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Fédération Nationale
des Mutuelles Sociales
(FENAMUS)
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET
COMPTABLE DES UNIONS OU
MUTUELLES COMMUNALES DE
SANTE AU BENIN
Août 2015
Avec l’appui de :
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin
AVANT PROPOS
Depuis 1995, se développent au Bénin des mutuelles de santé en réponse aux difficultés d’accès des populations
aux soins de santé dues à l’instauration, dans le système, du paiement direct des soins.
Ces mutuelles de santé qui fonctionnent sur la base de la solidarité sont portées, pour la plupart, par des
bénévoles élus parmi les membres. De ce fait, leur efficacité et leur crédibilité s’en trouvent réduites. Fort de cela
et tenant compte du nouveau contexte caractérisé par le vote du Règlement N° 07/2009/CM/UEMOA portant
règlementation de la mutuelle sociale au sein de l’UEMOA et la mise en place du Régime d’Assurance Maladie
Universelle (RAMU), le Conseil National des Structures d’Appui aux Mutuelles Sociales (CONSAMUS) a
choisi de faire de la professionnalisation des mutuelles de santé sa priorité.
Ainsi, CONSAMUS en collaboration avec l’USAID/PISAF a fait un état des lieux de la professionnalisation des
mutuelles et unions de mutuelles de santé en 2010. Sur la base des conclusions de cette étude, un forum national
de la mutualité est organisé par CONSAMUS en juillet 2010, toujours avec l’appui de l’USAID/PISAF.
A ce forum, des résolutions sont prises et des options sont faites quant à la professionnalisation des mutuelles. Il
s’agit notamment de :
La nécessité pour toutes les mutuelles et unions de mutuelles de mettre en place et d’utiliser les outils de
gestion ;
Doter chaque mutuelle de santé ou à défaut chaque union de mutuelles de sièges ;
Doter chaque union de mutuelles d’outils et matériels informatiques ;
Doter chaque union de mutuelles d’un Gérant ;
Doter chaque union de mutuelles d’un comptable ;
Recruter un médecin-conseil pour l’ensemble des mutuelles d’une zone sanitaire.
Ce manuel constitue un guide, non seulement pour les mutuelles, mais aussi pour leurs faîtières et les structures
d’appui, en vue d’un meilleur suivi. Son utilisation correcte améliorera, sans nul doute, la gestion, l’efficacité et
la crédibilité des mutuelles et unions de mutuelles.
Je vous invite et vous encourage à en faire votre bréviaire pour un meilleur rayonnement du mouvement
mutualiste dans notre pays, le Bénin.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page i
Liste des tableaux
Tableau 1: Composition du Conseil d'Administration d'une Union ou Mutuelle Communale .. 6
Tableau 2: Maquette d'une Attestation de soins ................................................................................ 14
Tableau 3: Maquette du registre des Prestations .............................................................................. 15
Tableau 4: Modèle de plan d'actions ..................................................................................................... 19
Tableau 5: Modèle de liste de présence ................................................................................................ 22
Tableau 6: Récapitulatif de la procédure de gestion des ressources humaines ........................... 31
Tableau 7: Maquette d'un livre de caisse ou de banque ................................................................... 40
Tableau 8: Maquette du journal............................................................................................................. 43
Tableau 9: Maquette du grand livre...................................................................................................... 44
Tableau 10: Maquette de la balance ..................................................................................................... 45
Tableau 11: Maquette du registre des adhérents ............................................................................... 46
Tableau 12: Maquette du registre des achats ..................................................................................... 46
Tableau 13: Maquette du journal de trésorerie .................................................................................. 47
Tableau 14: Maquette du journal des opérations diverses............................................................... 47
Tableau 15: Maquette du budget prévisionnel ................................................................................... 54
Tableau 16: Maquette de la fiche de suivi budgétaire ...................................................................... 56
Tableau 18: Récapitulatif d'un bilan selon le PCMS ......................................................................... 58
Tableau 19: Maquette du compte de résultats.................................................................................... 60
Tableau 20: Maquette d'un compte de résultat .................................................................................. 63
Tableau 21: Tableau de classification des indicateurs de contrôle ................................................. 64
Tableau 22: Tableau de classification des indicateurs de gouvernance et de gestion ................ 66
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page ii
Liste des graphiques
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page iii
INTRODUCTION
L’instauration du paiement direct des soins de santé a entraîné dans les
pays d’Afrique Occidentale et du Centre plusieurs formes d’exclusions des
populations aux soins de santé de qualité.
Au Bénin, l’accessibilité financière des populations, notamment pauvres et
vulnérables, aux soins de santé reste un défi majeur à relever. Pourtant, selon
les Comptes Nationaux de la Santé réalisés en 2013 par le Ministère de la Santé,
les ménages supportent 40% des dépenses de santé alors que l’Etat en assure
29%. Les partenaires techniques et financiers contribuent à concurrence de 24%
tandis que la part des assurances et mutuelles de santé s’élève à 6%.
L’exclusion financière des ménages des soins de santé se manifeste de
façon saisonnière, partielle, temporaire ou permanente et tient
fondamentalement à leurs faibles capacités économiques et financières.
Les acteurs de l’économie informelle et du monde paysan, qui ne
bénéficient d’aucun mécanisme formel de protection sociale, sont les plus touchés
par cette exclusion.
Face à cette situation, la promotion des mutuelles de santé s’est avérée
incontournable pour réduire les barrières financières aux soins de santé au sein
des ménages à travers la mutualisation du risque maladie, la mise en commun
des moyens et la gestion démocratique du système.
Dans cette optique et depuis près de deux décennies déjà, des mutuelles de
santé se développent - un peu partout pour assurer un accès facile aux soins de
santé de qualité à coût abordable aux populations en générale et celles du secteur
informel et agricole en particulier.
A l’instar des autres pays d’Afrique Occidentale, le Bénin a connu une crise
de financement du secteur de la santé dans les années 70/80. Cette crise a eu
pour conséquence, l’exclusion de la majorité des populations aux soins de santé de
qualité, notamment les acteurs de l’économie informelle et du monde paysan.
La situation s’est aggravée dans les années 90 suite à la dévaluation du
franc CFA en janvier 1994. La diminution du pouvoir d’achat des populations a
renforcé, dans le secteur de la santé, les pratiques que sont :
- l’automédication ;
- le recours exclusif à la médecine traditionnelle ;
- l’utilisation des médicaments de la rue ;
- la faible fréquentation des formations sanitaires (autour de 30% dans la
période).
Le contexte était aussi caractérisé par la faible couverture sanitaire et
l’insuffisance de personnel soignant qualifié.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 1
Les premières mutuelles de santé au Bénin ont donc vu le jour dans ce
contexte, en 1995 notamment avec la Coopération suisse à travers l’ONG
française Centre International de Développement et de Recherche (CIDR), d’une
part et Solidarité Mondiale (WSM) et l’Alliance Nationale de la Mutualité
Chrétienne (ANMC), d’autre part. Mais avant, en 1989, Association pour le
Développement de la Mutualité Agricole au Bénin (ADMAB) a tenté une
expérience pilote à Agbokpa dans la commune d’Abomey avec l’appui de la
Mutualité Sociale Agricole (MSA) de France.
Depuis lors, le mouvement n’a cessé d’évoluer et aujourd’hui, plusieurs
structures sont engagées dans la promotion et le développement des mutuelles de
santé au Bénin. Il s’agit, entre autres de :
- Afric’Mutualité ;
- Bureau International du Travail (BIT), à travers le programme Stratégies
et Techniques contre l’Exclusion sociale et la Pauvreté (STEP) ;
- BORNEfonden ;
- Louvain Coopération au Développement, à travers l’ONG Groupement
pour la Promotion et l’Exploitation des Ressources de l’Environnement
(GROPERE) ;
- SOLIDEV ;
- USAID à travers le Projet Intégré de Santé Familiale (PISAF) ;
- l’Etat, à travers la Direction Générale du Travail (DGT) et surtout le
Caisse Mutuelle de Prévoyance Sociale (CMPS) ;
- et bien d’autres structures nationales engagées dans le développement des
initiatives mutualistes à travers le pays.
Les premières véritables expériences de mutuelles de santé au Bénin,
remontent au début des années 90. Le mouvement a rapidement connu une
évolution croissante allant de 11 mutuelles en 1997 à 191 en mars 2010. Depuis
2011, d’autres initiatives sont en gestation à travers le pays avec le concours de la
Subvention Round 9 du Fonds Mondial de lutte contre le paludisme, le VIH-
SIDA et la tuberculose dont la Société d’Electricité Industrielle et de Bâtiment –
Société Anonyme (SEIB-SA) est Principal Récipiendaire.
