POURQUOI UNE GESTION

EFFICACE DES ESPACES EST

ESSENTIELLE À UNE EXPÉRIENCE
DE TRAVAIL RÉUSSIE

Améliorer l’expérience de travail grâce

à des éléments clés de la gestion des
espaces

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INTRODUCTION SOMMAIRE

Dans le secteur de l’immobilier et du facility

management, la gestion des espaces ou space 3 Qu’est-ce qu’un
management a toujours revêtu une importance de
taille. En effet, chaque organisation doit s’interroger
« espace » ?
sur l’utilisation des espaces pour assurer la
continuité de son activité. Pour garantir que votre
portefeuille d’espaces réponde aux besoins de 3 L’importance de créer
votre organisation, votre stratégie de gestion des une expérience de travail
espaces doit être étroitement liée à votre stratégie
d’entreprise afin de contribuer à la réalisation de vos optimale
objectifs.

Si la gestion des espaces devient plus importante 5 Évolution des modes de

que jamais, c’est qu’elle aide non seulement les travail
facility et space managers à utiliser leurs espaces
de manière plus rentable, mais également à créer
la meilleure expérience collaborateur possible.
La raison de ce nouvel intérêt pour l’expérience
6 Les conditions
collaborateur réside dans le besoin d’attirer et de nécessaires pour une
conserver du personnel hautement qualifié, ce qui,
par conséquent, devient un objectif crucial de la
gestion efficace des
stratégie d’entreprise de nombreuses organisations. espaces
Pour aider les organisations à atteindre cet objectif,
les facility et space managers ont un rôle à jouer.
8 Les éléments clés de la
Ce livre blanc a pour but de :
1. présenter la notion d’espace en elle-même gestion des espaces pour
2. décrire l’importance de la création d’une optimiser l’expérience de
expérience de travail optimale
3. expliquer quels éléments de la gestion des travail
espaces contribuent à offrir une expérience de
travail réussie
14 Le niveau de maturité
actuel et escompté
de votre gestion des
espaces

Gestion efficace des espaces 2 PLANONSOFTWARE.COM

QU’EST-CE QU’UN « ESPACE » ?
L’espace est souvent associé à un espace individuel,
comme une pièce avec un bureau dans laquelle le
collaborateur va effectuer une tâche bien précise.
Par exemple, un développeur assis derrière son
bureau, en train de programmer un logiciel.
Il est aisé d’associer les espaces ou les lieux de
travail au bureau. Or, la notion d’espace est bien plus
vaste.
Réfléchissez, par exemple, aux différentes
utilisations de l’espace selon les secteurs. Les
universités ont besoin d’espaces pédagogiques
tels que des salles de classe et des bibliothèques
pour accueillir leurs étudiants, tandis que
les organisations industrielles ont besoin de
laboratoires de recherche et d’espaces de
production pour développer leurs produits. La
plupart des institutions gouvernementales et des
organisations commerciales ont encore besoin
d’espaces de bureaux « classiques » pour leurs
différents services et leurs employés. Par ailleurs,
si l’espace peut renvoyer à une pièce avec un ou
deux bureaux, il peut également faire référence à
un service entier, à un ou plusieurs étages au sein
du même bâtiment, voire même à plusieurs étages
dans plusieurs bâtiments différents à travers la
planète. L’espace peut représenter beaucoup de
choses.
Au final, l’espace est là pour ceux qui l’utilisent.
Vous, par exemple, en tant que facility ou space
manager, souhaitez offrir à ceux qui utilisent cet
espace la meilleure expérience de travail possible :
une expérience satisfaisante qui répondrait à leurs
besoins et les rendrait productifs.
Gestion efficace des espaces
L’IMPORTANCE DE CRÉER UNE EXPÉRIENCE DE
TRAVAIL OPTIMALE
L’un des objectifs principaux du facility management
est de contribuer à la création d’une expérience de
travail qui augmente l’efficacité et la productivité
des salariés. Toutefois, l’évolution des modes de
travail au fil du temps a également entraîné une
modification de la manière dont les espaces sont
gérés.
À l’ère de la Guerre des Talents, où les bons profils
avec les bonnes compétences au bon endroit
sont plus que jamais recherchés, la gestion des
espaces a pour objectif principal de créer une
expérience de travail qui participe à attirer et
fidéliser ces talents. Selon une étude menée par
le groupe de conseil en immobilier d’entreprise
CBRE intitulée « Les Millennials : mythes et réalités »,
78 % des Millennials interrogés – qui représenteront
la majorité des employés d’ici 2020 – déclarent
accorder de l’importance à l’environnement de
travail au moment de signer un contrat. La Millennial
Survey 2017, l’enquête du cabinet d’audit et de
conseil Deloitte sur les Millennials, révèle que ces
derniers craignent d’avoir affaire à un environnement
de travail stérile et impersonnel. Dans son projet
Global Research de 2017 (projet de recherche
mondial), le cabinet-conseil Jones Lang Lasalle
(JLL) montre que l’expérience que font les employés
de leur environnement de travail représente « le
premier facteur de différenciation lorsqu’un individu
s’engage dans une organisation ».
3 PLANONSOFTWARE.COM
 Au final, l’espace est là
pour ceux qui l’utilisent.
Vous, par exemple, en
tant que facility ou space
manager, souhaitez
offrir à ceux qui utilisent
cet espace la meilleure
expérience de travail
possible.

