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Manuel de gouvernance

pour le secteur bancaire


Dcembre 2015
Manuel de gouvernance dcembre 2015

Table des matires


1. Introduction ............................................................................................................................. 2
1.1. Contexte ............................................................................................................................ 2
1.2. Mthodologie ..................................................................................................................... 2
2. Qualits requises des actionnaires et des associs.............................................................. 4
2.1. Attentes prudentielles ........................................................................................................ 4
2.2. valuation des qualits requises ........................................................................................ 4
2.3. Charte de la famille et des associs ................................................................................... 4
2.4. Pas de prts, de crdits ou de garanties d'acqurir des actions .......................................... 5
3. Qualits requises des dirigeants et des fonctions de contrle indpendantes ................... 6
3.1. Fit & proper........................................................................................................................ 6
3.1.1. Gnralits.............................................................................................................. 6
3.1.2. Direction effective .................................................................................................... 6
3.1.3. Membres du personnel de l'tablissement ............................................................... 7
3.2. Cumul de mandats............................................................................................................. 7
3.3. Prts aux dirigeants ........................................................................................................... 8
4. Caractre appropri de l'organisation de l'entreprise ........................................................... 9
4.1. Principes gnraux de l'organisation de l'entreprise ........................................................... 9
4.1.1. Structure de gestion ................................................................................................ 9
4.1.2. Organisation administrative et comptable............................................................... 11
4.1.3. Procdures en matire de risques ......................................................................... 11
4.1.4. Fonctions de contrle indpendantes..................................................................... 13
4.1.5. Politique d'intgrit ................................................................................................ 16
4.1.6. Politique de rmunration ...................................................................................... 17
4.1.7. IT .......................................................................................................................... 18
4.1.8. Whistleblowing ...................................................................................................... 19
4.1.9. Continuit des activits .......................................................................................... 20
4.2. Mmorandum de gouvernance......................................................................................... 20
4.2.1. Mmorandum de gouvernance au niveau de la socit.......................................... 20
4.2.2. Mmorandum de gouvernance du groupe.............................................................. 21
4.2.3. Vrification opre par lautorit de contrle .......................................................... 21
4.3. Organe lgal d'administration ........................................................................................... 21
4.3.1. Fonction de politique gnrale ............................................................................... 22
4.3.2. Fonction de surveillance ........................................................................................ 22
4.3.3. Composition .......................................................................................................... 23
4.4. Comit de direction .......................................................................................................... 23
4.4.1. Pluricphalit et collgialit.................................................................................... 23
4.4.2. Composition .......................................................................................................... 23
4.4.3. Drogations ........................................................................................................... 24
4.4.4. Missions ................................................................................................................ 24
4.5. Comits + drogations ..................................................................................................... 25
4.5.1. Gnralits............................................................................................................ 25
4.5.2. Comit d'audit ....................................................................................................... 26
4.5.3. Comit des risques ................................................................................................ 27
4.5.4. Comit de rmunration ........................................................................................ 27
4.5.5. Comit de nomination............................................................................................ 27
4.5.6. Dispenses pour les tablissements qui ne sont pas dimportance significative........ 28
4.5.7. Contexte de groupe ............................................................................................... 28
5. Publicit et transparence ...................................................................................................... 29
6. Contexte de groupe ............................................................................................................... 30

Annexe: Modle de mmorandum de gouvernance ................................................................ 31

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

1. INTRODUCTION
Cadre rglementaire:

1. Loi bancaire
2. Orientations de l'ABE du 27 septembre 2011 sur la gouvernance interne (EBA GL 44)
3. Corporate governance principles for banks, BCBS, juillet 2015 (Principes du BCBS)

Dans le sillage de la crise financire, l'une des proccupations exprimes a t la ncessit dune
gouvernance adapte au sein des tablissements financiers. La bonne gouvernance constitue en
effet l'une des pierres angulaires du bon fonctionnement de la vie des entreprises et du systme
conomico-financier.

1.1. CONTEXTE

Suivant en cela les volutions internationales en matire de bonne gouvernance, tant du point de
vue des autorits de contrle (nouvelles orientations du Comit de Ble et de l'ABE) que sous
langle de la rglementation europenne, la Belgique a adopt en 2014 une nouvelle loi bancaire1
qui a actualis et prcis les diffrentes rgles en matire de bonne gouvernance. Cette loi aborde
entre autres points d'attention importants:
les exigences en matire d'honorabilit professionnelle et d'expertise adquate dans le
chef des membres de l'organe lgal d'administration, des personnes charges de la
direction effective et des responsables des fonctions de contrle indpendantes;
le renforcement du rle et de la responsabilit de l'organe lgal d'administration (sur le plan
de la composition, de l'expertise, du temps investi, ...) en matire de gouvernance en
gnral et de gestion des risques en particulier;
le renforcement du rle des comits consultatifs constitus au sein de de l'organe lgal
d'administration;
une attention particulire pour la gestion des risques et les rles et responsabilits
respectifs de l'oprationnel et des fonctions de contrle indpendantes (principe des "trois
lignes de dfense");
une laboration dtaille des rgles en matire de politique de rmunration;
une transparence accrue concernant la mise en uvre des principes de bonne
gouvernance.

Pour assurer le respect des rgles en matire de gouvernance, la loi bancaire met en outre la
disposition de l'autorit de contrle un arsenal tendu de mesures, qui vont des mesures
prudentielles dans le cadre du deuxime pilier (art. 149) aux mesures coercitives (art. 345-346) et
aux amendes administratives (art. 347) en passant par les mesures de redressement
(art. 234-238). Certaines infractions sont par ailleurs sanctionnes pnalement (art. 348-352).

1.2. MTHODOLOGIE

Le prsent manuel vise rassembler l'ensemble des documents de politique applicables aux
tablissements de crdit en matire de gouvernance (loi bancaire et son expos des motifs,
rglements, circulaires, rglementation europenne, normes internationales) et, au besoin, en

1 Loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contrle des tablissements de crdit.

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prciser la teneur. Le manuel prcise galement des thmes qui ne font pas proprement parler
l'objet de documents de politique spcifiques. Par ailleurs, il va de soi que les documents de
politique qui ne sont pas abords dans le cadre du prsent manuel restent d'application. Au
demeurant, le manuel ne porte aucunement prjudice aux comptences des autres autorits de
contrle (par exemple la FSMA) dans le domaine de la gouvernance.

Le manuel ne remplace en aucun cas les documents de politique sous-jacents. Lorsque ces
derniers subissent des modifications par la voie habituelle, il en rsultera une adaptation du
manuel. Comme il s'agit en principe d'une publication en ligne, le manuel se veut un ouvrage en
constante volution, qui reste applicable au fil de ces modifications sans pour autant que son
intitul ou sa rfrence sen trouvent modifis comme c'est par exemple le cas pour les circulaires.
Cela dit, les adaptations ventuelles seront toujours portes la connaissance des tablissements.
Elles seront par ailleurs expliques dans une rubrique spcifique, avec mention de la date de
modification.

La structure du manuel suit dans la mesure du possible la structure de la loi bancaire. De mme,
les termes utiliss dans le manuel ont la mme signification que celle qui leur est donne
l'article 3 de la loi bancaire.

Il est noter que, pour l'application du manuel, il y a lieu de tenir compte du mcanisme de
surveillance unique. cet gard, il convient de noter que le terme autorit de contrle doit tre
compris comme dsignant la BCE ou la BNB selon le cas. Bien que la BCE soit comptente pour
les tablissements de crdit importants au sens du rglement MSU, il revient aux autorits
comptentes nationales d'assister la BCE dans ses activits de surveillance. La BNB fournit cette
assistance dans le cadre des Joint Supervisory Teams, qui constituent le premier interlocuteur des
tablissements.

Le manuel aborde les sujets suivants: (i) qualits requises des actionnaires et des associs;
(ii) qualits requises des dirigeants et des fonctions de contrle indpendantes; (iii) caractre
appropri de l'organisation de l'entreprise; (iv) publicit et transparence; (v) contexte de groupe.

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2. QUALITS REQUISES DES ACTIONNAIRES ET DES


ASSOCIS
Cadre rglementaire:

1. Art. 18, 46-54 et 72, 2, loi bancaire


2. Communication CBFA_2009_31 du 18 novembre 2009 aux personnes ayant l'intention
d'acqurir, d'accrotre, de rduire ou de cder une participation qualifie dans le capital
d'organismes financiers
3. Circulaire CBFA_2009_32 du 18 novembre 2009 aux organismes financiers concernant les
acquisitions, accroissements, rductions et cessions de participations qualifies
4. Lignes directrices pour lvaluation prudentielle des acquisitions et des augmentations de
participations dans le secteur financier telle que requise par la directive 2007/44/CE

2.1. ATTENTES PRUDENTIELLES

D'un point de vue prudentiel, il est essentiel que les actionnaires significatifs prsentent certaines
qualits qui garantissent qu'ils utiliseront leur influence pour viser une gestion saine et prudente de
l'tablissement de crdit ainsi qu'un dveloppement ax sur sa continuit. Ils doivent galement
prendre en compte les attentes prudentielles en matire de gouvernance qui reposent sur
l'tablissement de crdit.

Cette exigence prudentielle constitue non seulement une condition pralable l'obtention d'un
agrment, mais elle continue de s'appliquer dans les phases ultrieures. Elle se traduit notamment
sous la forme de l'valuation prudentielle qui doit tre faite des qualits des personnes physiques
et morales qui ont dcid d'acqurir une participation qualifie dans le capital de l'tablissement de
crdit ou d'augmenter significativement leur participation.

Les actionnaires significatifs, ainsi que l'tablissement ds qu'il en a connaissance, informent


l'autorit de contrle des changements (augmentation ou diminution avec dpassement de certains
seuils) intervenus dans la structure du capital de l'tablissement de crdit.
L'tablissement de crdit doit fournir l'autorit de contrle toutes les informations pertinentes sur
ses actionnaires significatifs dont elle a connaissance et qui peuvent avoir une influence sur
l'valuation prudentielle de ces actionnaires. Cette obligation s'applique de mme aux actionnaires
concerns.

