantation du SIGTAS CRC/SOGEMA : 107 397 936 TTC (Par ED suivant autorisation CNCA N00194 du 27/04/04) Sur le mode de passation de march : Observation 1 : La lettre n n00477/MEF/DGID/SP du 23/04/04 pour la ralisation de ltude de faisabilit du SIGTAS nest pas jointe au fond de dossier, nous navons pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du CMP (les 7 cas pour lesquels le gr gr est permis), mais aussi de larticle 45, le march tant sign avec une entreprise trangre (CRC/SOGEMA ), alors quil est financ sur ressources internes. Rponse de la DGID : La CNCA a d autoriser aprs analyse des dispositions des articles 76 et 45 du CMP (rponse CNCA jointe). La demande motive adresse la CNCA sera dsormais fournie lauditeur. Commentaire de lAuditeur : Bien not
Observation 2 : le rapport de prsentation nest ni dat, ni numrot, et succinct et ne retrace pas la procdure. Rponse de la DGID : On a voulu rsumer pour viter la lourdeur. Le redressement est retenu. Commentaire de lAuditeur : Bien not
88
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le contrat : Observation 3 : les annexes I (chronogramme), II (rapport) et III (personnel) ne sont pas jointes la copie du contrat contenue dans le dossier. Rponse de la DGID : Annexes retrouves et disponibles. Le redressement est retenu. Commentaire de lAuditeur : Bien not 4) F/016/FM Entretien et maintenance TECHNOLOGIE : 34 957 500 FCFA, TTC Sur le mode de passation de march : Observation 1 : Un appel doffres ouvert est lanc en lieu et place dune Demande de Propositions (DP) comme prvu par larticle 55 du CMP, avec ouverture et valuation en 2 tapes des offres techniques, puis des offres financires (pour les candidats ayant obtenu une note technique minimale, spcifier dans la DP). Rponse de la DGID : Il sagit de la 1re exprience de la DGID. Le redressement est retenu. Commentaire de lAuditeur : Bien not Sur le DAO : Observation 2 : 2.1. La liste des sites nest pas mentionne de faon explicite et exhaustive. 2.2. Larticle 4 pnalits : on renvoie aux articles 176 et 177 du CMP sans fixer, de faon prcise, le taux de pnalit. informatique PLATFORM
89
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGID : (observations 2.1 et 2.2) Dans le Cahier de charges, il a t mentionn Services Rgionaux et Dakar . Il yaura redressement appropri. Commentaire de lAuditeur : Bien not
2.3. Larticle 8 cautionnement dfinitif : ce march ne prvoyant pas un dlai de garantie le cautionnement devait tre limit 5%. Rponse de la DGID : Manquement reconnu. Il yaura redressement appropri. Commentaire de lAuditeur : Bien not 2.4. Larticle 10 : Les pices administratives concernent la qualit et non la conformit de loffre. La caution concerne la recevabilit de loffre. Rponse de la DGID : (pour observations 2.4 et suivantes) Le redressement appropri est retenu. Commentaire de lAuditeur : Bien not 2.5. Larticle 12 logistique : les quipements minima du laboratoire de maintenance doivent tre spcifis. Il en est de mme de loutillage dintervention. Ces spcifications minimales sont dictes par un souci de transparence et dquit ; elles vitent tout caractre subjectif lvaluation. 2.6. Larticle 13 expertise : le personnel minimal (ingnieurs et techniciens suprieurs) devait tre prcis pour les mmes raisons que ci-dessus et parce que le contrat concerne le sige et les rgions. 2.7. Larticle 16 valuation des offres : cet article indique une attribution lot par lot , ce qui est en contradiction avec les dispositions de larticle 1 qui indique un lot unique et indivisible ). Du reste, les lots sappliquent aux marchs de travaux et fournitures , non aux prestations intellectuelles , (services de consultants).
90
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGID : Il faut comprendre par lot de soumissionnaire . Le redressement appropri est retenu. Commentaire de lAuditeur : Les lots sappliquent aux marchs de travaux et de fournitures. Cest un ensemble de travaux ou de fournitures indivisible, pouvant, par consquent, tre attribu 1 seul soumissionnaire (entrepreneur ou fournisseur) pour dboucher sur un contrat. Pour les consultants, il sagit de missions (prestations intellectuelles) sur la base de TDR. Le terme soumissionnaire nest pas appropri. Il sagit de candidats choisis sur la base dune liste restreinte au moyen dune DP (pour les firmes) ou bien de leur qualification, value partir des CV, (pour les consultants individuels). 2.8. Larticle 19 : la nature des prix (HT, TTC) nest pas indique. Rponse de la DGID : Manquement reconnu. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not Sur la publicit : Observation 3 : Le PV de dpouillement indique Le Soleil du 22/01/04 non joint. Rponse de la DGID : Labsence de DP justifie le manquement. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Cest parce que la DP a t utilise en violation des dispositions de larticle 55 du CMP quil ya eu publicit. Lobservation concerne plutt labsence, dans le dossier, du journal du 22/01/04. Sur Rapport technique : Observation 4 :
91
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 4.1. Lutilisation dune DP conformment aux dispositions de larticle 55 du CMP aurait permis dvaluer en 2 tapes (voir observation 1), avec pondration des offres techniques et des offres financires, pour tenir compte de la qualit et du cot. Rponse de la DGID : Labsence de DP justifie le manquement. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not 4.2. Le rapport ne fait pas mention de ltude des prix et du rapprochement arithmtique. 4.3. La prise en compte des observations formules au niveau des articles 12 et 13 du DAO rendrait lvaluation plus objective et rigoureuse. Sur le PV dadjudication : Mmes observations que pour le rapport technique. Sur le rapport de prsentation du contrat : Observation 5 : Le rapport nest ni numrot ni dat, et est succinct et ne retrace pas la procdure avec les indications requises. Rponse de la DGID : Manquement reconnu. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not Sur le contrat : Observation 6 : 6.1. Dates de souscription et de notification non mentionnes sur le march. La liste des diffrents sites nest pas mentionne ; il en est de mme de la nature et de ltendue des prestations.
92
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGID : Voir au bordereau de notification et la page des visas du march. Les mentions seront dsormais portes sur la page de garde du march.
Commentaire de lAuditeur : Bien not 6.2. Article 5 cautionnement dfinitif : mme remarque que pour le DAO (voir cidessus). 6.3. Article 7 pnalits pour retard : lapplication des pnalits ne doit pas se faire partir de produits non livrs mais plutt de retard dans lexcution des prestations. A ce sujet, il est prvu dans le DAO (article 14) au moins trois vrifications et entretiens pour le matriel et le rseau informatique. Labsence de calendrier prvisionnel dintervention, surtout que les sites sont nombreux, rend difficile lapplication des pnalits. Rponse de la DGID : Elle doit porter plutt sur le retard. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not
6.4. Par exemple, labsence de rponse en cas de panne (article 14) Dakar, o le dlai de raction prvu est de 2 H, et dans les rgions, o le dlai est 48 H, pourrait entraner des pnalits. 6.5. Article 9 rception: la mise en uvre des rceptions techniques partir de larticle 1 est difficile ; les prestations concernes ntant pas listes. 6.6. Lchancier des paiements nest pas indiqu dans le march. Sur le bordereau de notification du contrat : Rponse de la DGID : (observations 6.6 et 7) Manquement reconnu et prjudiciable pour fixer les dlais dexcution. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not. Indiquer, lavenir, lchancier des paiements.
93
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 7 : Le bordereau de notification N051 du02/06/04 nest pas dcharg, la date de notification nest pas non plus indique. 5) NF/003/FM Matriel pour le cadastre - SAREDICA : 53 643 685 FCFA, TTC Sur le Cahier des Charges : Observation 1 : 1.1. Les sous lots tant aussi indivisibles (article 1) il serait plus simple de lancer lappel doffres avec 8 lots spars ou bien de regrouper certains lots dont lclatement ne se justifie pas. Rponse de la DGID : Il faut en faire des lots part entire. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not 1.2. Larticle 4 du Cahier des Charges renvoie aux articles 176 et 177 du CMP sans fixer de faon prcise les taux de pnalit. 1.3. Article 10 : les pices administratives concernent la qualification et non la conformit de loffre. La caution concerne la recevabilit de loffre. 1.4. Lannexe concernant les spcifications du matriel objet des lots 4 et 5 nest pas jointe. 1.5. Dune manire gnrale, la liste du matriel na pas t retrouve dans le Cahier des Charges. 1.6. Les exigences en matire dchantillon ont t trs svres, notamment la prsentation du mobilier la commission. De bonnes spcifications techniques permettent de se passer, dans bien des cas, de lchantillon. Rponse de la DGID : Mais ici la difficult est de ne pas viser une marque donne. Redressement retenu. Commentaire de lAuditeur : Il ya des techniques et principes pour rester neutre. Bien not, suivre.
94
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.7. Article 11 critres dvaluation : Pour le lot 4A matriels pour services fiscaux , le dispositif de scurisation pouvait tre un critre de conformit de loffre puis reflt dans les spcifications techniques avec une description indicative du systme de manire en valuer la conformit. Rponse de la DGID : Manquement reconnu. Redressement retenu.
Commentaire de lAuditeur : Bien not 1.8. Article12 : les dlais de livraison ne sont pas spcifis. 1.9. Lannexe concernant les spcifications et les quantits nest pas retrouve dans le Cahier des Charges. Rponse de la DGID : Les annexes sont retrouves et disponibles.
Commentaire de lAuditeur : Bien not 1.10. Article 17 : La nature des prix (HT ou TTC) nest pas prcise. 1.11. Article 20 : La caution de bonne excution de 12% aurait d se limiter aux articles des lots 4 et 5 pour lesquels une priode de garantie est prvue, pour le reste, une caution de 5 % devait tre prvue. Rponse de la DGID : Manquement reconnu. Commentaire de lAuditeur : Bien not
95
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le PV douverture des plis : Observation 2 : Le PV indique la prsence des dlgus des soumissionnaires (21 plis reus) mais la liste des reprsentants de soumissionnaires nest pas jointe, une feuille de prsence non plus. Rponse de la DGID : Ils sont considrs comme membres non officiels. RAS. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue. Ils sont plutt observateurs. Il doit y avoir une feuille de prsence ou bien un registre de prsence. Les noms doivent figurer dans le PV ou en constituer une annexe. Louverture publique est un facteur de transparence. Sur le PV dadjudication : Observation 3 : 3.1. Le PV prcise que le lot 4B pour lequel une seule offre a t reue, la commission a propos la relance en procdure durgence. La relance a t publie dans Le Soleil du 22/03/04. Lautorisation de la CNCA sur lutilisation de la procdure durgence ne nous a pas t remise. Rponse de la DGID : Cette procdure semble tre automatique si certaines conditions sont remplies selon le CMP (Relance). RAS. Commentaire de lAuditeur : Demander lautorisation de la CNCA pour tout recours la procdure durgence, vu que cest une procdure exceptionnelle, qui se traduit par une rduction des dlais de soumission. Ainsi, mme dans le cas dune relance, les raisons doivent tre apprcies par la CNCA. 3.2. Pour le sous-lot 4A, nous avons retrouv dans le dossier une lettre non date de Polyservices retirant son offre pour des erreurs de non-conformit effective signales en rexamen par les techniciens du cadastre . Ce sous-lot rattribu SAREDICA a fait lobjet du prsent march. Le PV de rattribution du lot SAREDICA ne nous a pas t prsent. Rponse de la DGID : Lalina dernier du PV initial a prvu dattribuer automatiquement au suivant immdiat en cas de dsistement. Rapport final 96
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Cela doit tre matrialis par un PV de rattribution en bonne et due forme. Sur le contrat : Observation 4 : 4.1. La liste du matriel, les spcifications et les quantits ne sont pas jointes, idem pour les prix. 4.2. Larticle 5 cautionnement dfinitif devait prvoir une mainleve des 5% la rception provisoire et le blocage du solde de 7% jusqu la rception dfinitive du matriel (art. 139 du CMP). Rponse de la DGID : Il ya lieu dclater et dtaler en 5% puis 7%. Le redressement appropri sera apport. Commentaire de lAuditeur : Bien not. Attention la mise en uvre (formulation de larticle) : prvoir une mainleve des 5% la rception provisoire et le blocage du solde de 7% jusqu la rception dfinitive du matriel (art. 139 du CMP).
4.3. Article 6 : Il est prvu un dlai de livraison dune semaine alors quaucun dlai ntait spcifi dans le Cahier des Charges (CC) et que loffre de SAREDICA spcifie 5 semaines. 4.4. Article 8 pnalits : le taux de pnalits (V x R / 1000) ntait pas indiqu dans le CC. 4.5. La date de souscription et la date de notification ne sont pas mentionnes sur le march. 4.6. La caution dfinitive nest pas dans le dossier. 6) F/036/FM Matriels de bureau - STABURO : 41 611 520 FCFA, TTC (Mmes remarques que pour le march NF/003/FM Matriel pour le cadastre SAREDICA )
97
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Il sajoute pour Le contrat : Observation 1 : 1.1. La liste du matriel, les spcifications et les quantits ne sont pas jointes, idem pour les prix. 1.2. Article 4 bis cautionnement dfinitif : on devait prvoir une mainleve des 5% la rception provisoire et le blocage du solde de 7% jusqu la rception dfinitive du matriel (art. 139 du CMP). 1.3. Article 5 livraison : le dlai de livraison est fix quatre semaines (date du bon de commande) contre une semaine pour le march F/003/FM. Pour un mme AO, le Cahier des charges ne spcifiant pas le dlai de livraison, il varie suivant le fournisseur, ce qui nest pas quitable. Le texte suivant, situ la fin de cet article, a t ray au crayon : Code des marchs sur financement des marchs de ltat et des collectivits publiques, il est stipul que : La partie suivante de cet article . 1.4. Mme si ce texte na aucun sens, cest la CNCA dapporter de telles corrections et de les valider avec son cachet corrections approuves . 1.5. Article 7 pnalits de retard : Ici comme pour le march F/003/FM, le taux de pnalits (V x R / 1000) ntait pas indiqu dans le CC. 1.6. Il sy ajoute que, pour le prsent march, le dnominateur de la formule 1000 a t rajout la main et cette correction na pas t, non plus, approuve par la CNCA au moyen du cachet sus mentionn. Rponse de la DGID : Il sest agi de corrections sans aucune incidence. Lobservation est prise en compte. Commentaire de lAuditeur : Bien not. Cependant pour la formule corrige il ya incidence si elle est applique. 1.7. La caution dfinitive nest pas dans le dossier. Rponse de la DGID : La pice semble surtout destine aux services du Trsor. Commentaire de lAuditeur : Il faut quand mme garder une copie dans le dossier du march. Observation maintenue.
98
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour lessentiel, mmes observations que pour le F/003/FM 7) DRP - Tlphone et quipement - SONATEL : 11 778 721 FCFA Observation 1 : 1.1. Le Cahier des charges ntant pas retrouv, nous ne pouvons pas vrifier si les quipements avaient t bien dcrits et les quantits prcises (1). __________________________________ (1) : Lavis de publication spcifie : 3 autocom 65.01 1 rpartiteur 7 botes de raccordement 80 postes numriques 40 postes simples
Rponse de la DGID : Lobjet de la DRP est mentionn sur lavis dappel doffres. RAS. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue
1.2. Dans tous les cas, le tableau comparatif des offres a t tabli sur la base de quantits diffrentes selon les fournisseurs pour certains postes (postes numriques et analogiques). 1.3. Pour loffre de BITS, les quantits, comme mentionn dans le tableau comparatif, ne sont pas indiques. Rponse de la DGID : (observations 1.2 et 1.3) La confusion serait venue du fait que certains ont mentionn le nombre 120 en faisant (40+80) mais aprs analyse les quantits sont correctes. BITS a t dailleurs non class faute davoir prcis ses quantits. Commentaire de lAuditeur : Faire un bordereau clair lavenir. 1.4. Les offres ont-elles t compares sur une base rigoureuse, si les spcifications techniques minimales et les quantits ntaient pas prcises au dpart ?
99
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGID : Faute de cahier des charges pour la DRP Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue 1.5. La caution de bonne excution ne figure pas dans le dossier. Rponse de la DGID : La pice semble surtout destine aux services du Trsor Commentaire de lAuditeur : Il faut quand mme garder une copie dans le dossier du march. Observation maintenue. 8) DRP - Travaux de peinture - SERN : 23 930 400 FCFA, TTC Observations 1: 1.1. Le cahier des charges transmis nest pas retrouv, dans le dossier, nous avons une lettre sans date ni numro adress trois entreprises. Rponse de la DGID : Manquement reconnu (DRP), Les redressements appropris seront apports. Commentaire de lAuditeur : Bien not
1.2. Les trois devis reus des fournisseurs SERN (23.930.400 FCFA), InterGet. (25.783.300 FCFA) et Ets Keur Nar (23.816.875 FCFA) ne sont pas dats et ne rpondent pas un mme quantitatif. 1.3. Le cahier des charges ntant pas retrouv, on na pas pu vrifier si le dossier avait dcrit les prestations raliser avec un quantitatif et un estimatif des prestations.
100
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGID : (observations 1.2 et 1.3) Il ya manquement mais les candidats ont apprci les travaux sur la base de visites guides des locaux concerns. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue. La comparaison est fausse.
1.4 Le devis de InterGet comporte une erreur de libell ; on y lit vingt cinq millions sept cent quatre trois mille francs CFA au lieu de vingt cinq millions sept cent quatre vingt trois mille francs CFA . (Les offres sont paraphes). 1.5. Le PV mentionne ceci : aprs vrification, les trois offres juges conformes et recevables ont fait lobjet dun tableau comparatif des travaux ci-dessous . 1.6. Le tableau reprend exactement le montant le montant des offres brutes alors que loffre des Ets Keur Nar comporte des erreurs de calcul. En effet, pour les portes en bois de type National Paint, il fallait lire 1.275 x 1.275 = 1.625.625 au lieu de 1.275 x 1.275 = 3.187.500. Donc le montant total de loffre des Ets Keur Nar devient 3.750.000 + 14.093.750 + 1.625.625 = 19.469.375 FCFA au lieu de 21.031.250 FCFA, HT. Ceci ramne le montant TTC de loffre des Ets Keur Nar 22.973.863 FCFA. 1.7. En consquence, avec la correction derreur ci-dessus, le march aurait d lui tre attribu ce prix et non SERN pour le montant de 23.930.400 FCFA. Rponse de la DGID : (observations 1.5 1.7) Ici, par inadvertance, le candidat a reconduit le chiffre du quantitatif (1275) la place du prix unitaire de 2500 F (prix bien comparable aux autres prix fixs 2400 F et 2000 F). La vrification arithmtique des montants absolus sera de rigueur. Commentaire de lAuditeur : Bien not.
1.8. Un march par appel doffres aurait d tre pass vu que lune des trois offres dpasse 25 millions, seuil partir duquel on passe un march pour les travaux.
101
Rponse de la DGID : Ici, la conformit aux textes semble simplement nous imposer de ne pas retenir une offre suprieure au seuil du CMP, tant entendu que tous les acteurs sont senss connatre, au dpart, cette limite officielle. Dispositions convenues seront appliques. Commentaire de lAuditeur : Maintenu. Le montant du budget et une estimation peuvent vous guider.
102
II.2.1.3.6) Direction Gnrale de la Comptabilit Publique et du Trsor (DGCPT) 1) F/056/FM fourniture de vhicule station wagon - MATFORCE : 22 240 000, FCFA TTC (Par ED suivant autorisation CNCA n07796 du 04/1104 et autorisation CCVA, n 682 du 22/11/04) Observation 1 : La lettre n01959 MEF/DGCPT/BAGE du 17/11/04 et le dossier requte la CNCA ntant pas mis notre disposition, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport larticle 76 du CMP. Observation 2 : Les spcifications du vhicule ne sont pas jointes. Observation 3 : Le march ne comporte pas de clauses de garantie. Rponse de la DGCPT: Lettre n 1959/MEF/DGCPT/BAGE du 17/11/2004 : requte la CNCA et lettres n 00682 et 07796 sont jointes. A lavenir, on veillera ce que certaines spcifications concernant les vhicules soient incluses dans les marchs signs par la Direction du Matriel et du Transit administratif (surtout les clauses de garantie). Commentaire de lAuditeur : Cest bien not, suivre.
2) NF/060/FM fourniture de 2 vhicules MITSUBISHI L200 - Sngalaise de lAutomobile : 29 146 000 F CFA TTC (Par entente directe) . Autorisation CNCA : N0549 du 08/10/04 . Autorisation CCVA : N06483 du 06/09/04 . Lettre n01501/MEF/DGCPT/BAGE du 14/09/04, requte la CNCA, fond de dossier non joint (mmes observations que le F/056/FM) 3) NF/061/FM fourniture vhicule Citron SORO) lAutomobile : 23.954.000 F CFA TTC (Par entente directe) . Autorisation CNCA : N0549 du 08/10/04 . Autorisation CCVA : N06483 du 06/09/04
Sngalaise
de
103
G GR RO OU UP PE EG GM MS S . Lettre n01501/MEF/DGCPT/BAGE du 14/09/04, requte la CNCA, fond de dossier non joint (Mmes observations que le F/056/FM) 4) DRP - entretien de locaux COSEFE : 21 609 500 FCFA, TTC Sur le cahier des charges : Observation 1 : Les effectifs minima et la liste minimale indicative du matriel auraient d tre spcifis pour faciliter et rendre moins subjective la comparaison et lvaluation des offres. Observation 2 : Vu le montant total des engagements avec ce fournisseur (25.270.300 FCFA) un appel doffres aurait d tre lanc. Le budget global allou aux lignes Entretien et maintenance , Autres dpenses dentretien est de 79.912.000 FCFA. Rponse de la DGCPT: La demande de renseignement et de prix tait prvue pour le nettoiement de la Direction gnrale de la Comptabilit publique et du Trsor et le complexe de Dakar Centre en dbut de gestion. Les postes comptables stant manifests aprs une nouvelle demande de renseignement avait t organise et qui concernait les perception de Pikine, Cerfvolant et Gudiawaye. A lavenir, on tiendra compte de leffectif et la liste minimale du matriel pour la confection du cahier des charges pour le nettoiement. Commentaire de lAuditeur : Cest bien not, suivre. 5) F/054/FM fournitures dimprimantes - SERVITECH : 5 304 100 FCFA, TTC Sur le DAO : Observation 1 : 1.1. La version disponible est un document examin par la CNCA avec de nombreux amendements et des mentions manuscrites aprs examen par la CNCA. Lavis de la CNCA sur ce document date du 26/10/04.
104
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.2. Article 2 conformit administrative : les observations manuscrites de la CNCA sont les suivantes : NB : indiquer les capacits minimales attendues de chaque soumissionnaire . 1.3. Article 4 cautionnement provisoire , le montant est en blanc. On y retrouve les commentaires manuscrits suivants aprs examen par la CNCA : NB : opter dfinitivement pour un montant pour chaque lot . Il ya quatre lots. 1.4. Lappel doffres na pas d tre lanc sur la base de cette version du DAO. La version dfinitive du dossier na pas t retrouve. 1.5. Lallotissement ne favorise pas une compatibilit des quipements ni les chances dobtenir des offres comptitives, du fait de la perte dconomies dchelles. En effet, il ya les lots suivants : N 1 : 9 micro-ordinateurs, dont 2 pour utilisateurs et 7 pour professionnels N 2 : 15 onduleurs N 3 : 15 imprimantes laser A4 de bureau N 4 : 5 ordinateurs portables 1.6. A titre dexemple, lAO pourrait se rduire 2 lots : dune part les portables , dautre part le reste du matriel PC complets avec imprimantes et onduleurs . Sur le PV de dpouillement : Observation 2 : 2.1. La vrification de la caution ne ressort pas. Quid de lobservation sus mentionne de la CNCA au sujet de la caution (1.3). 2.2. Hormis ATI, limine pour absence de caution bancaire, IAS, COMUSEN et KAESSER ENERGIE ont vu leurs offres dclares non conformes pour motif de pices administratives (attestations de lIPRES, de la CSS, quitus fiscal) qui, selon le cas, taient des photocopies non lgalises. Or, les pices administratives autres que la caution ne sont pas liminatoires louverture des plis, elles peuvent tre fournies jusqu lattribution dfinitive du march. Sur le Rapport dvaluation : Observation 3 : 3.1. Page 3, la Commission, sur la base des dispositions de larticle 14 du Cahier des charges (critres de qualification), na retenu que ABM, COMPUTER LAND, PLATFORM TECHNOLOGIE, MCS et SERVITECH. Au plan de la dmarche, la qualification du soumissionnaire devrait tre vrifie au terme du processus dvaluation. Dans un premier temps, on ne devrait se focaliser que sur loffre. 3.2. La dmarche consisterait : i) vrifier la conformit de loffre ;
105
G GR RO OU UP PE EG GM MS S ii) iii) iv) v) procder aux corrections et ajustements pour les offres conformes en substance ; classer les offres corriges et ajustes en fonction du prix ; vrifier les critres de qualification pour loffre la moins disante ( partir de iii) dclarer attributaire provisoire loffre la moins disante pour autant quelle soit qualifie.
3.3. Cette dmarche na pas t respecte. 3.4. Pour le lot 4 micro-ordinateurs portables , le rapport mentionne quABM a t choisi sur la base du poids le plus proche des spcifications techniques fixes par le cahier des charges . PV dadjudication : Mmes observations que ci-dessus 6) NF/057/FM fourniture de micro-ordinateurs et portables - ABM : 33 247 161FCFA TTC Observation1 : La lettre de relance de la DGCPT N00494 du 03/03/05 pour retard de livraison prcise que les pnalits de retard (article 10) seront appliques . Nous navons pas retrouv dans le dossier un dcompte des pnalits. (Pour les autres observations, voir le march F/054/FM ci-dessus) 7) F/055/FM Fournitures donduleurs - Plateform Technologies : 5 752 730FCFA, TTC (Mmes observations que pour le march F/054/FM) Rponse de la DGCPT: F/054/FM : fournitures dimprimantes ; F/057/FM : fournitures micro-ordinateurs ; F/055/FM : fournitures donduleurs Tous ces marchs concernent le projet ASTER. Les recherches se poursuivent. Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues. Veiller amliorer larchivage des documents de marchs.
106
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 8) F/025/FM Articles de bureau - PAPEX : 25 073 000 TTC Sur le DAO : Observation 1 : La caution de bonne excution nest pas mentionne, les dlais de livraison ne sont pas indiqus. Rponse de la DGCPT: Seul le cautionnement n 0106-2190 a t joint au march dont le dlai dexcution tait de un mois. Commentaire de lAuditeur : Intgrer ces clauses lavenir
Sur lavis dAO : Observation 2 : lavis est trs sommaire ne mentionne pas en particulier les cautions, le nombre de lots, etc. Rponse de la DGCPT: La caution et le nombre de lots figuraient dans le cahier des charges. Commentaire de lAuditeur : Les faire figurer, lavenir, dans lavis dappel doffres. Ce sont des lments qui peuvent influer sur la dcision du candidat et lui viter des dpenses inutiles.
Sur le march : Observation 3 : 3.1. Date de souscription et de notification non mentionne 3.2. Un seul march aurait du tre pass pour les deux lots, vu quil sagit du mme fournisseur et du mme appel doffres. Cela aurait permis de rduire les frais administratifs tout en facilitant la gestion du contrat. 3.3. La liste des fournitures nindique pas le prix des dites fournitures ni les quantits, contrairement ce qui est indiqu larticle 5.
107
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DGCPT: Le bon de commande dat et la notification taient remis au fournisseur. Commentaire de lAuditeur : Si ce nest pas un march commande, le bon de commande est redondant. En effet, le fournisseur peut livrer en une seule fois. Le reste des observations est maintenu. 9) F/026/FM Consommables informatiques - PAPEX : 22 910 910 FCFA, TTC (Voir les observations du F/025/FM) Rponse de la DGCPT: Seul le cautionnement n 0106-2191 a t joint au march de consommables informatiques dont le dlai dexcution tait de un mois. Commentaire de lAuditeur : Intgrer ces clauses lavenir
10) F/053/FM fourniture de mobilier - Sngal Equip : 11 978 084 FCFA, TTC Observation 1 : La liste du mobilier, des quantits et des prix nest pas annexe au march. Observation 2 : Le march ne prcise pas le lot concern et ne mentionne pas la date de notification. (Pour les autres observations, voir le march F/054/FM) 11) F/058/FM Fourniture de mobilier - DECO-MEUBLES : 1 073 800 FCFA, TTC (Mmes observations que pour le march F/054/FM) Rponse de la DGCPT: F/053/FM : fournitures mobilier (Sngal Equip) ; F/058/FM : fournitures mobilier (Dco-Meubles). Tous ces marchs concernent le projet ASTER. Les recherches se poursuivent.
108
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues. Veiller amliorer larchivage des documents de marchs. 12) F/023/FM imprims et documents comptables - SIPREX : 29 169 000 FCFA, TTC Sur le DAO : Observation 1 : 1.1. Larticle 4 ne dfinit pas les capacits techniques et financires minimales, ni la liste des quipements et ressources humaines minimum pour excuter le march, si bien que les bases de la visite de la Commission Technique ne sont pas dtermines lavance, alors que la visite a occup une place dterminante dans le processus dattribution du march. 1.2. Les dlais dexcution ne sont pas indiqus. 1.3. La liste des imprims et documents comptables et les quantits objet du march ne sont pas incorpores au cahier des charges. Rponse de la DGCPT: A lavenir, le cahier des charges prvu cet effet pour les imprims tiendra compte des capacits techniques, financires, ressources humaines et quipements pour excuter ces genres de marchs. Commentaire de lAuditeur : Cest not, suivre.
Sur le PV douverture des plis : Observation 2 : 2.1. Le PV nindique pas les prix. 2.2. IMPRIMERIE MIDI-OCCIDENT et SODATRI ont-elles fournies des maquettes ? En effet les pices administratives autres que la caution ne sont pas liminatoires louverture des plis. 2.3. Le PV ne rend pas compte des vrifications sur la caution.
109
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le compte rendu de visite des lieux : Observation 3 : 3.1. Non numrot et non dat. La visite a eu lieu le 15/03/04. SODATRI, IMPRIMERIE du MIDI et de LOccident Africain ont t visites. 3.2. Le document observations sur offres concernant les imprims des postes comptables non centralisateurs PNC propose le rejet de Poly Services qui ne dispose pas dimprimerie. Cependant il est attributaire de neuf (9) articles. SODATRI limin louverture des plis sest vu attribu trois (3) articles dans la srie imprime et carnets. Sur le contrat : Observation 3 : La liste des fournitures nindique pas les prix des dites fournitures au march ni les quantits contrairement ce qui est indiqu larticle 5. Rponse de la DGCPT: Compte tenu de la spcification de certains imprims spciaux du Trsor, il avait t demand aux fournisseurs de prsenter des maquettes historiques de voir leur capacit confectionner ces documents spciaux. Commentaire de lAuditeur : Tenir les modles la disposition des fournisseurs pendant la priode de prparation des offres et bien spcifier les critres de qualification. Eviter tout abus par rapport aux maquettes et chantillons, ce qui pourrait limiter la comptition. LAdministration, aprs choix du fournisseur devra aussi donner le Bon tirer (BAT) avant le tirage grande chelle.
13) F/022/FM Imprims et documents comptables - SNI : 10 205 230 FCFA, TTC Sur le contrat : Observation 1: La liste des items nindique pas les prix des dits items ni les quantits annexes au march contrairement ce qui est indiqu larticle 5. Sur la rception : Observation 2 : Copie Bon de Livraison non date, numro illisible, photocopie partielle du PV nindique pas la structure et les membres de la commission. (Pour les autres observations, voir le march F/023/FM)
110
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.1.3.7) Direction du Matriel et du Transit Administratif (DMTA) Rponse de la DMTA : La revue posteriori de la passation des marchs est un exercice qui a toute son importance dans la mesure o il permet de rappeler aux services dpensiers les dispositions lgislatives et rglementaires qui rgissent la passation et lexcution des marchs publics. En ce qui concerne la Direction du Matriel et du Transit Administratif, qui est charg de lacquisition de lessentiel du mobilier de bureau et du matriel roulant utiliss par les services administratifs, certaines observations formules sur sa gestion permettront damliorer considrablement la pratique de ses agents. Par ailleurs dautres observations relatives notamment la passation par entente directe de certains marchs de vhicules et de mobilier mritent des claircissements car il sagit l dun mode de passation que la DMTA utilise conformment aux dispositions de larticle 76 du code des marchs publics. Pour ce qui concerne les marchs dacquisition des vhicules cest par rfrence au paragraphe 1 de larticle 76 que lentente directe est utilise.
En effet la DMTA tablit au dbut de chaque anne budgtaire un programme annuel dacquisition de vhicules sur la base des demandes exprimes par les services administratifs. Ce programme qui ne mentionne aucune marque de vhicule est soumis larbitrage du Premier Ministre et lapprobation de la Commission de Contrle des Vhicules Administratif (CCVA) de la Prsidence de la Rpublique. Cependant les autorisations dacquisition dlivre par la CCVA prcisent, dans un souci de standardisation et duniformisation des vhicules du parc automobile de lEtat, les marques de vhicules acqurir (Ex : Mercedes, Toyota etc.). Chacune de ces marques ayant son reprsentant exclusif au Sngal, la DMTA ne peut que demander lautorisation la CNCA de passer des marchs par entente directe avec ces concessionnaires exclusifs. Pour le mobilier dappartement de certaines autorits administratives, les acquisitions se font conformment aux dispositions du dcret 2004-1279 du 28 septembre 2004 modifiant le dcret 91-490 du 08 mai 1991. Aux termes des dispositions dudit dcret, les bnficiaires du mobilier dappartement (membres du Gouvernement et autres personnalits cites) reoivent une dotation de mobilier de grand standing dans la limite dune enveloppe financire de dix millions (10.000.000) de francs CFA. Le choix de la consistance du mobilier est cependant laiss lapprciation du bnficiaire qui devra par ailleurs rembourser cette somme de dix millions par des retenues sur son salaire. La DMTA est ainsi oblige de passer des marchs par entente directe avec les fournisseurs dont le mobilier est choisi par le bnficiaire. 111
