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MS PROJECT
2013
Planification et suivi
Ce support accompagne lexpos du formateur lutilisation des
fonctionnalits de MS Project 2013 relatif la planification et le
suivi des activits dun projet
Formation la Planification
et au suivi de projet avec :
MS PROJECT 2013
Du 31 Aot au 02 Septembre 2016
Douala-Cameroun
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SOMMAIRE
I.
I.2.
I.3.
II.
II.1.
II.2.
II.3.
III.
III.1.
III.2.
IV.
IV.1.
Suivi du projet............................................................................................47
IV.2.
Rapport et communication.................................................................52
BIBLIOGRAPHIE.............................................................................................................54
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Gestion de projet
On appelle projet l'ensemble des actions entreprendre afin de rpondre
un besoin dfini dans des dlais fixs. Ainsi un projet tant une action
temporaire avec un dbut et une fin, mobilisant des ressources identifies
(humaines et matrielles) durant sa ralisation, possde galement un
cot et fait donc l'objet d'une budgtisation de moyens et d'un bilan
indpendant de celui de l'entreprise. On appelle livrables les rsultats
attendus du projet.
La difficult dans la conduite du projet rside en grande partie dans la
multiplicit des acteurs qu'il mobilise. En effet, contrairement aux projets
personnels ou aux projets internes faible envergure pour lesquels le
besoin et la rponse ce besoin peuvent tre raliss par la mme
personne ou par un nombre limit d'intervenants, dans un projet au sens
professionnel du terme, l'expression du besoin et la satisfaction de ce
besoin sont ports par des acteurs gnralement distincts.
De cette manire, il est ncessaire de s'assurer tout au long du projet,
que le produit en cours de ralisation correspond clairement aux attentes
du
client.
Par
opposition
au
modle
commerant
traditionnel
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Matre d'ouvrage
On appelle matre d'ouvrage (parfois matrise d'ouvrage, note MOA)
l'entit porteuse du besoin, dfinissant l'objectif du projet, son calendrier
et le budget consacr ce projet. Le rsultat attendu du projet est la
ralisation d'un produit, appel ouvrage.
La matrise d'ouvrage matrise l'ide de base du projet, et reprsente ce
titre les utilisateurs finaux qui l'ouvrage est destin.
Ainsi, le matre d'ouvrage est responsable de l'expression fonctionnelle
des besoins mais n'a pas forcment les comptences techniques lies la
ralisation de l'ouvrage.
Matre d'ouvrage dlgu
Lorsque
le
matre
d'ouvrage
ne
possde
pas
l'exprience
mtier
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Le Schma Directeur
Un projet doit s'inscrire dans les objectifs gnraux de l'entreprise car il
mobilise gnralement du personnel pendant une grande priode de
temps.
C'est
la
raison
pour
laquelle
il
est
ncessaire
pour
une
stratgiques
de
manire
prospective
afin
de
dfinir
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se
distinguant
de
lorganisation/Entreprise.
la
hirarchie
Le
Comit
permanente
de
pilotage
de
est
problmes
rencontrs
au
cours
du
projet
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Chemin Critique
Le chemin critique est lensemble des tches dont le retard entraine
ventuellement le retard du projet. La somme des dures des tches
critiques successives est gale la dure du projet.
Marge totale
La marge totale dune tche est le retard que peut accuser celle-ci sans
causer le retard du projet.
Marge libre
La marge libre dune tche est le retard que peut accuser celle-ci sans
causer le retard des taches successeuses.
I.2.
et
de
qualit
prvus
initialement,
indpendamment
de
sa
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Les checs de projets sont trop frquents - certains font les gros titres,
mais la grandemajorit est vite oublie. Les raisons de l'chec sont
nombreuses et diverses. Quelques causeshabituelles sont:
Sans une mthode de gestion de projet, ceux qui font raliser un projet,
ceux qui le grent etceux qui y travaillent auront des ides diffrentes sur
la manire dont les choses doivent tre organiseset sur le moment o les
diffrents aspects du projet seront raliss.
