BAILLEUL Valrie

CLEMENT Erika
MOREL Florence

fr
e.
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t.f
AUDIT DU RECRUTEMENT
ag co
s
pa
e

DESS CONTROLE DE GESTION SOCIALE

N
an
.m

Universit de Paris SUD Sceaux

Facult Jean Monnet
w
w
w

Cours de Monsieur BERLAND

ANNEE UNIVERSITAIRE 2000 - 2001

 Le recrutement est, en fait, la dernire opration par ordre chronologique : ce n'est
qu'aprs avoir puis divers moyens tels que la promotion interne, les reclassements, les
transferts, que les entreprises recourent au march externe de l'emploi pour combler leurs
besoins.
Les besoins futurs en personnel dpendent directement des objectifs gnraux de
l'entreprise, des programmes de production et d'un inventaire des ressources humaines, les

fr
objectifs en matire de gestion prvisionnelle du personnel devraient donc reflter la
philosophie gnrale du management faute de quoi les oprations de recrutement risquent

e.
d'tre inefficaces.

en r
re
em pie
t.f
Pour procder un audit du recrutement, il est ncessaire de rassembler des

ag co
informations ayant trait aux objectifs, politiques, programmes, et procdures de slection, de
recrutement, d'accueil, et de dpart ; de recueillir les donnes concernant les divers cots de
recrutement, notamment partir de celles transmises par le contrle de gestion ; d'examiner
s
pa
les fichiers de personnel et les dossiers individuels ; de considrer les apprciations portant
sur les performances des nouveaux embauchs, au moment de leur embauche et quelques
e

temps aprs ; d'tudier les statistiques d'embauche, de turnovers d'effectifs par catgorie,
N

formation initiale, exprience, qualification, date et lieu d'embauche, origine gographique,

an

service o le nouvel embauch a commenc sa carrire, etc. Dans certaines situations, il est
utile de dpouiller les entretiens de dpart, pour connatre les motifs ayant pouss les
.m

nouveaux embauchs quitter l'entreprise.

w

A partir de ces informations crites et des rsultats d'entretiens mens avec les diffrents
w

responsables, l'auditeur tablira un constat de la situation, afin de dterminer l'efficience et

w

l'efficacit des procdures et politiques des recrutements mises en uvre, de diagnostiquer les
problmes ventuels, d'en connatre les causes, et de proposer des recommandations de
solutions.

L'auditeur doit avoir une connaissance prcise des rfrentiels, et notamment du

processus du recrutement et de la structure des cots y affrant : c'est une aide tout autant
qu'un guide pour l'auditeur, qui dans chaque tape du processus du recrutement dclera les
points forts et les problmes l'aide d'indicateurs qui lui permettront de porter une
apprciation sur l'efficacit et l'efficience en ce domaine.
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fr
 I PHASE PREPARATOIRE : COMPREHENSION DES PROCEDURES
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS
Service du personnel Gestion prvisionnelle du Planification des Ressources Analyse des facteurs externes
personnel Humaines Economiques
Sociaux
Technologiques
Concurrentiels
Lgislatifs (sinsrer dans lespace juridique pour

fr
les dparts de la main duvre)

e.
Analyse des facteurs internes

en r
Budgets

re
em pie
Plans stratgiques de dveloppement de lentreprise
Objectifs de productivit

t.f
Rglement interne, convention collective

ag co
Analyse des besoins en Ressources
s Humaines
Evolution quantitative des besoins
pa
en Ressources Humaines
Analyse de la tendance Ratios
Bilan social
e

Prvisions des experts :

N
an

Enqutes formelles
Dcisions instantanes
Techniques spcifiques en fonction de lentreprise
.m
w
w
w
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Estimation des dparts Pyramides des ges

