Communication orale

La communication, un échange Qu’est ce que la communication ?

Nous pouvons dire aussi du phénomène strict de communication qu’il s’agit de l’intention d’un émetteur,
traduite dans un message, interprétée par un récepteur et ayant un effet sur lui. Un message est alors émis en
retour (feed-back).

La clé d’or pour réussir sa communication orale

Préparer

Répéter, et le plus souvent possible en situation réelle

Évacuer le stress

La confiance en soi

Renforcer l’estime de soi

La dérive : l’arrogance

S’auto-évaluer

Se sous-évaluer ne peut que conduire à s’améliorer...

A côté de sa dimension verbale, la communication orale comprend :

Une dimension non verbale : les mimiques, les attitudes, le contact visuel, l’expression du visage, la position
corporelle, par exemple ;

Une dimension paraverbale : le ton, le rythme, le timbre, l’inflexion de la voix, par exemple.

La communication verbale : Il ne faut toutefois pas croire que chaque fois qu’on ouvre la bouche, on réalise
une communication efficace ! Plusieurs critères, s’ils sont respectés, assurent l’efficacité de la communication
verbale. Essentiellement, il s’agit de formuler un message bref avec des termes simples, clairs et précis. Il faut
aussi transmettre ce message en temps et lieu opportuns, en employant un vocabulaire et un débit
convenables pour le récepteur.

Les facteurs paraverbaux qui influencent l’efficacité du Message

Ces facteurs sont directement liés à la manière dont nous utilisons notre voix. Notre voix présente différentes
caractéristiques. Celles-ci doivent s’adapter à la taille du public et à l’espace dans lequel se déroule notre
intervention: Le volume Le rythme Le ton L’articulation et la prononciation

1. Le volume

Le volume de notre voix doit être suffisamment fort pour se faire entendre par l’ensemble des auditeurs et
assurer une écoute agréable de notre message. Son intensité doit ainsi être adaptée à la taille de notre
auditoire. Le volume de notre voix doit traduire un certain dynamisme par le relief que sa variation donne aux
informations présentées. Un micro peut être nécessaire. Il requiert une utilisation adéquate : éviter de crier,

2. Le rythme

Il s’agit de notre débit de paroles. Parler trop vite nuit à la compréhension de notre message. A l’inverse, parler
trop lentement contribue à réduire l’attention des auditeurs qui peuvent ressentir une certaine lassitude, voire
un agacement. Éviter ces extrêmes ne veut pas dire pour autant maintenir un rythme uniforme. Il convient de
jouer sur la variation du rythme, sur la ponctuation des phrases, pour rompre la monotonie tout en laissant le
temps d’assimiler nos propos et ainsi maintenir ’attention du public.

3. Le ton
Le ton sur lequel une phrase est énoncée détermine fortement le sens qui lui est attribué (affirmatif,
interrogatif, agressif, autoritaire par exemple). L’intonation utilisée doit donc correspondre à la signification
que nous souhaitons donner à nos paroles.

4. L’articulation et la prononciation

La manière dont nous énonçons les mots est également à prendre en considération. Pour se faire comprendre,
il s’agit d’articuler distinctement, sans exagérer, les sons qui composent les mots.

Quant à la prononciation, elle varie dans l’espace et dans le temps. Elle contribue notamment aux accents
régionaux. A cet égard, avoir un accent particulier n’est pas une tare.

Nous devons toutefois être attentifs à l’impact de notre prononciation sur la compréhension des mots, surtout
si notre auditoire est composé de personnes issues d’autres régions.

Les facteurs non verbaux qui influencent l’efficacité du message

1. Le regard

Bien plus que regarder notre public, il s’agit d’établir avec lui un contact visuel. Il indique l’intérêt que nous
portons à nos auditeurs, capte et maintien leur attention. Ce contact permet également de contrôler les
réactions du public face à nos propos. Quand la taille de l’auditoire le permet, il est important de balayer le
public en regardant chacun de nos auditeurs.