Les gens concerns n'auront pas de responsabilit, d'autorit ou de
dlgation budgtaire biendfinies et, en consquence, il y aura souvent
de la confusion autour du projet. Sans une mthode degestion de projet,
les projets sont rarement achevs l'heure et dans les cots - c'est
particulirementvrai pour les grands projets. Une bonne mthode de
gestion de projet guidera le projet travers unensemble visible de tches
contrl, bien gr pour obtenir les rsultats souhaits.
Le choix d'une mthodologie pour conduire un projet, aussi contraignant
peut-il paratre, est un atout permettant tous les acteurs de projet de
mener conjointement une action organise selon des rgles clairement
exprimes. Cette mthodologie commune est d'autant plus importante
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que les acteurs du projet
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cours du projet.
Ainsi nous distinguons principalement trois mthodologies standard de
Gestion des Projets : lesmthodologies PRINCE 2 et PMI, ainsi que la
norme ISO 21 500.
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Mthodologie PRINCE 2
PRINCE2(PRojects IN Controlled Environments) a t cr en 1989 par lOGC
(the Office of Government Commerce). Lamthode a d'abord t base
sur
PROMPT,
une
mthode
de
direction
de
projet
cre
par
son
lancement
en
1989,
PRINCE2remplaa
8 processus ;
8 composantes ; et
3 techniques.
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Mthodologie PMI
La mthodologie de management de projet du PMI (Project Management
Institute) est entirement dcline dans le PMBOK (Project Management
Body of Knowledge) et rendu actuellement la 5 e dition. Cette dernire
dcrit
les
47
processus
ncessaires
au
management
des
projets,
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[Nom
(Editeur,
Environnement
systme,
prix
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Dmarrage et arrt;
Environnement Fentre ;
Barres et Menus ;
Lexplorateur Windows
Cration et gestion des dossiers et des fichiers
Enregistrement des fichiers et conversion en PDF
La slection des fichiers et dossiers
Copier, couper, coller des fichiers et dossiers
Capture dcran
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solution collaborative,
davoir
une
vision
densemble
sur
le
portefeuille
de
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Ruban
Chronologie
Editeur de tches
Zone GANTT
Longlet tche :
Longlet Ressource :
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Longlet rapport :
Longlet affichage :
Longlet format :
La chronologie
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II.3. Configuration
Project 2013
et
paramtrage
de
MS
Interfaage et configuration
Plusieurs options sont actives par dfaut dans MS Project et entranent
parfois des rsultats incompris, ainsi il est important de les configurer
avant de dmarrer toute opration sur un Projet. Ces options se trouvent
dans la commande option de longlet fichier. Elles y sont rparties dans les
groupes : gnral, Affichage, chancier, options avances, langue,
complments,
personnaliser,
enregistrement,
barre
doutils
rapide,
vrification,
prsentes ci-dessous.
Le groupeGnral :
Cegroupe permet
dactiver les fonctions
douverture de fichier,
daffichage par dfaut,
de format de date et
dattribution de nom
dutilisateur au fichier
MS-Project.
Ce groupe permet
aussi de dfinir les
larrire-plan et le
thme de lcran
daccueil.
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Le groupe Affichage :
Cegroupe
permet
de
slectionner le type de
calendrier
du
projet,
dans
projet.
le
utiliser
Il
laffichage
de
quelques indicateurs et
bouton doptions.
Le groupe chancier :
Il permet de dfinir les
units de temps
utiliser par Project pour
les conversions lors des
saisies. Il contient les
paramtres agissant
lors de la planification
des tches et des
ressources. Si lon
souhaite par exemple
que la dure dune
tche reste fixe malgr
les changements, il suffira de choisir loption correspondante dans la zone
type de tche par dfaut.
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Fichier et paramtrage
Aprs les activits de configuration, il est important de paramtrer et
crer le fichier Ms-Project. Pour cela, nous allons utiliser les onglets
Projet pour le paramtrage et Fichier pour la cration et lenregistrement
du fichier Project.
Date de dmarrage du projet
Le bouton informations sur le projet ci-contre ouvre
une boite de dialogue qui permet de dfinir la date de
dmarrage du projet.
