Dossier Achat hospitalier
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Bertrand Vigneron
Ingnieur hospitalier biomdical
Enseignant en logistique technique,
mdicale et hospitalire
institut du Management
COLE des Hautes TUDES en Sant Publique, RENNES
Un achat des dispositifs
mdicaux plus efficient
par un recensement prcis du besoin
IIe Symposium international des acheteurs publics et privs de la sant 8-9 septembre 2010 Issy-les-Moulineaux (92)
L une des tapes essentielles qui prcde lacte
dachat dun quipement et dont dpend la
russite est lexpression du besoin. Celle-ci atteint
un niveau plus ou moins abouti selon ses origines:
sagit-il dun simple renouvellement ou bien de lac-
quisition dun nouvel quipement? Ce nouvel quipe-
ment est-il dj prsent dans ltablissement, connu
et largement exploit dans dautres tablissements
de soins ou nest-il que peu diffus car rcemment
mis sur le march, voire sagit-il dun pur produit de
linnovation? Le besoin fait-il suite une rflexion
approfondie de longue date, un manque avr et
partag de tous? Na-t-il t suscit qu la suite des gurations diffrentes selon les tablissements. Dans
dmarches de commerciaux talentueux ou de visites
sur des sites ou a-t-il t initi aprs recherche din-
formations (articles ou publicit dans une revue, visite
dans un salon, un colloque ou encore une discussion
avec un confrre)?
Lexpression du besoin:
cl de vote de lachat
Lexpression du besoin volue au cours de diverses
phases de rflexion et se prcise en fonction du temps
qui lui est consacr. La phase embryonnaire la situe
lide de, au souhait de puis plusieurs phases sui-
vent, alimentes de rflexions et dinformations nou-
velles et de lexploitation de rsultats dinvestigation,
qui vont permettre de la prciser et datteindre un cer-
tain degr de maturit.
La phase que lon pourrait qualifier de conceptuelle
est atteinte lorsque la dcision de vouloir acheter est
prise. ce stade, on ne sait pas prcisment ce que
lon souhaite acqurir, mais lesquisse du besoin suf-
fit susciter lenvie dacheter. La phase terminale est
celle qui prcde directement lacte dachat, et qui
sexprime oralement dans certains cas et par crit dans
TH 722 - juillet-Aot 2010
le cahier des charges selon la procdure dachat (pro-
cdure adapte, accord-cadre, appel doffres).
La question qui se pose alors est la suivante: partir
de quand peut-on estimer que lexpression du besoin
a atteint un niveau de maturit suffisant pour pou-
voir tre suivi de son inscription aux achats prvoir
(plan prvisionnel dquipements)?
Processus dcisionnels
dans les tablissements de sant
Le processus dcisionnel qui vise dfinir le plan
dquipements pour lanne venir suit des confi-
certains cas, relativement rares, cest au directeur ou
lun de ses adjoints quil appartient de recueillir les
besoins, de les chiffrer, de faire les arbitrages puis de
les prsenter pour avis et validation aux instances.
Dans dautres cas plus frquents, ces tches sont dvo-
lues une commission des quipements (Encadrs)
manant de la commission mdicale dtablissement
(CME) et dont les membres voix dlibrative sont
issus du corps mdical et ceux voix consultative sont
invits et relvent plutt des secteurs administratifs
et techniques. Cette commission des quipements res-
ponsabilise ainsi le corps mdical pour tous les achats
dquipements biomdicaux (nouvelles acquisitions et
renouvellements), et parfois des quipements mobi-
liers non mdicaux et informatiques.
Lorsquune telle commission est prsente, elle a pour
mission de dfinir le plan dquipement et de prsen-
ter cette liste au directoire pour approbation. cette
fin, elle analyse les demandes formules par crit par
chaque ple puis reoit leurs reprsentants tour de
rle en runion plnire, qui exposent leurs souhaits
en les argumentant, oralement parfois mais le plus
souvent avec des documents lappui.
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Exemple de composition dune commission
des quipements
Un rapporteur dsign par la CME.
Des membres dsigns par la CME (voix dlibra-
tives) : un reprsentant mdical par ple ne si-
geant pas au directoire.