Si le public est trop nombreux pour établir un contact visuel personnalisé avec chacun de ses membres, il s’agit
de bien faire voyager son regard dans l’ensemble du public, de s’attarder régulièrement sur quelques
personnes en veillant à toucher toutes les parties de la salle.

2. Les silences

Quand nous prenons la parole en public, nous avons souvent tendance à ne pas laisser s’exprimer les silences.
Soit parce que nous voulons dire trop de choses en trop peu de temps, soit parce que nous voulons combler ce
vide qui nous fait peur.

Or, s’ils sont respectés, ces silences ont souvent une fonction positive Avant de prendre la parole, le silence
permet de solliciter l’attention du public.

En cours de présentation, il peut donner le temps nécessaire aux auditeurs pour assimiler ou pour réfléchir à
une information importante que vous venez de leur donner, pour vivre un moment fort. Il vous permet
d’indiquer les transitions entre deux idées, de ponctuer et d’aérer votre présentation, de mettre en valeur une
idée, de retrouver votre concentration par exemple. Enfin, le silence installé avant de se retirer, évite de
donner l’impression aux auditeurs que nous avons hâte de les quitter. Les silences ne sont donc ni vides, ni
inutiles; il s’agit de les apprivoiser et de savoir les intégrer dans notre intervention en public de façon adéquate.

3. Les gestes

Nos gestes expriment toujours quelque chose. Ils peuvent traduire ce que nous essayons de cacher : notre
nervosité, notre gêne par exemple en manipulant un stylo ou des lunettes, en se pinçant le menton. Il s’agit là
de gestes parasites qui viennent perturber notre présentation; ils attirent l’attention de notre auditoire au
détriment de son écoute et peuvent vite devenir agaçants. Eviter de se figer en s’appuyant sur la table, en
mettant les mains en poche ou en croisant les bras ; cela renforcerait une attitude non naturelle, rigide portant
préjudice à la transmission, et de ce fait à la compréhension de notre message A l’inverse, les gestes peuvent
renforcer, appuyer, notre message verbal; ils rythment, illustrent, s’accordent avec notre discours et animent la
présentation.
 4. Les mouvements

Le fait de bouger, de se déplacer donne un certain dynamisme à la présentation. Toutefois, mieux vaut ne pas
être constamment en mouvement ou faire des mouvements trop prévisibles. Les premiers risquent de
monopoliser l’attention des auditeurs, alors que les seconds deviennent vite une source de monotonie et
d’ennui pour l’auditoire. A l’inverse, il s’agit d’éviter de rester statique, de qui peut donner l’impression d’un
orateur craintif ou distant. Le mouvement doit être utilisé pour dynamiser l’exposé, pour le ponctuer et lui
donner vie.

Critère d’une efficacité d’une communication verbale

1. Simplicité du message :

Un message simple encourage les personnes à la conversation, à poser des questions, à exprimer leurs
sentiments. Il faut utiliser des mots, de même qu’èviter les explications trop longues et les excès de langage.

2. Clarté et précision :

Un message clair et précis transmet la pensée avec exactitude et donne la totalité de l’information. Il faut aussi
répéter lorsque cela est nécessaire et diminuer les bruits extérieurs et les interférences.

3. Brièveté :

Un message bref consiste à dire en peu de mots que l’on désire exprimer ou le but que l’on poursuit.

4. Moment et à-propos :

Le message doit être émis en temps et lieu convenable. Il doit aussi correspondre aux attentes et aux besoins
de l’interlocuteur.

5. Vocabulaire et débit :

Un vocabulaire connu du récepteur, une articulation claire et un débit ni trop rapide ni trop lent contribue à
l’efficacité d’une communication verbale.

Reunion

1. L’organisation

1.1. Responsable - Animateur (Rôle Interne)

Tenter d'être au moins 2 pour préparer la réunion (ex.: responsable (de service) et secrétaire (de direction). Au-
delà de deux participants, il faut désigner un animateur, garant de la forme. L'animateur (garant de la forme)
n'est pas nécessairement la personne possédant le plus de savoir sur la question. La personne chargée de
l'animation ne peut pas "prendre le pouvoir" si sa fonction est clairement définie par les membres de la
réunion. La réunion commence toujours par le rappel des règles de conduite de la réunion.