Dans
cette
dialogue,
boite
cliquer
de
sur
le
est
aussi
possible
de
cliquer
sur
projet>information
longlet
sur
le
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Paramtrage du calendrier
Project considre que la plupart des personnes travaillent une semaine
standard, du lundi au vendredi de 8 heures 17 heures. Mais vous ntes
pas oblig dutiliser ces valeurs. Si votre quipe travaille le samedi ou le
soir, vous pouvez changer. Il suffit de modifier les horaires de travail dans
le calendrier du projet.
1. Cliquez sur Projet>Modifier les horaires de travail.
2. Dans la liste Pour le calendrier, slectionnez le type de calendrier
modifier.
Si vous modifiez le calendrier
pour toutes les personnes de
votre
projet,
Standard
slectionnez
(Calendrier
du
projet).
1. Cliquez
sur
longlet
Semaines de travail,
puis slectionnez Par
dfaut.
Remarque
crer
Vous pouvez
un
ensemble
de
par
lchancier
exemple,
si
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Il faut noter que la date frie dfinie naura deffet sur le projet que si
elle est traverse par une tche du projet. Si cette dernire tche est
critique, lchance du projet sera avance.
Le fichier de projet
Enregistrement dun nouveau fichierprojet
Comme
pour
applications
office
enregistrer
un
cliquer
sur
ensuite
toutes
les
2013,
pour
fichier
longlet
sur
la
projet,
Fichier
commande
Enregistrer
sous>
Ordinateur>parcourir, dans la
boite
de
dialogue
ci-contre,
sur
les
projets
dune
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cette
sexcute
procdure
lors
de
Fichier
ensuite
sous
la
sur
Fichier>nouveau, dans
le volet office, cliquer sur
le lien intitul nouveau
projet.Pour
crer
un
prcdemment,
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ouvrir
cliquer
ensuite
sur
sur
un
fichier
longlet
la
projet,
fichier
commande
ouvrir>ordinateur>parcourir,
dans la boite de dialogue cicontre, choisir lemplacement du
fichier et double-cliquer sur ce
dernier.
Les Vues
Dans MS Project il existe plusieurs affichages/vues qui seront prsents
dans les fonctions suivantes, notamment le GANTT, Le rseau des taches
(PERT) les tables dutilisation, le calendrier
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atteindre
lobjectif
du
projet.
Elles
Elles
peuvent
aussi
tre
incorpores
depuis
dautres
applications,notamment Outlook.
Crer les jalons dun projet
Les
jalons
sont
des
sens
reprsentent
vnements
elles
des
significatifs,
transformer
un
tche et jalon il suffit juste de lui affecter une dure gale 0. Une tche de
dure diffrente de zro peut aussi tre maque comme jalon tout
simplement en double-cliquant sur la tche et en activant la case coch
Marque la tche en tant que jalons de longle Avanc.
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min
heure
jour
semaine
mois
minute coul (=60 sec.)
heure coule (=60 min.)
jour coul (=24 hrs.)
semaine coule (=7 jrs.)
mois coul (=30 jrs.)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Franais
min
hr
jour
sm
mois
min
hrs
joursc
sm
moisc
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Anglais
min
hr
day
wk
mon
emins
ehr
edays
ewks
emons
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Chacune de ces relations permet la dfinition des dlais entre deux tches
appels dcalage. Ainsi, un dcalagede latcheBsur latche B de K
j/h/mindans une relation Fin dbut sera not XFD + K (X tant le
numro de la ligne de lactivit A).
Ce dcalage peut tre positif (retard) ou ngatif (avancement). Il peut
aussi sexprimer en pourcentage, cette fois il prsente le dcalage par
rapport lavancement ou retard dune des tches de la liaison.
Exemple : 1 XDD + 25% signifie que la seconde tche ne dmarrera que
quand la premire sera ralise 25 %.
dorganiser
les
tches
de
phase
se
trouve
juste
au
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pour
prsenter
son
fonctionnement.
