Comment communiquer

efficacement
Peu importe votre âge, votre parcours ou votre expérience, communiquer efficacement
est une compétence que vous pouvez apprendre. Avec un peu de confiance en vous
et la connaissance des éléments de base, vous serez en mesure de faire passer votre
message. Voici comment procéder.

Partie 1
Créer le bon environnement pour communiquer
1.

1 -Choisissez le bon moment. Comme l'expression le souligne, il y a un temps pour

tout et la communication ne fait pas exception.

• Évitez de discuter de sujets importants, tels que les finances ou le planning

hebdomadaire, en fin de journée. Peu de personnes seront ravies d'avoir à régler des
problèmes majeurs au moment où elles sont le plus sujettes à la fatigue. À la place,
traitez ces sujets majeurs le matin ou l'après-midi, lorsque les gens sont alertes,
disponibles et plus susceptibles de pouvoir répondre avec clarté.
2.

2 -Pour une conversation privée, choisissez le bon endroit. Si vous devez

annoncer une nouvelle qui risque d'être mal prise (tel qu'un décès ou une rupture), ne
le faites pas en public, avec des collègues ou d'autres personnes aux alentours. Soyez
respectueux et attentif envers la personne à laquelle vous annoncez la chose et
communiquez en privé. Cela vous permettra également de laisser la place à l'ouverture
d'un dialogue avec la personne à propos de l'élément communiqué et aidera à
s'assurer que l'échange se déroule dans de bonnes conditions.

• Si vous effectuez une présentation devant un groupe de personnes, assurez-vous de

vérifier l'acoustique à l'avance et entrainez-vous à parler clairement. Utilisez un micro
si nécessaire afin de vous assurer que votre public puisse vous entendre.
3.

3 -Si votre téléphone sonne, riez-en, puis éteignez-le immédiatement et

continuez de parler (éloignez toute distraction). Éteignez tous les appareils
électroniques qui pourraient se déclencher pendant la conversation. Interdisez toute
distraction externe, qui vous déconcentrera, vous distraira vous et votre auditeur et
plombera à coup sûr la communication.
 Partie 2
Organiser ses communications

1- Organisez et clarifiez les idées dans votre esprit. Cela devrait être fait avant
de tenter de communiquer ces idées. Si vous êtes passionné par un sujet, vous
pourriez être déstabilisé si vous n'avez pas pensé auparavant à des points clés
auxquels vous référer pendant votre communication.
• Une bonne règle générale consiste à choisir trois points principaux et à garder votre
communication axée dessus. De cette façon, si le sujet dévie, vous serez en mesure
de retourner à l'un ou plusieurs de ces trois points clés sans vous sentir perturbé.
Mettre par écrit ces points clés (si c'est approprié) peut aussi aider.
2.

2 -Soyez clair. Clarifiez ce que vous souhaitez faire passer dès le départ. Par
exemple, votre but pourrait être d'informer d'autres personnes, d'obtenir des
informations ou d'engager une action. Les gens ont besoin de savoir à l'avance ce que
vous attendez de votre communication.

3- Restez sur le sujet. Une fois que vous avez commencé à présenter vos trois
points principaux, assurez-vous que tout ce que vous dites soit utile à la conversation
ou au débat. Si vous avez déjà réfléchi aux questions et à l'essence même des idées
que vous souhaitez transmettre, il est probable que certaines phrases pertinentes
resteront présentes dans votre esprit. N'ayez pas peur de les utiliser pour souligner
vos points. Même les orateurs les plus confiants et célèbres réutilisent sans cesse
leurs phrases clés pour un effet majeur.

4- Remerciez vos auditeurs. Remerciez la personne ou le groupe pour le temps

passé à écouter et à répondre. Peu importe le résultat de votre communication, même
si la réponse à votre prise de parole ou discussion a été négative, il est de bon ton de
la terminer poliment et avec respect pour la participation et le temps de chacun.
Partie 3
Communiquer à travers le discours

1- Mettez l'auditeur à l'aise. Faites-le avant d'entamer votre conversation ou

présentation. Il peut parfois aider de commencer avec une anecdote. Elle aide en effet
l'auditeur à vous percevoir comme quelqu'un lui ressemblant.
 2- Soyez compréhensible. Il est important de parler clairement afin que le
message puisse être compris par tout le monde. Les gens se souviennent de vos
paroles parce qu'ils comprennent immédiatement ce que vous dites. Cela se traduit
par le fait de prononcer vos mots distinctement, en donnant la préférence à des mots
simples plutôt qu'à des termes compliqués et de parler de manière à être entendu,
mais sans donner l'impression d'être trop calme ou désengagé.