Effective Space Management 4 PLANONSOFTWARE.COM

 ÉVOLUTION DES MODES DE TRAVAIL

Années • Dans la plupart des professions, les employés se rendent

1990
au bureau.

Années • La technologie permet aux employés de travailler à

2000
distance.
• Les organisations commencent à adopter un « nouveau
mode de travail » qui met l’accent sur les espaces de
travail partagés.
• Le travail flexible devient un objectif en lui-même. Dans un
souci d’économie, le défi consiste à placer de plus en plus
d’employés dans chaque mètre carré.

Années • Selon le rapport « Smart Innovators: Space Management »

2010
(« Innovateurs intelligents : la gestion des espaces ») de
2018 publié par Verdantix, « les DAF doivent lutter contre
un nombre croissant de loyers prohibitifs dans la plupart
des centres urbains depuis le début de la décennie .
À ce phénomène s’ajoute un objectif de plus en plus
fort de réduction des coûts d’exploitation ».
• De nombreux secteurs et pays n’ont toujours pas
adopté le travail flexible. Par exemple, les espaces de
travail définis sont traditionnellement plus utilisés dans
les lycées et universités. De même, dans certains pays
comme l’Allemagne, il est encore aujourd’hui plus fréquent
d’attribuer des espaces de travail définis aux employés.

DE NOS • Un nouvel objectif est né de ce besoin d’attirer et de

JOURS
fidéliser les collaborateurs hautement qualifiés : leur offrir
la meilleure expérience possible.
• L’effort fourni pour réduire les espaces est réduit à néant
par les collaborateurs qui ne veulent pas se sentir à l’étroit.
Désormais, il s’agit plutôt de créer un environnement de
travail attractif, axé sur le bien-être et la satisfaction des
employés.

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LES CONDITIONS NÉCESSAIRES POUR UNE
GESTION EFFICACE DES ESPACES

Une stratégie de gestion des espaces réussie

passe tout d’abord par le respect des principes
fondamentaux de la gestion des espaces. Votre
portefeuille d’espaces devrait au moins contenir
des informations de base telles que les numéros
des salles et les noms correspondants qui sont
utilisés pour procéder à l’identification unique des
espaces : votre référentiel spatial. Ces informations
constituent la base à laquelle vous devez ajouter
toutes les autres données sur les espaces que vous
souhaitez collecter. Comment envisager l’occupation
des espaces si vous n’êtes pas capable d’identifier
les salles ? Comment répartir les coûts si vous ne
savez pas quel service utilise quel espace ? Sans
un référentiel spatial, impossible de répondre à ces
questions. Etonnamment, lorsqu’il s’agit de passer
à l’acte et de collecter les données, de nombreuses
organisations semblent oublier que connaître ces
données de base est une condition nécessaire.
C’est seulement en associant toutes les données
collectées sur un espace à un identifiant unique que
vous pourrez pleinement exploiter ces données.

Comme évoqué en introduction, votre stratégie de

gestion des espaces doit s’inscrire dans la stratégie
d’entreprise de votre organisation. Si l’un de vos
objectifs consiste à créer une expérience de travail
optimale, l’association de toutes vos données sur
les espaces à un identifiantunique est fondamentale
pour obtenir les informations pertinentes pour
améliorer sa stratégie de gestion des espaces.
Ces informations clés vous aident à analyser
votre stratégie en identifiant ses points forts et les
éléments à améliorer.

