OFFICE MANAGER

Source : https://www.cidj.com/metiers/office-manager

Dans les petites et moyennes entreprises, l’office manager est le bras

droit du dirigeant. Polyvalent, il ou elle gère les ressources humaines,
l’administratif, la comptabilité, les services généraux...

Description métier
L’office manager officie dans les start-ups, les TPE et les PME.

Professionnel multi-tâches, à mi-chemin entre l’assistant de direction et le responsable

administratif, l’office manager a des missions très étendues et diversifiées. Ainsi, selon la
structure qui l’emploie, ses tâches peuvent concerner : la communication, la gestion des
services généraux, le suivi budgétaire, la gestion de la trésorerie, le suivi des RH (accueil
des nouveaux collaborateurs, organisation des conditions de travail), le travail
administratif, l’organisation de l’agenda du dirigeant ou des équipes encadrantes, la
réception des appels téléphoniques et l'accueil… En bref, toute activité qui concoure à
fluidifier le fonctionnement de la structure et à soulager le dirigeant.  

Il va de soi que cette polyvalence de fonctions exercée par l’office manager ne peut
évidemment convenir que pour des structures de petite taille ou de taille intermédiaire
quelle que soit le secteur d'activité. Dans des structures plus importantes, ces tâches sont
réparties sur différents postes (assistant de direction, responsable des services généraux,
directeur administratif et financier, responsable communication...).

Qui dit polyvalence, implique organisation, rigueur, adaptabilité, autonomie et une bonne
résistance au stress. L’office manager doit savoir jongler entre les différentes activités et
prioriser les demandes. Le métier implique aussi la maîtrise des outils bureautiques et de
certains outils et applicatifs spécifiques (stockage des données, travail collaboratif, gestion de
salles…). La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères peut s’avérer nécessaire selon
l’activité de l’entreprise. 
 
Études / Formation
Niveau bac + 2 minimum : BTS SAM - support à l'action managériale, BTS comptabilité,
BTS gestion de la PME
Niveau bac + 3 : Licence professionnelle management et gestion des organisations, BUT
GEA - gestion des entreprises et administration, Diplôme d’école spécialisée (type bachelor)
en management ou gestion

Salaires
Le salaire est fonction de l’expérience, des responsabilités et des missions confiées
Entre 2 200 € et 2 700 € brut mensuel pour un office manager débutant.  (soit entre 26,4K€
et 32,4K€ annuel)

 A mon sens salaire bas pour un profil expérimenté, je pense que pour un profil
expérimenté la fourchette peut davantage être proche de 2 500€ (soit 30K€ / an) et
3 000€ (soit 36K€ / an). Pour un profil déjà en poste, je ne recommande pas une hausse
de salaire de plus de 10%
 De façon général, au niveau de la politique salariale et des évolutions de salaires,
plusieurs éléments sont à prendre en compte :
- Le salaire du marché (poste, missions, ancienneté, secteur géographique)
o Pré requis : définition du poste et des missions
o Identification des postes à pourvoir sur le même secteur géographique
pour profil équivalent
- Les grilles de la convention collective et les salaires minimums conventionnels
- Le taux d’évolution du salaire :
o « Une forte hausse peut marquer le coup » mais attention à ce que cela ne
soit pas attendu ensuite d’une année sur l’autre
- De façon générale pour une politique salariale, je recommande de distinguer :
o La hausse du salaire fixe (en relation avec le poste, les missions,
l’ancienneté, le marché,…)
o Le versement d’une prime / bonus / variable (en relation avec la qualité et
la performance annuelle)
Autre source : https://www.comptalia.com/metiers/office-manager.php

L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa

coordination et de sa supervision. Il assure notamment le traitement du courrier
entrant et sortant, l’envoi de mailings, répond au téléphone, gère l’agenda, le travail
administratif de différents services et s’occupe des commandes de fournitures de
bureau. L’Office Manager est l’interlocuteur privilégié entre le secrétariat social et les
travailleurs. Il est en charge du classement, de la correspondance et des factures
sortantes. Sans oublier la rédaction d’offres et de promotions commerciales,
l’organisation de réunions et d’ateliers, et l’approvisionnement de la cuisine.