Des invits (voix consultatives) :
un mdecin DIM (dpartement de linformation
mdicale);
un ou des cadre(s) de sant dsign(s) par le di-
recteur des soins;
le directeur des finances;
le directeur des services techniques et hteliers;
lingnieur biomdical; encore plus difficile lorsque largumentation demeure
le responsable investissements.
Aprs avoir reu les reprsentants des ples, les
membres de la commission se runissent pour analy-
ser chaque demande et en valuer la pertinence aux
regards de trois critres principaux: amlioration de
la prise en charge mdicale, respect de lenveloppe
dinvestissements alloue et adquation avec le pro-
jet dtablissement. Les indicateurs qui permettent
la commission de se prononcer sont les suivants:
amlioration de la prise en charge du patient (int-
rts diagnostics et thrapeutiques), incidences sur les
charges de personnel et sur les cots dexploitation
(maintenance, ractifs et consommables, mutualisa-
tion, etc.). La commission remet ensuite au directoire
la liste des demandes arbitres et places en rang
1, ainsi que la liste des quipements onreux (cot
dacquisition qui excde par exemple trente ou qua-
rante mille euros). Le directoire procde ensuite
larbitrage final qui doit viser lajustement dun point
de vue financier de lensemble des demandes retenues
avec le montant de lenveloppe mdicale.
Lintrt dune fiche de recensement
des besoins
Les achats dquipements biomdicaux reprsentent
une part importante des investissements annuels. Les
montants dacquisition peuvent varier de quelques
centaines deuros (tensiomtre manuel, stthoscope,
otoscope, pousse-seringues) plusieurs dizaines
de milliers deuros (respirateur, moniteur, centrale de
surveillance) certains dpassant mme plusieurs
centaines de milliers deuros (quipement dimagerie,
automate de laboratoire, quipement innovant de
bloc opratoire).
Outre le fait quun dispositif mdical puisse apporter
une large contribution lamlioration de la prise en
charge mdicale (intrt diagnostic, intrt thrapeu-
tique), une acquisition peut avoir des rpercussions
sur divers postes section dexploitation (consom-
Un achat des dispositifs mdicaux plus efficient Dossier
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mables, maintenance), organisation, prsence para-
mdicale et mdicale en place voire sur limage de
lhpital. Cest la raison pour laquelle il parat diffi-
cile dapprcier en toute objectivit la demande din-
vestissement pour un quipement biomdical rcem-
ment mis sur le march, innovant ou exotique,
cest--dire peu connu et peu implant, compte tenu
dun manque de recul suffisant. Cette apprciation est
uniquement orale et que divers facteurs subjectifs
viennent influencer les dcideurs.
Afin de lever toute ambigut et dapprcier en toute
objectivit les demandes formules pour certains dis-
positifs mdicaux le ncessitant, il parat ncessaire
dinstaurer lusage de la fiche de recensement des
Missions de la commission des quipements
Solliciter au mois de mai/juin les ples afin quils tablissent
leurs demandes dquipements pour lanne N+1, sur un sup-
port informatique formalis et transmis par le responsable des
investissements.
Chiffrer chacune des demandes et laborer un document syn-
thtique reprenant lensemble des demandes de chaque ple.
Analyser les demandes dacquisition, de location et de mise
disposition dquipements mdicaux et non mdicaux de
chaque ple, argumentes par crit et oralement.
Poursuivre le dveloppement des programmes dinvestissements
pluriannuels dquipements, en collaboration troite avec les
personnes ressources: ingnieur biomdical et responsable in-
vestissements des quipements hospitaliers non-mdicaux.
Dresser un projet de plan dquipement la suite des runions
plnires au cours desquelles la commission reoit tour de
rles les diffrents ples. Ce projet distingue les quipements
dont le montant excde par exemple trente ou quarante mille
euros afin de laisser au conseil excutif toute latitude pour
tablir le plan dquipement dfinitif dans le respect du mon-
tant de lenveloppe mdicale.
Exercer une fonction de veille technologique, de conseil et
dvaluation sur la pertinence et lvolution des quipements,
en sassurant au besoin du concours de comptences ext-
rieures.