Le mouvement n’a donc cessé de grandir et de se développer, même si la
préoccupation majeure actuelle reste et demeure le renforcement, la
consolidation, la structuration et la professionnalisation de l’existant.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 2
OBJECTIF DU MANUEL DE GESTION
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 3
Chapitre 1 : Organisation du mouvement mutualiste
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Au niveau gouvernemental, il importe de créer une direction de la
mutualité sociale au sein du Ministère de la Santé qui se chargera du
développement et de l’accompagnement du mouvement mutualiste en cours au
Bénin. L’Agence Nationale de l’Assurance Maladie doit également être mise à
contribution pour une bonne articulation entre les pratiques des mutuelles de
santé et le Régime d’Assurance Maladie Universelle (RAMU).
Au niveau des unions communales, la structuration suivante peut être
adoptée en termes d’organisation interne des unions de mutuelles de santé.
1.1 Organigramme d’une Union de mutuelles
Graphique 2: Organigramme d'une Union de Mutuelles de Santé ou d'une Mutuelle
Communale
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1.2 Description des organes
1.2.1 L’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale (AG) d’une Union Communale est composée des
présidents, secrétaires et trésoriers ainsi que des deux premiers membres du
comité de surveillance des mutuelles de base la composant.
L’AG est aussi l’organe délibérant. Elle statue sur toutes les questions
importantes engageant la vie de l’organisation. Elle procède à l’élection en son
sein des membres du Conseil d’Administration (CA) et du Comité de
Surveillance, approuve le recrutement du personnel nécessaire.
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des rapports de gestion de l’union de mutuelles ; de vérifier des attestations de
soins et leur conformité aux factures reçues des prestataires ; de valider les
comptes annuels de la mutuelle ; d’élaborer un plan de travail annuel
accompagné de son budget à soumettre à l’AG et de représenter l’organisation .
Le Conseil d’Administration est également l’organe chargé du recrutement du
personnel technique de l’Union ainsi que du Médecin-Conseil.
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un responsable marketing et de la promotion qui aura pour charge de
travailler au développement de l’Union et pour une meilleure pénétration
de la population cible. Pour y parvenir, il devra, sur la base du plan de
développement, mettre en place des stratégies de marketing social efficace.
Un chargé de suivi du risque : la fonction de suivi du risque est technique
et doit être confiée à un médecin ayant une bonne connaissance du système
sanitaire béninois et qui est encore en exercice mais en dehors de la zone
d’intervention de l’union ou de la mutuelle communale. Tenant compte des
ressources des structures, il est souhaitable que ce dernier soit en
prestation de services mais avec un contrat annuel renouvelable chaque
fois que nécessaire. Le contrat de prestation de services doit définir les
périodicités de son travail.
Ce médecin conseil est chargé de vérifier les attestations de soins pour
s’assurer que les mutualistes sont bien soignés et que la mutuelle ne se fait
pas gruger par les agents de santé à travers des sur-prescriptions et des
surfacturations de soins. Dans le cadre d’une inter-mutualité, il est
préconisé que les unions de mutuelles de santé se mettent dans une
coordination par zone sanitaire pour recruter un médecin-conseil qui se
chargera de faire le tour des mutuelles de la zone sanitaire dans le cadre
de son travail.
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il importe maintenant de passer en revue son organisation technique afin de
mieux cerner un certain nombre d’éléments.
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CHAPITRE 2 : ORGANISATION TECHNIQUE D’UNE MUTUELLE DE SANTE
2.1 - La gestion des adhésions
La gestion des adhésions joue un rôle important qui dépasse le simple
enregistrement des adhérents et des personnes à charge. Elle alimente les autres
domaines de gestion (gestion financière, gestion des risques, contrôle, suivi et
évaluation) en données et informations concernant les bénéficiaires de la
mutuelle.
Cette gestion répond à un certain nombre de principes à savoir :
- le paiement de droit d’adhésion ;
- la cotisation est calculée individuellement sur la base d’une cotisation
par bénéficiaire ;
- chaque adhérent doit verser un montant de cotisation calculé pour
toutes les personnes à sa charge, lui-même y compris;
- l’adhérent doit inscrire tous les dépendants de sa famille. Il peut inscrire
d’autres personnes à charge;
- le paiement des cotisations est annuel et doit être obligatoirement versée
avant le 31 décembre de chaque année pour le compte de l’année suivante
afin de pouvoir bénéficier des soins dès le début de l’année en cas de
survenue de risque ;
- le paiement de la cotisation peut être fractionné dans le temps au cours de
l’année, aussi, elle peut être payée mensuellement au plus le cinq (05) du
mois couvert ;
- la période couverte pour la prise en charge des prestations est d’une
année et s’étend du 1er janvier au 31 décembre de la même année.
La gestion des adhésions consiste notamment à:
- l’enregistrement de toutes les informations relatives à la population
couverte par la mutuelle dans le registre des adhérents (nom, prénom, âge
ou date de naissance, situation matrimoniale, profession, nombre
d’enfants, nombre de personnes à charge, etc.) ;
- l’inscription de nouveaux adhérents et de leurs personnes à charge;
- l’enregistrement des mouvements de bénéficiaires (entrées et sorties) ;
- la mise à jour précise et permanente du nombre d’adhérents et des
personnes à charge nécessaires au calcul des indicateurs de suivi et
d’évaluation de la mutuelle (taux de pénétration, taux d’utilisation des
services de santé, etc.) ;
- l’enregistrement des informations sur les bénéficiaires, utiles au suivi et à
l’évaluation de la mutuelle (répartition des bénéficiaires par classes d’âges,
sexe, etc.) ;
- la limitation de certains risques liés à l’assurance (sélection adverse,
risque moral, fraudes et abus) par la réalisation d’activités spécifiques ;
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- la délivrance, la vérification et la validation des cartes de bénéficiaires ;
- la vérification du respect des périodes d’observation ;
- la production d’informations nécessaires au contrôle des droits aux
prestations.
La gestion des adhésions repose sur des outils de gestion standards et des
procédures clairement définies.
La maquette du registre des membres est en annexe.
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adhère ou qui renouvelle son adhésion. Cette garantie est donnée en échange
d’un certain montant de cotisation à verser par l’adhérent.
Les cotisations émises ou cotisations appelées
Elles correspondent aux sommes que la mutuelle demande à ses
adhérents en contrepartie des garanties qu’elle offre aux bénéficiaires sur une
période donnée.
Les cotisations perçues
Durant l’année, la mutuelle encaisse des cotisations qui correspondent en
totalité ou en partie aux engagements des adhérents pour l’exercice en cours.
L’ensemble des cotisations effectivement reçues en contrepartie des contrats en
cours constitue les cotisations perçues.
Les arriérés de cotisations
Au cours et à l’issue d’un exercice, certains adhérents peuvent accuser des
retards dans le paiement de leurs cotisations. Les arriérés de cotisation sont
constitués par les montants des cotisations en retard de paiement. Ces arriérés
sont des créances que la mutuelle doit récupérer.
Les cotisations perçues d’avance
Il s’agit des cotisations encaissées durant un exercice mais qui sont
destinées à la prise en charge des prestations pour l’exercice suivant.
Cette situation se produit notamment dans les mutuelles à période
ouverte d’adhésion et qui pratiquent une cotisation annuelle et les mutuelles
qui prévoient pour leurs adhérents la possibilité de prépayer leur cotisation pour
l’année suivante.
Le suivi des cotisations
Le suivi porte essentiellement sur les montants encaissés et sur les
arriérés. Il doit permettre à la mutuelle de connaître en permanence, le montant
des cotisations non encore encaissées ainsi que le nombre et l’identité des
adhérents concernés afin de mettre en place les mesures de recouvrement
appropriées. Le registre des cotisations est l’outil qui permet de faire le suivi du
recouvrement des cotisations.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 12
- d’une part, le bénéficiaire a terminé sa période d’observation et est à jour
de ses cotisations, ou n’accuse pas un retard dépassant les limites tolérées
par la mutuelle ; (1 mois au plus)
- d’autre part, les personnes qui se présentent avec une carte d’adhérent
sont bien des bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire qu’il n’y a pas
d’usurpation d’identité par des individus non mutualistes.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 13
Tableau 2: Maquette d'une Attestation de soins
Identification du bénéficiaire:
Diagnostic :
……………………………………………………………………………….
Prescriptions :
-
-
-
Prestation de la formation sanitaire:
Montant
Services Facturé
Date Acte Payé par
de santé Total à la
le patient
mutuelle
Total
Signature ou empreinte du
Nom, prénoms, signature et cachet du
bénéficiaire ou son
prestataire
accompagnant
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Ce registre a pour but de fournir les informations sur les prestations,
nécessaires au suivi et à l’évaluation des activités de la mutuelle/l’Union. Il
s’agit notamment des informations employées pour le calcul des taux d’utilisation
et des coûts moyens.
Tableau 3: Maquette du registre des Prestations
Année : ………………………….
S Coût
Nom et Nom et
e
N° Prénoms de Prénoms du Code Age Diagnostic Bénéficiaire Mutuelle/ Observations
x
l’Adhérent Bénéficiaire % Union %
e
Total
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CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 16
exemple. C'est aussi descendre dans un niveau de détails inexploitable. D’une
manière générale, il est essentiel de garder en tête qu'il ne s'agit que d'un outil.
