La solution clé-en-main pour organiser vos élections de CSE

Guide d’information sur le

CSE

Lorsqu’une entreprise emploie au moins onze salariés, elle doit disposer d’un
comité social et économique (CSE). Cette procédure figure parmi les élections
professionnelles obligatoires ayant lieu de manière périodique tout au long de la
vie de l’entreprise.

À quoi le CSE sert-il ? Comment se déroule la mise en place des élections ? Qui
peut procéder à l’élection ? Découvrez toutes les informations utiles concernant la
procédure.
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Le CSE est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

L’obligation de mettre en place le CSE concerne toutes les entreprises ayant un effectif d’au moins 11 salariés en équivalent
temps plein, sur une période de 12 mois consécutifs.
Pour ce qui est de la forme juridique, toutes les entreprises de 11 salariés et plus sont tenues de mettre en place le CSE,
qu’elles soient des SARL, des SA, des SAS ou des SCI. Les établissements publics sont également concernés. De même,
quelle que soit votre domaine d’activité, il doit être instauré un CSE dans l’entreprise dès lors que l’effectif ci-dessus est
atteint.

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 Qu’est-ce que le CSE ? Quand le mettre en place ?
Le Comité Social et Économique est une nouvelle instance représentative du personnel, dont le rôle est d’assurer le dialogue entre le personnel
et l’employeur. La création du CSE fait suite aux ordonnances Macron de septembre 2017 qui sont venues réformer le Code du travail en matière
de dialogue social.
La création du CSE ne vise pas à ajouter une nouvelle instance représentant le personnel à celles déjà existantes (comme le DP, le CE, ou le CHSCT), mais
à les regrouper en une seule. Ainsi, le CSE est une fusion de ces instances.
Si vous n’avez toujours pas mis en place votre CSE, il est nécessaire de s’y atteler dès que possible. La date limite pour mettre en place le CSE était fixée au 1er
janvier 2020. Pour les entreprises ayant atteint l'effectif légal mais n'ayant pas encore mis en place leur CSE, l'ordonnance du 13 mai 2020 a fixé une ultime date
butoir légale de mise en place de cette instance: l'employeur doit impérativement engager les élections de CSE entre le 25 mai et le 31 août 2020.

Un processus d’élections prenant généralement entre 2 et 3 mois, pour les sociétés concernées, il est impératif de planifier dès à présent
l’organisation des élections de votre CSE si vous êtes concerné.

Si vous avez actuellement des représentants du personnel (délégués du personnel, comité d’entreprise ou CHSCT), gardez à l’esprit que leurs
on du personnel au sein de votre entreprise, ce qui peut contraindre fortement son fonctionnement.
ne information/consultation du CSE sont viciés car les avis des anciennes instances du personnel sont réputés comme nuls. Ce sera le cas par exemple de la notificati

valablement un accord collectif d’entreprise.

Pourquoi dois-je mettre en place un CSE ?

Le CSE est une instance représentative des intérêts des salariés qui a pour objet de structurer et de fluidifier la communication entre les salariés et la
direction. C’est donc un outil essentiel pour favoriser un dialogue social satisfaisant et épanouissant dans l’entreprise.
Ensuite, le fait de ne pas remplir ses obligations tenant à la mise en place des élections professionnelles génère des risques considérables pour
l’employeur.
D’abord, l’absence de mise en place du CSE limite très largement le développement d’une bonne politique RH interne. Ainsi, par exemple :

• La mise en place du règlement intérieur sera inopposable.

• Cela empêchera de dénoncer un usage ou engagement unilatéral ou de conclure un accord collectif d’entreprise.
• Le régime favorable d’exonération fiscale et sociale attaché aux accords d’intéressement serait remis en cause par l’URSSAF en cas de contrôle.
• Les procédures de licenciement (notamment pour inaptitude ou pour motif économique) seraient viciées.