Donner son accord pour tout investissement supplmentaire
non prvu et demand par un ple.
Dfinir annuellement le montant de lenveloppe dite enve-
loppe de remplacement qui est rserve pour le renouvelle-
ment des appareils rforms au cours de lanne.
Remettre un bilan annuel la commission mdicale dtablis-
sement (CME).
Dossier Un achat des dispositifs mdicaux plus efficient
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besoins. Elle savre tre un outil daide la dcision Certains lments dinstruction de la fiche ncessi-
prcieux lorsque lacquisition dun nouveau dispositif
mdical est susceptible davoir des incidences diverses
et varies, plus ou moins prjudiciables mais diffici-
lement prvisibles.
Cette fiche peut tre utilise aussi bien pour les qui-
pements demands dans le cadre dun renouvellement
que pour une acquisition nouvelle (cration dune nou-
velle activit ou utilisation dune nouvelle technique).
Quelle que soit lorganisation du processus dcision-
nel, cette fiche a pour objectif principal de permettre
de prendre la meilleure dcision par la mise en balance
des bnfices et des contraintes en connaissant les
incidences annonces.
Une proposition de fiche de recensement
des besoins
La fiche permet de cadrer la demande dacquisition
en y incluant les objectifs essentiellement mdicaux
et techniques. Outil daide la dcision, elle per-
met aussi au demandeur de mener pralablement
une rflexion approfondie. Cest au fur mesure que
le demandeur renseigne la fiche quil en mesure les
consquences et value le bien fond de sa demande.
La fiche prsente (Annexe 1) regroupe onze
rubriques parmi lesquelles figurent des lments de
nature mdicale, organisationnelle, stratgique, tech-
nique et financire. Par exemple, elle permet dvaluer
plusieurs paramtres:
probabilit pour ltablissement dobtenir une sub-
vention si lacquisition relve dobligations rglemen-
taires ou de bonnes pratiques;
travaux spcifiques ncessaires pour son installa-
tion;
incidence dune telle acquisition sur lactivit du
service concern et pour les autres;
ncessit de prvoir des consommables spcifiques
et un entretien particulier ou un contrat de mainte-
nance lissue de la priode de garantie;
incidence sur la gestion du personnel, effectifs
(secrtaires, brancardiers, infirmiers);
contraintes spcifiques (activit en strilisation,
etc.).
Il convient de ne pas gnraliser lusage de cette fiche
tous les quipements biomdicaux mais au contraire
den assurer un usage bien cibl car le temps nces-
saire au demandeur, aid de ses cadres, pour la ren-
seigner constitue un frein son usage, dautant plus
que les mdecins et chirurgiens sinsurgent de la place
dmesure quoccupent les tches administratives.
TH 722 - juillet-Aot 2010
tent par ailleurs lappui de services comptents (bio-
mdical, pharmacie, informatique, service technique,
direction de linformation mdicale) qui pourront le
cas chant tre sollicits par le demandeur. Cette
dmarche dinstruction et de dialogue avec les sec-
teurs concerns reprsente une part importante dans
la russite ultrieure de lachat.
Par ailleurs, la fiche ne prsente pas une vision synth-
tique de laspect budgtaire (recettes et dpenses par
titres de dpense) associe lacquisition ventuelle
du dispositif. Les comptences spcifiques requises
et non dvolues des mdecins auxquelles sajoute
le risque dorienter davantage la dcision finale sur
lapprciation des aspects budgtaires au dtriment
des autres expliquent les raisons de ce choix. Il appar-
tient, le cas chant, au service financier dlaborer,
sur la base des lments renseigns dans la fiche, ltat
prvisionnel des recettes et des dpenses affrentes.
Plus quun outil daide la dcision:
un outil de planification et de suivi
La fiche de recensement des besoins na pas pour seule
ambition de servir doutil daide la dcision pour lla-
boration du plan dquipements. Elle permet surtout
dviter un achat prcipit insuffisamment rflchi dont
les consquences pourraient savrer prjudiciables au
service lui-mme et ltablissement (quipement ne
rpondant pas aux attentes, non-respect des bonnes
pratiques ou de la rglementation, mauvais retour sur
investissement, dsorganisation). Elle prsente ga-
lement dautres intrts: rflchir en cot global de
prestation, une des conditions essentielles pour rus-
sir son achat, mais aussi associer en amont le cadre du
service la dmarche et, par voie de consquence, les
quipes toutes entires, plaant ainsi la fiche au rang
doutil de communication et de management.