Gestion efficace des espaces 6 PLANONSOFTWARE.COM

 Une stratégie de gestion
des espaces réussie
passe tout d’abord par
le respect des principes
fondamentaux de la
gestion des espaces.

Gestion efficace des espaces 7 PLANONSOFTWARE.COM

LES ÉLÉMENTS CLÉS DE LA GESTION DES ESPACES POUR OPTIMISER L’EXPÉRIENCE DE TRAVAIL
Associer vos données sur les espaces à un identifiant spatial n’est qu’une première étape. Certains éléments
clés doivent aussi être pris en compte pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur les aspects
essentiels. Vous pourrez ainsi mettre au point une stratégie de gestion des espaces solide pour, à terme,
optimiser l’expérience de travail.
1. Plans et calcul des surfaces
L’une des premières informations que toute
organisation devrait connaître concerne le
nombre d’espaces dont elle dispose et les
surfaces correspondantes. Si, à première vue,
elle semble élémentaire, cette information est
pourtant bien souvent stockée à divers endroits,
sur divers supports.
La Conception Assistée par Ordinateur (CAO) ou
CAD (Computer Aided Design) permet d’obtenir
ce genre d’informations grâce à des plans clairs
des espaces utilisés. L’importation de vos dessins
CAD vers une base de données unique facilite la
visualisation des plans et le calcul des surfaces.
Par ailleurs, il vous est plus facile de comprendre
quels types d’espaces sont disponibles ou non
au sein de votre organisation en classifiant ces
espaces selon leurs utilisations présumées, par
exemple, « salle de réunion » ou « espace de
concentration ».
2. Répartition des espaces et modifications
Connaître le volume dont vous disposez est une
chose, connaître la façon dont votre organisation
l’utilise en est une autre. La répartition des
espaces implique l’attribution d’un certain
volume à tels services ou tels employés dans
votre portefeuille d’espaces. Il est ainsi plus
simple d’identifier quel espace est utilisé par quel
service et dans quel but, ce qui peut vous amener
à remettre en question votre répartition des
espaces pour gagner en efficacité tout en prenant
en compte les différents besoins.
Gestion efficace des espaces
La répartition des espaces est également
importante au moment de déplacer un employé
ou un service entier. Par exemple, déplacer un
service qui s’agrandit et dont l’espace actuel
ne correspond plus aux besoins à venir, ou
encore transférer des services au sein du même
bâtiment pour encourager la collaboration et
améliorer l’expérience de travail. Somme toute,
il est possible de tirer des informations utiles de
la répartition des espaces pour vos demandes
actuelles et futures.
3. Imputation des coûts
La répartition des espaces selon les services
facilite la répartition des coûts selon les surfaces
utilisées, soit en faisant payer le montant total
pour les zones définies (une salle utilisée par
un seul service), soit en répartissant les coûts
(plusieurs salles utilisées par plusieurs services).
L’imputation des coûts au niveau des services est
un excellent moyen de répondre à une utilisation
insuffisante des espaces et aux coûts inutiles
qui leur sont associés et imputés aux parties
prenantes internes, ce qui amène la question de
l’amélioration de l’expérience de travail. Pour les
managers qui souhaitent utiliser au mieux leurs
espaces, la non-rentabilité peut être un point de
départ pour aborder les besoins d’un service.
8 PLANONSOFTWARE.COM
4. Occupation vs utilisation des espaces
Lorsque tel espace est attribué à tel service,
son utilisation est indirectement limitée à ce
service au détriment des autres ou d’une autre
utilisation. Dans ce cas, si l’on considère que
la répartition des espaces n’est qu’un point de
départ, tous ces espaces sont apparemment
occupés et réservés aux services auxquels
ils ont été attribués. Le même raisonnement
est généralement adopté lorsqu’il s’agit de
l’occupation des espaces. Il est alors question
de volumes dans un portefeuille d’espaces qui
sont attribués à certains services par rapport
à sa capacité. Par exemple, si un portefeuille
d’espaces a une capacité de 900 espaces de
travail et que 720 d’entre eux ont été attribués et
sont donc occupés, un calcul rapide montre que
le taux d’occupation des espaces est supérieur à
80 %. Toutefois, étant donné qu’il vous manque
des informations sur l’utilisation réelle de vos
espaces, ce simple indicateur de mesure ne vous
donne aucune information sur votre capacité
réelle en termes d’espaces. En réalité, il est très
Gestion efficace des espaces
rare que les espaces soient occupés toute la
journée ; l’occupation des espaces à partir de
la répartition des espaces uniquement ne vous
donne donc pas les informations nécessaires à
la mise en œuvre de votre stratégie de gestion
des espaces. Des données supplémentaires
sont nécessaires pour expliquer l’utilisation
réelle des espaces et ainsi vous en dire vraiment
plus sur les espaces disponibles. L’utilisation
des espaces fait référence à la fréquence et
à la durée d’utilisation des espaces. Pour de
nombreuses organisations, la sous-utilisation des
espaces constitue un réel problème. Plusieurs
études, dont le « Occupancy Benchmarking Guide
» publié par JLL en 2017, ont montré que les
espaces de bureaux sont généralement utilisés
entre 60 % et 70 % du temps, ce qui signifie que la
plupart des organisations dépensent de l’argent
en termes de services, de ménage, de chauffage
et de climatisation pour des espaces qui, 40 % du
temps, sont inoccupés.
9 PLANONSOFTWARE.COM
 Il est possible d’obtenir
plus d’informations
valables concernant
l’utilisation réelle de vos
espaces en mesurant le
taux d’occupation des
espaces en temps réel.