Enfin, l’entrave à la mise en place du CSE est assortie de sanctions pénales : 1 an d’emprisonnement et une amende de 7.500 euros pour le
représentant légal de la société, le montant de l’amende pouvant être multiplié par 5 pour la personne morale.
Qui peut être membre du CSE ?
Le CSE se compose d’une délégation du personnel et de l’employeur. Les représentants du personnel sont élus directement par les salariés de
l’entreprise parmi leurs pairs, au terme d’une procédure d’élections professionnelles rigoureusement encadrée par la loi.
Pour être électeur, c’est-à-dire pour pouvoir voter à l’élection des membres du CSE, il faut remplir les conditions suivantes :
• avoir au moins 16 ans ;
• travailler depuis au moins 3 mois au sein de l’entreprise ;
• ne pas avoir fait l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité de ses droits civiques.
Pour être éligible, c’est-à-dire pour pouvoir se porter candidat à l’élection des membres du CSE, il faut répondre à plusieurs conditions :
• avoir la qualité d’électeur,
• être âgé d’au moins 18 ans et
• travailler dans l’entreprise depuis au moins 1 an.
Quant aux mandataires sociaux, dès lors qu’ils ne sont pas titulaires d'un contrat de travail, ils ne peuvent pas être électeurs, ni éligibles aux mandats
de membres du CSE. N’ayant pas en tant que tel la qualité de salariés, ils ne doivent pas non plus être inclus pour le calcul de l'effectif.
De la même manière, le candidat aux élections ne doit pas avoir de liens de parenté avec l’employeur (c’est-à-dire le représentant légal de la société).
Ses enfants, parents, époux, concubins, partenaires pacsés, sœurs ou frères de l’employeur ne peuvent pas être membres du CSE.

Bon à savoir : les conditions d'électorat et d’éligibilité doivent être remplies, non pas à la date à laquelle vous préparez la liste électorale mais
obligatoirement à la date de l'élection, c’est-à-dire à la date du premier tour de scrutin. Il est donc nécessaire de prévoir et valider le respect des
conditions de présence et d’ancienneté en se projetant quelques semaines plus tard, à la date du scrutin.
Comment mettre en place le CSE ?
La mise en place du CSE nécessite l’élection de ses membres par les salariés eux mêmes. Le processus d’élections est entièrement à la charge de
l’employeur, qui est garant du bon déroulement des opérations électorales.
Pour les sociétés ayant un effectif de plus de 10 employés, l’employeur doit prendre l’initiative d’organiser a minima une élection des membres du
CSE tous les 4 ans.
Pour les sociétés de moins de 11 salariés, l’élection du CSE n’est pas obligatoire. Cependant, un CSE peut toujours être mis en place par accord
collectif.
La procédure d’élections est jalonnée d’étapes successives indispensables et encadrée par des délais légaux. Le non-respect peut entraîner une
annulation des élections, et in fine la nécessité de relancer le process des élections depuis le début.

Le calcul du nombre de salariés

Avant même d’entrer dans le process d’organisation des élections, il est essentiel de déterminer précisément le nombre de salariés de l’entreprise en
équivalent temps plein.
Cela sera très utile pour connaître les obligations précises en terme de choix de process électoral (un ou plusieurs établissements distincts par
exemple), mais aussi pour connaître le nombre de sièges à attribuer et le nombre de collèges à constituer.
L’exercice de calcul des effectifs requiert précision et maîtrise. Il faudra être alors très attentif aux modalités particulières de décompte relatives aux
salariés à temps partiel, en CDD, mais aussi pour les salariés intérimaires ou même les salariés mis à disposition par des entreprises sous-traitantes.
Lancement de la procédure d'élection

Une fois l’effectif déterminé, le lancement de la procédure d’élections est matérialisé par le biais du courrier d’information au personnel affiché dans
les locaux pour les informer de l’organisation des élections. Le document diffusé aux employés doit comporter la date du premier tour d’élection
envisagée, qui doit se tenir au plus tard 90 jours après cette première étape.

La deuxième étape essentielle consiste à négocier le Protocole d’Accord Préélectoral (ou PAP) avec les organisations syndicales représentatives.
Pour cela, il convient d’inviter les organisations syndicales à une réunion de négociation. Cependant, si une des organisations syndicales intéressées
n’a pas été prévenue correctement, elle pourra demander en justice l’annulation des élections.

Le PAP est un document essentiel car il est destiné à établir l’ensemble des modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
Cependant, si les organisations syndicales ne se déplacent pas à la réunion de négociation, l’employeur détermine lui-même ces modalités
d’organisation par une note de service. Si les organisations syndicales représentatives se rendent à la table des négociations mais que certaines ne
signent pas le PAP, conformément aux conditions de validité requises, la DIRECCTE devra être saisie afin de valider la répartition des sièges et des
salariés entre les collèges avant que la procédure se poursuive.

Puis, l’employeur devra afficher la liste des électeurs en respectant un délai impératif minimal de 4 jours avant la date du 1er tour de scrutin.
Recueil des candidatures

L’employeur devra également parallèlement recueillir les candidatures des salariés intéressés dans les délais prescrits dans le PAP. Sachant que les
candidatures au 1er tour doivent être nécessairement présentées par les organisations syndicales. Au 2d tour, en revanche, les salariés peuvent présenter
une candidature libre, c’est-à-dire sans étiquette syndicale.