Sil est vrai que le temps consacr renseigner la fiche
peut sembler contraignant, les lments qui y figurent
reprsentent une source dinformation apprciable et
exploitable par la suite: lacheteur pourra y extraire les
lments dinformation essentiels pour dfinir le mode
de consultation adapt, planifier lachat, anticiper les
dpenses prvisibles sur les comptes dexploitation,
prvoir et planifier les travaux ncessaires, et rdiger
le cahier des charges; par ailleurs, la fiche pourra ser-
vir au suivi de lquipement et de lusage quil en est
fait tout au long de sa vie. Il permet notamment de
sassurer que les engagements pris par le demandeur
de lquipement ont t ou seront tenus.  n
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Annexe 1
Fiche de recensement du besoin dun quipement mdical

Mise jour (prvisionnelle) :

1 Identification du demandeur
Nom du rdacteur de la demande:.....................................................................................................................................
Ple dactivit:..........................................................................................................................................................................
2 quipement(s) demand(s)
Dsignation de lquipement:..............................................................................................................................................
Quantit demande:. ..............................................................................................................................................................
Intitul du ou des services et ou UF amens utiliser lquipement:...................................................................
Estimation du cot unitaire de lquipementen euros TTC:......................................................................................
Principales caractristiques souhaites:. ........................................................................................................................
Nombre dquipements du mme type dj prsents dans le ple :........................................................................
3 Objectif mdical et motivation de la demande
Objectifs et motivation en lien avec les ncessits du service, le projet mdical et le projet dtablisse-
ment, le positionnement dans le territoire de sant, lutilisation conjointe envisage entre plusieurs ples
et/ou dans le cadre de cooprations extrieures.
4 Description de la demande
Sagit-il:
Dun renouvellement ou dun quipement nouveau :.............. renouvellement nouveau
Du complment dun quipement existant :....................................................... oui non
Dintroduire une nouvelle activit dans le service :......................................... oui non
Dun renouvellement avec rduction du nombre dquipements:............... oui non
De la suite dune opration dj finance en partie (subvention):...... oui non (prciser)
Dune mise en conformitrglementaire :.......................................................... oui non
De rpondre une augmentation dactivit :..................................................... oui non
De rcuprer une activit sous-traite ou ralise lextrieur?............... oui non (prciser)
Dune innovation technologique mdicale:....................................................... oui non
(si oui, fournir un argumentaire mdical prcis)
5 Impact sur lactivit
Lappareil va-t-il tre un facteur dactivit supplmentaire dans le service ou dans ltablissement
(augmentation activit du bloc-op, ranimation, imagerie, laboratoire etc) ? oui non (prciser)
Quelle est la frquence dutilisation prvisionnelle(tous les jours, hebdomadaire, mensuelle)? (prciser)
6 Impact financier Recettes
Quelles recettes (T2A ou autres) directes peut-on attendre de lappareil? augmentation diminution
Prciser:......................................................................................................................................................................................
Quelles recettes indirectes peut-on attendre de lappareil (impact sur la DMS, sur le lieu de prise en charge
ranimation, soins intensifs, mdecine, bloc opratoire) ? Prciser:...............................................................
Lutilisation de lappareil permet-il dapporter un supplment au GHS?...............................................................
Prciser le GHS sur lequel sappuie lutilisation de lappareil:..................................................................................
7 Impact financier Dpenses
Cot dacquisition TTC toutes options choisies:............................................................................................................
Dure estimative dutilisation de lquipement en nombre dannes:...................................................................
Lquipement ncessite-t-il votre avis la souscription dun contrat de maintenance? oui non
Si oui, indiquez dans la mesure du possible le cot estimatif:................................................................................
Lappareil ncessite-t-il lemploi de consommables usage unique? ...... oui non
Prciser la dsignation des consommables:. ..................................................................................................................