2.2. VALUATION DES QUALITS REQUISES

Les critres sur lesquels l'valuation prudentielle doit s'oprer, tant dans le cadre de la demande
d'agrment que par la suite, sont expliqus dans les Lignes directrices pour lvaluation
prudentielle des acquisitions et augmentations de participation dans les tablissements financiers,
requise par la directive 2007/44/CE publies conjointement par CEBS, CEIOPS et CESR. Les
actionnaires existants et potentiels doivent lire ce document en conjonction avec la communication
CBFA_2009_31; les tablissements de crdit doivent la lire en conjonction avec la circulaire
CBFA_2009_32.

2.3. CHARTE DE LA FAMILLE ET DES ASSOCIS

Les tablissements de crdit actionnariat familial ou compos dun cercle restreint dassocis ont
intrt dterminer dans une charte les accords rgissant les relations entre la famille ou les
associs, dune part, et ltablissement, dautre part, en ce qui concerne la bonne gouvernance de
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celui-ci, sa vision dentreprise, ses objectifs financiers, le suivi des dirigeants, les carrires, les
rmunrations,

2.4. PAS DE PRTS, DE CRDITS OU DE GARANTIES D'ACQURIR DES


ACTIONS

Aucun prt, crdit ou garantie ne peut tre consenti, directement ou indirectement, une personne
en vue de lui permettre, directement ou indirectement, d'acqurir ou de souscrire des actions ou
parts ou tous autres titres confrant un droit aux dividendes, de l'tablissement de crdit ou d'une
socit avec laquelle il existe un lien troit, ou confrant le droit d'acqurir de tels titres. Ce type
d'opration, dont le remboursement ou la leve de l'engagement qui en dcoule dpend, dans une
certaine mesure, de la distribution de dividendes par l'tablissement de crdit, porte en effet
atteinte la capacit d'absorption des pertes par le capital ainsi financ.

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3. QUALITS REQUISES DES DIRIGEANTS ET DES


FONCTIONS DE CONTRLE INDPENDANTES
Cadre rglementaire:

1. Art. 19, 20, 21, 27-31, 60, 61, 62, 72, 73, 86 et 212 loi bancaire; art. 526ter Code des socits
2. Circulaire NBB_2013_02 du 17 juin 2013 relative aux normes en matire dexpertise et
dhonorabilit professionnelle pour les membres du Comit de direction, les administrateurs,
les responsables de fonctions de contrle indpendantes et dirigeants effectifs
dtablissements financiers
3. Lignes directrices externes pour lapplication de larticle 62 de la nouvelle loi bancaire
4. Orientations de l'ABE du 22 novembre 2012 sur lvaluation de laptitude des membres de
l'organe de direction et des titulaires de postes cls
5. Principes du BCBS: principes 2 et 4

3.1. FIT & PROPER

3.1.1. GNRALITS

Conformment larticle 19 de la loi bancaire, les administrateurs, dirigeants effectifs et


responsables de fonctions de contrle indpendantes des tablissements de crdit doivent
disposer en permanence de l'expertise et de l'honorabilit professionnelle requises pour exercer
leur fonction. L'valuation d'aptitude (suitability assessment) de ces personnes est souvent dcrite
comme l'valuation de leur caractre fit & proper .

Bien qu'il incombe avant tout aux tablissements de slectionner et de conserver les personnes
adquates, l'valuation fit & proper fait aussi partie du contrle prudentiel. En vertu des
articles 60 et 61, les nominations envisages doivent tre pralablement communiques l'autorit
de contrle et lui tre soumises pour approbation.

La circulaire NBB_2013_02 explique comment lautorit de contrle concrtise les dispositions


lgales fit & proper et comment elle procdera lavenir pour les valuations fit & proper .
Tant les aspects de fond que de procdure des valuations sont abords cet gard.

3.1.2. DIRECTION EFFECTIVE

La notion de direction effective revt de l'importance dans le cadre des dispositions fit &
proper .

La direction effective sentend du groupe de personnes, administrateurs ou non, dont la fonction au


sein de ltablissement implique quelles exercent au plus haut niveau une influence directe et
dcisive sur la direction de lactivit de lentreprise.

Font ainsi partie de la direction effective les membres du comit de direction ainsi que les
personnes dont la fonction est situe un niveau hirarchique immdiatement infrieur (le niveau
dit CD-1 ), pour autant que ces personnes puissent exercer une influence directe et
dterminante sur la direction de tout ou partie des activits de ltablissement.

Lorsque, conformment larticle 26 de la loi bancaire, un comit de direction na pas t institu


au sein de ltablissement en raison dune drogation accorde par lautorit de contrle, la
direction effective sentend des personnes qui participent au plus haut niveau la gestion de
ltablissement, cest--dire les administrateurs excutifs ainsi que les personnes qui, sans avoir la
qualit dadministrateur, sont considres par ltablissement comme des dirigeants effectifs en
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Manuel de gouvernance dcembre 2015

raison de linfluence directe et dterminante quelles peuvent exercer sur la direction de tout ou
partie des activits de ltablissement.

En outre, lautorit de contrle considre que les dirigeants des succursales tablies dans lEEE
par des tablissements de crdit de droit belge entrent galement dans la catgorie des personnes
prenant part la direction effective (voy. larticle 1er, 11, du rglement de la Banque nationale de
Belgique du 6 dcembre 2011 concernant lexercice de fonctions extrieures par les dirigeants
dentreprises rglementes). Cela est lgalement ancr dans larticle 86 de la loi bancaire.

Les personnes responsables des fonctions de contrle indpendantes ne sont pas considres
comme des dirigeants effectifs dans le cadre de ces fonctions, en raison de l'indpendance qui doit
tre observe dans l'exercice de ces fonctions et qui semble incompatible avec l'exercice du
pouvoir de dcision qui est inhrent aux activits de l'tablissement.

Il appartient ltablissement lui-mme de dterminer quelles personnes font partie de la direction


effective. Depuis plusieurs annes dj, lautorit de contrle conseille au comit de direction ou,
dfaut dun tel comit, lorgane lgal dadministration dtablir, par la voie dune dcision formelle
(tenant compte du processus dcisionnel effectif relatif ses activits), une liste reprenant le nom
ou la fonction des personnes qui, sans tre administrateur, doivent tre considres comme des
dirigeants effectifs.

Bien que lensemble des dirigeants effectifs doivent rpondre aux caractristiques formules
larticle 19 de la loi bancaire, la nomination, dans les tablissements de crdit avec un comit de
direction, des dirigeants effectifs qui ne sont pas membres du comit de direction ni de lorgane
lgal dadministration ne doit pas tre pralablement communique l'autorit de contrle et lui
tre soumise pour approbation. Concrtement, il sagit des personnes dont la fonction est situe
un niveau hirarchique immdiatement infrieur au comit de direction et qui exercent une
influence directe et dterminante sur la direction de tout ou partie des activits de ltablissement
(niveau CD-1 ). Ces personnes doivent bien videmment prsenter les qualits requises de tout
dirigeant effectif conformment larticle 19 de la loi bancaire et il incombe au premier chef
ltablissement de crdit lui-mme dy veiller. Le respect des conditions prcites lgard de ces
personnes ne fera toutefois pas lobjet dune approbation pralable par lautorit de contrle sur la
base de larticle 60 de la loi bancaire mais sera contrl dans le cadre du contrle continu exerc
sur ltablissement. Cette approche traduit la volont de concentrer le renforcement du contrle
voqu ci-dessus, en ce qui concerne les dirigeants, sur les personnes qui, au plus haut niveau,
participent la gestion de ltablissement et sont membres de ses organes.

3.1.3. MEMBRES DU PERSONNEL DE L'TABLISSEMENT

Si les dispositions lgales en matire d'honorabilit professionnelle et d'expertise adquate portent


sur les valuations individuelles pour un ventail dtermin de personnes, il va de soi que le sujet
doit galement tre examin sous langle de lexigence dune organisation et dun contrle
interne adquats pour ltablissement considr dans son ensemble. Ainsi, une politique
adquate de recrutement, dvaluation et de formation du personnel pour lensemble des
collaborateurs d'un tablissement peut tre considre comme faisant partie de la bonne
gouvernance.

3.2. CUMUL DE MANDATS

Conformment l'article 62, 1er, de la loi bancaire, les membres de l'organe lgal
d'administration sont tenus de consacrer le temps ncessaire lexercice de leurs fonctions au
sein de ltablissement. Ce principe gnral de disponibilit est prcis dans la suite de l'article 62
de la loi bancaire.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

Pour les tablissements dimportance significative, la loi bancaire prvoit des restrictions
quantitatives prcises en matire de cumul des mandats. La Banque fournit dans des lignes
directrices externes des prcisions sur l'interprtation donner ces rgles.

3.3. PRTS AUX DIRIGEANTS

Cette section est en cours de prparation et sera ajoute une date ultrieure. Les tablissements
de crdit seront tenus au courant de l'volution en la matire.

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4. CARACTRE APPROPRI DE L'ORGANISATION DE


L'ENTREPRISE
4.1. PRINCIPES GNRAUX DE L'ORGANISATION DE L'ENTREPRISE

Cadre rglementaire:

1. Art. 21 loi bancaire


2. EBA GL 44
3. Principes du BCBS

L'exigence d'un dispositif solide et adquat d'organisation d'entreprise en vue de garantir une
gestion efficace et prudente de l'tablissement de crdit est dcrite en termes gnraux
l'article 21 de la loi bancaire. Il s'agit d'une disposition lgale essentielle inhrente au statut lgal
des tablissements de crdit. Elle doit tre respecte dans tous les cas, et seules sa porte et son
intensit varient en fonction de la nature, de l'chelle et de la complexit des risques inhrents au
modle d'entreprise et aux activits de l'tablissement (application du principe de proportionnalit).
La structure de gestion doit sadapter en permanence lvolution de lactivit.

L'exigence se concrtise dans la loi bancaire l'aide d'une liste thmatique non limitative de
diffrents sous-aspects, abords plus en dtail ci-dessous.

4.1.1. STRUCTURE DE GESTION

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 1, loi bancaire


2. EBA GL 44: orientations 8-10, 14

4.1.1.1. Structure de gestion transparente

L'tablissement de crdit adopte une structure de gestion transparente, qui favorise une gestion
efficace et prudente la lumire de la nature, de l'chelle et de la complexit des risques inhrents
au modle d'entreprise et aux activits de l'tablissement.