Pour
appliquer,
double-cliquer
sur
la
sur
ou
une
une
tache,
renseigner la zone
remarque
dans
longlet
du
mme nom. Les remarques peuvent tre mises en forme travers les
boutons se trouvant juste au-dessus de la zone remarque.
Lindicateur positionn devant la
tache permet de visualiser les
remarques.
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insrer
une
colonne
droit
entte,ensuite
insrer
de
la
cliquer
souris
sur
la
sur
son
commande
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tches
dans
des
connues,
il
exemple
des
le
se
temps
frquences
sagit
par
runions.
sur
la
devant
contenir
cellule
cette
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III.2.
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nom),
choisir le
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les
plusieurs
cot
ces
options
sont
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Filtre ;
Modification
de
la
liste ;Insertion
de
remarques
ou
dun
des
paramtres
dfinissant
la
avec
le
tri,
on
cliquer
procde
ensuite
comme
sur
la
gauche,
saisir
le
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Pour appliquer ceci, il faudra
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de
longlet
deux
procdures
daffectation,
daffectation
en
permettent
loccurrence
les
de
dfinir
units
plus
de
daffectation,
paramtres
les
graphs
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ressources
sont
consommes par les tches, il suffit de cliquer sur la vue Utilisation des
ressources. Cette table
affiche
par
dfaut
le
sur
chacune
en
cliquant
sur longletAffichage et
ensuite sur le bouton table-cot du groupe donnes. Ce dernier affichera
alors le cot total de chaque ressource ainsi que son cot par activit.
Le tableau dutilisation des ressources peut aussi afficher les charges en
terme de cot pour se faire, cliquer-droit sur la zone de charge et choisir
cot.
La procdure est similairepour le tableau dutilisation des tches.
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est
accessible travers le
bouton
que
laffectation
celui
de
des
pas
automatiquement
lorsque
la
ressources
passe
en
considre
comme
heures
de
loption
Dtails
du
groupe
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la
valeur
des
heures
supplmentaires
considrer. Lheure
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surutilisation en
retardant
certaines
tches
figurant
dans
les
prvisions.
Mais vous pouvez effectuer les rglages dans la boite de dialogue option
de nivellementde ressources pour que Project rsolve les surutilisations en
retardant la date de dbut dune affectation ou dune tche ou alors en
rpartissant le travail sur la tche.
Voyez le nivellement des ressources comme un outil daffinage puissant
qui tient compte des rgles assez complexes et des options que vous
aurez spcifies dans la boite de dialogue audit des ressources. Mais il ne
permettra peut-tre pas, de rsoudre toutes les surutilisations de
ressources si vous nintervenez pas sur certaines informations de base des
tches et/ou des ressources. Pour cette raison, ne perdez pas de vue quil
est possible de rsoudre une surutilisation manuellement.
Lune des options de nivellement est de retarder une tche en fonction de
la priorit (0-1000) accorde la tche. Ainsi, les tches ayant une
priorit basse seront retardes plutt que
haute. Pour donner une priorit une tche, double-cliquer sur celle-ci,
dans la boite de dialogue active, cliquer sur longlet Gnral, ensuite
modifier la priorit dans la zone ci-dessous.
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Sachez que tous les rglages effectus dans cette boite de dialogue ne
sappliquent pas uniquement au plan du projet actif, mais galement
tous les plans projets que vous manipulez dans Ms Project.
Dans le cadre calcul denivellement, choisissez soit automatique, soit
sur ordre. Avec le premier choix, Ms Project tente de rsoudre lui-mme
toutes les surutilisations, ce qui nest pas souhaitable car vous risquez ne
plus en avoir la maitrise, do le conseil de choisir loption sur ordre.
Dans la liste Rechercher la surutilisation, slectionnez la priode o
Project doit rechercher les surutilisations avant deffectuer les calculs de
nivellement : minute par minute, heure par heure, jour par jour,
semaine par semaine, Mois par mois.
Il pourrait vous arriver de faire plusieurs nivellementssuccessifs avant
darriver au rsultat final. Ainsi il est conseill de cocher la case Effacer
les valeurs de nivellement avant de procder au nivellement.