3- Évitez de marmonner. Faites plus particulièrement attention d'énoncer

clairement les points que vous devez faire passer, dans le but d'éviter toute sorte de
malentendus. Si marmonner est une habitude défensive, dans laquelle vous êtes
tombé par crainte de communiquer, entrainez-vous à énoncer votre message chez
vous devant le miroir. Discutez au préalable de ce que vous voulez communiquer avec
les personnes avec lesquelles vous vous sentez à l'aise, dans le but de mieux définir
le message dans votre esprit. À la fois l'entrainement et la définition de vos mots pour
le message participeront à vous faire prendre confiance en vous-même.

4- Soyez attentif lorsque vous écoutez et assurez-vous que les expressions

de votre visage reflètent votre intérêt. Écoutez attentivement. La communication est
à double sens. Souvenez-vous que pendant que vous parlez, vous n'apprenez rien.
En écoutant, vous serez capable de juger la part du message reçu par vos auditeurs
et si ce message est reçu correctement. Il peut être utile de demander aux auditeurs
de reformuler avec leurs propres mots une partie de ce que vous avez dit s'ils vous
apparaissent confus ou dans l'erreur.
• Réconfortez les autres. De cette manière, vous allez les rassurer, les ouvrir et les
calmer lorsqu'ils sont mécontents.

5- Soyez intéressant vocalement. Un ton monotone n'est pas agréable à l'oreille.

Un bon communicant modulera sa voix pour améliorer la communication. Norma
Micheal recommande d'élever l'intonation et le volume de votre voix lors d'une
transition d'un sujet ou d'un point, à un autre et d'augmenter le volume de votre voix et
de ralentir votre débit lorsque vous soulevez un point précis ou procédez à un résumé.
• Elle recommande également de parler de façon vive, mais de faire des pauses pour
souligner les mots-clés lorsque vous sollicitez de l'action.
• Lorsque vous changez de sujet de conversation, parlez un peu plus fort.
• Haussez le ton pour souligner un mot ou un point important.
 Partie 4
Communiquer à travers le langage corporel

1- Reconnaissez les gens. Évidemment, vous ne connaissez pas forcément

toutes les personnes se trouvant dans votre public ou ce tout nouvel « ami » au sein
du groupe présent, mais ils hochent la tête et vous regardent d'un air entendu en même
temps. Cela signifie qu'ils sont « connectés ». Alors, récompensez-les en les
reconnaissant.

2- La clarté de votre message peut aussi s'exprimer au travers de votre

langage corporel. Utilisez les expressions du visage en toute connaissance de cause.
Ayez pour objectif de refléter l'engouement et de générer l'empathie de votre auditeur
en utilisant des expressions faciales douces. Évitez les expressions négatives, comme
de froncer ou de hausser les sourcils. Ce qui est ou n'est pas négatif dépend du
contexte, y compris le contexte culturel ou sociétal, donc faites en fonction de la
situation.
• Soyez vigilant à tout comportement inattendu suggérant que vous êtes confronté à un
choc des cultures, tel qu'un poing fermé, une posture voutée ou bien même le silence.
Si vous ne connaissez pas la culture, posez des questions au sujet des défis inhérents
à la communication avant de commencer à parler avec des personnes dans leur
contexte culturel.

3- Communiquez les yeux dans les yeux. Le contact visuel établit un rapport,
aide à convaincre les gens que vous avez de la valeur et montre de l'intérêt. Lors d'une
conversation ou d'une présentation, il est important de regarder l'autre personne dans
les yeux si possible et de maintenir le contact pendant un temps raisonnable (mais
n'exagérez pas : juste assez pour paraitre naturel, environ 2 à 4 secondes à chaque
fois).
• Souvenez-vous de prendre en considération tout votre public. Si vous vous adressez
à des gens dans une salle de réunion, regardez chaque membre présent dans les
yeux. Négliger ne serait-ce qu'une seule personne peut facilement être considéré
comme offensant et vous pourriez perdre votre affaire, admission ou échouer dans ce
que vous tentez de réaliser.
• Si vous vous adressez à un public, faites une pause et établissez un contact visuel
avec un membre de l'assistance pendant 2 secondes avant de vous détacher et de
reprendre votre discours. Cela aide à ce que les individus présents dans le public se
sentent personnellement valorisés.
• Soyez conscient du fait que le contact visuel est culturellement prescrit. Dans certaines
cultures, c'est considéré comme dérangeant ou inapproprié. Demandez ou recherchez
à l'avance.