Dcs Pyramides des anciennets

MUTATIO
Mthodes de rgression
Extrapolation
Statistiques

fr
Prretraite

e.
Retraite

en r
Congs sans solde

re
em pie
Service militaire

t.f
Estimation des entres Estimation des besoins par la hirarchie

ag co
Intgration des objectifs de production

s Estimation gnrale Diffrences entre les sorties et les entres

Evolution qualitative des besoins en

pa
Ressources Humaines
Estimation des besoins futurs en Plan de promotion interne
fonction du niveau de Plan de formation interne
e

qualification Diplmes
N

Intgration des nouvelles technologies

an

Carte prvisionnelle des emplois

.m
w
w
w
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Description des postes Fiches dtailles

Identification de lemploi
Comptences souhaites

fr
Mission de lemploi court et moyen terme
Situation dans lorganigramme

e.
Inventaire des attributions

r
Description des activits

re
em pie
Marges dautonomie
Contrle par le suprieur

t.f
Moyen matriel et humain

ag co
en
Prparation du recrutement Expression de la demande Planification des ressources humaines
Demandes des suprieurs hirarchiques

s
Edition dune fiche de demande (niveau

pa
souhait, ge)

e Analyse de la demande

Analyse de la fiche de demande
N Vrification des besoins rels

an
Solutions provisoires : Intrim
CDD
Sous-traitance
.m
Dcision finale (ngative ou positive)
w
w
w
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Description du poste Si poste existant

fr
Fiche dtaille existante

e.
Si cration de poste

r
Cration de la dfinition (fiche) du poste

re
em pie
Description du profil souhait du Fiches dtailles des exigences souhaites

t.f
candidat Age
Formation

ag co
en
Exprience
Caractristiques personnelles recherches

s
Rmunration
Dlai de prise de fonction

pa
Recherche des candidatures Prospection interne Information interne : Affichage

e Note de service
Journaux de lentreprise
N

an
Exploitation directe des fichiers existants
.m Existence des plans de carrire
w
w
w
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Prospection externe ANPE/ APEC

(mthode de recherche) Candidatures spontanes
Annonces
Agences de personnel temporaire

fr
Recrutement externe pour du court terme

e.
- CDD
Bureau de lemploi

en r

re
Salons de recrutement

em pie
Cabinet de recrutement

t.f
Proposition de stage
Meeling auprs de nouveaux diplms

ag co
Slection des candidats Premier tri Analyse de la lettre de motivation et du CV

s
pa Confrontation des carts des postulants avec les
exigences du poste (profil)
Envoi dun questionnaire aux candidats
e

Entretien Prise de rendez-vous pour entretien pour les

N

candidats retenus
an
Accueil du candidat
Tests ventuels (graphologiques,
psychomtriques, de groupe)
.m

Rsultats des tests

Recherche dinformations sur les candidats

w

Vrification des caractristiques du candidat

(diplmes, exprience)
w

Prsentation du poste au candidat

w
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Si retenu aprs le premier entretien

Entretien avec le suprieur hirarchique
Vrification du casier judiciaire

fr
Vrification des rfrences

e.
en r

re
Embauche Dcision Dcision prise par DRH, directeur gnral,

em pie
suprieur hirarchique
Dcision dembauche signe par DRH, DG

t.f
ag co
Rdaction du contrat Style de contrat :
- CDD

s
pa - CDI

Accueil et intgration dans le service Sminaires dintgration

Prsentation de lentreprise, des collgues
e

Evaluation en cours et en fin de priode dessai

N
an
.m
w
w
w
 II - DIAGNOSTIC / DEMARCHE DE LAUDITEUR
QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TESTS
Est-ce que la planification des Le service des Ressources Humaines Possibilit de manque de Test 1
Ressources Humaines est efficace ? (RH) reoit-il des revues de presse performance de lentreprise et de

fr
Les responsables (dcideurs) sont-ils professionnalises sur les indicateurs comptitivit donc risque de
bien informs des facteurs externes et conomiques, les dernires tendances en licenciements conomiques

e.
internes pouvant influencer cette management, les nouvelles technologies

en r
planification ? propres leurs activits ?