Prciser le cot engendr par examen:. ...........................................................................................................................
Prciser le cot estimatif annuel :......................................................................................................................................
Lappareil ncessite t-il lemploi de consommables rutilisables ? ............ oui non
Prciser la dsignation des consommables:. ..................................................................................................................
Prciser le cot engendr par examen:. ............................. Prciser le cot estimatif annuel :...........................
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Lappareil ncessite-t-il lemploi de ractifs, CQ, calibrants ? ............. oui non

Prciser la dsignation des produits utiliser:.............................................................................................................
Prciser le cot engendr par examen/analyse :.................. Prciser le cot estimatif annuel :........................
8 Impact sur le personnel
Lutilisation de lappareil peut-elle tre mutualise avec dautres services :...................... oui non
Quels sont les noms des utilisateurs susceptibles dutiliser lquipement?.........................................................
Au niveau mdical? :..............................................................................................................................................................
Au niveau paramdical? :......................................................................................................................................................
Lacquisition de lquipement permettrait-elle de raffecter du personnel dautres tches, missions ?
................................................................................................................................... oui non (prciser)
Lutilisation de lquipement ncessite-t-elle:
Une modification des plages horaires de travail actuelles (PH, IDE, ASH, brancardier, secrtaire)?
................................................................................................................................... oui non
Du personnel paramdical supplmentaire :............................................... oui non
Du personnel mdical supplmentaire :....................................................... oui non
Du personnel administratif et technique supplmentaire (secrtaire, brancardier, ASH) : oui non
Si oui, veuillez chiffrer:.........................................................................................................................................................
Lutilisation de lquipement ncessitera-t-il des formations rgulires au personnel paramdical et mdi-
cal?.......................................................................................................................... oui non
Prciser si formation sur place ou lextrieur, le nombre de personnes concernes par an, le nombre de
jours de formation :.................................................................................................................................................................
9 Impact sur la prise en charge mdicale
Lacquisition de lappareil permettrait-elle de:
Amliorer la thrapie? . .................................................................................... oui non (prciser)
Amliorer le diagnostic? ................................................................................. oui non (prciser)
Amliorer le confort du patient? .................................................................. oui non
Lacquisition de lquipement aura-t-elle des rpercussions sur:
Lhospitalisation ? . .. oui non. Prciser et quantifier:..................................................................................
La DMS? . .................... oui non
Si oui, prciser de combien de jours:. ............................. et pour combien de patients: ......................................
10 Autres impacts
Lacquisition de lquipement ncessite-t-elle :
De la strilisation dinstruments (ajout ou retrait dactivit) ............. oui non (si oui, prciser)
De la pr-dsinfection . ..................................................................................... oui non (si oui, prciser)
De la dsinfection sur paillasse ou laveur .................................................. oui non
Lacquisition de lquipement ncessite-t-il des travaux?
Gros uvre (superficie supplmentaire, cloison, chauffage/climatisation)
................................................................................................................................... oui non (si oui, prciser)
Prises de courant supplmentaires ondules et non ondules? ........ oui non (si oui, prciser)
Prises rseaux, prises de tlphones? ........................................................ oui non (si oui, prciser)
Fluides mdicaux ? ............................................................................................. oui non (si oui, prciser)
Air comprim, eau brute, adoucie ou osmose ? ..................................... oui non (si oui, prciser)
Lquipement doit-il tre connect un systme informatique? ... oui non (si oui, prciser lequel)
Lacquisition de lappareil aura-t-elle des rpercussions sur:
Limage et la rputation de ltablissement? ............................................ oui non (si oui, prciser)
Les marchs en cours (consommables, ractifs, etc.) ............................ oui non
Les organisations de travail (internes et externes au service, brancardage)................. oui non
11 Commentaires libres du demandeur
Indiquer ici ou sur une feuille jointe toute information supplmentaire pour prciser votre besoin:.......
........................................................................................................................................................................................................
Date et signature du responsable de ple: ....................................................................................................................

Avis de la commission des quipements: . .............................................................................................................................

Dcision du conseil excutif: .......................................................................................................................................................