Qu’est ce qu’une réunion ?

Une réunion est une pratique un ensemble de règles et de techniques) collectives de communication plus ou
moins participative dont le but est l’échange entre personnes accompagnées ou non de réalisation de travaux
en commun.

Déterminer l'objectif de la réunion (Instruction)

Quel est l'objectif de la réunion?

Qui concernera-t-elle?

Donner un titre à la réunion aide à clarifier ses contenus.

Élaborer l'ordre du jour (Instruction)

Lister les sujets nécessaires à traiter, et y ajouter les différentes remarques des autres membres puis envoyer
un premier courrier à l'intention des personnes invitées à la réunion.

Organiser la logistique (matériel nécessaire) (Instruction)

PC, projecteur, écran, rallonges, service boisson et/ou collation, préparer les documents. Si possible, les tables
seront circulaires pour favoriser la communication.

Informer les participants (Instruction)

Faire parvenir l'ordre du jour au moins 4 jours avant la réunion. Bien préciser qu'il s'agit d'une première version
de l'ordre du jour, amené à évoluer. Demander aux participants de confirmer ou décommander leur venue.
Demander aux participants de réagir à cet ordre du jour, de faire d'autres propositions, même s'ils ne pensent
pas venir. Joindre éventuellement des documents complémentaires s'ils sont déjà en votre possession.
Proposer de répondre par mail s’il n'est pas possible d'être présent à la réunion.

Communication

La vie est un ensemble de communications et la communication est au coeur de nos activités quotidiennes.
Comme le disait Wiio, « la communication rend tout le reste possible... sans communication, il ne peut y avoir
ni organisation, ni gestion, ni coopération, ni motivation » bref, aucun réel travail de concertation puisque la
communication en est la base. Elle est un aspect fondamental de l’animation et de la mobilisation des membres
d’un consortium afin de maximiser la qualité des échanges. On sait que lorsque la communication n’est pas
perçue comme prioritaire ou qu’elle est mal maîtrisée, les conflits seront difficilement résolus, la prise de
décision sera lourde et les relations tendues.

L’écoute

De façon générale, personne ne détient un point de vue complet et juste ; chacun ne possède qu’une
perspective, la sienne. Aussi, pour s’intéresser aux propos de l’autre, faut-il avoir la curiosité de découvrir le
point de vue et l’opinion de l’autre, ainsi que la capacité de l’écouter. Contrairement à l’acuité auditive
(entendre), écouter est un processus mental, ce n’est pas un réflexe automatique. Pour bien écouter, il faut
d’abord prendre la décision d’écouter, puis utiliser ses habiletés d’écouteur.

Le feed-back

Le feedback correspond à une communication en boucle qui, partant de l’émetteur, passe par le récepteur et
revient à l’émetteur. Il est toujours présent dans les communications, sous forme verbale ou non verbale. Car
même lorsque nous ne disons rien, nous disons quelque chose! Au sein du consortium, le feedback est
essentiel car il précise comment les attentes, consignes et messages ont été compris, crus, intégrés ou
acceptés. Il est relié à la fois à la satisfaction, à la motivation et à l’efficacité des partenaires qui collaborent
ensemble. Il est même le facteur qui a le plus d’impact sur l’efficacité parce que le feedback permet à chacun
de savoir à quelle distance il est de sa cible.

Attitude ou personnalité de l’animateur :

La personnalité de l’animateur est prépondérante elle peut être « bloquante » ou « libératrice ». La

convivialité, le sourire, la simplicité de l’animateur ses premiers mots d’accueils, sa courtoisie, bref sa qualité de
contacte sont des facteurs favorisants.
Plus l’écart culturel, le prestige, le niveau d’information entre l’animateur et les participants est plus élevé plus
l’effort d’explication et d’information devra être important.

2.4. Les outils personnels de l’animateur :

Les outils non verbaux, jouent un rôle crucial dans la communication : ses gestes, sa position, l’axe choisi, son
regard. Un vocabulaire approprié : chaque secteur professionnel possède son propre langage. L’animateur doit
vérifier préalablement que tout le monde connaît le sens des mots techniques.