re
em pie
Le service des RH est-il abonn une

t.f
revue du droit du travail ? Travaille-t-il
en collaboration avec le service juridique Risque de non-respect de la

ag co
de lentreprise (sil y en a un) ? procdure lgislative en cas de
licenciement (ou de toute autre sorte
Le service des RH est-il inform des de dparts volontaires ou non)

s
objectifs de chaque service, de la Prudhommes
pa
stratgie globale de l'entreprise, et du
budget qui lui est allou ? Analyse errone de la planification
si mauvaise communication entre
e

les services. Possibilit de non mise

N

La convention collective est-elle bien jour des documents.

an
dfinie et connue du service des RH ?

Mauvaise matrise des rgles

.m

Comment et par qui sont dfinies les (indemnits, prime) en cas de

RH ? dparts (licenciement, retraite)
w

Dcision non optimale si mauvaise Test 2

w

collaboration entre services

w
 QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TESTS

Les besoins de lentreprise sont-ils bien Le bilan social est-il pertinent en terme Mauvaise estimation des dparts Test 3
analyss ? de dparts ? donc des besoins en terme de main
Lestimation des besoins futurs est-elle duvre

fr
juste ? Les indicateurs de moyens sont-ils les Gestion prvisionnelle inefficace.

e.
plus pertinents par rapport aux
prvisions recherches ?

en r
re
em pie
t.f
Est- ce quil y a une bonne prparation Existe t-il une fiche dtaille pour tous Analyse biaise du poste et Test 4

ag co
et utilisation de la fiche dtaille ? les postes ? recrutement inefficace
Est- ce quelle dcrit bien les postes ? La description des postes est-elle Organigramme incohrent avec la
Recense-t-elle avec prcision les cohrente avec le travail effectif, la structure de lentreprise

s
salaris de lentreprise ? ralit (qualit de linformation). Mauvaise adquation entre les

paQui tablit ces fiches ? performances, les motivations du
Est- ce que tous les postes ont lieu dtre salari et la description du poste.
(utilit des postes)

e

Y a-t-il un suivi rgulier des fiches ?

N
an
.m
w
w
w
 QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TEST

Existe-il une priorit de la chartre Existe-t-il un lieu daffichage prcis Lentreprise peut passer ct de Test 5
promotionnelle ? et connu de tous dans lentreprise ? salaris (personnes internes dj

fr
Est-ce quil y a une bonne information qualifies pour les postes
des postes vacants ou des crations de Existe-t-il une revue interne relatant pourvoir).

e.
postes aux salaris de lentreprise ? toutes les opportunits de postes Cots de recrutement et de formation

en r
La recherche de candidatures externes pourvoir dans le groupe ? Qui sen levs et inutiles.

re
em pie
est-elle justifie et fiable ? occupe ? Qui la reoit ? Mauvais climat social, et mauvaise
intgration pour le nouveau venu

t.f
Est-ce que lentreprise favorise une (personne externe).

ag co
politique de promotion, mutation,
formation ? Les suprieurs hirarchiques peuvent
dissimuler la revue interne, afin de
garder leurs meilleurs salaris

s
Est-ce que lentreprise ne devrait pas
utiliser la flexibilit interne (heures Gaspillage de comptences.
pa
supplmentaires), avant daller sur
le march du travail (flexibilit Risque dun recours trop excessif Test 6
externe) ? aux emplois prcaires (intrim,
e

CDD) ou la flexibilit interne ou

N

Lentreprise sadresse-t-elle aux bons au contraire trop favoriser le

an
organismes de recrutement pour recrutement long terme (CDI).
satisfaire sa recherche de candidats ? Des cots sociaux, financiers
inutiles.
.m
w
w
w
 QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TEST

Est-ce que la procdure de slection est Existe t-il un classement efficace des Risque dcarter certaines Test 7
correcte ? CV ? candidatures intressantes.

