Business Case 

: Nouveaux modes de travail - retour d'expérience et facteurs de

succès

Lorsqu’il a dû changer ses anciens bureaux devenus trop petits, démodés et plus
adaptés aux contraintes business de son activité, notre client a décidé de remplacer
ses bureaux classiques individuels par un open space modulable, dit Flex Office,
constitué de plusieurs zones correspondants aux différentes activités des salariés :
de grandes salles ouvertes avec bureaux hauts ou bas, des salles de réunion, des
phone booths pour passer des appels, une salle de sieste pour se reposer, des
salles de silence pour se concentrer et des endroits ou prendre le café comme lieux
de rencontre.

Chacun a un casier personnel, mais plus de bureau dédié.

Ce changement de bureau a été également l’occasion de donner aux salariés la

possibilité de faire du télétravail.

Les raisons

Avec une croissance soutenue et un plus grand nombre de collaborateurs, l’espace

précédent avait atteint ses limites. Le développement des activités à l’international a
fait que beaucoup de bureaux restaient inoccupés lors des nombreux déplacements
des salariés. Avec le nouvel agencement, l’entreprise a fait le pari que tous les
salariés ne seraient jamais au bureau en même temps et a ainsi pu réaliser des
gains de place et réduire les coûts.

Comme pour beaucoup d’autres entreprises, notre client avait également besoin de
casser les silos entre départements afin d’augmenter la transversalité et la
collaboration avec pour objectif de devenir plus réactif et de stimuler l’innovation.

Le management du changement

Afin de créer de la confiance et de dissiper peurs et craintes, la communication avec

les salariés a été très transparente dès le début. Les raisons du changement ont été
expliquées, les plans d’architecte présentés, et l’avancement des travaux
régulièrement communiqué.

Des groupes de travail transversaux ont défini les principes de collaboration et de

cohabitation lors de sessions de brainstorming afin de s’’assurer que tout le monde
soit à l’aise dans le nouvel espace sans être gêné par ses collègues. Ce dernier
point avait d’ailleurs été la plus grosse crainte que les salariés aient fait remonter au
démarrage du projet.

Ces principes de fonctionnement ont été communiqués avant l’aménagement dans le

nouvel espace.
La formation des managers

Des espaces de travail flexible et la possibilité de faire du télétravail engendrent et

impliquent des changements dans les pratiques managériales tels qu’une diminution
du contrôle, la nécessité de faire davantage confiance et d’accroître l’autonomie pour
les équipes.

Afin d’accompagner les managers dans ce changement de pratique, nous avons

formé tous les managers avec pour objectif de faciliter le management à distance, de
renforcer la communication avec les équipes en montrant notamment comment créer
de la cohésion dans ces nouvelles conditions.

L’unification des pratiques managériales avait également comme objectif de

constituer un cadre clair pour les salariés pour les rassurer dans cette phase de
transition.

La formation des salariés

Comme les salariés avaient fait remonter des craintes liées à la concentration dans
un Flex Office, nous avons conçu et animé des modules de Lunch & Learn qui
présentaient des techniques de concentration pour tous les salariés intéressés.

L’inauguration du Flex Office

Lors des différentes phases de travaux, les salariés ont pu visiter le chantier pour
pouvoir déjà se familiariser avec leur nouvel espace de travail.

Le premier jour, le nouvel espace a été inauguré par le CEO, et les salariés ont eu
également des explications quant à l’utilisation des casiers et des différents espaces
disponibles ainsi qu’une brochure recensant toutes les informations pratiques.

Audit de satisfaction

Trois mois après l’aménagement du nouvel espace, un sondage en ligne a été

réalisé afin de donner aux salariés la possibilité d’exprimer leur avis, de faire
remonter d’éventuels problèmes et de partager leurs idées d’amélioration.

La grande majorité des salariés se sont déclarés satisfaits du nouvel espace mis à
part quelques petits problèmes techniques. Les salariés ont estimé qu’ils
communiquaient davantage avec leurs collègues qu’auparavant.

Un deuxième audit sera réalisé après un an afin de mesurer l’impact des

changements sur le business.