2.5. Savoir susciter et maintenir l’intérêt :

Le manque de rythme et la durée des réunions sont les 2 causes d’ennui les plus importantes :

- 2 h réunion d’information.

- 3 h réunion d’échange.

- une journée pour une réunion de travail, il faut interrompre la réunion toutes les 1 heures 30min pour une
courte pause.

L’animation :

Savoir poser des questions :

- ouvertes : « Aimez vous le café ? »

- reformulées : « Si, je comprends bien, vous voulez ......n’est ce

pas »

- reflets : « Qu’en pensez-vous monsieur ? »

- miroirs : « et vous, que pensez-vous de l’avis de monsieur ? »

- alternative : « êtes-vous d’accord avec monsieur x ou monsieur Y ».

Savoir moduler son comportement en fonctions des participants.

Durant la réunion l’animateur est confronté à différents types de participants issus de différents milieux
sociaux, culturaux ayant différents niveaux d’éducation et surtout ayant différents personnalité a cet effet
l’animateur doit savoir moduler son comportement pour éviter les malentendus ou les conflits.

- Le Passif : il peut être timide, peu impliqué, peu courageux , rêveur. l’animateur doit le rassurer, lui poser des
questions faciles, le revaloriser à ses yeux et aux yeux des autres et surtout l’intéresser.

- Le leader positif : il jouerait volontiers le rôle ’animateur, mais il va plutôt utiliser son leadership pour
dynamiser le groupe l’animateur doit s’appuyer sur lui, en faire son assistant, mais sans décharger trop le
groupe.

L’actif positif : intéressé par le sujet, motivé, actif, prêt à agir , à innover . Il est moteur dans le groupe.
L’animateur doit bien sûr le faire participer.

- Le bavard : le stress le pousse à parler. Il vole le temps de parole mais peut être compétent. L’animateur doit
synthétiser ses propos et ne pas hésiter à lui demander d’être bref et de laisser la parole aux autres.

- Le leader négatif : il voudrait être animateur à la place de l’animateur. Il impose ses idées et s’adresse au
groupe. l’animateur peut souligner la singularité de son opinion, demander au groupe de réagir à ses propos
ou, en désespoir de cause, tenter de l’isoler.
- L’actif négatif : résistant au changement, il se tait et intervient en fin de réunion pour démolir. L’animateur,
s’il le connaît, doit le questionner sur son avis dès le début de la réunion afin de désamorcer ses critiques.

4. Différents types de réunions :

4.1. Les réunions d’information 2H : Ascendantes et Descendantes : Dans les réunions d’information
ascendantes, l’animateur n’est qu’une oreille attentive et active. Permettre à tous les participants l’expression
la plus large et la plus facile possible sur le sujet , objet de la réunion.,Tandis que les réunions d’information
descendantes, l’animateur est surtout un orateur face à un auditoire Faire en sorte que tous les participants
comprennent bien l’information qui leur est transmise et puissent avoir réponse aux interrogations que cette
information leur pose.

4.2. Les réunions d’échanges 3H : La réunion d’échange se caractérise par l’importance des interactions dans le
groupe aboutissant à une évolution des idées de chacun. L’objectif d’une réunion d’échanges est de favoriser
les communications entre les membres du groupe, de sorte que chacun évolue dans ses idées et qu’une
réflexion de qualité supérieure jaillisse de l’ensemble.

4.3. Les réunions de travail (1jounée) : Contrairement aux autres réunions, les réunions de travail doivent
conduire à une production immédiate directement utilisable pour l’action (et non seulement de simples
réflexions). Il peut s’agir de la résolution d’un problème, de l’organisation d’une manifestation, d’une phase
dans l’élaboration d’un projet.

Communication écrite

Le cadre géographique et temporel Dans une situation de communication orale l’émetteur et le destinataire
communiquent en temps réel et si un message n’est pas compris la rétroaction est immédiate, chaque
personne peut demander des explications ou des précisions. Dès lors, le message supporte plus facilement
l’imperfection car son contenu peut être précisé par un jeu de questions-réponses.