Gestion efficace des espaces 10 PLANONSOFTWARE.COM

 Outre la sous-utilisation, l’utilisation des espaces
à des fins différentes de celles qui étaient
prévues constitue également un problème.
Par exemple, prenez deux personnes qui, pour
discuter rapidement de leurs tâches, occupent
une grande salle de réunion alors que tout un
service est contraint d’utiliser une salle plus petite
qui ne compte pas suffisamment de chaises pour
leur réunion d’équipe. Ce genre d’informations
détaillées, à propos de la fréquence et de la durée,
mais aussi du nombre de personnes impliquées
et de la nature de l’utilisation, aide les facility et
space managers à répondre aux besoins réels en
termes d’espace.
Il est possible d’obtenir plus d’informations
valables concernant l’utilisation réelle de vos
espaces en mesurant le taux d’occupation des
espaces en temps réel : c’est-à-dire l’occupation
des espaces non seulement à partir de la
répartition des espaces mais aussi de l’utilisation
réelle des espaces, ce qui vous donne des
informations à tout moment de la journée sur
les espaces disponibles. Comment procéder ?
Des capteurs peuvent détecter si un espace de
travail ou une salle de réunion est occupé ou non.
Gestion efficace des espaces
Cette méthode s’avère pertinente si vous avez
mis en place un système de réservation pour que
vos employés puissent réserver leurs espaces
de travail et salles de réunion. Ce n’est pas parce
qu’une salle de réunion est réservée qu’elle sera
forcément utilisée. Grâce aux capteurs, vous
pouvez choisir de le libérer automatiquement
après un certain laps de temps pour augmenter
l’utilisation des espaces. Ce système de capteurs
permet aux facility et space managers d’analyser
les historiques et d’enregistrer des prévisions
d’utilisation à partir de données fiables et
détaillées.
Ces données aident les facility et space
managers à prendre de meilleures décisions
quant à l’amélioration de l’expérience de
travail et, par la même occasion, à réaliser des
économies. D’une part, vous pouvez laisser
les employés utiliser les espaces existants de
manière plus efficace. D’autre part, vous recevez
des informations vous indiquant si les espaces
disponibles existants répondent toujours aux
besoins de votre organisation. Vous avez
remarqué qu’un espace de travail ou qu’une salle
de réunion en particulier n’est quasiment jamais
utilisé, ou par moins d’employés que prévu ? Libre
à vous de repenser l’utilisation de cette surface.
Peut-être manquez-vous de certains types
d’espace quand d’autres pourraient être utilisés
différemment. Telles sont les questions que
peuvent amorcer les données sur les espaces.
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5. Intégration à d’autres processus
Pour atteindre le but ultime qui consiste à
améliorer l’expérience de travail, la gestion des
espaces doit être intégrée à d’autres processus
de l’immobilier et du facility management, ce qui
contribue à améliorer l’efficacité des processus et
les services.
L’intégration de la gestion des espaces
à votre gestion des contrats, c’est
l’assurance de déplacer le personnel d’un
étage, voire même d’un bâtiment entier, au
bon moment, lorsqu’un contrat de location
arrive à son terme.
Cette méthode peut également concerner
les services dans différents espaces : une
réunion est prévue dans telle ou telle salle
de conférence et il serait plus pratique de
déjeuner au même moment. Ne serait-il pas
utile que votre service de restauration en
soit informé à l’avance et puisse vous servir
au moment souhaité ?
Gestion efficace des espaces
L’utilisation des données sur les espaces
pourrait s’avérer utile pour les opérations
de maintenance, par exemple, en aidant
les techniciens à trouver le bon endroit
dans un bâtiment lorsqu’ils doivent
intervenir. Prenons un autre exemple : un
technicien doit effectuer des réparations
dans une salle de conférence à une heure
donnée mais, au même moment, le conseil
d’administration est en pleine réunion. Ce
genre de situations peut facilement être
évité en connectant vos données sur les
espaces à vos opérations de maintenance.
Enfin, penchons-nous sur l’intégration de
votre gestion des espaces à des outils qui
améliorent l’orientation dans un bâtiment.
Si vous avez à disposition des données
sur l’utilisation des espaces en temps réel,
pourquoi ne pas les utiliser pour améliorer
l’expérience de travail ? Vous pourriez par
exemple utiliser une borne ou kiosque pour
visualiser les espaces disponibles et laisser
les employés réserver un espace de travail
ou une salle de réunion qui correspond
à leurs critères au moment où ils en ont
besoin.
12 PLANONSOFTWARE.COM
 UTILISER LES DONNÉES POUR RENDRE VOS ESPACES PLUS SAINS