La rgle de base est la rpartition, au plus haut niveau, entre les fonctions qui sont responsables
de la direction effective et les fonctions qui en exercent le contrle. Il convient d'examiner cet
effet les fonctions suivantes:
la dfinition de la politique gnrale et de la stratgie (fonction de politique gnrale);
la direction de lactivit de lentreprise (la fonction de management);
le contrle du management (la fonction de surveillance);

La fonction de politique gnrale est confie aux administrateurs excutifs et non excutifs runis
au sein de l'organe lgal d'administration, la fonction de management aux administrateurs
excutifs, sigeant au comit de direction, et enfin la fonction de surveillance aux administrateurs
non excutifs, en particulier (mais non exclusivement) aux membres des comits consultatifs
prudentiellement pertinents de lorgane lgal dadministration chargs de l'audit, de la compliance,
de la gestion des risques, des nominations, des rmunrations, des investissements, etc.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

L'tablissement de crdit dispose d'une claire dlimitation des responsabilits de la gestion tant
excutive que non excutive. Il dtermine les comptences et responsabilits de chaque segment
de l'organisation, prcise les procdures et les lignes de reporting, et veille leur application.

Les organes d'administration (organe lgal d'administration, en ce compris les comits consultatifs;
comit de direction) arrtent un rglement d'ordre intrieur.

4.1.1.2. valuation priodique

L'tablissement de crdit procde intervalles rguliers l'valuation du fonctionnement de la


structure de gestion, et notamment des organes d'administration, en ce compris leurs
comptences, leur composition et leur taille. Il est possible de recourir des experts externes pour
raliser cette valuation.

L'organe lgal dadministration value en particulier, sur un plan tant individuel que collectif, que
ses activits, pratiques et procdures en matire de gouvernance, ainsi que le fonctionnement de
ses comits, sont mis en uvre de manire efficace et effective. Les administrateurs non excutifs
procdent au moins une fois par an l'valuation de l'interaction avec les administrateurs
excutifs, le cas chant en l'absence de ces derniers.

Les conclusions de ces valuations seront consignes dans un procs-verbal, tout comme les
mesures prises en vue d'amliorer le fonctionnement de la structure de gestion.

4.1.1.3. Dlgation et sous-traitance

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 1, et art. 66 loi bancaire


2. Rglement du 5 juin 2007
3. Circulaire PPB 2004/5 du 22 juin 2004 sur les saines pratiques de gestion en matire de
sous-traitance par des tablissements de crdit et des entreprises
dinvestissement
4. Communication NBB_2011_09 du 9 octobre 2012 sur les attentes prudentielles en matire de
Cloud computing
5. EBA GL 44: orientation 18

La responsabilit des organes d'administration de l'tablissement de crdit, par exemple en


matire de respect de ses obligations prudentielles, ne peut tre dlgue ni sous-traite des
tiers. Cela signifie que les organes d'administration continuent assumer pleinement la
responsabilit de la dfinition de la politique gnrale et du contrle de toutes les activits et
processus sous-traits. L'attention ncessaire sera porte la matrise des risques en la matire,
notamment le risque oprationnel. Cela signifie galement que la direction effective prendra les
dispositions qui lui permettent de superviser les activits du prestataire de services externe, et que
mme aprs la sous-traitance, l'tablissement disposera toujours de l'exprience, des
connaissances et des moyens ncessaires pour superviser le bon fonctionnement et la qualit des
activits sous-traites et, le cas chant, les corriger.

Bien que la sous-traitance, dans de bonnes conditions, puisse contribuer une meilleure gestion
en faisant appel pour certaines fonctions des tiers disposant d'une plus grande expertise et
mme d'oprer des conomies d'chelle, elle ne rduit en rien la responsabilit de la direction
quant au respect des principes de saine gestion dans toutes les activits. Les principes qui doivent
tre respects chaque fois quune activit sous-traite peut avoir une influence significative sur le
fonctionnement de l'tablissement de crdit sont noncs dans la circulaire PPB 2004/5. Un
instrument de mesure adquat cet gard consiste dans linfluence que le dysfonctionnement ou

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

labsence de fonctionnement de lactivit sous-traite peut avoir sur le respect des conditions
dagrment auxquelles ltablissement est soumis, sur sa situation financire, sur sa continuit ou
sur sa rputation. Les tablissements de crdit qui fournissent des services d'investissement sont
tenus de respecter galement les principes noncs aux articles 17 22 du rglement du
5 juin 2007.
La Banque considre le Cloud Computing comme une forme de sous-traitance et s'attend donc
ce qu'il rponde aux principes prcits; voir ce propos la communication NBB_2012_11.

La dlgation et la sous-traitance ne peuvent porter prjudice la possibilit pour l'autorit de


contrle de vrifier si l'tablissement respecte les obligations lies son statut.

4.1.2. ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE

Cadre rglementaire:

Art. 21, 1er, 2, loi bancaire

Ltablissement doit disposer dune organisation administrative et comptable et un contrle interne


adquats, impliquant notamment un systme de contrle procurant un degr de certitude
raisonnable quant la fiabilit du processus de reporting financier.

Lorgane lgal dadministration tablit par crit les comptences, obligations et responsabilits de
toutes les entits et activits significatives de ltablissement, et les attribue aux collaborateurs de
ltablissement.

Lorsque cela savre possible et justifi la lumire de la nature, de la taille, de la complexit et du


profil de risque de ltablissement, les tches des collaborateurs et des dpartements font lobjet
de cloisonnements destins rduire les risques dabus ou de violation des rgles prudentielles.

Les lignes de reporting seront clairement dfinies. Le reporting interne sera adapt la nature, la
taille, la complexit et au profil de risque de ltablissement, et couvrira toutes les activits
significatives de ltablissement.

Sous le contrle de lorgane lgal dadministration, le comit de direction prend les mesures
ncessaires pour que l'tablissement dispose d'un reporting financier et prudentiel fiable.

4.1.3. PROCDURES EN MATIRE DE RISQUES

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 3, loi bancaire


2. EBA GL 44: orientations 6 et 7
3. Principes du BCBS: principes 5 et 7

4.1.3.1. Connaissance de la structure oprationnelle

Les administrateurs saisissent bien la structure oprationnelle et les activits de l'tablissement. Ils
saisissent de mme les risques lis aux services et produits qu'elle offre. Les fonctions
d'encadrement (secrtaire gnral, affaires juridiques, personnel, communication) et les fonctions
de contrle indpendantes reoivent toutes les informations spcifiques dont elles ont besoin pour
assumer correctement leurs tches respectives.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

Les tablissements de crdit qui offrent une large varit de services et produits financiers
(produits bancaires, d'assurance, d'investissement), qui proposent des services et produits
complexes et/ou qui dveloppent une activit transfrontalire, mettront en place des structures
adquates permettant un suivi des risques qui dcoulent de ces activits.

Les tablissements de crdit qui font partie d'un groupe doivent pouvoir informer l'autorit de
contrle quant la structure du groupe dont ils font partie, y compris en ce qui concerne les
mcanismes de pilotage et de contrle du groupe qui leur sont applicables.

L'tablissement qui se trouve lui-mme la tte d'un groupe dispose d'informations sur toutes les
entits pertinentes du groupe, y compris en ce qui concerne leur ventuel impact sur le groupe sur
le plan des risques.

4.1.3.2. Politique en matire de centres off-shore et de structures complexes

Les tablissements de crdit dveloppent souvent une activit transfrontalire. La dcision de


dvelopper des activits dans des juridictions dtermines est dicte par une srie de facteurs et
de circonstances lies des objectifs stratgiques, commerciaux ou financiers lgitimes. Les
activits exerces par l'tablissement l'tranger, et notamment dans des centres financiers
off-shore ou des juridictions dnues de transparence, peuvent toutefois entraner des risques
financiers, juridiques et/ou de rputation.

Dans le cadre de leurs activits, les tablissements de crdit recourent par ailleurs de plus en plus
des prestations de services et des structures complexes (constitution de socits, special
purpose vehicles, trusts), tantt pour leur propre compte, tantt pour les proposer des clients. La
pression du ct de la demande et la contribution de cette prestation de services aux rsultats de
l'tablissement doivent tre confrontes avec les risques juridiques et de rputation auxquels
pourrait s'exposer l'tablissement si des clients abusent de cette prestation de services et/ou de
ces structures des fins illgales ou contraires l'thique.

Les administrateurs doivent avoir une comprhension approprie de ces activits et prestations de
services. Conformment la rpartition des tches entre l'organe lgal d'administration et le
comit de direction, ils dfinissent une politique pour le recours des juridictions trangres et
l'utilisation de structures complexes pour son propre compte ou pour les vendre des clients.
Lorgane lgal dadministration dfinit les objectifs poursuivis et veille ce que les activits vises
soient conformes aux dispositions lgales applicables. Le lancement d'activits dans des
juridictions trangres et/ou la mise en place ou la vente de nouvelles structures complexes sont
soumis un processus d'approbation interne auquel est associe la fonction de compliance.

Le contrle interne exerc sur ces activits est en proportion avec leur importance et les risques
qui y sont lis. Les fonctions de contrle indpendantes de l'tablissement et le commissaire
devront avoir librement accs l'information et aux structures, comme le requiert l'exercice de
leurs missions respectives. Ils seront tenus informs de tout dveloppement significatif dans les
activits vises.

Ces activits feront l'objet d'une valuation priodique, la lumire de la politique dfinie, et il en
sera fait rapport lorgane lgal dadministration.

4.1.3.3. Politique en matire de conflits d'intrts

Cadre rglementaire:

1. EBA GL 44: orientations 12 et 16


2. Principes du BCBS: principe 3

12
Manuel de gouvernance dcembre 2015

L'activit d'un tablissement de crdit se caractrise par le concours de nombreux intrts, souvent
convergents mais tout aussi souvent divergents ou conflictuels, qui exigent un encadrement
adquat.

Les conflits d'intrt peuvent apparatre dans les relations suivantes (liste non exhaustive):
entre les actionnaires et l'tablissement;
entre les administrateurs et l'tablissement (voir le rgime des intrts commerciaux
personnels prvu par le Code des socits);
entre les collaborateurs et l'tablissement et, par extension, les clients de l'tablissement;
entre l'tablissement et ses clients, en raison du modle commercial mis en uvre et/ou
des diffrents services et activits offerts par l'tablissement;
entre diffrents clients;
entre l'tablissement et sa socit mre, sa filiale ou d'autres entreprises lies, dans le
cadre de transactions intragroupe.