Bon à savoir : lorsqu’il y a plusieurs collèges, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats doivent
être composées alternativement d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans la liste
électorale. Il convient de vérifier les listes et de rappeler aux candidats cette règle d’ordre public sous peine d’une annulation des élections si le
juge était saisi.
Organisation du scrutin
L’étape suivante consiste à préparer le scrutin de manière très concrète et pragmatique. Il est possible de procéder aux opérations de vote selon
plusieurs méthodes, qui peuvent être combinées entre elles : soit classiquement un vote physique sous enveloppe, soit un vote par correspondance
pour les salariés absents ou éloignés géographiquement du lieu du vote, soit un vote électronique effectué via une plateforme sécurisée.

Déroulement du scrutin et du dépouillement

Le jour du scrutin, les élections ont lieu à scrutin secret à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
A la fin du premier tour, un second tour de scrutin pourrait devoir être organisé dans les situations suivantes :
• si les syndicats n’ont pas présenté de liste au 1er tour (carence de candidat) ;
• si les sièges n’ont pas tous été pourvus ;
• si le quorum n’a pas été atteint au 1er tour (plus de 50% des électeurs n’ont pas valablement voté).
Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions. Après l’heure de clôture du scrutin, les opérations de dépouillement sont réalisées par le
bureau de vote.

Procès-verbal d’élection
Le bureau de vote détermine l’attribution des sièges aux candidats élus puis reporte les résultats sur le procès-verbal d’élection. Ce procès-verbal sera
ensuite précieusement conservé par l’employeur pour justifier de la bonne mise en œuvre des opérations électorales. Il sera également affiché dans
l’entreprise, et envoyé aux organismes intéressés, dont notamment l’inspection du travail et le centre de traitement des élections professionnelles.
En quoi consiste le vote électronique ?
Le recours au vote électronique

Le vote électronique constitue une manière actuelle, pratique et sécurisée de mettre en oeuvre vos élections de CSE :
• Les électeurs votent de manière dématérialisée sur une plateforme internet par le biais d’un accès confidentiel et sécurisé, depuis
un téléphone mobile ou un ordinateur.
• Les employeurs bénéficient d’un gain de temps considérable puisque cela évite l’organisation logistique laborieuse classiquement liée aux
opérations électorales : préparation des multiples bulletins, urnes, listes d’émargement, adaptation des locaux pour organiser le vote.
• Pour les membres des bureaux de vote, le recours au vote électronique évite une formation fastidieuse pour assimiler des règles
électorales multiples et complexes à l’occasion du vote et du dépouillement du scrutin.
• Pour l’ensemble des parties intéressées, le vote électronique constitue un gage de fiabilité et de sécurité juridique.
Le recours au vote électronique peut être mis en œuvre à l’occasion des élections du CSE, par accord d’entreprise (ou de groupe), ou à défaut
par simple décision de l’employeur. Un cahier des charges précis et spécifique (respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du
Code du travail) est établi dans ce cadre.
Le PAP (ou à défaut la note de service) fait référence au recours au vote électronique et précise le nom du prestataire choisi pour le mettre en
place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Garanties minimales du vote électronique

Des garanties minimales sont destinées à assurer la validité du système du vote électronique, parmi lesquelles :

• Après l’ouverture du scrutin, chaque électeur reçoit un mot de passe confidentiel, individuel et sécurisé qui leur permet d’accéder à une interface
ergonomique affichant les listes de candidats correspondant à son collège et d’exprimer son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran
et peut être modifié avant validation. L’électeur reçoit un accusé de réception de la transmission du vote et de l’émargement.
• Le vote est anonyme et “chiffré” par le système.
• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, concernant les données personnelles des électeurs, mais également
les opérations électorales (enregistrement et du dépouillement des votes)..
• Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l’employeur ou l’accord
d’entreprise ou de groupe le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
• La direction et les partenaires sociaux peuvent suivre le déroulement et les résultats du scrutin depuis une interface qui leur est dédiée. La liste
d’ émargement est accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
• Une fois le vote terminé, le dépouillement est opéré de manière entièrement automatisé sous le contrôle du bureau de vote. Les procès
verbaux sont établis automatiquement et sont prêts à l’impression pour signature et envoi aux organismes concernés.
• L’employeur conserve sous scellés l’ensemble des fichiers et documents liés aux opérations électorales, jusqu’à l’expiration du délai de recours et,
lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.
L’effectif de mon entreprise comprend entre 11 et 20 salariés.
Quelle procédure électorale dois-je appliquer ?
Dorénavant, depuis le 1er janvier 2018, en application de l’article L 2314-5 alinéa 5 du Code du travail, précisée par la position interprétative de
l’administration du travail (CSE : 100 questions réponses, n°39, Min. trav. 19 avril 2018), une procédure accélérée existe pour les entreprises entre 11
et 20 salariés.
En l’absence d’une intention de candidature manifestée par a minima un salarié dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la date d’affichage
de l’organisation des élections, un procès-verbal de carence de candidats sera directement établi et le processus électoral sera achevé.
Si toutefois une intention de candidature est manifestée pendant ce délai de 30 jours calendaires, alors l’employeur sera tenu de mettre en place
une élection selon la procédure "classique”. Il est donc opportun pour l’employeur de ne pas recourir à cette procédure “expresse" s’il sait par
avance que des candidats se manifesteront.
Cette procédure expresse répond par ailleurs à des règles précises en matière d’information des salariés, des organisations syndicales et
de l’administration du travail.
Comment fonctionne le CSE ?
Le CSE fonctionne selon des règles de fonctionnement précisément déterminées par le code du travail, mais qui peuvent le cas échéant être
aménagées par la voie d’un accord collectif d’entreprise.
Dès sa mise en place, le CSE doit approuver un règlement intérieur déterminant ses propres règles de fonctionnement.