« Comment faire pour que mes employés restent en bonne santé ? »

ou encore « comment satisfaire mes employés ? » : telles sont les
questions auxquelles le service de facility management fait face. Selon
le rapport « Smart Innovators: Space Management » (« Innovateurs
intelligents : la gestion des espaces ») publié par Verdantix en 2018, « veiller
au bien-être et à son rapport avec la productivité est soumis à une pression
croissante ». Pour les services RH, le bien-être des employés et la qualité
de vie au travail fait partie des priorités. En les aidant à répondre à ces
questions, les facility et space managers peuvent aider leurs services RH à
gagner la « Guerre des Talents ».

Par exemple, l’Université des sciences appliquées de Hanze, à Groningue

aux Pays-Bas, est en train d’étudier la façon dont certains types de lieux de
travail contribuent à maintenir les employés en bonne santé. En stockant
des données sur la qualité de l’air ou la lumière, ils rassemblent des
informations plus pertinentes sur l’environnement de travail et la façon
dont ce dernier agit sur les individus. Ces données peuvent être utilisées
afin d’améliorer l’environnement pour, à terme, mettre au point le « lieu de
travail sain et idéal ».

L’Université de Hanze est un excellent exemple, parmi tant d’autres, de

l’utilité des bonnes données pour créer une meilleure expérience de travail.

Gestion efficace des espaces 13 PLANONSOFTWARE.COM

LE NIVEAU DE MATURITÉ ACTUEL ET Vous voulez évoluer et
ESCOMPTÉ DE VOTRE GESTION DES ESPACES
réduire l’écart entre le
En collectant des données concernant des éléments niveau de maturité actuel
clés de la gestion des espaces, vous vous donnez
les moyens de prendre de meilleures décisions et escompté de votre
quant à l’amélioration de l’expérience de travail pour gestion des espaces ?
les employés qui utilisent vos espaces. Ainsi, plutôt
que de vous baser sur votre instinct, vous pouvez
tirer des conclusions à partir de données réelles et Pour connaître les étapes
exactes.
à suivre, téléchargez
Evaluez le niveau de maturité de votre gestion
le Space Management
actuelle des espaces et le rapport entre ce niveau
et vos ambitions grâce au Space Management Maturity Model sur
Maturity Model de Planon.
planonsoftware.com/fr/
space-management-
maturity-model

Gestion efficace des espaces 14 PLANONSOFTWARE.COM

 A PROPOS DE PLANON

Leader mondial disposant de plus de 35 ans d’expérience, Planon édite des logiciels innovants qui
aident les entreprises propriétaires et les occupants de biens immobiliers à optimiser la performance
de leur environnement de travail en simplifiant les processus métier et en rationalisant les coûts.
Planon a de manière constante était désigné comme un leader mondial dans son domaine par
plusieurs cabinets d’études indépendants et sociétés de conseils. Planon compte plus de 2 500
entreprises clients dans le monde.

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