fr
Les priorits dfinies par la campagne Public mal cibl.
de communication ont-elles donn les Pas assez de candidatures donc

e.
Test 8
rsultats attendus ? Les moyens de un choix trop restreint.

en r
communication sont-ils efficaces

re
em pie
(candidats intressants) ?

t.f
Est-ce que tous les candidats retenus
passent un entretien avec un membre

ag co
Aucune matrise du profil
des RH ? psychologique du salari

s
Est-ce que tous les candidats retenus
passent un entretien avec les
pa Si le suprieur hirarchique nest
personnes qui ont une connaissance pas daccord avec la dcision
suffisante des postes pourvoir, finale de recrutement, le Test 9
comme les suprieurs hirarchiques ? recrutement est rat et mauvaise
e

entente future trs envisageable.

N

Est-ce que le choix final de slection Qui dcide du choix final ?

an
des candidats est satisfaisant ?
.m
w
w
w
 QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TEST
Le service des Ressources
Humaines a-t-il les comptences Mauvaise connaissance lgislative
pour laborer des contrats de des RH propos du contrat de
travail ? travail

fr
Les RH matrisent-elles bien la

e.
lgislation des contrats de travail ?

en r
re
Qui labore le contrat de travail ?

em pie
Qui le signe ?

t.f
Est-ce quil y a un gros pourcentage Mauvaises pratiques de slection.

ag co
demploys ne finissant pas leur Le candidat retenu nest pas la Test 10
priode dessai ? La procdure personne recherche ou mauvaise
dembauche a-t-elle t bien description du poste au salari (non

s
mene ? satisfait de cette nouvelle

pa
embauche).
La phase daccueil permet-elle au Le nouvel embauch bnficie-t-il
candidat de sinsrer facilement dans dun accueil convenable et dune Mauvaise prise de poste
lentreprise ? formation de la part de ses Test 11
e
Incomptence du nouvel embauch
collgues, de son suprieur Cots de formation levs
N
an
hirarchique ?
.m
w
w
w
 TESTS

TEST 1 : Soumettre cette grille de questions plusieurs personnes du service des RH et des chefs de dpartement. (cocher la case
correspondante la rponse).

Revues spcialises dans : Reu dans votre service Reu mais dans un autre service que le Non reu dans
votre lentreprise

Lu Non lu Lu Non lu

Indicateurs conomiques

Tendances en management

Tendances en recrutement

Technique: sur activit de

lentreprise

Droit du travail

La situation concurrentielle
du march propre
lactivit de lentreprise.

La formation, les filires

universitaires, les grandes
coles : Diplmes
Questionnaire soumettre uniquement aux membres du service des RH.

Etes-vous inform sur le rglement intrieur ?

Etes-vous inform sur la convention collective ?
Etes-vous prvenu de chaque modification apporte aussi bien au rglement intrieur qu la convention collective ?
Etes-vous inform et avez vous accs au plan stratgique de lentreprise, aux objectifs et budgets de chaque service, aux prvisions des ventes
et de production ? Si oui ; est-ce que cela est ralis rgulirement ?

Test 2 : Dterminer comment et par qui sont dfinis les besoins en RH :

Questionnaire soumettre tous les responsables de services et au Directeur Gnral.

Qui est lorigine de la dcision danalyser, daugmenter les RH ?

Direction gnrale Direction des RH Suprieur hirarchique du service concern Plusieurs solutions sont possibles

Prciser lesquelles..

Qui est charg dvaluer les besoins en RH ?

Direction gnrale Direction des RH Suprieur hirarchique du service concern Plusieurs solutions sont possibles

Prciser lesquelles..

Qui prend la dcision finale ?

Direction gnrale Direction des RH Suprieur hirarchique du service concern Plusieurs solutions sont possibles

Prciser lesquelles..
Test 3 : Remplir et examiner les rsultats partir des indicateurs fournis par le bilan social.