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Cest principalement les deux raisons qui font que la DMTA fait recours au mode de passation par entente directe ; lacquisition des autres mobiliers et matriels font lobjet dappels doffres ouverts. Aprs ces claircissements sur les modes de passation utiliss, la DMTA a apport des rponses aux observations spcifiques faites dans le rapport. Commentaire de lAuditeur : Oui pour le mobilier de logement, mais pour les vhicules le gr gr nest pas toujours justifi, pas plus quil ne respecte toujours les dispositions de larticle 76. En consquence, sous rserve de lexamen des rponses march par march, la plupart des observations restent valables. 1) Les marchs 1.1) F/046/FM Mobilier et matriel dappartement - DABAKH MOBILIER : 39.991.970 FCFA, TTC (Par entente directe, suivant autorisation de la CNCA N0617 du 03/11/04 et n0590 du 19/10/04) Sur la procdure : Observation 1 : cette acquisition sinscrit dans le cadre du dcret 2004-1279 du 28/09/2004 modifiant le dcret 91-490 du 08/05/1991. Selon les dispositions dudit dcret, les bnficiaires du mobilier (membres du gouvernement ou autres personnalits listes) reoivent une dotation de mobilier de grand standing dans la limite de 10.000.000 FCFA et le choix du mobilier est laiss leur apprciation. Sur le contrat : Observation 2 : 2.1. Sur la page de garde : date de notification non renseigne. 2.2. Autorisation CNCA non reporte. 2.3. Spcifications du mobilier non jointes au march. 2.4. Caution de bonne excution non retrouve dans le dossier. Rponse de la DMTA : 2.1- La date de notification figure sur le bordereau de notification qui est dlivr par le Bureau des Marchs en double exemplaire. Cest un des exemplaires de ce bordereau qui est sign et dat par le fournisseur. Dsormais nous reporterons la date de notification sur la page de garde.
112
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.2- Le dossier du march comprend plusieurs pices parmi lesquelles lautorisation de la CNCA n 0617/CNCA du 3/11/2004 et n 590/CNCA du 19/10/2004. Les dispositions seront prises afin de reporter les rfrences de lautorisation sur les marchs. 2.3- Les spcifications du mobilier existent. Elles sont contenues dans la facture proforma transmise par le bnficiaire et reprise dans le bordereau de livraison. A lavenir les spcifications seront portes sur les marchs. 2.4- La caution de bonne excution existe. Elle a t dlivre par la SGBS suivant n 049239 du 16/2/2005 de 1 999 598 F. Elle est jointe au dossier de liquidation. Commentaire de lAuditeur : Prenons bonne note de votre rponse. Pour la caution de bonne excution, garder toujours une copie dans le dossier du march.
1.2) NF/012/FM Mobilier dappartement - DECO MEUBLES : 15 233 800 FCFA, TTC (Par entente directe suivant autorisation CNCA N0068 date illisible) (Mmes observations que pour le F/046/FM, sauf pour la caution qui est disponible) Rponse de la DMTA : Mmes rponses que pour le march F/046. Commentaire de lAuditeur : Mme commentaire.
1.3) NF/240/FM Mobilier de logement - DECO MEUBLES : 19.941.120 FCFA, TTC (Par entente directe suivant autorisation CNCA suivant lettres Ns 0467 du 27/08/03 et 517 du 29/09/03) Observation 1 : Le march se rfre aux autorisations n0469 du 27/08/03 et N0517 du 29/09/03. Dans le dossier on retrouve les autorisations n0467 et 517. Rponse de la DMTA : Il sagit dune erreur de frappe. En effet lautorisation porte bien le numro 0467/CNCA du 27/8/2003.
113
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Veiller la cohrence des informations lavenir. Observation 2 : Article n1 : Erreur de frappe sur le montant : lire 9.935.600 au lieu de 9.953.600FCFA et pour le montant total du march 19.923.120 au lieu de 19.941.120 (en chiffres et en lettres). Erreur sans incidence sur le montant factur. (Pour le reste, mmes observations que pour le F/046/FM, sauf pour la caution qui est disponible) Rponse de la DMTA : a)- aucun commentaire (erreur de frappe) b)- mmes rponses que pour le march n F 046/FM Commentaire de lAuditeur : Veiller la cohrence des informations lavenir.
1.4) N F/031/FM Fourniture de 12 vhicules - CFAO : 272 000 002 FCFA, TTC (Par entente directe suivant autorisation de la CNCA N0170 du 08/04/04 et autorisation de la CCVA N 01773 du 25/03/04) Observation 1 : Lettre n1142/DGSN/DBM/SP du 05/04/04 non jointe au dossier, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du CMP). Rponse de la DMTA : La lettre n 1142/DGSN/DBM/SP du 5/4/2004 est relative une demande dautorisation de passer un march par entente directe signe par le Directeur Gnral de la Sret Nationale. La CNCA a rpondu favorablement par lettre n 00170/CNCA du 8/4/2004 (voir copie jointe). Commentaire de lAuditeur : Nous avions bien vu la lettre n 00170/CNCA du 8/4/2004 qui napporte rien de nouveau. En consquence, observation maintenue.
114
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 2 : 2.1. Les spcifications des vhicules ne sont pas jointes au march 2.2. La priode de garantie nest pas spcifie dans le contrat. Elle aurait due tre spcifie et la caution porte 12%, avec mainleve des 5% la rception provisoire.
Rponse de la DMTA : 2.1 Les spcifications sont contenues dans la facture proforma et sur le bordereau de livraison. Cependant toutes les dispositions seront prises afin dinclure les spcifications techniques dans les marchs. 2.2 Le dlai de garantie figure sur la facture proforma qui a servi de base llaboration du march. Toutes les dispositions seront prises pour le faire figurer sur le march. La caution de 5 % que nous avions toujours applique reprsente llment fixe du cautionnement dfinitif. Dsormais en application des dispositions de larticle 139 du Code des Marchs Publics la caution sera porte 12% avec main leve des 5% la rception provisoire. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre. 1.5) F/065/FM Fourniture de vhicules - Funktion Auto Group: 541 124 219 FCFA, TTC (Par entente directe suivant autorisation de la CNCA N316 du 22/06/04 et autorisation de la CCVA N 03234 PR/SG/IGE/CCVA du 14/05/04) Observation 1 : Lettre n00064/MEF/DGF/DMTA non jointe au dossier, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du dcret du CMP). Rponse de la DMTA : Ce march concerne lacquisition de vhicules destins lescorte prsidentielle. Le march par entente directe se justifie ainsi conformment aux dispositions larticle 76 paragraphe 7 du CMP. Il sagit de fournitures dont lacquisition doit saccompagner de mesures particulires de scurit puisque la protection de lintrt suprieur de lEtat lexige.
115
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Bien not. Observation 2 : La copie Bon dEngagement n078841 mentionne rgularisation en rouge Sur le contrat : Observation 3 : 3.1. Date de notification non indique. 3.2. Le dlai de garantie nest pas spcifi dans le march. 3.3. La caution de bonne excution na pas t retrouve. 3.4. Le dlai de garantie aurait d tre spcifi au march, et la caution porte 12% avec mainleve de la quote- part de 5% la rception provisoire. 3.5. Les spcifications des vhicules ne sont pas jointes au contrat. 1.6) F/286/FM Fourniture de 2 bus - MATFORCE : 81 656 000 FCFA TTC (Par entente directe suivant autorisation de la CNCA N 0578 du 17/10/03 et autorisation de la CCVA N 5649 PR/SG/IGE/CCVA du 11/08/03) Observation 1 : Lettre n0022/MEF/DGF/DMTA du 08/10/03 non jointe au dossier, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du dcret du CMP). Rponse de la DMTA : Les marchs par entente directe pour les vhicules se justifient en application du paragraphe 1 de larticle 76 du code des marchs. En effet au dbut de chaque anne budgtaire la DMTA tablit un programme annuel dacquisition de vhicules sur la base des demandes exprimes par les services administratifs. Ce programme qui ne mentionne aucune marque de vhicule est soumis larbitrage du Premier Ministre et lapprobation de la Commission de Contrle des Vhicules Administratif de la Prsidence de la Rpublique. Cependant les autorisations dacquisition dlivre par la CCVA prcisent les marques de vhicules acqurir (Ex : Mercedes, Toyota etc.). Chacune de ces marques ayant son reprsentant exclusif au Sngal, la DMTA ne peut que demander lautorisation la CNCA de passer des marchs par entente directe avec ces concessionnaires exclusifs. Commentaire de lAuditeur : Ne pas gnraliser. Le cas des vhicules de lescorte prsidentielle est un cas particulier, qui obit aux dispositions de larticle 76 alina 7.
116
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour les autres cas, il conviendrait dlaborer les spcifications techniques en adquation avec le besoin et de faire jouer la concurrence, surtout que ce sont des marchs de montants souvent importants. Sur le contrat : Observation 2 : 2.1. Les spcifications techniques des vhicules ne sont pas jointes au march. 2.2. La clause de garantie ne figure pas au march. Elle aurait due tre spcifie et la caution de bonne excution porte 12% avec mainleve de la quote part de 5% la rception provisoire. Rponse de la DMTA : 2.1 Les spcifications techniques sont contenues dans la facture proforma. 2.2 Mme rponse que pour le march F/031/FM Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre.
1.7) F/027/FM Fourniture de 35 vhicules - Sngalaise de lautomobile : 874.143.938 FCFA, TTC (Par entente directe suivant autorisation de la CNCA N0200 du 29/04/04 et autorisation de la CCVA N 02264/PR/SG/IGE/CCVA du 09/04/04) Observation 1 : Lettre n0022 du 26/04/04 adresse au Secrtaire Gnral de la Prsidence non jointe au dossier, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du dcret du CMP). Rponse de la DMTA : Mmes rponses que pour le march F/286/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires.
117
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le contrat : Observation 2 : 2.2 Sur le rapport de prsentation, qui concerne plusieurs marchs, les 35 vhicules objet du prsent march ont t ajouts la main sans paraphe de la DMTA. 2.3. Le contrat ne prvoit pas de dlai de garantie. 2.4. Les caractristiques des vhicules ne sont pas jointes au march. 2.5. La main leve de la caution dfinitive a eu lieu le 14/10/04, alors que la date dexpiration est fixe au 07/08/04 ; la caution tait dj arrive expiration. 2.6. Le montant de la caution dfinitive devait tre de 12% et la garantie spcifie au march ; la mainleve de la quote part de 5 % interviendrait la rception provisoire et le reliquat (7%), la rception dfinitive. Rponse de la DMTA : 2.3 Mme rponse que sur le F/031/FM 2.4 Mme rponse que sur le F/031/FM 2.5 Le fournisseur a tard rclamer la main leve de caution. Il pouvait mme ne pas rclamer la main leve puisque la caution a expir le 7/8/2008. 2.6 Mme rponse que sur le F/031/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires. 1.8) F/028/FM Fourniture de vhicules - SERA : 182 634 000 FCFA, TTC (Par entente directe suivant autorisation de la CNCA N0161 du 06/04/04 et autorisation de la CCVA N01546 du 17/03/04) Observation 1 : Lettre n0016/MEF/DGF/DMTA du 29/03/04 non jointe au dossier, nous navons pas pu apprcier largumentaire par rapport aux dispositions de larticle 76 du dcret du CMP). Rponse de la DMTA : La lettre n 0616/MEF/DGF/DMTA du 29/3/2004 figure bien dans le dossier (voir copie jointe) A propos de largumentaire, voir les remarques donnes sur le march F/031/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires.
118
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le contrat : Observation 2 : 2.1. Le contrat ne mentionne pas le dlai de garantie. 2.2. Les spcifications du vhicule ne sont pas attaches au march. 2.3. La caution de bonne excution aurait d tre porte 12% avec mainleve des 5 % la rception provisoire, le reliquat de 7 % la rception dfinitive. Cette disposition devait tre mentionne dans le march. Rponse de la DMTA : 2.1 A propos du dlai de garantie, mme rponse que pour F/031/FM 2.2 Mme rponse que sur F/031/FM 2.3 Mme rponse que sur F/031/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires. 1.9) NF/020/FM Mobilier et matriel de bureau - Distribution Plus : 189 350 000 FCFA, TTC (Par adjudication publique) Sur le Cahier des charges : Observation 1 : 1.1. Dune manire gnrale les dimensions contenues dans les spcifications sont figes. 1.2. La plupart des spcifications des quipements livres sont laisses linitiative des soumissionnaires, ce qui rend difficile la comparaison, surtout quici, il sagit dadjudication publique. 1.3. Article 2 : La dnomination de lot, un lot tant indivisible, ne sied pas. Pour les articles des lots 3 et 4, une question dharmonie et dassortiment peut se poser vu que les items peuvent tre attribus sparment. 1.4. La visite technique des magasins dexpositions ou des ateliers de fabrication, nest pas justifie en adjudication publique. En effet, en adjudication publique, les fournitures doivent tre dfinies de telle sorte que le choix de ladjudicataire soit bas uniquement sur le prix (article 63 du CMP). 1.5. Article 9 : Il est prvu des pnalits de retard alors que les dlais de livraison ne sont pas fixs par le cahier des charges. Rponse de la DMTA : 1.1 Les dimensions contenues dans les spcifications ont t modifies dans le cahier des charges pour la gestion 2007.
119
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.2 Les spcifications figurent bien en annexe des cahiers des charges. 1.3 Observation prise en compte dans le cahier des charges pour la gestion 2007. 1.4 Des critres de qualit et de capacit tant pris en compte dans le cahier des charges, la visite technique savre ncessaire. 1.5 La DMTA a tenu compte de lobservation relative linscription du dlai de livraison dans le cahier de charges pour la gestion 2007. Nanmoins les dlais de livraison figurent dans le march. Commentaire de lAuditeur : Notons les efforts faits pour amliorer les documents dappels doffres. Cependant, rduire les visites au strict ncessaire, pour les raisons dveloppes dans le rapport. En effet, si les spcifications sont bien dfinies et que la soumission est conforme, il convient de veiller la conformit des produits la livraison/rception. En tout tat de cause, la visite des lieux ncarte pas la nonconformit des produits qui seront livrs. Sur le PV de dpouillement / adjudication : Observation 2 : 2.2. Tenir compte, pour le temps de publication de lavis dadjudication publique des retards de parution du BIE qui, de surcrot, est un hebdomadaire, qui parat au plus tt le mercredi. 2.3. Dune manire gnrale, les prix darticles ou ensemble darticles les moins disants ont t retenus, sauf dans le cas de fournisseurs disqualifis sur la base dautres considrations que le prix (exemple visite de sites), ce qui fausse le principe de ladjudication publique. Selon larticle 63 du CMP : Sont passs par adjudication les marchs portant sur des fournitures ou travaux dun type courant qui peuvent, sans inconvnient, tre livrs une concurrence illimite et dont il est possible de dfinir toutes les spcifications dans le cahier des charges avec une prcision suffisante pour que les prestations conformes au cahier des charges, ne se diffrentient que par le prix demand . La procdure dadjudication publique pourrait sappliquer lacquisition des 2 500 chaises en plastique (voir ci-aprs CASSIS FROID en Demande de Renseignements et de Prix). Rponse de la DMTA : 2.2 La DMTA a tenu compte de cette observation ; le temps de publication a t pris en compte pour la gestion 2007. 2.3 La spcificit de la mission de la Direction du Matriel et du Transit Administratif en matire dquipement des services de lEtat requiert un maximun de prcaution qui nous conduisent faire des visites pour nous assurer des capacits techniques des soumissionnaires.
120
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Cependant pour les gestions futures, nous opterons clairement pour un appel doffres dont la procdure rpond mieux nos proccupations Commentaire de lAuditeur : Notons cet engagement amliorer le processus. Pour les visites, mmes remarques que ci-dessus. Sur le March : Observation 3 : 3.1. Photocopie de loriginal avec la plupart des cachets et dates illisibles (approbation, notification) 3.2. Date de souscription et de notification non mentionne sur le march. 3.2. Spcifications du matriel propos non jointes au march. Article 3 : dlai de livraison de deux mois spcifi uniquement au march et non dans le cahier des charges. 3.3. Article 8 : La caution de bonne excution de 5% na pas t spcifie dans le cahier des charges alors que cest une disposition contractuelle incidence financire. Rponse de la DMTA : 3.2 Mme rponse que F/046//FM propos des dates de notification et de souscription sur les marchs 3.3 A propos de la caution de bonne excution dfinitive de 5%, des dispositions seront prises lavenir afin de les faire figurer dans le cahier des charges Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre. 1.10) F/041/FM Mobiliers de bureau - SENEGAL EQUIP: 143 315 000 FCFA, TTC (Par adjudication publique) (Mmes observations que pour le F/020/FM sur le Cahier des Charges, le PV de dpouillement / adjudication) Rponse de la DMTA : Mme rponse que pour dpouillement/adjudication) F/020/FM (cahier des charges, PV de
121
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement. Sur le March : (Mmes observations que pour le F/020/FM sauf 3.1.) 1.11) F/010/FM Vhicules utilitaires pick-up - Sngalaise de lAutomobile : 481.440.000 FCFA TTC (Par AO) (Autorisation CCVA N 01266/PR/SG/IGE/CCVA du 05 mars 2004 suite la lettre n 0534/MEF du 22/08/03) Observation 1 : Les lments, ci-aprs, signals dans la requte du MEF la CCVA, ne sont pas retrouvs dans le fond de dossier ; il sagit : de la publicit (BIE et Le Soleil), de la lettre N 6108MW/DAGE/DM du 28/05/03 Sur le DAO : Observation 2 : 2.1. Larticle 2 : il y est confondu les visites techniques de la commission dvaluation, le service aprs vente, le stock de pices de rechange disponible, la puissance des vhicules, le rapport qualit-prix et la garantie. Ce sont l des critres de conformit et des critres de qualification qui sont mlangs. 2.2. La garantie technique minimale nest pas spcifie. 2.3. Les spcifications techniques restent sommaires. 2.4. Le dlai de livraison nest pas prcis alors que larticle 9 traite des pnalits de retard dont le taux nest, du reste, pas indiqu. Les quantits ne sont pas spcifies. Rponse de la DMTA : 2.1 A lavenir les critres de conformit et les critres de qualifications distingues dans des articles diffrents. seront
2.3 Les spcifications techniques portes en annexe du cahier des charges dfinissent le type de vhicule que nous souhaitons acqurir. Au-del de ces spcifications, nous risquons de tomber sur une marque prcise. 2.4 Les dlais de livraisons seront dsormais prciss dans le cahier des charges.
122
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Bien not, lengagement de performer. Pour les spcifications techniques, il convient de trouver la juste mesure. Sur la publicit : Observation 3 : Le Soleil n 9933 du 14/07/03 page 13 (cf. PV et lettre du MEF au SGPR/CCVA) nest pas retrouv dans le dossier. Rponse de la DMTA : Le Soleil n 9933 du 14/7/2003 sera recherch Commentaire de lAuditeur : Bien not. Prendre des dispositions pour archiver, lavenir. Sur le PV de dpouillement : Observation 4 : 4.1. Le dlai de 72 H accord lAfricaine de lAutomobile et MATFORCE pour produire des pices administratives ne respecte pas lesprit du CMP qui prcise que ces pices peuvent tre produites jusqu lattribution dfinitive du march. 4.2. Le PV ne mentionne pas les prix des soumissions. Les montants soumissionns ont-ils t lus publiquement ou sagit-il dun problme de rdaction ? 4.3. Nous avons trouv une page qui ne comporte que des signatures ; ce qui peut en faire un document anonyme qui peut tre rattach nimporte quel corps de texte. Rponse de la DMTA : 4.1 Cest la commission des marchs du MEF qui a fix ce dlai de 72 heures lAfricaine de lAutomobile et Matforce pour la production des pices administratives manquantes. 4.2 Les montants soumissionns ont t lus publiquement et haute voix et les prix des soumissions figurent bien dans le PV de dpouillement la page 4. Commentaire de lAuditeur : Pour les pices administratives, se conformer aux dispositions du CMP. Quant aux prix se conformer aux dispositions de larticle 83 du CMP.
123
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le rapport technique : Observation 5 : 5.1. Le rapport na pas indiqu les raisons pour lesquels les offres de SILCAR et de lAfricaine de lAutomobile ont t dclares non conformes. 5.2. Il faut noter que des informations peuvent tre demandes par la Commission aux fins dclaircissement condition que cela ne permette ni nautorise la modification de la substance de loffre (cas de la cylindre), dautant plus que la rponse du soumissionnaire peut tre taye par une documentation technique. Rponse de la DMTA : 5.1 les offres de SILCAR et Africaine de lAutomobile ne sont pas conformes au cahier des charges (5 places proposs au lieu de 6 places). Commentaire de lAuditeur : Reflter, dans le rapport technique lavenir, tous les motifs de non conformit. Sur le PV dattribution : Observation 6 : RAS, offre moins disante retenue soumissionnaires sus indiqus. Sur le Contrat : Observation 7 : 7.1. Les spcifications du vhicule ne sont pas annexes au march. 7.2. Le dlai de garantie technique ne figure pas au march alors que dans le rapport technique il est de 3 ans ou 60.000 Km pour la Sngalaise de lAutomobile (1). 7.3. La caution dfinitive nest valable que jusquau 17/04/05, priode courte par rapport la dure de garantie. 7.4. La caution dfinitive devait tre de 12 % avec mainleve des 5 % la rception provisoire, les 7 % devant rester jusqu la rception dfinitive du matriel. (1) : La facture pro forma n 60.354 du 10/03/04 prcise une garantie de 2 ans ou 50.000 Km, ce qui est en contradiction avec les indications du rapport technique. Rponse de la DMTA : Voir rponses apportes au F/031/FM Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement.
en
dpit
de
llimination
des
deux
124
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.12) F/013/FM Fourniture de moquettes et coffres-forts - CASSIS FROID : 88.800.000FCFA, TTC Sur le DAO : Observation 1 : 1.1. Spcifications techniques du matriel de bureautique : elles sont laisses lapprciation du soumissionnaire, ce qui ne facilite pas lvaluation et la comparaison des offres. 1.2. Les spcifications des moquettes ne sont pas prcises. 1.3. Pour les coffres aussi les spcifications sont sommaires. 1.4. Pour le mobilier les dimensions sont figes. Rponse de la DMTA : 1.2 Il figure bien dans le cahier des charges trois (03) qualits de moquettes : - Standard - Moyen - Luxe avec chantillons exigs au dpouillement. 1.3 Pour les coffres, les spcifications sont contenues dans le cahier des charges savoir par exemple : - Coffre fort avec fermeture combinaison (Grand modle 100 cm) - Coffre fort avec fermeture simple (Petit modle 60 cm) - etc. Commentaire de lAuditeur : Les moquettes : les 3 tirets ne dcrivent pas les spcifications techniques qui pourraient concerner : lpaisseur, la texture, la couleur, les dimensions, etc. (ne pas hsiter de se rapprocher des spcialistes). Les coffres : pour le petit modle , ya-t-il des cls, si oui, le nombre par jeu ? Pour les 2 modles, dimensions restrictives ; par ailleurs, laquelle des 3 dimensions exprimez-vous ainsi ? Sur le PV de dpouillement Observation 2 : 2.1. Tenir compte, pour le temps de publication de lavis dappel doffres des retards de parution du BIE qui, de surcrot, est un hebdomadaire, qui parat au plus tt le mercredi.
125
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.2. Par ailleurs, dans le cahier des charges, les dlais de livraison ne sont pas spcifis alors que larticle 9 traite de pnalits dont les taux ne sont pas spcifis. 2.3. Les quantits des fournitures ne sont pas spcifies. Sur le contrat : Observation 3 : 3.1. Des spcifications des moquettes et des coffres-forts ne sont pas annexes au march. 3.2. Cest un march de fourniture et de pose pour les moquettes; les endroits ou les moquettes seront poses ne sont pas indiqus au march, alors que le cot peut varier dpendant des lieux. 3.3. Il faut noter que pour ce march de 88 800 000 FCFA, les moquettes reprsentent 60 000 000 FCFA, la pose 22 000 000 FCFA et les coffres-forts 6 800 000 FCFA. Ds lors, si pour certains endroits, les moquettes ne sont pas poses, le cot peut tre important, alors que le prix y relatif est compris dans le prix du march. Rponse de la DMTA : 3.1 Les spcifications seront annexes dsormais aux marchs 3.2 La DMTA ne peut pas, au moment de llaboration des marchs connatre davance les endroits o les moquettes doivent tre poses ; cependant la pose est maintenant incluse dans le cahier des charges pour la gestion 2007. Commentaire de lAuditeur : Bien not, lengagement annexer les spcifications techniques de loffre au march. Pour ce qui est de la pose, cette option peut conduire au renchrissement des cots, le fournisseur ne voulant pas supporter le risque en labsence des sujtions lies la pose. Par ailleurs, si les moquettes ne sont pas poses rapidement (la DMTA stockant des moquettes), le paiement intgral serait difficilement justifi vu que le prix est un prix fourniture + pose . 1.13) NF/047/FM Matriel de froid, splits - STE HUSSEIN AYAD ET COMPAGNIE : 38.555.236 FCFA, TTC Sur le contrat : Observation 1 : 1.1. Spcifications techniques des fournitures non jointes au march. 1.2. Date de notification non mentionne.
126
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.3. Dlai de livraison non mentionn dans le cahier des charges qui prvoit, par ailleurs, lapplication de pnalits (Pour le reste, mmes observations que pour le F/013/FM) Rponse de la DMTA : A propos des spcifications, de la date de notification et du dlai de livraison voir les rponses fournies pour le march F/031/FM. Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement.
2) Les DRP 2.1) DRP, Fournitures de 2500 chaises en plastique - CASSIS FROID : 14 750 000F CFA Observation 1 : Les lettres de consultation et les deux offres concurrentes ne sont pas jointes. Rponse de la DMTA : Les copies des lettres de consultation ont t retrouves dans le classement du courrier du secrtariat et joints au dossier. Commentaire de lAuditeur : Vu les 3 lettres de consultation (ns 0073, 0074 et 0075/MEF/DGF/DMTA du 30/01/04). Cependant, les 2 offres concurrentes ne sont pas jointes. Observation 2 : Loffre la moins disante a t retenue; cependant, en labsence des offres concurrentes, nous navons pas pu faire de vrification. Rponse de la DMTA : La facture du fournisseur retenue est utilise pour la suite de la procdure (engagement et liquidation) ; cest pourquoi elle est conserve dans le dossier.
127
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Nanmoins nous prenons actes des observations et veillerons lavenir ce que les rponses des fournisseurs qui ne sont pas retenues lissue dune consultation soient bien conserves pour permettre une traabilit de la procdure. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre. Observation 3 : Concernant le mode de passation du march, loffre la plus leve est 16.25.000FCFA, donc le seuil pour les marchs de fournitures est dpass; une adjudication publique pouvait tre passe, vu que ces fournitures peuvent tre dcrites de telle sorte que la dcision soit prise uniquement sur la base du prix. Rponse de la DMTA : A propos du mode de passation, nous estimons que la DMTA nest pas en mesure de connatre les prix des fournisseurs avant de procder des demandes de renseignements et de prix. Les demandes de renseignements et de prix sont faites sur la base des estimations obtenues partir des prix auxquels les fournitures ont t acquises les annes prcdentes. Pour le cas despce nous avions estim que les chaises pouvaient tre acquises un cot infrieur 15.000.000 frs et loffre de la socit la moins disante nous a donn raison. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue. Se fonder dabord et avant tout sur le montant du budget.
2.2) DRP, Divers matriels audiovisuels et bureautiques - CASSIS FROID : 14 987 770 FCFA, TTC Observation 1 : Les spcifications minimales des quipements ne sont pas indiques dans les lettres de consultation, ce qui empche de se prononcer sur la conformit des articles. Rponse de la DMTA : Les spcifications ont t fournies par la Cellule de communication de lEtat (de la Prsidence de la Rpublique) Commentaire de lAuditeur : Les spcifications doivent tre tablies en tenant compte de : minima, plages, ou bien avec une tolrance indiquer dans les documents de consultation, de manire dire qui est conforme et qui ne lest pas.
128
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les membres de cette cellule, comme les bnficiaires ou spcialistes peuvent tre excellents dans leur domaine de comptence sans connatre les considrations prendre en compte pour rdiger des spcifications acceptables au plan de la passation des marchs.
Observation 2 : Loffre la plus leve est de 16.056.850, un AO pourrait tre lanc vu que le seuil de 15.000.000 de FCFA est dpass. Rponse de la DMTA : Mmes rponses que celles fournies pour la demande de renseignements et de prix sur les chaises en plastique. Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement. Observation 3 : La page de signature du PV de dpouillement est anonyme et ne comporte que des signatures; elle peut tre rattache nimporte quel autre document. Rponse de la DMTA : Nous prenons acte de lobservation et veilleront lavenir ce que la page de signature du PV figure sur la mme page que le tableau comparatif des prix. Commentaire de lAuditeur : Bien not. 2.3) DRP, Fournitures de mobylettes - SENEGALAISE DE LAUTOMOBILE : 5 310 000 FCFA, TTC Observation 1 : Le dossier de consultation et les offres nont pas t retrouvs ; cependant, travers le PV de dpouillement n625 du 19/10/04 on saperoit que cest le moins disant (La sngalaise de lAutomobile) qui a t retenue. Rponse de la DMTA : Mme rponse que celle fournie lobservation 2 de la DRP des chaises en plastique. Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement.
129
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.4) DRP, Fournitures de produits dentretien - SOCIETE COMMERCIALE DIABAKHATE ET FILS : 5 086 154 FCFA TTC Observation 1 : Le moins disant a t choisi ; cependant an labsence du fond de dossier on ne peut pas apprcier la procdure. Observation 2 : La pro forma date du 19/04/04 alors que le dpouillement a eu lieu le 14/04/04 Rponse de la DMTA : Mme rponse que celle fournie lobservation 2 de la DRP des chaises en plastique. Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement. 2.5) DRP, Fourniture de deux tribunes - STE SUD- LE SALOUM : 14 788 350 FCFA, TTC Observation 1 : Les lettres de consultation et les rponses ne sont pas jointes ; idem pour les spcifications techniques Rponse de la DMTA : Les lettres de consultations ainsi que les spcifications techniques sont disponibles (cf. copies jointes) Commentaire de lAuditeur : Lettres ns 00182, 00183 et 00184/MEF/DGF/DMTA du 16 mars 04. Rponses soumissionnaires non jointes. Observation 2 : Loffre la moins disante parmi les trois a t retenue; cependant en labsence du dossier de consultation et des offres on ne peut pas apprcier la procdure. Rponse de la DMTA : Mme rponse que celle fournie lobservation 2 de la DRP des chaises en plastique. Commentaire de lAuditeur : Mmes commentaires galement.
130
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.6) DRP, Travaux de rfection et de rhabilitation - TECHNOLOGIES PLUS : 8.155.215 FCFA, TTC Observation 1 : Les lettres de consultation et les rponses non jointes, idem pour les spcifications techniques Rponse de la DMTA : Les lettres de consultations ainsi que les spcifications techniques sont disponibles (cf. copies jointes) Commentaire de lAuditeur : Vu les lettres de consultation ns 0030, 0031, 0032 et 0033/MEF/DGF/DMTA du 14/01/04 ; cependant, spcifications, quantitatifs non joints. Idem pour les rponses des entreprises consultes (jointes). Observation 2 : La page de signature du PV est anonyme car ne comportant que des signatures ; elle peut tre rattache nimporte quel document. Rponse de la DMTA : Nous prenons acte de lobservation et veilleront lavenir ce que la page de signature du PV figure sur la mme page que le tableau comparatif des prix. Commentaire de lAuditeur : Bien not, suivre.
Observation 3 : La moins disante parmi les trois offres a t retenue pour chacun des deux lots ; cependant, en labsence du dossier de consultation et des offres nous navons pas pu apprcier la procdure. Rponse de la DMTA : Mme rponse que celle fournie lobservation 2 de la DRP des chaises en plastique. Commentaire de lAuditeur : Offres non jointes.
131
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.7) DRP, Pices dtaches automobile - SAMAT sarl : 8 202 569 FCFA, TTC Observation 1 : Lettres de consultation n 052/MEF/DGF/DMTA du 06-09-04 fiches items non jointes (articles et quantits) Rponse de la DMTA : Il y a bien dans le dossier les copies des trois lettres de consultation adresses aux fournisseurs. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue. Observation 2 : Suite la runion de la Commission interne de dpouillement le 08/09/04, loffre la moins disante a t retenue, en labsence du dossier de consultation et des offres nous navons pas pu apprcier la procdure. Rponse de la DMTA : Les copies des rponses des soumissionnaires sont galement disponibles dans le dossier. Commentaire de lAuditeur : Correspondances non jointes votre rponse.
Sur le PV de rception : Observation 3 : 3.1. La liste des items avec quantits et prix nest pas reprise dans le PV. Il y est indiqu diverses pices de rechange pour lentretien des vhicules et motos de service la DMTA avec une mention rajoute au stylo bille voir facture cijointe . 3.2. Le PV indique le montant 8.202.569 FCFA. 3.3. Le BL n 00211 du 30/10/04 nest pas mentionn sur le PV. Rponse de la DMTA : Les prix et les quantits sont indiqus sur la facture dfinitive liquide et certifie.
132
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : A mentionner dans le PV lavenir. Les rubriques du PV doivent tre servies. On peut ne pas retrouver la facture dfinitive dans le dossier outre le fait que lon doit pouvoir procder un recoupement en pointant au besoin.
2.8) DRP, Rfection des btiments de la DMTA - K.A.S AFRICAN DESIGN AND STYLE : 17 645 960 FCFA, TTC Observation 1 : Le devis de K.A.S AFRICAN DESIGN AND STYLE retenu pour 17 645 960 FCFA nest pas retrouv dans le dossier. Observation 2 : Descriptif et quantitatif des travaux non spcifis dans la lettre de consultation.
133
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.1.3.8) La Direction Gnrale des Finances La DGF a pass un seul march en 2004 C/0033/FM, prestations de services SNDI/SIGFIP Sngal - Socit Nationale de Dveloppement Informatique (SNDI) : 1 061 889 961 FCFA, TTC (par entente directe) Le dossier que nous avons reu ne nous a pas permis dapprcier la rgularit du processus et nous avons demand un complment dinformation qui ne nous est pas parvenu.
134
II.2.2) Ministre de lEducation
135
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.2) Ministre de lEducation II.2.2.1) Analyse des marchs examins
MARCHES PRESENTES ET ANALYSES ME