Sans prjudice de l'application des dispositions du Code des socits ou d'autres rglementations
spcifiques applicables (services d'investissement; abus de march), l'tablissement de crdit
arrte une politique exhaustive, incluant un cadre organisationnel et administratif (prvoyant aussi
la conservation de donnes relatives son application) et des procdures, pour identifier et
prvenir les conflits d'intrt ou, si cela s'avre raisonnablement impossible, les grer d'une faon
qui ne nuise pas aux intrts des clients, et leur fournir ce sujet les informations appropries.

Les moyens de grer les conflits d'intrts diffrent en fonction de la nature, de la taille et de la
complexit de l'tablissement de crdit et de ses activits. Ainsi, un tablissement de crdit peut:
instaurer des cloisonnements en matire d'information ou cloisonner physiquement des
dpartements;
confier diffrentes personnes des maillons conflictuels dans une chane de transactions
ou de services;
confier des personnes distinctes les responsabilits de surveillance et de reporting
relatives des activits se trouvant conflictuelles;
viter, au sein des activits conflictuelles, tout lien direct entre la rmunration des
personnes pertinentes et les revenus gnrs par l'activit;
viter que des personnes actives au sein de l'tablissement ou externes celui-ci et ayant
des intrts conflictuels exercent une influence inapproprie sur une activit de
l'tablissement;
limiter les activits externes des personnes pertinentes.

Il est de bonne pratique d'informer les parties prenantes intresses de la nature gnrale et des
sources de conflits d'intrt ainsi que de la politique arrte par l'tablissement pour les identifier,
les prvenir ou les grer.

4.1.4. FONCTIONS DE CONTRLE INDPENDANTES

Cadre rglementaire:

1. Art. 35-40 loi bancaire


2. EBA GL 44: orientations 24-29
3. Principes du BCBS: principes 6-10

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

Pour la direction effective, des fonctions de contrle indpendantes efficaces et permanentes


constituent des instruments ncessaires l'accomplissement optimal de ses tches. Les constats
et avis des fonctions de contrle indpendantes doivent tre traduits par la direction effective sous
la forme de mesures visant renforcer la structure de gestion, lorganisation ou le contrle interne.

Il n'existe pas de domaines d'activit de l'tablissement de crdit qui, pour des raisons
personnelles, commerciales ou financires, soient carts de la porte des fonctions de contrle
(p.ex. activits off-shore).

4.1.4.1. Trois lignes de dfense

Les relations entre, dune part, les units commerciales et dexploitation et, dautre part, les
fonctions de contrle indpendantes sont parfois dfinies comme formant le modle des trois
lignes de dfense de ltablissement de crdit (three lines of defence model):
les units commerciales et dexploitation (y compris le front office) forment la premire
ligne de dfense de ltablissement, laquelle il revient didentifier les risques poss par
chaque opration et de respecter les procdures et les limites poses;
la seconde ligne de dfense comprend les fonctions de contrle que sont la fonction de
gestion des risques et la fonction de compliance, qui sont charges de sassurer que les
risques ont t identifis et grs par les units commerciales et dexploitation (et le front
office), selon les rgles et procdures prvues;
la troisime ligne de dfense est constitue de laudit interne qui sassure, entre autres, du
respect des procdures par les premire et deuxime lignes de dfense.

4.1.4.2. Fonction de compliance

Cadre rglementaire:

1. Art. 35, 36 et 38 loi bancaire


2. Circulaire NBB_2012_14 du 4 dcembre 2012 sur la fonction de compliance
3. EBA GL 44: orientation 28
4. Principes du BCBS: principe 9

La fonction de compliance est charge de veiller au respect des rgles lgales et/ou
rglementaires dintgrit et de conduite qui sappliquent aux tablissements de crdit. La fonction
de compliance a ainsi pour objectif dviter que ltablissement de crdit ne subisse les
consquences, en termes de perte de rputation ou de crdibilit susceptible de causer un grave
prjudice financier, du non-respect de dispositions lgales et rglementaires ou tenant la
dontologie du mtier de banquier (risque de compliance). La fonction de compliance est explique
plus en dtail dans la circulaire NBB_2012_14.

4.1.4.3. Fonction de gestion des risques

Cadre rglementaire:

1. Art. 35, 37 et 38 loi bancaire


2. EBA GL 44: orientations 25-27
3. Principes du BCBS: principes 6-8

La fonction de gestion des risques veille ce que tous les risques significatifs soient dtects,
mesurs et correctement dclars. Elle participe activement llaboration de la stratgie en
matire de risque de ltablissement ainsi qu toutes les dcisions de gestion ayant une incidence

14
Manuel de gouvernance dcembre 2015

significative en matire de risque et peut fournir une vue complte de toute la gamme des risques
auxquels est expos ltablissement.

La fonction de gestion des risques est dirige par un membre du comit de direction dont cette
responsabilit est la seule fonction. Pour les tablissements de crdit qui ne sont pas des
tablissements d'importance significative, l'autorit de contrle peut toutefois autoriser que cette
fonction soit confie un cadre suprieur, condition qu'il n'y ait pas de conflit d'intrt dans le
chef de cette personne.

Moyennant lautorisation de lautorit de contrle, les fonctions de gestion des risques et de


compliance, qui constituent la seconde ligne de dfense de ltablissement de crdit, pourraient, de
faon cohrente, relever de la responsabilit dun mme membre du comit de direction de
ltablissement de crdit, en loccurrence le responsable de la fonction de gestion des risques,
sans que cela conduise une quelconque forme de hirarchisation entre les deux fonctions
concernes. Il s'indique toutefois de sassurer que chaque fonction demeure clairement spare au
sein de ltablissement.

4.1.4.4. Fonction d'audit interne

Cadre rglementaire:

1. Art. 35 et 39 loi bancaire


2. Rglement du 19 mai 2015 concernant le contrle interne et la fonction d'audit interne
3. Circulaire NBB_2015_21 du 13 juillet 2015 concernant le contrle interne et la fonction daudit
interne
4. EBA GL 44: orientation 29
5. Principes du BCBS: principe 10
6. The internal audit function in banks, BCBS, juin 2012

Une fonction daudit interne efficace donne de manire indpendante lorgane lgal
dadministration et au comit de direction une certitude raisonnable quant la qualit et
lefficacit du contrle interne, de la gestion des risques, ainsi que des systmes et processus de
bonne gouvernance de ltablissement.

La fonction d'audit interne rapporte directement l'organe lgal d'administration, le cas chant par
l'intermdiaire du comit daudit, et tient le comit de direction ou la direction effective informs de
ses constats. La fonction d'audit interne est explique plus en dtail dans le rglement du
19 mai 2015 et la circulaire NBB_2015_21.

4.1.4.5. Indpendance

Les trois fonction de contrle prcites doivent tre indpendantes, ce qui doit tout le moins se
matrialiser dans le statut de la fonction concerne au sein de ltablissement (sparation
hirarchique et organisationnelle), les prrogatives qui lui sont attribues (moyens et accs au sein
de ltablissement) et les modalits de rmunration de ses responsables et du personnel qui est
affect son exercice (rpondant des objectifs autres que commerciaux et dtermins,
ncessairement, de manire indpendante des performances relatives aux domaines dactivits
contrls).

Les responsables des fonctions de deuxime ligne peuvent rapporter directement - le cas chant
par l'intermdiaire du comit des risques - l'organe lgal d'administration. Cet accs direct,
savoir sans devoir passer pralablement par le comit de direction, est ncessaire pour permettre
lorgane lgal dadministration dexercer plus troitement sa fonction de surveillance en ce qui
concerne la mise en uvre de la stratgie qui a t dfinie et le fonctionnement de ltablissement.

15
Manuel de gouvernance dcembre 2015

Dans le cadre de sa fonction de surveillance, l'organe lgal d'administration vrifie priodiquement,


et au moins une fois par an, si les fonctions de contrle indpendantes oprent correctement. cet
effet, il se fait produire intervalles rguliers un rapport de la direction effective, sans prjudice de
l'examen direct des informations pertinentes fournies par les fonctions vises, le cas chant par
l'intermdiaire des comits consultatifs spcialiss constitus cet effet par l'organe lgal
d'administration.

Les responsables des fonctions de contrle indpendantes ne peuvent tre dmis de leur fonction
que par l'organe lgal d'administration. Il est, en effet, essentiel que l'organe lgal d'administration
soit le seul organe habilit dmettre un tel responsable ds lors que ses fonctions impliquent un
contrle de la manire dont le comit de direction sacquitte de ses missions.

Dans le cas o il serait envisag de dmettre un responsable dune fonction de contrle


indpendante, ltablissement doit en informer pralablement lautorit de contrle afin de
permettre celle-ci de vrifier le bien-fond des motifs justifiant la rvocation et, le cas chant,
dexaminer si la gouvernance de ltablissement ne requiert pas ladoption de mesures
particulires.

4.1.5. POLITIQUE D'INTGRIT

Cadre rglementaire:

Art. 21, 1er, 5, loi bancaire

La bonne gouvernance ne peut tre ralise en se limitant aux structures d'organisation, aux
procdures et aux mcanismes de contrle: elle s'appuie dans une large mesure sur l'engagement
et le dvouement de l'ensemble des collaborateurs de l'tablissement de crdit.

Il importe ds lors que lorgane lgal dadministration arrte les objectifs stratgiques et les valeurs
d'entreprise de l'tablissement de crdit, ainsi que des codes de conduite internes ou des rgles
formelles prcisant les modalits de la conduite des affaires dans un esprit d'intgrit et
d'association des parties prenantes de l'tablissement. Ces objectifs, les valeurs et les codes sont
communiqus l'tablissement et promus. Pour l'application de ces valeurs, il est important que la
direction elle-mme s'impose des rgles de conduite strictes et de haut niveau, et qu'elle montre le
bon exemple ('tone at the top').

Les codes de conduite internes abordent notamment des sujets comme la corruption, l'acceptation
ou l'octroi de cadeaux injustifis ou encore les avantages en espces ou en nature, les abus dans
le cadre des transactions entre collaborateurs et l'tablissement (octroi de crdits, tarifs
prfrentiels, ...) et toutes sortes d'autres comportements contraires l'thique ou illgaux dans le
cadre d'activits internes ou externes l'tablissement.