Prvision du bilan social Chiffres constats au dbut Ecarts Note de confiance des
n-2 de n-1 indicateurs
Dmission

Licenciement pour motif

conomique

Licenciement pour motif

personnel
Dpart en cours de la
priode dessai

Dpart volontaire (retraite,

prretraite)
Test 4 : Observer lexcution des tches afin de savoir ce qui se passe dans la ralit et comparer avec ce qui devrait en tre (selon
la fiche dtaille).
Raliser des entretiens avec un chantillon de salaris propos de leur poste.

Identification du salari et de son poste : O se trouve le poste ?

Questions sur les tches du poste :

1. Quoi ?
2. Avec qui ?
3. Quels sont les outils, supports, matriels utiliss ?

Questions sur le systme de relation du poste :

1. Quelle est la place du poste dans la hirarchie ?

2. Quelle est la relation fonctionnelle ?

Questions sur les exigences du poste ?

1. Quelles sont les exigences physiques ?

Quelles sont les exigences intellectuelles ?
Quelles sont les exigences de formation ?

2. Quelles sont les expriences professionnelles souhaites ?

Test 5 : LAuditeur devra tudier les plans de carrire et les valuations dun chantillon reprsentatif de salaris.

Il posera ce questionnaire au DRH et des salaris pour savoir si lentreprise favorise le recrutement interne, en formant
ses salaris.

Quel est le pourcentage de la masse salariale forme par an ?

Ny a t-il pas favoritisme de certaines catgories pour les formations ?
Qui dcide des salaris former ?
Est-ce quun objectif dvolution de carrire est fix pour chaque formation ?
Est-ce que les plans de carrire sont suivis et remis jour rgulirement ?

Il vrifiera que la politique de promotion est bien prsente et en action dans lentreprise : Projection sur 5 ans

Cadres TAM Ouvriers qualifis Ouvriers non Total

qualifis
Effectif au 31/12/N
Cration de postes ou
postes vacants sur 5 ans
Promotion interne
Embauche extrieure
Effectif au 31/12/N+5
Test 6 : LAuditeur vrifiera quels types dactions lentreprise a recours pour faire face un surcrot dactivit - temporaire
- sur longue priode.

Actions :

Flexibilit interne Flexibilit externe Embauche sur du long terme

Heures supplmentaires Sous-traitance
CDD
Stagiaires
Travail temporaire

Heures complmentaires
Report de congs
Rcupration

LAuditeur sassurera que le service des RH identifier les critres de choix avant de dcider de la solution.

Lgalit
Cot financier
Cot social
Dlai de mise en uvre
Acceptabilit par les salaris
Impact sur la productivit

Test 7 : LAuditeur testera le responsable du recrutement, en lui demandant de sortir une candidature prcise (avec un profil bien
prcis).
Test 8 : LAuditeur examinera le nombre de candidatures spontanes sur une priode donne, ainsi que le nombre de rponses une
annonce.

Test 9 : LAuditeur vrifiera, pour plusieurs recrutements, la totalit des documents rentrant dans la procdure dembauche :

La demande dembauche
Questionnaire
CV
Rsum de lentretien
Contrat de travail

Test 10 : Pour valuer les erreurs de recrutement, on peut utiliser cet indicateur pour une priode t :

Nombre de dparts de nouveaux embauchs au cours de la priode dessai durant t

Nombre dembauchs en t

Test 11 : Mauvaises pratiques de slection, le candidat retenu nest pas la personne recherche. Ou mauvaise description du poste au salari (non
satisfait de cette nouvelle embauche), afin de se faire une opinion sur la qualit du travail. Ce qui sera transmit lauditeur

Si lopinion semble dfavorable pour le nouvel embauch, lAuditeur vrifiera si ceci provient :
Dun manque de formation, adaptation
Dun manque de comptence ou motivation