Un moyen ne doit pas prendre le pas sur sa finalité.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 17
intervenir. C'est très utile pour savoir qui informer de l'avancée des
actions.
Comment ? : Quels sont les ressources à disposition : budget, équipe...
Quand ? : Définir les dates de début et de fin. Pour une gestion
avancée, comme c'est le cas en management de projet, on peut définir
des jalons avec des livrables.
Où ? : Préciser les lieux lorsque cela est nécessaire.
Combien ? : Fixer les critères de réussite. Ils permettent de valider le
succès ou non d'une action et de prendre une nouvelle décision en
conséquence : continuer, prévoir une nouvelle action.
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3.1.5 Modèle de plan d'actions
Contexte : ......................................................
Localité Période ou
N° Projets/Actions Objectifs Activités Responsable Acteurs impliqués Coût / budget
d’intervention date
Axe 0 : Analyse du contexte actuelle de l’environnement
Axe 1 : Fonctionnement
Axe 2 : Renforcement des capacités des élus et du personnel
Axe 3 : Suivi et évaluation des mutuelles à la base
Axe 4 : développement de l’Union et services aux membres
Volet 1 :
Volet 2 :
Volet 3 :
Volet 4 :
Axe 5 : Relation avec les tiers et gestion des partenariats
Axe 6 : Etudes, recherches et capitalisation
Axe 7 : Recherche et Mobilisation des ressources
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Pour une planification plus fine, les actions peuvent être représentées sous
la forme d'un diagramme de Gantt. L'intérêt est alors une visibilité accrue de la
répartition des tâches dans le temps et une gestion plus fine de leur
enchaînement.
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heures afin de permettre aux participants de se détendre, se désaltérer
et reprendre d’énergie pour la suite.
Ordre du jour : il s'agit du découpage horaire du temps de travail en
sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les
différents sujets de l'ordre du jour et de désigner quelqu’un pour veiller
au respect du temps.
Prévenir les participants
Diffuser l'ordre du jour à l'ensemble des participants, en précisant
notamment le lieu ainsi que l'heure de début et de fin de la réunion.
Si possible et afin d'optimiser l'efficacité des échanges, un document
préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant
le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés,
permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.
Convocation : selon le type de la séance et l’importance de leur
présence, une convocation doit être établie pour le personnel afin qu'un
ordre de mission leur soit adressé ou de requérir leur présence à la
séance. Il s'agit de contraintes réglementaires permettant de valider le
déplacement du personnel ou pour exiger leur présence à une séance.
Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres
que le personnel de l’Union.
Préparation de la salle et dispositions pratiques
Disposition des sièges selon la forme souhaitée : selon le type de
réunion, le responsable de l’organisation de la réunion, dispose la salle
pour faciliter le travail.
Préparation des kits de réunion si c’est nécessaire : il importe de
préparer des kits de séance pouvant contenir l’ordre du jour et des
documents nécessaires pour le bon déroulement de la réunion.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 21
d'éviter l'utilisation de sigles.
S’il s’agit d’une réunion de plus de 20 personnes, l’animateur fait circuler
une feuille de papier où chacun inscrit son nom et sa qualité. La liste est
polycopiée et distribuée dans les instants qui suivent.
Désignation d'un rapporteur
Il est souhaitable de désigner un volontaire ou un membre du personnel
technique pour la rédaction du compte-rendu. S'il s'agit d'une série de réunion,
chacun devra être rapporteur à son tour.
Liste d'émargement
Pour faciliter le suivi des réunions et des participants à chaque séance, il
est nécessaire de faire circuler une liste d'émargement afin de permettre non
seulement au service financier de valider les frais de déplacement et autres mais
aussi de disposer d’archives. Une liste d'émargement type se présente comme
suit :
Objet : ……………………………………………………………………………..
Date et lieu : ……………………………………………………………………..
Ordre Nom et Qualification/Ser Localisation Zone Contact : Sexe Emargement
prénoms vice/Structure Sanitaire mail et
téléphone
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Mettre à l'aise
Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de
réunion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux
participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une
température adaptée permettront de rendre une réunion plus efficace.
Dans le déroulement de la réunion, il importe après discussions sur chaque
point de l’ordre du jour, de faire une synthèse partielle de ce qui a été retenu
avant de passer au point suivant.
Rédiger un relevé de décisions
Un « relevé de décisions », établi collectivement par l'ensemble des
participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au
cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif : un
responsable doit être désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec
une date prévisionnelle.
Date de la prochaine réunion
S'il s'agit d'une série de réunions, il peut être opportun de profiter de la
présence des participants pour convenir d'une date commune pour la tenue de la
ou des réunion(s) suivante(s).
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 23
acter des décisions ;
formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à
des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les
tenants et aboutissants ;
capitaliser l'information, pour mémoire.
Diffuser le compte-rendu
Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour
validation. Après un délai de l'ordre d'une semaine, si des propositions de
modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à
l'ensemble des participants.
Faire le suivi des décisions
Pour s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises au cours de la
réunion, il importe que quelqu’un soit responsabilisé parmi les participants pour
procéder au suivi de la mise en œuvre et à relancer les responsables concernés au
besoin. Cet état de chose permet de travailler de façon efficace et à éliminer les
sujets de préoccupation à temps.
Graphique 4: Synthèse du processus de réunion
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distinct pour le courrier Arrivée/Départ (registre Courrier Arrivé, registre
Courrier Départ, Chronos Courrier Arrivé, Chrono Courrier Départ).
La correspondance ordinaire non numérotée : les messages reçus,
notamment les courriers électroniques et SMS voire les appels
téléphoniques sont traités dans les mêmes conditions que les
correspondances numérotées. Toutefois, ils sont classés dans un dossier
spécifique ouvert à cet effet. Pour le cas spécifique des SMS et des appels
téléphoniques, il est conseillé de procéder à leur transcription en vue de
leur classement. Ceci a l’avantage de disposer d’archives pour ces types de
messages pour des usages éventuels.
La correspondance confidentielle est utilisée pour le traitement de
questions délicates qui ne doivent pas être diffusées. Il existe un système
séparé tenu par le Gérant. Lorsqu’un message électronique, fax ou lettre
est reçu avec la mention "CONFIDENTIEL", toutes les copies dudit
document sont transmises au Gérant et ne sont diffusées qu’avec son
accord.
La correspondance personnelle : il s’agit de toutes les correspondances qui
présentent un caractère privé. Elles sont transmises dès réception aux
destinataires.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 25
Graphique 5: processus de traitement des courriers reçus
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 26
- imprime la lettre ;
- relit le courrier et le met dans le parapheur, le transmet de nouveau à
l’initiateur (s’il y a un secrétaire) de la lettre pour visa ;
- transmet le parapheur au Gérant pour relecture et signature ;
- récupère le parapheur avec le courrier signé ;
- affecte un numéro d’ordre chronologique au courrier ;
- photocopie le courrier signé ;
- prépare l’enveloppe au nom du destinataire ;
- met l’original dans l’enveloppe et l’enregistre dans le registre « courrier
départ » ;
- fait remettre le courrier au destinataire contre décharge du cahier
« courrier départ » ou l’affranchit ou le remet à l’agent de liaison ;
- transmet une copie de la correspondance signée à l’initiateur ;
- veille à ce que les courriers soient transmis aux destinataires avec
diligence ;
- classe chronologiquement la photocopie dans le classeur « courrier
départ ».
Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du
dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la photocopie du courrier
signé par l’intérimaire est présentée sans tarder au dirigeant dès son retour, pour
approbation.
Graphique 6: Processus de traitement des courriers départ
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 27
3.4 Gestion des Ressources Humaines
La procédure de gestion des ressources humaines se résume comme il suit
ci-dessous.
Les fonctions doivent être suffisamment séparées. Tout recrutement doit
faire l’objet d’une prévision, selon le besoin, en rapport avec l’importance de
l’activité qui nécessite la mise en place du moyen humain à un poste donné. La
Direction Exécutive transmet au Conseil d’Administration, le budget de l’année
suivante qui inclut le plan de recrutement soumis à l’adoption. Une fois le budget
voté, le Conseil d’Administration donne ainsi quitus pour son exécution.
Le Gérant se chargera dès lors, en accord avec le Conseil d’Administration:
du recrutement et du licenciement du personnel ;
de la détermination des niveaux de rémunération ;
de l’autorisation des primes et des avances sur salaires ;
de la fixation de la grille des payements (per diem, transport, hébergement
etc.) ;
de la signature des chèques et autres instruments de paiements pour le
paiement des salaires.
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accueil du nouvel employé (livret d’accueil) ;
inscription sur le registre des entrées et sorties du personnel ;
création d’un dossier individuel (classement des divers
documents) ;
mise à jour du répertoire (manuel ou informatique) ;
mise à jour du fichier du personnel (manuel ou informatique).
- Déclarations obligatoires :
Déclarations à la sécurité sociale.