Il incombe l'tablissement de crdit de mettre en place une organisation et des procdures


adquates pour s'assurer que les membres du personnel de l'tablissement soient irrprochables.
Outre les vrifications dusage effectues lengagement, ltablissement de crdit doit prendre,
de manire continue, les mesures ncessaires pour veiller au respect des dispositions lgales et
rglementaires en matire dintgrit et de conduite par les membres de son personnel. La fonction
de compliance remplit un rle important dans le maintien de la politique dfinie par l'tablissement
de crdit.

16
Manuel de gouvernance dcembre 2015

4.1.6. POLITIQUE DE RMUNRATION

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 6, art. 67-71 et annexe II loi bancaire


2. Rglement du 1er avril 2014 relatif lactivit de ngociation pour compte propre
3. Rglement dlgu (UE) n 604/2014 de la Commission du 4 mars 2014 compltant la
directive 2013/36/UE du Parlement europen et du Conseil par des normes techniques de
rglementation en ce qui concerne les critres qualitatifs et quantitatifs appropris permettant
de recenser les catgories de personnel dont les activits professionnelles ont une incidence
significative sur le profil de risque d'un tablissement
4. Rglement dlgu (UE) n 527/2014 de la Commission du 12 mars 2014 compltant la
directive (UE) n 2013/36/UE du Parlement europen et du Conseil en ce qui concerne les
normes techniques de rglementation relatives la dtermination des catgories d'instruments
qui refltent de manire approprie la qualit de crdit de l'tablissement en continuit
d'exploitation et qui sont destins tre utiliss aux fins de la rmunration variable
5. Dcision (UE) 2015/2218 de la Banque centrale europenne du 20 novembre 2015 sur la
procdure visant exclure des membres du personnel de la prsomption selon laquelle ils ont
une incidence significative sur le profil de risque d'un tablissement de crdit soumis la
surveillance prudentielle (BCE/2015/38)
6. Circulaire NBB_2014_08 du 1er septembre 2014 concernant les lignes directrices de l'EBA du
16 juillet 2014 relatives au Data Collection Exercise Regarding High Earners
(EBA/GL/2014/07)
7. Circulaire NBB_2014_09 du 1er septembre 2014 concernant les lignes directrices de l'EBA du
16 juillet 2014 relatives au Remuneration Benchmarking Exercise (EBA/GL/2014/08)
8. Circulaire CBFA_2011_05 du 14 fvrier 2011 adresse au tablissments financiers concernant
la mise en place dune bonne politique de rmunration

Une politique de rmunration devrait avoir pour but daligner les objectifs personnels des
membres du personnel sur les intrts long terme de ltablissement de crdit. cette fin,
l'tablissement de crdit doit tablir et maintenir une politique et des pratiques en matire de
rmunration qui contribuent une matrise efficace des risques.

4.1.6.1. Identified Staff

Les tablissements de crdit doivent slectionner les collaborateurs auxquels s'appliquent les
exigences spcifiques en matire de rmunration (Identified Staff). Il s'agit en l'occurrence des
catgories de membres du personnel dont les activits professionnelles ont une incidence
significative sur le profil de risque de l'tablissement de crdit.
Ce processus de slection doit soprer sur la base des critres figurant dans les normes
techniques de rglementation adoptes par la Commission europenne (Rglement dlgu (UE)
n 604/2014). En vertu du 4e considrant et de la phrase introductive de larticle 2 de ce rglement,
les tablissements doivent par ailleurs prendre en compte galement les rsultats de leurs propres
valuations des risques, afin que tous les collaborateurs dont les activits professionnelles peuvent
influencer de manire significative le profil de risque de ltablissement soient en effet slectionns.
Par ailleurs, en vertu de larticle 9, 2, du rglement du 1er avril 2014, il y a lieu de considrer
tout le moins l'ensemble des membres du personnel habilits effectuer des oprations risques
et oprant dans des divisions commerciales comme des Identified Staff.
Le 14e considrant du rglement dlgu (UE) n 604/2014 prvoit en outre que le processus de
slection doit tre suffisamment document, y compris en ce qui concerne les membres du
personnel qui nont t slectionns que sur la base de limportance de leur rmunration, mais qui
nont finalement pas t retenus parce que leurs activits professionnelles ont t juges ne pas
avoir dincidence significative sur le profil de risque de ltablissement (voir la Dcision (UE)
2015/2218 de la BCE pour les aspects procduraux cet gard).

17
Manuel de gouvernance dcembre 2015

La BNB requiert quun minimum de 1 % du total des collaborateurs soient considrs comme
Identified Staff.

4.1.6.2. Orientations de lABE

L'article 75, paragraphe 2, de la CRD IV prvoit que l'ABE doit publier des orientations en matire
de bonne politique de rmunration qui respectent les principes noncs aux articles 92 95 de la
CRD IV. Ces orientations sont actuellement en cours d'laboration, et remplaceront les CEBS
Guidelines on Remuneration Policies and Practices (lignes directrices du CECB en matire de
politiques et de pratiques de rmunration) du 10 dcembre 2010. Dans son contrle effectif de la
politique et des pratiques de rmunration des tablissements de crdit, la BNB se fondera sur ces
orientations, tout comme elle l'avait fait avec les lignes directrices du CECB. Les tablissements de
crdit doivent donc, en plus des dispositions lgales sur les politiques de rmunration saines,
appliquer ces lignes directrices et les respecter. Ceci est expliqu dans la circulaire
CBFA_2011_05.

4.1.6.3. Instruments financiers

La BNB attend de chaque tablissement de crdit quil examine de quelle manire il peut se
conformer lexigence nonce larticle 6 de lannexe II la loi bancaire, qui prvoit quune part
dau moins 50 % de toute rmunration variable est compose dun quilibre appropri entre des
actions ou instruments quivalents, dune part, et, si possible, dautres instruments de capitaux
mentionns dans la loi, dautre part. Les conditions auxquelles les instruments de capitaux prcits
peuvent tre utiliss au titre de rmunration variable sont numres dans les normes techniques
de rglementation qui ont t adoptes par la Commission europenne (Rglement dlgu
(UE) n 527/2014).

4.1.6.4. Collecte dinformations

Conformment larticle 450 du rglement n 575/2013, les tablissements sont tenus de publier
certaines informations quantitatives en ce qui concerne la politique et les pratiques de
rmunration de l'tablissement. La BNB utilise les informations collectes pour comparer les
tendances et les pratiques en matire de rmunration. Les tablissements slectionns cette fin
par la BNB doivent rendre compte annuellement sur la base de la circulaire NBB_2014_09 du 1er
septembre 2014.
En outre, les tablissements sont tenus, en vertu de l'article 20 de lannexe II la loi bancaire, de
fournir la BNB des informations relatives au nombre de personnes physiques dans
ltablissement dont la rmunration s'lve 1 000 000 EUR ou plus par exercice financier,
ventile par tranches de rmunration de 1 000 000 EUR, ainsi que sur leurs responsabilits
professionnelles, le domaine d'activit concern et les principaux lments du salaire, les primes,
les indemnits long terme et les cotisation de pension. Les modalits de communication de ces
informations sont expliques dans la circulaire NBB_2014_08 du 1er septembre 2014.

4.1.7. IT

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 7, loi bancaire


2. Communication NBB_2011_05 du 27 octobre 2011 sur les attentes prudentielles pour une
saine gestion du risque oprationnel
3. Circulaire NBB_2009_17 du 7 avril 2009 sur les services financiers via internet: exigences
prudentielles
4. Orientations de l'ABE du 19 dcembre 2014 sur la scurit des paiements sur internet

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

5. Principes aux fins de lagrgation des donnes sur les risques et de la notification des risques,
BCBS, janvier 2013
6. Saines pratiques pour la gestion et la surveillance du risque oprationnel, BCBS, juin 2011

Les tablissements de crdit doivent disposer de mcanismes de contrle et de scurit


appropris dans le domaine informatique.

Cela vaut non seulement pour des domaines tels que l'externalisation et la continuit des activits,
qui sont abords ailleurs dans ce manuel, mais galement pour les services financiers via internet.
cet gard, la circulaire NBB_2009_17 donne une srie de recommandations et d'explications
quant aux principales dispositions du cadre rglementaire et prudentiel existant. Ces
recommandations s'inspirent notamment de normes internationales en matire de gestion des
risques qui peuvent utilement servir de rfrentiel pour la pratique belge. Les orientations de l'ABE
du 19 dcembre 2014 sur la scurit des paiements sur internet peuvent galement apporter des
claircissements utiles en la matire.

L'on se rfrera en outre au document intitul Saines pratiques pour la gestion et la surveillance du
risque oprationnel, publi par le Comit de Ble sur le contrle bancaire la fin de 2011. La BNB
tient compte, dans l'exercice de son contrle, des lignes directrices nonces dans ce document
de rfrence; voir ce propos la communication NBB_2011_05.

En janvier 2013, le Comit de Ble a par ailleurs publi le document intitul Principes aux fins de
lagrgation des donnes sur les risques et de la notification des risques, La mise en uvre de ces
principes devrait renforcer la gestion des risques et les processus dcisionnels au sein des
tablissements de crdit.

4.1.8. WHISTLEBLOWING

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 8, loi bancaire


2. EBA GL 44: orientation 17

Le respect des valeurs d'entreprise et des codes de conduite internes ainsi que l'efficacit du
contrle interne de l'tablissement de crdit sont accrus lorsqu'il existe des canaux qui permettent
aux collaborateurs de faire part en interne, de bonne foi, de proccupations lgitimes au sujet
d'infractions significatives ces valeurs d'entreprise et ces codes ou au sujet de comportements
contraires l'thique ou illgaux concernant des aspects relevant de la comptence et du contrle
de l'tablissement de crdit.

L'tablissement doit tablir cet effet une politique et des procdures qui permettent de porter des
plaintes directement ou indirectement (mdiateur, compliance, audit interne) la connaissance de
la direction (par exemple par l'intermdiaire du comit d'audit), sans passer par les canaux
hirarchiques normaux. Les whistleblowers de bonne foi seront protgs contre toute mesure
disciplinaire directe ou indirecte ou toute dcision de porte similaire.

Le bon fonctionnement du rgime de whistleblowing dpend de rgles et procdures claires qui


indiquent avec prcision sur quoi peuvent porter les plaintes et qui prcisent les tapes et les
diffrents degrs de la procdure. La direction veille ce que l'information communique par les
whistleblowers soit effectivement examine et ce que les mesures ncessaires soient prises pour
corriger les dysfonctionnements.