La communication écrite est presque toujours différée. Le récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le
comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en temps différé. Entre temps les
malentendus, les rumeurs, les interprétations, les inférences ont le champ libre...

Conséquences L’importance du mot est supérieure aux autres types de communications. Ils doivent être justes
et précis. Le message doit être autonome, se suffire à lui même et ne nécessiter aucune explication ou
commentaire complémentaire. Toute idée doit être décrite de façon précise, journalistique avec une rigueur
quasi scientifique. La solution consiste à préciser pour chaque idée les points suivants : Qui, Quand, Où, Quoi,
Comment, Pourquoi, Combien (Méthode dite du : QQOQCPC). Cependant les fautes d’orthographes, le style de
présentation peuvent heurter votre lecteur et vous empêcher d’atteindre votre objectif de communication .

Techniques de rédactions :

1-Rédigez pour le lecteur

Pour qu’un document atteigne son objectif, il doit forcément tenir compte de son destinataire. Souvenez-vous
que rapidité et efficacité sont les exigences du lecteur, en situation professionnelle. Mais, n’oubliez pas non
plus que ce même lecteur, très occupé, sera sensible à ce qui le touche. Veillez donc à vous interroger à son
sujet. Demandez-vous quelles sont ses motivations, ses contraintes ; prenez en compte son comportement ;
analysez son environnement et le contexte dans lequel vous lui écrivez. Vous parviendrez ainsi à susciter son
intérêt Facilitez-lui la tâche et votre écrit produira l’impact souhaité.

2-Adoptez un plan pertinent :

Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations :

ordre chronologique.
du particulier au général.

des faits aux opinions.

des observations au diagnostic.

de l'essentiel au détail.

Citons, par exemple :

Le plan chronologique (description des faits suivant une évolution dans le temps).

Le plan thématique (traitement des différents aspects d’un sujet)

Le plan journalistique (information essentielle privilégiée en début de texte).

Principales étapes à suivre pour élaborer un plan de rédaction:

Si vous avez de la difficulté à commencer, exprimez d’abord vos idées oralement, comme si vous parliez à votre
correspondant.

Notez ces idées spontanément sur papier en prenant soin de vous limiter à l’essentiel, le principe de concision
et de clarté, si important en correspondance commerciale, nous oblige à éliminer tout ce qui est superflu.

Classez vos idées en suivant une progression logique (chronologique ou thématique).

Regroupez toutes les idées qui s'apparentent; vous aurez ainsi formé différentes catégories d’idées.

Sélectionnez, pour chaque catégorie, une idée directrice et des idées secondaires. Dans une lettre, le groupe
idée directrice/idées secondaires occupe généralement un paragraphe, alors que dans un rapport, il peut
occuper plusieurs paragraphes ou même tout un chapitre.

Intégrez ce schéma aux trois parties qui caractérisent tout document écrit:

l’introduction, ou la présentation du sujet traité;

le développement, ou l’exposition des idées principales et secondaires;

la conclusion, ou la synthèse des idées analysées dans le développement.

3-Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes clairs

Un paragraphe est un bloc de texte composé d’ une ou de plusieurs phrases. Il contient une seule idée clé.
N’hésitez pas à découper votre écrit de manière à regrouper plusieurs notions autour d’un même thème. Trop
de rédacteurs enchaînent des phrases les unes à la suite des autres sans construction aucune! Évitez cet
écueil ! Introduisez également des points de repère c’est-à-dire des mots de liaison et des formules de
transition. Sautez une ligne après chaque paragraphe. Les différents sujets évoqués, ainsi mis en valeur,
frapperont davantage le lecteur etl’aideront à suivre votre raisonnement.

4-Ponctuez correctement

La ponctuation permet de marquer des pauses et de structurer le discours. Ses règles sont rigoureuses : chaque
signe a une fonction précise et peut changer considérablement le sens de la phrase. N’hésitez pas à couper
votre texte et à mettre des points. Vérifiez la position des virgules : elles sont souvent mal placées quand
l’ordre de la phrase est bouleversé.
Quand cela est possible, allégez une expression lourde grâce à l’emploi d’un signe adéquat. Songez, par
exemple, à utiliser les « deux points » pour exprimer la cause ou la conséquence.