Déclarations à l’Inspection du travail (enregistrement des
contrats de travail).
Licenciement
Le licenciement doit être fait selon les textes qui régissent l’Union à savoir
le code du travail, des conventions collectives, le règlement intérieur de l’Union
et le contrat de travail.
Graphique 7: Processus de recrutement du personnel
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tribunal de première instance.
Le registre se répartit en trois fascicules : n° 1, n° 2 et n° 3.
• Le fascicule n° 1 est destiné à décrire par agent, son état civil, sa
date d’entrée, son salaire de base.
• Le fascicule n° 2 est destiné à décrire par agent, les emplois
successifs occupés au sein de l’Union.
• Le fascicule n° 3 est réservé aux sanctions.
Quant au livre de paie, il est la récapitulation des états mensuels de
salaires élaborés collés sur les livres de paie cotés et paraphés.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 30
avances, acomptes, fournitures et prêts au personnel.
Les obligations fiscales et sociales en matière de salaire doivent être
régulièrement respectées. Ainsi :
• le personnel permanent doit être déclaré aux impôts et à la CNSS ;
• le comptable doit établir les états d’impôts sur salaires et les états
relatifs à la sécurité sociale et procéder aux paiements correspondant
dans les délais ;
• il est instauré une fiche de présence du personnel qui est remplie
chaque jour par les intéressés eux-mêmes à leur arrivée dans les
bureaux de l’organisation et à leur départ ;
• il est également instauré un titre de permission.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 31
Procédure Acteurs Tâches
Transmission
Le contrat d’embauche est établi en trois
exemplaires.
Gérant Un exemplaire est remis au salarié ;
Un exemplaire est conservé dans son dossier ;
Un exemplaire est remis à la DGT.
Dossiers du
personnel Dossier individuel
Un dossier individuel est ouvert par le Gérant, il
contient les pièces suivantes :
Contrat d’embauche signé auquel sont annexés les
diplômes et C.V ;
Pièces d’état civil (acte de naissance ou jugement
supplétif, certificat de nationalité casier judiciaire
et carte d’identité ou passeport) ;
Pièces médicales (certificat de visite et contre-
visite) ;
Fiche individuelle reprenant les éléments
permanents nécessaires à l’établissement de la paie
avec matricule affecté au salarié ;
Évaluation du salarié ;
Toutes les correspondances concernant le salarié.
le Coordonnateur gère les données du personnel
contenant les pièces citées ci-dessus.
Paie Comptable Le Comptable s’occupe de l’établissement de la paie
et doit à ce titre établir :
- Les bulletins de salaire ;
- Le livre de paye.
a) journal de paie
- le Comptable procède à la comptabilisation des
éléments de paie au plus tard quinze (15) jours
après.
Le livre de paie récapitule tous les éléments
contenus sur les bulletins de salaire devant servir à
la comptabilisation de la paie.
Versement des salaires.
- Tous les salaires sont payés par chèque ou en
espèce selon le cas ;
- Le Comptable établit le chèque qu’il soumet à
la signature des personnes indiquées.
Les salaires peuvent également être payés par
virement bancaire.
b) bulletin de salaire
Chaque bulletin de salaire doit indiquer :
- la désignation de l’employeur ;
- l’identité du salarié (nom, emploi et position) ;
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 32
Procédure Acteurs Tâches
- le mois de paie ;
- le salaire de base ;
- les déductions effectuées sur le salaire brut ;
- les heures supplémentaires effectuées ;
- les primes et indemnités versées ;
- les retenues effectuées (IPTS, avances et
acomptes, Cotisations ouvrières, saisies-arrêts
etc.)
- le salaire brut ;
- le salaire après retenues;
- le net à payer.
Congé Gérant - Un congé annuel est octroyé à chaque agent après
Secrétaire un an de service effectif à raison de 2 jours par
Comptable mois. Son salaire lui est payé avant son départ ;
- Un planning de congé est établi au début de chaque
exercice ;
- La décision de congé est soumise à la signature du
Gérant ;
Absence - Un certificat de cessation de service est établi au
nom du bénéficiaire par le Gérant
- Les procédures de règlement sont identiques à celles
prévues par le règlement des salaires ;
- Lors de la reprise de service, un certificat de reprise
est établi et visé par le Gérant.
- Lorsque le travailleur doit s’absenter du service, il
doit établir une demande écrite en précisant le
motif, la durée et le lieu de jouissance ;
- L’absence pour cas de maladie doit être justifiée par
un certificat délivré par un médecin dans les 24
heures ;
- Des événements familiaux dûment justifiés
énumérés ci-après, auront droit pour le
travailleur ayant au moins six mois d’ancienneté
dans la structure, au bénéfice de permissions
exceptionnelles d’absence, non déductibles du
congé normal dans les dix jours ouvrables par an
et n’entraînant aucune retenue de salaire
conformément à la Convention Collective du
travail.
- Premier mariage du travailleur : ……6 jours
ouvrables ;
- Autres mariages du travailleur : ……3 jours
ouvrables ;
- Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur : …...1
jour ouvrable ;
- Décès du conjoint : …………..5 jours ouvrables ;
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 33
Procédure Acteurs Tâches
- Décès d’un enfant, d’un père ou de la mère
du travailleur : ……………….2 jours ouvrables ;
- Décès d’un ascendant en ligne directe, d’un frère ou
d’une sœur :…………………..1 jour ouvrable ;
- Décès d’un beau-père ou belle-mère : .1 jour
ouvrable ;
- Naissance d’un enfant :…….1 jour ouvrable ;
- Première communion : ……..1 jour ouvrable ;
- Baptême d’un enfant : ……….1 jour ouvrable ;
- Déménagement :………..1 jour ouvrable ;
Toute permission de cette nature doit faire l’objet
d’une autorisation écrite préalable par le Gérant,
sauf cas de force majeure.
Dans cette dernière éventualité, l’agent doit
informer le Coordonnateur dès la reprise du travail.
- À la fin du trimestre, une déclaration des
cotisations à la Sécurité Sociale est établie au vu
des différents états de paie ;
- Les imprimés sont remplis par le comptable ;
- Le paiement est effectué par chèque selon les
délais requis à la matière.
- La déclaration mensuelle est établie au plus tard
le quinzième jour du mois prochain ;
- La déclaration est faite au vu des états de
salaire ;
- Elle est signée par le Comptable ;
La déclaration et un chèque sont transmis au
Guichet de la CNSS par registre de transmission de
chèque.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 34
est des frais de transport, ils seront pris en charge au prix réel sur présentation
de facture ou de reçu de paiement.
NB : les autres frais hormis ceux d’entretien (restauration, sus mentionnés)
engagés sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
Pour les missions hors du territoire national, il faut tenir compte du pouvoir
d’achat et de la valeur de la monnaie en circulation dans le pays hôte pour définir
les frais d’entretien pour un voyage à effectuer.
Toute mission doit être sanctionnée par un ordre de mission car au démarrage de
la mission, le missionnaire prend 75% de ses frais de mission et le reste après
dépôt du rapport de mission et ceci dans un délai de cinq (05) jours.
NB : Attacher l’ordre de mission et la pièce justificative.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 35
CHAPITRE 4 : PROCEDURES FINANCIERE ET COMPTABLE DES
MUTUELLES DE SANTE
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 36
en place auprès du Comptable et dans un fichier conçu à cet effet et dans le
logiciel spécialisé de comptabilité mis en place selon les procédures
comptables en la matière. Ceci permettra de faire un reporting régulier et
de disposer d’informations comptables et financières à tout moment.
Pour les recettes issues des prestations de services et autres activités
menées, elles doivent faire l’objet de facturation au bénéficiaire. Il s’agit
notamment des honoraires sur prestation, des frais de location de biens de
l’Union, de salle et d’autres matériels, etc. Elles sont également inscrites dans le
registre comptable et tout autre support électronique mis en place à cet effet.
Toutes les facturations et l’établissement de pièces ne peuvent être établis que
par le Comptable qui est habilité à les inscrire dans le registre et les divers
supports. Il peut, néanmoins, déléguer expressément son pouvoir à quelqu’un
d’autre par écrit.
Enfin, les dons et legs internes et externes sont considérés comme des
ressources internes et doivent être pris avec un acte de donation simple signé des
deux parties et enregistrés dans le patrimoine de l’organisation selon sa nature.
Les ressources externes sont constituées de l’ensemble des subventions
obtenues des partenaires dans le cadre de l’exécution de divers projets de
l’Union ainsi que pour son fonctionnement. En effet, sur la base des
différentes propositions de projet faites aux partenaires, ils octroient des
financements (subventions) dont le décaissement peut être intégral au
démarrage ou alors à décompte périodique selon les différentes phases du
projet. Ces différentes subventions doivent être traitées selon le partenaire
et le projet afin de suivre la gestion de chaque financement obtenu. Des
comptes pourront être créés pour chaque financement obtenu. Elles font
l’objet de traitement spécifique afin de permettre de voir les fonds
dépensés par rapport au financement reçu et d’en dégager le résultat.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 37
qu’il injecte. A défaut de cette exigence, il est souhaitable qu’un compte ou sous-
compte soit ouvert pour chaque projet afin d’évaluer la gestion faite du
financement.