19
Manuel de gouvernance dcembre 2015

Le rgime prvu doit tre conforme la lgislation en matire de protection de la vie prive. Les
tablissements pourront utilement s'aider des avis des autorits comptentes en la matire pour
confronter leur rgime avec les dispositions en vigueur.

4.1.9. CONTINUIT DES ACTIVITS

Cadre rglementaire:

1. Art. 21, 1er, 9, loi bancaire


2. Circulaire PPB 2005/2 du 10 mars 2005 concernant les saines pratiques de gestion visant
assurer la continuit des activits des institutions financires
3. EBA GL 44: orientation 31

Tenant compte de la nature, de lchelle et de la complexit de ses activits, ltablissement de


crdit doit plus prcisment veiller ce que son organisation soit conue de manire telle quen
cas dinterruption srieuse et non planifie de ses activits, il puisse maintenir ses fonctions
critiques ou les rtablir le plus rapidement possible et puisse ainsi reprendre dans un dlai
raisonnable la fourniture de ses services habituels et lexercice de ses activits normales. La
circulaire PPB 2005/2 nonce une srie de critres - traduits en pratiques de saine gestion -
l'aune desquels l'autorit de contrle examinera la politique de l'tablissement de crdit en matire
de continuit des activits.

4.2. MMORANDUM DE GOUVERNANCE

Cadre rglementaire:

Art. 21, 3, loi bancaire

4.2.1. MMORANDUM DE GOUVERNANCE AU NIVEAU DE LA SOCIT

Chaque tablissement dcrit et documente l'ensemble de ses modalits d'organisation interne


dans son mmorandum de gouvernance. Lorgane lgal d'administration approuve le
mmorandum de gouvernance.

Le mmorandum de gouvernance est un document prudentiel qui fait partie intgrante du dossier
d'agrment et revt ce titre un caractre confidentiel.

Le mmorandum relve en premier lieu de la responsabilit de l'tablissement de crdit. Il sera


adapt chaque fois qu'interviennent des modifications significatives ayant un impact sur la
structure de gestion et l'organisation de l'tablissement de crdit, et fera au moins une fois par an
l'objet d'une valuation par lorgane lgal dadministration. L'tablissement de crdit doit fournir des
informations circonstancies lorsqu'il ne satisfait pas aux meilleures pratiques telles que prvues
par les circulaires ou les orientations internationales (approche comply or explain).

Un modle de mmorandum de gouvernance est joint en annexe au prsent manuel. L'utilisation


de ce modle est facultative.

20
Manuel de gouvernance dcembre 2015

4.2.2. MMORANDUM DE GOUVERNANCE DU GROUPE

Si l'tablissement de crdit fait partie d'un groupe soumis au contrle de l'autorit de contrle, le
mmorandum tabli au niveau de l'tablissement de crdit peut faire partie du mmorandum du
groupe. Si ce mmorandum est intgr un mmorandum de groupe, lorgane lgal
dadministration de chacun des tablissements soumis au contrle et auquel s'applique le
mmorandum est tenue de l'approuver.

Le mmorandum du groupe traite, outre les aspects pertinents des filiales qui font partie du
groupe, la situation de l'entreprise mre holding et du groupe en tant que tel, et notamment:
i. la description de la finalit et de l'intrt du groupe face aux domaines d'activit et intrts
des filiales;
ii. la dtermination du pilotage du groupe et de l'organisation du contrle des filiales par le
groupe;
iii. la rpartition concrte des comptences entre l'entreprise mre et les filiales, et notamment
la dfinition des comptences propres des filiales;
iv. l'organigramme, en ce compris tous les organes et/ou personnes portant une responsabilit
pour l'administration et la stratgie, la direction oprationnelle du groupe et de ses entits,
pour les business lines et les services centraliss, ainsi que pour toutes les fonctions
pertinentes sur le plan prudentiel au sein de l'entreprise mre et des filiales (audit interne,
compliance, gestion des risques, actuaire dsign, comptabilit, ...);
v. la politique et les rgles que le groupe prend en considration en matire de sous-traitance
intragroupe, de gestion des intrts conflictuels, ...

4.2.3. VRIFICATION OPRE PAR LAUTORIT DE CONTRLE

Le mmorandum et ses modifications significatives sont communiqus lautorit de contrle.

A l'issue d'un dialogue avec l'tablissement de crdit, lautorit de contrle procde l'valuation
du mmorandum la lumire des dispositions contraignantes du statut de contrle de
l'tablissement de crdit et des conditions prudentielles auxquelles sont soumis son agrment et
l'exercice de son activit.

Si la structure de gestion de l'tablissement de crdit s'avre dficiente, lautorit de contrle fera


usage de ses pouvoirs tels que dfinis par la loi bancaire pour amener l'tablissement de crdit
mettre en place une organisation adquate.

4.3. ORGANE LGAL D'ADMINISTRATION

Cadre rglementaire:

1. Art. 23; 56-58; 60, 3, loi bancaire


2. EBA GL 44: orientations 8-10
3. Principes du BCBS: principes 1-3

Lorgane lgal dadministration assume la responsabilit globale de ltablissement de crdit.


L'tablissement informe l'autorit de contrle de l'ventuelle rpartition des tches entre les
membres de l'organe lgal d'administration.

21
Manuel de gouvernance dcembre 2015

4.3.1. FONCTION DE POLITIQUE GNRALE

Lon attend de lorgane lgal dadministration quil dfinisse la stratgie et lorientation des activits,
notamment en ce qui concerne la politique commerciale et les structures en la matire, le profil de
risque ainsi que la gestion et la matrise des risques, ladquation du capital interne, la sous-
traitance, la continuit des activits, lintgrit, l'acceptation de la clientle, les conflits dintrts, et
la prservation des droits des clients par rapport aux avoirs dtenus.

Lorgane lgal dadministration fixe le niveau de tolrance au risque de ltablissement de crdit


pour toutes les activits exerces. Il est tenu d'assumer en premire ligne les dcisions
stratgiques en matire de risques et est troitement associ au contrle continu de lvolution du
profil de risque de ltablissement. Ceci requiert que lorgane lgal dadministration, le cas chant
via les comits daudit et des risques, dispose tout moment de linformation pertinente et
complte sur les risques encourus par ltablissement.

Par ailleurs, l'organe lgal d'administration est tenu, dans l'nonc de sa politique de gestion des
risques, de prciser formellement les critres (qualitatifs et/ou quantitatifs) qui dterminent si une
opration, en l'occurrence de crdit, entrane ou non un risque de crdit ou de contrepartie qui
doive tre considr comme majeur. Ces oprations et les dcisions importantes y affrentes (par
exemple une prolongation ou une modification de conditions contractuelles de crdit essentielles)
requirent que l'organe lgal d'administration en soit tenu inform en temps utile afin, le cas
chant, de pouvoir s'y opposer lavance. L'organe lgal d'administration ne peut dlguer cette
comptence un comit spcialis.

Par ailleurs, l'organe lgal d'administration approuve le plan de rtablissement de la liquidit.

4.3.2. FONCTION DE SURVEILLANCE

La surveillance des activits et lvaluation rgulire de la structure de gestion, de lorganisation et


des mcanismes de contrle interne de ltablissement de crdit constituent le second grand axe
des responsabilits attribues lorgane lgal dadministration. La surveillance doit stendre
tous les domaines dactivit de ltablissement de crdit.

Ce contrle du fonctionnement de ltablissement incombe aux administrateurs non excutifs. Ce


contrle porte galement sur les membres du comit de direction et sur les dirigeants effectifs par
l'utilisation effective des pouvoirs d'enqute dont les membres de l'organe lgal d'administration
sont investis et par le reporting sur l'volution de l'activit de l'entreprise.

L'organe lgal d'administration doit en outre vrifier priodiquement, et au moins une fois par an, si
les fonctions de contrle indpendantes sont correctement exerces. Outre lvaluation quil peut
effectuer sur la base des contacts rguliers et des informations qui lui sont fournies par ces trois
fonctions, lorgane lgal dadministration se base notamment sur le rapport priodique tabli par le
comit de direction. Il veille par ailleurs ce que le comit de direction prenne les mesures
ncessaires pour remdier aux ventuels manquements.

Le rapport annuel de lorgane lgal dadministration justifie la comptence individuelle et collective


des membres des comits obligatoires.

En outre, l'organe lgal d'administration assume la responsabilit ultime de la politique de


rmunration de l'tablissement. Il peut cet gard recourir aux fonctions de contrle
indpendantes, le cas chant par l'intermdiaire du comit de rmunration.

Lorgane lgal dadministration sassure par ailleurs de la mise jour du mmorandum de


gouvernance, et de sa transmission lautorit de contrle.

22
Manuel de gouvernance dcembre 2015

Enfin, la fiabilit et l'intgrit d'une srie d'aspects relatifs au fonctionnement interne de


l'tablissement de crdit incombent l'organe lgal d'administration, en particulier dans le domaine
de l'informatique (reporting) et de la publication.

4.3.3. COMPOSITION

En vue de renforcer les fonctions de surveillance et de contrle, les membres non excutifs de
lorgane lgal d'administration, qui ne font pas partie du comit de direction, forment la majorit au
sein de lorgane lgal dadministration, et les prsidents de lorgane lgal dadministration et du
comit de direction sont deux personnes diffrentes.

4.4. COMIT DE DIRECTION

Cadre rglementaire:

1. Art. 24-26; 59; 60, 3, loi bancaire


2. Circulaire NBB_2011_09 du 20 dcembre 2011 concernant le rapport de la direction effective
concernant l'valuation du contrle interne, le rapport de la direction effective concernant
l'valuation du contrle interne en matire de services et d'activits d'investissement, et la
dclaration de la direction effective concernant le reporting prudentiel priodique
3. Principes du BCBS: principe 4

4.4.1. PLURICPHALIT ET COLLGIALIT

Chaque tablissement de crdit doit, quel que soit sa forme juridique, constituer au sein de
l'organe lgal d'administration un comit de direction. La taille du comit de direction doit toujours
tre adapte la complexit de l'tablissement (au del du minimum rglementaire). Un comit de
direction amliore l'efficacit du contrle bicphale et la collgialit de la prise de dcision quant
la conduite de l'activit de l'entreprise.