Dans tous les cas, conformez-vous strictement aux règles d’usage: toute liberté vous dessert et nuit à la
compréhension du texte.

Le point ( . ) Il marque la fin d'une phrase, c'est-à-dire l'achèvement du développement d'une idée.

Le point-virgule ( ; )

Il sépare et relie les parties d'une "phrase composée", à la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais
aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).

La virgule ( , ) Elle sépare des éléments semblables (énumérations) ou dissemblables (termes en apposition,
propositions incises). Elle s'utilise également devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or...
mais ne figure pas, en général, devant "et" et "ou".

Les deux points ( : ) Ils annoncent une explication, une énumération et soulignent un rapport souvent de cause
ou de conséquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors suivis
de guillemets.

Le point d'interrogation ( ? ) Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une
interrogation. L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la
neutralité). Elle est, en effet, censée répondre aux questions et n'avoir pas à les poser.

Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des périphrases telles que
: "La question se pose de savoir si...". N.B. Le point d'interrogation n'est pas nécessaire après une interrogation
indirecte.

Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

Le point d'exclamation ( ! ) Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

5-Rédigez des phrases courtes et fluides Voici quelques conseils pour un style plus fluide:

-Construire des phrases simples, c'est-à-dire composées d'un seul verbe. Dans ce cas, le verbe doit
obligatoirement être conjugué (un participe ou un infinitif employé seul ne peut former une phrase complète);
Juxtaposer deux phrases simples à l'aide d'un point- virgule (;), de deux points (:) ou d'une conjonction de
coordination (et, ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant); Chassez les répétitions et les pléonasmes
(utilisation de deux mots qui ont le même sens).

6-Choisissez un vocabulaire précis, concret:

Ce sont les mots simples courants, concrets, connus du lecteur qui frappent le plus. Mieux vaut préférer des
termes courts, précis à des mots longs, abstraits ou à des expressions vagues.

Chaque fois que vous êtes tenté d’employer un vocabulaire recherché ou un « jargon » professionnel,
interrogez-vous sur sa pertinence. Voici quelques conseils pour un style "courtois":

Employer le "vous" plutôt que le "nous". Ce qui intéresse notre correspondant, ce n’est pas «notre » opinion
sur tel ou tel sujet, produit ou service, mais bien les avantages qu’il pourra, lui, retirer de notre lettre.

Il est donc important de lui exposer ces avantages en essayant de nous mettre à sa place et en adoptant « son »
point de vue.

Remplacer donc "Nous pensons que..." par "Vous conviendrez que...";

Utiliser un vocabulaire objectif, neutre et factuel. Même si l’attitude de notre correspondant nous agace, même
s’il a fait une erreur inexcusable, nous ne devons ni manifester notre mauvaise humeur ni porter des
accusations.

Remplacer "Votre calcul est faux!" par "Notre méthode de calcul diffère de la vôtre.";

Certaines phrases peuvent être adoucies par des adverbes d'apaisement (malheureusement, peut-

être...);

Adopter une attitude positive: la négation et les formules à connotation restrictive peuvent susciter chez notre
correspondant une réaction négative; elles doivent donc être remplacées par des tournures positives.

Remplacer "Nous n'avons plus ce produit en stock et il ne rentrera que le mois prochain" par "Ce produit
rentrera en stock dès le mois prochain".

7-Corrigez la langue française

Il nous arrive de « trébucher » sur une tournure, une graphie, une concordance des temps. « Faut-il utiliser le
subjonctif ou l’indicatif après tel verbe? » s’interroge-t-on.

Il est vrai que les nuances de la langue française peuvent dérouter. Pour nous assister, les manuels de
grammaire, les dictionnaires, les sites Internet fiables sont d’un grand secours.

Ne négligeons pas la révision de certaines règles (l’accord du participe passé, par exemple) ; elle s’avère, pour
beaucoup d’entre nous, indispensable.