MARCHES PRESENTES MARCHES ANALYSES MONTANT DES MARCHES PRESENTES EN FCFA MONTANT DES MARCHES ANALYSES EN FCFA TAUX DE COUVERTURE (EN VALEUR) 107 40 8 228 014 773 7 743 399 522 94%
Les marchs prsents par le Ministre de lEducation sont essentiellement constitus dAppels dOffres (71%). Les ententes directes reprsentent 12%, les DRP, les consultations restreintes et les avenants reprsentent respectivement 6%, 9%, et 2%.
Typologie des marchs prsents ME
DRP Avenant 6% 2% ED 12%
CR 9%
AO 71%
Les tableaux et les graphiques suivants donnent les statistiques sur les marchs prsents et analyss pour les Directions du Ministre de lducation. o DIRECTION DE LADMINISTRATION GENERALE ET DE LEQUIPEMENT DAGE Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss en F CFA Taux de couverture (En valeur)
18 15 2 377 280 276 2 284 863 256 96% 136
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le total des marchs prsents par la DAGE est de 2 377 280 276 F CFA, pour des marchs analyss gal 2 284 863 256 F CFA, soit un taux de couverture de96%. ANALYSE DES MARCHES
Marchs analyss en F CFA 96%
Marchs non analyss en F CFA
4%
o CENTRE REGIONAL DES UVRES UNIVERSITAIRES DE SAINT LOUIS CROUS Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss en F CFA Taux de couverture (En valeur) 45 13 1 302 710 997 1 064 170 366 82%
Les marchs prsents par le CROUS slvent un montant total de 1 302 710 997 F CFA. Des marchs dune valeur de 1 064 170 366 F CFA ont fait lobjet dune analyse, soit un taux de couverture de 82%.
137
ANALYSE GENERALE DES MARCHES Marchs non analyss en F CFA 18%
o CENTRE DES UVRES UNIVERSITAIRES DE DAKAR
COUD Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss en F CFA Taux de couverture (En valeur) 44 12 4 548 023 500 4 394 365 900 97%
Le total des marchs prsents par le COUD est gal 4 548 023 500 F CFA, pour des marchs analyss dun montant de 4 394 365 900 F CFA, soit un taux de couverture de 97%.
ANALYSE GENERALE DES MARCHES
Marchs non analyss en F CFA 3%
138
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.2.2) Faiblesses releves dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne II.2.2.2.1) LE COUD 1) Les fiches dengagement sont tablies postrieurement lexcution des commandes et la liquidation des factures. En labsence dune procdure fiable de blocage des crdits en faveur des fournisseurs au niveau de lACP, ces derniers accusent aujourdhui dimportants arrirs au niveau des services financiers du COUD. 2) Les bons de sortie dfinitive ne sont pas systmatiquement signs (dcharge) par les rceptionnaires des fournitures, matriels ou quipements.
Rponse du COUD : Constat corriger Commentaire de lauditeur : Observation maintenue 3) Il nexiste pas au niveau du COUD une procdure de demande dexpression globale des besoins en dbut danne pour permettre la quantification des marchs passer au cours de lanne. Rponse du COUD : Le constat tait rel, mais en 2005 et en 2006, lexpression des besoins a t constamment fait au dbut de chaque anne puis dpos au service du budget dans le cadre de la prparation du budget annuel. Commentaire de lAuditeur : 4) En tant qutablissement public, le COUD ne dispose pas de commissaire aux comptes. Les seuls contrles effectus sont ceux faits ponctuellement par la Cour des comptes ou lIGE Rponse du COUD : Les tablissements publics nont pas cette disposition rglementaire.
139
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Il est vrai que le dcret 80-913 du 4 Septembre 1980 ne prvoit pas expressment pas cette disposition. La recommandation vise donc spcifiquement la rvision de ce dcret pour ladapter au contexte actuel linstar de ce qui a t fait pour les Etablissements publics hospitaliers (pour lesquels la dsignation dun Commissaire aux comptes est obligatoire). 5) La partie suivi budgtaire des fiches dengagement nest pas renseigne. En consquence, ni lAdministrateur du crdit, ni lACP ne disposent directement dune information sur la disponibilit de crdits permettant de supporter lengagement propos. Rponse du COUD : Des omissions parfois mais ce nest pas toujours le cas. Commentaire de lAuditeur : La plupart des fiches dengagement que nous avons exploites portent cette omission. Cette diligence doit tre effectue de faon systmatique.
6) Les services comptables du COUD accusent un important retard dans le tenue des critures comptables de lexercice 2006 qui nont toujours pas encore ( fin Septembre 2006) t saisies. Les tats financiers de lexercice 2005 taient aussi cette date en cours de validation. Comme consquence, aucun tat de rapprochement bancaire na encore t tabli sur lexercice 2006. Les derniers tats de rapprochement bancaire datent de Dcembre 2005. Rponse du COUD : Lanne 2006 nest pas encore boucle, la mission des auditeurs porte sur lexercice 2004. Linformatisation de la gestion financire est en cours et prendre en compte toutes ces questions. Commentaire de lAuditeur : Mme si la mission porte sur lexercice 2004, lapprciation des procdures de contrle interne et du systme comptable du COUD telle quexige par les termes de rfrence de notre mission prend en compte aussi bien la situation existante en 2004 que celle prvalant la date dexcution de la mission.
140
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Cest dans ce cadre que nous avons valu ltat davancement de la clture des tats financiers du COUD la date de notre intervention (fin Septembre 2006).
7) Le Chef du service entretien et construction ne dispose pas dun tableau de bord des diverses interventions effectues par les diffrents ateliers de son service. Rponse du COUD : La situation des diffrentes interventions existe au niveau des ateliers cependant un tableau de bord la disposition du Chef de service de lEntretien Construction serait ncessaire. Commentaire de lAuditeur : Bien not suivre
8) Le chef mcanicien du garage ntablit pas de bons de rparation interne pour exprimer les besoins de rparation des divers vhicules. En lieu et place, il prsente physiquement les pices changer au superviseur du garage. Rponse du COUD : Le Chef du Garage sera invit se conformer aux dispositions du manuel de procdures du COUD qui rgle la question. Commentaire de lAuditeur : Bien not suivre 9) Absence de note service nommant les membres de la commission de rception chargs de signer les PV de rception, la seule qui existe est celle de la sous commission compose des agents chargs la base de rceptionner les travaux et fournitures. Rponse du COUD : Pour les exercices 2005 et 2006, il existe une note de service nommant les membres de la commission de rception. Commentaire de lAuditeur : La seule note de service qui nous a t prsente est celle que nous avons indique ci-dessus nommant les membres de la sous Commission.
141
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 10) Les PV de rception accompagnant les dossiers de rglement ne sont pas signs par lensemble des membres de la Commission de rception. Rponse du COUD : On en tiendra compte lavenir. Commentaire de lAuditeur : Bien not suivre 11) Le service du contrle interne nest pas compltement oprationnel. En effet, ses travaux se limitent pour la plupart dans le suivi dactes administratifs (tenue de PV de runions de coordination, suivi des dcisions prises, visa des actes de gestion du personnel). Or, pour tre vritablement oprationnel, le service devrait avoir comme mission permanente deffectuer des contrles ponctuels touchant toutes les activits et tous les services du COUD et tablir des rapports au moins mensuels lattention de la Direction sur les points de faiblesse relevs. Toutefois, pour remplir cette mission de contrle dau moins dix huit (18) entits et services, le service du contrle interne actuellement compos du seul chef de service et de son assistant aura besoin dtre renforc en moyens humains. Rponse du COUD : Nant Commentaire de lAuditeur Observation maintenue II.2.2.2.2) LE CROUS Les mmes faiblesses de contrle interne ont t souleves : 1) Les contrles de conformit effectus sur les factures et les bordereaux de livraison ne sont pas matrialiss. Il en est de mme pour les contrles effectus par le chef des services administratifs sur les dossiers transmis au Directeur. Rponse du CROUS Les contrles de conformit sont bel et bien matrialiss du fait de lapposition obligatoire du visa de la Cellule de Contrle Interne de Gestion sur tous les actes de gestion.
142
En ce qui concerne les contrles effectuer par le CSA, ce dernier est un administrateur dlgu. A ce titre, il signe un certain nombre dactes par dlgation, prside les Commissions de dpouillement, de rception et de rforme. Il coordonne les activits de lensemble des services et rend compte au directeur de ltablissement. Commentaire de lAuditeur Nous ne nions pas lexistence de contrle sur les actes de gestion mais la matrialisation de ce contrle sur les documents administratifs et les actes de gestion, dune manire gnrale, nest pas effective. 2) Les bons de sortie dfinitive ne sont pas systmatiquement signs (dcharge) par les rceptionnaires des fournitures, matriels ou quipements. Rponse du CROUS Les bons de sortie sont tablis et signs par le service demandeur. Cest seulement partir de ce moment que signent le CSA, le Comptable Matire et le Coordonnateur de la Cellule de Contrle Interne de Gestion. Commentaire de lAuditeur La personne qui reoit les matires ne dcharge pas leur enlvement ; observation maintenue. 3) En tant qutablissement public, le CROUS ne dispose pas de commissaire aux comptes. Les seuls contrles effectus sont ceux faits ponctuellement par la Cour des comptes ou lIGE Rponse du CROUS : Nous prenons acte. Commentaire de lAuditeur Bien not, suivre (voir commentaire de lAuditeur dans la partie COUD). 4) Le Chef du service entretien ne dispose pas dun tableau de bord des diverses interventions effectues par les diffrents ateliers de son service.
143
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse du CROUS : Une note de service (N00764/CROUS/SP du 30 Dcembre 2004) existe (voir PJ) dans ce sens mais ne fera pas lobjet dune application effective Nous y veillerons. Commentaire de lAuditeur Bien not, suivre.
5) Le responsable du garage ne dispose pas dun tableau de bord donnant la situation de son parc temps rel 6) Il nexiste pas au niveau du garage une petite caisse pour assurer les menues dpenses au niveau des ateliers. 7) La cellule de contrle interne nest pas compltement oprationnelle. En effet, ses travaux se limitent pour la plupart dans le suivi dactes administratifs (suivi des dcisions prises, visa des actes de gestion du personnel). Or, pour tre vritablement oprationnel, le service devrait avoir comme mission permanente deffectuer des contrles ponctuels touchant toutes les activits et tous les services du CROUS et tablir des rapports au moins mensuels lattention de la Direction sur les points de faiblesse relevs. Rponse du CROUS Tous les actes sont signs par le CCIG aux fins de contrle du respect de la rglementation en vigueur. En outre, la Cellule produit de faon priodique des rapports de contrle touchant les activits et services du CROUS. (voir PJ) Commentaire de lAuditeur Aucun rapport de contrle produit par la CCIG ne nous a t prsent et ceci malgr notre insistance auprs du responsable de la CCIG. II.2.2.3) Faiblesses releves dans les procdures de passation de marchs Les travaux daudit ont port sur les marchs passs par les trois structures suivantes : la DAGE, le COUD et le CROUS. Ces trois structures ont t choisies du fait du volume important quelles reprsentent dans la commande publique.
144
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.2.3.1) DAGE A) Marchs par Entente Directe Marchs concerns : F/010/FM, Matriel de reprographie : 447.265.017 FCFA F/13/FM, rparation de vhicule : 97.999.997 FCFA F/007/FM, fourniture de livres aux bibliothques des EFI : 85.000.000 FCFA F/010/FM : fournitures douvrage de posie : 28.200.000 FCFA F/01/FM : Fourniture de manuels en langues nationales et en franais : 99.780.000 FCFA
Les arguments allgus dans les requtes adresses la CNCA sont quasiment les mmes pour tous les cinq marchs passs par entente directe. Ils ne varient que selon les besoins acqurir. La DAGE a fait recours deux ententes directes motives par la ncessit de traiter avec un seul fournisseur (F/010/FM, Matriel de reprographie : 447.265.017 FCFA et F/13/FM, rparation de vhicule : 97.999.997 FCFA). Pour le march portant sur la rparation de vhicules, le motif allgu est que les concessionnaires nacceptent en rparation que les marques quils reprsentent. Le march a aussi t notifi le 22 dcembre 2004 et concerne la gestion 2004, les prestations ont donc fait lobjet de rgularisation. Dans le cadre du march de matriel de reprographie, le motif allgu est le souci de standardisation du parc de matriel avec la marque RICOH. Observations Le motif dexclusivit sur la rparation de vhicules portant sur une marque prcise ne nous parat pas aussi fond, il en est de mme du motif allgu de souci de standardisation du parc de matriel de reprographie avec la marque RICOH. En effet, rien ne laisse prsager que dautres garagistes ou fournisseurs de matriels de reprographie de la place ne possderaient pas les capacits techniques ncessaires avec des cots de facturation plus comptitifs (mme par rapport ceux de 2003 dans le cas du matriel de reprographie) sils taient invits par appel doffres.
Rponse de la DAGE a) march par entente directe nF/013/FM pour la rparation des vhicules du ministre conclu avec le Garage MASTER : Les crdits allous ce march sont tirs du budget dinvestissement de la gestion 2004 rvis (loi des finances rectificative 2004).
145
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Ces crdits nont t notifis au Ministre de lEducation que le 03 novembre 2004 (cf. lettre n 8693 MEF/DCEF du 03/11/04). Les crdits allous au projet appui aux coles lmentaires taient destins lentretien et la rparation des vhicules des Inspections dAcadmie (IA) et des Inspections Dpartementales de lEducation Nationales (IDEN). Dans la lettre n 6390 ME/SG/DAGE/DBF du 1er dcembre 2004 portant demande dautorisation de passer un march par entente directe, le Ministre de lEducation na pas voqu le motif dexclusivit sur la rparation des vhicules portant sur une marque prcise . Les motifs avancs pour justifier la demande taient : limpossibilit de dlguer les crdits aux services dconcentrs bnficiaires car les crdits inscrits au BCI ne peuvent tre dlgus ; la diversit du parc automobile du Ministre de lEducation qui ne compte pas moins de cinq marques ( Renault, Toyota, Mazda, Peugeot, Citron), do la ncessit de traiter avec un seul garagiste tant entendu que les concessionnaires nacceptent dentretenir et de rparer que les marques de vhicules quils reprsentent ;
Le choix du Garage MASTER sexplique par ses capacits techniques (banc universel pouvant accueillir toutes les marques, garage ferm et scuris) et financires aptes assurer les prestations dans les dlais compatibles avec les exigences de la clture de la gestion. Commentaire de lauditeur Nous ne remettons pas en cause le principe de traiter avec un seul garagiste. Toutefois, il reste clair que seule une mise en concurrence ouverte entre tous les fournisseurs garagistes aurait pu permettre de vrifier que seul le garagiste MASTER possde les capacits techniques et financires exiges. Observation maintenue b) march par entente directe n F/010/FM pour la fourniture de matriel de reprographie conclu avec STABURO : Le Ministre de lEducation avait dmarr en 2003 un important programme dquipement des tablissements scolaires de llmentaire, du moyen secondaire gnral et technique. A cet effet, des appels doffres nationaux en procdure normale (AON n2003/03/PAVE/ME, AON n2003/06/BF et AON n2003/08/BCI) avaient t lancs en juillet 2003.
146
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Au terme de la procdure dappel doffres, la socit STABURO a t attributaire des marchs et a livr du matriel de reprographie de marque RICOH. Pour la poursuite du programme dquipement en 2004, le Ministre a souhait reconduire le mme fournisseur afin de rendre homogne le parc du matriel de reprographie en vue den faciliter lentretien et la rparation aprs la priode de garantie. Il sy ajoute que les modalits dacquisition de cet quipement de reprographie sappuient sur les rsultats de la mise en concurrence antrieure et qui reprennent les prix unitaires. La Commission Nationale des Contrats de lAdministration (CNCA), en rponse la demande dun march par entente directe avec STABURO, avait invit le DAGE produire le certificat dexclusivit de cette socit sur la marque RICOH ( cf. lettre n 00162 PR/SG/CNCA du 06/04/04.). En rponse, RICOH EUROPE B.V., reprsentant de RICOH pour lEurope, lAfrique et le Moyen Orient, a attest que la socit STABURO SARL, 33 rue Jules Ferry, BP 551 Dakar, est seul distributeur agr des produits RICOH au Sngal. (cf. attestation de RICOH EUROPE B.V. du 05/01/04). Cest au vu de cette attestation que la CNCA a autoris, par lettre n 0180 PR/SG/CNCA du 21/04/04, la passation dun march par entente directe avec STABURO pour la fourniture de matriel de reprographie.
Commentaire de lAuditeur : Le principe de lgal accs des contractants privs la commande publique dicterait une mise en concurrence systmatique quel que soit le souci de standardisation. Par ailleurs, un nouvel appel doffres aurait pu peut tre permettre la DAGE davoir un meilleur rapport qualit /prix.
3) Enfin la notification du march de rparation de vhicule (97.999.997 FCFA) en fin de clture de gestion (Dcembre 2004) alors mme quil concerne la mme priode de gestion 2004 constitue de fait une rgularisation qui, mme si elle nest pas carte dans des cas limitatifs par les textes applicables (notamment article 45 du COA), nen constitue pas moins une dmarche irrgulire au vu de larticle 7 du CMP (obligation dobtenir les autorisations pralables avant la conclusion et lexcution dun march). Rponse de la DAGE Le march n F/013/FM conclu avec le Garage MASTER ne constitue pas un march de rgularisation. Les prestations effectues au titre de ce march lont t aprs la notification du march intervenue le 22 dcembre 2004 (cf. bordereau de notification n 2500 ME/SG/DAGE du 21/12/04). Rapport final 147
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les crdits allous ce march nont t notifis au Ministre de lEducation que le 03 novembre 2004 car tirs de la loi de finances rectificative de 2004 (cf. lettre n 08693 MEF/DCEF du 03/11/04 portant notification de crdits) Ds lors, toutes les autorisations pralables la conclusion du march ont t obtenues conformment au code des marchs publics (autorisation CNCA, attestation dexistence de crdits). Commentaire de lAuditeur : Bien not, toutefois, dans le contrat sign avec le prestataire de service, il ne ressort nullement que le march est excut sur les crdits de la Loi de Finance Rectificative.
Observations Nous avons rencontr des problmes de numrotation le F/010/FM pour un montant de 444.265.017 fournitures de matriel de reprographie et le F/010 fourniture douvrage de posie ; le mme numro pour deux marchs diffrents au cours dun mme exercice.
B) Marchs par appel doffres Le constat gnral sur les marchs dappel doffres est que lessentiel a t pass en procdure durgence. B.1) March F/002/FM Fourniture dimprims spciaux la division des examens et concours : 42 890 000 FCFA, Observations a) le march a t pass en procdure durgence Rponse de la DAGE : Le fait de navoir pas prcis le dlai de validit des offres dans lavis ne rend pas ce dernier trs sommaire, tant entendu que des informations essentielles telles que la procdure retenue, lobjet de lappel doffres, le montant de la caution provisoire, la date, le lieu de dpt des offres et la date douverture des plis ainsi le lieu de retrait du cahier des charges sont indiqus dans lavis.
148
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le cahier des charges et prescriptions spciales, que les soumissionnaires sont invits consulter ou retirer gratuitement, comporte toutes les informations ncessaires, y compris la date de validit des offres. Commentaire de lauditeur : Lavis dappel doffres (AAO) fait connatre le dlai pendant lequel les soumissionnaires restent engags par leurs offres (CMP Art. 51 al 4). En consquence, cette prcision doit obligatoirement figurer dans lAAO.
b) nous avons not une lenteur dans lapprobation du march ; 60 jours se sont couls entre la signature et lapprobation du march, or le motif principal lappui de cette procdure tait le raccourcissement des dlais, Rponse de la DAGE Il y a une confusion entre le dlai de livraison retenu comme un des critres aux fins dvaluation des offres et le dlai de livraison indiqu dans le march. Pour la vrification du respect du dlai de livraison contractuel, ladministration sappuie sur le bordereau de notification du march tabli aprs approbation par lautorit comptente et sur le bordereau de livraison mais pas non sur le rapport dvaluation des offres.
Les PV de rception et bordereaux de livraison sont dtenus au niveau de la Division Budgtaire et Financire (DBF) et de la Division du Matriel et de lEquipement (DME) en charge respectivement de la certification des factures et de la rception des marchandises. Commentaire de lAuditeur : Le constat porte bien sur le retard entre la signature et lapprobation du march et non sur le dlai de livraison.
c) Cahier des charges c1) la remise dun exemplaire du cahier des charges paraph nest pas demand aux soumissionnaires
149
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE Nous navons pas compris le sens de cette observation. Il serait utile de signaler larticle du CMP qui exige la remise dun exemplaire du cahier des charges paraph. Commentaire de lAuditeur : Les cahiers des charges sont un lment constitutif du march (CMP - Art 17). Ds lors, les soumissionnaires doivent parapher le cahier des charges et lintroduire leur soumission. En cas dadjudication, ce cahier paraph devient une pice contractuelle. Leur paraphe est dict par un souci pratique : renforcer lengagement du soumissionnaire et sassurer quil a pris connaissance du cahier des charges. c2) la dure de validit de la caution dfinitive nest pas spcifie dans le cahier des charges. Rponse de la DAGE : Le cautionnement dfinitif est fourni en garantie de la bonne excution du march et du recouvrement des sommes dues au titre dun march (article 173 du CMP). Le montant de la garantie de bonne excution est normalement exprim en pourcentage du montant du march. Les cahiers des charges ne fixent pas le dlai de validit du cautionnement dfinitif. Cependant, ce cautionnement couvre au moins la dure dexcution du march auquel il se rapporte. Commentaire de lAuditeur : Les cautionnements dfinitifs sont restitus, soit au moment du rglement pour solde dfinitif, soit lexpiration du dlai de garantie (CPM Art. 142). Pour un march dont la dure dexcution et le dlai de garantie sont connus, la dure de validit de la caution dfinitive doit tre prcise. c 3) il y a une incohrence du nombre de fiches de 1re et 2me correction et de la fiche de moyenne : 42 000 chacune dans la liste de lannexe 1 contre 40 000 dans le tableau de rpartition de lannexe 2. c 4) il y a une incohrence du nombre de Procs-verbal du CFEE : 5.000 dans la liste de lannexe 1 contre 5.100 dans le tableau de rpartition de lannexe 2
150
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE Les quantits considrer sont celles indiques lannexe 1 du cahier des charges. Les offres ont t tablies sur la base de ces quantits qui figurent galement dans le march, le bordereau de livraison et le PV de rception. Commentaire de lAuditeur : Les quantits prvues lannexe 1 doivent tre rigoureusement identiques celles indiques dans le tableau de rpartition (Annexe 2).
c 5) les enveloppes Kraft pochette 22x32 ne figurent pas dans le tableau de rpartition de lannexe 2 ; il en est de mme des demandes dinscription au CFEE Rponse de la DAGE : Les enveloppes Kraft pochette 22x 32 ne sont utilises que par la Division des Examens et Concours et sont destines uniquement la conservation des preuves. Ces enveloppes sont remises au dernier moment aux IA. Commentaire de lAuditeur : Dans la mesure o les enveloppes Kraft pochette 22x32 et les demandes dinscription au CFEE sont incluses dans lappel doffres, il y a lieu dinclure ces articles dans le tableau de rpartition.
c 6) il manque les tableaux de rpartition des autres rubriques notamment les imprims BFEM, les imprims examens professionnels et le renouvellement stocks anciens diplmes Rponse de la DAGE : Les diplmes du BFEM et des examens professionnels sont centraliss au niveau de la Division des Examens et Concours (DEXC) charg de leur tablissement. Commentaire de lAuditeur : Il convenait de prciser dans le cahier des charges la destination des articles prcits.
151
G GR RO OU UP PE EG GM MS S c 7) Aucune exigence nest spcifie pour les critres de qualification (comme prvus par larticle 20 du CMP). Or, il est important de dtailler les critres de qualification pour mesurer la conformit des moyens (humains et matriels) avec le volume des fournitures. Rponse de la DAGE : Larticle 20 alina 3 du CMP stipule que : Les critres de qualification des soumissionnaires ainsi que les critres dvaluation des offres, quantifis en terme montaire doivent tre indiqus dans le dossier dappel doffres. Les critres de qualification, de mme que les critres dvaluation ont t bien spcifis dans le cahier des charges. Pour les critres de qualification, larticle 7 du cahier des charges et prescriptions techniques stipulent que : le candidat retenu devra satisfaire aux qualifications suivantes : avoir ralis un chiffre daffaires moyen au cours des trois dernires annes au moins gal une fois et demi (1,5) le montant du march ; une note indiquant ses moyens humains et techniques, le lieu, la nature et le montant des fournitures similaires dj excuts au cours des trois (3) dernires annes ou en cours dexcution .
Ces critres de qualification sont pertinents car permettant de juger de la qualification et des comptences professionnelles et techniques, des ressources financires
Commentaire de lAuditeur : Il est important de fixer au pralable, dans le cahier des charges, un seuil (minima imposs) pour les moyens humains et matriels : qualification et comptence du personnel cl, nature du matriel requis, tat du matriel, etc. (voir en ce sens Circulaire du PM du 23 Juin 2005).
PV ouverture des plis d1) Le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires nest pas joint au PV douverture des plis (comme prvu par larticle 83 du CMP)
152
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE : Larticle 83 du CMP ne fait pas obligation de joindre le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires au PV douverture des plis. Cet article stipule en son alina 4 que : les candidats ou leurs reprsentants qui seront prsents signeront un registre attestant de leur prsence. Dans notre pratique, nous faisons signer, ds lentame de la sance douverture des plis, une feuille de prsence par tous les reprsentants des soumissionnaires prsents. Cette feuille de prsence est annexe au procs-verbal douverture des plis. Commentaire de lAuditeur : Nous navons pas trouv, en annexe du PV douverture des plis qui nous a t soumis, le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires.
Rapport dvaluation e1) Le rapport ne dtaille pas les vrifications prliminaires relatives aux pices administratives (attestations de lIPRES, de la CSS, de lInspection du Travail, de Non faillite, Quitus fiscal) et de la garantie financire (disponibilit de la caution provisoire) requise des soumissionnaires. Rponse de la DAGE : Les vrifications prliminaires relatives aux pices administratives ont t faites au moment de louverture des plis et mentionnes dans le PV douverture des plis cijoint. Il en est de mme pour ce qui concerne la caution provisoire. Les offres des soumissionnaires qui nont pas fourni la caution provisoire louverture des plis sont rejetes et ne sont pas values. Commentaire de lAuditeur : Les vrifications relatives aux pices administratives doivent figurer dans le rapport dvaluation puisque la commission dvaluation rexamine, durant ses travaux, leur conformit ainsi que les complments de pices administratives fournies ventuellement par les soumissionnaires. Concernant la garantie de soumission, conformment larticle 83 du CMP, Le montant de chaque offre, la prsence ou labsence du cautionnement sont lus haute voix lors de louverture des plis , le montant de la soumission, mme si elle est rejete, doit ds lors figurer dans le rapport dvaluation.
153
G GR RO OU UP PE EG GM MS S e2) Le soumissionnaire DUCFORM na pas prcis le cot du transport, de ce fait son offre ne respecte pas larticle 4 du cahier des charges. Rponse de la DAGE : Le fait que loffre de DUCFORM na pas prcis le montant du transport ne rend pas celleci non-conforme. Pour les besoins de lvaluation, la commission technique aurait considr que le transport est inclus dans son offre qui est de loin la plus leve.
Commentaire de lAuditeur : Loffre du soumissionnaire DUCFORM ne respecte pas larticle 4 du cahier des charges. Il aurait donc fallu inclure votre observation ci-dessus dans le rapport dvaluation.
e 3) Lcart entre les offres de DUCFORM (180.915.240 F CFA) et de SODIC (42.890.640 F CFA) est exorbitant : loffre la moins disante est quatre fois moins chre que loffre la plus leve. Par ailleurs, la diffrence entre loffre la moins disante (42.890.640 F CFA) et la suivante (67.990.404 F CFA) est 25.099.7646 F CFA. Llaboration dun devis estimatif prvisionnel aurait pu peut tre permis dcarter loffre considrer la moins disante du fait que la moyenne des offres tourne autour de 87 Millions F CFA Rponse de la DAGE : Le cahier des charges a indiqu des critres dvaluation et des critres de qualification pour permettre lattribution du march. Larticle 87 alina 1 du CMP stipule que : la commission retient le candidat qui a loffre conforme value la moins disante et qui est reconnue runir les critres de qualification annoncs dans les dossiers dappel doffre. Le CMP ne prvoit nullement ltablissement dun devis estimatif confidentiel pour carter loffre la moins disante. La socit SODIC, value moins disante, a du reste excut le march la grande satisfaction de la DEXC.
154
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Il est vrai que le CMP na pas prvu cette disposition. Toutefois, llaboration dun devis prvisionnel (avec prix unitaires moyens couramment appliqus) peut permettre de juger le caractre raisonnable des offres. En particulier, lAdministration peut se prmunir par ce biais contre la dfaillance de fournisseurs dont les offres ont t largement sous estimes.
e 4) Pour la justification des chiffres daffaires des trois derniers exercices le cahier des charges nexige pas la certification des tats financiers auxquels ils se rapportent. Rponse de la DAGE : Pendant lanne 2004, la DAGE nexigeait pas les tats financiers certifis. Cest depuis 2005 que la DAGE a commenc a exig les tats financiers certifis dans ses appels doffres Commentaire de lAuditeur : Seuls des tats financiers certifis peuvent permettre dattester de la justesse des chiffres daffaires dclars. Nous prenons note de la rgularisation effectue en 2005 ; suivre.