Obligation de se réunir

En application de la loi, le CSE doit se réunir :

• Au minimum une fois par mois pour les entreprises de 11 à 49 employés,
• Au minimum une fois tous les deux mois dans les entreprises de 50 à moins de 300 employés,
• Et au minimum une fois par mois dans les sociétés dont l’effectif dépasse 300 salariés.
Un accord collectif peut être conclu pour modifier la fréquence et le contenu de ces réunions périodiques.

Déroulement des réunions

Les réunions sont présidées par l’employeur (ou son représentant titulaire d’une délégation). Tous les membres titulaires du CSE sont
habilitées à participer aux réunions régulières du CSE. En revanche, contrairement à ce qui existait avant, les membres suppléants n’assistent
plus aux réunions du CSE, sauf s’ils remplacent un titulaire.
Si des résolutions doivent être prises, elles sont décidées à la majorité des membres assistant à la réunion. Toutes décisions et délibérations
sont enregistrées dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire désigné du CSE.
Création de commissions internes au CSE

Pour aborder certaines questions spécifiques, le CSE peut mettre en place des commissions internes composées principalement de membres du CSE.
La mise en place de commissions dépend du nombre d’employés dans l’établissement concerné.
• Pour les entreprises de moins de 300 salariés, la création de commissions est facultative, sauf exception; une commission est décidée, soit
par accord entre le CSE et l’employeur, soit par accord d’entreprise.
• Dans les établissements de 300 salariés et plus, plusieurs commissions devront être instaurées: une commission dédiée à la formation, une
commission santé, sécurité et conditions de travail, une commission d’information et d’aide au logement et une commission en charge de
l’égalité professionnelle.
• Pour les entreprises de 1 000 salariés et plus, les mêmes commissions seront mises en place, mais vient également s’ajouter une
commission économique. Celle-ci est chargée de l’étude des documents financiers et économiques de la société pour le compte du CSE.
De quelles ressources financières bénéficie le CSE ?
Le CSE se voit octroyer deux budgets distincts complémentaires pour assurer pleinement ses activités : un budget de fonctionnement et un budget
destiné aux activités sociales et culturelles.

Le budget de fonctionnement
Le budget de fonctionnement du CSE est financé par le biais d’une subvention à la charge de l’employeur, et dont le montant dépend de l’effectif de
société et de sa masse salariale.
Le budget de fonctionnement s’élève à 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises entre 50 à 2.000 employés et à 0,22 % de la masse
salariale brute dans les entreprises de 2.000 employés et plus.

Le budget des activités sociales et culturelles

Le budget pour les activités sociales et culturelles est quant à lui décidé par accord, en prenant en compte ce qui a été versé au cours des années
précédentes.

Nouveauté issue des Ordonnances Macron : le CSE peut décider de faire basculer une partie de son budget de fonctionnement sur le budget activités
sociales et culturelles et réciproquement, dans la limite maximale légale de 10 % de l’excédent généré.

Les CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés ne bénéficient pas quant à eux de budget de fonctionnement ni de budget activités sociales et
culturelles, sauf décision plus favorable de l’employeur.
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Marine Dubois Sixtine de Kersabiec

Ancienne avocate Juriste
Experte en droit social Droit social

marine.dubois@legalplace.fr sixtine.dekersabiec@legalplace.fr