Dans le cadre de la gestion des comptes bancaires, le comptable établit une
demande d’appel de fonds selon une périodicité définie dans les accords avec les
bailleurs de fonds et le Conseil d’Administration. Elle est soumise au Gérant pour
contrôle et signée par le Président.
Signataires des comptes banques
Il est souhaitable, dans le but de la séparation des pouvoirs, que tout
décaissement sur un compte bancaire soit soumis à une double ou triple
signature selon le cas. L’union peut disposer d’un compte de fonds propres, d’un
autre pour les projets et/ou programmes et d’un compte fonctionnement pour la
gestion quotidienne. Pour ce qui est des signatures, il est conseillé de se référer à
ce que les textes prévoient en la matière.
Approvisionnement des comptes banques
Les comptes sont alimentés par des versements d’espèces, des remises de
chèques et des virements au profit de l’Union par les bailleurs de fonds et autres
partenaires et débiteurs.
Une fiche d’imputation doit être établie par le comptable, visée par le
Gérant pour chaque entrée de fonds et quelle que soit son origine. Le document
de la Banque matérialisant chaque encaissement doit être joint à la fiche
d’imputation correspondante.
Les dépenses par les banques
Les dépenses par les banques permettent:
de transférer des fonds entre les banques ;
d’alimenter la caisse de l’Union ;
de régler les prestataires conventionnés, les fournisseurs et autres
créanciers.
Pour le paiement des factures des fournisseurs et autres prestataires de
services, le comptable fait les contrôles d’usage notamment en comparant la
facture avec la facture pro forma, le bon de commande et le bon de livraison (ou
la vérification du cachet « certifié service fait » en cas de service) de même que les
calculs arithmétiques de la facture.
Transfert de fonds entre banques
Le comptable émet un ordre de virement ou un chèque qui doit être signé
par les deux cosignataires. Il émet ensuite une fiche d’imputation (l’ordre de
dépenses) pour enregistrer la sortie de fonds de la banque qui décaisse et une
autre (ordre de recettes) pour enregistrer l’entrée de fonds dans le compte de la
banque qui encaisse.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 38
Retrait de fonds pour la caisse
Le comptable émet un chèque qui doit être signé par les deux
cosignataires. Ensuite, il établit une fiche d’imputation pour enregistrer la sortie
de fonds de la banque qui décaisse et une autre pour enregistrer l’entrée de fonds
dans le compte caisse. La fiche d’imputation est accompagnée d’une copie du
chèque signé.
Le contrôle
A la fin de chaque mois, un état de rapprochement doit être établi pour
chaque compte bancaire par le comptable. Il doit soumettre au Gérant pour
approbation.
5 Gestion de la caisse
Approvisionnement
Une demande d’approvisionnement de la caisse doit être établie par le
caissier, en charge de la caisse, quand le solde caisse est inférieur ou égal à 10%
de la dotation. L’encaisse maximale est de 50 000 FCFA.
La demande d’approvisionnement de caisse est visée par le comptable et
signée par le Gérant. Une caisse tampon peut être créée pour recevoir des fonds
dont les dépenses s’exécutent dans les 24 heures qui suivent la réception des
fonds, notamment lors de la tenue de différentes sessions du Conseil
d’Administration, de formation et aussi de diverses rencontres organisées dans le
cadre des activités de l’organisation.
Caisse tampon:
Ce fonds peut excéder le plafond de la caisse ordinaire mais conforme à une
dépense budgétaire d’activité où on doit opérer des dépenses en espèces comme le
paiement des per diem et déplacement lors d’une AG, d’une formation, d’un
atelier ou d’une séance. Les reliquats des fonds de cette caisse tampon doivent
être retournés à la caisse de menues dépenses. Si ce reliquat est élevé, il doit être
reversé au compte d’origine.
Dépenses par la caisse
Les dépenses par la caisse ordinaire doivent être évitées lorsqu’elles
dépassent un seuil de cinquante mille (50.000) FCFA. Le Gérant est
l’ordonnateur délégué des dépenses par la caisse. Pour le paiement des
prestataires de soins, il est fortement recommandé de faire un paiement par
virement bancaire ou compte à compte.
Une fiche de dépenses doit être émise par le responsable de marketing et
de la promotion, visée et approuvée par le Gérant. Un brouillard de caisse doit
être tenu manuellement pour enregistrer tous les mouvements de fonds.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 39
Les paiements en espèces des factures
Après mention du ‘’Bon à payer’’ sur les factures par le Gérant, le caissier
effectue les paiements en espèces. Le prestataire ou le fournisseur doit acquitter
la facture avant de recevoir son paiement.
Contrôle inopiné de caisse
Le Comité de Surveillance, le Président du CA ou le Gérant doit procéder
de temps en temps à des contrôles inopinés de caisse au niveau de l’Union.
Contrôle périodique de caisse
A chaque réapprovisionnement de la caisse, on doit vérifier la concordance
du solde de caisse sur le livre de caisse et le solde effectif en caisse. On établit le
procès-verbal de caisse. Ce contrôle est effectué par le Gérant auprès du caissier.
Montant
Date N°PJ Libellé
Entrées Sorties Solde
report
Totaux
A reporter
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 40
Graphique 8: Processus de gestion de la caisse de menues dépenses
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 41
Enfin, les revenus des prestations de services sont des fonds que l’Union
facture lorsqu’elle rend un service.
Tous ces fonds recouvrés par le Comptable doivent être intégralement
versés sur les comptes bancaires de l’Union et doivent faire l’objet
d’enregistrement conformément aux procédures.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 42
les états de paiements divers etc.
Toute comptabilisation se fait sur la base d’une fiche d’imputation. Les
fiches d’imputations portent les indications suivantes: le n° de la fiche, la date de
l’opération, la date comptable, le journal concerné, les numéros de compte du plan
comptable, les montants de l’opération, la signature du comptable.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 43
b. Le grand-livre
GRAND LIVRE
SOLDE
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
c. La balance
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 44
d’identifier d’éventuelles erreurs. La balance est présentée ici dans le cadre de la
clôture de l’exercice, il s’agit de la balance après inventaire. Il faut cependant
noter qu’une balance doit être établie périodiquement (tous les mois ou tous les
trimestres) au cours d’un exercice, afin d’éviter une accumulation d’erreurs
d’écriture qui pourraient entraîner un travail de correction important en fin
d’exercice.
Avant d’établir la balance, il est nécessaire de procéder à la clôture de tous
les comptes ainsi que du journal.
N° Solde Solde
Intitulés des comptes Débit Crédit
Comptes débiteur créditeur
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 45
Conformément au plan comptable des mutuelles de santé, il faut mettre en
place au minimum les outils suivants :
- le registre des adhérents
Tableau 11: Maquette du registre des adhérents
Taux de
Arriérés
Code Nom et Cotisations Cotisations recouvrement
Date de
Adhérent Prénoms émises perçues
cotisations
Ainsi conçu, le registre est un document annuel qu’il faut changer chaque
année et qui ne prévoit pas des avances sur cotisation et les informations sur
l’adhérent. Il pourra être amélioré selon les besoins des mutuelles.
- le registre des achats
Tableau 12: Maquette du registre des achats
Référence
N° Nom du N° Date de la
Date Libellé Montant
facture fournisseur Compte paiement pièce de
paiement
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 46
- le journal de trésorerie
Tableau 13: Maquette du journal de trésorerie
Virement de
Recettes Dépenses
fonds
N° Entrée Sortie
Date Libellés Sortie Entrée Cotisations Autres Prestation Fournitur Charges Frais de Autres Immobili Cotisation Contrôle
PJ (débit) (crédit)
recettes maladie es de déplacement charges sation faîtière
personnel
En plus de ces supports, des journaux de caisse et de banque (International Monetary Fund [IMF]) seront créés pour
suivre les finances de la mutuelle. A la fin de chaque mois, il faudra procéder au bouclage de chaque document en totalisant
les montants comptabilisés à chaque niveau, notamment les journaux de caisse et de banque.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 47
A la fin de chaque exercice, pour chaque mutuelle à la base, il faut établir
des états financiers après les travaux de fins d’exercice conformément au PCMS.