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mieux
visualiser
longletAffichage,
le
rsultat
ensuite
sur
du
le
nivellement,
groupe
cliquer
Affichages
sur
des
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partir
du
et
fichier
sur
le
bouton
liste
des
ressources
partages
permet
douvrir
le
pool
de
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de
ressources,
il
affiche
le
Il est cependant
autres
esclaves.
Pour
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raliser une telle opration il
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dexcuter la procdure :
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permet
de
planifies,
Cliquer
sur
longlet
Affichage>Donnes>Table>Pl
us de tables, dans la boite de
dialogue active, double-cliquer sur
Planning
de
rfrence.
Vous
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du projet
Pour
renseigner
la
date
davancement
du
projet,
ouvrirla boite de dialogue
informations sur le projet cicontre, modifier la zone Date
actuelle afin quelle prenne la
date souhaite et valider avec
OK.
selon
prvisions,
cliquer
les
sur
jour
lavancement dune tche, la
slectionner,
cliquer
sur
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de travail ralis sur la tche et valider avec OK. Si par contre le travail
restant est au-dessus des prvisions, renseigner
la dure relle et la
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Equivalent
www.agesfo.comIndicateur
anglais
Description
BCWP
Budgeted Cost of
Work Performed
CBTP
Cot Budgt du
Travail Prvu
BCWS
Budgeted Cost of
Work Scheduled
CRTE
Cot Rel du
Travail
Effectu
ACWP
Actual Cost Of Work
Performed
CBTE
Cot Budgt du
Travail effectu
VS (+ VS%)
Schedule
Variance
SV (+ SV%)
Schedule Variance
VC (+ VC%)
Variance de cot
CV (+ CV%)
Cost Variance
EAA
Estimation
laccomplisseme
nt
EAC
Estimate At
Compltion
Correspond
la variation
entre
l'avancement ou au retard actuel et
l'avancement planifi d'une tche, en
termes de cots relativement
son dcalage dans le temps (ce qui
n'est pas quivalent la variation de sa
dure travail !) :
VS = CBTE - CBTP
SV = BCWP-BCWS
Correspond la variation entre le CRTE
et le CBTE et donc la variation entre
l'avancement ou retard actuel et
planifi d'une tche, en termes de cots
relativement la variation de sa dure
(ce qui n'est pas quivalent la
variation de sa date de dbut !) :
VC = CBTE - CRTE
CV = BCWP - ACWP
Le champ EAC montre le cot total
prvu d'une tche base sur l'excution
jusqu' la date de fin de la tche.
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BAA
Budget
laccomplisseme
nt
BAC
Bugeted At
Completion
VAA
Variance
laccomplisseme
nt
VAC
Variance At
completion
IPC
Indice de
Performance des
cots
IPD
Indice de
Performance des
dlais
TCPI
Indice de
performances
accomplir
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CPI
Cost Performance
Index
SPI
Schedule
Performance
Index
TCPI
To Complete
Performance Index
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Communication
Il est possible denvoyer tout ou partie dun projet un correspondant ou
un collgue par mail simplement en slectionnant celui-ci et en cliquant
sur Fichier>Partager>courrier lectronique>envoyer en tant que
pice jointe
Nous osons croire que ce qui est crit dans ce support vous a permis de
suivre la formation et de complter les dire du formateur afin de raliser
les travaux quil vous a remis. Il reste un support qui vous accompagnera
dans vos rvisions. Sachant que pour toute dcouverte, il suffirait de F1
pour se retrouver dans le monde des solutions.
BIBLIOGRAPHIE
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Pour complter vos lectures
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ces ouvrages.
Microsoft Office Project 2007 pour les nuls, NANCY C MUIR, 409 Pages (En, Fr)
Step by Step 2013, CARL CHATFIELD & TIMOTHY JOHNSON, 560 pages (en)
Managing project with MS Project 2007 (Training Kit) 200 Joly balliew & Deanna reynolds, 533 pages (En)
Pour la prparation la certification 70 632