Ses membres sont loyalement tenus aux dcisions prises. Celles-ci sont actes au procs-verbal
et communiques en interne aux collaborateurs de l'tablissement, dans la mesure o cette
communication est ncessaire l'accomplissement des tches qui leur ont t confies, sinon pour
le bon fonctionnement de l'tablissement.

La collgialit ne fait pas obstacle l'attribution de domaines de comptence spcifiques - mais


non exclusifs - ses membres. Cette rpartition interne des tches permet de grer de manire
adquate les conflits d'intrts rsultant des diffrents domaines d'activit de l'tablissement
financier.

Cette attribution de responsabilits, ainsi que toute modification qui y serait apporte, sont notifis
l'autorit de contrle ainsi que dans le mmorandum de gouvernance.

4.4.2. COMPOSITION

Tous les membres excutifs de l'organe lgal d'administration, et eux seuls, doivent faire partie du
comit de direction. En sera donc ncessairement membre toute personne faisant partie de
l'organe lgal d'administration qui est dlgue la gestion journalire de ltablissement. De cette
faon, une distinction claire est tablie au sein de l'organe lgal d'administration entre les fonctions
de surveillance et de contrle de l'tablissement, d'une part, et la fonction de management, d'autre
part.

23
Manuel de gouvernance dcembre 2015

Pour les compagnies financires (mixtes), l'article 212 de la loi bancaire permet que leur comit de
direction revte une composition mixte (administrateurs et non-administrateurs), condition qu'au
moins trois membres du comit de direction soient membres de l'organe lgal d'administration. Ce
rgime distinct est motiv par le fait que la mission et le profil des dirigeants, ainsi que les dbats
et la prise de dcision au sein de l'organe lgal d'administration du groupe, diffrent ce point, sur
le plan de la nature et de la technicit, de ceux du comit de direction, qu'au niveau du
groupe - par opposition aux entits oprationnelles -, il n'est pas ncessaire que tous les membres
du comit de direction du groupe sigent dans l'organe lgal d'administration.

En outre, il n'est pas requis de ces compagnies financires que la majorit des membres de
l'organe lgal d'administration ne soient pas membres du comit de direction.

4.4.3. DROGATIONS

Lautorit de contrle peut en revanche, sur la base de la taille et du profil de risque d'un
tablissement de crdit, lautoriser droger lobligation de constituer un comit de direction ou,
le cas chant, la composition de cet organe, par exemple en permettant une ou plusieurs
personnes qui ne sont pas administrateurs d'en devenir membres.

Le modle de gestion de l'tablissement de crdit rsiste en tout tat de cause l'preuve de


quelques exigences qualitatives gnrales de bonne gouvernance:

il existe une sparation adquate entre les fonctions de la direction de l'activit de


l'entreprise et son contrle;
la fonction de management est confie au moins deux personnes qui, sans prjudice
d'une rpartition adquate des tches, oprent collgialement; l'ventuelle dlgation de
comptences lie la direction effective est clairement encadre sur le plan juridique (par
exemple par voie statutaire);
il existe un dialogue structur entre les fonctions de dfinition de la politique gnrale, de
direction de l'activit de l'entreprise et de contrle de celle-ci.

4.4.4. MISSIONS

Les missions suivantes incombent aux membres excutifs de l'organe lgal d'administration,
sigeant au comit de direction:
assurer la direction de l'activit de l'tablissement de crdit et le dveloppement de la
structure de management;
superviser le management de ligne et le respect des comptences et responsabilits
attribues, ainsi que l'information financire;
formuler des propositions et des avis l'organe lgal d'administration en vue de la
dfinition de la politique gnrale et de la stratgie de l'tablissement, et communiquer
toutes les informations et donnes pertinentes pour permettre l'organe lgal
d'administration de prendre des dcisions en connaissance de cause;
sans prjudice du contrle exerc par l'organe lgal d'administration, assurer
l'organisation, l'orientation et l'valuation des mcanismes et procdures de contrle
interne, notamment des fonctions de contrle indpendantes;
veiller la mise en uvre correcte de la politique de rmunration dtermine par l'organe
lgal d'administration;
mettre en uvre les mesures ncessaires pour veiller ce que ltablissement de crdit
matrise les risques;

24
Manuel de gouvernance dcembre 2015

organiser un systme de contrle interne permettant d'tablir avec une certitude


raisonnable la fiabilit du reporting interne ainsi que du processus de communication de
l'information financire, afin d'assurer la conformit des comptes annuels avec la
rglementation comptable applicable;
faire rapport l'organe lgal d'administration sur la situation financire de l'tablissement et
sur tous les aspects ncessaires pour accomplir correctement ces tches.

Le comit de direction doit faire rapport au moins annuellement lorgane lgal dadministration,
au commissaire agr et lautorit de contrle concernant lvaluation de lefficacit des
dispositifs dorganisation imposs par la loi et les mesures prises le cas chant pour remdier aux
dficiences qui auraient t constates. Conformment la circulaire NBB_2011_09, le comit de
direction doit tablir cet effet deux rapports, savoir le rapport concernant lvaluation du
contrle interne et le rapport concernant l'valuation du contrle interne en matire de services
et d'activits d'investissement . Ces deux rapports doivent permettre l'organe lgal
d'administration de contrler la conformit avec les exigences lgales.

Le commissaire agr est tenu d'valuer les mesures de contrle interne prises par l'tablissement
et de communiquer ses constats l'autorit de contrle. Cette valuation fait la part large aux
rapports prcits. Le commissaire agr est tenu d'examiner en particulier si les rapports prcits
refltent la faon dont le comit de direction a procd l'tablissement des rapports et si ceux-ci
sont tays par une documentation adquate.

En outre, le comit de direction est tenu de dclarer chaque semestre l'autorit de contrle que
les tats priodiques sont en conformit avec la comptabilit et les inventaires ( dclaration
concernant le reporting prudentiel priodique). Une copie de la dclaration est transmise l'organe
lgal d'administration et au commissaire agr.

4.5. COMITS + DROGATIONS

Cadre rglementaire:

1. Art. 27-34 loi bancaire


2. Communication CBFA_2009_22 du 25 mai 2009 relative la politique de drogation
concernant les comits daudit
3. EBA GL 44: orientation 14
4. Principes du BCBS: principe 3

4.5.1. GNRALITS

Lorsque cela est ncessaire, l'organe lgal d'administration constitue des comits consultatifs
spcialiss chargs d'analyser des questions spcifiques et de le conseiller en la matire. La
constitution de ces comits ne peut vider le rle de l'organe lgal d'administration de sa substance:
la prise de dcision relvera toujours de l'organe lgal d'administration, qui agit en collge pour
l'exercice de ses pouvoirs.

Afin de renforcer lefficacit de la surveillance et du contrle des activits, du fonctionnement et du


profil de risque de ltablissement par lorgane lgal dadministration, quatre comits spcialiss
doivent tre constitus au sein de l'organe lgal d'administration: un comit d'audit, un comit des
risques, un comit de rmunration et un comit de nomination. Ces comits sont chargs de
prparer les dcisions de lorgane lgal dadministration dans leurs matires respectives.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

Seuls les membres non excutifs de lorgane lgal dadministration, ne participant donc pas la
direction effective de ltablissement, peuvent, en toute logique, faire partie de ces comits qui
renforcent la fonction de contrle incombant lorgane lgal dadministration. Au moins l'un d'entre
eux est un administrateur indpendant au sens de l'article 526ter du Code des socits.

Le nombre de comits dans lesquels peut siger un mme membre (non excutif) de l'organe lgal
d'administration est limit deux pour des raisons qui ont voir avec la disponibilit des
administrateurs et avec une rpartition quilibre des responsabilits entre les diffrents membres
non excutifs de l'organe lgal d'administration.

Les mesures suivantes contribuent au bon fonctionnement des comits:


le prsident d'un comit n'est pas le prsident de l'organe lgal d'administration;
l'organe lgal d'administration tablit le rglement interne de chaque comit, dans lequel le
rle, la composition et le fonctionnement de chaque comit sont dtaills (en ce compris
l'tablissement de procs-verbaux des dlibrations et des dcisions prises);
pour des raisons d'efficacit, des personnes externes peuvent participer tout ou partie
des runions, comme le prsident ou un membre du comit de direction, l'auditeur interne,
le commissaire agr, etc.;
les membres disposent dune comptence collective dans le domaine des missions
spcifiques du comit et disposent, dans l'exercice de leurs fonctions, de l'objectivit et de
l'indpendance requises l'gard de la direction effective.

En plus des comits imposs par la lgislation, la pratique prsente dans le secteur financier une
varit de comits, comme le comit de compliance, le comit stratgique, le comit
d'investissement, ...

4.5.2. COMIT D'AUDIT

Dans le cadre de la fonction de surveillance exerce par l'organe lgal d'administration, le comit
d'audit occupe une place prpondrante. Les tches du comit d'audit sont gnralement:

la supervision du processus de reporting financier et de l'intgrit de ce reporting;


la vrification de l'efficacit des mcanismes de contrle interne et des fonctions de
contrle indpendantes;
le suivi des activits de l'audit interne, dont la confirmation du plan d'audit et des moyens
mis disposition, l'examen des rapports d'activit et des (rsums des) rapports d'audit, et
l'assurance du bon fonctionnement des administrateurs excutifs en ce qui concerne les
mesures adquates qu'ils sont tenus de prendre pour remdier aux lacunes constates par
les auditeurs internes;
le suivi du contrle lgal des comptes annuels et des comptes consolids;
la discussion, avec le commissaire, de matires relatives au contrle, et l'examen de
questions importantes apparues dans le cadre de sa mission de contrle lgal;
l'valuation et la surveillance de l'indpendance du commissaire;
la formulation de recommandations l'organe lgal d'administration quant la nomination
et au renouvellement de la nomination du commissaire, son indpendance et sa
rmunration.

Le comit daudit dispose dune comptence collective dans le domaine dactivits de


ltablissement de crdit concern ainsi quen matire de comptabilit et daudit, et au moins un
membre du comit daudit est comptent en matire de comptabilit et/ou daudit. Dans le cadre de

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

sa mission de contrle prudentiel, l'autorit de contrle apprciera les connaissances et


l'exprience des candidats membres du comit d'audit et examinera galement si la composition et
les procdures du comit d'audit offrent des garanties suffisantes pour qu'il puisse correctement
assumer son rle.