Ces états financiers comprennent ici le bilan de fin d’exercice, le compte de
résultats et les états annexés.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 48
c. Des dons et legs
L’Union peut recevoir des libéralités (dons) de l’Etat, d’organisations ou
de personnes physiques, membres ou non. Les dons peuvent être en espèces
ou en nature. Dans ce dernier cas, l’Union doit les comptabiliser afin de ne
pas fausser l’analyse économique de son fonctionnement. Le comptable dans
tous les cas :
- réceptionne l’acte de donation ou de legs ;
- impute et enregistre l’acte de donation ;
- classe la pièce comptable ;
- procède à la codification du bien lorsqu’il s’agit d’une immobilisation.
d. Des subventions d’investissement publiques ou privées
Une subvention est une aide financière destinée à soutenir de façon
générale les activités de l’Union ou un projet particulier. Les subventions
attribuées peuvent être en espèces ou en nature (locaux, matériel, mise à
disposition de personnel). Le comptable :
- réceptionne l’acte de subvention reçue ;
- impute et enregistre l’acte de subvention ;
- classe la pièce comptable ;
- procède à la codification du bien lorsqu’il s’agit d’une
immobilisation ;
- enregistre le bien dans le registre des immobilisations.
e. des prêts obtenus auprès des banques, de l’Etat ou d’autres
organismes et les dettes vis-à-vis d’autres tiers
Une mutuelle de santé a la possibilité de solliciter un prêt auprès de
structures bancaires ou d’autres organismes, publics ou privés, avec ou sans
intérêt. La tenue d’une comptabilité rigoureuse est, dans ce cas, nécessaire car
elle conditionne généralement l’obtention du prêt. Une mutuelle peut également
utiliser des ressources ou bénéficier de services dont elle n’a pas encore effectué le
paiement. C’est le cas par exemple lorsque ses adhérents ont reçu des soins qui
n’ont pas encore été payés par la mutuelle aux prestataires.
La procédure comptable demeure la même que précédemment.
f. Des biens
Les unions disposent de biens durables et des biens circulants.
Les biens durables sont des biens utilisables par la mutuelle pendant
longtemps. Il s’agit de l’actif immobilisé. Il existe plusieurs catégories de
biens durables, parmi lesquelles celle des immobilisations qui concerne
le plus les mutuelles. Cette catégorie comprend les frais de création, les
terrains, les locaux achetés ou construits (ou en construction), le mobilier,
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 49
le matériel (de bureau, de transport…), etc. Ces immobilisations perdent
de la valeur avec le temps. Cette dépréciation est enregistrée chaque année
dans des comptes d’amortissement conformément aux normes comptables
en la matière.
A l’acquisition du bien, le comptable :
- vérifie la conformité de la livraison à la commande ;
- accuse réception du bien ;
- enregistre le bien dans le registre des immobilisations ;
- impute et enregistre la pièce comptable ;
- classe la pièce comptable.
En fin d’exercice, le comptable :
- après les travaux d’inventaire, procède au calcul des amortissements ;
- enregistre les amortissements des biens.
En cas de cession ou de mise au rebus de bien, le comptable procède aux
traitements comptables nécessaires selon le cas.
- Les biens circulants sont de biens provisoires liés aux activités courantes
de la mutuelle. Ils sont destinés à être transformés rapidement et sont
renouvelés plusieurs fois au cours d’un exercice. Il s’agit des stocks,
l’argent disponible en caisse et/ou en banque, les sommes dues (créances) à
l’Union (il s’agit essentiellement des retards de cotisations) et les
placements.
g. Du paiement des prestataires de soins
Les principales dépenses que les unions effectuent sont relatives au
paiement des soins de santé des bénéficiaires auprès des prestataires de soins
conventionnés. Pour ce faire, diverses opérations comptables sont nécessaires.
Réception des factures des prestataires :
- Le responsable de marketing et de la promotion vérifie les factures et
les confronte aux attestations de soins ;
- Il procède à la mise à jour du registre des prestations ;
- Il transmet les factures conformes au comptable et retourne celles qui
posent de problèmes aux prestataires avec ses observations.
Enregistrement des factures
- Le comptable réceptionne les factures validées ;
- Il procède à l’imputation des factures et à leur enregistrement
comptable ;
- Il classe les pièces comptables.
h. Des autres dépenses
En dehors des dépenses de prestation de soins, les Unions investiront les
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 50
ressources dans l’achat de fournitures diverses, de paiement de diverses factures
de location, d’électricité, d’eau, etc. de même que le paiement du personnel. Pour
le cas spécifique du paiement des salaires, conformément au contrat de chaque
agent, le comptable établit les fiches de paye qu’il soumet à la signature du
Gérant. Lorsque les fiches sont signées, il procède à l’établissement des
instruments de paiement, notamment les chèques ou les ordres de virement ou
encore les états de paiement lorsque c’est en espèce. Dans tous les cas, il est
indispensable d’établir un état de paiement pour ce qui est du salaire quel que
soit le mode de paiement. Ensuite, il paye les salaires du mois à chaque agent
puis procède à la comptabilisation et au classement des pièces. A la fin de chaque
mois, le comptable procède au paiement des impôts divers au service des impôts
de sa localité. Chaque trimestre, le comptable paye également les cotisations à la
sécurité sociale. Ces opérations donnent droit à la comptabilisation des pièces et
à leur conservation.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 51
contenir les informations relatives à la sortie de l’Union le cas échéant.
Le registre de bénéficiaires : comme celui des membres, il retrace toutes
les informations sur les bénéficiaires de l’Union.
Le registre des cotisations : chaque année, l’Union a besoin de connaître
les bénéficiaires de soins de santé au cours de cette année. Pour ce faire,
il est instauré un registre des cotisations qui montre pour chaque
membre, le nombre de bénéficiaires, le montant de sa cotisation
annuelle ainsi que les mois pour lesquels il est à jour de cotisation. Ce
registre permet chaque année donc d’avoir une idée sur la situation des
cotisations.
Le registre des prestations : il permet de suivre les soins administrés
aux mutualistes dans les centres de santé conventionnés ainsi que les
coûts des différentes prestations par pathologies.
L’attestation de soins : ce document est déposé au niveau des
prestataires de soins qui doivent à chaque prise en charge, le remplir
pour chaque bénéficiaire.
Le livre de caisse : c’est un document important qui n’est tenu que par le
responsable de marketing de l’Union. Ce livre enregistre toutes les
ressources financières en espèce qui entrent et sortent de l’union et en
dégage le solde après chaque opération. Il doit être tenu avec soins et
rigueur sans rature, surcharge ni blanc et le solde doit toujours
correspondre au montant en caisse réellement.
L’attestation d’identification du voyageur : ce document est délivré à
tout mutualiste qui effectue un voyage d’une localité à une autre où il
peut être pris en charge en cas de maladie. La fiche précise la localité de
provenance, celle de destination, les bénéficiaires concernés, la date de
délivrance ainsi que la date de validité de la fiche d’identification. Cette
fiche d’identification permet au bénéficiaire de se faire prendre en
charge dans le cadre de l’intermutualité au cours de sa période de
validité.
Le rapport mensuel d’activité : c’est une fiche qui retrace l’évolution de
la mutuelle d’un mois à un autre sur tous les plans.
Les fiches de stocks : il s’agit d’un outil indispensable à mettre en place
pour chaque fourniture disponible en stock, notamment les carnets de
reçus divers, les facturiers, les registres et attestations, etc.
Les maquettes de chacun des documents sont annexées au présent manuel
de procédures.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 52
nécessaire à la réalisation des activités et des objectifs durant un exercice donné.
Il est élaboré en fin d’année pour l’année suivante afin d’estimer au mieux l’état
financier de la mutuelle de santé et d’estimer les limites de celle-ci.
La préparation du budget doit s’appuyer sur le plan d’actions de l’exercice
comptable pour lequel le budget est préparé. Ce sont les objectifs contenus dans
le plan d’actions qui sont exprimés en termes monétaires. Ces deux documents
doivent concorder. Le budget doit être approuvé au plus tard le 15 décembre de
l’année qui précède l’année pour laquelle le budget est préparé.
L’exécution du budget consiste à compléter au fur et à mesure des dépenses
et des recettes réelles afin de suivre l’exécution budgétaire de la mutuelle de
santé. La mutuelle de santé doit préparer des rapports d’exécution budgétaire
mensuels, trimestriels, semestriels et annuels et toutes les fois que la nécessité
s’impose. Le rapport d’exécution budgétaire est préparé par le comptable, revu
par le gestionnaire de la mutuelle de santé et approuvé par le CA de la mutuelle
de santé. Le rapport d’exécution budgétaire doit être préparé au plus tard le 10
du mois suivant le mois concerné.
Le budget de trésorerie
Il compare les flux de recettes (encaissements) aux flux de dépenses
(décaissements). La gestion de la trésorerie doit permettre la réalisation d’un
équilibre financier à court terme indispensable. Le budget de trésorerie est la
synthèse de tous les autres budgets.
Le budget de trésorerie fait apparaître la différence entre les
encaissements et les décaissements du mois et le solde de trésorerie du mois.
Il a comme objectif l’équilibre financier mensuel de la section de mutuelle
de santé. L’élaboration du budget de trésorerie nécessite l’établissement de 2
budgets partiels :
Le budget des encaissements exprimés ;
Le budget des décaissements prévus.
Le budget des encaissements est à établir à partir de :
la prévision des recettes tenant compte des conditions de règlement
(paiement différé ou non) ;
des créances figurant au bilan initial et dans le livre de créance ;
des autres opérations diverses générant des encaissements
supplémentaires.