e 5) Lanalyse des critres de post qualification (pices administratives) nest pas effectue dans le rapport dvaluation Rponse de la DAGE : Dans cet appel doffres, tous les soumissionnaires ont fourni des pices administratives exiges larticle 3 3 du cahier des charges. La conformit de ces pices a t constate lors de louverture des plis (cf. PV douverture des plis). Commentaire de lAuditeur : - Bien not PV dattribution Les avis de non slection envoys aux soumissionnaires non adjudicataire nont pas t retrouvs dans les dossiers qui nous ont t prsents. Les lettres portant notification des rsultats de lvaluation des offres et de la main leve des cautions provisoires existent et vont tre mises la disposition du consultant.
155
G GR RO OU UP PE EG GM MS S March h1) le contrat (article 14) na pas prvu de procdures de conciliation des litiges par la Chambre de Commerce, dIndustrie et dAgriculture de Dakar avant le recours juridictionnel Rponse de la DAGE : Larticle 187 du CMP prvoit, pour le rglement des litiges, les procdures suivantes : la voie amiable, le recours juridictionnel cette clause car ayant prvu ces deux
Larticle 14 du march est conforme procdures. Commentaire de lAuditeur : -
Les autorits contractantes et les cocontractants peuvent inclure la conciliation sous forme de mdiation de lautorit suprieure de la personne responsable du march (CMP - Art. 188). Lexistence de la Chambre de Conciliation, de Mdiation et dArbitrage (CCMA) de la Chambre de Commerce dIndustrie et dAgriculture de la Rgion de Dakar (CCIARD) doit aussi tre mise profit comme deuxime voie de rglement amiable.
h2) le dlai entre le lancement de lappel doffres (03 dcembre 2003) et lapprobation du march (25 mai 2004) est assez long (5 mois). Or le CMP a prvu un dlai maximal de trois mois. Rponse de la DAGE : Louverture des plis est intervenue le 12 janvier 2004, lattribution le 26 janvier 2004. Lattestation dexistence de crdits a t tablie le 04mai 2004. La CNCA a examin le march le 11 mai 2004. Le retard se situe entre la date dengagement et celle de ltablissement de lattestation dexistence de crdits (AEC). Commentaire de lAuditeur : Pour les marchs futurs, il y a lieu de tendre vers le dlai maximal de trois mois entre le lancement de lappel doffres et lapprobation du march.
h3) Les pices constitutives du march (article 18 du CMP) ne sont pas inventories dans le contrat.
156
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE : Toutes les mentions minimales cites larticle 18 du CMP ont t reprises dans le contrat. Commentaire de lAuditeur : Dans lexemplaire du march qui nous a t transmis, il nest pas numr par ordre de priorit toutes les pices contractuelles.
g) Cautionnement dfinitif i.4) La garantie de bonne excution nest pas jointe au dossier Rponse de la DAGE : La garantie de bonne excution a t fournie. Cette caution a t jointe au dossier de rglement transmis au Trsor. Commentaire de lAuditeur : La copie de la garantie de bonne excution doit tre insre au dossier archiv.
h) Bordereau de livraison et PV de rception h.1) Les BL et PV de rception sur site ne sont pas joints au dossier Rponse de la DAGE : Les PV de rception sont dtenus au niveau de la Division Budgtaire et Financire (DBF) et les bordereaux de livraison au niveau de la DEXC. Ces documents sont disponibles et sont classs dans le dossier.
Commentaire de lAuditeur : Les copies des BL et PV de rception sur site ne sont pas jointes au dossier archiv. g) Documents de rglement
157
G GR RO OU UP PE EG GM MS S k.1) Les documents de rglement ne sont pas joints au dossier. Rponse de la DAGE : Les documents de rglement ne sont pas classs dans le dossier de passation des marchs. Ces documents se trouvent la DBF. Les consultants peuvent les examiner ce niveau. Commentaire de lAuditeur : Les copies des documents de rglement doivent tre classs dans les dossiers tenus la Division des Marchs pour faciliter larchivage de lensemble des pices constitutives de lexcution dun march.
B.2) March F/146/FM fourniture darticles de bureau pass par AON en procdure durgence pour un montant Maximum 187.678.777 et un minimum de 150.000.000. Observation Le dlai de livraison requis dans le DAO est de 60 jours aprs la notification du contrat. Le dlai nous parat trs long pour une procdure durgence en particulier sagissant dun march portant simplement sur la fourniture darticles de bureau. B.3) March F/157 FM acquisition de matriel dducation sportive : 104.692.550 FCFA. La DAGE avait demand lautorisation de procder une entente directe, en rponse la CNCA a autoris une procdure durgence. Observation Pass en procdure durgence, un long dlai sest cependant coul entre lattribution et la notification lattributaire (2 mois 7 jours). Rponse de la DAGE : La procdure durgence permet de rduire les dlais durant la phase de passation du march. Dans la phase dexcution du march, le dlai contractuel ne peut tre rduit. Commentaire de lAuditeur : Il sagit bien du retard entre ladjudication et la notification et non du dlai contractuel.
158
G GR RO OU UP PE EG GM MS S B.4) March F/129/FM Fourniture de mobilier scolaire 122 661 000 FCFA Observations a) Le march a t pass en procdure durgence, b) Le march qui nous a t prsent nest ni souscrit, ni numrot, ni approuv, c) la lettre de notification lattributaire (Esedic Mbaye Singer) ne figure pas dans les dossiers. Rponse de la DAGE : a) Le march qui a t prsent la vrification tait une copie. Cependant, loriginal souscrit, approuv et numrot existe bel et bien. (cf. original du march n F/129/FM) ;
b) lattribution provisoire a fait lobjet de la lettre n 01987 ME/SG/DAGE/MC du 1er octobre 2004 c) La dure de validit des offres est mentionne larticle 4-alina 3 du cahier des charges : les offres devront tre valables 60 jours compter de la date fixe pour louverture des plis. Toute offre proposant une priode de validit infrieure sera rejete. Commentaire de lAuditeur : Mme dans la copie du march ces diffrents lments devaient y figurer. Bien not pour lobservation b). B.5) March par appel doffres en procdure durgence pour la fourniture de matriel didactique, fourniture de bureau et consommables de matriel de reprographie : lot 1 : march F/148/FM : matriel didactique : 497 724 000 F CFA ; lot 2 : march F/146/FM : fourniture de bureau : 187 678 750 F CFA ; lot 3 : march F/147/FM : consommable de matriel de reprographie : 326 578 298 F CFA
Observations Cahier des charges
159
G GR RO OU UP PE EG GM MS S a.1) la dure de validit de la caution bancaire est identique celle des offres. Or lexpiration la mme date de la caution ne protge la DAGE contre les soumissionnaires dfaillants. Rponse de la DAGE : Effectivement, la dure de validit de la caution provisoire doit dpasser celle des offres dau moins 28 jours pour couvrir ladministration (cf. Directives Banque Mondiale et BAD). Pour cet appel, nous avons voulu nous conformer des observations de la CNCA sur le projet de cahier des charges soumis son examen (voir lettre n 0485 PR/CNCA/ du 25/08/04). Relative Commentaire de lAuditeur : Bien not.
a.2) il y a une erreur aux articles 6 et 10 car les dlais de livraison sont en ralit dtermins par larticle 9 au lieu de larticle 10. Rponse de la DAGE : Seul larticle 6 comporte une erreur car le dlai de livraison est fix par larticle 9 et non larticle 10 comme indiqu larticle 6. Larticle 10 ne comporte pas derreur. Commentaire de lAuditeur : Bien not.
a.3) pour le lot 1 la capacit financire requise (1milliard) nous semble lev au vu du montant adjug (497 794 000 F CFA). Rponse de la DAGE: Le montant de la capacit financire a t fix en tenant compte des crdits ouverts dans le BCI 2004 et de limportance de chaque lot. Commentaire de lAuditeur : Limportance du lot (497 794 000 F CFA) nest pas en adquation avec la capacit financire (Un Milliard F CFA) requise dans le cahier de charge. Ltablissement dun devis estimatif prvisionnel (budget) aurait pu permettre dviter ce dsquilibre (voir observation supra sur lintrt du devis estimatif). -
160
G GR RO OU UP PE EG GM MS S a.4) les moyens techniques et humains des entreprises nont pas t cits parmi les critres de qualification. Rponse de la DAGE: Les critres de qualification peuvent ne pas indiquer les moyens humains et techniques surtout si lappel doffres porte sur de simples fournitures faciles excuter (matriel didactique, fourniture de bureau ), dautant plus que larticle 3 du cahier des charges prcise les capacits techniques et financires ncessaires pour prendre part lappel doffres. Commentaire de lAuditeur : Dans la mesure o il sagit de matriel de reprographie, les moyens humains et techniques doivent tre indiqus dans les critres de qualification. Ces moyens sont importants pour assurer dventuelles assistances durant la priode de garantie.
a.5) Les conditions de garantie des fournitures (en particulier matriel de reprographie) ne sont pas voques dans le cahier des charges. Rponse de la DAGE : Il ne sagit pas de matriel de reprographie mais de consommables pour le fonctionnement du matriel. Une garantie ne peut tre applique sur des produits consomptibles par le premier usage. Commentaire de lAuditeur : Bien not, toutefois, la consistance des consommables de reprographie et leur composition spcifique doivent pouvoir inciter la prudence en termes de garantie sur leur qualit.
a.6) A dfaut dtre bas sur lestimation prvisionnelle du march, le montant de la caution provisoire nous semble lev pour le lot 1. Le rapport entre le montant de la caution requise et le march est ainsi de 7,2 %. Or larticle 135 du CMP requiert un pourcentage compris entre 1 et 5%. Rponse de la DAGE : Le montant de la caution provisoire est fix compte tenu du montant prvisionnel ; ds lors, il ne saurait tre rapport au montant du march. Pour le lot 1, son montant lev se justifie par limportance des quantits.
161
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Si le budget prvisionnel tait bien tabli ( partir de prix unitaires couramment utiliss sur le march), il ne saurait y avoir dcart considrable avec le montant du march.
a.7) La remise dun exemplaire du cahier des charges paraph nest pas demande aux soumissionnaires. Rponse de la DAGE : Nous ne comprenons pas la signification de cette observation. Il faut donner la rfrence du CMP qui prvoit la remise dun exemplaire du cahier des charges paraph. Commentaire de lAuditeur : Les cahiers des charges sont un lment constitutif du march (CMP - Art 17). Ds lors, les soumissionnaires doivent parapher le cahier des charges et lintroduire leur soumission. En cas dadjudication, ce cahier paraph devient une pice contractuelle. Leur paraphe est dict par un souci pratique : renforcer lengagement du soumissionnaire et sassurer quil a pris connaissance du cahier des charges. a.8) La dure de validit de la caution dfinitive nest pas spcifie. Rponse de la DAGE : Le cautionnement dfinitif est fourni en garantie de la bonne excution du march et du recouvrement des sommes dues au titre dun march (article 173 du CMP). Le montant de la garantie de bonne excution est normalement exprim en pourcentage du montant du march. Les cahiers des charges ne fixent pas le dlai de validit du cautionnement dfinitif. Cependant, ce cautionnement couvre au moins la dure dexcution du march auquel il se rapporte. Commentaire de lAuditeur : Les cautionnements dfinitifs sont restitus, soit au moment du rglement pour solde dfinitif, soit lexpiration du dlai de garantie (CPM Art. 142). Pour un march dont la dure dexcution et le dlai de garantie sont connus, la dure de validit de la caution dfinitive doit tre prcise.
162
G GR RO OU UP PE EG GM MS S a.9) Il nest pas spcifi la contenance en terme de quantits des botes, paquets et ramettes pour les lots 1 et 2. Rponse de la DAGE : Les botes, paquets et ramettes ont des contenances standard. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue, les botes, paquets et ramettes ont bien des contenances diffrentes selon le modle. Dans lvaluation dun de vos dossiers, la Commission a mme t confronte au problme de dtermination de la contenance de botes et a d se rsoudre fixer une contenance moyenne.
b) PV douverture des plis b.1) Le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires nest pas joint au PV douverture des plis. Rponse de la DAGE : Larticle 83 du CMP ne fait pas obligation de joindre le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires au pv douverture des plis. Cet article stipule en son alina 4 que : les candidats ou leurs reprsentants qui seront prsents signeront un registre attestant de leur prsence. Dans notre pratique, nous faisons signer, ds lentame de la sance douverture des plis, une feuille de prsence par tous les reprsentants des soumissionnaires prsents. Cette feuille de prsence est annexe au procs-verbal douverture des plis. Commentaire de lAuditeur : Nous navons pas trouv, en annexe du PV douverture des plis qui nous a t soumis, le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires.
b.2) Il nest pas prcis dans le PV si les soumissionnaires ont prsent des chantillons conformment larticle 1 relatif aux critres de recevabilit des offres. Rponse de la DAGE : Lors de louverture des plis, la Commission des Marchs du Ministre de lEducation na fait que constater la prsence dchantillons ou non. Rapport final 163
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Compte tenu de limportance des articles constituant chacun des deux lots concerns, la CM avait demand la commission dvaluation dexaminer en dtail les chantillons. Cest pourquoi, lexamen des chantillons figure dans le rapport dvaluation des offres (cf. tableau 1 du rapport dvaluation) Commentaire de lAuditeur : Puisque la remise dchantillon est un critre de recevabilit des offres, cela doit tre prcis dans le PV douverture des plis.
c) Rapport dvaluation c.1) Il manque dans le rapport le tableau de vrification des chantillons produits pour le lot N 2 : Fournitures de bureau. Rponse de la DAGE : Le cahier des charges navait pas exig dchantillons pour le lot 2 mais seulement pour le lot 1 et 3. Commentaire de lAuditeur : Bien not
c.2) Pour le lot 2, les soumissionnaires PAPEX et STABURO ont soumis une offre en termes dunits et non de botes. La commission a t ainsi oblige de multiplier leur prix unitaire par le nombre denveloppes (contenues dans une bote) puis par le nombre de botes pour aboutir au rsultat de leur offre. Cet exercice a eu comme consquence des corrections respectives de 181 millions FCFA et 211 312 500 FCFA. Rponse de la DAGE : PAS DE COMMENTAIRE Commentaire de lAuditeur : La correction des erreurs de calcul effectue par la Commission, de lordre de 181 millions F CFA pour PAPEX et 211 312 500 F CFA pour STABURO doit tre justifie dans le rapport dvaluation. En outre la Commission devrait galement vrifier si ces erreurs dcoulent ou non dinsuffisances du cahier des charges.
c.3) Pour STABURRO (lot 2), il y a une erreur arithmtique car au prix unitaire de 7560 F, les 20 dateurs doivent coter 151.200 F CFA au lieu de 49.560 F CFA.
164
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE : Daccord. Commentaire de lAuditeur : Bien not.
c.6) La moyenne du chiffre daffaires de ESEDIC (adjudicataire du march) pour les trois dernires annes reprsente 0,90 fois le montant de la soumission des lots 1 et 2 au lieu de 1,5 comme rclam dans le cahier des charges. Rponse de la DAGE : Effectivement. Cependant, compte tenu des considrations ci-aprs : la progression du chiffre daffaires de ESEDIC durant les trois annes considres, lcart de 497 131 000 F CFA entre PAPEX, class deuxime et ESEDIC, la procdure durgence utilise pour lappel doffres et les contraintes lies la clture des engagements de la gestion 2004
la CM avait propos de retenir loffre de ESEDIC pour les lots 1 et 2 Commentaire de lAuditeur : Ces justifications devaient tre prcises dans le rapport dvaluation ou le PV dattribution.
d) PV dattribution d.1) La Commission des marchs na pas discut du point relatif au choix de ESEDIC MBAYE SINGER (tel que propos par la Commission technique) qui ne remplit pas un des critres de qualification (chiffre daffaires). Rponse de la DAGE : Les membres de la CM ont beaucoup chang sur le rapport dvaluation des offres soumis par le comit technique. Dhabitude, le PV dattribution ne reprend pas toutes les discussions sauf en cas de dsaccord avec les conclusions du rapport dvaluation. Commentaire de lAuditeur : Ce genre de point doit tre trait et entrin dans le PV dattribution. 165
G GR RO OU UP PE EG GM MS S d.2) Les avis de non slection des offres des soumissionnaires non adjudicataires nont pas t retrouvs dans les dossiers. B.6) March par Appel dOffres en procdure durgence pour la fourniture de denres alimentaires et dustensiles de cuisine. Observations : a) Publicit a.1) Dans lavis dappel doffres, le montant de la caution du lot 3 est de 2 millions F CFA alors que dans le cahier de charges, il est de 2,5 millions F CFA. Rponse de la DAGE : Effectivement, il y a une diffrence entre le montant de la caution provisoire mentionn dans lavis dappel doffres et celui indiqu dans le cahier des charges. En dfinitive, cest le montant prcis dans le cahier des charges qui a fait foi. Commentaire de lAuditeur : Bien not.
a.2) La dure de validit de loffre nest pas spcifie dans lavis dappel doffres. Rponse de la DAGE : La dure de validit des offres est spcifie larticle 4- alina 3 du cahier des charges. Commentaire de lAuditeur : Lavis dappel doffres (AAO) fait connatre le dlai pendant lequel les soumissionnaires restent engags par leurs offres (CMP Art. 51 al 4). En consquence, cette prcision doit obligatoirement figurer dans lAAO.
a) Rsiliation de marchs Lot 1 : riz et huile F/172/FM Lot 2 : conserves et lait en poudre F/016/FM Lot 3 : ustensiles de cuisine F/167/FM
Les lots 1 et 2 ont t rsilis pour non retour des marchs enregistrs et pour dfaut de livraison aprs deux mises en demeure;
166
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Seul le lot 3 a abouti et porte le numro F/167/FM avec attributaire Koleure distribution : montant min 90.000.000 FCFA et max 110.000.000 FCFA Les deux lots nont pas fait lobjet de relance. Rponse de la DAGE : Cest le lot 3 ustensiles de cuisine qui a t attribu et non le lot 2. Les lots 1 et 2 ne pouvaient faire lobjet de relance car lappel doffres avait t pass en procdure durgence et que la SOMAR tait lunique soumissionnaire. Commentaire de lAuditeur : Une erreur de saisie nous a fait crire lot 2 au lieu de lot 3, bien not. Concernant les lots 1 et 2, nous maintenons notre constat sur labsence de relance non motive. c) Cahier des charges c.1) La priode de validit de la caution provisoire est identique celle de la validit des offres : 60 jours. Rponse de la DAGE : voir B5 a) ci-dessus Commentaire de lAuditeur : Bien not.
c.2) Lannexe I nest pas jointe au cahier des charges. Rponse : Lannexe 1 qui indique les sites de livraison (IA et IDEN) est bien jointe au cahier des charges Commentaire de lAuditeur : Bien not aprs le complment donn.
167
G GR RO OU UP PE EG GM MS S c.3) Il y a une erreur au niveau des articles 6 et 10 concernent le dlai de livraison. Rponse de la DAGE : voir B5 a 2) ci-dessus ; Commentaire de lAuditeur : Bien not.
c.4) Il nest pas demand aux fournisseurs de fournir leurs rfrences techniques (pour justifier quils sont spcialiss dans la fabrication et/ou la fourniture des articles viss) conformment larticle 31 du CMP. Rponse de la DAGE : Larticle 3 du cahier des charges intitul Capacits techniques et financires stipule que Ne sont admis soumissionner que les fournisseurs spcialiss dans la fabrication des articles indiqus larticle premier du prsent cahier des charges. Les soumissionnaires devront justifier leurs capacits juridique, technique et financire pour lexcution du march. Commentaire de lAuditeur : La demande de fourniture des justifications est sommaire (voir en ce sens les exigences poses par larticle 31 al 2 du CMP).
c.5) La remise du cahier de charges paraph nest pas demande aux soumissionnaires. Rponse de la DAGE : Nous ne comprenons pas la signification de cette observation. Il faut donner la rfrence du CMP qui prvoit la remise dun exemplaire du cahier des charges paraph. Commentaire de lAuditeur : Les cahiers des charges sont un lment constitutif du march (CMP - Art 17). Ds lors, les soumissionnaires doivent parapher le cahier des charges et lintroduire leur soumission. En cas dadjudication, ce cahier paraph devient une pice contractuelle. Leur paraphe est dict par un souci pratique : renforcer lengagement du soumissionnaire et sassurer quil a pris connaissance du cahier des charges.
168
G GR RO OU UP PE EG GM MS S d) PV douverture des plis d.1) Le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires nest pas joint au PV douverture des plis. Rponse de la DAGE : VOIR SUPRA Commentaire de lAuditeur : Nous navons pas trouv, en annexe du PV douverture des plis qui nous a t soumis, le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires.
e) Rapport dvaluation e.5) Les montants mentionns pour les lots 1 et 2 (soumissionnaire SOMAR) sont diffrents des montants adjugs (respectivement 185 895 000 FCFA et 454 237 000 FCFA). Rponse de la DAGE : Les montants adjugs ont t revus la baisse compte tenu de lenveloppe budgtaire disponible au moment de la souscription des marchs. Commentaire de lAuditeur : Ce point nest pas expliqu dans le PV dattribution.
e.6) Les cots de transport des lots 1 et 2 pour le soumissionnaire SOMAR ne sont pas indiqus, or, daprs larticle 9, les livraisons devraient tre effectues sur site. Rponse de la DAGE : Le cahier des charges navait pas donn la rpartition des denres par site. Ds lors il tait difficile pour la commission technique dindiquer les cots de transport dans le rapport dvaluation. Lannexe 1 du cahier des charges na fourni que la distance de chaque site par rapport Dakar. Il sy ajoute que SOMAR na pas propos des cots de transport par lot. Commentaire de lAuditeur : Le cot du transport des lots 1 et soumissionnaire SOMAR. 2 nest pas indiqu pour le
169
G GR RO OU UP PE EG GM MS S e.7) Dans la conclusion du rapport dvaluation, la Commission technique devait prciser que le soumissionnaire Koleure Distribution Plus ne remplit pas le critre de qualification relatif au chiffre daffaires. Rponse de la DAGE : Larticle 7 critres de qualification prcise pour le chiffre daffaires : avoir ralis un chiffre daffaires moyen au cours des trois dernires annes au moins gal une fois et demi le montant du march En appliquant cette contrainte, le montant attribu Koleure Distribution ( 199 715 000 F CFA TTC) reprsente 1,92 fois son chiffre daffaires moyen ( 103 694 956 F CFA), l o le ratio minimum tait fix 1,5. Donc, pour la commission, Koleure Distribution Plus avait rempli le critre de qualification sur le chiffre daffaires. Commentaire de lAuditeur : Larticle 7 Critres de qualification prcise pour le chiffre daffaires : avoir ralis un chiffre daffaires moyen au cours des trois dernires annes au moins gal une fois et demi (1,5) le montant du march attribu Le montant attribu Koleure Distribution tant de 199 715 000 F CFA TTC, il lui est requis un chiffre daffaires moyen minimum de 299 572 500 F CFA (soit 199 715 000 * 1,5). Or, vous constatez que ce chiffre daffaires moyen nest que de 103 694 956 F CFA, soit un ratio de 0,52 au lieu de 1,5. Do notre remarque sur le non respect par le soumissionnaire Koleure Distribution Plus du critre de qualification relatif au chiffre daffaires II.2.2.3.2) Centre des Oeuvres Universitaires de Dakar (COUD) Constats gnraux 1) De manire gnrale, le COUD napplique pas les dispositions pertinentes du CMP : absence dlaboration de cahiers de charges, recours excessif une procdure de consultation restreinte (en ralit une procdure dappel doffre restreint) dans le non respect des conditions dictes par larticle 53 du CMP (quatre des cinq marchs passs en consultation restreinte ont ainsi dpass le seuil de 50 Millions FCFA, les produits objet du march (produits dentretien, matriel dlectricit et de plomberie, fournitures de bureau et matelas) 170
G GR RO OU UP PE EG GM MS S sont aussi des produits de consommation courante donc largement disponibles auprs dun nombre important de fournisseurs, attribution des marchs sur la base du seul critre prix (la procdure dvaluation des offres techniques nest pas prvue),
Rponse du COUD : Sans Commentaire 2) Aucun appel doffres ouvert na t pass au cours de lexercice 2004, tous les marchs ont t passs par consultation restreinte ou par entente directe avec lautorisation de la CNCA pour des montants trs importants sans que les exigences poses par les articles 53 et 76 aient t systmatiquement respectes.
Rponse du COUD : Sans Commentaire A) Consultation restreinte A.1) Consultation restreinte n 15 fourniture de produits dentretien 176 710 900 FCFA : SOTRADIS Observations Le COUD a demand la CNCA lautorisation de procder une procdure durgence aprs avoir ouvert les plis avec le procs verbal de dpouillement lappui, Absence de cahier de charges et de lettre dinvitation soumissionner : Le fond de dossier ne comporte que la facture du fournisseur, lautorisation de la CNCA et le contrat. Rponse du COUD : Le dossier sur la consommation restreinte n 15 fourniture de produits dentretien 176 710 900 FCFA / SOTRADIS comptant pour lexercice 2004 comprend les documents suivants : - procs-verbal de dpouillement en date du 14/01/04 ; - autorisation de la CNCA du 04/02/04 ; - facture des trois socits short listes ; - le contrat de 2004. NB : il sagit bien dune consultation restreinte au lieu dune procdure durgence. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue, les documents cits ne nous ont pas t remis malgr nos dmarches en vue de la finalisation de ce rapport.
171
G GR RO OU UP PE EG GM MS S A.2) Consultation restreinte N 13 acquisition de matelas 88.500.000 FCFA Observations a) La lettre requte adresse la CNCA laissait apparatre que le COUD voulait procder une entente directe, en cours de procdure on se retrouve avec une consultation restreinte dont les lettres dinvitation portent le titre par Demande de Renseignements et de Prix . Trois modes de passation se retrouvent ainsi dans une mme procdure. b) Le fond de dossier est quasi vide il ny a que la lettre de la CNCA, les factures pro forma des trois socits short listes (Touba Gud, SLF Rsidence, GIE COMIEX) et le contrat. B) Entente Directe B.1) Marchs dexploitation des restaurants Huit marchs ont t attribus par entente directe pour la gestion et lexploitation des restaurants. Il sagit des restaurants des sites suivants : SITES ENSUT ENS ENSETP CENTRAL ASD ESP THIES SELF ARGENTIN TOTAL Montant Minimum 250 000 000 200 000 000 100 000 000 400 000 000 250 000 000 35 000 000 300 000 000 500 000 000 2 135 000 000 Montant Maximum 525 000 000 415 000 000 205 000 000 740 000 000 525 000 000 70 000 000 635 000 000 845 000 000 3 960 000 000
Observations Les lettres requte adresses la CNCA ne nous ont pas t prsentes, les motifs ayant prvalu au recours la procdure dentente directe nous sont ainsi mconnus. En tout tat de cause les exigences poses par larticle 76 du CMP semblent difficilement pouvoir tre remplies dans le cas de marchs dattribution de restaurants (en particulier lexigence de circonstances imprvisibles). Rponse du COUD : Les marchs dexploitation des restaurants ont t attribus suite un appel doffre ouvert en date du 15 aot 2003.
172
Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue, aucun document justifiant lappel doffres (avis dappel doffres par exemple) ne nous a t remis.
B.2) les vhicules Observations Le fonds de dossier est incomplet, il manque la requte adresse la CNCA (et donc les motifs du recours lentente directe), lattestation dexistence de crdit, le rapport de prsentation, le PV dadjudication, la lettre de notification lattributaire. Seules les autorisations dlivres par la CCVA et la CNCA figurent en dfinitive dans les dossiers. Rponse du COUD : Pour ce march, le dossier comprend : - la lettre requte adresse la CNCA ; - lattestation dexistence de crdit 2004 ; - le rapport de prsentation 2004 ; - lautorisation de la CNCA ; - lautorisation de la Prsidence. Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue, les documents cits ne nous ont pas t remis malgr nos dmarches en vue de la finalisation de ce rapport. B.3) ED N20 fourniture de matriels de cuisine : 93 000 520 FCFA, SOCOPROS Observations Le fond de dossier est trs incomplet y manquent : la lettre requte la CNCA, lattestation dexistence de crdit, le rapport de prsentation, le procs verbal dattribution et la lettre de notification lattributaire. Rponse du COUD : Pour ce march, le dossier comprend : - une attestation dexistence de crdit. Effectivement, il ny a pas de procsverbal dattribution car il sagit dun march par entente directe (autorisation).
173
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Observation maintenue, les documents cits ne nous ont pas t remis malgr nos dmarches en vue de la finalisation de ce rapport. II-2-2-3-3) CROUS REMARQUES PRELIMINAIRES Il convient de prciser que contrairement ce qui a t mentionn dans lintroduction aucune correspondance du Cabinet ADIRA na t reue avant larrive de la mission. Ce qui sans doute a d justifier labsence parfois de pices justificatives probantes et exhaustives comme vous lavez si bien soulign. Commentaire de lAuditeur : Nous avons envoy une lettre recommande Monsieur le Directeur du CROUS, le 22/09/2006, pour linformer de notre arrive (Cf. RECEPISSE N517-1/2 du 22 Septembre 2006). Par la suite nous nous sommes rapprochs de ses services (au tlphone) pour les informer de la mission et leur demander de prparer tous les documents ncessaires pour le bon droulement de celle-ci. Cest ainsi que Monsieur le Directeur nous a mis en relation avec un de ses agents en occurrence M. FAll DIALLO Chef du service approvisionnement pour runir tout ce dont on avait besoin avant notre dplacement sur Saint-Louis. Les Marchs C/015/FM Gestion et exploitation du restaurant universitaire - GIE FALLENE : Min : 650.000.000 FCFA Max : 850.000.000 FCFA Sur le mode de passation : Observation 1 : 1.1. Dans le dossier nous avons retrouv lavis dappel doffres N 0348/CROUS/DAB du 14/07/04 en procdure durgence avec comme date limite de dpt des offres le 16/08/04 et 2 photocopies de coupures de journaux de septembre 2003 (date prcise non lisible) avec comme date limite de dpt des offres le 20/09/03. 1.2. Le cahier des charges en date du 18/08/03 prvoit galement la remise des offres le 20/09/03, do nos interrogations par rapport lavis N 0348/CROUS/DAB du 14/07/04.
174
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.3. La procdure durgence ne nous parat pas justifie, vu que cest une acquisition qui peut tre planifie. Du reste, nous navons pas vu dans le dossier une autorisation de la CNCA, ce qui est un pralable pour recourir une telle procdure. Rponse du CROUS : Le mode de passation utilis est celui de lavis dappel doffres ouvert et non celui de la procdure durgence. Lcart entre la date de lavis et celle du dpouillement est suffisamment loquent. La mention en procdure durgence relve dune erreur matrielle qui a t rectifie (le bon document est disponible). Commentaire de lAuditeur : Bien not.