 Concrètement l’Office Manager prend en charge les missions

suivantes :
- Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision
du bureau
- Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings
- Prise en charge des contacts téléphoniques entrants
- Gestion de l’agenda, le travail administratif de différents services Gestion des
commandes de fournitures de bureau
- Prise en charge du classement, de la correspondance, des factures sortantes
du suivi des coûts, de la rédaction d’offres et de promotions, de l’organisation
de réunions et d’ateliers

 En matière de comptabilité il traite les opérations de comptabilité

générale comme :
- L'organisation
- L'informatique et la bureautique
- Les nouvelles technologies (internet / téléphonie mobile)
- Le juridique (création / statuts / fiscalité / aides et financements)
- L'immobilier (locaux et bureaux / aménagement)
- La finance et la gestion (caution /comptabilité / bilan / banque / assurance)
- Le marketing et le développement (méthodes / gestion)
- La communication (documents / externe / interne)
- Les ressources humaines (télétravail / recrutement / contrats et fin de
contrats / congés et temps de travail / gestion du personnel / traitement des
candidatures)
- Les relations commerciales (clients / fournisseurs)
- Les relations avec les administrations (suivi / contrôles)
- La vie de l’Entreprise (bien-être des collaborateurs)

Malgré l’importance des tâches administratives et organisationnelles, le relationnel reste un

élément important de ce poste. L’Office Manager est en contact permanent avec les salariés
qu’il encadre, assure l’accueil téléphonique et gère les relations avec les partenaires.
Les critères de performance relèvent autant du savoir-faire que du savoir-
être : l’Office Manager doit être polyvalent, organisé, efficace, concentré et doté d’un bon
relationnel.

Autre source : https://www.regionsjob.com/observatoire-metiers/fiche/office-manager

Descriptif du poste :

- Profil pour le poste : motivé, dynamisme et polyvalence

- Pas de formation spécifique mais une bonne expérience dans l'assistanat de direction.
- L’office manager est souvent sollicité, sa réactivité, sa capacité à gérer plusieurs tâches
en simultanée et sa bonne gestion du stress lui permettent de répondre à des demandes
très diverses

Le poste d'office manager peut permettre de gagner un salaire moyen compris entre 2 500 et 3
000 euros bruts par mois.
 Exemple fiche de poste créée pour le poste d’office Manager dans une autre PME en croissance :

Votre poste :

Dans le cadre d’une ré organisation, nous recherchons un.e office manager à temps plein à partir de xxxxx

Rattaché à la Directrice Administrative et Financière, au sein d’un service de 3/4 personnes (une directrice
financière externalisée, une assistante administrative et comptable, une apprentie), vous évoluerez autour des
principales missions suivantes :

 Gestion comptable & Suivi financier :

- Organisation des échéances comptables : s’assurer de la tenue à jour de la comptabilité (saisie des éléments,
lettrage, déclaration de TVA, règlements…)
- Amélioration des process
- Suivi des dossiers de financement
- Réalisation de tableaux de bord et suivi des indicateurs financiers de l’entreprise
- Interface avec l’expert-comptable et les commissaires aux comptes

 Ressources humaines :
- Tenue des dossiers du personnel & Administration de l’interface SIRH,
- Préparation des échéances de paie : éléments variables, justificatifs, virement des salaires
- Suivi des actualités RH, être le référent des protocoles sécurité et santé au travail
 Services Généraux & Autres :
- Gérer les contrats et les relations fournisseurs/prestataires (revue, vérification et négociation des contrats)
- Préparation et le suivi des dossiers administratifs et juridiques
- Organisation des CODIR : préparer les éventuels supports de présentation, envoyer les ordres du jour et
comptes rendu

Votre profil :

Titulaire d’un Master en Management / Gestion de PME ou une formation similaire, vous justifiez d’une
expérience de 3 à 5 années minimum sur un poste équivalent et êtes à l’aise avec les outils informatiques.
Vous aimez les environnements exigeants et évolutifs. Au-delà de votre sens de la rigueur et de votre
organisation, vous faites preuve de polyvalence, d'autonomie et d'adaptabilité afin d'appréhender rapidement
les problématiques de vos missions.

Dôté.e d'une capacité d'adaptation, vous êtes organisé.e, dynamique, enthousiaste