4- Utilisez la respiration et les pauses à votre avantage. Il y a du pouvoir dans

les pauses. Simon Reynolds indique que les pauses amènent le public à se plonger
dans ce que vous dites et à écouter. Elles vous aident à souligner vos points et donnent
du temps à l'auditeur pour intégrer ce qui a été dit. Elles aident également à rendre
votre communication plus convaincante et votre discours plus facile à écouter.
• Prenez de longues respirations pour vous stabiliser avant de commencer à
communiquer.
• Prendre l'habitude de respirer régulièrement durant une conversation vous aidera à
conserver une voix posée, calme. Cela vous gardera également plus détendu.
• Utilisez les pauses pour un répit dans votre discours.

• 5- Comment ce geste est-il interprété ? Utilisez les gestes de la main avec

précaution. Soyez conscient de ce que vos mains expriment pendant que vous parlez.
Certains gestes de la main peuvent se révéler très efficaces pour souligner vos points
(gestes ouverts), alors que d'autres peuvent être distrayants ou même offensants pour
certains auditeurs et peuvent mener à la fin de la conversation ou de l'écoute (gestes
fermés). Il est également utile d'observer les gestes de la main d'autres personnes
pour voir comment vous les interprétez.

6- Gardez le contrôle sur les autres signaux du langage corporel. Surveillez les
yeux dans le vague, les mains peluchant vos vêtements et un reniflement constant.
Ces petits gestes s'ajoutent les uns aux autres et garantissent de nuire à l'efficacité de
votre message.

• Demandez à quelqu'un de vous filmer. En vous filmant, vous allez pouvoir vous
observer et analyser votre comportement, vos mouvements et vos intonations. Vous
aurez ainsi la possibilité de corriger les points négatifs afin de vous améliorer.

Partie 5
Communiquer efficacement en cas de conflit

1- Placez-vous sur un pied d'égalité. Ne surplombez pas l'autre personne. Cela

crée une lutte de pouvoir et pousse le conflit à un tout autre niveau. Si la personne est
assise, vous devriez vous assoir avec elle.
 2- Écoutez l'autre partie. Laissez la personne dire ce qu'elle ressent. Attendez
qu'elle ait complètement fini de s'exprimer avant de prendre la parole.

3- Parlez d'une voix calme. Ne criez pas ou n'accusez pas l'autre partie. Laissez
la personne savoir que vous avez entendu et compris son point de vue.

4- Essayez de comprendre les autres. Faites savoir clairement que vous écoutez
et que vous avez compris le point de vue des autres personnes.

5- N'essayez pas à tout prix d'en finir avec la dispute. Si la personne sort de la
pièce, ne la suivez pas. Laissez-la faire et revenir une fois calmée et prête à parler.
1.

6- N'essayez pas d'avoir le dernier mot. Encore une fois, cela pourrait mener à
une lutte de pouvoir sans fin. Quelquefois, vous devez accepter le désaccord et tourner
la page, même quand vous avez raison.

7- Utilisez les messages « Je ». Lorsque vous exprimez vos préoccupations,

essayez de commencer vos phrases avec « Je… » L'autre personne sera ainsi plus
réceptive à vos plaintes. Par exemple, au lieu de dire « Tu es négligé et ça me rend
fou », essayez plutôt « Je ressens ton côté désordonné comme un problème dans
notre relation ».

Conseils
• Ne vous lamentez pas ou ne plaidez pas. Ni l'un ni l'autre n'instilleront de respect ou
de l'intérêt de la part de l'auditeur. Si vous êtes vraiment perturbé, excusez-vous et
revenez discuter plus tard après avoir pris un moment pour réfléchir.
• Ne divaguez pas. Votre message ne sera pas compris ou pris au sérieux.
• Soyez prudent avec l'humour. Alors qu'introduire un brin d'humour au sein de votre
conversation peut se révéler très efficace, ne poussez pas le bouchon trop loin et ne
comptez pas dessus comme une béquille pour couvrir les choses délicates à dire. Si
vous continuez à rire et à plaisanter, votre communication ne sera pas prise au sérieux.
• Regardez sur Internet des exemples de bons locuteurs en action. Il y a une foule de
modèles immédiatement accessibles par le biais de vidéos en ligne. Considérez-les
comme vos « coachs personnels en communication ».
• Si vous donnez une présentation à un groupe ou un public, préparez-vous à des
questions difficiles afin de ne pas être mis hors circuit et de vous sentir troublé. Pour
rester en position de communiquer efficacement, Michael Brown recommande une
règle d'or pour gérer les questions difficiles dans le cadre d'un groupe ou d'un public.
Il suggère que vous écoutiez au nom de tout le monde présent, y compris en posant
vous-même des questions et en répétant la question posée par la personne. Partagez
la réponse avec chacun, ce qui signifie détacher vos yeux de la personne ayant posé
la question et les poser ensuite sur le groupe entier afin de le voir assimiler la réponse.
Profitez de cette réponse partagée pour avancer et changer de direction.