Le budget des décaissements prend en compte les délais de paiement des
factures de centre de santé, les salaires, les impôts, les taxes et autres frais de
fonctionnement. Ces décaissements doivent concerner les services et les biens
consommables acquis selon les procédures de gestion contenues dans le présent
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 53
manuel.
Il faut gérer la trésorerie. Les soldes excédentaires doivent être placés pour
qu’ils soient le plus rémunérateur possible à court terme. Il ne faut laisser aucun
capital inutilisé.
Le budget peut se présenter sous différentes formes de tableau dont voici
un exemple avec les rubriques les plus utilisées par une mutuelle de santé :
Tableau 15: Maquette du budget prévisionnel
Mois Janvier Février Mars …….. …… Décembre
Eléments
Solde initial
Encaissements
Droits d’adhésion
Cotisations
Subventions des partenaires (une
ligne par partenaire)
Subventions de l’Etat
Subventions de la commune
Revenus des activités
Intérêts bancaires
Autres recettes
Total des encaissements
Décaissements
Prestations de soins (une ligne pour
chaque catégorie de soins : primaire
et hospitalier)
Salaires des agents
Jetons de présence des
administrateurs
Organisation de l’AG
Contribution à la journée de la
mutualité
Cotisations au Conseil départemental
Achat de matériels et mobiliers de
bureau
Achat d’outils et de fournitures de
bureau
Formation des agents et des élus
mutualistes
Location de siège
Eau
Electricité
Contribution au Fond National de
Garantie
Autres dépenses
Total des dépenses
Solde final
Après la mise en œuvre de ce budget conçu sous forme de plan de trésorerie, il est
indispensable de procéder mensuellement à un suivi budgétaire pour prévenir
tout dérapage dans l’équilibre entre les recettes et les dépenses en cours
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 54
d’exercice, à opérer des ajustements nécessaires dans les prévisions et de gérer de
manière adéquate la trésorerie. La fiche suivante permet de faire le suivi
budgétaire.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 55
Tableau 16: Maquette de la fiche de suivi budgétaire
Eléments Prévisions Mois de ……………….
annuelles Prévisions Réalisations Ecarts % des
écarts
Encaissements
Droits d’adhésion
Cotisations
Subventions des
partenaires (une ligne
par partenaire)
Subventions de l’Etat
Subventions de la
commune
Revenus des activités
Intérêts bancaires
Autres recettes
Total des
encaissements
Décaissements
Prestations de soins
(une ligne pour
chaque catégorie de
soins : primaire et
hospitalier)
Salaires des agents
Jetons de présence des
administrateurs
Organisation de l’AG
Contribution à la
journée de la
mutualité
Cotisations au Conseil
départemental
Achat de matériels et
mobiliers de bureau
Achat d’outils et de
fournitures de bureau
Formation des agents
et des élus
mutualistes
Location de siège
Eau
Electricité
Contribution au Fond
National de Garantie
Autres dépenses
Total des dépenses
Différence
(Encaissement –
Dépenses)
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 56
4.5 Le bilan et le compte de résultat
4.5.1 Le bilan
Le bilan peut être assimilé à une photographie de toutes les valeurs de
l’Union à une date donnée, généralement en fin d’année. Il permet de visualiser
les composantes financières de la mutuelle et de les apprécier.
Il est représenté par un tableau contenant l’actif et le passif :
- L’actif = les moyens d’agir, c’est-à-dire les emplois. On parle :
d’actif immobilisé (biens durables de l’Union) ;
d’actifs circulant (biens liés aux activités courantes de l’Union, stock,
argent liquide, banque, créances…).
- Le passif = l’ensemble des capitaux propres et des capitaux étrangers (des
dettes de la mutuelle) c’est-à-dire ce que les membres de l’Union, les
donateurs, les prêteurs, les créanciers ont apporté pour la mise en œuvre
des activités de l’union. Il s’agit des droits d’adhésion, dons et legs, des
réserves diverses, des reports à nouveau, des résultats, des subventions
d’investissements et autres subventions obtenus des partenaires et de
structures publiques comme privées, des provisions, emprunts et dettes
assimilés ainsi que des dettes à court terme.
Total Total
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 57
Récapitulatif d’un bilan selon le PCMS
Tableau 178: Récapitulatif d'un bilan selon le PCMS
ACTIF PASSIF
Eléments Brut Amort Net Eléments Montants
/ Prov
Actif immobilisé Fonds propres et
assimilés
- charges
immobilisées - Fonds
mutualistes
- immobilisations
(adhésions,
incorporelles
dons et legs)
- immobilisations
- Réserves
corporelles
- Report à
- Immobilisations
nouveau
en cours
- Résultat net
- Immobilisations
de l’exercice
HAO
- Subventions
- Immobilisations
d’investissem
financières
ent
Actif circulant
- Provisions
- stocks (outils de techniques et
gestions et autres règlementées
fournitures de
Dettes
bureau, stocks de
financières
médicaments)
Passifs
- créances (fonds
circulants
dus à l’union)
Trésorerie passif
Trésorerie
- titre de placement
- Banque
- Caisse
TOTAL X TOTAL X
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 58
L’importance du bilan est son analyse. Lors de l’analyse du bilan, il faut
aussi s’attarder aux fonds propres et assimilés. Si ceux-ci sont trop faibles par
rapport aux capitaux étrangers (Subventions et dettes à long, moyen et court
termes), cela veut dire que la mutuelle dépend plus de personnes tierces
(bailleurs, donateurs..) donc cela n’est pas viable à long terme.
Le bilan fournit des informations nécessaires mais insuffisantes. Il ne
donne aucune explication sur les opérations qui se sont déroulées et ces
explications sont pourtant très utiles pour analyser les performances et la
viabilité de la mutuelle.
L’affectation des diverses opérations dans des comptes de charges et de
produits servira en fin d’exercice à établir un compte de résultat.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 59
Tableau 189: Maquette du compte de résultats
CHARGES PRODUITS
Liste des charges (dépenses, Liste de ce que nous avons eu comme
amortissements, etc.) faites durant recettes durant l’exercice comptable
l’exercice comptable
Résultat net : profit/bénéfice Résultat net : perte/déficit
TOTAL TOTAL
Les deux totaux doivent être égaux. Le résultat net est le montant qui
équilibre les charges et les produits.
- Si les produits sont > aux charges, on doit équilibrer le résultat dans la colonne
de gauche ; donc ce sera un bénéfice ou un profit pour la mutuelle.
- Si les charges sont > aux produits, on doit équilibrer le résultat dans la colonne
de droite donc se sera une perte ou un déficit pour la mutuelle.
a. Les charges
Les opérations qui entraînent une diminution du résultat de l’union sont
des charges.
Les charges peuvent ne pas correspondre à une sortie d’argent de l’année.
En effet, certaines charges représentent de l’argent sorti au cours de l’année ou
les années précédentes ou bien l’argent ne sortira que l’année ou les années
suivantes. Les charges affectent le résultat de l’union en négatif.
Exemple :
Si la mutuelle achète un ordinateur, celui-ci devrait fonctionner pour
trois (03) ans donc, son prix est réparti sur trois (03) ans et non sur la
première année. Chaque part annuelle de cette dépense représente
une charge : c’est la dotation aux amortissements de l’ordinateur.
Les charges peuvent être de différentes natures : d’exploitations,
financières, exceptionnelles.
Les charges d’exploitation
Cette catégorie regroupe les charges liées au fonctionnement normal et
courant de la mutuelle. Il s’agit notamment de :
- des prestations maladies : paiement des prestataires de soins ou
remboursement des dépenses de soins aux adhérents ;
- des frais de fonctionnement : achats de fournitures, frais de déplacement,
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 60
salaires et per diem ;
- des frais d’animation et de formation : frais d’envoi en formation des
responsables de la mutuelle, etc.
Les charges financières
Cette catégorie regroupe les charges qui sont liées aux opérations
financières en particulier :
- les intérêts des emprunts ;
- les frais financiers relatifs au fonctionnement normal du ou des comptes
bancaires.
Les charges exceptionnelles
Ces charges sont relatives à des opérations exceptionnelles c’est-à-dire :
- les pénalités et amendes fiscales ;
- les créances non recouvrables ;
- les dons de la mutuelle à des adhérents dans le besoin, attribués à titre de
la solidarité et en dehors de ses prestations normales.
b. Les amortissements
Un investissement est une acquisition d’un terrain, d’un bâtiment,
d’équipements qui seront utilisés pendant plusieurs années.
A l’achat, le prix s’inscrit dans le journal de caisse/banque mais, on
n’inscrit pas ce prix d’achat dans les charges annuelles du Compte de Résultat.
Le montant inscrit dans le Compte de Résultat est ce que l’on appelle la dotation
aux amortissements.