Sur le Cahier de Charges : Observation 2 : 2.1. Personnel du Prestataire (articles 6 et 31), le cahier des charges doit lister le personnel minimal avec les comptences minimales et le nombre minimum par catgorie. Le CV du personnel dencadrement doit tre exig. 2.2. Article 38 Vhicules : Le nombre de vhicules minimum pour mener bien la mission doit tre spcifi par nature de vhicule dans le cahier des charges. 2.3. Article 60 Pnalit : lapplication de cette pnalit de 75% du montant des tickets rcuprs au cours des repas o la carence aura t constate et ceci en fonction de la gravit de la faute risque dtre difficile eu gard la panoplie de carences listes dont certaines sont qualitatives (qualit dfectueuse, denres avaries ou pourries, mauvais entretien de locaux, non respect des normes dhygine, mauvais comportement du personnel, etc. . 2.4. Article 70 Dpt et prsentation des offres et procdure de slection : en 2.2 H, la capacit financire minimale nest pas spcifie. 2.5. Article 72 Evaluation des offres : un systme des points est prvu alors quil est applicable aux prestations intellectuelles (services de consultants) et non aux marchs de travaux et fournitures. Par ailleurs, mme avec ce systme de points, en labsence de sous critres et des spcifications minimales (voir 1 et 2), la notation nest pas facile, vu les plages de notes. Il est indiqu la fin de cet article que loffre la plus avantageuse est celle qui totalisera le plus grand nombre de points .
175
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Une note technique minimale nest pas prvue, si bien quun des quatre soumissionnaires avec 16,30/70 points est encore en lice dans la comptition ; il est du reste le seul navoir pas fourni une attestation de capacit financire. 2.6. Le cahier des charges affecte 30 points au cot des prestations sans indiquer comment sera alloue la note. 2.7. Le dlai de validit des offres nest pas indiqu. 2.8. Une caution de bonne excution nest pas requise du titulaire du march en dpit de son importance et de son caractre stratgique. Rponse du CROUS : Nous prenons acte. Commentaire de lAuditeur : Bien not Sur le dpouillement des offres : Observation 3 : 3.1. Le dpouillement a bien eu lieu le 20/09/03, ce qui confirme le caractre fantaisiste de lavis dAO N0348/CROUS/DAB du 14/07/04. 3.2. Les rfrences des trois quotidiens (numros, dates) ne sont pas indiques dans le PV ; de mme, les priodes daffichage aux Chambres de Commerce de DAKAR et SAINT-LOUIS ne sont pas mentionnes. Il nest donc pas possible de vrifier le temps minimum de publicit eu gard au constat prcdent sur les copies de coupures de journaux. 3.3. La priode de validit des cautions provisoires (30.000.000 de FCFA) nest pas indique dans le PV. Les cautions expirent des dates diffrentes : - GIE FALLENE : 20/11/03 (2 mois aprs le dpouillement) - COSECI : 16/12/03 (environ 3 mois aprs le dpouillement) - GUEYE & ASSOCIES: 19/12/03 (3 mois aprs le dpouillement) - Ets FAKIH : 19/10/03 (1 mois aprs le dpouillement) Compte tenu : i) des frais financiers engendrs par la caution (surtout que celle-ci est dun montant lev), ii) de la dure de validit non prcise (faisant quaucune offre ne peut tre limine pour ce motif ), lquit entre soumissionnaires nest pas observe.
176
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3.4. Les soumissionnaires taient-ils reprsents ? 3.5. Les prix ont-ils t lus haute voix louverture des plis ? 3.6. Trois (3) offres financires paraphes ont t retrouves dans le dossier ; celles de : FAKIH RESTAURANT, COSECI et une autre anonyme, avec les prix en manuscrit, sans cachet ni signature. A cet effet, une offre non signe est nulle. 3.7. A travers le PV de dpouillement/adjudication, on se rend compte de par le total des prix que loffre anonyme est celle de GUEYE & ASSOCIES et lon en dduit que loffre financire de GIE FALLENE est absente du dossier. Rponse du CROUS : Voir rponses lobservation n 1. 3.4 Sur la prsence des soumissionnaires ; celle-ci nest que facultative. 3.5 - Les prix ont t lus haute voix louverture des plis (tous les documents ont t ensuite paraphs). 3.7 Loffre financire de GIE FALLENE est disponible. Commentaire de lAuditeur : 3.4 La question nest pas de savoir si la prsence des soumissionnaires est facultative ou non, mais, sils ont t reprsents ou non, auquel cas cela doit tre reflt dans le PV et matrialis le cas chant par un registre ou une feuille de prsence. 3.5 et 3.7 Bien not. Sur lvaluation des offres : Observation 4 : 4.1. Des limites par rapport au systme de points utilis et labsence de spcifications minimales (voir ci avant). Sur le contrat : Observation 5 :
177
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 5.1. Le rapport de prsentation trs succinct (ne mentionne pas la source de financement, ne retrace pas la procdure), les rfrences de lattestation de crdit ne sont pas servies. Il nest ni numrot, ni dat. 5.2. Sur la page de garde, le NINEA nest pas indiqu, les dates de souscription et de notification ne sont pas servies, le mode de passation de march (AO en procdure durgence) nest pas mentionn. Les rfrences du PV de dpouillement peuvent tre refltes dans le rapport de prsentation (remplir les vides dans ce cas). 5.3. Article 5 : au lieu de Obligations du titulaire , lire Pices constitutives du march , complter les pices listes par la soumission . 5.4. Rajouter, linstar de ce qui sest fait pour le CROUS, un article supplmentaire dcrivant les obligations du TITULAIRE. Article placer aprs les Obligations du CROUS. 5.5. Article 11 Pnalits : Au lieu de : . En cas de non respect des obligations incombant au titulaire et contenues aux articles 6 et 7 du prsent cahier des charges .., Lire : . En cas de non respect des obligations incombant au titulaire et contenues aux articles 6 et 7 du cahier des charges .., 5.6. Prvoir un article sur le cautionnement dfinitif eu gard limportance et au caractre stratgique du march. 5.7. A annexer : Certains lments de la soumission (la liste du personnel, avec les CV du personnel dencadrement, la liste des vhicules). 5.8. Le double du bordereau de notification n 049/MEF/DGF/BM du 02/06/04 disponible dans le dossier nest pas dcharg, la partie date de notification du march nest pas indique dans ledit bordereau, il en est de mme du point de dpart des dlais contractuel qui nest pas servi. Rponse du CROUS : 5.1 Le rapport de prsentation : prsentant la source de financement, numrot et dat existe. Lattestation dexistence de crdit existe. 5.2 Idem voir rponse prcdente 5.3 Nous prenons acte. 5.4 Larticle supplmentaire sur les obligations du titulaire existe bel et bien. Voir cahier des charges Titre III obligations du titulaire Article 18 48. 5.6 Nous prenons acte.
178
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Observations 5.1 et 5.2 maintenues ; ce nest pas la disponibilit des documents qui est remise en cause. Lobservation 5.4 maintenue ; lobservation sadresse au contrat. N 05 Fourniture de mobilier des cits - SENEGAL EQUIP : 35 000 000 FCFA TTC Sur le mode et la procdure de passation du march: Observation 1 : 1.1. La procdure durgence ne se justifie pas, lacquisition pouvant tre planifie. 1.2. La procdure durgence doit tre autorise par la Commission des Contrats comptente (CRCA ou CNCA selon le cas), alors que nous navons pas dautorisation de ladite commission dans le dossier. 1.3. Le cahier des charges et les offres ne sont pas dans le dossier qui nous a t soumis. 1.4. Il en est de mme des PV de la Commission dEvaluation des Offres. des Marchs et du Rapport
1.5. Nous navons pas pu vrifier, faute de documents, si le dpouillement et lattribution du march ont t effectus par la Commission des Marchs vise larticle 208 du CMP ou bien par la Commission interne de dpouillement du CROUS. Rponse du CROUS : 1.1 Sur la procdure durgence : La Coordination des Etudiants de SaintLouis avait fix un ultimatum la Direction du CROUS avec des menaces de boycott du paiement des loyers. 1.2 Le cahier des charges et les offres sont disponibles de mme que (1.4). Les procsverbaux de commission des marchs. 1.5 Il sagit de la commission des marchs. Commentaire de lAuditeur : Bien not.
179
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le rapport de prsentation: Observation 2 : 2.1. Il nest pas dat ni sign. 2.2. Les rfrences de lattestation dexistence de crdits (AEC) ne sont pas servies. 2.3. Le montant indiqu est de 67.275.340 au lieu de 35.000.000 de FCFA et se rapporte la fourniture de matriel de cuisine au restaurant du CROUS au lieu de la fourniture de matriel mobilier des cits . Ce rapport de prsentation est-il le bon ? Rponse du CROUS : Sur le rapport de prsentation : Il est dat et sign et se trouve dans le dossier de rglement. Il en est de mme de lattestation dexistence de crdit (AEC). 2.3 Ce rapport de prsentation nest pas le bon. Une confusion est intervenue. Commentaire de lAuditeur : Prvoir, aux fins de vrifications, un exemplaire dans le dossier qui reste sur place. Veiller, lavenir, au classement des pices. Sur le contrat : Observation 3 : 3.1.Larticle 6 prvoit des pnalits de retard alors que le dlai de livraison nest pas spcifi au march. 3.2.Le march ne prvoit pas une caution de bonne excution. 3.3.Les spcifications techniques du mobilier ne sont pas jointes au march. Rponse du CROUS : 3.2 Nous prenons acte. 3.3 Les spcifications techniques du mobilier sont jointes dans le cahier de charges. Commentaire de lAuditeur : Annexer dsormais les spcifications techniques au march.
180
G GR RO OU UP PE EG GM MS S N 04 Fourniture dimprims de tickets restaurant - Imprimerie Papeterie du Fleuve Nord Saint-Louis : 21.240.000 FCFA, TTC Sur le mode et la procdure de passation du march: Observation 1 : 1.1. Un march de gr gr a t pass suite un appel doffres en procdure durgence publi par affichage la Chambre de Commerce de Saint-Louis. 1.2. A lissue du dpouillement de cet appel doffres, le soumissionnaire valu moins disant (lImprimerie Papeterie du Fleuve) a t retenu et la Direction du CROUS a demand signer un march de gr gr avec ce fournisseur. 1.3. Si le CROUS a respect lappel public la concurrence pralable la demande de gr gr, en respect des dispositions de larticle 76 du CMP, il convient de noter par contre ce qui suit. 1.4. Nous navons pas retrouv le dossier dappel public la concurrence qui a fait lobjet daffichage la Chambre de Commerce de Saint-Louis; les offres non plus, seules 3 factures pro forma non dates se trouvent dans le dossier. 1.5. Le dpouillement des offres devait tre fait par la Commission des Marchs vise larticle 208 du CMP et non par la Commission interne de dpouillement du CROUS. 1.6. Ces fournitures se prtent une concurrence ouverte; la preuve, larticle 6 du march prvoit le recours au commerce local pour sapprovisionner en cas de non respect du dlai prescrit. Par ailleurs, le march nentre pas dans les 7 cas pour lesquels la procdure de gr gr peut tre invoque (article 76 du CMP). 1.7.La procdure durgence ne se justifie pas, cette acquisition pouvant tre planifie. 1.8. Le march est de la comptence de la CRCA de Saint-Louis non de la CNCA, son montant tant infrieur 50 millions de FCFA (article 237 du CMP) Sur le contrat : Observation 2 : 2.1. Est-ce finalement un march de gr gr qui a t pass. 2.2. Larticle 6 prvoit des pnalits de retard alors que le dlai de livraison nest pas spcifi au march. 2.3. Le march ne prvoit pas une caution de bonne excution.
181
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2.4. Les spcifications de tickets ne sont pas jointes au march. Rponse du CROUS : Sur le mode de passation : 1.5 Le dpouillement a t fait par la commission des marchs. 1.4 et 1.7 - Une rupture brutale de stock pointait lhorizon, ce qui lpoque justifiait un approvisionnement immdiat Rf : alina 6 article 76 CMP 1.8 La CNCA ntait pas installe Saint-Louis. Son avis sollicit par tlphone, la CNCA nous a confirm sa comptence. Sur le contrat : 2.1 En effet, cest un march par entente directe 2.3 On prend acte. Commentaire de lAuditeur : Pour 1.5. Bien not ; pour 1.4 et 1.7. une rupture imminente de stocks ne justifie pas le mode de passation de march mais lexplique. Cest un problme de gestion des stocks combin un problme de planification des acquisitions. Bien not pour 2.1 et 2.3. Lobservation 2.2. reste maintenue. N 003 Travaux damnagement de la tour de luf - Entreprise dEntretien et de Btiment (EEB) : 46 567 290 FCFA Sur le Cahier des Charges : 1.1. Le descriptif, le quantitatif, les spcifications techniques et plans ne sont pas annexs au cahier des charges. 1.2. Larticle 4 spcifie que le lot est unique et indivisible alors que larticle 10 mentionne combinaison la plus avantageuse, ce qui sapplique aux lots multiples. 1.3. La capacit financire minimale doit tre fixe au niveau de larticle 5 par le CROUS et non laisse linitiative du soumissionnaire. De mme le ratio chiffre daffaires / montant travaux , ainsi que le nombre dannes concern, doit aussi tre spcifi par le CROUS. 1.4. Au niveau de larticle 9 Evaluation des offres , la capacit financire et le chiffre daffaires sont plutt des critres de qualification. En effet, ils concernent le soumissionnaire alors que les critres dvaluation concernent loffre.
182
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.5. Article 10 Attribution du march : la rfrence concerne plutt larticle 9 au lieu de larticle 10. 1.6. Article 14 : lire sous-traitance au lieu de sous traitement . 1.7. Article 16 Dpt des offres : indiquer ladresse prcise et le lieu de dpt des offres : adresse postale, tlphone, numro du btiment, de la pice, etc. 1.8. Le CMP ne prvoit pas de plafond lapplication des pnalits de retard. 1.9. Le dossier ne prvoit pas la caution de bonne excution, qui doit tre de 12 % (la part fixe qui est de 5 % et la part proportionnelle qui est de 7 %) ; la CNCA a dailleurs amend le march loccasion de son examen pour avis. 1.10. Larticle 26 Rception devait prvoir de faon explicite une rception provisoire et une rception dfinitive un an aprs, soit lexpiration de la priode de garantie. Sur la procdure de passation du march: Observation 2 : La publicit : 2.1. Lavis lAO date du 09 fvrier alors que le dpouillement a eu lieu le 24 fvrier ; si la publication de lavis dAO a eu lieu le mme jour, il ne se sera coul que 15 jours, dlai suffisant en procdure durgence mais insuffisant en procdure normale o le dlai minimal est de 30 jours. Lavis ne spcifie pas que lAO tait lanc en procdure durgence, ce qui aurait ncessit lautorisation pralable de la Commission des Contrats comptente (CRCA ou CNCA suivant le cas). 2.2. Le PV prcise que lappel doffres a fait lobjet daffichage aux Chambres de Commerce de DAKAR et SAINT-LOUIS sans prciser les priodes, ce qui aurait permis de vrifier le temps minimum dont il est question ci avant. Sur lvaluation des offres : Observation 3 : 3.1. Le systme de notation utilis nest pas prvu dans le cahier des charges, par ailleurs, il nest pas applicable aux marchs de travaux / fournitures, mais plutt aux services de consultants (prestations intellectuelles). 3.2. Les devis dECATS et de GIE GITER prsentent des ressemblances troublantes (au niveau de lobjet et au plan des libells et de la forme) par rapport celui de EEB attributaire du march. Ont-ils eu le mme rfrentiel (descriptif, quantitatif, spcifications techniques des travaux)? Sur le contrat : Observation 4 : 4.1. Le cahier des charges mentionne Travaux damnagement de la tour de luf, le march indique Amnagement dun jardin au CROUS ;
183
G GR RO OU UP PE EG GM MS S larticle Premier Objet ne dcrit pas les travaux et aucune annexe (bordereau des prix, descriptif, quantitatif, spcification technique, plan) nexiste. 4.2. Nous avons not une erreur de libell sur le montant en lettres larticle 2 Montant : Au lieu de : 46.567.290 TTC (Quarante six mille cinq cent soixante sept mille deux cent quatre vingt dix francs TTC) Lire : 46.567.290 TTC (Quarante six millions cinq cent soixante sept mille deux cent quatre vingt dix francs TTC) 4.3. Article 5 Rception : mmes observations que pour le cahier des charges. 4.4. Article 6 : Pnalits : Le CMP ne prvoit pas de plafond lapplication des pnalits de retard. 4.5. Le dlai dexcution nest pas spcifi alors quil est prvu des pnalits de retard. 4.6. Dans le dossier nous retrouvons un contrat spar, non dat, sign entre les 2 parties avec des clauses diffrentes et un dlai dexcution de 3 mois. Rponse du CROUS : Sur le cahier des charges : RAS Sur la procdure de passation : OBSERVATION 2 : Sur la publicit 2.1 - La notion durgence, en milieu universitaire sapprcie en fonction de la capacit de nuisance des syndicats dtudiants. La paix sociale na pas de prix, mais elle a un cot. Sur lvaluation des offres : Nous navons retrouv, dans le CMP, aucune mention interdisant le systme de notation pour les marchs de travaux et fournitures.
184
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3.2 Les entreprises concurrentes se sont rapproches de nos services (pour renseignements complmentaires et visite) et ont reu le mme descriptif et les mmes spcifications techniques. Sur le contrat : 4.2 On prend acte. Commentaire de lAuditeur : Sur le cahier de charges : bien not La procdure durgence ncessite lautorisation pralable comme indiqu (observation maintenue). Larticle 49 spcifie pour lappel doffres le mode dvaluation : les critres dvaluation doivent tre quantifis en termes montaires et annoncs dans le DAO. Larticle 55 traite des prestations intellectuelles (services de consultants) ; lvaluation se fait sur la base dun systme de points. Observation 3.2. maintenue. Les Demandes de Renseignements et de Prix (DRP) N 23 Blanchisserie du linge de la Cit - FATIMA SALL, AISSATOU NDIAYE, LA VEXPRESS: 7 080 724 FCFA
Commentaire densemble de lAuditeur : Dans la quasi-totalit des dossiers de DRP soumis la mission ; il na pas t possible de faire le lien entre les lettres de consultation et les rponses, telle enseigne que la mission sest demande si une publicit a t faite (dans les journaux ? la Chambre de Commerce ?), ct des lettres ou bien des offres collectes et les lettres classes ( ?). Observations : 1. La DRP (publicit) est date au 15 /02/02 alors que le PV de dpouillement n 00155 est date du 14/10/03, ce qui suppose que le dpouillement est antrieur la publicit. 2. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte.
185
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3. La commission de dpouillement a retenu tous les 3 soumissionnaires et motiv sa dcision par lurgence des besoins et le volume du linge . 4. A ce sujet, les documents reus nont pas permis de vrifier si chaque entreprise na reu des commandes que pour des articles pour lesquels elle avait offert un prix. 5. Ny a-t-il pas eu collusion pour les prix communs? Quel est le critre daffectation des commandes pour les articles pour lesquels les entreprises ont un prix commun? Na-t-on pas pass des commandes une entreprise darticles pour lesquels elle na pas offert un prix en lui demandant de saligner sur le prix dune autre entreprise, ce qui serait de la concurrence dloyale ? Rponse du CROUS : 1. La DRP analyse nest pas la bonne. 2. Larticle 80 Alina 2 du CMP stipule : Dans ce cas elle (lautorit) sollicite par crit des prix auprs dau moins 3 fournisseurs ou entrepreneurs. Ce qui, doffice, restreint la liste des entreprises consulter. 5. Un prix maximum a t dfini par le CROUS. Commentaire de lAuditeur : La mission a cibl un chantillon de marchs et de DRP, plutt que de rpondre que la DRP analyse nest pas la bonne , il ya lieu de faire allusion aux pices contenues dans le dossier remis la mission ; do un problme de classement. Observations 2 5 maintenues. N 28 Fourniture dun fauteuil dentaire - DELTA MEDICAL : 11.000.000 FCFA Observations : 1. La DRP, en date du 02 avril 2004, est signe par le Chef de la DAB mais nest pas numrote. Elle ne comporte pas les spcifications techniques minimales du fauteuil dentaire. 2. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte et le nombre doffres reues est de 2. 3. La DRP a eu lieu le 02 avril 2004, les factures pro forma datent du 06 avril pour Delta Mdical et du 17 mars 2004 pour FHM, alors que le dpouillement a eu lieu le 8 avril 2004. La pro forma de FHM, non retenue est antrieure la consultation.
186
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse du CROUS : 1. Les spcifications techniques existent et peuvent tre consults dans ce dossier de rglement. 2. Voir article 80 CMP 3. La DRP analyse nest pas la bonne (Nous avons attir lattention de M.SEYE sur la Question). Commentaire de lAuditeur : Garder une copie des spcifications techniques dans le dossier. Veiller lavenir la conformit entre les DRP et les pices communiquer aux auditeurs. Cest une question darchivage et de classement, encore que ni le nom des entreprises, ni la nature du matriel (fauteuil dentaire) na t remis en cause par la mission. Observations maintenues. N 12 Fourniture de petits matriels dlectricit - LA COFA : 12 761 806 FCFA Observations : 1. Le dpouillement eu lieu le 19/02/04 alors que la DRP est date du 05/03/04 ? 2. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 3. Les 3 factures pro forma ont des dates trs diffrentes : LACOFA (retenue) : 08/03/04, soit aprs le dpouillement et la DRP. Quincaillerie Gnrale Sylla & Frres : 16/02/04, soit avant le dpouillement et la DRP. Quincaillerie Blaise Diagne : 20/02/04, soit le lendemain du dpouillement mais bien avant la DRP. 4. Les 2 dernires factures pro forma (qui ne sont pas retenues) sont antrieures la DRP. Rponse du CROUS : 1. La DRP reue nest pas la bonne 2. Voir article 80 CMP
187
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues. N 11 Pices dtaches automobile - MATFORCE, Fara DIOP, Delta Entreprise, Assane MBENGUE : 12 361 687 FCFA Observations : 1. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 2. Les offres ne sont pas retrouves dans le dossier. 3. La conclusion du PV de dpouillement, savoir : Vu lurgence des besoins, la spcificit des pices et le stock disponible, la Commission propose de retenir : . Matforce pour les pneus et les pices Hyunda County . Les autres soumissionnaires en fonction de leurs stocks disponibles est simpliste. En effet, pour les diffrents articles les prix sont trs diffrents et les pices Hyunda County se rsument 4 jeux de plaquettes de frein avant. Lorthodoxie voudrait que lon retienne le moins disant et sil narrive pas livrer, pour une raison ou une autre (dfaut de stock entre autres), que lon passe la commande au suivant. Rponse du CROUS : 1. Voir article 80 CMP OBSERVATION 3 : Attendre le dfaut de livraison ou le dfaut de stock pour passer la commande au suivant, ne milite pas en faveur des critres de continuit et defficacit. La comptence technique et les moyens logistiques des entreprises concernes doivent tre tenues en considration. De mme que la notion dexclusivit et celle de disponibilit en stock. Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues. N 35 Fourniture de couvertures - E.GE.TRA : 10 325 000 FCFA, TTC Observations : 1. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 2. Les 3 rponses proviennent dentreprises tablies DAKAR.
188
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3. Les factures pro forma des Ets Maguette AMAR et de lEntreprise Gnrale de Travaux de Btiment (EGETRA) nindiquent pas le RC et le NINEA. Rponse du CROUS : 1. Voir article 80 2. LUGB nest pas une institution tendue rgionale mais nationale. 2. Les indications existent dans le dossier de rglement. Commentaire de lAuditeur : Ltendue de lUGB nest pas remise en cause. Par ailleurs, cest le CROUS qui est audit, ce sont des tablissements publics diffrents. Observations maintenues. N 33 Matriel et mobilier des cits - GIE PROBUS NET : 12.500.000 FCFA HT Observations : 1. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 2. Les quantits ne sont pas indiques dans la DRP, mais chacune des offres a t faite sur la base de 500 matelas ponge. 3. Le papier en-tte de GIE PROBUS (entreprise retenue) ne comporte aucune adresse. 4. La DRP date du 22/09/04, alors que le dpouillement a eu lieu le 17/11/03, ce qui est illogique. Par ailleurs, la facture dfinitive de GIE PROBUS date du 22/12/03 alors que lengagement n 001294 est dat du 02/01/04. 5. Eu gard au montant qui frise le seuil de passation des marchs pour les fournitures, un appel doffres ou une adjudication publique aurait d tre lanc. En effet, la pro forma de GIE BALY est 15.340.000 FCFA TTC et celle de SO KA MOUSSE 14.941.750 FCFA TTC. Rponse du CROUS : 1. Voir article 80 2. LUGB nest pas une institution tendue rgionale mais nationale.
189
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3. Les indications existent dans le dossier de rglement. Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues. N 7 Fournitures de bureau - SOCOPRES: 10.916.091 FCFA, TTC Observations : 1. La DRP est date du 15-01-04 alors que le dpouillement a eu lieu le 13-01-04 10 h 30, ce qui est illogique. 2. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 3. Deux factures pro forma sont retrouves dans le dossier : celle de SOCOPRES date du 27/01/04 et celle de Papeterie Khadimou Rassol date du 29/01/04 (les 2 entreprises sont bases DAKAR). 4. La facture de Papeterie Khadimou Rassol nindique ni le RC ni le NINEA. 5. La facture pro forma le de Papeterie Bureautique Informatique nest pas retrouve dans le dossier. 29 Travaux damnagement dune case - GIE LISAR : 24 932 810 FCFA, TTC Observations : 1. Le dossier de consultation ne comprend pas un descriptif, de quantitatif des travaux ni de plan des amnagements. 2. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 3. Les 3 entreprises ayant soumis des factures pro forma rsident toutes DAKAR. 4. Le montant de lentreprise retenue (GIE LISAR), frise le seuil de passation des marchs car tant de 24.932.810 FCFA, TTC, alors que celui des 2 autres dpasse ce seuil (GIE Entreprise carrefour = 27.713.480 FCFA ; COGEBAT = 31.774.450 FCFA). Le seuil de passation des marchs tant de 25 millions, un appel doffres aurait d tre pass.
190
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse du CROUS : 2. Voir article 80 CMP 3. Lentreprise retenue (la moins disante) a fait une offre infrieure au seuil de passation. Commentaire de lAuditeur : Pour le mode de passation de marchs, se baser sur les inscriptions budgtaires et les montants prvisionnels, partir destimations ralistes. Observations maintenues.
N 2 Produits dentretien - MTS AFRIQUE : 9 484 958 FCFA Observations : 1. La DRP ne fixe pas la date limite de dpt des offres. Sur le tableau donnant la dsignation et la quantit des articles objet de la consultation, plus de 45 articles du lot 2 ne sont pas indiques alors que les quantits sont mentionnes. Les conditionnements ne sont pas indiqus, pour certains articles, ce qui peut biaiser la comparaison des prix. 2. La DRP a-t-elle t -publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 3. La facture pro forma de GIE BALY, nest pas retrouve dans le dossier. Les 3 factures pro forma prsentes (MTS AFRIQUE, KEUR KHADIM et SERVICE PLUS) sont bases DAKAR. 4. La facture pro forma de MTS transmise par fax nest pas exhaustive ; en effet, seule la page 2 est disponible dans le dossier. Rponse du CROUS : OBSERVATION 2 : Cf article 80 CMP OBSERVATION 4 : Elle existe et est disponible dans le dossier de rglement. Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues.
191
G GR RO OU UP PE EG GM MS S N 11 Pices dtaches automobile - Assane MBENGUE, TOTAL, SHELL, Alioune DIOP, Aly SARR, CFAO, MATFORCE, Quincaillerie Nouvelle : 12.361.687 FCFA Observations : 1. La DRP a-t-elle t publie (journal ? Chambre de Commerce ?). En effet, il ne sagit pas de lettres destines des entreprises figurant sur une liste restreinte. 2. Ltat de dclaration du parc automobile annonc larticle 3 de la DRP nest pas joint au dossier qui nous a t soumis. 3. La liste des items et / ou prestations nest pas annexe au dossier qui nous a t soumis. 4. Larticle 8 Pnalits ne prcise pas le taux et larticle 7 Livraison rception ne fixe pas de dlai de livraison. 5. Sur 6 lots : 1 - Electricit auto , 2 - Lubrifiants et divers , 3 - Tlerie gnrale et peinture , 4 - Vulcanisation au lieu de Vulgarisation , 5 Autres entretiens , 6 Entretien mobylette , les 4 nont reu quune seule rponse. Pour les 2 lots restants, le fait de retenir les 2 stations pour le lot 2, soit disant par mesure de scurit ne se justifie pas eu gard aux prix trs diffrents et, dune manire gnrale, plus levs pour la station TOTAL par rapport la station SHELL. 6. Le fait que 4 sur 6 lots nait reu quune seule rponse nous autorise nous interroger sur lefficacit de la publicit et / ou la qualit du dossier de consultation. Rponse du CROUS : 1. Cf. article 80 CMP Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues.
192
II.2.3) Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature
193
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.3) Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature II.2.3.1) Analyse des marchs examins MARCHES PRESENTES ET ANALYSES MEPN MARCHES PRESENTES MARCHES ANALYSES MONTANT DES MARCHES PRESENTES EN FCFA MONTANT DES MARCHES ANALYSES EN FCFA TAUX DE COUVERTURE (EN VALEUR)
26 15 2 188 260 681 1 188 936 533 54%
Les marchs prsents par le Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature sont composs dappels doffres (75%), dEntentes Directes 22% et de DRP 3%. Lanalyse graphique se prsente comme suit : Typologie des marchs prsents MEPN
ED 22% DRP 3%
AO 75%
Les statistiques se prsentent comme suit pour chacune des Directions du MEPN. o SAGE Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de Couverture 10 4 514 196 249 234 206 695 46%
Le total des marchs prsents par le SAGE slve 514 196 249 F CFA. Nous avons analys 4 marchs dune valeur de 234 206 695 F CFA, soit un taux de couverture de 46%.
194
marchs Analyss 46%
o DIRECTION DE LENVIRONNEMENT ET DES ETABLISSEMENTS CLASSES marchs prsents marchs analyss marchs prsents marchs analyss Taux de Couverture 1 1 475 540 000 475 540 000 100%
Nous avons reu de la DEEC une entente directe dun montant de 475 540 000 F CFA. Ce march a fait lobjet dune analyse. o DIRECTION DES EAUX ET FORETS, CHASSE ET CONSERVATION DES SOLS marchs prsents marchs analyss marchs prsents marchs analyss Taux de couverture 4 3 423 119 878 303 659 149 72%
Les marchs prsents par la DEFCCS slvent un montant de 423 119 878 F CFA pour un montant total de marchs analyss gal 303 659 149 F CFA, soit un taux de couverture de 72%.
marchs Analyss Rapport final en Fdes CFA Revue posteriori de la passation marchs de quatre ministres cls Fvrier 2007 72%
195
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.3.2) Tableau rcapitulatif des faiblesses releves dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne Faiblesses 1. Absence note de service nommant les commissions de dpouillement et de rception 2. Excution des commandes non base sur expression globale des besoins 3. Non tenue des situations dexcution budgtaire sur lexercice 2004 4. Cumul fonctions entre gestionnaire et comptable matires de fait 5. Non matrialisation des contrles de supervision sur les dossiers dengagement ou/et de liquidation 6. Absence de SPM 7. Indisponibilit des factures pro forma des fournisseurs concurrents 8. Signature du PV de rception par un responsable autre que lAdministrateur de crdit sans dlgation de pouvoir formelle 9. Nomination comptable matire non formalise par un arrt du Ministre charg des Finances 10. Utilisation partielle des modles annexes fournis par lInstruction 004 SAGE DEEC X X DEFCCS DPN X
X X
X X
X X
196
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse DEFCCS :