Employons-nous aussi à supprimer de notre langage les impropriétés (paronymes, barbarismes, pléonasmes...)
ainsi que les constructions verbales incorrectes : elles sont fréquentes dans les écrits professionnels.

8- Enrichissez votre style

Le style professionnel s’appuie sur la structure de base de la langue française : sobriété, clarté, concision le
caractérisent.

Toutefois, veillez à ce que votre langage ne soit pas dépouillé pour autant. Des phrases trop brèves ou trop
simples lassent ; elles peuvent, en outre, produire un effet de froideur, de sévérité. Donnez du rythme à votre
texte. Alternez des phrases de longueur différente ; rendez-les dynamiques grâce à l’emploi des verbes
d’action. Ceux-ci traduisent votre pensée avec précision et apportent vivacité et énergie à votre récit.

Utilisez des techniques pour varier la forme : vous supprimerez ainsi la monotonie engendrée par des
constructions identiques. Chassez le verbe « polysémique » ("faire", "avoir", "mettre") et traquez les
répétitions. Le dictionnaire des synonymes, outil précieux, vous aidera à enrichir votre lexique.

9- Soignez la mise en page

Avant de s’attacher à lire, le lecteur perçoit le ocument dans sa globalité. Il faut donc qu’il ait envie de
découvrir le message. Une présentation aérée facilitera l’identification de l’écrit, le repérage des points
essentiels. Délimitez bien vos paragraphes et privilégiez des titres motivants. Dans les longs documents,
introduisez des éléments visuels (tableaux, schémas, graphiques, photos) : les faits concrets, chiffrés sont plus
convaincants et plus parlants que du texte. Personnalisez les en-têtes et les pieds de page. Veillez au choix des
couleurs, au nombre de polices et à la taille des caractères.

Vous souhaitez que les yeux de votre lecteur s’attardent sur votre écrit ? Préservez-le de toute fatigue et
cherchez des astuces pour retenir son intérêt.

Les écrits professionnels

  La lettre

La construction de la lettre Qu'elle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obéit aux mêmes
règles de rédaction.

L'introduction : Présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va traiter, de façon rapide et complète ;
résume les idées essentielles de la demande ; doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la
parfaite compréhension du problème posé, mais aussi brièvement que possible.

Le développement : Examine sur le fond l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire l'importance de
l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et

législatifs, mais aussi sur les faits réels; expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire
des moins importants à ceux qui justifient la décision) ; est équilibré entre ses différentes parties, séparées par
des transitions qui permettent de respecter l'unité et la progression ;respecte la lettre des cinq "C" : clair,
complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue).

La conclusion : Est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement ; fait connaître, d'une

manière précise et sans ambiguïté possible, la décision de l'administration (que la réponse soit affirmative,
négative ou d'attente). Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées dans les
formules de conclusion. Il est bon de préciser que : l'expression bien vouloir donne une idée de déférence, de
courtoisie. Elle est utilisée par le subordonné s'adressant à son supérieur ; vouloir bien est un commandement
caché. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le supérieur qui l'emploie en s'adressant à un
subordonné. En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.

La formule de politesse Utilisée uniquement dans la lettre en forme personnelle.

Expression : employé avec les sentiments mais jamais avec les salutations.

Très courtois : -Je vous prie d'agréer, M..., mes sentiments respectueux et dévoués.

-Veuillez agréer, M..., l'assurance de ma parfaite considération.

-Je vous prie de croire, M..., à l'expression de mes sentiments respectueux.

-Je vous prie de croire, M..., à l'expression de mes sentiments les plus dévoués.

Neutre Formule, peut-être, la plus courante

-Je vous prie d'agréer, M..., mes salutations distinguées. -Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations
distinguées.

Plus aimable -Veuillez agréer, M..., l'expression de mes sentiments distingués.

-Je vous prie de croire, M..., à l'expression de ma considération distinguée.

Sec -Veuillez agréer, M..., mes salutations distinguées.

Irrité -Je vous adresse, M..., mes salutations distinguées.

Amical et très amical

-Veuillez agréer mes meilleurs sentiments.

-Salutations distinguées

-Sincères salutations.