Il existe principalement deux méthodes d’effectuer l’amortissement :
L’amortissement dégressif qui consiste à amortir l’immobilisation à un
taux élevé pendant le jeune âge de l‘immobilisation et l’amortir à un taux bas
pendant le vieil âge de l’immobilisation. La logique derrière ce principe est que la
contribution d’une immobilisation neuve à la formation du revenu est grande par
rapport à une immobilisation vieille. De ce fait, une grande partie de la charge
d’amortissement doit être supportée par la période ayant encaissé plus de
recettes.
L’amortissement linéaire ou constant est la méthode la plus simple et
couramment utilisée. Cette méthode consiste à amortir le bien sur toute la durée
de vie de l’immobilisation par un amortissement constant c’est-à-dire que
l’amortissement appliqué au début de la période est la même que celui appliqué à
la fin de la période. On suppose que le bien a contribué à la production de
l’institution à part égale pour toute sa durée de vie.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 61
Il peut exister un problème avec l’amortissement basé sur le coût
historique car au terme de la durée de vie d’une immobilisation,, l’amortissement
constitué ne permettra pas de remplacer l’immobilisation car le prix aura
augmenté. Ainsi, la nécessité de réévaluer l’immobilisation s’impose.
L’immobilisation réévaluée est amortie sur la nouvelle valeur. Cette réévaluation
est de la responsabilité des experts comptables et autres évaluateurs.
L’amortissement, c’est la perte de valeur des immobilisations par l’usure et
le vieillissement.
c. Les produits
Les produits nous indiquent tout ce que les activités de la mutuelle ont
permis de produire pendant l’exercice. C’est-à-dire toutes opérations qui
enrichissent la mutuelle. Les produits affectent le résultat de la mutuelle en
positif.
Comme les charges, les produits peuvent être de diverses natures :
produits d’exploitation, financiers, exceptionnels.
Les produits d’exploitation
Ces produits sont liés aux activités normales de la mutuelle. Cette
catégorie comprend :
- les cotisations ;
- les autres produits techniques ;
- les dons et subventions.
Les produits financiers
Ces produits sont liés aux opérations financières et englobent notamment
les intérêts produits par des placements ou des comptes d’épargne.
Les produits exceptionnels
Ce sont des produits qui ne résultent pas de l’activité normale de l’union.
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 62
d. Exemple du compte de résultat.
Tableau 19: Maquette d'un compte de résultat
CHARGES PRODUITS
Eléments Montants
Eléments Montants
Charges de prestation Cotisations des mutualistes
Dotations-Reprises sur Dotations-Reprises sur
provisions techniques sur provisions techniques sur
prestations cotisations
Excédent de souscription
Médicaments et Produits des activités
consommables médicaux accessoires
Transports Production immobilisée
Services extérieurs Variation Production
stockée
Impôts et taxes Subventions d’exploitation
Autres charges Revenus financiers et
d’exploitation assimilés
Charges de personnel
Frais financiers
Excédent technique (1)
Dotation aux Transferts de charges
amortissements
Dotations aux provisions Reprise des amortissements
hors dotation provisions d’exploitation
techniques
Reprise de provisions hors
reprise de provisions
techniques
Excédent des activités ordinaires (positif ou négatif) (2)
Valeurs comptables des Produits des cessions
cessions d’immobilisation d’immobilisation
Charges hors activités Produits hors activités
ordinaires (HAO) ordinaires (HAO)
Dotations hors activités Reprises hors activités
ordinaires (HAO) ordinaires (HAO)
Subventions d’équilibre
Excédent Hors Activités Ordinaires (positif ou négatif) (3)
Excédent de l’exercice (4) = (2) + (3)
TOTAL X TOTAL X
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 63
4.5.3 Quelques ratios ou règles prudentielles
Les règles prudentielles sont des règles économiques, financières, comptables et
de gestion qui visent à sécuriser les cotisations et à garantir les droits à
prestations des membres des mutuelles sociales et de leurs structures faîtières
ainsi que la viabilité de ses organisations elles-mêmes1.
Le règlement N° 003-2011 rappelle un certain nombre d’obligations des mutuelles
sociales et de leurs faîtières en matière de comptabilité, de budget, de couverture
de risque, de gestion des œuvres sociales et sanitaires, d’exercice des activités
génératrices de revenu, de gestion des ressources financières, de constitution de
réserves, du fonds de garantie, de contrôle du fonctionnement et de la viabilité
ainsi que les sanctions en cas de violation des normes. Malheureusement, ce
règlement d’exécution ne prévoit pas encore les différents indicateurs de
performance des mutuelles sociales et de leurs faîtières pour répondre aux
normes. Ces indicateurs doivent être précisés dans une décision de la commission
de l’UEMOA qui n’est pas encore adoptée. Cette décision en cours relève certains
indicateurs que nous suggérons aux unions communales de mutuelles de santé et
aux mutuelles communales de santé.
Les indicateurs sont regroupés en deux (02) classes :
les indicateurs de contrôle : ils sont utilisés par l’organe administratif pour
effectuer le contrôle des mutuelles sociales conformément aux règlements.
Le non-respect de ces indicateurs peut entraîner des sanctions
administratives conformément aux dispositions du règlement
N°07/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009.
Tableau 220: Tableau de classification des indicateurs de contrôle
Indicateurs Formules de calcul Normes
1. Taux de règlement de montant payé *100
100%
la cotisation au FNG cotisation au FNG
5. Taux de sinistralité montant total des prestations (avec les provisions) *100 (70% ;
cotisations acquises 80%)
1
Article premier du règlement d’exécution N° 003-2011 relatif aux règles prudentielles
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 64
Indicateurs Formules de calcul Normes
6. Taux de tenue des nombre de réunions tenues par an *100
100%
réunions des organes nombre de réunions statutaires
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 65
Tableau 212: Tableau de classification des indicateurs de gouvernance et de gestion
Indicateurs Formules de calcul Normes
Objectifs fixés dans le rapport de l’étude de faisabilité
1. Taux de croissance brute des
(bénéficiairesn – bénéficiairesn-1) *100 pour les nouvelles mutuelles et le plan de développement
bénéficiaires bénéficiairesn-1 stratégique pour les anciennes mutuelles
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 66
ANNEXES
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 67
Annexe 1
2. Equipements nécessaires
Matériels et mobiliers de bureau (tables, chaises, etc.)
Matériels informatiques
Matériel de reproduction
Tableaux d’affichage
Tableau de conférence etc.
3. Options possibles
Attribution d’un bâtiment par la commune
Colocation d’un bâtiment avec une autre structure
Location d’un bâtiment
Acquisition d’un local (construction du siège)
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 68
Annexe 2
FICHE D'ADHESION
Reçu d'adhésion N°
nom
prénoms
adresse: village/quartier:
tél: tél:
date de paiement
Reçu de cotisation N°
B.P.F CFA
nom
prénoms
Montant
Pour la période de:
date de paiement
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 69
Annexe 2
Reçu de cotisation N°
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 70
Annexe 2
JOURNAL DE CAISSE
montant
date N°PJ libellé Entrées Sorties Solde
report
Totaux
A reporter
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 71
Annexe 2
année: ………………………….
nom et date de date Nombre de sortie
N° adresse sexe profession
prénoms naissance d'adhésion personnes à charge date motif
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 72
Annexe 2
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 73
Annexe 2
année
Nom et prénoms de Nombre de cotisation
N° Code jan fév mars avril mai juin juil aout sept oct nov déc observations
l'adhérant bénéficiaires annuelle
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 74
Annexe 2
REPARTITION AFFECTION/
NOM ET
DATE CODE AGE SEXE MONTANT SERVICE DE
PRENOMS
N° SANTE
Mutuelle Bénéficiaire
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 75
Annexe 2
République du Bénin
Département du:
Commune de:
Nom:
Prénoms
Code de membre
Mutuelle de santé de provenance
Localité:
Arrondissement:
Date de délivrance de la fiche:
Date limite de validité de la fiche:
Signature et Cachet
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 76
Annexe 2
Sui vi mens uel des membres coti s a nts Pers onne non coti s a nts
Membres Bénéfi ci a i res Membres à j our Bénéfi ci a i re à j our Adhérents Bénéfi ci a i res
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 77
Annexe 2
Identification du bénéficiaire:
Diagnostic :
……………………………………………………………………………….
Prescriptions :
-
-
-
Prestation de la formation sanitaire:
Montant
Services Facturé à
Date Acte Payé par le
de santé Total la
patient
mutuelle
Total
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 78
Annexe 2
Modèle de facture
CENTRE DE SANTE DE : …………………………………………
Adresse : _________________________________________
_________________________________________
N° Nature de
Montant Payé par le Facturé à
Date N° de code attestation la
total patient la mutuelle
de soins prestation
Total à payer
Arrêté la présente facture à la somme de : …..……………………………
.............................................................................................................
Date :………………..
Nom, prénoms,
Signature et cachet du responsable
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 79
Annexe 3
Dénomination Gérant
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 80
Annexe 3
Dénomination Comptable
Supérieur Gérant
hiérarchique
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Annexe 3
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 82
Annexe 4
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Annexe 5
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