absence note de service nommant les commissions de dpouillement et de rception, la note est jointe en annexe. non tenue des situations dexcution budgtaire sur lexercice 2004, les situations se font rgulirement et cf. situation en annexe. non matrialisation des contrles de supervision sur les dossiers dengagement ou/et de liquidation daccord sur la remarque. Bonne note est prise pour 2007. indisponibilit des factures proforma des fournisseurs concurrents, les factures existent mais suite deux (02) dmnagements, on na pas pu retrouver les proforma des concurrents pour certains dossiers.
Commentaire de lAuditeur : Bien reu les complments prcits. Nous avons pris bonne note que nos remarques seront prises en compte lavenir.
II.2.3.3) Faiblesses releves dans les procdures de passation de marchs 1. APPEL DOFFRES OUVERT 1.1 REMARQUES GENERALES 1.1.1 Cahier des charges
Dans tous les cahiers des charges, il nest pas fait mention des dispositions gnrales administratives et techniques applicables. Il nest pas demand aux soumissionnaires de joindre leur offre une lettre de soumission. Dans les cahiers des charges, les critres dvaluation des offres et les critres de qualification des soumissionnaires ne sont pas dfinis. Il nest pas demand aux soumissionnaires de fournir leurs rfrences techniques. En gnral, lattestation de non faillite ne figure pas dans la liste des pices administratives requises. La remise, dans la soumission, dun exemplaire du cahier des charges paraph nest pas demande aux soumissionnaires.
197
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse DEFCCS : L lexplication fournie est que la procdure utilise par la Banque Mondiale est diffrente de celle utilise par lAdministration, mais toutes les informations figurant dans les CCAG et les CCAP sont disponibles dans les cahiers des charges tablis par le Ministre. Il nest pas demand aux soumissionnaires de joindre leur offre une lettre de soumission, mais tous les soumissionnaires fournissent systmatiquement pour chaque appel doffre une lettre de soumission. Les critres dvaluation des offres sont toujours prciss dans le DAO, ce qui permet la commission technique de faire son travail, sinon il lui serait impossible de prsenter un rapport technique. Lattestation de non faillite ne figure pas dans la liste des pices administrations requises, le code ne nous oblige pas le faire, mais les fournisseurs le mettent en annexe. La remise dun exemplaire du cahier des charges paraph nest pas demande aux soumissionnaires le code ne lexige pas mais exige un registre o tous les soumissionnaires qui ont retir un cahier des charges margent. Montant caution provisoire non prcis dans lavis dappel doffres pas obligatoire car figure dans le cahier des charges et la non production de la caution est un motif de rejet de loffre de la soumission. La dure validit des offres est bien inscrite dans le cahier des charges elle est de soixante (60) jours.
Commentaire de lAuditeur : Les marchs doivent comprendre les CCAG fixant les dispositions administratives et les CCTG fixant les conditions et spcifications techniques applicables tous les marchs (CMP - Art. 21). Pour une meilleure exploitation des cahiers des charges, nous suggrons, lavenir, dlaborer les cahiers prcits. Loffre doit contenir obligatoirement un acte crit ou soumission aux termes duquel le soumissionnaire sengage respecter les cahiers des charges. Si le soumissionnaire est retenu, la soumission devient une pice constitutive du march (CMP - Art. 22). La lettre de soumission contient des informations importantes : le montant de loffre, le dlai dexcution, la dure de validit des offres, etc. Une soumission non accompagne dune lettre de soumission signe est nulle. Dans les cahiers des charges, les critres de qualification des soumissionnaires et dvaluation des offres ne sont pas dfinis ; or, ces 2 types de critres sont fondamentaux pour la comparaison et lvaluation des offres.
198
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les cahiers des charges sont un lment constitutif du march (CMP - Art. 17). Leur paraphe est dict par un souci pratique : renforcer lengagement du soumissionnaire et sassurer quil a pris connaissance du cahier des charges. Lavis dappel doffres fait connatre les justifications produire concernant les capacits exiges des soumissionnaires (CMP - Art. 51). La caution, du fait de son cot financier, est un lment fondamental dans la dcision du soumissionnaire. Lavis dappel doffres fait connatre le dlai pendant lequel les soumissionnaires restent engags par leurs offres (CMP - Art. 51). Donc, ce dlai doit tre mentionn dans lavis.
1.1.2
Publicit
En gnral, il est fait mention du numro et de la date de parution de lAvis dappel doffres, mais la copie de lextrait du journal nest pas insre au dossier, do limpossibilit de vrification : dossiers DEFCCS I, SAGE IV et DEFCCS II, SAGE V. Le montant de la caution provisoire nest pas prcis dans les Avis dAO. La dure de validit des offres nest spcifie dans aucun Avis. Procs-verbal douverture des plis
1.1.3
Pour la totalit des dossiers, le registre ou la feuille de prsence des reprsentants des soumissionnaires nest pas joint au PV douverture des plis. Rponse DEFCCS : Le registre ou la feuille de prsence des reprsentants des soumissionnaires nest pas joint au procs verbal douverture des plis mais la liste de tous les prsents aussi bien au niveau de la commission de marchs quau niveau des soumissionnaires est inscrit dans le procs verbal douverture des plis, nanmoins la recommandation pourrait tre applique ds 2007. Commentaire de lAuditeur : Les candidats ou leurs reprsentants qui seront prsents doivent signer un registre attestant de leur prsence (CMP - Art. 83). En consquence, outre linscription dans le PV, un extrait du registre ou bien une feuille de prsence doit tre joint.
199
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.1.4 Rapport dvaluation
Pour la plupart des marchs, le Rapport technique contient une seule page et lvaluation des offres prend en compte uniquement le prix : Marchs SAGE III et SAGE IV. Dans tous les rapports, il ne figure pas les tableaux des offres lues publiquement, des montants corrigs ainsi que le classement des soumissions. Dans la totalit des dossiers, les originaux des offres des soumissionnaires nont pas t retrouvs. Procs-verbal dattribution
1.1.5
Linformation nest pas communique aux soumissionnaires dont les offres ne sont pas retenues. Rponse DEFCCS : Le tableau des offres lues publiquement est retrac au niveau du procs verbal douverture des plis. Le rapport technique est la synthse de lvaluation des offres qui diffre selon quon ait des fournitures, des travaux ou de la consultance. Procs verbal dattribution : les soumissionnaires non retenus sont informs car ils suivent de trs prs leur dossier. Seulement la remarque peut tre retenue et les soumissionnaires non retenus pourraient tre informs par lettre en mme temps que la main leve de leur caution qui se fait aussitt aprs ladjudication du march, et ceci se fait par crit.
Commentaire de lAuditeur : Mme si le tableau des offres lues publiquement est retrac au niveau du procs verbal douverture des plis, ce tableau doit tre repris dans le rapport dvaluation. Cest le point de dpart pour ensuite vrifier sil ny a pas derreur de calcul ou domission. La commission corrige les erreurs purement arithmtiques dcouvertes au cours de lexamen des offres (CMP - Art. 85). Le rapport dvaluation tient compte non seulement des prix, mais aussi de la qualit et de la compatibilit du matriel, des dlais dexcution, des modalits de garantie, de la valeur technique des prestations, etc. (CMP - Art. 86). En cas dapprobation du procs-verbal dattribution, lautorit contractante avise immdiatement les autres candidats du rejet de leurs offres (CMP - Art. 87). Elle procde galement, le cas chant, la mainleve des cautions des soumissionnaires non retenus. 200
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.1.6 March
Pour la totalit des marchs, la procdure de conciliation nest pas prvue, pour le rglement lamiable des litiges, avant le recours juridictionnel. Les pices constitutives du march ne sont pas inventories dans le contrat. Cautionnement dfinitif
1.1.7
Pour lessentiel des dossiers, except les marchs DEFCCS I et DEFCCS II, la garantie de bonne excution nest pas jointe. 1.1.8 Bordereau de livraison
Pour lessentiel des dossiers, except le march DEFCCS I, les bordereaux de livraison ne sont pas joints. 1.1.9 1.10 Procs-verbal de rception
Pour lessentiel des dossiers, except le march DEFCCS I, les PV de rception ne sont pas joints. 1.1.10 Documents de rglement A20- Pour lessentiel des dossiers, except le march DEFCCS I, les documents de rglement ne sont pas joints. Rponse DEFCCS : La procdure de conciliation est toujours prvue dans les marchs. Les pices constitutives du march sont toujours inventories dans le contrat. Le cautionnement dfinitif na pas tre joint au march, il est demand dans le march et doit tre prsent par le soumissionnaire retenu au service financier du ministre. Bordereaux de livraison et procs verbal de rception : ces pices sont jointes au dossier aprs la livraison du produit dans ? ne peuvent pas tre annexs au march. Ces pices sont disponibles auprs du gestionnaire du dpartement.
Commentaire de lAuditeur : Les autorits contractantes et les cocontractants peuvent inclure la conciliation sous forme de mdiation de lautorit suprieure de la personne responsable du march (CMP - Art. 188). Lexistence de la Chambre de Conciliation, de 201
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Mdiation et dArbitrage (CCMA) de la Chambre de Commerce dIndustrie et dAgriculture de la Rgion de Dakar (CCIARD) doit aussi tre mise profit. Le march doit contenir lnumration par ordre de priorit des pices du march (CMP - Art. 18 et 19). Tout titulaire dun march doit fournir un cautionnement dfinitif en garantie de la bonne excution du march et du recouvrement des sommes dont il serait dbiteur au titre du march (CMP - Art. 137). Nous navons pas trouv, dans le dossier, la copie de la caution dfinitive. Les fournitures et prestations effectues par le titulaire sont soumises des vrifications qualitatives et quantitatives destines constater quelles rpondent aux spcifications du march (CMP - Art.121). Nous navons pas trouv, dans le dossier, la copie des bordereaux de livraison et PV de rception.
202
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.2 Marchs du Service de lAdministration Gnrales et de lEquipement (SAGE) Les marchs suivants ont t passs par le SAGE du Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature : Type de march Montant (F CFA TTC)
Numro
Titre du march Fourniture de mobilier et matriel de bureau pour lensemble des ministres
Titulaire
Financement
SAGE II
Appel doffres ouvert
40 766 640
Distribution Plus
Budget Gnral Gestion 2004
SAGE III
SAGE IV
Fourniture de matriel de reboisement pour les coles exprimentales du PTBE Fourniture et pose de matriel de clture en grillage type ferlo (3lots)
75 499 055 Lot 1 : 69 974 000 Lot 2 : 69 997 600 Lot 3 non joint Lot 1 : 23 986 214 Lot 2 : 23 980 786 Les montants ont t changs aprs ladjudication
Gnral dEntreprise et de Distribution (GDI)
Appui Budgtaire du Royaume des Pays-Bas
SO.CO.TP SARL
Appui Budgtaire du Royaume des Pays-Bas
SAGE V
Fourniture de matriel de Appel ppinire et de doffres lutte contre les feux de brousse ouvert destin au PGIES (2 lots)
Gnral dEntreprise et de Distribution (GDI)
Budget Consolid dInvestissement (Gestion 2004)
La revue des documents de passation des marchs appelle de notre part les remarques suivantes :
203
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.2.1 Cahier des charges La dure de validit des garanties de soumission nest pas spcifie dans les dossiers SAGE III, SAGE IV, SAGE V. Pour le march SAGE IV, il y a une erreur du libell de lobjet dans le cahier des charges. Pour le lot 1, FP de 40 000 m de clture en grillage type ferlo . Pour le lot 2, FP de 20 000 m de clture en grillage type ferlo . En ralit, il sagit pour le lot1 de FP de 20 000 m de clture en grillage type ferlo et pour le lot 2 de FP de 10 000 m de clture en grillage type ferlo . Pour les marchs SAGE I, SAGE III et SAGE IV relatifs la Fourniture et Pose , lattestation de qualification et de classification des entreprises nest pas demande aux soumissionnaires. Pour les marchs SAGE III, SAGE IV, lattestation de la CSS nest pas demande dans la liste des pices administratives. Dans le cahier des charges des dossiers SAGE III, SAGE IV, le cautionnement dfinitif est fix un taux de 12 % sans distinction. La dure de validit de la caution dfinitive nest pas spcifie dans les dossiers SAGE III, SAGE IV, SAGE V. Dans les marchs SAGE II, SAGE III, SAGE IV et SAGE V relatifs la F et P , les spcifications techniques des fournitures ainsi que le mode de pose de celles-ci ne sont pas clarifies. Pour le march SAGE IV, le lieu de pose du matriel des lots 2 et 3 nest pas prcis.
1.2.2 Publicit En gnral, il est fait mention du numro et de la date de parution de lAvis dappel doffres mais la copie de lextrait du journal nest pas insre au dossier : dossiers SAGE IV et SAGE V. Pour le march SAGE II, lavis est paru dans le bulletin de la CCIARD. La date de publication est illisible dans lextrait de lavis insr au dossier. Lobjet de lAvis dappel doffres publi dans le bulletin est diffrent de celui du cahier des charges (les effets vestimentaires et le matriel dappartement sont inclus dans lAvis mais pas dans le cahier des charges). Dans le dossier SAGE IV, lavis ne prcise pas le lieu et les modalits dobtention des cahiers des charges.
204
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour le march SAGE IV, dans lavis dappel doffres, le lot 1 concerne les rgions de Fatick, Kaolack et Tambacounda. Or, dans le cahier des charges, le lot 1 concerne les rgions de Fatick et Tambacounda. Pour le march SAGE IV, dans lavis dappel doffres, le lot 2 concerne la fourniture et pose de 10 000 m de clture en grillage. Or, dans le cahier des charges, le lot 2 concerne la fourniture et pose de 20 000 m de clture en grillage.
1.2.3 Procs-verbal douverture des plis Le PV douverture des plis ne figure pas dans le dossier SAGE II. Pour certains marchs, la date douverture des offres prvue dans lAvis est repousse sans quaucun justificatif ne figure dans le dossier : Marchs SAGE II, SAGE III et SAGE IV. Pour les soumissionnaires ayant prsent des cautions provisoires non conformes, loffre est rejete sans tre ouverte : March SAGE IV avec GMB. Pour le march SAGE IV, le soumissionnaire JLS a fourni une capacit financire dun montant de 70 millions F CFA pour les lots 2 et 3.
1.2.4 Rapport dvaluation Pour la plupart des marchs, le Rapport technique contient une seule page et lvaluation des offres prend en compte uniquement le prix : Marchs SAGE III et SAGE IV. Pour le dossier SAGE II, le rapport dvaluation des offres est remplac par un tableau rcapitulatif des observations de la Commission de visite des magasins ou ateliers. Or, les PV de visite technique signs ne sont pas joints au dossier. Pour le dossier SAGE II, les observations de la Commission de visite relatives au soumissionnaire Socit Distribution Plus, adjudicataire, ne figurent pas dans le tableau dvaluation. Pour le dossier SAGE II, les soumissionnaires nont t aviss que par tlphone de la tenue des visites techniques. Pour le dossier SAGE III, la justification des corrections, apportes aux offres, nest pas fournie. Pour le march SAGE IV, le soumissionnaire GMB a t limin car son offre ne prend pas en compte la pose du matriel, qui peut tre valorise au titre des ajustements. 205
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.2.5 Procs-verbal dattribution Le PV dattribution ne figure pas dans le dossier SAGE II. 1.2.6 Attestation dexistence de crdit Lattestation dexistence de crdit ne figure pas dans les dossiers SAGE II, SAGE IV. Dans le rapport de prsentation des marchs, il nest pas effectu la synthse de lconomie gnrale du march et les tapes du processus de passation des marchs : dossiers SAGE II, SAGE III, SAGE IV.
1.2.7 March Dans le march, les pnalits de retard sont valus selon la formule V x R / 2500. Or, dans le Cahier des charges, les pnalits de retard sont values selon la formule V x R / 1000 : Marchs SAGE III et SAGE IV, ce changement favorise, postriori, le soumissionnaire. Dans les marchs SAGE III et SAGE IV, la caution dfinitive est fixe 5 %. Or, dans le Cahier des charges, la caution dfinitive est de 12%. Pour les marchs SAGE II, SAGE III et SAGE IV, les conditions de garantie des fournitures ne sont pas prcises. Dans le dossier SAGE IV, le march relatif au lot 3 nest pas joint. Pour les marchs SAGE II, SAGE III, SAGE IV le dlai contractuel nest pas prcis. Pour le march SAGE IV (lot 1), lobjet dfini dans le march diffre de celui nonc dans le cahier des charges. Les clauses du march SAGE IV stipulent que les livraisons sont effectues dans les magasins du MEPN sur la base de bons de commande du SAGE. Le dlai entre le lancement de lAppel doffres et lApprobation du march est long pour la plupart des marchs : 7 mois pour le march SAGE IV, 8 mois pour le march SAGE III, 13 mois pour le march SAGE II, etc.
1.2.8 Bordereau de livraison Pour lessentiel des dossiers, les bordereaux de livraison ne sont pas joints. 1.2.9 Procs-verbal de rception Pour lessentiel des dossiers, les PV de rception ne sont pas joints. 1.2.10 Documents de rglement
206
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour lessentiel des dossiers, les documents de rglement ne sont pas joints. Rponse SAGE : Dure de validit des garanties de soumission : Elle est non seulement stipule dans le cahier des charges, mais au moment de louverture des plis on spcifie toujours la validit de la caution. En plus cette dure est toujours spcifie dans la caution elle mme. Attestation de qualification et de classification des entreprises nest pas demande dans la liste des pices administratives. Cette pice nest pas demande dans la liste des pices administratives. Cf. code. Il est noter que les remarques dordre gnral sont reprises dans les remarques spcifiques savoir : La dure de validit de la caution ; La publicit ; Lavis qui prcise toujours les modalits, dobtention des cahiers des charges, le lieu, la date et lheure de dpouillement. Concernant la date douverture des offres, chaque fois quil ya un report de la date douverture, il ya soit un avis rectificatif du report de la date de dpouillement, soit un procs verbal de carence. Caution provisoire : si la caution de soumission nest pas conforme, loffre est rejete. Pour le dossier SAGE II, le rapport dvaluation des offres ainsi que le Procs verbal de la commission de visite est joint en annexe. Certains marchs de montant suprieur 50 millions sont approuvs par le Ministre de lEnvironnement et de la Protection (MEPN) de la Nature, lpoque le MEPN pouvait approuver jusqu 100 millions, Le dlai entre le lancement de lappel doffres et lapprobation du march est long pour la plupart des marchs : lexplication tient au fait que cause de procdure interne (ramnagement du budget, virement de crdit, ) tant que lattestation dexistence de crdit nest pas disponible, le dossier ne peut pas tre prsent la CNCA. Bordereau de livraison, procs verbal de rception, ces documents existent et sont des pralables tout paiement. Documents de rglement : ne sont pas joints peut tre aux dossiers, mais ils existent sinon les rglements ne pourraient pas tre effectus.
207
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Commentaire de lAuditeur : Dans les dossiers SAGE III, SAGE IV et SAGE V, la dure de validit requise pour les garanties de soumission nest pas spcifie. Or, les cautionnements provisoires sont librs la dsignation dfinitive du titulaire du march (CMP - Art. 136) ou au moins 30 jours aprs la fin de validit des offres. Les entrepreneurs et artisans du btiment et des travaux publics sont tenus de fournir lattestation de qualification et de classification dlivre par la Commission Nationale de Qualification et de Classification des entreprises, entrepreneurs et artisans du btiment et des travaux publics institue par dcret (CMP - Art. 31). Nous avons introduit par des observations dordre gnral puis tenant compte des spcificits de chaque type de march (Appel doffres ouvert, Entente directe, Demande de Proposition, Avenant ou Demande de Renseignement et de Prix (DRP), nous avons formul des remarques spcifiques. Dans le dossier SAGE IV qui nous a t remis, lavis ne prcise pas le lieu et les modalits dobtention des cahiers des charges. Or, lavis dappel doffres fait connatre le lieu et la date o lon peut prendre connaissance des cahiers des charges et des modalits dobtention des documents (CMP - Art. 51). Pour les marchs SAGE II, SAGE III et SAGE IV, la date douverture des offres prvue dans lAvis est repousse sans quaucun justificatif ne figure dans le dossier. Or, le report de la date de dpt et douverture des offres doit tre publi temps et dans les mmes formes que lavis initial. Mme si la garantie de soumission nest pas conforme, loffre doit tre ouverte car Le montant de chaque offre, la prsence ou labsence du cautionnement sont lus haute voix lors de louverture des plis (CMP - Art. 83). Le march SAGE IV avec GMB est dans ce cas de figure. Les dlais des diffrents modes de passation de la publicit jusqu lapprobation ne doivent pas dpasser 3 mois (Rapport de prsentation du dcret).
208
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Marchs de la Direction des Eaux, Forts, Chasse et la Conservation des Sols (DEFCCS)
Les marchs passs par la DEFCCS et revus dans le cadre de cet audit sont dtaills ci-aprs : Numro Type de march Appel doffres ouvert Titre du march Acquisition de gaines noires en polythylne Fourniture de 30 498 m de grillage pour clturer diffrents sites forestiers (N153/FM) Fourniture de pneumatiques destins aux vhicules et engins lourds de la DEFCCS Montant (FCFA TTC) 121 988 000 Titulaire SEVAM Financement Budget National dInvestisse ment Gestion 2004 Budget National dInvestisse ment (Gestion 2004)
DEFCCS I
DEFCCS II
106 994 046
CORAK SENEGA L
DEFCCS III
74 677 103
SICAS SA
Budget National dInvestisse ment (Gestion 2004)
La revue de ces marchs a permis de mettre en vidence les faiblesses suivantes : 1.2.11 Cahier des charges Le cahier des charges ne figure pas dans les dossiers DEFCCS I et DEFCCS II. La dure de validit des garanties de soumission nest pas spcifie dans le dossier DEFCCS I. Dans certains cahiers des charges, il est indiqu que la rception a lieu Dakar alors quen ralit la pose se fait hors de Dakar : March DEFCCS I.
1.2.12 Publicit En gnral, il est fait mention du numro et de la date de parution de lAvis dappel doffres mais la copie de lextrait du journal nest pas insre au dossier : dossier DEFCCS I.
209
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.2.13 Procs-verbal douverture des plis Le PV douverture des plis ne figure pas dans les dossiers DEFCCS I et DEFCCS II. 1.2.14 Rapport dvaluation Le Rapport dvaluation ne figure pas dans les dossiers DEFCCS I et DEFCCS II. 1.2.15 Procs-verbal dattribution Le PV dattribution ne figure pas dans les dossiers DEFCCS Iet DEFCCS II. 1.2.16 Attestation dexistence de crdit Lattestation dexistence de crdit ne figure pas dans les dossiers DEFCCS I et DEFCCS II. Dans la lettre de prsentation des marchs, il nest pas effectu la synthse de lconomie gnrale du march et les tapes du processus de passation des marchs : dossiers DEFCCS I et DEFCCS II. Pour les dossiers DEFCCS I, DEFCCS II, le dlai entre le lancement dappel doffres et la date du Rapport de prsentation est de un (1) mois seulement, do des apprhensions sur le respect du temps minimum de prparation des offres.
1.2.17 March Pour le dossier DEFCCS I, le march prvoit une livraison Dakar au sige de la DEFCCS. Pour le march DEFCCS II, il y a une erreur car lintitul du march est Fourniture de grillage . Pour le march DEFCCS II, le dlai contractuel nest pas prcis. Dans le march DEFCCS II, les diffrents sites forestiers clturer ne sont pas prciss. Certains marchs de montant suprieur 50 millions F CFA sont approuvs par le Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature. Cest le cas du march DEFCCS I. Le dlai entre le lancement de lAppel doffres et lApprobation du march est long pour la plupart des marchs : 8 mois pour les marchs DEFCCS I, DEFCCS II, etc.
1.2.18 Cautionnement dfinitif
210
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour le march DEFCCS I, la caution de bonne excution est date du 22.04.2005, soit 4 mois aprs lapprobation du march et bien aprs lmission de la facture. Pour le march DEFCCS II, la garantie de bonne excution est date du 14 avril 2005, soit 3.5 mois aprs lapprobation du march intervenue le 31.12.2004. Le cautionnement est valide pour une priode de 2 mois (du 14 avril au 14 juin 2005). Pour le march DEFCCS II, la garantie de bonne excution a t produite tardivement et sa dure, limite 2 mois, est courte vu que le march prvoit une rception dfinitive, donc une priode de garantie qui doit tre dau moins un an.
1.2.19 Bordereau de livraison Pour le dossier DEFCCS I, les bordereaux joints au dossier renseignent que les livraisons sont effectues dans les 11 rgions du Sngal. 1.2.20 Procs-verbal de rception Pour lessentiel des dossiers, except le march DEFCCS I, les PV de rception ne sont pas joints. 1.2.21 Documents de rglement Pour lessentiel des dossiers, except le march DEFCCS I, les documents de rglement ne sont pas joints. Rponse de la DEFCCS : Nant Commentaire de lauditeur A la date dlaboration du prsent rapport final, nous navons reu aucun commentaire de la DEFCCS.
211
G GR RO OU UP PE EG GM MS S MARCHE PAR ENTENTE DIRECTE Le march par entente directe concerne uniquement le dossier SAGE I (march 193/FM), dont les caractristiques sont les suivantes : Type de Numro march SAGE I Montant (F Titulaire CFA TTC)
Titre du march
Financement Appui budgtaire des Pays-Bas et Etat du Sngal
Ralisation des travaux de la dcharge contrle Entente 475 540 000 de la ville de This directe (193/FM)
SENES SARL
Ce march pass par entente directe appelle de notre part les commentaires suivants : 2.1 Justifications Pour le march N1, cest le bureau SENES qui doit raliser la matrise duvre du projet (tudes et suivi) qui ralise galement les travaux, do un conflit dintrt. Daprs la requte du SAGE et compte tenu du dlai imparti, les travaux ne peuvent tre obtenus quauprs du seul entrepreneur SENES. Il sagirait du 6me cas o la passation de march par entente directe est autorise travaux qui, dans le cas durgence imprieuse, motive par des circonstances imprvisibles ne peuvent pas subir les dlais dune procdure dappel la concurrence (Paragraphe 6, CMP - Art. 76).
2.2 Consultation Il ny a pas eu de mise en concurrence car seul le bureau SENES a t consult. Il na pas t publi un avis public de consultation. Il ny a pas de dossier de consultation accompagn de cahier des charges. Lattestation de qualification et de classification des entreprises de lentreprise SENES nest pas jointe au dossier.
2.3 Procs-verbal douverture des plis Il ny a pas de PV douverture des plis en labsence de consultation. 2.4 Procs-verbal de ngociation Le PV de ngociation entre les cocontractants nest pas joint au dossier.
212
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le contrle des prix unitaires ou forfaitaires proposs par SENES na pas t effectu.
2.5 March La dure de ralisation du march, approuv le 25 fvrier 2004, est de quatre mois. Ainsi, le dlai contractuel expire le 25 juin 2004, soit 2 mois aprs la fte de lindpendance qui avait justifie limprieuse ncessit. Dans le march, la caution dfinitive est fixe 12 %. Dans le march, il manque le devis estimatif de SENES, le Cahier des Prescriptions Techniques Particulires (CPTP), le planning. Dans le dossier, il manque la lettre de notification du march et lordre de service de dmarrage des travaux. Le montant du march est de 475 540 000 FCFA, donc suprieur au seuil dapprobation par le MEF (300 millions F CFA) alors quil a t approuv, par dlgation, par le Directeur de cabinet du Ministre de Budget.
2.6 Excution du contrat Dans le dossier, il manque les PV de chantier ainsi que les rapports dexcution de la dcharge. La copie de la caution bancaire de garantie de lavance de dmarrage nest pas jointe au dossier. Le PV de rception provisoire nest pas joint au dossier.
Rponse SAGE : Ce dossier concerne SENES et est relatif la ralisation des travaux de la dcharge contrle de la ville de This pour 475 540 000 F. Cest aprs avoir tudi la faisabilit de ltude concernant les dcharges contrles dans les 10 capitales rgionales, le MEPN a demand et obtenu de la CNCA lautorisation de passer un march par entente directe pour raliser la dcharge contrle de la ville de This auprs de SENES qui avait fait ltude pour la faisabilit des dcharges. Quand il y a entente directe, il nexiste pas de Procs verbal douverture de plis, ni davis public de consultation. Toutefois, il existe un devis estimatif, les spcifications techniques, ainsi que le planning des travaux qui sont annexs au dossier. Les Procs verbaux de chantiers ainsi que les rapports dexcution de la charge existent et doivent en principe tre annexs au dossier sinon les paiements ne pourraient pas tre effectus.
213
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Caution bancaire de garantie de lavance de dmarrage ainsi que les procs verbaux de rception existent sinon les paiements ne pourraient pas tre effectus.
Commentaire de lAuditeur : Bien not vos remarques. Toutefois, il convient de noter que pour le march N1, cest le bureau SENES charg de la matrise duvre du projet (tudes et suivi) qui ralise galement les travaux. Il y a un conflit dintrt car on ne peut tre matre duvre et entreprise de ralisation (juge et partie). Il faut, lavenir, viter ce cas dincompatibilit. Dans le dossier qui nous a t remis, il manque le planning des travaux, les PV de chantier et les rapports dexcution de la dcharge. De mme, la caution bancaire de lavance de dmarrage et les PV de rception ne sont pas joints au dossier qui nous a t remis.
SELECTION DE CONSULTANT Le march de consultation concerne uniquement le dossier DEEC I : Numr o Type de march Titre du march Slection de Consultant pour llaboration dune nomenclature des tablissements classs Montant (FCFA TTC) Titulaire Financeme nt Appui budgtaire du Royaume de PaysBas
DEEC I
Demande de Propositio n
54 542 194
QUARTZ AFRIQU E
3.1 Termes de rfrence (TDR) Il ny a pas eu de liste restreinte, ni de demande de propositions. Cest un appel doffres ouvert qui a t lanc, contrairement aux dispositions de larticle 55 du CMP. La mthode dvaluation des offres nest pas prcise (mthode qualit/cot). De plus, il nest pas spcifi les critres suivants : lexprience et la qualification du personnel cl, lexprience du bureau, la mthodologie, etc. Le mode de notation des critres dvaluation, ainsi que leur pondration, nest pas indiqu dans le DAO.
214
G GR RO OU UP PE EG GM MS S La dure des prestations du personnel cl (en hommes-mois par exemple) nest pas quantifie. Il nest pas demand aux Consultants de fournir les CV de leur personnel cl. Le score technique minimum requis pour la phase dvaluation technique nest pas spcifi. La notation maximale attribuer individuellement chaque expert nest pas prcise, de mme la qualification minimale requise. Il nest pas demand aux administratives. soumissionnaires de fournir les pices
La liste des pices administratives exiges des soumissionnaires ne figure pas dans le DAO.
3.2 Publicit Un appel doffres ouvert a t lanc pour la slection du consultant ; en consquence, le processus a t mis en oeuvre sans la manifestation dintrt, ni tablissement de liste restreinte. Il est fait mention du numro et de la date de parution de lAvis dappel doffres mais la copie de lextrait du journal nest pas insre au dossier.
3.3 Procs-verbal douverture des offres techniques La date douverture des offres prvue dans lAvis a t repousse du 28 mai 2004 au 03 juin sans justificatif et publication dans les mmes formes. Le registre de prsence des reprsentants des soumissionnaires nest pas joint au PV douverture des plis.
3.4 Rapport dvaluation Les 4 critres dvaluation ainsi que leurs pondrations respectives ont t fixs posteriori lissue de louverture des offres. Les 4 critres retenus sont : expertise propose, comprhension, dlais dexcution et mthodologie. Il y a des erreurs arithmtiques sur la totalisation des notes affectes aux diffrents critres. Elles dcoulent de la sommation des fractions ( /20 et /10). Le soumissionnaire Quartz Afrique a obtenu une note de 45/20 pour le critre mthodologie comprhension. 215
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le soumissionnaire Mintech International a obtenu une note de 20/20 pour le critre mthodologie - comprhension. Une note globale est attribue pour lexpertise du personnel cl. Les offres des soumissionnaires ne sont pas jointes.
3.5 Procs-verbal douverture des offres financires Les convocations aux soumissionnaires retenus ne sont pas jointes au dossier. Les informations envoyes aux soumissionnaires non retenus ne sont pas jointes au dossier. La commission na pas valid le rapport dvaluation technique des offres.
3.6 Rapport dvaluation financire Il y a une erreur sur le calcul des scores financiers attribus aux soumissionnaires. 3.7 Procs-verbal dattribution Il faut vrifier que Quartz Afrique a transmis lattestation de lInspection du travail avant adjudication. Les informations envoyes aux soumissionnaires non retenus ne sont pas retrouves dans le dossier. Noter que le dlai de validit des offres prvu (90 jours) est largement dpass car lAppel doffres a t lanc le 28.04 et lattribution a eu lieu le 08.09.2004, soit plus de 4 mois aprs.
3.8 Attestation dexistence de crdit Lattestation dexistence de crdit ne figure pas dans le dossier. 3.9 Rapport de prsentation Dans la lettre de prsentation des marchs, la synthse de lconomie gnrale du march et les tapes du processus de passation des marchs nest pas effectue. 3.10 March La mission dcrite dans le contrat est dampleur moindre que les spcifications des TDR. Dans le march, les pnalits de retard sont values selon la formule V x R / 2500 alors que dans le Cahier des charges prvoyait la formule V x R / 1000, ce qui favorise le soumissionnaire aprs coup. 216
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Les conditions de paiement ne sont pas prcises dans le march (article 7b du march). Une retenue de garantie de 2% est effectue sur les paiements du Consultant. Le dlai entre le lancement de lAppel doffres (28.04.2004) et lApprobation du march (31.12.2004) est long : 7 mois.
3.11 Cautionnement dfinitif La garantie de bonne excution nest pas jointe. Rponse DEECI : Lchantillon retenu a trait la slection de consultant pour llaboration dune nomenclature des installations classes de FCFA, 54 542 194 TTC. Concernant les tudes, le principe de liste restreinte est la rgle mais rien ninterdit ce quon fasse un appel doffre ouvert. Dans le cahier des charges, la mthode dvaluation propose a permis la commission ad-hoc de faire le rapport technique sur la base de : - lexpertise propose, la comptence et la qualification du personnel. - La mthodologie et la comprhension des TDR ; - Le dlai dexcution de la mission cf. en annexe les rapports dvaluation des offres techniques, des offres financires et le rapport dadjudication car toutes les remarques mentionnes en page 122 du document ont t satisfaits dans les rapports dj approuvs par la commission des marchs du dpartement. Commentaire de lAuditeur : - Pour les marchs de Consultants passer ultrieurement, nous recommandons de tenir compte de nos observations relatives llaboration des Demandes de Propositions et au mode de slection (liste restreinte) et dvaluation des propositions (systme de points), en rfrence aux dispositions de larticle 55 du CMP.