4.5.3. COMIT DES RISQUES

Chaque tablissement de crdit doit matriser pleinement les risques encourus, en particulier au
niveau de l'organe lgal d'administration. Dans ce contexte, il simpose que chacun des membres
du comit des risques dispose individuellement dune trs bonne comprhension des matires
pertinentes qui peuvent savrer particulirement complexes. Cette exigence ne conduit pas une
exclusivit sur le plan de la formation ou du pass professionnel mais signifie que les membres
doivent disposer du bagage professionnel ou acadmique leur permettant dexercer un esprit
critique adquat eu gard aux matires traites par ledit comit.

Cest en connaissance de cause que lorgane lgal dadministration pourra alors fixer la stratgie et
le niveau de tolrance en matire de risques de ltablissement, et en superviser troitement la
mise en uvre et le respect par la direction effective de ltablissement.

En outre, le comit des risques doit examiner la politique de tarification destination de la clientle
et sassurer que les prix des produits prsents intgrent les risques lis ces produits qui sont
supports par ltablissement en conformit avec la stratgie de ltablissement de crdit en
matire de risques, sans toutefois devoir prendre en considration chacun des produits
sparment. Le comit des risques vrifie dautre part que les incitants mis en place en matire de
rmunration variable sinscrivent dans la gestion des risques (c.--d. de manire telle ne pas les
encourager), des besoins en fonds propres (y compris lexigence globale de coussin de fonds
propre de base de catgorie 1), et de la liquidit, en tenant compte des prvisions de bnfices.

4.5.4. COMIT DE RMUNRATION

Le comit de rmunration examine si les incitants crs par la politique de rmunration, y


compris le systme de promotion, ne sont pas de nature conduire des prises de risques
excessives au sein de ltablissement ou des comportements poursuivant dautres intrts que
celui de ltablissement et de ses parties prenantes (stakeholders). Les politiques de rmunration
ne peuvent davantage induire des conflits dintrts, notamment au dtriment de la clientle qui
seraient proposs certains produits. Le comit de rmunration peut, dautre part, se baser sur des
informations apportes par le comit des risques pour proposer des modifications la dcision de
lorgane lgal dadministration en matire de rmunration variable.

4.5.5. COMIT DE NOMINATION

Le rle et les responsabilits qui sont attendues dun administrateur dun tablissement se sont
considrablement dvelopps sous la pression des crises financires et des risques que ces
tablissements peuvent faire courir pour la stabilit du systme financier. Ceci va de pair avec une
augmentation sans prcdent de la technicit et du volume des diffrentes matires intervenant
dans le processus de dcision du secteur bancaire.

Cette professionnalisation des conseils dadministration doit se marquer non seulement au niveau
des profils de ceux qui en font partie, mais aussi de leur degr dimplication et dindpendance
dans lexercice de leur mandat. Tout administrateur devrait sinterroger sur la manire dont il
exerce son mandat et les actes quil pose au cours de cet exercice. Dans ce contexte, le comit de
nomination value, tant pour lorgane lgal dadministration dans son ensemble, que pour chacun

27
Manuel de gouvernance dcembre 2015

des administrateurs qui en font partie, le niveau de connaissance, dimplication, de disponibilit et


dindpendance desprit requis, compte tenu des caractristiques de ltablissement de crdit.

En fonction de lvolution de ltablissement et de son environnement, le comit de nomination doit


identifier les besoins de lorgane lgal dadministration et dfinir le profil adquat recherch pour y
rpondre.

4.5.6. DISPENSES POUR LES TABLISSEMENTS QUI NE SONT PAS DIMPORTANCE


SIGNIFICATIVE

Lobligation lgale de mise en place des quatre comits prcits au sein de lorgane lgal
dadministration, exclusivement composs dadministrateurs non excutifs, ne se justifie pas pour
des tablissements de crdit prsentant un profil de risque rduit compte tenu de leur taille ou de
la nature de leurs activits. Ainsi, les tablissements de crdit qui ne sont pas des dtablissements
de crdit dimportance significative au sens de larticle 3, 30, de la loi bancaire sont dispenss de
mettre en place les comits de nomination et de rmunration. En outre, si la raison pour laquelle
un tablissement de crdit ne rpond pas la qualification dtablissements de crdit dimportance
significative, consiste dans le non dpassement dun total bilantaire de 3 milliards deuros, cet
tablissement pourra alors fusionner les comits daudit et des risques.

En cas dabsence de comit(s), cest lorgane lgal dadministration dans son ensemble qui est
charg dexercer les fonctions attribues aux diffrents comits. Il en dcoule que les normes
prcises par la loi bancaire pour chacun des comits concerns, sont, dans ce cas, applicables
lorgane lgal dadministration, quelle que soit la structure interne que cet organe met en place.

4.5.7. CONTEXTE DE GROUPE

L'article 33, 2, de la loi bancaire habilite lautorit de contrle tenir compte du contexte de
groupe pour, le cas chant, autoriser un tablissement de crdit ne pas devoir constituer un ou
plusieurs des quatre comits que la loi impose. Dans ce cas, il convient qu'au sein des groupes ou
sous-groupes concerns soient constitus un ou plusieurs comits qui soient comptents pour
l'tablissement de crdit et rpondent aux exigences de la loi bancaire.

La communication CBFA_2009_22 relatives aux comits d'audit s'appliquera mutatis mutandis


pour la politique de drogation concernant la constitution des autres comits, tant entendu qu'il y
aura lieu de tenir compte cet gard des missions spcifiques propres chaque comit.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

5. PUBLICIT ET TRANSPARENCE

Cadre rglementaire:

1. Art. 75 loi bancaire


2. Art. 435 et 450 CRR
3. EBA GL 44: orientations 32-33
4. Principes du BCBS: principe 12

Conformment l'article 75 de la loi bancaire, les tablissements de crdit publient sur leur site
internet les informations pertinentes du mmorandum de gouvernance. Ces informations couvrent,
au minimum, la structure de lactionnariat et de contrle de ltablissement ou la structure du
groupe dont il fait partie, les organes de gestion, la structure organisationnelle, y compris les
fonctions de contrle oprationnelles indpendantes, ainsi que les finalits et les valeurs
dentreprise de ltablissement, les lignes de force de ses politiques en matire de gestion des
risque, de prvention des conflits dintrts, dintgrit et de continuit des activits et les
informations relatives ses politique et pratiques de rmunration.

La publication des objectifs et des politiques de gestion des risques est directement rgie par
l'article 435 du rglement n 575/2013. Pour chaque catgorie de risques distincte, l'tablissement
est tenu de publier un minimum d'informations. En outre, la disposition indique quelles informations
doivent tre publies concernant le rgime de gouvernance.
En ce qui concerne la publication des informations relatives la politique et aux pratiques de
rmunration, cet aspect est rgi par larticle 450 du rglement n 575/2013. Il s'agit d'un mlange
d'informations qualitatives et quantitatives concernant la politique mene en matire de
rmunration, que l'tablissement est tenu d'actualiser au moins chaque anne.

L'tablissement est tenu par ailleurs d'informer les collaborateurs concerns d'une manire claire
et cohrente et de leur fournir des informations rcentes sur les stratgies et les mesures prises en
matire de politique de l'tablissement, tout le moins dans la mesure ncessaire au personnel
pour accomplir ses missions. Linformation peut tre donne au moyen de directives crites, de
manuels ou d'autres moyens.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

6. CONTEXTE DE GROUPE
Cette section est en cours de prparation et sera ajoute une date ultrieure. Les tablissements
de crdit seront tenus au courant de l'volution en la matire.

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

ANNEXE: MODLE DE MMORANDUM DE GOUVERNANCE

1. Structure de l'actionnariat
2. Structure de groupe si applicable (structure juridique et fonctionnelle; organigramme)
3. Politique en matire de composition et de fonctionnement des organes de gestion (avec
ventuellement une description de l'impact du groupe)
(a) nombre, dure du mandat, rotation, ge, suivi, ...
(b) critres de slection;
(c) procdure de proposition (nouveaux mandats/reconduction) et de dmission/non-
reconduction;
(d) administrateurs indpendants;
(e) politique de rmunration
i. membres excutifs de lorgane lgal d'administration
ii. membres non excutifs de lorgane lgal d'administration
4. Structure de gestion et organigramme (avec ventuellement une description de l'impact du
groupe)
(a) organe lgal dadministration (en l'espce, le conseil d'administration)
i. composition
ii. fonctionnement (rglement d'ordre intrieur)
iii. rpartition interne ventuelle
iv. comits spcialiss
composition
fonctionnement
(b) comit de direction
i. composition
ii. fonctionnement (rglement d'ordre intrieur)
iii. rpartition interne des tches des membres
(c) direction effective (niveau CD-1 )
i. composition
ii. rpartition interne des tches des dirigeants effectifs
(d) autres comits
5. Fonctions-cls (avec ventuellement une description de l'impact du groupe)
(a) Fonctions dencadrement (secrtaire gnral, questions juridiques, personnel,
communication)
(b) fonctions de contrle indpendantes
i. audit interne:
ii. compliance
iii. gestion des risques
iv. actuaire dsign
6. Structure organisationnelle (avec ventuellement une description de l'impact du groupe)
(a) structure oprationnelle, business lines, matrix management et attribution des
comptences et des responsabilits
(b) sous-traitance
(c) gamme des produits et services
(d) primtre gographique de l'activit
i. libre prestation de services
ii. succursales
iii. filiales, coentreprises, ...
(e) utilisation de centres off-shore
7. Politique de rmunration
(a) Gouvernance
(b) Politique globale applicable tous les collaborateurs
(c) Identified Staff
i. Processus de slection

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Manuel de gouvernance dcembre 2015

ii. Rgles spcifiques (alignement des risques, reports, instruments, ...)


8. Politique d'intgrit (avec ventuellement une description de l'impact du groupe)
(a) objectifs stratgiques et valeurs d'entreprise
(b) codes et rglements internes, politique de prvention, ...
(c) politique en matire de conflits d'intrt
(d) procdure de whistleblowing
(e) traitement des plaintes de clients
9. Politique en matire de publicit des principes appliqus
10. Statut du mmorandum de gouvernance et date
(a) tablissement
(b) dernire adaptation
(c) dernire valuation
(d) approbation par lorgane lgal dadministration

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