-Bien cordialement.

-Amicalement vôtre.
  II-Le compte rendu

Parfois appelé improprement "procès-verbal", il décrit des faits écoulés. C'est un document qui restitue tout ou
partie du contenu d'une réunion ou d'une activité. Le compte rendu est à la fois la mémoire individuelle et la
mémoire du groupe. En cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est passé.

Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d'une réunion ou d'un débat.
Ce peut être par exemple le cas pour une conférence ou un discours.

Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations
les plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

Quel plan adopter ?

-L'introduction Elle comprend :

La date, le lieu et l'heure de la réunion,,L’objet ou l'ordre du jour, Les noms et qualité du président, Les noms et
qualités des participants, Les noms et qualités des personnes excusées ou représentées.

-Le plan chronologique Il rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se sont déroulés.

-Le plan thématique Il est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet, quand une réunion a un
thème précis, il est inutile de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables dans une
discussion.

-La conclusion Elle utilise habituellement la formule suivante : "L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée
à ... heures".

Le rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il opère des sélections.

NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature (à bulletins secrets ou à mains levées) et ses
résultats (x voix pour, x voix contre...).

 III-Le rapport

C'est une des manières dont on rend compte à une autorité responsable d'une question importante en lui
proposant des solutions. C'est un document qui sert, à partir de l'étude d'un problème ou de l'analyse d'une
situation, à donner un avis motivé, à propos Dans la mesure du possible.

Il répondra aux questions : qui ? quoi ? où ? quand ? comment ? pour aboutir à des propositions nettes et
claires.

Même si le rapport implique généralement une prise de position de la part du rédacteur, le destinataire doit
pouvoir, à sa lecture, se prononcer sans difficultés sur une des solutions proposées. Il se différencie de la note,
qui expose toujours brièvement des affaires courantes, comme du compte rendu et du procès-verbal, qui se
bornent à décrire ce qui s'est passé. Le rapport s'appuie sur des faits, événements ou actions décrits pour
dégager certaines informations qui permettront au rédacteur de donner un avis motivé et de conseiller une
action. C'est un document démonstratif qui doit aider à la prise de décision.

Il comporte généralement un nombre de pages important (minimum 10 à 15 pages, voire beaucoup plus) et est
précédé d'une lettre de présentation.

Plan d’un rapport

une introduction, qui peut comporter la référence aux faits ou aux instructions qui sont à l'origine du
document. Un véritable exposé peut être nécessaire pour bien faire connaître l'objet du rapport. Néanmoins,
l'introduction doit être la plus concise possible.
un développement, dont le nombre de parties sera adapté à chaque cas particulier. Il pourra énoncer les faits
en première partie, puis les conséquences de ces faits en seconde partie, et examiner diverses solutions
possibles.

une conclusion, qui exposera éventuellement des propositions de décision. Elle ne doit pas apporter
d'informations nouvelles, ni résumer ce qui précède.

Une formule finale peut être utilisée : "si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais
reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le présent rapport revêtu de votre approbation".

la signature : le rapport est daté et signé par son rédacteur.

Le rapport doit être objectif, indépendant et complet.

Différents types de rapports -d'activité -d'opportunité - d'évaluation pédagogique, d'inspection, de jury...

Qualité requises

Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées rationnelles et proposer des solutions recevables. Le
rédacteur, relatant des faits ou des idées, doit s'efforcer de produire un document

objectif : en ne se fondant que sur des données vérifiées et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne
puisse justifier) ;

complet : en n'omettant aucun aspect de la question traitée ;

synthétique : en examinant les différentes données de la question pour les présenter sous la forme d'un
ensemble cohérent.

Le rapporteur doit toujours viser à l'efficacité, c'est-à-dire rédiger un document utile au destinataire. Dans la
mesure du possible, il répondra aux questions : qui ? quoi ? où ? quand ? comment ? pour aboutir à des
propositions nettes et claires. Même si le rapport implique généralement une prise de position de la part du
rédacteur, le destinataire doit pouvoir, à sa lecture, se prononcer sans difficultés sur une des solutions
proposées.