217
2. AVENANT Les avenants concernant le MEPN sont lists ci-dessous : Numro Type de march Titre du march Avenant N1 au march relatif lacquisition de 9 vhicules de marque TOYOTA destins au MEPN (N193/FM) Avenant N1 au march relatif lacquisition de 8 vhicules de marque MITSUBISHI destins au MEPN (N196/FM) Montant (FCFA TTC) Titulaire Financement Budget Gnral de Fonctionneme nt (Appui budgtaire Pays-Bas) Budget Gnral de Fonctionneme nt (Appui budgtaire Pays-Bas)
SAGE VI
Avenant
55 032 000
CFAO SENEGAL
SAGE VI
Avenant
24 072 000
SENEGAL AISE DE LAUTOM OBILE
Nous avons relev les faiblesses suivantes, concernant ces deux avenants : 4.1 Autorisation CNCA Pour le march SAGE VI, le march de base concerne 9 vhicules et lavenant 4 vhicules de plus, soit une variation de 44 % par rapport aux quantits, ce qui dpasse le seuil de 25 % fix par le CMP. Pour le march SAGE VII, la lettre dautorisation N 412/PR/SG du 06.08.2003 nest pas jointe au dossier. Pour le march SAGE VI, le devis estimatif de la socit CFAO est dat du 21.11.2004 et celle de la CNCA du 21.12.2004.
4.2 Attestation dexistence de crdit Lattestation dexistence de crdit ne figure pas dans les dossiers SAGE VI et SAGE VII. 4.3 March Le march SAGE VI de montant suprieur 50 millions F CFA est approuv par le Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature.
218
Pour le march SAGE VI, le projet davenant joint au dossier est non dat, non approuv et non enregistr.
4.4 Cautionnement dfinitif Pour les marchs SAGE VI et SAGE VII, la garantie de bonne excution nest pas jointe. 4.5 Bordereau de livraison Pour les marchs SAGE VI et SAGE VII, les bordereaux de livraison ne sont pas joints. 4.6 Procs-verbal de rception Pour les marchs SAGE VI et SAGE VII, les PV de rception ne sont pas joints. 4.7 Documents de rglement Pour les marchs SAGE VI et SAGE VII, les bons dengagement ont t dits une date antrieure lapprobation des contrats. Pour les marchs SAGE VI et SAGE VII, les documents de rglement ne sont pas joints.
Rponse du SAGE : Lautorisation dacquisition de la Prsidence n6152/PR/SG/IGE/CCVA du 19 septembre 2003 est annexe au dossier pour 26 vhicules. Les vhicules nayant pu tre livrs en 2003, compte tenu de contraintes budgtaires, le reliquat ncessairement fait lobjet davenants approuvs sur la base des marchs initiaux. Concernant les projets davenants joints aux dossiers et non dats, des problmes de dmnagement nous ont empch de vous remettre, les avenants approuvs mais ces documents existent au Trsor. La mme remarque voque tout lheure est valable pour les documents de rglement ainsi que les bordereaux de livraison et procs verbaux de rceptions. Commentaire de lAuditeur : - Pour les avenants passer ultrieurement, nous recommandons de tenir compte de nos remarques voques dans le rapport. En outre, nous rappelons que Laugmentation des fournitures, services ou travaux rsultant dun ou plusieurs avenants ne doit en aucun cas dpasser 25 % des quantits prvues au march initial, ni 50 % de son montant (CMP - Art. 24).
219
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Demande de Renseignement et de Prix (DRP) 5.1 Remarques gnrales La composition de la Commission de dpouillement interne nest pas dfinie. Gnralement, les soumissionnaires non adjudicataires prsentent des offres de montant suprieur 15 millions F CFA. Pour lessentiel des dossiers, les bons de commande, les bordereaux de livraison, les PV de rception et les documents de paiement ne sont pas joints. Dans le PV dattribution, il ne figure pas le tableau de vrification des pices administratives ainsi que le classement des offres.
Rponse du SAGE : - Composition de la commission de dpouillement interne est connue et est compose de lAdministrateur de crdit, le gestionnaire et le comptable matire plus un membre du service utilisateur ; - pour lessentiel des dossiers les bons de commande, les bordereaux de livraison, les procs verbaux de rception et les documents de paiement ne sont pas joints : les documents existent mais suite des dmnagements successifs, ces pices nont pas pu tre communiques la mission. Commentaire de lAuditeur : Observations maintenues.
220
5.2 DRP de la SAGE Les demandes de renseignement et de prix ralises par le SAGE du MEPN au cours de lanne 2004 sont rsumes ci-aprs : Numr o Titre du march Achat de produits dentretien destins au MEPN Montant (F CFA TTC) Titulaire Oumou MultiServices Financement Budget Consolid dInvestissemen t (Gestion 2004) Budget Consolid dInvestissemen t (Gestion 2004) Budget Gnral 2004
DRP I
14 953 500
DRP II
Achat de matriel informatique et audiovisuel
14 341 720
SINPAC SARL
DRP III
Achat de matriel dassainissement Fourniture de consommables informatiques
14 997 800
Ets MADIYA NA
DRP IV
14 981 280
SENI
Budget Gnral 2004
Ces DRP rvlent les faiblesses suivantes dans leur mode dexcution : Dans les DRP NI, NII, NIII et NIV, il nest pas joint les lettres dinvitation adresses au moins trois (3) fournisseurs. Dans les DRP NI, NII, NIII et NIV, il manque le PV de dpouillement interne. Dans les DRP NI, la facture pro forma du GIE INAHAANI et M.A.D est date du 3 juin 2004 alors que la sance douverture des plis a eu lieu le 2 juin 2004. Pour la DRP NII, les bons de commande, les bordereaux de livraison et les PV de rception ne sont pas joints. Dans la DRP NII, les spcifications techniques du matriel ne sont pas prcises.
221
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Pour la DRP NII, il y a une erreur de calcul horizontale : 14 986 00 F CFA au lieu de 14 927 00 F CFA. Pour la DRP NIII, les factures ne sont pas dates. Pour la DRP NIII, les quantits des factures proforma des soumissionnaires Ets Madiyana, CADP et Diarrya Services sont diffrentes Pour la DRP NIII, le bordereau de livraison est sign par un seul membre de la commission de rception. Le visa du COF ne figure pas sur le PV de rception. Pour la DRP NIV, seule la facture de SENI (non date et sans rfrences administratives) figure dans le dossier. Pour la DRP NIV, le bordereau de livraison est non dat et non sign par la commission de rception.
Rponse du SAGE : Les mmes remarques voques plus haut savoir : - Procs verbal de dpouillement interne non transmis - Bon de commande, bordereaux de livraison, procs verbal de rception non transmis. - Factures non dates ; Le dpartement a pris bonne note des observations mais tient souligner tous les documents existent sinon le paiement ne pourrait pas tre effectu. Sur la DRP III, le bordereau de livraison est sign par un seul membre de la commission de rception. Le visa du COF ne figure pas sur le procs verbal de rception : ces informations peuvent exister mais sur les copies des dossiers car si les trois (03) membres de la commission de rception ne signent pas, le dossier ne passe pas au niveau du COF, gnralement, le COF ne signe que sur loriginal./Commentaire de lAuditeur : Nous avons pris bonne note de vos remarques. Toutefois, vous devriez veiller classer systmatiquement tous ces documents.
222
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 5.3 DRP du PVF Les DRP du Projet Village Fruitier effectues en 2004 sont les suivantes : Montant (F Titulaire Financement Numro Titre du march CFA TTC) Fourniture de Budget Consolid Master matriel et mobilier dInvestissement 11 912 785 DRP V Office de bureau (Gestion 2004) Ateliers et sminaires de formation Ismael FALL et Fils Budget Consolid dInvestissement (Gestion 2004)
DRP VI
20 000 000
Fourniture de pices de rechange, Budget Consolid DRP VII entretien et 8 997 056 SOSETRAL dInvestissement (Gestion 2004) rparation de vhicule Dans les DRP NV, NVI, il nest pas joint les lettres dinvitation adresse au moins trois (3) fournisseurs. Dans les DRP NVI, il manque le PV de dpouillement interne. Pour la DRP V, le dlai entre le dpouillement (5 mars 2004) et lattribution (26 avril 2004) est long : 45 jours, surtout pour une DRP. Pour la DRP V, le tableau dvaluation ne prsente pas le rabais inconditionnel consenti par Master Office. Dans les DRP NVI, le montant des offres des 3 soumissionnaires est suprieur 15 millions F CFA, seuil partir duquel un march doit tre pass.
223
II.2.4) Ministre de lAgriculture et de lHydraulique
224
G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.4) Ministre de lAgriculture et de lHydraulique II.2.4.1) Analyse des marchs examins MARCHES PRESENTES ET ANALYSES MAH MARCHES PRESENTES MARCHES ANALYSES MONTANT DES MARCHES PRESENTES EN FCFA MONTANT DES MARCHES ANALYSES EN FCFA TAUX DE COUVERTURE (EN VALEUR)
88 20 10 778 633 434 6 661 208 003 62%
Les marchs examins sont globalement constitus 51%, dappels doffres, 45% dententes directes, le reliquat (4%) est constitu de DRP. Cette situation est reprsente sur le graphique suivant :
Typologie des marchs prsents MAH
Avenant 0%
DRP 4%
ED 45%
AO 51%
La situation des marchs prsents et analyss se prsentent comme suit pour chacune des directions du Ministre : o Direction de la Protection des vgtaux Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents en F CFA Marchs analyss Taux de Couverture 13 5 2 670 008 968 353 092 273 13%
Le montant total des marchs prsents par la DPV slvent un montant global de 2 670 008 968 F CFA. Les marchs analyss sont gaux 353 092 273 F CFA soit un taux de couverture de 13%.
225
m archs Analyss en F CFA 13%
o DIRECTION DE LAGRICULTURE Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de Couverture 4 4 4 485 520 255 4 485 520 255 100%
Les marchs reus de la Direction de lAgriculture slvent un montant global de 4 485 520 255 F CFA. La totalit de ces marchs a fait lobjet dune analyse soit un taux de couverture de 100%. o DIRECTION DE LEXPLOITATION ET DE LA MAINTENANCE Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de Couverture 34 4 1 169 580 321 795 162 058 68%
Le total des marchs prsents par la DEM slve un montant de 1 169 580 321 F CFA. Des marchs dun montant de 795 162 058 FCFA ont fait lobjet danalyse par notre quipe, soit un taux de couverture de 68%.
226
m archs Analyss 68%
o DIRECTION DE LHYDRAULIQUE Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de Couverture 4 3 902 798 000 522 584 064 58%
Sur 902 798 000 F CFA de marchs prsents, 522 584 064 F CFA sont analyss soit un taux de couverture de 58%.
m archs Analyss 58%
o DIRECTION DU GENIE RURAL DES BASSINS DE RETENTION ET DES LACS ARTIFICIELS Marchs prsents Marchs analyss Marchs prsents Marchs analyss Taux de Couverture 32 4 1 979 725 890 504 849 353 26%
227
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Le montant total des marchs prsents par la DGRBRLA slve 1 979 725 890 F CFA pour un montant des marchs analyss gal 504 849 353 F CFA soit un taux de couverture de 26%.
marchs Analyss 26%
II.3.4.2) Tableau rcapitulatif des faiblesses releves dans lexcution de la dpense publique et dans les procdures de contrle interne
Faiblesses 1. Absence note de service nommant les commissions de dpouillement et de rception 2. Excution des commandes non base sur expression globale des besoins 3. Non tenue des situations dexcution budgtaire sur lexercice 2004 4. Cumul fonctions entre gestionnaire et comptable matires de fait 5. Non matrialisation des contrles de supervision sur les dossiers dengagement ou/et de liquidation 6. Absence de SPM 7. Indisponibilit des factures pro forma des fournisseurs concurrents 8. Signature du PV de rception par un responsable autre que lAdministrateur de crdit sans dlgation de pouvoir formelle 9. Nomination comptable matire non formalise par un arrt du Ministre charg des Finances 10. Utilisation partielle des modles annexes fournis par lInstruction 004 DH X DEM X DPV DGRBRLA X D. Horticulture X DGPRE DA X
X X
X X
X X
X X
228
II.3.4.3) Faiblesses releves dans les procdures de passation de marchs
Rsum des principales faiblesses releves Le DAO Le DAO est un ensemble de documents qui contient la description, les spcifications, les informations ncessaires aux candidats pour prparer les offres et les clauses du march conclure. Nous avons constat une imprcision dans la dfinition des critres dvaluation, des critres de qualifications qui peuvent dnaturer la concurrence. Les critres dvaluation Les critres dvaluation constituent un lment essentiel qui fonde la concurrence, ils doivent tre noncs en termes montaires. Des tats financiers certifis sur trois ou cinq annes sont demandes dans les DAO. La preuve de la certification nest pas toujours fournie. La socit HENAN CHINE a prsent un bilan certifi en chinois. Pour de tels documents de loffre, une traduction de la partie essentielle doit tre fournie dans la langue de loffre, en loccurrence, le franais. En matire de travaux ; le systme de points est encore utilis. Rappelons que ce systme dvaluation nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures. Les marchs par entente directe Les marchs sont en principe passs aprs un appel public la concurrence. Les marchs par entente directe ne sont possibles que dans les 7 cas limitativement numrs larticle 76 du CMP. Lessentiel des marchs prsents par la Direction de lAgriculture est pass par entente directe. Face labsence de pices justificatives suffisantes, notamment le dossier requte adresse la CNCA pour lautorisation de procder par entente directe.
229
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur les pices administratives. Notons que seule labsence de caution provisoire louverture des offres constitue un motif de rejet. La vrification des pices administratives doit figurer dans le procs verbal douverture. Il en est de mme des lments de publicit. Rglement des travaux ou fournitures Il nous a t impossible, au niveau des structures audites, de vrifier que les paiements ont t effectus conformment au contrat sign, faute de documents de paiement. Avenants aux contrats Lavenant au march T/137/FM (ralisation de 15 forages en milieu rural), a t uniquement tabli pour absorber la totalit de lenveloppe budgtaire alors quun avenant constitue un march et donc doit faire lobjet dune excution complte. Classement des dossiers Un manque des faiblesses lies au classement et larchivage des dossiers a t remarqu dans l es structures audites. v Les conditions et critres dattribution des marchs ne sont pas toujours conformes aux dispositions du CMP, surtout lutilisation de la procdure durgence, mais aussi en matire de DRP et de dpenses infrieures au seuil des DRP ; il faut noter, en particulier, linexistence de Banque de donnes fournisseurs et une pratique courante du fractionnement. v Les dlais contractuels ne sont pas toujours respects ; ils sont souvent largement dpasss (voir march T/70/FM pour lequel la dure des travaux aura t finalement de 15 mois pour des prvisions de dlais de 6 mois). v Il a t, par ailleurs, not des lenteurs dans la procdure allant du dpouillement des offres ladjudication puis la notification.
230
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Remarque prliminaire : Par rapport aux faiblesses et recommandations formules, il convient de noter qu la date dlaboration de ce rapport, aucune raction na t enregistre de la part du Ministre charg de lAgriculture. En consquence, nos observations contenues dans notre rapport provisoire ont t reconduites. 1 DIRECTION DE LHYDRAULIQUE I .1 AO n 1/MAH/DHA du 5 Mars 2004 pour la ralisation de 06 superstructures comprenant chteaux deau. Ralisation de 3 superstructures March T/070/FM Montant : 179 000 000 F CFA Financement BCI 2004 Entreprise bnficiaire : SVTP/GC Sur la publicit : Observation1 : A partir de la coupure du journal retrouve dans le dossier, il ne nous a pas t possible de vrifier le respect du dlai minimum de publicit fix 30 jours. Sur le DAO : Observation 2 : Larticle 27 intitul : critres dapprciation des offres stipule que lvaluation technique se fera sur la base de points, ce qui nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures mais plutt au marchs de services intellectuels (slection des consultants). Sur le PV douverture des plis : Observation 3 : le PV douverture des plis ne liste pas, de faon exhaustive, les pices administratives prvu par le CMP Sur le rapport dvaluation des offres Observation 4 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement, numre cinq (5) critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres ;
231
G GR RO OU UP PE EG GM MS S ce qui peut entraner une confusion, vu que le CMP prvoit, dune part des critres dvaluation (qui concernent la soumission) et, dautre part, des critres de qualification (qui concernent le soumissionnaire). Par ailleurs, nous avons relev dans le rapport technique que seuls les critres dvaluation ont t pris un compte au moment de lvaluation . Par consquent, les dispositions du cahier de charges nont pas t rigoureusement respectes. Sur les dlais dexcution : Observation 5 : march approuv le 31-12-04. L ordre de service de dmarrer les travaux dat du mois de Janvier 2005, prvoyait un dlai de 6 mois, alors que la socit SVPT /GC a mis 15 mois pour excuter le march, si lon se rfre au dcompte gnral du 10 mars 2006.
232
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Ralisations de 3 superstructures March T/082/FM Montant : 288 038 618 F CFA Financement BCI 2004 Entreprise bnficiaire : SOCETRA Sur la publicit : Observation1 : A partir de la coupure du journal retrouve dans le dossier, il ne nous a pas t possible de vrifier le respect du dlai minimum de publicit fix 30 jours. Sur le DAO : Observation 2 : Larticle 27 intitul : critres dapprciation des offres stipule que lvaluation technique se fera sur la base de points, ce qui nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures mais plutt au marchs de services intellectuels (slection des consultants). Sur le PV douverture des plis : Observation 3 : le PV douverture des plis ne liste pas, de faon exhaustive, les pices administratives prvues par le CMP Sur le rapport dvaluation des offres Nous avons relev dans le rapport technique que seuls les critres dvaluation ont t pris un compte au moment de lvaluation . Par consquent, les dispositions du cahier de charges nont pas t rigoureusement respectes. Sur lattribution du march : Observation 1 : Le march attribu la SOCETRA a t revu la hausse, sans que cette modification soit constate par avenant. I-2 Dossier dappel doffres n 7/MMEH/DHA du 15 Septembre 2003 comprenant 03 volets : Volet 1 : Contrle et surveillance des travaux Volet 2 : Ralisation de 21 forages Volet 3 : Ralisation de 9 superstructures avec rseau dadduction deau
233
G GR RO OU UP PE EG GM MS S March T/137/FM : ralisation de 15 forages en milieu rural. Montant : 695 875 936 F CFA Financement BCI 2004 Attributaire : HENAN -CHINE Sur la publicit Observation 1 : A partir de la coupure du journal retrouve dans le dossier, il ne nous a pas t possible de vrifier le respect du dlai minimum de publicit fix 30 jours. Sur le cahier des charges Observations 2 : 2-1 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement numre des critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres. A ce propos, les observations sont les mmes que pour le march T/070/FM. 2-3 :Larticle 20 du DAO dans sa pice n2 rglement, prcise que louverture des offres se fera en deux temps : ouverture des offres techniques dabord, puis ouverture des offres financires des soumissionnaires retenus. Le CMP prvoit pour les marchs de travaux et fournitures louverture des plis en une seule tape. A cette occasion, les prix sont lus publiquement. Sur le rapport dvaluation des offres Observation 3 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement numre des critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres. Dans le cas du march examin, seuls les critres dvaluation ont t pris en compte. Nous rappelons que le systme de points nest applicable quaux marchs de prestations de services intellectuels. Sur le PV douverture des plis: Observation 4 : Le PV douverture des plis ne liste pas, de faon exhaustive, administratives prvues par le CMP. Sur le rapport dvaluation des offres techniques du volet forage les pices
234
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Observation 5 : Nous avons relev dans le rapport technique que seuls les critres dvaluation ont t pris en compte au moment de lvaluation . Par consquent, les dispositions du cahier de charges nont pas t rigoureusement respectes. Observation 6 : Pour les groupements, il faut demander les pices administratives des diffrentes socits constitutives et une convention de groupement. Examen de la soumission de la socit adjudicataire : HENAN-CHINE Observation 7 : Concernant les lments financiers examins au titre de la qualification (article 87 du CMP), les bilans prsents pour les cinq (05) dernires annes sont tablis en chinois. Une traduction certifie des parties essentielles na pas t constate dans le dossier. AVENANT N1 AU MARCHE N T/137/FM du 31 12 -2003
March approuv le 21/10/04 Attributaire : HENAN-CHINE Objet : Ralisation dun forage deau en milieu rural Dlai dexcution : 1 mois Observation 1: Except le contrat et la lettre de prsentation, le dossier qui nous a t prsent ne contient aucune pice justificative.
235
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 2 DIRECTION DE LEXPLOITATION ET DE LA MAINTENANCE (D.E.M) Demandes de Renseignements et de Prix : Equip-plus : fourniture de groupes lectrognes de 32KVA, Montant : 14.974.200 F CFA. Equip-plus : acquisition de deux moteurs diesel, Montant 8.657.955 F CFA Entreprise Gnrale, Montant : 18.471.729 F CFA Le montant de la facture dpasse le seuil admis en matire de DRP. Poly services, Montant ; 14.956.000 F CFA Matforce : fourniture dlectro-motopompe, Montant : 8.992.190 Dise : fourniture de pices dtaches, Montant : 14.996.620 F CFA Dise : fourniture de matriel, Montant :14.987.416 FCFA Sur la procdure : Observation 1 : Sur lensemble des Demandes de Renseignements et de Prix (DRP) ou des dpenses infrieures aux seuils de passation des marchs, les lettres dinvitation aux fournisseurs nont pas t tablies. Observation 2 : Il nexiste pas une banque de donnes des fournisseurs agrs qui aurait facilit la confection des listes restreintes. Observation 3 : Le cumul des DRP dpasse le seuil de passation des marchs, do un fractionnement constat. AO pour la fourniture dquipements dexhaure de remplacement. March F/245/FM Attributaire : SEHI Montant : 297 675 658 F CFA Sur la procdure applique Observation 1 : Une autorisation de procdure durgence a t demande la CNCA et a t accorde. Les dlais rellement observs entre la publicit de lAO et louverture des offres ne justifiaient pas le caractre URGENT de la procdure (nombre de jours suprieur 15).
236
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Sur le DAO : Observation 2 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement numre des critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres. Larticle 27 intitul : critres dapprciation des offres stipule que lvaluation technique se fera sur la base de points, ce qui nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures mais plutt au marchs de services intellectuels (slection des consultants). Sur les rapports de prsentation : Observation 3: Le rapport de prsentation relatif au march analys nest pas dat. Sur PV douverture des plis : Observation 4: 4.1. Le PV douverture ne liste pas, de faon exhaustive, les pices administratives 4.2. Les critres de slection annoncs ne figurent pas dans le DAO. Sur le rapport dvaluation des offres : Observation 5: Le rapport dvaluation nest pas disponible.
237
G GR RO OU UP PE EG GM MS S March n F/24/FM Montant : 196 570 000 F CFA Attributaire : HYDROSEN Objet : Fourniture de canalisation en PVC 10 Sur la procdure applique Observation 1 : Une autorisation de procdure durgence a t demande la CNCA et a t accorde. Les dlais rellement observs entre la publicit de lAO et louverture des offres ne justifiaient pas le caractre URGENT de la procdure (nombre de jours suprieur 15). Sur le DAO Observation 2 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement numre des critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres. Larticle 27 intitul : critres dapprciation des offres stipule que lvaluation technique se fera sur la base de points, ce qui nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures mais plutt au marchs de services intellectuels (slection des consultants). Sur le PV douverture des plis : Observation 3 : Le PV douverture ne liste pas, de faon exhaustive, les pices administratives. De mme, les critres de slection annoncs ne figurent pas dans le DAO March F/248/FM Montant : 197 286 400 F CFA Attributaire : AFCO Objet : fourniture dquipement dexhaure de remplacement Sur la procdure applique Observation 1 : Une autorisation de procdure durgence a t demande la CNCA et a t accorde. Les dlais rellement observs entre la publicit de lAO et louverture des offres ne justifiaient pas le caractre URGENT de la procdure (nombre de jours suprieur 15). Sur le DAO : Observation 2 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement numre des critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres. Larticle 27 intitul : Rapport final 238
G GR RO OU UP PE EG GM MS S critres dapprciation des offres stipule que lvaluation technique se fera sur la base de points, ce qui nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures mais plutt aux marchs de services intellectuels (slection des consultants). Sur les rapports de prsentation : Observation 3: Le rapport de prsentation relatif au march analys nest pas dat. Sur PV douverture des plis : Observation 4: 4.1. Le PV douverture ne liste pas, de faon exhaustive, les pices administratives 4.2. Les critres de slection annoncs ne figurent pas dans le DAO. Sur le rapport dvaluation des offres : Observation 5: Le rapport dvaluation nest pas disponible.
239
G GR RO OU UP PE EG GM MS S March F/243 /FM Montant : 103 630 000 F CFA Attributaire : MADIYANA Sur la procdure applique Observation 1 : Une autorisation de procdure durgence a t demande la CNCA et a t accorde. Les dlais rellement observs entre la publicit de lAO et louverture des offres ne justifiaient pas le caractre URGENT de la procdure (nombre de jours suprieur 15). Sur le DAO : Observation 2 : Larticle 27 de la pice n 2 du dossier dappel doffres portant rglement numre des critres dvaluation mais aussi des critres dapprciation des offres. Larticle 27 intitul : critres dapprciation des offres stipule que lvaluation technique se fera sur la base de points, ce qui nest pas applicable aux marchs de Travaux et Fournitures mais plutt au marchs de services intellectuels (slection des consultants). Sur les rapports de prsentation : Observation 3: Le rapport de prsentation relatif au march analys nest pas dat. Sur PV douverture des plis : Observation 4: 4.1. Le PV douverture ne liste pas, de faon exhaustive, les pices administratives 4.2. Les critres de slection annoncs ne figurent pas dans le DAO. Sur le rapport dvaluation des offres : Observation 5: Le rapport dvaluation nest pas disponible. Remarque gnrale concernant la disponibilit des documents Pour les marchs cits plus haut, nous navons pas pu obtenir les offres des soumissionnaires.
240
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 3 - DIRECTION DE LAGRICULTURE Tous les marchs ont t passs par entente directe avec des fournisseurs trangers (March F/039/FM contract avec la Socit MASADOUR, base en France, pour un montant de 4 485 502 255 F CFA ; le march F/040/FM dun montant de 405 000 000 F CFA, contract avec la socit RAGT SEMENCES) March F/0293/FM Attributaire : SISMAR Montant : 2.994.520.255 F CFA March F/038/FM Montant : 651 300 000 F CFA Observation 1: Aucune pice justificative ne nous a t communique. Certains dossiers faisant rfrence aux lettres rponses de la CNCA n 0023 et 0040 MAH /DA/PRFM des 26-02-04 et 12-03-04 ne nous ont pas permis de vrifier la pertinence de lentente directe selon les 7 cas limitativement numrs au CMP (notamment en son article 76 ). Observation 2 : Lessentiel des dossiers tant incomplet, il ne nous a pas t possible de nous prononcer sur le respect de la procdure de passation des marchs.
241
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 4 DIRECTION DU GENIE RURAL DES BASSINS DE RETENTION ET LACS ARTIFICIELS (DGRBRLA) Dossier dappels doffres pour la ralisation de digues et de bassins de rtention Mars 2004. Sur la publicit Observation1 : A partir de la coupure du journal retrouve dans le dossier, il ne nous a pas t possible de vrifier le respect du dlai minimum de publicit fix 30 jours. Sur le DAO Observation 2 : Le systme de points utilis ne sapplique pas aux marchs de travaux et fournitures, par contre il est applicable la slection de consultants (prestations intellectuelles). Sur les contrats suivants Observations 3: N T/010/FM : travaux de construction de basins de rtention attribu la socit Attributaire : LAYOUSSE et FRERE, Montant : 146 848 600 FCFA. N T/005/FM, Attributaire : SVTP, Montant : 97 698 019 F CFA N 008/FM Attributaire : TMB, Montant : 154 180 334 F CFA N 009/ FM Attributaire : SHYB-SAU, Montant : 106 182 400 F CFA Lessentiel des documents et soumissions, des PV na pas t obtenu ; ce qui ne permet pas de procder toutes les vrifications et de nous assurer du respect des dispositions du Code des Marchs Publics.
242
G GR RO OU UP PE EG GM MS S 5 DIRECTION DE LA PROTECTION DES VEGETAUX ACQUISITION DE FOURNITURE DANS LE CADRE DE LA CAMPAGNE DE LUTTE PHYTO-SANITAIRE. Sur le DAO: Observation 1 : Les Dossiers dappel doffres de cette direction nappellent pas de commentaires particuliers. Sur la publicit ; Observation 2: La date de publicit napparat pas sur la coupure du journal dont le titre, de surcrot, nest pas identifiable. Sur le PV douverture des plis Observation 3 : Louverture des offres nest intervenue que le 13 Mai 2004 ; do un dlai de 30 jours calcul partir de la date de lautorisation de la CNCA (29/03/04), ce qui remet en cause le caractre URGENT de la procdure. March F/102/FM : la fourniture de produits phytosanitaires Attributaire : Senphyto Sarl : Montant :149 063 500 F CFA F/026/FM :fourniture de produit phytosanitaire Titulaire : GIE NAIYE HANDAL Montant :63 720 000 F/025/FM : fourniture de produit phytosanitaire Titulaire :SECOM AFRIQUE Montant :30 458 000 F/103/FM fourniture de produit phytosanitaire Titulaire :SOXNAS sarl Montant : 37 443 763 F101/FM fourniture de produit phytosanitaire Titulaire :SENCHIM Montant .72 410 000 Lessentiel des documents nayant pas t remis ; il ne nous a pas t possible de vrifier le respect des dispositions du CMP concernant lexcution de ces marchs.
243
III) ANNEXES
244
III) annexes III.1) Personnes rencontres Ministre de lconomie et des finances DAGE M. Demba GUEYE M. Aliou YAGUE M. Mamadou Lamine SIDIBE M. El hadji Omar DIALLO DGID M. Abess DIOP M. Djiby SY DIOP Mme Aminata MBENGUE M. Abass DIENG DGD M. Mamadou Lamine DIATE M. Maguette DIOP M. Moustapha MBENGUE DGCPT M. Daouda FAYE Equipement M. Oumar Moussa GUEYE DTAI M. Aly WADE M. Karrel SOW DB M. Idrissa NDIAYE DGF M. Alpha WANE Chef BAF 245 Chef Bureau Administration et Finance Directeur Gestionnaire Chef Bureau Administration, Gestion et Gestionnaire Chef Bureau Solde et Budget Gestionnaire Direction Personnel et Logistique Chef Bureau Administration, Budget et Equipement Chef Section Approvisionnement et Contrats Comptable Matires Section Approvisionnement et Contrat Chef de la Division Gestion Bureau Engagement Comptable Matires Bureau Engagement
G GR RO OU UP PE EG GM MS S DMTA M. Ibrahima FAYE M. Djibril SAMB M. Maguette SENE M. Ousmane NDIAYE M. Abdou LO M. Pape Mademba DIENE Directeur DMTA Chef Bureau Matriel Adjoint au Directeur Chef BAF Charg des Engagements Section Engagement Comptable Matire matriel roulant
Ministre de lEducation DAGE M. Mame Mouss NDOYE M. El hadji Wade M. Mamadou DIA M. Mangon CASSET M. Amadou AW M. Issakha PAYE M. Alioune GUEYE COUD M. Serigne FALL Chef Service Administratif M. Ibrahima GUEYE Chef Service Contrle Interne Mme NDAO Aminata KANE Chef Service Budget M. Thierno DIEYE Agent Comptable Particulier (ACP) M. Mody SYLLA Adjoint ACP Mme FAYE Kin DIALLO Agent Bureau ACP Mme Aby TOURE Comptable Bureau ACP Mme TOURE Mariama NDIAYE Chef service Comptabilit Matires M. Soriba CISSE Agent Service Comptabilit Matires M. Malick DIAGNE Chef Service Approvisionnement M. Abdoulaye NDIAYE Agent Service Approvisionnement M. Hamel THIAM Chef service Entretien et Construction M. Moussa NDIONE Chef des Ateliers M. Assane FAYE Superviseur Administratif et financier du garage Directeur Chef Division Matriel et Equipement Chef Division Marches Division des Marchs Chef Division Budget et Finance Chef Bureau Budget Agent Comptabilit Matires
246
CROUS M. Karim CISSE M. Moussa NIANG M. Amadou Fall DIALLO M. Ibrahima DIAW M. Ibrahima NDIAYE M. Mouhamadou FALL M. DIOP
Directeur CROUS Chef Services Administratifs Chef Division Approvisionnement Responsable Cellule Contrle interne Responsable Budget Comptable Matires Chef services entretien
MINISTERE DE LENVIRONNEMENT ET DE LA PROTECTION DE LA NATURE SAGE Mme TRAORE : Spcialiste en passation des marchs, Monsieur SALL : Gestionnaire, DEFCCS Malick THIAM, Gestionnaire, DEEC Monsieur MANE, Ex-BAF, Monsieur FAYE, Chef BAF DPN Monsieur CISSE, Ex-BAF, Elimane, Chef BAF, Ministre de lAgriculture et Hydraulique DAGE Monsieur Samba NDAO, Chef BAF Direction de lHydraulique Monsieur DIAGNE, Chef BAF Monsieur DIALLO, Spcialiste en passation des marchs, DPV
247
G GR RO OU UP PE EG GM MS S Monsieur SY, Chef BAF, Direction de lAgriculture Monsieur SAKHO, Chef BAF, DGPRE Monsieur DIENG, Chef BAF, DAPS Monsieur DIOP, Chef BAF, Direction de lHorticulture Monsieur DIAWARA, Chef BAF, DGRBRLA Monsieur THIAM, Directeur Monsieur BA, Chef BAF, DEM Monsieur FAYE, Chef BAF,
248
III.2) textes et documents consults Loi organique 2001-09 du 15 Octobre 2001 relative aux lois de finance (transposition Directive 05/97/CM/UEMOA) Dcret 2001-857 du 07 Novembre 2001 portant nomenclature budgtaire de lEtat (transposition Directive 04/98/CM/UEMOA, Dcret 2003-101 du 13 mars 2003 portant rglement gnral de comptabilit publique Arrt dapplication de larticle 157 du Dcret 2003-101 portant tablissement de la nomenclature des pices justificatives des dpenses de lEtat Dcret n 81-844 du 20 aot 1981 et Instruction 004 du 08 Mars 1988 sur la comptabilit matires de lEtat, des Collectivits Locales et des Etablissements Publics Loi 77-89 du 10 Aot 1977 relative aux Etablissements publics, aux socits nationales, aux socits dconomie mixte et aux personnes de droit priv bnficiant du concours financier de la puissance publique Dcret 80-913 du 4 Septembre 1980 relatif la tutelle et au contrle des Etablissements publics et portant application de la Loi 77-89 du 10 Aot 1977 Dcret 75-1110 du 11 Novembre 1975 relatif lindemnit de responsabilit alloue aux administrateurs comptables ainsi quaux comptables matires de lEtat, des organismes et collectivits publics Dcret 80-780 du 28 Juillet 1980 sur lutilisation des vhicules administratifs et son Instruction dapplication N 19 du 16 Juillet 1984 Dcret 90-600 du 28 mai 1990 fixant le rgime indemnitaire applicable aux agents publics participant lexcution des conventions passes par lEtat pour la ralisation des projets de dveloppement Plans daction CFAA/CPAR (Juillet 2003), Dcret 2002-550 du 30 Mai 2002 portant Code des marchs publics modifis par les dcrets n2003-701 du 26 septembre 2003 et n2004-819 du 29 juin 2004 Circulaire N 0000006 PM/SGG du 23 Juin 2005 du Premier Ministre Code des Obligations de lAdministration Dcret 2004-1279 du 28/09/2004 modifiant le dcret 91-490 du 08/05/1991 rgissant le mobilier dappartement destin aux membres du gouvernement et autres hauts fonctionnaires assimils
249
III.3)
Termes de rfrence de la mission
250

Rapport Daudit Passation de Marches de Quatre Ministeres (MEF - ME - MEPN - MAH) 2004

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Rapport Daudit Passation de Marches de Quatre Ministeres (MEF - ME - MEPN - MAH) 2004

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

G GR RO OU UP PE EG GM MS S

Rapport Final Fvrier 2007

360 146 32 450 133 051 22 270 591 746 69%

7 743 399 522 94% 22 270 591 746 69%

Consultations Restreintes TOTAL

12 626 388 013 1 694 838 829

Appels d ' Offres 55%

Etentes Directes 37%

G GR RO OU UP PE EG GM MS S PROPORTION DES MARCHES ANALYSES SUR LES MARCHES PRESENTES

Marchs non analyss 32%

REPARTITION DES MARCHES PRESENTES

MEPN 7% ME 25% MEF 35%

MAH MEPN MEF ME TOTAL

Mode de passation ED DRP Avenant 4 0 1 1 4 2 19 24 2 8 9 2 32 37 7

ii) iii) iv) v)

vii) viii) ix)

II.2 Constats spcifiques chaque ministre

II.2.1 Ministre de lEconomie et des Finances

139 71 11 255 224 163 6 677 047 688 59%

Typologie des marchs prsents MEF

Ententes Directes 56%

G GR RO OU UP PE EG GM MS S o DIRECTION DE LEQUIPEMENT LADMINISTRATION GENERALE ET DE

Marchs analyss 48%

Marchs non analyss 52%

marchs Analyss 48%

marchs non Analyss 52%

o DIRECTION DU MATERIEL ET DU TRANSIT ADMINISTRATIF

28 20 4 391 291 915 3 042 123 593 69%

ANALYSE GENERALE DES MARCHES Marchs non analyss 31%

Marchs analyss 69%

Marchs non analyss 19%

Marchs analyss 81%

m archs non Analyss 22%

m archs Analyss 78%

marchs Analyss 46%

marchs non Analyss 54%

G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la Direction du Budget (DB) :

Commentaire de lAuditeur : Lindiquer lavenir

Rponse de la DAGE : Daccord Commentaire de lAuditeur : Bien not

Commentaire de lAuditeur : Bien not.

II.2.2) Ministre de lEducation

G GR RO OU UP PE EG GM MS S II.2.2) Ministre de lEducation II.2.2.1) Analyse des marchs examins

MARCHES PRESENTES ET ANALYSES ME

Typologie des marchs prsents ME

DRP Avenant 6% 2% ED 12%

18 15 2 377 280 276 2 284 863 256 96% 136

Marchs non analyss en F CFA

ANALYSE GENERALE DES MARCHES Marchs non analyss en F CFA 18%

Marchs analyss en F CFA 82%

o CENTRE DES UVRES UNIVERSITAIRES DE DAKAR

Marchs non analyss en F CFA 3%

Marchs analyss en F CFA 97%

Larticle 14 du march est conforme procdures. Commentaire de lAuditeur : -

Observations Cahier des charges

G GR RO OU UP PE EG GM MS S Rponse de la DAGE : Daccord. Commentaire de lAuditeur : Bien not.

II.2.3) Ministre de lEnvironnement et de la Protection de la Nature

26 15 2 188 260 681 1 188 936 533 54%

marchs Analyss 46%

marchs non Analyss 54%

G GR RO OU UP PE EG GM MS S 1.1.4 Rapport dvaluation

Appel doffres ouvert

Budget Gnral Gestion 2004

Appel doffres ouvert

Appel doffres ouvert